BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK SZABÁLYZATA 1
MTA Nyelvtudományi Intézet BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK SZABÁLYZATA Hatályos: 2014. január 1-jétıl BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK SZABÁLYZATA 2
Az MTA Nyelvtudományi Intézet közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: kormányrendelet) 13. (2) bekezdése alapján a következık szerint szabályozzuk: I. Általános rendelkezések 1. A szabályzat célja: hogy rögzítse az Intézet közbeszerzési értékhatár alatti beszerzései elıkészítésének, lefolytatásának, belsı ellenırzésének felelısségi rendjét, a nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelısségi körét és a beszerzési eljárás dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. 2. A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan a közbeszerzési értékhatárt el nem érı árubeszerzésre, építési beruházásra, valamint szolgáltatás megrendelésére, (továbbiakban: beszerzés) amelyek vonatkozásában az Intézet a megrendelı, ajánlatkérı vagy ajánlati felhívást közzétevı. A szabályzat hatálya nem terjed ki a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó, valamint a katasztrófa okozta károk elhárítása érdekében szükségessé váló, azonnali beszerzésekre. 3. A beszerzések tárgya A beszerzés tárgya lehet: a.) árubeszerzés, b.) építési beruházás, c.) szolgáltatás megrendelése. a.) Árubeszerzés: Az olyan visszterhes szerzıdés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehetı ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetıleg hasznosítására vonatkozó jognak vételi joggal vagy anélkül történı megszerzése az Intézet, (mint megrendelı, ajánlatkérı, ajánlati felhívást közzétevı) részérıl. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. b.) Építési beruházás: 3
Az olyan visszterhes szerzıdés, amelynek tárgya a következı valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az Intézet részérıl: a Kbt. 1. számú mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; az Intézet mint megrendelı vagy ajánlatkérı által meghatározott követelményeknek megfelelı építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történı kivitelezése. c.) Szolgáltatás megrendelése: Az olyan árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minısülı visszterhes szerzıdés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az Intézet (mint megrendelı, ajánlatkérı, ajánlati felhívást közzétevı) részérıl. Ha a szerzıdés több egymással szükségszerően összefüggı beszerzési tárgyat foglal magában, a meghatározó értékő beszerzési tárgy szerint kell a szerzıdést minısíteni. 4. Összeférhetetlenség 4.1. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás elıkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérı, megrendelı nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevı gazdasági szereplıvel fennálló más közös érdek miatt nem képes. 4.2. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárásban ajánlattevıként, részvételre jelentkezıként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában részt vevı szervezetként az ajánlatkérı, megrendelı által az eljárással vagy annak elıkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet, ha közremőködése az eljárásban a verseny tisztaságának sérelmét eredményezheti. Az ajánlatkérı, a megrendelı köteles felhívni az eljárás elıkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét arra, ha e bekezdés alapján - különösen az általa megszerzett többletinformációkra tekintettel - a beszerzési eljárásban történı részvétele összeférhetetlenséget eredményezne. 4.3. Az ajánlatkérı, a megrendelı vagy ajánlati felhívást közzétevı nevében eljáró és az ajánlatkérı, a megrendelı vagy ajánlati felhívást közzétevı által az eljárással vagy annak elıkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet a jelen szabályzat 2/a. számú vagy 2/b. számú melléklete szerint írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e az összeférhetetlenség. II. A BESZERZÉSI ÉRTÉK ÉS AZ ÉRTÉKHATÁROK MEGHATÁROZÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 4
1. A beszerzés értékének meghatározása és értelmezése A beszerzés értékén a beszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetıleg kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegő teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A beszerzés megkezdésén a beszerzési eljárást megindító hirdetmény, ajánlatkérés, megrendelés feladásának (megküldésének) idıpontját kell érteni. 2. A beszerzések értékhatára A becsült érték kiszámítása során a beszerzés tárgyának értékét nem kell egybeszámítani, a beszerzések értékhatára beszerzésenként egyedileg számítandó. III. BESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK ÁLTALÁNOS RENDJE 1. Szervezetünknél: a.) a 100.000 Ft egyedi értékét meg nem haladó beszerzések esetén elegendı megrendelést küldeni a lehetséges szállító részére. b.) az a.) pontban megjelölt értéket meghaladó, de 3.000.000 Ft-ot el nem érı egyedi beszerzési érték esetén legalább 3 db ajánlatot kell bekérni a lehetséges szállítóktól, c.) 3.000.000 Ft-ot egyedi beszerzési értéket elérı, vagy meghaladó beszerzések esetén hirdetményt (ajánlati felhívást) kell közzétenni. d.) a beszerzési eljárás lefolytatása nem vonatkozik a kutatással kapcsolatos tevékenységekre, valamint olyan egyedi, az intézet szempontjából fontos tevékenységre, amelyre nem lehet 3 ajánlattevıt találni. Ezt a tényt az ajánlat kérésekor, illetve a szerzıdés megkötésekor dokumentálni kell. 2. A beszerzési eljárás során szervezetünk (mint megrendelı, ajánlatkérı, ajánlati felhívást közzétevı) nevében eljáró személyek, szervezeti egységek körét a jelen szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. 3. A megrendelés, az ajánlatkérés csak akkor küldhetı el, illetve az ajánlattételi felhívás a szerzıdés megkötéséhez szükséges engedélyek megléte esetén csak akkor tehetı közzé, ha szervezetünk (mint megrendelı, ajánlatkérı, ajánlati felhívást közzétevı) rendelkezik a szerzıdés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a teljesítés idıpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. A megrendelést, valamint az ajánlatkérést, valamint az ajánlati felhívást közérthetıen, célratörıen, szabatosan, a magyar nyelv általános jelentésére figyelemmel, és a 5
mőszaki tartamra, valamint a beszerzési cselekmény körülményeire tekintettel kell megfogalmazni és elküldeni a lehetséges szállító részére, illetve közzétenni. Az ajánlatkérést, valamint az ajánlati felhívást a jelen szabályzat 3. számú melléklete szerinti tartalommal kell (értelemszerően) megküldeni, illetve közzétenni. Az ajánlati felhívást nem kell napilapban közzétenni. 4. Az eljárást megindító felhívásban (ajánlatkérés, ajánlati felhívás) meg kell határozni az ajánlatok értékelésének szempontjait. Az ajánlatok értékelési szempontjai a következık lehetnek: a) a legalacsonyabb összegő ellenszolgáltatás, b) az összességében legelınyösebb ajánlat kiválasztása. Abban az esetben, ha összességében a legelınyösebb ajánlatot kívánjuk kiválasztani, az eljárást megindító felhívásban (ajánlatkérés, ajánlati felhívás) meg kell határozni: az összességében legelınyösebb ajánlat megítélésére szolgáló részszempontokat; részszempontonként az azok súlyát meghatározó - a részszempont tényleges jelentıségével arányban álló - szorzószámokat (a továbbiakban: súlyszám); az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felsı határát, amely minden részszempont esetében azonos; 5. A beszerzési tevékenység irányításával, valamint a feladatok megszervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatok és hatáskörök. 5.1. Az Intézet beszerzési tevékenységének irányításáért a gazdasági vezetı felelıs. Feladata különösen: felügyeli a beszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenırzi a beszerzési eljárásban bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét, azonnal köteles kivizsgálni, minden beszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja, jogkörében minden olyan intézkedést meg tesz, illetve köteles megtenni, amely a beszerzések lefolytatásának jogszerőségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja, rendelkezik a beszerzésekkel kapcsolatos feladatok beosztására, s azt a dolgozók munkaköri leírásában rögzíti, stb. 5.2. A szervezetünk beszerzéseivel kapcsolatos teendık elıkészítése és koordinálása 6
- Tárgyi eszköz beszerzés, szakmai szolgáltatás megrendelése esetén az osztályvezetık, pályázati referensek, illetve az általános igazgatóhelyettes - Üzemeltetéssel kapcsolatos anyag áru és eszköz beszerzés, karbantartási szolgáltatás esetén a gondnok - Számítástechnikai anyag és kisebb eszközbeszerzés esetén a rendszergazda feladata és hatásköre. Ezen belül feladatuk különösen: az ajánlatkérés, a hirdetmény, szükség szerint a dokumentáció elıkészítése és intézkedés a közzétételrıl, valamint az ajánlat bekérésérıl, az adott beszerzésnél érvényesíteni kívánt pénzügyi, jogi követelmények meghatározása, a beszerzési dokumentumok elkészítésében közremőködı alkalmazottak, szakértıként megbízott személyek vagy gazdálkodó szervezetek, kiválasztása, azokra javaslattétel, folyamatosan vizsgálják, hogy a beszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e, rendszeresen ellenırzik a teljesítések szerzıdésszerőségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás, arányát és összhangját, gondoskodnak a beszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátásáról, azonnal tájékoztatják a szervezet vezetıjét, ha feladatkörükbe tartozó munkájuk végzése során szabálytalanságot vagy szervezetünk mőködési köre vonatkozásában célszerőtlenséget tapasztalnak és a jogkör gyakorlójánál intézkedés megtételét kezdeményezik, stb., a jelen szabályzatban meghatározott egyéb feladatok végrehajtása. Beszerzések elıkészítése csak a gazdasági vezetı elızetes engedélyével történhet. 6. Az Intézet a szerzıdések kötésére vonatkozó elıírások (kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés stb.) betartásával köti meg a szerzıdést a legjobb árajánlatot adóval, illetve az ajánlati felhívás nyertesével. Amennyiben az ajánlat benyújtója, illetve az eljárás nyertese visszalép és az ajánlati felhívásban (ajánlatkérésben) ezen kitétel szerepel akkor szervezetünk jogosult az eredmény kihirdetésekor a következı legkedvezıbb ajánlatot tevıvel megkötni a szerzıdést. 7. Az Áht. 37. (1) bekezdése alapján a kötelezettségvállalásnak (megrendelésnek, szerzıdésnek) mindig írásban kell megtörténnie. Az Ávr. 53. (1) bekezdése alapján nem szükséges elızetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek a) értéke a százezer forintot nem érik el, b) pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak, vagy c) az Áht. 36. (2) bekezdése szerinti egyéb kifizetésnek minısül. 8. A szerzıdés teljesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos feltételekre vonatkozó elıírásokra a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni. IV. EGYES BESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE 7
1. Szervezetünk a III. bekezdés 1. pontjának c.) alpontja alapján közzétett ajánlati felhívásra érkezett ajánlatok elbírálására legalább 3 fıs bírálóbizottságot (továbbiakban: bírálóbizottság) hoz létre, amely döntési javaslatot készít a beszerzési eljárást lezáró döntést hozó részére. A bíráló bizottságot a beszerzés tárgyától függıen eseti jelleggel kell felállítani. 2. Az ajánlatok felbontásakor a bíráló bizottság köteles megállapítani az ajánlatok érvényességét, illetve esetleges érvénytelenségét. Érvénytelennek kell minısíteni az ajánlatot, ha: a) az ajánlattételi határidı lejárta után nyújtották be, b) az ár aránytalanul alacsony, c) az ajánlattevı, illetıleg alvállalkozója nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek, d) az ajánlattevı nem felel meg a szerzıdés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek, e) egyéb módon nem felel meg az ajánlati felhívásban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. Az ár alacsony voltának megítélésekor a korábbi tapasztalatokra, a beszerzést megelızıen végzett piacfelmérés eredményére vagy a beszerzést megelızıen a szükséges anyagi fedezet meghatározásához felhasznált egyéb adatokra kell figyelemmel lenni. 3. Az ajánlatok felbontásáról, ismertetésérıl, az érvénytelen ajánlatokról jegyzıkönyvet kell készíteni: A jegyzıkönyvnek legalább a következıket kell tartalmaznia: az ajánlat felbontásának helyét, idejét, az ajánlatot felbontó személyek nevét, az ajánlattevı nevét, székhelyét (lakóhelyét), az ajánlattevı által kért ellenszolgáltatást, az ajánlattevı által vállalt teljesítési határidıt, az érvénytelennek minısített ajánlatokat, az ajánlata érvénytelenségének okát, az ajánlatokra vonatkozó egyéb különleges körülményeket, az ajánlatot felbontók aláírását, 4. A beszerzési eljárást lezáró döntést 8
a.) a III. bekezdés 1. pontjának b.) alpontja alapján bekért ajánlatok vonatkozásában és b.) a III. bekezdés 1. pontjának c.) alpontja alapján közzétett ajánlati felhívásra érkezett ajánlatok vonatkozásában az osztályvezetık, illetve a pályázati referensek hozzák meg. 5. A beszerzési eljárást lezáró döntésrıl, az ajánlatok elbírásáról, a döntést követı 3 napon belül írásban tájékoztatni kell az ajánlattevıket. V. A BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK ELLENİRZÉSE 1. A beszerzési eljárások belsı ellenırzési rendszerben történı ellenırzése belsı ellenır hatáskörébe tartozik. Az ellenırzés során különös gondot kell fordítani a szabályszerőségre, az elbírálás szempontjainak elıkészítésére, és azok elbírálás során történı érvényesítésére. 2. Amennyiben a beszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, arról az Intézet köteles az igazgatót haladéktalanul tájékoztatni. VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. Szervezetünk beszerzését végzı személyek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat elıírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tılük elvárható gondossággal eljárni. 2. Az 1. pontban megjelöltek amennyiben megítélésük szerint szükségessé válik a jelen szabályzat kiegészítése, vagy módosítása indokolt észrevételeikkel, illetve konkrét javaslataikkal kötelesek azt kezdeményezni. 3. Jelen szabályzat 2014. január 1. napján lép hatályba. Rendelkezéseit csak a hatálybalépését követıen felmerült beszerzések esetében kell alkalmazni. Budapest, 2014. március 31.. Intézményvezetı. Gazdasági vezetı 9
MTA Nyelvtudományi Intézet A BESZERZÉSI ELJÁRÁS SORÁN SZERVEZETÜNK NEVÉBEN ELJÁRÓ SZEMÉLYEK (SZERVEZETEK) Beszerzés Megrendelésre (becsült) Beszerzés tárgya egyedi értéke Ft (Nettó) Tárgyi eszköz, építési beruházás, szakmai szolgáltatás változó igazgató, pályázati referensek, ig.h. Üzemeltetéssel kapcsolatos beszerzés, szolgáltatátes változó igazgató, ig. helyet- Számítástehnikai anyag és kisértékő eszköz változó igazgató, pályázati referensek Ajánlatkérésre Jogosult személy (szervezeti egység) pályázati referens, osztályvezetık gondnok rendszergazda Ajánlati felhívás közzétételére igazgató, pályázati referensek, ig.h igazgató igazgató Budapest, 2014. március 31..... költségvetési szerv vezetıje gazdasági vezetı 10
2/a. számú melléklet ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT Alulírott.. (lakcím:....) mint a.. (cím:..) ajánlatkérı által megindított beszerzési eljárásba bevont személy kijelentem, hogy a beszerzési szabályzat 4. pontja szerinti összeférhetetlenség velem szemben nem áll fenn. Jelen nyilatkozatomat a (költségvetési szerv) által a. tárgyban lefolytatandó beszerzési eljárással kapcsolatban teszem. Dátum:. nyilatkozattevı aláírása 11
2/b. számú melléklet ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT Alulírott.. (lakcím:....) mint a.. (cím:..) ajánlatkérı által megindított beszerzési eljárásba bevont szervezet (.) képviselıje kijelentem, hogy a beszerzési szabályzat 4. pontja szerinti összeférhetetlenség az általam képviselt szervezettel szemben nem áll fenn. Jelen nyilatkozatomat a ( a költségvetési szerv) által a. tárgyban lefolytatandó beszerzési eljárással kapcsolatban teszem. Dátum: nyilatkozattevı aláírása 12
3. számú melléklet AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS AJÁNLATKÉRÉS..tevékenység elvégzésére I. Ajánlatkérı: Neve: Címe: Képviselıje: Telefon/fax: E-mail: Kapcsolattartó neve: Telefon/fax: E-mail: II. A beszerzés tárgya: III. A szerzıdés típusának meghatározása: IV. A szerzıdés idıtartama: V. A teljesítés helye: VI. Fizetési feltételek: VII. Alkalmassági követelmények: VIII. Ajánlatok értékelésének szempontja: IX. Az ajánlatok benyújtását követı hiánypótlási lehetıség meghatározása: X. Az ajánlatok beérkezésének határideje: XI. Az ajánlatok benyújtásának helye: 13
XII. Az ajánlatok felbontásának helye, idıpontja, a bontáson részvételre jogosultak megnevezése: XIII. Annak meghatározása, hogy az eljárásban lehet-e tárgyalni vagy ajánlatkérı az ajánlatokat tárgyalás nélkül bírálj el: XIV. A szerzıdéskötés tervezett idıpontja: XV. Az ajánlatok összeállításának tartalmi és formai követelményei: Dátum:. aláírás 14
Megismerési nyilatkozat Az MTA Nyelvtudományi Intézet 2014. január 1-tıl hatályos Beszerzési szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. Név Beosztás Dátum Aláírás 15