Önkormányzati ASP Hiba- és igénybejelentő rendszer használati útmutató a bejelentők részére Az Önkormányzati ASP szakrendszereinek éles üzemi használatát, a felmerülő problémák kezelését a Kincstár központi telefonos ügyfélszolgálattal, e-mailküldési lehetőséggel valamint az önkormányzati felhasználók számára is elérhető hibabejelentő felültettel támogatja. Ezek elérhetősége: Telefonszáma: +36-1-327-5840 Az ASP Ügyfélszolgálat központi e-mail címe: asp.hd@allamkincstar.gov.hu A Hibabejelentő felületen, amely használatát az alábbiakban ismertetjük. A Hibabejelentő felületen keresztül az egy hivatalt érintő bejelentések közös és átfogó kezelése érdekében - a tenant adminisztrátor tehet bejelentést. Hiba, a rendszer kezelésével, működésével kapcsolatos kérdés, segítségkérés, illetve fejlesztési igény esetén az ő tájékoztatása az elsődleges feladat, annak érdekében, hogy annak bejelentése megtörténhessen. Indokolt esetben az önkormányzat kérheti több felhasználó jogosítását a Hiba- és igénybejelentő rendszerhez, amelyet egyedi elbírálás alapján engedélyez az ASP Központ. Az alábbiakban a Hibabejelentő felület elérését és használatát mutatjuk be. Ezen a felületen kérhető szakmai segítségnyújtás és a fejlesztési igény bejelentésére is itt van lehetőség. Bejelentkezés, Jelszóváltoztatás: A bejelentkező oldalra a Keretrendszer Indítópult Hibabejelentő gombjának megnyomása után megjelenő képernyő bal felső sarkában található Bejelentkezés nyomógombsegítségével lehet eljutni.
Az oldalon a felhasználónév és jelszó megadása után, a Bejelentkezés gombra kattintva történik meg a felhasználó bejelentkezése a rendszerbe, amit az alábbi képernyőkép szemléltet. Első bejelentkezéskor megadandó adatok: Felhasználónév: vezetéknév.keresztnév (ékezet nélkül) Jelszó: megegyezik a felhasználónévvel. Dr. előtag esetén: pl. Dr. Kiss Géza -> kiss.geza Több tagú név esetén: pl. Kiss Nagy Géza ->kiss.nagy.geza Amennyiben kötőjel van a névben: pl. Kiss-Nagy Géza -> kiss-nagy.geza Sikeres bejelentkezés után a képernyő bal felső sarkában látható a bejelentkezett felhasználó neve. Erre kattintva tekinthetjük meg a bejelentkezett felhasználó adatait.
Ezen a felületen keresztül juthatunk el a jelszó megváltoztatása funkcióhoz is: Figyelem: az első bejelentkezéskor meg kell változtatni a jelszót, amire a rendszer fel is hívja a figyelmet.
A bejelentkezést követően a felhasználónak lehetősége van az általa létrehozott, vagy általa bejelentett feladatokat különböző kategóriákra lebontva megtekinteni és azokat listázni, ami minden esetben megtehető a Főoldal kiválasztásával. Ezen az oldalon van mód a feladatok szűrésére, amely a Szakrendszerek kiválasztása menüpont megnyitásával történik.
Új bejelentés az Új feladat létrehozása menüpontból hozható létre: A Bejelentő adatai a bejelentkezett felhasználó azonosító adataiból automatikusan kitöltésre kerülnek, nem módosíthatóak: Közös hivatal esetén a tagönkormányzatot a legördülő mezőkből ki kell választani. Az Érintett felhasználó adatainak kitöltésére azért van szükség, hogy a megoldók tudják, hogy mely önkormányzati munkatársnál jelentkezett a hiba, vagy kinek van szüksége szakmai segítségnyújtásra. Mivel a bejelentő felület nem minden felhasználó számára érhető el, javasoljuk az Érintett felhasználó e-mail címének megadását is, mert a Megoldás erre a címre is automatikusan továbbításra kerül. A Feladat gyakorlatilag maga a bejelentés, amit a továbbiakban egységesen hibajegynek nevezünk függetlenül, hogy annak típusa ténylegesen hibabejelentés, fejlesztési igény jelzése, vagy pedig egyéb szakmai segítségnyújtás kérése. Hiba: a szolgáltatás, vagy a szakrendszer nem elérhető, vagy nem rendeltetésszerűen működik.
Fejlesztési igény: a szakrendszer funkcionális bővítésére, vagy módosítására irányuló igény. Szakmai segítségnyújtás: a szolgáltatással, vagy a szakrendszerek kezelésével kapcsolatos segítség kérése. Új bejelentésnél a Bejelentőnek a fenti képernyőképen pirossal jelölt négyzeteket kötelezően ki kell töltenie az értelemszerűen magadott adatokkal. A feladat címe a bejelentés tárgyára vonatkozó rövid leírás. A cím megadásánál fontos arra törekednünk, hogy az rövid, lényegre törő és informatív legyen! A Típusok kiválasztása menüpontra kattintva az alábbiak közül lehet választani: Hiba Fejlesztési igény Szakmai segítségnyújtás Amennyiben a bejelentés típusa Hiba, a kötelezően kitöltendő mezők köre kibővül. A Szakrendszer kiválasztása menüpontra kattintva a lenyíló menüből ki kell választani a szakrendszert, amire a bejelentés vonatkozik:
A Dátum és a böngésző típus beemelése gomb megnyomásával a kért adatokat a rendszer automatikusan beemeli. A Bejelentő a bejelentés leírására szolgáló szövegdoboz alatt lévő Tallózás gomb segítségével tud olyan fájlokat csatolni, amelyek közvetlenül a bejelentés tárgyához kapcsolódnak, pl. képernyőképek ezek csatolása célszerű, mivel a hibáról pontosabb képet tudnak adni az ügyfélszolgálat részére. Javasolt tehát a bejelentéshez kapcsolódó képernyő képet csatolni, amely az ALT+PrintScreen gomb megnyomásával fényképezhető, majd a Beillesztés, vagy a CTRL+V billentyű kombináció megnyomásával tudjuk azt a bejelentés részletes ismertetésére szolgáló nagyobb mezőbe beilleszteni, vagy egy dokumentumba illeszteni, majd azt a bejelentéshez csatolni.
Fontos, hogy a hiba, vagy igény leírása, illetve a csatolmányok hozzáadása során minden olyan információ megadásra kerüljön, mely alapján a hiba felderítése és reprodukálása elvégezhető, valamint az igényelt fejlesztés megvalósítható. A bejelentés a Mentés gomb megnyomásával kerül véglegesítésre és továbbításra a megoldásban első szintű résztvevő felé. Minden bejelentés egyedi azonosítószámot kap. Ez biztosítja a hibajegyek hiánytalan nyilvántartását, azok kezelését, a Bejelentők számára az általuk rögzített hibajegyek megoldására vonatkozó visszajelzést.
A bejelentés megoldásához kapcsolódó feladatok: A bejelentés megoldása során további kérdés vagy pontosítási igény merülhet fel, amely feladatokról a Bejelentő értesítést kap e-mailen keresztül. A Bejelentő az érintett feladat kiválasztásakor megjelenő képernyőn tudja ezt megtekinteni, a szükséges információkat megadni. A Hibabejelentőben bejelentkezés után az alábbi képernyő jelenik meg: A feladat Cím mezőre kattintva jutunk el a bejelentés teljes adattartalmához. Itt látjuk, hogy annak Státusza: Válaszra vár
A Bejelentőhöz intézett kérdés, vagy kiegészítő adat megadásakor a képernyőt legörgetve a Megjegyzés írása mezőt kell kitölteni és rá kell kattintani a Megjegyzés hozzáadása gombra. Ezt követően a lenyíló mezők kiválasztásával a Hozzárendelt mezőt át kell állítani arra a megoldóra, akitől a kérdés érkezett, vagy a Központi Ügyfélszolgálat-ra és meg kell nyomni a jobb felső sarokban lévő Mentés gombot. Ez nagyon fontos, mert csak így jut el a válaszunk a megoldó felé!
Amikor a hibajegy megoldásra került, annak státusza: Elfogadásra vár állapotú. A Bejelentőnek a státusz lenyíló mezőre kattintva választási lehetősége van: Kész/Elfogadva státusz vagy Újranyitva/Még mindig fennáll státusz. A Bejelentőnek kötelező e két opció közül valamelyiket kiválasztani. Amennyiben a Kész/Elfogadva státuszt választja, akkor a továbbiakban a bejelentése végelegesen lezárul. A kitöltés után nyomjuk meg a Mentés gombot. Amennyiben a Bejelentő nem reagál a teendőire, a hibajegy a bejelentés dátumát követő 30 nap elteltével automatikusan lezárásra kerül.