Elektronikus-számla szolgáltatás

Átírás

1 Elektronikus-számla szolgáltatás A MediSmart elektronikus-számla szolgáltatása széles körű támogatást nyújt a bejövő számlakezeléshez és a kimenő számlázáshoz. A rendszer bevezetésével jelentősen csökkennek a számlázáshoz kapcsolódó költségek, átláthatóbbá válnak az üzleti folyamatok és javul a cash-flow. A MediSmart elektronikus-számla rendszer gyorsan bevezethető, rugalmasan illeszthető a különböző vállalati ügyviteli rendszerekhez és lehetőséget biztosít a legkülönbözőbb informatikai háttérrel rendelkező vállalkozások számára is az elektronikus-számla kezelésben rejlő lehetőségek kiaknázására. A minőségi munkát az évente megújított, speciálisan elektronikus-számlarendszer fejlesztésre és üzemeltetésre kapott ISO minősítés és az elégedett partnereink igazolják. Több, mint egymillió elektronikus-számla referenciával a MediSmart a megfelelő partner az elektronikus-számlarendszerük kialakítására. Példa: Éves kibocsájtott számlamennyiség 3000 darab, melyet postai úton, ajánlott küldeményként juttatnak el a partnerükhöz. A MediSmart elektronikus-számla szolgáltatávának igénybevételével egy év alatt közel 1 millió forint a megtakarítás csak a postaköltségen! Bejövő számlák esetén a megtakarítás hasonló mértékű, valamint további előnyt jelentenek az azonali számlastátuszok, melyek jelentősen csökkenthetik a kintlévőségeket!

2 Az elektronikus-számlázásra történő áttérésből fakadó előnyök: kibocsájtás előnyei Jelentős költségmegtakarítás Megszűnik a nyomtatás Megszűnik a borítékolás Megszűnik a Postázás Elektronikus iktatás, tárolás Egyszerű melléklet kezelés Egyszerű hibás számla kezelés Gyors kézbesítés Gyors kézbesítési értesítés Javuló cash-flow befogadás előnyei Jelentős költségmegtakarítás Megszűnik a postabontás Elektronikus számlaérkeztetés Elektronikus iktatás, tárolás Könnyű feldolgozhatóság Egyszerű hibás számla kezelés Elektronikus számlarögzítés Elektronikus számlaellenőrzés Megszűnik a számlamásolás Analitikus nyilvántartás támogatása 2

3 Vevő kiszolgálása Elektronikus-számlázás szolgáltatások 1) Elektronikus-számla szerződéses kapcsolat kialakítása Eladó és Vevő közt 2) Papírmentes elszámolási lehetőség biztosítása a Vevő kör felé 3) Vevő nyilatkoztatás az elektronikus számla befogadásról (2012 óta kötelező) 4) Az elektronikus-számla széles vevőkör számára történő elérhetőségének biztosítása a) Webszerviz interfészen keresztül letölthető a Vevő ügyviteli rendszerébe b) EPeR on-line kliensen keresztül történő számlamegjelenítés, letöltés c) értesítés d) MediSmart elektronikus-számla weboldalról letölthető 5) Vevő igény (nyilatkozat) szerint lehet a számla a) elektronikus-számla b) on-line nyomtatható papírszámla c) postai úton kézbesítendő papírszámla 6) A Vevő olyan számlát kap, amely már átesett az alapvető formai és tartalmi ellenőrzéseken a) a számlára vonatkozó jogszabálynak való megfelelés b) bankszámlaszám és adószám ellenőrzése c) Tétel szintű számszaki ellenőrzés d) Fejléc adatok ellenőrzés 7) Betekintési lehetőség a számlaképbe, a számlaképek egységesek, vizuálisan is jól ellenőrizhetők 8) A számla befogadás/elutasítás (megfelelő indoklással), utalás státuszok visszajelzése 9) A Vevő elektronikus-számla befogadással kapcsolatos költsége fele-harmada a papíralapú számlakezeléshez képest 10) Számlamellékletek elektronikus fogadási lehetősége, a mellékletek hozzárendelhetők a számlához 11) Külön könyvelői hozzáférés biztosítása, könyvelői munka támogatása 12) Számla archiválásának és igény szerinti kereshetőségének a biztosítása. 13) Telefonos, on-line, és személyes ügyfélszolgálati támogatás 14) Környezetbarát technológia, melynek segítségével jelentősen csökken a papírfelhasználás és a fénymásoláshoz szükséges kellékanyag felhasználás Beszállító, eladó kiszolgálása 1) Szerződéskötés a beszállítóval, személyes egyeztetés alapján 2) Beszállító technikai lehetőségeihez igazított számla, vagy számlaadat feladási lehetőségek a) Szállító meglévő elektronikus-számla programjából b) Webszerviz interfészen keresztül, a Beszállító ügyviteli rendszeréhez illeszkedve c) On-line kliensen keresztül d) Virtuális printeren keresztül, beszállító számlázó programjából e) Egyéb módon 3) Gyors kapcsolódási lehetőség biztosítása 4) Kedvező, a postai költségeknél alacsonyabb elektronikus-számla díjak a beszállítók részére 3

4 Elektronikus számlarendszerben elérhető szolgáltatások Megnevezés MSePrinter EPeR Interfész POS Telefon Web Kibocsájtás: Számla készítés (xml, html) x x x x x - Időpecsét x x x x x - Elektronikus aláírás x x x x x - Alapellenőrzés** x x x - Számlastátusz* - x x x x - Továbbítás x x x x x - Mellékletek (200 KB/db) kezelése x x x Fizetési emlékeztető x x x Fizetési felszólítás x x x Archiválás x x x x x - Befogadás: Alapellenőrzés** - x x x Speciális ellenőrzések, kontírozás előkészítés (Kártyatranzakcióval, megrendeléssel, szállítólevéllel való összevetés, tételszintű besorolás, ellenőrzés, stb. egyedi megállapodás szerint) - - x - - Számlastátusz* - x x - Archiválás - x x x *Számlastátuszok 1. MS Megérkezett 2. MS Ellenőrizve, rendben 3. MS Hitelesítve 4. Továbbításra vár 5. Vevő Érkeztetve 6. Vevő Befogadta 7. Vevő Elutasította 8. Vevő Kifizette 4

5 **A számla adat beérkezésekor történő alapellenőrzések 1) Tételek a) Ellenőrzés i) tétel neve meg van-e adva ii) besorolás típus, besorolás szám meg van-e adva iii) mennyiség, mennyiségi egység, egységár, áfa meg van-e adva iv) áfa kód érvényes a teljesítés ideje szerint 2) Fizetési részletek a) ismeretlen fizetési mód kiszűrése b) ismeretlen hely azonosító kiszűrése 3) ÁFA részletezés a) áfa kódok ismertek legyenek b) áfa összege stimmeljen, max. 1 Ft eltérést engedünk 4) Vevő i) nettó+áfa = bruttó ii) nettó * (1+áfa szorzó) = bruttó a) ha van kártyaszám, akkor LCD ellenőrzést végzünk (utolsó számjegy ellenőrző szám) b) Vevő cégnél adószám és bankszámlaszám formai ellenőrzés, ha az adatok meg vannak adva 5) Eladó a) adószám ellenőrzés i) formai ellenőrzés ii) azonosság, nálunk ugyanaz van-e, mint a számlán b) bankszámlaszám ellenőrzés i) formai ellenőrzés (16-24 számjegy) ii) azonosság, nálunk ugyanaz van-e, mint a számlán c) Eladó azonosítható d) szerződött-e velünk e) érvényes-e a szerződés 6) Számlatípus automatikus meghatározás (elektronikus vagy papír) a) a Vevő adatai alapján b) az Eladó adatai alapján c) és az Eladó által jelzett kérés szerint 7) Ugyanez a számla azonosító adóévben szerepelt-e már (külső azonosító) 8) Fejléc számszaki ellenőrzése a) tétel darabszám b) tételek összes bruttó = tételek összes nettó + tételek összes áfa c) fejléc végösszeg + korrekció = tétel össz. bruttó d) fejléc áfa tartalom = tétel összes áfa e) áfa részletek összes bruttó = áfa részletek összes nettó + áfa részletek összes áfa f) fejléc végösszeg + korrekció = áfa részletek összes bruttó g) fejléc áfa tartalom = áfa részletek összes áfa h) fejléc végösszeg + korrekció = fizetési részletek összesen 9) Kapcsolódó számla (amit stornóz vagy helyesbít) a) kapcsolódó számla benne van-e a MediSmart számlarendszerben b) a kapcsolódó számla nem lett-e már egyszer helyesbítve vagy stornózva 5