RENDEZVÉNYSZERVEZÉS Dr. Szabó Irma 2012/2013. I. DE Neveléstudományok Intézete Andragógia Tanszék

Átírás

1 RENDEZVÉNYSZERVEZÉS Dr. Szabó Irma 2012/2013. I. DE Neveléstudományok Intézete Andragógia Tanszék Irodalom - Allen, Judy (2010): A rendezvényszervezés nagykönyve: események szervezése és menedzselése - kezdőknek és haladóknak. Budapest, Akadémiai Kiadó. - Faragó Hilda (1995): Rendezvényszervezés. Budapest, KOTK. - Gyarmati Ildikó (2001): Rendezvényszervező kézikönyv. Budapest, Szókratész Külgazdasági Akadémia. - Járási Anikó: Rendezvényszervezés: oktatási segédanyag Szeged, JGYF Kiadó. - Tokodi Anikó (2008): Protokoll rendezvényszervezés. Budapest, Budapesti Gazdasági Főiskola nlott olvasmányok: Főbb témakörök (kollokviumi is) 1. A rendezvényszervezés története és alapfogalmai 2. Rendezvénytípusok és jellemzőik 3. A rendezvénypiac résztvevői 4. A rendezvényszervezéshez kapcsolódó országos szervezetek 5. A rendezvényszervezés folyamata 6. Rendezvényhelyszínek, technikai feltételek és vendéglátás 7. Rendezvénymarketing 8. Rendezvények költségvetése 9. Rendezvények és a protokoll

2 1. A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS TÖRTÉNETE ÉS ALAPFOGALMAI ŐSKOR Rituálék, szertatások - forgatókönyv szerint Vallásos jellegű Életben maradás, gyarapodás Jelek, barlangrajzok tanúskodnak ÓKOR 1. Római birodalom A Colosseum gladiátor-játékai- idegenforgalom, turizmus kezdetei- így gazdaságilag is megérte befektetni a rendezvények formai jellegét és mondanivalóját a szervezőhatározta meg Római Birodalom: befolyás a római köznépre, a nemes urak politikai hovatartozására Isteneik ünnepén állatáldozatok Saturnalia decemberben, és Lupercalia februárban, Lucius Licinius Lucullus (i.e. 45 körül), A híres lakomák kiegészítő rendezvények is protokolláris szabályok szerint Személyre szóló meghívó követek mosdás, ruhaváltás, jobb lábbal belépés; Italáldozás Műsorszámok ajándék 2. A görög állam Az első nemzetközi rendezvény szervezői I.e. 776-tól évente Olimpia 5 nap- felvonulás-szünetekben előadás, zene, végén eredményhirdetés, lakoma 3. Egyiptom Egész életeket szenteltek arra, hogy rendezvényt szervezzenek; Földi életükből pontos szertartások szerint válik a túlvilág szellemévé Már az Egyiptomi ó-, közép- és újbirodalomban is rendeztek különböző ünnepségeket,

3 amelyeket főleg vallási illetve politikai okokból vagy a fáraó tiszteletére készültek. Szinte egyidősek az első társadalmak, kultúrák létrejöttével. Az első megarendezvényekre - amelyhez feltétlenül szükség volt már összefogott szervezésre - i.e. 776-ban, az olimpiai játékok keretein belül került sor (minden bizonnyal voltak régebbi játékok is, de erről maradt fenn az első írásos emlékek). Ebből a korból még említésre méltóak a meghódított területek uralkodói osztályának tiszteletére rendezett fogadások és a Római Birodalomban gyakorta megrendezett különböző ünnepségek, fesztiválok és gladiátorjátékok. Ezek az ünnepségek alkalmasak voltak arra is, hogy összefogják a népet, a tömegbefolyás eszközeiként funkcionáljanak, illetve eltereljék a nép figyelmét a rossz körülményekről. Ez is hozzájárult ahhoz, hogy nagyon gyakran kerültek megrendezésre, volt olyan év is, amikor 182 napon át ünnepeltek valamit a rómaiak. KÖZÉP- ÉS KORA ÚJ KOR Vallási és politikai céllal rendezett körmenetek, misztériumi játékok Családi események nemesek, királyok kiváltsága Lovagi torna idegenforgalom Vatel, XIV. Lajos rendezvényszervezője Napjainkban is vannak még ilyen helyek, ahol fenntartják a középkori életet- Anglia, Románia -Drakula gróf Turizmus A hatalmi elithez kapcsolódtak a színpompás rendezvények, mint például a királyi esküvők, temetések, udvari lakomák, lovagi viadalok, melyek szigorú szabályok szerint zajlottak. Az udvar szereplőinek az udvarnok instrukcióit kellett követniük, ő volt a felelős a rendezvények szervezéséért és lebonyolításáért. Az ünnepségek közismerten komoly politikai szerepe kettős jellegű volt: üzenetet hordoztak a rendszer, a hatalom birtokosai részéről, de sok esetben az ország presztízsét is növelték. Sikerüket jórészt megrendezésük zökkenőmentessége szerint ítélték meg. RENESZÁNSZ ÉS BAROKK KOR Humanitás, emberközpontúság,melyek fő témái voltak a kor rendezvényének. A külsőségek mutogatás, monumentalitás és elérhetetlenség jellemezte a királyi pompa ünnepélyeit, eseményeit. Magyarországon fényes főúri keretek között gazdagon bontakozott ki az udvari élet. A lakomák, vadászatok, családi események alkalmával rendezett ünnepségek, díszes temetések elmaradhatatlan részeivé váltak ennek a kornak. A világi tárgyú színjátszás is a főnemesi udvar reprezentációs igényeinek szolgálatában állt. Igen fontos volt az etikett és a protokoll! Reformkor Királyi méltóság háttérbe szorul; Középosztály érdeklődése a rendezvények iránt Magánházakban is politikai rendezvények; Újfajta rendezvények A társas élet fellendülésének kora is volt, hiszen a magánházaknál, színházakban, hangversenyeken, ünnepélyeken, kirándulásokon és az egyletekben az emberek folyamatosan keresték egymás társaságát. Az estélyek, bálok, farsangi

4 táncmulatságok mellett a főváros időtöltésének kedvelt és divatos formájává váltak a szabadtéri események, mint például a budai búcsú vagy a gellérthegyi húsvéthétfői népünnep. A XIX.-XX. SZÁZAD FORDULÓJA Az ünnepségek egyik központi elemének, a városligeti (budapesti) kiállításnak a hivatalos plakátja Az 1896-os millenniumi ünnepségek Magyarország fennállásának ezredik (millenniumi) évfordulója alkalmából tartott ünnepségsorozat volt országszerte május 2. és október 31. között. a társasági és a sportélet rendezvényei mellett megjelentek a kiállítások, bemutatók. Jelentős esemény volt az 1896-os millenniumi kiállítás, ahol a kereskedelmi és gazdasági élet képviselőinek pavilonjai mellett, bemutatkozott a hadügy, a haditengerészet és a főváros is. A rendezők gondoskodtak a szórakoztatásról, ahogy azt napjainkban is tapasztaljuk. Ezek azonban még nem voltak üzleti rendezvények, mert nem egy cégmárka, szolgáltatás stb. népszerűsítése, bemutatása érdekében történtek. Az eseménymarketing korai rendezvényei csak az I. világháború után, de tömegesen a II. világháborút követően az USA-ban kezdődtek. A HÁBORÚ UTÁNI ELSŐ ÉVEKBEN Közép- és Kelet Európában a rendezvények a pártrendezvényekre és a központi állami hatalom összejöveteleire, valamint néhány szakkiállításra és konferenciára korlátozódtak. A HATVANAS ÉVEK VÉGÉN Rendezvényszervezés: vállalatoknál, üzemeknél voltak megbízott emberek. A HETVENES ÉVEK ELEJÉN: Első hivatalos rendezvényszervező vállalatok, koncertek, színházi és operaelőadások, bálok, valamint vállalati bemutatók, kiállítások, állami fogadások. Ezek után még éveknek kellett eltelniük, hogy a rendezvények ismét visszakapják régi jelentőségüket és további fejlődésnek induljanak. 90-ES ÉVEK Rendezvényszervezés forradalmisítása rendezvények száma, típusa és minősége is jócskán megnőtt. Értékké vált a minőség és jelentős szerephez jutott az ár is. Piacának jellemzői: nagy profit lehetőség; kis tőkeerejű parti szervizek alakulása A differenciálás csak távlati lehetőségként szerepelt - homogenitás - fokozódó árverseny elsődleges szolgáltatási csomag - másodlagos szolgáltatási jellemzők RENDEZVÉNY RENDEZVÉNY Négy alapvető jellemző: - szervezett csoportnak - előre meghatározott célból

5 - adott helyen - adott időben tartott rendezvény fogalma.. egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem üzemszerű ismétlődéssel szervezett eseménysorozat, továbbá a folyamatos üzemeltetés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek során emberek egy csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi, kitüntetett jelleggel. Rendezvényszervezô Kézikönyv Rendezvényszervezés fogalma 1...előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport, egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka. Magában foglalja az esemény megvalósí-tásával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás ). Rendezvényszervezés fogalma 2. A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetővé teszi, hogy egy adott helyen és adott időben, zömében idegen személyek meghatározott célból, eseményen találkozzanak, amelynek kiszolgálására egy kiépített és tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség. Rendezvényszervező: az a személy, aki összefogja a különböző résztevékenységeket, s ezeket a tevékenységeket koordinálja. Rendezvényszervező képességei veleszületett adottság szervező/koordinációs képesség kommunikációs készség talpraesettség rugalmasság, határozottság emberismeret gazdasági ismeretek tervezőképesség kapcsolatteremtő képesség (kapcsolati tőke) megfontoltság bizalmatlanság improvizációs készség Menedzser Innovatív, vállalkozó szellemű vezető, aki képes rá, hogy megkeresse a választott stratégia megvalósításának lehetőségeit és a nehézségek ellenére is energikusan törekedjen annak megvalósítására. Szakmai területei: vagyonértékelés, üzleti értékelés, átalakulási terv, üzleti tervek, megvalósítási tanulmányok, a pénzügyi folyamatok és a piaci munka pénzügyi feltételeinek irányítása, a likviditási problémák kezelése, válságkezelési mechanizmusok kialakítása és érvényesítése. Helyszín: Az a terület, létesítmény, épület ahol a rendezvény bonyolítható.

6 Vendég - Az a személy, akit valaki meghív valahova, valamire - Rövid ideig tartó jelenség, állapot - Kiszolgálandó személy A közönség 1... azon emberek egybegyűlt csoportját (valós, vagy virtuális) közösségét jelöli, akik valamely esemény -általános értelemben kulturális termék, tömeg és elitkulturális alkotásegyidejű befogadásának, fogyasztásának céljából alkotnak adott ideig közösséget. A közönség tagjait, főleg az elektronikus médiatermékek fogyasztóit gyakran befogadónak hívjuk. Közönség (publikum) 2. - (a latin publicus nyilvános szóból származik) A műalkotások befogadóinak összessége szűkebb értelemben egy-egy konkrét művészeti mű összes befogadója, tágabb értelemben a társadalom azon rétegeinek, osztályainak összessége, amelynek tagjai korunk művészetének potenciális befogadói. Közremüködők Szervezet vagy csoport, aki munkájával hozzájárul a rendezvény megvalósításához. 1. Rendezők 2. Műszaki személyzet (roadok) Az előadás kötelékébe tartozó, különféle munkaköröket ellátó szakmunkások és segédmunkások, akik az előadás előkészítésének és lebonyolításának technikai feladatait végzik. (hangosító, világosító, villanyszerelő, díszletmunkás, pirotechnikus, videó technikus,) 3. Egyéb közreműködők jegyszedő, ruhatáros, büfés, biztonsági őr, orvos,tűzoltó stb. 4. Bemutatkozó, fellépő csoportok, egyének; Mecénás A tudomány és művészet ellenszolgáltatást nem kérő (gyakran névtelenséget kérő) anyagi pártolója (Gaius Maecenas /i.e. 1 század/ gazdag római polgár, Augustus császár barátja, művészek költők (Horatius, Vergilius) támogatója volt. Neve a fogalmává lett. A művészi tevékenység számos ága ma is rászorul pártfogókra. Magyarországon ezt a szerepet főképpen az állam gyakorolja, pályázatok formájában. Szponzor Reklámcéllal anyagi támogatást nyújtó intézmény, cég, vagy magánszemély. A támogatás nem csak pénzben, hanem tárgyakban, szolgáltatásokban is létrejöhet. A támogatás ellentételezéseként a cég vagy a magánszemély reklám megjelenési lehetőséget kap.

7

8 RENDEZVÉNYEK CSOPORTOSÍTÁSA - cél - gazdasági cél, - rendezők alapján, - helyszín, -helyszínek száma - időtartam - rendezés gyakorisága - tervezés jellege, - résztvevők motivációja - funkcionális tartalmuk, - hatókör - marketing/eredet stb. - típus II. RENDEZVÉNYTÍPUSOK ÉS JELLEMZŐIK Rendezvény célja hagyományteremtés hagyományőrzés igény kiszolgálása imázs teremtés imázs megerősítés szórakoztatás közösség erősítés, építés oktatás, ismeret közvetítés profitszerzés stb. Gazdasági cél szerint Nyereség-orientált Non-profit Helyszín jellege szerint Zárt térben, épületben Szabad téri Helyszín száma szerint Egy helyszín Több helyszín Előkészítés szerint Tervezett rendezvények Spontán rendezvények (tüntetés) Összejövetel időtartama szerint

9 néhány órástól, az 1 naposon keresztül a többnaposig Funkcionális tartalom szerint Kongresszus, konferencia Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház) Versenyek Kiállítások Játékok, közösségi szabadidős programok Látványfelvonulás, demonstráció Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés Hatókör (volumen) szerint Világrendezvények Európai Nemzetközi Országos Regionális Megyei Kistérségi, települési, kerületi Kisebb közösségi Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint: Kandidált rendezvények (pályázat) Adaptált rendezvények (átvett) Innovált rendezvények (új) Konvencionális rendezvények (továbbfejlesztés) Rendezvénytípusok Megaevent: Nagy rendezvény, melynek hatása az egész világra kiterjed. Az országok százaléka részt vesz rajta, vagy ha kontinens rendezi, akkor az országok százaléka. Pl. Olimpia, Világkiállítás, Karnevál Rendezvénysorozat Több, önállóan megrendezésre kerülő eseményből, rendezvényből áll, melyek valamilyen azonos téma köré szerveződnek, de az egyes részei önálló szervezést, menedzselést igényelnek. Lehet: egy komplex téma köré rendeződő sorozat vagy egy kistérség, régió érdekeit szolgáló rendezvénysorozat Fűzér rendezvények több, egy időben, együttesen megrendezésre kerülő rendezvény, melyek valamilyen azonos téma és helyszín köré szerveződnek és együttes szervezést és menedzselést igényelnek. Gyűjtőrendezvény

10 egy komplex (fő)rendezvény és a témában és időben hozzá kapcsolódó, vele egy időben, együttesen megrendezésre kerülő kis rendezvények. Önálló rendezvény más rendezvényektől függetlenül, egyszeri alkalommal megrendezett v. ismétlődő rendezvény, mely önálló szervezést és menedzsmentet igényel. RENDEZVÉNY TÍPUSOK KATEGORIZÁLÁSA A) Tudományos rendezvények (konferencia, kongresszus) KONFERENCIA: egy témakör köré szerveződik KONGRESSZUS: általánosabb a témája és általában egy szervezethez kötődik ELŐADÁS: előre meghatározott témában, előre meghatározott ideig, előre felkért előadók tartanak ismertetőt, a végén kérdéseket lehet feltenni. KOLLOKVIUM: tudományos vita, maximum résztvevővel. ÉRTEKEZLET: különböző szervezetek összejövetele, meghatározott témák megtárgyalása, nézetek kicserélése céljából. A résztvevők közösen megszövegezett záróokmányt adnak ki. POSZTERSZEKCIÓ: a termet poszter táblákkal rakják tele. Mindenki kap egyet, amelyre kiteheti eredményeit. A szakember a táblánál fogadja az érdeklődőket, és beszélget velük kutatásairól. SZEMINÁRIUM: meghatározott tanulási céllal, szakember vezetésével, vita formájában zajló értekezés, melyen általában fő vesz részt. SZIMPOZION: szakértők által, hallgatóság előtt tartott perces előadások, előre meghatározott témában. A szakértők beszélgetnek is egymással. TELEKONFERENCIA: a résztvevők más helyszínen vannak (akár másik kontinensen), de látják és hallják egymást. Akkor szervezik, ha speciális helyszín szükséges az előadáshoz (pl.: operáció, laboratóriumi kísérlet esetén). A résztvevők kérdéseket tehetnek fel, és kommentálhatják a látottakat. Ez a forma időmegtakarítást jelent, hiszen nem kell a helyszínre utazni, viszont hátránya a bonyolult technika és a magas költség, valamint az emberi kapcsolatok hiánya. ÜLÉS: közepes nagyságú összejövetel, elnökség és hallgatóság részvételével zajlik. WORKSHOP: kis létszámú csoport, vezető irányításával megoldja a felvetett kérdéseket

11 B) Társadalmi rendezvények (ankét, értekezlet, közgyűlés, vándorgyűlés, kerekasztal, fórum) ANKÉT Nyilvános értekezletnek tekinthető, melyen előadók és vitavezetők vesznek részt. Lehet tudományos vagy szakmai, szélesebb érdeklődésre is számot tarthat. ÉRTEKEZLET Valamely testület, cég tagjainak tanácskozása. Célja szerint háromféle lehet: tájékoztató, problémamegoldó és döntéshozó értekezletről beszélhetünk. Az első esetben a lényeg az információátadás. A másodikban valamiféle komplex probléma közös megoldása áll a középpontban. A döntéshozó értekezlet lényege pedig a döntéshozatal. VÁNDORGYŰLÉS Egy szakmai szervezetnek más-más (településen)városban, helyszínen tartott tanácskozása. Sajátos szervezési és reklámozási módot igényel. KÖZGYŰLÉS Társadalmi, politikai szervezet vagy más jogi személy döntéshozó szerve lehet. KEREKASZTAL: Nyilvános tanácskozási forma, melynek lényege, hogy minden résztvevő egyenrangú, ezt fejezik ki az ültetési renddel is. Előre meghatározott témában, meghívott szakemberek (kb. 3-5 fő) szólalnak fel, és vita formájában ütköztetik véleményüket, tapasztalatot cserélnek. A témát több oldalról világítják meg. A hallgatóság kérdéseit személyesen vagy telefonon teheti fel, és a moderátor vagy vitavezető feladata, hogy ezeket beépítse a beszélgetés menetébe. FÓRUM: széles közönségnek szóló nyilvános vita, beszélgetés, melyhez minden résztvevő hozzászólhat, és az adott témában illetékes személyek válaszolnak a felmerült kérdésekre. Csak akkor alkalmazható, ha az adott kérdéssel kapcsolatban eltérő vélemények vannak, és ezek ütköztethetők. Szakértői bevezetővel vagy résztvevői kérdéssel indul. A fórum során fontos a résztvevők együttműködése és a szakértők közötti munkamegosztás. FÓRUM: széles közönségnek szóló nyilvános vita, beszélgetés, melyhez minden résztvevő hozzászólhat, és az adott témában illetékes személyek válaszolnak a felmerült kérdésekre. Csak akkor alkalmazható, ha az adott kérdéssel kapcsolatban eltérő vélemények vannak, és ezek ütköztethetők. Szakértői bevezetővel vagy résztvevői kérdéssel indul. A fórum során fontos a résztvevők együttműködése és a szakértők közötti munkamegosztás. C) Állami rendezvények (nemzeti ünnepek, díszszemle, kitüntetések, delegációk) D) Üzleti rendezvények (az Üzleti rendezvényszervezés c. könyv alapján) a) konferencia típusú r. (üzleti konferencia, képzési rendezvény, tájékoztató rendezvény, tanácskozás) b) bemutató típusú r. (termékbemutató, szakmai kiállítás, üzemlátogatás) c) reprezentációs r. (fogadás, parti, bál, színházlátogatás, klubprogram) d) nyílt fogyasztói (vállalati nyílt nap, szakmai gála, családi nap, fesztivál, koncert, sportrendezvény, road-show) A meghívottak köre alapján (eseménymarketing)

12 A meghívottak köre alapján (eseménymarketing) a vállalati munkatársaknak célzott rendezvények középpontjában a vállalati kollektíva erősítése áll. Cél: a dolgozók ösztönzése. a partnereknek szóló rendezvények elsősorban a partnercégek vezetőinek szólnak (ezért többnyire elegánsak, luxuskategóriásak"), és a kapcsolattartásra, kapcsolatápolásra irányulnak. a fogyasztóknak szóló programok célja a szélesebb rétegek bevonása, ezért hosszabb időre, több helyszínre szólhatnak. E) Kulturális rendezvények a) műsoros rendezvények b) közösségi rendezvények c) népművészeti rendezvények d) szórakoztató rendezvények e) művészeti események f) verseny g) vetélkedő h) komplex rendezvények i) népünnepély j) búcsú k) táncház l) hangverseny m) fesztivál műsoros rendezvények: Nagyobb tömeget mozgósító társas összejövetelek vagy művészeti, népművészeti előadásokra szervezett közönség művelődési alkalmai. Vonzerejét a vendéglátás is növeli. Közös jellemzője, hogy a társas összejövetelt a műsor megtekintéséért szervezik, vagy a rendezvény része művészi produkciók vagy szórakoztató műsorszámok bemutatása. közösségi rendezvények: meghatározó elemük az egyének, a helyi közösségek tagjainak aktív részvétele a rendezvényen (játszóház, kirándulás, ünnep, utcabál), gyakran a tervezésben és a megvalósításban is (falunap, népünnepély). Általában nagyobb tömeget mozgósítanak, a helyi társadalom jelentős ünnepi és szórakozási alkalmai. Népművészeti rendezvények: A népművészet értékeinek bemutatására szervezett alkalmak, amelyek közül vannak nagy tömegeket fogadók (komplex népművészeti rendezvények), többségében azonban az ének-zene, néptánc előadó-művészeti csoportjainak bemutatkozására kerül sor a rendezvényeken. Lehetőséget adnak a bemutatók, a vásárok, a hangversenyek és a táncházak a néphagyományok megismerésére, az alkotási folyamatok bemutatására, a nézők és a hallgatóság bevonására. Szórakoztató rendezvény: elsődlegesen a rekreációt szolgálja. Szórakozás lehet: a pihenés, de az alkotó tevékenység is, heterogén elfoglaltságokat jelent, mindazt, ami kellemes az emberek különböző csoportjai és az egyes emberek számára. A rendezvények ennek megfelelően változatosak, de jellemzően a könnyűzenei koncertek, táncos rendezvények és műsoros estek (ezen belül főként a humoros előadások, operett és nótaestek) szervezésével foglalkozik a közművelődési intézményrendszer. művészeti események: Egy vagy több művészeti ágban szervezett, közönség részvételével tartott nyilvános műsor, előadás a közművelődési intézményekben vagy szabadtéri

13 helyszínen. A magaskultúra értékes műveinek, alkotóközösségeinek előadásai, főként színházi, irodalmi estek, komolyzenei hangversenyek, filmvetítések jellemzőek. Idegenforgalmi jelentősége is van a közművelődésben szervezett fesztiváloknak, művészeti rendezvényeknek. verseny: Nyilvánosság előtt rendezett játékos szellemi verseny, amelyben a résztvevők igyekeznek másokat felülmúlni és megszerezni a győzelmet. vetélkedő: A vetélkedő lényege, hogy az ismereteket kérdések formájában, játékosan dolgozzák fel a résztvevők, eredménye a játékosok tudását mutatja. A kiemelkedő eredményt elérő résztvevők gyakran jutalomban részesülnek. komplex rendezvény: Olyan nagyobb tömeget mozgósító esemény, mely több napig tart és/vagy különböző művészeti, tudományos területeket érint (népművészet, képzőművészet, színházművészet, filmművészet, társadalomtudományok stb.) és/vagy különböző eseménytípusokat (kiállítás, filmvetítés, könyvbemutató, vásár, műsoros rendezvény, konferencia stb.) valósít meg a rendezvény égisze alatt. népünnepély: Néptömegek szórakoztatására rendezett ünnepély. búcsú: Templom vagy egyházközség védőszentjének vagy a templom fölszentelésének emlékünnepe. Az ezzel kapcsolatos szórakozás, mulatság. Búcsújárás: a kegyhelyre való zarándoklás. táncház: Tánctanítással egybekötött társas rendezvény, melyhez koncert kapcsolódhat. hangverseny: Zeneműveket bemutató nyilvános műsor, előadás. fesztivál: Olyan megcélzott látogatói kör és a közreműködők szerint helyi, térségi, megyei, országos, nemzetközi többnapos, komplex programsorozat, mely több önálló műsoros eseményt, programot egységes egészként, összefoglaló néven szerepel. F) Kiegészítő rendezvények a. sajtórendezvények (sajtótájékoztató, sajtókonferencia) b. egyéb kiegészítő rendezvények (hölgyprogram, városnézés, kulturális program) SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ: Olyan összejövetel, melyre a szervezet a sajtó tudósítóit hívja meg, és ismerteti álláspontját előre meghatározott vagy a helyszínen felvetett kérdésekben. SAJTÓKONFERENCIA: Az előzőnél nagyobb rendezvény, részletesebb témakifejtésre van lehetőség. Tulajdonképpen egy rendezvényen belüli rendezvényről van szó, így a szervezési folyamatok azonosak a rendezvényeknél látottakkal. SAJTÓFOGADÁS Ünnepélyes alkalom, politikai vagy kulturális céllal rendezik SAJTÓREGGELI (-ebéd, -vacsora): Étkezéssel egybekötött, emiatt családiasabb hangulatú sajtótájékoztató SAJTÓ HÁTTÉRBESZÉLGETÉS: Közvetlenebb tájékoztatási forma, a mélyebb információhoz jutást segíti. G) Egyéni/családi (esküvő, ballagás, temetés, születésnap, névnap)

14 I. RENDEZVÉNYSZERVEZŐK III. A RENDEZVÉNYPIAC RÉSZTVEVŐI a) Állami, önkormányzati szervezetek, intézmények Művelődési otthonok Könyvtári hálózat Teleházak Múzeumok Színházak Filmterjesztés, könyvpiac Tömegkommunikáció Oktatási intézmények b) Civil (nonprofit) szervezetek Reformkor - Szocializmus - Rendszerváltás után - szabadidő-hobbi, oktatás, sport, kultúra stb. c) Vállalkozások - Teljes körű szolgáltatást nyújtók (pl.: rendezvényszervező, rendezvényügynökség, reklámügynökség, PR-cég, PCO, MP, incentív irodák, utazási irodák) - Teljes körű szolg.+ saját kapacitással rendelkezik (pl.: party-service, konferencia szálloda stb.) - Speciális szolgáltatók (szállás, étkezés, utazás, kiegészítő programok: cégek, intézmények, társaságok, művészek stb., megjelenés, nyilvánosság: grafikus, nyomda, fotós, PR cég, reklámügynökség, sajtó stb., technikai feltételek. hang, fény, biztonság, eszközök) II. MEGBÍZÓK - Állami szféra (szerv, intézmény szakmai szervezet, testület stb.) - Vállalkozói szféra (egyén, cég, vállalat stb.) - Civil szféra (egyesület, alapítvány, szövetség stb.) - Magánszemélyek III. RÉSZTVEVŐK

15 Vendégek/közönség VIP vendégek Média Közreműködők Szolgáltatók Szervezők Megbízók IV. A RENDEZVÉNYSZERVEZÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ORSZÁGOS SZERVEZETEK (1) MaReSZ (Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetsége) rendezvényszervező cég szakmai szövetsége, ma több mint 100 taggal Célok: - Több rendezvény! - Jobb feltételek! - Több jó szakember! - Legyen ismertebb a MaReSz! - Legyen érdemes tagnak lenni! Tagozatai: - Kiállításszervezés, kivitelezés - Kongresszusszervezés és konferenciaszervezés - Rendezvényhelyszín - Rendezvénygasztronómia - Rendezvénytechnika - Rendezvényügynökség Díjak: - Az Év Rendezvényszervezője

16 - Az Év Rendezvényszolgáltatója - MaReSz Díj 2001-től a Magyar Turizmus Zrt. szervezeti egysége. Nonprofit szervezet! Feladatai: - Kiadványok készítése - Adatgyűjtés és szolgáltatás - Háttéranyagok gyűjtése, adatbázis - Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel - Közreműködés továbbképzésekben - Javaslattevés beruházásokra Egyéb érdekvédelmi szervezetek Magyar Marketing Szövetség Magyar Public Relations Szövetség Magyar Reklámszövetség Magyar Kommunikációs Ügynökségek Szövetsége Direkt Marketing Szövetség Magyar Fesztivál Szövetség Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége Magyar Utazásszervezők és Utazásközvetítők Szövetsége V. A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOLYAMATA 1. Ötletelünk: pl. szülinapi vacsora Tervezünk: Ki segít? Mikor? Hol? Kiket hívjunk meg? Hogyan érjük el őket? Milyen programok legyenek? Mennyibe kerüljön? 2. Szervezünk 3. A VACSORA! 4. Fizetünk, a fotókat összegyűjtjük, elküldjük stb. Négy fő rész: I. Tervezés II. Szervezés III. Lebonyolítás IV. Utómunkálatok

17 I. TERVEZÉS (1) Környezettanulmány PEST-analízis (politikai-jogi, gazdasági, szociális és technikai környezet felmérése) (2) Belső erőforrások elemzése SWOT elemzés (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek) (3) Megrendelő / Szervezőbizottság elvárásai (4) Brief összeállítása

18 VI. RENDEZVÉNYHELYSZÍNEK, VENDÉGLÁTÁS, TECHNIKAI FELTÉTELEK A) Rendezvényhelyszínek Kiválasztását meghatározza: - Befogadó kapacitás

19 - Kiegészítő szolgáltatások - Közeli szálláslehetőség - Szabadidős programok - Vásárlási 1. Szabadtéri helyszínek 2. Zárt helyszínek: - kongresszusi központok, konferenciaszállodák, - éttermek, - egyéb intézmények - extrém helyszínek B) Vendéglátás Szolgáltatók: - catering - party service - étterem - gyorsétkeztetés 1) Álló alkalmak

20 Fogadás Buffet-dinner Koktélpatry Garden party Egy pohár pezsgő 2) Ültetéses alkalmak Díszétkezés Munkaebéd/munkavacsora Villásreggeli B) Technikai feltételek - színpad, színpadfedés, sátrak, kordonok - fény-, hang- és látványtechnika - hangrögzítés - vetítéstechnika - tolmácstechnika - szavazástechnika - kiegészítő eszközök - hűtő-, fűtő, szellőző rendszerek - áram-, víz, és csatornakiépítés Megrendelés Árajánlat kérése - Megrendelő (fejléc), rendezvény neve, időpontja, létszám, étkezések típusa + ételek típusa, fizetés formája, ÁFA-val Hivatalos levél forma! Opciós foglalás - Az az időpont, ameddig lehetőség van a szolgáltatás díjmentes lemondására. Megrendelés - A szolgáltatás és az ár véglegesítése.