Ajánlati felhívás a szombathelyi Kámoni Arborétum rendezvényközpontjában kávézó-ajándékbolt-ruhatár üzemeltetésére

Átírás

1 AJÁNLATI FELHÍVÁS AJÁNDÉKBOLT, KÁVÉZÓ ÉS RUHATÁR ÜZEMELTETÉSÉRE A SZOMBATHELYI KÁMONI ARBORÉTUM ÖKOTURISZTIKAI ÉS RENDEZVÉNYKÖZPONTJÁBAN A szombathelyi Kámoni Arborétum Ökoturisztikai Látogató és Oktató Központjában kávézó, ajándékbolt, ruhatár üzemeltetésének feltételei és háttere Az ajánlat tárgya: A Kámoni Arborétumhoz kapcsolódó Ökoturisztikai Látogató- és Oktató Központban kiépített kávézó, ajándékbolt és ruhatár üzemeltetése, sporteszköz kölcsönző opcióval. A kávézó üzemeltetője előjogot formálhat a központban megrendezésre kerülő külső szervezésű konferenciák, workshopokon igény esetén a bekészítés (kávé, tea, víz, üdítő, aprósütemény) szolgáltatására, továbbá díjköteles ruhatár üzemeltetésére. Ajánlat tehető a négy funkció együttes üzemeltetésére vagy csak az egyik funkcióra is, a ruhatár szolgáltatás kivételével, mely csak az egyik funkcióval együttesen pályázható. A kávézóba bárki bejöhet, nem csak az arborétumba jegyet váltók. Rendelkezésre álló, a bérlő által használható infrastruktúra: A kávézó-ruhatár-ajándékbolt kiszolgáló helyiségeinek össz. alapterülete kb. 45 nm. + az előcsarnokban 4-5 db kávézó asztal-szék együttes elhelyezésére alkalmas terület. Kávézó elegáns megjelenésű pult, beépített alsó szekrényekkel, polcokkal, két medencés mosogatóval, pultvilágítással az aulában ajtóval elválasztott előkészítő helyiség kézmosóval, pulttal az aulában négy üvegasztal 16 székkel gépek: 3 db hűtőszekrény, süteményhűtő Ajándékbolt területe: kb. 13 nm felszereltsége: alsó szekrénysor, pult, álló üvegvitrin, kihúzható üveges fiók a szekrények kulccsal zárását az üzemeltetőnek kell megoldania Ruhatár 150 akasztóval felszerelt akasztófalak, melyek harmónika ajtókkal zárhatók Kiülő terasz lehetőség épület utcafronti, főhomlokzata előtti díszburkolattal ellátott terület az épület kert felőli oldalán lévő, díszburkolt terület 1

2 Az épület további adottságai, melyet a kávézó vendégei használhatnak: ingyenes parkolók (35 gépjármű, 3 busz, 2 akadálymentesített szociális helyiségek (férfi, női, akadálymentesített) ingyenes wifi baba-barát (pelenkázási, szoptatási lehetőség) gyereksarok kialakítása folyamatban az épület teljesen akadálymentesített Az üzemeltetés kötöttségei logisztikai-szervezési háttere: A munkatárs használhatja az épület személyzeti WC-jét, és az öltözőt. A fenti bútorok és gépek javítása, pótlása meghibásodásuk esetén a bérlő kötelessége. Az üzemeltetőnek magának kell gondoskodnia a keletkező hulladék kezeléséről és elszállításáról. A használható raktárterület kicsi, nagyobb mennyiségű árú nem tárolható. Az épület homlokzatán, illetve a kávézó illetve valamely nem alkoholos italt szolgáltató 0,6 nm-nél nem nagyobb táblája, cégére elhelyezhető. Elvárások az üzemeltetővel szemben: Az arborétum nyitvatartási idejének legalább 80%-ban a kávézó és az ajándékbolt is üzemeljen. Az arborétum nyitvatartási ideje: minden nap, kivéve december , december 31- január 1. nyári nyitva tartás: április 16-október 15.: téli nyitva tartás: október 16 április 15.: Bejelentkezéssel lehetséges sportolni reggel 9 előtt is. A látogatóközpont rendezvény esetén ettől eltérően is nyitva van. A kávézó ital- és ételkínálatának legyen része az Ökoközpont funkcióhoz illeszkedően öko-, bio- illetve helyi termék. A kávézóban lehetséges alkohol árusítása is, amennyiben az üzemeltető erre engedéllyel rendelkezik. Az ajándékbolt kínálata tükrözze az arborétum modern, urbánus, letisztult arculatát, illetve legalább 50%-a profilhoz illeszkedjen. Az ízléses ajándéktárgyakon kívül árulhatóak kiadványok, játékok, stb. is, megegyezés szerint. Egy-egy termék beszerzése előtt a bolt üzemeltetője köteles egyeztetni a látogató központ vezetővel. Külső rendezvény esetén a díjköteles ruhatár csak akkor nyújtható, ha a rendezvény szervezője maga nem szervezi meg az ingyenes ruhatárat, illetve ennek biztosítását nem rendeli meg. (Ilyenek jellemzően a koncertek, előadások) Az ERTI által szervezett saját rendezvényen az esetek többségében nem szeretnénk díjat kérni a ruhatárért. A forgalom szempontjából meghatározó tényezők Az Ökoturisztikai Látogató- és Oktató Központ valamint a felújított, megszépült Kámoni Arborétum másfél éves zárás után 2013 januárjától várja a vendégeket. Nem túlzás állítanai, 2

3 hogy a Kámoni Arborétum ma Magyarország legszebb arborétuma. Az arborétum kezelője és az ökoturisztikai központ üzemeltetője az Erdészeti Tudományos Intézet. Az arborétum kiterjedt PR és marketing tevékenységet folytat, melynek eredményeként már 2013-ban majdnem főt fogadott, melyből kb fő külső rendezvényen vett részt, amihez kb. 24 alkalommal bérelték a rendezvénytermet, illetve az egész épületet január 2-április 5. között 2984 belépést regisztráltunk, melynek fele valamilyen külső szervezésű konferencián, képzésen vagy előadáson vett részt. Tapasztalataink alapján a rendezvények 90 %-hoz kértek bekészítést, cateringet vagy büfét. Jellemző külső rendezvények, melyekhez bérlik az épületet: projektkonferenciák: fő; projekt workshopok: fő; előadások-koncertek: fő; képzések: fő. Jellemző saját szervezésű rendezvények: a mellékelt éves programnaptár szerint. Az arborétum saját szervezésű egy napos programjain hétvégenként jellemzően alkalmanként ember vesz részt, melynek kb. egyharmada-fele (rendezvénytől függően) gyermek, fiatal. Az arborétum leglátogatottabb időszakai, amikor hétvégenként többszáz ember fordul meg, a március közepi virágzások, április végétől június végéig a rhododendron virágzás, valamint szeptember közepétől október végéig az őszi lombszíneződés idején. Látogatói igények, melyek egyben további lehetőséget jelentenek a nyertes ajánlattevőnek: sport-, játék- és piknikeszközök kölcsönzése (nordic walking illetve túrabot, labda, sakk, stb.), piknik étel-italcsomag. A tavalyi évben folyamatosan kiépítettük a szombathelyi, büki, sárvári és kőszegi szállodákban, fürdőkben és más öko-létesítményekben a szórólap terjesztést, mely növekvő számú vendéget hoz. Rendszeresen megjelenünk a helyi és megyei sajtóban és kölcsönös marketing kapcsolatban vagyunk a közösséggel, melynek 3000 hírlevélre feliratkozott tagja van, a Bóbita Játékbolttal, a Schmidt Múzeummal és a Herényiek Házával és a Harmónia Egyesülettel. A nyertes ajánlattevővel szívesen együttműködünk a marketingben. Az ajánlott bérleti díj meghatározásánál figyelembe kell venni A bérleti díjnak magában kell foglalnia az üzemeltetéssel járó rezsi költségeket: víz, villany. A szemétszállítást és a helyiségek takarítását ezen felül kell a bérlőnek megoldania és finanszíroznia. Az üzemeltetési jog időtartama minimum1, maximum 3 év. Az ajánlat tartalmára és formájára vonatkozó rendelkezések Ajánlat tehető a négy funkció együttes üzemeltetésére vagy csak az egyik funkcióra is, a ruhatár szolgáltatás kivételével, mely csak az egyik funkcióval együttesen pályázható. A pályázati anyagnak tartalmaznia kell: az üzemeltetni kívánt funkciókat és az ehhez szükséges bérlendő helyiségek megnevezését a vállalt havi bérleti díjat 3

4 a vállalt üzemeltetési idő tervezett hosszát rövid (max. 2 oldalas) összefoglaló a működtetésről, a tervezett nyitvatartási időről a pályázó cég alapadatai (cím, képviselő, cégjegyzékszám, adószám), profiljának és a pályázat tárgyával kapcsolatos tapasztalatainak bemutatása Információ, helyszíni szemle: Lehetőség van a helyszín és az infrastruktúra megtekintésére. Az időpontot Szendi Zsuzsa látogató központ vezetővel kell egyeztetni: , szendizs@erti.hu. Információt írásban az erti@erti.hu címen lehet kérni. A pályázat formai követelményei: A pályázatot, fűzve, oldalszámozva, minden oldalt aláírva, a végén aláírással és pecséttel ellátva, három egymással megegyező példányban, zárt borítékban kell beadni. A benyújtás helye: Erdészeti Tudományos Intézet titkársága, 9600 Sárvár Várkerület 30/A. (Sárvári Arborétum) A borítékra rá kell írni: Kámoni Arborétum kávézó-ajándékbolt üzemeltetés. Határidő előtt nem bontható. A benyújtás határideje: 2013 április Bírálat Az ajánlatok bírálatának ideje: 2013 április 30-án A bírálat szempontja: a vállalt havi bérleti díj összege A bírálatnál előnyt élveznek: az összes funkcióra együttesen ajánlatot tevők, továbbá az 1 évnél hosszabb időre ajánlatot tevők. Az eredményről minden pályázót értesítünk. Mellékletek: Fotók az épületről és a kávézóról A Kámoni Arborétum 2013-as programnaptár tervezete Sárvár, 2013 április 5. 4

5 FÉNYKÉPEK AZ ÖKOTURISZTIKAI LÁTOGATÓ- ÉS OKTATÓ KÖZPONTRÓL A látogatóközpont főhomlokzata, előtte terasz létesítési lehetőség (délutáni napsütésben) a látogatóközpont kert felőli, kiülő terasznak alkalmas része 5

6 A kávézó pultja, folytatásaként a ruhatár a kávézó pultja belülről sor a büfé előtt egy rendezvényen, a hátsó beugró az ajándékbolt 6

7 rendezvényközpontjában kávézó-ajándékbolt-ruhatár üzemeltetésére a kávézó asztalai a 150 fős rendezvényterem 7

8 A Kámoni Arborétum 2013-as éves programterve HÓNAP - IDŐSZAK KIÁLLÍTÁS RENDEZVÉNY AKCIÓK KEDVEZMÉNYES NAPOK SZERVEZŐ PARTNER JANUÁR FEBRUÁR febr 24-ig Karádi Tamás Local anaesthesia március 8.: Nőnap nők ingyen jöhetnek be MÁRCIUS ÁPRILIS MÁJUS JÚNIUS JÚLIUS AUGUSZTUS március 14 - április 14.: Németh Máté különös természetfotói április : a Savaria Floriadae részeként a virágkötő tanárok workshopján készült alkotások április június 10. Az Otthon-fa - iskolai oktatásba illeszthető játékos, interaktív természet-irodalom tematikájú kiállítás június 13 július 14-ig Alma és a fája: Benkő Marianne szombathelyi származású, Hollandiában élő textil- és festőművész és édesanyja Benkő Lászlóné Horváth Margit festőművész közös kiállítása Augusztus 22 szeptember 15.: Élő bőr: Benkő Katalin iparművész saját tervezésű március 21: Erdők Nemzetközi Napja április 1.: Húsvét hétfői bolondos tojáskeresés április : Herényi virágút családi programokkal május : Hamahama túlélő túra (bázis a Lk.) május 19.: Fűnek fának Weöres Sándort: a WSSZ programjai a kertben minden korosztálynak május 23.: Erdészeti tudományos konferencia június 22.: Szt. Iván éji éjszakai túra és koncert június 27.: Egészségnap Július 8-13.: Képzőművészeti alkotótábor kicsiknek, nagyoknak + vmikor könyvbemutató: 40 év után jelenik meg újra az arborétumról átfogó könyv??? Savaria Karnevál verses római lakoma a kertben 20 %-os éves bérlet vásárlási akció Nőnaptól május 17-ig a Virágút ideje alatt a kedvezményes belépőjegyek május 5. Anyák napja családokról profi fotós készít ajándék képet egy óriási rhododendron bokor előtt május 26. Gyermeknap családi jegyek fél áron június 17. Apák napja azok az apukák, akiket elhoz a gyermekük, ingyen jöhetnek be Kámoni Arborétumért Egyesület Herényi Kulturális és Sport Egyesület egy médiapartner Weöres Sándor Színház június 5.: Környezet-védelmi Világnap Szombathelyiek Egészségéért Egyesület Masszi Feri, Németh Rita Savaria Történelmi Kh. Alapítvány + egy étterem 8

9 SZEPTEMBER OKTÓBER cipő és táska kiállítása Szeptember 17: Kutatók éjszakája Szeptember 17. október vége: 120 éves a Kámoni Arborétum történeti tudománytörténeti kiállítás Szeptember közepe: Egészség természet családi nap Október 4.: az állatok világnapja a kertben Október Erdők Hete Október 4-6: 46. Díszmadár kiállítás a látogató központban Október 23.: Koszorúzás és ünnepség az 56-os emlékműnél Szeptember 27.: a turizmus világnapja (okt 4.: Assisi Szt. Ferenc, az állatok védőszentje, halálának napja) Kámoni Arborétumért Egyesület Díszmadár Tenyésztők Szombathelyi Egyesülete??? Szombathelyi Ferences Rendház? Kámoni Arborétumért Egyesület NOVEMBER DECEMBER A Kámoni Arborétum 50 éve Csonka Ernő vásznain vagy Kiss Szilárd trópusi lepkegyűjteményének kiállítása december 1-22.: II. Kreatív Adventi Díszítő Kiállítás Okt. 31. Halloween: Szellemes éjszakai túra november 3. vagy 10.: 120 éves a Kámoni Arborétum tudományos konferencia december 1.: Adventi családi vasárnap délután?? Bábszínház?? nov 3.: magyar tudomány ünnepe nov. 10: a tudomány világnapja Hermann Ottó Szakképző Intézet?? december 8 9. : a kérd tőlük személyesen Mikulás és segítői az a karácsonyi arborétumba ajándékodat látogatnak Megjegyzés: Kékkel a véglegesen még nem megbeszélt, nem biztos események, kiállítások?? Bábszínház?? 9