Az ügyiratkezelés alapjai
Az iratkezelés szabályozásának kialakulása hazánkban Hazánkban III. Béla 1181. évi oklevelében rendelte el az ügyek írásba foglalásának szükségességét Amiképpen meghalnak az emberek, megy feledésbe tetteik emléke. Ezért szükséges, hogy ami az utódok feledékenysége következtében kitörlődnék, az az írás segítségével éledjen fel. Az iratok megőrzésével először 1528-tól találkozunk: a kiküldött levelek, rendelkezések stb. fogalmazványait időrendi sorozatban őrizték meg. 18. század második fele: bevezették az iktatást>elkezdődött az iratkezelés központi szabályzása
Iktatási módszerek: Sorszámos iktatás: minden beérkező irat sorszámot kapott, s ugyanezt az iktatószámot viselte a levélre adott válasz is. A lerakás rendje is ezt követte. Alapszámos iktatás: az egy ügyben keletkezett iratok összetartására. Az alapszámot az ügyirathoz tartozó minden iktatott iraton fel kell tüntetni. 1.Változatlan- és a 2. változó alapszámrendszer 1. Az ügyirat újabb darabjait mindig az első iktatószámhoz szerelték 2. Az alapszám az ügynek az utolsó évében keletkezett első, olykor az utolsó iktatószáma; a nyomon követést sorkönyv segíti Tárgyi csoportokba felosztott: kútfők 1850-ben (Bach-korszak) hivatalos ügykezelési utasítás: irattári terv összeállítása
Alapszámos iktatási mód továbbfejlesztése Változatlan alapszámos iktatás: az alapszámot kapta az azonos ügyben keletkező vmennyi irat, akárhány évig húzódó ügynél is; előnye az állandóság; hátránya a visszakeresés nehézsége a megelőző évfolyamokban Évenként megújuló alapszámos iktatás: csak az egy évben keletkezettek futottak közös számon Előrehaladó alapszámos iktatás: az irat mindig a legutolsó iktatószámra került, gyakorlati szempontból hasznos Még két új rendszer a 20. sz. első évtizedeiben, a csatolások és így az irattári sorkönyvek nehézkes vezetésének kiküszöbölésére: Alapszámos: az eredetihez képest új benne az alszámos iktatási módszer, az első iratváltás után a többi az iktatószám alszámaira kerül, a közigazgatásban a legelterjedtebb Főlajstromszámos iktatás: Az ügy kap főlajstromszámot, majd valamennyi keletkezett irat alszámot.
Közigazgatási számrendszer (1949-51): strukturális elv, 12 minisztérium 10 osztályba sorolva, négytagú jelzőszámmal (osztály, alosztály, ügycsoport az utolsó két szám) Csoportszámos iratkezelési rendszer (1952-56) : tárgyi, funkcionális elv, 10 főcsoport, 10 csoport, 10 alcsoport. Nehézkes visszakeresés, szakképzetlen ügyintézők.
Az iktatási módok A hivatali intézmények, szervezetek az iratok nyilvántartására többféle rendszert is alkalmazhatnak. Arra kell törekedniük, hogy a helyi sajátosságaikhoz mérten, a szervezet tevékenységéhez, iratkezeléséhez legjobban igazodót válasszák ki. A kiválasztott iktatási rendszer fajtáját, annak alkalmazási szabályait az Iratkezelési szabályzatban is rögzíteni kell. A leggyakrabban használt iktatási rendszerek a mai gyakorlatban: alszámos iktatás, folyó sorszámos vagy kronologikus iktatás, elektronikus iktatás. Az alszámos iktatási rendszert sorszámos-alszámos rendszernek is szokták nevezni.
Alszámos iktatási rendszer Sorszámos-alszámos rendszernek is szokták nevezni a felépítéséből adódóan. Minden kezdő irat folyó sorszámot kap (1-től folyamatosan növekvő), minden további kapcsolódó irat úgynevezett alszámot. Iktatásnál először az első iratnak megadjuk az ügyszámát, pl. 58. Ezzel a számmal kísérjük végig az ügyhöz kapcsolódó minden olyan iratot, amely az elintézés érdekében keletkezik. A keletkezett iratok az ügyszám mögött kapnak alszámot. Az alszámok alapján nyomon követhető az iratok sorrendje, az ügyintézés menete. Pl. ha az előző irat 58-as ügyszámot kapott és az ügy elintézése érdekében keletkezett 5 db irat, akkor az iktatószámok a következők lesznek: 58/01, 58/02, 58/03, 58/04, 58/05.
Alszámos iktatás
Folyó sorszámos/kronologikus és elektronikus iktatás Minden irat a következő folyó sorszámot kapja évről évre elölről kezdődően. Az egy ügyhöz érkezett iratok így külön iktatószámon vannak nyilvántartva. Pl: 43/2003., 44/2003., 45/2003. (a törtvonal után a beérkezés évszámát kell feltüntetni). Az elektronikus iktatást nagyobb szervezeti egységeknél célszerű alkalmazni. Ebben az esetben számítógépes szoftver segítségével veszik nyilvántartásba az iratokat. Manapság nagyok sok elektronikus nyilvántartó program van forgalomban. Ezeknek a szoftvereknek az a jellemzője, hogy vonalkódot alkalmaznak az iratok nyilvántartására, s az iratokra ragasztott kód segítségével azonosítják az iratokat.
Sorszámos iktatás
A levéltári anyagok védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet szinte egészen napjainkig meghatározta az iratkezelési problémák megoldását, mert a védelem a levéltári anyagra annak keletkezési idejétől, őrzési helyétől és tulajdonosától függetlenül kiterjedt.
Az 1995. évi LXVI. törvény már nem ad ilyen részletes útmutatást, segítséget az iratkezelés szabályozásához, ugyanakkor törvényi kötelezettséggé teszi a szervesen összetartozó iratok egységének, illetve eredeti rendjének megőrzését, valamint a szervek tulajdonában lévő levéltári anyag megóvását.
Iratkezelés napjainkban A jelenleg hatályos: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény Folyamatosan módosították. A módosította a jogszabály az irat fogalmát, kibővítette az elektronikus, mágneses adathordozókon tárolt információkkal, adat-együttesekkel. Az irattári anyag fogalmát a törvény a korábbinál általánosabban határozza meg, az irattárak esetében pedig az elektronikus tároló helyekről is rendelkezik. Az új rendelkezés megváltoztatta az iratkezelési szabályzatok kiadásának rendjét, és intézkedett az elektronikus iratkezelés egyes kérdéseivel kapcsolatban is. Az utóbbi vonatkozásában a törvény írja elő, hogy a szervek kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhatnak, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, tanúsítvánnyal rendelkezik.
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei (KEIR) A levéltári törvényben kapott felhatalmazás alapján a Kormány a 335/2005. (XII. 29.) Korm. számú rendeletben határozta meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit (rövidítése: KEIR). A rendelkezés a papír alapú és az elektronikus iratkezelést egyaránt szabályozza. A jogszabály első része értelmező rendelkezéseket tartalmaz, majd foglalkozik az iratkezelés szerven belüli felügyeletével, az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek kiadásának menetével, valamint részletesen foglalkozik az iratkezelés folyamataival is.
A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) 2006. január 1-től a központi közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai ellenőrzésére a Belügyminisztériumon belül (2006. júniusától: Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium) létrejött a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF). A KIF feladatköre széleskörű. Az önkormányzati és területfejlesztési miniszter e feladatkörében a közfeladatokat ellátó szervek egészére kiterjedően összehangolja az elektronikus iratkezelés és ügyintézés folyamatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását. A miniszter a minősített iratok kivételével a köziratok kezelésének szakmai irányításáért való felelőssége körében ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a központi államigazgatási szerveknél.
Az iktató, iratkezelési szoftverek A tanúsítvánnyal rendelkező programok alkalmazását jogszabály írja elő Követelmény az iktatás folyamatosságának biztosítása Rögzítés során legyen az irat az iktatókönyvbe írható, az előírt metaadatok (strukturált információ, mely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át) köre automatikusan vagy manuális módon társítható a rögzített iraton. Téves iktatás esetén lehetővé kell tenni az iratok sztornózását, vagy újbóli iktatását, az eredeti információk megmaradása mellett. A szoftver rendelkezzen az iratok nyomon követéséhez szükséges funkcióval, biztosítsa a keresési funkciók széles választékát Gondoskodni kell az adatok manuális vagy automatikus mentését és helyreállítását szolgáló eljárásokról is. A szoftveren belül egy meg nem változtatható eseménynaplót kell vezetni, amely képes rögzíteni és tárolni az elektronikus iratokkal, ügyiratokkal, iktatókönyvekkel kapcsolatos változtatásokat, a műveletet végző (elrendelő) nevének és az időpontnak a feltüntetésével
Egy tanúsított iratkezelő szoftver jogszabályi követelményei: 12/2005.(X.27.) IHM rendelet - az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól 195/2005.(IX.22.) Korm. rendelet - az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról 194/2005.(IX. 22.) Korm. rendelet - az elektronikus aláírásokra vonatkozó követelményekről 193/2005.(IX.22.) Korm. rendelet - az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 2005. évi XC. törvény - az elektronikus információszabadságról 2004. évi CXL. törvény - a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól 1995. évi LXVI. - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM- NKÖM együttes rendelet - a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről
Az ügyiratkezelés alapfogalmai Adminisztráció: Ügyintézést, ügykezelést, a dolgok elintézését, kérdések megoldását, célszerű cselekvést jelent. De mindez csak akkor nevezhető adminisztrációnak, ha túllép az egyén, illetve a család, tehát a vérségi kötelék érdekkörén. Az adminisztráció több emberből álló szervezett egységet tételez fel. Ebből pedig következik a szervezet szükségessége. Több ember együttes cselekvése célszerű szervezet nélkül nem lehetséges.
érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben;
Beadvány: valamely szervhez valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad.
Érkeztetőszám: egyedi azonosító szám, amelyet az érkeztetésnél kap a beadvány, célja hogy a beadvány az iktatásig egyértelműen beazonosítható maradjon;
Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele
irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adat- együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;
ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;
iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;
iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
kapcsolatos irat: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása, mindkét irat az eredeti helyén marad, nincs szerelés;
szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (előés utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;
átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
Átadás IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV szerv megnevezése Ikt. szám: Készült:... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) Átadó:... (átadó szerv megnevezése)... (átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvevő:... (átvevő szerv megnevezése)... (átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvétel tárgyát képező iratanyag:... (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése) Az átadás-átvétel indoklása:......... k.m.f........ átadó átvevő Melléklet: lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. Átvevő 1 pld. Átadó 1 pld. Irattár Az átadás-átvétel iratjegyzék melléklete az átadási egységek szintjén készül: lehet tételszintű, raktári egységszintű, és darabszintű. Az átadási szint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadó és átvevő felelőssége az átadási egységek szintjéig terjed. Pl. Levéltári átadás esetén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmeneti irattárból a központi irattárba tételszinten történik az átadás; az ügyintézők hivatal átadása esetén darabszinten szükséges az átadás.
továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;
szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;
előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos tartalmi és formai információkat, adatokat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz. Az előadói ív két vagy több lapból állhat.
előadóiív
kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;
másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.
másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;
mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható;
melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
kiadmányozás: külső szervhez vagy személyhez küldendő kiadmány hitelesítése, aláírása;
kiadmány: külső szervhez vagy személyhez küldendő irat;
Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus irat.
Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.
Levéltár (Ltv.-ből átvéve): a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Az archívum szó irattárat és levéltárat jelent.
Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merevlemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja.
Szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.
Szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.
Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.
Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.
Összefoglaló kérdések: Mikor vezették be hazánkban az iktatást? Mi a változatlan alapszámos iktatás előnye és hátránya? Milyen iratkezelési szoftver használatát írja elő a törvény a különböző szervek számára? Mik a követelmények ezzel kapcsolatban? Mi a rövidítése a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeinek? Mire terjed ki ez a rendelkezés? Mi a KIF és mi a feladata? Mi a különbség a hagyományos iratkezelés és az elektronikus dokumentumkezelés között? Mi a centralizált iratkezelés előnye, hátránya? Mit jelent a decentralizált iratkezelés?
MÁRA ENNYIT..