Utókalkuláció modul 1. Bevezetés... 2 2. Paraméterezési lehetőségek... 3 2.1. Új és használt gépjármű beszerzés számlája... 5 2.2. Új és használt gépjármű eladás számlája... 6 2.3. Belső szerviz számla... 6 2.4. Egyéb bejövő számlák (Új és Használt gépjárműhöz tartozó egyéb)... 7 2.5. Egyéb kimenő számlák (Egyéb kimenő számla, Gépjármű számla (több gj. egy számlán)... 8 2.6. Egyéb tételek (Időszaki gj. utókalkulációs költségek)... 9 2.7. Egyéb tételek (Manuálisan kerülnek berögzítésre)... 12 3. RIPORTOZÁS... 13 3.1. Utókalkulációs riportok... 14 3.2. Készletérték riportok... 14 3.3. ELÁBÉ riportok... 15 1
1. Bevezetés 1. ábra Az Utókalkuláció célja, hogy az eladott autókra (új és használt autó egyaránt), vagy akár 1 eladott autóra meg lehessen mondani, hogy mennyi volt az árbevétel és a költség, azaz az eredmény. Ezáltal egy megfelelő alapot teremtve a jutalék és eredményszámításhoz. Az utókalkuláció csak megfelelő beállítások alapján képes automatikusan és pontosan működni. Ezeket a beállításokat és részleteit a következő fejezetek tartalmazzák. Az Új / használt gépjármű utókalkuláció nevű ablak jobb felső részében eldönthető, hogy Új gépjárművekre vagy Használt gépjárművekre vonatkozik az utókalkuláció (1. ábra). Az Új / használt gépjármű utókalkuláció nevű ablak jobb alsó sarkában különböző nyomógombok láthatók, amelyek az utókalkuláció paraméterezését teszik lehetővé. Ezek a nyomógombok balról jobbra a következők: Bázisköltségek megadása Számlák hozzárendelése időszaki változó költségekhez Készletfinanszírozási kamatok és kamatsávok Költség és bevétel típusok 2
2. Paraméterezési lehetőségek A gépjárművek utókalkulációs lapján szereplő tételeket, amelyekhez kimenő és bejövő számlák paraméterezhetők, a Költség és bevétel típusok ( ) nyomógombra kattintva lehet beállítani (2. ábra). A nyomógombra kattintás előtt az Új / használt gépjármű utókalkuláció nevű ablak jobb felső részében jelölni kell, hogy a költségek és bevételek milyen típusú gépjárművekre vonatkoznak (új, használt, új belső, használt belső). 2. ábra A következőkben egy gépjármű kapcsán felmerülő általános költségek és bevételek kerülnek áttekintésre. A Költség és bevétel típusok ( ) nyomógombra kattintva megjelenik a Költség és bevételtípusok ablak. Ezen az ablakon láthatóak azok a költség és bevétel típusok, amelyek már létre lettek hozva a rendszer használatához. Újat az Új rekord felvitele ( ) nyomógombra kattintva lehet felvinni. Ekkor az Utókalkulációhoz rendelhető költség és bevételtípusok szerkesztése nevű ablak jelenik meg (3. ábra). 3
3. ábra Az Utókalkulációs típus (N) mezőbe be kell írni azt a nevet, ahogyan az adott tételt az utókalkulációban és az utókalkulációs riportokon szerepeltetni kell. Költség vagy Bevétel: El kell dönteni, hogy az adott tétel költség vagy bevétel típusú. Tényleges költség vagy Egyéb: A tényleges költség hozzárendelhető Gépjármű kategóriához, Gyártmányhoz vagy Modellhez. Az egyéb költség nem. Management részére vagy Könyvelés részére: Az utókalkulációból lehívható riportok kétfélék lehetnek, és ezeken való megjelenítést befolyásolják ezek a jelölőnégyzetek. Új gépkocsi értékesítéshez vagy Használt gépkocsi értékesítéshez kapcsolódnak a tételek. Számlakapcsolat?: Az adott tétel köthető e kimenő vagy bejövő számlához. Számlaprefix: Ha van az adott tételnek számlakapcsolata, akkor a legördülő listából kell kiválasztani. Számlatípus GENI és GENO: Az általános kimenő és bejövő számlákhoz többféle altípus kapcsolódhat és éppen ezért, ki kell választani, hogy az adott tételhez mely altípust kell beparaméterezni. Fix költség: Azoknál a tételeknél, amelyek minden egyes autóhoz előfordulhatnak, azoknál célszerű bepipálni a fix költség jelölőnégyzetet. Ezáltal ez az utókalkulációs típus minden egyes autóhoz felkerül, függetlenül attól, hogy tartozik e hozzá érték, vagy sem. Értékesítésre vagy Beszerzésre vonatkozik: A gépjármű beszerzésekor vagy értékesítésekor kerüljön fel az adott tétel az utókalkulációba. 4
Készletértékbe számít: Azok a tételek, amelyeknél ez a jelölőnégyzet be van pipálva, megjelennek egy adott autó készletérték riportján. Dátum megadható: A kézzel berögzített utókalkulációs tételeknél (amelyeknek nincs számlakapcsolata) szabadon adható meg a dátum. A következőkben néhány példa olvasható, hogy hogyan lehet beparaméterezni utókalkulációs típusokat. 2.1. Új és használt gépjármű beszerzés számlája Ahhoz, hogy egy új vagy használt gépjármű beszerzés típusú bejövő számlája bekerüljön az utókalkulációba, a következő paraméterekkel kell rendelkeznie az Új gépjármű beszerzés, illetve a Használt gépjármű beszerzés típusú bejövő számlához tartozó utókalkulációs költség típusnak (4. ábra). 4. ábra 5
2.2. Új és használt gépjármű eladás számlája A gépjárműről készülő kimenő számla is az utókalkuláció része. Ide tartozik az összes előleg és végszámla és helyesbítő számlák (5. ábra). 2.3. Belső szerviz számla 5. ábra Amennyiben egy számla Gépjármű átadásra felkészítés típussal jön létre az új vagy használt gépjármű eladásakor ún. szerviz előjegyzéssel készül a belső munkalap, vagy a munkafelvétel manuálisan történik, de a belső munkalap altípusa Gépjármű átadásra felkészítés - akkor ennek a számlának a végösszege bekerül az utókalkulációba (6. ábra). Az, hogy az ilyen típusú belső számlán az alkatrészek ára/árrése és a munkadíj óradíja milyen összeggel szerepeljen az a Divízió karbantartóban beállítható. 6
6. ábra 2.4. Egyéb bejövő számlák (Új és Használt gépjárműhöz tartozó egyéb) A bejövő (GENI) számlákat új ill. használt gépkocsihoz tartozó egyéb számlaként is lehet rögzíteni. Ezek automatikusan bekerülnek az utókalkulációba (7. ábra). Ez akkor is működik, ha egy ilyen számlához több autó tartozik (pl. finanszírozási jutalék). Ilyen esetben a bejövő számla érkeztetése közben lehet szétosztani a számla összegét több autóra. Itt lehetőség van negatív összegű számlákat rögzíteni. 7
7. ábra 2.5. Egyéb kimenő számlák (Egyéb kimenő számla, Gépjármű számla (több gj. egy számlán) 8. ábra 8
9. ábra 2.6. Egyéb tételek (Időszaki gj. utókalkulációs költségek) Az Időszaki gj. utókalkulációs költség típussal berögzített bejövő számlák összege felosztható gépjárművekre is, de ezek nem konkrét alvázszámú autókra oszthatóak fel, hanem modellre, kategóriára, illetve gyártmányra (10. ábra). Amikor az Időszaki gépjármű utókalkulációs költség típusú bejövő számla kitöltésre kerül, felvillan a Számlához költségek választása ( ) nevű nyomógomb. Amikor a nyomógombra kattintás megtörténik, akkor megjelenik a Válasszon költségeket a számlához nevű ablak, ahol ki kell választani, hogy milyen költségtípusra kell felosztani a számlán szereplő összegeket a gépjárművekhez (10. ábra). 10. ábra 9
Miután a számla berögzítésre került, pl. Almera időszaki reklámköltség típussal (amelynek paraméterezési módját a 11. ábra tartalmazza), utána az utókalkulációban ez az adott költség szétosztható gépjárművekre. 11. ábra Ha modellre kell felosztani a költségeket, akkor az Utókalkuláció elindítását követően a Számlák hozzárendelése időszaki változó költségekhez ( (12. ábra). ) nevű nyomógombra kell kattintani 12. ábra Majd ezek után ki kell választani, hogy milyen költséget kell felosztani, és a mentés ( ) nyomógomb megnyomása következik (13. ábra). 10
13. ábra Ekkor a Költségtípus számlához rendelése nevű ablak jelenik meg. Egy lehetséges kitöltést mutat a következő ábra (14. ábra). 14. ábra Ha a Költségtípus számlához rendelése nevű ablak kitöltésre kerül (a 14. ábrán látható módon), akkor a költségszámla felosztásra kerül a kijelölt modellek között. 11
2.7. Egyéb tételek (Manuálisan kerülnek berögzítésre) Minden egyéb tétel közvetlenül rögzíthető az utókalkulációs modulban. Ezeknek nem kell számlára hivatkozniuk, csak jól át kell gondolni, hogy ki és mit írhat ide be. Ezek viszont csak költség típusok lehetnek. Ahhoz, hogy ilyen tételeket rögzíteni lehessen az Új / használt gépjármű utókalkuláció nevű ablakon kell listázni a gépjárműveket (15. ábra). 15. ábra A gépjármű kiválasztása után a Kijelölt rekordok módosítása ( megnyomni (16. ábra). ) nyomógombot kell 16. ábra 12
Miután az adott gépjármű utókalkulációs lapja megnyitásra kerültt az Új elem felvitele az utókalkulációhoz ( ) nevű nyomógombra kattintva lehet felvinni egyéb manuálisan berögzített tételeket az utókalkulációhoz (17. ábra). 3. RIPORTOZÁS 17. ábra Az Utókalkuláció lényege, hogy a bevitt adatok után megfelelő információkat lehessen kinyerni a rendszerből, ezt a riportozást az Új / használt gépjármű utókalkuláció nevű ablakról lehet megvalósítani (18. ábra). 18. ábra 13
3.1. Utókalkulációs riportok Az Utókalkulációs riportok almenüpontjai a következők (19. ábra): 19. ábra A Kijelölt rekordról nevű almenüpontból lehet kinyomtatni egy konkrét gépjármű utókalkulációs lapját, amelyen az autóhoz rendelt bevételek és kiadások szerepelnek. Az Értékesítési intervallumra nevű almenüpontból lehet kinyomtatni azoknak az autóknak az együttes utókalkulációs lapját, amelyek egy bizonyos intervallum között lettek értékesítve, azaz a CARO végszámlájuk egy bizonyos intervallumba esnek (a riport előszűrő feltétele az intervallum megadása). A Bevételezési intervallumra nevű almenüpontból lehet kinyomtatni azoknak az autóknak az együttes utókalkulációs lapját, amelyek egy bizonyos intervallum között lettek beszerezve, azaz a GENI végszámlájuk egy bizonyos intervallumba esnek (a riport előszűrő feltétele az intervallum megadása). 3.2. Készletérték riportok A Készletérték riportok almenüpontjai a következők (20. ábra): 21. ábra Az Új gépjárművekre nevű almenüpontból le lehet hívni azokat az utókalkulációs tételeket, amelyek új gépjárművekre vonatkoznak, és a tételeknél be vannak jelölve, hogy a készletértékbe bele számítanak, illetve az adott autónak még nincs kimenő végszámlája. A Használt gépjárművekre nevű almenüpontból le lehet hívni azokat az utókalkulációs tételeket, amelyek használt gépjárművekre vonatkoznak, és a tételeknél be vannak jelölve, hogy a készletértékbe bele számítanak, illetve az adott autónak még nincs kimenő végszámlája. 14
3.3. ELÁBÉ riportok Az ELÁBÉ riportok almenüpontjai a következők (21. ábra): 21. ábra Az Új gépjármű ELÁBÉ, illetve a Használt gépjármű ELÁBÉ almenüpontból le lehet hívni azoknak az autóknak a beszerzési értékét (azaz GENI számlájuk értékét), amelyeknek már elkészült a CARO vagy SHCO végszámlájuk. Az Új gépjármű korábbi értékesítéssel, illetve a Használt gépjármű korábbi értékesítéssel almenüpontból le lehet hívni azoknak az autóknak a tételeit, amelyek a CARO vagy SHCO végszámla készítése után kerültek rögzítésre az adott autóhoz. Az Új gépjármű jóváíró ELÁBÉ, illetve a Használt gépjármű jóváíró ELÁBÉ almenüpontból le lehet hívni azoknak az autóknak a jóváíró beszerzési értékét (azaz a negatív GENI számlájuk értékét), amelyeknek már elkészült a CARO vagy SHCO végszámlájuk. 15