TECHNOLÓGIÁK A GYAKORLATBAN Projektmenedzsment Konstantinusz Kft. 2010
Esettanulmányomban egy új termék projektmenedzsmentjét szeretném elemezni. A projekt egy konkrét, a kontextustól függő cél vagy célok megvalósítása meghatározott idő alatt, meghatározott humán - és anyagi erőforrások igénybevételével. Valós igényre alapul, jól átgondolt, eredményei mérhetők, reális költségvetésű, előzetesen felmértek a kockázatok. Többféle típus van: - műszaki, technikai létesítmény - új termék, új technológia - új szolgáltatások kialakítása Projektciklus: Egy projekt tervezésének és végrehajtásának folyamatát értjük, mely a projekt ötlet felmerülésétől a projekt megvalósulásáig terjedő időszakot foglalja magában. Folyamatai: 1. Létrehozás 2. Megvalósítás 3. Értékelés 4. Utómunkálatok: 1. Létrehozás: a projekt meghatározása, piaci elemzés, anyagi szempontok Az első fontos dolog, hogy a piaci igényt fel kell mérni, szükség van-e arra az új termékre, milyen piaci csoportnak lehet értékesíteni. A cég megteheti-e egy új termék kidolgozását, megtérül e neki belátható időn belül. 2. Pályázat elnyerése, támogatási források, erőforrások tervezése, tevékenységek felügyelete, tesztelés, átadás nagyközönségnek A finanszírozás történhet pályázat útján, partnerek bevonásával, saját erőből. Az erőforrásokat célszerű megtervezni és beszerezni (akár technikai eszközök, akár munkaerő). A munkafolyamatokat rögzíteni kell, határidőket kell hozzájuk csatolni, ellenőrizni, hogy az ütemtervnek megfelelően haladnak e. A tesztelés kulcsfontosságú, különféle környezetben, különféle helyzeteket kell létrehozni. Az átadás történhet publikum előtt, marketinget használva. 2
3. Projekt lezárása, pályázat esetén beszámolók küldése A projekt a termék/szolgáltatás elkészültével ér véget. Pályázat esetén különböző beszámolókat, jelentéseket kell elküldeni a megfelelő szervezetnek. 4. Fenntarthatóság, javítások Termék/szolgáltatástól függően frissítéseket célszerű készíteni. Cégünk üzemanyag kutas kasszarendszerrel foglalkozik. Ezelőtt jó néhány évvel egy PM rendelet írta elő a töltőállomások számára, hogy benzinkutakon csak olyan pénztárgép használható, amelynél a kútoszlopok össze vannak kötve a pénztárgéppel, szigorítva ezzel az üzemanyag eladást. Akkor még hagyományos pénztárgépeket egészítettek ki kútvezérlővel, jövedéki- és készletnyilvántartással. Vállalkozásunk ebből a nyilvántartás oldalhoz kapcsolódott, így bejutottunk a töltőállomások piacának ¼ részére. Az Unióhoz való csatlakozás az Euro bevezetését teszi lehetővé, amihez szintén törvényi előírással a vállalkozásoknak ki kell cserélni kasszarendszerét. Ez volt az egyik indoka annak, hogy 2005- ben új fejlesztésbe fogtunk, a másik ok pedig az, hogy a régi kasszarendszerek adómemóriája megtelnek, és új terméket kell kínálni vevőinknek. A projekt azzal kezdődött, hogy felmértük a piaci keresletet. Magyarországon közel 1000 benzinkút, különböző franchise rendszerűek találhatóak. Így a piaci kereslet adott volt. Pályázni sajnos nem tudtunk, így saját erőforrásból kellett megvalósítani a projektet. Rendszerünk több részből áll (1. kép), melyekhez több beszállítóval kellett kapcsolatot teremteni, szerződést kötni. 3
1. WinPetrol Kasszarendszer A komplex feladatot részfeladatokra osztottuk. Fontos volt eldönteni, hogy melyik részfeladatot ki fogja végezni. A feladatot 4 GL adatbázis kezelővel kellett megvalósítani. Régi kolléga Ú kolléga Előnyei Hátrányi Előnyei Hátrányai Ismeri a feladatot Nem ismeri a 4 GL Felvételi szempont: A feladat és a adatbázis kezelést GL ismeret felhasználói igény ismeretlen Vezetés számára Az eddigi feladatok Rendelkezhet olyan Teljesítmény ismert a mellett nem marad új ismerettel, munkamorál teljesítménye idő az új dolgok gyakorlattal, mi ismeretlen a elsajátítására hasznunkra válik munkáltató számára 4
Új kollégákat állítottunk az új feladatra. Meg is tapasztaltuk minden hátrányát, cserélődtek folyamatosan az emberek. Részfeladatot kapott az új kolléga, ha elkészült tesztelés majd számonkérés volt. Továbbá folyamatosan kellett a vevővel kapcsolatot tartani, hiszen mindig merültek fel újabb és újabb igények továbbá, amiket már az új rendszerbe be kellett építeni. Projekt vezetés feladatai Projekt részfeladatokra bontása Vevőkkel való kapcsolattartás Support kollégák felkészítése A feladat konkrét megfogalmazása Új igények beépítése a projektbe Potenciális vevők felkeresése Feladat elvégzésének ellenőrzése szert: A munkaerő folyamatosan bővült, a kollégák tudása is. A következő tudásokra tettek - Ipari folyamatkezelés; soros kommunikációs protokollok fejlesztése, kezelése - GSM kommunikáció, biztonságos adatbázis kezelés kritikus üzemi körülmények között - Hardver közeli, alacsonyszintű rendszerprogramozás - Biztonságos távadat átvitel, biztonságtechnikai eszközök ismerete - Távfelügyeleti rendszer fejlesztése - Üzemanyag forgalmazására vonatkozó speciális szabályok ismerete - Jogszabály ismeret (pénztárgép követelményrendszer és Jövedéki törvény ismerete 5
A tesztelés 1 évig történt. A terméket engedélyeztetni kellett, melynek ideje 9 hónap volt. A termékhez egy felhasználói dokumentációt, és egy műszaki leírást készítettünk, hogy az ügyfeleink könnyen és gyorsan elsajátíthassák rendszerünk kezelését. A projekt azzal zárult, amikor különböző módon (levélben, telefonon, honlapunkon, közvetlen kapcsolaton keresztül) hoztuk nyilvánosság elé rendszerünket. A projekt 3 év alatt készült el. Ahhoz, hogy megtudjuk, sikeres-e a termékünk, egy bizonyos időintervallumnak el kell telnie. Másfél év után elmondható, hogy sikeres volt a projekt, mind megtérülés (1. diagram), mind ügyfél elégedettség szempontjából (2. diagram). A projekt befejezése után, 2008. áprilisában indult el az értékesítés. Az 1. számú diagrammon látható, hogy 2008-ban 100%- os, 2009-ben a 2008-hoz viszonyítva további 50%-os árbevétel növekedést eredményezett az új termék. Árbevétel 2007-2009 2007 2008 2009 1. diagram Árbevétel alakulása 2007-2009 között Ügyfelek száma 2007-2009 2007 2008 2009 6
2. Ügyfelek számának alakulása a Projekt befejezése után Meglévő ügyfeleink száma, másfél év alatt 50%-kal nőtt. Az új terméket megvásárlókról elmondható a megelégedettség, hiszen egy olyan rendszert vásároltak, ami a kor követelményeinek megfelel, továbbá a fejlesztés során olyan rendszert igyekeztünk előállítani, ahol maximálisan figyelembe vettük a vevői igényeket. Ebben segítette munkánkat, az elmúlt 15 év alatt ezen a területen szerzett tapasztalatok. Az ügyfelek igényeit figyelembe véve, folyamatosan fejlesztjük a meglévő rendszerünket a következő szempontok alapján: - Kezelhetőség: ügyfeleink informatikai műveltsége nagyon különböző, ezért a rendszert úgy alakítottuk ki, hogy aki az életének nagy részét más területen töltötte, annak is egyszerű legyen. - Átláthatóság: listák, kimutatások azok számára is érthető és világos legyen, akik a rendszer többi részét nem ismerik - Elszámoltatáshoz szükséges funkciók, lekérdezések, kezelők ellenőrizhetősége, a tulajdonos számonkérési lehetősége - Törvényeknek, Hatósági jogszabályoknak való megfelelősség VPOP, APEH engedély - Internetes kommunikáció, elektronikus termékek értékesítése, megjelentek az E termékek (autópálya matrica és mobil egyenleg feltöltés). Ehhez a szolgáltatóval Online kapcsolatot fejlesztettünk ki. Több szempontból jelentett előnyt, a rendszer zárt és nincs több terminál, amit kezelnie kell a kezelőnek. Továbbá a zárt rendszer miatt engedélyezett a sztornó. Support munkatársaink a felmerülő hibák mihamarabbi kijavítására törekszenek. Célunk: Egy olyan termék/szolgáltatás létrehozása és fenntartása, mely az adott piacon lévők igényeit maximálisan kiszolgálja hosszabb időn keresztül. 7