Felhasználói Kézikönyv Contentum 3.2

Átírás

1 Fájl azonosító: Készítette: Felhasználói_kézikönyv_contentum_eRecord_v3.2.doc Freesoft Nyrt. Felhasználói Kézikönyv Contentum 3.2 Dokumentum változat: v3.2 Dátum: FreeSoft Szoftverfejlesztő és Számítástechnikai Szolgáltató Részvénytársaság

2 Dokumentum történet Dátum Verzió Leírás Szerző V1 Freesoft Rt V3.1 Freesoft Nyrt V.3.1_TL Freesoft Nyrt V.3.1_rgy Freesoft Nyrt V3.1.1b93 Freesoft Nyrt V3.1.5 Automatikus küldés SharePoint konnektor Munkafolyamat-kezelés Kiegészítés a Minősített iratkezeléshez TÜK V3.2 Certop követelmények megfelelőségei FreeSoft Nyrt V3.2 Felülvizsgálat FreeSoft Nyrt.

3 Tartalom 1 BEVEZETÉS A RENDSZER ELEMEI FOGALOMTÁR A RENDSZER OBJEKTUMAI JOGOSULTSÁGI RENDSZER A RENDSZER KEZELŐFELÜLETE KEZELŐELEMEK, EGYÉB ELEMEK ABLAKTÍPUSOK Látható oszlopok kiválasztása ÚTMUTATÓ A "SÚGÓ" PROGRAM HASZNÁLATÁHOZ A RENDSZER INDÍTÁSA, BEJELENTKEZÉS KÜLDEMÉNYKEZELÉS KÜLDEMÉNYEK KARBANTARTÁSA, LEKÉRDEZÉSE Keresés Keresési feltételek mentése, betöltése A keresés eredménye küldemény találati lista Küldemény részletes képernyő (Megtekintés, Módosítás) Sztornózás téves érkeztetés Küldemény másolatok Bontás Továbbítás Küldemény iktatás Lezárás ÉRKEZTETÉS (IKTATÁS NÉLKÜL) További fülek MAIL KEZELÉS Megtekintés Keresés Érvénytelenítés (Sztornírozás) SZKENNELÉS, INDEXELÉS Szkennelés indítása a CONTENTUM felületről Twain_32 driver kiválasztása Fájl import használata Szkennelés a kiválasztott szkennerrel Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 3/207.

4 Indexelés indítása Adatok bevitele funkció Dokumentum feladása az erecordba Csatolmány ellenőrzése IKTATÁS ÜGYIRATOK KARBANTARTÁSA, LEKÉRDEZÉSE Megtekintés Ügyirat keresés Bejövő irat iktatása Belső irat iktatása Módosítás Az ügyirat részletes képernyő...88 Sztornírozás Szignálás Átvétel Továbbítás Skontró kezelés Szerelés Kapcsolódó irat Lezárás Irattárazás BEJÖVŐ IRAT IKTATÁSA BELSŐ KELETKEZÉSŰ IRAT - KIMENŐ ÉS BELSŐ - IKTATÁSA IRATOK KARBANTARTÁSA Iratjellemzők megtekintése Iratok keresése Iratjellemzők módosítása IRATPÉLDÁNYOK KARBANTARTÁSA, LEKÉRDEZÉSE Iratpéldány keresés Iratpéldány megtekintés Iratpéldány módosítás Iratpéldány sztornírozás Postázás Postázóba küldés Továbbítás Expediálás MAIL KEZELÉS Bejövő irat (mail) iktatása IKTATÁS DOKUMENTUMTÁRBÓL ÜGYINTÉZÉS Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 4/207.

5 8.1 FELADATAIM MIT VÉGEZTEM? KERESÉS SZÖVEG ALAPJÁN FELADATOK KEZELÉSE IRATTÁROZÁS ÜGYIRATOK ÁTMENTI IRATTÁRBA VÉTELE ÁTMENETI IRATTÁR KEZELÉSE Átadás ügyintézésre Kikérés Visszahelyezés irattárba Átmeneti irattárba átvétel Központi irattárba küldés ÜGYIRATOK KÖZPONTI IRATTÁRBA VÉTELE KÖZPONTI IRATTÁRBAN LÉVŐ ÜGYIRATOK KEZELÉSE Megtekintés Keresés Módosítás Kijelölt ügyiratok átvétele Kölcsönzés Visszahelyezés irattárba Dobozba helyezés Jegyzékre helyezés IRATTÁRI JEGYZÉKEK KARBANTARTÁSA Megtekintés Keresés Felvitel (Jegyzék létrehozás) Módosítás Sztornírozás Lezárás Lezárás Visszavonása Átadás levéltárnak Levéltári átadás visszavonása Megsemmisítés DOBOZKEZELÉS Megtekintés Keresés Felvitel Másolás Módosítás Érvénytelenítés Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 5/207.

6 Kölcsönzés Dobozcímke nyomtatása JEGYZÉKEK JEGYZÉK TÉTELEK KARBANTARTÁSA, LEKÉRDEZÉSE Megtekintés Keresés Módosítás Sztornírozás KÉZBESÍTÉS TÉRTIVEVÉNY VISSZAÉRKEZÉS RÖGZÍTÉSE ÁTADANDÓK ÁTVEENDŐK KÉZBESÍTÉSEK KARBANTARTÁSA FUTÁRJEGYZÉKEK KARBANTARTÁSA, LEKÉRDEZÉSE LISTÁK, LEKÉRDEZÉSEK ÉRKEZTETŐKÖNYV IKTATÓKÖNYV SZERVEZETI HIERARCHIA SZERVEZETI HIERARCHIA, DOLGOZÓK SZEMÉLYEK LISTÁJA STATISZTIKÁK Küldemény forgalom Ügyirat forgalom Összesített kimutatás AUTOMATIKUS KÜLDÉS ESEMÉNYVEZÉRELT KÜLDÉS HATÁRIDŐS FELADATHOZ KAPCSOLÓDÓ KÜLDÉS KIEGÉSZÍTÉS A MINŐSÍTETT IRATKEZELÉSHEZ TÜK MINŐSÍTETT IRATOK MEGTEKINTÉSE MINŐSÍTETT ÜGYIRATOK IRATOK KERESÉSE BEJÖVŐ IRAT IKTATÁSA MINŐSÍTÉSSEL TÜK STATISZTIKÁK ADMINISZTRÁCIÓ TÁRGYSZAVAK KARBANTARTÁSA ELOSZTÓÍVEK KARBANTARTÁSA PARTNERFELVITEL HELYETTESÍTÉS INDÍTÁSA, MEGSZÜNTETÉSE Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 6/207.

7 14.5 ÜGYIRATOK TÖMEGES LEZÁRÁSA ÜGYIRATOK TÖMEGES TOVÁBBÍTÁSA JELSZÓVÁLTOZATÁS KIADMÁNYOZÓK ÜZENETKÜLDÉS A ERECORD -BEN BEÁLLÍTOTT KÓDCSOPORTOK ÉS A HOZZÁ TARTOZÓ KÓDTÁRAK Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 7/207.

8 1 Bevezetés Jelen dokumentum célja megismertetni a felhasználókat a Contentum termékcsalád erecord iratkezelő modul működésével. A részletes útmutatást tartalmaz az alkalmazás segítségével végrehajtható elektronikus iratnyilvántartást illetően. A Contentum termékcsalád erecord iratkezelő modulja a közigazgatási intézmények számára az iratok részletes, szigorú nyilvántartását és nyomon követését teszi lehetővé. Ezen intézmények tevékenységében központi szerepet tölt be a házon belül létrehozott és a kívülről befogadott iratok alapján történő ügyintézés bonyolítása. Az erecord modul ezért az iratok teljes élettartamának nyomon követését megvalósítja, kezdve az irat meghatározásától és besorolásától, az iratra vonatkozó nagyszámú, több száz vagy ezer metaadat kézi és automatikus rögzítésén, az irathierarchia (előzmény, fő- és aldokumentum stb.) leképezésén át az iratokkal végzett műveletekig, az ügykövetésig és elévülést követően a megsemmisítésig. A rendszer legújabb, 3.2-es verzióját a FreeSoft technológia és funkcionalitás tekintetében egyaránt továbbfejlesztette a megoldás új funkciói a közigazgatási iratkezelés területét meghatározó, olyan időszerű trendek és előírások mentén kerültek kialakításra, mint az iratkezelésre vonatkozó ISO es szabvány, valamint a MOREQ európai uniós ajánlás, iratkezelési paradigma megjelenése. A MOREQ-kel összhangban a magyar kormány 2003-ban indított KEIR projektje keretében már szintén megalkotta a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményrendszeréről szóló rendeletét. A Contentum így megfelel mindannak, amit a közigazgatási szervek és intézmények, valamint a nagyvállalatok az iratkezelés vonatkozásában hagyomány szerint elvárnak Magyarországon, másrészt eleget tesz a legkorszerűbb technológiai követelményeknek és európai uniós előírásoknak is. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 8/207.

9 A CONTENTUM megvalósításával szemben támasztott követelmények vizsgálatának alapjául az évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári tv.) és a 40/1998. Kormányrendelet a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról jogszabályok szolgáltak. Jelen verzió fejlesztésének jogszabályi alapjául a Levéltári tv. és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet szolgált. További jogszabályi kötelezettségek teljesítése érdekében, - hogy a rendszer akadály nélkül bevezethető és használható legyen a közfeladatokat ellátó szervezeteknél is minősítési eljárás eredményeként, 2006 szeptemberében Magyarországon először a Contentum rendszer szerezte meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendelet követelményeinek kibővített teljesítéséről szóló tanúsítványt. A rendszer előnyei: Könnyen telepíthető WEB-es alkalmazás. A böngészőbe csak a címét kell beírni, máris letöltődik és installálódik a szükséges változás a kliens gépre, illetve első indításkor a java futtató runtime telepítése is megtörténik. Az Oracle adatbázis-kezelő garantálja az adatbiztonságot. Olcsón üzemeltethető. Miután a funkciók lényegében a szerveren futnak, ezért a rendszer gyengébb kliens gépeken is elfogadható teljesítményt nyújt. Szoftver-karbantartást kizárólag a szerver igényel. Bárhonnan használható, ahol az Internet elérhető, feltéve, hogy a távoli elérés engedélyezett az adott kliensnek, biztosítva ezzel az illetéktelen elérés kizárását. Hangolható a működése, szabályozható jogosultsági rendszerrel rendelkezik, és a teljes iratkezelési folyamatot támogatja. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 9/207.

10 Az erecord rendszerből fizikai törlés gyakorlatilag nem megengedett. A rendszer minden tevékenységet és adatváltoztatást naplóz, sőt a funkcionális jogosultsági rendszer további finomításával, még teljesebbé teszi a tevékenységek szabályozását és ellenőrzését. Kezeli a helyettesítések nyilvántartását, így nem csak azt tartja nyilván, hogy ki, mikor, mit, mivel hajtott végre, hanem azt is, hogy kinek a nevében. Támogatja az elektronikus iratok kezelését (tetszőleges típusú elektronikus dokumentumok csatolásának és visszakeresésének lehetőségével), és az elektronikusan ( , egovportal) érkezett dokumentumok érkeztetését és iktatását. Az említett modulok külön modulként illeszkednek a CONTENTUM rendszerhez. A z erecord által támogatott főbb ügyviteli folyamatok Érkeztetés (küldeménykezelés) Iktatás (ügyirat, ügyiratdarab, iratpéldány kezelés) Ügyintézés támogatása Ügykezelés támogatás (workflow) Irattározás (átmeneti-, központi irattár, levéltár, jegyzékek) Iratmozgás (küldemények, ügyiratok, példányok átadása, átvétele) Listák, lekérdezések, statisztikák Adminisztráció (jogosultságok, alapadatok, kódtárak, tömeges kezelések) A ezen ügyviteli folyamatok mentén mutatja be az alkalmazás működését. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 10/207.

11 2 A rendszer elemei 2.1 Fogalomtár A/a, ad acta Az irat ügyintézésének minden előírt ügyviteli utasítás teljesítése után befejezetté nyilvánítása. Az ügyirat lezárása megtörténik, majd az átmeneti vagy a központi irattárba helyezendő selejtezésig illetve levéltárba adásig. Aktív ügyiratdarab Az éppen zajló ügyintézési fázishoz tartozó ügyiratdarab, amelyhez az újonnan iktatott iratokat rögzíteni kell. Archiválás A digitalizált papíralapú iratok és az adatbázisokba rögzített adatok számítástechnikai adathordozón történő biztonságos tárolása. Alszám Főszám-alszámos iktatás esetén az ügyiraton (főszámon) belüli iratok elkülönítésére, azonosítására szolgáló folyamatos, ismétlés és kihagyás nélküli sorszám. Kezdő irat az 1-es alszámot kapja. Alszámos iktatás Alszámos iktatás esetén a kezdő irat külön iktatószámot (főszámot) kap, majd minden további, ugyanazon ügyben keletkező irat a főszámon belüli sorszámot, azaz alszámot kap. Átadás Küldemény, irat, ügyirat kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. Beadvány Valamely szervtől vagy szervezettől érkező papíralapú vagy elektronikus irat. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 11/207.

12 Beérkezés módja Az iratpéldány vagy a küldemény továbbításának módja (postai sima, tértivevényes, fax, , futárszolgálat, stb.) Belső címzett Számítógépes ügyiratkezelés esetén az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazottnak) joga és egyben feladata az ügyirat, iratpéldány, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani. Besorolás Az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően. Besorolási séma Az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra. Eredeti címzett szervezeti egység,személy A küldeményen (papírforma esetén a borítékon, esetén címben) címzettként feltüntetett szervezeti egység, esetleg személy. Csatolás Egy ügykörhöz tartozó, de különböző ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása. Az ügyirathoz tartozó csatolásokat a találati listában ikonnal, részletesen a Kapcsolódó irat fülön jeleníti meg a rendszer. Csatolmány Számítógépes ügyiratkezelés esetén az elektronikus irat tényleges tartalma, vagy annak egy önálló része. Megjelenési formája általában egy fájl, vagy az elektronikus levél egy melléklete. Dokumentum Egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 12/207.

13 Elektronikus irat Számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Elektronikusan aláírt irat Az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. Törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat. Elektronikus ügyintézés A közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési mozzanatok összessége. Elektronikus visszaigazolás Olyan, kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről értesíti annak küldőjét. Előadói ív Az a fizikailag általában dosszié formájában létező összefoglaló keret (objektum), amelyhez az egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok, korábban lezárt ugyanilyen akták - előadói ívek rendelhetők. Fizikai megjelenési formája általában A4-es méretű dossziévá összehajtott A3-as formátumú nyomtatott lap. Előirat - utóirat Az egymáshoz szerelt iratok hierarchiába - sorba vannak rendezve. Az aktuális irat előirata az az irat, melyhez őt-magát szereltük. Utóirata az az irat, melyet hozzá szereltünk. Az erecordban tetszőleges számú előirat és utóirat csatolható. Előzmény Az adott ügyben korábban keletkezett ügyirat. Abban az esetben, ha az előzmény már lezárt ügyirat, akkor új ügyiratot (főszámot) kell létrehozni, és az előzményt ebbe szerelni. Ha az előzmény még nincs lezárva, akkor az iktatandó iratot az előzmény ügyirat (főszám) következő alszámára kell iktatni. Előzményezés Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 13/207.

14 Az a művelet, amely során megállapítják, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, illetve, hogy a meglévő ügyiraton belül az aktív ügyiratdarabhoz tartozik-e vagy új ügyiratdarabot kell-e nyitni. Elsődleges besorolási séma A közigazgatási iratkezelésben az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv. Érkeztetés Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a küldemény beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyő rovatait; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt. Érkeztetőhely Adott szervezeti egység számára az érkeztetés funkció használatára jogosult szervezeti egység. Nem kötelező megegyeznie az adott szervezeti egységgel. Központi érkeztetés esetében az egész szervezet egyetlen érkeztetőhellyel rendelkezik, de lehetőség van több érkeztetőkönyv használatára is. Érkeztetési azonosító A beérkező küldeménynek az átvételt követően adott első egyedi azonosító jele. Expediálás Az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek) adathordozójának, fajtájának a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása. Expediáló szervezet A szervezettől kimenő papíralapú iratpéldányok tényleges átadását végző szervezet. Felelős Az a személy vagy szervezeti egység akinek (vagy nevében az erre felhatalmazottnak) joga és egyben feladata az ügyirat, iratpéldány vagy küldemény kezelése. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 14/207.

15 Főszám Az ügyirat azonosítására szolgáló, az adott iktatókönyvben (megkülönböztető jelzés és év) folyamatos, ismétlés és kihagyás nélküli sorszám. Főszámra iktatás Az iratok iktatása alszámokra tagolódó, illetve esetenként alszámok nélküli, sorszámos rendszerben történik. Az alszámok nélküli sorszámos iktatás azt jelenti, hogy minden iratváltás külön nyilvántartási számot kap. Ha az ügyben új levélváltásra kerül sor, ennek nyilvántartására a következő üres számot kell felhasználni, azonban az elő- és utóiratok sorszámát az ügyiraton és nyilvántartásban egyaránt jelölni kell. Iktatás Az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa. Az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv elektronikus iratkezelés vagy elektronikus irat esetén az iktatóképernyő, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Iktatóhely Az adott szervezet iktatóhelye az a szervezeti egység, melynek az erecord-ban joga van a szervezet iktatókönyvét - iktatókönyveit kezelni. Lehet maga a szervezeti egység, de lehet ettől különböző szervezeti egység kezelőiroda is. Minden szervezeti egység részére egy vagy több iktatóhely adható meg. Iktatókönyv A szervezet rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok nyilvántartására szolgáló, az erecordban elektronikus úton előállított iratnyilvántartó könyv. Önálló iktatószám-tartományt kezel és fog össze, megkülönböztető jelzéssel azonosított, fizikailag könyv formában létező objektum. Az előírások szerint évente kell nyitni - lezárni, benne az iktatószámoknak ismétlődés és kihagyás nélkül kell következniük. Iktatószám Egy irat azonosítására szolgáló jel. Felépítése az erecord-ban: Megkülönböztető jelzés / főszám - alszám (év). A megkülönböztető jelzés az iktatókönyv Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 15/207.

16 azonosítását szolgálja, ezen belül a főszámok és azon belül az alszámok folyamatosan, ismétlődés és kihagyás nélkül kell, hogy következzenek egymás után. Interaktív szolgáltatások Az egyszerű tájékoztatáson túlmenő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőrendszerek, tematikus tájékoztatók, amelyek csak az ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapján. Internetes ügyfélszolgálat Az elektronikus közigazgatási ügyfél tájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület. Irat Az erecordban amelynek nyilvántartási alapja az iratpéldány gyűjtőként szerepel. Az iratok bejövő, belső keletkezésű és kimenő irányúak lehetnek. Alszámos iktatás során egy alszám egy iratnak felel meg. Az erecordaz iratok adatainak két kategóriáját különbözteti meg: iktatási adatok és digitális tartalom. A digitális tartalom az erecord adatbázisában az iktatási adatokhoz rendelt minden digitális adat együttesét jelenti (pl. Word fájl tartalma, Excel fájl tartalma, szkennelt képek, de minden számítógéppel kezelhető, fájlként elmenthető adatot a hozzátartozó típussal és a kezelőprogram azonosításával kezel az ercord). Iratkezelés Az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat A szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv. Iratkísérő Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 16/207.

17 Olyan lista, mely az irat teljes élettörténetét tartalmazza, továbbá feltünteti a felvett mellékleteket, csatolmányokat, kezelési feljegyzéseket is. Iratpéldány Az iratnak azonos tartalmú, önállóan kezelhető, továbbítható előfordulása. Azonosítása az alszámon belüli folyamatos, ismétlés nélküli sorszámmal történik. Az erecord nyilvántartásának alapja, legkisebb oszthatatlan egysége. Irattá nyilvánítás Az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el. Irattár Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Irattárba helyezés Az irattári tételszámmal ellátott ügyirat dokumentált elhelyezése az irattárban illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre. Irattári terv A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék. Az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat-, és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel. Meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Irattári tétel Az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb egyéni irattári őrzési idővel rendelkező irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 17/207.

18 Irattári tételszám Az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód. Irattári tételszámmal való ellátás Az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása. Kezelési feljegyzés Az ügyekben keletkező, ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik. Kézbesítés A küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez. Kézbesítési lap A fizikailag papír formájában is továbbításra kerülő küldemények, ügyiratok vagy iratpéldányok átadás-átvételének adminisztrálására szolgáló, nyomtatható, aláíratható, visszakereshető lista, amely az erecord-ban is előállítható és nyomon követhető. Kiadmány A jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással és bélyegzőlenyomattal ellátott irat. Kiadmányozás, jóváhagyás A már felülvizsgált, végleges kiadmány tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről. Elektronikus irat esetén a hitelesítésre szolgáló számítástechnikai művelet. Kiadmányozó A szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. Központi elektronikus szolgáltató rendszer Együttesen magába foglalja az elektronikus gerinchálózatot, a kormányzati portált, a kormányzati ügyfél tájékoztató központot, az ott megjelenő Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 18/207.

19 szolgáltatásokat és ügyintézési lehetőségeket valamint azok fenntartóit és üzemeltetőit, továbbá biztosítja az ügyfelek számára az elektronikus ügyfélkapu létesítésének lehetőségét. Központi irattár A közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár. Küldemény Az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el. Nem iktatott, de nyilvántartásba vett (érkeztetett) és nyomon követett objektum az erecord-ban. Ha iktatása megtörténik, irat lesz belőle. Küldemény felbontása Az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele. Láttamozás Az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet. Levéltárba adás A lejárt helyben őrzési idejű maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak. Maradandó értékű irat A gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához, az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásokból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. Másodlat Az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 19/207.

20 Másolat Az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles ( hitelesítési záradékkal ellátott) irat. Megsemmisítés A kiselejtezett irat végleges a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése. Mellékelt irat Az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól mint kísérő irattól elválasztható. Melléklet Valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Metaadat Strukturált vagy félig-strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását és használatát hosszabb időn át, valamint azon tartományokon (domain-eken) belül és szerte, amelyekben létrehozására sor kerül. Naplózás Az elektronikus iratkezelési rendszerben a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása. Őrző szervezet személy (Irat helye) Az a személy (szervezeti adatával együtt), aki utoljára átvette a küldeményt, ügyiratot vagy iratpéldányt. Postázás Az iratpéldányok címzetthez való eljuttatását jelenti. Beállítható a küldés módja, ragszám, továbbító szervezet és az elvárás. Az irat helye nem, csak az állapot változik meg. Selejtezés A lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 20/207.

21 Skontró (határidő kezelés) Az ügyintézés során előfordul, hogy a továbblépéshez az előírások, jogszabályok valamely más esetleg külső szervezet tevékenységét elkerülhetetlenné teszik. Ekkor az ügyintézést felfüggesztik mindaddig, míg a továbblépés lehetségessé válik (pl. a külső szervezet elvégzi a rárótt feladatot). Ez a felfüggesztés a skontróba helyezés. Az ügyintézési határidő a skontróban töltött idővel meghosszabbodik. Személyes adat A meghatározott természetes személlyel (a továbbiakban érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi a minőségét amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. Szerelés Egy ügyhöz tartozó ügyiratok (elő és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Szerelés során az iratokat fizikailag is össze kell kapcsolni, az előiratot bele kell helyezni az utóirat borítójába az iratok időrendi sorrendjének megtartásával. A szerelés művelete lehetőséget nyújt a már lezárt ügyirat felélesztéséhez élő ügyiratba szereléssel. Szignálás Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása. Szkennelés A papír alapú iratok képi rögzítése, amely során az archiválás digitális formában történik meg Továbbítás Az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is. Az erecord-ban az a szignáláshoz hasonló művelet, melynek során az ügyirathoz vagy iratpéldányhoz az ügyintézés következő lépésének végrehajtóját kijelöljük, tehát új belső címzettet nevezünk ki. A szignálás a szervezeti hierarchiának megfelelően felettestől beosztott felé Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 21/207.

22 irányul, a továbbítás irányulhat beosztottól beosztott felé, vagy beosztottól felettes felé (pl. továbbítás aláírásra). Történet, iratkísérő Olyan lista, mely az irat teljes élettörténetét tartalmazza. Ügy Egyedi közigazgatási eljárás, amelynek iratait egy ügyiratban kell kezelni. Ügyfélkapu Az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve szolgáltatást nyújtó szervekkel. Ügyintézés Valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi, formai, kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. Ügyintéző Az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyirat Egy ügyben keletkezett valamennyi irat. Ügyiratdarab Olyan ügyiraton belüli irategység, amelyek az ügyintézés egy elkülönült fázisához tartozó iratok kerülnek. Ügykör A szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. Ügyvitel A szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magába. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 22/207.

23 2.2 A rendszer objektumai Érkeztetőkönyv A beérkező küldemények adatainak rögzítésére és nyilvántartására szolgáló, elektronikus úton előállított, fizikailag könyv formában létező objektum. Az előírások szerint évente kell nyitni - lezárni, benne az érkeztetési azonosítóknak ismétlődés és kihagyás nélkül kell következniük. Iktatókönyv A szervezet rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok nyilvántartására szolgáló, elektronikus úton előállított iratnyilvántartó könyv. Önálló iktatószám-tartományt kezel és fog össze, megkülönböztető jelzéssel azonosított, fizikailag könyv formában létező objektum. Az előírások szerint évente kell nyitni - lezárni, benne az iktatószámoknak ismétlődés és kihagyás nélkül kell következniük. Küldemény Külső szervtől postán vagy kézbesítő útján, futárral illetve elektronikus úton, faxon, számítógépen stb. beérkező mindennemű irat. Nem iktatott, de nyilvántartásba vett (érkeztetett) és nyomon követett objektum az erecord-ban. Ha iktatásra kerül, irat lesz belőle. Ügyirat A szervezet rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező iktatott irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza, azaz, egy iktatási egységet képez. Azonosítója az iktatószám. Minden ügyirat tartalmaz minimálisan egy főszámot, egy alszámot (irat), és egy iratpéldányt. Ez a tartalom a bejövő ügyiratok esetében kibővül legalább egy küldeménnyel is. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 23/207.

24 Alszám (Irat) Az iktatott irat az ügy egy alszáma. Megkülönböztetünk az adathordozó típusa alapján papír alapú és elektronikus iratokat. A postázás iránya alapján pedig bejövő, belső és kimenő iratokat. Iratpéldány Az erecord nyilvántartásának alapja, legkisebb oszthatatlan egysége. Egyazon iktatott irat példányai csak a címzett (neve, címe, beérkezés módja, továbbító szervezet) és az őrző, valamint az állapot adataiban térhetnek el egymástól, de tárgyukban nem. Az iratpéldányok mozgása a rendszerben nyomon követhető. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 24/207.

25 2.3 Jogosultsági rendszer A felhasználók tevékenysége az e-record alkalmazásban jogosultságokhoz kötött, a felhasználók szerepköri besorolása határozza meg, ki milyen jogosultságokkal rendelkezik. A felhasználó rendszeren belüli jogosultsága magában foglalja az ún. FUNKCIONÁLIS jogokat (milyen funkciót végezhet a felhasználó) és OBJEKTUM HOZZÁFÉRÉSI jogokat (az engedélyezett funkciót milyen objektumon hajthatja végre). A jogosultság kezelés szabályozása, beállítása kizárólag adminisztrátori feladat.

26 3 A rendszer kezelőfelülete Az erecord-ban a felhasználó ablakokban dolgozik. Ezek az ablakok a Windowsban megszokott módon működnek, és hasonló grafikus elemeket, úgynevezett kontrollokat is tartalmaznak. 3.1 Kezelőelemek, egyéb elemek Az alább felsorolt kontrollok mindegyikére igaz, hogy ha egy kontrollt a felhasználó nem használhat (vagy nincs hozzá jogosultsága, vagy az adott folyamatban pillanatnyilag értelmetlen lenne), akkor a kontroll inaktív állapotban van, tehát szürkén jelenik meg. Szövegmező: olyan adatmező, amely egy adatot megjelenít, illetve a felhasználó adatot írhat bele. Lenyíló, legördülő lista: olyan adatmező, amely egy adatot jelenít meg. A fekete háromszögre kattintva a lista legördül, és láthatóvá válnak a választható értékek. Csak a felkínált értékkészletből lehet választani. Funkciógomb (ikon): az ablak felső részén húzódó eszközsoron található. Ha a felhasználó rákattint az egérrel, elindít egy meghatározott funkciót (műveletet). Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 26/207.

27 A leggyakrabban előforduló ikonok, és az általuk indított műveletek: Megtekintés: ebben a nézetben az előzőleg felvitt adatok láthatók, de nem módosíthatók. stb.). Keresés: a már felvitt adat kereshető ki (küldemény, ügyirat, iratpéldány Felvitel: segítségével új adat rögzíthető. Küldemények képernyőn új küldemény érkeztetését jelenti, Ügyiratok képernyőn új ügyirat iktatását jelenti stb. Módosítás: az előzőleg felvitt adatokat módosíthatjuk. A módosítható (aktív) mezők feketével jelennek meg. Sztornírozás: segítségével a már rögzített adat sztornírozható. Ez nem jelent fizikai törlést a rendszerből, csak érvénytelenítést. A sztornírozás dátuma és végrehajtója automatikusan tárolódik. Buborék help (hint): ha a felhasználó az egérrel bármely mezőre, funkciógombra stb. mutat (nem kattint), felbukkan egy kis téglalap alakú, sárga ablak, amelyre rá van írva a művelet, mező stb. neve. Használata megkönnyíti a tájékozódást a rendszerben. Értéklista: az erecord számos űrlapján van olyan adatmező, amelyet csak az adatbázisban már előforduló értékekkel szabad kitölteni. Ugyanakkor lehetőségek száma olyan nagy is lehet, hogy nem lenne célszerű egyetlen legördülő listán felkínálni őket. Ilyen esetekre szolgál a beviteli mező melletti Értéklista gomb, amelyre kattintva az erecord egy megnyíló külön ablakban kínálja fel a választható értékeket. Ebben az ablakban meg is lehet szűrni a választható értékek listáját. Lapozó nyilak: ha a találati lista sorainak száma nem fér el egy képernyőn, akkor feketék a lista elejére/végére valamint az előző, illetve a következő Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 27/207.

28 oldalra navigáló gombok. Ha a lista elfér egy oldalra, akkor a lapozó gombok inaktívak, szürkék, úgy, ahogyan a fenti partnertörzs példában is látható. Kapcsoló (jelölőnégyzet, csekkbox): előtte egy olyan állítás áll, ami vagy igaz, vagy hamis. A kapcsolónak két állapota van: vagy ki van pipálva (Igaz), vagy nincs (Hamis). Az egérrel belekattintva, a kapcsoló átbillen ellentétes állapotba. Több jelölőnégyzet egymással ÉS kapcsolatban áll, ami azt jelenti, hogy egyszerre több kapcsoló is lehet bekapcsolt (Igen) állapotban. A kapcsolók jelentése összeadódik. A példa szerint az Élő és Határidőben és Határidőn túl lévő ügyiratokat is megjelöltük. Dátum ikon Amelynek aktivizálásával kapjuk a dátumkiválasztáshoz szükséges segítő kis képernyőt, a használata értelemszerű, a rendszerdátumhoz képes negatív illetve pozitív tartományba adhatunk értéket, ezáltal megkapjuk a kívánt időtartamot. Rádiógombok: a kapcsolóhoz hasonlóan szintén két állapota van: vagy be van kapcsolva (Igaz), vagy nincs (Hamis). Az egérrel belekattintva, a kapcsoló átbillen ellentétes állapotba. Különbség a kapcsolókhoz képest az, hogy a rádiógombok önállóan sosem jelennek meg, továbbá egymással nem ÉS, hanem kizáró VAGY kapcsolatban állnak. Ez azt jelenti, hogy a példa szerint vagy csak az ügyiratokat jelöljük meg, vagy csak az iratpéldányokat. Egyszerre a kettőt nem lehet. Rendben, Mégsem, Bezár gomb: az ablakok legtöbbjén van egy Rendben, Mégsem vagy Bezár gomb. Ezek az ablak és az adatbázis közötti kommunikációt vezérlik. A Rendben gomb elmenti a változtatott adatokat, a Mégsem gomb úgy Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 28/207.

29 zárja be az ablakot, hogy a felhasználó elveti a megelőző tevékenységének eredményét, így az nem íródik be az adatbázisba. A Bezár gomb a Megtekintés típusú képernyőkön látható, ahol változtatás nem hajtható végre, csak a már felvitt adatok nézhetők meg. Felvitel gomb: érkeztetésnél és iktatásnál olyan sok adat vihető fel, melyeket egy ablakban nem lehet megjeleníteni. Ezért számos adat különböző füleken található meg. Ezeken a füleken találkozhatunk a Felvitel gombbal. Új adat (pl. melléklet) felvitele a Felvitel gombra kattintással tehető meg az adatmezők kitöltése után. Elosztólista: az erecordban lehetőséget biztosítunk arra, hogy a felhasználó Elosztólistákat hozzon létre. Az Elosztólista különböző partnerekből áll. Használata a körlevelek címzettjeinek kiválasztását jelentősen egyszerűsíti, mert az Elosztólistát csak egyszer kell létrehozni, de számtalan esetben felhasználható. Az Elosztólista gombra kattintva külön ablakban jelennek meg az elosztóívek. A megfelelőt ki kell választani, és a Rendben gombbal elfogadni. Ezzel a funkcióval a dokumentum akár 100 címzettjét is egy gombnyomásra ki lehet választani, és a dokumentumokat megcímezni. Saját szerv ikon: küldemény érkeztetésnél és ügyirat iktatásnál jelentős szerepe van, mert rákattintva automatikusan a bejelentkezett felhasználó szervezeti egységét jeleníti meg a beviteli ablakban (a címzett mezőben). Saját név, fej ikon: küldemény érkeztetésnél és ügyirat iktatásnál jelentős szerepe van, mert rákattintva automatikusan a bejelentkezett felhasználó személyét jeleníti meg a beviteli ablakban (a címzett mezőben). Mezők ürítése: a keresés képernyőkön jelentős szerepe van, mert rákattintva kitörli a beállított szűkítő feltételeket, és visszaállítja az alapértelmezett paramétereket. A mezők tartalmának egyenkénti törlése így nem szükséges. Másolás nyíl: jelentős szerepe van a tól-ig típusú mezőknél, amelyekben dátum, vagy számtartományra lehet keresni. Ha az első (tól) mezőbe beírunk egy dátumot vagy számot, akkor a másolás nyílra kattintva az érték átvihető a Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 29/207.

30 második (ig) mezőbe. Így egyetlen, konkrét dátumra vagy érkeztető-, iktatószámra kereshetünk. Rendezés iránya ikon: a találati listákon kiválasztható egy rendezési szempont (pl. iktatószám szerint). Ennek iránya lehet csökkenő vagy növekvő. Ha a gomb A-Z állásban van, akkor a lista rendezettsége növekvő lesz, ha Z-A állásban, akkor csökkenő. Szerelés jele: a szerelt ügyiratot tartalmazó ügyiratokat jelöli. Gemkapocs: a csatolmánnyal rendelkező küldeményt, ügyiratot vagy iratpéldányt jelöli (a Microsoft Outlook levelezőhöz hasonlóan). A találati listákon az első oszlopban látható. A csatolmány törlése után a jel automatikusan eltűnik. Csatolás jele: az összecsatolt ügyiratokat jelöli. Az ügyirat találati listán a második oszlopban látható. A csatolás törlése után a jel automatikusan eltűnik. Borító nyomtatása ikon: a küldemények illetve iratpéldányok találati listáján lehetőség van A4-es illetve A3-as borító (előadói ív) kinyomtatására, anélkül, hogy a kiválasztott küldeményt, vagy iratpéldányt megnyitnánk módosításra (vagy megtekintésre). Találati lista nyomtatás: minden egyes találati listán az utolsó előtti ikon a nyomtatás, mellyel az aktuális (kereső feltételeknek megfelelő) találati lista kinyomtatható, PDF (Acrobat Reader) formátumban. Találati lista exportálása: minden egyes találati listán az utolsó ikon a találati lista exportálása, mellyel az aktuális (kereső feltételeknek megfelelő) találati lista Excelbe emelhető át, és igény esetén elmenthető. A funkció indítását követően megnyílik egy párbeszédablak, melyen az exportálás feltételei állíthatók be. A felhasználó megjegyzése mezőbe beírt szöveget a rendszer által létrehozott Excel táblázat munkalapjának egyik felső sorában jeleníti meg a rendszer. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 30/207.

31 Súgó: minden egyes képernyőn a felhasználónak lehetősége van segítséget kérni a Súgó ikonra kattintással. Részletes információ a Súgó használatáról külön fejezetben található. Feliratok, nem írható mezők: az erecord-ban van néhány olyan mező, amelyet a felhasználó megtekinthet, de a tartalmának alakulását nem befolyásolhatja. Ilyenek pl. azok a mezők, ahol a rendszer automatikusan rögzíti a bejelentkezett felhasználó nevét, vagy a funkció végrehajtásának időpontját. Találatok jelzése: minden egyes találati lista tetején látható ez a felirat. Az első szám (Aktuális) megmutatja, hogy a kurzor éppen hányadik tételen áll. A második szám (Lapon utolsó) jelöli a találati lista aktuális lapján a legutolsó tétel számát (a lapok 50 találatonként vannak tördelve). A harmadik szám (Összes) pedig az összes találatot (találatok összegét) jelöli. Ezek a mezők nem írhatók, értéküket az erecord automatikusan számolja ki. Csillaggal jelölt mezők: a rendszerben minden csillaggal jelölt mező kitöltése kötelező. Ilyen például iktatásnál a címzett vagy a tárgy mező. 3.2 Ablaktípusok Az erecord képernyői a felhasználó szervezet igényei alapján testre szabottak. Rendszerparaméterek megfelelő beállításával bizonyos adatok láthatóak, kezelhetőek lesznek vagy sem. Pl. ha a szervezet futárjegyzék kezelést alkalmaz, akkor ez a szervezet látja a megfelelő képernyőkön a futárjegyzék mezőket. Azon szervezetek, amelyek nem alkalmazzák ezt a lehetőséget, az ő számukra a futárjegyzék mezők rejtve maradnak, nem láthatók. Más Windows-os alkalmazásokhoz hasonlóan, az erecord-ban is használható az ablakokon az egyes ablakelemek (mezők, ikonok, funkciógombok, stb.) elérésére a tabulátor billentyű. A billentyűt megnyomva az adott ablakon a kurzor mindig a következő ablakelemre áll. Ha a kurzor egy ikonon vagy funkció gombon áll és Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 31/207.

32 megnyomjuk az ENTER billentyűt, akkor az azt jelenti, mintha az egérrel rákattintottunk volna az ikonra vagy gombra (tehát végrehajtja a műveletet). Az erecord rendszerben dolgozó felhasználó az alábbi ablaktípusokkal találkozik: Keresőablakok A keresőablakok mindegyike egy bizonyos iratkezelési objektum keresését szolgálja. Az ilyen ablakokban található kontrollokkal megadhatók a keresési (szűrő) feltételek. Az ablak minden egyes kontrollja egy újabb szűrőfeltételt ad hozzá a keresési szempontokhoz, ÉS kapcsolati viszonyban állnak egymással a mezők. Minden keresőablaknak van egy találati lista megfelelője, amelyen a szempontoknak eleget tevő elemek listája megjelenik a keresés végrehajtása után. A kereső képernyők alapértelmezett szűrési feltételekkel vannak kitöltve, ezek azonban a felhasználó kereső szándéka szerint megváltoztathatók. Ha a keresőablakban egyik kontroll sincs kitöltve, akkor a rendszer az összes nyilvántartott elemet előveszi, és betölti a találati listába. A teljes találati lista megjelenítése az adatforgalom és a lekérdezési idő kímélése miatt csak a rendszeradminisztrátor által beállított értékeket (találati db szám) jeleníti meg, Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 32/207.

33 üzenettel figyelmeztetve a felhasználót a kezelhetetlenül nagy találati eredményre. Találati listák (grid) Minden keresés eredménye egy találati lista. Ez lehet üres, ha a rendszer nem talált a szűkítő feltételeknek megfelelő eredményt, vagy tartalmazhatja az összes elemet, ha a felhasználó a keresőt az alapértelmezett beállításokkal engedte el, vagy a szűkítő beállításoknak megfelelő találatokat is tartalmazhat. A találat olyan sok lehet, hogy nem fér ki egy képernyőre. A találatok közötti lépegetést a jobb felső sarokban található lapozó nyilak segítik. A találati lista a Rendezési szempontok legördülő listából választható értéke szerint van rendezve. A rendezettség iránya lehet csökkenő vagy növekvő, ezek között az A-Z vagy Z-A feliratú gombbal lehet átkapcsolni. A találati lista ablakának tetején mindig található egy ikonsor, segítségével a felhasználó különböző funkciókat hajthat végre. A funkció mindig a lista éppen kijelölt elemére vonatkozik. A kijelölt elem háttere kék lesz. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 33/207.

34 A lista egy elemét többféleképpen is ki lehet kijelölni: egérrel (egy kattintás a megfelelő sorra), billentyűzetről (a fel-le nyilak segítségével a kék kijelölést át lehet léptetni a megfelelő szomszédos sorokra, több elem tömbös kijelölésére a Shift+egérgomb együttes használatával, több elem egyenkénti kijelölésére a Ctrl+egérgomb együttes használatával, a [Page Up] és a [Page Down] billentyűkkel pedig az ablak méretének és a lista terjedelmének megfelelő léptetéseket lehet végrehajtani. Látható oszlopok kiválasztása Iratobjektum keresést követő találati listák megjelenítendő oszlopait egyénileg beállíthatja a felhsználó a ikon segítségével. A beállítás az erre alkalmas felhasználói felületen úgy történik, hogy a megfelelő ikonra kattintva megjelenik a teljes (jogosultság szerinti) adatkészlet, amelyet láthatunk. Ezekből a kapcsolók beállításával szabályozhatjuk a felhasználó munkájához szükésges oszlopok megjelenítését és a számozott mezők segítségével egyéni sorrendet definiálhatunk vagy csökkenthetjük a megjeleníteni kívánt oszlopok számát. A beállítás menthető a profil nevének megadása és a ikonra kattintás után. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 34/207.

35 A találati lista elemei az oszloptartalmak szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezhetők a képernyőelemek segítségével. Két grides képernyő: Az Adminisztráció menüpontban több helyen is előfordul, hogy az ablak eszközsorában lévő legördülő listáról ki lehet választani az ablaknak egy olyan nézetét, amelyben a lista kijelölt elemével kapcsolatban álló más elemek jelennek meg egy alsó ablakban. Ilyen például az iktatókönyvek adminisztrációját támogató listaablak. Ha a legördülő listában az Iktatókönyveket választjuk, akkor egy ablakban látható az összes iktatókönyv. Ha a legördülő listát az Iktatókönyvek-ről átállítjuk Ide iktatók-ra, akkor az alsó ablakban megjelennek az iktatókönyvhöz rendelt szervezetek (iktatóhelyek). Mindig a felső ablakban kijelölt iktatókönyvhöz tartozó elemeket (iktatóhelyeket) látjuk az alsó ablakban. Az ilyen ablakok, ha kétlistás üzemmódban vannak, lehetőséget adnak a kapcsolódó objektumoknak és a kapcsolatoknak a karbantartására. (Tehát egy képernyőn karbantarthatóak az iktatókönyvek és az iktatóhelyek is.)a találati listán látható funkciógombok az alsó gridre is érvényesek, a Shift+funkciógomb együttes lenyomásával működtethető. Adatbeviteli képernyők: Az adatbeviteli űrlapok legtöbbjének kontrolljait, az ablakot megnyitó parancstól függően lehet indítani, vagy sem. Például ha Megtekintés üzemmódban vagyunk a megjelenő képernyőkön a funkció ikonok, gombok szürkék, inaktívak. Ha Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 35/207.

36 ugyanarra a képernyőre Módosítás üzemmódból lépünk, a funkcióikonok, gombok aktívvá válnak. Küldemények részletes képernyője (módosítás funkció): A különböző objektumtípusokhoz (küldemény, ügyirat, irat, iratpéldány) kapcsolódó részletes képernyők fülekből épülnek fel. A színezés a fülekre is érvényes, az aktív fülek kék alapon fehér feliratúak, az adatokat tartalmazók felirata piros, az inaktívak szürkék. A Füles lapok közötti léptetésre az F7-billentyű használatával van lehetőség. Üzenetablakok (kérdésablakok) A rendszerben több helyen, a végrehajtott műveletek hatására üzenetablak jelenik meg. Kétfajta üzenetablakot különíthetünk el. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 36/207.

37 Az első esetben a rendszer regisztrálja az elvégzett műveletet, így az ablakon csak egy Bezár gomb van. Az üzenet olvasása után a Bezár gombot megnyomva a művelet végrehajtását visszaigazoljuk. A hibaüzenet ablakok ugyanígy működnek, azzal a különbséggel, hogy nem a művelet regisztrálását jelzik, hanem a visszautasítást, vagy köteleznek egy újabb művelet végrehajtására. A második esetben a felhasználó eldöntheti, hogy a műveletet végrehajtja vagy sem. Ekkor az ablakon a Rendben (Igen) és a Mégsem (Nem) gombok között választhat. A Rendben gombra kattintás a művelet elfogadását és elvégzését jelenti. Az ablak jobb felső sarkában lévő x-re kattintás (a Windows-ban megszokott módon) egyenértékű a Mégsem (Nem) gombra kattintással. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 37/207.

38 4 Útmutató a "SÚGÓ" program használatához Ha segítségre van szükségünk, a Súgót bármelyik képernyőről elindíthatjuk a ikonra kattintva. Kétablakos képernyőt láthatunk, a bal oldali ablakban a Főmenü fejezeteit lefedő menünevek találhatók. A jobb oldalon láthatjuk a bal oldali kiválasztás eredményét. Például, ha a bal oldali listában az Ügyiratok karbantartásán belül a Keresésre kattintunk, akkor a jobb oldalon megjelenik a funkcióhoz tartozó leírás. Ha a mappákra kétszer kattintunk, kinyílnak illetve becsukódnak, így láthatóak, vagy rejtettek a mappához (menühöz) tartozó funkciók. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 38/207.

39 A felső sorban található ikonok a könnyebb tájékozódást segítik, illetve használatukkal gyorsan és pontosan juthatunk el a keresett helyre. Az Előző és Következő gombra kattintva a Súgóban vissza, illetve előre ugrálhatunk azon témakörök között, amelyeket már olvastunk. Így nem szükséges megjegyezni a leírás címét, egyszerűen az Előző gombra kattintva visszaugrunk a leírásban az előbb olvasott részhez. A Nyomtatás és Oldalbeállítás gombra kattintva beállíthatók a nyomtatandó oldal paraméterei, majd a kiválasztott printeren elindítható a nyomtatás. A súgó ablak bal oldali (navigációs) részén két fül található, az aktív fül felső széle sárga színnel jelölt. A fő oldalon a funkciókat fejezetenként találjuk meg mappákba rendezve. Az Index oldalon külön megjeleníthető a tartalomjegyzék, melyben a funkciók abc rend szerint találhatók. Ugyanide épül be A Keresés funkció, ahol a felső beviteli mezőbe beírhatjuk azt a kulcsszót, amelyre keresni kívánunk (pl. iktatás), majd megnyomjuk az Enter billentyűt. Ekkor a listában megjelenik az összes olyan oldal, amelyben ez a keresett szó szerepel. Ha kiválasztjuk valamelyiket (rákattintunk), akkor a jobb oldali ablakban azonnal látható a keresett szóhoz tartozó szöveg. Ha befejeztük a Súgó tanulmányozását, akkor a Windows-ban megszokott módon a jobb felső Bezárás gombra kattintunk, ezzel a Súgó becsukódik, és visszajutunk arra a képernyőre, ahonnan a Súgót meghívtuk. A Súgóban megtekinthető az erecord rendszer kézikönyve. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 39/207.

40 5 A rendszer indítása, bejelentkezés Az erecord rendszert csak bejegyzett felhasználók használhatják. A jelszó a felhasználók azonosításának eszköze. Bejelentkezéskor a program ennek révén ellenőrzi a felhasználó személyazonosságát, ez után tölti le a felhasználó funkcionális jogosultságait. Első alkalommal 1. Indítsuk el az alkalmazást (pl. kattintsunk kétszer az ikonjára). 2. A Bejelentkezés panelen adjuk meg a felhasználói nevünket és a jelszót. Kattintsunk a Rendben gombra. 3. Megnyílik a Jelszó változtatás ablak. Az ablak mezőinek kitöltésével változtassuk meg a jelszót, amely legalább 6, ékezet nélküli karakter legyen. Jelszavunk megjegyzése és titokban tartása nagyon fontos! Ha elfelejtjük a jelszavunkat, a rendszergazdához kell fordulni, aki visszaállítja az alapjelszót. Kattintsunk a Rendben gombra. 4. Ismét megjelenik a Bejelentkezés panel, ahol meg kell adni a felhasználói nevünket és az új jelszót. Ha sikeresen megtettük, beléphetünk a rendszerbe. Minden további alkalommal 1. Indítsuk el az alkalmazást. 2. A Bejelentkezés ablakban adjuk meg a felhasználói nevünket és a jelszót. Kattintsunk a Rendben gombra. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 40/207.

41 6 Küldeménykezelés A küldeménykezelés a bejövő küldemény regisztrálását és irányítását teszi lehetővé, mindaddig, amíg az iktatás eredményeként abból tényleges ügyirat nem keletkezik. Ez a funkció biztosítja a küldemények nyilvántartásba vételét, az iratkezelési szabályzatban rögzítetteknek megfelelően a küldeményekkel történő egyéb műveletek elvégzését. 6.1 Küldemények karbantartása, lekérdezése A Küldemények karbantartása, lekérdezése funkció a beállított jogosultsági rendszernek megfelelően biztosítja, hogy a küldeménykezeléssel kapcsolatos valamennyi nyilvántartási feladat egy képernyőről elvégezhető legyen. A felső eszközsoron található ikonokra kattintva indíthatók a funkciók. Keresés A Küldemények karbantartása, lekérdezése funkció keresőképernyővel indul, amely a különféle keresési szempontok megadásának lehetőségével segíti a felhasználót, abban, hogy a nagytömegű adatot tartalmazó adatbázisban a lehető leggyorsabban rátaláljon az éppen keresendő információra (küldeményre). A találati listáról is indítható a keresés funkció, ha a Keresés ikonra kattintunk. Alapértelmezésként a rendszer az Aktuális év teljes iktatható állományát ajánlja fel, amely azt jelenti, hogy tárgyév valamennyi, már érkeztetett és iktatható állapotú küldeményét kapjuk találatként. Amennyiben többet is tudunk a keresendő küldeményről, érdemes, túl nagy találat esetén kötelező további szűkítő feltételt megadni. Ha egy konkrét érkeztetési azonosítót keresünk, akkor a tól mezőbe beírt számot a Másolás nyíllal átvihetjük a második, ig mezőbe. Ha érkeztetési azonosító tartományra keresünk, akkor a megfelelő értékeket írjuk a Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 41/207.

42 tól-ig mezőkbe (pl ). További tetszőlegesen megadható szűkítő feltétel lehet az Érkeztető könyv választása, az Beérkezés időpontja, a Beérkezés módja, a Továbbító szervezet, a Kézbesítési prioritás, az Iktatási kötelezettség, Küldő neve és címe, Küldemény helye, Tárgy, Állapot stb. A keresés tovább szűkíthető a képernyő bal alsó felében található jelölőnégyzetek segítségével is. Például, ha egyaránt keressük az érkezetett és az iktatott küldeményeket, akkor ennek megfelelően be kell kapcsolni az Iktathatók és az Iktatottak jelölőnégyzetet is. Keresési feltételek mentése, betöltése A keresési feltételek mentése a felhasználó számára olyan segítséget nyújt a napi munkája során, amellyel időt takaríthat meg a keresési feltételek mentése révén. A kereső képernyő beállított keresési adatai alapján a legalsó sorban található (hint jelzi a nevét keresési feltételek mentése, betöltése) jegyzetlap ikonra kattintással végezhetjük el a mentést. A feltételek mentése az ügyiratkeresés űrlapon is azonosan működik, így ott már csak hivatkozunk erre a leírásra. A profil neve a tároláshoz mezőbe a mentési azonosítás karaktereit kell kitölteni. Célszerű olyan nevet adni a mentésnek, amellyel később is azonosítható a mentett lekérdezés. A mentés elvégzése után azonnal megjelenik a mentett keresési feltétel neve a betölthető profilok választható kombó tételei között. A találati lista eredménye a feltételek állandósága ellenére sem feltétlenül azonos. A keresés eredménye küldemény találati lista A keresés eredményeként kapjuk a küldemény találati listát, melynek elemszáma a keresési feltételektől függ. A találati lista képernyő jobb felső sarkában megjelenő számláló mutatja (balról jobbra haladva), hogy 1. az adott oldalon hányadik tétel van kijelölve, 2. hány tétel van az adott oldalon, 3. összesen hány tételből áll a teljes találati eredmény. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 42/207.

43 Az küldemény találati listáról indítható funkciók: Ikon Elnevezés Működés Megtekintés A kijelölt küldemény adatainak megtekintése (küldemény részletes képernyő meghívása, a képernyő funkciói inaktívak) Keresés Újabb keresési szempontok megadása (Kereső képernyő meghívása) Érkeztetés Újabb érkeztetés (Érkeztető ablak meghívása) Módosítás A kijelölt küldemény adatainak módosítása (küldemény részletes képernyő meghívása, a képernyőn a funkciók aktívak) Sztornírozás A kijelölt küldemény sztornózása ( Biztosan sztornírozza a küldeményt? üzenet) Aktuális találati PDF formátumban jeleníti meg a találati listát lista nyomtatása Találati lista XLS formátumban jeleníti meg a találati listát exportálása Rendezési szempontok, sorrend A találati lista elemeinek sorba-rendezése különböző szempontok szerint (érkeztetési azonosító, tárgy, küldő és belső címzett szerint), A-Z; Z-A: növekvő és csökkenő sorrend szerint Megjelenítendő oszlopok A találati lista oszlopainak testreszabása (a megjelenő képernyőn szűkíthető a megjelenítendő oszlopok száma, átalakítható a sorrendjük) Küldemény másolatok A kijelölt küldeményből másolatok készíthetők további belső címzettek részére. A másolattal rendelkező tételek sorába M betű íródik, a küldemény részletes képernyőn a Másolat fülön tekinthetők meg a másolat adatai. Az eredeti küldemény továbbításra kerül, a másolatok nem szerepelnek a kézbesítőlapon. Küldemény bontás Egy érkeztetési azonosítóból egy iktatószám keletkezhet. Ezért, ha postabontás során kiderül, hogy egy küldeményben több, össze Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 43/207.

44 nem tartozó anyag is szerepel, akkor az eredeti érkeztetési azonosító bontására van szükség. Az eredeti küldemény minden adatát örökli az új érkeztető számú küldemény, csak a felelőse lesz (lehet) más. Csak olyan küldemény bontható, amely nem iktatott vagy nem lezárt állapotú. Küldemény szignálás A kijelölt küldeményhez új felelőst, ügyintézőt, belső címzettet rendelhetünk. Tömegesen is végrehajtható művelet. (Küldemény szignálás ablak meghívása) Küldemény továbbítás A kijelölt küldeményhez következő belső címzettet jelölhetünk ki. Tömegesen is végrehajtható művelet. (Küldemény továbbítás ablak meghívása) Küldemény iktatás A kijelölt küldemény iktatása (Bejövő irat iktatása képernyő meghívása) Küldemény lezárás A Nem iktatandó állapotú küldemények lezárására szolgáló, tömegesen is végrehajtható művelet. Borító nyomtatás A4-es és A3-as formátumú küldeményborító nyomtatására szolgál. Küldemény részletes képernyő (Megtekintés, Módosítás) A keresés funkcióval szűkített találati listából választhatjuk ki azt a küldeményt, amelynek adatait részletesebben szeretnénk megnézni, majd nyomjuk meg a Megtekintés ikont vagy kattintsunk duplán a találati lista kiválasztott elemére. Megnyílik a küldemény részletes képernyő, ahol a küldeménnyel kapcsolatos összes, eddig felvitt adat látható, de nem módosítható, így az adatok szürkén jelennek meg. Amennyiben van jogosultságunk a küldemény módosítására, a Módosítás ikonra kattintva szintén a Küldemény részletes képernyő jelenik meg, ebben az esetben a funkciók aktívak. A küldemény részletes képernyő füles lapokat tartalmaz: Küldemény További beküldők Mellékletek Az érkeztetési adatok megjelenítése, rögzítése A küldeményhez tartozó további beküldők megjelenítése, rögzítése A küldeménnyel érkezett mellékletek megjelenítése, rögzítése Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 44/207.

45 Feljegyzések Csatolmányok Másolatok Jogosultak Bontás Történet Kapcsolatok Feladatok Kezelési feljegyzések és más jegyzetek megjelenítése, rögzítése Kapcsolódó elektronikus fájlok megjelenítése, rögzítése A beérkeztetett küldeményről készült másolatok nyilvántartására, megtekintésére van lehetőség. A Jogosultak fülön megtekinthetők a jogosultságok vagy kézi jogosultság megadására van lehetőség. A beérkeztetett küldemény bontására van lehetőség, ha az érkeztetés során nem bontható boríték adatai kerülnek adminisztrálásra, amelyről a bontás után továbbiak kerülnek elő, érkeztetési kötelezettséggel. A küldeménnyel végrehajtott összes, kézi és gépi esemény megtekinthető. A kapcsolás funkcióval két objektum összekapcsolására van lehetőség, amely csak hivatkozásként él mindkét objektumban. A küldeményhez tartozó határidős feladatok megtekintése, rögzítése A füles lapokról elérhető funkciók részletes leírását lásd: Érkeztetés (iktatás nélkül) - További fülek Módosítás A keresés funkcióval szűkített találati listából kiválasztott küldeményt módosíthatjuk a Módosítás ikonra kattintva a megfelelő jogosultságnak megfelelően. A képernyőn a szürke hátterű mezők adatai nem módosíthatók, a többi igen. A fülek adattartalma változtatható, de néhány fülön csak törlésre és ismételt felvitelre van lehetőség (pl.: melléklet). Ha valamely fülön felvitt adatot ki akarjuk törölni (pl. egy mellékletet), akkor jelöljük ki a megszüntetendő sort, majd a Delete billentyű megnyomásával kezdeményezzük a törlést. A megerősítendő kérdésre adjunk Igen választ, ezzel a törlést végrehajtja a rendszer. Amennyiben csatolmányt akarunk törölni, további kérdésre is választ vár a rendszer, azaz megkérdezi, hogy fizikailag is törölni akarjuk a csatolmányt. Igen válasz esetén fizikai törlés történik, Nem válasz esetén a csatolmány megmarad a dokumentumok között. A fizikailag nem törölt csatolmányok más objektumhoz kapcsolhatóak lesznek (küldemény, ügyirat, irat, iratpéldány). A képernyő jobb oldalán megjelenő gombok: Szignálás, Sztornó, Küldemény lezárása, Borító nyomtatása A4-es, Borító nyomtatása A3-as. Ezek a funkció ikonok megtalálhatók a találati listán is, tehát ezek a műveletek két helyről is indíthatók. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 45/207.

46 A Jogosultak fülön az arra jogosultak adhatnak további jogokat más felhasználóknak. Kézi jogosultság megadására van lehetőség. Listából lehet választani. Bontás fülön lehetőség van további felelősök kijelölésére. A Történet fülön látható az Esemény rögzítés gomb, mellyel a kézi nem a rendszerben végrehajtott - eseményeket vihetjük fel a küldemény történetébe. Az Esemény rögzítés gomb megnyomásával újabb képernyőt kapunk. Beírjuk, vagy a legördülő listából kiválasztjuk a rögzítendő eseményt, és azt, hogy eredetileg ki hajtotta végre. A Rögzítőt (a bejelentkezett felhasználót) és a Rögzítés idejét automatikusan feltünteti a CONTENTUM. A Rendben gomb megnyomása után a Történet fülön a Kézi mezőbe K betű kerül, ezzel különböztetve meg a kézi eseményt a CONTENTUM által végrehajtott és nyilvántartott funkcióktól. Feladatok fülön az arra jogosult felhasználók egy adott csoport számára feladatokat adhatnak meg és ehhez határidőt is rendelhetnek. Jogosultság változtatása A módosítandó küldeményhez minden esetben jogosultsági csoportok rendelődnek az érkeztetés során. Minimálisan hozzá vannak rendelve azon felhasználók, akiknek felelőssége az érkeztetett küldemény, és azok akik olvasási jogot kaptak az érkeztetőkönyv olvasócsoporthoz hozzárendelten. Ezeknek a jogosultságoknak a változtatására van lehetősége a megfelelő joggal rendelkező felhasználónak. Bizonyos jogok nem változtathatók (rendszer által adottak nem), csak a kézzel felvitt jogosultságok változtathatók ide értve az új kézi jogosultság megadását is. A felvitelkor, azaz új kézi jogosultság hozzárendelésekor a felhasználó a már említett jogosultsági szintek közül választhat. (találati listán megnéz, módosít karbantart metaadatokat, módosít karbantart tartalmat, megnéz) A módosítás következményei: A megváltoztatott vagy felülírt adat kikereshető és megtekinthető. (Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése/küldemény részletes képernyő) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 46/207.

47 A módosítás eseménye bekerül a Történetbe. (Küldeménykezelés / Küldemények karbantartása, lekérdezése/küldemény részletes képernyő, Történet fül) Sztornózás téves érkeztetés A keresés funkcióval szűkített találati listából kiválasztott küldeményt sztornózhatjuk. Csak olyan küldemény sztornózható, amely nem iktatott vagy nem lezárt állapotú. A Sztornózás ikonra kattintva megerősítendő kérdés jelenik meg. Igen-t válaszolva a küldemény sztornó állapotba kerül. A sztornózott küldemény a találati listában akkor jelenik meg, ha a keresés képernyőn a Sztornózottak jelölőnégyzetet bekapcsoljuk, vagy az állapotot Sztornóra állítjuk és nincs bekapcsolva az Iktathatók, Iktatottak, Lezártak jelölőnégyzetek egyike sem. A sztornózás következményei: A küldemény állapota Sztornó lesz. (Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése/küldemény részletes képernyő) A sztornózás eseménye bekerül a Történetbe. (Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése/küldemény részletes képernyő, Történet fül) A sztornózás vissza nem vonható művelet. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 47/207.

48 Küldemény másolatok Az erecordban az érkeztetett küldeményekhez kapcsolódó, külön érkeztetési azonosítóval nem rendelkező másolatokhoz kapcsolódó adatokat rögzíthetünk. A ikon megnyomásával a küldemény másolatának Belső címzettjét választhatjuk ki, ebben az esetben nem jön létre új küldemény objektum, hanem a találati listán M betűvel jelölődik, hogy a küldeményből másolat készült és a Másolatok fülön megtekinthetők azok a belső címzettek, akik a másolatokból kapnak. Bontás Az erecord-ban egy érkeztetett küldeményből csak egy iktatott irat keletkezhet. Ezért, ha postabontás során kiderül, hogy egy küldeményben több, össze nem tartozó anyag is szerepel, akkor az eredeti érkeztetési azonosító bontására van szükség. Az eredeti küldemény minden adatát örökli az új érkeztetési azonosítóval rendelkező küldemény, csak a belső címzettje lesz (lehet) más. Csak olyan küldemény bontható, amely nem iktatott vagy nem lezárt állapotú. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki a bontandó küldeményt, majd kattintsunk a Bontás ikonra. Az új küldeményhez a tetszőleges számú Felelős jogosultsági csoportokból választható ki. A Felvitel gombbal (vagy az ENTER billentyűvel) a kiválasztott felelőst fel kell vinni a képernyő felső részébe. Felelősöket elosztólistáról is ki tudunk választani. Ha az Elosztólista gombra kattintunk, akkor egy külön megnyíló ablakban látható az Elosztóívek ablaka. Alapértelmezettként üresen jelenik meg, a felső beviteli mezőbe írhatunk szótöredéket, majd Entert ütünk, vagy szótöredék beírása nélkül Entert ütve az összes felvitt Elosztóív megjelenik. A kiválasztott elosztóívre kétszer kattintunk, vagy kijelöljük (egy kattintással) és megnyomjuk a Rendben gombot. Ekkor az elosztóíven szereplő személyek megjelennek az ablakban. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 48/207.

49 Végül a Rendben gombbal végrehajtjuk a küldemény bontását. A találati képernyőn megtekinthető a végeredmény: az eredeti, és az ebből bontott további küldemények. A küldemények alapadatai megegyeznek, kivéve az érkeztető számot és a felelőst. A bontás következményei: Az eredeti küldemény Történet fülére kattintva látható, hogy a küldeményből bontással új küldemény keletkezett. A bontás során keletkezett küldemények részletes képernyőjén látható, hogy mely küldeményből keletkezett a küldemény, vagyis az eredeti küldemény érkeztetési azonosítója Továbbítás A felelős szervezeti egység vezetője valamint beállításoktól függően a küldemény érkeztetője továbbíthatja a küldeményt, kijelölve, hogy mely szervezeti egység vagy személy kötelessége az iktatás kezdeményezése és az intézkedés. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki a továbbítandó küldeményt, majd kattintsunk a Küldeménytovábbítás ikonra képernyő felső részében szürkén láthatóak a küldemény már felvitt adatai. Csak a képernyő alsó részén történhet adatfelvitel. A továbbító mezőbe alapértelmezetten beíródik a bejelentkezett felhasználó. Az új belső címzett jogosultsági csoportokból választható ki. Igény esetén kezelési feljegyzés is rögzíthető. A legördülő listából kiválasztjuk a számunkra megfelelőt, a szöveges kifejtés és megjegyzés mezőkbe tetszőleges szöveg írható (Kódcsoport: Kezelési feljegyzés küldemény). Rendben gombra kattintva a továbbítás megtörténik, a küldemény új belső címzettje a kijelölt szervezeti egység vagy személy lesz. A továbbítás következményei: Kézbesítési tétel keletkezik. (Iratmozgás/Átadandók, Átveendők) Kezelési feljegyzés készül. Így pontosan követhető ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az küldeményt. (Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése/küldemény részletes képernyő, Feljegyzések fül). A Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 49/207.

50 A továbbítás eseménye bekerül a Történetbe. Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése/küldemény részletes képernyő, Történet fül) Küldemény iktatás A találati listán egyszerűen kiválasztható, hogy mely küldemények lettek iktatva. Ha az Iktatószám mezőben szerepel bejegyzés, akkor a küldemény már iktatott állapotú. Csak azon küldeményeket lehet leiktatni, amelyek állapota Érkeztetve vagy Szignált. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki az iktatandó küldeményt, majd kattintsunk a Küldemény iktatás ikonra. A képernyő felső részében szürkén jelennek meg azok az adatok, amelyeket a küldemény érkeztetésekor rögzítettünk. Ezek az adatok az iktatáskor már nem módosíthatók (kivéve a hivatkozási számot, mely iktatás során is kitölthető, illetve kiegészíthető), erre lesz a későbbiek során az iktatás elvégzése után lehetőség. Az iktatás funkció további lépései az Ügyiratkezelés/Bejövő irat iktatása fejezetben találhatók. Lezárás Azon küldemények, amelyek iktatást nem igényelnek, (iktatási kötelezettségük = Nem iktatandó v. Kézzel iktatott), lezárhatók. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki a lezárandó küldeményt, majd kattintsunk a Lezárás ikonra. Ennek hatására megerősítendő kérdés jelenik meg. Igen-t válaszolva a küldemény lezárt állapotba kerül. A rendszerparaméter beállításának megfelelően az iktatandó állapotú küldemény lezárhatósága korlátozható, biztosítva ezzel a véletlenszerűség megakadályozását. (KULDEMENY_LEZARAS_FELTETELHEZ_KOTOTT= IGEN/NEM) Ha a küldemény iktatási kötelezettsége = iktatandó, akkor válasszuk a Küldemény módosítása ablakban a legördülő menüből a Nem iktatandó értéket és ezt követően zárjuk le. Csak a nem iktatandó vagy kézzel iktatott küldeményeket engedi a rendszer lezárni. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 50/207.

51 A lezárás következményei: A lezárt küldemény nem módosítható. Állapota Lezárva lesz. A lezárás eseménye bekerül a Történetbe. (Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése/küldemény részletes képernyő, Történet fül) 6.2 Érkeztetés (iktatás nélkül) Ez a funkció a - Küldeménykezelés főmenüből indított Küldeményérkeztetés (iktatás nélkül) almenüvel - Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése almenühöz tartozó találati lista felső ikonsorából kiválasztott Érkeztetés ikonnal hajtható végre. Küldeményt egyrészt akkor érkeztetünk iktatás nélkül, ha az iratkezelő szervezeten belül egy önálló szervezeti egység foglalkozik a postabontással, érkeztetéssel, majd a küldemény szinten továbbított anyagokat a felelős szervezeti egység iktatja. Másrészt vannak olyan dokumentumok, melyeket nem szükséges iktatni és irattárba küldeni, hanem elegendő érkeztetéssel nyilvántartásba venni (meghívók stb.). A küldemény érkeztetése képernyőn rögzíthető a küldemény minden, nyilvántartás szempontjából fontos adata. A funkció indításakor alapértelmezetten mindig a Küldemény (fő) fülön állunk. A beviteli mezők kitöltése a képernyőn látható feliratoknak megfelelően, értelemszerűen történik. Az alapértelmezettként felkínált tartalom felülírható. A csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. Az Érkeztető könyvek legördülő listában azok a könyvek jelennek meg, amelyekhez jogosultsággal rendelkezik a bejelentkezett felhasználó. A Küldő két módon rögzíthető az érkeztetéskor: felvihető szabad szövegesként (a beviteli mezőbe beírjuk a beküldő nevét), de ebben az esetben nem kerül a partnerállományba, Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 51/207.

52 kiválasztható a partnertörzsből is a Küldő kiválasztása gomb megnyíló ablakban. hatására Partner értéklista (Partnertörzs, LOV): működése azonos az Értéklistáéval. Eltérés, hogy a felhasználó a beviteli mezőbe még az előtt beírhat egy karaktersorozatot, hogy az ikonra kattintana. Ebben az esetben a külön ablakban megjelenő listán már csak azok az elemek találhatóak, amelyek tartalmazzák a beírt szöveget. Ha az ikonra kattintás történik előbb, akkor a külön megnyíló ablak szövegmezőjébe be kell írni egy szótöredéket, amelyre kereshet a rendszer. A szótöredéket a legördülő lista alapján kereshetjük a partner nevének elején (így kezdődő), végén (így végződő), illetve bárhol (tartalmazza). A keresés kis és nagybetű érzéketlen. Több szótöredék is megadható % jellel elválasztva. A képernyőn számos kapcsoló látható: A Saját szerv-et bekattintva a saját szervezeten belül kereshetünk partnert. A Külsők kapcsolót bekattintva ezzel ellentétesen a nem saját, idegen szervezeteket kapjuk eredményként. A Szervezetek kapcsolót bekattintva csak cégeket, intézményeket kereshetünk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 52/207.

53 A Személyek kapcsolót bekattintva csak személyeket kereshetünk. A Csak érvényesek kapcsoló alapértelmezettként mindig be van kattintva, az érvénytelenített partnerek nem jelennek meg a találati listában. A Létrehozó: saját szervezet kapcsoló bekattintásával csak azokat a partnereket kapjuk találatként, amelyeket a saját szervezetünkön belüli munkatársak hoztak létre. A Csak külföldiek kapcsoló beállításával a Magyarországon kívüli partnereket kapjuk találatként. Az Ország legördülő listából kiválaszthatjuk azt az idegen országot, amelyhez a külföldi partner tartozik (Kódcsoport: Ország). Ha kiválasztjuk a külföldi országot, akkor a Csak külföldi kapcsolót szükségtelen bekapcsolni, a rendszer ugyanis automatikusan a nem magyar cégek között keres. A megfelelő szótöredéket beírva Enter segítségével (vagy a {Keress!} gomb megnyomásával) a képernyő alsó részében láthatóvá válik a szűrésnek megfelelő találati lista. A megfelelő partner kiválasztható úgy, hogy az egérrel egyszer rákattintunk és a Rendben gombot megnyomjuk, vagy ezzel egyenértékű, ha az egérrel kétszer rákattintunk a partnerre. A példában olyan szervezetet kerestünk, amelynek neve tartalmazza a bank szótöredéket. Ugyanígy működik a Címtörzs is. Ha a partnertörzsben nem találjuk meg a kiválasztani kívánt beküldőt, akkor a Partner gyorsfelvitel gombra kattintva, és a képernyőt kitöltve rögzíthetjük a beküldőt az adatbázisban. Részletes leírását l. Adminisztráció menü Partnerfelvitel résznél. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 53/207.

54 A Küldő címei gombra kattintva egy külön ablak jelenik meg. Kereshetünk szótöredékre, vagy Entert ütve a képernyő alsó részében megjelenik a beküldőhöz felvitt összes cím. Ha a beküldőnek egyetlen címét sem rögzítettük, akkor a képernyő üres marad. A Küldés mód szerinti címek gombra kattintva szintén külön megnyíló ablakban látható az adatbázisban tárolt összes, és a beállított küldés módnak megfelelő cím (vagy szótöredékre keresünk, vagy Entert ütünk, hogy az összes találat megjelenjen). Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 54/207.

55 Ha a Küldés módját megváltoztatjuk (pl. Postai simáról Fax-ra), akkor az ismét meghívott Küldés mód szerinti címek ablakban a Fax küldés mód szerinti címeket láthatjuk. Ennek a gombnak akkor van jelentősége, ha egy irodaházban (tehát egy címen) számos partner található. Ilyen esetben pl. a postai címet elegendő egyszer rögzíteni, a többi partnerhez pedig kiválasztjuk az adatbázisból a már rögzített címet. Ha a címtörzsben nem találjuk meg a kiválasztani kívánt címet, akkor a Cím felvitele (gyorsfelvitel) gombra rögzíthetjük az adatbázisban. kattintva, és a képernyőt kitöltve az új címet A Cím törlése ikonra kattintva a kiválasztott beküldő automatikusan megjelenő címét törölhetjük a Küldő címe mezőből, és tetszés szerint más címet vihetünk fel, vagy kereshetünk a már meglévők között. Fontos, hogy a partner adatbázisból történő kiválasztása esetén a cím karakteresen nem gépelhető be és fordítva sem. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 55/207.

56 A küldemény beérkezés dátuma rendszerparaméter beállításától függően felülírható, vagy nem változtatható (BEERKEZES_IDOPONT_SZERKESZTHETO, IGEN/NEM) Az Eredeti címzett és Belső címzett mezőkben a bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége jelenik meg. Ha más szervezeti egység a címzett, akkor a jogosultsági csoportokból kiválaszthatjuk a megfelelőt (Címzett kiválasztása) (Belső címzett kiválasztása). A saját szervezeti egység visszaállítása a (Saját szervezeti egység) ikonnal lehetséges. Ha személy szerint a bejelentkezett felhasználó a címzett, akkor a (Én) ikont lehet használni. A Kézbesítés prioritása mező kódértékeinek megváltoztatásával meghatározhatjuk a létrejövő ügyirat intézési határidejét. Ekkor az egyes kódértékeknek megfelelő időtartam hozzáadódik a küldemény beérkezésének (Beérkezés ideje mező) időpontjához. E sürgősségi kódokat az alkalmazásgazda az Adminisztráció / Kódtárak karbantartása / Kódtár karbantartás menüpont alatt tudja beállítani. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 56/207.

57 További fülek Küldemény fő fül melletti egyéb füleken a küldeményhez kapcsolódóan további adatokat lehet rögzíteni. A legördülő listákból lehet kiválasztani a megfelelő adatokat, majd a kiválasztott adatsort a Felvitel (vagy Enter) gombra kattintva lehet rögzíteni. Ha ezt elmulasztjuk, a kiválasztott (de a felvitel gombbal vagy az Enter billentyűvel nem érvényesített) adatot nem menti a rendszer. Bármely fülön állunk, a Rendben gomb megnyomása a küldemény egészére vonatkozik, ezért érdemes megszokni, hogy a Rendben gomb megnyomása előtt mindig térjünk vissza a fő fülre. Így könnyen elkerülhető, hogy egy fülön állva hirtelen kattintunk a Rendben gombra, pedig néhány adatot még nem rögzítettünk. Ha egy küldeménynek nemcsak egy feladója van, minden további beküldő a További beküldők fülön rögzíthető. A Beküldő neve és címe mellett található gombsor azonosan kezelendő a Küldemény fülön lévőkkel. Ha rendszeres beküldő csoportról van szó, akkor Elosztólista gombról választhatunk egy, már régebben eltárolt partner és címcsoportot. Az Elosztólistával a sorok automatikusan beíródnak a beviteli képernyő soraiba (Felviteli gomb vagy Enter billentyű használata nélkül). Mellékletek fülön az adathordozó jellege (Kódcsoport: Adathordozó típusa) a legördülő listából kiválasztható, darabszáma tetszés szerint írható. Igény szerint megjegyzés is fűzhető hozzá (pl. sérülten érkezett). Feljegyzések fülön a kiválasztott feljegyzés típust szöveges megjegyzéssel is elláthatjuk. Feljegyzést abban az esetben érdemes a küldeményhez kapcsolni, ha a CONTENTUM -ot használó szervezet iratkezelési szabályzata ehhez iránymutatást ad (Kódcsoport: Kezelési feljegyzés küldemény). Pl. Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényesség ellenőrzésének a "e-aláírás ellenőrzése" Kezelési feljegyzés típusba (küldemény, irat) javasolt felvenni ezt az értéket. A Csatolmányok fülön a küldeményhez elektronikus állományok csatolhatók, a gomb megnyomásával (állományok lokális gépről) a file(ok) a könyvtárból választható(k) ki. Ehhez válasszuk az Állományok gombot, ez a megnevezés a buborékmezőben látható. A csatolmány csoportos felvitele is lehetséges, vagyis Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 57/207.

58 egyszerre több file-t is felvihetünk. A Windows szabályai szerint jelöljük ki a felviendő csatolmányokat a böngészésre megjelenített ablakban és a Rendben gombra a kijelölt állományok a csatolmány Állomány mezőbe másolódnak, adjunk megjegyzést és Enter billentyűvel, vagy a Felvitel gombbal vigyük fel, a képernyő Rendben gombjával mentsük majd. Az Érvényesség kezdete alapértelmezetten az aktuális nap. Csatolmányként bármilyen fájltípus megadható, amelyhez létezik azt megnyitni képes alkalmazás. A csatolmány méretének felső határa alapértelmezés szerint 4 MB, ez azonban rendszerparaméterként át is állítható. A küldemény mentése (Rendben gombbal való elfogadása) után a Csatolmány tulajdonosa (a küldemény érkeztető száma) automatikusan íródik. A Csatolmány fülön kétféle módon vihetünk fel elektronikus állományokat. A lokális gépről és az úgynevezett dokumentumtárból is lehet feltölteni fájlokat. Ehhez az Állomány mező melletti ikonok közül válasszuk a megfelelőt. (a buborék mezőben látható a gomb elnevezése). A Másolat fülön a küldeményről esetlegesen létrehozott másolatok belső címzettjeit lehet megtekinteni. A fülön új adatot rögzíteni nem lehet. A Jogosultság fülön egyénileg beállítható illetve korrigálható a hozzáférési jogosultság a küldemény objektumra vonatkozóan. Természetesen a felvitelkor inaktív fülek, csak a módosítás ágban lesznek aktívak, hiszen bizonyos események a felvitel előtt még nem következhetnek be. Lásd még Jogosultság változtatása pontban leírtakat. A Bontás fülön a küldemény, pontosabban a már beérkeztetett küldemény bontására van lehetőség, amely akkor indokolt a felhasználó részéről, ha az érkeztetés során nem bontható boríték adatai kerülnek adminisztrálásra, amelyről a bontás után továbbiak kerülnek elő, érkeztetési kötelezettséggel. Lásd még bontás pontban leírtakat. A Történet fülön a küldeménnyel kapcsolatos események jelennek meg, de nem módosíthatóak, csupán a rendszerparaméter beállításától függően (KEZI_ESEMENY_ROGZITES IGEN/NEM), Kézi eseményekkel megfelelően adminisztrálva bővíthetők az események. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 58/207.

59 A Feladatok fülön az érkeztetett küldeménnyel kapcsolatosan feladatok adhatók ki az érintett felelős részére. A feladat teljesítése a végrehajtó és elfogadása a kiadó részéről adminisztráltan a felhasználói felületen kezelhető. Lásd még Ügyintézés/Feladatok kezelése pontban leírtakat. Ha megfelelően rögzítettük a küldemény összes adatát, a Rendben gombra kattintva, külön képernyőn megtörténik az érkeztetési azonosítás visszaigazolása. Ezen a képernyőn a következő gombok használhatók: Új érkeztetés gomb: megegyezik a menüből is indítható, (Küldeményérkeztetés (iktatás nélkül)), vagy a találati lista Érkeztetés funkcióval. Új érkeztetés adatmegőrzéssel gomb: A Küldeményérkeztetés (iktatás nélkül) ablak megnyitása a képernyő előző adattartalmával. Kivéve a Hivatkozási szám és Ragszám mezők valamint a fülek tartalma. Módosítás gomb: segítségével a legutóbb érkeztetett küldemény módosítható, hatása megegyezik a küldemény találati listáról indított módosítás funkcióval. Minden adat módosítható az érkeztetési azonosító kivételével. Hibás érkeztetés esetén a küldeményérkeztetést sztornírozni kell, amely csak érvényteleníti a küldeményt, fizikailag nem kerül törlésre. Borító nyomtatása A4: A4-es méretű küldeményborítót készít, mely kinyomtatható. Borító nyomtatása A3: A3-as méretű küldeményborítót készít, mely kinyomtatható. Bezár gomb: lezárja az érkeztetést, és az előző ablak jelenik meg ismét, ahonnan az érkeztetést indítottuk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 59/207.

60 Az érkeztetés következményei: Kézbesítési tétel keletkezik. (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Az érkeztetett küldemény lekérdezhető az érkeztető könyvből. (Listák, lekérdezések/érkeztető könyv) Az érkeztetett küldemény lekérdezhető a nem iktatott küldemények közül. (Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése) Az érkeztetés dátuma és az érkeztető azonosító, a továbbiakban a küldemény elválaszthatatlan részeként tűnik fel a rendszerben, mint "érkeztetési azonosító": Az érkeztető visszajelzőnél, küldemény részletesnél, bejövő iktatásnál, találati listán, illetve egyéb riportokon, listákon Az érkeztetés eseménye bekerül a Történetbe. (Küldeménykezelés / Küldemények karbantartása, lekérdezése / Küldemény részletes képernyő, Történet fül) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 60/207.

61 6.3 Mail kezelés Az integráció célja (KET követelmény), hogy a lehető legegyszerűbb módon valósítsuk meg a tetszőleges levelező kliensekkel dolgozó felhasználók számára, hogy az elektronikus levelek bekerüljenek a CONTENTUM adatbázisába, annak eszközeivel ezek a továbbiakban kezelhetők legyenek. Az elektronikus levelezés nem egységes, nagyon sokféle kinézetű, technikájú megoldás él párhuzamosan, ezért az aktív amely valamilyen közvetlen módon programozott vagy közvetlen adatkapcsolaton keresztül megvalósítható integrációt nem is céloztuk meg. A CONTENTUM kiterjesztése az rendszerek legtermészetesebb közös pontján valósul meg: POP3, IMAP és SMTP kapcsolaton keresztül egy paraméterezhető szerver modul készül, mely mégis automatizálható és programozott kapcsolatot jelent a felhasználó szervezet mail rendszerével, és szabványos megoldást jelent. Részletesebb leírását az kezelés felhasználói kézikönyvében is talál. Megtekintés A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az t, amelynek adatait részletesebben szeretnénk megnézni, majd nyomjuk meg a Megtekintés ikont. Megnyílik az részletes képernyő, ahol a mail-lel kapcsolatos összes adat látható, de nem módosítható, így az adatok szürkén jelennek meg. A megjelenített képernyőn az alábbi adatok láthatók: Guid: a levél azonosító adata (automatikus, a program adja) Címzett: a levél címzettjének adatait tartalmazza Feladó: a levél küldőjének címe látható A képernyő tartalmazza a feladás és az érkezés idejét is. Látható, hogy az érkeztető számmal még nem rendelkezik. A Megtekintés képernyőn a Csatolmányok fülre kattintva a levélhez csatolt dokumentumok is megnézhetők. Ezek a szokásos levelezésben használatos Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 61/207.

62 állományok lehetnek (pl. Word, Excel, valamilyen képfájl). A csatolt állományra kattintva a program a Windows-ban társított alkalmazást indítja, lehetővé téve ezzel a fájl tartalmának részletes megtekintését. Abban az esetben, ha nem jeleníthető meg az állomány tartalma, hibaüzenetet kapunk, amelyet nyugtázni kell az OK gombra kattintással. A Rendben vagy a Mégsem gomb megnyomásával visszatérünk a találati listához. Keresés A Mail kezelés menüpont keresőképernyővel indul, amely a különféle keresési szempontok megadásának lehetőségével segíti a felhasználót, abban, hogy a nagytömegű adatot tartalmazó adatbázisban a lehető leggyorsabban rátaláljon az éppen keresendő információra ( -re). A találati listáról is indítható a keresés funkció, ha a Keresés ikonra kattintunk. Saját postafiók használata beállítás (rendszerparaméterek) esetén a rendszer a saját magunk vagy a saját szervünk mail címét engedi meg kiválasztani a kombóból Címzettként, és a Feldolgozandó állapotú mail-eket keresi. A Feldolgozandó állapot azt jelenti, hogy ezek a mailek még nem lettek sem érkeztetve, sem iktatva, és nem is töröltük ki. Amennyiben többet is tudunk a keresendő mail-ről, érdemes, sőt túl nagy találat esetén kötelező további szűkítő Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 62/207.

63 feltételt megadni. Megadhatunk többféle dátumtartományt is, pl. a Feladás vagy Érkezés idejét. Ha egy konkrét dátumra keresünk, akkor a tól mezőbe beírt számot a Másolás nyíllal átvihetjük a második ig mezőbe. Ha dátumtartományra keresünk, akkor a megfelelő értékeket írjuk a tól-ig mezőkbe (pl ). A dátumokat folyamatosan írhatjuk be, a rendszer utólag kipontozással dátumformátumra tördeli, vagy az erre célra rendelkezésre álló naptár ikonra kattintással választhatjuk ki a szükséges dátumokat. Ha egyaránt keressük a Feldolgozott és a Feldolgozandó mail-eket, akkor az Állapot legördülő listában álljuk a Feldolgozandó sorra (Kódcsoport: POP3_Állapot), a Feldolgozott is jelölőnégyzetet pedig kapcsoljuk be. A megadott keresési feltétel eredménye a találati lista (grid). A képernyő alján látható, hogy összesen hány darab találatunk van. Érvénytelenítés (Sztornírozás) A keresés funkcióval szűkített találati listából kiválasztott mailt sztornírozhatjuk. Az Érvénytelenítés (Sztornírozás) ikonra kattintva megerősítendő kérdés jelenik meg. Igen-t válaszolva a mail Törölt állapotba kerül. A sztornírozott mail a találati listában akkor jelenik meg, ha a keresés képernyőn az Állapotot Töröltre állítjuk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 63/207.

64 6.4 Szkennelés, indexelés A CONTENTUM rendszerben a küldeményekhez és vagy ügyiratokhoz az érkeztetés és vagy iktatás elvégzését követően lehetőség van a küldeménynek és vagy az ügyiratnak a csoportosan, tömegesen elvégezhető csatolmányozására, elektronikus formában. A csatolmányozás a küldemény és vagy az ügyirathoz rendelt image-t (kép-et), esetleg magát a konkrét elektronikus iratot (doc, pdf, ppt), rendeli hozzá a nyilvántartásba vett anyaghoz. Ha a bejövő küldemény vagy irat csak papír formában létezik (tehát elektronikusan, fájl formátumban nem áll rendelkezésre, de ezt szeretnénk), akkor azok kizárólag szkennelés (digitalizálás) útján kerülhetnek be a számítógépes rendszerbe. Ez a fejezet segítséget nyújt az iratok csatolmányainak irat szkenneléssel történő elkészítéséhez szükséges teendők lépésenkénti leírásával. Folyamat: Küldemény érkeztetés és vagy iktatás Érkeztetett és vagy iktatott irat érkeztető számának vagy iktatószámának rávezetése az iratra vagy a küldeményre. Szkennelés indítása Twain 32 vagy Kofax driver kiválasztása Lokális szkenner hiánya esetén Fájl importálása Szkennelés a kiválasztott szkennerrel Indexelés program indítása Adatbevitel Adatok feladása a CONTENTUM -ba Csatolmány ellenőrzése Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 64/207.

65 Szkennelés indítása a CONTENTUM felületről A Küldeménykezelés vagy az Ügyiratkezelés menüpontból indítható az alkalmazás. A menüpont kiválasztása után a megjelent képernyő lapolvasás menüjéből ki kell választani a Twain 32 szkenner kiválasztása menü által felkínált szkennerek egyikét. Twain_32 driver kiválasztása Abban az esetben, ha egyetlen szkenner sincs telepítve a kliens oldali gépen, a csatolandó képeket (image) Fájl import funkcióval is beolvashatjuk a rendszerbe. Fájl import használata A Fájl import lehetővé teszi azoknak, a már korábban érkeztetett és esetleg központi helyen beszkennelt képeknek a rendszerbe történő beolvasását, amelyek a küldeményekhez és vagy az iratokhoz rendelendők, mint csatolmány. A fájl import használata a kiválasztott könyvtár után megjelenő kérdés megválaszolásával ér véget. A kijelölt könyvtárban található képek (image-ek) tartozhatnak egyetlen küldeményhez és vagy irathoz is. Ilyenkor az összes fájlt egyetlen kötegben kell beolvasni. A beolvasás utáni teendők megegyeznek a szkennelés elvégzése utáni teendőkkel (Indexelés fejezet). Szkennelés a kiválasztott szkennerrel A szkenner driver kiválasztása után indítjuk el a Twain32_lapolvasás menüpontot, melynek során a driver felületét használva elvégezzük a kívánt beállítást (fekete 1 bites stb.). A beolvasás történhet lapadagolóból, ilyenkor egy dokumentum több oldalas. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 65/207.

66 Lehetséges az üveglapról is elvégeztetni a digitalizálást, ezt síkágyas szkennelésnek nevezzük. Ebben a szkennelési formában is van lehetőség a több oldalas dokumentumok csatolására, ha a szkennelő alkalmazás feltett kérdésére van még szkennelendő oldal igennel válaszolunk. Indexelés indítása A szkennelés vagy a fájl import befejezése után, a folyamat megszakítható, nem kötelező az indexelő alkalmazás azonnali indítása. A szkennelő alkalmazásból is, és külön menüpontból is indítható az indexelő alkalmazás, amelynek segítségével elvégezzük az adatbevitelt és a feladást is. Az indexelés elindítása után megjelenik azoknak a beszkennelt iratoknak a listája, amelyek adatbevitelre várnak. Az adatbevitellel végezzük el a beszkennelt irat és az érkeztetett küldemény vagy iktatott irat összerendelhetőségének adatait. A programban kétféle nézettel dolgozunk. Az adatbevitelre mind a két nézetben van lehetőség. A feladás viszont csak a kép nézetben lehetséges. Adatok bevitele funkció Az iratok fül lenyitásakor jelenik meg az adatok bevitele funkció, amely nem más, mint adatrögzítés, pontosabban a listaképen kiválasztott sor (szkennelt kép) érkeztetési azonosítóval vagy iktatószámmal történő rögzítése. Formátuma kötelezően: Érkeztetési adatok megadásánál: Év (a megfelelő mezőbe), megkül. jelzés, space/space, érkeztető szám ( pl.: ERK / 325)egybe az érkeztetési azonosító mezőbe. Iktatási adatok megadásánál: Év (a megfelelő mezőbe), megkül.jelzés (megfelelő mezőbe), Főszám (megfelelő mezőbe), Alszám (megfelelő mezőbe 1 es), példány (megfelelő mezőbe 1 es). A feladás különben nem hajtódik végre, hibaüzenetet kapunk. Az adatbevitel elvégzése után, kitöltésre kerül az érkeztetési azonosító vagy az iktatószám. Bármelyiket használhatjuk azonosításra, a program a feladáskor Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 66/207.

67 mindkettővel azonos szinten képes a kívánt dokumentum csatolmányozására. Az elvégzett művelet után már csak az erecordba történő feladás teendője szükséges. Dokumentum feladása az erecordba A feladást kizárólag a már említett kép nézetben lehet elvégezni, elősegítve ezzel is a pontos feladást. A képnézetben jól látható a szkennelt képen lévő (érkeztetéskor rávezetett) érkeztetési azonosító vagy az iktatószám. Abban az esetben, ha a lista nézetben kívánjuk a feladást elvégezni, a program ezt azzal gátolja meg, hogy nem aktivizálható (szürke) a feladás funkció. A feladás csak létező érkeztetési azonosítóra vagy iktatószámra történhet, amelyet a program ellenőriz. Természetesen nincs megakadályozva a téves feladás akkor, ha létező, de nem a csatolmánynak megfelelő érkeztetési azonosítót vagy iktatószámot rögzítünk, de éppen ezt a tévedést kívánja megakadályozni az a rendelkezés (ügyviteli szabályozás), amely előírja, hogy az érkeztetett számmal megjelölt küldeményt vagy az iktatószámmal ellátott iratot szabad csak szkennelni. Csatolmány ellenőrzése A csatolmányozás helyességét a küldemények ablakban ellenőrizhetjük. A csatolmányozott dokumentum az erecordból is megtekinthető. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 67/207.

68 7 Iktatás Az erecord rendszerrel többszintű iratkezelés valósítható meg. Az érkeztetést egyrészt külön (Küldeménykezelés/Küldemény érkeztetés (iktatás nélkül)), másrészt az iktatással egyben (Iktatás/Bejövő irat iktatása) is lehet kezelni, mindig az Iratkezelési Szabályzat alapján kell eljárni. Az Iktatás főmenü alatt az alábbi lényegesebb almenük találhatók. I. Ügyiratok karbantartása, lekérdezése menüpont alatt másik három menüponthoz tartozó tevékenységek is elvégezhetők. Az önálló menüpont elősegíti azt, hogy egy képernyőről minden, az ügyiratkezeléssel kapcsolatos tevékenységet el lehessen végezni, jelentős időmegtakarítást elérve. Ezért, ha egymás után több tevékenységet is szeretnénk elvégezni, akkor célszerű ezt a menüpontot használni. Továbbá itt találhatók meg azok a funkciók is, amelyek a másik háromból nem elérhetők (pl. ügyiratok csatolása, szerelése). A lekérdezés paramétereinek beállítása a küldeménynél leírtaknak megfelelően történhet itt is. II. A Bejövő irat iktatása menüpontban elvégezhető a beérkezett ügyiratok iktatása, nyilvántartásba vétele. Az iktatás történhet: - főszámra, előzmény nélkül (érkeztetés és iktatás egyben történik), - alszámra előzményezéssel (érkeztetés és iktatás egyben történik) (Előzmény gomb használata), - főszámra, érkeztetett küldemény kiválasztásával (érkeztetés és iktatás külön történik) (Küldemény gomb használata), - alszámra, érkeztetett küldemény kiválasztásával (érkeztetés és iktatás külön történik) (Küldemény és Előzmény gomb együttes használata). Ezt a menüpontot akkor célszerű használni, ha az iktató szerepkörű felhasználó folyamatosan szeretné iktatni a beérkezett anyagokat. (l. még: Bejövő irat iktatása III. Belső keletkezésű irat iktatása menüpontban a kimenő, vagy házon belüli levelezést lehet nyilvántartani. Lényeges különbség a Bejövő irat iktatásához képest, hogy Belső keletkezésű ügyiratok esetében nem képződik érkeztetési azonosító. Az iktatás történhet: Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 68/207.

69 - főszámra, előzmény nélkül, - alszámra előzményezéssel. (l. még: Belső irat iktatása) IV. Iratok karbantartása menüpont lehetőséget kínál az alszámok (iratok) lekérdezésére és az irat találati listán megmutatja, hogy az egyes alszámokhoz hány iratpéldány kapcsolódik. V. Az Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése menüpont lehetőséget nyújt a példányok címzetthez való eljuttatásának rögzítésére (pl. postázás, példánytovábbítás). VI. Az Iktatás dokumentumtárból menüpontban a dokumentumtárban kijelölt anyagok iktatása történhet. A belső keletkezésű iratok iktatása képernyő jelenik meg, ahol a megfelelő adatok automatikusan betöltődnek. A továbbiakban pedig a belső keletkezésű iratoknál leírtak szerint kell eljárni. Csatolmányként a kijelölt dokumentum bekerül a rendszerbe. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 69/207.

70 7.1 Ügyiratok karbantartása, lekérdezése Az Ügyiratok karbantartása, lekérdezése almenü egy keresőképernyővel indul, melyen minden az ügyirat keresése szempontjából lényeges mező megtalálható. (részletes ismertetését l. Ügyirat keresés) A keresési feltételek beállítása és a Keresés gomb megnyomása után egy ún ügyirat gridet, egy találati képernyőt kapunk eredményül. A Mégsem gomb a funkció megszakítását és a képernyő elhagyását eredményezi. A keresés eredményeként kapott találati lista a beállított jogosultsági rendszernek megfelelően biztosítja, hogy az ügyiratkezeléssel kapcsolatos valamennyi iratnyilvántartási feladat egy képernyőről elvégezhető legyen. A felső eszközsoron található ikonokra kattintva indíthatók a funkciók. Ikon Elnevezés Működés Megtekintés A kijelölt ügyirat adatainak megtekintése (ügyirat részletes képernyő meghívása, a képernyő funkciói inaktívak) Keresés Újabb keresési szempontok megadása (Kereső képernyő meghívása) Bejövő irat Új bejövő irat érkeztetése és iktatása egy lépésben iktatása Belső keletkezésű Új belső keletkezésű irat iktatása iktatása Módosítás A kijelölt ügyirat adatainak módosítása (ügyirat részletes képernyő meghívása, a képernyőn a funkciók aktívak) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 70/207.

71 Sztornírozás A kijelölt ügyirat sztornózása ( Valóban sztornírozni szeretné az ügyiratot? üzenet) Aktuális találati PDF formátumban jeleníti meg a találati listát lista nyomtatása Találati lista XLS formátumban jeleníti meg a találati listát exportálása Rendezési szempontok, sorrend A találati lista elemeinek sorba-rendezése különböző szempontok szerint (érkeztetési azonosító, tárgy, küldő és belső címzett szerint), A-Z; Z-A: növekvő és csökkenő sorrend szerint Megjelenítendő oszlopok A találati lista oszlopainak testreszabása (a megjelenő képernyőn szűkíthető a megjelenítendő oszlopok száma, átalakítható a sorrendjük) Ügyirat szignálása Ügyirat következő felelősének kijelölésére szolgál, meghatározható a következő belső címzett és az új felelős. Több tétel kijelölése esetén is érvényes. Ügyirat továbbítása Ügyirat továbbítása a következő belső címzett meghatározására szolgál. - Több tétel kijelölése esetén is érvényes Skontró indítása A kijelölt ügyirat skontróba helyezésére szolgál Ügyirat szerelése Ügyirat csatolása Ügyirat lezárása Ügyiratok irattárba küldése A kijelölt ügyirathoz másik ügyirat szerelése. A kijelölt ügyirathoz másik irat-objektum csatolható. A kijelölt tétel lezárása az irattári tételszám definiálásával és az irattár kijelölésének lehetőségével. Több tétel kijelölése esetén is érvényes Lezárt ügyirat esetén központi vagy átmeneti irattár kijelölésére, ügyintézés alatti ügyirat esetén átmeneti irattár kijelölésére van lehetőség. Több tétel kijelölése esetén is érvényes Megtekintés A keresés funkcióval szűkített találati listából, amelynek megjelent mezői a látható oszlopok kiválasztása beállításától függ, válasszuk ki azt az ügyiratot, amelynek adatait részletesebben szeretnénk megnézni, majd nyomjuk meg a Megtekintés ikont. Megnyílik az ügyirat részletes képernyő, ahol az ügyirattal kapcsolatos összes, eddig felvitt adat látható, de nem módosítható, így az adatok szürkén jelennek meg. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 71/207.

72 Ügyirat keresés Az Ügyiratok keresése képernyő meghívásával a létező ügyiratok lekérdezése lehetséges, különféle keresési szempontok megadásával segíti a felhasználót, abban, hogy a nagytömegű adatot tartalmazó adatbázisban a lehető leggyorsabban rátaláljon az éppen keresendő információra (ügyiratra). A kereső képernyő az Ügyiratok karbantartása, lekérdezése almenüből vagy az ügyirat találati listáról a Keresés ikonra kattintással indítható. Alapértelmezésként a rendszer az Aktuális évet, és a saját szervezet élő ügyiratait ajánlja fel, amely azt jelenti, hogy tárgyév valamennyi, már iktatott ügyiratát kikeresi a rendszer, amelyet a mi szervezetünk részére iktattak (címzett=saját szervezet). Amennyiben többet is tudunk a keresendő ügyiratról, érdemes, sőt túl nagy találat esetén kötelező további szűkítő feltételt megadni. Ha egy konkrét érkeztetési azonosítót vagy iktatószámot (főszám-alszám) keresünk, akkor a tól mezőbe beírt számot a Másolás nyíllal átvihetjük a második ig mezőbe. Ha Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 72/207.

73 számtartományra keresünk, akkor a megfelelő értékeket írjuk a tól-ig mezőkbe (pl ). Lényeges szűrő feltétel az iktatókönyv, amely legördülő listából választható ki. Ha bekapcsoljuk a Saját jelölőnégyzetet, akkor a listában csak a saját szervezeti egységünk tulajdonában lévő iktatókönyvek jelennek meg. További, tetszőlegesen megadható szűkítő feltétel lehet az Iratkategória (Kódcsoport: Iratkategória), Állapot (Kódcsoport: Ügyirat állapot), Feljegyzés (Kódcsoport: Kezelési feljegyzések típusa), Sürgősség (Kódcsoport: Sürgősség) és a Minősítés (Kódcsoport: Minősítési jelölés), melyeknek értékei legördülő listából választhatók ki. A kódcsoport elnevezéshez tartozó kódtárakat a rendszeradminisztrátor igény szerint bővítheti. A Küldő neve és címe, a Belső címzett és az Eredeti címzett, az Ügyintéző, az Irat helye, a Felelős, a Szervezetnél már járt, a Tárgyszavak partner-, és címtörzsből, illetve értéklistából választható ki. Az ügyirat tárgyszavak szerinti keresésénél a tárgyszó listában mind a központi, mind a szervezeti tulajdonnal bíró tárgyszavak közül választhatunk. Ha a szervezet statisztika készítéshez, vagy egyéb okból kifolyólag meta-adatokat (rendező adatokat) is használ, akkor ezek értékére is lehet keresni. Az Adat típusa legördülő listából válasszuk ki a rendező adatcsoport nevét, az Adat értéke listából pedig a hozzá tartozó értéket. Minősített iratok esetén a minősítéssel kapcsolatos adatok a képernyő Minősítés gombjával meghívható új kereső képernyő segítségével kereshetők. A keresés tovább szűkíthető a képernyő alsó felében található jelölőnégyzetek segítségével is. A Saját szervezet jelölőnégyzet azokat az ügyiratokat eredményezi, melynek címzettje a mi szervezetünk. A Lezárt ügyirat jelölőnégyzet a már nem élőket keresi, ha pedig bekattintjuk a Szerelt ügyirat, vagy a Sztornó kapcsolókat, akkor ennek megfelelően a találati listában megjelennek a szerelt vagy a sztornó ügyiratok. A skontróban lévő ügyiratok csak akkor jelennek meg, ha a skontróban jelölő négyzetet bejelöljük. További szűrő feltétel még az Elintézettek kiválasztása. Szűkíthetjük a listánkat a határidő figyelembe vételével is. Alapértelmezettként a határidőn belüli és azon túli ügyiratok is keresendők. Megadhatunk bizonyos számú napot is, pl. a határidő lejárta előtt 3 nappal hány ügyiratunk van elintézetlenül. Fontos tudni, hogy a nem nyilvános iktatókönyvek ügyiratainak Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 73/207.

74 keresésekor csak akkor kaphatunk találati listát, ha a saját iktatókönyv jelölő négyzetet is használjuk. Ez azt jelenti, hogy a nem nyilvános iktatókönyvek ügyiratai csak az iktatókönyv kezelőinek jelennek meg a találati listában. Egy nem nyilvános iktatókönyv valamelyik ügyiratában felelősként olyan szervezeti egység szerepel, amely nem kezelője az iktatókönyvnek, az ügyirat kereséskor főszám szerint vagy felelős és egyéb szempont szerint keressük az ügyiratot (például főszám és tárgy). A rendszeradminisztrátori és a szuperfelhasználói szerepkörűek jogosultak minden ügyirat kezelésére. A megadott keresési feltétel eredménye a találati lista (grid). A képernyő jobb felső részén látható, hogy összesen hány darab találatunk van. Lásd még keresési feltételek mentése, betöltése pontban leírtakat Lásd még a látható oszlopok kiválasztása pontban leírtakat. Bejövő irat iktatása Főszámos új bejövő iktatás az Iktatás modul Bejövő irat iktatása almenüből és az ügyirat találati képernyőről indítható. Az iktatás az iratok nyilvántartásba vételének hivatalos folyamata az iktatás, ennek során az irat egy olyan azonosítót (iktatószámot) kap, amely nemcsak azonosítja az iratot, hanem bizonyos információt is hordoz. Az iktatószámok kiosztásáról kötelező érvényű joganyag rendelkezik, eszerint például az iktatószámok sorában nem lehet hézag, és a számozást minden évben újra kell kezdeni - ez az elektronikus és a hagyományos iktatórendszerekre egyaránt vonatkozik. A CONTENTUM működéséhez legalább egy elektronikus iktatókönyv kell. Az iktatókönyv szervezetekhez rendelhető, és hozzá iratok rendelhetők. Minden iktatókönyvnek van egy megkülönböztető jelzése, amely a benne iktatott iratok azonosítójának is része lesz. Az iktatókönyv egyik jellemzője az év, amikor a könyv érvényben van - tehát lehet bele iktatni. A CONTENTUM rendszeradminisztrátor egyik ismétlődő feladata az iktatókönyvek lezárása és újak létrehozása. Bejövő irat iktatását minden olyan szervezeti egység végzi, amelynek önálló iktatási feladata van a szervezet ügyviteli vagy ügyirat kezelési szabályzata Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 74/207.

75 alapján. A Bejövő irat érkeztetése - iktatása képernyőn rögzíthető az ügyirat minden, az irat-nyilvántartás szempontjából fontos adata. A beviteli mezők kitöltése a képernyőn kiírt adatmezők megnevezései alapján, értelemszerűen történhet (hasonlóan a Küldemény érkeztetéshez). A csillaggal megjelölt mezőket kötelező kitölteni. Az alapértelmezettként felkínált tartalom felülírható. Az Érkeztető könyv legördülő listából választható ki. A bejelentkezett felhasználó jogaitól függően jelennek meg az érkeztetőkönyvek, amelybe érkeztetést végezhet. A Küldő egyrészt felvihető szabad szövegesként (a beviteli mezőbe beírjuk a Küldő nevét), de ebben az esetben nem kerül a partnerállományba, másrészt kiválasztható a partnertörzsből is. Ez rendszerbeállítástól függő. Ha a partnertörzsben nem találjuk meg a kiválasztani kívánt Küldőt, akkor a Partner gyorsfelvitel gombra kattintva, és a képernyőt kitöltve a Küldőt rögzíthetjük az adatbázisba. A Küldő módosítás gombra kattintva a partnertörzsből kiválasztott és a beviteli mezőbe beíródott Küldő néhány adata módosítható (pl. a megnevezése, és az ország, amelyhez tartozik). Ezek a változtatások szintén beíródnak az adatbázisba, és a következő keresés alkalmával a már módosított beküldőt találjuk a partnertörzsben. A Küldő címei gombra kattintva egy külön ablak jelenik meg. Kereshetünk szótöredékre, vagy Entert ütve a képernyő alsó részében megjelenik a beküldőhöz felvitt összes cím. Ha a beküldőnek egyetlen címe sem lett rögzítve, akkor a képernyő üres marad. A Küldés mód szerinti címek gombra kattintva szintén külön megnyíló ablakban látható az adatbázisban tárolt összes, és a beállított küldés módnak megfelelő címek (vagy szótöredékre keresünk, vagy Entert ütünk, hogy az összes találat megjelenjen). Ha a Küldés módját megváltoztatjuk (pl. Postai simáról Faxra), akkor az ismét meghívott Küldés mód szerinti címek ablakban a Fax küldés mód szerinti címeket láthatjuk. Ennek a gombnak akkor van jelentősége, ha egy irodaházban (tehát egy címen) számos partner található. Ilyen esetben pl. a Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 75/207.

76 postai címet elegendő egyszer rögzíteni, a többi partnerhez pedig kiválasztjuk az adatbázisból a már rögzített címet. Ha a címtörzsben nem találjuk meg a kiválasztani kívánt címet, akkor a Cím felvitele (gyorsfelvitel) gombra rögzíthetjük az adatbázisba. kattintva, és a képernyőt kitöltve az új címet A Cím törlése ikonra kattintva a kiválasztott beküldő automatikusan megjelenő címét törölhetjük a Beküldő címe mezőből, és tetszés szerint más címet vihetünk fel, vagy kereshetünk a már meglévők között. Az Eredeti címzett mezőben a bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége jelenik meg. Ha más szervezeti egység a címzett, akkor a jogosultsági csoportokból kiválaszthatjuk a megfelelőt. Ha személy szerint a bejelentkezett felhasználó a címzett, akkor a fej ikont (Címzett én vagyok) lehet használni. Az ügyirat határidejét a Kézbesítési prioritás segítségével is meghatározhatjuk. A legördülő listából kiválasztott érték (pl. 15 nap) (kódszótár beállítás alapján) automatikusan hozzáadódik a beérkezés időpontjához. Ez nem kötelező érték, a határidő a Határidő mezőben közvetlenül, a dátum begépelésével is megadható vagy a mező melletti naptár ikon segítségével kiválasztható. Alszámra iktatáskor megadott Kézbesítési prioritás az ügyirat határidejét nem módosítja, de az alszám elvárt határideje a sürgősség szerinti lesz. A legördülő lista értékeit a rendszeradminisztrátor állítja be. (Kódcsoport: Sürgősség) A Hivatkozási szám saját vagy külső hivatkozási számként használható. Az iktatókönyv a legördülő listából választható ki. A listában csak a jogosultságnak megfelelő iktatókönyvek jelennek meg. Az irat tárgya kötelezően kitöltendő. A mező elhagyása után a beírt szöveg az ügyirat tárgyban is megjelenik, ezzel is segítve a rögzítés folyamatát. A felső sorban az Irat fül mellett egyéb fülek is találhatók: Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 76/207.

77 Ezeken a füleken további adatokat lehet rögzíteni. A jogosultság, történet, feladatok fül kezelése a küldemény érkeztetésnél leírtakkal megegyező). Bizonyos fülön a legördülő listákból lehet válogatni a megfelelő adatok között, majd a kiválasztott adatsort a Felviteli gombra kattintva vagy az Enter-rel fel kell juttatni a képernyő felső részébe. Ha ezt elmulasztjuk, a kiválasztott (de a felviteli gombbal vagy az Enter-rel nem érvényesített) adatot a rendszer nem menti. Bármely fülön állunk, a Rendben gomb megnyomása az ügyirat egészére vonatkozik, ezért érdemes megszokni, hogy a Rendben gomb megnyomása előtt mindig térjünk vissza az első, Irat (fő) fülre. Így könnyen elkerülhető, hogy egy fülön állva hirtelen kattintunk a Rendben gombra, pedig néhány dolgot még nem rögzítettünk a fő, Irat fülön. Mellékletek fülön az adathordozó jellege a legördülő listából kiválasztható, darabszáma tetszés szerint írható (Kódcsoport: Adathordozó típusa). Igény szerint megjegyzés is fűzhető hozzá (pl. sérülten érkezett). A Csatolmányok fülön az ügyirathoz elektronikus állományok, dokumentumok csatolhatók, amelyek értéklista gomb segítségével könyvtárból választhatók ki. Iktatáskor is érvényes, hogy egy időben több csatolmányt is felvihetünk (csoportos csatolmány felvitel) az irathoz. A Windows szabályai szerint kijelölt file-ok a csatolmány fül Állomány mezőbe bemásolásra kerülnek, megjegyzés hozzáfűzése kötelező. Az Enter billentyűvel illetve a Felvitel gombbal vigyük fel a képernyő felső részére. Az Érvényesség kezdete alapértelmezetten az aktuális nap. Csatolmányként bármilyen fájltípus megadható, amelyhez létezik azt megnyitni képes alkalmazás. A csatolmány méretének felső határa alapértelmezés szerint 4 MB, ez azonban rendszerparaméterként át is állítható. Az ügyirat mentése (Rendben gombbal való elfogadása) után a Csatolmány tulajdonosa (az ügyirat iktatószáma) automatikusan íródik. Amennyiben a rendszer TÜK-ös iratok nyilvántartására is be van paraméterezve, a Minősítés fülön rögzíthetők a minősített adatot tartalmazó iratok adatai. (L. még: Kiegészítés a Minősített iratkezeléshez TÜK Ha egy ügyiratnak nemcsak egy feladója van, minden további beküldő a További beküldők fülön rögzíthető. A Beküldő neve és címe mellett található gombsor azonosan kezelendő az Irat fülön lévőkkel. Ha rendszeres beküldő Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 77/207.

78 csoportról van szó, akkor Elosztólista gombról választhatunk egy, már régebben eltárolt partner és címcsoportot. Az Elosztólistával a sorok automatikusan beíródnak a beviteli képernyő soraiba (Felviteli gomb vagy enter használata nélkül). Tárgyszavak fülön az ügyirathoz Központi (ügyviteli/iratkezelési szabályzatban előírt) és a saját szervezeti egységhez tartozó Szervezeti tárgyszavak kapcsolhatók. A Tárgyszavak használata szabványosított szöveg alapján való keresést tesz lehetővé. Az ügyirat kezelési kimutatások, statisztikák elkészítését könnyítheti. Amennyiben a Központi tárgyszavak közül akarunk választani, a tárgyszavak listában csak és kizárólag azok a tárgyszavak jelennek meg, amelyeknek nincs szervezeti tulajdonosa. Vagyis, a tárgyszó felvitelekor nem választottunk szervezeti egység tulajdonost. Amennyiben a Szervezeti tárgyszavak közül akarunk választani, a tárgyszavak listában csak azok jelennek meg, amelyeknél a bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége szerepel tulajdonosként. A Központi vagy Szervezeti tárgyszó törzsre kattintva megjelenik a Tárgyszavak képernyő. Entert ütve az összes, felvitt tárgyszó megjelenik az ablakban. Lehetőségünk van a felső mezőben a tárgyszó elejére keresni. A választott tárgyszóra kétszer kattintunk, vagy egyszeri kattintás után a Rendben gombot megnyomjuk. Ne feledkezzünk meg a felviteli gomb használatáról. Iktatás során is van lehetőség új tárgyszó felvitelére az adatbázisba (Tárgyszavak felvitele ikon ). A művelet megegyezik az Adminisztráció/Tárgyszavak karbantartása, felvitel részben leírtakkal. A Kapják még fülön új címzettek rögzítésével, új iratpéldány(oka)t lehet létrehozni. Ha az iratot nemcsak tájékoztatás céljából küldjük, hanem választ is várunk rá, akkor a Válaszigény legördülő listából válasszuk ki a megfelelő értéket (Kódcsoport: Visszavárólag). Ekkor a Határidő mezőbe automatikusan beíródik az aktuális dátum, amely módosítható azzal, hogy az előtte lévő mezőbe (Napok száma) beírjuk azt a számot, ahány napot kívánunk adni a válaszadásra. A Címzett keresésekor a Windows-ban megszokott módon lehetőségünk van a partnertörzsben több találatot is kijelölni egyszerre (több tétel kijelölése: Shift+egérkattintás, egyes tételek kijelölése: Ctrl+egérkattintás.) Ezzel a módszerrel az iratpéldányok létrehozása gyorsan és egyszerűen végrehajtható. Ilyen esetben az opcionálisan választott Válaszigény és Napok száma minden címzettnél azonos Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 78/207.

79 lesz. Ha a fő (irat) fülön megadtunk kezelési feljegyzést, akkor az összes, Kapják még fülön keletkező iratpéldányhoz kapcsolódni fog. A kék színű, Küldemény keresése gomb használatával a külön lépésben érkeztetett küldeményt kereshetjük ki, és iktathatjuk. A gombra kattintva a küldemény kereső képernyő jelenik meg. Alapértelmezettként azokat az iktatandó küldeményeket keressük, amelyek még nincsenek iktatva. Megadhatunk további szűrő feltételeket is, és a Rendben gombot megnyomva kapunk egy találati listát. A listából kiválasztjuk az iktatni kívánt küldeményt, és a Kiválaszt gombra kattintunk. (Ha nem vagyunk biztosak benne, hogy a megfelelő küldeményt választottuk ki, akkor kattintsunk a Megtekintés ikonra, így megnézhetjük a küldemény részletes adatait. Ha a találati listában nem szerepel a keresett küldemény, akkor kattintsunk a Keresés ikonra, és adjunk meg más, vagy további szűrési feltételeket.) A kiválasztás után visszajutunk a Bejövő irat iktatása képernyőre. A kiválasztott küldemény érkeztető száma a Küldemény gomb mellett látható kékkel írva. A küldemény további adatai betöltődnek a megfelelő mezőkbe. Ezek az adatok szürkén jelennek meg, tehát ezen a képernyőn nem módosíthatók (kivéve a Hivatkozási szám mező). Ha mégis változtatni kívánunk valamelyik adaton, akkor kattintsunk a Küldemény keresés gomb mellett található Kiválasztott küldemény módosítása ikonra. Ezzel megnyílik a kiválasztott küldemény képernyője, ahol felülírhatjuk a kívánt adattartalmat. A Rendben gombra kattintva a módosítás megtörténik. Ezzel a lépéssel biztosítjuk, hogy a küldemény módosításához nem szükséges kilépni az iktatás funkcióból. A Bejövő irat iktatása képernyő további mezői a fent ismertetettek szerint kitölthetők. Ha mégsem a kiválasztott küldeményt akarjuk iktatni, ismét kattintsunk a kék Küldemény keresés gombra, és válasszunk ki egy másik küldeményt. Az új küldemény adatai beíródnak a megfelelő mezőkbe. A kék Előzmény gomb használatával alszámos vagy előzményes iktatást kezdeményezhetünk. Rendszerparaméterként beállítható hogy évváltás esetén az előzmény gomb használatánál a rendszer az új iratot alszámra vagy szereléssel új főszámra iktassa. Egy, már iktatott ügyiratot kell kikeresni, és annak következő Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 79/207.

80 alszámára vagy egy új főszámra hajtjuk végre az iktatást. Kattintsunk az Előzmény gombra. A megjelenő Ügyirat keresés képernyőn adjuk meg a szükséges szűrő feltételeket. A Rendben gombot megnyomva kapunk egy találati listát. A listából kiválasztjuk azt az ügyiratot, amelyhez iktatni kívánunk, és a Rendben gombra kattintunk. (Ha nem vagyunk biztosak benne, hogy a megfelelő ügyiratot választottuk ki, akkor kattintsunk a Megtekintés ikonra, így megnézhetjük az ügyirat részletes adatait. Ha a találati listában nem szerepel a keresett ügyirat, akkor kattintsunk a Keresés ikonra, és adjunk meg más, vagy további szűrési feltételeket.) Ezzel a művelettel visszajutunk a Bejövő irat iktatása képernyőre. Alszámos iktatás esetén (azonos évben és évváltásnál gazdasági társaságoknál) Az iktatókönyv legördülő lista elszürkül, mert az új ügyirat automatikusan az előzmény ügyirat iktatókönyvébe kerül, a választás tehát szükségtelen. Az iktatókönyv mező mellett látható kékkel írva a kiválasztott ügyirat száma. A Bejövő irat iktatása képernyő további mezői a fent ismertetettek szerint kitölthetők. Ha mégsem a kiválasztott ügyirat alszámára szeretnénk iktatni, kattintsunk ismét a kék Előzmény gombra, és válasszunk ki egy másik ügyiratot. Az új ügyirat adatai beíródnak a megfelelő mezőkbe. Ha előzményként lezárt ügyiratot választunk, az alszámra iktatáskor automatikusan szerelés hajtódik végre. A Rendben gomb megnyomása után megkapjuk az Iktatószám visszajelzés képernyőt, melyen látható az érkeztető szám, és az iktatószám, mely a soron következő alszámot kapta. Ha egy központilag érkeztetett küldeményt szeretnénk egy meglévő ügyirat alszámára iktatni, akkor egyszerre használhatjuk a Küldemény és Előzmény gombokat. A Küldemény gombra kattintva válasszuk ki az érkeztetett küldeményt, az Előzmény gombbal pedig kikereshetjük azt az ügyiratot, amelynek következő alszámára akarunk iktatni. Így elkerüljük az újabb érkeztetőszám kiosztását. Egy rendszerparaméter beállításától függ, hogy az iktatandó irat tárgya a küldeményből, az ügyiratból vagy mindkettőből öröklődjön, mely tárgy ezután bármikor módosítható. (A rendszerparaméterek módosítását a CONTENTUM alkalmazásgazda vagy rendszergazda tudja elvégezni.) Előzményes iktatás esetén (évváltásnál közfeladatot ellátó szerveknél) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 80/207.

81 Ha megfelelően rögzítettük az ügyirat összes adatát, a Rendben gombra kattintva, külön képernyőn megtörténik az iktatószám visszaigazolása. Az Iktatószám visszajelzés képernyőn látható az érkeztető szám (egyszerű főszámos iktatás esetében) és az iktatószám. Ezen a képernyőn a következő gombok használhatók: Új iktatás gomb: hatása megegyezik a menüből is indítható funkcióval, (Bejövő irat iktatása), vagy a találati lista hasonló nevű ikonjára kattintva. Módosítás gomb: segítségével a legutóbb iktatott ügyirat módosítható, hatása megegyezik az ügyirat találati listáról indított Módosítás funkcióval. Borító nyomtatása A4: A4-es méretű előadói ívet készít, mely kinyomtatható. Borító nyomtatása A3: A3-as méretű előadói ívet készít, mely kinyomtatható. Ügyirat lezárása gomb: az ügyirat lezárás funkció indítását eredményezi. Megjelenik a Lezárás képernyő és elvégezhető az ügyirat lezárása. Bezár gomb: lezárja az iktatást, és visszavisz a kiinduló képernyőre (főmenühöz, vagy a találati listára). Az iktatás következményei: Kézbesítési tétel keletkezik. (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Az iktatott ügyirat lekérdezhető az iktatókönyvből. (Listák, lekérdezések/iktatókönyv) Az érkeztetett küldeményhez bejegyződik a belőle létrejött ügyirat iktatószáma. (Listák, lekérdezések / Érkeztetőkönyv. Küldeménykezelés / Küldemények karbantartása, lekérdezése) Az iktatott ügyirat lekérdezhető az ügyiratok közül. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése) Az iktatás eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 81/207.

82 Belső irat iktatása Saját kezdeményezésű ügyek esetében belső keletkezésű irat iktatását kell végrehajtani. Alapvető eltérés a Bejövő irat iktatásával szemben, hogy nincs érkeztetés kapcsolata (nincs érkeztető szám), így beküldője sem keletkezik. A Belső irat iktatása képernyőn rögzíthető az ügyirat minden, az irat-nyilvántartás szempontjából fontos adata. A beviteli mezők kitöltése a képernyőn kiírt adatmező megnevezések alapján, értelemszerűen történhet. A csillaggal megjelölt mezőket kötelező kitölteni. Az alapértelmezettként felkínált tartalom felülírható. Alapértelmezésként felkínálja a rendszer a bejelentkezett felhasználó iktatókönyvét. Ha a felhasználónak több iktatókönyv kezeléséhez is van jogosultsága, akkor a legördülő listából ki kell választani a megfelelőt. Az irat tárgyának kitöltése kötelező. A mező elhagyása után a beírt szöveg átkerül az ügyirat tárgya mezőbe, ezzel is gyorsítva az iktatás műveletét. A Kiadmányozót a dokumentum aláíróját - jogosultsági csoportokból választhatjuk ki. A kiadmányozás szükségességét a Kell kiadmányozni jelölő négyzet bejelölésével tehetjük meg. Ügyirat tárgy mező tartalma az irat tárgyából átmásolódik, de természetesen ez átírható vagy kiegészíthető. Az ügytípus legördülő menüből választható ki. A Felelős mezőben alapértelmezettként a bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége jelenik meg. Ha más szervezeti egység a felelős, akkor a jogosultsági csoportokból kiválaszthatjuk a megfelelőt. Az ügyintéző kiválasztására is van lehetőség. A Címzett neve jogosultsági csoportokból választható ki vagy szövegesen beírható, ha külső partner az irat címzettje. A Címzett címei gombra kattintva külön ablakban megjelenik a címzetthez tartozó összes cím. A beviteli mezőben kereshetünk szótöredékre, vagy Entert ütve a képernyő alsó részében megjelenik a már felvitt összes cím. Ha a címzettnek egyetlen címe sem lett rögzítve, akkor a képernyő üres marad. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 82/207.

83 A Küldés mód szerinti címek gombra kattintva szintén külön megnyíló ablakban látható az adatbázisban tárolt összes, és a beállított küldés módnak megfelelő címek (vagy szótöredékre keresünk, vagy Entert ütünk, hogy az összes találat megjelenjen). Ha a Küldés módját megváltoztatjuk (pl. Postai simáról Fax-ra), akkor az ismét meghívott Küldés mód szerinti címek ablakban a Fax küldés mód szerinti címeket láthatjuk, és ezekből választhatunk (Kódcsoport: Küldemény küldés módja). Ha a címtörzsben nem találjuk meg a kiválasztani kívánt címet, akkor a Cím felvitele (gyorsfelvitel) gombra kattintva, és a képernyőt kitöltve az új címet rögzíthetjük az adatbázisban. Az Elvárás mezőben megadható, hogy várunk-e választ az ügyiratra. Ha igen, akkor az Elvárás legördülő listából kiválasztjuk a megfelelő értéket, (Kódcsoport: Visszavárólag) és az Elvárt határidő mezőben megadjuk a válaszadási kötelezettség igényelt határidejét. A Készítő példánya szükséges jelölőnégyzet bekattintásával a rendszer automatikusan létrehoz az ügyiratból még egy példányt, amelynek címzettje a bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége. Az Ügyirat példány szükséges jelölőnégyzet bekattintásával a rendszer automatikusan hozza létre a példányt, amelynek címzettje az ügyirat felelőse. A felső sorban az Irat fül mellett egyéb fülek is találhatók. Ezeken a füleken további adatokat lehet rögzíteni. A legördülő listákból lehet válogatni a megfelelő adatok között, majd a kiválasztott adatsort a Felviteli gombra kattintva vagy az Enter-rel fel kell juttatni a képernyő felső részébe. Ha ezt elmulasztjuk, a kiválasztott (de a felviteli gombbal vagy enter-rel nem érvényesített) adat nem lesz elmentve. Bármely fülön állunk, a Rendben gomb megnyomása az ügyirat egészére vonatkozik, ezért érdemes megszokni, hogy a Rendben gomb megnyomása előtt mindig térjünk vissza az első, Irat fülre. Így könnyen elkerülhető, hogy egy fülön állva hirtelen kattintunk a Rendben gombra, pedig néhány dolgot még nem rögzítettünk a fő, Irat fülön. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 83/207.

84 További fülek: Mellékletek fülön az adathordozó jellege a legördülő listából kiválasztható, darabszáma tetszés szerint írható (Kódcsoport: Adathordozó típusa). Igény szerint megjegyzés is fűzhető hozzá. A Csatolmányok fülön az ügyirathoz elektronikus állományok csatolhatók, amelyek értéklista gomb segítségével könyvtárból választhatók ki. Iktatáskor is érvényes, hogy egy időben több csatolmányt is felvihetünk (csoportos csatolmány felvitel) az irathoz. A windows szabályai szerint kijelölt file-ok a csatolmány fül Állomány mezőbe bemásolásra kerülnek, megjegyzés hozzáfűzése kötelező. Az Enter billentyűvel illetve a felvitel gombbal vigyük fel a listára. Az Érvényesség kezdete alapértelmezetten az aktuális nap. Csatolmányként bármilyen fájltípus megadható, amelyhez létezik azt megnyitni képes alkalmazás. A csatolmány méretének felső határa alapértelmezés szerint 4 MB, ez azonban rendszerparaméterként át is állítható. Az ügyirat mentése (Rendben gombbal való elfogadása) után a Csatolmány tulajdonosa (az ügyirat iktatószáma) automatikusan íródik. Tárgyszavak fülön az ügyirathoz Központi (ügyviteli/iratkezelési szabályzatban előírt) és a saját szervezeti egységhez tartozó Szervezeti tárgyszavak kapcsolhatók. A Tárgyszavak használata szabványosított szöveg alapján való keresést tesz lehetővé. Az ügyirat kezelési kimutatások, statisztikák elkészítését könnyítheti. Amennyiben a Központi tárgyszavak közül akarunk választani, a tárgyszavak listában csak és kizárólag azok a tárgyszavak jelennek meg, amelyeknek nincs szervezeti tulajdonosa. Vagyis, a tárgyszó felvitelekor nem választottunk szervezeti egység tulajdonost. Amennyiben a Szervezeti tárgyszavak közül akarunk választani, a tárgyszavak listában csak azok jelennek meg, amelyeknél a bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége szerepel tulajdonosként. A Központi vagy Szervezeti tárgyszó törzsre kattintva megjelenik a Tárgyszavak képernyő. Entert ütve az összes, felvitt tárgyszó megjelenik az ablakban. Lehetőségünk van a felső mezőben a tárgyszó elejére keresni. A választott tárgyszóra kétszer kattintunk, vagy egyszeri kattintás után a Rendben gombot megnyomjuk. Ne feledkezzünk Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 84/207.

85 meg a felviteli gomb használatáról. Iktatás során is van lehetőség új tárgyszó felvitelére az adatbázisba (Tárgyszavak felvitele ikon). A művelet megegyezik az Adminisztráció/Tárgyszavak karbantartása, felvitel részben leírtakkal. A Kapják még fülön új címzettek rögzítésével, új iratpéldány(oka)t lehet létrehozni. Ha az iratot nemcsak tájékoztatás céljából küldjük, hanem választ is várunk rá, akkor a Válaszigény legördülő listából válasszuk ki a megfelelő értéket (Kódcsoport: Visszavárólag). Ekkor a Határidő mezőbe automatikusan beíródik az aktuális dátum, amely módosítható azzal, hogy az előtte lévő mezőbe (Napok száma) beírjuk azt a számot, ahány napot kívánunk adni a válaszadásra. A Címzett keresésekor a Windows-ban megszokott módon lehetőségünk van a partnertörzsben több találatot is kijelölni egyszerre (több tétel kijelölése: Shift+egérkattintás, egyes tételek kijelölése: Ctrl+egérkattintás.) Ezzel a módszerrel az iratpéldányok létrehozása gyorsan és egyszerűen végrehajtható. Ilyen esetben az opcionálisan választott Válaszigény és Napok száma minden címzettnél azonos lesz. Ha a fő (irat) fülön megadtunk kezelési feljegyzést, akkor az az összes, Kapják még fülön keletkező iratpéldányhoz kapcsolódni fog. Aláírók fülön rögzíthető a kimenő irat aláírójának, kiadmányozójának neve. Megfelelő rendszerparaméter beállítással lehet a Kategória adatok fület megjeleníteni, ahol a csatolt dokumentum jellemzői rögzíthetők. A kék Előzmény gomb használatával alszámos iktatást kezdeményezhetünk. Egy, már iktatott ügyiratot kell kikeresni, és annak következő alszámára hajtjuk végre az iktatást. Kattintsunk az Előzmény gombra. A megjelenő Ügyirat keresés képernyőn adjuk meg a szükséges szűrő feltételeket. A Rendben gombot megnyomva kapunk egy találati listát. A listából kiválasztjuk azt az ügyiratot, amelynek alszámára iktatni kívánunk, és a Kiválaszt gombra kattintunk. (Ha nem vagyunk biztosak benne, hogy a megfelelő ügyiratot választottuk ki, akkor kattintsunk a Megtekintés ikonra, így megnézhetjük az ügyirat részletes adatait. Ha a találati listában nem szerepel a keresett ügyirat, akkor kattintsunk a Keresés ikonra, és adjunk meg más, vagy további szűrési feltételeket.) Kiválasztás után visszajutunk a Belső keletkezésű irat iktatása képernyőre. Az iktatókönyv legördülő lista elszürkül, mert az új ügyirat automatikusan az előzmény ügyirat iktatókönyvébe kerül, a választás tehát szükségtelen. Az ügyirat Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 85/207.

86 mezőben látható a kiválasztott ügyirat száma. A Belső keletkezésű irat iktatása képernyő további mezői a fent ismertetettek szerint kitölthetők. Ha mégsem a kiválasztott ügyirat alszámára szeretnénk iktatni, kattintsunk ismét a kék Előzmény gombra, és válasszunk ki egy másik ügyiratot. Az új ügyirat adatai beíródnak a megfelelő mezőkbe. Ha előzményként lezárt ügyiratot választunk, az alszámra iktatáskor automatikusan szerelés hajtódik végre. A Rendben gomb megnyomása után megkapjuk az Iktatószám visszajelzés képernyőt, melyen látható az iktatószám, mely a soron következő alszámot kapta. Ha megfelelően rögzítettük az ügyirat összes adatát, a Rendben gombra kattintva, külön képernyőn megtörténik az iktatószám visszaigazolása. Mivel az ügyirat belső, tehát nem küldeményből készült, ezért érkeztető számot nem kap. Az iktatószám visszajelző képernyőn a következő gombok használhatók: Új iktatás gomb: hatása megegyezik a menüből is indítható funkcióval, (Belső keletkezésű (kimenő és belső) irat iktatása), vagy a találati lista Belső irat iktatása nevű ikonjára kattintva. Módosítás gomb: segítségével a legutóbb iktatott ügyirat módosítható, hatása megegyezik az ügyirat találati listáról indított Módosítás funkcióval. Borító nyomtatása A4: A4-es méretű előadói ívet készít, mely kinyomtatható. Borító nyomtatása A3: A3-as méretű előadói ívet készít, mely kinyomtatható. Ügyirat lezárása gomb: az ügyirat lezárás funkció indítását eredményezi. Megjelenik a Lezárás képernyő és elvégezhető az ügyirat lezárása. Bezár gomb: lezárja az iktatást, és visszavisz a kiinduló képernyőre (főmenühöz, vagy a találati listára). Az iktatás következményei: Kézbesítési tétel keletkezik. (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Az iktatott ügyirat lekérdezhető az iktatókönyvből. (Listák, lekérdezések/iktatókönyv) Az iktatott ügyirat lekérdezhető az ügyiratok közül. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése) Az iktatás eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 86/207.

87 Módosítás Iktatás után lehetőségünk van az ügyirat számos adatát felülírni vagy kitörölni. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelynek valamelyik adatát meg akarjuk változtatni, majd kattintsunk a Módosítás ikonra. Megjelenik az ügyirat részletes képernyő, amelyen a szürke hátterű mezők adatai nem módosíthatók, a többi igen. A képernyő jobb felső részében található gombok megegyeznek a találati lista eszközsorán szereplő ikonokkal, a Ezek a funkciók tehát két helyről is indíthatók, a találati listából, vagy az ügyirat részletes képernyőről. Eltérés a találati listán lévő funkcióktól, hogy a Bejövő irat iktatása (Alszámra iktatás bejövő) és a Belső keletkezésű irat (Alszámra iktatás kimenő, belső) iktatása során a módosításban megnyitott ügyirat alszámára iktatunk automatikusan. (Előzményezés). A fő, ügyirat fülön a borítón kívül lehetőségünk van további listákat is nyomtatni. A Kísérő indításával a teljes ügyiratra jellemző adatok nyomtathatók ki egy listában (küldemények, alszámok, példányok). Tartalmazza a feljegyzéseket, mellékleteket, csatolmányokat és a történetet is. Az ügyirat módosítás funkción belül a fülek információi is kívánság szerint változtathatók. Ha valamely fülön felvitt adatot ki akarjuk törölni (pl. egy mellékletet), akkor jelöljük ki a megszüntetendő sort, majd a Delete billentyű megnyomásával kezdeményezzük a törlést. A megerősítendő kérdésre adjunk Igen választ, ezzel a törlés végrehajtódik. Amennyiben új adatot kívánunk felvenni, a Felvitel gomb használatával tehetjük ezt meg. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 87/207.

88 További fülek: Ügy Mellékletek Csatolmányok Tárgyszavak Feljegyzések Kapcsolódó irat Jogosultak Történet Feladatok Az ügyirat adatainak megjelenítése, rögzítése, az ügyirat struktúra megjelenítése Az ügyirathoz kötődő érkezett mellékletek megjelenítése, rögzítése Kapcsolódó elektronikus fájlok megjelenítése, rögzítése Központi és szervezeti tárgyszavak rögzítése Kezelési feljegyzések és más jegyzetek megjelenítése, rögzítése Csatolt objektumok megjelenítése A Jogosultak fülön megtekinthetők a jogosultságok vagy kézi jogosultság megadására van lehetőség. Az ügyirattal kapcsolatos összes, kézi és gépi esemény megtekinthető. Az ügyirathoz tartozó határidős feladatok megtekintése, rögzítése A módosítás következményei: A megváltoztatott vagy felülírt adat kikereshető és megtekinthető. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő) Az ügyirat részletes képernyő A képernyő alsó részében látható az ügyirat szerkezet fa. Részei: Sárga mappa jelöli a teljes ügyiratot. Ha kétszer kattintunk rá becsukódik, illetve kinyílik. Alapértelmezettként nyitott állapotú, tehát a részei láthatóak. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 88/207.

89 A következő mappa az ügyiratdarab. Az első ügyiratdarab automatikusan létrejön a főszámra történő iktatáskor. Elsősorban a szakalkalmazások részére az egyes eljárási fázisok elhatárolására szolgál. Boríték jelöli a küldeményt. Mellette fel van tüntetve a küldemény érkeztetési azonosítója, tárgya, állapota, és a belőle iktatott ügyirat főszáma. Jegyzetlap jelöli az iratot (ez az 1. alszám 1. példánya), és a további alszámokat és példányokat is. Mellette fel van tüntetve az iktatószám, az ügyirat állapota, az iratpéldány iránya, és a címzett neve. A szerelt ügyirat új ügyiratdarabként jelenik meg, de kapcsos zárójelben a Szerelve szöveg utal az elvégzett műveletre. A plusz jelre kattintva a szerelt ügyirat megnyílik és láthatóvá válnak a részei. A szerelt ügyirat sorára klikkelve külön ügyirat részletes képernyőben megnyílik a szerelt ügyirat. Az első iratpéldányt kijelölve az egér bal gombjával megjeleníthetjük az irat részletes képernyőjét megtekintésre (kétszer kattintva), az egér jobb gombjára a tárgy egy külön ablakban megjelenik, ezt az ablakot be kell zárni. A további iratpéldányokra bal gombbal kétszer rákattintva a példány részletes képernyő nyílik meg. A példány tárgya jobb gombbal megjeleníthető. Ha egy iratpéldányra választ készítünk a Válasz gomb segítségével (tehát alszámra iktatunk), akkor az eredeti példány iktatószáma mellé bejegyződik a válasz irat iktatószáma. A rendszer iktatószám képzése: Iktatókönyv megkülönböztető jelzés/főszám-alszám /Évszám (Példány száma). Pl.: IRM/TESZT/88-1 /2008 (2). Tehát az IRM/TESZT iktatókönyvben az 88-as főszám első alszáma és második példánya, a 2008-es évben. Ha az ügyiratra vonatkozó adatokat akarjuk megtekinteni, akkor az ügyirat szerkezet fában az ügyirat mappát jelöljük ki. Az ügyirat struktúra alatt látható gombok az ügyiratban található küldeményekre, iratokra, iratpéldányokra indítható funkciókat mutatják. A kijelölt objektum típusától függően aktívak vagy inaktívak. Ikon Elnevezés Működés Megtekintés A kijelölt sor adatainak megtekintése (részletes képernyő Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 89/207.

90 meghívása, a képernyő funkciói inaktívak) Módosítás A kijelölt sor adatainak megtekintése (részletes képernyő meghívása, a képernyő funkciói inaktívak) Létrehozás Iratpéldány létrehozása, a létrehozott példány adatai mindenben megegyeznek az eredeti példány adataival. Sztornó Iratpéldány sztornózása, a példány állapota sztornózott lesz. Válasz Felszabadítás Postázás Postázóba Futárjegyzékre Borító A4 Bejövő iratpéldányra válasz irat iktatása Küldemény felszabadítása azt eredményezi, hogy az alszámhoz kapcsolódó küldeményt sztornírozza, majd felszabadított küldeményként ismét beiktathatóvá válik. A kimenő iratpéldányok postázását hajthatjuk végre, a gombra kattintva postázva állapotú lesz. A kimenő iratpéldányt továbbíthatjuk a postázóba. A kijelölt iratpéldányt futárjegyzékre helyezhetjük. Iratpéldányhoz iratpéldány borító nyomtatása pdf formátumban. Küldemény felszabadítás Küldemény felszabadítás kizárólag a módosításra megnyitott ügyirat képernyőről kezdeményezhető. Egy küldemény sort kijelölve bizonyos feltételek mellett lehetőségünk van a küldemény felszabadítására. Ezt a Küldemény felszabadítása funkció gombbal kezdeményezhetjük. Amennyiben a küldemény iktatásakor keletkezett példányok nem postázottak, nem kiküldöttek, vagy a küldemény beküldőjének még nem iktattunk választ, a küldemény felszabadítása lehetséges. A felszabadított küldemény újra iktatható. Amennyiben a küldemény felszabadítása nem lehetséges, arra a program figyelmeztető üzenetet ad. A felszabadítás következményei: A felszabadított küldemény újra iktathatóvá válik. A küldemény iktatásakor keletkezett példányok állapota Sztornírozva állapotú lesz. Amennyiben az összes példány az ügyiratban sztornírozott állapotúvá válik, az ügyirat is sztornírozott lesz. Erre a rendszer figyelmeztet. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 90/207.

91 Sztornírozás A teljes ügyirat sztornírozására addig nyílik lehetőség, amíg az ügyiratnak csak egyetlen alszáma létezik és ez az egyetlen iratpéldány még nem lett kiküldve, vagy egyéb módon postázva, továbbá, ha az ügyirat még nincs lezárva. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki a sztornírozni kívánt ügyiratot. A Sztornírozás ikonra kattintva megerősítendő kérdés jelenik meg. Igen-t válaszolva az ügyirat sztornó állapotba kerül. A sztornírozás vissza nem vonható. A sztornírozott ügyirat a találati listában akkor jelenik meg, ha a keresés képernyőn a Sztornózottak jelölőnégyzetet bekapcsoljuk. A sztornírozás következményei: Az ügyirat állapota Sztornó lesz. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése) A sztornírozás eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Szignálás A felelős vezető hatáskörébe tartozik, hogy az ügyiratokat ügyintézőkre szignálja. Itt jegyezzük meg, hogy nem minden esetben azonos az ügyintéző a felelőssel. Ezért a rendszerben van lehetőség szignálás nélkül is az ügyintéző kijelölésére. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki a szignálandó ügyiratot. Kattintsunk az Ügyiratok szignálása ikonra. A szignálás művelettel a kijelölt ügyintéző lesz az ügyirat belső címzettje, a felelős külön definiálható. Az ügyirat állapota Szignálva lesz. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 91/207.

92 A megnyíló képernyőn feketével megjelenő adatok módosíthatók, a szürkék nem. A szignálás következményei: Kézbesítési tétel keletkezik. (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Ha választottunk Kezelési feljegyzést, akkor a feljegyzés létrejön és megtekinthető. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) A szignálás eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 92/207.

93 Átvétel A felhasználó nevére címzett vagy rászignált ügyiratok átvételének nyilvántartását biztosítani kell. Az ügyintéző az átvételt követően az iratokkal való rendelkezés jogát és minden ezzel együtt járó feladatát is átveszi, tehát ő lesz az ügyirat felelőse. Ügyirat átvételt nemcsak saját részre lehet végrehajtani, hanem a szerepköri jogosultságoknak megfelelően másnak is, (pl. olyan szervezeti egységeknél, ahol az iratkezelő végzi az ügyintézők helyett az iratkezelést, az iratkezelő átveheti az ügyintéző nevében az ügyiratot). A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki az átvenni kívánt ügyiratot. Kattintsunk az Ügyiratok átvétele ikonra. A megnyíló képernyőn feketével megjelenő adatok módosíthatók, a szürkék nem. Az Ügyintéző alapértelmezettként a bejelentkezett felhasználó, de igény esetén jogosultsági csoportokból más felhasználó is kiválasztható. Az Átvétel dátuma alapértelmezetten az aktuális nap. Szükség szerint megjegyzés is fűzhető a művelethez. A Rendben gomb megnyomása után az ügyirat állapota Ügyintézés alatt-ra változik. Az átvétel következményei: Abban az esetben, ha az ügyirathoz megjegyzést fűztünk, Kezelési feljegyzés készül. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 93/207.

94 Az átvétel eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Továbbítás Ha az ügyirat aktuális felelős ügyintézőjének a munkája során tovább kell küldeni az ügyiratot más személyhez, szervezeti egységhez (pl. kiadmányozásra), akkor ezt megteheti a továbbítás funkció használatával. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelyet másik belső címzettnek akarunk továbbítani. Kattintsunk a Továbbítás ikonra. A megnyíló képernyőn feketével megjelenő adatok módosíthatók, a szürkék nem. A Belső címzett mezőbe kerül az a személy, szervezet, akit felelősnek nevezünk ki, a Belső címzett a jogosultsági csoportokból választható ki. A Szignáló alapértelmezettként a bejelentkezett felhasználó, de igény esetén a jogosultsági csoportokból más felhasználó is kiválasztható. Szükség szerint kezelési feljegyzés is írható a művelethez (Kódcsoport: Kezelési feljegyzések típusa). Az ügyirat állapota nem változik, Ügyintézés alatt marad. A továbbítás következményei: Kézbesítési tétel keletkezik. (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 94/207.

95 Ha választottunk Kezelési feljegyzést, akkor a feljegyzés létrejön és megtekinthető. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) A továbbítás eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Skontró kezelés Ha az ügyirat elintézéséhez olyan munkafolyamatot is végre kell hajtani, amely a felelős ügyintéző szervezete hatáskörén kívül esik, akkor az ügyirat ügymenetét fel kell függeszteni skontróba kell helyezni mindaddig, amíg a szükséges munkafolyamatokat végre nem hajtják (pl. várakozás más szervezet ügyintézésére, szakértői vélemény bekérése stb.). A skontró kezelés módosítja (felfüggeszti) a szervezet kötelező ügyintézési határidejét. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelyet skontróba akarunk helyezni. Nyomjuk meg a Skontró kezelés ikont. A megnyíló képernyőn skontróba helyezéskor csak a sötétkék vonal feletti rész írható, skontróból visszavételkor pedig a vonal alatti részt kell kitölteni. Az Ügyintéző alapértelmezettként a bejelentkezett felhasználó, de igény esetén jogosultsági csoportokból más felhasználó is kiválasztható. A rendszer a Skontró kezdetének felajánlja az aktuális napot. A Határidő és a Skontró oka igény szerint beírható a Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 95/207.

96 beviteli mezőbe. Rendben gombra kattintva az ügyirat állapota Skontróban lesz. A skontróból való visszavételhez szintén a Skontró kezelés ikont kell használni. Rákattintva megkapjuk az ügyirat részletes képernyőt. Láthatjuk a skontróba tétel során beírt adatokat a sötétkék vonal felett. Ezek az adatok szürkén jelennek meg, tehát nem módosíthatók. Visszavételnél a sötétkék vonal alatti részt töltsük ki. Az Ügyintéző alapértelmezettként most is a bejelentkezett felhasználó, de igény esetén jogosultsági csoportokból más felhasználó is kiválasztható. A rendszer a Skontró végének felajánlja az aktuális napot. Igény szerint megjegyzés fűzhető az ügyirathoz. Rendben gombra kattintva az ügyirat állapota Ügyintézés alatt lesz. Az ügyirat skontróban tartózkodásának idejével az elintézési határidő automatikusan módosul (kitolódik). A skontró kezelés következményei: Ha kitöltöttük a Skontró oka és a Megjegyzés mezőket, akkor Kezelési feljegyzés jön létre. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) A Skontróba tétel és visszavétel eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Szerelés Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 96/207.

97 Ha egy lezárt ügyet újra kell éleszteni, mert ismét aktuális lesz, akkor a lezárt ügyiratot élő ügyiratba lehet áthelyezni. Ezzel a lezárt ügyirat eredeti helyén megszűnik létezni, és a teljes ügyirat (akta) bekerül az élő ügyirat aktájába. Ez a művelet a szerelés. Ha a szerelést élő ügyirattal kezdeményezzük, akkor azt a rendszer lezárja és így hajtja végre a műveletet. A Moreq előírása szerint lehetőség van a szerelés nélküli lezárt ügyirat megnyitásával történő iktatásra is, ebben az esetben a szerelést nem kötelező alkalmazni. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelybe szerelni kívánunk, majd nyomjuk meg az Ügyirat szerelése ikont. A képernyőn feketével megjelenő adatok módosíthatók, a szürkék nem. Az Végrehajtó alapértelmezettként a bejelentkezett felhasználó, de igény esetén jogosultsági csoportokból más felhasználó is kiválasztható. A Szerelendő ügyiratot értéklistából választhatjuk ki. Az értéklista gombra kattintva megjelenik az ügyiratok keresése képernyő. Keressünk lezárt állapotú ügyiratot (kapcsoljuk be a Lezártak jelölőnégyzetet), és adjunk meg további szűkítő feltételeket is. Rendben gombra kattintva kapunk egy találati listát, amelyből kiválaszthatjuk azt az ügyiratot, amelyet bele akarunk szerelni az élő ügyiratunkba. A Rendben gombra kattintás után visszajutunk a Szerelés képernyőre, ahol látható, hogy a Szerelendő ügyirat mezőbe beíródott a lezárt ügyirat iktatószáma, és a Tárgy mezőbe bekerült a lezárt ügyirat tárgya. Igény szerint megjegyzés is fűzhető a művelethez. Rendben gombra kattintva igazoljuk vissza a művelet végrehajtását. Ha megtekintjük az élő ügyiratunkat, akkor az ügyirat szerkezet fában látható a végeredmény. A beszerelt ügyirat részei láthatóvá válnak, ha a bal sarokban lévő kis plusz jelre kattintunk. A beszerelt ügyirat önállóan is látható, ha a keresési képernyőn bekattintjuk a Lezártak és a Szereltek jelölőnégyzeteket. A találati listában látható, hogy az ügyirat állapota Szerelve. Ha megtekintjük, akkor az ügyirat történetében, az Eseményleírás mezőben látható, hogy melyik ügyiratba került bele. Amennyiben tévesen szereltünk, a szerelés visszavonható. Az ügyiratot, amelyikbe beszereltük a másik ügyiratot, módosításra kell megnyitni és ha a szerelve ügyiratdarabot jelöljük ki, a szerelés visszavonás funkció gombra kattintva, valamint a feltett kérdésre igennel válaszolva a szerelés visszavonása megtörténik Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 97/207.

98 úgy, hogy a korábban felépített szerelési struktúra nem változik. Egy ügyiratot nem lehet két vagy több ügyiratba beszerelni. A szerelés következményei: Ha kitöltöttük a Megjegyzés mezőt, akkor Kezelési feljegyzés jön létre. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) A szerelés eseménye mindkét ügyirat Történetébe bekerül. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Kapcsolódó irat A csatolás a szereléshez hasonlóan alapértelmezettként szintén ügyiratok összekapcsolását jelenti. Lényeges különbség azonban, hogy a csatolás mindig átmeneti kapcsolatot jelent. A csatolt ügyirat megmarad eredeti helyén, továbbra is élő ügyiratként funkcionál, nem kerül bele a másik ügyiratba. A csatolás funkció csak hivatkozásként él mindkét ügyiratban. A Kapcsolódó irat képernyő rádiógombjai segítségével lehetőségünk van Irat vagy Iratpéldány ügyirathoz kapcsolásához is. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 98/207.

99 ki azt az ügyiratot, iratot vagy iratpéldányt, amelyhez csatolni kívánunk egy másik ügyiratot, majd nyomjuk meg az Ügyirat csatolása ikont. A képernyőn feketével megjelenő adatok módosíthatók, a szürkék nem. A Végrehajtó alapértelmezettként a bejelentkezett felhasználó, de igény esetén jogosultsági csoportokból más felhasználó is kiválasztható. A Csatolandó objektumot értéklistából választhatjuk ki. Az értéklista gombra kattintva megjelenik az objektumnak megfelelő kereséső képernyő. Adjunk meg néhány szűkítő feltételt, majd kattintsunk a Rendben gombra. Ezzel megkapjuk a találati listát, amelyből kiválaszthatjuk azt az ügyiratot, amelyet hozzá akarunk csatolni az eredeti ügyiratunkhoz. A Rendben gombra kattintás után visszajutunk a Csatolás képernyőre, ahol látható, hogy a Csatolandó ügyirat mezőbe beíródott a kiválasztott ügyirat iktatószáma, és a Tárgy mezőbe bekerült a csatolandó ügyirat tárgya. Igény szerint megjegyzés is fűzhető a művelethez. Rendben gombra kattintva igazoljuk vissza a művelet végrehajtását. A csatolás eredményeként a csatolás jele megjelenik az ügyirat találati listán. A csatolás megszüntetése bármelyik ügyiratnál kezdeményezhető, és elegendő az egyik ügyirat esetében elvégezni. Az ügyirat találati listából válasszuk ki az eredeti vagy a csatolt ügyiratot. Nyomjuk meg a Módosítás ikont, majd a megnyíló ügyirat képernyőn kattintsunk a Kapcsolódó irat fülre. Jelöljük ki a megszüntetendő sort, majd a Delete billentyű megnyomásával kezdeményezzük a törlést. A megerősítendő kérdésre adjunk Igen választ, ezzel a csatolás mindkét ügyiratból kitörlődik, a csatolás jele pedig eltűnik a találati listáról. A csatolás következményei: Ha kitöltöttük a Megjegyzés mezőt, akkor Kezelési feljegyzés jön létre. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) A csatolás eseménye mindkét ügyirat Történetébe bekerül. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) A csatolás mindkét ügyirat Csatolások fülén látható. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Csatolások fül) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 99/207.

100 A csatolás jele látható az ügyirat találati listán. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése) Lezárás Ha az ügyintézés befejeződött, akkor az élő ügyiratot le kell zárni. A lezárásnak nincsenek kötelező előzményei, az ügyirat lehet iktatott állapotú vagy ügyintézés alatt, vagy akár szignált is. A lezárt ügyirat irattárba adható. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelyet le akarunk zárni. Nyomjuk meg az Ügyirat lezárása ikont. A képernyőn feketével megjelenő adatok módosíthatóak, a szürkék nem. Adjuk meg a lezáráshoz szükséges adatokat: Irattári tételszámot, Irattári jelet, Megőrzési időt. A Megnevezésbe beíródik az irattári tételszám elnevezése. Irattár megadása nem kötelező, irattárba küldéskor kerül pontosításra. Ha a lezáráskor mégis megadjuk az irattárat, akkor az irattárba küldés funkciót átléphetjük. Az ügyirat állapota a/aban, irattárba helyezhető lesz. A lezárt ügyirat a találati listában akkor látható, ha a kereső képernyőn a Lezártak jelölőnégyzetet bekapcsoljuk. A lezárt ügyirat nem módosítható. A lezárás következményei: Ha kitöltöttük a Megjegyzés mezőt, akkor Kezelési feljegyzés jön létre. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) A lezárás eseménye bekerül az ügyirat Történetébe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 100/207.

101 Az Ügyirat lezárásakor a hozzá tartozó iratok és iratpéldányok is lezárt státuszúak lesznek, és erről a rendszer eseménynapló bejegyzést is készít A lezárt ügyirat adatai nem módosíthatóak (pl. megőrzési idő) Irattárazás A lezárt állapotú ügyiratok tárolásra, megőrzésre irattárba küldhetők. A keresés funkcióban kapcsoljuk be a Lezárt ügyiratok jelölőnégyzetet, majd a találati listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelyet irattárba akarunk küldeni. Nyomjuk meg az Ügyiratok irattárazása (lezárt) ikont. Az Irattárba küldés feltételei: Átmeneti: irattári tételszám kötelező, állapot elintézett vagy tételszám kötelező, lezárt állapot. Központi: tételszám kötelező, lezárt állapot. A lezáráskor megadott adatok szürkén jelennek meg. A felhasználó szervezetéhez rendelt irattár alapértelmezettként megjelenik. A partnertörzs segítségével másik irattár is kiválasztható. Igény szerint megjegyzés fűzhető a művelethez. Az irattárba küldés következményei: Ha kitöltöttük a Megjegyzés mezőt, akkor Kezelési feljegyzés jön létre. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Feljegyzések fül) Az irattárba küldés eseménye bekerül az ügyirat Történetébe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Kézbesítési tétel keletkezik. (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Az ügyirat megjelenik az irattár átvételére várakozó ügyiratok között. (Irattározás/Ügyiratok irattárba vétele) 7.2 Bejövő irat iktatása A menüpontban végrehajtható művelet megegyezik az ügyirat találati listából indított Bejövő irat iktatása funkcióval. Tetszés szerint bármely helyről indítható az iktatás. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 101/207.

102 - Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése. A kereső feltételeknek megfelelő találati listát kapunk eredményként. A találati listán a felső ikonsorból kiválasztjuk a Bejövő irat iktatása ikont. - Ügyiratkezelés/Bejövő irat iktatása menüpontot választjuk ki. 7.3 Belső keletkezésű irat - kimenő és belső - iktatása A menüpontban végrehajtható művelet megegyezik az ügyirat találati listából indított Belső irat iktatása funkcióval. Az iktatás az ügyirat részletes képernyőről is indítható, abban az esetben, ha a felhasználónak joga van a teljes ügyirat módosítására. - Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése. A kereső feltételeknek megfelelő találati listát kapunk eredményként. A találati listán a felső ikonsorból kiválasztjuk a Belső irat iktatása ikont. - Ügyiratkezelés/Belső keletkezésű (kimenő és belső) irat iktatása menüpontot választjuk ki. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 102/207.

103 7.4 Iratok karbantartása Az Iktatás modul Iratok karbantartása menüpont indításával iratok lekérdezésére, az egyes iratok jellemzőinek megtekintésére vagy módosítására kínálkozik lehetőség. A funkció egy irat keresőképernyővel indul, a keresési szempontok meghatározása, majd a Rendben gomb megnyomása után az irat találati grid jelenik meg. A találati képernyőn minden olyan irat megjelenik, amelyre érvényesek a megadott keresési szempontok. A találati listáról indítható funkciók: Ikon Elnevezés Működés Megtekintés Keresés Módosítás Rendezési szempontok, sorrend A kijelölt ügyirat adatainak megtekintése (ügyirat részletes képernyő meghívása, a képernyő funkciói inaktívak) Újabb keresési szempontok megadása (Kereső képernyő meghívása) A kijelölt ügyirat adatainak módosítása (ügyirat részletes képernyő meghívása, a képernyőn a funkciók aktívak) A találati lista elemeinek sorba-rendezése különböző szempontok szerint (érkeztetési azonosító, tárgy, küldő és belső címzett szerint), A-Z; Z-A: növekvő és csökkenő sorrend szerint Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 103/207.

104 Iratjellemzők megtekintése Megnyílik az irat részletes képernyő főlapja, amin az iratra vonatkozóan korábban felvitt adatok láthatók, de nem módosíthatók, így az adatok szürkén jelennek meg. Az alkalmazás telepítéskor beállított környezete és az aktuális felhasználó szerepköréhez tartozó nézet határozza meg, hogy a felhasználó ténylegesen mely mezőket láthatja. Az ablakban alternatívan további füleslapok (tabok) nyithatók. Az összes füleslap: Irat (azaz a főfül), Mellékletek, Csatolmányok, Minősítés (TÜK-ös alkalmazásban) Kapcsolatok, Történet, Feljegyzések, Aláírók. (l. még: Iratjellemzők módosítása) A főlapon csak a Küldemény megtekintése művelet kezdeményezhető, amennyiben bejövő irat látható az ablakban. Ezen kívül a Csatolmányok füleslapon alkalmazható a Megtekintés gomb, amivel a kijelölt csatolmány részletes megtekintő ablaka nyitható meg. A Verziók gombbal az adott csatolmány elmentett verzióinak listája tekinthető meg. Iratok keresése Az irat találati listáról is indítható új keresés a Keresés ikon megnyomásával. A kereső képernyőn keresési szempontként megadható az iktatókönyv, a főszám (intervallum), az alszám (intervallum), az év (intervallum). Keresésünket elvégezhetjük a Beküldő neve, Irat tárgya, Keltezés (intervallum), Iktatási dátum (intervallum), Iktató személye alapján. Módunkban áll Iratkategóriát választani, Hivatkozási számot megadni, Eredetre és Irányra keresni. A Rendben gombbal indítható a keresés, a Mégsem segítségével elhagyható a képernyő. Az Alapállapot gomb a kereső panel összes mezőtartalmát üríti. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 104/207.

105 Iratjellemzők módosítása A képernyőn az adatmezők tartalma módosítható, kivéve azokat a mezőket, amelyekre az irat adott típusa vagy állapota miatt a változtatás értelmetlen, vagy nem megengedett. A nem módosítható mezőket szürke háttér jelzi. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 105/207.

106 Füleslapok: A főfülön az irat közvetlen egyéb kapcsolataitól független jellemzői láthatók és módosíthatók. A Rendben gomb lenyomása az ezen a fülön végzett módosításokat érvényesíti az adatbázisban (akkor is, ha azt az ablak egy másik fülén állva nyomjuk le.) A Mégsem gomb szintén csak a főfülön végzett változtatásokat teszi semmissé, a további füleken végzett olyan változtatásokat, amiket a Felvitel gombbal már az adatbázisba rögzítettünk, nem lehet vele semmissé tenni. A további fülek közös jellemzői: Ezeken a füleken a főfülön álló irat objektumnak alárendelt objektumoknak (pl. feljegyzések) vagy az irat kapcsolatainak táblázatos listája látható. A lista további elemekkel bővíthető, a kijelölt elem törölhető vagy bizonyos esetekben módosítható (Csatolmányok). Új tétellel bővítés: A lap alján lévő mező(k)ben adható(k) meg az új tétel jellemző adata(i), majd a a Felvitel gombra kattintással rögzíthetők. Ez alól kivétel a kézi esemény felvitele (lásd a Történet füleslapot). A törlés csak akkor hajtódik végre, ha a az adott elemre törlést lehetővé tevő jogosultsággal rendelkezünk..valamely tétel törlése céljából a tételt ki kell jelölni, majd a törlés végrehajtása a Delete billentyű megnyomásával vagy a Törlés gombra kattintással kezdeményezhető, de azt egy megerősítő kérdésre adott Igen válasszal is jóvá kell hagyni. Mellékletek füleslap: Az irat vagy az irat valamely példánya tartalmának részét képező papír alapú dokumentumok mellékletként való nyilvántartásba vétele vagy ilyen melléklet törlése. Csatolmányok füleslap: Az irat vagy az irat valamely példánya tartalmának részét képező elektronikus dokumentumok csatolmányként való nyilvántartásba vétele, részletes Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 106/207.

107 megtekintése, módosítása vagy törlése. A módosítás csak akkor hajtódik végre, ha a felhasználó tagja legalább egy olyan jogalanyi csoportnak, amely az adott csatolmányra módosítást lehetővé tevő jogszintű elérési joggal rendelkezik. A törlés jelentheti csupán a dokumentum iratba / iratpéldányába csatolmányként való bekötésének törlését vagy a dokumentum fizikai törlését. Az utóbbihoz a felhasználó legalább egy olyan jogalanyi csoportnak is tagja kell legyen, amely magára a dokumentumra törlést lehetővé tevő jogszintű elérési joggal rendelkezik. (A fizikailag nem törölt dokumentumok más objektumhoz küldeményhez, ügyirathoz, irathoz, iratpéldányhoz kapcsolhatók maradnak.) Kapcsolatok füleslap: Az irat össze lehet kapcsolni logikailag küldeményekkel és iratpéldányokkal. Egy kapcsolat létrehozása a Felvitel, egy kapcsolat érvénytelenítése a Törlés gombbal kezdeményezhető. Történet füleslap - Az iratot érintő események: Az iratkezelési objektumok történetébe automatikusan feljegyződik a rendszerben végrehajtott és az objektumot érintő minden művelet (módosítás, érvénytelenítés / törlés, betekintés), ezen felül a módosítási szintű objektumelérési joggal rendelkező felhasználó közvetlenül is rögzíthet az objektumot érintő, de az elektronikus iratkezelésen kívül történt eseményt (esemény kézi rögzítése). A Történet fülön az iratot (és példányait vagy az irat forrását képező küldeményt) érintő események akár automatikusan, akár kézzel rögzítettek listája látható. Esemény kézi rögzítése az Esemény rögzítés gombbal kezdeményezhető, a rögzítés külön képernyőben történik. Feljegyzések füleslap: Az irathoz vagy az irat valamely példányához fűzött kezelési feljegyzések olvasása vagy törlése, ill. irathoz fűzött kezelési feljegyzések nyilvántartásba vétele. Aláírók füleslap: Az irathoz vagy az irat valamely példányához tartozó aláírók megjelenítése, törlése, illetve új aláíró hozzáadása. Új aláíró hozzáadása torténhet egyenkénti rögzítéssel, vagy elosztólista (tulajdonképpen aláírólista) választásával. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 107/207.

108 7.5 Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése Minden egyes új iktatásnál a főszámhoz automatikusan létrejön az 1-es alszám és 1-es példányszám. Egy alszámon belül tetszőleges számú példány létrehozható, másolható. A példányok egy alszámon belül csak címzettben térnek el egymástól, így alkalmazhatók pl. körlevelek készítésénél. Iktatáskor a példányok létrehozása történhet a Kapják még fül alkalmazásával, ahol az ügyirat további címzettjeinek megfelelően annyi iratpéldány jön létre, ahány címzettet megadunk. Másik megoldás, ha az ügyiratot módosításra nyitjuk meg, és az Iratpéldány létrehozás gombbal annyi példányt keletkeztetünk, amennyire szükségünk van, ebben az esetben a példányok címzettjeiben sem lesz különbség. Az Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése funkció a beállított jogosultsági rendszernek megfelelően (milyen szerepkörrel rendelkezik a felhasználó, milyen szervezet adataihoz férhet hozzá) biztosítja, hogy az iratpéldányokkal kapcsolatos valamennyi feladat egy képernyőről elvégezhető legyen. A felső eszközsoron található ikonokra kattintva indíthatók a funkciók. A találati listáról indítható funkciók: Ikon Elnevezés Működés Megtekintés A kijelölt iratpéldány adatainak megtekintése (iratpéldány részletes képernyő meghívása, a képernyő funkciói inaktívak) Keresés Módosítás Sztornózás Újabb keresési szempontok megadása (Kereső képernyő meghívása) A kijelölt iratpéldány adatainak módosítása (iraptpéldány részletes képernyő meghívása, a képernyőn a funkciók aktívak) Aktuális találati lista nyomtatása Találati lista exportálása PDF formátumban jeleníti meg a találati listát XLS formátumban jeleníti meg a találati listát Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 108/207.

109 Rendezési szempontok, sorrend Megjelenítendő oszlopok Postázás Postázóba Továbbítás Expediálás Borítónyomtatás A találati lista elemeinek sorba-rendezése különböző szempontok szerint (érkeztetési azonosító, tárgy, küldő és belső címzett szerint), A-Z; Z-A: növekvő és csökkenő sorrend szerint A találati lista oszlopainak testreszabása (a megjelenő képernyőn szűkíthető a megjelenítendő oszlopok száma, átalakítható a sorrendjük) A kijelölt iratpéldány állapotát postázottra változtatja. Tömegesen is végrehajtható funkció. A kijelölt iratpéldányt a szervezet postázó egységébe továbbítja. Tömegesen végrehajtható funkció. A kijelölt iratpéldány továbbítása a szervezeten belül A kijelölt iratpéldányok expediálása hajtható végre. Feltétel, hogy az iratpéldány kimenő legyen. Pdf formátumú iratpéldány borító nyomtatása Iratpéldány keresés Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 109/207.

110 Az Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése funkció kereső képernyővel indul, amely a különféle keresési szempontok megadásának lehetőségével segíti a felhasználót, abban, hogy a nagytömegű adatot tartalmazó adatbázisban a lehető leggyorsabban rátaláljon az éppen keresendő információra (iratpéldányra). A találati listáról is indítható a keresés funkció, ha a Keresés ikonra kattintunk. Alapértelmezésként a rendszer az Aktuális évet, és a Kezelhető, nyilvános iratpéldányokat ajánlja fel. Ez azt jelenti, hogy a Kezelhetők jelölőnégyzet bekapcsolásával csak azokat az iratpéldányokat kapjuk találatként, amelyek még nincsenek elküldve vagy lezárva. Amennyiben többet is tudunk a keresendő iratpéldányról, érdemes, sőt túl nagy találat esetén kötelező további szűkítő feltételt megadni. Ha egy konkrét iktatószámot (főszám-alszám) keresünk, akkor a tól mezőbe beírt számot a Másolás nyíllal átvihetjük a második ig mezőbe. Ha számtartományra keresünk, akkor a megfelelő értékeket írjuk a tól-ig mezőkbe (pl ). Lényeges szűrő feltétel az iktatókönyv, amely legördülő listából választható ki. Ha bekapcsoljuk a Saját jelölőnégyzetet, akkor a listában csak a saját szervezeti egységünk tulajdonában lévő iktatókönyvek jelennek meg. Szűkíthetjük a lekérdezéseink találati halmazát az eredet mező kombo boksz-ból vett értékével is Az eredet fogalma: az elektronikus ügyirathoz kapcsolódó fizikai irat olyan összerendelése, amelyből egyértelműen kiderül, melyik forma tekinthető az elsődleges iratnak. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 110/207.

111 További, tetszőlegesen megadható szűkítő feltétel lehet a Küldésmód (Kódcsoport: Küldemény küldés módja), Iratkategória (Kódcsoport: Iratkategória), Állapot (Kódcsoport: Irat állapot), Továbbító (Kódcsoport: Továbbító szervezet), Elvárás (Kódcsoport: Visszavárólag), Postázási irány (Kódcsoport: Postázás iránya), melyeknek értékei legördülő listából választhatók ki. A kódcsoport elnevezéshez tartozó kódtárakat a rendszeradminisztrátor igény szerint bővítheti. A Címzett és az Őrző jogosultsági csoportokból választható ki, vagy a megfelelő gomb megnyomásával automatikusan beíródik a saját szerv (Címzett/Őrző a saját szervezeti egység) vagy a bejelentkezett felhasználó (Címzett/Őrző én vagyok). Ha bekapcsoljuk a Lezárt ügyiratok példányai jelölőnégyzetet, akkor nemcsak az élő példányokat kapjuk találatként, hanem a lezártakat is. Az Elküldöttek jelölőnégyzet bekattintása jelenti a szervezettől bármilyen módon kiküldött (postázott, expediált, futárjegyzékre tett) iratpéldányok keresését. A Sztornózottak kapcsoló bekattintásával a találati listában megjelennek a sztornírozott iratpéldányok is. A Nem nyilvános tételek rádiógombbal kapcsolhatunk át a nyilvános iratpéldányokról a titkosakra. Egyszerre nem tekinthetők meg a nyilvános és a nem nyilvános példányok. (A Nyilvános tételek-nem nyilvános tételek rádiógomb pár csak akkor jelenik meg a képernyőn, ha a szervezet ennek kezelését igényli, és a rendszeradminisztrátor ennek megfelelően paraméterezi be a rendszert.) A futárjegyzéket használó szervezetek kereshetnek Futárjegyzék azonosítóra és Referenciaszámra is. A találati listát jelentősen csökkenti a tárgytöredék beírása is. A megadott keresési feltétel eredménye a találati lista (grid). A képernyő alján látható, hogy összesen hány darab találatunk van. Iratpéldány megtekintés A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az iratpéldányt, amelynek adatait részletesebben szeretnénk megnézni, majd nyomjuk meg Megtekintés ikont. Megnyílik az iratpéldány részletes képernyő, ahol az iratpéldánnyal kapcsolatos összes, eddig felvitt adat látható, de nem módosítható, így az adatok szürkén jelennek meg. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 111/207.

112 A Történet fülre kattintva az iratpéldánnyal végrehajtott összes, kézi és gépi esemény megtekinthető és kinyomtatható. A többi fülön végiglépegetve láthatóvá válnak a felvitt adatok (feljegyzések, csatolmányok stb.). Iratpéldány módosítás Lehetőségünk van a létrehozott iratpéldány számos adatát felülírni vagy kitörölni, vagy új példányokat létrehozni. Csak olyan példányok módosítását engedélyezi a rendszer, amelyeket még nem juttattunk el a címzetthez, tehát állapotuk nem Postázott, Kiküldve vagy Futárjegyzéken. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az iratpéldányt, amelynek valamelyik adatát meg akarjuk változtatni, majd kattintsunk a Módosítás ikonra. Megjelenik az iratpéldány részletes képernyő, amelyen a feketével írt adatok módosíthatók, a szürkék nem. Az Irat (alszám) tárgya mezőt módosíthatjuk, de ekkor az alszám összes többi példányában is megjelenik a módosítás. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 112/207.

113 Lehetőség van példányonként a Megszólított mező módosítására. Iktatáskor megadott megszólított minden példányban megjelenik, módosítással a tényleges megszólítottal felülírhatjuk. Az iratpéldány részletes képernyőn a fő adatokat az iratpéldány fül tartalmazza, de további füleslapok is megjelennek, melyeken igény szerint lehet további adatokat rögzíteni. További füleslapok az iratpéldány részletes képernyőn: A fülek információi is kívánság szerint változtathatók. Ha valamely fülön felvitt adatot ki akarjuk törölni (pl. egy feljegyzést), akkor jelöljük ki a megszüntetendő sort, majd a Delete billentyű megnyomásával kezdeményezzük a törlést. A megerősítendő kérdésre adjunk Igen választ, ezzel a törlés végrehajtódik. A képernyő alsó részében található gombok megegyeznek a találati lista eszközsorán szereplő ikonokkal (sőt ezen a képernyőn további műveletek végrehajtására is lehetőségünk van). Ezek a funkciók tehát két helyről is indíthatók, a találati listából, vagy az iratpéldány részletes képernyőről. Kizárólag az iratpéldány részletes képernyőről indítható az Új példány, a Válasz, a Példánytovábbítás művelet. Mindezek a példány egyedi kezelésére vonatkoznak. Lehetőség van az iratpéldányok csoportos továbbítására ugyanannak a címzettnek. Ez a funkció kizárólag az iratpéldány találati listáról indítható. Az iratpéldány találati listán a továbbítandó iratpéldányokat kijelölve, a találati lista Példánytovábbítás ikonjára feljövő képernyőn a címzett partner (esetleg annak címe) kiválasztásával és a Rendben gombbal a kijelölt példányokban a kiválasztott címzett automatikusan mentésre kerül. A Postázás gombra kattintva a kimenő iratok postázott állapotúak lesznek. Postázóba küldés gombbal megnyíló képernyőn lehetőségünk van kijelölni a szervezet postázó egységét, mint belső címzettet. Expediálás: Csak olyan példányok expediálását engedélyezi a rendszer, amelyek állapota Kimenő, függetlenül a példány küldés módjától. Kattintsunk az Expediálás ikonra. A megjelenő expediálás részletes képernyő fehér mezői írhatók, módosíthatók. A címzett és a küldés módja mezőknél LOV box segítségével válthatunk értékeket. A Rendben gomb használata értelemszerű Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 113/207.

114 Sztornó gombbal az iratpéldány sztornózására van lehetőség. A Válasz gomb segítségével a bejövő iratpéldányra választ küldhetünk. A gombra kattintva megnyílik a Belső keletkezésű irat iktatása képernyő. A Címzett alapértelmezetten az iratpéldányunk feladója. Az iktatókönyv legördülő lista mellett kékkel írva látható az az iktatószám (főszám), amelyhez az iratpéldányunk tartozik. Az iktatást az ügyirat következő alszámára hajtjuk végre. (Lásd Ügyiratkezelés/Belső irat iktatása) Ha az iktatást befejeztük, bezárjuk az iktatószám visszajelző képernyőt, akkor az iratpéldány találati listán látható lesz az újonnan létrejött iratpéldány. Akár az eredeti, akár az új példányt tekintjük meg, a Megkeresés és Válasz mezőkben kékkel látható mindkét példány iktatószáma. Az egymásra hivatkozás (eredeti példány és a rá küldött válasz) így követhető nyomon. A Iratpéldány továbbítás gomb hatására a példányt elküldhetjük egy másik ügyintézőnek. A képernyőn feketével írt adatok módosíthatók, a szürkék nem. A Címzettet partnertörzsből választhatjuk ki. Az Elvárás mezőben megadható, hogy várunk-e választ az iratpéldányra. Ha igen, akkor az Elvárás legördülő listából kiválasztjuk a megfelelő értéket, és a Határidő - Elvárt mezőben megadjuk a válaszadási kötelezettség igényelt határidejét. Rendben gombra kattintva a továbbküldés megtörténik. A Példány borító gombra kattintva kinyomtatható az iratpéldányhoz tartozó előadói ív. A módosítás következményei: A megváltoztatott vagy felülírt adat kikereshető és megtekinthető. (Ügyiratkezelés/Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése/iratpéldány részletes képernyő) Ha a Válasz gombot használtuk: az új alszám és iratpéldány megtekinthető ügyirat oldalról is. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő) Az új iratpéldány címzettje megkeresheti az iratpéldányt az Ügyintézés menüpontban. Kézbesítési tétel keletkezik. (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 114/207.

115 Iratpéldány sztornírozás A saját készítésű iratpéldány sztornírozására addig nyílik lehetőség, amíg nem lettek a címzetthez juttatva, tehát az állapotuk nem Postázott, Kiküldve vagy Futárjegyzéken. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki a sztornírozni kívánt iratpéldányt. Az Iratpéldány sztornírozása ikonra kattintva külön ablakban jelenik meg a Sztornírozás dátuma, amely alapértelmezetten az aktuális nap. Rendben gombra kattintva a sztornírozás megtörténik, az iratpéldány állapota Sztornó lesz. A sztornírozott iratpéldány a találati listában akkor jelenik meg, ha a keresés képernyőn a Sztornó is jelölőnégyzetet bekapcsoljuk. A sztornírozás következményei: A sztornírozás eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése/iratpéldány részletes képernyő, Történet fül) A sztornírozott példány az iratpéldány találati listán jelölve lesz (piros X ikon a sztornírozott példány sorában) Postázás A postázás funkcióval rögzítjük, hogy az iratpéldányt kiküldtük a címzetthez. A rendszeradminisztrátor beállításának megfelelően igénybe vehetjük a Postázás, illetve a Postázóba küldés+postázás funkciókat. Ha a hivatal nem rendelkezik CONTENTUM ot használó postázó szervezettel, akkor az iratkezelők hajtják végre a postázást. Ha a hivatalon belül működik CONTENTUM ot használó postázó szervezet, akkor a Postázóba küldés funkciót használhatjuk. Ebben az esetben az iratkezelő csak postázásra jelöli az iratpéldányt, a végleges postázást a postázó szervezet munkatársa hajtja végre. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki a postázni kívánt iratpéldányt. Csak olyan példányok postázását engedélyezi a rendszer, amelyek még nincsenek Postázott, Kiküldve vagy Futárjegyzéken állapotban. Kattintsunk a Postázás ikonra, és a megjelenő kérdésre adjunk Igen választ. A postázott iratpéldány eltűnik a találati listából. Úgy kereshetjük elő ismét, ha a keresési képernyőn az Elküldöttek jelölőnégyzetet kapcsoljuk be. Látható, hogy az Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 115/207.

116 iratpéldány állapota Postázva. Ha az iratpéldány küldésmódja Postai tértivevényes, és kötelezően ragszámmal ellátott, akkor a postázás végrehajtása után a példány állapota Kiküldve lesz. A postázott iratpéldány nem módosítható. Postázóba küldés Ha a végleges postázást a postázó szervezet hajtja végre, akkor az iratkezelőnek csak a postázásra jelölés a feladata. A keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki azt az iratpéldányt, melyet postázásra akarunk jelölni. Csak olyan példányok jelölését engedélyezi a rendszer, amelyek még nincsenek Postázott, Kiküldve vagy Futárjegyzéken állapotban. Kattintsunk a Postázás ikonra, és a megjelenő kérdésre (Postázóba küldi?) adjunk Igen választ. Megjelenik a Postázóba küldés képernyő, mely tartalmazza a postázó szerv nevét. Igény szerint megjegyzéssel is elláthatjuk az iratpéldányt. Kattintsunk a Rendben gombra. Az iratpéldány állapota nem változik (még nem lesz Postázva állapotú!), a Történetben példánytovábbítás látható a postázó szervezet részére. A végleges postázást a postázó szervezet hajtja végre, oly módon, hogy kattint a Postázás ikonra. A megjelenő kérdésre (Postázóba küldi?) Nem választ ad. A következő kérdésre (Valóban postázni kívánja?) Igen válaszra kattint, ezzel a példány Postázva állapotú lesz, és a továbbiakban már nem módosítható. A Történetbe beíródik a Kiküldés eseménye. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 116/207.

117 A postázás következményei: A postázás vagy kiküldés eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése/iratpéldány részletes képernyő, Történet fül) A postázott vagy kiküldött iratpéldány kikerül a kezelhető példányok listájából. (Ügyiratkezelés/Iratpéldányok karbantartása, lekérdezése) A postázott vagy kiküldött iratpéldány kikerül az elintézendő példányok listájából. (Ügyintézés/Feladataim) Továbbítás Iratpéldányunkat a Továbbítás funkció hatására elküldhetjük egy másik ügyintézőnek. A képernyőn feketével írt adatok módosíthatók, a szürkék nem. A Címzettet partnertörzsből választhatjuk ki. Az Elvárás mezőben megadható, hogy várunk-e választ az iratpéldányra. Ha igen, akkor az Elvárás legördülő listából kiválasztjuk a megfelelő értéket, és a Határidő - Elvárt mezőben megadjuk a válaszadási kötelezettség igényelt határidejét. Rendben gombra kattintva a továbbküldés megtörténik. Expediálás Az iratpéldány expediálása során a keresés funkcióval szűkített találati listából válasszuk ki az expediálni kívánt iratpéldányt. Csak olyan példányok expediálását engedélyezi a rendszer, amelyek állapota Kimenő, függetlenül a példány küldés módjától. Kattintsunk az Expediálás ikonra. A megjelenő expediálás részletes Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 117/207.

118 képernyő fehér mezői írhatók, módosíthatók. A címzett és a küldés módja mezőknél LOV box segítségével válthatunk értékeket. A Rendben gomb használata értelemszerű. Az expediálás következményei: Az expediálás során az iratpéldány történetében megjelenik a Postázás Expediálás bejegyzés. 7.6 Mail kezelés Bejövő irat (mail) iktatása A bejövő mail érkeztetését és iktatását is el lehet végezni egy lépésben, az érkeztetésben leírtakkal azonosan. A találati listán válasszuk ki azt a mailt, amelyet iktatni szeretnénk, és kattintsunk az Iktatás gombra. Megkapjuk a Bejövő irat iktatása képernyőt, amelybe beíródtak a választott mail alapadatai. Fontos, hogy a már érkeztetett mail ezen a képernyőn nem iktatható, a küldemények közül kell előkeresni (Küldeménykezelés/Küldemények karbantartása, lekérdezése). Az Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 118/207.

119 elektronikus úton érkezett levelet tehát vagy csak érkeztetni, vagy érkeztetni és iktatni egy lépésben lehet ebben a menüpontban. A Beküldő neve és címe automatikusan örökli az adatait. A Küldés módja, a Továbbító és az Ügyintézés alapja is a mail-nek megfelelő. A Tárgy mezőbe beíródott az tárgya. A többi beviteli mező kitöltése a képernyőn látható feliratoknak megfelelően, értelemszerűen történhet. Az alapértelmezettként felkínált tartalom felülírható. A Címzett/kapja és Felelős mezőkben a bejelentkezett felhasználó jelenik meg. Ha más szervezeti egység a címzett, akkor a jogosultsági csoportokból kiválaszthatjuk, a megfelelőt. Ha a bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége a címzett, akkor a szervezet ikont (Saját szervezeti egység) lehet használni. Az érkeztetésekor a beállításnak megfelelően (modul hozzárendelés) az cím alapján beküldő partner megfeleltetést végez a program, abban az esetben, ha a beküldő pertner címe tárolva van a rendszerben, méghozzá a pertnerhez kapcsoltan. Az iktatókönyv legördülő listából választható ki. A felső sorban az Ügyirat fül mellett egyéb fülek is találhatók. Használatuk megegyezik a Bejövő irat iktatása fejezetben ismertetettekkel. Mail iktatás esetében a Csatolmány fül inaktív, mert az -hez csatolt állományok automatikusan csatolódnak az ügyirathoz. Ha megfelelően rögzítettük az ügyirat összes adatát, a Rendben gombra kattintva, külön képernyőn megtörténik az iktatószám visszaigazolása. Ezen a képernyőn a következő gombok használhatók: Bezár gomb: lezárja az iktatást, és visszavisz a találati listára. Módosítás gomb: segítségével a legutóbb iktatott ügyirat (mail) módosítható. Borító A4: A4-es méretű előadói ívet készít, mely kinyomtatható. Borító A3: A3-as méretű előadói ívet készít, mely kinyomtatható. Az iktatás következményei: Kézbesítési tétel keletkezik a személyre szóló iktatás során (ha a címzett a saját szerv, akkor nem). (Kézbesítés/Átadandók, Átveendők) Az iktatott ügyirat (mail) lekérdezhető az iktatókönyvből. (Listák, lekérdezések/iktatókönyv) Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 119/207.

120 Az iktatott ügyirat (mail) lekerült a Feldolgozandó mail-ek listájából. (Küldeménykezelés/Mail kezelés). Az iktatás eseménye bekerül a Történetbe. (Ügyiratkezelés/Ügyiratok karbantartása, lekérdezése/ügyirat részletes képernyő, Történet fül) Visszaigazolás küldése a beküldőnek A mail feladója visszaigazolás kap a nyilvántartásba vételről. 7.7 Iktatás dokumentumtárból Az iktatás dokumentumtárból menüpont segítségével közvetlenül iktathatóvá válnak az edocument modul által kezelt dokumentumok. A kereső képernyőn jelöljük be a keresett dokumentum jellemzőit, majd a találati listán válasszuk ki a megfelelő tételt. A Belső iktatás ikonra kattintva megkapjuk a Belső irat iktatása képernyőt, amelybe beíródtak a választott dokumentum adatai. A továbbiakban a már említett funkciónál leírtak szerint kell eljárni. A kiválasztott dokumentum automatikusan csatolmányként fog megjelenni az ügyiratnál. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 120/207.

121 8 Ügyintézés Az Ügyintézés önálló főmenüt az ügyintézői szerepkörrel rendelkező felhasználók kezelhetik. Az ügyintézők megnézhetik a nekik szignált vagy címzett ügyiratokat és iratpéldányokat, és elvégezhetik velük a szükséges feladatokat. Az adminisztrálást illetően nem sokban különbözik egy egy ügy kapcsán szükséges tennivaló. 8.1 Feladataim A Feladataim menüpont egy szűkítő képernyővel indul. Checkboxok segítségével jelölhetjük meg, hogy küldeményt, ügyiratot vagy iratot, iratpéldányt keresünk, az intervallum mezők segítségével az Átadás idejét állíthatjuk be, a rádiógombok segítségével csak a saját nevünkre címzetteket, a teljes szervezetünkét vagy akár más belső címzett feladatait. Ha konkrétan egy másik személy tételeit kívánjuk lekérdezni, akkor a belső címzettet jogosultsági csoportokból lehet kiválasztani (amennyiben jogosultsággal rendelkezünk más ügyintéző anyagainak lekérdezésére). A Feldolgozottak checkbox bejelölésével a már lezárt, elintézett objektumok jeleníthetők meg. A Keresés gomb megnyomása után a találati listán láthatóak lesznek azok a tételek, amelyekkel teendőnk van, amelyeknek mi Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 121/207.

122 vagyunk a belső címzettjei. A keresés eredményeként az Összes feladataim találati listát kapjuk, ahonnan a kijelölt objektum Megtekintésére, Módosítására, a találati listákról pdf és xls formátlumú export készítésére, tömeges továbbításra és iratpéldány lezárásra van lehetőség. 8.2 Mit végeztem? Ebben a menüpontban kereshetők ki azok a küldemények, ügyiratok, és iratpéldányok, amelyeket az ügyintéző az adott napon iktatással létrehozott. A szűkítő képernyő felépítése szinte megegyezik a Feladataim menüpont kereső képernyőjével. Kezelése a két menünek azonos. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 122/207.

123 8.3 Keresés szöveg alapján Ebben a menüpontban küldeményekben, vagy ügyiratokban, vagy iratpéldányokban kereshető a Keresendő szöveg mezőben megadott kifejezés, szó, vagy szótöredék. Kiválasztható, hogy a keresendő szöveget a rendszerben a küldemények, ügyiratok, iratpéldányok bevitele során adatok között, vagy az ügyiratokhoz csatolt csatolmányok között, vagy fenti lehetőségek mindegyikében keresse a rendszer. A keresés megadásakor a létrehozás kezdő dátumát kötelezően ki kell tölteni. 8.4 Feladatok kezelése Az arra jogosult felhasználók egy adott csoport számára feladatokat fogalmazhatnak meg. Ehhez határidőt rendelhetnek, és a feladathoz kapcsolhatnak küldeményeket, iratpéldányokat, ügyiratokat, valamint csoportot, partnert is. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 123/207.

124 A kapott vagy adott feladatok ügyirathoz, iratpéldányhoz, küldeményhez kapcsolódva is megjelennek az ügyirat/iratpéldány/küldemény részletes képernyő Feladatok fülön. Minden feladathoz tartozhat több objektum (küldemény, iratpéldány, ügyirat) és minden objektumhoz tartozhat több feladat. Feladat felvitele a FELVITEL gomb megnyomásával indul Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 124/207.

125 Új feladat felvitelénél kötelez megválasztani a feladat típusát, a belső címzettjét, leírását, kezdő határidejét, stb Feladat módosítása során a feladat típusa már nem módosítható. A feladat elvégzése, készre jelenthető a feladat kiadója részére és a feladat kiosztója ezt elfogadhatja, vagy visszautasíthatja. (Megoldva, elfogadva) A feladatban érintett objektumok fülön megtekinthetők és módosíthatók az objektumok. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 125/207.

126 Feladat felvitele kezdeményezhető ügyirat, iratpéldány, vagy küldemény oldalról is a Feladatok fülön látható FELVITEL gombbal. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 126/207.

127 9 Irattározás Az erecordot alkalmazó szerv vagy szervezet ügyirat-kezelési szabályzatában rögzített, hogy milyen és hány irattárat tart fenn. Vannak-e átmeneti irattárak vagy csak központi irattár van. Az iratkezelési szabályzat rendelkezik arról is, hogy a kijelölt átmeneti irattárakhoz mely szervezeti egységek tartoznak. Az átmeneti és a központi irattárak a szervezeti hierarchia részei. A lezárt iratok irattárba kerülésének útját szintén az iratkezelési szabályzatban rögzítettek szerint kell megadni. 9.1 Ügyiratok átmenti irattárba vétele Az irattárosnak át kell vennie az irattárba helyezhető ügyiratokat ahhoz, hogy további irattárosi funkciókat lehessen végrehajtani, úgymint a selejtezési jegyzékre helyezés (annak visszavonása), kölcsönzés-visszaadás, levéltári jegyzékre helyezés (annak visszavonása). Az átvétel dátuma alapértelmezettként (és automatikusan) az aktuális nap. Az ügyirat átvétellel az erecord alapbeállításának megfelelően az addig keletkezett, vonatkozó kézbesítési tételeket is automatikusan lezárja. Az átmeneti irattárba küldött ügyiratokat az alábbi keresési képernyő segítségével kell kikeresni. A keresés az átmeneti irattárba állapotú ügyiratokat fogja eredményül adni. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 127/207.

128 Az átmeneti irattárba küldött iratok találati képernyője bal oldali ikonsorának megtekintés, módosítás, találati lista nyomtatása és találati lista exportálása funkciói megegyeznek az Ügyiratok karbantartása, lekérdezése pontban leírtakkal. Átmeneti irattárba vételt az ablak jobb oldalán található ikonnal kezdeményezhetjük. A átvétel következményei: az átvételre került ügyirat állapota átmeneti irattárban -ra változik, Az ügyirat eltűnik a találati listából. Az ügyirat kikereshető az Átmeneti irattár kezelése menüpont alatt. 9.2 Átmeneti irattár kezelése A menüpont Ügyirat keresése képernyővel kezdődik, melynek használata megegyezik a Ügyiratkeresés pontban leírtakkal avval a különbséggel, hogy az Átmeneti irattárban állapotú ügyiratok lekérdezését hajtja végre és ezen belül lehet még szűréseket beállítani. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 128/207.

129 A keresés után keletkező találati képernyő jobb oldali ikon sora tartalmazza az átmeneti irattár funkcióit. Ikon Elnevezés Működés Átadás ügyintézésre Kikérés A kijelölt ügyirat ügyintézőnek történő átadása Ügyirat irattárból történő kikérésének kezdeményezése Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 129/207.

130 Visszahelyezés irattárba Átmeneti irattárba átvétel Központi irattárba küldés Kikért ügyirat visszahelyezése átmeneti irattárba Átmeneti irattárba küldött irat átvétele A kijelölt ügyirat központi irattárba küldése Átadás ügyintézésre Az ügyiratkeresés során megkeresett Átmeneti irattárban állapotú ügyiratok közül Átmeneti irattár ügyiratainak karbantartása, lekérdezése képernyő találati listájában szereplő ügyiratot az alábbi képernyő kitöltésével átadhatjuk ügyintézésére. Ügyintézésre átadás következményei: Az ügyirat állapota ügyintézésre átadott -ra változik. Ha az ügyirat lezárása előzőleg megtörtént, akkor a lezárás automatikusan visszavonódik. Az ügyirat történetébe bekerül az átadás ügyintézésre esemény. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 130/207.

131 Kikérés Az ügyiratkeresés során megkeresett Átmeneti irattárban állapotú ügyiratok közül Átmeneti irattár ügyiratainak karbantartása, lekérdezése képernyő találati listájában szereplő ügyiratot az alábbi képernyő kitöltésével kölcsönözhetjük ki. Az irattárból történő kikéréskor kötelezően kitöltendő a Kinek kölcsönző személye és az engedélyező. Iratpótló dokumentum nyomtatható a kikölcsönzött ügyirat helyett az irattárba. A RENDBEN gomb megnyomásával megtörténik a kölcsönzés és erről kézbesítési tétel keletkezik. A kikérés következményei: Az ügyirat állapota átmeneti irattárból kikért -re változik. Ha az ügyirat lezárása előzőleg megtörtént, akkor a lezárás automatikusan visszavonódik. Az ügyirat helye a kölcsönző személyére változik. Az ügyirat történetébe bekerül az átmeneti irattárból kikérés esemény. Az átmeneti irattár kezelése során kikért ügyirat nem módosítható. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 131/207.

132 Visszahelyezés irattárba Az ügyiratkeresés során megkeresett Átmeneti irattárból kikér állapotú ügyiratok közül Átmeneti irattár ügyiratainak karbantartása, lekérdezése képernyő találati listájában szereplő ügyiratot az alábbi képernyő kitöltésével helyezhetjük vissza az irattárba. A visszavétel ablakban a mezők automatikusan kitöltődnek. A Kitől mező kitöltődik annak a személynek nevével, aki eddig az időpontig az irat őrzője volt, a meddig mező kitöltődik a kikölcsönzéskor megadott kölcsönzési idő vége időponttal, a visszaadva időpont a visszaadás napjával. RENDBEN gomb megnyomására kézbesítőlap keletkezik. Visszahelyezés következményei: Az ügyirat állapota visszaváltozik Átmeneti irattárban -ra. Az ügyirat történetében beíródik a Kikérésből visszavétel esemény. Átmeneti irattárba átvétel Az ügyirat keresése képernyőn az Átmeneti irattárba küldött állapotú ügyiratokat kikeresve az átmeneti irattárba vételt ugyan úgy megtehetjük, mint az Ügyiratok átmeneti irattárba vétele menüpontnál. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 132/207.

133 Központi irattárba küldés Az ügyiratkeresés során megkeresett Átmeneti irattárban állapotú ügyiratok közül Átmeneti irattár ügyiratainak karbantartása, lekérdezése képernyő találati listájában szereplő ügyiratot az alábbi képernyő kitöltésével küldhetjük központi irattárba. A képernyőn látható mezők kitöltődnek az ügyirat adataival. A végrehajtó ez esetben az ügyirat ügyintézője, beíródik az irattári tételszám és jellemzői, valamint az ügyirat lezárási dátuma. RENDBEN gombra kattintva létrejön a kézbesítési tétel Központi irattárba küldés következményei: Az ügyirat állapota Központi irattárba küldött -re változik. Az ügyirat történetébe beíródik az irattárba küldés és a kézbesítési tétel átadásának ténye. 9.3 Ügyiratok központi irattárba vétele Az irattárosnak át kell vennie az irattárba helyezhető ügyiratokat ahhoz, hogy további irattárosi funkciókat lehessen végrehajtani, úgymint a selejtezési jegyzékre helyezés (annak visszavonása), kölcsönzés-visszaadás, levéltári jegyzékre helyezés Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 133/207.

134 (annak visszavonása). Az átvétel dátuma alapértelmezettként (és automatikusan) az aktuális nap. Az ügyirat átvétellel az erecord alapbeállításának megfelelően az addig keletkezett, vonatkozó kézbesítési tételeket is automatikusan lezárja. A Központi irattárba küldött ügyiratokat az alábbi képernyő segítségével kereshetjük meg: A kereső képernyőn az Irattár megadásával kereshetjük meg a központi irattárba küldött ügyiratokat. Nagy számú találat esetén további szűkítő feltételeket alkalmazhatunk. Az alábbi találati listában megjelennek a Központi irattárba küldött állapotú ügyiratok. Az Ügyiratok központi irattárba vétele találati képernyő bal oldali ikonsorának megtekintés, módosítás, találati lista nyomtatása és találati lista exportálása funkciói megegyeznek az Ügyiratok karbantartása, lekérdezése pontban leírtakkal. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 134/207.

135 Az ügyiratokat át lehet venni egyesével és csoportosan is. A csoportos kijelölés alkalmazásával több lezárt ügyirat irattári átvétele egyszerre is megtörténhet. Az ügyiratok kijelölése után kattintsunk a Kijelölt ügyiratok átvétele ikonra. A megerősítendő kérdésre adjunk Igen választ. Átvétel után az ügyirat állapota Irattárban lesz, így az aktuális képernyőről lekerül. Az irattári átvétel következményei: Az ügyirat állapota megváltozik. Az ügyirat eltűnik a találati listából. Az ügyirat kikereshető a Közpinti irattárban lévő ügyiratok kezelése menüpont alatt. 9.4 Központi irattárban lévő ügyiratok kezelése A lezárt ügyiratot az iratkezelési szabályzatnak megfelelően az átmeneti vagy a központi irattárban kell kezelni. Az ügyiratok irattári kezelése során az irattárosnak módja van az ügyirat átvételére, az ügyirat irattári vonatkozású adatainak módosítására, az ügyirat kölcsönadására és visszavételére, az ügyintézők részére, dobozba és jegyzékre helyezésére. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 135/207.

136 A keresés után keletkező találati képernyő jobb oldali ikon sora tartalmazza A központi irattár funkcióit. Ikon Elnevezés Működés Megtekintés Keresés Módosítás Találati lista nyomtatása Találati lista exportálása Kijelölt ügyiratok átvétele Kölcsönzés Visszahelyezés irattárba Dobozba helyezés Jegyzékre helyezés Ügyiratok megtekintése Ügyiratkeresés irattárban Ügyirat módosítás irattárban Keresés találati listájának nyomtatása Keresés találati listájának exportálása Excelbe Központi irattárba küldött ügyiratok átvétele Ügyirat kikölcsönzése központi irattárból Ügyirat visszahelyezése a Központi irattárba Megtekintés Az ügyirat adatai megtekinthetőek, kinyomtathatóak a Megtekintés funkció használatával. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 136/207.

137 Keresés A Jegyzékre helyezés funkció kereső képernyővel indul, amely a különféle keresési szempontok megadásának lehetőségével segíti a felhasználót, abban, hogy a nagytömegű adatot tartalmazó adatbázisban a lehető leggyorsabban rátaláljon az éppen keresendő információra. A találati listáról is indítható a keresés funkció, ha a Keresés ikonra kattintunk. A keresésben alapértelmezésként az aktuális év szerepel. Kereshetünk Iktatókönyvre Irattári tételszámra, melyek legördülő listából választhatók, dátum és iktatószám tartományra. A keresés eredménye az ügyirat vagy iratpéldány találati lista (grid). Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 137/207.

138 Módosítás A módosítás funkcióval kölcsönzött és jegyzéken lévő ügyirat módosítása már nem lehetséges. A módosítás kiterjedhet az irattár helyére, az irattári tételszámra. Az ügyirat történetében eseményt rögzíthetünk, a történetet nyomtathatjuk és exportálhatjuk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 138/207.

139 Kijelölt ügyiratok átvétele A lezárt és központi irattárba küldött ügyiratokat a Központi iratárba lévő ügyiratok kezelése menüpontban is átvehetjük. A menüpont kereső képernyőjén a Központi irattárba küldöttek jelölőnégyzet bepipálásával és a KERESÉS gomb megnyomásával a találati listában megjelennek a központi irattárba küldött ügyiratok. A kijelölt ügyiratok átvétele ikon megnyomásával megtörténik az átvétel. A következmények megegyeznek az Ügyiratok központi irattárba vétele menüpontba leírtakkal. Kölcsönzés Az irattárban lévő ügyiratok kikölcsönözhetők. A kereséssel létrehozott találati listából jelöljük ki azt az ügyiratot, amelyet kölcsön akarunk adni az ügyintézőnek. A Kölcsönzés ikonra kattintva újabb képernyőt kapunk, ahol a kölcsönző személye (Kinek/kitől) jogosultsági csoportokból választható ki. A rendben gomb hatására megerősítő kérdést követően iratpótló nyomtatás indul. Az Iratpótló dokumentum tartalma: kölcsönző szervezeti egysége és személy neve, kölcsönzési határidő, kölcsönzés dátuma, aláírás helye (kölcsönző, engedélyező). Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 139/207.

140 Kölcsönzés képernyőn szereplő "Kölcsönzést engedélyező" mező, alapértéke a bejelentkezett felhasználó. Kölcsönzést engedélyező - amennyiben az irat az irattárból kölcsönzésre kerül -, több is lehet A kölcsönzés következménye: Az ügyirat állapota Központi irattárból kikölcsönzöttre változik. Az ügyirat történetébe beíródik a kölcsönzés eseménye. Ügyirat módosítás nem hajtható végre az irattárból. Visszahelyezés irattárba Mivel a kikölcsönzés, és a visszavétel azonos képernyőn történik, ezért kölcsönzéskor a Kinek mezőnév értelmezendő, visszavételnél pedig a rendszer automatikusan beírja a kölcsönző nevét, így ez visszavételnél a Kitől lesz. Megadható a kölcsönzés határideje is (Meddig), de ez nem kötelező. Az ügyirat állapota a kölcsönzésnek megfelelően változik (Kölcsönözve). A kikölcsönzött ügyiratok a találati listában csak akkor láthatók, ha a kereső képernyőn a Kölcsönzöttek is jelölőnégyzetet bekattintottuk. A kölcsönzött ügyirat visszavétele ugyanezzel a funkcióval történik. A kölcsönző személye automatikusan beíródik a Kinek/kitől mezőbe, az aktuális dátum pedig a Visszaadva mezőbe. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 140/207.

141 Visszahelyezés irattárba következményei: Az ügyirat állapota ismét irattárban lesz. A kikölcsönzés eseménye bekerül a Történetbe. Dobozba helyezés Az irattár kezelése közben az ügyiratok beazonosításának megkönnyítésére az ügyiratokat dobozba helyezhetjük és ezt a tényt a rendszerben rögzíthetjük. A Központi irattárban lévő ügyiratok lekérdezése, karbantartása ablak találati listájában a kijelölt ügyiratok dobozba helyezését kezdeményezhetjük a dobozba helyezés ikon megnyomásával. Az ablakban a jobb oldali ikonnal kiválaszthatjuk a dobozt. A RENDBEN gomb megnyomásával a dobozba helyezést elvégeztük. Fontos, hogy a dobozba helyezendő ügyirat és a doboz irattári tételszáma megegyezzenek, ellenkező esetben hibaüzenetet küld a rendszer. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 141/207.

142 A dobozba helyezés következményei: A központi irattárban lekérdezett ügyiratnál láthatóvá válik, hogy melyik dobozban található az ügyirat. Jegyzékre helyezés Az aktuális iratkezelési szabályzatnak megfelelően a rendszerparaméterek beállításakor meghatározható azon felhasználók köre, akik irattári jegyzékre helyezhetnek tételt. Itt az irattáros szerepkörben végrehajtható funkciókat Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 142/207.

143 mutatjuk be, vagyis, hogy az irattáros a saját gondozásában (irattárban) lévő ügyiratokat jegyzékre helyezi. A jegyzékre helyezés funkció a találati listán kijelölt tételekre hajtható végre. Kijelölhető egyetlen tétel, vagy több tétel is. Több tétel (sor) kijelölése a Windowsban megszokott Ctrl+egérkattintás kijelölő technikával lehetséges. Kattintsunk rá a kiválasztandó jegyzékre, és nyomjuk meg a Rendben gombot. A jegyzékre helyezés megtörténik, a találati listából eltűnnek a tételek. Amennyiben a kiválasztásban olyan tételek is szerepeltek, amelyek nem helyezhetők a kiválasztott jegyzékre, azokat a tételeket a rendszer kihagyja, és erről üzenet küld. A jegyzékre helyezés eseménye bekerül az ügyirat történetbe. Jegyzékre helyezés következményei: Az ügyirat történetében rögzül a jegyzékre helyezés eseménye. Rögzül, hogy az ügyirat melyik jegyzéken szerepel. Az ügyirat állapota selejtezési jegyzéken -re változik 9.5 Irattári jegyzékek karbantartása A rendszer lehetőséget biztosít a lezárt és megfelelő ideig őrzött tételek kivezetésére. A kivezetés történhet levéltári átadással, selejtezési majd megsemmisítési jegyzékre helyezéssel. A végleges és teljes megsemmisítését egy dokumentumnak a megsemmisítési jegyzék lezárása jelenti. A rendszerben három irattári jegyzék típust különböztetünk meg: Selejtezési jegyzék Megsemmisítési jegyzék Levéltári átadási jegyzék Az irattáros vagy az iratkezelési szabályzat szerint jogosult más felhasználó a selejtezhető tételeket Selejtezési jegyzékre helyezheti, leveheti róla. A Megsemmisítési jegyzékre azokat a tételeket helyezhetjük közvetlenül, amelyek az iratkezelési szabályzat szerint nem igényelnek selejtezési bizottsági procedúrát. Ilyenek például a nem saját hatáskörben megsemmisíthető iratpéldányok. Az Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 143/207.

144 iratkezelési szabályzat szerint procedúrán átesett selejtezési jegyzékek "csomagban" megsemmisítési jegyzékre helyezhetőek. A levéltár részére összekészített anyagok átadását Levéltári átadási jegyzék készítésével segíti a rendszer. A keresésben alapértelmezésként csak az élő jegyzékek szerepelnek. Kereshetünk jegyzék típusra, minősítésre legördülő listából, jegyzék megnevezésre szövegtöredék beírásával, dátum tartományra, illetve felelősre (itt az irattárakat lehet megjelölni) jogosultsági csoportokból választva. A találati lista a Lezárt jegyzékek jelölőnégyzet bekattintásával bővíthető. Ebben az esetben az élő és a lezárt jegyzékek egyaránt megjelennek a találati listában. A Csak a lezárt jegyzékek jelölőnégyzet kizárólag a már nem élő jegyzékeket jeleníti meg. A keresés eredménye a jegyzék találati lista (grid). Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 144/207.

145 A jegyzék keresése után a találati képernyőn megjelennek a rendszerben már regisztrált jegyzékek. A jobb oldali választható listából a Jegyzékek tételek nézetet választva az ablakban két találati listát láthatunk. A felső találati lista a jegyzékeket, az alatta lévő pedig az egyes jegyzékekhez tartozó ügyiratokat (tételeket) mutatja. A találati listán látható funkció a következők: Ikon Elnevezés Működés Megtekintés Keresés Felvitel Módosítás Stornírozás Találati lista nyomtatása Találati lista exportálás Lezárás Lezárás visszavonása Átadás levéltárnak Irattári jegyzék megtekintése Irattári jegyzék keresése Irattári jegyzék felvitele Irattári jegyzék módosítása Irattári jegyzék stornírozása Irattári jegyzékek találati listája nyomtatása Irattári jegyzékek találati listája módosítása Selejtezési jegyzék lezárása Lezárt selejtezési jegyzék lezárásának visszavonása Átadás levéltárnak Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 145/207.

146 Levéltári átadás visszavonása Megsemmisítés Levéltári átadás visszavonása Megsemmisítés Megtekintés Jegyzék megtekintésénél az előzőleg létrehozott jegyzék jellemzőit tekinthetjük meg. Típusát, nevét, felelősét/létrehozóját, a létrehozás dátumát, (ha lezárt jegyzék, a lezárás dátumát), valamint a megsemmisítés/levéltári átadás dátumát. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 146/207.

147 Keresés Irattári jegyzék keresésekor szűrő feltételeket állíthatunk be típusra, belső címzettre létrehozás, lezárás, megsemmisítés/levéltári átadás dátumára. Válogathatjuk a keresni kívánt jegyzékeket állapotuk szerint is (lezárt, megsemmisített/levéltárba adott, stornózott). Felvitel (Jegyzék létrehozás) A Felvitel funkcióval új irattári jegyzéket hozhatunk létre. A felviteli képernyőn minden mező kitöltése kötelező. A típus és a minősítés legördülő listából Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 147/207.

148 választható. A jegyzék megnevezése szabad szöveges beviteli mező. A dátum mezőbe a jegyzék tervezett zárásának napra pontos meghatározása szükséges. A felhasználótól eltérő felelős megadása is lehetséges jogosultsági csoportokból történő kiválasztással. A Rendben gomb megnyomására a rendszer ellenőrzi, hogy létezik-e már ugyanilyen jegyzék. Ha már létezik, a rendszer hibaüzenetet ad és nem hozza létre az új jegyzéket. A jegyzék létrehozás következményei: Az új jegyzék megjelenik az Irattári jegyzékek karbantartása, lekérdezése képernyőn. (Irattározás/Jegyzékek) Az új jegyzék megjelenik a jegyzékre helyezéskor. (Irattározás/Jegyzékre helyezés/felvitel funkció) Módosítás A kereséssel létrehozott találati listából jelöljük ki azt a jegyzéket, amelyet módosítani akarunk. A Módosítás ikonra kattintva az alábbi képernyőt kapjuk, ahol a jegyzék "leíró" adatait módosíthatja a jogosult felhasználó. A tételekkel rendelkező jegyzékek esetében a jegyzék minősítése, típusa nem módosítható. Szintén korlátozást jelent a tételek megléte a jegyzék tervezett zárás dátumára vonatkozóan, a jegyzék zárás dátuma az aktuális dátumnál csak nagyobb lehet. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 148/207.

149 A módosítás következményei: A megváltoztatott vagy felülírt adat kikereshető és megtekinthető. (Irattározás/Jegyzékek találati lista) Sztornírozás Kizárólag a tételeket nem tartalmazó (üres) jegyzékeket lehet sztornírozni. Felhasználói felületen a sztornózott jegyzékek nem jelennek meg többet. A sztornírozás engedélyezéséhez külön megerősítést kér a rendszer. Amennyiben "élő" tételekkel rendelkezik a jegyzék, annak sztornózását a rendszer hibaüzenet kíséretében - nem engedélyezi. A sztornírozás következményei: A sztornírozott jegyzék többet nem jelenik meg a jegyzékek listájában, nem tehető rá tétel. Lezárás A három eltérő jegyzék típust azonos módon, kicsit eltérő céllal zárhatunk le a rendszerben. Selejtezési jegyzék lezárásával "dokumentáljuk" a rendszerben a selejtezési procedúra megtörténtét. Lezárás előtt minden szükséges tétel műveletet végre kell hajtani (levétel, felrakás) mert lezárt jegyzék módosítását már nem engedélyezi a rendszer. Megsemmisítési jegyzék lezárásával "dokumentáljuk" a rendszerben a megsemmisítési procedúra megtörténtét. Lezárás előtt minden szükséges tétel műveletet végre kell hajtani (levétel, felrakás) mert lezárt jegyzék módosítását már szintén nem engedélyezi a rendszer. A Levéltári átadási jegyzék zárásánál is ugyanez a helyzet. A lezárással "dokumentáljuk a rendszerben az átadási procedúra megtörténtét. Lezárás előtt minden szükséges tétel műveletet végre kell hajtani (levétel, felrakás) mert lezárt jegyzék módosítását ebben az esetben sem engedélyezi a rendszer. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 149/207.

150 A kereséssel létrehozott találati listából jelöljük ki azt a jegyzéket, amelyet le akarunk zárni. Kattintsunk a Lezárás ikonra, majd a megerősítendő kérdésre adjunk Igen választ. A lezárt jegyzék eltűnik a képernyőről. A lezárt jegyzékek a találati listában csak akkor láthatók, ha a kereső képernyőn valamelyik jelölőnégyzetet bekattintottuk. A lezárás következményei: A lezárás dátuma beíródik a megfelelő mezőbe. (Irattározás/Jegyzékek találati lista, Lezárás dátuma mező). Lezárás Visszavonása Lezárt jegyzék lezárásának visszavonásához az irattári jegyzék kereső képernyőn jelöljük be a lezárt jegyzékek jelölő négyzetet. A találati listán a lezárt jegyzékek láthatóak. A lezárás visszavonása ikon megnyomásával vonjuk vissza a lezárást. A rendszer rákérdez a művelet végrehajtására, majd visszavonja a lezárást és a találati listáról eltűnik a jegyzék. Átadás levéltárnak Az irattári jegyzék keresése képernyőn keressük meg az átadandó levéltári jegyzéket, jelöljük be a Lezárt jegyzékek jelölőnégyzetet, majd a KERESÉS gomb megnyomásával keressük meg. (Ha a jegyzéket még nem zártuk le, azt tegyük meg.) Nyomjuk meg a Átadás levéltárnak nyomógombot. Az átadott jegyzék eltűnik a keresi listából. Levéltári átadás következményei: Az ügyirat állapota Levéltárba átadott -ra változik. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 150/207.

151 Levéltári átadás visszavonása Levéltárnak átadott selejtezési jegyzék visszavonásával keressük meg az irattári jegyzék keresése képernyő segítségével a visszavonni szándékozott levéltári jegyzéket a Megsemmisített/Levéltárba átadott jelölőnégyzet bepipálásával. Nyomjuk meg a Levéltári átadás visszavonása gombot. A visszavont jegyzék eltűnik a keresi listából. Megsemmisítés A Selejtezési jegyzék megsemmisítése funkció kereső képernyővel indul, amely a különféle keresési szempontok megadásának lehetőségével segíti a felhasználót, abban, hogy a nagytömegű adatot tartalmazó adatbázisban a lehető leggyorsabban rátaláljon az éppen keresendő információra. A keresésben alapértelmezésként csak azon lezárt selejtezési jegyzékek szerepelnek, amelyek nem lettek még megsemmisítve. Kereshetünk Jegyzék megnevezésre szövegtöredék alapján, Dátum tartományra, illetve Belső címzettre (itt az irattárakat lehet megjelölni) jogosultsági csoportokból választva. A keresés eredménye a lezárt selejtezési jegyzék találati lista. A kereséssel létrehozott találati listából válasszuk ki azt a selejtezési jegyzéket, amelyet meg akarunk semmisíteni. Kattintsunk a Megsemmisítés ikonra. A funkciógomb alkalmazásának feltétele: A megsemmisítési jegyzék a kiválasztott, amelyen érvényes tételek szerepelnek. Megerősítő kérdés - "Az összes tétel iratait megsemmisíti?" - IGEN választására amennyiben nincsenek ügyirat hivatkozások a csatolmányok törlése megtörténik. Ügyirat állapotváltozás "Megsemmisítve", kizárólag megtekintés módban nyitható meg. Amennyiben van hivatkozás az ügyiratra, lista készül az ügyirat iktatószámát, tárgyát és szerelt és/vagy csatolt iratok iktatószámát tartalmazva. Megsemmisítés következményei: A megerősítendő kérdésre adott Igen válasz esetén a selejtezési jegyzéken lévő összes tételt áthelyeztük megsemmisítési jegyzékre. Az esemény minden tétel Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 151/207.

152 történetébe egyesével íródik. Az eredeti selejtezési jegyzék megsemmisítve állapotba kerül, vagyis rendelkezni fog megsemmisítési dátummal. A megsemmisítési jegyzéket akkor kell lezárni, ha a fizikai megsemmisítés már megtörtént. 9.6 Dobozkezelés A dobozkezelés az irattárazás megkönnyítése és a strukturált tárolásban segít. Ezen funkció az irattári dobozok kezelésének felülete. Létrehozhatunk és módosíthatunk dobozokat (3.ábra) melyekbe az iratainkat helyezhetjük. A dobozkezelés menüpont megnyomásával a doboz lekérdezése, karbantartása lista találati képernyőt kapjuk eredményül. A dobozkezelés funkciói az alábbiak: Ikon Elnevezés Működés Megtekintés Keresés Felvitel Másolás Doboz karbantartása, megtekintés Doboz keresése Doboz karbantartása - felvitel Doboz karbantartása - másolás Módosítás Doboz karbantartása - módosítás Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 152/207.

153 Érvénytelenítés Találati lista nyomtatása Találati lista exportálás Kölcsönzés Dobozcímke nyomtatás Doboz érvénytelenítése Doboz találati listájának nyomtatása Doboz találati listájának exportálása Excelbe Doboz kölcsönzése Dobozcímke nyomtatása Megtekintés Megtekintés módban módosítás nélkül megtekinthetjük a felvitelnél mentett dobozokat. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 153/207.

154 Keresés Keresés képernyőn nagy tömegű doboz kezelése közben szűrési feltételeket állíthatunk be a dobozokra. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 154/207.

155 Felvitel A felvitel funkciónál új dobozt vihetünk fel, ahol az azonosítót a rendszer automatikusan fogja kiosztani, majd nevet kell adnunk a doboznak. Alapállapotban a rendszer tulajdonosként saját csoportunkat állítja be, évként az aktuális évet, érvényesség kezdetének a doboz létrehozásának dátumát. Irattári tételszámot kell választanunk a doboz számára. Egy dobozhoz egy irattári tételszámot kapcsolhatunk. A RENDBEN gomb megnyomására létrejön a rendszerben a doboz. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 155/207.

156 Másolás Másoláskor a találati listából kijelölt dobozt másolja a rendszer, de a létrehozástól eltérően irattári tételszámot nem állít be, azt később módosítással kell kitölteni. Módosítás A módosítás funkcióban a felvitelnél beállítható adatokat módosíthatjuk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 156/207.

157 Érvénytelenítés A találati listából kijelölt doboz érvénytelenítésekor a rendszer rákérdez a kérés végrehajtására, majd az érvénytelenítést az érvényesség vége dátum kitöltésével hajtja végre. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 157/207.

158 Kölcsönzés A rendszerben nem csak ügyiratot, hanem teljes dobozt is kölcsönözhetünk. A kölcsönzéskor a Kinek/kitől mezőben meg kell adnunk a kölcsönző ügyintézőt és a kölcsönzés határidejét. A kölcsönzés hatására a doboz adatai közé beíródik a kölcsönzés kezdete. Dobozcímke nyomtatása A doboz létrehozása után lehetőség van címke nyomtatására, amellyel megkülönböztetjük a dobozokat. A címke tartalma: Irattár, Irattári tételszám Doboz megnevezése. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 158/207.

159 9.7 Jegyzékek 9.8 Jegyzék tételek karbantartása, lekérdezése Ebben a menüpontban lehetőségünk van az irattári jegyzékek tételeinek kezelésére, illetve a tételek jegyzékről levételére. A találati listán a Jegyzék sorszám mezőben látható, hogy az adott ügyirat vagy iratpéldány hányadik tétele a jegyzéknek. Megtekintés Az ügyirat vagy iratpéldány adatai megtekinthetőek, kinyomtathatóak a Megtekintés funkció használatával. A kereséssel létrehozott találati listából kijelölt tétellel hajtható végre a funkció. Ha ügyiratot tekintünk meg, akkor az ügyirat részletes képernyő, ha iratpéldányt, akkor az iratpéldány részletes képernyő jelenik meg. Keresés A Jegyzék tételek karbantartása, lekérdezése funkció kereső képernyővel indul, amely a különféle keresési szempontok megadásának lehetőségével segíti a felhasználót, abban, hogy a nagytömegű adatot tartalmazó adatbázisban a lehető leggyorsabban rátaláljon az éppen keresendő információra. A keresési szempontok vonatkozhatnak mind a jegyzék azonosítóira, mind pedig a tétel jellemzőire. A találati listáról is indítható a keresés funkció, ha a Keresés ikonra kattintunk. A képernyő felső részében találhatók a jegyzékre vonatkozó adatok, azaz a Típus és a Minősítés, melyek legördülő listából választhatók ki, a Jegyzék megnevezése, mely szövegtöredék beírásával kereshető, illetve a Felelős, ahol az irattárat lehet kiválasztani jogosultsági csoportokból. A képernyő alsó részében találhatók a tételre vonatkozó adatok, azaz az Azonosító (iktatószám), mely szövegtöredék beírásával kereshető, a tételhez fűzött Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 159/207.

160 irattárosi Megjegyzés és a Jegyzék sorszám, melynél megadható egy konkrét sorszám, vagy egy számtartomány is. A Sztornók is kapcsoló beállításával a sztornírozott tételek is láthatóvá válnak a találati listában. A keresés eredménye a jegyzék tétel találati lista. Módosítás Módosítás funkcióban kizárólag megjegyzés hozzáfűzésére van lehetőségünk. A kereséssel létrehozott találati listából válasszuk ki az ügyiratot, vagy az iratpéldányt, és kattintsunk a Módosítás ikonra. A megjelenő képernyőn minden mező szürke, inaktív, kizárólag a Megjegyzés mező írható. Írjuk be a megjegyzést, és nyomjuk meg a Rendben gombot. A képernyőn a Megjegyzés oszlopban láthatjuk a beírt szöveget. Sztornírozás Ebben az esetben a sztornírozás a kijelölt tétel levételét jelenti a jegyzékről. A kereséssel létrehozott találati listából válasszuk ki az ügyiratot, vagy az iratpéldányt, és kattintsunk a Sztornírozás ikonra. A megjelenő képernyőn minden mező szürke, inaktív, kizárólag a Megjegyzés mező írható. Írjuk be a szükséges megjegyzést (a sztornírozás okát), és nyomjuk meg a Rendben gombot. A jegyzéken a sorszámok nem kerülnek ismét kiosztásra. A "lyukak" helyén regisztrálva marad, hogy milyen tétel szerepelt ott, továbbá a sztornírozás időpontja és a Megjegyzésben a levétel oka. A sztornírozás következményei: A sztornírozás (levétel) eseménye bekerül a tétel (ügyirat vagy iratpéldány) Történetébe. A jegyzékről levett tétel visszakerül az irattárba, kezelhető, illetve ismét jegyzékre helyezhető (Irattározás/Ügyiratok vagy Iratpéldányok kezelése az irattárban. Irattározás/Jegyzékre helyezés). Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 160/207.

161 10 Kézbesítés A Kézbesítés használata a rendszeren belül nem kötelező, legalább is abban a tekintetben nélkülözhető a működtetése, hogy a címzett küldemény, ügyirat, irat vagy iratpéldány akkor is elér a címzetthez, ha nem kézbesítjük. A kézbesítés funkció működtetése a kézbesített iratok, példányok őrzőinek aktuális változtatását végzi. Használatára vonatkozóan a rendszert alkalmazó szervezet iratkezelési szabályzata ad iránymutatást. Szervezetenkénti kézbesítőkönyv fizikailag nem áll rendelkezésre, de a kézbesítőlapok összegyűjtésével, lefűzésével létrehozható. Minden kézbesítőlap újra nyomtatható. Amennyiben a szervezetnél/szervezeti egységnél kötelező/célszerű a kézbesítések funkció használata, az új felelősnek, ügyintézőnek a számára címzettként vagy felelősként jelölt küldeményeket, ügyiratokat és iratpéldányokat át kell vennie. Az átvétel után az átvett ügyirat vagy példány őrzője az átvevő szervezet vagy személynél dokumentáltan lesz. Nemcsak saját részre lehet átvételt végrehajtani. Olyan szervezeti egységeknél, ahol az iratkezelő végzi az ügyintézők helyett az iratkezelést, az iratkezelő veszi át az ügyintéző nevében az ügyiratot. A kézbesítés átadása-átvétele automatikusan is megtörténhet (rendszerparaméter állítás függvényében), célszerű azonban csak az egyik műveletet, vagy az átadást, vagy pedig az átvételt automatikusra állítani. Az automatizmus kérdés feltevése után Papírok átadása megtörtént? IGEN válasz esetén hajtódik végre. A NEM válasz esetén nem történik meg az átadás automatikusan, hanem kézi átadás funkcióval hajthatjuk végre a műveletet Tértivevény visszaérkezés rögzítése Ebben a menüpontban rögzíthetjük a tértivevénnyel kiküldött, expediált iratpéldány átvételének információit. A Tértivevény visszaérkezés dátuma alapértelmezettként a mai nap, amely tetszés szerint felülírható. A Tértivevény kódja a legördülő listából választható ki: Címzett átvette, Más átvette, Nem vette Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 161/207.

162 át értékeket veheti fel (Kódcsoport: Tértivevény vissza kód). A kódcsoport elnevezéshez tartozó kódtárakat a rendszeradminisztrátor igény szerint bővítheti. A Ragszám kiválasztása értéklistából történik Az értéklista gombra kattintva, külön ablakban megjelenik az Iratpéldányok képernyő. A képernyőn a kimenő iratpéldányok expediálása során rögzített ragszámok szerepelnek. Kiválasztjuk a megfelelő ragszámú iratpéldányt, és a Rendben gombra kattintunk. Ennek hatására a ragszám és az iratpéldány iktatószáma beíródik a kiinduló képernyő megfelelő mezőibe. Rendben gombbal elfogadjuk, ennek hatására a ragszám törlődik a listából. A tértivevény visszaérkezés rögzítésének következményei: A tértivevény visszaérkeztetés eredménye a Történetbe bekerül (Címzett átvette, Más átvette, Nem vette át) Átadandók Az Átadandók és Átveendők menü működése megegyezik. Mindkettő kereső képernyővel indul. A jelölőnégyzetek használatával irányítható, hogy küldeményeket, ügyiratokat és/vagy iratpéldányokat keresünk. Szűkíthetjük a találati listát az érkeztető és iktatószám tartományok megadásával, iktatókönyv kiválasztásával. Ha a keresést az alapértelmezett beállítással engedjük el, akkor a találati listán a bejelentkezett felhasználó összes, aktuális napi, átadandó küldeménye, ügyirata és iratpéldánya megjelenik. Az átadandó tétel kijelölése után az Átad funkciót választva, a megerősítést követően megtörténik az átadás a címzettnek. Több tétel átadása a multifunkciós (Windows-os) kijelölés után az átad funkció használatával történik Az összes tétel egyidejű átadását a Mindet átad funkcióval lehet végrehajtani. Az átadást megelőzően a Megtekintés ikonra kattintva a kijelölt tételbe beletekinthetünk. Átadáskor automatikusan kézbesítőlap keletkezik. A lista (riport) megtekinthető és kinyomtatható. A Mindet átad funkció használata esetében, annyi kézbesítőlap keletkezik, ahány önálló szervezeti egység felé történik az átadás (egységenként egy kézbesítőlap). Az átadott tétel törlődik a találati listából. Egy kézbesítési tételt kijelölve a találati listán, az Érvénytelenítés funkciót választva a kiválasztott Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 162/207.

163 kézbesítési tétel törölhető a találati listáról, ami átvétel esetén a küldemény, ügyirat, vagy iratpéldány visszaküldését a feladónak (átvétel megtagadását) jelenti Átveendők Az Átveendők funkcióban a bejelentkezett felhasználónak lehetősége van a számára megcímzett küldemények, ügyiratok, iratpéldányok átvételére. A funkció működése megegyezik az Átadandók menüvel. Ha a keresést az alapértelmezett beállítással indítjuk, akkor a találati listán a bejelentkezett felhasználó összes, aktuális napi, átveendő küldeménye, ügyirata és iratpéldánya megjelenik. Az átveendő tétel kijelölése után az Átvesz funkciót választva, majd a megerősítést követően megtörténik az átvétel a címzett részéről. Több tétel átvétele a multifunkciós (Windows-os) kijelölés után a funkciós gomb használatával történik meg A kijelölt tételek átvételét az érvénytelenítés (törlés) ikonra kattintva lehet visszautasítani. Az összes tétel egyidejű átvételét a Mindet átvesz gombbal lehet végrehajtani. Az átvett tétel(ek) törlődik(nek) a találati listából. Az átvétel előtt lehetőség van a kijelölt tétel megtekintésére Kézbesítések karbantartása A Kézbesítések karbantartása kereső képernyővel indul, használata megegyezik az Átadandók és Átveendők menüpontoknál ismertetettekkel. A találati listán látható a tétel átadásának és átvételének időpontja, továbbá az átvevő személye is. Ebben a menüpontban lehetőségünk van a kézbesítőlap ismételt kinyomtatására. Bármelyik tételt (sort) kijelölve és az Egy tétel újranyomtatást választva, újra kinyomtathatjuk a kijelölt tétel kézbesítőlapját Futárjegyzékek karbantartása, lekérdezése A rendszerben futárjegyzékek hozhatók létre a minősített iratok futárral történő kiküldésének jegyzékelésére. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 163/207.

164 A menüpont keresőablakkal indul, amelyben érkeztetőszámra, vagy iktatószámra kereshetünk. Szűrhetjük a találatokat a küldő és/vagy a címzett, valamint átadás és/vagy az átvétel dátuma szerint. A futárjegyzékek találati listában megtekinthető a már felvételre került jegyzékek listája és a következő funkciók hajthatók végre: Ikon Elnevezés Működés Megtekintés Keresés Felvitel Módosítás Futárjegyzék lezárás Futárjegyzék megtekintése Futárjegyzék keresése Futárjegyzék felvitele Futárjegyzék módosítása Futárjegyzék lezárása Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 164/207.

165 Találati lista Futárjegyzék találati listájának nyomtatása nyomtatása Találati lista Futárjegyzék találati listájának exportálása Excelbe exportálás A megtekintés funkcióval a már létrehozott futárjegyzékeket nézhetjük meg részletesen. A keresésben az előbbiekben bemutatott keresőablak segítségével kereshetünk a futárjegyzékek között. A felvitel funkcióval új futárjegyzékeket hozhatunk létre. A módosítás funkciógomb megnyomásával megnyithatjuk a létrehozott futárjegyzéket és módosításokat hajthatunk végre. Futárjegyzékre helyezhetünk iratpéldányokat az ügyirat részletes képernyőn található Futárjegyzék -re funkciógombbal. A futárjegyzék lejárás funkciógomb segítségével kiküldés előtt lezárjuk a futárjegyzéket. Kiküldés előtt a futárjegyzéket a futárjegyzék nyomtatása nyomógomb segítéségével nyomtatjuk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 165/207.

166 11 Listák, lekérdezések A rendszerben előre meghatározott formátumú listák készíthetők és nyomtathatók. A listák egy része közvetlenül a menüből indítható, más része pedig kereső képernyővel indul, ahol többféle beállítást is elvégezhetünk Érkeztetőkönyv Az érkeztetőkönyv kinyomtatható teljes egészében, vagy igény szerint egyes részei. A funkció kereső képernyővel indul, ahol alapértelmezés az Aktuális év és a érkeztetőszám-tartomány. Kereshetünk konkrétan egy érkeztetőszámra, vagy számtartományra is. Az időpont megadása hasonlóképpen történhet. Rendben gombra kattintva az érkeztetőkönyv lista PDF formátumban megtekinthető és kinyomtatható. Excelben jelölőnégyzet bepipálásával a rendszer a Rendben gombra kattintva a megadott feltételeknek megfelelő érkeztetőkönyvet Excel-be exportálja. A Lista mentése jelölőnégyzet bepipálásával és a Mentés helye megadásával a rendszer az érkeztetőkönyvet lista PDF formátumban elmenti az általunk megadott helyre, ahonnan az megtekinthető és kinyomtatható. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 166/207.

167 11.2 Iktatókönyv Az iktatókönyv legördülő listából válasszunk ki egy nyomtatni kívánt iktatókönyvet. Az Év mezőben alapértelmezetten az aktuális év szerepel. Az iktatás dátum tólig mezők beállításával adhatjuk meg a konkrét időintervallumot, amelyet meg szeretnénk nézni. A jobb oldali gombsor segítségével a beállított iktatókönyvet pdf formátumban előállítja a rendszer a gomb feliratának megfelelő rendezettségben. (Tárgymutató, vagy Névmutató, vagy iktatószám, vagy irattári tételszám szerinti rendezettség.) Excelben jelölőnégyzet bepipálásával a rendszer a Rendben gombra kattintva a megadott feltételeknek megfelelő iktatókönyvet Excel-be exportálja. A Lista mentése jelölőnégyzet bepipálásával és a Mentés helye megadásával a rendszer az iktatókönyvet lista PDF formátumban elmenti az általunk megadott helyre, ahonnan az megtekinthető és kinyomtatható. Az iktatókönyv napközbeni nyomtatásánál megadható időintervallum rendszerparaméter függvénye Szervezeti hierarchia A menü indításakor sem keresési képernyőt, sem találati listát nem kapunk. A hierarchiába sorolt szervezet listája tekinthető meg és nyomtatható ki PDF formátumban. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 167/207.

168 11.4 Szervezeti hierarchia, dolgozók A menü indításakor sem keresési képernyőt, sem találati listát nem kapunk. A hierarchiába sorolt szervezet és a hozzá tartozó munkatársak listája tekinthető meg és nyomtatható ki PDF formátumban Személyek listája A menü indításakor sem keresési képernyőt, sem találati listát nem kapunk. A hierarchiába sorolt munkatársak listája tekinthető meg és nyomtatható ki PDF formátumban Statisztikák A statisztikák előre meghatározott formátumú listák, amelyek tartalmi megjelenítése a kereső képernyőn megadott paraméterektől függ. A Statisztika készítés menüpont abban az esetben látható és használható, ha a szervezetnél a statisztika készítést igényelték, és a rendszeradminisztrátor beállította a megfelelő rendszerparamétert. (Rendszerparaméter: ONK_ELOADOIV). Küldemény forgalom A küldemény forgalom olyan statisztika, amely a küldeményre vonatkozóan azokat az eseményeket tartalmazza (db), amely eseményeket a szervezeti egység valamelyik felhasználója végzett (létrehozó). A lista létrehozó szervezeti egység (és személy) szerint tartalmazza a megadott időintervallumban az érkeztetés, a szignálás, a bontás, a lezárás és a sztornírozás események darab számát. Kötelezően megadandó paraméterek: Időintervallum: ÉÉÉÉ.HH.NN ÉÉÉÉ.HH.NN Szervezeti egység Szervezeti egység vagy személy jelölőnégyzet Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 168/207.

169 A szervezeti egység választása: A választó gombbal a saját partnerállományból, vagy a szervezeti jelölőnégyzettel a saját szervezet automatikusan kiválasztódik. A választott szervezeti egység (és alatta lévő szervezetek) szintű bontás a szervezeti egység jelölőnégyzettel, a személy szintű bontás a választott szervezeti egység (és alatta lévő szervezetek) és a személy jelölőnégyzettel történik. Az eredmény PDF formátumú lista, amelyet nyomtathatunk. Ügyirat forgalom Az ügyirat forgalom olyan statisztika, amely az ügyiratra és iratra vonatkozóan azokat az eseményeket tartalmazza (db), amely eseményeket a szervezeti egység valamelyik felhasználója végzett (létrehozó). Valamint kiegészül a kapott küldemény, ügyirat és iratpéldány számaival. A lista a létrehozó szervezeti egység (és személy) szerint tartalmazza a megadott időintervallumban az iktatás, a szignálás, a lezárás, a skontrókezelés, szerelés, a sztornírozás, az iratpéldány továbbítás események darab számát. Továbbá tartalmazza a szervezeti egység (és személy) kapott küldeményeinek, ügyiratainak és iratpéldányainak darabszámát. Kötelezően megadandó paraméterek: Időintervallum: ÉÉÉÉ.HH.NN ÉÉÉÉ.HH.NN Szervezeti egység Szervezeti egység vagy személy jelölőnégyzet A szervezeti egység választása: A választó gombbal a saját partnerállományból, vagy a szervezeti jelölőnégyzettel a saját szervezet automatikusan kiválasztódik. A választott szervezeti egység (és alatta lévő szervezetek) szintű bontás a szervezeti egység jelölőnégyzettel, a személy szintű bontás a választott szervezeti egység (és alatta lévő szervezetek) és a személy jelölőnégyzettel történik. Az eredmény PDF formátumú lista, amelyet nyomtathatunk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 169/207.

170 Összesített kimutatás A felelős szervezeti egység és alá tartozó szervezetek küldeményeinek és ügyiratainak számát tartalmazza egy adott évben. A küldeményekre vonatkozóan az érkeztetett, nem iktatandó, a lezárt, az ügyiratokra vonatkozóan a külső főszámos, belső főszámos, a lezárt és a nyitott darabszámokat tartalmazza. Kötelezően megadandó paraméterek: Év: ÉÉÉÉ Szervezeti egység Szervezeti egység vagy személy jelölőnégyzet A szervezeti egység választása: A választó gombbal a saját partnerállományból, vagy a szervezeti jelölőnégyzettel a saját szervezet automatikusan kiválasztódik. A választott szervezeti egység (és alatta lévő szervezetek) szintű bontás a szervezeti egység jelölőnégyzettel, a személy szintű bontás a választott szervezeti egység (és alatta lévő szervezetek) és a személy jelölőnégyzettel történik. Az eredmény PDF formátumú lista, amelyet nyomtathatunk. Nyilvántartott ügyek folyamata Lehetőség ügyintézőnkénti lista nyomtatására elintézett és/vagy lezárt ügyekre bontva. A lekérdezés megmutatja az ügyiratokhoz tartozó alszámokat is. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 170/207.

171 12 Automatikus küldés 12.1 Eseményvezérelt küldés A rendszer bizonyos események bekövetkeztekor, érkeztetés, iktatás (al- és főszámos), ügyirat, iratpéldány továbbítás vagy szignálás {felelős változás}) üzenetet küld az érintett felhasználó partner adatai között meghatározott postaládájába. Az üzenet figyelmezteti a felhasználót, hogy feladata érkezett. Ez a funkció kitűnően alkalmas olyan felhasználók számára, akik nem minden nap használják az erecordot. A funkció előfeltétele, hogy a felhasználó címe rögzítve legyen a rendszerben. (A felhasználó nyilvántartott adatai között található meg a hozzá definiált Partnernek a neve. Partnerkezelés alapértelmezett elérési útvonala az alkalmazásban: Adminisztráció Partnerek, címek, felhasználók karbantartása -> Partnerek karbantartása -> találati listánál: (jobb felső sarokban lista:) Partnercímek (ha nincs tétel, akkor SHIFT+Felvitel gomb) alsó ablakban található címtételek részletes adatainál: cím és küldés mezők) A programba az előre kódolt események bekövetkeztekor, mint például a szignálás egy rendszerparaméterben tárolt statikus szöveget küld, a felhasználó postaládájába. Azt, hogy mely eseményekről kap értesítést a felhasználó előre kódolt, vagyis nem testre szabható. Viszont az küldést a partnerkarbantartó képernyőn egy jelölő négyzet segítségével engedélyezhetjük, illetve tilthatjuk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 171/207.

172 12.2 Határidős feladathoz kapcsolódó küldés A határidők pontosabb betartása érdekében a rendszer a határidő közeledtével üzenetet küld az ügyintéző (felelős) postaládájába. A funkció előfeltétele, hogy a felhasználó címe rögzítve legyen a rendszerben. (A felhasználó nyilvántartott adatai között található meg a hozzá definiált Partnernek a neve. Partnerkezelés alapértelmezett elérési útvonala az alkalmazásban: Adminisztráció Partnerek, címek, felhasználók karbantartása -> Partnerek karbantartása -> találati listánál: (jobb felső sarokban lista:) Partnercímek (ha nincs tétel, akkor SHIFT+Felvitel gomb) alsó ablakban található címtételek részletes adatainál: cím és küldés mezők) A programba egy rendszerparaméterben megadott napon belüli feladatok határidejére figyelmeztet. Ennek beállítását az adminisztrátor tudja végrehajtani. A figyelmeztetéseket küldő program naponta egyszer a hajnali órákban fut le, és küldi a figyelmeztetéseket. Az szövege a feladat szövege lesz, a levél tartalmazni fogja a pontos határidőt is. Az küldés az előző funkciónál leírt módon, a felhasználó karbantartó képernyőn egy jelölő négyzet segítségével engedélyezhető illetve tiltható. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 172/207.

173 13 Kiegészítés a Minősített iratkezeléshez TÜK A Minősített TÜK iratkezelés önmagában nem jól elkülöníthető funkció az erecordban, szorosan kapcsolódik a már eddig is jól működő iratkezelési rendszerhez. A Minősített TÜK iratkezelés funkciók és adatlapok két rendszerparaméter beállításával jeleníthetők meg. 1. MINOSITES értéke IGEN 2. MINOSITETT értéke IGEN Ha mindkét paraméter értéke NEM akkor az alkalmazásban a TÜK funkciók és adatok nem jelennek meg. A rendszerparaméterek mellett a funkció és adatok használatát a funkció jogok és szerepkörök befolyásolják. A rögzített adatokhoz a hozzáférést a felhasználók illetve partnerek minősítése is elengedhetetlen. A felhasználók minősítés szintjét a MINÖSITÉS JELÖLÉS kódtábla értékei határozzák meg. Az ügyiratok és iratok minősítési viszonya egymáshoz: Az ügyirat Felvitelkor örökli a hozzá rögzített irat minősítési szintjét. Új irat rögzítésekor vagy az irat minősítésének módosításakor az ügyirat örökli az új minősítést abban az esetben, ha az új minősítési érték magasabb, mint az eddig érvényben lévő Minősített iratok megtekintése A találati listában kiválasztva a megfelelő ügyiratot megnyitás megtekintésre vagy módosításra, az ügyirat szerkezet fából kiválasztva az iratot megtekinthetjük annak alapadatait és a Minősítés fülön látható az iratra vonatkozó az adott pillanatig rögzített irat Minősítés(ek) (TÜK). Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 173/207.

174 13.2 Minősített ügyiratok iratok keresése Az iratminősítéssel kibővített iratkezelés a találati listában is változásokat eredményezett: Az Ügyirat keresőben a Minősítés mező előtt található az Iratminősítés nyomógomb. Megnyomására megjelenik az Iratkeresés kiegészítése TÜK adatokkal képernyő. A keresési képernyő az iratok minősítési adataira vonatkoznak. Az ügyirat kereső és az iratminősítés kereső az eredmény szempontjából ÉS kapcsolatban állnak egymással. Tehát, ha az ügyirat keresőn megadva, hogy a 2006 >> 2007 évi iktatott ügyiratokat keresek és a TÜK kiegészítőn, pedig a Szigorúan titkos minősítést. Akkor a találati listán az eredménye minden olyan ügyirat, mely 2006-ban vagy 2007-ben keletkezett és legalább egy olyan irata van, amelyik a Szigorúan titkos minősítéssel rendelkezik. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 174/207.

175 13.3 Bejövő irat iktatása Minősítéssel Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 175/207.

176 A beérkezett iratok iktatásánál a minősített (TÜK-ös) iratkezelés bekapcsolásával (TÜK-ös) a Minősítés fülön található Aktuális minősítés blokk adatokat is ki kell tölteni. A Minősítés gomb megnyomásának hatására az aktuális iratminősítés rögzítető. Minősítés kötelezően kitöltendő mező, lehetséges értékei: Nem minősített Nem nyilvános Korlátozott terjesztésű Bizalmas Titkos Szigorúan titkos A rendszergazda által bővíthető a Kódtábla karbantartásával. A Nem minősített érték választása után a további mezők kitöltése nem kötelező. Bármely más éket választva a további mezők tartalmát is ki kell tölteni. Érvényesség vége kötelezően kitöltendő mező, (ÉÉÉÉHHNN formátumban konkrét dátum) Minősítő kötelezően kitöltendő mező, az értékét a Partnerek törzs érvényes értékei közül veszi. Beosztás kötelezően kitöltendő mező, az értékét a Partnerek törzsből kiválasztott érvényes értékéhez rendelt adatot veszi. A felvitel az iktatáskori minősítést tartalmazza,a Rendben gomb megnyomásának hatására az adatok rögzítésre kerülnek. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 176/207.

177 A minősítés rögzítése után a minősítés azonnal meg is változatható erre a Minősítés Átv. gomb szolgál. Az űrlapon található még három nyomógomb, amelyek az irat minősítésének változtatását hajtják végre. Átsorolás Minősítés változtatása Megszüntetés Minősítés megszüntetése Ellenőrzés minősítések szúrópróbaszerű ellenőrzése Minden minősítéssel kapcsolatos változtatás, ellenőrzés a minősítés történetbe rögzítésre kerül TÜK Statisztikák Az eredeti statisztikák mellett a minősített nyilvántartással kapcsoltan megjelentek a TÜK statisztikai funkciókat a Lekérdezések/TÜK menüpont alól érhetjük el. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 177/207.

178 A minősített iratokra az alábbi statisztikák készültek el, minden statisztika lista adattartalma Excel fájl formátumban kitölthető, ezáltal szűrések, rendezések és az adatokon további statisztikai funkciók végezhetők. Minden statisztika alapja az idő intervallum, tehát minden TÜK listázás dátumtól dátumig határt vizsgál, ezen túl pedig az alábbi bontásokat. Belső keletkezésű minősített iratok statisztikája (összegzett lista csak a csoportosításra vonatkozó darabszámokat jeleníti meg). Felelősönként Minősítésenként Címzettenként Érkezett minősített iratok statisztikája (összegzett lista csak a csoportosításra vonatkozó darabszámokat jeleníti meg). Beküldőként Minősítésenként Érkezett minősített iratok tételes listája (más szervtől vagy egyéb beküldőtől érkezett iratok tételes listáját készíti el a megadott csoportosítás szerint). Beküldő, minősítés szerint Minősítés, beküldő, iktatószám szerint Kiküldött minősített iratok tételes listája (más szervnek vagy egyéb beküldőnek készített és kiküldött iratok tételes listáját készíti el a megadott csoportosítás szerint). Címzett, minősítés, iktatószám szerint Minősítés, címzett, iktatószám szerint Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 178/207.

179 14 Adminisztráció Az Adminisztráció főmenüt elsősorban a rendszeradminisztrátorok illetve rendszergazdák jogosultak használni. Ebben a menüpontban állíthatók be azok a paraméterek, és adhatók meg az alapadatok, amelyek nélkül a felhasználók nem tudnának dolgozni. Az Adminisztrációban azonban található néhány olyan menüpont is, amelyet a felhasználók is jogosultak használni Tárgyszavak karbantartása Az ügyiratokhoz tárgyszavakat rendelhetünk, amely megkönnyíti az ügyiratok keresését, és bizonyos csoportok kialakítását, annak ellenére, hogy az ügyiratok pl. eltérő iktatókönyvben szerepelnek. Ha létrehozzuk pl. a Balaton tárgyszót, és hozzárendeljük azon ügyiratokhoz, amelyek a Balatonnal kapcsolatosak, akkor az ügyiratok keresése képernyőn elegendő a Balaton tárgyszót megadni, és a találati listában az összes ilyen ügyirat szerepel majd. Az Adminisztráció főmenüben indítsuk el a Tárgyszavak almenüt. Ennek hatására megnyílik a Tárgyszavak lekérdezése, karbantartása képernyő. A listában láthatóak a már rögzített tárgyszavak. A Megtekintés ikonra kattintva külön ablakban megnézhetjük a kiválasztott tárgyszó adatait. A Keresés ikonra kattintva kikereshetjük a kívánt tárgyszót. A felvitt tárgyszavak összes mezőjére kereshetünk. A Felvitel ikonra kattintva új tárgyszót hozhatunk létre. Tárgyszónak beszédes nevet válasszunk. Az Érvényesség kezdete alapértelmezettként az aktuális nap. Megadhatjuk az Érvényesség végét is, ha ezt megtesszük, akkor a megadott napon a ERECORD automatikusan érvényteleníti a tárgyszót. A Tulajdonost jogosultsági csoportokból választhatjuk ki. Ha nem adunk meg tulajdonost, akkor az általunk létrehozott tárgyszót mindenki használhatja. Ezek a központi tárgyszavak. Ha a tulajdonos a saját szervezeti egységünk lesz, akkor az Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 179/207.

180 egységhez tartozó dolgozók használhatják az általunk rögzített tárgyszót. Ezek a szervezeti tárgyszavak. A Módosítás ikonra kattintva külön ablakban megváltoztathatjuk a kiválasztott tárgyszó adatait. Tárgyszót csak a rendszeradminisztrátor jogosult érvényteleníteni (törölni) Elosztóívek karbantartása A ERECORD -ban lehetőséget biztosítunk arra, hogy a felhasználó Elosztóíveket (listákat) hozzon létre. Az Elosztólista különböző partnerekből és azok címéből áll. Használata a körlevelek címzettjeinek kiválasztását jelentősen egyszerűsíti, mert az Elosztólistát csak egyszer kell létrehozni, de számtalan esetben felhasználható. Ha pl. rendszeresen beszámolót kell készítenünk a szervezet összes főosztályvezetője számára, akkor célszerű létrehozni a főosztályvezetők elosztóívét. Az elosztóívre felvesszük az összes főosztályvezető nevét, így az ügyirat címzésekor az Elosztólista gombra kattintva kiválaszthatjuk ezt az elosztóívet. Az Adminisztráció menüpontban kattintsunk az Elosztóívek karbantartása almenüre. Megnyílik az Elosztóívek lekérdezése, karbantartása képernyő. A listában láthatóak azok az elosztóívek, amelyekhez jogosultságunk van. Egy elosztóív használatára akkor rendelkezünk jogosultsággal, ha az elosztóívnek olyan szervezeti egység a tulajdonosa, amelyhez mi is tartozunk. A Megtekintés ikonra kattintva külön ablakban megnézhetjük a kiválasztott elosztóív adatait. A Keresés ikonra kattintva kikereshetjük a kívánt elosztóívet. A felvitt elosztóívek összes mezőjére kereshetünk. A Felvitel ikonra kattintva új elosztóívet hozhatunk létre. Elosztóív megnevezésnek beszédes nevet válasszunk. A Tulajdonost jogosultsági csoportokból választhatjuk ki. Ha a tulajdonos a saját szervezeti egységünk lesz, egyszerűen kattintsunk a Saját szerv (háló) ikonra. Rendben gombra kattintva létrejön az elosztóív. A Másolás ikonra kattintva a kijelölt elosztóívet másolhatjuk le az összes tételével együtt. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 180/207.

181 A Módosítás ikonra kattintva külön ablakban megváltoztathatjuk a kiválasztott elosztóív adatait. Elosztóívet csak a rendszeradminisztrátor jogosult érvényteleníteni (törölni). Az Elosztóívek adatai legördülő listában válasszuk az Elosztóív sorai értéket. A képernyő alsó részében megnyílik egy újabb ablak, amely a felső ablakban kijelölt elosztóív sorait (tételeit) mutatja meg. Ha a felső ablakban lépegetünk az elosztóívek között, akkor láthatjuk, ahogy az alsó ablakban változnak a kapcsolódó tételek. Ebben az alsó ablakban vihetők fel a kiválasztott elosztóív tételei. Szintén a Felvitel ikont kell használnunk, de másképpen, mint az elosztóív felvitelnél. Nyomjuk le a Shift gombot, és tartsuk is lenyomva, közben kattintsunk a Felvitel ikonra. Ha az alsó ablakban kívánunk dolgozni, minden esetben nyomjuk meg a Shift gombot, különben az egyszerű ikonra kattintás a felső ablakban történő munkát jelenti. A megnyíló képernyőn az Elosztóív mezőben láthatjuk, hogy melyik elosztóívhez visszük fel az adatokat. A Sorszám kiosztás a rendszer beállításától függően lehet automatikus vagy kézzel állítható. A Címzettet és Címét törzsből válasszuk ki. A Címzett keresésekor a Windows-ban megszokott módon lehetőségünk van a partnertörzsben több találatot is kijelölni egyszerre (több tétel kijelölése: Shift+egérkattintás, egyes tételek kijelölése: Ctrl+egérkattintás.) Ezzel a módszerrel az elosztóív sorainak létrehozása gyorsan és egyszerűen végrehajtható. Ilyen esetben az opcionálisan választott Küldésmód, Cím, Válaszigény és Napok száma minden címzettnél azonos lesz. A Küldésmód az iktatásnál megszokott módon legördülő listából választható ki. Rendben gomb megnyomása után a tétel (vagy tételek) láthatóvá válik az ablak alsó részében. Ha az elosztóív egyik tételét szeretnénk kitörölni, akkor a Shift+Érvénytelenítés ikonra kattintva tehetjük meg. A képernyő bármikor visszaállítható egyablakos üzemmódba, ha az Elosztóívek adatai legördülő listában ismét az Elosztóív-re kattintunk. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 181/207.

182 14.3 Partnerfelvitel A Partnerfelvitel funkció az Adminisztráció/Partnerek karbantartása menüből érhető el. A funkció egy keresőképernyővel indul. Partnerként kezeli a rendszer a saját szervezetünk alárendelt szervezeti egységeit és az egyes személyeket is, emellett ugyanitt tarthatjuk karban a külső partnereket is, akik személy és szervezet típusúak lehetnek. A keresés során értelem szerűen jelölhetjük a checkboxokon, hogy milyen típusú partnert keresünk. megadhatjuk A keresés lefuttatása után egy partner találati lista jelenik meg, amelyről az alábbi fő funkciók kezdeményezhetők: Ikon Elnevezés Működés Megtekintés Keresés Felvitel Módosítás Rendezési szempontok, sorrend A kijelölt ügyirat adatainak megtekintése (ügyirat részletes képernyő meghívása, a képernyő funkciói inaktívak) Újabb keresési szempontok megadása (Kereső képernyő meghívása) Új partner felvitele A kijelölt ügyirat adatainak módosítása (ügyirat részletes képernyő meghívása, a képernyőn a funkciók aktívak) A találati lista elemeinek sorba-rendezése különböző szempontok szerint (érkeztetési azonosító, tárgy, küldő és belső címzett szerint), A-Z; Z-A: növekvő és csökkenő sorrend szerint A Megtekintés gomb megnyomásával a Partnerek Megtekintés ablak nyílik meg, inaktív mezőkkel. Ezen a már korábban rögzített partner adatai olvashatók. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 182/207.

183 Partner felvitel A funkció indítása után a Partner / Cím gyorsfelvitel ablak nyílik meg. Ezen az ablakon van lehetőségünk rögzíteni a szervezet típusú és a személy típusú partnert is. Az alkalmazás hierarchikus partnerkapcsolatok rögzítésére, kezelésére is képes. Ha új szervezetet kívánunk felvinni, akkor a nevét írjuk be a Szervezet mezőbe. Egyidejűleg egy szervezet 2 hierarchikus lépcsője és egy személye vihető fel. A személyt ebben az esetben a legalsó szinthez rendeli hozzá a rendszer. Ha csak egy szintet (a legfelsőt) viszünk fel, akkor a személyt ehhez a szinthez rendeli a rendszer. Ha meglévő szervezethez szeretnénk személyt felvinni, akkor a gomb segítségével a jogosultsági csoportokból keressük ki a kívánt szervezetet. A Személy mezőbe írjuk be a nevet. Így a személy a kiválasztott szervezethez tartozik majd. Ha csak személyt kívánunk felvinni, akkor a Szervezet mezőt hagyjuk üresen, csak a Személy mezőt töltsük ki. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 183/207.

184 A szervezet illetve személy felvitellel egy időben megadható a postai cím, postafiók cím, cím, fax szám stb. A címek közül megadható bármelyik, az összes, vagy egyik sem. A Felvitel gombbal indítható a funkció. Szervezet, társaság kiegészítő adatok rögzítésére szolgál a,mező melletti ikon. A kiegészítő adatokat, úgy mint Cégtípus, Cég adószáma, TB törzsszám, Cégjegyzékszám, a Szervezet-társaság kiegészítő adatai képernyőn tudjuk rögzíteni. Majd a Rendben gomb megnyomásával elmenteni. Személy típusú partnerhez Személyi adatokat is rögzíthetünk, a ikonmegnyomásával. A megnyíló képernyő mezőit igény szerint töltsük ki, majd kattintsunk a Rendben gombra. Amennyiben egy már meglévő szervezet alárendelt szervezeti egységét szeretnénk az adatbázisban elmenteni, keressük ki a ikon segítségével a fő szervezetet és a > jelölésű mezőbe írjuk be az alárendelt szervezeti egységet. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 184/207.

185 A partner találati lista Módosítás gombjára kattintva a partnertörzsből kiválasztott és a beviteli mezőbe beírt partner néhány adata módosítható (pl. a megnevezése, és az ország, amelyhez tartozik). Ezek a változtatások szintén beíródnak az adatbázisba, és a következő keresés alkalmával a már módosított partnert találjuk a partnertörzsben. Partner értéklista (Partnertörzs, LOV): működése azonos az Értéklistáéval. Eltérés, hogy a felhasználó a beviteli mezőbe még az előtt beírhat egy karaktersorozatot, hogy az ikonra kattintana. Ebben az esetben a külön ablakban megjelenő listán már csak azok az elemek találhatóak, amelyek tartalmazzák a beírt szöveget. Ha az ikonra kattintás történik előbb, akkor a külön megnyíló ablak szövegmezőjébe be kell írni egy szótöredéket, amelyre kereshet a rendszer. A szótöredéket a legördülő lista alapján kereshetjük a partner nevének elején (így kezdődő), végén (így végződő), illetve bárhol (tartalmazza). A keresés kis és nagybetű érzéketlen. Több szótöredék is megadható % jellel elválasztva. A képernyőn számos kapcsoló látható: A Saját szerv-et bekattintva a saját szervezeten belül kereshetünk partnert. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 185/207.

186 A Külsők kapcsolót bekattintva ezzel ellentétesen a nem saját, idegen szervezeteket kapjuk eredményként. A Szervezetek kapcsolót bekattintva csak cégeket, intézményeket kereshetünk. A Személyek kapcsolót bekattintva csak személyeket kereshetünk. A Csak érvényesek kapcsoló alapértelmezettként mindig be van kattintva, az érvénytelenített partnerek nem jelennek meg a találati listában. A Létrehozó: saját szervezet kapcsoló bekattintásával csak azokat a partnereket kapjuk találatként, amelyeket a saját szervezetünkön belüli munkatársak hoztak létre. A Csak külföldiek kapcsoló beállításával a Magyarországon kívüli partnereket kapjuk találatként. Az Ország legördülő listából kiválaszthatjuk azt az idegen országot, amelyhez a külföldi partner tartozik (Kódcsoport: Ország). Ha kiválasztjuk a külföldi országot, akkor a Csak külföldi kapcsolót szükségtelen bekapcsolni, a rendszer ugyanis automatikusan a nem magyar cégek között keres. A megfelelő szótöredéket beírva Enter segítségével (vagy a {Keress!} gomb megnyomásával) a képernyő alsó részében láthatóvá válik a szűrésnek megfelelő találati lista. A megfelelő partner kiválasztható úgy, hogy az egérrel egyszer rákattintunk és a Rendben gombot megnyomjuk, vagy ezzel egyenértékű, ha az egérrel kétszer rákattintunk a partnerre. A példában olyan szervezetet kerestünk, amelynek neve tartalmazza a bank szótöredéket. Ugyanígy működik a Címtörzs is. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 186/207.

187 14.4 Helyettesítés indítása, megszüntetése Az erecord-ban egy felhasználó funkcionális jogosultságait (milyen műveletek elvégzésére van joga) és hozzáférési jogosultságait (mely dokumentumokhoz fér hozzá) a szerepköre(i) és a szervezeti hierarchiában elfoglalt pozíciója együttesen határozzák meg. Ha valakit kijelölnek egy munkatársa helyetteséül, az illető csak úgy tudja ellátni az ebből fakadó feladatait, ha a helyettesítés idejére rendelkezik mindazon jogosultságokkal, amelyekkel az a kollégája, akit helyettesít. Az erecord ezt a problémát úgy oldja meg, hogy mintegy "megduplázza" a helyettes személyiségét: a helyettes átválthat helyettesítő üzemmódba, ettől fogva a helyettesített munkatárs minden jogával rendelkezik. A rendszer naplózza az eseményeket: ki, mikor, mivel mit tett. Ebbe a naplóba akkor is a helyettes neve kerül, amikor a helyettesített nevében ténykedik, de a napló azt is rögzíti, hogy a műveleteket kinek a helyetteseként végzi el. Egy felhasználó egyidejűleg több másik helyettese is lehet, és egy távollevő pótlására több helyettes kijelölését is engedélyezi és kezeli a rendszer. Helyettesítés megkezdése: Ha a rendszeradminisztrátor felsőbb utasításra értesít, hogy valakinek a kijelölt helyettese vagyunk, akkor az Adminisztrációban a Helyettesítés indítása, megszüntetése menüvel "válthatunk személyiséget". Az ablak már úgy nyílik meg, hogy a benne lévő lista tartalmazza azokat a felhasználókat, akiket pillanatnyilag helyettesíthetünk. Ezen a listán rákattintunk a helyettesített felhasználóra, és megnyomjuk a Rendben gombot. A művelet eredményeként az erecord beírja az adatbázisba a helyettesítés megkezdését, és megteremti annak jogosultsági feltételeit. A művelet sikeréről üzenetben értesítést kapunk: A helyettesítés életbe lépett. Helyettesítés megszüntetése Ha a helyettesítés időtartama véget ér, vagy saját nevünkben kívánunk tovább dolgozni, akkor ismét elindítjuk a Helyettesítés indítása, megszüntetése menüt. Kattintsunk az ablak jobb felső sarkában lévő Saját maga gombra. Ennek hatására az erecord elkönyveli, hogy a helyettesítés megszűnt, és erről értesítést is küld. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 187/207.

188 14.5 Ügyiratok tömeges lezárása Az ügyiratok tömeges lezárása funkcióban lehetőség van egy adott iktatókönyv összes, vagy főszám intervallum alapján választott ügyiratok lezárására. Figyelembe kell venni, hogy csak azokat az ügyiratokat lehet így lezárni, amelyekre ugyanaz az irattározási szabály vonatkozik, ez azt jelenti, hogy mindegyikhez ugyanaz az irattári tételszám tartozik. Ebben a funkcióban a kiválasztott ügyiratokba automatikusan beíródik a kiválasztott irattári tételszám, de csak azoknál, amelyek még nem rendelkeznek irattári tételszámmal Vagyis az irattári tételszám nem íródik felül, nem lesz lecserélve. Ez a menüpont alapértelmezésben mind a szuperfelhasználó, mind a rendszeradminisztrátor szerepkörűeknél megjelenik. Más szerepkörű felhasználónál csak akkor, ha a megfelelő funkciókat a szerepkörhöz a rendszergazda hozzárendelte. Válasszuk ki a megfelelő iktatókönyvet a megadott éven belül. Adjuk meg a főszám intervallumot. Válasszuk ki a megfelelő irattári tételszámot és a rendben - el indítsuk, el a funkciót. A feladat végrehajtás befejezésekor egy ablakban megjelenik a lezárt ügyiratok darabszáma. A lezárást ellenőrizhetjük az ügyiratok lekérdezése, karbantartása menüben. Amennyiben az iktatókönyv összes ügyiratát le akarjuk zárni, a főszám mezőbe az 1-től ig értéket adjuk meg. Az ellenőrzés a következőképpen történhet: Adjuk meg az iktatókönyv évét, válasszuk ki az iktatókönyvet, adjuk meg a lezárás dátumában az aktuális dátumot (tól és ig), lezárt jelölőnégyzetbe tegyük be a pipát, vegyük ki a saját szervezet jelölőnégyzetből a pipát és Rendben-nel indítsuk a keresést Ügyiratok tömeges továbbítása Az ügyiratok tömeges továbbítása funkcióban lehetőség van az aktuális felelős ügyiratait átirányítani (szignálni) az új felelősnek. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 188/207.

189 Jól lehet ezt alkalmazni például szervezeti változáskor (ügyirat utódlás), vagy személyek áthelyezésekor vagy a felelős személy munkaviszonyának megszűnésekor. Válasszuk ki az ügyirat jelenlegi felelősét, amely lehet belső, külső, érvénytelen is. A kiválasztást követően azonnal megjelenik az Ügyiratok száma és a Továbbítandó ügyiratok mezőben a talált darabszám, továbbá az iktatókönyv legördülő menüben fel lesznek sorolva azok az iktatókönyvek, amelyekben a kiválasztott jelenlegi felelős van bejegyezve. Válasszuk ki az új felelőst (csak belső érvényes szervezet vagy személy lehet). Az iktatókönyvek közül válasszunk, vagy az összest válasszuk. Látni fogjuk, hogy a választástól függően a továbbítandó ügyiratok száma változik értelemszerűen. A Rendben gombbal kezdeményezzük a művelet indítását. A művelet végrehajtását követően egy ablakban megjelenik a továbbított ügyiratok száma. Ellenőrizhetjük az ügyirat karbantartás, lekérdezés menüben is a végrehajtás eredményét az Iktatókönyv, főszám, év alapján Jelszóváltozatás Az erecord rendszert csak bejegyzett felhasználók használhatják. A jelszó a felhasználók azonosításának eszköze. Bejelentkezéskor a program ennek révén ellenőrzi a felhasználó személyazonosságát, ez után tölti le a felhasználó funkcionális jogosultságait. A címtár szinkronizációs alkalmazás esetén a jelszóváltoztatás nem érvényes menüpont, mivel az erecord alkalmazás jelszava és a kliensre történő bejelentkezési jelszó azonos, és ez azt jelenti, hogy a kliensnek nem kell külön bejelentkeznie az erecord alkalmazásba. Amennyiben a felhasználók külön doménen vannak, a https jelszó változtatás menüpont jelenik meg, ami azt jelenti, hogy az erecord alkalmazásból is kezdeményezhető a kliens gép jelszavának megváltoztatása. A Jelszó változtatás menüpont indítása után megjelenik üresen a Jelszóváltoztatás ablak, ahol a megfelelő mezőkbe be kell írni a régi, és két alkalommal az új jelszót. Kattintsunk a Rendben gombra. A rendszer figyelmeztet, ha nem jól ismételjük meg az új jelszót. Ebben az esetben meg kell ismételni a jelszó beírást, és ismét Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 189/207.

190 kattintani kell a Rendben gombra. A program egy ablakban visszaigazolja, hogy a jelszó megváltozott Kiadmányozók A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást lehet vezetni ezzel a törzs karbantartó felülettel/funkcióval. A képernyő használata egyértelmű az erecordban megszokott funkciókat lehet használni Üzenetküldés Az erecord alkalmazásban lehetőség nyílik üzenetküldésre. Az Adminisztráció menü Üzenetküldés almenüjéből indítható a funkció. A megjelenő képernyőn módunkban áll Felhasználók, Szerepkörök, Csoportok szerint címzettet választani. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 190/207.

191 A Címzettek kijelölése a Felvitel gombbal történik. A Mindenkinek checkbox az alkalmazás valamennyi felhasználójának elküldhetjük az üzenetet. A Rendben gombra kattintva megjelenik az üzenet szövege a kijelölt címzetteknél. Felhasználói_Kézikönyv_v3.2.doc 191/207.