magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság

Átírás

1 23. szám 126. évfolyam november 4. Utasítások 42/2011. (XI. 04. MÁV Ért. 23.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. Etikai Kódexéről. ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM Oldal /2011. (XI. 04. MÁV Ért. 23.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az E. 2. sz. Fékutasítás 3. sz. módosításának életbe léptetéséről. Oldal /2011. (XI. 04. MÁV Ért. 23.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az etikai és más előírásokat sértő helyzetek, visszaélések feltárásának és kivizsgálásának rendjéről Egyéb közlemények MÁV Vállalati Szabványok hatálytalanítása 1542 Utasítások 42/2011. (XI. 04. MÁV ÉRT. 23.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zrt. ETIkAI kódexéről. Az utasítás közzétételének napján lép hatályba. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg a MÁV Zrt. Etikai Kódexéről szóló 82/1999. (MÁV Ért. 38.) SzE.F.sz utasítás hatályát veszti. Elnök-vezérigazgatói bevezető Kedves Munkatársaim! Folyamatos kihívások előtt áll a MÁV. Magyarország nagy múltú és stratégiai jelentőségű vállalatcsoportjaként célunk, hogy mindenkor hitelesen és átláthatóan működve dolgozzunk együtt, hogy ezzel is növeljük a szolgáltatások igénybevevői, és a széles nyilvánosság által belénk vetett bizalmat, egyben pedig a MÁV Csoport társadalmi elismertségét. Ennek jegyében alkottuk meg az új Etikai Kódexet, amely a jogszabályokkal összhangban álló olyan normagyűjtemény, amelyből a napi működésre vonatkozó valamennyi belső szabály, utasítás és előírás levezethető, hasonlóan az Alkotmány közjogban betöltött szerepéhez. Célunk, hogy munkatársainknak és külső partnereinknek is segítsünk eligazodni abban, hogy egyegy adott helyzetben mi a helyes, követendő magatartás. Fontos, hogy az olyan célok és értékek, mint a piac- és ügyfél-orientáltság, a kreativitás, a rugalmasság, a hatékonyság, a teljesítményelv, a felelősség és a megbízhatóság, az együttműködés és a nyílt kommunikáció a szervezeti kultúrába épülve a legfőbb normákat jelentsék. Az Etikai Kódex tehát értékeket és elveket közvetít, de nem írja elő minden lehetséges helyzetre, hogy mit kell tennünk. Éppen ezért egyes kérdéses vagy összetett ügyekben a munkatársak az Etikai Kódexet megalkotó, újonnan létrehozott szervezeti egységünk, a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet munkatársaihoz fordulhatnak, akik egy tanácsadó és bejelentési rendszert is működtetnek majd. E rendszerben bárki kérhet információt, vagy tehet bejelentést, ha esetleg normasértést vagy visszaélést tapasztal. Bizonyos vagyok abban, hogy a MÁV Csoport munka-

2 1514 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám társainak döntő többsége tisztességgel és becsülettel dolgozik, szolgálja a nemzeti vasúttársaság, és ezen keresztül az ország ügyét. Nagyon sokuknak közülük a vasúttársaság több mint munkahely: hivatás, amely betölti életüket. Itt kezdik pályájukat, és évtizedek múltán innen mennek nyugdíjba, sokan még párt is itt találnak maguknak. Számos család van, ahol generációk hosszú sora ennek az elkötelezett csapatnak a tagja.. Elhivatottságuk nélkül a megújulás nem lenne lehetséges, hiszen a XXI. század eleje-közepe olyan új kihívásokat támaszt, amelyekre a választ bár újszerű szemlélettel, de csak a hagyományokra építve lehet megtalálni. Ennek szellemében nyújtom át Önöknek az Etikai Kódexet, hogy olvassák el és azonosuljanak vele, ahogyan én és vezetőtársaim is tesszük. Budapest, november 4. Szarvas Ferenc s. k. elnök-vezérigazgató Az ETIkAI kódex MŰködTETÉsE Az Etikai Kódex gyakorlati alkalmazásához olvassa el az Etikai Kódex megalkotásának céljával, szükségességével, rendeltetésével kapcsolatos információkat. Az Etikai kódex célja Az Etikai Kódex megalkotását az a szándék vezérelte, hogy a MÁV Zrt. és a meghatározó befolyása alatt álló gazdasági társaságok (a továbbiakban együttesen: MÁV Csoport, MÁV Csoportba tartozó társaságok) működését befolyásoló hagyományos értékek összegyűjtése egyetlen helyen megtörténjen. Az itt megfogalmazott magatartási szabályok és viselkedési normák hozzájárulnak a társaságok magas színvonalú működéséhez. A vállalati kultúra fejlesztésén túl kiemelt cél, hogy az Etikai Kódex iránymutatást adjon a munkavégzés során követendő elvekhez. Ezek egyrészt a munkavégzésre vonatkozó szabályoknak való maradéktalan megfelelésre, másrészt a munkatársak által a MÁV Zrt.-n és MÁV Csoporton belüli, illetve azon kívüli kapcsolatokban tanúsított magatartásokra vonatkoznak. Közös érdek, hogy ezek összhangban álljanak a MÁV Csoportba tartozó társaságok alapvető értékeivel, amelyek a biztonság, a megbízhatóság, a jövő tudatos alakítása, a teljesítmény- és szolgáltatásfejlesztés, valamint az ügyfélorientált hozzáállás. Ezek az értékek a közfeladat maradéktalan ellátása érdekében a MÁV Csoportba tartozó társaságok valamennyi munkatársa 1 tevékenységét meghatározzák. Az Etikai kódex tartalma A MÁV Csoportba tartozó gazdasági társaságok ésszerű közös üzleti, gazdasági érdekeinek hatékony érvényesítéséhez szükséges az egységes etikai szabály- és normarendszer egyértelművé tétele és érvényre juttatása. A MÁV Csoport társaságaiból alakuló közösség érdeke, hogy azonos elvárások mentén nyújtson magas színvonalú szolgáltatást, illetve alakítsa a MÁV Csoport megítélését. A közösségbe tartozó munkatársak a MÁV Csoportba tartozó társaságok érdekeinek megfelelően végzik munkájukat. A közösség által kitűzött célok elérése érdekében azok az elvárások, amelyek az Etikai Kódexben megjelennek, mindenki számára viszonyítási pontként szolgálnak. Az Etikai Kódex magatartási szabályok és viselkedési normák gyűjteménye. Ez elvárásokat és útmutatást egyaránt tartalmaz. Valamennyi munkatárs számára segítségül szolgál egy adott helyzetben a tőlük, illetve a más munkatársaktól elvárt magatartás megítéléséhez. Az Etikai Kódex iránymutatást tartalmaz arra vonatko- 1 Munkaviszonyban és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatottak.

3 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1515 zóan is, hogy a benne foglaltak megsértése esetén milyen elvek mentén valósul meg a körülmények feltárása. Ezzel is az a cél, hogy az elvárt magatartási szabályok, viselkedési normák megerősítése megvalósulhasson. A részletes eljárásrendet, benne a várható következményekkel, egy külön belső szabályozás tartalmazza. Az Etikai Kódexben összegyűjtött szabályok és normák egy része vonatkozásában a MÁV Zrt.-n belül részletes belső szabályozások is érvényben vannak. Az Etikai Kódex tartalmának ismerete mellett a munkatársaknak ismerniük kell és be kell tartaniuk a munkavégzésük során rájuk vonatkozó jogszabályokat és a belső szabályokat is. Az Etikai Kódexben megfogalmazott tartalom kötőerőt jelent a jogszabályok, a belső szabályok és a tanúsítandó magatartások között. Az Etikai Kódex nem tartalmazhat valamennyi lehetséges helyzetre és problémára útmutatást. Amennyiben egy felmerülő helyzet vagy körülmény megítélésével kapcsolatban kétségei, kérdései vannak, kérjen segítséget az erre rendelkezésre álló elérhetőségek valamelyikén keresztül. Az Etikai kódex alkalmazási köre A MÁV Csoportba tartozás elemeként, az egységes követelményrendszer megvalósíthatósága érdekében végső cél, hogy az Etikai Kódex a MÁV Zrt. és a meghatározó befolyása alatt álló társaságok valamennyi munkaviszonyban, valamint munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló foglalkoztatottjára (a továbbiakban: munkatársak) kiterjedjen. Az Etikai Kódex betartása elvárt a MÁV Csoportba tartozó társaságok nevében eljáró partnerektől is. Az Etikai kódex alkalmazása a szerződéses partnerekre A szerződéses kapcsolatokban az üzleti partnereket is tájékoztatni kell az Etikai Kódexben megfogalmazottakról és elvárás velük szemben is, hogy ezeket vegyék figyelembe, valamint lehetőség szerint ők is vállalják ezen szabályok, normák betartását. Mindez a MÁV Zrt.-vel megkötött szerződés részeként valósulhat meg. ÁLTALÁnOs ELVÁRÁsOk A munkatársak nemcsak szakértelmükkel és teljesítményükkel járulnak hozzá a sikerekhez, hanem magatartásukkal a vasúttársaság pozitív megítélését is alakítják. A külső, illetve a belső kapcsolatokban tanúsított magatartások Kiemelt elvárás, hogy a munkatárs azonosuljon a MÁV Zrt., illetve a MÁV Csoport céljaival és értékeivel, azok megvalósítása érdekében lássa el feladatait. Közös érdek, hogy a munkatárs a munkáltató támogatása mellett folyamatosan fejlessze szaktudását és ismeretét, amit elsősorban a MÁV Zrt. és a MÁV Csoport érdekében köteles kamatoztatni. Munkáját munkaidejében a legjobb tudása szerint, felelősségteljesen kell végeznie. A kiemelkedő teljesítmény a MÁV Csoport sikerének feltétele, ezért a MÁV Zrt. mint munkáltató fokozottan támogatja azokat, akik szakmai hozzáértésükkel, szorgalmukkal hozzájárulnak ehhez. A MÁV Zrt. érdekeit eredményesen kell képviselni. A munkatárs a MÁV Zrt. érdekeinek elsődlegessége szerint köteles munkáját végezni. A munkatársnak őriznie és erősítenie kell a MÁV Zrt. és a MÁV Csoport jó hírnevét. Tevékenységét olyan hivatásnak kell tekintenie, amely nélkülözhetetlen szolgáltatást nyújt a társadalom egészének. A szolgáltatás színvonalának emelése érdekében, a külső kapcsolatokban elvárás, hogy a MÁV Zrt. munkatársai munkavégzésük során minden esetben korrektek és szakszerűek legyenek. Mindez kiemelten igaz az utasokkal, üzleti partnerekkel való kapcsolattartásban: legyenek tisztelettudóak, udvariasak, türelmesek, kulturált módon viselkedjenek, ugyanakkor fellépésük legyen határozott. Ennek értelmében a munkatársak munkavégzésük során készségesen álljanak rendelkezésre, nyújtsanak felvilágosítást és útbaigazítást, partnereiket tekintsék egyenrangúnak, tartózkodjanak a befolyással való visszaéléstől, kerüljék a szükségtelen személyes konfliktusok, viták kialakulását. A munkatársak megjelenése szolgálati időben az általánosan elfogadott esztétikus, ápolt külsőt kell, hogy mutassa. Az egyenruhát, a munkaruhát vagy a formaruhát ennek megfelelően és előírásszerűen kell viselni. A munkatárs sem a munkaidő alatt, sem azon kívül nem tanúsíthat olyan magatartást, amely alkalmas a vasutasság negatív megítélésére vagy a megítélés rontására. A munkatársaknak tisztelettel és megbecsüléssel kell kollégáikra tekinteniük. Ennek értelmében munkájukban támogatniuk kell egymást, ami érvényes a MÁV Zrt.-n belüli, valamint a MÁV Csoporthoz tartozó társaságok közötti együttműködésre is. Elvárás, hogy a munkahelyi érintkezésben a segítő hozzáállás, a korrekt magatartás, a csapatszellem és a nyitottság legyen a meghatározó. A vezetőkkel szemben támasztott további elvárások A vezetőknek a vezetésük alatt álló szervezet vonatkozásában partnerként kell beosztottjaikra tekinteniük. Támogatniuk kell őket, és figyelemmel kell kísérni munkavégzésüket, leterheltségüket, fejlődésüket. Tekintettel kell lenniük az esetleges nehézségeikre, szükség esetén pedig segíteniük kell azok megoldásában. Emellett a munkaszervezés, az ellenőrzés, a jó munkahelyi légkör kialakítása is a vezetők felelőssége. Munkatár-

4 1516 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám saik értékelése során objektívnek kell lenniük. A felmerülő konfliktusokat határozottan és tapintatosan kell kezelniük. Pozíciójukkal nem élhetnek vissza. Az Etikai Kódex tartalmát meg kell ismertetniük a beosztottjaikkal, annak betartásában példamutató módon kell eljárniuk, és segíteniük kell a munkatársaikat az Etikai Kódexben foglaltaknak megfelelő magatartás tanúsításában. Társadalmi felelősségvállalás A MÁV Zrt. elvárása, hogy munkatársai támogassák a társadalmi felelősségvállalási programokat, így a munkavégzés során vegyék figyelembe a társadalmi és környezeti szempontokat azon elvek mentén, amelyeket jelen Etikai Kódex is tartalmaz. A munkáltató elvárja, hogy munkatársa a munkaidejét munkahelyi feladatainak ellátására fordítsa. Ezt a lehető legmagasabb szakmai színvonalon, legjobb tudása szerint, az ügymenet lassítása nélkül tegye. kapcsolat A TÁRsAsÁG MŰködÉsÉBEn ÉRInTETT CsOPORTOkkAL A vasúttársaság működésében és szolgáltatásaiban érintett csoportokhoz fűződő kapcsolatrendszer kialakítása és ápolása során szem előtt kell tartani, hogy a társadalmi megítélést ezek a csoportok alakíthatják. A MÁV Zrt. és a MÁV Csoport sikerében, hatékony és versenyképes működésében, valamint a közszolgáltatási feladatot ellátó szerepének kiteljesítésében és szolgáltatásai színvonalának emelésében kiemelt jelentőséggel bír a működése során kialakított kapcsolatrendszere az érintett csoportokkal. Érintett csoportnak tekintendők a szolgáltatások igénybe vevői (utasok, ügyfelek), a MÁV Csoportba tartozó társaságok munkatársai, az állam (megrendelő, tulajdonos, szabályozó), a versenytársak, a hatóságok, az üzleti partnerek, az önkormányzatok. Általános kívánalom, hogy a munkatársak munkavégzésük során az érintett csoport(ok) által megfogalmazottakat is vegyék figyelembe. A MÁV Csoportba tartozó társaságok piaci jelenlétük során tartózkodnak a tisztességtelen versenycselekményektől, így különösen az ügyfelek, üzleti partnerek indokolatlan megkülönböztetésétől, vagy egyéb versenyellenes magatartástól. A szolgáltatások igénybe vevői (utasok, ügyfelek) Az utasok és az ügyfelek vonatkozásában a vasút szolgáltatási színvonalának emelése, valamint a MÁV Csoportba tartozó társaságokba vetett bizalom megerősítése az elsődleges feladat. Ennek keretében elvárás, hogy az utasok, az ügyfelek a lehető legmagasabb színvonalú kiszolgálásban részesüljenek. A vasút működési elvei is ennek rendelődnek alá. A MÁV Csoportba tartozó társaságok az utasok, ügyfelek bizalmát kiszámítható szolgáltatással tarthatják meg, illetve nyerhetik vissza. Ezért a társaságok a munkavégzést is ennek megfelelően szervezik meg. A MÁV zrt. és a MÁV Csoport munkatársai Az elkötelezett munkatársak elégedettsége a MÁV Csoport sikerének, hatékony működésének kulcsa. A MÁV Csoportba tartozó társaságok célja, hogy a tekintélyes múltra visszatekintő vasút stabil munkahely legyen, ahol a munkatársak biztonságra, szakmai fejlődési lehetőségre, valamint megfelelő színvonalú megélhetésre találnak. A munkát mindezen célok elérése érdekében kell megszervezni. A MÁV Csoportba tartozó társaságok által elfogadott Etikai Kódex azt a célt is szolgálja, hogy az általa kimondott értékek a vállalati kultúrába épülve mélyüljenek el. Az állam A MÁV Csoportba tartozó társaságok helyzete miatt az állam a működésükben érintettként több szerepkörben is megjelenik: megrendelőként, tulajdonosként, szabályozóként. Az állam képviselőivel való kapcsolattartás és szakmai munka során a közszolgáltatási feladat maradéktalan ellátása érdekében is a MÁV Csoport érdekeit kell szem előtt tartani és érvényesíteni. Az állam a döntéseivel, szabályalkotó szerepével sok tekintetben meghatározza a MÁV Csoportba tartozó társaságok működését. A szakmai álláspont kialakítása során a MÁV Zrt. képviselőjének a meggyőzés módszerével kell élnie, kompromisszumos megoldásra kell törekednie. Ennek keretében a gyakorlati tapasztalatra épülő érvrendszer használata fontos kívánalom. A MÁV Csoportba tartozó társaságok az együttműködés elvének is megfelelve az állam által megfogalmazott elvárások megvalósítására törekszenek. Versenytársak A MÁV Csoportba tartozó társaságok a sikereiket a tisztességes verseny szabályainak szem előtt tartásával érhetik el. Mivel a verseny az innováció hatékony kényszerítője, figyelemmel kell kísérni annak fejlődését és a benne rejlő lehetőségeket. A szolgáltatások, üzleti módszerek alakítása így a piaci környezet figyelembe vételével fejleszthető. A munkatársak szaktudása is ennek érdekében hasznosítandó. Mindez azonban kizárólag tisztességes módszerekkel tehető.

5 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1517 Hatóságok A hatósági kapcsolattartás során a hatósági munka elősegítése az elsődleges szempont. Ennek keretében az érintett munkatársaknak együtt kell működniük a hatósági eljárás, vizsgálat, cselekmény során, és ennek keretében a legjobb szakmai tudásuk szerint kell annak eredményességét elősegíteniük. A MÁV Csoportba tartozó társaságok érdeke, hogy a hatóság a lehető legpontosabb és leginkább használható információk birtokában végezze munkáját, hozza meg döntéseit. Ennek akadályozása vagy késleltetése a társaság, illetve a MÁV Csoport megítélését rontja. Üzleti partnerek A mindennapi működés során, a saját feladatok ellátása érdekében számos üzleti partner szolgáltatását kell igénybe venni, így fontos az ezen üzleti partnerekhez fűződő kapcsolat színvonala. A MÁV Zrt. és a MÁV Csoportba tartozó társaságok üzleti teljesítményét nagyban befolyásoló elem az üzleti partnerek minősége, így különösen azok megbízhatósága, pontossága, odafigyelése, szakmai munkája, gyakorlati tapasztalata. Az üzleti partnerek költséghatékony megválasztása során mindezen szempontok figyelembevételével, körültekintően, a MÁV Zrt., illetve a MÁV Csoportba tartozó társaságok érdekében kell eljárni. A kiválasztási folyamatban több lehetséges partner közül kell a fenti szempontoknak leginkább megfelelőt kiválasztani. Az üzleti kapcsolat fennállása alatt a kölcsönös és hatékony együttműködésnek, a bizalomnak, a tisztességnek, valamint a magas színvonalú szolgáltatás nyújtásának kell a szakmai munkát meghatároznia. A tisztességtelen partnerekkel szemben határozottan fel kell lépni. Az önkormányzatok A felelősségteljes munkavégzés és a magas színvonalú szolgáltatásnyújtás érdekében az érintett munkatársakkal szembeni elvárás, hogy az önkormányzatokkal kölcsönös együttműködésen alapuló kapcsolatrendszert alakítsanak ki és ápoljanak. Ez szolgálja az utasok, ügyfelek érdekeit is. kiemelt ÉRTÉkEk A MÁV Zrt., valamint a MÁV Csoportba tartozó társaságok hatékony működésében és az általuk nyújtott szolgáltatás minőségi színvonalának emelésében kiemelt fontosságúak bizonyos különös értékek, illetve elvek, amelyek kódexbeli megjelenítése több szempontból is indokolt. Az Etikai Kódexben eddig megjelentetett tartalom általános értékeket jelent. Ehhez képest azonban legalább olyan hangsúlyosak azok az értékek és témakörök, amelyek a társaságok működésére vonatkozó, speciális területeket emelik ki. Ezek az Etikai Kódex ezen részében találhatóak. A témakörök túlnyomó többségében a jogszabályi előírások mellett részletes belső szabályozások is érvényben vannak, amelyek ismerete és betartása elengedhetetlen eleme a megfelelő és színvonalas működésnek. Biztonság A biztonság a vasút egyik legfontosabb értéke. A vasúti közlekedés egyik meghatározó előnye a biztonság, ami a vasúti szolgáltatást igénybe vevők elégedettségének egyik alapértéke is. Emellett a vasút hatékony és minőségi közösségi közlekedési formává válásának is nélkülözhetetlen eleme. A biztonság a személyek és tárgyi értékek védelmét és az eredményes működést szolgálja, ami más fontos értékekkel együtt alkalmazva érhető el. A biztonságos vasút megőrzése komoly erőforrás-ráfordítást, szellemi koncentrációt igényel. A vasút veszélyes üzem, és a veszélyforrás a működés minden területén megjelenik, befolyásolva a munkaszervezést és a működés elveit. A vasúti infrastruktúra állapota és a szabályozási, ellenőrzési rendszerek meghatározzák a kereteket. Ezen kereteken belül azonban a biztonságos vasúti közlekedés megvalósításának központi eleme az emberi felelősség. A biztonság folyamatos megőrzésének összetett feladata a MÁV Csoportba tartozó társaságok együttműködésével és erős központi koordinációval valósítható meg. Egészség- és munkavédelem A munkabiztonság és a foglalkozás-egészségügy a munkatársak iránti felelősség és a biztonságos vasúti közlekedés szempontjából is kiemelt jelentőséggel bír. A munkatársak iránti felelősségérzet, valamint az előírt követelmények teljesítése összetett mögöttes tartalommal bírnak. A munkatársak egészségének és testi épségének megőrzése, valamint a munkavédelem biztosítása előírás a társaságok számára. A tevékenység végzésével együtt járó felelősség tudatosítása és gyakorlása is fontos feladat. A munkatársakon keresztül érintett családok nagy számára tekintettel több tízezer ember és családja életét határozza meg közvetlenül a MÁV Csoportba tartozó társaságok működése. A munkatársak biztonságának, egészségvédelmének, mentális épségének megóvása, az egészséges és biztonságos munkakörülmények kialakítása részben a fizikai környezet megfelelőségére, részben személyesen a munkatársakra koncentrál.

6 1518 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám környezettudatos működés Annak érdekében, hogy a vasút ténylegesen az egyik leginkább környezetkímélő közlekedési mód maradhasson, kiemelt cél a környezetterhelés folyamatos csökkentése. A közlekedési módok közül a vasút terheli a legkevésbé a környezetet, így számos olyan előnnyel rendelkezik, ami miatt joggal viselheti a környezetkímélő jelzőt. Mindemellett a vasúti közlekedés infrastruktúrája, üzemeltetése is terheli a környezetet, ez azonban más közlekedési módokkal összehasonlítva lényegesen alacsonyabb terhelést jelent. Alapvető törekvés a szolgáltatási színvonal emelése, illetve az utasok igényeinek minél magasabb szintű kiszolgálása, amelyet úgy kell végrehajtani, hogy az fajlagosan ne növelje a környezet terhelését, sőt, lehetőség szerint csökkentse azt. A megelőzés elvének érvényre juttatása a környezetvédelem leghatékonyabb módja. Ezért fel kell tárni azokat a megoldásokat, amelyek révén a környezet terhelése megelőzhető vagy csökkenthető. Egyenlő bánásmód követelménye A MÁV Csoportba tartozó társaságok az egyenlő bánásmód elvének tiszteletben tartása mellett szolgáltatnak. Így elítélnek és tiltanak mindenfajta diszkriminációt. Az egyenlő bánásmód követelménye alapján a MÁV Csoportba tartozó társaságok munkatársaikkal, illetve utasaikkal, természetes személy ügyfeleikkel, valamint ezek csoportjaival szemben azonos tisztelettel és körültekintéssel, az egyéni szempontok azonos mértékű figyelembevételével járnak el. Az egyenlő bánásmód követelményének való meg nem felelés az emberi méltósághoz való jog megsértését jelenti. Nem megengedett a munkatársakkal szembeni hátrányos megkülönböztetés, így különösen a nem; a kor; a családi állapot; a bőrszín; a nemzeti vagy etnikai származás; a vallási, politikai meggyőződés; a fogyatékosság; a szexuális beállítottságon alapuló megkülönböztetés. összeférhetetlenség elkerülése A MÁV Zrt. mint munkáltató alapvető célja, hogy munkatársai a szakmai ismeretüket, gyakorlatukat és képességeiket a társaság érdekében kamatoztassák. A foglalkoztatásban összeférhetetlenség alatt kell érteni minden lehetséges, munkavégzésre vagy gazdasági társaságban tulajdonosi részesedésszerzésre irányuló olyan érdekütközést, amely a munkáltató gazdasági céljaival, üzleti szempontjaival nem egyeztethető össze, és amely nem a jogviszonyból fakad. Ha olyan helyzet keletkezik, amely a MÁV Zrt. gazdasági érdekeit, piaci pozícióit, valamint a működésével összefüggő érdekeit sértheti vagy veszélyeztetheti, az jogszabályi alapon nem megengedett. Ebbe a körbe tartozik a más munkáltatóval kötött munkaszerződés vagy a hozzátartozók együttfoglalkoztatása is. Egyes, konkrét feladatok teljesítése során is ki kell zárni az olyan helyzeteket, amelyek nem teszik lehetővé az elfogulatlan munkavégzést, ideértve a döntés-előkészítést és a döntéshozatalt is. Társadalmi és politikai tevékenység A munkatársak tiszteletben tartják egymás politikai- és világnézetét, illetve munkájukkal kapcsolatban tartózkodnak az ilyen irányú, meggyőző jellegű fellépéstől. A munkatársak munkaviszonyhoz nem kapcsolódó állampolgári, politikai és társadalmi elsősorban önkéntes karitatív és szociális elkötelezettsége üdvözlendő. Amennyiben ezek nem sértik a MÁV Csoport közösségének érdekeit, úgy nem korlátozhatók. A társadalmi érdekek képviseletével foglalkozó civil szervezetekkel kiépített kapcsolatok ápolását, illetve ezen szervezetek munkáját elismertség övezi. Az ilyen keretek között elkötelezettséget vállaló munkatársak magánemberként vesznek részt e tevékenységben, ennek megfelelően társadalmi szerepvállalásuk, valamint politikai nézeteik nem tükrözik a MÁV Zrt. álláspontját. A munkatársak a politikai jogaikat saját meggyőződésük szerint, szabadon gyakorolják, ebből fakadóan a munkahelyen sem előny, sem pedig hátrány őket nem érheti. Munkaidőben vagy a munkahelyen nem végezhető és nem gyakorolható politikai vagy vallási nézettel kapcsolatos meggyőzésre irányuló tevékenység. Egyéni politikai szerepvállalás esetén sem a társaság neve, sem annak eszközei nem használhatók. A tevékenység nem keltheti azt a képzetet, hogy a munkáltató társaság elkötelezettséget vállalt valamely párt vagy politikai irányzat mellett. A társaság pénzeszközei nem fordíthatóak politikai kampányok, pártok, jelöltek és az ezekhez kapcsolódó szervezetek támogatására. Érdekképviseletek A MÁV Zrt. elismeri és tiszteletben tartja munkatársai érdekképviseleti és érdekvédelmi tevékenységét. A MÁV Zrt. elismeri, segíti és tiszteletben tartja a szakszervezeteket, és azok érdekképviseleti és érdekvédelmi tevékenységét. A szakszervezetek számára biztosított a jogszabályok szerinti egyenlő bánásmód. A szakszervezetekkel folytatott egyeztetések során a felek ugyan más nézőpontból szemlélik a vasutasok és

7 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1519 a vasút érdekeit, de a közös cél az, hogy a létrejövő megállapodások a hosszú távú érdekeket szolgálják. A munkáltató és a szakszervezetek közötti együttműködés során tiszteletben kell tartani egymás jogait és jogos érdekeit. A jogok gyakorlása és a kötelezettségek teljesítése során a jóhiszeműség és a tisztesség követelményeinek megfelelően, kölcsönösen együttműködve kell eljárni. A MÁV Zrt. tiszteletben tartja az üzemi tanácsok jogszabályon, illetve szerződésen alapuló jogosítványait, és velük szemben eleget tesz az ezeken alapuló kötelezettségeinek. korrupcióval szembeni fellépés A MÁV Csoportba tartozó társaságok elkötelezettek a tisztességes és átlátható működés mellett, elutasítják a korrupciót, határozottan fellépnek annak minden formájával szemben. Az Etikai Kódex vonatkozásában a korrupció olyan jogellenes és/vagy erkölcsi értelemben is elítélendő cselekmény, amely során a bármilyen szinten döntési helyzetben lévő munkatárs ezen helyzettel visszaél saját maga vagy más javára történő előnyszerzési célzattal, ezzel sértve a MÁV Csoportba tartozó társaságok érdekeit. A korrupció egyebek mellett fenyegeti a jogbiztonságot, aláássa a tisztesség elvét, akadályozza a gazdasági fejlődést, torzítja a versenyt és veszélyezteti a társadalom erkölcsi alapjainak stabilitását. A MÁV Csoportba tartozó társaságok egyértelmű és elutasító állásponttal rendelkeznek a korrupcióról. Annak minden formájával szemben határozottan fellépnek, mivel az minden tekintetben ellentmond a tisztességes működésnek. Kerülni kell minden olyan helyzetet, amelyben jogtalan előny nyújtása, elfogadása vagy annak akár csak a gyanúja is felmerülhet. A MÁV Csoportba tartozó társaságok elkötelezettsége a tisztességes működés mellett töretlen. Felajánlott üzleti ajándék és vendéglátás kezelése Üzleti partner által nyújtott ajándék és vendéglátás nem befolyásolhatja az üzleti döntéseket, és a befolyásolás látszatát sem keltheti. Az üzleti partnerekkel szembeni magatartás során a tiszteletnek és a tisztességes partneri kapcsolatrendszernek kell meghatározónak lennie. Az üzleti ajándék, valamint a vendéglátás elfogadása kizárólag az általános üzleti szokások keretein belül lehet tisztességes, de akkor is kizárólag olyan esetekben, ha abban a befolyásolási szándék jele nem látható. Elfogadás esetén sem befolyásolhatja a vendéglátás és az ajándék elfogadása a döntéshozatali eljárást. Sem az üzleti partnerek, sem harmadik felek számára nem tűnhet úgy, hogy ezek hatással vannak a döntéshozatalra. Erőforrás-gazdálkodás és a tulajdon védelme Elvárás valamennyi munkatárssal szemben, hogy az erőforrásokkal hatékonyan gazdálkodjon, és érezzen felelősséget a társaság vagyonának, illetve mások tulajdonának megóvása iránt. A társaságok gazdálkodása során kiemelt szempont a hatékony erőforrás-gazdálkodás, amely az Etikai Kódexben megfogalmazott, más elvárásokkal együttesen valósulhat meg. A hatékony gazdálkodásnak felelős gazdálkodással kell párosulnia. Az állami erőforrások hatékony, nem pazarló felhasználása nagymértékben hozzájárul a MÁV Csoport társaságaiba vetett bizalom erősödéséhez, és a MÁV Csoportba tartozó társaságok jó hírnevének öregbítéséhez. Tiszteletben kell tartani mások szellemi tulajdonát is, így különösen mások szerzői jogait, a szabadalmakat és a védjegyeket. Beszerzések közbeszerzések A beszerzési szabályrendszer azt biztosítja, hogy a beszállítás jogát a legjobb ajánlatot tevő nyerje el. A beszerzési eljárások (beleértve a közbeszerzést is) átláthatóságának, tisztaságának és tisztességességének érdekében elengedhetetlen az Etikai Kódexben is megfogalmazott alapelvek betartása. A beszerzések során a vállalat céljai és érdekei mindig előnyt élveznek. A beszállítók érdekeinek ésszerű tiszteletben tartását a nyitottságra épülő és tisztességes beszerzési eljárás garantálja. Mindezek az alapvető szakmai szabályok érvényre juttatása mellett lehetségesek. A beszerzésben résztvevők jogkövető magatartása, valamint a folyamatok átláthatóságának biztosítása mellett kiemelendő szempont a szükséges és elégséges információk megfelelő dokumentálása és kommunikálása. Emellett a piaci lehetőségekkel összhangban több, egymástól független szállítói ajánlat bekérése szükséges úgy, hogy a kiírásokban ne legyenek versenykorlátozó feltételek. Beszámolók és belső nyilvántartások A belső nyilvántartásoknak, pénzügyi kimutatásoknak és a számviteli dokumentumoknak pontosnak és valósághűnek kell lenniük. A pontos belső nyilvántartások alapul szolgálnak a tulajdonos, a szabályozó és a hatóságok számára készített jelentéseknek, beszámolóknak, illetve a megalapozott belső döntéshozatal alapvető feltételét jelentik. Ezért a

8 1520 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám társaságok minden nyilvántartását megfelelő részletességgel, pontosan, naprakészen és tisztességesen kell vezetni, és biztosítani kell, hogy azok valósághűen tükrözzék az adott eseményeket. Információvédelem A társaságok által kezelt információk a társasági, de egyúttal a közvagyon részei is, amelyeket körültekintően kell kezelni. Azokat az információkat és adatokat, amelyek a munkavégzés során keletkeznek, védelem illeti meg, azokat arra fel nem jogosított, sem belső, sem külső személyekkel megismertetni, nekik továbbítani nem lehet. Közszolgáltatási feladat ellátását végző vagy abban közreműködő, illetve állami vagyonnal gazdálkodó vagy azzal rendelkező társaságként bizonyos információk nyilvánosságra hozatalának és közzétételének kötelező jelleggel, megfelelő keretek között kell megtörténnie. Mindez a MÁV Csoportba tartozó társaságok átláthatóságának, ellenőrizhetőségének is eleme. Ezzel egyidejűleg azonban szigorú szabályok vonatkoznak a személyes adatok védelmére, valamint azok kezelésére. kommunikáció A MÁV Csoportba tartozó társaság bármely munkatársának megnyilatkozása a MÁV Csoport megnyilatkozásának tűnhet. A MÁV Csoportba tartozó társaságok közösségi közlekedésben betöltött kulcsszerepük, méretük és stratégiai fontosságuk miatt kiemelt közérdeklődésre számíthatnak. A nyilvánosságnak szánt információk közlése során szem előtt kell tartani, hogy annak igaznak, pontosnak, közérthetőnek, objektívnek és időszerűnek kell lennie. Tartózkodni kell a MÁV Csoport jó hírnevét, érdekeit sértő, valamint téves információk terjesztésétől. Az utasokkal történő megfelelő kommunikáció része a nyújtott szolgáltatásnak. A belső kommunikációban az együttműködést és a hatékony közös munkát szem előtt tartva kell részt venni. A munkáltató által rendelkezésre bocsátott kommunikációs eszközök kizárólag rendeltetésszerűen használhatóak. A kommunikáció során tisztelni kell munkatársak munkaidejét: annyi információval kell őket ellátni, amennyire a munkavégzéshez szükségük van. Információ visszatartásával mások munkavégzésének akadályozása vagy nehezítése nem megengedett. A MÁV Csoport belső kommunikációs csatornái kizárólag a tagvállalatok és azok munkatársait érintő információk közzétételére szolgálnak, ezért tartózkodni kell a személyes és főként a személyeskedő jellegű üzenetek, hirdetések elhelyezésétől. Az ETIkAI kódex MŰködTETÉsE Az Etikai kódexszel kapcsolatos további információk Amennyiben figyelmesen végigolvassa az Etikai Kódexet, és mégsem kap elegendő információt ahhoz, hogy mi az elvárt magatartás egy-egy konkrét helyzetben, amellyel a munkavégzése során szembesül, akkor további információért, tanácsért közvetlen vezetőjéhez fordulhat, továbbá a megjelölt elérhetőségek bármelyikén is felteheti kérdését, valamint tanácsot kérhet a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet munkatársától. Az Etikai kódex betartása Az Etikai Kódexben megfogalmazott magatartási szabályok és viselkedési normák megismerését követően azok önkéntes követése kiemelt cél. Az etikai normát sértő cselekedet vagy mulasztás kivizsgálására szolgáló eljárási szabályokat, valamint az esetlegesen alkalmazandó jogkövetkezmények rendszerét az etikai és más előírásokat sértő helyzetek, visszaélések feltárásának és kivizsgálásának rendjéről szóló utasítás tartalmazza. Annak előírásaira is mindig figyelemmel kell lenni. A MÁV Zrt. határozottan fellép az Etikai Kódexben megfogalmazottakat megsértő személyekkel szemben, tekintet nélkül az adott személy pozíciójára. Ha egy-egy ügy részleteinek megismerése során a belső szabályozás hiányosságaira derül fény, azok haladéktalanul pontosításra, kiegészítésre kerülnek. Jelzés az Etikai kódex megsértéséről Amennyiben az Etikai Kódexben foglaltak megszegését észleli, bejelentés megtételével segítse a körülmények feltárását. Bejelentés megtételére a MÁV Zrt. által a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet útján működtetett elérhetőségek bármelyikén van lehetőség. A bejelentő személyét is védelem illeti, a bejelentés megtételének ténye miatt a jóhiszemű bejelentőt amennyiben a MÁV Csoportba tartozó bármely társaság munkatársa munkajogi vagy egyéb hátrányos következmény nem érheti. A bejelentővel szemben semmiféle hátrányos megkülönböztetés nem megengedett, ha ilyen történik, azt megfelelően orvosolni kell. A valótlan, szándékosan lejárató bejelentésekkel szembeni határozott fellépés is garanciális eleme az Etikai Kódexben megfogalmazottak megfelelő érvényesülésének. A bejelentő személye harmadik személyek előtt nem fedhető fel sem a vizsgálat során, sem azt követően, ez

9 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1521 alól kivételt jogszabályi előírás képezhet, hiszen a vizsgálat lefolytatása, az intézkedések megtétele kizárólag a jogszabályi kötelezettségek figyelembe vételével folyhat. A vizsgálat lezárását követő intézkedések vonatkozhatnak szabályozás kialakítására vagy módosítására, munkajogi vagy más jogi lépések megtételére. A bejelentés ajánlott tartalma Az Etikai Kódexbe ütköző magatartás észlelése esetén azzal segítheti a tények hatékony feltárását, ha a tapasztalt helyzetet a lehető legrészletesebben ismertetve jelenti be a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet által működtetett elérhetőségek valamelyikén. Ehhez lehetőleg írja le, hogy mit, mikor és milyen körülmények között észlelt. Fogalmazza meg, hogy mi lehet Etikai Kódexbe ütköző, és mellékelje azokat az esetleges dokumentumokat, információkat is, amelyek állításait alátámasztják. Azzal nagyban segítheti a munkát, ha a bejelentésben saját nevét és elérhetőségét is megadja. A megadott személyes adatok szigorú adatkezelési szabályok kezelése mellett, zártan történik. Az egyértelműen valótlan, illetve alaptalan bejelentések kivizsgálására nem kerül sor. A bejelentés, illetve a kérdésfeltevés vagy tanácskérés lehetséges formái A MÁV Zrt. által a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet útján a bejelentések fogadására, illetve kérdések feltevésére és tanácsok kérésére működtetett elérhetőségek az alábbiak: postai út: a Budapest 1426 Pf postafiók, vagy bejelentés tehető a MÁV Vasútszolgálati postáján ( B posta) keresztül a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet címére, elektronikus út: az etika@mav.hu cím, az Etikai Portál, amely a MÁV Zrt. ( honlapján működik telefon: a 06 (1) telefonszámon, személyes: a MÁV Zrt. Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet munkatársánál, a 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt címen. A bejelentő számára. Ezen cél elérése érdekében az Etikai Kódex tartalmát valamennyi munkatárssal meg kell ismertetni. Ebben kiemelt szerepet kapnak a vezetők, akiknek egyrészt példát kell mutatniuk az Etikai Kódexben foglaltak betartásában. Másrészt a vezetőknek meg kell bizonyosodniuk arról, hogy az Etikai Kódex tartalmát a vezetésük alá tartozó valamennyi munkatárs ismeri, és ezáltal a gyakorlatban is tudja alkalmazni, azzal összhangban cselekszik. Az Etikai Kódex tartalmának munkatársakkal való megismertetését szolgáló eszközök: a MÁV Zrt. valamennyi munkatársa megkapja az Etikai Kódex egy példányát, az új munkatársakat a felvétel alkalmával egyrészt tájékoztatni kell az Etikai Kódex létezéséről, másrészt annak egy példányát át kell adni számukra, az Etikai Kódex szövegét valamennyi munkatárs részére a szolgálati helyen bármikor hozzáférhetővé kell tenni. Ennek megfelelően minden vasúti szolgálati helyet a szükséges példányszámmal el kell látni, az Etikai Kódex szövegét teljes terjedelmében a MÁV Zrt. honlapján is hozzáférhetővé kell tenni. Az Etikai Kódex jóváhagyása és közzététele a helyben szokásos eljárás szerint történik, a MÁV Zrt. esetében az Elnök-vezérigazgató hagyja jóvá, a MÁV Értesítőben közzétételre kerül. Az Etikai Kódex tartalmával kapcsolatos érdemi észrevételekről, módosítási javaslatokról a MÁV Zrt. Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet értesítése szükséges az etika@mav.hu elektronikus levélcímen vagy a Budapest 1426 Pf postafiók útján vagy a MÁV Vasútszolgálati postáján ( B posta) keresztül a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet címére vagy a 06 (1) telefonszámon. A MÁV Csoportba tartozó társaságok minden munkatársának közös érdeke, hogy az Etikai Kódexben foglalt szabályoknak és normáknak megfelelő vállalati kultúra is hozzájáruljon a versenyképes és magas színvonalú szolgáltatást nyújtó vasúttársasági működéshez, különös tekintettel a közszolgáltatási feladatok ellátására. Szarvas Ferenc s.k. elnök-vezérigazgató Bárki, aki az Etikai Kódexbe ütköző magatartást, helyzetet észlel, megoszthatja tapasztalatát a fent megadott elérhetőségeken keresztül. Az Etikai kódex jóváhagyása, megismerése Az Etikai Kódexben foglalt elveknek összhangban kell lenniük a megélt vállalati valósággal, és ezáltal a hétköznapok részét kell képezniük valamennyi munkatárs

10 1522 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám 43/2011. (XI. 04. MÁV Ért. 23.) EVIG számú Elnök-VEzÉrIGazGatóI utasítás az EtIkaI És MÁs ElőírÁsokat sértő helyzetek, VIsszaÉlÉsEk feltárásának És kivizsgálásának rendjéről az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője felelős. 1.0 az utasítás CÉlja Az utasítás célja, hogy a MÁV Csoportnál széles körben, különböző forrásokból észlelt, az Etikai Kódexben megjelentetett normák és elvárások megsértését, valamint a közérdek sérelmét jelentő problémák átlátható módon, hatékonyan, a tisztességes eljárás elvét betartva feltárásra kerüljenek, és kezelésükre olyan megoldások szülessenek, amelyek a MÁV Csoport érdekeit az etikus vállalati kultúra keretében szolgálják. Mindezek érdekében az utasítás célja egy olyan belső mechanizmus szabályozása, amely a belső vállalati kultúra szerves részeként ösztönözi a munkatársakat a fenti problémák bejelentésére, hogy ezáltal javuljon a felderítés és javító intézkedések hatékonysága. Ezen célok eléréséhez elengedhetetlen a MÁV Csoport munkatársainak jelen eljárásrend szerinti együttműködése. 2.0 hatály És felelősség MEGhatÁrozÁsa 2.1. az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi munkaviszonyban és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott munkatársára (a továbbiakban munkatársak), és a MÁV Zrt. meghatározó befolyása alatt álló gazdasági társaságok (a továbbiakban leányvállalat, jelenleg tételesen ld. 1. Melléklet, a továbbiakban a MÁV Zrt.-vel együtt MÁV Csoport) esetében az erre vonatkozó alapítói/taggyűlési/közgyűlési határozat szerinti vezetői intézkedés alapján az adott leányvállalat valamennyi munkaviszonyban és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott munkatársára. Nem tartozik az utasítás hatálya alá a) a külön jogszabályban és belső utasításban szabályozott közérdekű bejelentés, közérdekű javaslat, panasz és kérelem elbírálása, b) a külön utasításban szabályozott, a pénzmosásra vagy terrorizmus finanszírozására utaló körülmények bejelentésének vizsgálata, kivéve, ha a 3.7. pont szerint a Megfelelőségi Bizottsághoz érkező felkérés alapján ilyen tárgyú vizsgálat indul. 3.0 fogalmak MEGhatÁrozÁsa 3.1. Bejelentés: olyan, a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet által működtetett egységes bejelentési és támogató csatornákon beérkező információ, amely a MÁV Csoport Etikai Kódexében megfogalmazott magatartási szabályok, illetve viselkedési normák megsértéséről szolgáltat információt, beleértve azokat, amelyek a közérdek sérelmével kapcsolatban állnak elő közérdek: a MÁV Csoport működése során az állami vagyonnal való gazdálkodással, valamint a közszolgáltatási feladat ellátásával összefüggésben fennálló érdekek, amelyek megjelenthetnek úgy is, mint a MÁV Csoport és tagvállalatainak gazdasági, pénzügyi érdekeinek, közvéleményi megítélésének, jó hírnevének védelme Bejelentő: az a személy, aki saját vagy az általa képviselt szervezet nevében tesz bejelentést. Bejelentést a MÁV Csoport bármely munkatársa, illetve külső személy vagy szervezet tehet Érintett munkatárs: a bejelentésben, esetben vagy vizsgálati eljárásban érintett munkatárs, akivel kapcsolatban a bejelentés/eset kifogásolható magatartásra vonatkozó információt tartalmaz, illetve akinek a magatartására vonatkozó tények tisztázása a vizsgálati eljárás céljának eléréséhez szükséges Bejelentési és támogató csatornák: bejelentés tételére és az Etikai Kódexhez kapcsolódó tanácsadásra a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet az alábbi elérhetőségeket biztosítja: a) Postai út: külön postafiók áll rendelkezésre a bejelentések fogadására a Budapest 1426 Pf címen, vagy bejelentés tehető a MÁV Vasútszolgálati postáján ( B posta) keresztül a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet címére. b) Elektronikus út: az etika@mav.hu címen. c) Etikai Portál: a MÁV Zrt. az Etikai Kódexben megfogalmazottak szerinti működés támogatására Etikai Portált hoz létre a MÁV Zrt. hivatalos honlapján ( d) Telefonos bejelentés: a nap 24 órájában külön, erre a célra biztosított 06 (1) telefonszámon a kijelölt munkatárs, illetve üzenetrögzítő fogadja a bejelentéseket.

11 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1523 e) Személyes bejelentés: a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet erre kijelölt munkatársánál személyesen is tehető bejelentés a 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt címen, a közzétett ügyfélfogadási időben Bejelentést fogadó munkatárs: a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezeten belül a bejelentések adminisztratív feladatainak ellátására kijelölt munkatársa, akinek távolléte esetére annak helyettesét is kijelöli a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője annak érdekében, hogy a bejelentések intézésének folyamatossága biztosított legyen Más információforrásból származó észlelés: olyan információ, amely a MÁV Csoport Etikai Kódexében megfogalmazott magatartási szabályok, illetve viselkedési normák megsértésének észlelésére vonatkozik, beleértve azokat az információkat, amelyek a közérdek védelmével összefüggésben vetődnek fel, és amelyet a) a Megfelelőségi Bizottságba delegált szervezetek munkatársai munkavégzésük során észlelnek (saját észlelés), vagy b) a MÁV Csoport más szakterületei, leányvállalatai munkavégzésük során észlelnek, vagy c) a MÁV Csoport vezetői fórumain vetnek fel, illetve vezető testületei, könyvvizsgálója észlel Eset: a bejelentés és a más információforrásból származó észlelés alapján definiált tényállás valamely meghatározott vagy meghatározható magatartásra vagy körülményre vonatkozóan Esetek kezelésére kijelölt munkatársak: a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet állandó kijelölt munkatársai, akik a vizsgálati eljárás megindítására vonatkozó döntési javaslat előkészítéséért felelősek Etikai kódex: a MÁV Csoport Etikai Kódexe, olyan, a törvényi előírásokkal és egyéb jogszabályokkal összhangban álló normagyűjtemény, amely a MÁV Csoport működésére vonatkozó valamennyi belső szabály, utasítás és előírás alapjául szolgál Megfelelőségi Bizottság: az esetek kezelését, valamint a vizsgálati eljárásokat elrendelő és ellenőrző testület közreműködő: az eset kezelésében, valamint a vizsgálati eljárás lefolytatásában résztvevő munkatárs, külső személy vagy szervezet személyes interjú: a vizsgálati eljárás során a vizsgáló által az esetben érintett munkatárssal, illetve a vizsgálati eljáráshoz potenciálisan információkkal rendelkező személlyel készített interjú, amely automatikusan nem helyettesíti a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárásban történő meghallgatást Vizsgáló: a vizsgálati eljárás lefolytatásával megbízott munkatárs Vizsgálatba bevont személy: az a személy, akivel a vizsgálati eljárás során személyes interjút készít(enek) a vizsgáló(k), vagy akitől a vizsgálati eljárás során felvilágosítást kérnek. 4.0 az utasítás leírása 4.1. alapelvek Az eseteket tartalmuk alapján kell elbírálni Az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárások során tiszteletben kell tartani az eset, illetve az eljárás által érintett személy(ek) alapvető jogait, és az általános alkotmányos elveket Tisztességes és jogszerű eljárás keretében az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárások során kizárólag jogszerű eszközök alkalmazhatók. A vizsgálati eljárás során mindvégig be kell tartani az indokoltság elvét és az eltúlzott intézkedések tilalmát Az etikai eljárások során nem a munkatársak tetteire, hanem a bekövetkezett probléma körülményeire kell a hangsúlyt helyezni, a problémák valódi okát vagy az azt lehetővé tevő szabályozási hiányosságot kell feltárni, meg kell fogalmazni a megoldási javaslatokat és az érintett szervezetekkel együttműködve a javító intézkedésekre kell összpontosítani Az esetek kezelésében, valamint a vizsgálati eljárások lefolytatásában közreműködők felelősséggel tartoznak az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárások lefolytatása során felmerülő adatok, információk védett kezelésének biztosításáért A kölcsönös együttműködési kötelezettség elve A MÁV Csoport minden munkatársa köteles együttműködő magatartással elősegíteni a jelen eljárásrendben meghatározott eljárások sikerét. A jelen utasítás szerinti vizsgálat indítására vonatkozó döntés során a bejelentéseket különös gonddal kell elemezni annak érdekében, hogy a bejelentési rendszerrel való visszaélés és rosszhiszeműség kiszűrése megtörténhessen. A bejelentési rendszerrel való visszaélés a visszaélést elkövetővel szembeni fellépést von maga után. Az esetek kezelését és a vizsgálat lefolytatását, bele-

12 1524 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám értve az érintettek tájékoztatását, a jelen utasításban szabályozott eljárási rendnek megfelelően kell végezni A munkáltatói intézkedésekhez és eljárásokhoz való viszony Ezen utasításban szabályozott eljárások nem minősülnek a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárásnak és nem is helyettesítik azokat a munkáltatói eljárásokat. Ezen utasításban a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárás alatt a MÁV Zrt. Kollektív Szerződésében megfogalmazott, A rendkívüli felmondáson kívüli munkáltatói intézkedések és a munkavállalói kártérítési felelősség érvényesítésének rendje c. melléklet alapján folytatott eljárásokat kell éretni. Az ezen utasításban szabályozott eljárások nem érintik a munkáltató által egyébként meghozott döntéseket. Ezen utasítás végrehajtása nem akadályozhatja a munkáltatói intézkedések végrehajtását azokban az esetekben, amikor az adott ügy hatékony megoldása azonnali munkáltatói intézkedést kíván. Ezen kívül a Megfelelőségi Bizottság dönthet úgy az esetek kivizsgálásáról hozott döntései során, hogy egy esetet saját hatáskörben történő vizsgálat helyett a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárásba utal (4.6.2.c) pont). Jelen utasítás alapján folyó eljárások eredményezhetnek olyan intézkedést, amely a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárás lefolytatását tartalmazza ( pont). Ekkor az utasítás pontja szerint kell eljárni ÁltalÁnos rendelkezések a jóhiszemű bejelentő védelme A bejelentőt a bejelentés kezelése, valamint a vizsgálati eljárás során mindvégig fokozott védelem illeti meg A MÁV Csoport garantálja, hogy a bejelentő személyazonosságára vonatkozó adatokat elkülönítetten kezeli, és a hatályos jogszabályi keretek között a bejelentő személyazonosságát a jelen utasítás pontjában meghatározott személyek körén kívül nem fedi fel sem az eljárás folyamán, sem azt követően A bejelentéseket fogadó munkatárs a bejelentőt lehetőség szerint figyelmezteti, hogy a sikeres vizsgálat és a saját személyes érdekei miatt ne fedje fel más számára a bejelentés során átadott információkat, sem annak tényét, hogy ő volt a bejelentő A bejelentőt védelem illeti, mely vonatkozik arra, hogy a MÁV Csoport vállalja, hogy a bejelentés megtétele miatt a bejelentőt, illetve a bejelentés kezelésében, valamint a vizsgálati eljárásban együttműködő személyeket a MÁV Csoport részéről megtorlás, illetve munkajogi vagy egyéb hátrány nem éri. Abban az esetben, ha a bejelentő mégis hátrányos következményt tapasztalna, akkor panaszával a Megfelelőségi Bizottsághoz fordulhat, amely intézkedik a panasz haladéktalan kivizsgálásáról, és arról, hogy indokolt esetben ennek orvoslása megtörténjen. Jogvita esetén a munkáltatónak kell bizonyítania azt, hogy intézkedése nincs összefüggésben a bejelentéssel, vagy a bejelentés rosszhiszemű voltát A jóhiszemű bejelentővel, az esetben érintett és a vizsgálati eljárásba bevont munkatárssal szemben a bejelentés/nyilatkozat tartalma alapján üzleti titoksértés miatt nem lehet joghátrányt alkalmazni a rosszhiszemű bejelentővel szembeni fellépés A bejelentőt amennyiben ez lehetséges - figyelmeztetni kell arra, hogy amennyiben bejelentésében bizonyítottan olyan tényt állít, amelyről tudta vagy kellő gondossággal tudnia kellett volna, hogy valótlan, akkor bejelentésének figyelembe vételére nem kerül sor, illetve ebben az esetben vele szemben munkáltatói intézkedés kezdeményezhető A bejelentés tartalmát, a bejelentő nyilatkozatát akkor lehet rosszhiszeműnek tekinteni, ha az erre irányuló vizsgálat bizonyítja azt személyes adatok kezelése A bejelentés kezelése során a bejelentő bejelentésben megadott személyes adatainak kezelésére való felhatalmazó hozzájárulását vélelmezni kell A vizsgálati eljárás lefolytatása során a munkaviszonyban foglalkoztatott érintett, illetve a vizsgálatba bevont személyek esetében a személyes adataik kezelésére a Munka Törvénykönyvében foglalt jogszabályi felhatalmazás alapján kerül sor. A munkaviszonyra irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatottak esetében önkéntes hozzájáruló nyilatkozat szükséges a személyes adatok kezeléséhez A vizsgálati eljárásban érintett, illetve a vizsgálatba bevont személyt megfelelően tájékoztatni kell a vizsgálati eljárás során vele kapcsolatban kezelt személyes adatairól, az adatkezeléssel kapcsolatos minden tényről, illetve arról is, hogy adatait kik ismerhetik meg. Jogában áll tájékoztatást kérni a kezelt adataival kapcsolatban, tiltakozni az adatkezelés ellen. Egyben biztosítani kell a lehetőséget számára, hogy a személyes adatainak helyesbítését, illetve törlését kezdeményezhesse Az eljárás során követni kell a célhoz kötött adatkezelés elvét, melynek értelmében személyes adatot

13 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1525 kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely a cél elérésének megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig Ha a folyamat során az esettel, illetve a vizsgálati eljárás céljával össze nem függő személyes adat is felmerül, és az adatok elkülönítése a hordozó eszköz tartalmának sérelme nélkül nem lehetséges, az esetet kezelők, illetve a vizsgáló köteles az ilyen személyes adatot haladéktalanul felismerhetetlenné tenni A bejelentő és a bejelentés által érintett, illetve a vizsgálatba bevont személyek személyes adatai zártan, a bejelentéstől elkülönítetten kerülnek kezelésre. Elektronikus továbbítás esetén különös figyelmet kell fordítani az adatok védelmére A tisztességes eljárás védelméről szóló évi CLXIII. törvény III. fejezet szerinti eljárásokban a személyes adatkezelés az ott meghatározott szabályok szerint történik Információk védett kezelése Minden olyan közreműködőnek, aki az eset kezelésével, valamint a vizsgálati eljárás lefolytatásával kapcsolatos tevékenységben részt vesz, meg kell őriznie az eset, valamint vizsgálati eljárás zártságát és névtelenségét Minden, az eset kezelésében, valamint a vizsgálati eljárásban résztvevő szervezet vezetője köteles gondoskodni az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárás során keletkező információ védett rendszerben történő kezeléséről. Az eljárás során kizárólag az e szabályzatban meghatározott személyek körére korlátozódik az adatokhoz, információkhoz való hozzáférés- és betekintés joga. A hozzáférési- és betekintési joggal rendelkező személyek más személyekkel nem közölhetnek semmiféle tényt vagy információt az esettel vagy a vizsgálati eljárással összefüggésben A hozzáférési és betekintési joggal rendelkező személyek, illetve az esetek kezelésébe és a vizsgálati eljárásba közreműködőként bevont személyek a bejelentéssel, a vizsgálati eljárással összefüggésben tudomásukra jutott információkra vonatkozóan titoktartási nyilatkozatot tesznek a 4/a. vagy 4/b. Melléklet szerint Az esettel összefüggésben, valamint a vizsgálati eljárás során keletkező dokumentumok és információk kezelése során fokozottan ügyelni kell a hatályos Informatikai Biztonsági Szabályzat és a MÁV Zrt. Minősített adatok védelméről szóló biztonsági szabályzatának betartására, azokat a MÁV Zrt. belső használatra készült dokumentumaival azonos módon kell kezelni. Az üzleti titokra vonatkozó szigorúbb szabályok értelemszerűen alkalmazandók Az esettel kapcsolatban, valamint a vizsgálati eljárás során keletkező információkhoz kizárólag az alábbi személyek férhetnek hozzá azzal, hogy a személyes adatokra vonatkozóan a jelen utasítás és pontjai az irányadók: a) a bejelentést fogadó munkatárs és távolléte esetén annak helyettese, b) az adott eset kezelésére kijelölt munkatárs(ak), c) az adott eljárásban kijelölt vizsgáló(k), d) az adott eljárásban vizsgálatot végző szervezet vezetője, e) az adott eljárásban felkért közreműködők kizárólag közreműködésük körében, f) a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője, g) a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője által a helyettesítésére kijelölt munkatárs, h) a Megfelelőségi Bizottság tagjai vagy állandó delegáltjaik, i) a Megfelelőségi Bizottság titkára, j) a MÁV Zrt. Felügyelő Bizottsága ezen feladatra kijelölt tagja Amennyiben a munkatárs a bejelentésben vagy a vizsgálati eljárás során üzleti titokra hivatkozik, őt tájékoztatni kell e rendelkezés tartalmáról, a vizsgálónak meg kell győződni, hogy a bejelentés/nyilatkozat/adatszolgáltatás tartalma üzleti titoknak minősül-e. Üzleti titok esetén azt a bejelentésből törölni kell, és külön iratba kell foglalni, amit a MÁV Zrt. hatályos üzleti titok védelmére vonatkozó külön utasítása szerint kell minősíteni és kezelni. Ezt az eljárást kell alkalmazni a bejelentő meghallgatása során készített jegyzőkönyvre, illetve a vizsgálat folyamán a vizsgáló birtokába jutott információkra is Betekintési jog Az esetben vagy a vizsgálati eljárásban érintett, illetve a vizsgálati eljárásba bevont személy részére biztosítani kell a vizsgálat során rá vonatkozóan keletkezett, összegyűjtött dokumentumokba történő betekintés lehetőségét, a vele kapcsolatosan összegyűjtött adatok, információk pontossága ellenőrzésének, a helyesbítés kezdeményezésének céljából Az esetben vagy a vizsgálati eljárásban érintett személy nem ismerheti meg a bejelentő és a vizsgálati eljárásba bevont más személyek személyes adatait, e személyek azonosítására alkalmas egyéb adatokat.

14 1526 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám Az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárás folyamán a tájékoztatást, a figyelmeztetést és az adatok zárt kezelését minden esetben jegyzőkönyvbe kell foglalni összeférhetetlenség Az eset kezelésében, valamint a vizsgálati eljárás lefolytatásában közreműködőként érintett vagy érdekelt személy nem vehet részt Ha az eset kezelésébe, illetve a vizsgálati eljárás lefolytatásába közreműködőként bevont bármely személy vonatkozásában olyan körülmény merül fel, amely az eljárásbeli feladatainak tárgyilagos és objektív teljesítésében gátolja, erről a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni köteles. Ebben az esetben a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője intézkedik az eset megfelelő, előírásokkal összhangban történő kezeléséről, valamint az eljárás megfelelő, előírásokkal összhangban történő lefolytatásáról Abban az esetben, ha maga a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője válik összeférhetetlenné az esetek kezelésében, illetve a vizsgálati eljárásban betöltött szerepével, ezt haladéktalanul jeleznie kell a Megfelelőségi Bizottságnak. Ez esetben a Megfelelőségi Bizottság gondoskodik az eset, a vizsgálati eljárás további megfelelő, előírásokkal összhangban történő kezeléséről, lefolytatásáról A Megfelelőségi Bizottság többi tagjának, a Felügyelő Bizottság kijelölt tagjának, illetve az Elnök-vezérigazgató ezen eljárásokkal kapcsolatban észlelt összeférhetetlenségét a Felügyelő Bizottságnak kell haladéktalanul jelenteni, és ekkor a Felügyelő Bizottság gondoskodik az eljárás további megfelelő, az előírásokkal összhangban történő folytatásáról A fenti rendelkezések szerinti összeférhetetlenség fennállását a bejelentéssel érintett személy is kifogásolhatja írásban a Megfelelőségi Bizottságnál. Ebben az esetben a Megfelelőségi Bizottság a kifogást 8 munkanapon belül köteles elbírálni, és a megfelelő intézkedéseket megtenni, valamint ezekről a kifogást benyújtót írásban értesíteni. Amennyiben az összeférhetetlenségre vonatkozó kifogás a vizsgáló személyével szemben merül fel, a Megfelelőségi Bizottság a vizsgálati eljárást az új vizsgáló kijelöléséig felfüggeszti közzétételi kötelezettség A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet és a Kommunikációs igazgatóság a munkáltatói jogkör gyakorló bevonásával gondoskodik arról, hogy a rendelkezésre álló bejelentési csatornákat az utasítás hatálya alá tartozó valamennyi munkatárs számára ismertté tegye, és azokat a MÁV Csoport által működtetett összes internetes honlapon nyilvánosságra hozza delegálás A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője jelen utasításban megfogalmazott feladatai ellátására eseti jelleggel helyettest bízhat meg a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezető munkatársai közül a MEGfElElősÉGI BIzottsÁG A Megfelelőségi Bizottság tagjai a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője mellett a Belső Ellenőrzési Főosztály vezetője, a Biztonsági Igazgatóság vezetője és a Jogi Iroda vezetője, vagy az általuk, állandó jelleggel kijelölt vezető munkatársak A Megfelelőségi Bizottság vezetője a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője A Megfelelőségi Bizottság titkára a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője által erre a feladatra kijelölt munkatárs A Megfelelőségi Bizottság dönt az ezen utasítással hatáskörébe utalt kérdésekben A Megfelelőségi Bizottság fogadja el a saját ügyrendjét A Megfelelőségi Bizottság munkáját a MÁV Zrt. Felügyelő Bizottsága ellenőrzése mellett végzi BEjElEntÉs kezelésének rendje a bejelentés fogadása és nyilvántartása A 3.5. pontban megjelölt csatornákon beérkező bejelentést a bejelentést fogadó munkatárs fogadja, ellátja az adminisztratív teendőket Személyes bejelentés esetén a szóbeli bejelentésről feljegyzést készít, melynek egy példányát dokumentáltan átadja a bejelentőnek. Amennyiben ez lehetséges, a nem személyesen tett bejelentés esetén visszajelzést küld a bejelentőnek a bejelentés fogadásáról Az en érkezett bejelentést ki kell nyomtatni és a bejelentést fogadó munkatárs hitelesítő nyilatkozatával kell ellátni.

15 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője Amennyiben nem a 3.5. pontban meghatározott Bejelentési és támogató csatornán érkezik a bejelentés, hanem a MÁV Csoport leányvállalataihoz, különböző szervezeteihez, munkatársaihoz, akkor azokat a tudomásra jutásuktól számított 1 munkanapon belül változatlan tartalommal továbbítani kell a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet bejelentések fogadására kijelölt munkatársa részére postai vagy elektronikus úton különös figyelemmel a benne foglalt információk védelmére és zárt kezelésére. Az ilyen módon a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezethez beérkezett bejelentést és a hozzá kapcsolódó adatokat és információkat a visszaigazolást követően az eredetileg azt fogadónál, helyreállítást lehetővé nem tevő módon, törölni kell A bejelentést fogadó munkatárs a bejelentésben foglalt személyes adatokat az eredeti bejelentésről leválasztja és azokat különálló, azonosító számmal ellátott, zárt nyilvántartásba veszi A személyes adat megismerését a vizsgálat eredményes lefolytatása érdekében csak a vizsgáló(k), illetve döntéseik meghozatala érdekében a Megfelelőségi Bizottság tagjai kérhetik, akik bontási jegyzőkönyv felvételével az adatokba betekintést nyerhetnek A bejelentés abban az esetben vizsgálható ki, ha tartalmazza a bejelentés alapját képező magatartás/jelenség részletes és azonosítható leírását Az a bejelentés vizsgálható, amely a kifogásolt magatartás időpontjától számított 3 éven belül, illetve a bejelentő tudomására jutásától számított 1 éven belül megtesznek A bejelentést a bejelentést fogadó munkatárs a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjéhez továbbítja kivizsgálásra vonatkozó döntési javaslat elkészítése céljából Amennyiben szükséges, a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjét a döntés előkészítésében az esetet kezelő munkatárs(ak) segíti(k) Amennyiben a bejelentés tartalma alapján teljes bizonyossággal megállapítható, hogy a) az nem tartalmaz a MÁV Csoport Etikai Kódexébe ütköző magatartásra vonatkozó információt, hanem a MÁV Csoport szolgáltatásainak minőségével kapcsolatos panaszt tartalmaz, akkor a bejelentést nyilvántartásba vétel után az esetet kezelő munkatárs továbbítja a Panaszirodának, illetve a MÁV Start ügyfélszolgálatának, és erről lehetőség szerint a bejelentőt tájékoztatja vagy b) az nem tartozik ezen utasítás hatálya alá, akkor azt nyilvántartásba vétel után azonnal az arra illetékesnek kell eljuttatni, és a személyes adatokat a nyilvántartásból törölni kell a MÁs InforMÁCIóforrÁsBól szár- Mazó ÉszlElÉsEk kezelése A más információforrásból származó észlelés esetén az azt észlelő leányvállalat, szervezet vagy személy a rendelkezésére álló információkat haladéktalanul köteles a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjének átadni, figyelemmel az információk védett kezelésére vonatkozó szabályokra is. A más információforrás útján észleltek esetében a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet az adminisztratív eljárásban, valamint a döntési javaslat előkészítésében ezen utasítás bejelentésre vonatkozó előírásai szerint jár el döntés a VIzsGÁlatI EljÁrÁsról A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője az eset beérkezésétől számított öt munkanapon belül elküldi döntési javaslatát és annak indokolását a Megfelelőségi Bizottságnak A döntési javaslat szerint a) a Megfelelőségi Bizottság hatáskörébe tartozó vizsgálati eljárás indul, b) vizsgálati eljárás nem indul, c) az eset kezelését egyéb csatornára tereli, azaz úgy dönt, hogy az esetnek nincsen a Megfelelőségi Bizottság hatáskörébe tartozó vonatkozása, ezért azt a MÁV Csoport valamely tagjának, illetve a MÁV Zrt. valamely szervezetének továbbítja A döntési javaslat megtétele során a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője figyelembe veszi azoknak a körülményeknek a fennállását, amelyek esetén az eset alapján vizsgálati eljárás nem indul. Ezek a körülmények a következők: a) az eset alapján a MÁV Csoport Etikai Kódexébe ütköző magatartás nem valószínűsíthető, b) az esetben foglalt ügyben már folyamatban van vagy már lezárult a vizsgálat, és az eset a korábbi eljáráshoz képest új, még nem értékelt körülményt nem tartalmaz, c) a bejelentés nyilvánvalóan alaptalan vagy annyira hiányos tartalmú, hogy nem teszi lehetővé a magatartás/jelenség feltárását, d) az eset tekintetében munkáltatói intézkedés, munkavállalói kártérítési felelősség megállapítása iránti, szabálysértési vagy büntetőeljárás indult, ideértve a közigazgatási szervek által lefolytatásra kerülő egyéb eljárásokat is.

16 1528 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám Amennyiben a javaslat a Megfelelőségi Bizottság hatáskörébe tartozó vizsgálati eljárás a) pontja szerinti megindítását tartalmazza, a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője egyidejűleg döntési javaslatot tesz a Megfelelőségi Bizottságnak a) arra, hogy a vizsgálati eljárás lefolytatására mely szervezetet kérje fel, b) indokolt esetben eseti vizsgáló bizottság felállítására, melynek összetételéről és vezetőjéről a Megfelelőségi Bizottság dönt A Megfelelőségi Bizottság tagjainak 3 munkanap áll rendelkezésére a döntési javaslat elfogadására, ez időn belül kötelesek választ küldeni a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjének Amennyiben a Megfelelőségi Bizottság bármely tagja nem ért egyet a döntési javaslattal, a javaslat kézhez vételétől számított 3 munkanapon belül a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjénél írásban kezdeményezi az Megfelelőségi Bizottság összehívását a javaslat felülvizsgálata céljából. Ebben az esetben az Megfelelőségi Bizottság egyszerű többséggel dönt az eredeti javaslat elfogadásáról, módosításáról vagy elvetéséről. Szavazategyenlőség esetén a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője szavazata a döntő Amennyiben a Megfelelőségi Bizottság tagjaitól 3 munkanapon belül a döntési javaslatra egyetértő válasz érkezik, akkor az eredeti döntési javaslatnak megfelelő döntés lép életbe A döntési folyamatban lehetőség van konzultációra, valamint a döntés elektronikus úton történő meghozatalára A Megfelelőségi Bizottság döntésének kötelező elemei: a) a vizsgálati eljárás indítására vagy mellőzésére vonatkozó döntés és indoklása, b) mely szervezet folytassa le az eljárást, c) döntés eseti vizsgáló bizottság felállításáról, annak tagjairól A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője havonta jelentést készít a megelőző havi összes lezárt esetről a MÁV Zrt. Felügyelő Bizottsága részére, melyben szerepelnek a vizsgálat nélkül lezárandó esetek. A Felügyelő Bizottság erre kijelölt tagja útján jogosult bármely eset kivizsgálásának utólagos elrendelésére. Azok az esetek, amelyek kivizsgálását ily módon nem rendelik el, lezártnak minősülnek Az eset vizsgálat nélküli lezárásáról a döntés meghozatalát követő 3 munkanapon belül a bejelentést fogadó munkatárs tájékoztatja a bejelentőt és a más információforrásból származó észlelés (3.7.) forrását, ha az lehetséges. A lezárt esetekkel összefüggő személyes adatokat, illetve a megalapozatlannak nyilvánított eseteket a nyilvántartásból törölni kell a VIzsGÁlatI EljÁrÁs a vizsgálati eljárás célja: a) az esetben megjelenő magatartás/jelenség körülményeinek tisztázása, b) a magatartás/jelenség további kezelésére vonatkozó intézkedési javaslat megtétele a vizsgálati eljárás megindítása A Megfelelőségi Bizottság pont szerinti döntésével megbízást ad valamely tagjának vagy tagjainak az adott esettel kapcsolatos vizsgálat lefolytatására. A vizsgálattal ily módon megbízott szervezet a Megfelelőségi Bizottság tájékoztatása mellett a rá vonatkozó szabályok szerint folytatja le a vizsgálati eljárást: a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) ezen utasítás pontja szerint, a Biztonsági igazgatóság ezen utasítás pontja szerint, a Belső ellenőrzési főosztály pedig a pont szerint. A tájékoztatás keretében a szervezet a Megfelelőségi Bizottságnak megküldi a vizsgálati tervet A vizsgálati eljárás megindításáról a Megfelelőségi Bizottság nevében a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) vezetője 1 munkanapon belül tájékoztatást küld az Igazgatóság Elnökének A vizsgálati eljárást a Megfelelőségi Bizottság nevében a vizsgálattal megbízott szervezet indítja meg. A vizsgálati cselekmények végrehajtásához a feltételeket a felhatalmazott Megfelelőségi Bizottsági tag szervezeti egységének kell biztosítania A vizsgáló(ka)t írásban, az 5. sz. Melléklet szerinti megbízólevéllel kell megbízni. A megbízólevelet a Megfelelőségi Bizottság felhatalmazásával a vizsgálatot végző szervezet vezetője állítja ki A vizsgálati eljárás megindításakor az ahhoz szükséges adatokat, információkat tartalmazó dokumentumokat a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) átadja a vizsgálatot végző szervezetnek. Ezeket az érkeztetés után ügyiratba kell helyezni és a továbbiakban ezen utasítás rendelkezéseire figyelemmel az ügyiratra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni. Az ügyirat tárgyának meghatározásakor érvényesíteni kell a bejelentő védelmére vonatkozó rendelkezéseket.

17 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1529 A vizsgálati eljáráshoz kapcsolódó dokumentumok zárt megőrzése a belső szabályozásokkal összhangban a vizsgálatot végző szervezet kötelessége Az ügyiratba helyezéssel egyidejűleg a vizsgálatról nyilvántartó lapot kell felfektetni. A nyilvántartó lapot a vizsgálatot végző szervezet kezeli, azon a vizsgálat tárgyával kapcsolatos eljárások lezárásáig folyamatosan vezetni kell a vizsgálattal kapcsolatos cselekményeket a vizsgálati eljárás szabályai a szabályozás és kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet eljárása esetén Amennyiben a vizsgálati eljárás lefolytatásával a Megfelelőségi Bizottság a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezetet bízza meg, a vizsgálati eljárásra a következőkben pontok alatt feltüntetett szabályok vonatkoznak A vizsgálat lefolytatásában résztvevők jogosultak a vizsgálat céljainak elérése érdekében minden szükséges, a munkáltató jogában álló, illetve az érvényes jogszabályokkal összhangban lévő intézkedés megtételére A vizsgálati eljárás lefolytatása során a vizsgáló köteles a) a vizsgálat tárgyának megfelelő, a vizsgálat célját szolgáló vizsgálati programot végrehajtani, b) a vizsgálat megkezdésekor a megbízólevelét bemutatni, c) megállapításait a valóságnak megfelelően a vizsgálati jelentésbe foglalni és tényszerű adatokkal, bizonyítékokkal alátámasztani, d) az eredeti dokumentumokat a vizsgálati eljárás lezárása után visszaszolgáltatni (illetve azok másolatát, amennyiben a vizsgálati eljárás következményeként induló egyéb eljárásokban az eredeti példányok szükségesek) A vizsgálat megindításáról a vizsgálatban érintett munkatársat a vizsgáló írásban értesíti. Az értesítésnek tartalmaznia kell a vizsgálati eljárás okát, azt hogy a munkatárs képviselőt vehet igénybe, megtagadhatja a nyilatkozattételt és azt, hogy milyen jogokkal rendelkezik a vizsgálati eljárás során. Egyben tájékoztatni kell arról, hogy nem köteles magát bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésével vádolni. Abban az esetben, ha megalapozottan feltételezhető, hogy az érintett az egyébként súlyos szabályszegésre vonatkozó bizonyítékokat megsemmisítené, az értesítést úgy kell megtenni, hogy az ne veszélyeztesse az eset kivizsgálását A vizsgálatban érintett munkatársat minden jog megilleti, amelyek őt a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárásban megilletnék. Fontos azonban hangsúlyozni, hogy ezen utasítás szerinti eljárások nem jogi eljárások, nem minősülnek a Kollektív Szerődés szerinti munkáltatói eljárásnak, és nem is helyettesítik azokat. A vizsgálattal érintett munkatárs jogai megilletik azt a munkatársat is, aki a vizsgálat megállapítása szerint részese volt a vizsgált magatartásnak Amennyiben a vizsgálati eljárás a MÁV Csoport valamely leányvállalatát érinti, akkor a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet a vizsgálat során a tulajdonos képviselőjeként jár el. A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője értesíti az érintett társaság legfelsőbb vezetőjét a vizsgálati eljárás megindítására vonatkozó döntésről, tájékoztatja a vizsgálat céljairól és a vizsgálati tervről. Egyben kéri együttműködését a vizsgálati eljárásban és felkéri őt a) egy, az érintett társaságot az adott vizsgálati eljárásban képviselő közreműködő delegálására és b) az adott vizsgálati eljárás kijelölt vizsgálói számára kiállított megbízólevelek aláírására A vizsgálat sikere érdekében a vizsgáló(k) jogosult(ak) különösen az alábbiakra: a) a MÁV Csoport munkatársaival való kapcsolat felvételére, b) MÁV Csoport valamennyi érintett dokumentumához és iratához való hozzáférésre, c) a pontokban meghatározott eljárási cselekmények lefolytatására A vizsgálati eljárás sikere érdekében a MÁV Csoport minden munkatársa köteles segíteni a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjét, illetve a vizsgálókat, valamint a vizsgálatban közreműködőket a vizsgálati eljárás lefolytatása során. Ennek keretében a vizsgálatok során minden munkatárs köteles együttműködni, és a vizsgálatban kért információkat lehetőleg soron kívül a vizsgálók rendelkezésére bocsátani. Az e célból történő információ-szolgáltatást üzleti titokra történő hivatkozással nem lehet megtagadni Az információk összegyűjtése keretében a vizsgálók a magatartás/jelenség körülményeinek áttekintése érdekében határidő tűzése mellett írott formában kérhetnek adatokat, információkat. Ennek keretében akár korábban született dokumentumok másolata, illetve a magatartást/jelenséget érintő korábbi belső (vizsgálati) anyagok is elkérhetőek és felhasználhatóak (akár más szervezettől is bekérhetőek). Szintén a körülmények feltárása érdekében a munkáltató által munkavégzés céljából biztosított munkaeszközön tárolt nem privát dokumentumokba és adatokba

18 1530 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám történő betekintés is lehetséges az eszköz használójának jelenlétében Személyes interjú A körülmények tisztázása érdekében a vizsgálati eljárás keretében személyes interjú készíthető a bejelentővel, az esetben érintett munkatárssal, vagy szervezetre vonatkozó vizsgálat esetén a szervezeti egység vezetőjével, illetve minden más vizsgálatba bevont munkatárssal, valamint szükség esetén külső személyekkel. Azon munkatárs, akinek a személyes interjújára tartós akadályoztatása miatt nem kerülhet sor, írásban is összefoglalhatja a vizsgáló(k) által megfogalmazott kérdésekre a válaszát 10 munkanapon belül. Erről a vizsgáló(k) dönt(enek). A személyes interjúról a vizsgálatban érintett, illetve abba bevont munkatársat a vizsgáló írásban értesíti, a munkáltatói jogkör gyakorlójának egyidejű értesítése mellett, amennyiben ez a vizsgálatot nem veszélyezteti. A személyes interjú alkalmával jegyzőkönyvet kell vezetni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) az eljárás nyilvántartási számát; b) a jegyzőkönyv felvételének kezdő és befejező időpontját, valamint helyét, c) a személyes interjún jelenlévő személy nevét, anyja nevét, születési dátumát, elérhetőségét és azt, hogy az eljárásban milyen minőségben vesz részt, d) a meghallgatás/a személyes interjú során elhangzott kérdéseket és az arra adott válaszokat, illetve nyilatkozatokat azokkal a szavakkal, ahogy azt a nyilatkozattevő előadta, e) a személyes interjút adó nyilatkozatát arról, hogy személyesen érintett vagy érdekelt-e az esettel kapcsolatban, f) a tényeket, hogy az interjút adó munkatárs: a. tett-e összeférhetetlenségi kifogást a vizsgálóval/vizsgálókkal vagy mással szemben, b. iratbetekintési jogát gyakorolta-e, c. kíván-e képviseletet igénybe venni, g) ha a személyes interjút adónak további előadnivalója van, ennek jegyzőkönyvbe foglalását, h) a tényt, hogy a személyes interjút adó a jegyzőkönyvet aláírás előtt tanulmányozta és módosítási igénye nincs, illetve a módosítási igényét átvezették. A jegyzőkönyvet a személyes interjút adóval alá kell íratni. A személyes interjú során az interjút adó személyt tájékoztatni kell a személyes adatainak kezelésére vonatkozóan az adatvédelmi törvény által előírtaknak megfelelően, és a munkaviszonyra irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatott személy esetében kérni kell a személyes adatainak kezelésére vonatkozó írásbeli hozzájárulását. A személyes adatokat jelen utasítás pontjával összhangban elkülönítve, zártan kell kezelni és gondoskodni kell arról, hogy a zártan kezelt adatait a kifejezett hozzájárulása nélkül a vizsgálón kívül más ne ismerje meg. A vizsgálati eljárás során a személyes interjú időtartamát a munkatárs munkaideje részének kell tekinteni A vizsgálati eljárásban lehetőség van helyszíni szemle lefolytatására, ha a magatartásra/jelenségre vonatkozó lényeges körülmény megállapításához, felderítéséhez személy, tárgy, tény vagy helyszín közvetlen megfigyelése, illetőleg megvizsgálása szükséges. A lefolytatott szemle során a vizsgáló vagy a szakértő eljárási jogosultságát megbízólevéllel igazolja Amennyiben a vizsgáló a vizsgálati eljárás eredményessége érdekében szükségesnek tartja, a Megfelelőségi Bizottság tájékoztatásával szakértőket vonhat be a vizsgálatba A vizsgáló akkor tekintheti befejezettnek a vizsgálati eljárást, ha a pontban megfogalmazott vizsgálat céljai teljesülnek, azzal, hogy a vizsgálatot a lehető legrövidebb ésszerű időn belül le kell zárni, és a pontban megjelölt határidőket be kell tartania a vizsgálati eljárás szabályai a Biztonsági Igazgatóság eljárása esetén A Biztonsági Igazgatóság által folytatott vizsgálati eljárásban a pontban meghatározottakat kell alkalmazni az alábbi eltérésekkel A Megfelelőségi Bizottság által a Biztonsági Igazgatósághoz utalt ügyekben kizárólag a MÁV Zrt. Biztonsági Igazgatósága járhat el, a leányvállalatok biztonsági szakterületei szakértőként vonhatók be az eljárásba A vizsgálatnak nem feladata a bejelentésben foglalt cselekménnyel, mulasztással okozott kár pontos összegének megállapítása. Ezt csak abban a terjedelemben kell vizsgálni, amennyiben az a munkáltatói (kártérítési) eljárás vagy a büntető feljelentés megalapozásához szükséges A vizsgálat keretében a bejelentőt soron kívül meg kell hallgatni, ha az a tényállás megállapításához szükséges A vizsgálat keretében meg kell hallgatni azt a munkatársat, aki segítheti a bejelentésben foglalt cselekmény vagy mulasztás igazolását, felvilágosítást adhat a bejelentésben foglalt cselekményt igazoló dokumentumok, adatok felkutatásához. Ugyanebből a célból más személytől is felvilágosítás kérhető.

19 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője Ha a Megfelelőségi Bizottság döntése értelmében pénzmosásra vagy terrorizmus finanszírozására utaló helyzetek vizsgálatára kerül sor, ez esetben a vonatkozó utasításban előírt titokvédelmi szabályokra és egyéb rendelkezésekre figyelemmel kell eljárni A Biztonsági Igazgatóság hatáskörébe utalt helyzetben a névtelen eseteket akkor kell kivizsgálni, ha alapos okkal feltételezhető a MÁV Csoport gazdasági, pénzügyi érdekeinek sérelme, vagy a bejelentés bizonyítékot tartalmaz a munkáltató részéről a tisztességes eljárás követelményét sértő munkáltatói magatartásra Büntető feljelentés megtétele esetére alkalmazandó speciális szabályok Amennyiben az ügyben büntető feljelentés történik, a feljelentés az érintett személyek személyes adatait nem tartalmazhatja. A zártan kezelt adatokat a feljelentés mellékleteként kell továbbítani. Az érintettet tájékoztatni kell arról is, hogy adatai a vizsgálat eredményétől függően tett büntető feljelentéssel továbbításra kerülnek a nyomozó hatóságnak A vizsgálati jelentés, ezzel együtt a vizsgálatot végző szervezet javaslatának jóváhagyása után intézkedni kell a javaslatnak megfelelő Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárás kezdeményezésére, illetve bűncselekmény elkövetésének gyanúja esetén a büntető feljelentés megtételére és a bejelentő értesítésére A Biztonsági Igazgatóság a jelentésben javaslatot tesz a vizsgálat befejezésére, ha a vizsgálat során beszerzett bizonyítékok nem támasztják alá a bejelentésben foglalt vádat, és az eljárás folytatásától sem várható eredmény, illetve megállapítást nyert, hogy a bejelentésben foglaltak nyilvánvalóan megalapozatlanok A bejelentő védelmére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni a vizsgálatban érintett személyek személyes adatainak védelmére is A vizsgálati eljárás keretében meghallgatott személy és a zártan kezelt adatok azonosíthatósága (egyeztethetősége) érdekében a vizsgálati jelentésben a meghallgatott személyt és az adatait tartalmazó zárt borítékot azonos jelzéssel (iktatószám) kell jelölni. A boríték felbontását dokumentálni kell A zártan kezelt személyes adatok büntető feljelentés esetén a bíróság, az ügyészség, illetve a nyomozó hatóság részére továbbíthatók Az ügyben a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárást folytató munkáltató részére a zártan kezelt adatok csak a munkáltató kérésére adhatók át. A bejelentő adatai a munkáltatónak ebben az esetben sem adhatók át a vizsgálati eljárás szabályai a Belső ellenőrzési főosztály eljárása esetén A Belső ellenőrzési főosztály által folytatott vizsgálati eljárásban az alábbiakban meghatározottakat kell alkalmazni: A Belső ellenőrzési főosztály a Megfelelőségi Bizottság tájékoztatása mellett a MÁV Zrt. Általános ellenőrzési utasításának célvizsgálatra vonatkozó rendelkezései szerint folytatja le a vizsgálati eljárást A Megfelelőségi Bizottság által a Belső ellenőrzési főosztályhoz utalt ügyekben kizárólag a MÁV Zrt. Belső ellenőrzési főosztályának munkatársai járhatnak el, a leányvállalatok belső ellenőrzése szakértőként vonható be az eljárásba a VIzsGÁlatI EljÁrÁs lezárása A vizsgálati eljárás vizsgáló általi lezárására minden esetben tekintet nélkül arra, hogy az eljárást mely szervezet folytatta le az írott vizsgálati jelentés Megfelelőségi Bizottsághoz történő eljuttatásával kerül sor A vizsgálati jelentést a vizsgálati eljárás indításától számított 30 munkanapon belül legkésőbb el kell készíteni. Indokolt esetben a Megfelelőségi Bizottság egy alkalommal engedélyezheti a vizsgálati idő meghoszszabbítását A vizsgálati jelentésnek az alábbiakat kell tartalmaznia: a) a vizsgált eset tartalmának ismertetését; b) a vizsgált esettel kapcsolatban összegyűjtött információkat, adatokat, azok relevanciáját; c) a vizsgált esettel kapcsolatban feltárt hiányosságokra, problémára vonatkozó ténymegállapításokat; d) a vizsgálati eljárás eredményeként szükségesnek ítélt intézkedésekre tett javaslatokat, a végrehajtásra kijelölendő szervezet megnevezése mellett és az ezek végrehajtására vonatkozó határidőket A vizsgálati jelentés véglegesítése előtt a vizsgálatban érintett munkatárs(ak) számára biztosítani kell a jogot, hogy a vizsgálatban vele szemben megfogalmazott kifogásokra reagáljon, azokat tényekkel alátámasztva helyesbítse. Mindezt úgy kell megtenni, hogy a bejelentő és a vizsgálatba bevontak védelme, és adataik zárt kezelése maximálisan érvényesüljön A Megfelelőségi Bizottság dönt a vizsgálati jelentés és az abban foglalt intézkedési terv elfogadásáról, és arról, hogy a jelentés alapján a vizsgálati eljárás le-

20 1532 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám zárható-e. Erre a Megfelelőségi Bizottságnak a jelentés beterjesztéstől számított 5 munkanap áll rendelkezésére A vizsgálati jelentés tartalma alapján a Megfelelőségi Bizottság dönthet úgy, hogy a vizsgálati eljárásban további feltáró munkára van szükség. Ekkor határidő kitűzése mellett a jelentést visszaadja a vizsgáló szervezetnek A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője havonta jelentést készít a megelőző hónapban született összes, Megfelelőségi Bizottság által elfogadott, lezárt vizsgálatról és a javasolt intézkedésekről a MÁV Zrt. Felügyelő Bizottsága részére. A MÁV Zrt. Felügyelő Bizottsága dönthet úgy, hogy egyes vizsgálati eljárásban további vizsgálatra van szükség, és ezen esetekben jogosult további vizsgálatot elrendelni. Azon vizsgálati eljárások, ahol a vizsgálati jelentésben foglaltak alapján a MÁV Zrt. Felügyelő Bizottsága nem rendel el további vizsgálatot, lezártnak minősülnek IntÉzkEdÉsEk A MÁV Csoport Etikai Kódexében foglaltak megsértésének megállapítása esetén a vizsgálati jelentés megfelelő intézkedéseket ír elő, amelynek végrehajtásában a MÁV Csoport szervezeteinek együttműködési kötelezettségeik keletkeznek Az intézkedések minden esetben javító/fejlesztő célzatúak és az alábbi csoportokba illeszkednek: a) a MÁV Csoport folyamatait, belső kontrolljait illetve szabályzatait javító intézkedések, b) szükség esetén a MÁV Csoport jelenlegi szabályozásaival összhangban alkalmazható munkáltatói eljárás, c) megfelelő külső jogi intézkedések Amennyiben a vizsgálati eljárás bármely szakaszában bűncselekmény gyanúja merül fel, a vizsgálatot végző szervezet a Megfelelőségi Bizottságot haladéktalanul tájékoztatja, és ekkor a Megfelelőségi Bizottság dönt a feljelentés megtételéről. A feljelentés megtételére a hatályos belső utasítások szerint kerül sor, beleértve, hogy a feljelentésről a munkáltatói jogkör gyakorlóját tájékoztatni kell Amennyiben a vizsgálati jelentés munkáltatói intézkedés kezdeményezését írja elő, akkor az etikai vizsgálat során keletkezett azon információkat és dokumentumokat, amelyek a kezdeményezett eljárás megalapozása szempontjából szükségesek, mint az eljárás alapjául szolgáló vizsgálati anyagot a jogszabályban lefektetett határidőkre való tekintettel át kell adni a vonatkozó előírások szerint a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárás lefolytatására jogosultnak Az intézkedések végrehajtásának határidejéről és felelőséről a Megfelelőségi Bizottság dönt, és határozatai kötelező érvényűek a felelősségre kijelölt szervezetekre nézve Az intézkedést az érintett társaság megfelelő szervezetének kell végrehajtania azzal, hogy a felelősnek az intézkedés lezárását követő 5 munkanapon belül tájékoztatnia kell a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetőjén keresztül a Megfelelőségi Bizottságot a megtett intézkedés megvalósításáról Az intézkedések végrehajtásáról a rendszeres havi jelentések keretében beszámol a MÁV Zrt. Felügyelő Bizottságának, illetve a pont szerinti rendszeres negyedéves tájékoztatás keretében beszámol a MÁV Zrt. Igazgatóságának jelentések, VIsszaCsatolÁs A Megfelelőségi Bizottság negyedévente tájékoztatja a MÁV Zrt. vezérigazgatóját, illetve az Igazgatóságot a nyilvántartásba vett esetekről és ezek feltárására végzett vizsgálatok eredményeiről, valamint a javasolt javító célzatú intézkedésekről. Ezeket a jelentéseket az Igazgatóság határozatban hagyja jóvá. A MÁV Zrt. valamely leányvállalatát érintő esetekről, a feltárásukra végzett vizsgálatok eredményéről és a javasolt intézkedésekről az érintett leányvállalat vezérigazgatója, felügyelő bizottsága, illetve ügyvezető igazgatója is tájékoztatást kap Azokról a kiemelt ügyekről, amelyek jelentősen érintik a MÁV Csoport gazdálkodását vagy hatással vannak a MÁV Csoport pénzügyi beszámolójára, a Megfelelőségi Bizottság a vizsgálati jelentés elkészülte után haladéktalanul jelentést küld a MÁV Zrt. Igazgatóságának és vezérigazgatójának, a pénzügyi beszámolót érintő esetekben a MÁV Zrt. könyvvizsgálójának a pénzügyi igazgató, kontrolling igazgató és a gazdasági általános vezérigazgató-helyettes tájékoztatását követően. A leányvállalatot érintő ilyen esetben annak első számú vezetőjét is haladéktalanul tájékoztatni kell A vizsgálati eljárás lezárását követően az esetet kezelő munkatárs 3 munkanapon belül tájékoztatja a) a bejelentőt a vizsgálat lefolytatásának tényéről, a vizsgálati jelentés ténymegállapításairól és a jelentésben foglalt intézkedésekről, amennyiben a bejelentő elérhetőségét biztosította, b) az eset által érintett, illetve abba bevont személy(eke)t a vizsgálat eredményéről, a jelentés ténymegállapításairól és a jelentésben foglalt intézkedésekről Amennyiben a bejelentő nem elégedett a vizsgálati eljárás eredményével, de bejelentését új informá-

21 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1533 cióval nem tudja kiegészíteni, abban az esetben saját belátása szerint és felelősségére más, MÁV Csoporton kívüli fórumhoz fordulhat. Ha a korábbi bejelentésével kapcsolatban új információt tud rendelkezésre bocsátani, akkor ezt új bejelentés megtétele keretében a Bejelentési és támogató csatornák bármelyikén megteheti A MÁV Csoport Etikai Kódexének megfelelő vállalati kultúra támogatása érdekében a prevenciós célokat és a MÁV Csoport érdekeit szem előtt tartva a Megfelelőségi Bizottság dönt a vizsgálati eljárások eredményeinek kommunikációjáról a MÁV Csoport munkatársai felé. A kommunikációt a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet és a Kommunikációs Igazgatóság együttesen dolgozza ki és hajtja végre a leányvállalatok, szakterületek által lefolytatott vizsgálatok visszacsatolása A Megfelelőségi Bizottság által a c) pont szerint más csatornára terelt, azaz más szervezethez elintézésre utalt feladatok a leányvállalatok által, illetve szakterületen folytatott eljárás esetében az adott területre, illetve leányvállalatra vonatkozó szabályok szerint szükséges eljárni. Az ottani eljárás lezárását követően azonban a terület, illetve leányvállalat vezetője 5 munkanapon belül köteles a Megfelelőségi Bizottságot a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője útján tájékoztatni annak érdekében, hogy az eset kezeléséről a bejelentőt tájékoztatni lehessen. Ezt a tájékoztatást a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet teszi meg a pont szerint Iratok MEGőrzÉsE A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet vezetője gondoskodik valamennyi eset és az azokhoz kapcsolódó összes dokumentum zárt megőrzéséről a hatályos jogszabályokkal és belső szabályozásokkal összhangban EtIkaI támogatás Annak érdekében, hogy az Etikai Kódexben megfogalmazottaknak megfelelő működés biztosítható legyen, valamint az Etikai Kódexben előírtak a gyakorlatban is működőképesek legyenek, illetve a bizonytalan esetek kiszűrése hatékonyan működjön, a MÁV Csoport etikai támogató vonalat működtet, amelyen keresztül az Etikai Kódexhez kapcsolódóan kérdés tehető fel, illetve tanács kérhető. A Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet ezen feladatra kijelölt munkatársai a kérdésekre a hatályos jogszabályokkal és belső szabályozással összhangban válaszolnak, valamint a tanácsokat is ennek szellemében fogalmazzák meg, szükség esetén konzultálva a Megfelelőségi Bizottság tagjaival, illetve a Jogi Iroda munkatársaival és a releváns szakmai területekkel. A kérdések, valamint tanácsok megfogalmazása ugyanazokon az elérhetőségeken lehetséges, mint amit a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet a bejelentések fogadására működtet. Kérdésfeltevéshez, tanács kéréséhez nem szükséges a kérdezőnek azonosítania magát, az anonimitást és a védett kezelést ebben a folyamatban is meg kell őrizni. 5.0 hivatkozások, MódosítÁsok, hatályon kívül helyezések Az utasításban szereplő hivatkozások: 1. A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény, 2. A Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény, 3. A tisztességes eljárás védelméről, valamint az ezzel összefüggő törvénymódosításokról szóló évi CLXIII. törvény, 4. A vasúti közlekedésről szóló évi CLXXXIII. törvény, évi IV. törvény a Büntető Törvénykönyvről, 6. A MÁV Zrt. Kollektív Szerződése (2011. febr. 1.), 7. A MÁV Zrt. adatvédelmi szabályzatáról szóló 6/2008. (MÁV. Ért. 4.) vezérigazgatói utasítás, 8. A MÁV Zrt. üzleti titok és belső használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról szóló 10/2008. (III. 21. MÁV Ért. 8.) VIG számú vezérigazgatói utasítás, 9. A MÁV Zrt. Informatikai Biztonsági Szabályzatáról szóló 33/2010. (MÁV. Ért. 19.) elnök-vezérigazgatói utasítás, 10. A MÁV Zrt. Biztonsági szabályzata a minősített adatok védelmére c. 19/2011. (MÁV. Ért. 11.) elnökvezérigazgatói utasítás, 11. A MÁV Zrt. Ügyviteli utasításáról szóló többször módosított 24/2003. (XII. 19. MÁV Ért 51.) VIG számú vezérigazgatói utasítás, 12. A 4/2004. (I. 9. MÁV Ért. 2.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás a közérdekű bejelentések, javaslatok és panaszok intézésének szabályairól a MÁV területén,a MÁV Zrt. pénzmosás elleni szabályzatáról szóló 15/2008. (III. 11. MÁV Ért. 20.) portfoliókezelési általános vezérigazgató-helyettesi utasítás, 13. A MÁV Zrt. és a MÁV Zrt. portfoliójába tartozó kijelölt társaságok kockázatkezelési szabályzatáról szóló 67/2010. (X. 29. MÁV Ért. 31.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás, 14. A bűncselekmények, szabálysértések elkövetésének észlelése esetén követendő eljárás rendjéről szóló

22 1534 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám 1/2009. (I. 16. MÁV Ért. 2.) VIG számú vezérigazgatói utasítás, 15. A MÁV Zrt. Általános ellenőrzési utasításának kiadásáról szóló 23/2008. (MÁV Ért. 14.) vezérigazgatói utasítás. Az utasítás vonatkozásában módosítandó utasítások: 1. Közérdekű bejelentések, javaslatok és panaszok intézésének szabályai a MÁV területén tárgyú 4/2004. VIG sz. utasítás, 2. A MÁV Zrt. Igazgatóságának 62/2011.(03.24.) számú határozata alapján a MÁV Zrt. Működési és Szervezeti Szabályzata és Döntési és Hatásköri Listája. 3. A bűncselekmények, szabálysértések elkövetésének észlelése esetén követendő eljárás rendjéről szóló 1/2009. (I. 16. MÁV Ért. 2.) VIG számú vezérigazgatói utasítás, 4. A szabálytalanságok kezelésére az EU alapjai társfinanszírozásában, és a hazai költségvetésből finanszírozott fejlesztési projektek esetében a MÁV Zrt-nél c. 52/2010. (IX. 10. MÁV Ért. 25.) EVIG számú elnökvezérigazgatói utasítás. 6.0 hatályba léptetés Az utasítás közzétételének napján lép hatályba. Az érintett leányvállalatok esetében az utasítás az erre vonatkozó alapítói/taggyűlési/közgyűlési határozat szerinti vezetői intézkedés szerint, de legkésőbb a határozat kézhezvételét követő 30 napon belül lép hatályba. Az utasítás rendelkezéseit a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezethez az utasítás hatályba lépése után beérkező esetekre kell alkalmazni. A hatályba lépéskor folyamatban lévő ügyeket az addig kialakított rendben kell kivizsgálni, annak állásáról és ütemezéséről tájékoztatni kell a Megfelelőségi Bizottságot a Szabályozás és Kockázatmenedzsment (Compliance) szervezet útján a hatályba lépéstől számított 10 munkanapon belül. 7.0 MEllÉklEtEk sz. Melléklet: A MÁV Zrt. meghatározó befolyása alatt álló leányvállalatai sz. Melléklet: A bejelentésekről vezetett nyilvántartás sz. Melléklet: Bejelentő Lap Minta /a. sz. Melléklet: Titoktartási nyilatkozat (Munkatársak) 4/b. sz. Melléklet: Titoktartási nyilatkozat (Külső felek) sz. Melléklet: Megbízólevél Szarvas Ferenc s. k. elnök-vezérigazgató

23 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője sz. melléklet

24 1536 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám 2. sz. melléklet

25 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője sz. melléklet

26 1538 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám 4/a. sz. melléklet

27 23. szám A MÁV Zrt. Értesítője /b. sz. melléklet (külső felek)

28 1540 A MÁV Zrt. Értesítője 23. szám 5. sz. melléklet