Intelligens Dokumentum Kezelő Rendszer. Termékismertető és Felhasználói leírás

Átírás

1 Intelligens Dokumentum Kezelő Rendszer Termékismertető és Felhasználói leírás

2 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás Dokumentum áttekintés Dokumentum címe: doknet ismertető és felhasználói leírás Dokumentum besorolása: szoftver leírás / felhasználói Projektszám: Iktatószám: Készítette: Hári Péter Dátum: Aktuális dokumentum verzió: 2.4 (Program verzió: 1.3) (Adatbázis verzió: 1.3) Dokumentum verziók: Verziószám Dátum A változtatás rövid leírása Átdolgozott általános verzió Átdolgozott általános verzió - Új: Statisztika menüpont - Új: Napló menüpont - Új: Importálás menüpont - Módosult: Érkeztetés és iktatás - mezők listája - Módosult: Dokumentum részletek gombok Elektronikus aláírás modul Ügyfélkapus azonosítás lehetősége Átdolgozott általános verzió Átdolgozott általános verzió - Új: Saját beállítások menüpont - Új: Borítékolás menüpont - Új: Kibővített munkafolyamat-kezelés Átdolgozott általános verzió 2/68. oldal

3 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÁS AZ INFORMATIKAI MEGOLDÁS VÁZLATA A kifejlesztett rendszerünk előnyei DOKUMENTUMOK KEZELÉSE ÁLTALÁNOSAN Dokumentumkezelés fontossága általánosságban A dokumentumkezelés folyamata Az optimális dokumentumkezelő rendszerrel szembeni elvárások A dokumentumkezelő rendszer futtatási / alkalmazási környezete A dokumentumkezelő rendszer bevezetésének, mint IT beruházásnak megtérülése Költségmegtakarítás alapú megközelítés (ROI számítás) Új érték teremtő megközelítés A DOKNET RENDSZER ISMERTETÉSE A működés vázlatos áttekintése A rendszer működési modellje folyamatábrákban Csoportmunka és jogosultság kezelés a doknet rendszerben Felhasználók (egyének) Felhasználói csoportok Szervezeti egységek Munkacsoportok Dokumentumkezelési szerepek Bizalmi szintek Dokumentumok hozzáférési csoportjai Programfunkció engedélyek Mezőengedélyek Jogosultság kezelés összefoglalása Céges aláírások jogosultságai Rendszeradminisztráció Egyéni testre szabások (besorolások, értékkészletek) Iktatókönyvek Gyűjtőszámok Évzárás Importálás Saját beállítások A dokumentumkezelés kezdetei (érkeztetés és iktatás) A dokumentumkezelés kezdetei (érkeztetés és iktatás) Érkeztetés Bizalmas dokumentumok minősítése Iktatás érkeztetésből Iktatás közvetlenül Iktatás szkennerből Főszám szignálása Gyűjtőszám szignálása A dokumentumkezelés menete (Ügyintézés) /68. oldal

4 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás Ügyintézés Jóváhagyásra jelölés Jóváhagyás elbírálása Kiadmányozásra jelölés Kiadmányozás elbírálása Expediálás A adatlapok Főszám (ügy) lezárása Főszám sztornózása Sablontár Feljegyzések A dokumentumok mozgásainak követése Átadásra jelölés Átvétel Kölcsönadás Kölcsönadásból visszavétel Szerelés Irattári átadás Irattári átvétel Selejtezés A dokumentumok keresése és listázása Dokumentum keresés Dokumentum lista (teljes) Dokumentumok helyzete Dokumentumok műveletei Hátralékos ügyek listája Dokumentum esemény lista (életút) Partner lista Feladataim Statisztika Napló Folyamatok Borítékolás Határidő nyilvántartás Határidő nyilvántartásba helyezés Saját határidő nyilvántartásból kivét Irattári határidő nyilvántartásból kivét Irattári határidő nyilvántartásból kivét elbírálása Üzenetek (folyamat vezérlés) Üzenetek olvasása Üzenetek írása Előfizetések Kiegészítések a doknet használatához Főszámok és alszámok kezelése a listákban, műveletekben A lekérdezések eredménylistájának számossága Partneradatok változáskövetése a doknet rendszerben Szűkített keresési ablak Kijelölések (pipák) értelmezése Nyilvános mappák Kiegészítések a doknet rendszer Ügyfélkapun keresztüli bejelentkezéssel ellátott verziójához Általános ismertető A használat előfeltételei A bejelentkezés menete /68. oldal

5 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás I. MELLÉKLET: A DOKNET RENDSZERBEN HASZNÁLT PIKTOGRAMOK II. MELLÉKLET: DOKUMENTUMKEZELÉSI FOGALMAK MEGHATÁROZÁSAI /68. oldal

6 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás 1. BEVEZETÉS VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÁS A doknet rendszer sikeresen teljesítette a Microsoft Platform tesztet, amelyen mind a Windows Server 2003 mind pedig az SQL Server szempontjából lett ellenőrizve a Microsoft megbízásából. Úgy gondoljuk, hogy az intelligens (ami több mint csak az elektronikus) dokumentumkezelés stratégiai fontosságú alkalmazás lesz a közeljövőben mind a gazdálkodó cégek, mind pedig az állami szervezetek számára, hogy megfeleljenek korunk egyre növekvő információáramlásának. Ezen alkalmazás kifejlesztőjeként képesek vagyunk a gazdálkodó cégek, illetve szervezetek számára a rendszert testre szabni, igény esetén felmerülő módosításokat elvégezni. A rendszerünk bevezetése során el tudjuk végezni a már meglevő iktatási adatok migrációját is, szükség esetén. (Az adatmigrációt olyan mélységben tudjuk elvégezni, amilyen mélységben az adatszerkezet lehetővé teszi ezt.) Az informatikai rendszerekkel szemben általánosan támasztott követelmény, hogy a környezet változása (elsősorban az EU csatlakozásra utalva) esetén lehetőség legyen gyorsan és hatékonyan lereagálni a változást. Az Intelligens Dokumentum Kezelő Rendszer használata során lehetőség van hatékony integráció beépítésére is. 6/68. oldal

7 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás 2. AZ INFORMATIKAI MEGOLDÁS VÁZLATA Az általunk kifejlesztett Intelligens Dokumentum Kezelő rendszer a jelenlegi legkorszerűbb informatikai architektúrán az INTRANET INTERNET felépítésen, az úgynevezett webes technológián alapszik. A felhasználóknak csak egy böngésző programra van szükségük, és az általuk már tipikusan megszokott webes jellegű környezetben tudjuk használni az elektronikus dokumentumkezelést. Az alkalmazást futtató kiszolgáló egy Internet Information Server (IIS), valamint az adatok egy MS-SQL adatbázisban vannak letárolva. A fejlesztést szintén korszerű eszközzel a Microsoft.NET keretrendszerben végeztük el. INTRANET MS-SQL adatbázis felhasználó felhasználó felhasználó felhasználó Alkalmazás kiszolgáló (IIS) tárolt fájlok integráció nyomtatás szkennelés tűzfal INTERNET felhasználó felhasználó 2.1. A kifejlesztett rendszerünk előnyei Az alkalmazást nem kell telepíteni a kliens számítógépekre. Elegendő a böngésző programban a megfelelő címet beírni, és máris működik. Korszerű technológián alapszik, könnyen tovább fejleszthető és szabványos csatlakozási felületekkel dolgozik Verziókövetés esetén csak a szerveren kell a frissítést elvégezni, ezáltal az üzemeltetési költség alacsony. Az alkalmazás lényeges erőforrásokat csak a szerver(ek)től igényel, így gyengébb hardver teljesítményű kliens gépeken is jól lehet használni. 7/68. oldal

8 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás Nagyfokú adatbiztonság az MS-SQL szerver használata révén. Kiválóan skálázható a rendszer. Kisebb igények esetén akár egy MSDE is elégséges adatbázis szerverként. Nagyobb adatállományok esetében az MS-SQL2000 szerver megfelelő változatait használva tudjuk tartani a teljesítményt. Részletekbe menően állítható jogosultság hozzáférés mind az adatokra, mind pedig a funkciókra való tekintettel. A rendszer rugalmasan képes leképezni az adott cég vagy szervezet dokumentumkezelési mechanizmusát. Elektronikus mail integráció. A beérkező illetve a kimenő -eket egyszerűen iktatja a rendszerbe. Nagyon sok, jól strukturált adatot képes tárolni a rendszer, és utána ezekből az adatokból jelentéseket, kimutatásokat tudunk készíteni. (Pl. egy személyhez vagy céghez tetszőleges számú telefonszámot is rögzíthetünk, nincs megkötés.) A rendszerünk a korszerű fejlesztési struktúrának köszönhetően képes többnyelvű környezetben is futni. (A felhasználó választhat, hogy a definiált elsődleges vagy a másodlagos nyelven használja a rendszert.) 8/68. oldal

9 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás 3. DOKUMENTUMOK KEZELÉSE ÁLTALÁNOSAN 3.1. Dokumentumkezelés fontossága általánosságban Napjainkban a gazdasági társaságok, szervezetek informatikai vezetőinek egyik igen fontos megoldandó feladata a nagyobb népszerűséget kapott kérdéseken felül (mint pl. a vírustámadások), a rendelkezésre álló STRUKTURÁLATLAN INFORMÁCIÓK hatalmas és egyre növekvő tömegének a kezelése. Érdekességként említhetjük meg, hogy Magyarországon III. Béla királyunk vezette be a XII. században, hogy csak írásban lehetett folyamodni az udvari kancelláriához. Uralkodónk minden bizonnyal nem sejthette, hogy korunkban, a XXI. században milyen irdatlan mennyiségű irattömeget termel a mindennapi élet, legyen szó akár hivatali, állami vagy üzleti vonatkozásról. A cégek, illetve szervezetek működésének szükségszerű velejárói a különféle okiratok, dokumentumok, hiszen a tevékenység szinte minden mozzanatát írásba kell foglalni, írásban kell rögzíteni, legyen szó akár a cég, illetve szervezet belső életének valamilyen eseményéről, szerződéses kapcsolatokról. Okiratok keletkeznek a különféle engedélyezési eljárásokban, de a közterhek viselése kapcsán is. Minél nagyobb a cég, illetve a szervezet, annál nagyobb gondot kell fordítani a működésével összefüggő iratok, dokumentumok kezelésére. Az iratok, dokumentumok között rendet kell tartani, mert a kezelhetetlen papírhalmaz, vagy egy irat elvesztése sok felesleges tennivalót és problémát okozhat. Az elektronikus dokumentumkezelés nemcsak egyszerűen azt jelenti, hogy a rendelkezésünkre álló hagyományos (papír alapú, hang, video stb.) dokumentumokat digitalizáljuk, és digitális formában tároljuk, hanem át is szervezzük őket. Egyes felmérések szerint napjainkban a rendelkezésünkre álló információkból csak kevesebb, mint 20%-a van strukturáltan tárolva (valamilyen adatbázisban vagy szervezett táblázatban). Több mint 80%- a az információknak rendezetlen formában található csak meg. Az elektronikus dokumentumkezelés számára váró hatalmas feladat ezt az irdatlan nagy tömegű strukturálatlan információhalmazt szervezett formába átrendezni. 9/68. oldal

10 Lehetséges iratkezelési problémák Tornyosulnak az irathegyek? Probléma a napi posta elosztása? Túl nagy a sokszorosítási költség? Sok idejét veszi el az adatszolgáltatás? Nem tudja követni az iratok mozgását? Az iratkezelési folyamat nem átlátható? Nehezen találja meg az adott dokumentumot? Munkatársai későn kapják meg a szükséges iratokat? A különböző tartalmú dokumentumok összekeverednek? Problémás az iratok egymáshoz rendelése és keresése? Rendezetlen dokumentumok Elektronikus Dokumentumkezelés Adatbázis Elektronikus Dokumentum Irattár A dokumentumok könnyű visszakereshetőségén felül jelentkező igény a rendelkezésünkre álló információk megosztása másokkal. A jövő vállalatának középpontjában az Elektronikus idegrendszer áll, mely a vállalatban felhalmozott tudást egyesíti és teszi hozzáférhetővé mindenki számára. Bill Gates. Amennyiben a munkatársainknak elérhetővé tesszük az

11 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás információkat, akkor még több új érték előállítására lesznek képesek. Ebben rejlik az elektronikus dokumentumkezelés igazi lényege, ettől sokkal értékesebb, mint a napjainkban már több helyen alkalmazott hagyományos vagy akár elektronikus iktatókönyvek. Nemcsak az információ fellelhetőségi helyét adjuk meg, hanem magát az információt is megosztjuk azonnal az arra jogosultakkal A dokumentumkezelés folyamata Az egyes gazdasági társaságoknál, szervezeteknél mérettől és a működési mechanizmustól függően többé-kevésbé kialakultak a dokumentumok kezelési szabályai, illetve íratlan szokások jelentek meg. Több helyen a hagyományos iktatókönyveket már elektronikusra cserélték ki az elmúlt években. A dokumentumok kezelésének első lépései az ÉRKEZTETÉS és az IKTATÁS általában egységesek, legfeljebb abban vannak különbségek, hogy az egyes cégeknél, szervezeteknél milyen adatmezőket lehet, illetve kötelező kitölteni. A fontos az, hogy a rögzített adatmezőket egy adatbázisban helyezzük el, ahol sokféle keresésre, rendszerezésre van lehetőségünk a későbbiek folyamán. Az Intelligens Dokumentumkezelés lényegesen túlmutat az egyszerű elektronikus iktatókönyvön. Itt olyan lehetőségeink vannak, mint például folyamatok vezérlése, határidők figyelése, helyettesítések automatizált kezelése stb. és így új értéket is tudunk előállítani. Az Intelligens Dokumentum Kezelő rendszer sikeres bevezetésének a kulcsa, hogy az egységesítésnek és az egyedi testre szabásnak az optimális egyensúlyát megtaláljuk. Az adott gazdálkodó cég, illetve szervezet iratkezelési szabályzatainak kötelező részét a rájuk vonatkozó törvények, rendeletek és előírások határozzák meg. Az itt meghatározott adatokon és folyamatokon kívül az adott cég, illetve szervezet hatékony iratkezelési működéséhez szükséges adatokat is előzetesen meg kell határoznunk, hogy ezeket az egyedi objektumokat is tudjuk implementálni az Intelligens Dokumentum Kezelő rendszerünkben. A rendszerünk tervezése során lehetőség szerint minél több adatmezőnél célszerű alkalmaznunk a zárt értékkészlet -et, amelynek révén a felhasználót kényszeríti a rendszer, hogy besorolja az aktuális adatcella tartalmát az aktuális értékkészlet elemei közé. Természetesen lehet ún. Egyéb elemet is betennünk a listába, de a tapasztalatok szerint a használat során az Egyéb elemet sokkal többször választják ki a felhasználók, mint az indokolt lenne, és az a későbbi adatfeldolgozást nehezítheti meg. Célszerű, hogy a zárt értékkészlet elemeinek bővítését csak egy magasabb szintű jogokkal rendelkező felhasználó (tipikusan a rendszer adminisztrátora) végezhesse el. Ezáltal rugalmasan lehet alakítani a rendszert a változó körülményeknek megfelelően, de csak a szükséges mértékben. Mivel sokszor felmerül a dokumentum szó a dokumentumkezelési rendszerek tervezése, telepítése és használata során, ezért célszerű meghatároznunk, hogy mit is értünk dokumentumon. Természetesen az egyedi implementációk esetében eltérhetünk az értelmezésekben, de mi a következőképpen értelmezzük a dokumentumot. Rendszerünk szempontjából dokumentumnak tekintünk minden hagyományos papír alapú, illetve elektronikus információkat tartalmazó egységet, amelynek tulajdonságai a rendszer szempontjából önálló egységként rögzíthetőek valamely reális szempontból. Például nézzük azt, hogy egy papírdarabon vannak szavak, vázlatok esetleg rajzok. Ha tudjuk, hogy ez a papírdarab hol, hogyan, ki által, vagy éppen mi célból készült (pl. egy értekezleti feljegyzés), akkor ezt már dokumentumnak tekinthetjük. Összefoglalva dokumentum lehet hagyományos (papír alapú) levél, irat, szerződés, számla, fénykép stb. vagy elektronikus fájl formátumú valamilyen programmal megjeleníthető állomány. (A teljesség nélkül például *.txt, *.doc, *.xls, *. rft, *.bmp, *.jpg, *.avi stb. állományok.) Van egy másik fogalom, amit célszerű pontosan tisztázni előzetesen a dokumentumkezelésben. Aktának tekintjük azon dokumentumok halmazát, amelyek valamely szempontból összetartoznak, tipikusan az egy (fő)iktatószámon szereplő dokumentumokat. A gyakorlatban mind a gazdálkodó cégeknél, mind pedig a szervezeteknél a dokumentumokat gyakran oda-vissza kell átalakítanunk a digitális formájuk és a hagyományos (papír) formájuk között. Az egyik alapesetben a hagyományos hordozón 11/68. oldal

12 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás (papír, videokazetta, stb.) levő dokumentumot kell digitalizálni valamilyen eszközzel, ez tipikusan szkenneléssel történik. A másik irányban a digitális formában levő dokumentumot kinyomtatva ismét visszatérhetünk a papír alapra. Jelenleg az élet bizonyos területein (pl. bíróságok) nem nélkülözhetjük a hagyományos, papír alapú dokumentumokat, de az esetek túlnyomó többségében már működhet a digitális alapú információcsere. Alapkoncepcióként elfogadhatjuk, hogy az adott gazdálkodó cég, illetve szervezet a külvilág felé vegyesen kommunikál, (az adott külvilág igénye szerint elektronikus vagy hagyományos alapú dokumentumokkal) viszont cégen, illetve szervezeten belül biztosítani lehet, és javasoljuk is a kizárólagos elektronikus alapú dokumentum forgalmat és információáramlást. A gazdálkodó cégen, illetve szervezeten belül a dokumentumkezelés gyakorlatilag a működési mechanizmus leképezése egyfajta szempontból. Célszerű egy átfogó elemzést készíteni a dokumentumkezelési szokásokról és belső szabályokról, mielőtt áttérnénk az elektronikus dokumentumkezelésre. Sokszor meglepő eredményeket, hatékonyságnövekedést lehet elérni az elemzés alapján történő szabály, illetve esetleg szervezeti módosításokkal. nyomtatás Hagyományos, papír alapú dokumentum Elektronikus dokumentum archiválás szkennelés 3.3. Az optimális dokumentumkezelő rendszerrel szembeni elvárások A következőkben megpróbáltuk összefoglalni, hogy manapság milyen elvárásaink lehetnek egy optimális dokumentumkezelő rendszerrel szemben: Korszerű technológiai alapok A rendszernek feltétlenül korszerű alapokra kell épülnie, hogy a gyors technológia fejlődés mellett se avuljon el néhány év alatt. A rendszerünk a Microsoft.NET keretrendszerre épül. Nem termék, hanem megoldás orientált megközelítésű legyen Könnyen kezelhető legyen a felhasználó számára A felhasználó számára egy könnyen kezelhető, jól átlátható egyszerű felületet biztosítson a rendszer használatához. Erre a célra legáltalánosabban elterjedt optimális felület a böngésző alkalmazása. Jogosultságok részletekbe menően lehessen állítani A rendszerben nemcsak a egyes dokumentumok hozzáférési jogosultságait lehessen beállítani, hanem a program funkcióinak szerepkörök szerinti engedélyezését is. Biztonságos legyen Nagyon lényeges a magas fokú adatbiztonság megvalósítása. Rendszerünkben Windows azonosítást építettük be a kliens és a kiszolgáló közé. Az adatbázis biztonságát az MS-SQL szerver biztosítja. Jogszabályi megfelelőség Az alkalmazandó rendszernek alaphelyzetben, vagy némi testre szabás után meg kell felelnie az aktuális jogszabályoknak, amelyek az adott gazdálkodó cégre, illetve szervezetre vonatkoznak. 12/68. oldal

13 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás Rugalmas, testre szabható legyen, az adott szervezet működési mechanizmusa jól leképezhető legyen Fontos szempont, hogy a rendszerünk az adott gazdálkodó cég, illetve szervezet egyedi sajátosságai szerint testre szabható legyen. Skálázható (kicsi és nagy szervezetben is jól működik) Mivel a működés során a dokumentumok mennyisége nagymértékben változhat akár néhány éven belül is, fontos, hogy a rendszerünk jól skálázható legyen. Ne kelljen egy növekedés után áttérni egy másik rendszerre, illetve ne foglaljunk le feleslegesen nagy erőforrásokat a jelenben egy esetleges jövőbeli növekedés biztosítása érdekében. Az általunk fejlesztett rendszer akár egygépes (alkalmazásszerver, adatbázis szerver, kliens egy számítógépben) környezetben is képes működni. Kiszolgáló kliens architektúra Feltétlenül a korszerű kliens kiszolgáló architektúra szerint épüljön fel a dokumentum kezelő rendszerünk. Csatlakozás külső rendszerekhez (levelezőrendszerek, adatbázisok) A rendszerünknek valamilyen szabványos felületen csatlakozási lehetőséget kell biztosítani, hogy külső rendszerekhez, adatbázisokhoz tudjunk csatlakozni. Rendszerkarbantartás jól menedzselhető legyen Szintén fontos szempont, hogy a rendszerkarbantartáshoz egy jól menedzselhető felület álljon a rendelkezésünkre, annak érdekében, hogy az adott cég, illetve szervezet saját rendszergazdái is el tudjuk végezni a szükséges karbantartási munkákat, és ne kelljen a rendszer fejlesztőihez fordulni. Továbbfejleszthető legyen (modularitás) Alapvető szempontok egyike a továbbfejleszthetőség. Az informatika elképesztően gyors fejlődése miatt rövid időn (akár néhány éven) belül előfordulhat, hogy olyan változtatást kell végrehajtanunk a dokumentum kezelő rendszerünkön, amire ma nem is gondolunk (nem is gondolhatunk, mivel nincs még). Mivel ez a változás nagy valószínűséggel csak egy lokális részét érintheti a rendszerünknek, fontos, hogy moduláris felépítésű legyen a program. Minden esemény naplózva legyen Alapvető biztonsági érdek, hogy minden egyes művelet a rendszerben naplózva legyen. Így visszamenőleg lehet ellenőrizni, hogy ki, mikor és mit csinált. Telepítés egyszerű legyen A telepítés a lehetőség szerint a legegyszerűbb legyen, így a rendszer bevezetésének költségeit tudjuk csökkenteni A dokumentumkezelő rendszer futtatási / alkalmazási környezete A dokumentum kezelő rendszereket igen heterogén IT környezetben kell használni. A gazdálkodó cégeknél, illetve szervezeteknél sokféle teljesítményű és különféle rendszerű számítógépek működnek. Az általunk kifejlesztett rendszer webes jellegű, ezáltal minden olyan gépen futtatható a kliens, ahol egy egyszerű Microsoft alapú böngésző program működik. A kiszolgáló oldalon Microsoft alapú webszerver és adatbázisszerver az alapfeltétel. Egygépes, egy felhasználós környezet Mind a három réteg (adatbázis, alkalmazás, kliens) egyetlen számítógépen van, a használat alapvetően lokális módban történik. A megoldás nem követeli további licencdíjak kifizetését: a megnevezett IIS alkalmazásszerver része a Windows 2000 Professional operációs rendszernek, az adatbázisszerver (Microsoft SQL Server Desktop Engine MSDE) ingyenesen adható a kifejlesztett rendszerhez. A megoldás hálózaton (LAN-on) keresztül 2 GB adatbázis méretig és 5 felhasználóig működik. Operációs rendszer: MS Windows 2000 Professional / XP Professional Alkalmazás szerver: MS IIS 5.0/5.1 (MS Windows 2000 / XP Pro része!) Adatbázis szerver: MS MSDE (ingyenes!) Közepes méretű állománnyal rendelkező, több felhasználós környezet 13/68. oldal

14 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás A Közepes méretű cég, illetve szervezet az előzőekhez hasonlóan, de nem az MS MSDE-ben szereplő limitált felhasználású MS SQL verziót használva, hanem az MS SQL Server 2000 Personal Edition segítségével futtathatja nyilvántartását. Az intézménynél valamilyen belső hálózat meglétét tételezzük fel. A három réteg közül (adatbázis, alkalmazás, kliens) a rendelkezésre álló eszközök teljesítménye szerint kettő vagy csak egy kerül egy gépre, és kb felhasználót szolgál ki a rendszer. Kliens operációs rendszer: MS Windows 9X, NT, 2000, XP Alkalmazás szerver: MS IIS 5.0/5.1 (MS Windows 2000/XP Pro része!) Adatbázis szerver: MS SQL Server 2000 Personal Edition Nagyobb méretű állománnyal rendelkező, sok felhasználós környezet A megoldással az adott cég, illetve szervezet által kezelt dokumentumok mennyiségétől függően az adatbázis réteg és az alkalmazás egy-egy megfelelő teljesítményű számítógépre kerül. A rendszer kliens kiszolgálására is alkalmas. Az intézmény állandó hálózati kapcsolatot tart fenn a kliensek és az alkalmazás, illetve adatbázis szerver között. Kliens operációs rendszer: MS Windows 9X, NT, 2000, XP Alkalmazás szerver: MS IIS 5.0/5.1 (MS Windows 2000/XP Pro része!) Adatbázis szerver: MS SQL Server 2000 Standard Edition Emberi tényezők szerepe (eleinte csak pluszmunkának tűnik) Az elektronikus dokumentumkezelés sikeres bevezetéséhez nagyon lényeges az emberi tényezők előzetes vizsgálata, és a folyamatos kiigazítás. A bevezetés során eleinte a munkafolyamatokban részt vevők közül némelyek számára az ÚJ rendszer használat csak pluszmunkának tűnik, és nem látják át esetleg az értelmét. Fontos, hogy ezt a negatív hozzáállást megpróbáljuk megelőzni, illetve időben reagáljunk A dokumentumkezelő rendszer bevezetésének, mint IT beruházásnak megtérülése Költségmegtakarítás alapú megközelítés (ROI számítás) Egy informatikai beruházásnál lényeges a befektetés megtérülésének kiszámítása (Return Of Investment). Az egyik oldalról számba kell vennünk a beruházás és az üzemeltetés költségeit, a másikról pedig, hogy milyen költségeket tudunk megtakarítani a beruházás révén. Beruházási költségek: A szoftver licence díja A rendszer bevezetési költségei (munka) Üzemeltetési költségek: Folyamatos karbantartás, jogszabálykövetés Üzemeltetés hardverelemeinek fenntartása Használattal megtakarítható költségek: Kevesebb a másolási költség (a cégen, illetve szervezeten belül a dokumentummozgás elektronikusan történik). Munkaerő megtakarítás (nem kell keresgetni az iratok között, és nem kell annyit másolni sem). Munkaerő megtakarítás (kimutatások, elemzések készítése lényegesen kevesebb ráfordítást igényelnek). A fenti felsorolások korántsem teljesek, csak gondolatindító jellegűek. A költségelemzést mindig az adott konkrét esetre kell elvégezni. A fentiek alapján azért jósolható, hogy kizárólag költségmegtérülés (ROI) alapú számítással, a beruházásunk csak nagyon hosszú idővel térülne meg. Viszont ez a szemléletmód 14/68. oldal

15 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás nem veszi számításba az elektronikus dokumentumkezelés nagy előnyét, hogy új értéket is teremthetünk a használatával Új érték teremtő megközelítés A dokumentumok könnyen visszakereshető rendben tartásán felül jelentkező igény a rendelkezésünkre álló információk megosztása másokkal. Amennyiben a munkatársainknak elérhető tesszük az információkat, akkor még több új érték előállítására lesznek képesek. Ebben rejlik az elektronikus dokumentumkezelés igazi lényege, ettől sokkal értékesebb, mint a napjainkban már több helyen alkalmazott hagyományos vagy akár elektronikus iktatókönyvek. Nemcsak az információ fellelhetőségi helyét adjuk meg, hanem magát az információt is megosztjuk azonnal az arra jogosultakkal, és ezzel új értékek előállítását indukálhatjuk a munkatársainkból. 15/68. oldal

16 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás 4. A doknet RENDSZER ISMERTETÉSE 4.1. A működés vázlatos áttekintése A doknet intelligens dokumentum kezelő rendszer az iratkezelési szabályzatban rögzített iratkezelést modellezi le. Az ügyintézés során újabb iktatási folyamatokat is tudunk indítani (tipikusan ilyen az alszámra iktatás), így egymásba tudjuk ágyazni az egyes iratkezelési folyamatokat. A rendszerben folyamatosan nyomon lehet követni az egyes dokumentumok STÁTUSZÁT (ez az állapotjelző mutatja, hogy az adott dokumentum hol tart az iratkezelési folyamatban), valamint a dokumentum TULAJDONOSÁT (pillanatnyilag kinél van, hol található meg az adott irat). Üzenetkezelés: A doknet rendszerbe egy üzenetkezelő szolgáltatás lett beépítve, így az iratkezelés során minden arra illetékes felhasználó üzenetet kap, hogy milyen esemény történt, illetve milyen feladata van. Az üzenetek elolvasását naplózza a rendszer, így lehet követni, hogy az adott felhasználó mikor olvasta el a rá vonatkozó üzenetet. Természetesen a rendszer különböző menüpontjaiban szereplő listákban szintén az adott felhasználó számára érvényes dokumentumok jelennek meg. Például, ha Kiss István felhasználó belép a rendszerbe, és kap egy üzenetet, hogy van egy kiadmányozandó dokumentum a számára (egy ügyintéző Kiss Istvánt jelölte meg, mint kiadmányozó személyt az adott dokumentumhoz). Ilyenkor, ha felhasználó elindítja a KIADMÁNYOZÁS menüpontot, akkor a számára csak azok a dokumentumok kerülnek listázásra, amelyek kiadmányozásra várnak, és Kiss István a kiadmányozó személy. Amennyiben a kiadmányozás elbírálásra kerül (elutasítás vagy elfogadás), akkor az adott dokumentum kikerül ebből a listából, és természetesen az illetékesek üzenetet kapnak az elbírálásról. Érkeztetés: Ha egy új dokumentum keletkezik (lehet külső vagy belső keletkezésű, elektronikus vagy hagyományos egyaránt), akkor azt érkeztetni lehet a rendszerbe. Az érkeztetéskor az alapadatokat lehet felvinni, és a későbbiek során lehet eldönteni, hogy az adott, érkeztetett dokumentumot kell-e iktatni vagy sem. Az érkeztetés befejezésekor a kiválasztott partner amennyiben címét rögzítéskor megadtuk automatikus üzenetet kap az érkeztetés tényéről. Iktatás: Iktatni lehet egyrészt az érkeztetett dokumentumokat, másrészt közvetlenül is lehet iktatni egy új dokumentumot a keletkezésekor is (lehet külső vagy belső keletkezésű, elektronikus vagy hagyományos egyaránt). Az iktatáskor kell felvinni az alapadatokat, és ki lehet jelölni az ügyintézőt, aki innentől kezdve a gazdája lesz az adott ügynek. Lehet főszámra, alszámra és gyűjtőszámra is iktatni, igény szerint. Az iktatás befejezésekor a kiválasztott partner amennyiben címét rögzítéskor megadtuk automatikus üzenetet kap az iktatás tényéről. Ügyintézés: Az iratokkal folyó munka során az adott üggyel kapcsolatos adatok, információk rögzítésre kerülnek. Többek közt itt tudjuk kijelölni az adott ügyet jóváhagyásra, illetve kiadmányozásra is. Az egyes eseményekről az arra kijelöltek, illetve a jogosultak értesítést is kapnak. Jóváhagyás, kiadmányozás: Az jóváhagyásra, kiadmányozásra kijelölt dokumentumok az arra jogosult személyek számára megjelennek jóváhagyás, illetve kiadmányozás engedélyezésére. Ennek a funkciónak használatával lehet a rendszerbe teljes iratkezelési folyamatokat is integrálni. Véleményezés: Minden dokumentumokhoz lehetőségünk van véleményeket fűzni, akár többször is. A rendszer rögzíti, hogy ki és mikor csatolta az adott hozzászólást. Expediálás: A rendszerben rögzíteni lehet az iratok fizikai kiküldésének dátumát és formáját is. Amennyiben az adott rendelkező személy úgy határozott, akkor az aláírt, és lepecsételt dokumentumot beszkennelve be lehet csatolni az előzetesen kiadmányozott bejegyzéshez. 16/68. oldal

17 doknet rendszerismertető és felhasználói leírás Átadás átvétel, kölcsönadás: A rendszer pontosan követi a dokumentumok útját. Ha a dokumentum tulajdonosa átadja vagy kölcsönadja a dokumentumot, akkor ez a tény a rendszerben rögzítésre kerül, ezáltal mindig pontosan lehet tudni, hogy egy adott dokumentum hol található meg. Határidők figyelése: A rendszerben több eseményhez lehet határidőt megadni (pl. ügykörhöz kötött elintézési határidő, jóváhagyási határidő stb.) Ezeket a határidőket a rendszer képes folyamatosan figyelni, és szükség esetén figyelmeztető üzeneteket küldeni a felhasználóknak. Keresések, naplózás: A doknet rendszerben sokféle szempont szerint lehet visszakeresni a dokumentumokat, eseményeket. A rendszerben bármely adat módosítása, hozzáfűzése, vagy törlése naplózásra kerül, így pontosan meg lehet állapítani, hogy ki, mikor és mit csinált. Helyettesítések: Amennyiben valamelyik munkatárs hiányzik, és a rendszernek előzetesen megadtuk, hogy ki a helyettesítője, akkor az üzenetek automatikusan a helyettesítő személy számára kerülnek kiküldésre. Jogosultságok beállítása: A rendszerben nemcsak a egyes dokumentumok hozzáférési jogosultságait lehet beállítani, hanem a program funkcióinak szerepkörök szerinti engedélyezését is. Valamint mezőszinten az egyes adatok szerepkörökhöz kötött engedélyezési tulajdonságait (módosít, töröl, ír, olvas) tudjuk beállítani. Figyelések: Ha megfelelő jogosultságunk van, akkor figyeléseket hozhatunk létre meghatározott eseményekre, ilyenkor az előfizető értesítést kap, ha a megadott esemény megtörténik a rendszerben. A rendszer testre szabása: A rendszer sikeres bevezetésének a kulcsa, hogy az egységesítésnek és az egyedi testre szabásnak az optimális egyensúlyát megtaláljuk. Az adott szervezet iratkezelési szabályzatainak kötelező részét a rájuk vonatkozó törvények, rendeletek és előírások határozzák meg. Ezen kívül az adott szervezet egyéni sajátosságait is implementálnunk kell. A tervezés során lehetőség szerint minél több adatmezőnél célszerű alkalmaznunk a zárt értékkészlet -et, amelynek révén a felhasználót kényszeríti a rendszer, hogy besorolja az aktuális adatcella tartalmát az aktuális értékkészlet elemei közé. Célszerű, hogy a zárt értékkészlet elemeinek bővítését csak egy magasabb szintű jogokkal rendelkező felhasználó (tipikusan a rendszer adminisztrátora) végezhesse el. Ezáltal a szabványosság betartásával rugalmasan lehet alakítani a rendszert a változó körülményeknek megfelelően, de csak a szükséges mértékben A rendszer működési modellje folyamatábrákban 17/68. oldal

18 PAPÍR ALAPÚ DOKUMENTUM ÉRKEZIK START KÍVÜLRŐL ÉRKEZIK A DOKUMENTUM ÉRKEZTETÉS Adatrögzítés: Dátum, feladó, címzett Valamint, hogy bizalmas-e I Bontható-e? N "Iktatandó", "Minősítendő" tulajdonságok megadása A címzettnek továbbítva a dokumentum. "Iktatandó", "Minősítendő" tulajdonságok megadása szkennelés Kell-e iktatni? N STOP Csak érkeztetve marad! I N Minősített-e? I MINŐSÍTÉS megadása Valamint az ügyintéző kijelölése IKTATÁS általános Adatrögzítés: tárgy, típus, fajta stb. Alszám, főszám, gyűjtőszám Előirat megadása stb. Lehetőség van az ügyintéző megadására. Dokumentum minősítése. Ügyintéző van? N szkennelés Ügyintéző kijelölése Ha még nem történt meg az iktatáskor IKTATÁS minősített iratra Csak a kijelölt ügyintéző tudja elvégezni. Adatrögzítés: tárgy, típus, fajta stb. Alszám, főszám, gyűjtőszám Előirat megadása stb. szkennelés I Ügyintézés

19 PAPÍR ALAPÚ, BELSŐ KELETKEZÉSŰ DOKUMENTUM ÉRKEZTETÉSE START BELSŐ KELETKEZÉSŰ DOKUMENTUM szkennelés Kell-e iktatni? N STOP Csak érkeztetve marad! I N Minősített-e? I MINŐSÍTÉS megadása Valamint az ügyintéző kijelölése IKTATÁS általános Adatrögzítés: tárgy, típus, fajta stb. Alszám, főszám, gyűjtőszám Előirat megadása stb. Lehetőség van az ügyintéző megadására. Dokumentum minősítése. szkennelés IKTATÁS minősített iratra Csak a kijelölt ügyintéző tudja elvégezni. Adatrögzítés: tárgy, típus, fajta stb. Alszám, főszám, gyűjtőszám Előirat megadása stb. Ügyintéző van? N Ügyintéző kijelölése Ha még nem történt meg az iktatáskor szkennelés I Ügyintézés

20 IKTATÁSI FOLYAMAT START Melyik iktatókönyvbe kerül? főszám os főszám? alszám? gyűjtőszám? alszám os főszám kiválasztása gyűjtőmappa kiválasztása KÖTELEZŐ ADATOK pl.:irány, partner TÖLTHETŐ ADATOK pl.:partner ügyintéző ÖRÖKÖLT ADATOK pl.:ügyintéző KÖTELEZŐ ADATOK pl.:irány, partner TÖLTHETŐ ADATOK pl.:partner ügyintéző van-e csatolható fájl? I fájl csatolása van-e előirat? I kikeresés és csatolás N N KELL-e MENTENI? N I Ügyintéző van-e? N ügyintéző kijelölése I Ügyintézés

21 ÜGYINTÉZÉSI FOLYAMAT START Adatok megadása? I KÖTELEZŐ ÉS OPCIONÁLISAN TÖLTHETŐ ADATOK MEGADÁSA N Új dokumentum? I AZ ÜGYHÖZ KAPCSOLÓDÓAN ÚJ DOKUMENTUM ÉRKEZÉSE VAGY KELETKEZÉSE ESETÉN -> ALSZÁMRA IKTATÁS N Átadás vagy Kölcsönadás? I IRAT ÁTADÁSA / KÖLCSÖNADÁSA N Szerelés? I SZERELÉS N Jóváhagyás? I JÓVÁHAGYÁSI FOLYAMAT N Kiadmányozás? I KIADMÁNYOZÁSI FOLYAMAT N Szkennelés? I SZKENNELÉS N Stornózás? I SZTORNÓZÁS STOP N Lezárás? I LEZÁRÁS STOP N

22 JÓVÁHAGYÁSI FOLYAMAT START ÁLLAPOTVÁLTOZÁS ügyintézés alatt DOKUMENTUM és JÓVÁHAGYÓ személy kiválasztása ÁLLAPOTVÁLTOZÁS jóváhagyásra vár ÜZENET a jóváhagyó személy számára N Jóváhagy-e? I ÁLLAPOTVÁLTOZÁS elutasítva ÁLLAPOTVÁLTOZÁS jóváhagyva ÜZENET az ügyintézőnek az elutasításról ÜZENET az ügyintézőnek a jóváhagyásról STOP STOP

23 KIADMÁNYOZÁSI FOLYAMAT START ÁLLAPOTVÁLTOZÁS ügyintézés alatt DOKUMENTUM és KIADMÁNYOZÁST JÓVÁHAGYÓ személy kiválasztása START ÁLLAPOTVÁLTOZÁS ügyintézés alatt DOKUMENTUM és KIADMÁNYOZÁST ÁLLAPOTVÁLTOZÁS JÓVÁHAGYÓ kiadmányozásra vár ÜZENET a kiadmányozó személynek N Kiadmányoze? I ÁLLAPOTVÁLTOZÁS elutasítva ÁLLAPOTVÁLTOZÁS kiadmányozva ÜZENET az ügyintézőnek az elutasításról ÜZENET az ügyintézőnek a kiadmányozásról STOP Expediálás STOP

24 ÁTADÁS - ÁTVÉTELI FOLYAMAT START ALAPHELYZETBEN AZ IRAT TULAJDONOSA AZ ÜGYINTÉZŐ N lezárt-e az ügy irattárnak más személynek az irat átadása szükséges? ÜZENET az eredeti tulajdonosnak az elutasításról I ÚJ TULAJDONOS AZ IRATTÁR ÁLLAPOTVÁLTOZÁS alaphelyzet STOP időlegesen végleges vagy időleges átadás véglegesen ADATOK MEGADÁSA KINEK ÉS MIT AD KÖLCSÖN ÁTADÁSRA KIJELÖLÉS dokumentum kijelölése, címzett személyének megadása ÁLLAPOTVÁLTOZÁS kölcsönadva ÁLLAPOTVÁLTOZÁS átadásra kijelölve ÜZENET az illetékesnek a kölcsönadűásról ÜZENET a címzettnek az átadás indításáról A tulajdonos marad az eredeti csak a tény kerül tárolásra, hogy kinek és mit adott kölcsön VISSZA VÉTEL KÖLCSÖNBŐL átvesz címzett elbírálása ÁLLAPOTVÁLTOZÁS alaphelyzet elutasít ÁLLAPOTVÁLTOZÁS alaphelyzet Új tulajdonos bejegyzése STOP STOP

25 4.3. Csoportmunka és jogosultság kezelés a doknet rendszerben A dokumentum kezelő szoftvernek az egyik legfontosabb alappillére a rendszer adminisztrációja. A rendszert használók jogosultságainak finom hangolhatósága és az egyes dokumentumok hozzáférhetőségének szabályozása alapkövetelmény. A doknet rendszerben messzemenően a felhasználó igényeinek megfelelően lehet a jogosultságokat és a hozzáférhetőségeket beállítani. A rendszer adminisztrációjában a következő elemek vesznek részt. Felhasználók(egyének) Felhasználói csoportok Dokumentumkezelési szerepek Bizalmi szintek Programfunkció engedélyek Mezőengedélyek Felhasználók (egyének) A jogosultságok kezelésének első lépcsője a felhasználó regisztrációja. Ehhez a rendszer adminisztrációs felületén meg kell adni az adott felhasználót a tulajdonságaival együtt, amelyek a következők lehetnek: Felhasználónév: A felhasználó bejelentkezési neve. Név: A felhasználó teljes neve. cím: A felhasználó címe. Erre az címre kaphat értesítéseket a rendszertől. Jogosultsági szint: A felhasználó bizalmi szintje. Aktív: Ki lehet venni a működők közül. Üzenetek ben: Itt lehet jelölni, hogy az adott felhasználó az üzeneteket a megadott címére is kéri elküldeni. Preferált iktatókönyv: A felhasználó alapértelmezett iktatókönyve. Megjegyzés: Tetszőleges szabadszöveges mező. Felhasználó csoportok: Mely felhasználói csoport(ok)ba tartozik. Azonosító kulcs: Kritikus műveletek előtti azonosítás. Jelszó: A felhasználó bejelentkezési jelszava. Preferált aláírás: A felhasználó alapértelmezett aláírókulcsa. A rendszerbe való bejelentkezés a felhasználónév és a jelszó megadásával történik Felhasználói csoportok A felhasználók regisztrálásával párhuzamosan felhasználói csoportokat kell létrehozni. A csoportosítás többféle logika szerint is megvalósítható. A doknet rendszer alapértelmezetten létrehoz egy Rendszergazdák csoportot, amelyet szükséges a működéshez. Tipikusan a számítástechnikai rendszert üzemeltető informatikusok tartozhatnak ebbe a csoportba, és a doknet rendszer paraméterezését, beállítását végezhetik el, a magukat a dokumentumokat alapértelmezetten nem látják. Célszerűen a hasonló szerepeket betöltő felhasználókat is csoportokba lehet foglalni. Például: érkeztetők, iktatók, ügyintézők, ellenőrök, stb. A későbbiek folyamán az egyes programfunkciók elérhetősége és a mezőengedélyek finomhangolása is ezeket csoportokon keresztül szabályozható a felhasználók számára. 25/68. oldal

26 FONTOS: Az egyes szerepkörökhöz tartozó dokumentumkezelési szerepeket (érkeztetés, iktatás, szignálás, ügyintézés, jóváhagyás, kiadmányozás, expediálás, irattározás) be kell jelölni a felhasználói csoportoknál, hogy a doknet rendszer a működés során az adott felhasználói csoportba besorolt felhasználókról tudja, hogy az adott folyamat elemnél szerepelnek-e Szervezeti egységek A felhasználókat csoportosíthatjuk aszerint is, hogy melyik szervezeti egységhez tartoznak az adott szervezeten, cégen belül. Például Marketing Osztály, Gazdasági Osztály, Szerviz, Pénzügy, stb. Alapértelmezetten minden egyes felhasználónak KÖTELEZŐ legalább egy szervezeti egységhez tartoznia! A doknet rendszerbe bejelentkezett felhasználóról a tárolt szervezeti egység szerinti csoportbesorolásból tudja a rendszer, hogy melyik alapértelmezett Szervezeti egység -et kínálja fel iktatáskor, illetve szignáláskor. Amennyiben a szervezeti egységek hierarchiába vannak szervezve, és azt szeretnénk biztosítani, hogy a felettes szervezeti egység vezetője láthassa az alá tartozó szervezeti egységek dokumentumait, akkor az adott felhasználót az összes alá tartozó szervezeti egység felhasználói csoportjába be kell jelölni tagként. Így tudjuk biztosítani a dokumentumok megfelelő hierarchikus jogosultság kezelését Munkacsoportok A dokumentumokkal való munka során gyakran előfordulhat, hogy egy adott ügy elintézéséhez létre kell hoznunk egy munkacsoportot, amelynek a tagjai származhatnak akár különböző szervezeti egységekből, illetve különböző funkciójú csoportokból. Ha létrehozunk egy munkacsoportot, és megadjuk a munkacsoportba tartozó felhasználókat, akkor az adott munkacsoport tagjai láthatják az adott dokumentumokat Dokumentumkezelési szerepek A dokumentum kezelési folyamat során vannak alapvető dokumentumkezelési szerepek, melyek a következők: Érkeztetés Iktatás Szignálás Ügyintézés Jóváhagyás Kiadmányozás Expediálás Irattározás A doknet rendszer dokumentum kezelési folyamata során, a rendszer egy adott folyamat elem során azokkal a felhasználókkal dolgozik, amelyek olyan felhasználói csoportokba vannak besorolva, amelyekhez az adott dokumentumkezelési szerep be van jelölve Bizalmi szintek A felhasználói csoportosításoktól teljesen függetlenül bizalmi alapon is tudjuk szabályozni a dokumentumaink hozzáférhetőségét. A doknet rendszerben lehetőségünk van minden egyes dokumentumhoz megadni egy jogosultsági szintet, ami alapértelmezett esetben egy négyszintű skálán mozoghat, amelyek a következők: nem minősített (alapértelmezett) üzleti titok titkos szigorúan titkos 26/68. oldal

27 Az adott dokumentumot csak az a felhasználó láthatja, dolgozhat vele, akinek a megadott jogosultsági szintje legalább olyan minősítésű, mint az adott dokumentumé. A dokumentumokkal való munka során minél előbb meg kell adnunk a minősítést, annak érdekében, hogy az információk ne juthassanak illetéktelen kezekbe Dokumentumok hozzáférési csoportjai A dokumentumokhoz a doknet rendszerben tartozik egy úgynevezett hozzáférési csoportlista. Ebben a listásban értelemszerűen azok a felhasználói csoportok kerülnek tárolásra, amelyek jogosultak az adott dokumentumhoz való hozzáférésre. Alapértelmezett esetben ez a felhasználói csoport a bejelentkezett felhasználó szervezeti egység -éhez tartozó felhasználói csoport, amit természetesen a munka során meg lehet változtatni Programfunkció engedélyek A doknet rendszerben minden egyes funkcióhoz (pl. dokumentum letöltése, irattári jel megadása, sztornózás stb.) meg tudjuk azokat a felhasználó csoportokat, amelyek jogosultak az adott feladat elvégzéséhez. Például meg lehet adni, hogy az iktatók nem érhetik el a jóváhagyásra vonatkozó menüpontokat. FONTOS: A programfunkció engedélyek kiosztásánál figyelni kell arra, hogy az adott dokumentumkezelési szerep -re jogosult felhasználói csoportnak engedélyezzük a programfunkciót is! Mezőengedélyek A mezőengedélyek finomhangolása révén, pedig minden egyes adatmezőhöz (pl. határidő, jogosultsági szint stb.) meg tudjuk határozni az adott felhasználói csoport tagjainak olvasási és írási jogait, valamint a kötelező kitöltést is definiálhatjuk. Először ki kell választanunk az adott felhasználó csoportot, majd laponként végig kell mennünk a mezőkhöz tartozó jogokon. Az adott lapra, mint egészre vonatkozó jogosultságot az elérhető jelölő négyzet bekattintásával tudjuk biztosítani. (Ha nincs bejelölve, akkor az adott felhasználói csoporthoz tartozó felhasználók az adott lapot nem tudják megjeleníteni sem Jogosultság kezelés összefoglalása Egy adott felhasználó és adott dokumentum esetén a doknet rendszer a következő három feltételt vizsgálja meg: 1. A bejelentkezett felhasználó mely felhasználó csoport(ok)nak tagja, és ezen csoportoknak van-e jogosultsága az adott programfunkció eléréséhez. 2. A bejelentkezett felhasználó mely felhasználó csoport(ok)nak tagja, és ezen csoportok közül szerepel-e legalább egy az adott dokumentum hozzáférési csoportjai között. 3. A bejelentkezett felhasználónak a bizalmi szintje eléri-e az adott dokumentumhoz tartozó bizalmi szintet. A doknet rendszerben messzemenően a felhasználó igényeinek megfelelően lehet a jogosultságokat és a hozzáférhetőségeket beállítani, valamint a dokumentumok tárolásra kerülő, jellemző tulajdonságait is egyénileg lehet testre szabni. Az alábbi ábrán néhány példán keresztül szemléltetjük a jogosultság és titkosság kezelését a doknet rendszerben, amelyet tetszőlegesen be lehet állítani. 27/68. oldal

28 Bizalmi szintek, az adott dokumentumhoz kapcsolódóan 4. Szint Csoport 2. Csoport Szint Csoport 3. Csoport Szint 1. Szint Csoport 1. Érkeztetés Iktatás Ügyintézés Jóváhagyás Kiadmányozás Szerepek a dokumentumkezelési folyamatban 1. Azok a felhasználók, akik csak az 1. bizalmi szintű iratok érkeztetését és iktatását végzik. 2. Azok a felhasználók, akik az 1-4 bizalmi szintű iratok érkeztetését és iktatását végzik. 3. Azok a felhasználók, akik az 1-3 bizalmi szintű iratok ügyintézését végzik. 4. Azok a felhasználók, akik az 1-3 bizalmi szintű iratok jóváhagyását és kiadmányozását végzik. 5. Azok a felhasználók, akik az 1-4 bizalmi szintű iratok ügyintézését, jóváhagyását és kiadmányozását végzik Céges aláírások jogosultságai A rendszerbe felvitt céges aláírások hozzáférhetőségét ebben a menüpontban adhatjuk meg, azaz szabályozhatjuk, hogy egy adott céges aláírással mely felhasználók írhatnak alá Rendszeradminisztráció Egyéni testre szabások (besorolások, értékkészletek) Az egyes dokumentumok tárolásra kerülő, jellemző tulajdonságait is egyénileg lehet testre szabni. Vannak úgynevezett szabad szöveges mezők is (például: 28/68. oldal

29 tárgy), de a doknet rendszer kialakításakor a célunk az volt, hogy minél több zárt listás adatmezőt használjunk, mert ennek révén sokkal hatékonyabban lehet majd keresni a dokumentumok között, illetve a kimutatások, elemzések is pontosabbak lesznek. A rendszer használatakor a dokumentum ezen tulajdonságainak megadása során a felhasználó csak és kizárólag a listaelemekből tud választani. Így mindenképpen be kell sorolnia a dokumentumot az adott szempont szerint. A zárt listás dokumentum tulajdonságok elemeit az adott szervezetnél, gazdálkodó cégnél egy kijelölt felhasználó tudja a helyi iratkezelési szabályzat szerint kialakítani, a többi felhasználó ezeket az elemeket köteles használni a munkája során. Az alábbiakban csak példákat adunk az egyes elemeknél, az értékkészletek menüben tetszőlegesen lehet megadni a listák elemeit. Ágazatok A dokumentumokat jogszabály, illetve az iratkezelési szabályzat szerint be kell sorolni ágazatokba. (Például pénzügy, kereskedelem, ipar, mezőgazdaság stb.) Ügykörök A dokumentumokat jogszabály, illetve az iratkezelési szabályzat szerint be kell sorolni ügykörök szerint. Az ügykörszámhoz az elnevezésen kívül az ágazati besorolás, a selejtezési idő és a levéltári átadási idő adható meg. Dossziék A dokumentumokat dossziékba tudjuk csoportosítani. (Például szerződések, számlák, szállítók, árajánlatok, reklamációk stb.) A dossziék abban különböznek a többi dokumentum tulajdonságtól, hogy egy dokumentum akár több dossziéba IS tartozhat egyidejűleg. (Például egy bejövő számla egyszerre tartozhat a számlák és a reklamációk dossziéba is.) Ennek a struktúrának az a nagy előnye, hogy a későbbi keresések során mindkét dossziéban történő kereséssel megtalálható az adott dokumentum. Indítások Az adott dokumentum indítása miként történt meg (például hivatalból, kérelemre stb.) Irányok A dokumentum mozgásának iránya. (Például kimenő, bejövő, belső stb.) Regisztrációk Például nyilvántartásba vétel, hatósági igazolás, hatósági bizonyítvány stb. Típusok A dokumentum lehetséges típusainak felsorolása. (Például levél, fax, stb.) Ütemezések A dokumentumhoz az ügy jellege, besorolása szerint lehet adni egy ütemezést, hogy mikorra kell elintézni. (Például azonnal, 3 nap, 8 nap, 15 nap, 30 nap, 90 nap stb.) Feljegyzésválasztók Az ügyiratokhoz tartozó feljegyzések megadásakor használható, szabadon definiálható értékkészlet. Aláírások A doknet rendszerben az Értékkészletek menü Aláírások menüpontjában vihetőek fel aláírói tanúsítványok a rendszerbe, és itt állítható be a rendszer által használt aláírás is. Az Új gombra kattintva vigyünk fel egy új aláíró tanúsítványt a rendszerbe. A kulcsállomány mező melletti Tallózás gomb 29/68. oldal

30 segítségével keressük meg azt a tanúsítványt (.PFX típusú állományt), amelyet a rendszerben használni szeretnénk. A Leírás mezőben adjuk meg a rövid szöveges leírást a tanúsítványról, valamint a tanúsítványhoz tartozó jelszót (ha van ilyen). A Céges jelölőnégyzet bejelölésével ún. céges tanúsítványt vihetünk fel, amelyet többen is használhatnak. A céges aláírás egyes felhasználók általi hozzáférhetőségét a Jogosultságok menü Céges aláírások jogosultságai menüpontban állíthatjuk be a megszokott módon. Ha a Céges jelölőnégyzetet nem jelöljük be, akkor a tanúsítványhoz hozzá kell rendelni egy felhasználót (a Tulajdonos mező segítségével), aki aláírhat a tanúsítvánnyal. Ezután az Ellenőriz gombra kattintva a rendszer automatikusan felismeri, hogy a tanúsítvány milyen célra használható (aláírás és/vagy titkosítás). A Ment gombra kattintva a tanúsítvány elmentésre kerül a rendszerbe. A listához visszajutva a Rendszer aláírás lenyíló listából válasszuk ki az imént felvitt aláírást, majd kattintsunk a Ment gombra. Érvényes tárgyak Iktatókönyvek A rendszer által érvényesnek tekintett tárgyak adhatóak meg ebben a menüpontban. Ezek azok a kifejezések, amelyeket a rendszer az elektronikus levelek automatikus érkeztetése során érvényesnek tekint. A doknet rendszerben a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók (tipikusan a rendszergazdák) ki tudják alakítani a szervezet, illetve gazdálkodó cég iktatókönyveit. Szabadon megadható adatok az iktatókönyv neve, száma, előtag és utótag. A használat során egy iktatókönyvet ki lehet venni aktív állapotból, ilyenkor az adott iktatókönyvben levő dokumentumok továbbra is láthatóak, lehet velük dolgozni, de már új iktatást nem lehet végezni benne. Az Iktatókönyvek nyomtatása menüpontban egy megadott iktatókönyv teljes tartalmát nyomtathatjuk, vagy szöveges állományba menthetjük Gyűjtőszámok Évzárás A doknet rendszerben tetszőleges számú gyűjtőszámot tudunk meghatározni. Új gyűjtőszám felvitelekor mindig a következő főszám lesz a gyűjtőszám kódja. A dokumentumkezelési munka során csak az előzetesen az adott iktatókönyvhöz megadott gyűjtőszámokat tudjuk használni gyűjtőszámos iktatásra. A rendszer Évzárás menüpontjában végezhető el az év végi iktatókönyv zárás. A művelet során a Lezárandó iktatókönyv listából kiválasztott iktatókönyv zárolásra kerül (így ebbe újabb irat már nem lesz iktatható), a még folyamatban lévő ügyek pedig átmásolásra kerülnek az Új iktatókönyv listából kiválasztott iktatókönyvbe Importálás Az Importálás funkció segítségével szöveges állományban megadott adatok importálhatóak a rendszerbe. Az importálás formátuma megegyezik az Iktatókönyv nyomtatás menüpontban kimenthető állomány formátumával Saját beállítások A Saját beállítások menüpontban a felhasználóknak lehetőségük nyílik bizonyos, saját magukra vonatkozó rendszerbeállítások módosítására. E menüpontban van mód a jelszó megváltoztatására, valamint annak beállítására, hogy a rendszer üzenetküldő funkciója kiszűrje-e azokat az üzeneteket, amelyeket saját tevékenységeinkről kapnánk. 30/68. oldal

31 4.5. A dokumentumkezelés kezdetei (érkeztetés és iktatás) Érkeztetés A dokumentumkezelés a gyakorlatban az érkeztetéssel kezdődik. Az érkeztetés során elsőnek a borítékon levő adatok kerülnek rögzítésre, illetve amennyiben az érkeztető jogosult kibontani a borítékot, akkor magát a dokumentumot is lehet csatolni. Az alábbiakban részletezzük az érkeztetéskor rögzítésre kerülő adatokat és az egyes folyamat elágazásokat. Érkezési dátum: Az adott dokumentum érkezési dátuma. Alapértelmezett esetben a rendszerdátum, de lehet visszamenőleges dátumot is megadni. Bizalmas: Ha az érkezett dokumentum névre szól, akkor itt bejelöljük, hogy bizalmas. Innentől kezdve csak a címzett tudja a további műveleteket (ügyintéző kijelölése, minősítés stb.) elvégezni. Típus: A adott dokumentum típusát lehet megadni. (Például levél, ajánlott levél, fax, futárposta stb.) Természetesen az itt megadott típus információ az iktatás során megjelenik. Jogosultsági szint: A dokumentumkezelési folyamat során célszerű minél előbb minősíteni a dokumentumokat, hogy ne juthasson információ illetéktelen kezekbe. Ha egyszer megadtuk a rendszer számára az adott dokumentumra vonatkozó biztonsági szintet, akkor innentől csak azok a felhasználók tudnak betekinteni, akik legalább ilyen szintű jogosultsággal rendelkeznek. Az érkeztetés során csak akkor lehetséges megadni a jogosultsági szintet, ha az érkeztető jogosult betekinteni az iratba. Így a jogosultsági szint szerinti minősítést gyakran csak későbbiek folyamán (szignálás, iktatás) tudjuk megadni. Alapértelmezett jogosultsági szint a Nem minősített. Prioritás: 31/68. oldal

32 A dokumentumhoz különböző fontossági szintet rendelhetünk ( Normál, Sürgős, vagy Nem sürgős ) Ügyintéző: Ha az iratkezelési szabályzat szerint már az érkeztető személy jogosult eldönteni, hogy ki legyen az ügyintéző, akkor ezt már érkeztetés űrlapon megteheti. Nem kell iktatni: A gyakorlati dokumentumkezelés során előfordulhat, hogy érkeznek dokumentumok, amelyek csak érkeztetve lesznek, és nem kell őket iktatni. Amennyiben ezt a jelölő négyzetet beikszeljük, akkor az adott, érkeztetett dokumentum nem kerül át az iktatási ablakba, csak az érkeztetési naplóban marad. Küldemény bontója: Itt adható meg az a felhasználó, aki a küldemény bontását elvégezte. Bontás dátuma: Az adott küldemény bontásának dátuma. Alapértelmezett esetben a rendszerdátum, de lehet visszamenőleges dátumot is megadni. Megjegyzés a bontáshoz: A küldemény bontásához megjegyzés fűzhető. Partner, Partner ügyintéző, Irányítószám, Közterület, Házszám: Az érkeztetett dokumentum feladójának és annak adatainak rögzítése. Címzett: A doknet rendszerbe felvitt felhasználók közül kiválaszthatjuk az adott dokumentum címzettjét. Borítékon levő címzett, ha nem felhasználó: Amennyiben a borítékon szereplő címzett nem szerepel a doknet rendszerbe felvitt felhasználók között, akkor kiegészítő információként itt tudjuk rögzíteni a tényleges címzett adatait. Mellékletek száma: Értelemszerűen az adott dokumentumhoz fűzött mellékletek száma: Csatolt fájlok: Ha az érkeztető személy jogosult a dokumentumba való betekintésre az iratkezelési szabályzat során, akkor magát a dokumentumot is be lehet csatolni. Hiteles fájl: Ebben a mezőben adható meg egy, a partnertől kapott e-akta, amelynek hitelességét a rendszer megvizsgálja. Ha az akta hitelesnek bizonyul, a Hiteles jelölőnégyzet automatikusan bejelölésre kerül, továbbá ha a rendszer talál a partnertörzsben az aláíróval megegyező nevű partnert, akkor annak adatait a partnerválasztó elemben felajánlja (ha a felhasználó kívánja, másik partnert is választhat). Aláírás: Ebből a listából kiválasztható az az aláíró tanúsítvány, amellyel a beérkezett hiteles aktát az eltárolás előtt alá szeretnénk írni. A visszaigazoló -ben található átvételi elismervény is ezzel az aláírással fog elkészülni. Amennyiben a doknet rendszert úgy konfiguráltuk (a web.config állomány 32/68. oldal

33 RendszerAlairas beállításával), hogy rendszer aláírást használjon, akkor az Aláírás lenyíló listában látható érték nem változtatható meg Bizalmas dokumentumok minősítése Ha a dokumentum érkeztetése során bejelöltük a Bizalmas tulajdonságot, akkor csak és kizárólag a címzettként megadott felhasználó láthatja továbbiakban az érkeztetési információkat. Ha belépünk a Bizalmas dokumentumok minősítése nevű menüpontba, akkor a program kilistázza érkeztetési kód szerint a bejelentkezett felhasználó számára kijelölt, bizalmas minősítésű dokumentumokat. A kiválasztott elemre kattintva megjelennek az érkeztetéskor rögzített adatok, valamint a következő tulajdonságok rögzítését lehetővé levő űrlap: Ügyintéző: Mivel a dokumentum névre szóló, bizalmas dokumentum, így a címzettnek kell eldöntenie az ügyintéző személyét, aki a továbbiakban jogosult lesz tovább vinni az ügyet. Jogosultsági szint: A dokumentumkezelési folyamat során célszerű minél előbb minősíteni a dokumentumokat, hogy ne juthasson információ illetéktelen kezekbe. Ha egyszer megadtuk a rendszer számára az adott dokumentumra vonatkozó biztonsági szintet, akkor innentől kezdve csak azok a felhasználók tudnak betekinteni, akik legalább ilyen szintű jogosultsággal rendelkeznek. Alapértelmezett jogosultsági szint a Nem minősített. Nem kell iktatni: A gyakorlati dokumentumkezelés során előfordulhat, hogy érkeznek dokumentumok, amelyek csak érkeztetve lesznek, és nem kell őket iktatni. Amennyiben ezt a jelölő négyzetet beikszeljük, akkor az adott, érkeztetett dokumentum nem kerül át az iktatási ablakba, csak az érkeztetési naplóban marad. 33/68. oldal

34 Iktatás érkeztetésből Ha belépünk az Iktatás érkeztetésből nevű menüpontba, akkor a program kilistázza érkeztetett dokumentumokat. Ha bizalmas minősítésű valamelyik dokumentum, akkor az csak abban az esetben kerül listázásra, ha a bejelentkezett felhasználó az előzetes minősítés során megadott ügyintéző, illetve ha jogosultsági szintje ezt lehetővé teszi. A bejelentkezett felhasználó jogosultsági szintjének legalább akkorának kell lennie, mint a listázott dokumentumoké. A kiválasztott elemre kattintva megjelenik egy ablak az érkeztetéskor rögzített információkkal. Ha az ablakon a Nem kell iktatni gombra kattintunk, akkor a dokumentum nem kerül iktatásra, csak az érkeztetési naplóban marad. Ha az Iktatás gombra kattintunk, akkor megnyílik az iktatási ablak, feltöltve a dokumentumhoz eddig felvitt információkkal Iktatás közvetlenül A mindenkori dokumentumkezelés központi eleme az iktatás. Itt kap a dokumentum egy egyértelmű azonosítót, iktatószámot, valamint sok-sok jellemző adatot. Nézzük sorra az iktatási ablak egyes elemeit: Iktatókönyv: 34/68. oldal

35 Elsőnek egy lenyíló listából ki kell választanunk, hogy az adott dokumentum melyik iktatókönyvbe kerüljön. Alapértelmezett esetben a bejelentkezett felhasználóhoz hozzárendelt alapértelmezett iktatókönyv jelenik meg. Iktatószám: El kell döntenünk, hogy főszámra, alszámra vagy gyűjtőszámra iktatunk. A főszámos iktatás esetén a kiválasztott iktatókönyvbe sorfolytonosan a következő számra kerül a bejegyzés. Amennyiben az alszámos iktatást jelöljük meg, akkor ki kell választanunk, hogy melyik főszám alá kerüljön iktatásra az adott dokumentum. Egy főszámhoz korlátlan számú alszámra tudunk iktatni. Ha a gyűjtőszámos iktatást választjuk, akkor az adott iktatókönyvben meglevő gyűjtőmappák közül választhatunk. Irány: Az adott dokumentum irányát lehet megadni. (Például bejövő, kimenő, belső stb.) Típus: Az adott dokumentum típusát lehet megadni. (Például levél, ajánlott levél, fax, futárposta stb.) Dátum: Az adott dokumentum érkeztetési dátuma. Ha nem volt érkeztetve, akkor az aktuális rendszerdátummal lesz egyenlő. Ügyintéző: Főszámra iktatáskor, ha még nem lett megadva, akkor az ügyintéző személyét lehet kijelölni, aki a továbbiakban jogosult lesz tovább vinni az ügyet. Alszámra iktatáskor a rendszer automatikusan a főszámhoz tartozó ügyintézőt adja meg ügyintézőként. Jogosultsági szint: A dokumentumkezelési folyamat során célszerű minél előbb minősíteni a dokumentumokat, hogy ne juthasson információ illetéktelen kezekbe. Ha egyszer megadtuk a rendszer számára az adott dokumentumra vonatkozó biztonsági szintet, akkor innentől kezdve csak azok a felhasználók tudnak betekinteni, akik legalább ilyen szintű jogosultsággal rendelkeznek. Alapértelmezett jogosultsági szint a Nem minősített. Prioritás: A dokumentumhoz különböző fontossági szintet rendelhetünk ( Normál, Sürgős, vagy Nem sürgős ) Papír alapú eredeti: Megadható, hogy az adott dokumentumnak létezik-e papír alapú eredeti változata. Partner, Partner ügyintéző, Irányítószám, Közterület, Házszám: Az iktatott dokumentum partnerének és annak adatainak rögzítése. Ha kimenő a dokumentum, akkor a címzettet tekintjük partnernek, ha pedig bejövő, akkor a feladót. A partnert ki tudjuk választani a törzsadatok közül, illetve egyedileg is be tudjuk írni. Az egyedi beírás esetén lehetőségünk van a bevitt adatok törzsbe történő felvitelére is egy jelölő négyzet segítségével. Címzett: A doknet rendszerbe felvitt felhasználók közül kiválaszthatjuk az adott dokumentum címzettjét. Borítékon levő címzett, ha nem felhasználó: Amennyiben a borítékon szereplő címzett nem szerepel a doknet rendszerbe felvitt felhasználók között, akkor kiegészítő információként itt tudjuk rögzíteni a tényleges címzett adatait 35/68. oldal

36 Hivatkozási szám: Ez egy szabad szöveges mező, ahol az adott dokumentum partnerének iktatószámát célszerű rögzíteni. Bizonylatszám: Ebben a mezőben az iktatott irat bizonylatszáma rögzíthető. Irattári jel: Minden ügyhöz kötelező megadni egy ügykör szerinti besorolást, amely az irattári tervben rögzített listán alapszik. A kívánt ágazat és ügykör kiválasztása után az irattári jel automatikusan kitöltésre kerül. Tárgy: Ez egy szabad szöveges mező, ahol az adott dokumentumra jellemző tárgy meghatározását lehet rögzíteni. Mellékletek száma: Ebben a mezőben azt lehet megadni számszerűen, hogy hány darab melléklet tartozik az adott irathoz. Indítás: Az adott dokumentum indítása miként történt meg. (például hivatalból, kérelemre stb.) Ütemezés: A dokumentumhoz az ügy jellege, besorolása szerint lehet adni egy ütemezést, hogy mikorra kell elintézni. (Például azonnal, 3 nap, 8 nap, 15 nap, 30 nap, 90 nap stb.) Ha megadjuk az ütemezést, akkor a határidő mező automatikusan feltöltődik a dokumentum érkezési dátuma és az ütemezési idő alapján. Határidő: Megadhatunk egy határidőt, ameddig kell az adott ügyet lezárni. Regisztráció: Például nyilvántartásba vétel, hatósági igazolás, hatósági bizonyítvány stb. Előirat: Amennyiben az adott dokumentumhoz kapcsolódóan volt már egy irat, amelyet szeretnénk hozzákapcsolni, akkor azt az iktatott dokumentum lista alapján itt lehet megtenni. Ha egy iratot megadunk előiratként, akkor a megadott iratnál automatikusan utóiratként rögzítésre kerül az aktuális irat. Utóirat: Ha az adott dokumentumhoz kapcsolódóan a későbbiekben egy iratot szeretnénk hozzákapcsolni, amely a továbbvitele az adott dokumentumnak, akkor azt a dokumentum lista alapján itt lehet megtenni. Ha egy iratot megadunk utóiratként, akkor a megadott iratnál automatikusan előiratként rögzítésre kerül az aktuális irat. Dossziék: A dokumentumokat dossziékba tudjuk csoportosítani. (Például szerződések, számlák, szállítók, árajánlatok, reklamációk stb.) A dossziék abban különböznek a többi dokumentum tulajdonság készlettől, hogy egy dokumentumot akár több dossziéba IS tartozhat egyidejűleg. (Például egy bejövő számla egyszerre tartozhat a számlák és a reklamációk dossziéba is.) Ennek a struktúrának az a nagy előnye, hogy a későbbi keresések során mindkét dossziéban történő kereséssel megtalálható az adott dokumentum. Csatolt fájlok: Az iktatásra kerülő dokumentum elektronikus állományát itt lehet becsatolni. A csatolt fájl bármilyen lehet (Például.txt (szöveg),.doc,.xls,.avi (mozgókép),.jpg (kép) stb.) A becsatolandó fájlokat a Windows-os felületeken megszokott tallózással tudjuk megkeresni. 36/68. oldal

37 Dokumentum hozzáférés: Ebben a részben tudjuk szabályozni, hogy az adott dokumentum adatait mely felhasználói csoportok, illetve szervezeti egységek tagjai láthassák. Hiteles fájl: Ebben a mezőben adható meg egy, a partnertől kapott e-akta, amelynek hitelességét a rendszer megvizsgálja. Ha az akta hitelesnek bizonyul, a Hiteles jelölőnégyzet automatikusan bejelölésre kerül, továbbá ha a rendszer talál a partnertörzsben az aláíróval megegyező nevű partnert, akkor annak adatait a partnerválasztó elemben felajánlja (ha a felhasználó kívánja, másik partnert is választhat). Aláírás: Ebből a listából kiválasztható az az aláíró tanúsítvány, amellyel a beérkezett hiteles aktát az eltárolás előtt alá szeretnénk írni. A visszaigazoló -ben található átvételi elismervény is ezzel az aláírással fog elkészülni. Amennyiben a doknet rendszert úgy konfiguráltuk (a web.config állomány RendszerAlairas beállításával), hogy rendszer aláírást használjon, akkor az Aláírás lenyíló listában látható érték nem változtatható meg Iktatás szkennerből A doknet rendszer hatékonyan képes együttműködni a nagyteljesítményű CANON DR szkennerekkel. A lapolvasók a szkenner számára fenntartott rendszerkönyvtárába mentik a szkennelt állományokat. Az Iktatás szkennerből menüpontra kattintva feljön a rendszerkönyvtárban levő fájlok listája a fájlok nevével, méretével, a szkennelés idejével és egy villámnézettel a képről. Bármelyik elemet meg lehet tekinteni a Megnéz gombra való kattintással az adott fájlhoz tartozó társított program megnyitásával. A kilistázott fájlok közül jelöljük be azokat, amelyeket egy számra szeretnénk iktatni, és kattintsunk az Iktatás gombra. Ilyenkor megnyílik az iktatási ablak, feltöltve a Csatolt fájlok között a kiválasztott állományokkal. Amikor befejeződik az iktatás, akkor becsatolt állományok kikerülnek a szkenner számára fenntartott rendszerkönyvtárból. A továbbiakban az iktatási ablakon a munkát a fent részletezettekhez hasonlóan végezhetjük el. 37/68. oldal

38 Főszám szignálása Amennyiben sem az érkeztetéskor, sem pedig az iktatáskor nem adtuk meg az ügyintéző személyét, akkor legkésőbb a Főszám szignálása menüpontban kell ezt megtennünk. Ebben a menüpontban azok az iktatott dokumentumok kerülnek listázásra, amelyeknek még nincs ügyintézője, és a bejelentkezett felhasználó jogosultsága lehetővé teszi. Minden listázott dokumentum mellett egy jelölő négyzet van, amelyre kattintva az adott dokumentum bekerül a kijelölésre. Ha végeztünk a dokumentumok kiválasztásával, akkor utána az Ügyintéző kiválasztása gombra kattintva tudjuk kijelölni az ügyintéző személyét Gyűjtőszám szignálása Ebben a menüpontban az iktatott gyűjtőszámokhoz az ügyintézőket különböző alszám tartományokra vonatkozólag tudjuk kijelölni. Ha végeztünk a dokumentumok kiválasztásával, akkor utána az Ügyintéző kiválasztása gombra kattintva tudjuk kijelölni az ügyintéző személyét. 38/68. oldal

39 4.6. A dokumentumkezelés menete (Ügyintézés) A dokumentumkezelés középpontjában az ügyintézés helyezkedik el. Itt kerülnek kiegészítő adatok az iktatott dokumentumokhoz (például irattári jel), valamint különböző műveleteket (jóváhagyás, kiadmányozás, expediálás, sztornózás stb.) végezhetünk el, amelyek kihatással vannak a dokumentumainkra Ügyintézés Az Ügyintézés menüpontra kattintva listázásra kerülnek azok a főszámok, amelyeknek az ügyintézője a bejelentkezett felhasználó. Tájékoztatásként a jogosultsági szint és a határidő is megjelenik. A Részletek gombra kattintva kiválaszthatjuk, hogy melyik üggyel akarunk foglalkozni, ekkor listázásra kerülnek az adott főszám alá tartozó alszámok. Ebben a listában már láthatóak az egyes dokumentumokhoz tartozó főbb jellemző adatok (irány, típus, dátum, partner, tárgy, ügyintéző, státusz, határidő, határozatok száma). A kívánt alszámra kattintva megjelenik az adott dokumentumhoz tartozó összes részlet, az eddig rögzített adatokkal feltöltve. Az adott főszámhoz tartozó alszámok között a lap bal felső sarkán található zöld színű fel és le nyilakkal tudunk lépkedni. Módosítás: A lap alján levő Módosítás gombra kattintva lehetőségünk nyílik egyrészt az eddig felvitt adatok módosítására, másrészt új információk rögzítésére. Például előiratot tudunk csatolni, az irattári jelet tudjuk megadni (ügykörszám) vagy éppen dossziékba tudjuk besorolni az adott dokumentumot. Ment: A Ment gombra kattintva lehetőségünk nyílik a módosítások mentésére. Sztornóz: A Sztornóz gombra kattintva az adott alszámra iktatott dokumentumot, és magát az iktatás tényét tudjuk sztornózni. Ilyenkor az adott alszám állapota átkerül sztornózva minősítésbe, és így a további munkákban már nem vesz részt. Iktatás erre a főszámra: 39/68. oldal

40 Az Iktatás erre a főszámra gombra kattintva a rendszer a következő alszámmal indít egy új iktatást az adott főszámra. Az új alszámhoz tartozó ügyintéző személye öröklődik a főszámról. A adatlapok: Minden alszámhoz tetszőleges számú határozati lapot tudunk felvinni a rendszerbe, ahol a következő adatokat tudjuk meghatározni. Dátum Ügy fajtája államigazgatási hatósági ügy önkormányzati hatósági ügy A határozatot a képviselő testület hozta a képviselő testület bizottsága hozta a részönkormányzat testülete hozta a (fő)polgármester hozta a (fő)jegyző hozta a (fő)polgármesteri hivatal ügyintézője hozta A határozat (intézkedés) érdemi döntést tartalmaz kiegészítést tartalmaz végrehajtási intézkedést tartalmaz az Áe. 4 tartalmaz más közigazgatási szerv kijelölést tartalmaz saját hatáskörben eljárást és döntést tartalmaz Az ügyintézés időtartama határidőn belül határidőn túl A határozatot saját hatáskörben módosította visszavonta Az első fokú határozatot felülvizsgálta Képviselő testület Közigazgatási hivatal Dekoncentrált szerv Felettes szerv Bíróság Az első fokú határozatot Helybenhagyta Megváltoztatta Megsemmisítette Feljegyzések: Erre a gombra kattintva az adott ügyhöz feljegyzések, megjegyzések fűzhetők. Jóváhagyás: A Jóváhagyás gombra kattintva az adott dokumentumot - kívánság szerint - jóváhagyhatjuk, vagy elutasíthatjuk. Kiadmányozás: A Kiadmányozás gombra kattintva kezdeményezhetjük a dokumentum kiadmányozását. Ügy irattári jele: Erre a gombra kattintva a teljes ügy irattári tételszáma megadható, módosítható. 40/68. oldal

41 Átiktatás: Téves iktatás esetén a dokumentumot egy másik iktatókönyvbe iktathatjuk át Jóváhagyásra jelölés Az Jóváhagyásra jelölés menüpontra kattintva listázásra kerülnek azok a dokumentumok, amelyek az ügyintézője a bejelentkezett felhasználó, és az állapota még nem lezárt vagy nem sztornózott. A rendszer lehetőséget ad főszám, illetve alszám jóváhagyására egyaránt. A jobb szélső oszlopban szereplő jelölő négyzetek segítségével tudjuk kijelölni, hogy melyik dokumentumot kívánjuk elküldeni jóváhagyásra, majd a Címzett kiválasztása gombra kattintva tudjuk kijelölni a jóváhagyó személyt. Természetesen csak azokat a felhasználókat tudjuk megjelölni jóváhagyóként, akik az összes kijelölt dokumentumra vonatkozó legszigorúbb jogosultsági feltételnek eleget tesznek. Az ügyintézőnek lehetősége van egyrészt megjegyzést fűzni a művelethez, másrészt a jóváhagyás elbírálási határidejét megjelölni. A jóváhagyásra elküldésről a címzett felhasználó üzenetet kap. A doknet rendszer lehetőséget nyújt felhasználók számára, hogy egy dokumentumot akár többszörösen is elküldjön jóváhagyásra Jóváhagyás elbírálása Az Jóváhagyás elbírálása menüpontra kattintva listázásra kerülnek azok a dokumentumok, amelyeket jóváhagyásra küldtek el a bejelentkezett felhasználó számára. A Részletek gombra kattintva megjelenik az adott dokumentumhoz tartozó jóváhagyás elbírálása című űrlap. Amennyiben az elbíráló személynek szüksége van rá, akkor a Dokumentum részletek gombra kattintva megtekintheti az adott dokumentumhoz tartozó összes részletet. Az elbíráló személy a megfelelő gombra történő kattintással eldöntheti, hogy elfogadja vagy elutasítja az adott jóváhagyási kérelmet, amelyhez indoklást is fűzhet. Az elutasítás, illetve jóváhagyás tényéről a jóváhagyási kérelmet indító ügyintéző üzenetet kap, és a rendszer az adott dokumentum állapotát a megfelelő állapotba teszi át. 41/68. oldal

42 Kiadmányozásra jelölés Az Kiadmányozásra jelölés menüpontra kattintva listázásra kerülnek azok a dokumentumok, amelyek az ügyintézője a bejelentkezett felhasználó, és az állapota nem sztornózott. A rendszer lehetőséget ad főszám, illetve alszám kiadmányozására egyaránt. A jobb szélső oszlopban szereplő jelölő négyzetek segítségével tudjuk kijelölni, hogy melyik dokumentumot kívánjuk elküldeni kiadmányozásra. Majd a Címzett kiválasztása gombra kattintva tudjuk kijelölni a kiadmányozó személyt. Természetesen csak azokat a felhasználókat tudjuk megjelölni kiadmányozóként, akik az összes kijelölt dokumentumra vonatkozó legszigorúbb jogosultsági feltételnek eleget tesznek. Az ügyintézőnek lehetősége van egyrészt megjegyzést fűzni a művelethez, másrészt a kiadmányozás elbírálási határidejét megjelölni. A kiadmányozás során az irattár és a dokumentumon szereplő partner alapértelmezetten a kiadmányozás címzettjei, valamint az ügyintézőnek további címzetteket is hozzáadhat a partnerlista alapján. A kiadmányozásra jelölésről a címzett kiadmányozó felhasználó üzenetet kap. A doknet rendszer lehetőséget nyújt a felhasználók számára, hogy egy dokumentumot akár többszörösen is elküldjön kiadmányozásra, akár több kiadmányozó személy számára is Kiadmányozás elbírálása Az Kiadmányozás elbírálása menüpontra kattintva listázásra kerülnek azok a dokumentumok, amelyeket kiadmányozásra küldtek el a bejelentkezett felhasználó számára. A Részletek gombra kattintva megjelenik az adott dokumentumhoz tartozó kiadmányozás elbírálása című űrlap. Amennyiben az elbíráló személynek szüksége van rá, akkor a Dokumentum részletek gombra kattintva megtekintheti 42/68. oldal

43 az adott dokumentumhoz tartozó összes részletet. Az elbíráló személy a megfelelő gombra történő kattintással eldöntheti, hogy elfogadja vagy elutasítja az adott kiadmányozási kérelmet, amelyhez indoklást is fűzhet. Az űrlap alján van egy jelölő négyzet, amelynek a bejelölése esetén a kiadmányozást engedélyező személy megadhatja, hogy az adott dokumentum aláírt, lepecsételt, expediálásra kerülő példányát beszkennelve csatolni kéri a rendszerbe. Az elutasítás, illetve kiadmányozás tényéről a kiadmányozási kérelmet indító ügyintéző üzenetet kap, és a rendszer az adott dokumentum állapotát a megfelelő állapotba teszi át Expediálás Az Expediálás menüpontra kattintva listázásra kerülnek azok a dokumentumok, amelyeknek a kiadmányozását engedélyezték a jogosult személyek. A Dokumentum részletek gombra kattintva megtekinthetők az adott dokumentumhoz tartozó részletek. A Kiadmányozás részletek gombra kattintással pedig a kiadmányozáshoz tartozó adatok jeleníthetőek meg. Amennyiben az adott dokumentumhoz be van jelölve az a tulajdonság, hogy az Aláírt, lepecsételt példányt is csatolni kell, akkor az adott sor kijelölése után a Windows-os felületeken megszokott tallózási módszerrel ki tudjuk jelölni azt a fájlt, amelyik az adott dokumentum aláírt és lepecsételt példányának a szkennelt állománya. Ilyenkor ez a kijelölt fájl is bekerül az adott dokumentum csatolt fájljai közé. Az expediálás tényét a dokumentumok kijelölése után az expediálás módjának és idejének megadásával, majd pedig az Elküldés gombra való kattintással tudjuk rögzíteni. Így a rendszer az adott dokumentumokat kiadmányozva állapotba teszi át. A rendszerben a dokumentumok hiteles expediálása is lehetséges. Ekkor a rendszer az irat csatolt állományaiból összeállít egy hiteles e-aktát, majd ezt -ben továbbítja a partner felé. Az expediált akta egy példányát a rendszer megőrzi a web.config állományban lévő expdir beállításban szereplő helyen. 43/68. oldal

44 A adatlapok Az A adatlapok menüpontra kattintva kilistázódnak a rendszerbe eddig felvitt határozatok adatai. Az egyes határozatok részletes adatait a Részletek gombra kattintva tudjuk megjeleníteni, és a továbbiakban módosítani vagy esetleg akár törölni is. Minden alszámhoz tetszőleges számú határozati lapot tudunk felvinni a rendszerbe, ahol az előzőekben már részletezett adatokat tudjuk megadni a határozatokhoz Főszám (ügy) lezárása A Főszám (ügy) lezárása menüpontra kattintva azok a főszámok listázódnak ki, amelyeknek az ügyintézője a bejelentkezett felhasználó, valamint az állapota ügyintézés alatt van. A táblázatban láthatóak az egyes főszámokhoz tartozó alszámok közül a legszigorúbb jogosultsági szint, valamint a jóváhagyási időpont is. A Lezár gombra kattintva megjelenő űrlapon a főszámhoz tartozó összes alszám megjelenik, valamint egy olyan lehetőség, hogy az egyes alszámokhoz tartozó dokumentum részleteit is megnézzük. Egy főszám lezárásának feltétele, hogy az összes hozzá tartozó alszámnak legyen ügyintézője, az irattári jel meg legyen adva, és jóvá legyen hagyva vagy kiadmányozva legyen. A főszám lezárásához egy dátumot és az elintézés módját tudjuk adatként felvinni. A főszámhoz megadandó irattári jelet a hozzá tartozó alszámokhoz megadott irattári jelek közül tudjuk kiválasztani. 44/68. oldal

45 Főszám sztornózása A Főszám sztornózása menüpontra kattintva kilistázódnak a főszámok, amennyiben a bejelentkezett felhasználónak van jogosultsága erre a menüpontra. A kiválasztott főszámot kijelölve egy új űrlap jelenik meg az adott főszám főbb adataival. A Sztornóz gombra kattintva az adott főszám sztornózott állapotba kerül, így innentől kezdve a határidő figyelésekben és kimutatásokban már nem szerepel Sablontár A rendszer sablon mappájában elhelyezhetők olyan állományok, amelyeket szeretnénk hozzáférhetővé tenni a rendszer használói számára. Az ilyen állományok a Sablontár menüpontban megjelennek, és letölthetők a felhasználó számítógépére. 45/68. oldal

46 Feljegyzések A Feljegyzések menüpontra kattintva kilistázódnak azok a főszámok, amelyeknek ügyintézője a bejelentkezett felhasználó. A listában a Részletek gombra kattintva lehetőség nyílik új, az ügyhöz kapcsolódó feljegyzések felvitelére A dokumentumok mozgásainak követése Átadásra jelölés Az Átadásra jelölés menüpontra kattintva azok a dokumentumok listázódnak ki, amelyek tulajdonosa a bejelentkezett felhasználó. A táblázatban a legfontosabb 46/68. oldal

47 Átvétel adatok találhatók a dokumentumokról. A rendszer támogatja mind egy alszám, mind pedig főszám (komplett ügy) átadását. Azokat a dokumentumokat jelöljük ki a lista jobb szélén levő jelölő négyzet használatával, amelyeket át szeretnénk adni, majd válasszuk ki a címzettet. Az összes kijelölt dokumentum közül a legszigorúbb jogosultsági szint szerint lehet csak a címzett személyét kiválasztanunk. (Olyan személynek nem tudunk átadni dokumentumot, aki nem rendelkezik az átadandó dokumentumhoz tartozó jogosultsági szinttel.) Az átadásra jelölésről a címzett személy üzenetet kap a doknet rendszerben, valamint a listákban látható lesz, hogy az adott dokumentumokat átadásra jelöltük ki. (Ha egy dokumentumot kijelöltünk átadásra, akkor, amíg az átvétel visszaigazolva vagy elutasítva nem lesz, addig nem lehet újból átadásra jelölni.) Az Átvétel menüpontra kattintva azok a dokumentumok listázódnak ki, amelyeket átadásra jelöltek ki, és a címzett személynek a bejelentkezett felhasználót adták meg. A dokumentumokat ki tudjuk jelölni a lista jobb szélén levő jelölő négyzet használatával, majd választhatunk az Átvesz és az Elutasít gombok között. Amennyiben a Átvesz gombra kattintunk, akkor a rendszer már az új tulajdonost tartja nyilván a kijelölt dokumentumokhoz. Ha az elutasítást választottuk, akkor az elutasításról üzenetet küld a rendszer az átadást indító felhasználó számára Kölcsönadás A kölcsönadás alapvetően abban különbözik az átadás-átvételi eljárástól, hogy az adott dokumentum tulajdonosa továbbra is az eredeti tulajdonos marad, csak bekerül az adatbázisba egy bejegyzés, hogy kinek és mikor adták kölcsön az iratot. A Kölcsönadás menüpontra kattintva azok a dokumentumok listázódnak ki, amelyek tulajdonosa a bejelentkezett felhasználó. A táblázatban a legfontosabb adatok találhatók a dokumentumokról. A rendszer támogatja mind egy alszám, mind pedig főszám (komplett ügy) kölcsönadását. Azokat a dokumentumokat jelöljük ki a lista jobb szélén levő jelölő négyzet használatával, amelyeket kölcsön szeretnénk adni, majd válasszuk ki a címzettet. A kölcsönadásról egy ún. felügyelő személynek is küldhetünk üzenetet, valamint megjegyzést is fűzhetünk hozzá. Egy dokumentumot egyidőben csak egyszer adhatunk kölcsön. Ha másnak is kölcsön szeretnénk adni, akkor először vissza kell vennünk az adott dokumentumot. 47/68. oldal

48 Kölcsönadásból visszavétel Az Kölcsönadásból visszavétel menüpontra kattintva azok a dokumentumok listázódnak ki, amelyeket tulajdonosa a bejelentkezett felhasználó és kölcsön vannak adva. A Részletek gombra kattintva láthatóak az adott kölcsönadáshoz tartozó adatok, valamint a dokumentum részletei is. Ha bejelöljük a Visszahozta négyzetet, és megadjuk a dátumot is, akkor a Mentés gomb használatával tudjuk a rendszer számára rögzíteni, hogy a kölcsönadásból visszakaptuk az adott dokumentumot Szerelés A Szerelés során két különböző főszámot (akár lehetnek különböző iktatókönyvben is) tudunk összekapcsolni, úgy hogy azok innentől kezdve egyként viselkedjenek. 48/68. oldal

49 Irattári átadás Az Irattári átadás menüpontra kattintva azok a dokumentumok (csak főszámok) listázódnak ki, amelyek tulajdonosa a bejelentkezett felhasználó és lezártak. A táblázatban a legfontosabb adatok találhatók a dokumentumokról. Azokat a dokumentumokat jelöljük ki a lista jobb szélén levő jelölő négyzet használatával, amelyeket át szeretnénk adni az irattár számára. Címzettként azokat a felhasználói csoportokat, illetve ezáltal felhasználókat tudjuk megadni, amelyek rendelkeznek a irattári funkcionalitással Irattári átvétel Az Irattári átvétel menüpontra kattintva azok a dokumentumok listázódnak ki, amelyeket irattári átadásra jelöltek ki, és a címzett személynek a bejelentkezett felhasználót adták meg. A dokumentumokat ki tudjuk jelölni a lista jobb szélén levő jelölő négyzet használatával, majd választhatunk az Átvesz és az Elutasít gombok között. Amennyiben a Átvesz gombra kattintunk, akkor a rendszer már az irattárt tartja nyilván a kijelölt dokumentumokhoz. Ha az elutasítást választottuk, akkor az elutasításról üzenetet küld a rendszer az átadást indító felhasználó számára. 49/68. oldal

50 Selejtezés A doknet rendszer támogatja a jogszabályok szerint már selejtezhető dokumentumok selejtezésének folyamatát is A dokumentumok keresése és listázása Dokumentum keresés Az egyik olyan pont, ahol elektronikus dokumentumkezelés nagy előnyeit élvezni tudjuk az a dokumentumok keresése. A doknet rendszerben szinte az összes tárolt adatmezőre tudunk keresni, és a feltételeket tetszőlegesen tudjuk kombinálni. A Dokumentum keresés menüpontra kattintva megjelenik egy űrlap, ahol szinte az összes dokumentumhoz kapcsolható adatmező megtalálható, és ezekre tudunk keresési feltételeket megadni. A keresés végrehajtása után listázásra kerülnek azok a dokumentumok, amelyek megfelelnek a megadott feltételeknek. A Részletek gombra kattintva megjeleníthető az adott dokumentum összes tárolt adata. A dokumentumaink közötti keresési feltételeket saját keresési profil -ként el tudjuk menteni, és a későbbiekben elő tudjuk hívni. 50/68. oldal

51 Dokumentum lista (teljes) A rendszerbe felvitt dokumentumainkat kilistázhatjuk a képernyőre. Az űrlap felső részén lehetőségünk szűkítenünk a listát egy iktatókönyvre és egy tetszőlegesen választható keresési feltételre a tárolt adatmezőkre vonatkozólag. Alapértelmezett esetben a stornózott iktatási tételek nem jelennek meg a dokumentum listában, ha szeretnénk a stornózott tételeket is megjeleníteni, akkor a szűrési sávban jelöljük be az erre vonatkozó jelölőnégyzetet. A Részletek gombra kattintva vagy az adott sorban kétszeresen kattintva az adott dokumentum részletei jeleníthetők meg. A dokumentum részletek űrlapon a bal felső sarokban levő, zöld színű fel és le nyilakkal tudunk a kiválasztott dokumentum alapján meghatározott főszámhoz tartozó alszámok között közvetlenül lépkedni. Amennyiben a bejelentkezett felhasználónak van jóváhagyási, illetve kiadmányozási joga, akkor a dokumentum részletek űrlapon a jobb alsó sarokban megjelenő jóváhagyás, illetve kiadmányozás gombok elérhetőek. Ezeknek megnyomására a felhasználó közvetlenül saját maga tudja jóváhagyni, illetve kiadmányozni az adott dokumentumot Dokumentumok helyzete A dokumentumkezelés során sokszor előfordulhat, hogy kíváncsiak vagyunk dokumentumaink pillanatnyi helyzetére. Ebben a menüpontban először azt kell kiválasztanunk, hogy a főszámok (ügyek) vagy alszámok (dokumentumok) helyzetét vizsgáljuk. További szűkítési feltételként kiválaszthatunk egy iktatókönyvet, és egy tetszőlegesen megadható keresési feltételt is. A megadott feltételeknek megfelelő dokumentumok kerülnek listázásra a legfontosabb 51/68. oldal

52 adataikkal. (jogosultsági szint, státusz, kiadmányozás státusza, tulajdonos, jóváhagyásra kijelölve, átadásra kijelölve, kiadmányozásra kijelölve, kölcsönadva) Dokumentumok műveletei A dokumentumokkal való munka során mindenféle műveleteket végzünk (kiadmányozás, jóváhagyás, átadás-átvétel, kölcsönadás, expediálás, határidő nyilvántartás, irattárazás). Ha nem csak magukra a dokumentumokra, hanem a dokumentumokkal végzett műveletekre vagyunk kíváncsiak, akkor a Dokumentumok műveletei menüpontra kell kattintanunk. A megszokott lista szűkítési feltételeket itt is tudjuk használni. (főszám/alszám, iktatókönyv stb.) Majd ki kell választanunk, hogy melyik műveletfajtára vagyunk kíváncsiak, és ekkor az adott műveletek listázásra kerülnek a feltételek szerint. A táblázatban látható a feladó, a címzett, a dátumok, a művelete fajtája és a megjegyzés Hátralékos ügyek listája Az elektronikus dokumentumkezelés alkalmazásának egyik legfontosabb előnye, hogy a munkafolyamatok határidejének figyelése, folyamatos nyomon követése egyszerűen kivitelezhető. A hátralékos ügyek figyeléséhez a rendszer egy X napot, mint paramétert vesz alapul (konfigurációs fájlban beállítható az értéke a helyi iratkezelési szabályzatnak megfelelően). Alapértelmezett értéke 1 nap. Értelemszerűen a lezárt és a sztornózott állapotú dokumentumok nem kerülnek a hátralékos ügyek között listázásra, még akkor sem, ha az időpontok szerint ide tartoznának. A doknet rendszer a következő folyamatok/események határidejének betartásának támogatja alaphelyzetben. Érkeztetett dokumentum nincs időben iktatva Az érkeztetés dátumától a pillanatnyi rendszerdátumig eltelt idő több mint az X nap, és nem történt meg sem az iktatás, sem pedig a nem kell iktatni jelölés. Érkeztetett bizalmas dokumentum nincs kezelve Az érkeztetés dátumától a pillanatnyi rendszerdátumig eltelt idő több mint kétszerese az X napnak, és nem történt meg sem az iktatás, sem pedig a nem kell iktatni jelölés, valamint a Bizalmas mező be lett jelölve. 52/68. oldal

53 Iktatott dokumentumhoz nincs ügyintéző időben kijelölve Az iktatás dátumától a pillanatnyi rendszerdátumig eltelt idő több mint az X nap, és nincs kijelölve ügyintéző az adott dokumentumhoz. Ügyintézési határidő lejárt A pillanatnyi rendszerdátum nagyobb, mint a dokumentum részletekben megadott határidő, és a dokumentum nincs határidő nyilvántartásba helyezve. Jóváhagyási határidő lejárt A jóváhagyáshoz tartozó elbírálási határidő kisebb, mint a pillanatnyi rendszerdátum, és az adott dokumentum állapota jóváhagyásra vár. Kiadmányozási határidő lejárt A kiadmányozáshoz tartozó elbírálási határidő kisebb, mint a pillanatnyi rendszerdátum, és az adott dokumentum állapota kiadmányozás elbírálására vár. Expediálás késik Az elbírálás dátumától pillanatnyi rendszerdátumig eltelt idő több mint az X nap, és az adott dokumentum állapota kiadmányozás engedélyezve Dokumentum esemény lista (életút) Az elektronikus dokumentumkezelés alkalmazásának másik nagy előnye, hogy dokumentumokkal végzett műveleteinket, akár egy dokumentumra lebontva is meg tudjuk jeleníteni. A megszokott módon ki tudunk választani egy főszámot, vagy akár egy alszámot, és a doknet rendszer kilistázza az adott dokumentumhoz tartozó műveleteket, magyarul ki és mit és mikor csinált az adott dokumentummal kapcsolatban. A listázható műveleti elemek a következők: Jóváhagyás Átadás-átvétel Kölcsönadás Kiadmányozás Expediálás 53/68. oldal

54 Irattári átadás-átvétel Határidő nyilvántartásba helyezés Határidő nyilvántartásból kivét Iktatás Szignálás Módosítás a dokumentum tulajdonságaiban Lezárás Sztornózás Partner lista A dokumentumkezelésben a partnereink adatait is nyilván kell tartanunk, mivel a dokumentumok címzettjei, illetve feladói mindig a partnereink. A Partner lista menüpontra kattintva megjelennek a rendszerben tárolt partnereink listája. A listánkat szűkíthetjük egy tetszőleges adatmezőre vonatkozó keresési feltétel megadásával. Az adott sorban kétszer vagy a Részletek gombra kattintva megjelenik az adott partner részletes adatait tartalmazó űrlap, ahol módosíthatjuk a tárolt adatokat. Természetesen lehetőségünk van új partner felvitelére egyedileg és adatbázis import segítségével csoportosan is. A partnerekről a következő adatokat tárolja a doknet rendszer: Jogi személy: Ha nincs jelölve, akkor természetes személy. Név: Természetes személy esetén a neve, jogi személy esetén a cég neve. Irányító szám: értelemszerűen Település: értelemszerűen Közterület: értelemszerűen Házszám: értelemszerűen Partner ügyintéző: értelemszerűen Beosztás: értelemszerűen Születési hely: Csak természetes személy esetén. Születési idő: Csak természetes személy esetén. Anyja neve: Csak természetes személy esetén. Megjegyzés1 (Tel.): ha szükséges, itt adható meg a telefonszám Megjegyzés2 ( ):ha szükséges, itt adható meg az cím Megjegyzés3: értelemszerűen Megjegyzés4: értelemszerűen 54/68. oldal

55 Feladataim Ebben a menüpontban az éppen bejelentkezett felhasználó elintézésre váró feladatai jelennek meg. A listában látható, hogy mely feladathoz hány darab dokumentum tartozik, a Megnéz gombra kattintva azonnal eljuthatunk a kívánt dokumentum listához Statisztika A rendszerben tárolt ügyek és feljegyzések számáról felhasználónkénti bontásban szolgáltat információt a Statisztika menüpont. A listában a különböző állapotú (lezárt, nyitott, hátralékos) ügyek külön oszlopokban jelennek meg. Megadott dátumok közötti szűrés is lehetséges. 55/68. oldal

56 Napló A Napló menüpontban a rendszernaplók adatai kérdezhetők le. A Lekérdezés lenyíló listából azt kell kiválasztanunk, hogy mivel kapcsolatban szeretnénk a naplóinformációkat megjeleníteni. A Felhasználónév mező segítségével egy adott felhasználó tevékenységeire, a Dátum mezők segítségével egy adott dátumintervallumra szűrhetünk. Ezen felül az iktatókönyvek lekérdezésénél adott iktatókönyv, az ügyek lekérdezésénél adott ügy szerinti szűrés is lehetséges. Ezután a Lista gombra kattintva jeleníthető meg a lekérdezés eredménye Folyamatok A folyamatkezelő modul megléte esetén a Folyamatok listája menüpontban tekinthetőek meg a rendszerben létrejött folyamatok. Alapértelmezetten csak a még be nem fejeződött folyamatok láthatóak a listában, de egy jelölőnégyzet segítségével a már befejezettek is megjeleníthetők. A rendszer lehetőséget biztosít az egyes folyamatok megszakítására, valamint részletes adatainak megtekintésére. A Folyamat részletek oldalon szerepel az aktuális lépés rövid leírása, az irat tulajdonosának neve, valamint a lépés rögzítésének időpontja. Itt nyílik lehetőség a dokumentum részleteihez történő navigálásra is. Az információs rész alatt található gombokkal végezhetőek el a folyamat aktuális állapotában elérhető műveletek. A gombok közül mindig csak azok látszanak, amelyek az adott lépésnél értelmezhető műveletre vonatkoznak Borítékolás A Borítékolás menüpontban automatikus, Microsoft Word körlevél-alapú borítékilletve címkenyomtatás érhető el a kimenő levelekhez. Az oldalon látható listában azok a kimenő iratok jelennek meg, amelyekhez a megtekintő személy hozzáférési jogosultsággal rendelkezik. A Nyomtat gombra kattintva egy Excel állomány töltődik le, amelyben a megfelelő gombra kattintva indíthatjuk el a boríték- vagy címke-készítő körlevél generálását. A körlevél létrejöttét követően az eredmény kinyomtatható. Amennyiben a nyomtatás sikeresen befejeződött, a Nyomtatva gombbal a kijelölt tételek eltűntethetőek a listából Határidő nyilvántartás A dokumentumkezelés folyamatában a határidők betartása és betartatása kulcsfontosságú, így folyamatosan figyelni kell a határidőket. A valóságban viszont gyakran előfordul, hogy valamely ügy elintézéséhez eredetileg kitűzött határidő egy külső tényező miatt csúszik, valamilyen külső eseményre várnunk kell. A határidő nyilvántartásba helyezett dokumentumok a visszavételükig kikerülnek a hátralékos ügyek listájából, még ha a dátumok szerint ott is lenne a helyük. A teljes munkafolyamatnak ezt a elemét is képes modellezni a doknet rendszer a határidő nyilvántartási moduljával. 56/68. oldal

57 Határidő nyilvántartásba helyezés A doknet rendszerben a Határidő nyilvántartásba helyezés parancsot elindítva listázásra kerülnek azok a dokumentumok, amelyeknek a tulajdonosa a bejelentkezett felhasználó és nem lezárt vagy sztornózott állapotúak. Lehetőségünk van a megszokott módon főszámot vagy alszámot kijelölni. A kiválasztott dokumentumokhoz megadhatjuk a határidőt, hogy mikor kerüljön vissza a dokumentum, illetve megjegyzést is tudunk hozzáfűzni. A rendszer kétfajta határidő nyilvántartás kezelését támogatja, a saját és az irattári nyilvántartást. Amennyiben a sajátot jelöljük be, az annak felel meg, mintha az adott dokumentumot betettük volna az íróasztalunk egy fiókjába, és a rendszer a megadott határidő leteltekor előveszi a fiókból a dokumentumot és az asztalunkra teszi. Ha az irattárt jelöljük meg, akkor a dokumentumot magát is átadjuk az irattár részére. Ilyenkor meg kell jelölnünk egy irattári szerepkörrel rendelkező felhasználói csoportot vagy személyt is címzettként. 57/68. oldal

58 Saját határidő nyilvántartásból kivét Itt azok a dokumentumok kerülnek listázásra, amelyeket a saját határidő nyilvántartásunkba helyeztünk el. A kijelölés és a visszavétel az idáig megszokott módon történik Irattári határidő nyilvántartásból kivét Itt azok a dokumentumok kerülnek listázásra, amelyeket az irattári határidő nyilvántartásunkba helyeztünk el. A bejelentkezett felhasználó itt tudja kérni a határidő nyilvántartásba helyezett dokumentum visszavételét Irattári határidő nyilvántartásból kivét elbírálása Amennyiben egy felhasználó kérte egy adott dokumentum irattári határidő nyilvántartásból való visszavételét, akkor ennek az elbírálást tudja megtenni az irattárosi szerepkörrel rendelkező felhasználó. Amennyiben elfogadásra kerül, akkor a rendszer szerint az adott dokumentum ismét az ügyintéző tulajdonába kerül. 58/68. oldal

59 4.10. Üzenetek (folyamat vezérlés) Üzenetek olvasása A doknet rendszerben a dokumentumkezeléssel kapcsolatosan egy folyamatvezérlés működik, amely a felhasználókkal üzeneteken keresztül tartja a kapcsolatot. Minden olyan eseményről, amelynek van címzettje az adott szervezeten, cégen belül (például kiadmányozás engedélyezése), illetve a folyamatvezérléshez szükséges (például ügyintéző szignálása) a doknet egy üzenetet küld, amelynek az olvasását regisztrálja. Így lehet bizonyítani a későbbiekben, hogy a címzett megkapta és elolvasta az üzenetet. A képernyő bal felső részén (az eszköztár felett) látható egy boríték egy számmal, ami azt mutatja, hogy a bejelentkezett felhasználónak hány darab olvasatlan üzenete van. A borítékra kattintva listázódnak ki az üzenetek. Az Elolvasva oszlopban levő zöld színű pipa jelzi, ha már az adott üzenetet elolvasták. A Részletek gombra kattintva tudjuk megtekinteni, elolvasni az adott üzenetet. Az üzenet ablakról lehetőségünk van közvetlenül belépni az üzenet által hivatkozott menüpontra (ha van ilyen) a Megnyit paranccsal. Az üzeneteink között a megszokott módon a bal felső sarokban található zöld színű fel és le nyilakkal tudunk lépkedni. Az elolvasott üzeneteinket módunkban áll törölni. A doknet rendszerben lehetőségünk van minden egyes felhasználónak megadni egy címet is. Megfelelő beállítás esetén a rendszer az adott felhasználónak szóló üzenetekről automatikusan küld értesítést a megadott címre. Ilyenkor a felhasználó a megszokott levelező programját használja, és oda kap egy üzenetet, hogy lépjen be a doknet rendszerbe. 59/68. oldal

60 Üzenetek írása A doknet rendszerben a felhasználóknak lehetőségük van egymásnak szöveges üzenetet is küldeni. (Ez a funkció akkor hasznos, ha az adott szervezeten, cégen belül esetleg nincs levelező rendszer, vagy nem minden felhasználó számára hozzáférhető Előfizetések A doknet rendszerben, ha a jogosultságuk lehetővé teszi, akkor a felhasználók előfizetéseket készíthetnek. Ilyenkor a meghatározott paraméterekkel rendelkező események bekövetkezésekor a rendszer üzenetet küld a felhasználó számára. Az Előfizetések menüpontra kattintva listázásra kerülnek a bejelentkezett felhasználó eddigi előfizetései. Az Új gombra kattintva tudunk új előfizetést készíteni. Az előjövő űrlapon tudjuk azokat a paramétereket megadni, amelyekkel meghatározzuk a figyelt műveletet. (Például megadhatjuk, hogy egy adott partnerrel kapcsolatosan keletkező minden új dokumentumokra kíváncsiak vagyunk. Ilyenkor minden egyes az adott partnert tartalmazó új iktatáskor (alszám is főszám is) kapunk egy üzenetet a rendszertől.) 60/68. oldal

61 4.11. Kiegészítések a doknet használatához Főszámok és alszámok kezelése a listákban, műveletekben A doknet rendszerben mind a listák készítésekor, mind pedig az egyes műveletek végzésekor lehetőségünk van megadni a rendszer számára, hogy alszámban vagy főszámban gondolkodunk. Indítási típusú műveletek esetén (például átadás, jóváhagyásra jelölés stb.) ha főszámot választunk, akkor az adott művelet az összes hozzá tartozó alszámra is végrehajtódik. Fogadási típusú műveletek esetén (például átvétel, jóváhagyás elbírálása stb.) a felhasználó számára a feladó által megadott lesz az alszám/főszám választás. Keresésekben, listák készítésekor, ha értelmezhető, akkor tetszőlegesen választhatunk alszámra és főszámra vonatkozólag jelölő négyzetek segítségével A lekérdezések eredménylistájának számossága A dokumentumkezelés során előfordulhat, hogy a megadott feltételeknek igen sok (akár több százezer) dokumentum megfelel. Ilyen sok dokumentum megjelenítése sok időbe kerülne, szükségtelenül terhelné a hálózati forgalmat, mivel igen nagy valószínűséggel a felhasználó nem tud átlátni ekkora adathalmazt. Így doknet rendszerbe beépítésre került kétszintű számossági korlát a listák megjelenítésekor. Az első érték alapértelmezett esetben 10 db, a második pedig 1000 db. Ezek az értékek rendszerparaméterek, így az adott szervezet, cég igényei szerint módosíthatók. Minden egyes lista megnyitáskor a lista sorainak száma az első határértékben (10 db) van korlátozva. Amennyiben a lista elemeinek számossága meghaladja ezt az első határértéket, akkor a képernyő alsó részén megjelenik egy ikon, amire ha rákattintunk, akkor a listánkat a második (1000 db) számossági határértékre bővítjük, és a képernyő alsó részén a ikon jelenik meg, amire kattintva visszatérhetünk az első határérték szerinti korláthoz a megjelenítésben Partneradatok változáskövetése a doknet rendszerben A doknet rendszerben lehetőségünk van a partnereink adatainak változáskövetésére is. Például ha egy partnerünk neve Horváth Edit -ről Nagyné Horváth Edit -re változik, akkor a partnerlistában beírjuk a változást, és újként elmentjük, akkor a rendszer tudni fogja, hogy ez a partner az utódja az előzőnek, egy csoportba vannak foglalva. A partnerlistában, ha kiválasztunk egy partnert, akkor az ablak alsó részén megjelennek az egyes verziók, azaz hogy milyen elődjei (más néven vagy éppen más címen) voltak az adott partnernek. Ez a funkciója a programnak nagyon nagy segítséget tud nyújtani abban az esetben, ha az egyik partnerünk akár többszörös névváltozáson ment át, és most egy futó ügy kapcsán csak az egyik nevét tudjuk, de fontos információ lehet, hogy milyen ügyek voltak már vele kapcsolatban esetleg más néven Szűkített keresési ablak A doknet rendszerben az egyes listákat egy egyszerű felületen tudjuk szűkíteni, annak érdekében, hogy jobban áttekinthető listákat kapjunk a munkánk végzése során. A képernyő felső részén tipikusan megjelenik egy feltételeket tartalmazó ablak. Az első választó mezőben az iktatókönyvet tudjuk kijelölni vagy éppen a kijelölést megszüntetni. Minden felhasználóhoz meg tudunk adni egy alapértelmezett iktatókönyvet, ami ebbe a szűkítési ablakba minden megnyitáskor automatikusan beíródik, így az eredménylistánk alapértelmezett esetben leszűkül az alapértelmezett iktatókönyvre. A második választó mezőben tudjuk kijelölni, hogy az adott listához tartozó adatmezők közül melyik adatmezőre kívánunk szűkítési feltételt megadni (például főszám, dátum, ügyintéző stb.) A következő 61/68. oldal

62 üres mezőbe tudjuk beírni, hogy ténylegesen mi az a karaktersorozat, amit keresünk), majd lehetőségünk van a megjelenítést csökkenő, illetve növekvő sorba rendezni a keresési feltétel mezője szerint. A keresési feltételként megadott karaktersorozatban a következő speciális jeleket használhatjuk a keresésünk pontosításához: "_" egy karakter helyett "[fsgbda]" egy karakter a felsorolt karakterek közül való "[^sfga]" egy karakter a felsorolt karakterek közül egyik sem "%" több karakter helyett Például, ha megadjuk, hogy a település Buda_rs, akkor eredményként mind a Budaörs, mind pedig a Budaőrs megjelenik Kijelölések (pipák) értelmezése A doknet rendszerben kis pipák jelzik, hogy az adott dokumentum az adott oszlop által meghatározott jellemző szerint igen vagy nem állapotban van, illetve ha értelmezhető a többszörös jelölés, akkor a jelölések számosságára is utal. Például ha egy dokumentumhoz tartozóan a jóváhagyásra kijelölve oszlopban jelzés látható, akkor ez azt jelenti, hogy az adott dokumentumnak pillanatnyilag három, olyan jóváhagyásra váró kijelölése van, amelyek még nem kerültek elbírálásra. (Rendszerparaméterként maximum ötszörös jelölési korlát az alapértelmezett.) Nyilvános mappák A doknet rendszerben a rendszergazdának lehetősége van úgynevezett nyilvános mappákat definiálni tetszőleges keresési feltételekkel. Ezek a mappák a főlapon megjelennek, és rájuk kattintva az adott felhasználónak kilistázódnak az adott keresési feltételeknek megfelelő dokumentumok, természetesen a hozzáférési jogosultságok figyelembe vételével Kiegészítések a doknet rendszer Ügyfélkapun keresztüli bejelentkezéssel ellátott verziójához Általános ismertető Az Ügyfélkapu kapcsolat segítségével a partnerek számára lehetővé válik, hogy biztonságos, hitelesített csatornán keresztül léphessenek be a rendszerbe, és ott megtekinthessék a nevükre iktatott iratokat A használat előfeltételei Az Ügyfélkapus bejelentkezés használatához előzetes Ügyfélkapu regisztráció szükséges, ennek módjáról és menetéről a oldalon található bővebb információ. Amennyiben a partner már regisztrálta magát az Ügyfélkapun, természetesen használhatja meglévő bejelentkezési adatait. A doknet rendszerben a működés előfeltételeként be kell állítani azon partnerek címét, akik számára a rendszerbe történő bejelentkezést biztosítani kívánjuk. Ez a Listázások menü Partner lista menüpontjában végezhető el (bővebben lásd e dokumentáció Partner lista fejezetét). A partner címének meg kell egyeznie az Ügyfélkapus regisztrációhoz használt címmel, mivel az azonosítás ennek alapján történik. 62/68. oldal

63 A bejelentkezés menete Amikor a felhasználó a webböngésző program segítségével a rendszer egy adott oldalára navigál, ellenőrzésre kerül, hogy bejelentkezett-e már a rendszerbe. Amennyiben nem, automatikusan átirányításra kerül az Ügyfélkapu bejelentkeztető oldalára, ahol felhasználói neve és jelszava segítségével azonosíthatja magát. A sikeres azonosítást követően az Ügyfélkapu visszairányítja a webböngésző programot a doknet rendszer azon oldalára, amelyet a felhasználó a bejelentkezés előtt lekért (természetesen csak akkor, ha a megfelelő jogosultságnak birtokában van). A rendszer használata ezt követően megegyezik a dokumentáció többi fejezetében leírtakkal. 63/68. oldal