Iratkezelés 2011. évi CLXIII. törvény az ügyészségről 2011. évi CLXIV. törvény a legfőbb ügyész, az ügyészek és más ügyészségi alkalmazottak jogállásáról és az ügyészi életpályáról 12/2012. (VI. 8.) LÜ utasítás az ügyészség szervezetéről és működéséről 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatának bevezetéséről 2
Az ügyészségi ügyvitel általános szabályai
Iratkezelés Követhető Visszakereshető Megőrizhető Ellenőrizhető 4
Iratkezelés Normaszöveg Hatály Szervezeti Tárgy Idő Szabályzat Fogalmak Szabályok Irattári terv 5
Iratkezelés Informatikai Főosztály (Számítástechnika-alkalmazási és Információs Főosztály) központi irányítás Önálló szervezeti egységek vezetői helyi, kiegészítő szabályozás Ügykezelő irodák Irodavezetők Tisztviselők, ügykezelők 6
Iratkezelés Átvétel Postabontás Érkeztetés Priorálás (előzménykutatás) Szignálás Iktatás Ügyintézés Kiadmányozás Irattározás Selejtezés Levéltár 7
Iratkezelés Posta Futár Személyesen eljáró fél tájékoztatás elismervény Gyűjtőszekrény Kiürítés időpontja Általában: munkakezdés után Nagy forgalmú: reggel és kora délután Tájékoztatás Félfogadás Napló (nap, ügyfél, lakhely, tárgy, intézkedés, ügyintéző) Jegyzőkönyv 8
Elektronikus irat kezelése 4/2014. (VIII. 31.) LÜ körlevél az ügyészségre e-mail útján érkező beadványok kezelésének rendjéről Honlapon közzétett hivatali e-mail cím Címzettként megjelölt 1. helyen megjelölt További intézkedést nem igényel: nem 1. helyen megjelölt a Címzett nem állapítható meg nem megfelelő cím 9
Hiányos Sérült Gyors elintézésű Értéket tartalmaz Téves bontás (TÜK minősített adat) Felbontás nélkül a címzettnek továbbítandó küldemény Telefax Tartós másolat készítése Boríték Megőrzési idő Iratokhoz csatolni Biztonsági előírások Tűzszerészeti vizsgálat Informatikai vizsgálat 10
Iratkezelés Érkezés időpontjának rögzítése Érkezés Átvétel Ügyviteli műveletek megkezdése 11
Iratkezelés Van-e az iratnak előzménye? NEM -> Kezdőirat IGEN -> Utóirat Hivatkozási szám Segédkönyvek Informatikai nyilvántartások névmutató tárgymutató idegen számok mutatója 12
Iratkezelés CÉL: ügyintéző kijelölése Egyedileg Szervezeti egység vezetője Általa kijelölt személy Automatikusan Ügyrend Utóirat 13
Iratkezelés Jelzések: AZONNAL SÜRGŐS REF. utasítás Beszéljük meg! Folyamatos tájékoztatást kérek! Egyesítés lehetőségét megvizsgálni! 14
Iratkezelés Nyilvántartásba vétel Beérkezés ideje Ügyintéző Tárgy Elintézés módja Kezelés Irat holléte 15
Iratkezelés Bélyegző Bűnjel, letartóztatott Priorálás Nyilvántartások Névmutató Tárgymutató Idegen számok mutatója 16
Iratkezelés ügyszám az iktatás időpontja az irat küldőjének azonosító adatai a küldő iktatószáma (hivatkozási szám) az irat tárgya az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatai az utóirat sorszáma és küldőjének azonosító adata az elintézés módja, ideje a kezelési feljegyzések az irattári tételszám és az irattárba helyezés kelte 17
Iratkezelés Ügyiratszám évente újrakezdődik (1, 2, 3 ) betűjelek számtartományok 18
Iratkezelés B. 326/2018/4-II. P. 326/4-II/2018. LFIIGA//326-48/2018 19
Iratkezelés Lajstromos nyilvántartás Helyesbítés Téves iktatás Név- és számmutató 20
Iratkezelés Általános Archiválás Levéltári átadás Megfelelő adatállománnyal rendelkező listákat, nyomtatott formában is Jogosultságkezelés Naplózás 21
Iratkezelés Tevékenységi napló (átadókönyv) Előadói könyv (gazdasági ügyek) Elektronikus átadás 22
Iratkezelés Külön ügyészi intézkedés szükséges Lehet: Azonos tevékenység során (szakmai, funkcionális) Azonos eljárási szakaszban Korábbi ügyszámhoz kivéve: pl. letartóztatott van az ügyben Adminisztráció 23
Iratkezelés Új ügy jön létre Adminisztráció 24
Iratkezelés Már befejezett ügyet Kivételesen folyamatban lévő ügyet is Adminisztráció Leválasztás 25
Iratkezelés Leírói Kiadói Kinek, hány példány, mellékletek Kivezetési Rovatok, statisztikai lap Határidő nyilvántartás Irattári tételszám Levéltárba adandó 26
Iratkezelés A jóváhagyás után letisztázott a kiadmányozásra jogosult részéről aláírt lepecsételt, hitelesített irat K. jelzés a kézjegy előtt s. k. jelzés Egyeztetni a fogalmazvánnyal Bélyegző Aláírás Irodavezető 27
Iratkezelés Ajánlott küldeményként, biztosítottan Házi irat Ügyészségi nyomozás 2 példány készül 28
Iratkezelés Jellemzően postai út Tértivevény Postakönyv Közvetlen kézbesítés Ellenőrzés Irodavezető Erre felhatalmazott személy Visszaérkezett levél, tértivevény 29
Iratkezelés Tájékoztatás adása NEM adható A legfőbb ügyész közérdekből engedélyezheti Betekintés Munkakör Felhatalmazás 30
Iratkezelés Helyiség Rendezetten Szakterületenként Irattári tételek Iktatószám Ügyirat kiadása Irattári sorkönyv Irattári terv 31
Iratkezelés Őrzési idő Ügyirat: utolsó érdemi intézkedés Segédkönyvek: utolsó bejegyzés adatállományok: archiválás személyügyi: szolgálati viszony megszűnése Teljes, lezárt évfolyamok Iratjegyzék Jegyzőkönyv 32
Iratkezelés Évente egyszer irattári terv másolatok, piszkozatok Selejtezési bizottság (ügyész + irattáros) Jegyzőkönyv 3 pld. Hely, idő, résztvevők, irattári tételszám, ügyszám Megsemmisítés, értékesítés Levéltári jóváhagyás 33
Iratkezelés Azonnali jelentés a vezetőnek Haladéktalan intézkedés pótlás (teljes, részleges) eljárásban részt vett személyek meghallgatása kiadmányok, iratmásolatok beszerzése Pótborító 34
Iratkezelés Helyi érvényű szabályozás nyilvántartás Elektronikus iratok mozgatás külső adathordozón törlés vírusvédelem 35
Iratkezelés ki? hányszor, mikor? mit? iktatás megtörtént? bekerültek az iratokba? ügyészi utasítások megfelelőek? kivezetések megfelelnek-e az ügyészi utasításoknak? az iratokat a megjelölt helyeken tárolják? mennyit? 36
Büntetőjogi szakterület ügyvitele [Büntető ügyvitel]
Büntető ügyvitel Kiszolgálni: a szakmai, ügyfeldolgozó tevékenységet az ezt kiszolgáló és elősegítő irodai irat- és ügykezelő tevékenységet 39
Büntető ügyvitel 1998. évi XIX. törvény a büntetőeljárásról 2012. évi C. törvény a Büntető Törvénykönyvről 1978. évi IV. törvény a Büntető Törvénykönyvről 7/1992. Legf. Ü. utasítás a büntetőjogi szakág számítástechnikai bázisú ügyvitelének bevezetéséről 1/2010. (ÜK. 1.) LÜ főov. körlevél a büntetőjogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteléről 40
Büntető ügyvitel 1993. január 1.: Fővárosi Főügyészség kerületi ügyészségek 1994. január 1.: többi Budapesti Ügyészségi Nyomozó Hivatal 2010. január 1.: katonai ügyészségek 41
Büntető ügyvitel Adatrögzítés: kézi kizárólag az Irodákon 42
Büntető ügyvitel idegen szervek neve ügyszáma érintett személyek személyi adatai (név, születési idő) pozíciójuk (gyanúsított, sértett) a személyi szabadságot korlátozó kényszerintézkedések eljárásjogi vagy ügyforgalmi statisztikai szempontból releváns külső kezdeményezések ügyészi intézkedések az ügyészi intézkedések eredményei az ügy iratainak az ügyészségen belüli mozgása kapcsolatok határidők egyéb adatokat (előadó, irat helye) NYILVÁNTARTÁS 43
Büntető ügyvitel Külső szervekkel érkeztetés postázás Ügyész -szel iratok beadása utasításra más okból fogad a kész iratok és az ezekhez kapcsolódó irodai utasítások 44
Büntető ügyvitel Kapcsolat az irodával kap iratot ad iratot irodai utasítást statisztikai utasítást 45
Büntető ügyvitel Az irodák kiemelt szerepe Manuális adatrögzítés Kódszótár rendszer érkezés-elintézés-eredmény 46
Büntető ügyvitel 5/2000. (ÜK. 2.) LÜ főov. körlevél a Büntetőjogi Szakág Összesített Ügyviteli Adatállománya működésének egyes kérdéseiről 47
Büntető ügyvitel 4/2005. (ÜK. 8.) LÜ főov. körlevél az Összesített Adatállomány (PRAETOR PRAXIS) információs rendszer hozzáférési jogosultságairól 48
Büntető ügyvitel Helyi adatok országos egyesítése Adatkezelés az Informatikai Központban Adatszolgáltatás belső: általános egyedi külső bűnüldözési cél nemzetbiztonsági cél 49
Magánjogi, közigazgatási jogi ügyek ügyviteli rendszere [MAKÖR]
Magánjogi és közigazgatási jogi irat- és ügykezelés 3/2005. (ÜK. 2.) LÜ utasítás a magánjogi és közigazgatási jogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszerének bevezetéséről 2/2005. (ÜK. 2.) együttes főov. körlevél a magánjogi és közigazgatási jogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendjéről 6/2007. (ÜK. 6.) együttes főov. körlevél a magánjogi, a közigazgatási jogi valamint a jogi képviseleti ügyek számítógépes bázisú ügyviteli rendszerében használatos fogalmak egységes alkalmazásáról 51
Magánjogi és közigazgatási jogi irat- és ügykezelés Bevezetés 2005. január 1.: valamennyi ügyészség Sajátosságai minden érintett elérheti részletes jogosultságkezelés Jelentősége 52
Magánjogi és közigazgatási jogi irat- és ügykezelés Irodák szám, kód Nyilvántartási egység: ügy Egyedi azonosító (típus (P,T,Z), jellemző, szám, év) Jogosultságok (csoport,személyes) Kivezetés (érkezés, elintézés, eredmény) 53
Igazgatási ügyvitel [Ig.]
Igazgatási ügyvitel 26/2003. (ÜK. 12.) LÜ utasítás a számítógépes igazgatási ügyvitelről 3/2015. (III. 31.) főov. körlevél az informatikailag támogatott igazgatási ügyvitel szabályairól 55
Igazgatási ügyvitel vezetés működés más rendszerbe nem ikta3ák szakmai funkcionális 56
Igazgatási ügyvitel kezelő irodák küldeménykezelés ügykezelés elkülönített kezelés minősített iratkezelés: speciális szabályok 57
Igazgatási ügyvitel tárgy szerint irányító intézkedések vizsgála4 tervek egyéb jelentések értekezletek Alkotmánybírósággal, minisztériumokkal, közpon4 hatáskörű szervekkel kapcsolatos ügyek tájékoztatási és sajtóügyek biztonságtechnikai ügyek számítástechnikai, ügyviteli és sta4sz4kai ügyek, információk nemzetközi kapcsolatok vegyes ügyek legfőbb ügyészi beszámolók, tájékoztatók ellenőrzési ügyek csoportgyűjtő (kezelés, iraeározás) 58
LFIIGA//123-45/2018 59
Elektronikus iratok kezelése Az e-mail elterjedése A beadvány kezelésének problémái: küldő azonosítása időpontok rögzítése iratkezelési stádiumok érkeztetés tárolás (elektronikus erede@) selejtezés Elektronikus aláírás Elektronikus ügyintézés 61
Elektronikus iratok kezelése Az e-mail elterjedése A beadvány kezelésének problémái: küldő azonosítása időpontok rögzítése iratkezelési stádiumok érkeztetés tárolás (elektronikus eredeti) selejtezés Elektronikus aláírás Elektronikus ügyintézés 62
Igazgatási ügyvitel 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól 28/2017. (XII. 22.) LÜ utasítás az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi feladatok ellátása során történő kezeléséről 63
Elektronikus iratok kezelése FUNKCIONÁLIS (igazgatási) eir területen 64
Elektronikus iratok kezelése SZAKMAI EMi területen 65
Elektronikus iratok kezelése A rendszer az ügyészségre érkező elektronikus adatokat fogadja, érkezte8; az érkeze: adatokat tárolja, megjelení8, igény esetén kinyomtatja, az ügyészégen belül azok útját, megváltoztatását rögzí8; az ügyészek munkája során létrejövő iratokat hitelt érdemlően azonosítja, és a címze:ek számára elju:atja. 66
Elektronikus iratok kezelése Kizárólag iratkezelés (nem ügyviteli program) Kommunikáció a Központi Rendszerrel (Hivatali Kapu) E-mail beadványok kezelése Ügyészi adatkérés feldolgozása Dokumentumok tárolása Központi adattár 67
Elektronikus iratok kezelése Alanyok Kötelezett szervezetek NISZ személyek (természetes és jogi) Csatorna Hivatali Kapu Cégkapu Ügyfélkapu 68
Elektronikus iratok kezelése Kötelező szakmai tevékenység során Lehetőség funkcionális tevékenység során Biztosítandó ügyfél választása esetén 69
Ügyészségi statisztikai rendszerek
Ügyészségi statisztika 2011. évi CLXIV. törvény a legfőbb ügyész, az ügyészek és más ügyészségi alkalmazottak jogállásáról és az ügyészi életpályáról 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 1993. évi XLVI. törvény a statisztikáról 2016. évi CLV. törvény a hivatalos statisztikáról 2/2003. (ÜK. 2.) LÜ utasítás az ügyészségi statisztikáról 71
Ügyészségi statisztika kiterjed: ügyforgalom törvényességi felügyelet magánjogi ügyészi tevékenység bűnözés, bűnüldözés nyomozás törvényességi felügyelet büntetőbírósági eljárás ügyészségi nyomozói tevékenység kényszerintézkedések ügyészi személyi állomány 72
Ügyészségi statisztika szervezi: Főosztály adatszolgáltatás félévenként, folyamatosan felelősök szervezeti egységek vezetői táblák, tájékoztatók félévente, évente Főosztály főügyészségek 73
Ügyészségi statisztika 288/2009. (XII. 15.) Korm. rendelet az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és adatátvételeiről Adatgyűjtés Adatgazda Adatszolgáltató(k) Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika Belügyminisztérium, Legfőbb Ügyészség rendőrségek, ügyészségek, NAV Ügyészségi ügyforgalmi statisztika Legfőbb Ügyészség ügyészségek Vádképviseleti Informatikai Rendszer Legfőbb Ügyészség ügyészségek 74
Ügyészségi statisztika
Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika [ENYÜBS]
Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika 1998. évi XIX. törvény a büntetőeljárásról 12/2011. (III. 30.) BM rendelet az egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztikáról 14/2012. (VI. 25.) LÜ utasítás az egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika elektronikus adatfelvitelnek és nyilvántartásának bevezetéséről 2/2012. (VI. 20.) LÜ főov. körlevél az egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztikáról 77
Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika cél a bűnözés kriminológiai, kriminalisztikai jellemzői adatrögzítés időpontja a nyomozás befejezése/vádemelés után adatlapokon BT, BA+nT, BT+nB alapegység: BŰNCSELEKMÉNY, ELKÖVETŐ alap-, bűncselekményi, terhelti, sértetti adatok elektronikus 78
Vádképviseleti Informatikai Rendszer
Vádképviseleti Informatikai Rendszer 16/2007. (ÜK. 12.) LÜ utasítás a Vádképviseleti Informatikai Rendszer bevezetéséről 2/2013. (VI. 30.) LÜ együttes főov. körlevél a Vádképviseleti Informatikai Rendszer bevezetéséről 80
Vádképviseleti Informatikai Rendszer cél az ügyész büntetőbíróság előtti tevékenysége adatrögzítés időpontja a jogerős bírósági határozatot követően adatlapokon Vlap, Vplap, VKlap alapegység: VÁDLOTT alapadatok, vádemelés, tárgyalás előkészítése, I-II-III. fokú eljárás, cselekmények, büntetés, intézkedés 81
Statisztikai adatok felhasználása
Statisztikai adatok felhasználása Ügyészségi statisztikai tájékoztató büntetőjogi tevékenység büntető ügyvitel büntetőbíróság előtti tevékenység (vádképviselet) közérdekvédelmi szakterület személyügyi tájékoztató Bűnügyi statisztikai tájékoztatók ENYÜBS Sértettek Külföldiek Gyermekkorúak, fiatalkorúak Bűnelkövető rendőrök 83