A Mezőcsáti Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata

Átírás

1 Mezőcsáti Közös Önkormányzati Hivatal 3450 Mezőcsát, Hősök tere 1. Telefon: 49/ Fax: 49/ A Mezőcsáti Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata Érvényes: február 1-jétől Jóváhagyta: Mezőcsát Város Önkormányzat Képviselő-testülete 6/2015. (I. 26.) határozatával

2 I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK ÉS A HIVATAL ÁLTAL ELLÁTOTT TEVÉKENYSÉGEK 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja A Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy rögzítse a költségvetési szerv adatait és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, a költségvetési szerv működési szabályait. A költségvetési szerv feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját a szervezeti és működési szabályzat állapítja meg. 2. A költségvetési szerv működési rendjét meghatározó dokumentumok A költségvetési szerv törvényes működését a hatályos jogszabályokkal összhangban lévő alapdokumentumok határozzák meg Alapító okirat A költségvetési szervet Mezőcsát Város Önkormányzata, Hejőpapi Község Önkormányzata, Ároktő Község Önkormányzata és Tiszadorogma Község Önkormányzata alapította. Az alapító okirat tartalmazza a költségvetési szerv működésére vonatkozó legfontosabb adatokat, mely a 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 13. figyelembevételével készült Egyéb dokumentumok A költségvetési szerv működését meghatározó dokumentum a Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint, a szakmai és gazdasági munka vitelét segítő különféle szabályzatok, munkaköri leírások. Az SZMSZ-hez az alábbi belső szabályzatok kapcsolódnak: Számviteli politika Számlarend Eszközök és források értékelési szabályzata Bizonylati rend és bizonylati album Önköltségszámítási szabályzat Pénzkezelési szabályzat Leltárkészítési és leltározási szabályzat Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata Közszolgálati szabályzat Közszolgálati adatvédelmi szabályzat Közbeszerzési szabályzat Gazdálkodási szabályzat Ügyrend Munkavédelmi szabályzat 2

3 Tűzvédelmi szabályzat Belső ellenőrzési kézikönyv Belső kontroll rendszer Anyag és eszközgazdálkodási szabályzat Beszerzési szabályzat Informatikai biztonsági szabályzat Iratkezelési szabályzat Gépjárművek igénybevételének és használatának szabályzata Telefonhasználati szabályzat Kiküldetési szabályzat Közérdekű adatok nyilvánosságának rendje Reprezentációs kiadások szabályzata 3. A költségvetési szerv legfontosabb adatai A költségvetési szerv megnevezése: Mezőcsáti Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: KÖH). A költségvetési szerv székhelye, címe: 3450 Mezőcsát, Hősök tere 1. A költségvetési szerv telephelye(i)/kirendeltsége: Mezőcsáti Közös Önkormányzati Hivatal Hejőpapi Kirendeltsége 3594 Hejőpapi, Kossuth u. 54. Mezőcsáti Közös Önkormányzati Hivatal Ároktői Kirendeltsége 3467 Ároktő, Széchenyi u. 75. Adóhatósági azonosítószám: Törzskönyvi azonosító száma: A költségvetési szerv jogszabályban meghatározott közfeladata: Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény (továbbiakban: Mötv.) 84. (1) bekezdése értelmében a helyi önkormányzat képviselő-testülete az önkormányzat működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására közös önkormányzati hivatalt hoz létre. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. A költségvetési szerv alaptevékenysége(i) az ellátandó, és a kormányfunkciók szerint kormányzati funkció számmal és megnevezéssel: Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tev Országos és helyi nemzetiségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége Adó-, vám- és jövedéki igazgatás Átfogó tervezési és statisztikai szolgáltatások Köztemető- fenntartás és működtetés Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok 3

4 Más szerv részére végzett pénzügyi- gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcs. tev Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények Közterület rendjének fenntartása Rövid időtartamú közfoglalkoztatás Start munkaprogram - Téli közfoglalkoztatás Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás Országos Közfoglalkoztatási program Közfoglalkoztatási mintaprogram Építésügy igazgatása Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása Város- és községgazdálkodási egyéb szolgáltatások Foglalkozás- egészségügyi szakellátás Ifjúság- egészségügyi gondozás Komplex egészségfejlesztő, prevenciós programok Sportlétesítmények, edzőtáborok működtetése és fejlesztése Kultúra igazgatása Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása Közművelődés- közösségi és társadalmi részvétel fejlesztése Közművelődés- hagyományos közösségi kulturális értékek gondozása Közművelődés- egész életre kiterjedő tanulás, amatőr művészetek Sajátos nevelésű igényű gyermekek óvodai nevelésének, ellátásának szakmai feladatai Nemzetiségi óvodai nevelés, ellátás szakmai feladatai Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Fogyatékossággal élők nappali ellátása Idősek, demens betegek nappali ellátása Gyermekjóléti szolgáltatások Lakásfenntartással, lakhatással összefüggő ellátások szociális étkeztetés Házi segítségnyújtás Családsegítés A költségvetési szerv rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenysége(i): A Közös Önkormányzati Hivatal vállalkozási tevékenységet nem végez. Az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölése: Magyarország Alaptörvénye évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről évi CLXXXIX. tv. Magyarország helyi önkormányzatairól évi CXCV. tv. az államháztartásról 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról évi CCIII. tv. az országgyűlési képviselők választásáról 4

5 2011. évi CXCVI. tv. a nemzeti vagyonról évi CXCIV. tv. Magyarország gazdasági stabilitásáról évi CLXXIX. tv. a nemzetiségek jogairól évi CXII. tv. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról évi CVI. tv. a közfoglalkoztatásról és a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó, valamint egyéb törvények módosításáról évi CXCIX. tv. a közszolgálati tisztviselőkről évi CLXXXVIII. tv. a köznevelési feladatot ellátó egyes önkormányzati fenntartású intézmények állami fenntartásba vételéről évi CXC. tv. a nemzeti köznevelésről évi XCIII. törvény az illetékekről évi XX. törvény a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról évi LXXXIX. törvény a helyi önkormányzatok címzett-és céltámogatási rendszeréről évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról évi LV. törvény a termőföldről évi XXXVI. törvény a választási eljárásról évi CXL. törvény a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről évi C. törvény a számvitelről évi XCVI törvény a helyi önkormányzati képviselők jogállásának egyes kérdéseiről évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelméről évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól évi CXXX. törvény a jogalkotásról évi XLII. törvény a nemdohányzók védelméről és a dohánytermékek fogyasztásának, forgalmazásának egyes szabályairól évi CXXV. törvény az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról 303/2007. (XI. 14.) Korm. rendelet a magyarországi hivatalos földrajzi nevek megállapításáról és nyilvántartásáról 338/2011. (XII. 29.) Korm. rendelet a Nemzeti Jogszabálytárról 273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről 249/2012. (VIII. 31.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők részére adható juttatásokról és egyes illetménypótlékokról 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról 119/2012. (VI. 26.) Korm. rendelet a helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletének részletes szabályairól 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők személyi irataira, a közigazgatási szerveknél foglalkoztatott munkavállalók személyi irataira és a munkaügyi nyilvántartásra, a közszolgálati alapnyilvántartásra és közszolgálati statisztikai adatgyűjtésre, valamint a tartalékállományra vonatkozó egyes szabályokról 31/2012. (III. 7.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselőkkel szembeni fegyelmi eljárásról 5

6 29/2012. (III. 7.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők képesítési előírásairól 28/2012. (III. 6.) Korm. rendelet a nemzetiségi célú előirányzatokból nyújtott támogatások feltételrendszeréről és elszámolásának rendjéről 138/1992. (X. 8.) Korm. rendelet a közalkalmazottakról szóló évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a közoktatási intézményekben 150/1992. (XI. 20.) Korm. rendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a művészeti, a közművelődési és a közgyűjteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezésére 137/1996. (VIII. 28.) Korm. rendelet az óvodai nevelés országos alapprogramjának kiadásáról 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 61/2009. (XII. 14.) IRM rendelet a jogszabályszerkesztésről 2/1993. (I. 30.) MKM rendelet az egyes kulturális közalkalmazotti munkakörök betöltéséhez szükséges képesítési és egyéb feltételekről 32/1997. (XI. 5.) MKM rendelet a nemzeti, etnikai kisebbség óvodai nevelésének irányelve és a Nemzeti, etnikai kisebbség iskolai oktatásának irányelve kiadásáról 26/1997. (IX. 3.) NM rendelet az iskola-egészségügyi ellátásról 4/2004. (II. 20.) NKÖM rendelet a helyi önkormányzatok könyvtári és közművelődési érdekeltségnövelő támogatásról 2/2005. (III. 1.) OM rendelet a Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelésének irányelve és a Sajátos nevelési igényű tanulók iskolai oktatásának irányelve kiadásáról Helyi rendeletek Az alapítás időpontja: február 1. A hatályos, egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat kelte: április 30. A hatályos, egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat száma/azonosító adatai: - 102/2013. (IV.29) Képviselő-testületi határozat (Mezőcsát) - 28/2013. (IV.29) Képviselő-testületi határozat (Hejőpapi) - 15/2013. (IV.29) Képviselő-testületi határozat (Ároktő) Az alapító szerv neve, székhelye: Mezőcsát Város Önkormányzata, 3450 Mezőcsát, Hősök tere 1. Hejőpapi Község Önkormányzata, 3594 Hejőpapi, Kossuth u. 54. Ároktő Község Önkormányzata, 3467 Ároktő, Széchenyi u. 75. Tiszadorogma Község Önkormányzata, 3466 Tiszadorogma, Arany János u. 21. Az irányító szerv neve, székhelye: Mezőcsát Város Önkormányzat Képviselő-testülete, 3450 Mezőcsát, Hősök tere 1. Statisztikai számjel: A számlát vezető hitelintézet neve, címe: OTP Bank NyRt. Mezőcsáti Fiókja, Hősök tere 23. Fizetési számla száma:

7 4. A költségvetési szerv jogállása A költségvetési szerv önálló jogi személy, amely rendelkezik a Polgári Törvénykönyvben és egyéb jogszabályokban meghatározott, az önálló jogi személyiséghez kapcsolódó jogokkal és kötelezettségekkel. Gazdálkodási jogköre: a KÖH előirányzataival teljes jogkörrel rendelkező, gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv. Vezetője: jegyző, aki felett a munkáltatói jogokat Mezőcsát Város Önkormányzat Polgármestere gyakorolja. A jegyzőt távolléte esetén az aljegyző, pénzügyi kérdésekben a pénzügyi osztályvezető helyettesíti. Képviselet: a KÖH-t a jegyző képviseli. Képviseleti jogköre gyakorlásának jogát esetenként, illetve meghatározott ügyekben, vagy ügykörökben átruházhatja. 5. A KÖH illetékességi területe Mezőcsát, Hejőpapi, Ároktő közigazgatási területe. A KÖH számára jogszabályokban, testületi döntésekben megfogalmazott feladat- és hatásköri, szervezeti és működési előírásokat jelen SZMSZ-ben foglaltak figyelembevételével kell alkalmazni. 6. A költségvetési szervhez rendelt költségvetési szervek A költségvetési szervhez rendelt költségvetési szerv neve Címe Általános Művelődési Központ 3450 Mezőcsát, Hősök tere 15 Mezőcsát Kistérség Többcélú Társulása 3450 Mezőcsát, Hősök tere 24 Ároktői Óvoda Hejőpapi Napközi Otthonos Óvoda, Főzőkonyha és Étkezde 3467 Ároktő, Széchenyi u. 6/B Hejőpapi, Posta u. 8. Jelen SZMSZ rendelkezéseit a gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv és a gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv az irányító szerv által jóváhagyott munkamegosztási megállapodásban rögzített munkamegosztás és felelősségvállalás keretei között kell alkalmazni. A KÖH ellátja az alapító önkormányzatok gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat, valamint megállapodás alapján a Mezőcsát Város Cigány Nemzetiségi Önkormányzat, Ároktő Roma Nemzetiségi Önkormányzat, Hejőpapi Roma Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodási feladatait. 7

8 7. A KÖH gazdasági társaságban való részvétele(i): A KÖH gazdasági társaságnak nem tulajdonosa, gazdasági társaságban részesedéssel nem rendelkezik. II. FEJEZET A KÖH SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE 1. A KÖH az alábbi belső szervezeti egységekre tagolódik: Polgármester Önkormányzati tanácsadó (1 fő) Jegyző Pénzügyi Osztály Vezeti: Pénzügyi Osztályvezető (1 fő) Titkárság (3 fő) Közvetlenül a jegyző irányítása alatt működik Igazgatási Osztály Vezeti: Aljegyző (1 fő) Ügyintézők (3 fő) Műszaki Osztály Vezeti: Műszaki Osztályvezető (1 fő) Ügyintézők (3 fő) Hejőpapi Kirendeltség Kirendeltség vezető (1 fő) Ügyintézők (3 fő) Ároktői Kirendeltség Kirendeltség vezető (1 fő) Ügyintézők (3 fő) Költségvetési Iroda (6 fő) Adó Iroda (2 fő) Székhelytelepülés hivatala (22 fő) Jegyző (1 fő) Aljegyző (1 fő) Igazgatási Osztály (3 fő) Pénzügyi Osztály (összesen: 9 fő) - Költségvetési Iroda (7 fő) - Adó Iroda (2 fő) Műszaki Osztály (4 fő) Titkárság (3 fő) Önkormányzati tanácsadó (1 fő) Hejőpapi Kirendeltség (4 fő) Kirendeltség vezető (1 fő) Pénzügyi ügyintéző (1 fő) Adóügyi ügyintéző (1 fő) Igazgatási ügyintéző (1 fő) Ároktői Kirendeltség (4 fő) Kirendeltség vezető (1 fő) Pénzügyi ügyintéző (1 fő) Adóügyi ügyintéző (1 fő) 8

9 Igazgatási ügyintéző (1 fő) 2. A KÖH belső ellenőrzése A KÖH nem foglalkoztat belső ellenőrt, a KÖH a belső ellenőrzési feladatot külső szolgáltató bevonásával szervezi meg, látja el. A jegyző köteles gondoskodni a belső ellenőrzés működtetéséről, ennek keretében a külső szolgáltatóval történő szerződés megkötéséről. A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed a szervezet minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára. A belső ellenőrzés kiterjed a KÖH-höz rendelt költségvetési szervekre, a KÖH alapító önkormányzatokra és a nemzetiségi önkormányzatok tevékenységére is. A belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítményellenőrzéseket, illetve informatikai rendszerellenőrzéseket kell végezni. A belső ellenőrzésnek tanácsadói feladatokat is el lehet látni. A belső ellenőrzések éves ellenőrzési terv alapján történnek. Az éves ellenőrzési tervnek tartalmaznia kell: az ellenőrzési tervet megalapozó elemzéseket, különös tekintettel a kockázatelemzésre, a tervezett ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzések célját, az ellenőrzendő időszakot, a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását, az ellenőrzések típusát és módszereit, az ellenőrzések ütemezését, az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését. A belső ellenőrzést a Belső ellenőrzési kézikönyvben foglaltak szerint kell megszervezni és elvégezni, mely Belső ellenőrzési kézikönyvet a belső ellenőrzési vezető készít el. 3. A KÖH feladatai, belső szervezeti egységeinek megnevezése és azok főbb feladatai A KÖH tevékenysége az alapító önkormányzatok, az alapító önkormányzatok bizottságai, a helyi nemzetiségi önkormányzat tisztségviselői munkája eredményességének elősegítésére irányul, ellátja a jogszabályokban meghatározott feladatokat, valamint előkészítő, szervező, végrehajtó, ellenőrző, szolgáltató tevékenységet folytat A KÖH a Képviselő-testületek tevékenységével kapcsolatban: a) szakmailag előkészíti az önkormányzati rendeletek tervezetét, a testületi előterjesztéseket, a határozati javaslatot, valamint vizsgálja a törvényességet; b) nyilvántartja a Képviselő-testületek döntéseit; c) szervezi a Képviselő-testületek rendelkezéseinek végrehajtását, a végrehajtás ellenőrzését; d) ellátja a Képviselő-testületek munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli adminisztrációs feladatokat; 9

10 e) az önkormányzatok intézményeivel kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenőrzési feladatok ellátásában részt vesz, szakmai segítő tevékenységet folytat. 3.2 A KÖH a Képviselő-testület bizottsága működésével kapcsolatban: a) biztosítja a feladat jellegének megfelelően a bizottság működéséhez szükséges ügyviteli feltételeket; b) szakmailag előkészíti a bizottsági előterjesztést, jelentést, beszámolót, egyéb anyagokat; c) tájékoztatást nyújt a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetőségeiről, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkező kérelmet, javaslatot; d) gondoskodik a bizottsági döntés nyilvántartásáról és végrehajtásáról A KÖH a képviselő munkájának segítése érdekében: a) elősegíti a képviselő jogainak gyakorlását; b) köteles a képviselőt a teljes hivatali munkaidőben fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni, illetve intézkedni; c) közreműködik a képviselő tájékoztatásának megszervezésében A KÖH a polgármesterek, alpolgármesterek munkájával kapcsolatban: a) döntést készít elő, szervezi a végrehajtást, b) segíti a Képviselő-testületi munkával kapcsolatos tisztségviselői tevékenységet, nyilvántartja a polgármester döntéseit A KÖH a pénzügyi, gazdálkodási, vagyonkezelési, intézményi gazdálkodás ellenőrzési feladatok körében ellátja: a) az intézményi tervezés, beszámoltatás, intézményi gazdálkodás feladatait, b) a beruházás, felújítás előkészítését, lebonyolítását, c) a belső gazdálkodás szervezését, a belső létszám-, és bérgazdálkodást, intézményi pénzellátását, d) a költségvetési intézmények ellenőrzését, e) a számítástechnikai, informatikai rendszer kezelését, f) az önkormányzat ingatlanvagyonával, vagyoni érdekeltségével és egyéb vagyonával kapcsolatos közgazdasági, pénzügyi, jogi feladatokat A KÖH egyéb feladatai: a) ellátja a területi illetékességű építésügyi feladatokat; b) ellátja az építéshatósági feladatokat a külön szerződésben foglaltak szerint; c) közreműködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerűsítésében, más államigazgatási, önkormányzati hivatali szervekkel való kapcsolattartásban; d) a KÖH működésének technikai feltételeit biztosító tevékenységi kört lát el, végzi az iktatást, irattározást A jegyző feladatai a jogszabályokban meghatározottakon túlmenően különösen a következők: A testületek működésével kapcsolatban: 10

11 a) összehangolja az előkészítő munkát, gondoskodik a törvényességről, a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, határozatok rendelkezéseinek betartásáról; b) figyelemmel kíséri az előterjesztések, döntési tervezetek előzetes bizottsági megtárgyalását; c) figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét törvényességi szempontból, ha a döntéseknél jogszabálysértést észlel, köteles jelezni; d) gondoskodik a jegyzőkönyvek pontos vezetéséről, a döntések érdekeltek részére történő eljuttatásáról; e) kezeli a polgármesterek személyi anyagát, ellátja a foglalkoztatással kapcsolatos ügyviteli feladatokat. f) központi jogszabályoknak megfelelően előkészíti, szervezi és lebonyolítja a választásokat, népszavazásokat. A KÖH működésével kapcsolatban: a) a KÖH belső szervezeti tagozódására, munkarendjére és az ügyfélfogadás rendjére vonatkozóan javaslatot készít a polgármestereknek; b) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét; c) gyakorolja a munkáltatói jogokat a KÖH köztisztviselői és munkavállalói tekintetében; d) ellátja a személyzeti feladatokat a KÖH köztisztviselőivel, munkavállalóival, az önkormányzati intézményvezetőkkel kapcsolatosan, e) irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat; f) irányítja a dolgozók továbbképzését; g) vezeti, összehangolja és ellenőrzi a KÖH belső szervezeti egységeiben a munkát; h) elkészíti a KÖH tevékenységéről szóló beszámolót, amelyet a jegyző terjeszt a Képviselő-testület elé; i) irányítja a KÖH gazdálkodási tevékenységét; j) előkészíti és lebonyolítja, a feladatkörébe tartozó intézmények esetén, a magasabb vezetői megbízás pályázati eljárását; k) adatokat szolgáltat a Közoktatási Információs Rendszer kiépítéséhez, működtetéséhez. Munkáltatói jogok gyakorlása: A KÖH köztisztviselői és munkavállalói esetében a munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. A Közös önkormányzati hivatal megalakításáról és fenntartásáról szóló megállapodás alapján az érintett polgármesterek egyetértése szükséges a köztisztviselő határozott idejű, illetve végleges áthelyezéséhez, valamint a kirendeléséhez Az Igazgatási Osztály, a Hejőpapi és Ároktői Kirendeltségen a szociális, igazgatási ügyintőző általános feladatai 1. Ellátja a szociális törvényből és az önkormányzat helyi szociális rendeletéből eredő az önkormányzat hatáskörébe tartozó szociális feladatokat: - önkormányzati segély - köztemetés 2. Ellátja a jegyzői hatáskörbe tartozó feladatokat: 11

12 - lakásfenntartási támogatás (2015. február 28. napjával az új ellátások megszűnnek, a évben megállapított támogatás folyósítása a határozatban feltüntetett időpontig legkésőbb november 30. napjáig történik) - aktív korúak ellátása (2015. március 1. napjától a Járási Hivatal hatáskörébe tartozik) - rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapítása - halmozottan hátrányos helyzet megállapítása - óvodáztatási támogatás megállapítása (2015. október 31. napjával megszűnik) - védendő fogyasztókkal kapcsolatos ügyintézés - hatósági bizonyítványok kiállítása szociális ellátásokról - környezettanulmányok készítése - szociális nyári gyermekétkeztetés - új ellátási forma kerül bevezetésre március 1. napjával: települési támogatás 3. Hatósági feladatok - hagyatéki ügyintézés, leltárfelvétel - címnyilvántartás vezetése, azzal kapcsolatos feladatok (házszámrendezés) - anyakönyvi ügyintézés (születés, házasság, haláleset anyakönyvezése) - apai elismerő nyilatkozatok felvétele - hazai anyakönyvezés, házassági és születési névváltozás - birtokvédelmi feladatok 3.9. Pénzügyi Osztály Költségvetési Iroda, valamint a Hejőpapi és az Ároktői Kirendeltségen a pénzügyi ügyintézők feladatai: - egyezteti negyedévente az ingatlan analitikában elszámolt értékcsökkenést a főkönyvvel; - az intézmények információt nyújtanak a költségvetési rendelet összeállításához, és átadják a pénzügyi osztályvezetőnek, aki az ide vonatkozó jogszabályoknak megfelelően összeállítja az intézményi költségvetési javaslatokat, és előkészítik azt egyeztető tárgyalásra, - a költségvetési rendelet elfogadása után a pénzügyi osztályvezető összeállítja az elemi költségvetéseket, majd számítógépes programmal önkormányzati szintűre összesíti és továbbítja a MÁK felé, - a pénzügyi osztályvezető a jóváhagyott előirányzatokról tájékoztatja az intézményvezetőket, - év végén elkészítik az önkormányzat és az intézmények beszámolóját továbbítják a MÁK felé. - a beszámolási időszakot követő április hó végéig elkészíti a beszámolót a Képviselőtestület ülésére, - a zárszámadás és a maradvány elszámolás elfogadását követően tájékoztatja az intézmények vezetőit a jóváhagyott összegekről. - az önkormányzati szintű összesítést követően minden hónapot követő zárás után elkészíti a havi mérlegjelentéseket, amely bemutatja az adott időszak pénzforgalmi teljesítését és a vagyonváltozás adatait. - nyilvántartja a KÖH tárgyi eszközeit, gondoskodik egyéb nyilvántartások (szigorú számadású nyomtatványok, kiküldetési rendelvények) vezetéséről, - az önkormányzati vagyonkataszter kezelése, változások átvezetése, nyilvántartása, a tárgyi eszköz analitikai nyilvántartás vezetése, aktiválások elvégzése, adatszolgáltatás - elszámolt értékcsökkenés feladása: negyedévet követő 20 napjáig. 12

13 A Közös Hivatal működésével kapcsolatos feladatok: - Pénztári forgalom kezelése: készpénzszükséglet esetén az önkormányzatok, az intézmények minimum 48 órával előbb jelzik, hogy milyen célból és mekkora összegre lesz szükségük. Az igénylést az utalványozás előtt a pénzügyi ügyintéző érvényesíti, ezt követően juthat az (intézmény alkalmazottja) a készpénzhez. Az elszámolásra felvett összegekkel 30 napon belül a pénztár felé el kell számolni a bizonylatok alapján. - A készpénzes számlák (határozatok) az érvényesítés után utalványozásra kerülnek (Lsd. a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés rendjéről szóló mindenkori pénzügyi szabályzatot), majd a pénztári órák alatt a kifizetések megtörténnek. - A beérkező és leigazolt átutalással kiegyenlítendő számlákat a pénzügyi ügyintéző átveszi és rögzíti a pénzügyi programba (utalványozásra előkészíti). Az ügyintéző rögzíti a számlák kifizetésének határidejét, majd továbbítja aláírásra az arra illetékesnek. Az aláírásokat követően történik a számlák kiegyenlítése az OTP-terminálon keresztül. - A kiegyenlített számlák a napi banki utalásokkal együtt átadásra kerülnek a főkönyvi könyvelőnek, aki a kormányzati funkciókra könyveli a gazdasági műveleteket. A könyvelést a EPER program segítségével rögzíti. - Elkészíti az áfa bevallást. - Végzi a központosított előirányzatok igénylőlapjának továbbítását a MÁK felé az EBR 42 programon keresztül. A táblázatok kitöltéséhez a szakmai irodáktól kap információikat. - Kezeli a KÖH személyi állományának, az önkormányzatokhoz tartozó személyek, valamint az önkormányzat működtetésében lévő intézményektől átvett technikai dolgozók személyi anyagát, ellátja az ezzel kapcsolatos feladatokat, Pénzügyi Osztály Adó Iroda, valamint a Hejőpapi és az Ároktői Kirendeltségek adóügyi ügyintézőinek adóval kapcsolatos feladatai - Az adóügyi előadó ellátja a helyi adókra és a gépjárműadóra vonatkozó törvényekben és más kapcsolódó jogszabályokban előírtakra figyelemmel az Önkormányzatok által bevezetett helyi adók, a gépjárműadó, a talajterhelési díj és a termőföld bérbeadásából származó jövedelemadó előírásával, nyilvántartásával, kezelésével, beszedésével, elszámolásával, az adóellenőrzéssel, az adók és az adók módjára behajtandó köztartozások beszedésével kapcsolatos feladatokat. Ellátja az adózással összefüggő bejelentések, kérelmek, nyilatkozatok feldolgozásával kapcsolatos hatósági munkát, és a hatósági bizonyítványok, igazolások kiadásával kapcsolatban előírt feladatokat. - Az önadózásos formában működő helyi iparűzési adó esetében bejelentkezéssel, míg kivetéses adóként funkcionáló magánszemély kommunális adójánál adóbevallással jelentkezik be az adóalany. Az ügyintézők a beadványokat tartalmi és formai szempontból ellenőrzik, ha hiba, hiányosság merül fel, azt kijavítják, és az ügyfelet értesítik, vagy az ügyféllel a hiányosságot pótoltatják. - Az ügyintéző az adóbevallás adatait összeegyezteti a számítógépes törzsadattári nyilvántartásban már rendelkezésre álló adatokkal, ha eltérést tapasztal, akkor a 13

14 változásokat átvezeti. Ha az adóalany a nyilvántartásban nem szerepel, számítógépes törzsadattári nyilvántartásba veszi. - Az adóbevallás adatai alapján számítógépes kivetési irat kitöltésére kerül sor, ez után az adó összege az adóalany személyi adatgyűjtő lapján könyvelésre kerül. A kivetési irat adatai alapján az ügyintéző érdemi döntést igénylő ügyben határozatot hoz, és azt megküldi az ügyfélnek. - Adókivetés esetén - amennyiben a helyi rendeletben adómérték változás történik - a nyilvántartásban szereplő adóalanyoknak - hivatalból - úgynevezett mértékváltó határozat kiadására kerül sor. - Az ügyfelek kérelmeire az ügyintéző az ügy jellegének megfelelően határozatot hoz vagy tájékoztatást, értesítést küld. - A postán feldolgozott befizetési lapok fénymásolatban, ill. elektronikus úton kerülnek az adócsoporthoz, pénzintézettől naponta beérkező számlakivonatok és a mellékletét képező bizonylatok ellenőrzésre kerülnek. A tételes pénzforgalom és a számlakivonat adatai közötti egyezőség megállapítása után történik a befizetések lekönyvelése az adózók egyedi számláira. A mutatószámokból képzett azonosító alapján lekönyvelésre kerülnek a befizetések, amelyről könyvelési napló készül. - A hátralékkal rendelkező adózókról hátralékos lista készül, amely a végrehajtási eljárás alapját képezi. Az Adó Iroda egyéb feladatai - Adóigazolások kiállítása. Adózó kérelmére annak igazolására, hogy rendelkezik-e adótartozással adóigazolás kiadására kerül sor. - Vagyoni bizonyítvány kiállítása történik. A vagyoni bizonyítványok az önkormányzati adó nyilvántartásban található, magánszemélyhez köthető vagyon elemeket tartalmazzák általában hatósági megkeresésre készülnek. - Adó- és értékbizonyítvány kiállítása, igazgatási csoportvezetővel együtt. Megkeresésre az ingatlanok forgalmi értékéről adó- és értékbizonyítvány kiadása történik általában hatósági felhasználás céljából. - Értesítés a számlaegyenlegről. Minden év augusztus hónapjában számlaegyenleg értesítő készítésére (kinyomtatására) és kiküldésére kerül sor azoknak az adózóknak, akiknek túlfizetése vagy tartozása van. - Igazolás kiállítása költségmentesség engedélyezéséhez Bírósági eljáráshoz kerül kiállításra, egy bírósági formanyomtatvány, amelynek helyi adókra vonatkozó részét igazolja le az adóhatóság. - Az adók módjára behajtandó köztartozások beszedése Azon köztartozások esetében, ahol a törvény az adók módjára történő behajtást rendeli el, a kimutató szerv hátralék kimutatás formájában keresi meg az Adócsoportot végrehajtási eljárás lefolytatására. Amennyiben a megkeresés tartalmazza a végrehajtási eljárás lefolytatásához szükséges adatokat, akkor az eljárás megindul, ellenkező esetben a kimutató szervnek hiánypótlásra visszaküldésre kerül. A végrehajtás eredményéről a kimutató hatóság tájékoztatást kap, ill. a behajtott összeget átutaljuk számára. - A helyi adó és díj rendeletek előkészítése. - Társhatósági, társirodáktól, csoportoktól érkező adatok fogadása, adatszolgáltatás. A társhatóságoktól beérkező dokumentumokat az ügyintéző ellenőrzi, összeveti a kapott adatokat a rendelkezésre álló számítógépes állománnyal. Megvizsgálja, hogy a kapott adat szerepel-e, illetve egyezik-e a nyilvántartásban szereplő adattal. A hivatal belső szervezeti egységei a működési engedélyek, telepengedélyek, a vállalkozói 14

15 engedélyek, a lakcímváltozások, a lakóházakra és egyéb építményekre kiadott fennmaradási engedélyek kiadásáról, visszavonásáról, módosításáról értesítik az adóügyi előadót Műszaki Osztály feladatai Általános feladatok - ellátja és közreműködik az építészeti, műszaki hatósági feladatokban, - intézi a városüzemeltetéssel, fenntartással, kommunális igazgatással, árszakmai kérdésekkel, közlekedési, hírközlési, vízügyi, energiaügyi igazgatással kapcsolatos feladatokat, - ellátja a lakossági társulások és társulati formákban megvalósuló kommunális beruházásokból az önkormányzatra háruló feladatokat, - részt vesz a beruházások átadás-átvételében - működteti a közterület felügyeletet, amelynek keretében gondoskodik a közterületek használatáról, a köztisztaságról, a környezetvédelemről és közegészségügyről, valamint a piac és vásárok tartásáról szóló jogszabályok végrehajtásáról, - közreműködik az ebtartásról szóló előírások végrehajtása során a helyi állatorvossal, - ellátja az önkormányzat kezelésében lévő utak, hidak és a saját használatú utak igazgatását, - megszervezi a helyi vízrendezési és vízkár elhárítási feladatokat az ár és belvíz elleni védekezést, - ellátja a tűzvédelmi feladatokat, - üzemelteti a hivatali gépjárműparkot, - figyelemmel kíséri és megszervezi a VIESZ városfenntartási, karbantartási tevékenységét, rendszeres kapcsolatot tart közte és az önkormányzat intézményei között, - növényvédelmi, növényegészségügyi feladatok ellátása. Településfejlesztéssel kapcsolatos feladatok - irányítja a településfejlesztéssel és település-rendezéssel kapcsolatosan a városfejlesztési irányainak meghatározását, előkészítő eljárásokat, irányítja a rendezési tervek készítését, felülvizsgálatát, módosítását, - lebonyolítja a tervkészítés során szükséges szakhatósági egyeztetéseket lakossági és önkormányzati fórumokat, - véleményezi az épületek, építmények, létesítmények építészeti kialakítását, - segíti a műemlékvédelemmel kapcsolatos önkormányzati feladatokat, - ellenőrzi a város közterületeinek arculatát, - javaslatot tesz az infrastrukturális fejlesztés irányára, a településfejlesztés feladataira, - állásfoglalást ad ki a köztéri szobrok, képző és iparművészeti alkotások elhelyezésére, - tanácsaival segíti az önkormányzat saját beruházásainak előkészítését. A vagyongazdálkodással és a beruházásokkal kapcsolatos főbb feladatok: - közreműködik az ágazati beruházások előkészítésében és lebonyolításában, - részt vesz a beruházások átadás-átvételében, - közreműködik az önkormányzati vagyonkataszterrel kapcsolatos feladatok kezelésében, az önkormányzati vagyon nyilvántartásában, 15

16 - előkészíti az építési telkek értékesítését, bérbeadását - végzi a helyiséggazdálkodási feladatokat, - előkészíti a vagyonhasznosítási, befektetési javaslatokat, - előkészíti a vagyonhasznosítással kapcsolatos szerződéseket, - információt gyűjt a vagyonhasznosítás lehetőségeiről, - gondoskodik az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos tulajdonosi jogok érvényesítéséről Közreműködik a város többi osztályának működésével kapcsolatban jelentkező feladatok sikeres elvégzésében. - Közfoglalkoztatási pályázat készítés, lebonyolítás, szervezés - Közérdekű foglalkoztatás - Házszámrendezés Titkárság feladatai: - testületi, bizottsági előterjesztések előkészítése - képviselő-testületi határozatok, rendeletek nyilvántartása - bizottsági határozatok nyilvántartása - képviselő-testületi, bizottsági jegyzőkönyvek elkészítése, határidőben történő továbbítása - testületi döntésekről tájékoztatás - képviselő-testület munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatok ellátása - képviselő-testület, bizottságok működésével kapcsolatos feladatok ellátása - választásokkal kapcsolatos technikai feladatok lebonyolítása - KÖH iktatási és postázási feladatainak ellátása - iratkezeléssel kapcsolatos feladatok felügyelete - telefonközpont kezelése - munkaviszony létesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos teendők ellátása - biztosítotti bejelentők elkészítése - intézményi továbbképzési programok készítése az egyéni továbbképzési tervek alapján - személyi nyilvántartások vezetése - közfoglalkoztatottakkal kapcsolatos ügyintézés - statisztikai jelentések elkészítése - szabadságok nyilvántartásával kapcsolatos ügyintézés - alapvizsgával, szakvizsgával kapcsolatos adminisztratív feladatok elvégzése - cafetériával kapcsolatos adminisztratív teendők ellátása - rehabilitációs foglalkoztatottakkal kapcsolatos elszámolások - adónyilatkozatokkal kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása Önkormányzati tanácsadó a) a polgármester programjának tervezése, koordinálása b) a polgármester tevékenységével, programjával, városi eseményekkel összefüggő adminisztrációs feladatok ellátása c) kapcsolattartás magánszemélyekkel, cégekkel, szervezetekkel, egyesületekkel 16

17 d) protokoll feladatok ellátása e) szakterületének megfelelő pályázatok figyelése, véleményezése, javaslattétel f) városstratégiai kérdésekben a polgármesteri döntés előkészítésnek segítése g) a munkájához kapcsolódó képviselő-testületi anyagok előkészítése a polgármester megbízása alapján h) szoros kapcsolatot tart a hivatal belső szervezeti egységeivel, az önkormányzati intézményekkel és gazdasági társaságokkal i) a testületi ülések közötti eseményekről szóló tájékoztató elkészítése j) önkormányzati kitüntetések adományozásával kapcsolatos feladatok ellátása 4. Munkaköri leírások A KÖH-ben foglalkoztatottak feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírásoknak tartalmazniuk kell az alkalmazott jogállását, a szervezetben elfoglalt munkakörnek megfelelően feladatait, kötelezettségeit névre szólóan. A munkaköri leírásokat a szervezeti egység módosulása, személyi változás, valamint feladat változása esetén azok bekövetkezésétől számított 15 napon belül módosítani kell. A munkaköri leírások elkészítéséért és aktualizálásáért a jegyző felelős. 17

18 III. FEJEZET A KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL MŰKÖDÉSÉNEK FŐBB SZABÁLYAI 1. A költségvetési szerv munkavégzéssel kapcsolatos szabályai 1.1. A köztisztviselői jogviszony, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony létrejötte A köztisztviselői jogviszony határozatlan idejű kinevezéssel és annak elfogadásával jön létre. Határozott időre történő kinevezéssel a Kttv. idevonatkozó rendelkezései szerint köthető csak közszolgálati tisztviselői jogviszony. A KÖH feladatainak ellátására megbízásos jogviszony keretében is foglalkoztathat külsős személyeket. A költségvetési szerv állományába tartozó személy részére megbízási díj vagy más szerződés alapján díjazás munkakörébe tartozó, munkaköri leírása szerint számára előírható feladatra nem fizethető. Más esetben a szerződésben ki kell kötni, hogy a díj kizárólag abban az esetben illeti meg a költségvetési szerv állományába tartozó személyt, ha a szerződésben rögzített feladat mellett a munkakörébe tartozó feladatainak is maradéktalanul eleget tett. Az egyes munkakörök (köztisztviselői) ellátásához szükséges szakmai követelményeket a közszolgálati tisztviselők képesítési előírásairól szóló 29/2012. (III.17.) Korm.rendelet tartalmazza A köztisztviselői vagyonnyilatkozat Vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek A KÖH-nél a évi CLII. törvény 4. a.) pontját figyelembe véve tekintettel a 3. (1) és (2) bekezdésére a vagyonnyilatkozat-tételre az alábbi munkakört betöltő személyek kötelezettek: jegyző aljegyző pénzügyi osztályvezető pénzügyi és adóügyi ügyintézők műszaki osztályvezető igazgatási ügyintéző (anyakönyvvezető) építéshatósági ügyintéző A vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett köteles megjelölni azokat a hozzátartozókat, (házas, illetve élettárs, a közös háztartásban élő szülő, gyermek, a házastárs gyermeke, ideértve az örökbe fogadott és a nevelt gyermeket is), akik vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek. 18

19 1.3. Rendszeres személyi juttatások A rendszeres személyi juttatások körébe tartozik a foglalkoztatottak alapilletménye, illetménykiegészítése, illetménypótléka és mindazon juttatások, amelyek rendszeresen ismétlődve kerülnek kifizetésre. A köztisztviselőt illetményének megállapítása érdekében fizetési osztályba és fizetési fokozatba kell besorolni. A munka díjazására vonatkozó megállapodásokat a kinevezési okiratban kell rögzíteni. Az illetményt, a tárgyhót követő hó 5. napjáig kell kifizetni. A köztisztviselő a betöltött munkakör függvényében illetménypótlékra jogosult. Az illetménypótlék mértékét a Kttv. szerint kell meghatározni Képzettségi pótlék A feladatkör szakszerűbb ellátását biztosító tudományos fokozat, valamint a feladatkörön belüli szakosodást elősegítő további szakképesítés, szakképzettség elismeréseként a KÖH köztisztviselői számára a hivatali szervezet vezetője képzettségi pótlékot állapíthat meg. Képzettségi pótlék állapítható meg annak a köztisztviselőnek is, aki a besorolásánál figyelembe vett iskolai végzettségénél magasabb szintű szakképesítéssel, szakképzettséggel rendelkezik, feltéve, ha az a munkakör ellátásához szükséges. A képzettségi pótlék mértékét a köztisztviselők részére adható juttatásokról és egyes illetménypótlékokról szóló 249/2012. (VIII.31.) Korm.rendelet határozza meg. Képzettségi pótlék jár az alább meghatározott munkakörök és képzettségek megléte esetén: Munkakör megnevezése pénzügyi ügyintéző (középfokú végzettségű) Képzettség megnevezése mérlegképes könyvelő 1.5. Nem rendszeres személyi juttatások A kiemelkedő, illetőleg tartósan jó munkát végző köztisztviselőt a munkáltató jutalomban részesítheti. A teljesítményértékelés alapján jutalom fizethető.( Kttv (4) bek.) 1.6. Továbbképzés A KÖH a tanulásban, továbbképzésben azokat az alkalmazottakat támogatja, akiknek munkakörük betöltéséhez nélkülözhetetlen a képzés által nyújtott képesítés megszerzése. A továbbképzés szabályai: 19

20 Mindenki köteles írásban kérni továbbtanulását akár diploma megszerzéséről, akár továbbképzésről van szó. Felsőoktatási intézményben folytatott tanulmányok idején köteles igazolni, hogy beiratkozott az adott félévre. Köteles leadni a továbbtanuló a konzultációs időpontokat. A hivatal a tandíjat, a tankönyveket és oda-vissza út költségét téríti a konzultációs napokra és a vizsga napokra. A tandíjat, a tankönyveket a hivatal csak számla ellenében fizeti ki. Az útiköltséget az alkalmazott számolja el az utazás befejezésétől számított 8 napon belül. A továbbképzés költségeihez való hozzájárulás mértékét a rendelkezésre álló összeg, a továbbképzési díjak, és a jelentkezők száma alapján évente kell felülvizsgálni. A továbbképzésben résztvevő személlyel tanulmányi szerződést kell kötni Közlekedési költségtérítés A munkáltató köteles a munkába járás költségeit, annak meghatározott százalékát a 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet értelmében megtéríteni. Ha az alkalmazottnak a munkába járás körülményeiben változás állt be, azt a hivatal részére azonnal be kell jelenteni. A jogosultságot évente felül kell vizsgálni Saját gépkocsi használata A saját tulajdonú gépjárművek használatának térítési díját és elszámolási rendszerét a mindenkor érvényes központi előírások rendelkezései, illetve az adójogszabályok szerint kell kialakítani. A saját gépkocsi használat részletes szabályait a Gépjármű üzemeltetési szabályzatban kell rögzíteni. 2. Nyilatkozat tömegtájékoztató szervek részére A tömegtájékoztató eszközök munkatársainak tevékenységét a hivatal alkalmazottainak elő kell segíteniük. A televízió, a rádió és az írott sajtó képviselőinek adott mindennemű felvilágosítás nyilatkozatnak minősül. A felvilágosítás-adás, nyilatkozattétel esetén be kell tartani a következő előírásokat: A KÖH-t érintő kérdésekben a tájékoztatásra, illetve nyilatkozatadásra a jegyző, vagy az általa megbízott személy jogosult. A közölt adatok szakszerűségéért és pontosságáért, a tények objektív ismertetéséért a nyilatkozó felel. A nyilatkozatok megtételekor minden esetben tekintettel kell lenni a hivatali titoktartásra vonatkozó rendelkezésekre, valamint a hivatal jó hírnevére és érdekeire. 20

21 Nem adható nyilatkozat olyan üggyel, ténnyel és körülménnyel kapcsolatban, amelynek idő előtti nyilvánosságra hozatala a hivatal tevékenységében zavart, a hivatal anyagi, vagy erkölcsi kárt okozna, továbbá olyan kérdésekről, amelyeknél a döntés nem a nyilatkozattevő hatáskörébe tartozik. A nyilatkozattevőnek joga van arra, hogy a vele készített riport kész anyagát a közlés előtt megismerje. Kérheti az újságírót, riportert, hogy az anyagnak azt a részét, amely az ő szavait tartalmazza, közlés előtt vele egyeztesse. Külföldi sajtószervek munkatársainak nyilatkozat csak a jegyző engedélyével adható. 3. A munkaidő beosztása A munkarendet a szakmai törvények és egyes központi jogszabályok, valamint a Közszolgálati szabályzatban foglaltak szerint kell kialakítani. A munkaviszonyra vonatkozó belső szabályok kialakításánál a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény, a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011.évi CXCIX. tv. előírásai az irányadók. A heti munkaidő 40 óra. A KÖH hivatalos munkarendje, mely a munkaidőt és a pihenőidőt (ebédidő) tartalmazza a következő: - hétfő, kedd, csütörtök 7.30 órától óráig - szerda 7.30 órától óráig - péntek 7.30 órától óráig A KÖH általános munkarendjétől eltérően munkaidőn kívül, illetve a heti szabad-és pihenőnapokon az alábbi szolgáltatásokat, közfeladatokat is ellátja: - házasságkötés, - névadó ünnepség, - választások, népszavazás lebonyolítása, - halasztást nem tűrő, közérdekű feladatok. 4. Szabadság Az éves rendes és rendkívüli szabadság kivételéhez előzetesen a jegyzővel egyeztetve tervet kell készíteni. A rendkívüli és fizetés nélküli szabadság engedélyezésére minden esetben csak a jegyző jogosult. A köztisztviselő szabadságát a Kttv-ben foglalt előírások szerint kell megállapítani. Az alkalmazottakat megillető, és kivett szabadságról nyilvántartást kell vezetni. A KÖH-ben a szabadság nyilvántartás vezetéséért a titkársági feladatokat ellátó személy felelős. 21

22 5. A helyettesítés rendje A KÖH-ben folyó munkát az alkalmazottak időleges vagy tartós távolléte nem akadályozhatja. Az alkalmazottak távolléte esetére a helyettesítés rendszerének kidolgozása a jegyző, illetve felhatalmazása alapján az adott szervezeti egység vezetőjének feladata. A helyettesítéssel kapcsolatos, egyes alkalmazottakat érintő konkrét feladatokat a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. 6. Munkakörök átadása A KÖH alkalmazottainak munkakör átadásáról, illetve átvételéről személyi változás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. Az átadásról és átvételről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: az átadás-átvétel időpontját, a munkakörrel kapcsolatos tájékoztatást, fontosabb adatokat, a folyamatban lévő konkrét ügyeket, az átadásra kerülő eszközöket, az átadó és átvevő észrevételeit, a jelenlévők aláírását. Az átadás-átvételi eljárást a munkakörváltozást követően legkésőbb 15 napon belül be kell fejezni. 7. A KÖH ügyfélfogadása Mezőcsát székhelytelepülésen: Jegyzői fogadóóra: minden héten szerdán Ügyfélfogadás: Hétfő, péntek Szerda Kedden és csütörtökön ügyfélfogadás nincs. Hejőpapi Kirendeltségen: Jegyzői fogadóóra: minden hónap első szerda Ügyfélfogadás: Hétfő, péntek Szerda Kedden és csütörtökön ügyfélfogadás nincs. Ároktői Kirendeltségen: Jegyzői fogadóóra: minden hónap második szerda Hétfő, péntek Szerda Kedden és csütörtökön ügyfélfogadás nincs. 22

23 8. A KÖH belső és külső kapcsolattartásának rendje 8.1. A belső kapcsolattartás A KÖH feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében a belső szervezeti egységek egymással szoros kapcsolatot tartanak. Az együttműködés során a szervezeti egységeknek minden olyan intézkedésnél, amelyik másik szervezeti egység működési területét érinti, az intézkedést megelőzően egyeztetési kötelezettségük van. A belső kapcsolattartás rendszeres formái a különböző értekezletek, fórumok, megbeszélések. A szervezeti egységek közötti kapcsolattartás során törekedni kell az egyszerű, költségtakarékos és gyors megoldások alkalmazására (személyes egyeztetés, telefon, ). Papír alapú kapcsolattartásra csak különösen indokolt esetben kerülhet sor, fő szabályként abban az esetben, ha azt jogszabály vagy más (belső) szabályozás kötelezővé teszi A külső kapcsolattartás Az eredményesebb működés elősegítése érdekében a KÖH a szakmai szervezetekkel, társ költségvetési szervekkel, gazdálkodó szervezetekkel együttműködési megállapodást köthet. Pályázatok: Kapcsolattartásra a vonatkozó szerződésben meghatározottak szerint kerül sor. Adatszolgáltatás ezekben az esetekben a szervezeti egység vezetőjének egyidejű tájékoztatása mellett teljesíthető. A kapcsolattartás történhet személyesen, telefonon keresztül vagy ben. Adatszolgáltatás: A KÖH szervezeti egységei a vonatkozó jogszabályokban valamint a belső szabályozásokban meghatározott módon és időben kötelesek az erre felhatalmazott munkatárson keresztül adatszolgáltatást teljesíteni. Amennyiben az adatszolgáltatás eseti jellegű (pl. külső szerv általi vizsgálat esetén) az adatszolgáltató személyét a jegyző jelöli ki. Hatósági eljárás egyéb résztvevői: A KÖH munkatársai a feladatuk ellátása során az érintett társhatóságokkal, szakhatóságokkal, illetve az eljárás egyéb résztvevőivel a munkaköri leírásukban valamint a vonatkozó jogszabályokban és belső szabályozásokban meghatározottak szerinti kapcsolatot tartanak. A kapcsolattartás módjának megválasztásánál kiemelt figyelemmel kell lenni a jogszabályi előírásokra valamint a költséghatékonyságra. 9. A KÖH ügyiratkezelése A KÖH-ben az ügyiratok kezelése osztott rendszerben történik. Az ügyiratkezelést az Iratkezelési szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni. 10. A kiadmányozás rendje Mezőcsáti Közös Önkormányzati Hivatalában kiadmányozási joggal a jegyző rendelkezik, kivéve az alábbi eseteket: 23

24 - A jegyző távolléte esetén a kiadmányozási jog gyakorlója pénzügyi kérdésekben a pénzügyi osztályvezető, egyéb ügyek ellátása esetén az aljegyző, a Hejőpapi Kirendeltség vezetője, valamint az Ároktői Kirendeltség vezetője. - A jegyző önálló kiadmányozási jogot adhat meghatározott ügyekben a szervezeti egységek vezetőinek. 11. Bélyegzők használata, kezelése A KÖH-ben használatos valamennyi bélyegzőről, annak lenyomatáról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell, hogy a bélyegzőt ki és mikor vette használatba, melyet az átvevő személy a nyilvántartásban aláírásával igazol. A nyilvántartás vezetéséért a jegyző által kijelölt ügyintéző felelős. Az átvevők személyesen felelősek a bélyegzők megőrzéséért. 12. Fizetési számlák feletti rendelkezés A hitelintézetnél vezetett számla feletti rendelkezésre jogosultakat a jegyző jelöli ki. Nevüket és aláírásukat be kell jelenteni a számlavezető hitelintézethez. Az aláírás-bejelentési kartonok egy-egy másolati példányát a pénzügyi osztályvezető köteles őrizni. 13. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendje A kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés rendjét a jegyző határozza meg. Ennek részletes szabályait a gazdálkodási szabályzatban kell meghatározni. 14. Belső kontrollrendszer A jegyző a működés folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a költségvetési szerv belső kontroll rendszerét az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A jegyző felelős a belső kontrollrendszer keretében - a szervezet minden szintjén érvényesülő - megfelelő kontrollkörnyezet, kockázatkezelési rendszer, kontrolltevékenységek, információs és kommunikációs rendszer, és nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy 24