DÉVAVÁNYA VÁROS ÖNKORMÁNYZATI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE DÉVAVÁNYA VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KOMMUNIKÁCIÓS TERVE SZAKÉRTŐI TANULMÁNY

Átírás

1 VIAD ORO K ÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI T ANÁCSADÓ ÉS S ZOLGÁLTATÓ KFT B ALATONFÜRED, V AJDA J. U (30) AROP. PALYAZAT@ YAHOO. COM DÉVAVÁNYA VÁROS ÖNKORMÁNYZATI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE DÉVAVÁNYA VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KOMMUNIKÁCIÓS TERVE SZAKÉRTŐI TANULMÁNY Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Dévaványa Város Önkormányzati Hivatala szervezetfejlesztése január december 31. című, ÁROP-1.A.2/A kódszámú pályázata keretében 2009

2 Kommunikációs Terv Dévaványa Város Önkormányzatának Kommunikációs Terve a ig terjedő időszakra A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 2

3 Bevezetés Jelen kommunikációs terv Dévaványa Város Önkormányzata az e-közigazgatás, illetve a szolgáltató önkormányzat kiépítését támogató stratégia megvalósításának részeként készült és lett elfogadva. Dévaványa Város Önkormányzata fontosnak tartja, hogy a város lakosai, vállalkozásai és társadalmi szervezetei betekintést nyerjenek a Képviselő-testület, a Polgármesteri Hivatal és a közszolgáltató intézmények munkájába. Felelősségének tekinti továbbá, hogy a stratégiai tervek, projektek, beruházások, valamint a jogszabályok megvalósításának folyamatai a legszélesebb körű nyilvánosságot kapják, és a tájékoztatás sikerességének vagy éppen sikertelenségének visszacsatolása megoldott és eredményes legyen. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 3

4 2. Célok 2.1. Általános célok Dévaványa Város Önkormányzatának kommunikációs tevékenységéhez kapcsolódóan az alábbi általános célok nevezhetőek meg: a széles közvélemény tájékoztatása Dévaványa Város Önkormányzatának rövid-, közép- és hosszú távú fejlesztéspolitikai elképzeléseiről, konkrét beruházásairól, és a különböző pályázati források ezekben játszott szerepéről; az e-közigazgatás kiépítésén keresztül a polgármesteri hivatal működésének és szolgáltatásainak átláthatósága, illetve az információs társadalom vívmányainak ismertsége és támogatottságának növelése Specifikus célok Dévaványa Város Önkormányzat kommunikációs tevékenységének specifikus céljai a következők: a polgármesteri hivatal működésről és szolgáltatásairól történő nyilvánosság, valamint átláthatóság folyamatos biztosítása; az állampolgárok és vállalkozások teljes körű tájékoztatása az általuk igénybe vehető elektronikus közigazgatási szolgáltatásokról; az esélyegyenlőség és fenntartható fejlődés jelentőségének tudatosítása; a teljes közvélemény tájékoztatása arról, hogy milyen döntéseket hozott meg Dévaványa Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a város fejlődése érdekében; az Európai Unió szerepének hangsúlyozása; a társadalmi elfogadottság és támogatás mértékének növelése. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 4

5 3. Célcsoportok A célcsoport pontos meghatározása különösen fontos a kommunikáció tervezése során. Lényeges tudni hogy kihez kívánunk szólni, annak érdekében, hogy minél gyorsan és hatékonyan tudjuk megszólítani célközönségünket. Behatárolásuk több szempont együttes megjelenése alapján történhet. A célcsoportok minél tökéletesebb kialakításához szükséges egy későbbi közvélemény-kutatás, amely felméri az általános tájékozottságot és a lehetséges célcsoportok igényeit is. A szélesen értelmezett közvéleményt Dévaványa Város Önkormányzata által hozott döntésekről és azok várható következményeiről, jelentőségéről szükséges tájékoztatni. Ide értendők kiemelten: a véleményvezérek; az újságírók; véleményformáló közvélemény; társadalmi szervezetek és egyházak; a szakmai szervezetek; a hátrányos helyzetű csoportok; a vállalkozások. Dévaványa Város Önkormányzatának az e-közigazgatás, a szolgáltató önkormányzat kiépítése érdekében végzett tevékenysége által érintett személyek, szervezetek és intézmények, kiemelten: a lakosság; a közszolgáltató intézmények; a vállalkozások érdekvédelmi szervezetei; a központi és területi államigazgatási intézmények; a gazdasági partnerek; a szakpolitikai partnerek; a befektetők; a turisták. Az előzetes felmérések alapján jelenleg 6 célcsoport különíthető el: A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 5

6 Lakosság A legalapvetőbb célcsoport melyet mind közvetlenül, mind közvetve meg kell szólítani. Ezen belül tagjait megkülönböztethetünk kor, nem vagy társadalmi hovatartozás szerint. Helyi vállalkozók A legjelentősebb vállalkozások: Likerné Dr. Diószegi Mária Ekuna Kft. Agrodéva Kft. Szűcs Tibor Tamás Nagy és Társai Bt. Váradi Étkeztetési Bt. Ványa Cipő Bt. Szabó Miklós Kónya József Szalay Kft. Civil szervezetek: Fontosabb civil szervezetek: Dévaványa Felemelkedéséért Kiemelten Közhasznú Közalapítvány Dévaványa Kulturális és Hagyományőrző Egyesület (DÉKE) Manófalvi Oktatási Alapítvány Sárréti Digitális Gyűjtemény Alapítvány Hétszínvirág Alapítvány a Dévaványai Óvodásokért Ványai Ambrus Általános Iskola Diákjainak Jövőjéért Alapítvány Túrér Partja Alapítvány Szügyi Dániel Református Elemi Iskoláért Alapítvány Idősek Otthonának Lakóiért Közalapítvány Dévaványai Sportegyesület Nagycsaládosok Dévaványai Egyesülete Tartósbetegségben Élők Dévaványai Egyesülete (TÉDE) Múzeumpártoló Közalapítvány Dévaványai Múzeumbarátok Köre Őszi Napfény Nyugdíjas Klub Kapocs Egyesület a Családok Szabadidős és Életviteli Lehetőségeiért Dévaványai Városszépítő Egyesület Összefogás Dévaványáért Polgári Egyesület Dévaványa Polgárosodásáért Egyesület A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 6

7 Békés Megyei Nők Egyesületének Dévaványai Csoportja Vöröskereszt Alapszervezete Ifjúsági Csoport Vöröskereszt Alapszervezete Dévaványa Önkormányzat dolgozói Regionális döntéshozók Helyi, Kistérségi és megyei települési önkormányzatok döntéshozói Sajtó Helyi, Kistérségi, Megyei és Regionális 4. A fő üzenetek Dévaványa Város Önkormányzata kommunikációs tevékenységének fő üzenetei a következők: az e-közigazgatás fejlesztése kiemelkedő lehetőség Dévaványa Város számára fejlettségi szintjének emeléséhez az e-közigazgatás fejlesztése során kiépülő szolgáltatások közvetlenül megtakarításokat, közvetetten pénzügyi hasznokat hoznak a pályázati úton allokált források felhasználásával Dévaványa Város intézményei és vállalkozásai jelentős beruházásokat és programokat valósíthatnak meg, a város felzárkózási folyamata felgyorsul Dévaványa Város Önkormányzata képviselőtestületének munkájával, a polgármesteri hivatal és közintézmények működésével kapcsolatos információk mindenki számára nyitottak, az önkormányzat működése rendkívül átláthatóvá, és ellenőrizhetővé válik, a társadalmi partnerek az önkormányzat működésének minden fázisában részt vehetnek Dévaványa Város Önkormányzata a helyi fejlesztéspolitikai céljaival összhangban lévő minden jó ötlet, jól kidolgozott, összefogáson és partnerségen alapuló projekttervet befogad a meglévő társadalmi különbségek csökkentésének és a horizontális célok megvalósulásának egyik alapvető eszköze az e-közigazgatás fejlesztése a Dévaványa Város fejlődésével csak akkor élhetünk, ha az esélyegyenlőség és fenntartható fejlődés elveinek a gyakorlatban való alkalmazásával kiemelt figyelmet fordítunk a hátrányos helyzetűek felzárkóztatására A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 7

8 5. Az intézkedések 5.1. Egységes kommunikáció biztosítása Annak érdekében, hogy Dévaványa Város Önkormányzata biztosíthassa a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények információs tevékenységének, illetve a tájékoztató és nyilvánosságot biztosító anyagoknak a közvélemény előtti egységes és konzisztens megjelenését, a következő eszközöket hozza létre: hivatali és intézményi intranet kialakítása, amelyen a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények számára szükséges, de nem a nyilvánosságnak szánt iratok, adatok, elemzések, stb. kaphatnak helyet; Dévaványa Város honlapjának fejlesztése, amelyen a nyilvánosságnak szánt iratok, adatok, jelentések, stb., illetve az e-közigazgatás szolgáltatásainak elérési lehetőségei kaphatnak helyet; a város újságja, a Dévaványai Hírlap arculatának, külső megjelenésének fejlesztése; egységes arculat kialakítása, mely a különböző újságokban, szórólapokon és más kiadványokon megjelenve biztosítja az önkormányzati információk konzisztens külső megjelenését (összhangban az önkormányzat alapító okiratával) Átláthatóság biztosítása Az önkormányzat működésének átláthatóságának érdekében Dévaványa Város Önkormányzata biztosítja: a képviselőtestület döntéseinek (rendeletek, határozatok, szabályzatok) nyilvánossá tételét, e dokumentumok elektronikus hozzáférését a Dévaványa Város honlapján; Dévaványa Város terültén belül folyó projektekről, beruházásokról jelentések, összefoglalók készítését a projektek teljes időszaka alatt; a társadalmi ellenőrzésre és az értékelésre vonatkozó tájékoztatási tevékenységet Intézkedések a közvélemény tájékoztatására Internet, elektronikus kommunikáció A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 8

9 Az internet és az elektronikus kommunikációs eszközök használata fokozott mértékben alkalmazandó az önkormányzat kommunikációja során, mivel lehetővé teszi az információk gyors és hatékony terjesztését és megkönnyíti a lakossággal folytatott párbeszédet. A Dévaványa Város honlapjának fejlesztése: a Dévaványa Város honlapján rendszeres frissítéssel lesznek elérhetőek az önkormányzat működésével kapcsolat hírek és legfontosabb információk; a Dévaványa Város honlapjának tartalomfejlesztésére és technológiai fejlesztésére önálló terv készül az informatikai fejlesztési terv keretein belül; a város honlapjának interaktív kezelésére, tartalomfejlesztésére külön képzés történik, amelyen az önkormányzat képviselőtestületének tagjai, a polgármesteri hivatal és közszolgáltató intézményeik munkatársai vehetnek részt Médiakampány, sajtókapcsolatok A médiával való jó kapcsolat kialakítása érdekében az alábbi kiemelt médiaeszközök alkalmazandóak: sajtóközlemények kiadása az önkormányzatot, a polgármesteri hivatalt és a közszolgáltató intézményeket érintő valamennyi fontos esemény alkalmából, de különösen az e-közigazgatás fejlesztésének során létrejövő szolgáltatások elindításáról, illetve a fejlesztési projektek végrehajtásának fő fázisairól; a célközönségnek közvetlenül szóló újságokban (pl. Dévaványai Hírlap, Körös- Sárréti Hírlap, Békés Megyei Hírlap) sajtócikkek, interjúk közlése az elektronikus szolgáltatásokról, fejlesztési projektekről és aktuális pályázatokról; rendszeres sajtó-háttérbeszélgetések annak tudatosítására, hogy az esélyegyenlőség és a fenntartható fejlődés, mint az önkormányzat horizontális célkitűzései kiemelt figyelmet érdemelnek a médiában Kiadványok általános jellegű, alapvető információkat tartalmazó, tájékoztató szóróanyag az e-közigazgatás A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 9

10 szolgáltatásairól; megvalósult projekteket bemutató sajtócikkek; egyéb tájékoztató szóróanyagok, kiadványok, jelentések készítése és terjesztése. Egyéb: plakátok, információs táblák kihelyezése a strukturális és kohéziós alapok, valamint a Magyar Állam által finanszírozott tevékenységek megvalósításáról annak érdekében, hogy megtörténjen az érintett célcsoport értesítése a támogatások szerepéről. közvélemény-kutatások, felmérések, tanulmányok készíttetése a támogatások társadalmi fogadtatásával kapcsolatban; az állami és Európai Uniós támogatásokból megvalósuló beruházások helyszínén tájékoztató és emlékeztető táblák elhelyezése; a nagyközönség által sűrűn látogatott helyeken (pl. Polgármesteri Hivatal) információs anyagok elhelyezése. Rendezvények, képzés várospolitikai és szakmai fórumok, workshopok szervezése; tájékoztatók az aktuális hazai és Európai Uniós pályázati lehetőségekről a civil szervezetek, önkormányzatok, magánszemélyek és vállalkozások számára; tanfolyamok, képzések a célcsoport tagjai részére. Ügyfélszolgálat, információs központ Az e-közigazgatás szolgáltatásairól telefonos és internetes ügyfélszolgálat létrehozása és működtetése. 6. időbeni ütemezés Dévaványa Város Önkormányzata Kommunikációs Tervének megvalósítása a közlendő információk tekintetében a következő formában szakaszolható: 6.1. Elő-kommunikáció szakasza Az elő-kommunikáció szakaszában általános, bevezető jellegű kommunikációs tevékenység valósul meg, melynek feladata a tervezett beruházások, projektek és intézkedések, az új tervek és döntések A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 10

11 elfogadtatása, különös tekintettel a Magyar Állam és az Európai Unió szerepének hangsúlyozására. Ebben a szakaszban a kommunikáció a meggyőzésre és az általános tájékoztatásra (előnyök, legfontosabb tények, adatok) öszpontosít, hogy csökkentse a lakossági ellenálást, hozzájáruljon egy pozitív kép kialakításához. Ehhez szükséges a lakosságot mind közvetlenül (helyi sajtó, TV, honlap, lakossági forumok, szórólapok, stb.), mind közvetve ( civil szerveződéseken, véleményvezéreken, vállalkozókon keresztül) megszólítani Átmeneti kommunikáció szakasza Az átmeneti kommunikáció szakasza egy hosszabb, a tényleges megvalósítás tejes időszakára kiterjedő, több hónapot is felölelő kommunikációs tevékenységet foglal magába. Ebben a szakaszban a lehetséges ügyfelek számára már konkrét információkkal szükséges szolgálni az e-közigazgatási szolgáltatások igénybevételének módjáról és az ügyfélszolgálatok elérhetőségéről, aktuális információiról, a városban folyó projektek, beruházások állásáról és előrehaladásáról, a képviselőtestület döntéseinek végrehajtásáról. A kommunikáció célja a lakossági panaszok, türelmetlenség kezelése, a támogató érdeklődés fenntartása, a bizalom növelése. A tájékoztatás már nagyobb célcsoportra terjed ki: a kistérség, sőt a megye lakossága is megismerheti az önkormányzat szándékait. Ennek érdekében a helyi és a regionális sajtó, a TV, a várospolitikai fórumok, szórólapok, valamint a város honlapja, és alkalmanként sajtótájékoztatók is, mint kommunikációs eszközök használhatóak. Az Európai Uniós forrásokat is felhasználó beruházások helyszínein kiegészítő jelleggel tájékoztató táblák kerülnek elhelyezésre, melyek a legfontosabb információkat tartalmazzák Utó-kommunikáció szakasza Az utó-kommunikáció szakasza Dévaványa Város Önkormányzata által megvalósított projektekről és beruházásokról, a képviselőtestület döntéseinek megvalósulásáról, a tapasztalatok és az elért eredmények kommunikálásáról szól. Célja a megvalósult mű fontosságának hangsúlyozása, a támogatás és a türelem megköszönése, a konkrét hasznok leírása. Eszközei a már fentebb kifejtett, főként helyi kommunikációt megvalósítani tudó eszközök. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 11

12 7. Finanszírozás Az Európai Uniós társfinanszírozású pályázatok költségvetésének egyik kötelező eleme a nyilvánosság biztosítása. Ennek megfelelően az érintett projektek tájékoztatási kötelességei részben támogatásból, részben önerőből biztosítható. Dévaványa Város Önkormányzata vállalja, hogy a képviselőtestület döntéseiről, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények működéséről, valamint a Dévaványa Város egészét érintő eseményekről a város honlapján megjelenő elektronikus tájékoztatás finanszíroz. 8. Végrehajtás Dévaványa Város Önkormányzata Kommunikációs Terve intézkedéseinek végrehajtásáért az adott üggyel foglalkozó ügyintéző valamint a közszolgáltató intézményekben erre a feladatra kijelölt munkatárs a felelős. 9. Értékelés Dévaványa Város Önkormányzata Kommunikációs Terve intézkedéseinek eredményességét rendszeresen (de legalább évente) értékelni szükséges, és az értékelések eredményeit, visszacsatolásait a későbbi kommunikációs tevékenység során fel kell használni. A célcsoportok finomítását illetve a megfelelő kommunikációs csatornák kiválasztását tanulmányok, felmérések, közvélemény-kutatások segítik Értékeléshez használandó mérőszámok (indikátorok) hátrányos helyzetű társadalmi csoportok médialefedettsége; a kiadványokkal elértek száma, külön kiemelve ebből a hátrányos helyzetűeket; az elektronikus szolgáltatásokat igénybevevők aránya a Dévaványa Város összlakosságán belül; a nyilvános rendezvényeken résztvevők száma; a Dévaványa Város honlapja látogatóinak száma; az ügyfélszolgálatokra beérkező hívások száma; kérdőívek és közvélemény-kutatások alapján a közvélemény e-közigazgatás szolgáltatásokról, az önkormányzat képviselőtestületének munkájáról, az önkormányzat polgármesteri hivatal és a köz- A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 12

13 szolgáltató intézmények működéséről, valamint a tervezett és folyamatban lévő projektekről alkotott véleményének, attitűdök változása; helyszínen megválaszolandó kérdőívek alapján annak felmérése, hogy az esélyegyenlőség és fenntartható fejlődés mennyire valósul meg a mindennapokban; a kommunikációs akcióterv intézkedéseinek köszönhetően az átláthatóság szintjének növekedése. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 13