Felhasználói Kézikönyv

Hasonló dokumentumok
NAV Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben v.4 Tartalomjegyzék

Az Online Számla rendszere Regisztráció

Ügyfél kapus regisztráció (amennyiben még nincs, akkor mielőbb meg kell tenni).

Online számlaadat-szolgáltatás a NAV felé

DVNAV NAV Online Számla adatszolgáltatás

Online adatszolgáltatás beállítása a kettős, egyszeres könyvelés programban és a számlázóprogramban (UJEGYKE, UJEGYSZ, UJVSZ)

Online adatszolgáltatás beállítása a Számlázás-házipénztár programban (SZAMLA)

NAV online számla revol Express. Regisztráció a NAV online számlabejelentés oldalán

Online adatszolgáltatás beállítása a Számlázás - vevő-szállító nyilvántartás programban (UJVSZ)

NAV Online Számla ÉLES rendszerébe történő regisztráció

Online adatszolgáltatás beállítása a Kettős könyvelés programban (WUJEGYKE) 79/

Online Számlaadat-szolgáltatás

Felkészülés a NAV Online számlázásra felhasználói oldal

Tájékoztató. az Online Számla rendszerben az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének előfeltételeként szükséges regisztráció folyamatáról

Webáruház felhasználói útmutató

NAV Online Számla KISOKOS

I-SZÁMLA KFT. VEVŐI FELHASZNÁLÓI FIÓK HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ

AZ ON-LINE SZÁMLÁZÁSRA VALÓ FELKÉSZÜLÉS LÉPÉSEI

Online számlaadatszolgáltatás. Babári Sándor

NAV Online számla első napok

NAV Online Számla. Brokka rendszer részdokumentáció 1.0

A DVNAV által kiszűrt NAV 2016 XML hibák és javításuk

NAV on-line adatszolgáltatás dokumentáció

MR.C plus rendszer NAV Online számla kezelési útmutató

Tájékoztató Az online számla bejelentési kötelezettség megvalósításáról Frissítve

Webáruház felhasználói útmutató

Számlaközpont Gazdaságfejlesztő Iroda Kft.

2018/10/16 06:18 1/11 Online Számla

Online számla regisztráció

NAV felé történő számla adatszolgáltatás a Nagy Utazás 3 programmal

FIR WEBMODUL ALKALMAZÁS DIÁKIGAZOLVÁNY IGÉNYLÉS

Felhasználói kézikönyv MAGYAR NEMZETI BANK. ERA keretrendszer

DHL EXPRESS MYBILL FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ

NAV online számla feladás leírása - Iroda++ Frissítés utáni első programbeállítások

Az online számla adatszolgáltatással összefüggő feladatok. Dr. Funtek Zsolt NAV KI Ügyfélkapcsolati és Tájékoztatási Főosztály

Magyar Nemzeti Bank - Elektronikus Rendszer Hitelesített Adatok Fogadásához ERA. Elektronikus aláírás - felhasználói dokumentáció

Playlist.hu Felhasználói kézikönyv Nyilvános előadási jogdíj - háttérzene. Verziószám: 1.0. Dátum: február 20.

Diákigazolvány. Belépés> Adminisztráció> Iskolai oktatás képes menü> diákigazolvány> diákigazolvány igénylés

epos - MOBIL egyenleg feltöltés Felhasználói leírás

NAV online számla regisztráció SAP rendszerhez

PAS számlázó szoftver Használati útmutató

Felhasználói leírás a DimNAV Server segédprogramhoz ( )

VECTRUM e-számla Web felület 1.2 verzió

HENYIR interfész. Hibaüzenetek leírása EMMI Tisztifőorvosi Feladatokért Felelős Helyettes Államtitkárság Egészségügyi Igazgatási Főosztály

Bóra Adatcsere. A webes modul működésének részletesebb leírását a csatolt dokumentum tartalmazza.

OTP ADLAK Adómentes Lakáshitel-támogatás. Alapszolgáltatás KÉZIKÖNYV. OTP ADLAK alapszolgáltatás - munkáltatói portál

Playlist.hu Kiadói kézikönyv

Remek-Bér program verzió történet

Mikroszámla. Interneten működő számlázóprogram. Kézikönyv

epos - Felhasználói leírás (MOBIL egyenleg feltöltés, Web áruházban történő vásárlás)

ISA Internetes rendelési felület

ERA KERETRENDSZER Felhasználói kézikönyv v

Igazolási és támogatási igazolási kérelmek mellékleteinek központi kezelése

Felhasználói kézikönyv. Tőkepiaci Közzététel. Magyar Nemzeti Bank

FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

Elektronikus számlázás Gyakran Ismétlődő Kérdések

Duál Reklám weboldal Adminisztrátor kézikönyv

SCnet Eladói Applikáció. Felhasználói kézikönyv

Felhasználói segédlet a Web of Knowledge / Web of Science adatbázis használatához

einvoicing Elektronikus számlázás Ügyfélportál Felhasználói kézikönyv Ügyfélportál V Page 1 of 12

Felhasználói kézikönyv

HC Csoport Ügyfélkapu

Online számlázó program. Felhasználói útmutató (frissítve : )

LETÉTKEZELŐ NYILVÁNTARTÁSI RENDSZER

SEGÉDLET. Kedvezményezettek részére Gyakran előforduló számlarögzítési problémák

SZÁMLA ADATSZOLGÁLTATÁS

KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ, SEGÉDLET

PwC EKAER Tool felhasználói leírás május

DVNAV GYIK. A DVNAV-val kapcsolatos felmerült kérdések Az itt nem szereplő kérdéseket küldje el a és hamarosan válaszolunk rá!

1. DVNAV letöltése és telepítése

Regisztrációs segédlet A roma közösségekben dolgozó védőnők. munkafeltételeinek javítása elnevezésű norvég projekt keretében

GLS címke kezelő bővítmény GLS online-hoz

SZOLGÁLTATÓI NYILVÁNTARTÁS MŰKENG RENDSZER FELHASZNÁLÓI LEÍRÁSA (ELEKTRONIKUS KÉRELEM BEADÁS FENNTARTÓI E- KÉPVISELŐK)

Elektromos gépkocsi vásárlás támogatása Pályázati kiírás pályázói segédlete

Felhasználói kézikönyv

DRÉN & VALNER SZOFTVER KFT 4031 Debrecen, Egyetem sugárút 11/a. 1/5. 52/ , 52/ , 30/

On-line képzési program nyilvántartás

SZERZŐDÉS AZ EMIR 9. CIKKE SZERINTI ADATOK KERESKEDÉSI ADATTÁR FELÉ TÖRTÉNŐ TOVÁBBÍTÁSÁRA ALAPKEZELŐK RÉSZÉRE

Ellenőrző keretprogram (eesztconnect.exe)

FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

Új Nemzedék Központ. EFOP pályázatok online beszámoló felülete. Felhasználói útmutató

TERC V.I.P. hardverkulcs regisztráció

Webes étkezés rendelés felhasználói kézikönyv

NAV tájékoztató honlap a tesztelésről:

Felhasználói segédlet a Scopus adatbázis használatához

Az Értesítési tárhely. etananyag

TÁJÉKOZTATÓ az OTH Szakrendszeri Információs Rendszerbe (OSZIR) történő regisztráció és belépés menetéről belföldi partner nevében

e-szignó Online e-kézbesítés Végrehajtási Rendszerekhez

MÉRY Android Alkalmazás

Az autorizáció részletes leírása

Felhasználói útmutató EUREST KFT. SEMMELWEIS EGYETEM GYAKORLÓ ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS GIMNÁZIUM,

Kormányzati Elektronikus Aláíró és Aláírás-ellenőrző Szoftver

Felhasználói segédlet a Scopus adatbázis használatához

DimNAV számlabeolvasó program

API tervezése mobil környezetbe. gyakorlat

Microsec Számítástechnikai Fejlesztő zrt. Microsec web-szignó. Felhasználói útmutató. ver Budapest, július 06.

Útmutató parkolás indításához és leállításához

Elektromos gépkocsi vásárlás támogatása Pályázati kiírás pályázói segédlete

Aranykor Önkéntes Nyugdíjpénztár Partner Portál

KIR-STAT 2017 pedagógus adatok feltöltése KIR SZNY elemi adatok alapján Felhasználói útmutató (v.2)

Átírás:

SAP NAV Online Számla Plugin Felhasználói Kézikönyv SYSTEMFOX CONSULTING KFT. 2018.06.29. Verzió: 20180629.000

Contents Általános ismertető... 2 NAV Online Számla Plugin... 2 Jogszabályi háttér... 3 Felügyeleti eszközök... 4 A Cockpit elindítása... 4 Cockpit használata... 5 A Szoftver funkciói, működése röviden... 7 A Szoftver automatikus működése... 7 A Szoftver manuálisan is elvégezhető funkciói... 8 A Szoftver csak manuálisan végezhető funkciói... 8 Számla adatok FI bizonylat... 10 Számla adatok SD modul... 10 Üzenetek... 11 NAV kommunikációs adatok... 12 Fontos megjegyzés... 13 Részletes folyamat leírás... 13 A számla státuszai... 14 Funkciók és számlakezelési folyamat... 15 GYIK... 20 Hogyan ellenőrizhetem, hogy a számlát feltöltötte e a Szoftver a NAV-hoz?... 20 Mivel tudom alátámasztani a NAV-nál, hogy egy számlát beküldtem?... 20 Mit tegyek, ha nem találok egy számlát az invoice queban?... 20 Miért nem kapja meg a NAV a számláimat?... 21 További segítség... 21 A MELLÉKLET... 22 Általános ismertető NAV Online Számla Plugin A SystemFox Consulting Kft. által kifejlesztett SAP NAV Online Számla Plugin (Szoftver) célja, hogy az SAP rendszert használó ügyfél által kiállított, a beállított értékhatár feletti ÁFA tartalmú számlákat a Szoftver 2. oldal

automatikusan eljuttassa a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz (NAV), és tájékoztassa az ügyfelet az elküldött számlák állapotáról. Az ügyfelek így teljesítik a NAV 2018. július 1-től hatályos előírásait, azaz a számláikat SAP rendszerükből (SAP) automatikusan, azonnal, elektronikus úton eljuttathatják a NAV-hoz. A Szoftver önműködő, hiba esetén email üzenetet küld, azonban felhasználói felügyeletet igényel. A felhasználók a működését az interaktív felhasználói felület, a Cockpit 1 (2. ábra Cockpit kezdőoldal, 3. ábra Cockpit főoldal) segítségével ellenőrizhetik, szükség esetén (pl.: NAV oldali hiba, be nem fogadott számla ) itt tudnak beavatkozni az automata számlafeltöltési folyamatba, illetve szükség esetén itt elvégezhetők az automatikus számlaműveletek manuálisan is. A manuálisan is elvégezhető funkciókat fejezetben mutatjuk be. Jogszabályi háttér Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény X. számlázásról szóló fejezetének változásai miatt 2018. július 1-jétől kötelező adatot szolgáltatni a legalább 100 ezer forint áthárított áfát tartalmazó, belföldi általános forgalmi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlákról. A kibocsátott számlák és számlával egy tekintet alá eső okiratok adataira vonatkozó adatszolgáltatás 2018. július 1-jétől a kiállítás után, rövid időn belül, elektronikusan teljesítendő. Számlázó programmal történő számlázás esetén a számlaadatokat a számlázó programból azonnal, a számla elkészülése után rögtön továbbítani kell a NAV-hoz. További, részletes információ: https://www.nav.gov.hu/nav/onlineszamla 1 SAP tranzakció: /SFCL/NAV_COCKPIT 3. oldal

Felügyeleti eszközök A felhasználó a Szoftver automatikus működése során egyrészt a rendszerbeállításoknak megfelelő email üzeneteket kap, másrészt a Cockpit segítségével ellenőrizheti a feldolgozási folyamatot, eseményeket. Szükség esetén manuálisan is beavatkozhat a Cockpit-ban. A Cockpit elindítása A Cockpit a /SFCL/NAV_COCKPIT SAP tranzakcióval indítható. 2 1. ábra 2. ábra Cockpit kezdőoldal A Cockpit-ban megjelenítendő adattartalom a szelekciós képernyő segítségével szűkíthető. 2 A Cockpitot parancssorból indítva a /n/sfcl/nav_cockpit kifejezést kell begépelni. 4. oldal

ikonnal tovább lépve a Cockpit főoldalára jutunk, ahol minden részletre kiterjedően követhető a számlatovábbítási folyamat. Cockpit használata 3. ábra Cockpit főoldal Az SAP-ban kiállított számlák automatikusan a számla listába (Invoice Queue) kerülnek, és ezek adatai a kiállítást követően megtekinthetők az azt megjelenítő Cockpit főoldalán. A jelentésre kötelezett vállalatok összes számlája regisztrálásra kerül az Invoice Queue-ban, függetlenül attól, hogy a számla ÁFA tartalma alapján be kell e azt küldeni a NAV-hoz. Ez lehetőséget ad arra, hogy a felhasználó a folytonos sorszámozás alapján ellenőrizze, hogy a számlák hiánytalanul szerepelnek e az Invoice Queue-ban. A Cockpitban látható: számlák azonosító adatai 1. Váll.: SAP Vállalat kód, 2. Szlaszám: Számlaszám (kiadott számlán), 3. Szlaszám Hivatkozott szla. száma, 4. ÁFA kör: ÁFA kör, 5. Bizl.szám: SAP FI dokumentum száma, 6. Gazd. év: számla gazdasági éve, 7. Számla: SAP SD dokumentum száma, 8. Modul: a feldolgozott dokumentum SAP forrás modul 4. ábra 5. oldal

az egyes számlák aktuális állapota (Számla státusz jele, kódja, neve) 5. ábra A feltöltéskor kapott NAV Tranzakciós ID, és az aktuális feltöltésen belül a számla sorszáma (LineNo v. Tétel) Lehetőség van a feltöltéskor egyszerre több számla feltöltésére is egyetlen NAV Tranzakciós ID használatával. 6. ábra számla főbb adatai 1. Vevő: Vevő azonosító 2. 1. név: Vevő neve 3. Számladátum: Számla kiállításának dátuma 4. ÁFA-azonos: Számlát kiállító cég adószáma 5. VAT Cust: Vevő adószáma 6. Összeg: Nettó számlaösszeg 7. Adóösszeg: Számlán szereplő ÁFA összege a bizonylati pénznemben 8. Pénznem: Bizonylati pénznem 9. Adóösszeg: Számlán szereplő ÁFA összege jelentési pénznemben 10. jel.pénznem: Jelentési pénznem 7. ábra egyéb adatok 1. Létrehozta: Számlát létrehozó felhasználóneve 2. Dátum: számla könyvelési dátuma 6. oldal

3. Időpont: számla könyvelési időpontja 4. Művelet: Számla jellege (Create - számla, Modify helyesbítő számla, Storno Sztornó) 5. Műv.: Számla jellegének leírása 6. Átsz.árf.: a bizonylati pénznem és jelentési pénznem árfolyama 7. Időpont: számla státusz utolsó módosítási időpontja az Invoice Queue-ban 8. Mód.: számla státusz utolsó módosítási dátuma az Invoice Queue-ban 9. Módosította: számla státuszát az Invoice Queue-ban utoljára a Szoftverben módosító felhasználóneve 8. ábra A Cockpitban látható adatok az egyes számlák könnyebb azonosítását szolgálják. A Szoftver a NAV-nak az XML formátumba összegyűjtött adatokat küldi el. A Szoftver funkciói, működése röviden Jelen fejezet a működés gyors áttekintéséhez, megértéséhez nyújt segítséget. Alaposabb, a részletes megértést segítő magyarázat található a Részletes folyamat leírás című fejezetben. Korábban már említettük, hogy a szoftver automatikusan működik, de néhány automatikus funkció manuálisan is elvégezhető, illetve vannak a megértést és hibakeresést segítő, manuális funkciói is. A Szoftver automatikus működése 1. A Szoftver a számla kiálltást követően összegyűjti a NAV-hoz feltöltendő adatokat az érintett SAP táblákból. (Collector/Mapper funkció) 2. Összegezi azokat NAV XML (NAV előírás) formátumba. (Collector/Mapper funkció) 3. Regisztrálja az összegyűjtött adatokat az Invoice Queue-ba. (Collector/Mapper funkció) 4. Megvizsgálja, hogy azokat az a. ÁFA tartalmuk, b. előzményeik és a c. vevő adószáma alapján be kell e küldeni a NAV-hoz. (Evaluate funkció) 5. A beküldendő számla adatokat titkosítja. 6. A titkosított adatokat beküldi a NAV Online Számla rendszerébe. (Submit funkció) 7. Ellenőrzi, hogy a beküldött számlákat a NAV befogadta e. Ez szinkron folyamat, azaz azonnali visszajelzés érkezik az adatok befogadásáról. A befogadás nem egyezik meg az elfogadással! (Submit funkció) 7. oldal

8. Később ellenőrzi, hogy a NAV a feldolgozás és ellenőrzés után a beküldött számlákat elfogadta- e. Ez aszinkron folyamat, mivel a NAV nem vállal határidőt a számlák feldolgozására és elfogadására. A NAV ügyfél köteles a számlák elfogadását is ellenőrizni. Az NAV ügyfél jogszabályi kötelezettsége csak a számla elfogadásával számít teljesítettnek. (Get Status funkció) 9. A fenti folyamatokat a Szoftver folyamatosan ellenőrzi, és hiba esetén jelez, illetve ha a hiba beavatkozást igényel, emailben értesíti a Cockpit-ban beállított személyeket. A Szoftver manuálisan is elvégezhető funkciói Ezek a funkciók automatikusak, de szükség esetén manuálisan is elvégezhetőek a Cockpit funkciógombjai segítségével. A magyarázatok mellett a Cockpit funkciógomb látható. A. Evaluate funkció: előző fejezet 4. pontjában felsorolt funkció. gombbal indítható. B. Submit funkció: előző fejezet 6-7. pontjában felsorolt funkciók. gombbal indítható. C. Get Status funkció: előző fejezet 8. pontjában felsorolt funkciók. gombbal indítható. A Szoftver csak manuálisan végezhető funkciói E funkciók célja az ellenőrzés és a hibajavítás. Ugyancsak a Cockpit magyarázat mellett látható funkciógombjai segítségével indíthatóak. A manuális funkciók indítását a háttérben esetlegesen éppen futó automatikus folyamatok blokkolhatják. A. A Szoftver által a számlaadatokból generált NAV XML adatok láthatóak az gomb megnyomásával. B. A számlával kapcsolatos üzenetek ellenőrizhetők a gombra kattintva. Erről a funkcióról részletesen az Üzenetek című fejezetben olvashat. C. A Frissítés gomb a Cockpit-ban látható Invoice Queue adatainak aktualizálására szolgál. Erre akkor van szükség, ha változott pl. a számla státusza egy automatikus folyamat hatására, és ez nem jelent meg az Invoice Queue-ban. 8. oldal

D. Lehetőség van a már részben feldolgozott számla manuális újrafeldolgozására, ha a számla kijelölését követően megnyomjuk a gombot. E. A számlával kapcsolatos NAV kommunikáció ellenőrzésére a gomb való. Részleteket talál a NAV kommunikációs adatok fejezetben. F. Amennyiben szükség van a NAV által már befogadott számla adatainak javítására (maga a kiállított számla helyes, azonban a róla teljesített adatszolgáltatás a helytelen), a korábbi adatszolgáltatás technikai érvénytelenítése a gombbal kezdeményezhető. 3 A technikai érvénytelenítést manuálisan is el kell végezni a NAV webes felületén (bejelentkezés számlát kiállító cég kiválasztása (piros gomb) Nyilatkozatok Adatszolgáltatás érvénytelenítése). A javított számlaadat beküldésének a feltétele a NAV weboldalon és a Szoftverben is elvégzett technikai érvénytelenítés. G. Ha egy számlát az Evaluation funkció nem minősít NAV-hoz beküldendőnek, azonban mégis be szeretné küldeni, ezt a gomb megnyomásával teheti meg. H. Műszaki hiba esetén a számlák manuálisan is beküldhetők a NAV-hoz a NAV webes felületén. A manuálisan beküldött számlákat a jelölni. (Státusza: 85 Manually reported to NAV) gomb segítségével lehet a Szoftverben 3 Kizárólag szoftverhiba miatt hibás esetén használható! 9. oldal

Számla adatok FI bizonylat Az egyes számlák FI bizonylata a Cockpit felületen is megnyitható. A számla FI bizonylat számára (DocumentNo) duplán kattintva megjelennek a részletes adatok. (FB03 tranzakció). 9. ábra Számla adatok SD modul Az egyes számlák SD bizonylata a Cockpit felületen is megnyitható. A számla SD bizonylat számára (Billin Doc.) duplán kattintva megjelennek a részletes adatok. (VF03 tranzakció). 10. ábra 10. oldal

11. ábra Üzenetek A Szoftver számla feldolgozása során keletketett üzenetei a Cockpitban a vizsgált számla kiválasztása után, Messages gombbal érhetőek el. 12. ábra A megnyíló ablakban az üzenetre kattintva további részletek jelennek meg, amelyek segítenek a számlafeldolgozás és beküldés folyamatának nyomon követésében. A Szoftver a fontosabb üzenetekről email vagy rendszerüzenetet küldhet. Az ilyen üzenetek és az értesítendő felhasználók körét az adminisztrátor tudja testre szabni. 11. oldal

13. ábra NAV kommunikációs adatok A számla állapotával illetve a számla kapcsán létrejött NAV kommunikációval kapcsolatos részletes adatok a vizsgált számla kiválasztása után, a Cockpit Communication gombjával érhetőek el. 14. ábra A megjelenő ablakban látható adatok: 1. Method Type Text: NAV kommunikáció típusa. (Az A Mellékletben látható folyamatábrán a kék felhővel jelölve) Ez lehet: a. Token Exchange (token kérés és válasz a felhasználó azonosítására, titkosításhoz) b. Manage Invoice (számla beküldés) c. Query Invoice Status (beküldött számla elfogadásának ellenőrzése) 2. RequestID: A Szoftver kommunikációs esemény azonosítója 3. Status: A kommunikációs kérés állapota, ami lehet: a. C: Created - Létrejött b. R: Running folyamatban lévő c. P: Processed - feldolgozott d. X: Cancelled - felhagyott 12. oldal

4. CoCd: Company code az SAP-ban. 5. Request_ID: SAP kimenő kérés azonosítója. 6. Method Type: u.a., mint Method Type Text rövid változat 7. Annulment: X, ha a kommunikáció célja a számla annulálása (NAV által elfogadott számla javítása). 8. Kérés és Válasz küldési ideje és dátuma. 15. ábra 9. RequestID: Hivatkozás az előző kommunikációs eseményre. 10. Transaction ID: NAV Tranzakciós ID. Fontos azonosító, mivel a NAV ezzel azonosítja a számla beküldési folyamatot. 11. HTTPStaus: A HTTP kommunikáció utolsó állapota 12. NAV User name: A NAV kommunikáció során bejelentkező NAV felhasználó. 13. DateTime NAV: NAV időbélyeg. 14. Func Code and Errore code: Hibaüzenetek. 15. ID: XML számla adat, amit a Szoftver a NAV-hoz beküld ill. visszaigazolnak. A mezőbe kattintva láthatóak az XML adatok. 16. Invoice NO: Számlaszám. 16. ábra Fontos megjegyzés A számlák helyes feltöltésének, NAV oldali befogadásának, és a Szoftver hibamentes működésének rendszeres (napi) ellenőrzése a felhasználó feladata és felelőssége! Speciális esetekben (beküldött számla adatainak javítása, NAV online rendszer átmenti leállása) a felhasználónak a NAV Online Számla rendszer internetes oldalát is használnia kell. Erről, a rendszer kézi és Szoftverrel történő eléréséről, az esetleges változásokról tájékozódjon a https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/ oldalon. Részletes folyamat leírás A Szoftver működését leíró teljes folyamatábra az A Mellékletben található. Itt részletekben, magyarázatokkal mutatjuk be. 13. oldal

A számla státuszai A Szoftver a számlák aktuális állapotát Státusz Kódokkal (Status Code) azonosítja. Mielőtt a számla Státusz Kódja megváltozik, a Szoftver ellenőrzi, hogy a következő státusz létezik e a Státusz Táblában 4 : 17. ábra Státusz Kódok 4 Státusz tábla: Cockpit -> Environment (SAP menü) -> Settings -> Invoice Status 14. oldal

Létező tervezett státusz esetén pedig, megvizsgálja, hogy a tervezett státuszváltás Státuszváltások Táblában 5 engedélyezett e. 18. ábra Funkciók és számlakezelési folyamat 1. A folyamat az SAP-ban indul a korábban megszokott módon a számla kiállításával (Státusz kód 00 vagy, azaz üres), amelyet a szoftver a folyamatosan futó Collector/Mapper funkció segítségével ismer fel, alakít át a NAV XML formátumba 6, és ad hozzá a Számla Listához (Invoice Queue) 7. A Collector/Mapper a számla Státusz Kódját így változtatja: 10 Registered: sikeres feldolgozás 05 - Registration Error: hibás feldolgozás az SAP számla NAV XML-be konvertálása során 5 SAP tábla: /SFCL/STATUS_MAT 6 Részletek: https://www.nav.gov.hu/nav/onlineszamla/technikaiinformaciok 7 SAP tábla: /SFCL/INVOICEQ 15. oldal

19. ábra - Folyamatábra 1. rész 2. A következő lépésben az Evaluation funkció segítségével a Szoftver megvizsgálja a Számla Listába feltöltött számlákat el kell e küldeni a NAV-hoz. A döntésnél a következőket veszi figyelembe: 2.1. a számlán megjelölt vevőnek van e magyar adószáma (a regisztrált adószámok formátumának ellenőrzése), 2.2. van e a számlának NAV-hoz feltöltött előzménye (helyesbítő és sztornó számlák esetében), 2.3. a számla ÁFA tartalma eléri e a feltöltéshez előírt limitet 8 (alap esetben 100.000 Ft-ot). Az Evaluation funkció a számla Státusz Kódját így változtatja: 20 Reportable: a NAV-hoz beküldendő számla 90 Not Relevant for Reporting (Non Reportable): a számlát nem kell beküldeni a NAV-hoz. Nincs vele több teendő. 15 Evaluation Error: Feldolgozási hiba a beküldési feltételek ellenőrzésénél 8 SAP tábla: /SFCL/CS01V, SAP, Data Element: RVARI_VNAM 16. oldal

20. ábra - Folyamatábra 2. rész 3. Ezután a NAV-hoz beküldendő számlákat (20 Reportable) és a korábban Kommunikációs hiba miatt fel nem töltött számlákat (25 - Communication Error) a Post funkció küldi tovább a Proxy Manage Invoice funkciónak. A Post funkció a számla Státusz Kódját így változtatja: 30 Posting: NAV-hoz küldhető 21. ábra - Folyamatábra 3. rész 4. A továbbításra kijelölt számlák (30- Posting) NAV-hoz küldéséről a Proxy Manage Invoice funkció gondoskodik. Ez először meghívja a Proxy Token Exchange funkciót, amely a NAV szerverrel kommunikálva (NAV TOKENEXCHANGE standard NAV hívás) beszerzi a kommunikáció titkosításához szükséges tokent, majd a kapott token, és a NAV felhasználói adatok (feh. név, jelszó) segítségével (NAV MANAGEINVOICE standard szinkron NAV hívás) beküldi a számlát a NAV-hoz. Válaszul a Szoftver azonnal (!) kap egy NAV Tranzakciós ID-t, amellyel azonosítható a számla feltöltése. 17. oldal

A Proxy Manage Invoice funkció a számla Státusz Kódját így változtatja: 50 Reported to NAV: számla a NAV-hoz beküldve. 25 Communication error: a beküldés kommunikációs hiba miatt meghiúsult. A Post funkció ismét tovább fogja küldieni a Proxy Manage Invoice funkciónak a számlát. 22. ábra - Folyamatábra 4. rész 5. A beküldött számlák (50 Reported to NAV) és a befogadott, de elfogadásról visszaigazolással nem rendelkező számlák (55 Status Query Technical Error) elfogadásának ellenőrzését az Invoice GetStatus funkció indítja és a Proxy GetStatus funkció a NAV szerverrel kommunikálva (NAV GETSTATUS standard NAV hívás) végzi el. A NAV a kapott számlákat folyamatosan, de nem azonnal ellenőrzi. A Szoftver folyamatosan próbálkozik a számlák állapotának lekérdezésével a NAV-nál. A Proxy Proxy GetStatus funkció a számla Státusz Kódját így változtatja: 80 Confirmed by NAV: A számlát a NAV elfogadta, nincs vele további teendő. 60 NAV Aborted due to Errors (in content): A számlát a NAV tartalmi okok miatt visszautasította, javítani kell. 18. oldal

23. ábra - Folyamatábra 5. rész 6. A feldolgozás során tartalmilag hibásnak bizonyult számlákat javítani kell: 05 Registration Error: hibás feldolgozás az SAP számla NAV XML-be konvertálása során 15 Evaluation Error: Feldolgozási hiba az ÁFA tartalom ellenőrzésénél 60 NAV Aborted due to Errors (in content): A számlát a NAV tartalmi okok miatt visszautasította. 6.1. Amennyiben a hiba javítható az SAP-ban, javított számla ismét feldolgozásra küldhető A Szoftver manuálisan is elvégezhető funkciói című fejezetben részletezett Re-registration manuális funkcióval, ami a számla Státusz Kódját így változtatja: 00 Registered: feldolgozandó számla Ha a számlát nem lehet, vagy nem tudja SAP-ban javítani, azonnal keresse meg a rendszeradminisztrátort! 6.2. Ha a szoftver egy számla beküldését nem tartja szükségesnek, azonban mégis szeretné beküldeni, akkor azt a A Szoftver csak manuálisan végezhető funkciói című fejezetben részletezett, Report Anyway manuális funkcióval teheti meg, ami a számla Státusz Kódját így változtatja: 20 Reportable: a NAV-hoz beküldendő számla 15 Evaluation Error: Feldolgozási hiba a beküldési feltételek ellenőrzésénél 19. oldal

6.3. Amennyiben egy számlát nem tud automatikusan benyújtani, a NAV online felületén köteles ezt megtenni manuálisan. A manualisan feltöltött számlákat az Invoice Queue-ban a A Szoftver csak manuálisan végezhető funkciói fejezetben részletezett, Manually Reported manuális funkcióval jelölheti, ami a számla Státusz Kódját így változtatja: 85 Manually reported to NAV: manuálisan beküldve a NAV-hoz. 7. A NAV által befogadott, elfogadott, de utólag mégis módosításra szoruló számlák visszahívhatók, majd ismét beküldhetők. Az elfogadott számla a Szoftver A Szoftver funkciói, működése röviden fejezetben részletezett Technical Annulment manuális funkcióval hívható vissza. Javítás után a korábban részletezett módszerekkel küldhető be ismét. GYIK Hogyan ellenőrizhetem, hogy a számlát feltöltötte e a Szoftver a NAV-hoz? A Cockpit -> Invoice Queue -> Status Text oszlop -> Comfirmed by NAV statuszú a feltöltött számla. A feltöltött számla Státusz Kódja 80 Confiremd by NAV. Amennyiben eltérő státuszt talál, nyomja meg a Frissítés gombot. Ha a státusz továbbra is eltérő, 1. ellenőrizze a NAV kommunikációt a számláról a NAV kommunikációs adatok fejezetben leírtak szerint, és 2. nézze meg a számla feldolgozása során keletkezett üzeneteket az Üzenetek fejezetben leírtak szerint, 3. Ellenőrizze a NAV online felületén az Invoice Queue-ban látható Transaction ID segítségével, hogy a NAV megkapta e a számlát. Mivel tudom alátámasztani a NAV-nál, hogy egy számlát beküldtem? A NAV a számla adatszolgáltatást a Tranzakciós ID-val (Transaction ID) azonosítja. Erre hivatkozva a jóváhagyott Query Invoice Status kommunikáció (számla elfogadás) adatai bizonyítják az elfogadást. Ezek az adatok és az elfogadott számla XML fájlja is megtekinthető a NAV kommunikációs adatok fejezetben leírtak szerint. A NAV Online felületén ugyancsak látható a feltöltött számlák állapota. Mit tegyek, ha nem találok egy számlát az invoice queban? Frissítsen, és ellenőrizze ismét a Cockpit-ban az Invoice Queue-t. Az Invoice Queue-ból a számlák nem törlődnek. Ha a számla nincs az Invoice Queue-ban, ellnörizze hogy létrejött e a számla az SAP FI vagy SD moduljában. Ha a számla az SAP modulokban létrejött, de az Invoice Queue-ban nem látható, akkor a Collector / Mapper funkció még nem regisztrálta a számlát. Ez esetben haladéktalanul kérjen rendszeradminisztrátori segítséget. 20. oldal

Miért nem kapja meg a NAV a számláimat? Kérjük, ellenőrizze a NAV szerver rendelkezésre állását a www.vanenav.hu web oldalon. Amennyiben a NAV szerver minden szolgáltatása üzemel, és azok válaszideje elfogadhat, forduljon a rendszer adminisztrátorhoz. További segítség Amennyiben további segítségre van szüksége, kérjük: 1. Nyisson egy új ticketet a support.systemfox.com weboldalon, vagy 2. írjon emailt a support@systemfox.com címre. 21. oldal

A MELLÉKLET A Szoftver működését leíró folyamatábra. A MELLÉKLET