NAV Online adatszolgáltatás a DOAS rendszerben

Átírás

1 NAV Online adatszolgáltatás a DOAS rendszerben 2151 Fót, Árok dűlő 4. Telefon: ; fax: / 19

2 Tartalomjegyzék 1. Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben Az adatküldés törvényi hivatkozásai A regisztráció folyamata Számlázáskor figyelmeztetés, ha hiányoznak a NAV online számla beállítások NAV Online Számla adatküldés felelőse és az adatküldés menete Az online számla adatküldés felelőse Az adatküldés folyamata rövid összefoglaló Az adatküldés folyamat részletes áttekintése NAV Online Számla adatszolgáltatások monitorozása a DOAS-ban Automatikus ellenőrzés és figyelmeztetés Hálózati problémák Üzemzavar bejelentése NAV-hoz NAV online számla ÁFA kódok NAV Online feladás változása A NAV által meghatározott, ÁFA érték nélküli számla tételek kategóriái A Rubin DMS által meghatározott ÁFA kódok A Export és közösségen belüli (EU) értékesítés során meghatározott ÁFA kódok / 19

3 1. Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben A DOAS program a verziótól támogatja a törvényi kötelezettségnek megfelelést Az adatküldés törvényi hivatkozásai július 1-jétől kötelező adatot szolgáltatni a legalább 100 ezer forint áthárított áfát tartalmazó, belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlákról. A kibocsátott számlák és számlával egy tekintet alá eső okiratok adataira vonatkozó adatszolgáltatás július 1- jétől a kiállítás után, rövid időn belül, elektronikusan teljesítendő. Számlázó programmal történő számlázás esetén a számlaadatokat a számlázó programból emberi beavatkozás nélkül, nyilvános interneten keresztül azonnal, a számla elkészülése után rögtön továbbítani kell a NAV-hoz. Az online számlával kapcsolatos jogszabályi előírások a következők: Az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény - X. Fejezet SZÁMLÁZÁS A számlakibocsátásra irányadó szabályok A pénzügyminiszter 2/2018. (VI. 1.) PM rendelete a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet módosításáról Ezen jogszabályok ismerete és alkalmazása az adózó szakemberei számára alapvetően szükségesek. A NAV online számla adatküldésben érintett számláknak a következő paramétereknek kell megfelelnie: Kimenő számla és a számla vevője belföldi és a számla vevője adószámmal rendelkező adóalany és a számla ÁFA tartalma HUF értéket eléri. 3 / 19

4 1.2. A regisztráció folyamata Felhívjuk figyelmüket, hogy a funkció működéséhez az Önök előzetes Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció -ja szükséges a NAV rendszerében. Számlázó programból teljesítendő adatszolgáltatás esetén adatszolgáltatás kizárólag gép-gép kapcsolat (interfész) útján történhet. Az adatszolgáltatás teljesítéséhez a fentiekben hivatkozott gép-gép interfész használatához szükséges adatokat, azaz a technikai felhasználót nyilvántartásba kell venni. A technikai felhasználót az elsődleges felhasználó (azaz közvetlenül Önök) hozhatják létre, a FELHASZNÁLÓK oldalon az ÚJ FELHASZNÁLÓ panel kijelölése után a Technikai felhasználó opcióra kattintva. Itt történik meg a Technikai felhasználó oldal hozzáadása, amely véglegesítéséhez jelszó megadása kötelező. további információ: A regisztráció után a következő adatokat kell berögzíteni a DOAS rendszerbe: Figyelem! az adatok a NAV-nál regisztrált technikai felhasználói adatok! Felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs, + a regisztrációkor megadott "Jelszó" Az alábbi képen a jelszón kívül valamennyi adat látható: 1. Ábra: A regisztráció után a következő adatokat kell berögzíteni a DOAS rendszerbe 4 / 19

5 1.3. Számlázáskor figyelmeztetés, ha hiányoznak a NAV online számla beállítások után Magyarországon, belföldi adóalanyok között kiállított, legkevesebb HUF ÁFA tartalmú számlákat a NAV online rendszerébe fel kell adni. Az alábbi hibaüzenet akkor jelenik meg, ha az ügyintéző legkevesebb HUF ÁFA tartalmú számlát próbál felírni még nem történt meg a NAV regisztrációs adatok DOAS-ba rögzítése még nem történt meg a NAV kommunikáció tesztelése nincs egyetlen, a ""NAV Online számla adatszolgáltatás kontroller"" kiemelt szerepkörbe tartozó felhasználó A hibaüzenet pirossal villogó keretben jelenik meg, és csak akkor szűnik meg, ha az ügyintéző az "A leírtakat tudomásul vettem" felirat melletti jelölőnégyzetet bekapcsolja. 5 / 19

6 1.4. NAV Online Számla adatküldés felelőse és az adatküldés menete Az online számla adatküldés felelőse Az online számla adatküldés felelőse az adózó, a DOAS rendszert használó vállalkozás Az adatküldés folyamata rövid összefoglaló Magyarországon a NAV létrehozott egy interfészt, ahol az ügyviteli programból be tudják küldeni elektronikus formátumban a számlákat. Ehhez regisztrálni kell a céget a NAV-nál, majd a regisztrációs adatokat be kell vinni a DOAS-ba. Ez alapján a rendszer beküldi a kívánt adatokat a NAV-ba. A különböző NAV által definiált beküldési státuszokat egy lekérdező felületen tetszőleges csoportosítással vizsgálni lehet. A NAV online számla adatszolgáltatás kontroller szerepkörben lévő dolgozó ezen lekérdezést folyamatosan vizsgálja és amennyiben be kell avatkozni, akkor a NAV online felületén manuálisan kell rögzítenie Az adatküldés folyamat részletes áttekintése 1. A NAV felületen regisztrálni kell a céget, lásd 1.2 A regisztráció folyamata pont. 2. A DOAS-ban be kell állítani minimum egy felhasználót a NAV online számla adatszolgáltatás kontroller szerepkörbe, beállítása a Karbantartás / Jogosultság / Jogosultságok szerkesztése menüpontban. 6 / 19

7 3. A DOAS rendszerben fel kell vinni és le kell ellenőrizni a NAV online számla regisztrációja során megkapott regisztrációs adatokat, a Karbantartás / NAV / NAV online számla / Regisztrációs adatok rögzítése menüpontban. Figyelem A jelszó kivételével az adatokat copy/paste azaz másolás/beillesztés módszerével vigyék át, ügyelve arra, hogy csak a az adatok legyenek kijelölve, az adat előtt vagy után ne legyen szóköz karakter. A teszt rendszer adatainak megadása opcionális. A beállításnak akkor van vége, ha a teszt és az éles oldalon egyaránt a zöld pipa megjelenik. A Kommunikáció tesztelés Mentés gomb megnyomásakor a program a regisztrációs adatok segítségével bejelentkezik a NAV felületére, és ha a NAV felismeri a regisztrációs adatokat, akkor visszaválaszol és ezt a pozitív választ jelenítjük meg a zöld pipával. A regisztrációt a DOAS vérzőtől kezdődően az éles rendszerben célszerű elvégezni, lehetőleg a NAV éles és tesztrendszerébe is. A DOAS éles rendszer a NAV éles rendszerébe küldi az adatokat és az éjszakai teszt rendszer adatok frissülése után a teszt rendszer a NAV teszt rendszerbe küldi az adatokat. Ezért van az, hogy az éles rendszerbe regisztráljuk a NAV teszt rendszer paramétereket is. A DOAS rendszer ellenőrzi, hogy a felhasználó a NAV online számla feltételeknek megfelelő számlát kíván kiállítani, és ha a fenti 2. és 3. pont teljes körűen nem történt meg, úgy nem engedi a számla kiállítását, és tájékoztat a hiányosságról. Lásd 4. fejezet. 7 / 19

8 1.5. NAV Online Számla adatszolgáltatások monitorozása a DOASban A funkció elérhetősége: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás menüpont. Az alábbi képernyőn lehet monitorozni a NAV-ba küldendő/küldött számla adatszolgáltatásokat. 2. Illustration: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás 8 / 19

9 A beküldés szempontjából a legfontosabb információ a NAV Számla státusz Ez a következő értékeket veheti fel: RECEIVED Befogadva státusszal fogadja be az adatot. Ekkor a NAV visszaad egy un. Tranzakciós azonosító -t, mely megjelenik a DOAS lekérdezési felületén is. Bármilyen probléma esetén erre az azonosítóra lehet hivatkozni! PROCESSING Feldolgozás alatt státusz azt jelenti, hogy a NAV oldali adatszolgáltatás jelenleg feldolgozás alatt áll. A program automatikusan újra lekérdezi azon számlák státuszát amelyek RECEIVED Befogadva vagy PROCESSING Feldolgozás alatt állapotban vannak. Ezek tehát átmeneti állapotok, a felhasználóknak ezzel semmilyen teendőik nincsenek! DONE - Kész státusz: a NAV specifikációk értelmezése szerint, ha a beküldés Kész állapotba kerül, akkor az adózó a hivatkozott számla vonatkozásában az adatszolgáltatási kötelezettségeknek eleget tett! ABORTED - Kihagyva státusz: FIGYELEM!!! Az adatszolgáltatás sikertelennek minősített! Kérjük az ABORTED eseményeket haladéktalanul jelentse a RUBIN DMS-nek! Ha a 2/2018. (VI. 1.) PM rendeletben megadott határidőkön belül nem lehetséges a probléma szoftveres úton való javítása, akkor a problémás számlát a felhasználó cég dolgozójának felelőssége ugyanezen a határidőn belül a NAV online számla felületén kézzel rögzítenie! Automatikus ellenőrzés és figyelmeztetés DOAS-ba bejelentkezéskor, ha nyitott problémák vannak a NAV Online Számla adatszolgáltatásban és a felhasználónak van joga a "NAV Online számla adatszolgáltatás lekérdezés" elemi funkcióhoz, akkor az alábbi üzenet jelenik meg: A kérdésre "Nem" válasz esetén folytatódik a normál ügymenet. A kérdésre "Igen" válasz esetén megjelenik az előre paraméterezett, NAV Online Számla adatszolgáltatás képernyő, ahol közvetlenül listázódnak a problémás bizonylatok. Az előre beállított szűrőfeltételek: - "Blokkoló hiba": Bekapcsolt - "Kézi lezárás" Kikapcsolt 9 / 19

10 3. Illustration: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás 10 / 19

11 Hálózati problémák Hálózati probléma akkor keletkezik, amikor a DOAS szerver nem látja a NAV Online rendszert, akár lokális internet, akár NAV oldali szerver problémák esetén. Alapesetben ez nem jelent problémát, mert a DOAS hálózati hiba esetén is automatikusan megismétli az adatküldést, vagy a státusz frissítéseket is. Ebben az esetben is cég dolgozójának a NAV Online Számla felületen kézzel, fel kell rögzítenie a 2/2018. (VI. 1.) PM rendeletnek megfelelően. Ezeket a számlákat úgy kell lekérdezni, hogy a QUEUE státusz mezőbe ki kell választani az Újraküldésre vár értéket. 4. Ábra: Újraküldésre váró számlák lekérdezése 11 / 19

12 Üzemzavar bejelentése NAV-hoz Amennyiben a DOAS rendszert érintő üzemzavar/internet szolgáltatás elégtelensége 48 órát meghaladja, az adózó köteles az üzemzavart a NAV Online Számla felületén bejelenteni! A bejelentést az alábbi címen lehet megtenni: 12 / 19

13 2. NAV online számla ÁFA kódok 2.1. NAV Online feladás változása Mint az ismeretes a NAV Online felülete az elektronikus számla formátum befogadásának feltételei szigorodnak. A május eleji határidő közeledtével azonban számos, az átállásra való felkészülési folyamat elhúzódását jelző ügyféli jelzés érkezett, melyet figyelembe véve az adóhivatal egy hónap haladékot biztosít június 4-én 0:00 órától azonban már csak az új formátumban fogadja a számlák adatait az adóhivatal, 1.0 verzióval érvényes adatszolgáltatás már nem teljesíthető! A változás legfontosabb része, hogy a 0% értékű ÁFÁ-kat kötelezően be kell kategorizálni, a NAV szakzsargonjával élve ÁFA minősítő Flag-kel kell ellátni. Az ÁFA kódok lehetnek 27%, 18% és 5% értékűek, vagy a számla tétel nem tartalmaz ÁFA értéket. Ebben az esetben az ÁFA érték elmaradásának okát kategóriák szerint meg kell különböztetni. A NAV által megadott online számla ellenőrzés leírása itt található: Az ÁFA törvény határozza meg az ÁFA kódokat: A NAV által meghatározott, ÁFA érték nélküli számla tételek kategóriái vatexemption - Adómentesség jelölése - ÁFA tv (ENG: Marking tax exemption - section 169 (m) of the VAT law) AAM : Alanyi adómentes TAM : Tárgyi adómentes ill. közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel KBA : Adómentes közösségen belüli termékértékesítés EAM : Adómentes termékexport harmadik országba NAM : Adómentesség egyéb nemzetközi ügyletekhez kapcsolódó jogcímen THK : Területi hatályon kívül vatoutofscope - ÁFA törvény hatályán kívüli (ENG: Out of scope of the VAT law) ÁTK : ÁFA tárgyi hatályán kívül vatdomesticreversecharge - Belföldi fordított adózás jelölése - ÁFA tv (ENG: Marking the national is reverse charge taxation - section 142 of the VAT law) FAD : Fordított adózás 13 / 19

14 marginschemevat - Áthárított adót tartalmazó különbözet szerinti adózás (ENG: Margin scheme including input tax) marginschemenovat - Áthárított adót nem tartalmazó különbözet szerinti adózás (ENG: Margin scheme not including input tax) A DOAS (funkció szint Kiadás 01 Technikai verziószám: ) ezen verziószámától kezdődően a számla kiállítása csak akkor lehetséges, ha a fenti táblázat valamelyik sora érvényes a kiállított számla tételére. Ezen verziótól kezdődően a számla kiállítás pillanatában a program ellenőrzi, hogy minden ÁFA kód, ÁFA minősítő flag rendben van-e, ha nincs rendben, akkor a program megakadályozza a számla felírását (1. Ábra: Figyelmeztető üzenet NAV ÁFA minősítő jelek használatára 0%-os ÁFA kódú számlatétel kiállításakor). 5. Ábra: Figyelmeztető üzenet NAV ÁFA minősítő jelek használatára 0%-os ÁFA kódú számlatétel kiállításakor Szerencsére ritka esetben fordul elő, mert a számlák túlnyomó többsége 27%-os ÁFA tartalmú. A probléma a 0%-os ÁFA tartalmú számláknál lehet, melynek számla elkészítését a főkönyvelő és a könyvelői szupport (Náray Bea) segítségével tudjuk beállítani a konkrét rendszer adatszituáció ismeretében. Mint a 2-es ábra is mutatja a 0%-os ÁFA kódú számlatétel kiállítása jogosultság függvénye, amire a DOAS fel is hívja a figyelmet (2. Ábra: Ügyintéző részére figyelmeztető üzenet 0%-os ÁFA kódú számla kiállításakor jogosultság hiányában.) 14 / 19

15 6. Ábra: Ügyintéző részére figyelmeztető üzenet 0%-os ÁFA kódú számla kiállításakor jogosultság hiányában. A jogosultságot az illetékes ügyintéző állíthatja be, a jogosultság neve: ÁFA kód törzsadat karbantartás (3. Ábra: Releváns jogosultság ÁFA kód törzsadat karbantartáshoz). 7. Ábra: Releváns jogosultság ÁFA kód törzsadat karbantartáshoz 15 / 19

16 A program a régi adatbeállításokat nem módosítja és a régi beállításokkal ellentétben nem lesz képes a számlát automatikusan felírni, ezért a régi beállításokat közösen a szupporttal egyeztetni kell a felhasználóknak, hogy a 0%-os tételeket is fel tudja a program helyesen írni. A DOAS kényelmi okok miatt nagyon sok pontos előre definiált beállításokat tartalmaz, ahol a régi logika szerint nem voltak minősítő flagek és ezen minősítő flagek bevezetését és az alapbeállítások beállítását közösen kell elvégezni. A beállítások elvégezhetők a Karbantartás/ÁFA kód menüpont alatt (4. Ábra: ÁFA kód karbantartás). 8. Ábra: ÁFA kód karbantartás 16 / 19

17 2.3. A Rubin DMS által meghatározott ÁFA kódok ÁFA 27% Az ÁFA értéke 27%, más tulajdonságot nem kell megadni. Arányosításba bevont ÁFA 27% Az ÁFA értéke 27%, más tulajdonságot nem kell megadni, a könyvelők számára az arányosított ÁFA meghatározásához van rá szükség. Beruházás arányosításba bevont ÁFA 27% Az ÁFA értéke 27%, más tulajdonságot nem kell megadni, a könyvelők számára az arányosított ÁFA meghatározásához, és a beruházások különválasztásához van rá szükség. ÁFA 18% Az ÁFA értéke 18%, más tulajdonságot nem kell megadni. ÁFA 5% Az ÁFA értéke %, más tulajdonságot nem kell megadni. ÁFA tv. területi hatályán kívül A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az THK kódnak. ÁFA tárgyi hatályán kívül A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, jelölni kell hogy Áfakörön kívüli', az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az ÁTK kódnak. Nem visszaigényelhető ÁFA A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az ÁFA bevallásban nem szerepelhet. Alanyi adómentes A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az AAM kódnak. Különbözeti ÁFA 27% A számla tételen a nyomtatásban nem szerepel ÁFA érték. Az ÁFA kódon jelölni kell hogy Különbözeti ÁFA. A NAV bevalláson ketté kell választani, a szerint, hogy a számla tétel tartalmaz-e ÁFA értéket, vagy nem. Amennyiben a beszerzési érték nagyobb mint az eladási érték, a számla tétel nem tartalmaz ÁFA értéket, a NAV bevalláson a marginschemenovat - Áthárított adót nem tartalmazó különbözet szerinti adózás kapcsolót kell bekattintani. Amennyiben a beszerzési érték kisebb, vagy egyenlő mint az eladási érték, a számla tétel tartalmaz ÁFA értéket, a NAV bevalláson a 17 / 19

18 marginschemevat - Áthárított adót tartalmazó különbözet szerinti adózás kapcsolót kell bekattintani. Fordított adózású ÁFA 27% A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, jelölni kell hogy Fordított adózású ÁFA, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az FAD kódnak. Tárgyi adómentes ill. közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az TAM kódnak Adómentesség egyéb nemzetközi ügyletekhez kapcsolódó jogcímen A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az NAM kódnak. Adómentes termékexport harmadik országba A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az EAM kódnak. Adómentes közösségen belüli termékértékesítés A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az KBA kódnak. Az itt felsorolt beállításokat csak a RUBIN DMS módosíthatja A Export és közösségen belüli (EU) értékesítés során meghatározott ÁFA kódok A DOAS rendszerben korábban az EU és export számlák áfa kódja nevű rendszerparaméterben volt meghatározva, hogy export és közösségen belüli (EU) értékesítés során a program milyen ÁFA kódot alkalmazzon. Ez így nem megfelelő, mert a NAV online számlaküldés miatt meg kell különböztetni az export és a közösségen belüli (EU) értékesítés ÁFA kódját, amelyek különböző minősítő flag tulajdonságokkal rendelkeznek. A minősítő flag tulajdonságokat a NAV hivatalosan nem publikálta, azok törvényben nem szerepelnek. A fentiek miatt a meglévő EU és export számlák áfa kódja nevű rendszerparaméter törlésre kerül és felvételre kerülnek a Export értékesítés áfa kódja és a Közösségen belüli (EU) értékesítés áfa kódja nevű rendszerparaméterek. A DOAS 19.05_05 verzió telepítése során a Export értékesítés áfa kódja rendszerparaméterbe beállításra kerül a RubinDMS standard ÁFA kód, aminek a minősítő Flagje. az EAM. Ha ilyen nincs, mert a rendszer nem magyar, akkor a paramétert kézzel kell beállítani. 18 / 19

19 A funkció telepítése során a Közösségen belüli (EU) értékesítés áfa kódja rendszerparaméterbe beállításra kerül az a RubinDMS standard ÁFA kód, aminek a minősítő Flag-je. az KBA Ha ilyen nincs, mert a rendszer nem magyar, akkor a paramétert kézzel kell beállítani. 19 / 19