ÁLTALÁNOS KIÁLLÍTÁSI SZABÁLYOK

Átírás

1 ÁLTALÁNOS KIÁLLÍTÁSI SZABÁLYOK 1. Rendezvény: HORTUS HUNGARICUS 2011 Nemzetközi Kertészeti Szakkiállítás és Vásár 2. Rendező: Flora Hungaria Kft.,2310 Szigetszentmiklós, Leshegy út 1/a. 3. Szervező: Flora Hungaria Kft., Cím: 2310 Szigetszentmiklós, Leshegy út 1/a. Kiállításszervező team: Botta Ferenc koordinátor, Kuhn András tervező-szervező, Hamar Júlia kiállításszervező, Tóth Zsuzsanna marketing manager Telefon : 24 / Fax: 24/ Mobil: 30/ Hamar Júlia info@hortushungaricus.hu web: 4. A kiállítás célja: A HORTUS HUNGARICUS célja, hogy minden évben teret adjon a kertészet hazai és nemzetközi eredményeinek és újdonságainak. Fórumot teremtsen a termesztők, a forgalmazók, a kis- és nagykereskedők, a kertészeti technika, a háttéripar szakmai bemutatkozására, szakembereinek találkozójára. 5. Helyszín: SYMA Rendezvényközpont - B, C csarnokok + szabadterület H-1146 Budapest XIV.ker. Dózsa György út 1. GPS X: GPS Y: Időpontok: A kiállítás ideje: szeptember Megnyitó: szeptember 23. péntek 9.00 óra Napi nyitvatartási ideje: Szakmai nap: szeptember 23. péntek óráig Közönség napok: szeptember 24. szombat óráig szeptember 25. vasárnap óráig Építés-árupótlás-bontás ideje: Standépítési idő csarnokban és szabadterületen: szeptember én, kedden, szerdán óráig szeptember 22-én, csütörtökön óráig szeptember 23-án, pénteken óráig Árupótlás: szeptember én szombaton, vasárnap reggel óráig én pénteken, szombaton este óráig Bontás: szeptember 25-én, vasárnap óráig szeptember 26-án, hétfőn óráig 7. Jelentkezés A rendezvény kiállítói és résztvevői lehetnek gazdálkodó szervezetek, egyéni vállalkozók, ezek szövetségei vagy egyéni résztvevők (a továbbiakban: kiállítók) Az alábbi kiállítók jelentkezhetnek a HORTUS HUNGARICUS rendezvényre:

2 Kereskedelmi-kertészeti termékek (dísznövény, faiskolai termék, szaporítóanyag, gyümölcs, zöldség, gyógynövény stb. ) termesztői és forgalmazói Cégek, amelyek növénynemesítéssel vagy kertészeti termékek feldolgozásával foglalkoznak Az őstermelők és a hobbikertészek, valamint egyesületeik, továbbá olyan szervezetek (és tagjaik), amelyek támogatják a kertészetet, a táj- és kertépítészet kulturális örökségét, a környezet fenntartható fejlesztését (növénykedvelők egyesületei, a táj- és kertépítők szövetségei) Személyek, cégek és szövetségek, amelyek kertészettel kapcsolatos termékeket (vegyipari termékeket, kerttechnikai és termesztőberendezéseket, növényvédő szereket, tápanyagokat, csomagolóanyagokat, kellékeket, stb.) állítanak elő A termesztők és a kereskedők intézményei, szövetségek, értékesítő és forgalmazó szervezetek, a szakirodalom és a szaksajtó képviselői, továbbá reklámcégek, bankok, biztosítók stb A közös standon kiállítók egyénileg is szerepelhetnek a termékversenyen A jelentkezést a rendezvényre írásban, a megadott jelentkezési lapon kell beadni. A jelentkezés akkor válik érvényessé, amikor azt a Flora Hungaria Kft. írásban visszaigazolta. A jelentkezés önmagában nem jogosít a részvételre. A jelentkezési lap aláírásával a kiállító elfogadja a rendezvény szabályait, és a díjszabási feltételeket A Kiállító csak a Jelentkezési lapon feltüntetett, kertészeti, illetve kertészeti tevékenységhez szorosan kapcsolódó termékek és termékcsoportok bemutatására jogosult. Amennyiben a termékek a kiállítás kertészeti profiljába nem illenek bele nem mutathatók be még kertészeti jellegű termékekkel együtt sem A kiállító szavatol azért, hogy a rendezvényen az általa bemutatott áruk, azok kiegészítői harmadik személy szerzői vagy egyéb jogait (védjegy, szellemi alkotás, ipari minta) nem sértik. Ilyen jellegű jogsértésekért a Flora Hungaria Kft. nem tartozik felelősséggel A kiállításra a jelentkezési lapot június 24-ig kell a Flora Hungaria Kft. részére visszaküldeni. 8. Fizetési feltételek 8.1. Területdíj a Flora Hungaria Kft. proformaszámlája ellenében fizetendő a jelentkezés visszaigazolását követően, a proformaszámlán feltüntetett fizetési feltételek szerint. A pénzügyi teljesítés napjával a Flora Hungaria Kft. előlegszámlát állít ki, majd a kiállítás zárásakor végszámla kerül kiküldésre. A cégenkénti regisztrációs díj (15.000,- Ft + 25% ÁFA), a területdíjjal együtt kerül kiszámlázásra. A Termékverseny nevezési díja is előre fizetendő A területek elfoglalása, a standépítés és a dekorálás a területdíjak, illetve az egységstandok bérleti árának teljes kifizetése esetén kezdhető meg Egyéb szolgáltatások igénybevétele és számlázása külön megrendelések és megállapodások szerint történik A kiállítás olyan komplex szolgáltatásnak minősül, ahol bármely kapcsolódó szolgáltatást 25% ÁFA terhel. 9. Jelentkezés lemondása, a rendezvényen való részvétel elmaradása 9.1. Ha a jelentkező a részvételét a kiállítás megnyitása előtti 1 hónapot megelőző időszakban mondja le - írásos formában-, a területdíj 50%-át, a megnyitást megelőző 1 hónapon belüli lemondás esetén a területdíj 100%-át tartozik megfizetni, meghiúsult részvétel címén Ha a kiállító a részére kijelölt területet a rendezvény megnyitása előtt 24 órával nem foglalja el, a Flora Hungaria Kft. ezt minden visszafizetési és kártérítési kötelezettség nélkül más kiállítónak adhatja bérbe. A meg nem jelenő kiállító a befizetett területdíjakat nem kapja vissza, ezen felül köteles a megrendelt és elvégzett szolgáltatások ellenértékét megtéríteni A kiállítónak, ill. az árusítónak a rendezvény szervezésével, kivitelezésével, üzemeltetésével, stb. kapcsolatos reklamációit - a bizonyíthatóság érdekében-, a rendezvény bezárásáig, a számlázással kapcsolatos észrevételt pedig a számla befizetési határidejének lejártáig, írásban be kell jelentenie a Flora Hungaria Kft. kiállításszervező csoportjánál. A megadott határidők után érkező reklamációkat a Flora Hungaria Kft. nem tudja figyelembe venni. 10. Vásárprogram, árusítási feltételek A HORTUS HUNGARICUS szakmai rendezvény, ezért csak a jelentkezési lapon is meghatározott árusító területtípusokon engedélyezett a közvetlen eladás. Mindazon kiállítók, akik ezt a megkötést megszegik, a kiállításról kizárhatók Az árusító felelőssége az adott termék forgalmazására vonatkozó hatósági engedélyek beszerzése, a vonatkozó előírások betartása A rendezvény területén a mozgóárusítás tilos! 11. Tulajdonjogi és sajátterméki státusz élő növények esetében A rendezvényen a termékeknek a kiállító tulajdonában vagy jogi rendelkezése alatt kell lenniük. Kiállíthatók más cégek termékei is, de akkor azt a céget a jelentkezési lapon társkiállítóként kell feltüntetni. Amennyiben a kiállító nem tulajdonosa a termékeknek, akkor a feliraton meg kell neveznie a tulajdonost, a termesztőt, illetve a nemesítőt. Ha a kiállító saját nemesítésű fajtáját állítja ki, akkor természetesen a saját nevét írja fel a jeltáblára. A Veszélyeztetett Fajok Washingtoni Konvenciójában lefektetett szabályok betartása a kiállítóra nézve kötelező. Jelentkezésével a kiállító kimondja formális kötelezettségét. Saját terméknek azon kertészeti termékek tekinthetők, melyek megfelelnek az alábbi ún. minimális termesztési időmeghatározásoknak:

3 Rendszerint a következők alkalmazhatók az ún. minimális termesztési idő meghatározására a kertészeti termékek esetében, amely szerint az áru "saját terméknek" tekinthető Zöldségek: a vetéstől vagy palántázástól a betakarításig Nyári és tavaszi virágok: a vetéstől vagy ültetéstől virágzásig Hagymák, hagymagumók és gumók: a vetéstől vagy a hagymák, hagymagumók és gumók vagy dugványok ültetésétől a legnagyobb méretű hagymák, hagymagumók és gumók kifejlődéséig Évelők: kiültetésre alkalmas növények, a kertészeti szabványoknak megfelelően Faiskolai növények / fásszárú növények: egy vegetációs idő alatt nevelve Bonsai: egy évig faiskolában nevelve Rövid tenyészidejű cserepes növények / kevesebb mint egy éves termesztés / fiatal növények a kertészeti szabványoknak megfelelően Hosszú tenyészidejű cserepes növények: egy éves termesztés Vágott virágok: a virágok teljes kifejlődéséig Új, bevezetendő termékek: a termesztőnek igazolnia kell, hogy ő maga a nemesítő vagy a fajta jogos tulajdonosa. 12. Árubemutatás A Flora Hungaria Kft. jogosult a standépítést és a kiállított termékeket a berendezés teljes ideje alatt felülvizsgálni. A termékeknek a minimális minőségi követelményeknek (11.2.) meg kell felelniük, ha ennek nem tesznek eleget, akkor a szervezőknek jogukban áll kizárni őket a rendezvényből. Ebben az esetben az érintett kiállítót terheli az elszállítás és valamennyi egyéb felmerülő költség (pl. a további tartalékok vételára stb. ), a kiállító kártérítési és költségtérítési igénnyel nem léphet fel A kiállított termékek, áruk feliratozásáról minden résztvevő maga gondoskodik, az érvényes tudományos faj- ill. fajtanév kiírása kötelező. Gyümölcs- és zöldségféléknél fel kell tüntetni a fajtanevet, a fajta termőhelyét, a termesztő céget, a vállalkozó nevét A növények épek, egészségesek, kártevőktől és kórokozóktól mentesek legyenek, az Európai Uniós és a magyar növényegészségügyi szabályoknak megfelelően. Amennyiben a növények fertőzöttek, a kiállító köteles az összes ebből eredő kárt a Flora Hungaria Kft.-nek megtéríteni A kiállított termékeket megfelelő állapotban kell tartani a kiállítás zárásáig. Erről a kiállító köteles gondoskodni. A Flora Hungaria Kft.-nek joga van a tönkrement kiállítási anyagokat a kiállító terhére elszállíttatni, a megüresedett helyet a kiállító költségére berendezni. 13. Vámkezelés, szállítmányozás A helyszíni speditőri munkákat a SYMA Rendezvényközpont kizárólagos speditőr partnere végzi: HESZO Kft. Képviselő: Horváth Magda Mobil: 06-20/ magda.horvath@heszo.hu Ezek a munkák a csarnokon belüli, targoncával elvégzendő szállítási feladatokra terjednek ki és közvetlenül a HESZO Kft-től rendlehetők meg. 14. Felelősség és biztosítások A kiállítót terheli minden olyan anyagi és személyi kár, amelyet saját maga, vagy az általa megbízott személy, illetve a standszemélyzet okozott. Ha a károk hibás vagy hiányos standépítésre vezethetők vissza, a károk megtérítése szintén a kiállítót terheli. A kiállító biztosíthatja lopás vagy egyéb károsodás ellen a standján lévő termékeket. A kiállítók magukra vállalják a kiállítás területén a rakodás és berendezés során a termékek sérüléséből vagy más okokból adódó veszteséget A kiállító az okozott kárt a Syma Rendezvényközpont, vagy a Flora Hungaria Kft. által felvett káreseti jegyzőkönyv alapján köteles megtéríteni Nem kötelező jelleggel kiállítóink biztosítást köthetnek kiállítási tárgyaikra, installációikra és egyéb a kiállítás helyszínén levő tárgyaikra. E biztosítás elmaradásából vagy késedelmes megkötéséből származó károk a kiállítót terhelik. 15. Kiállítói belépők, építő-bontó belépők és árusítói belépőjegyek Kiállítói belépőjegyek: A kiállítók a kiállítási területüktől függően meghatározott számú ingyenes 3 napos kiállítói belépőjegyet kapnak, amelyek érvényesek az építés, a bontás, az üzemelés teljes időtartama alatti és a hivatalos nyitvatartási időn túli belépésre is. A standszemélyzet részére az építés és bontás idejére építő-bontó belépők igény szerint állnak rendelkezésre. Ezek a kiállítás idejére nem érvényesek.

4 A kiállítási terület (m 2 ) db db db db 4 Kiállítói belépők 101 egyedi megállapodás További kiállítói belépők : 4.000,- Ft/db ÁFÁ-s áron Az árusítói belépőjegyek: Az árusítók a rendezvény területére érvényes ingyenes kiállítási belépőjegyet kapnak az alábbiak szerint: Az árusítói terület (m 2 ) Kiállítói belépők 20-ig 3 db db 40 fölött 8 db 16. Standterület, standépítés A Flora Hungaria Kft. joga a kiállítók és árusítók standjának kijelölése. Az ezzel kapcsolatos kiállítói igényeket lehetőség szerint figyelembe veszi a Flora Hungaria Kft., de reklamációt nem tud elfogadni. A kijelölt terület önhatalmúlag nem cserélhető, nem növelhető és nem adható tovább. A kijelölt területen kívül semmilyen egyéb terület, semmilyen célra (pl. dekoráció vagy információs anyag kihelyezés) nem vehető igénybe Kiállítási területek a csarnokban: a kiállító az alábbi típusokat rendelheti meg: Épített standot a jelentkezési lapon szereplő feltételek szerint: Üres kiállítási terület csarnokban-épített stand felár (SYMA-elemből) kivitelezője a SYMA Rendezvényközpont Üres területet a jelentkezési lapon szereplő feltételek szerint. Ebben az esetben a kiállító köteles saját költségére a standját berendezni és a standalaprajzát benyújtani a szervezőknek A területkiosztás, azaz a kiállítás alaprajzának ismertetése július 29-ig történik A terv benyújtása, elfogadása A kiállító által egyedileg tervezett vagy terveztetett standok tervrajzát be kell nyújtani a Flora Hungaria Kft.-nek augusztus 12-ig, melyet a Flora Hungaria Kft. köteles a SYMA Rendezvényközpontnak jóváhagyásra benyújtani augusztus 19-ig. Csak a Flora Hungaria Kft. által jóváhagyott tervek valósíthatók meg. Ilyen standok kivitelezésénél a kiállító felelős az érvényben lévő szabványok figyelembevételéért és betartásáért, amit szabványossági nyilatkozattal köteles igazolni. A standtervrajz (pl.: 1:20) az egyedi építészeti alaprajz, azaz a határolófalak, konyha, raktár, kiállítótér építészeti elemei, az elektromos bekötés tervrajza, nem a bemutatásra kerülő termékek és áruk elhelyezési terve. Ez utóbbi az árurendezési és dekorációs terv, melyet minden kiállító önállóan alakít ki, és nem szükséges jóváhagyatni. A csarnokok adatai: B csarnok: alapterülete: 4 800m 2, maximálisan beépíthető magasság:8-10 m, teherbejárat: 1 kapu: 3,9x4,2m. Elektromos áram: vételi lehetőség a tetőszerkezetről 50 ponton 3x63 A. Vízvétel: nyomóvezeték a padlószinten körben, vízelvezetés oldalt. Padlófelület: simított beton és rekortán. C csarnok: alapterülete: 2 800m 2, maximálisan beépíthető magasság: 7,2-2,8 m, teherbejárat: 1 kapu: 3,0 x 3,5m. Elektromos áram: vételi lehetőség a tetőszerkezetről 7x7 m raszterben 3x32 A. Vízvétel: nyomóvezeték 3,3m magasságban, vízelvezetés a hosszanti oldalakon. Padlófelület: simított beton. A fehér falú (SYMA) egységstandok magassága: 2,50 m. Az üres kiállítási területet igénylő kiállítóknak gondoskodniuk kell kiállítási területük oldal- és hátfalának építéséről oly módon, hogy standjuk ne zavarja a szomszédos kiállítási standot! Külön szolgáltatások Külön technikai szolgáltatások (árambekötés, vízbekötés, bútor, grafika stb) igényelhetők a TECHNIKAI SZOLGÁLTATÁSOK MEGRENDELŐ LAP -on, amelyet az ott feltüntetett árakon és határidőn belül kell a Flora Hungaria Kft.-nél megrendelni Építés Standépítési idő csarnokban és szabadterületen: szeptember én, kedden, szerdán óráig szeptember 22-én, csütörtökön óráig szeptember 23-án, pénteken óráig A Hortus Hungaricus kiállítóinak és árusítóinak a kiállítás területére érkezéskor a standterületük elfoglalását megelőzően a Hortus Hungaricus regisztrációs pultnál kell jelentkezni regisztráció céljából Kaució A nem SYMA által épített standok minden üres kiállítási és árusítási terület igénylői a kiállítási-árusítási területük használatba vétele előtt 20m 2 -es standterületig ,- Ft/stand, 50 m 2 -es standterületig ,-Ft/stand, 50 m 2 -es standterület felett ,- Ft/stand kauciót kötelesek fizetni közvetlenül a SYMA Rendezvényközpont csarnoküzemeltetése felé átvételi elismervény ellenében. Ennek elmulasztása esetén a kivitelezési munkák elkezdésére a SYMA nem ad engedélyt! Amennyiben a kiállító-árusító a bontást követően a standhelyet kitakarítva, eredeti állapotába viszszaállítva bocsátja a SYMA rendelkezésére, SYMA az előzetesen befizetett kauciót visszafizeti Építés és berendezés után a kiállítóknak a hulladékot a kijelölt gyűjtőkonténerekbe kell elhelyezniük.

5 A kiállítás építésének és bontásának idejére a Flora Hungaria Kft. semmiféle felelősséget nem vállal magára, ha a kiállítót hatáskörében, ill. tulajdonában anyagi veszteség, tárgyi vagy személyi kár éri Az előírások betartását a vásár kezdete előtt az Flora Hungaria Kft. és a SYMA Rendezvényközpont által megbízott szakcsoport átvizsgálja. Ezek megszegése adott esetben maga után vonhatja az általános biztonsági követelményeket veszélyeztető állapotok elhárítását a kiállító költségére, ill. a stand bezárását. A kiállító nem léphet fel kártérítési igénnyel. 17. Bontás, felszámolás Bontás: szeptember 25-én, vasárnap óráig szeptember 26-án, hétfőn óráig A standok dekorációjának megbontását szeptember 25-én óra előtt balesetvédelmi és vagyonbiztonsági okokból tilos megkezdeni szeptember 25-én a 17,00 órakor történő pénztárzárás után a kiállítás területére CSAK kiállítói ill. építő - bontói belépővel ( kitűzővel ) lehet belépni A kiállítás zárásakor szeptember 25-én vasárnap a bontáshoz mind tehergépkocsival, személygépkocsival ill. utánfutóval CSAK órától lehet a kiállítás parkoló területére behajtani A csarnokban áru kiszállításához kézi kocsit, vagy bármi más tolókocsit CSAK után lehet bevinni, miután a látogatók elhagyták a csarnokot A kiállítás zárása után a bontást, ill. a stand felszámolását azonnal meg kell kezdeni, a bontási időtartam alatt folyamatosan kell végezni. A kiállító vagy megbízottja a stand leszerelése és felszámolása, valamint a saját tulajdonú anyagok elszállítása idejéig köteles jelen lenni. E jelenlét elmulasztásából adódó veszteségekért a Szervező felelősséget nem vállal. Ha a kiállító nem maga kívánja standját lebontani, akkor előzetesen megállapodást kell kötnie a Flora Hungaria Kft.-vel, és a Flora Hungaria Kft. szereli le a standot a kiállító költségére A kiállító és az árusító köteles a bérelt területet a bontás és a felszámolás végeztével tisztán hátrahagyni. Azaz mindennemű ültetőközeg, növénymaradvány, hulladék, stb. eltávolításáról a kiállítónak, ill. árusítónak kell gondoskodnia. A kiállítás területén hulladékgyűjtő konténerek állnak rendelkezésre. 18. Egyéb előírások A rendezvény területe bekerített, éjjel-nappal őrzött. A kiállítási területre csak a HORTUS HUNGARICUS kiállítói építőbontó belépőkkel, majd látogatói belépővel léphetnek be. Ezen belül a kiállító, kivitelező, bérlő, szolgáltató a kiállítási anyagainak, árumintáinak és egyéb ingóságainak megőrzéséről a rendezvény kezdete előtt, alatt és befejezése után saját költségére gondoskodik. Az Flora Hungaria Kft. nem vállal felelősséget a rendezvénnyel összefüggésben vagy más módon a kiállítót vagy bárki más személyét, valamint a kiállítási anyagokat, tárgyakat és egyéb ingóságokat a rendezvény területén érő sérülésért vagy egyéb károsodásért, károkért, hacsak nem az Flora Hungaria Kft. szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartása okozta azokat A Flora Hungaria Kft. kizárólagos joggal rendelkezik a rendezvényen kereskedelmi jelleg felvételek (film- és videofelvételek) és helyszíni közvetítések (TV és rádió) szabályozásában és engedélyezésében. Ezen média tulajdonjogok használati díját a szervező egyedi megállapodások alapján határozza meg. 19. Részvétel a Kertészeti termékminősítő versenyen A 7. pontban felsorolt kiállítók, akik írásban jelentkeztek és felvétettek a kiállításra, részt vehetnek a kiállítás külön szabályzata szerinti Kertészeti termékminősítő versenyen és annak díjazásán. A verseny szabályzatát augusztus 1-ig kapják meg a kiállítók. 20. Kiállítói igények, jogi rendezés A kiállítási igazgatósággal szembeni követelések és igények írásos formában történnek. A Flora Hungaria Kft. által kiadott jelentkezési lap hátoldalán lévő Általános részvételi feltételek és ezen Általános kiállítási szabályok a jogi vitás esetekben mértékadók. Ha a kiállítási szabályok közül egy vagy több kikötés semmissé válik, a megmaradt kikötések megőrzik érvényességüket. Azokat a kikötéseket, amelyek semmissé váltak, olyan kikötésekkel váltják fel, amelyek törvényesen engedélyezett értelmében pontosabban szolgálják az adott célt. A jogi rendezés helye: Budapest