ATT3000 ADATLAP - HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 1. Munkaidő nyilvántartó szoſtver

Átírás

1 TELEPÍTÉS ÉS INDÍTÁS Indítsa el a program telepítőjét, majd válassza ki a kívánt nyelvet (angol, kínai, spanyol). Ez után folytassa a telepítést, fogadja, el a licence szerződéseket majd válassza ki a program helyét. Ez után már csak tovább kell nyomnia, a varázsló feltelepíti a programot, majd elindítja a Fingerprint Reader Driver (ujjlenyomat olvasó driver) telepítését. Ezt is telepítse föl. Ez után elindíthatja a programot. Amennyiben a munkaidő nyilvántartó eszközt és a számítógépet UTP kábellel TCP/IP kommunikációval szeretné használni, tegye meg a következő lépéseket: Vezérlőpult-> Hálózat és Internet-> Hálózati és megosztási központ. Itt a bal oldalsó sávban az Adapter beállítások módosítása menüre kattintva megjelenik egy kisebb ablak. Itt nyomjon a Tulajdonságokra, majd duplán kattintson a TCP/IPv4-re. Ez után állítsa át fix IP címre, ez a következő legyen: , alhálózati maszk: Ha ez megvan indítsa el a programot. MENÜPONTOK A következő felsorolásban láthatja majd a felső menüsor funkcióit. Néhány funkciót a későbbiekben részletesebben leírunk. Data: Initialize System: Visszaállítja alapbeállításra a programot Clear Obsolete Data: A régebbi adatokat tudja kitörölni ennek segítségével Import/Export AC Data: Az eszköz eseménynaplóját lehet elmenteni a számítógépre, valamint egy korábbi mentést lehet betölteni. Attendance: Employee leaving on Business/Asking for leave: A dolgozók távolléte esetén itt be lehet állítani, hogy mikortól meddig van távol, és milyen okból. Ezt el lehet menteni excel file-ként, valamint nyomtatható formában is le lehet tölteni. Forgot to clock-in/out: Amennyiben egy dolgozó elfelejtett ki/becsekkolni, ezt ezen a menüponton keresztül lehet megoldani. Amennyiben néhány dolgozóról, esetleg egész osztályról tudjuk, hogy később fog jönni valamilyen okból, vagy előbb távozik, itt beállítható, a ki és becsek kolási időpont. Attendance Record: Eseménynaplót lehet lekérdezni, bizonyos időpontról. Search gomb megnyomásával lehet betölteni. Lentebb az AC log-ban kifejtjük. Current Employee s On-Duty status: Megtekinthetjük, a dolgozók jelenlegi állapotát (bent vannak/nincsenek bent). Query megnyomásával lehet betölteni az adatokat. Attendance calculating and reports: Lejjebb a Reports résznél kifejtjük. System operation logs: A rendszeren végzett műveleteket listázza ki. Maintenance/Option: Department list: Osztályok Employee maintenance: Személyzet Administrator: Adminisztrátorok Maintenance Timetable: Időtáblák Maintenance Shift Schedule Employee Schedule Attendance Rule Database Option Ezeket már részleteztük, vagy pedig a későbbiekben fogjuk. Holiday list: Itt tud beállítani szünetnapokat. System option: A program beállításait lehet megtekinteni, módosítani. Device management: Connect: Eszköz csatlakoztatása Disconnect: Eszköz kapcsolatbontása Download attendance logs: Letölti az eszközről az eseményeket Upload user info and FP: Felhasználói adatokat feltölti az eszközre Download user info and FP: Letölti az eszközről a felhasználói adatokat Delete AC log: Az eseményeket kitörli a programból. AC manage: Itt lehet megtekinteni az eszköz információkat, a kommunikációs beállításokat. Ezen felül az Advanced Function menüben lehet időt szinkronizálni, kikapcsolni/újraindítani az eszközt, az admin jogokat törölni és Inícializálni az eszközt. Upload AD picture: Itt tud a felhasználókhoz képet rendelni. A Select the Pictures résznél töltse föl a programba a képeket (200 Mb-nél kisebb, ad_*.jpg nevű file kell. A * helyére számot kell írni.) Ez után az Upload Pictures fülnél lehet hozzárendelni a feltöltött képeket felhasználókhoz. Ezt olyan eszköznél tudja csak megtenni, ami támogatja a felhasználók profilképét. Synch Time: Idő szinkronizálása. Help: Help Contest: Súgó, F1 billentyűvel előhozhatja. Check new version: Ellenőrzi, hogy a szoftver legfrisebb verziója van-e fönt a gépen, esetleg lehet-e frissíteni. About: A program adatait láthatja ADATLAP - HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 1

2 ESZKÖZ CSATLAKOZTATÁSA A programhoz csatlakoztathatók különféle kommunikáción keresztül eszközök. Ehhez görgesse le a Device menüpontot, majd nyomjon az Add New Device gombra. Ekkor a jobbra levő kis ablak fog megjelenni: Itt meglehet adni az eszköz nevét, azonosító számát (mindegyik eszköznek egyedi azonosítójának kell lennie, a kommunikáció típusát és a jelszót. 3 féle kommunikáció lehetséges az eszköz és a számítógép között. USB-s csatlakozás esetén semmit nem kell beállítani. RS485 soros portnál be kell állítani a COM portot valamint az átviteli sebességet. Ezt a számítógép-kezelésben az eszközkezelő felületen tudja megnézni. Válassza ki az eszközt, a port beállításoknál meg tudja nézni az átviteli sebességet (bit/másodperc). TCP/IP csatlakozás esetén be kell állítani az IP címet, valamint a portot (biztonságtechnikai eszközök porta:4370). Az IP címet a számítógépen fixre kell állítani, az IP cím legyen (ezt a vezérlőpult->hálózat és internet-> Hálózati és megosztási központ-> Adapterbeállítások Módosítása-> Helyi kapcsolatok->ipv4 menüpontban teheti meg). Az Edit Current Device menüpontban a kiválasztott eszközt tudja módosítani, az Edit All Device menüpontban pedig a felugró ablak bal oldalán tudja kiválasztani az eszközöket. Törölni a Del Device gomb segítségével tud. Ha hozzáadta az eszközöket jelölje ki, majd kattintson a Connect gombra. A jobb alsó sarokban lévő ablakban láthatja a kapcsolódás folyamatát. OSZTÁLYOK ÉS SZEMÉLYZET HOZZÁADÁSA Osztályok: A programban létre lehet hozni osztályokat, amikbe később a személyzetet tudja betenni. Ezzel átláthatóbbá tudja tenni a személyzet kezelését. Kétféle képen tud belépni az osztályok menüpontba, vagy kattintson az Employees gombra, majd ott a felugró ablak bal felső részén a Department management gombra kattintva, vagy pedig a Maintenance/Option legördülő menüben az első, Department List opcióra kattintva. Mind a két esetben a jobbra levő kis ablak fog megjelenni: Itt az Add gombbal új osztályt tud hozzáadni, a Rename gombbal át tudja nevezni a már meglévőt. Hozzáadás közben mindig az alatta lévő ablakban kijelölt osztály alá sorolja be az új osztályt. Lehetőség van átvinni a személyzetet egyik osztályból a másikba. Ehhez nyomjon az Employed gombra. Itt a kiválasztott osztály személyzetét látja a jobb oldalon, a baloldalon az osztály nélküli személyzetet. Az Add gombbal be tudja sorolni az osztályba, a Remove gombbal pedig ki tudja onnan venni. Egy osztályból a másikba csak úgy tudja áttenni a személyzetet, ha az elsőből már kivette. Tehát először ki kell venni az egyik osztályból, átlépni a másikba majd betenni az új osztályba. ADATLAP - HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 2

3 OSZTÁLYOK ÉS SZEMÉLYZET HOZZÁADÁSA - folytatás Személyzet: A személyzet hozzáadásához lépjen be az Employees menüpontba. Ekkor ezt a képet fogja látni: -> A bal oldali kis sávban az osztályokat, mellette a kiválasztott osztályokban lévő személyzetet látja. Alatta a kiválasztott személyzet adatait tudja módosítani. Amit mindenképp meg kell adni a felhasználónak: AC No. (Azonosító szám) valamint a Name (Név). CardNumber menüponthoz kell beírni a kártyaszámot (kártyán szereplő sorszám első 10 számjegye). Ezen kívül a többit értelemszerűen töltse ki, így el tudja tárolni a személyzet adatait. A felső sorban a T betűvel jelölt gombbal tudja átvinni az egyik osztályból a másikba a személyzetet, az L betűvel jelölt gombbal pedig kiveszi a jelenlegi osztályából. Az Add, gomb segítségével új személyzetet lehet hozzáadni, a Save gombbal pedig el lehet menteni. Delete gomb a törlésre szolgál, a Cancel pedig a módosítások visszaállítására. Batch gomb segítségével több felhasználót lehet hozzáadni. Search gomb a keresésre szolgál, az Import menüvel pedig egy meglévő adatbázist lehet betölteni a programba. Ha megvan az egész személyzet térjen vissza a kezdő képernyőre és a felső sávban görgesse le a Device Management opciót, majd az Upload User Info and FP gomb segítségével töltse föl az eszközbe az adatokat. Amennyiben az eszköz már regisztrált személyzetét szeretné használni, kattintson a Download User Info and FP gombra, ekkor az Employees -nél láthatja ezeket a felhasználókat. Adminisztrátor hozzáadása: Miután hozzáadtuk a személyzetet, ezek közül ki lehet jelölni adminisztrátorokat. Ehhez a Maintenance/Options menüben menjünk az Administrator opcióra. Ekkor a balra levő kis ablakot fogjuk kapni. Kattintson az Administrator gombra, majd a legördülő menüben válasszuk ki az adminisztrátor típusát. A Cancel Administrator gombbal törölni tudjuk az adminisztrátort. Miután kiválasztottuk a típust, lehetőségünk adódik megadni az adminisztrátori jogokat. Ha ezt később szeretné megtenni az Operation Purview gombbal tudja megtenni. JELENTÉSEK Valós-idejű megfigyelés: A valós idejű megfigyelés a kezdőképernyő alsó ablakában látható, itt időponttal együtt írja, hogy ki és melyik eszközt használta. AC log: Az Employees melletti gomb megnyomása esetén a következő képet kapja: ADATLAP - HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 3

4 JELENTÉSEK - folytatás Állítsa be a vizsgálni kívánt osztályt, személyzetet és időpontot. Ez után a Search gomb segítségével ki tudja listázni a beállított időpontok közti eseményeket. Advenced Export és Export segítségével el tudja menteni az adatokat, Preview gomb segítségével pedig nyomtatható formában írja ki az adatokat. Simple Calc fülre való váltással le tudja egyszerüsíteni a listát, akkor csak azt látja, hogy a személyzet mikor húzta le a kártyát az eszközön. Report: Kattintson rá a Report gombra. Ekkor ez az ablak fog felugrani: Állítsa be az osztályt, a személyzetet és az időt. Ez után a calculate gombra kattintva láthatja a személyzet munkaidejét napokra lebontva. Látni lehet a késéseket, a korai beérkezéseket, a munkaidőt. Az átláthatóságot színekkel segíti a program, ezek jelentését oldalt a Change color gomb segítségével tudja átállítani. A Filter by gombok segítségével tudja szűkíteni a keresést események és műszakok alapján. Maintenance AL/BL menüpontban lehet megadni egyes dolgozók hiányzásának okát (beteg/szabadság ). Itt minden a Report ablakban kijelölt felhasználóhoz hozzáadja a hiányzás okát, ezért figyelni kell, hogy melyik személy van kijelölve. Amennyiben egy dolgozó elfelejtett becsekkolni, ezt a programban lehet pótolni. Kattintson rá az Append Clock in/out gombra, majd állítsa be a dolgozó adatait, valamint, hogy mikor érkezett meg. Clock In/Out Log Exceptions: Ezen az oldalon lehet kiíratni az egyes dolgóznak a kártya használatát. Misc Exceptions: Itt tudjuk megnézni a dolgozók hiányzásának okát, valamint a túlórákat. Ennek segítségével pontosabb kiértékelést és statisztikai jelentést lehet készíteni. Calculated Items: Itt láthatjuk az összegzést. Ebben található a megadott időben a dolgozó késése, korán érkezése, túlórája, munkaideje, hiányzása, stb. OT Reports: Túlóra jelentést láthatja itt. NoShiftUserAll: Ez a menüpont megkönnyíti a menedzser számára a nem betervezett munkavállalók megtekintését és ütemezését. A Calculate gomb segítségével tudja betölteni a képernyőre az adatokat, az Export Data gomb segítségével pedig el tudja menteni a táblázatot excel file-ként. A Report gomb megnyomásával különféle formátumban lehet lekérdezni ezeket az adatokat, így elősegítve az átláthatóságot és a használatot. IDŐTÁBLA LÉTREHOZÁSA ÉS HASZNÁLATA Időtábla beállításához kattintson a Maintenance Timetable gombra. Ekkor a fenti ablakot fogja megkapni: Ezt töltse ki majd lépjen tovább. Ezekben az ablakokban tudja beállítani, hogy mitől meddig tart a munkaidő, hány percet vegyen késésnek. Miután létrehozta az időtáblát a jobbra levő képet kapja. ADATLAP - HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 4

5 IDŐTÁBLA LÉTREHOZÁSA ÉS HASZNÁLATA - folytatás Itt további időtáblákat tud hozzáadni az Add gomb segítségével. Ekkor a bal oldali sávban ki kell tölteni az adatokat, majd a Post gomb megnyomásával véglegesíteni kell. Miután létrehozta az időtáblákat, készítse el a műszakokat, amiket hozzá tud majd rendelni az osztályokhoz/személyzethez. Ehhez kattintson a Shift Management gombra, ekkor a jobbra képernyőt fogja megkapni. Itt az Add gomb segítségével adhat hozzá műszakot, a bal oldali felsorolásban kell beírni a műszak nevét. Az Add Time gomb segítségével lehet kijelölni az időtáblát, valamint, hogy melyik napokon legyen érvényes az időtábla. Ez után kattintson az Employee Schedule gombra, hogy hozzárendelje a műszakokat az egyes osztályokkal vagy személyekkel. Itt a bal oldali ablakban tudja kijelölni az osztályt, a jobb oldaliban pedig a személyzetet. Az Alatta lévő ablakban a kijelölt dolgozó (ha több dolgozó munkaidejét szeretné állítani, akkor Shift vagy Ctrl segítségével jelölje ki a személyzetet, ha az osztály minden dolgozóját ki szeretné jelölni kattintson a jobb első sarokban lévő pipára.) jelenlegi munkaidejét. Ennek megváltoztatásához kattintson a Temporay Shifts gombra. A jobb szélső gomb segítségével minden egyes napról tudja törölni az összes műszakot a kijelölt időpontokban. Ezt a Time Range résznél tudja állítani. Ez után kattintson rá a + jelre, ezzel megnyílik a lejjebb látható új párbeszédablak. Itt jelölje ki az időpontokat, mikor a kijelölt dolgozó(k) dolgoznak, majd jelölje ki a műszakot. Ez után nyomjon az Ok gombra. Ez után láthatjuk, hogy a kijelölt időpontokban ez a műszak fog érvényesülni. A változtatások elmentéséhez nyomja meg a Save gombot. Ezzel csak bizonyos időszakokra tudja beállítani a dolgozó munkaidejét. A teljes műszak beállításához Kattintson az Arrange Shift gombra. Ekkor a a jobbra levő ablakot fogja látni. ADATLAP - HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 5

6 IDŐTÁBLA LÉTREHOZÁSA ÉS HASZNÁLATA - folytatás Tegye be a Used timetable részhez azokat az időtáblákat amiket a kijelölt dolgozók műszakjaihoz használni szeretne. Ezután az Assigned Schedules list résznél a + gombra kattintva lehet beállítani a műszakokat és az időpontokat. Lehet váltott műszakot is létrehozni, ilyenkor be kell írni az egyik hétre az egyik műszakot, majd a következőre a másikat. Attendance Rule: Kattintson az Attendance Rule menüpontra. Ekkor a jobbra levő képet fogja látni. A Basic Settingsben olyanokat lehet beállítani, hogy mi az eszköz neve, melyik naptól kezdődik a hét, valamint az időzónák hosszát. A Calculation menüpontban a számítási beállításokat lehet módosítani (munkanap hossza, túlóra hossza stb.). A Statistic Items-nél lehet beállítani, hogy a statisztikák milyen adatokat figyeljenek. Ilyen például a késés vagy a túlóra. Weekend set-ben lehet beállítani, hogy a hét melyik napját számítsa a rendszer hétvégének. ADATBÁZIS Biztonsági mentés: A program képes biztonsági mentéseket létrehozni a jelenlegi adatbázisból, majd ezeket később visszatölteni, ha szükség van rá. A biztonsági mentés helyének beállításához kattintson a Database Option menüre. Ekkor a jobbra levő képet fogja kapni Itt tudja beállítani a biztonsági mentés helyét. Ez után hozza létre a Backup Database opcióval a kezdőoldalon. Ha ezt a mentést nem ide szeretné tenni, megteheti, hiszen tallózás segítségével tudja elmenteni, így bármikor megváltoztathatja a biztonsági mentés helyét. A mentés Microsoft Access Database típusú lesz. Eseménynapló elmentése, betöltése: Ezt az Import/Export Attendance Checking Data gombok segítségével teheti meg. ADATLAP - HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 6