ÁLLÁSHIRDETÉS TARTALÉKLISTA LÉTREHOZÁSA CÉLJÁBÓL Beosztás Adminisztratív asszisztens (F/N) Besorolási csoport/fokozat AST 3 Szerződés típusa Ideiglenes alkalmazott Hivatkozás VEXT/18/316/AST 3/Adminisztratív asszisztens A pályázatok benyújtásának határideje 2018.04.24., 24:00, alicantei helyi idő (közép-európai idő) szerint A munkavégzés helye Alicante, SPANYOLORSZÁG A tartaléklista érvényességi 2019. 12. 31. ideje A tartaléklistán szereplő 30 jelöltek száma Az Európai Unió Szellemi Tulajdoni Hivatala (EUIPO) kiválasztási eljárást szervez azért, hogy a sikeres pályázókból tartaléklistát állítson össze. Sikeres jelöltek száma: Általános adminisztratív támogatás: 14 Humán erőforrások: 10 Kommunikáció: 6 Ez a felhívás három területre terjed ki. Minden pályázó csak egy területre jelentkezhet. Tüntesse fel a választott területet az on-line jelentkezéskor. Megjegyzés: Egyértelműen jelölje meg önéletrajzában azt a területet, ahol szakmai tapasztalatait szerezte. 1. FELADATKÖR Az adminisztratív asszisztensek fontos szerepet játszanak az EUIPO belső irányításában, különösen a személyzet irányításában, a költségvetési és pénzügyekben, illetve a kommunikációban. A sikeres pályázóknak adminisztratív feladatokat kell ellátniuk, szükség esetén bizonyos fokú önállóságot tanúsítva az alábbi területeken, a Hivatal bármelyik részlegének egyikén: Általános adminisztratív támogatás, mint: Általános adminisztratív támogatás nyújtása az érintett osztály/szolgálat vezetőjének és/vagy személyzetének, ideértve adott esetben napirendek és naptárak kezelését is,
ugyanakkor biztosítva azt, hogy minden résztvevő teljes körű tájékoztatásban részesüljön a tevékenységekről, találkozókról és megbeszélésekről; Asszisztencia és tájékoztatás nyújtása a csapat részére, szükség esetén tevékenységek koordinálása; Adminisztratív és logisztikai asszisztencia nyújtása konferenciák, rendezvények/projektek, valamint adott esetben érzékeny és bizalmas jellegű megbeszélések szervezéséhez; Támogatás nyújtása IP és nem-ip képzések szervezésében, és tudásbázis kezelése; Tárgyalások és előadások jegyzőkönyvének készítése; Jegyzetek készítése, elektronikus dokumentumok szerkesztése és formázása, ideértve a szövegek és az online eszközök ellenőrzését; Segítségnyújtás üzleti utak szervezéséhez és a visszatérítési igények kezeléséhez; Naprakész és hatékony iktatási rendszer (elektronikus és nyomtatott) szervezése és karbantartása; Bejövő és kimenő levelezés, és telefonhívások kezelése; Segítségnyújtás az összes minőségi és adatvédelmi követelménynek való megfelelés biztosításában. A jelenlegi adminisztratív folyamatokban fejlesztésre szoruló területek azonosítása, részvétel belső hálózatokban és minőségellenőrzési programokban a teljes szolgáltatási folyamat javítása érdekében. Humán erőforrások, mint: Az EUIPO és munkatársai közötti munkakapcsolattal kapcsolatos adminisztratív ügyek kezelése; Az egyéni jogokkal és juttatásokkal, valamint a munkakörülményekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek kezelése; A kifizetések és a visszatérítések feldolgozása és hitelesítése; Támogatás nyújtása a teljesítményirányításhoz és a személyzet képzéséhez; Külső kiválasztási eljárások szervezése, belső állásajánlatok, interjúk és munkaerő toborzás; Segítségnyújtás a humánerőforrás-politikák irányításához (tájékoztatók készítése, HR folyamatok/szolgáltatások végrehajtása, dokumentumok készítése); HR statisztikák/jelentések készítése. Kommunikáció: A Hivatal kommunikációs stratégiája keretében tevékenységek támogatása, különösen olyan területeken, mint: Kapcsolattartás a sajtóval és a kommunikációs ügynökségekkel; Az online és nyomtatott kommunikációs anyagok tartalmának fejlesztése (anyag és szempont); Cikkek, jegyzetek/jelentések készítése kommunikációs témákban; Vállalati rendezvények/megbeszélések szervezése; Hozzájárulás a hivatalos honlaphoz és a belső honlaphoz kapcsolódó tartalmi és tervezési kérdésekhez; A közösségi média csatornáihoz tartalmak szolgáltatása és a közösségi média és az online kommunikációs platformok kezelése; Segítségnyújtás audiovizuális feladatokhoz, ideértve videofelvételek, hangfelvételek, fotók készítését és webes közvetítést.
A teljes személyi állományra vonatkozó feladatok: Aktív munkavégzés a stratégiai tervvel összhangban az EUIPO céljainak elérése érdekében; A felettes által esetlegesen kijelölt, egyéb munkával kapcsolatos feladatok és felelősségi körök ellátása. 2. RÉSZVÉTELI FELTÉTELEK A kiválasztási eljárásban való részvételhez a pályázóknak az összes alábbi feltételnek eleget kell tenniük a pályázatok benyújtási határidejének időpontjában: Általános feltételek 1 A pályázó az Európai Unió valamely tagállamának állampolgára; Állampolgári jogait szabadon gyakorolhatja; Eleget tett a sorkatonai szolgálatra vonatkozó jogszabályokban előírt kötelezettségeinek; Megfelel a feladatok ellátásához szükséges erkölcsi követelményeknek; Fizikailag alkalmas a feladatok elvégzésére. Végzettség Oklevéllel igazolt felsőfokú végzettség, VAGY Oklevéllel igazolt, felsőfokú képzés megkezdésére jogosító középfokú végzettség, valamint legalább három év megfelelő szakmai tapasztalat. Szakmai tapasztalat 2 Legalább 3 év teljes munkaidős, a megfelelő területen szerzett szakmai tapasztalat A feladatkör leírása című pontban ismertetett feladatok valamelyik területén és szintjén. Nyelvismeret Az angol nyelv alapos (legalább C1 szintű) ismerete 1. nyelv; Az Európai Unió valamelyik hivatalos nyelvének megfelelő (legalább B2 szintű) ismerete 2. nyelv 3 ; A megjelölt szintek a közös európai nyelvi referenciakeretben megállapított szinteknek felelnek meg. Számítógépes ismeretek A haladó számítógépes műveltség kötelező. A jelölteknek kiterjedt szakmai tapasztalattal kell rendelkezniük olyan számítógépes alkalmazások használata terén, mint az MS Office vagy ahhoz hasonló szoftvercsomag (főként az Excel, Word, PowerPoint, Outlook), adatbázisok és az internetes keresés. 1 Lásd az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek (CEOS) 12. cikkét. 2 A szakmai tapasztalat a besorolási csoportba való belépésre jogosító megfelelő diploma megszerzésének dátumától számítandó. Középfokú végzettség esetén a pályázónak legalább 6 éves szakmai tapasztalattal kell rendelkeznie. 3 Ennek az 1. nyelvtől eltérőnek kell lennie.
3. KIVÁLASZTÁSI KRITÉRIUMOK Annak érdekében, hogy a legjobb képesítésű jelölteket hívják be interjúra és az írásbeli vizsgára, és az interjú és az írásbeli vizsga eredményei alapján a sikeres jelöltek kerüljenek a tartaléklistára, a Hivatal a következő kritériumokat alkalmazza: Nemzetközi környezetben szerzett munkatapasztalat, lehetőleg az Unió intézményeinél vagy valamely uniós ügynökségnél. Specifikus szakmai tapasztalat az alábbi területek egyikén: Adminisztratív támogatás, Humán erőforrások, Kommunikáció. A Hivatal jogi kereteinek alapvető ismerete: az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzata és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek és/vagy a költségvetési rendelet. A humán erőforrások területen előnyt jelentenek az alábbiak: o Humán erőforrásokhoz (például juttatásokhoz) kapcsolódó kiegészítő tanulmányok, oklevelek, szakmai képesítések vagy képzés. o Szociális munka területén szerzett felsőfokú végzettség. A kommunikációs területen előnyt jelent a szakterülethez kapcsolódó számítógépes alkalmazások, mint például az Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal és Liferay ismerete és/vagy ezekkel kapcsolatban gyakorlatban szerzett tapasztalat. A Hivatal egy további, az 1. és a 2. nyelvtől eltérő hivatalos nyelvének (német, francia, spanyol vagy olasz) megfelelő ismerete (legalább B2 szint). A fenti kritériumok mellett az interjúra és az írásbeli vizsgára behívott jelölteket az alábbi követelmények tekintetében is értékelik: Kompetenciák Különösen: Kommunikáció: világos és pontos kommunikáció szóban és írásban egyaránt; Elemző- és problémamegoldó készség: egy összetett probléma kulcsfontosságú elemeinek felismerése, továbbá kreatív és gyakorlatilag megvalósítható megoldások kidolgozása; Másokkal való együttműködés: képes együttműködni a csapat többi tagjával és a szervezeti határokon átívelve, továbbá tiszteletben tartja az emberek közötti különbségeket; Tanulási és fejlődési képesség: A személyes készségek, valamint a szervezettel és a munkakörnyezettel kapcsolatos ismeretek fejlesztése és javítása; Szervezőkészség, az elvégzendő feladatok rangsorolásának képessége: képes a legfontosabb feladatok kiemelt kezelésére, rugalmas munkavégzésre és a saját, illetve mások munkájának hatékony beosztására; Minőségi és eredményes munkavégzés: személyes felelősségvállalás és kezdeményezőkészség tanúsítása az előírásszerű, minőségi munkavégzés érdekében; egyértelmű ügyfélorientált attitűd (a belső és a külső ügyfelek irányába egyaránt); Rugalmas ellenállóképesség: hatékony munkavégzés nagy terhelés mellett is, rugalmasság és alkalmazkodás a változó munkakörnyezethez.
4. INTERJÚK ÉS TESZTEK Előválogatás Azokkal az érvényes pályázatot benyújtó pályázókkal, akiknek a pályázati anyaga a 4. pontban ismertetett kiválasztási kritériumok alapján a legjobban képzettek pályázatai között van, nyelvismeretük ellenőrzése (különösen az angol nyelvű szóbeli kommunikáció tekintetében), valamint szakmai tapasztalatuk és/vagy egyéb készségeik, tudásuk és kompetenciáik igazolása céljából kapcsolatba léphetünk. Ez az előválogatási megkeresés nem jogosítja fel a pályázót interjúra való behívásra, csupán egy lépés az interjúra behívandó legmegfelelőbb pályázók kiválasztásában. Interjú Az interjúkra Alicantéban kerül sor, a feladatok jellege miatt angol nyelven. A pályázó pályázatában/önéletrajzában említett más releváns nyelv ismeretének felmérése az ebben az álláshirdetésben szereplő szintek szerint történik. Az interjú során felmérik a pályázónak a betöltendő tisztséggel kapcsolatos ismereteit (szakmai ismeretek és viselkedésbeli kompetenciák), az EUIPO tevékenységével és az Európai Unióval kapcsolatos tudását, valamint az ellátandó feladatok végrehajtására és a nemzetközi környezetben való munkavégzésre való alkalmasságát. Teszt(ek) A fenti egy vagy több szempont értékelése mellett legalább egy tesztre is sor kerül. Az interjúra és a tesztekre behívott pályázók a meghívóval együtt részletes tájékoztatást kapnak. 5. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK Az EUIPO-nál alkalmazott kiválasztási és felvételi eljárásokkal kapcsolatos általános információkért látogasson el a következő weboldalra: link. 6. A PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA A jelentkezéshez kattintson erre a linkre. Az ebben a felhívásban említett, illetve linkként szereplő dokumentumok ezen álláshirdetés részének tekintendők. Fontos: Felhívjuk a pályázók figyelmét, hogy pályázatuk elfogadhatóságának és a kiválasztási kritériumok teljesülésének elbírálása a pályázatukban/önéletrajzukban/profiljukban közölt információk alapján történik. Ezért kérjük, figyelmesen olvassák el a követelményeket, és a vonatkozó információkat ezen elbírálást lehetővé tevő részletességgel adják meg. Kérjük, fordítsanak kiemelt figyelmet tanulmányaik és szakmai tapasztalatuk ismertetésére, különösen a dátumok pontosságára és a felelősségi körök, valamint az elvégzett feladatok és a felhasznált eszközök leírására. * A különböző nyelvi változatok közötti eltérések esetén az angol nyelvi változat tekintendő hitelesnek.