A N E M Z E T I K Ö R N Y E Z E T Ü G Y I I N T É Z E T F ő i g a z g a t ó j á n a k 3/2012 számú UTASÍTÁSA A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJÉRŐL 1. Jelen utasítás mellékleteként kiadom a Nemzeti Környezetügyi Intézet közbeszerzési eljárások lebonyolításának rendjéről szóló szabályzatát. 2. Jelen utasítás az elfogadását követő 3. napon lép hatályba, előírásait az azt követően indult 2012. évi közbeszerzési eljárások bonyolítása során kell alkalmazni. 2012. 1
A Nemzeti Környezetügyi Intézet (a továbbiakban: NeKI), mint a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6. -ának (1) bekezdése b) pontja szerinti ajánlatkérő által lebonyolított közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjéről, a NeKI nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi köréről - különös tekintettel az eljárás során hozott döntésekért felelős személyek, testületek kijelölésére - és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjéről - összhangban a vonatkozó jogszabályokkal - az alábbiak szerint rendelkezem: I. Fejezet ALAPVETŐ RENDELKEZÉSEK A szabályzat hatálya 1. (1) Amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik, e szabályzat szerint kell eljárni azon közbeszerzési eljárásokban, amelyeket ajánlatkérőként a NeKI visszterhes szerződés megkötése céljából folytat le jogszabályban meghatározott tárgyú és értékű beszerzések megvalósítása érdekében (közbeszerzés), figyelembe véve a szerződéskötésre vonatkozóan a jogszabályokban és az egyéb belső szabályokban foglaltakat is. (2) A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a NeKI Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott szervezeti egységeire, a NeKI vezetőire, továbbá a NeKI-vel munkaviszonyban és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre. A szabályzat értelmezése 2. A szabályzat rendelkezéseit a mindenkor hatályos közbeszerzésekről szóló törvény, valamint a kapcsolódó egyéb jogszabályok rendelkezéseivel összhangban kell értelmezni. Az egyes fogalmak értelmezése során a jogszabályokban foglalt értelmező rendelkezések irányadók. A közbeszerzések tervezése 3. (1) A költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) kell készíteni a NeKI adott évre tervezett közbeszerzéseiről. A közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó kiemelt termékek beszerzésére vonatkozó igényeket is. (2) A közbeszerzési tervet, illetve annak módosítását a gazdasági igazgató, a szakmai koordinációért felelős vezető, valamint a titkárságvezető jóváhagyásával az egyes szervezeti egységek adatszolgáltatása alapján a NeKI közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége állítja össze és a főigazgató fogadja el. (3) Az adott évre tervezett beszerzési igényeket legkésőbb a tárgyév február 15. napjáig kell összesíteni és megküldeni a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység részére. (4) Ha olyan beszerzési igény merül fel bármelyik szervezeti egységnél, amely nem szerepel a közbeszerzési tervben, azt az igény felmerülésekor haladéktalanul meg kell küldeni a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység részére, megadva a közbeszerzési terv módosításának indokát is. Az indokolást a közbeszerzési feladatok 2
ellátásáért felelős munkatárs közbeszerzési szempontból felülvizsgálja, illetve gondoskodik a módosítás előkészítéséről. A tervben nem szereplő beszerzés megvalósítására a módosítás (2) bekezdés szerinti jóváhagyása és főigazgatói elfogadás esetén, a közbeszerzési terv módosítását követően kerülhet sor. (5) A közbeszerzési terv nyilvános, elfogadás után a NeKI honlapján közzé kell tenni. A közzétételért és a közbeszerzési terv jogszabályban előírtak szerinti megőrzéséért a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység a felelős. (6) A közbeszerzési tervet, annak módosításait, a módosítások indokolásával együtt a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység köteles megküldeni a (2) bekezdés szerinti döntéstől számított 3 munkanapon belül az NFM részére. A közbeszerzési eljárás dokumentálása 4. (1) A NeKI minden egyes közbeszerzési eljárását annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban, illetve az eljárási cselekmények elektronikus gyakorlása esetén jogszabályban foglaltak szerint elektronikusan köteles dokumentálni. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat - jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. (2) A közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumok megőrzéséért a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység felelős, míg a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett iratok megőrzése a szerződések nyilvántartásáért felelős szervezeti egység feladata. A NeKI nevében eljáró és az eljárásba bevont személyek, szervezetek 5. A NeKI közbeszerzési tevékenységének irányítása, a döntéshozatal a főigazgató hatáskörébe tartozik. (2) A közbeszerzési eljárás előkészítése, valamint az eljárás lefolytatása során az ajánlatkérő nevében az eljárásban résztvevő személyeknek és szervezeteknek megfelelő, a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. (3) A (2) bekezdés előírásainak biztosítása érdekében Közbeszerzési Bírálóbizottságot kell felállítani. A bírálóbizottság elnöke a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője. A bizottság döntését egyhangúan hozza meg. További állandó tagjai: a) gazdasági igazgatóság pénzügyi munkatársa; b) közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős munkatárs vagy megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó; c) a közbeszerzés tárgyával elsődlegesen érintett főosztály munkatársa. (4) Amennyiben a vidékfejlesztési miniszter az adott eljáráshoz megfigyelőt delegált, úgy a megfigyelő a bíráló bizottsági üléseken való személyes részvétellel, illetve a közbeszerzési eljárás iratainak vizsgálatával jogosult részt venni. (5) A NeKI a közbeszerzési feladatok ellátásához az erre irányuló megbízás alapján eljáró szakértő(ke)t, szakértő cég(ek)et is igénybe vehet. A megbízott szakértő az adott eljárásban tanácskozási joggal rendelkezik. (6) A kiválasztást követően a megbízott szakértővel a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység tartja a kapcsolatot. 3
(7) A NeKI a közbeszerzési feladatainak ellátása, illetve támogatása érdekében a Közbeszerzési Hatóság által vezetett névjegyzékben szereplő hivatalos közbeszerzési tanácsadót is igénybe vehet. (8) Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában a NeKI nevében olyan személy vagy szervezet, amellyel szemben a Kbt. 24. -a szerinti összeférhetetlenség áll fenn. Az eljárás előkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét fel kell hívni, amennyiben különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne. (9) A közbeszerzési eljárás megkezdése előtt szükséges gondoskodni az eljárásba bevont személyek vonatkozásában a titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatok aláírattatásáról, és a közbeszerzési eljárás mindaddig nem kezdhető meg, amíg azok nem állnak a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység rendelkezésére. Az adott eljárásra vonatkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatokat az adott eljárás dokumentumaként kell kezelni. (10) A lefolytatott közbeszerzési eljárásban a Bírálóbizottság döntéseiért, valamint a Kbt.- ben foglaltak betartásáért a Bírálóbizottság tagjai személyes felelősséggel tartoznak. II. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSA Általános szabályok 6. (1) Az adott közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység témafelelősének és vezetőjének a feladata és felelőssége, hogy a tervezett beszerzés indítása és lefolytatásának, valamint ezen túlmenően a szerződések teljesítésének, módosításának a műszaki, szakmai, gazdasági indokoltsága kellően megalapozott legyen. (2) A jogi és közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység a közbeszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása során az adott közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység által biztosított adatok alapján ellátja a közbeszerzési eljárás lefolytatásával kapcsolatos, Kbt.-ben meghatározott eljárási feladatokat. (3) A beszerzésekről, a közbeszerzések megindításáról, az eredmény jóváhagyásáról, a szerződések megkötéséről és esetleges módosításáról a főigazgató dönt. A közbeszerzési eljárás lefolytatásának kezdeményezése 7. (1) Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a közbeszerzés tárgya szerinti szakterületért felelős, területileg illetékes szervezeti egység vezetője jogosult. (2) A közbeszerzési eljárást a Vidékfejlesztési Minisztérium által meghatározott adatlap kitöltésével és az eljárás kezdeményezésére vonatkozó feljegyzés közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység számára történő megküldésével kell kezdeményezni. A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére vonatkozó feljegyzésnek kötelezően tartalmaznia kell legalább: a) a tervezett közbeszerzés tárgyát; b) a tervezett beszerzés becsült nettó értékének, mennyiségének meghatározását; c) a tervezett beszerzés közbeszerzési tervben megjelölt sorszámát/azonosítóját, azok hiánya esetén annak indokát, hogy a beszerzés miért nem került feltüntetésre a tervben; d) a Kbt. szerinti becsült érték egybeszámítási kötelezettség alá eső a beszerzés tárgyához hasonló áruk beszerzésére és szolgáltatások megrendelésére, illetve ugyanazon 4
építési beruházásra vonatkozó beszerzésekről történő nyilatkozatot, amely tartalmazza a nettó szerződéses érték és szerződéses időtartam megadásával az egybeszámítandó beszerzéseket és értéküket, amennyiben nincs egybeszámítási kötelezettség, úgy az erre vonatkozó nemleges nyilatkozatot e) a beszerzés szükségességének szakmai indokát; f) a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység által az előkészítésbe vagy a Bírálóbizottságba delegálni kívánt személyeket, a kapcsolattartó nevét, a képviseleti jogosultságuk megnevezését: állásfoglalásra, javaslattételre, kapcsolattartásra vonatkozó felelősségüket és jogosultságukat, a közbeszerzési eljárás lebonyolításához szükséges szakértelmük megjelölésével és elérhetőségük feltüntetésével. 8. (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésében kizárólag az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozattal rendelkező, az 5. (2) - (5) bekezdésében meghatározott szervezeti egységek, illetve személyek vehetnek részt. (2) Az előkészítés során a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység feladata és felelőssége: a) az eljárás megindításának előfeltételét képező adatlapok, nyilatkozatok, egyéb dokumentumok beszerzése és megküldése a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység részére; b) az ajánlati (részvételi/ajánlattételi) felhívás összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgya szerint megkívánt műszaki és szakmai alkalmassági feltételrendszer kidolgozása, valamint a dokumentáció tervezetének összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgyának részletes szakmai leírása (részletes feladatmeghatározás, közbeszerzési műszaki leírás); c) az értékelési szempontrendszer kidolgozása. (3) A pénzügyi fedezetért felelős szervezeti egység a szükséges források rendelkezésre bocsáthatóságát, ütemezését, felhasználhatóságát, illetve a pénzügyi alkalmassági feltételeket határozza meg, a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység a dokumentáció közbeszerzési részét készíti el (felhívás, dokumentáció, eljárás ütemezése, iratminták, stb), míg a NeKI jogtanácsosa (jogi előadója), illetve a megbízott jogi szakértő a szerződéstervezet kidolgozását végzi, a rendelkezésére bocsátott szerződéstervezet felülvizsgálatát látja el, illetőleg a közbeszerzési eljárás egész folyamatának jogi kontrollját biztosítja. 9. A közbeszerzési eljárás indításához és a felhívás/dokumentáció elkészítése során különösen a következőket kell tisztázni: a) a beszerzés tárgyát képező árubeszerzés, építési beruházás, szolgáltatás, építési vagy szolgáltatási koncesszió meghatározását -, továbbá mennyiségét; b) az eljárástípus megjelölését; c) amennyiben a megjelölt eljárástípust csak akkor lehet alkalmazni, ha a Kbt. azt kifejezetten lehetővé teszi, akkor a választott eljárástípus részletes, igazolható tényeken alapuló indoklását, és az indokokat alátámasztó iratokat; d) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás indítására vonatkozó javaslat esetén az ajánlattételre felhívni kívánt ajánlattevők nevét és elérhetőségét; e) a beszerzés tárgyának a Kbt.-ben és az egyéb jogszabályokban előírtak szerinti részletes műszaki, szakmai követelményeit tartalmazó leírását (termékek, feladatok, szolgáltatások leírása, tervrajzok, hatósági engedélyek, árazatlan költségvetés stb.); f) pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki és szakmai alkalmassági feltételek meghatározását, igazolásuk módját; g) a beszerzés jellegéhez igazodó szakmai és gazdasági érdeket, valamint a beszerzéssel elérni kívánt alapvető célkitűzéseket; 5
h) a bírálati szempontot, az összességében legelőnyösebb ajánlat szempontja esetén a bírálati részszempontokat, bírálati módszereket és a ponthatárokat, i) amennyiben a választott eljárási forma alapján keretszám vagy létszám meghatározása szükséges, abban az esetben a keretszámot vagy létszámot, valamint a rangsorolás módját, j) egyéb, az eljárás lefolytatása és a szerződés teljesítése szempontjából jelentőséggel bíró szakmai szempontokat, tényeket, információkat (ajánlati, teljesítési, jólteljesítési biztosítékra vonatkozó rendelkezések, szerződést biztosító mellékkötelezettségek, dokumentáció rendelkezésre bocsátásának módja, dokumentáció ellenértéke stb.). A közbeszerzési eljárás megindításának engedélyezése 10. (1) A közbeszerzés megkezdését megelőzően a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a vagyonkezelésébe vagy a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló 10/2012. (V. 31.) VM utasítás rendelkezéseinek megfelelően a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység a kezdeményezett közbeszerzési eljárást előkészíti. (2) A közbeszerzés megkezdését megelőzően külön jogszabályban meghatározott eljárásrend szerint az eljárási dokumentumokra hazai költségvetési forrásból finanszírozott beszerzések esetén a nemzeti fejlesztési miniszter jóváhagyását és az eljárás megindításához a hozzájárulását kell kérni. (3) A tervezett közbeszerzési eljárás lefolytatása érdekében a megindítást megelőzően legalább 15 munkanappal előterjesztést kell a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnak benyújtani, melyhez mellékelni kell az előkészített, a Kbt. és a hirdetmény-minták szerinti minden elemet tartalmazó, külön jogszabályban meghatározott közbeszerzési dokumentumokat. (4) Az előterjesztés benyújtására a főigazgató, helyettesítés keretében a helyettesítés rendjére vonatkozó belső szabályzatban foglaltak szerint a gazdasági igazgató jogosult. (5) Az előterjesztés részeként külön jogszabályban meghatározott dokumentumokhoz - a keretmegállapodásos eljárás első részének esetét kivéve - csatolni kell a közbeszerzés fedezeteként meghatározott ellenértékről szóló fedezetigazolást is. (6) A nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása hiányában a közbeszerzési eljárás nem kezdhető meg. (7) Jóváhagyás esetén a közbeszerzési eljárás elindítható, a hirdetmény, felhívás közzétehető, a dokumentáció munkaközi változata véglegessé válik, abban további (nem szükségszerű) változtatások nem tehetők. (8) Feltételekkel történő jóváhagyás esetén a módosítási igényeknek megfelelően át kell dolgozni a felhívást, a dokumentációt, abban utána további (nem szükségszerű) változtatások nem tehetők. (8) A végleges dokumentációt és az eljárás megindítását a NeKI főigazgatója hagyja jóvá. 11. A részben vagy egészben európai uniós forrásból finanszírozott beszerzések esetén a külön jogszabályban meghatározott esetekben és eljárásrend szerint a közbeszerzés megindításához a támogatás felhasználásában közreműködő szervezet, illetve a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség hozzájárulását kell kérni a jogszabályban és a támogatási szerződésben foglaltak szerint. 6
A közbeszerzési eljárás lefolytatása 12. (1) A jóváhagyott ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívás közzétételéről, illetőleg az érintettekhez történő eljuttatásáról a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység gondoskodik. A közbeszerzést kezdeményező szervezeti egységnek a feladatait úgy kell végrehajtania, hogy az egyes eljárási cselekmények, értesítések és tájékoztatások megtételéhez, valamint a hirdetmények közzétételéhez legalább két munkanap álljon a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység rendelkezésére, és az esetleges késedelem ne veszélyeztesse az eljárás jogszerűségét. (2) A NeKI, mint ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban a Kbt. szerinti, az ajánlattevők felé fennálló kiegészítő tájékoztatási kötelezettségét a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység útján teljesíti. Az ajánlattevők részéről az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban vagy dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban feltett kérdésekre a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység - az adott közbeszerzési tárggyal kapcsolatos szakmai megítélést igénylő kérdések tekintetében, a Kbt.-ben foglalt határidők megtartása mellett, a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység által biztosított válaszok alapján - nyújt kiegészítő tájékoztatást. Amennyiben a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység válaszai a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységhez a kiegészítő tájékoztatás határidejét legalább egy munkanappal megelőzően nem érkeznek meg, úgy a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység főigazgatói jóváhagyással jogosult a jogszabályi előírásoknak megfelelően az ajánlattételi határidő meghosszabbítására vagy a felhívás visszavonására. (3) Az ajánlatok/részvételi jelentkezések beérkezésekor a bontási eljárás megszervezéséért, valamint a bontási jegyzőkönyv elkészítéséért és az ajánlattevők részére történő megküldéséért a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység a felelős. (4) Az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását követően a Bírálóbizottság a Kbt.- ben foglalt eljárási szabályok és a felhívásban meghatározott szempontok szerint elvégzi az ajánlatok (részvételi jelentkezések) minősítését, értékelését és javaslatot tesz a hiánypótlás elrendelésére, az alkalmatlan ajánlattevők kizárására, az ajánlatok érvénytelenségére és a nyertes ajánlattevő személyére vonatkozóan a döntéshozó felé. A közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység az ajánlatoknak a beszerzés tárgyához igazodó szakmai értékelését még a Bírálóbizottság nyertes ajánlattevőre vonatkozó javaslata előtt köteles a Bírálóbizottság részére elkészíteni. (5) A Bírálóbizottság ülései akkor érvényesek, ha azon a szavazati joggal bíró tagok közül legalább hárman jelen vannak. A Bírálóbizottság a döntéseit a szavazati joggal bíró tagok szavazatai alapján, egyszerű többséggel hozza, a Bírálóbizottsági ülésről jegyzőkönyvet kell készíteni. Szavazategyenlőség esetén az adott kérdésben a Bírálóbizottság elnökének szavazata irányadó a bizottsági javaslat előterjesztéséhez. 13. (1) A lefolytatott közbeszerzési eljárás ajánlati szakaszának eredményhirdetését megelőzően legalább 5 munkanappal, az összegezés az ajánlatok elbírálásáról című dokumentum és a nyertesként kihirdetni tervezett ajánlattevőnek az eljárásban benyújtott valamennyi irata NFM részére történő megküldésével a NeKI köteles egyeztetést kezdeményezni. (3) A nemzeti fejlesztési miniszter 3 munkanapon belül állást foglal az adott közbeszerzésről. Az eredmény a miniszteri állásfoglalást követően, annak figyelembevételével hirdethető ki. 7
14. Az eljárás eredményének (eredménytelenségének) kihirdetéséről, a külön jogszabályban meghatározott minta szerinti összegzés elkészítéséről és közzétételéről a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység gondoskodik. 15. A részben vagy egészben európai uniós forrásból finanszírozott beszerzések esetén a külön jogszabályban meghatározott esetekben és eljárásrend szerint szükséges eljárni a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a jogszabályban, illetve a támogatási szerződésben foglaltak szerint. Szerződéskötés, szerződésmódosítás 16. (1) A közbeszerzési eljárás eredményéről az összegezés, illetve az eljárás eredményének megfelelően előkészített szerződés megküldésével a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység haladéktalanul tájékoztatja a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egységet, aki gondoskodik a szerződés megkötéséhez szükséges intézkedések megtételéről. (2) A jóváhagyott feltételeknek megfelelő szerződést - a kötelezettségvállalásra vonatkozó előírásokra tekintettel - a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köti meg a NeKI képviseletében. A megkötött szerződés három eredeti példányát szerződéskötést követően haladéktalanul, de legfeljebb 2 munkanapon belül a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység köteles a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység eljáró munkatársa részére megküldeni a jogszabály szerinti hirdetmények feladásához. 17. (1) Közbeszerzési eljárásban kötött szerződés módosításának kezdeményezése esetén a szerződésmódosítást kezdeményező szervezeti egység köteles a közbeszerzési és jogi feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység előzetes szakmai állásfoglalását kérni a módosítással kapcsolatban. Az állásfoglaláshoz a szerződés módosításának szükségességére vonatkozó valamennyi dokumentumot a szerződésmódosítást kezdeményező szervezeti egység köteles a közbeszerzési és jogi feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység részére átadni. (2) Azon szerződésmódosítások esetében, amelyeknél a szerződésben foglalt ellenérték a módosítás eredményeként az eredeti értéket több mint tíz százalékkal meghaladná, a NeKI a szerződésmódosítás megkötéséhez köteles az NFM jóváhagyását kérni a módosítást legalább 15 munkanappal megelőzően. A módosítás jóváhagyására irányuló kérelemmel együtt a szerződést, a módosítás tervezetét, a módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot is meg kell küldeni az NFM részére. (3) Amennyiben az NFM a tervezett szerződésmódosítással kapcsolatban észrevételeket, kiegészítéseket és módosítási javaslatokat tesz, úgy azokat a módosítást kezdeményező szervezeti egység szükség szerint a közbeszerzési és jogi feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység bevonása mellett 3 munkanapon belül átvezeti a szerződésen és - egyet nem értése esetén az észrevételek figyelmen kívül hagyásának részletes írásbeli indokolásával együtt - gondoskodik a tervezet NFM részére történő újbóli megküldéséről. (4) A nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása hiányában a szerződés nem módosítható, a beszerzés a módosult feltételekkel új közbeszerzési eljárásban valósítható csak meg. 18. A jóváhagyott feltételeknek megfelelő szerződésmódosítást - a kötelezettségvállalásra vonatkozó előírásokra tekintettel - a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köti meg a NeKI képviseletében. A szerződésmódosítás három eredeti példányát szerződéskötést követően haladéktalanul, de legfeljebb 2 munkanapon belül a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység köteles a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős 8
szervezeti egység részére megküldeni, aki gondoskodik a szerződésmódosításról szóló tájékoztató hirdetmény közzétételéről. Eljárásrend megbízott (nem a NeKI alkalmazásban álló) hivatalos közbeszerzési tanácsadó személy/szervezet által lefolytatott közbeszerzési eljárások esetén. 19. (1) Jelen Közbeszerzési Szabályzatban foglaltak szerint a közbeszerzési eljárások előkészítése, illetve lefolytatása során az erre irányuló megbízás alapján hivatalos közbeszerzési tanácsadó személy, illetve szervezet járhat el a megbízási szerződésben rögzített feltételek mellett. (2) Amennyiben az erre irányuló megbízás alapján a közbeszerzési eljárás teljeskörű lebonyolítását megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó látja el, a közvetlen kapcsolattartás, illetve a szükséges eljárási cselekmények kezdeményezése a közbeszerzési eljárás teljes folyamata során a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység feladata igazolható, nyomon követhető és írásos (feljegyzés, e-mail, korrektúrázott dokumentumok, emlékeztető, vagy jegyzőkönyv, stb) formában. (3) A megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladatai a mindenkor hatályos Kbtvel, a kapcsolódó jogszabályokkal, valamint a NeKI Közbeszerzési Szabályzatával összhangban az erre irányuló megbízásban foglaltak szerint különösen, de nem kizárólagosan: a) állásfoglalás a közbeszerzési eljárás típusára, b) az ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás és a dokumentáció összeállítása, c) közreműködés az egyes eljárási cselekmények teljes körű lebonyolításában, jegyzőkönyvek elkészítésében, megküldésében, d) ajánlatok értékelése közbeszerzési szempontból, azzal, hogy a beszerzés tárgyához kapcsolódó szakmai értékelése a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység feladata és felelőssége, e) az egyes eljárási cselekményekről a szükséges hirdetmények elkészítése, közzététele, f) törvényességi és eljárásjogi felügyelet. A szerződések teljesítése 20. (1) A közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység feladata a megkötött szerződés teljesítésének helyben történő figyelemmel kísérése. (2) A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesítéséről a jogszabályban meghatározott tájékoztató elkészítése és hirdetmény útján történő közzététele érdekében - a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb 2 munkanapon belül - a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység a tájékoztató elkészítéséhez szükséges adatok megküldésével köteles a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységet tájékoztatni. (3) A Kbt.-ben előírt, a szerződések teljesítéséről szóló tájékoztató hirdetmény közzétételéről, valamint a szerződés megkötését követően a szerződés nyilvánosnak minősülő részének és a szerződés esetleges módosításáról szóló hirdetményeknek a megjelentetéséről a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység gondoskodik. (4) A közbeszerzési eljárásokkal összefüggésben közzéteendő hirdetmények (részvételi, ajánlattételi, ajánlati felhívás, eljárás eredményéről, szerződéskötésről, szerződés módosításáról, szerződés teljesítéséről szóló tájékoztató) megjelentetésével kapcsolatos költségek megtérítéséről az intézménygazdálkodási feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység gondoskodik legkésőbb a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység megkeresésének kézhezvételét követő munkanapon, azzal, hogy az átutalás megtörténtének igazolásának alapjául szolgáló dokumentumot (bankszámlakivonat, terhelési értesítő) az 9
átutalást követően haladéktalanul továbbítja a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység részére. A Kbt. szerinti kivételi körébe tartozó szerződések megkötésére vonatkozó szabályok 21. (1) A kivételek körébe tartozó beszerzések vonatkozásában a szerződés tervezetét a kivételi körbe tartozást igazoló dokumentumokkal együtt a beszerzést kezdeményező szervezeti egység köteles véleményezés céljából a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység részére megküldeni. (2) A szerződéskötésre kizárólag a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység írásbeli jóváhagyásával kerülhet sor. A központosított közbeszerzési eljárás lefolytatása 22. (1) A jogszabály szerinti országosan kiemelt termékeket a kijelölt szervezeten keresztül a jogszabályban meghatározott módon kell beszerezni. (2) A központosított közbeszerzési rendszeren keresztül indított beszerzéseket az intézménygazdálkodási feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység bonyolítja le. (3) A központosított közbeszerzési eljárás eredményéről az intézménygazdálkodási feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység köteles tájékoztatni a közbeszerzési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységet. Közbeszerzési eljárások ellenőrzése 23. (1) A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat a NeKI belső szabályzatainak és utasításainak megfelelően a Belső Ellenőr látja el. (2) A közbeszerzések központi ellenőrzése jelen szabályzatban és a közbeszerzések központi ellenőrzéséről szóló jogszabályban meghatározottak szerint történik. Záró rendelkezések 24. (1) Jelen Szabályzat a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) A Szabályzat hatálybalépését megelőzően megkezdett közbeszerzési eljárások jelen Szabályzat hatálybalépését követő eljárási cselekményeire a Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni. Budapest, 2012. augusztus dr. Teplán István főigazgató 10