Iratkezelés, szabályzatok Összeállította: Horváth Józsefné Okl. adószakértő
a cégekre hárul a feladat, hogy iratkezelési rendszerüket létrehozzák és működtessék
IRATKEZELÉS A CÉGEK ÜGYINTÉZÉSI FOLYAMATÁBAN Az iratkezelési szabályzat tartalmazza az adott vállalkozáshoz beérkező irat (amely lehet levél, fax, távirat stb.) átvételére vonatkozó jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos, valamint az azt követő teendőket
1.1. Az iratok (küldemények) beérkezésével kapcsolatos feladatok Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni - egyebek mellett - az adott vállalkozáshoz érkezett irat - például levél, fax stb. - átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos feladatokat
1.1.1. Átvételi jogosultság A küldeményt átveheti - a címzett vagy az általa megbízott személy; - az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy; valamint - a postai meghatalmazással rendelkező személy.
1.1.2. Az átvevő feladata A küldemény átvevőjének ellenőriznie kell - a küldemény átvételére való jogosultságát (a címzéssel való összevetés útján); - a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; továbbá - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.
1.1.3. Az átvétel igazolása A gazdálkodó szervezet részére érkező bármely küldemény átvételét az átvevőnek igazolnia kell, mégpedig - olvasható aláírással és - az átvétel dátumának feltüntetésével.
1.1.3.1. Sürgős jelzésű küldemények átvétele Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. 1.1.3.2. Tértivevényes küldemény Tértivevényes küldemények esetén az átvevő köteles biztosítani, hogy a tértivevény a feladó részére visszajuthasson.
1.1.4. A küldemények vizsgálata A küldemények átvételekor a vállalkozásnál érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell, ennek megfelelően el kell végezni - esetlegesen a küldemények átvilágítását, - számítógépes érkezés esetén a vírusellenőrzést stb.
1.2. Az iratok nyilvántartása A beérkezett iratokról - a vállalkozás megfelelő működése, az iratok visszakereshetősége, valamint a könnyebb ügyintézés érdekében is - pontos és naprakész nyilvántartást kell vezetni.
1.2.1. Az irat érkeztetése A küldeményeket az arra felhatalmazott személy bonthatja fel. A felbontást követően az iratot úgynevezett iktatóbélyegzővel lepecsételi, amelyen szerepel az átvétel dátuma év, hónap és nap szerint, valamint az iraton jelezni kell, ha az melléklettel érkezett, azok számának egyidejű feltüntetésével. A küldemények szétosztása és érkeztető bélyegzővel való ellátása történhet a postabontóban is
1.2.3. A küldemény felbontása és ellenőrzése A küldeményt annak felbontásakor ellenőrizni kell olyan szempontból is, hogy az iraton, illetve borítékon jelzett mellékletek megvannak-e. Amennyiben az irat bármely jelzett melléklete hiányzik, ennek tényét írásban kell rögzíteni és a feladó felé haladéktalanul írásbeli formában (levélben, telefax, stb. útján) jelezni.
1.2.4. Faxon érkezett irat kezelése Amennyiben az irat telefaxon érkezik, arról célszerű azonnal olyan másolatot készíteni, amely tartósan őrzi az irat tartalmát
1.3. Az iratok iktatása 1.3.1. Az iktatás Az iktatás az adott gazdálkodó szervezethez beérkező, illetve az ott keletkező vagy tárolt iratok nyilvántartási módja. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból - az irat beérkezésének pontos ideje; - az intézkedésre jogosult neve; - az irat tárgya; - az elintézés módja; - az esetleges iratkezelési feljegyzések; valamint - az irat megtalálási helye megállapítható legyen.
1.3.2. Amit nem kell iktatni Nem kell iktatni például a meghívókat, a közlönyöket és folyóiratokat, valamint a visszaérkezett tértivevényeket. 1.3.3. Az iktatókönyv - Hagyományos iktatás Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni. - Gépi iktatás Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat.
Tilalmak Az iktatókönyvben - sorszámot üresen hagyni, - a felhasznált lapokat összeragasztani, - a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy - bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.
Javítás, helyesbítés az iktatókönyvben Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni úgy, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétséget kizáróan megállapítható legyen. Azt is jelezni kell, hogy a tévesen beiktatott ügyiratot utóbb milyen szám alatt iktatták.
Az iktatókönyv lezárása Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján le kell zárni. A szabályos lezárás során az iktatásra felhasznált utolsó számot alá kell húzni, az utolsó iktatás számát fel kell tüntetni, ugyancsak fel kell tüntetni a lezárás dátumát, majd ezt követően az iktatókönyvet hivatalos aláírással - esetleg bélyegzővel - kell ellátni.
A számítógépes iktatás A számítógépes érkeztetés, illetve iktatás esetén is szerepelniük kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.
Hozzáférés biztosítása Fontos szabály, hogy a számítógépre felvitt (iktatott) adatokhoz való hozzáférést az ügyintézéshez szükséges időtartamig biztosítani kell.
Az adatok módosítása A számítógépes rendszerbe bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét az arra jogosultsággal rendelkező azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, és itt kell feltüntetni a módosítás előtti adatokat is.
A beérkezett és iktatott iratok szétosztása A vezető jogköre A gazdasági szervezet vezetőjének lehetősége van arra, hogy elrendelje az irat bemutatás előtti iktatását, de lehetősége van arra is, hogy ezt a jogkörét - a szervezeti és működési szabályzatban szabályozott módon - átruházza az iratkezelést ellátó szervezeti egység munkatársaira.
Az intézkedésre kötelezett kijelölése Az iratkezelő az érkezett iratot - az annak elintézésére kötelezettnek való átadás, az úgynevezett kiszignálás - céljából átadja az illetékes szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának
A kimenő iratok postázása A vállalkozás iratkezelőjének a cégtől kimenő iratok postázását megelőzően ellenőriznie kell, hogy - a cégszerűen aláírt leveleken végrehajtottak-e minden, az aláíró, avagy meghatalmazottja által adott utasítást, továbbá hogy - az iratban utalt mellékleteket ahhoz hozzácsatolták-e. Ezt követően az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadókönyvben is rögzíteni kell.
AZ IRATTÁROZÁS SZABÁLYAI 2.1. Irattári terv Az irattározás alapdokumentuma az úgynevezett irattári terv, amely tartalmazza - az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratokat, valamint - azok megőrzési idejét.
A selejtezhető iratok meghatározása Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan azt is meg kell határozni, hogy melyek azok az iratok, amelyek nem selejtezhetők (például a tulajdonjog megszerzését igazoló okiratok), és - amennyiben az iratokkal kapcsolatban a vállalkozásnak erre irányuló kötelezettsége áll fenn - mikor kell ezeket a dokumentumokat az illetékes levéltárnak átadni. A nem selejtezhető iratok körét ezután már az illetékes levéltár határozza meg.
Az iratok irattárba helyezése Irattárba lehet elhelyezni a vállalkozásoknál az elintézett, további intézkedést már nem igénylő, irattári (tétel)számmal ellátott iratot. Az irattárba az iratot - annak követhetősége, egyben visszakereshetősége érdekében - átadókönyvvel kell leadni.
Az iratok kiadása Az irattárba már elhelyezett iratokra a gazdálkodó szervezetnek az irattározást követően is szüksége lehet - például akkor, ha egy peres eljárásban a bíróság azok csatolására hívja fel az adott társaságot. Ilyenkor a legmegbízhatóbb megoldás, hogy akinek az iratot - a fenti esetet tekintve példaként - csatolnia kell a bíróság felé, úgynevezett iratkikérővel viszi ki azt az irattárból, és az irattár ezt - az átvevő és átadó által is aláírt - dokumentumot az irat helyén helyezi el annak visszaérkeztéig.
SELEJTEZÉS 3.1. A selejtezés folyamata - az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni; - a selejtezés kizárólag az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével végezhető el; - a biztonságos, az előzőekben meghatározott feltételek szerinti selejtezéshez célszerű a cég nagyságával arányos számú, de minimum 3 főből álló, úgynevezett selejtezési bizottság felállítása; - az iratselejtezésről 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni; - a selejtezési jegyzőkönyveket iktatószámmal kell ellátni; a jegyzőkönyveket iktatás után a vállalkozás irattárában kell elhelyezni és megőrizni; továbbá - a selejtezés időpontját nyilvántartásba kell venni.
3.2. Az iratok megsemmisítése A vállalkozás a lefolytatott selejtezési eljárást követően a cég számára szükségtelenné vált iratokat megsemmisítheti. A megsemmisítéshez a vállalkozás vezetőjének írásbeli engedélyét be kell szerezni.
3.3. Levéltár A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, az iratok esetleges mellékleteivel együtt, tételes iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni. A gyakorlatban előfordulhat, hogy a levéltár nem rendelkezik az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel. Ilyenkor az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb a levéltárba adás előtt hitelesített - és egyben tartós - másolatot kell készíteni papír adathordozóra.