DUNAÚJVÁROSI EGYETEM BIZONYLATI SZABÁLYZAT

Átírás

1 DUNAÚJVÁROSI EGYETEM Dunaújváros 2016

2 2. kiadás 0. módosítás 2 (31). oldal Dunaújvárosi Egyetem Szenátusa által /2016. ( ) sz. határozatával egységes szerkezetben elfogadva Hatályos: május 25.

3 2. kiadás 0. módosítás 3 (31). oldal Tartalom PREAMBULUM... 4 I. Általános rész A bizonylati szabályzat célja, tartalma Bizonylati elv, bizonylati fegyelem A számviteli bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei Bizonylatok, könyvvezetés, nyilvántartás Bizonylatok csoportosítása Szigorú számadási kötelezettség A bizonylatok kiállítása, helyesbítése A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése A bizonylatok átvétele, tárolása, megőrzése Bizonylati elv és a bizonylati fegyelem jogkövetkezményei II. Gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok A számlaigazoló lap Befektetett eszközök állományváltozásának bizonylatolása A készletnyilvántartás bizonylatai A keretrendszer bizonylatai Pénz- és értékkezelés bizonylatolása A devizás, valutás pénzmozgással járó forgalom lebonyolításának bizonylatai Beérkező számlák nyilvántartása és bizonylatolása Kimenő számlák nyilvántartása Hivatali céges autók használatának bizonylata Leltározás bizonylatolása Selejtezés bizonylatolása Záró rendelkezések melléklet... 29

4 2. kiadás 0. módosítás 4 (31). oldal PREAMBULUM A Dunaújvárosi Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Szenátusa a számvitelről szóló évi C. törvény (továbbiakban: Szt.), az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) korm. rendelet (továbbiakban: korm.rendelet), valamint a Dunaújvárosi Egyetem Számlarendje rendelkezéseivel összhangban az intézmény bizonylati rendjét (továbbiakban: Szabályzat) az alábbiak szerint határozza meg: I. Általános rész 1. A bizonylati szabályzat célja, tartalma (1) Jelen szabályzat célja, hogy rögzítse azokat az Szt., valamint a korm.rendelet végrehajtására vonatkozó előírásokat, módszereket, amelyek biztosítják az Egyetem Alapító okirata szerinti feladatellátás sajátosságainak megfelelő, a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, megőrzésének és kezelésének rendjét. 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem (1) Az Szt. előírja, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, mely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. (2) A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba kizárólag szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (3) A bizonylatokat a számviteli nyilvántartás céljára kell készíteni, függetlenül attól, hogy azt intézményen belül készítették, vagy az intézményen kívüli szervezettől származik. A számviteli bizonylat hitelt érdemlően képes alátámasztani a mérlegben kimutatott vagyon nagyságát és összetételét. (4) Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak. (5) A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor a következők (korm.rendelet) szerint kell eljárni: a) a pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla, előirányzat-felhasználási keretszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés, illetve a Kincstár értesítésének megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell; b) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait, illetve a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) adatait a gazdasági művelet, esemény megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig kell a könyvekben rögzíteni; c) amennyiben az egyéb gazdasági műveletek, események hatását a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) alapján

5 2. kiadás 0. módosítás 5 (31). oldal kell rögzíteni, akkor a bizonylati szabályzatban kell rögzíteni az összesítő bizonylat tartalmi és formai követelményeit. (6) A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét - függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától -, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. 3. A számviteli bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei (1) Számviteli bizonylat (továbbiakban: bizonylat) minden olyan, az Egyetem által kiállított, készített, illetve az Egyetemmel üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. (2) A törvény értelmében bizonylatnak minősülnek mindazok az adathordozók és számviteli, könyvviteli nyilvántartások, amelyek adatai közvetve vagy közvetlenül az analitikus és főkönyvi nyilvántartásokban rögzítésre kerülnek. (3) Bizonylat jelleggel bírnak - és ennek megfelelően kezelendők (irattározás, őrzés) - az elektronikus adatfeldolgozásnak a könyvvitellel közvetlenül vagy közvetve összefüggő kódrendszerei és gépi programjai is. (4) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. (5) A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, általában magyar nyelven kell kiállítani. (Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők.) (6) A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell - a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően - magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek. (7) A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a jelen szabályzat 9. -ban meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. (8) A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők a) a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; d) a bizonylat címzettjének neve, címe; e) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell, a számviteli elszámolás alapja változatlanul a Ptk. szerinti teljesítés időpontja. Egyes ügyleteknél az áfa tv. előírásai szerint eltérő a

6 2. kiadás 0. módosítás 6 (31). oldal teljesítés időpontjának a megítélése. Emiatt a könyvviteli elszámoláshoz ezekben az esetekben mind a két teljesítési időpontot (időszakot) tartalmazni kell; f) a gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeli adatai; g) külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét, adóazonosító számát, a bizonylat címzettjének nevét, címét, a kapcsolódó adó (előleg) alapját és összegét, felvásárlási bizonylatnál a bizonylatot kibocsátó és a felvásárolt terméket átadó aláírását is; h) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; i) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás (kontírozás); j) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; k) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (9) Az azonosíthatóság céljából minden kimutatásnak tartalmaznia kell: a) a gazdálkodó egység megjelölését, kódjelét; b) a feldolgozott adatállomány megnevezését, kódját; c) a feldolgozó program azonosító jelét; d) a feldolgozási időszakot; e) a feldolgozott tételek számát; f) a feldolgozás befejezésének időpontját; g) a feldolgozás teljességének és az előírt egyeztetések végrehajtásának igazolását. (10) A technikai, optikai adathordozón tárolt adatokat úgy kell elhatárolni, hogy azok kiíratása, azonosítása és védelme mindenkor biztosított, vizuálisan is megjeleníthető legyen. (11) A technikai, optikai, stb. módon előállított adathordozóknál az előbbiekben foglaltakon kívül alaki és tartalmi kellék még: a) a feldolgozási programok azonosító jelzése; b) az adatállományt azonosító jelzés. (12) Ha a bizonylat technikai, optikai módon előállított adathordozó, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását; b) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. (13) A külső szervtől beérkezett számlákat ellenőrizni kell. A számlával szemben támasztott követelmények: a) Számla: az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza: a számla sorszáma; a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a vevő neve és címe; a számla kibocsátásnak kelte; a fizetés módja és határideje; a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a hivatkozás beazonosításához; a termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető adó nélkül számított egységára, a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen;

7 2. kiadás 0. módosítás 7 (31). oldal a felszámított adó százalékos mértéke; az áthárított adó összege tételenként és összesen; a termék, a szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen a számla végösszege. Az elektronikus úton kiállított számlának meg kell felelnie az áfa-törvény 43. (7) bekezdésében meghatározott feltételeknek: eredetének hitelességét, tartalmának teljességét, megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét, olvashatóságát, a jogosultak általi hozzáférhetőségét, valamint a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés elleni védelmét a kibocsátáskor és a számla megőrzésére előírt időtartam alatt is biztosítja. b) Egyszerűsített számla: az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza: a számla sorszáma; a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a vevő neve és címe; a számla kibocsátásának kelte; a termék, szolgáltatás megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a termék, szolgáltatás beazonosításához; a termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető mennyiségi egysége és mennyisége; a termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető adóval együtt számított egységára; a termék, szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen; a felszámított adómértéknek megfelelő százalékértéket kell szerepeltetni, amely az adót is tartalmazó árból az áthárított adó összegének a meghatározásához szükséges; c) Számlát helyettesítő okmány: bármilyen, adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylat (irat), amely legalább a következő adatokat tartalmazza: a terméket átadó, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a terméket átvevő, szolgáltatást saját nevében megrendelő neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a teljesítés időpontja; a termék, szolgáltatás megnevezése, valamint besorolási száma; az adó alapja; a felszámított adó százalékos mértéke; az áthárított adó összege. (14) A számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát ha jogszabály eltérően nem rendelkezik a gazdálkodó képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerint vélelmezett képviseletet is) a gazdálkodó azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. (15) A befogadott idegen nyelvű bizonylatokon azokat az adatokat, megjelenésüket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a könyveléshez szükségesek - a könyvviteli nyilvántartásokban

8 2. kiadás 0. módosítás 8 (31). oldal történő rögzítést megelőzően -, az idegen nyelv ismeretével rendelkező dolgozó közreműködésével rögzíteni kell. (16) Mentesül az általa kiállított számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okmány aláírási kötelezettsége alól az a vállalkozó, amelyik főtevékenységként olyan szolgáltatást végez, amelynél a szolgáltatásról számítógépes úton zárt rendszerben, a számlázási rendszer által mért adatok alapján, emberi beavatkozás nélkül, folyamatosan és nagy tömegben állítja ki a számlát, az egyszerűsített számlát, a számlát helyettesítő okmányt. 4. Bizonylatok, könyvvezetés, nyilvántartás (1) A jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást - ideértve a mágneses adathordozón rögzített adatokat is - úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére az elévülési időn belül alkalmas legyen. (2) A könyvek, nyilvántartások vezetése során - ha jogszabály másként nem rendelkezik az alábbiakra kell figyelemmel lenni: a) a bennük foglalt feljegyzések, illetve a számviteli bizonylati rendjére vonatkozó és egyéb jogszabályokban előírt bizonylatokon alapuljanak; b) adónként és költségvetési támogatásonként, folyamatosan, kihagyás nélkül tartalmazzák az adót, illetve költségvetési támogatást meghatározó adatokat és azok bizonylati hivatkozásait; c) azokból kitűnjék az adott időszakra vonatkozó bevallott adó, illetve támogatás alapja; d) az adó megfizetésének, a költségvetési támogatás igénybevételének, valamint az alapul szolgáló bizonylatoknak az ellenőrzését lehetővé tegyék Bizonylatok csoportosítása (1) Keletkezési helyük szerint a bizonylatok lehetnek: a) Belső bizonylatok: mindazok az okmányok, melyek elsődleges kiállítása az Egyetemen történik; b) Külső bizonylatok: mindazon bizonylatok, melyek kiállítása nem az Egyetemen, hanem az érintett bizonylatot kezdeményező külső szervnél történik. (2) Kezelésük módja szerint a bizonylatok: a) Szigorú számadású bizonylatok; b) Szigorú számadás alá nem vont bizonylatok. (3) Gazdálkodási szakterületük szerint a bizonylatok lehetnek: a) Befektetett eszközök létesítésével, átvételével, átadásával, selejtezésével és azok nyilvántartásával kapcsolatos bizonylatok; b) Készletekkel kapcsolatos bizonylatok; c) Pénzforgalmi bizonylatok; d) Számlázási bizonylatok (beérkező, kimenő); e) Személyi jellegű kifizetések bizonylatai; f) Leltározási bizonylatok. (4) Könyvviteli nyilvántartásban, feldolgozásban betöltött szerepük szerint a bizonylatok lehetnek: a) Alapbizonylatok, amelyek lehetnek elsődleges bizonylatok (eredeti feljegyzések) és lehetnek másodlagos bizonylatok (eredeti alapján készült);

9 2. kiadás 0. módosítás 9 (31). oldal b) Összesítő vagy gyűjtő bizonylatok, amelyek az alapbizonylatok felhasználásával keletkeznek. c) Hiteles másolatok és hiteles kivonatok. (5) A bizonylat céljára használt nyomtatványok szerint: a) kereskedelmi forgalomban beszerezhető nyomtatványok, b) államháztartási szervezeteire vonatkozó nyomtatványok: kormányrendeletekben, különadó ágazati jogszabályokban előírt, kötelezően alkalmazandó nyomtatványok, c) saját tervezésű nyomtatványok Szigorú számadási kötelezettség (1) Az Egyetemen szigorú számadás alá kell vonni a Szt. 168 (1) bekezdés alapján: a) a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ide értve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is); b) minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni. Ilyen nyomtatványok a készpénzfelvételi utalványok, a számlák, az étkezési utalványok, pénztárjelentés, gépkocsi menetlevél, nyugta stb.; c) minden olyan okmányt, nyomtatványt, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. Ilyenek például a leltárfelvételi bizonylatok. (2) A szigorú számadású kötelezettség alá vont nyomtatványokat a Gazdasági és Üzemeltetési Igazgató határozza meg, a Gazdasági Osztályhoz tartozó Raktár kezeli és tartja nyilván. Szigorú számadású bizonylatokat csak Raktártól lehet igényelni, egyéb beszerzése nem megengedett. (3) A szigorú számadású nyomtatványokat a használatba vétel előtt meg kell vizsgálni, hogy a nyomtatványtömbökben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések helyesek-e. Ezután a szigorú számadású nyomtatványokat bizonylattípusonként nyilvántartásba kell venni. (4) A szigorú számadású nyomtatványokat az egyéb nyomtatványoktól elkülönítetten kell tárolni és nyilvántartani. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan szigorú számadású nyilvántartást kell vezetni, mely biztosítja azok elszámoltatását. (5) A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmazni: a) Nyomtatvány megnevezése; b) Beszerzett bizonylat sorszámát, tömb esetén -tól -ig sorszámot; c) Beszerzés idejét, a beszerzést igazoló számla számát, nyilvántartásba vételének idejét; d) A felhasználás kezdő időpontját; e) A felhasználás befejező időpontját; f) A felhasználásra átvevő aláírását; g) A felhasználatlan bizonylatokat visszavevő aláírását. (6) A felülvizsgált, hiánytalannak menősített, nyilvántartásba vett szigorú számadású nyomtatványokat a használatba vételig zárt szekrényben úgy kell megőrizni, hogy azokhoz illetéktelen személy ne tudjon hozzáférni. A nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie. (7) A szigorú számadású nyomtatványok átvétele és nyilvántartása: A szigorú számadású nyomtatványokat a bizonylati felelős részére (a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével megbízott személynek) nyilvántartásba vétel, illetve kezelés és

10 2. kiadás 0. módosítás 10 (31). oldal megőrzés végett jegyzékkel együtt átadni. Az átadási jegyzékben a nyomtatványokat fajtánként elkülönítve, ezen belül füzetenként, űrlaponként emelkedő számsorrendben kell felsorolni. Ez a jegyzék egyúttal az átvevő dolgozó nyilvántartása az állományba vett nyomtatványokról. (8) Nem szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok: Saját tervezésű bizonylatok esetében is be kell tartani a bizonylatokkal szemben támasztott alaki és tartalmi követelményeket. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét kell szem előtt tartani. 5. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése (1) A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. (2) A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók (olvasható alakra hozhatók), továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. (3) A bizonylaton javítani csak szabályszerűen lehet. A szabályszerű javításokat a következő módon kell elvégezni: a) a bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon; b) a helyesbített adatokat minden esetben az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni; c) a hibás bejegyzés javítását a bizonylat minden példányán el kell végezni; d) a helyesbített bizonylaton fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját és a helyesbítő személy aláírását; e) a pénztári/banki bizonylatokat javítani nem szabad; f) a rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani; g) a rontott, sztornózott bizonylat minden példányát meg kell őrizni; h) a külső szervtől beérkezett bizonylatot csak a kiállítója javíthatja; i) számítógéppel kiállított számlát javítani nem szabad. 6. A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése (1) Általános követelmények a) Az egyeztetés során arról kell meggyőződni, hogy egy adat azonos-e a másikkal: pl. a pénztárbizonylatok és a pénztárkönyv összevetését, főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatainak számszerű összehasonlításával. b) Az ellenőrzés alkalmával meg kell győződni a bizonylaton vagy a feldolgozott összesítőn lévő adatok, információk és igazolások hitelességéről, szabályszerűségéről és pontosságáról, pl. a pénztárbizonylaton rögzített esemény (kiadás) jogosságának, szabályszerűségének, a szükséges aláírások meglétének vizsgálatával, vagy a főkönyvi könyvelés helyességének (kontírozásának) revíziójával stb. c) A feldolgozás során ellenőrizni kell az aláírók jogosultságát, a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, továbbá, hogy az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e. (2) A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell: a) az aláírási jogosultságokat; b) a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki helyességét;

11 2. kiadás 0. módosítás 11 (31). oldal c) a bizonylatok teljes körűségét (rendelkezésre áll-e minden); d) az adatok feldolgozásának teljes körű megtörténtét; e) a munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörténtét. (3) A bizonylatok feldolgozásának teljes körűségét belső bizonylatok esetében sorszámnyilvántartások ellenőrzésével (tombolázással), szigorú számadású nyomtatványok esetében a nyilvántartásokkal való egybevetéssel kell biztosítani. (4) Külső bizonylatok esetében olyan nyilvántartási rendszert kell használni, amely biztosítja, hogy minden beérkező bizonylat feldolgozásra kerüljön a megfelelő igazolás, ellenőrzés elvégzését követően. (5) A feldolgozás során a következő feladatokat kell elvégezni: a) a főkönyvi számlák kijelölése (analitikus nyilvántartó lap), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell (számlakijelölés, gépi adatfeldolgozás során az előírt kódolás); b) a számlakijelölést, kódolást végző személynek a bizonylatot kézjegyével el kell látnia; c) rögzíteni kell a könyvelés megtörténtét, időpontját és az egyeztetés tényét; d) biztosítani kell megfelelő hivatkozással a visszakeresés lehetőségét. (6) A bizonylatokat kiállításuk után, de az érvényesítés előtt a) alaki, b) számszerű és c) tartalmi szempontból kell ellenőrizni és egyeztetni. (7) A bizonylatok alaki ellenőrzése során a következőket kell vizsgálni: a) a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylati nyomtatványon, bizonylaton történt-e; b) a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden adat szerepel-e; c) az aláírások eredetiek-e és az arra jogosultaktól, kötelezettektől származik-e; d) a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (eseménytől függően az ellenőr), valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton; e) a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások szabályszerűek-e, nincsenek rajta törlések; f) A szükséges mellékletek hiánytalanul csatolva vannak-e. (8) A bizonylatok számszaki ellenőrzése során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. (9) A megállapított számszaki hibát a bizonylaton a kiállítási színtől eltérő színű tollal, a korábban leírt szabályok betartásával kell javítani. (10) A bizonylatok tartalmi ellenőrzése sorén vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. (11) A külső szervektől beérkező bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki szempontból történő ellenőrzéséért a Számviteli és pénzügyi csoport számlakezeléssel megbízott dolgozója a felelős.

12 2. kiadás 0. módosítás 12 (31). oldal 7. A bizonylatok átvétele, tárolása, megőrzése (1) A postai küldemények átvevője a szervezeti egység vezetője által megbízott személy. (2) Az átutalásos számlák utalványozásának előkészítője - az ellenőrzött számlákat a fizetési határidő lejártát megelőző 3 munkanapon belül, de legkésőbb a számlán feltüntetett teljesítést követő hónap 12. napjáig a számlák érvényesítése után, a bizonylatokat eljuttatja a Gazdasági Osztály részére. (3) A könyvelésre átküldött bizonylatokat naponta kell nyilvántartásba venni. (4) A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. (5) A könyvelési bizonylatok időrendi sorrendbeli, illetve évenkénti tárolásáról a Számviteli és pénzügyi csoport gondoskodik. (6) Az Egyetem a költségvetési évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni. (7) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. (8) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. (9) A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. (10) Az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. (11) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre - a megőrzés helyéről kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt az eredeti bizonylat visszahelyezéséig bizonylatként kell megőrizni. (12) Az elismervénynek tartalmaznia kell a bizonylat azonosító számát, a bizonylatfajta megnevezését, a kiadás és a visszaadás időpontját, valamint az átvevő olvasható aláírását. (13) A bizonylatok őrzésére vonatkozó előírások betartásáért a számviteli és pénzügyi csoportvezető felelős. (14) A bizonylatok megőrzése átmeneti (munkahelyi) vagy tartós irattári megőrzés lehet, a kezelési folyamatokon belüli munkaütemektől függően. (15) Átmeneti megőrzést kell biztosítani azokra a bizonylatokra vonatkozóan, amelyek hosszabb ideig a kiállító munkahelyeken maradnak, mint pl. a nyilvántartó kartonok, a több évre alkalmas felhasználású bizonylatok, betelt tömbök a tőpéldányokkal. (16) Tartós megőrzést kell előírni az adóhatóságokkal, egészségbiztosítással, vámmal stb. kapcsolatos bizonylatokra a hatósági ellenőrzési vagy elévülési időtartamig. (17) A beszámolót, illetve a kötelezően előírt mellékleteit (a leltárt és annak értékelését, valamint a kapcsolódó nyilvántartásokat) legalább 10 évig, míg a könyvviteli, számviteli

13 2. kiadás 0. módosítás 13 (31). oldal bizonylatokat legalább az adók megállapításához való jog elévüléséig kell olvasható formában megőrizni. A bizonylatokat a megőrzés helyéről csak elismervény ellenében és engedélyezett céllal szabad kiszolgáltatni. (18) A munkajogviszonyban és a korkedvezményre jogosító munkaköröknél keletkezett bizonylatok nem évülnek el. A korkedvezményes és egyéb munkajogi bizonylatokat nem szabad leselejtezni. Az esetleges megszűnésekor ezeket a bizonylatokat a felügyeletet gyakorló szervnél letétbe kell helyezni, vagy át kell adni a felszámolónak. (19) A bejövő külső bizonylatoknál az iktatástól kezdve a megőrzésig biztosítani kell, hogy a vonatkozó iratügyviteli nyilvántartásokból az ügyirat intézésének menete valamennyi végrehajtási ponton nyomon követhető legyen. A bizonylatok iktatási és ügyviteli folyamatát, a benne foglalt feladatok végrehajtásának ellenőrzését, illetve a tartós iratmegőrzés részletesebb szabályait külön, Iratkezelési Szabályzatba kell foglalni. 8. Bizonylati elv és a bizonylati fegyelem jogkövetkezményei (1) A Dunaújvárosi Egyetem anyagi felelősséggel, illetve aláírási és utalványozási joggal rendelkező vezetői és munkatársai a maguk területén felelősek a bizonylati és okmányfegyelem megteremtéséért, fenntartásának biztosításáért és ellenőrzéséért. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott felelősség terheli mindazokat, akik közvetve vagy közvetlenül adatot szolgáltatnak a könyvelés alapjául. (3) A jogkövetkezmények miatt minden bizonylatot kezelő helyen biztosítani kell a jelen szabályzat megismerését. II. Gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok 9. A számlaigazoló lap (1) A számlaigazoló lap főkönyvi, pénzügyi és keret adatokat egyaránt tartalmaz. (2) A számlaigazoló adattartalma: a) a számla beérkezésének időpontja; b) a rögzítés időpontja; c) a szállító kódja, neve (amennyiben még nem létező szállító, akkor új szállító kódot kell felvinni); d) fizetési határidő; e) igazolási határidő (a fizetési határidő előtt 3 munkanap); f) a szállító pénzintézeti számlaszáma; g) a számla száma; h) a fizetendő összeg; i) a számlát igazoló szervezeti egység kódja. (3) A számlát igazolás céljából továbbítani kell a szervezeti egység felé, az átadást regisztrálni kell. (4) A megrendelést kibocsátó szervezeti egység tölti ki: A keretrendszerben bejegyzett kötelezettségvállalás számát rá kell vezetni a számlaigazoló lapra, illetve igazolni kell, hogy az áru, a szolgáltatás a megrendelésnek megfelelő. A kötelezettségvállalás azonosító számát is itt kell feltűntetni a hozzá kapcsolódó összeggel. A terhelendő témaszámot is fel kell tűntetni. (5) Gazdasági előadó tölti ki:

14 2. kiadás 0. módosítás 14 (31). oldal a) Főkönyvi szám: a funkcionális osztályozás szerinti könyveléshez szükséges főkönyvi számlák jelölésére, valamint a pénzforgalmi tételekhez kapcsolódó állományváltozások főkönyvi számának kijelölésére szolgál. b) Az okmányok ellenőrzését követően a kontírozó aláírása. c) Rögzítést követően a rögzítő aláírása (amennyiben nem azonos a kontírozóval). (6) Utalványozás, ellenjegyzés: a) a Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzat szerint a banknál bejelentett aláírásra jogosultak. (7) Bankkivonatot feldolgozó gazdasági előadó tölti ki: a) Pénzügyi teljesítés dátuma. b) Számla kivonat, bankkivonat száma. c) Pénzügyi kivezetés sorszáma. (8) Pénztáros tölti ki: a) Pénzügyi teljesítés dátuma: pénztári ki/befizetés dátuma. b) Pénztárnapló száma. c) Pénztáros aláírása. 10. Befektetett eszközök állományváltozásának bizonylatolása (1) A befektetett eszközök nyilvántartásának általános szabályai A befektetett eszközökről a főkönyvi számlákkal bruttó értékben megegyező analitikus nyilvántartást kell vezetni. A befektetett eszközök analitikus nyilvántartásának biztosítani kell, hogy az Egyetem befektetett eszközeinek állománya bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások adatai a számlaosztály számláinál előírt csoportok szerint a következő tagolásban rendelkezésre álljanak: A befektetett eszközök állományváltozásának követése számítógépes programmal történik. 1.Állománynövekedés Új befektetett eszköz beszerzése és létesítése, használt eszköz beszerzése térítés ellenében, használt eszköz átvétele térítés nélkül, eszköz átvétele átszervezés miatt, átminősítés, egyéb növekedések. 2.Állománycsökkenés Befektetett eszközök értékesítése, selejtezése, értékvesztése, megsemmisülése, használt eszközök átadása térítés nélkül, átadás átszervezés miatt, átminősítés, egyéb csökkenések. 3.A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következő adatokat: a) Intézmény megnevezése, b) Befektetett eszköz megnevezése, c) Főkönyvi számla száma (számlarend szerint), d) Leltári szám, e) Termék jegyzék (VTSZ) szám, f) A raktár vagy munkahely megnevezése, g) Az állományba vétel illetve egyéb állományváltozás kelte, h) A bevételezés alapjául szolgáló bizonylat, okmány száma, i) A készítő, szállító megnevezése, j) A várható használati idő,

15 2. kiadás 0. módosítás 15 (31). oldal k) A leírás módja, a leírási kulcs %-a, l) A könyvelés kelte, m) A bizonylat száma, n) Az állományváltozás megnevezése (növekedés, csökkenés pontos jogcíme), o) Bruttó értéke Ft-ban (növekedés, csökkenés, egyenleg), p) Értékcsökkenés Ft-ban (növekedés, csökkenés, egyenleg), q) Nettó érték, r) Napló hivatkozás. 4.Immateriális javak nyilvántartása A következőkben felsorolt immateriális javak megszerzéséért fizetett ellenértékről nyilvántartást kell vezetni: a) Alapítás-átszervezés értéke b) Vagyoni értékű jogok (az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok kivételével), c) Szellemi termékek, d) Egyéb immateriális javak, e) Immateriális javakra adott előlegek. Az immateriális javak könyvelésének alapja a részletező analitikus nyilvántartás, amit tételesen, immateriális javanként kell felfektetni, illetve folyamatosan vezetni azokról az alapbizonylatokról, melyek a változásokat igazolják. A kis értékű ( ,- Ft egyedi beszerzési érték alatti) vagyoni értékű jogokról és szellemi termékekről csoportos mennyiségi nyilvántartást kell felfektetni. A nyilvántartásnak olyannak kell lennie, hogy abból megállapítható legyen az immateriális dolog azonosító adata, a felhasználás helye és a használatért felelős személy neve. Az immateriális javak nyilvántartásba vételét a számla, adásvételi szerződés, illetve egyéb okmány alapján kell elvégezni. Ugyancsak a számlának, illetve az egyéb okmánynak megfelelően kell a nyilvántartásban a bruttó (beszerzési) értéket szerepeltetni. A bruttó érték megállapításánál a számlában (okmányban) szereplő és visszaigényelhető általános forgalmi adó összegét figyelmen kívül kell hagyni. Az egyedi nyilvántartásba adatot feljegyezni csak bizonylat alapján lehet. A naplót főkönyvi számlánként kell megnyitni, hogy a főkönyvi könyvelés adataival egyeztethető legyen. Az egyedi nyilvántartó lapokat minden év december 31-én le kell zárni, de a következő évben a könyvelés folytatható. A naplót minden év végén le kell zárni és minden évben új naplót kell nyitni. 5. Tárgyi eszközök nyilvántartása A tárgyi eszközök nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni.

16 2. kiadás 0. módosítás 16 (31). oldal Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok Itt tartja nyilván az Egyetem ingatlanainak állományi értékét értékhatártól függetlenül. Ide soroljuk a földterületet, a telket, épületeket, építményeket az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogokat. Az épületek, építmények egyedi nyilvántartásához az Épületek és egyéb építmények egyedi nyilvántartó lapja elnevezésű nyomtatványt kell használni. Az egyedi nyilvántartó lapot az üzembe helyezés időpontjában, a rendszeres használatba vételkor kell kiállítani. A kiállítás alapját az Állományba vételi bizonylat épületekről és egyéb építményekről elnevezésű bizonylat adatai képezik. Ha az épületek, építmények esetében csökkenés áll be, akkor annak bizonylatolása a Tárgyi eszközök állománycsökkenési bizonylata értékesítés és hiány elszámolására jelű nyomtatványt kell használni. Az épületek tartozékait az egyedi nyilvántartó laphoz kapcsolódóan a Betétlap a tartozékok felsorolására elnevezésű nyomtatványon kell nyilvántartásba venni. A földterületről, telkesítésről a Földterület nyilvántartó lap elnevezésű nyomtatványt kell kiállítani. A nyilvántartó lapon szereplő adatokat a telekkönyvi nyilvántartás adataival egyező módon kell feltüntetni. Biztosítani kell a főkönyvi könyveléssel való egyeztetést. Az analitikus nyilvántartáson fel kell tüntetni, hogy az eszköz a törzsvagyon (ezen belül forgalomképtelen, vagy korlátozottan forgalomképes) vagy nem törzsvagyon része. Gépek, berendezések és felszerelések, járművek A gépek, berendezések, felszerelések és járművek nyilvántartásához a Beruházások, tárgyi eszközök egyedi nyilvántartó lapja (műszaki és egyéb berendezések, gépek, felszerelések, járművek) megnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni. A nyilvántartó lapot a tárgyi eszköz aktiválásakor, a rendszeres használatba vételkor kell kiállítani, az Állományba vételi bizonylat műszaki és egyéb berendezésekről, gépekről, felszerelésekről és járművekről adatai alapján. A leltárkészítési és leltározási szabályzatban meghatározott leltározási körzetenként a tárgyi eszközökről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz elhelyezésének helye. A tárgyi eszközök, átadás-átvétele történhet gazdálkodó szervezeten (intézményen, hivatalon) belül, vagy gazdálkodó szervezetek között. A Dunaújvárosi Egyetemen belüli mozgás esetében az átadás-átvétel megtörténtének bizonylatolására a Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata gazdálkodó szervezeten belül elnevezésű bizonylatot kell használni.

17 2. kiadás 0. módosítás 17 (31). oldal A bizonylat előoldalán pontosan fel kell tűntetni az átadó és átvevő hely megjelölését, valamint a tárgyi eszköz azonosító adatait. A változás tényét rögzíteni kell az átadás-átvétel bizonylata alapján a tárgyi eszközök leltározási körzetenkénti nyilvántartásában. A változást keresztül kell vezetni a következő nyilvántartásokon: a) A tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása. b) A tárgyi eszközök leltározási körzetenkénti nyilvántartásán, valamint c) A főkönyvi könyvelésben. Az egyedi nyilvántartásba adatot feljegyezni csak bizonylat alapján lehet. A naplót főkönyvi számlánként kell megnyitni, hogy a főkönyvi könyvelés adataival egyeztethető legyen. Az egyedi nyilvántartó lapokat minden év december 31-én le kell zárni, de a következő évben a könyvelés folytatható. A naplót minden év végén le kell zárni és minden évben új naplót kell nyitni. Beruházások, beruházásokra adott előlegek A beruházásokról, beruházásokra adott előlegekről beruházásonként elkülönítve egyedi nyilvántartást kell vezetni. Az egyedi nyilvántartó lapon fel kell tűntetni a következőket: a) A beruházás megnevezését. b) A beruházás jelzőszámát. c) A kiadások keltét, hivatkozási számát. d) A kiadások összegét. e) A szállító megnevezését. f) A számla keltét. g) A főkönyvi számla számát. h) Előleg esetén az előleg elszámolásának időpontját, összegét. i) Az előleg állományát. Beruházások nyilvántartására a Beruházások, tárgyi eszközök egyedi nyilvántartó lapja elnevezésű nyomtatványt kell használni. Felújítások A felújítások főkönyvi számlákhoz analitikus nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásból a felújításra került tárgyi eszközönként felmerült felújítási kiadások összege megállapítható kell, hogy legyen. A nyilvántartó lapon fel kell tűntetni a következő adatokat: a) A tárgyi eszköz egyedi azonosítóját. b) A tárgyi eszköz megnevezését. c) A tárgyi eszköz bruttó és nettó értékét. d) A felújítási munkát végző kivitelező megnevezését.

18 2. kiadás 0. módosítás 18 (31). oldal e) A számla keltét. f) A számla számát. g) A kiadás összegét. h) A felújítás aktiválásának időpontját. A felújítások nyilvántartására a Beruházások, tárgyi eszközök egyedi nyilvántartó lapját használjuk. A kis értékű ( ,- Ft egyedi beszerzési érték alatti) tárgyi eszközökről használatba vételkor csoportos mennyiségi nyilvántartást kell felfektetni. A nyilvántartásnak olyannak kell lennie, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz azonosító adata, a felhasználási helye és a használatáért felelős személy neve. Gépjárművek törzskönyvi nyilvántartása Az Egyetemen valamennyi gépjárműről törzskönyvi nyilvántartást kell vezetni. A törzskönyvet az állományba vételi bizonylat, valamint a gépjármű műszaki könyve és a forgalmi engedély alapján kell kiállítani. A törzskönyvbe be kell jegyezni: - A gépjármú azonosító adatait - A főjavítások időpontját, átalakítások leírását - A gépjármű km-teljesítményét negyedévenként és éves összesen, - A baleseti sérülések rövid leírását. A tárgyi eszközök állományának, mennyiségének értékére, összetételére vonatkozó bármely időpontban történő ellenőrzését az analitikus nyilvántartás vezetésével kell biztosítani. A tárgyi eszközállományt, valamint az állományban bekövetkezett változásokat az analitikus nyilvántartásban a főkönyvi könyvelés tagolása szerint kell kimutatni. 11. A készletnyilvántartás bizonylatai (1) A készletek nyilvántartásba vételéről e szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. A nyilvántartásnak ki kell terjednie: a) Vásárolt anyagokra, b) Betétdíjas göngyölegekre c) Áruk, közvetített szolgáltatások és követelés fejében átvett eszközökre, készletekre d) Késztermékekre e) Befejezetlen termelés és félkész termékekre. A nyilvántartásban elkülönítetten kell kezelni: a) Raktári új készleteket b) Használt készleteket. (2) A Dunaújvárosi Egyetem központi raktárral rendelkező költségvetési szerv. A raktári készletmozgás követése számítógépes programmal történik.

19 2. kiadás 0. módosítás 19 (31). oldal 1., A készletbeszerzés bizonylatolása A vásárolt vagy saját előállítású készletekről beszerzés vagy előállítás után bevételi bizonylatot kell kiállítani. A bevételezéskor a számítógépes programmal előállított anyagforgalmi bizonylatot kell kiállítani, melyen ez esetben a mozgás iránya növekedés. A bevételezési bizonylatok elsősorban a vásárlásokból származó készletnövekedések elszámolására szolgálnak, de ezt kell használni egyéb raktári bevételt jelentő tételek bevételezésére (pl.: leltári többletből, átminősítésből származó készletnövekedések) során is. A vásárlásból származó készlet beérkezésekor a bevételezési bizonylatot a mennyiségi és minőségi átvétel után a raktáros köteles kiállítani. A bevételi bizonylatot számla, vagy szállítólevél alapján kell kiállítani. A bizonylat fejrészében a szállító megnevezését és a szállítmánnyal kapcsolatos egyéb azonosító adatokat (szállítólevél száma, szállítás módja, rendelési szám) kell feljegyezni. A bizonylat táblázatos részének soraiba az átvett anyagok azonosító adatait (cikkszám, megnevezés, méret, mennyiségi egység, mennyiség) kell bejegyezni. Az egységár rovatba tényleges beszerzési árat a beérkező számla alapján kell rögzíteni. Az értékadat számítását a mennyiség és az egységár szorzataként a program automatikusan számolja. 2., A készlet-kivételezés bizonylatolása Anyagforgalmi bizonylatot kell kiállítani a raktárak készletét csökkentő készletváltozásokról, ez esetben a mozgás iránya csökkenés. A kiadási bizonylat elsősorban a felhasználásra kiadott anyagok elszámolására szolgál, de felhasználható az egyéb raktári kiadást jelentő tételek rögzítésére is. Ilyenek lehetnek a leltári hiányból, értékesítésből származó készletcsökkenések. Az anyagot igénylő szervezeti egységnek a Raktárhoz eljuttatott megrendelése alapján a raktáros kiadási bizonylatot állít ki. Ezt minden esetben alá kell írnia az áru átvevőjének is. Az anyag kiadása a raktárban történik. A készlet kiadására vonatkozó utasításnak tartalmazni kell: a) Az anyag (készlet) pontos meghatározását, b) A kiadandó mennyiséget, c) A kivételező szervezeti egységnek megnevezését, d) A terhelendő keret megnevezését. A készlet kiadása során tételesen rögzítésre kerül a kiadott áru cikkszáma, megnevezése, mennyisége, mennyiségi egysége, egységára, nettó és bruttó értéke. 3., A készlet visszavételezésének bizonylatolása

20 2. kiadás 0. módosítás 20 (31). oldal A visszavételezés mindig annak a témaszámnak, illetve költséghelynek a javára történik, amelynek terhelésével a készlet kiadásra került. A visszavételezési bizonylat kiállítása és kezelése a készlet kivételezési bizonylatnál leírt módon történik. 4., A munkaruha nyilvántartása Az Egyetemen a közalkalmazotti jogviszonyban álló személy részére a Kollektív Szerződésben rögzítettek szerinti munkaruha nyilvántartására az alábbi bizonylatok szolgálnak. Munkaruha juttatási idő nyilvántartása A dolgozók részére kiadott munkaruhák juttatási idejének nyilvántartására a B.Sz.ny r.sz. jelű Munkaruha Nyilvántartó Lap elnevezésű nyomtatványt kell használni. A nyilvántartó lapot személyre szólóan a szervezeti egységnél kell vezetni. A nyomtatvány fejrészében fel kell tüntetni a következő adatokat: a) A dolgozó törzsszámát, b) A dolgozó nevét, c) A beosztását, d) Munkahelyét, költséghely számát. A nyomtatvány táblázatos részében soronként kell feljegyezni - a munkaruhák kiadásának időrendi sorrendjében - a munkaruha adatait. A juttatási idő lejárata két oszlopot tartalmaz eredeti és módosított. A módosított oszlop a lejárati időpont esetleges megváltozásának feljegyzésére (pl.: tartós távollét, betegség, stb. miatt a juttatási idő meghosszabbodik) szolgál. A nyomtatvány utolsó két oszlopa a dolgozó kilépése esetén térítendő összeg feltüntetésére szolgál. A térítendő összeg kiszámítása a Kollektív Szerződésben előírtak szerint történik. Ide kell bevezetni továbbá annak a selejtezési vagy egyéb bizonylatnak a számát, amelynek alapján a munkaruha lejárat alkalmával, vagy a dolgozó kilépése esetén a munkahelyi nyilvántartásból törlésre kerül. A dolgozó munkaruházati jegyzéke Erre a célra az Egyéni Munkaruházati Jegyzék elnevezésű nyomtatványt kell használni. A nyilvántartást a dolgozó kapja meg, mely tartalmazza a nála lévő munkaruhák mennyiségét. A jegyzéket a B.Sz.ny r.sz. Munkaruha Nyilvántartó Lap elnevezésű nyomtatvánnyal együtt kell alkalmazni. A nyomtatvány fejrészében fel kell tűntetni: - A dolgozó törzsszámát és - Nevét. Első oldalának táblázatos részében, valamint a hátoldalán a kiadott munkaruházat megnevezését, az átvétel keltét, a juttatási idő kezdetét, a lejárati időt kell rögzíteni. A bejegyzett adatokat a munkaruha-nyilvántartó aláírásával kell igazolni.

21 2. kiadás 0. módosítás 21 (31). oldal 5., Szállítólevél Az értékesített termék kiszállításakor, vagy a vevő részére történő átadáskor, amennyiben számla nem készül az átadás alkalmával, szállítólevelet kell kiállítani. Erre a célra a B.10-70/A/V.r.sz. jelű szállítólevél elnevezésű nyomtatványt kell használni. A szállítólevélen a következő adatokat kell feltűntetni: a) Az intézmény neve, címe, bankszámla száma, b) A vevő neve, címe, bankszámla száma, c) Megrendelés száma, d) Az átvevő megnevezése, e) A termék VTSZ száma, f) A termék mennyiségi egysége, g) A termék mennyisége, h) A termék általános forgalmi adóval növelt egységára, i) Általános forgalmi adót is tartalmazó érték, j) A kiállítás keltét és a kiállító aláírása, k) A termék átvevőjének aláírása. 6., Eszközök munkahelyi, egyéni nyilvántartása A használatra kiadott eszközöket ki kell mutatni az eszközökért felelős személyek szerint. A nyilvántartás szempontjából meg kell különböztetni a) a kizárólagos személyi használatra kiadott eszközöket, b) a leltári körzetek részére, közös használatra kiadott eszközöket, és c) a kihordási időre kiadott munkaruhákat. Kizárólagos személyi használatra kiadott eszközök nyilvántartása A nyomtatvány a dolgozónál lévő különféle eszközök mennyiségi nyilvántartására szolgál. A nyilvántartás céljára az Értékhatáros eszközök munkahelyi (munkavállalói) nyilvántartása elnevezésű nyomtatványt használjuk. A nyomtatványt két példányban kell vezetni: - 1 példány a központi nyilvántartásé, - 1 példány a dolgozóé. A nyilvántartásba a készletváltozásokat csak szabályszerűen kiállított és aláírt bizonylatok alapján lehet feljegyezni. Leltári körzetek részére, közös használatra kiadott eszközök nyilvántartása A nyilvántartás céljára az Értékhatáros eszközök munkahelyi (munkavállalói) nyilvántartása elnevezésű nyomtatványt használjuk. A nyomtatvány a leltári körzetek részére, közös használatra kiadott különféle eszközök féleségenkénti mennyiségi nyilvántartásra szolgál. A nyomtatványt két példányban kell vezetni:

22 2. kiadás 0. módosítás 22 (31). oldal - 1 példány a központi nyilvántartásé, - 1 példányát a közös használatra kiadott eszközöknél a leltárfelelős kapja. 12. A keretrendszer bizonylatai Témaszám nyitásának kezdeményezése (1) Új témaszám nyitása a Témaszám megkérése elnevezésű nyomtatvány kitöltésével kezdeményezhető. A témaszám megnyitásának feltétele az érvényes előkalkuláció vagy támogatási szerződés. A témaszámot a Gazdasági osztály Közgazdasági Csoportja nyitja meg. (2) A kitöltött, és a témaszám igénylőjének aláírásával ellátott bizonylatot a Közgazdasági Csoporthoz kell eljuttatni két példányban. (3) Az ügyintéző az adatokat és a témaszámot rögzíti az EOS rendszerben, és a témaszámot rögzíti a nyomtatványon is, majd az így kitöltött nyomtatvány egy példányát - aláírásával ellátva - visszajuttatja az igénylőnek, a második példányát pedig irattárazza. Keret átadás-átvétele (4) A témaszámok közötti keret (előirányzat) átadás-átvételét szolgálja. (5) A keretátadás szabályai: Jogosultsági szinteken belül a keret (előirányzat) átadása saját hatáskörben végrehajtható a Keret áthelyezés bizonylat kitöltésével. A keret átadó és átvevő aláírásával ellátott bizonylatot a Közgazdasági Csoporthoz kell eljuttatni három példányban. A keret áthelyezése után a gazdasági előadó által aláírt bizonylat: - Egy példányát az átadónak kell eljuttatni. - Egy példányát az átvevőnek kell eljuttatni. - Egy példány irattárazásra kerül. Kötelezettségvállalás nyilvántartása (szervezeti egységnél, Közgazdasági Csoportnál) (6) A kötelezettségvállalások nyilvántartásba vétele a szervezeti egységeknél mint témafelelősöknél -, illetve központi forrásra történő kötelezettségvállalás esetén a Gazdasági Osztály Közgazdasági Csoportjánál történik. Központi forrásra történő kötelezettségvállalás esetén a kötelezettségvállalás bejelentése a Kötelezettségvállalás bejelentése nyomtatvánnyal történik. A nyomtatványt egy példányban kell eljuttatni a Közgazdasági Csoporthoz. A kitöltött nyomtatvány alapján a Közgazdasági Csoport a kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi a megadott témaszámon, a nyilvántartásba vétellel egyidejűleg az EOS-rendszer módosítja a kötelezettségvállalás összegével a témaszám maradványát is.