TA-FP 260 TFT MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÓ ESZKÖZ ÉS TELEPÍTÉSI ÉS HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ PROGRAM (ATTENDANCE MANAGEMENT SOFTWARE)

Átírás

1 TA-FP 260 TFT MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÓ ESZKÖZ ÉS PROGRAM (ATTENDANCE MANAGEMENT SOFTWARE) TELEPÍTÉSI ÉS HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ 1

2 TARTALOM 1. PROGRAM TELEPÍTÉSE ÉS ELTÁVOLÍTÁSA 3. OLDAL (1) Telepítés előtti teendők (2) Telepítés (3) Eltávolítás 2. ESZKÖZ CSATLAKOZTATÁSA A SZÁMÍTÓGÉPHEZ 6. OLDAL (1) Eszköz csatlakoztatása Soros porton vagy USB-vel (2) Eszköz csatlakoztatása Ethernet hálózaton 3. PROGRAM KEZELÉSE 7. OLDAL (1) Kezdeti adatok létrehozása a) Vállalat létrehozása b) Dolgozók létrehozása c) Munkaidő beállítása (2) Meglévő adatbázis kezelése a) Dolgozói adatok letöltése b) Dolgozói jelenlét lekérdezése c) Riportok készítése 4. ESZKÖZ KEZELÉSE 8. OLDAL (1) Be-, illetve kikapcsolás (2) Belépés a beállító menübe (3) User Mng. menü (4) System menü (5) Adattároló csatlakoztatása az eszközhöz 2

3 PROGRAM TELEPÍTÉSE ÉS ELTÁVOLÍTÁSA TELEPÍTÉS ELŐTT. Amennyiben már telepített korábban a készülékhez alkalmas bármilyen programot kérjük, először távolítsa el azt a következő módon: Vezérlőpultban található programok telepítése és eltávolítása segédeszközzel távolítsa el a Fingerprint Reader Driver nevű programot. Futassa a regedit.exe programot (Start menü Futtatás regedit enter) Majd a következő kulcsot távolítsa el: HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DigitalPersona Windows 98 rendszer esetén a windows\system32 mappából töröljön minden DP*.dll file-t. Törölje ki a biokey200 mappát a Program Files\zksoftware mappából, majd indítsa újra a számítógépet. Ezután telepítheti az új programot. Ha korábban nem volt a számítógépre az eszközhöz szükséges program telepítve, akkor egyből telepítheti a legújabb programot. PROGRAM TELEPÍTÉSE Javasoljuk, hogy a telepítés elindítása előtt zárjon be minden egyéb alkalmazást, és a telepítés ideje alatt ezeket ne is indítsa el. Megjegyzés: A következő telepítési útmutatóban közölt képektől eltérhet az Ön által kapott CD-n lévő software telepítő programja, de az alapvető dolgok megegyeznek. Kérjük, erre legyen tekintettel a telepítés során. Helyezze be az eszközhöz kapott telepítő CD-t a CD-ROM meghajtóba. A program automatikusan el fog indulni. A telepítés három különböző nyelven érhető el, kérjük, ezek közül válassza az angol (English) lehetőséget. A másik két lehetőség az egyszerű valamint a tradicionális kínai nyelv. Ezután kattintson az OK gombra. Tipp: A telepítőből való kilépéshez kattintson a Cancel gombra. A következő lépés a végfelhasználói licencszerződés Jelölje ki az I accept lehetőséget, hogy elfogadja a fentebb leírt szerződést, majd nyomja meg a Next> gombot a továbblépéshez. A következő ablakban Ön kiválaszthatja a telepítés pontos helyének elérési útját. Kérjük, ha ezen változtat, azt a tényt a későbbiekben (frissítések, javítások) tartsa figyelemben. Ha kiválasztotta az elérési utat nyomja meg a Next> gombot. 3

4 A következő lépésben kiválaszthatja mely komponensekre lesz szüksége a későbbiekben. FIGYELEM: A Fingerprint reader driver nélkül az eszközhöz nem fog tudni csatlakozni. A jelölőnégyzet segítségéven válassza ki a komponenseket, majd kattintson a Next> gombra. A következő részben megadhatja a nevét a programnak, ami alapján elkészül a gyorsindító ikon valamint a Start menü Programok menüpontja alatt is ezen a néven lesz megtalálható a jelenlét nyilvántartó program. Ezután kattintson a Next> gombra. Ezután az Install gombra kattintáskor a telepítő elvégzi a program felmásolását, és alapvető beállításait, ez pár percet igénybe vehet. Eközben fog megjelenni a Fingerprint reader drivertelepítő alkalmazása új ablakban. A telepítő rákérdez, mely drivereket szeretné feltelepíteni, kérjük, válassza ki az operációs rendszerét tartalmazó sort, majd kattintson a Next> gombra. A segédprogram feltelepítése után a telepítő kér engedélyt a számítógép azonnali újraindításához, kérjük, ezt engedélyezze neki a Yes, restart the computer now lehetőség kiválasztásával és a Next> gombra kattintással. 4

5 Kattintson a Finish gombra a telepítés befejezéséhez. A gyorsindító ikont a telepítő a számítógépének Asztalára helyezi. Kérjük, ezzel indítsa el a programot. A Jelenlét nyilvántartó program kész a használatra: PROGRAM ELTÁVOLÍTÁSA Amennyiben nincs szüksége a nyilvántartó programra kérjük, kövesse az alábbi útmutatót annak teljes eltávolításához. Keresse meg a program eltávolító segédprogramot a következő helyen: Start Programok Attendance Manager uninstall Az eltávolító programban kövesse az utasításokat, hogy a program minden részét kitörölje az eltávolító segédprogram. Ha Ön többé nem használja az illesztőprogramot akkor kérjük, távolítsa el a Vezérlőpult Programok telepítése és eltávolítása eszközből a Fingerprint reader driver programot. 5

6 ESZKÖZ CSATLAKOZTATÁSA A SZÁMÍTÓGÉPHEZ Az eszköz hátsó oldalán alul találhatunk három portot. Jobb kéz felől haladva első a tápkábel amin keresztül az áramot kapja a készülék. második port az UTP kábel csatlakozó, erre akkor lesz szüksége, ha a készüléket hálózaton (ethernet) szeretné kezelni. A harmadik port egy USB port, mellyen keresztül közvetlenül egy számítógéphez kötve tudja adminisztrálni az eszközt. ESZKÖZ CSATLAKOZTATÁSA USB-N KERESZTÜL Csatlakoztassa a készülékhez az USB kábelt, majd a másik végét a számítógéphez. A telepítő program által feltett Fingerprint reader driver segítségével azonnal kezelni tudja majd a program az eszközt. Kapcsolat létrehozásához válassza a Device menüpontban az Add New Device menüt. Az csatlakozás nevéhez (Name) bármit beállíthat, később ez lesz a csatlakozás azonosítója. Az eszköz számát előbb olvassa ki az eszközből (alapértelmezetten 1-es) Communication mode-ban válassza ki az Serial Port/RS485 lehetőséget. A Boud rate-nél válassza ki a készüléken beállított átviteli rátát. Majd válassza ki a megfelelő COM portot. Ezután meg kell adnia az eszközön beállított biztonsági kódot. Mentse el a beállításokat, majd csatlakozzon az eszközhöz. ESZKÖZ CSATLAKOZTATÁSA HÁLÓZATON KERESZTÜL Csatlakoztassa a készülékhez a UTP kábelt, majd állítsa be a készüléken a hálózati paramétereket. (Az eszköz beállításai résznél olvashatja el.) A programban a soros porthoz hasonlóan kell létrehozni a kapcsolatot, csak a Connection mode listából válassza ki a Ethernet lehetőséget. Ekkor megjelenik 2 új mező, az első az IP cím, ahová az eszközön megadott, vagy a DHCP szerver által az eszközre kiosztott IP címet kell beírni. A port mezőhöz pedig azt a portot, mellyen engedi kommunikálni az eszközt. Ez alapértelmezetten 4370, ha nem ad meg különleges tűzfalbeállításokat, akkor ezen a porton fog tudni kommunikálni az eszközzel. Ha elmentette a beállításokat nincs más dolga, mint csatlakozzon az eszközhöz. 6

7 PROGRAM KEZELÉSE KEZDETI ADATOK LÉTREHOZÁSA Figyelem! A következő beállítások a kezdeti adatok létrehozására szolgálnak. Későbbiekben ezt a részt ugorja át, és az Adatok kezelése részt alkalmazza! Amennyiben már létrehozta a vállalatát, és a dolgozókat és megismétli azt, a korábbi adatok teljesen elveszhetnek. VÁLLALAT LÉTREHOZÁSA Kattintson a Department List feliratra, majd nevezze át a This Company nevet saját vállalatának nevére. Ezután az Add gomb segítségével hozhat létre alegységeket, részlegeket, műszakokat. Ha elkészítette vállalata struktúráját zárja be ezt az ablakot. DOLGOZÓK LÉTREHOZÁSA Employees menü megnyomásával hozhatja létre a dolgozókat. Elsőként ki kell jelölni mely részleghez kívánja hozzáadni a dolgozót, majd az Add gombbal létrejön a következő felhasználói azonosító, melyhez a dolgozó adatait hozzárendelve tudjuk létrehozni. Itt tud kezdeti jelszót, vagy az eszközhöz on-line csatlakozva egyből ujjlenyomatot is leolvasni. A program lehetővé teszi a kis felbontású arckép feltöltését is. Fontos, hogy miután létrehoztuk a dolgozókat az eszközt szinkronizálni kell a programmal. Erre a kezdőlapon az Upload user info and Fp gomb megnyomásával lesz lehetőségünk. MUNKAIDŐ BEÁLLÍTÁSOK A munkaidő beállítások 3 részből tevődik össze, az első részben beállíthatjuk, milyen műszakjaink vannak, hogy kalkuláljon a gép a késéssel, korábbi távozással, valamint meddig engedje a be illetve kilépést. A második részben beállíthatjuk, hogy milyen műszakbeosztások léteznek a vállalatnál, majd a harmadik részben ezeket hozzárendelhetjük a dolgozókhoz, csoportokhoz. Kezdjük a Maintenance Timetables résszel. Itt beállíthatjuk, hogy reggeli illetve délutáni belépést engedélyezünk, hány órától, és melyik esetben meddig kell elhagyni a munkateret. Ugyanezen varázsló segít a késés illetve a korai távozás kezelésében is. A kezdőlapon található a Shift management menü segít létrehozni a műszakokat, táblázatos formával. Ha ezzel is kész van, következik az Employee Schedule rész, ahol dolgozókhoz rendelheti a műszakokat. Ezek után az eszköz önmaga képes lesz eldönteni, hogy egy adott dolgozó abban a pillanatban beléphet-e a munkaterületre, vagy nincs neki ehhez jogosultsága. MEGLÉVŐ ADATBÁZIS KEZELÉSE DOLGOZÓI ADATOK LETÖLTÉSE AZ ESZKÖZRŐL Amennyiben bármi módosítást szeretne eszközölni a dolgozói adatbázisban első lépésként le kell töltenie az eszközről a jelenleg aktuális adatbázist. Erre a Download user info and Fp gomb ad megoldást. Miután a letöltés végigfutott a programban látjuk az összes eddig létrehozott felhasználót minden adatával együtt. Módosítások, új felhasználók felvétele után ismét fel kell tölteni az eszközre a frissítéseket az upload user info and Fp gombbal. DOLGOZÓI JELENLÉT LEKÉRDEZÉSE A kimutatások elkészítéséhez szüksége lesz egy jelenlét adatbázis szinkronizálásra. Ezt a kezdőlap Download attendance log gombbal tudja lekérdezni. Ezután elérhetővé válik a legfrissebb jelenléti adatbázis a programban. Ezután a Riport gombra kattintva dolgozónként, részlegenként le tudjuk kérdezni a jelenléti, be, illetve kilépési adatokat. Ezeket akár MS Excel akár egyéb táblázatkezelő alkalmazásba ki tudjuk menteni. A program külön jelöli a riportokon a hétvégéket, ünnepnapokat, késéseket, esetleges hiányzásokat. A szabadságokat, ünnepnapokat, vagy tervezett késéseket, túlórákat a programban az Attendance menüben lévő három menüpont segítségével tudjuk állítani. Ha ezeket előre beállítja, akkor a program riport készítésekor figyelembe veszi ezeket. Amennyiben a dolgozó elfelejtette belépéskor, vagy kilépéskor az eszközt használni, utólag a program segítségével lehetőség van erre az Attendance menü Forgotting to Clock In/Out menüponttal. RIPORTOK KÉSZÍTÉSE A dolgozói jelenlétről a Report gomb megnyomásával készíthet kimutatást. A megjelenő ablakban kiválasztja a részleget, a dolgozót, majd a vizsgálni kívánt időintervallumot. Ezután a Calculate gomb megnyomásával lekérdezheti a kívánt adatokat. A kimutatást az Export data gomb segítségével mentheti le táblázat formában. Az exportáláskor kiválaszthatja, hogy mely oszlopokat kívánja kimenteni. 7

8 ESZKÖZ KEZELÉSE ESZKÖZ BE-, ILLETVE KIKAPCSOLÁSA Az eszközt bekapcsolni a billentyűzet alsó sorában található két koncentrukis kört ábrázoló gombbal lehet. A kikapcsolás ugyanezen gomb 3 mp-ig történő nyomva tartásával lehetséges. Mind a bekapcsolás, mind a kikapcsolás kis időt vesz igénybe. Amennyiben a készülék lefagyott vagy nem reagál a gombokra úgy a készülék oldalán az USB port felett található egy reset gomb a burkolatba süllyesztve. Kérjük a reset gombot csak végszükség esetén használja, és kellő óvatossággal. BELÉPÉS A BEÁLLÍTÓ MENÜBE Ahhoz, hogy be tudjon lépni az eszközbeállító menübe, legalább egy supervisor jogosultsággal rendelkező dolgozóra szüksége lesz. Ezután a készülék billentyűzetén keresse meg az M/ gomot, majd nyomja meg. A készülék ekkor azonosítást kér. Ekkor kell megadni az egyik supervisor jogosultságú dolgozó ujjnyomát. A beállító menü az eszköz képernyőjén jelenik meg. A következő menüpontokkal: - User Mng: Dolgozók kezelése - Comm.: Az adatkapcsolati beállításokat adhatja meg. Alapértelmezetten 3 almenüje lesz az első a network itt az ethernet kapcsolódás paramétereit adhatja meg (IP cím, alhálózati maszk, alapértelmezett átjáró ) a következő az RS232/485 ahol a soros porthoz kapcsolodó beállításokat adhatja meg, az utolsó rész a Security ahol a biztonsági paramétereket állíthatja be, hogy illetéktelenek hálózaton keresztül se férhessenek hozzá a készülékhez. - System: A rendszer alapvető beállításait végezheti itt el. Erről később bővebben olvashat. - Date/Time: A rendszer idejét tudja beállítani. Előfordulhat, hogy a készülék időnként elveszíti a dátum és időbeállításokat (pl. hosszabb áramszünet) itt tudja ismételten helyes paraméterekre állítani. - PenDrive: Adatszinkronizálás Pen Drive használatával. Később erről bővebben olvashat. - Auto Test: A készülék alapvető egységeit teszteli (kijelző, hangszoró, billentyűzet, ujjlenyomat olvasó stb) - Record: Megfigyelési időtartam beállítására szolgál. - Sys Info: A rendszer alapvető információit olvashat innen ki. ( Memória állapota, eszköz fizikai címe, firmware típusa) USER MNG. MENÜ A készülék User Mng. menüpontjában van lehetősége a készüléken adminisztrálni a dolgozókat. A következő almenükkel találkozhat: - New User: Új dolgozó felvitele. Figyelem a készüléken való kezeléskor csak a belépéshez szükséges néhány paramétert adhatja meg, javasoljuk, hogy a dolgozókat a számítógépes programon keresztül adminisztrálja. - Manage: Meglévő dolgozókat kezelhetünk, így lehet utólag ujjlenyomatot megadni, vagy belépési kódot módosítani. - SMS: rövid szöveges üzenetet írhat minden dolgozónak, vagy csak kiválasztott dolgozóknak. Az üzenetnél beállíthatja mikortól jelenjen meg az üzenet, és meddig jelenítse meg. HA ezeket beállította a készüléken az adott dolgozó belépése után jelenik meg az üzenet. SYSTEM MENÜ A rendszerbeállítások közt az alábbi menüket találja: - System: Itt tudja beállítani a dátumformátumot, a hanghatások hangerők paramétereit. - Data Mng.: Itt tudja kezelni az adatokat. FIGYELEM! Ebben a menüben csak a készüléken mentett adatok törlésére van lehetőség, csak akkor használja, hogyha készített biztonsági mentést az adatbázisról. - Update: Van lehetősége a készüléken lévő firmware frissítésére. FIGYELEM! Kérjük, hogy ezt a menüt csak hozzáértők használják. - Keyboard: A kijelző melletti funkcióbillentyűkhöz rendelhet hozzá parancsot. - Display: Kijelző beállításait változtathatja meg. - Reset: Újraindítja a készüléket, az adatokat nem törli az eszközről, csak újraindul. - Bell: A hanghatásokat lehet állítani ezzel a menüvel. - Misc Set.: Egyéb beállítások. (Alvó üzemmód, kikapcsolás módja..stb) 8

9 ADATTÁROLÓ CSATLAKOZTATÁSA AZ ESZKÖZHÖZ Amennyiben nincs lehetősége az eszközhöz Soros porton, vagy hálózaton keresztül csatlakozni, úgy lehetősége van az adatok szinkronizálására Pen drive segítségével. Csatlakoztassa az USB kulcsot az eszközhöz, majd az eszköz menüjében válassza ki a Pen Drive menüt. A pen drive-ra történő adatletöltéshez válassza a Download gombot a készüléken, majd a következő lehetőségek közül válasszon: - Download Attlog: letölteni a jelenlét nyílvántartást - Download User: letölteni a dolgozók adatbázisát - Download SMS: letölteni a szöveges üzeneteket - Download Photo: Letölteni a készülékről a fotókat Ha adatokat akar a készülékre Pen Drvie-ról feltölteni válassza az Upload menüt ott ugyanezen menüpontokat látja, csak feltöltéssel. Amennyiben lementette a kívánt adatokat csatlakoztassa le a Pen Drive-ot, és dugja be a számítógépébe. A nyilvántartó program elindítása után válassza a Data menüpontot, majd az USB Disk manage menüt. Ez feldob egy ablakot Önnek, melyből válassza ki a megfelelő kódolást (javasolt: 9 Code) Majd a felugró ablakban tudja kezelni a Pen Drive adatait. Az első fül az Import user data, mely segítségével a Pen Drive-ról letöltheti a dolgozók adatait. A következő az user data export, e rész segítségével a számítógépről tölthet fel dolgozói adatbázist a Pen drive-ra. A harmadik Record data import segítségével tudja a Pen drive-ról letölteni a jelenléti adatokat. Ha Pen Drive-al szinkronizálja az adatokat figyeljen arra, hogy a Pen Drive-ot csak erre a célra használja, valamint, hogy minden módosítás után újra le illetve fel kell tölteni az adatokat a készülékre is. 9