A VIKTÓRIA TÁRSASHÁZ RENDSZER (VTR), mint TÁRSASHÁZKEZELÉSI MODELL és FRANCHISE HÁLÓZAT I NFORMÁCIÓS F ÜZET T ÁRSASHÁZAKNAK . SZ.

Átírás

1 . SZ. TÁRSASHÁZ Mottó: Elő bb azt kell tudnunk, hogy mit nem ismerünk A VIKTÓRIA TÁRSASHÁZ RENDSZER (VTR), mint TÁRSASHÁZKEZELÉSI MODELL és FRANCHISE HÁLÓZAT I NFORMÁCIÓS F ÜZET T ÁRSASHÁZAKNAK A 3. kiadás lezárva: hó Viktória Tanácsadó, Szolgáltató Kft. Székhely: 1082 Budapest, Corvin köz 4. A KÉZIKÖNYVET ÁTVETTE ÉN: KÖZÖS KÉPVISELŐ

2 2. SZ. TÁRSASHÁZ Szerző k: Mile Bálint Okl. mérnök-közgazdász Vezetési-szervezési szakember Dr. Tóth T. Zoltán Ügyvéd Szerkesztette: Csikós Éva A VIKTÓRIA KFT. (VIKTÓRIA TÁRSASHÁZ RENDSZER VTR) SZAKÉRTŐI, STRATÉGIAI PARTNEREI: DR. TÓTH T. ZOLTÁN ÜGYVÉDI IRODA , iroda@ttz.hu ALBERT VERONIKA KÖNYVVIZSGÁLÓ IGAZSÁGÜGYI ÉS ADÓ SZAKÉRTŐ albertveronika01@gmail.com DR. KASZALA ANDREA ÜGYVÉD kaszala@t-online.hu CSIKÓS ÉVA SZAKKÉPZETT INGATLAN ÉS TÁRSASHÁZKEZELŐ TÁRSASHÁZI KÉZIKÖNYVEK SZERKESZTŐJE FILE TIBOR REGISZTRÁLT MÉRLEGKÉPES KÖNYVELŐ file.tibor@relifco.hu GYURIS JÁNOS TŰZVÉDELMI FŐELŐADÓ FONÓD-MILE VIKTÓRIA ÉPÍTÉSZMÉRNÖK, SZIGETELÉS SZAKMÉRNÖK SÜLE ZOLTÁN ÉPÍTÉSZMÉRNÖK SZIGETELÉS SZAKMÉRNÖK, MŰSZAKI ELLENŐR KOVÁCS GÁBOR OKL. FÖLDRENDEZŐ MÉRNÖK FÖLDHIVATALI VÁLTOZÁSI VÁZRAJZOK kovacs.gb@gmail.com KEVE KÁROLY ÉPÍTÉSZMÉRNÖK SZAKKÉPZETT TÁRSASHÁZKEZELŐ, MŰSZAKI ELLENŐR CZABARKA MIHÁLY PROJECTDOCTOR KFT. ÜGYVEZETŐ OKL. GÉPÉSZMÉRNÖK, KÖZGAZDÁSZ, SZAKKÉPZETT TÁRSASHÁZKEZELŐ ENERGIA HATÉKONY TÁRSASHÁZI FELÚJÍTÁS KOZÁK TAMÁS HSKS KFT. ÜGYVEZETŐ ÉPÍTŐIPAR; LAKATOS; TŰZGÁTLÓK; SZELLŐZTETŐK, DUGULÁS ELHÁRÍTÁS KÁLLÓ TAMÁS MNS VÉDELEM KFT. ÜGYVEZETŐ BIZTONSÁGTECHNIKAI TANÁCSADÁS ÉS SZOLGÁLTATÁS ; BARNA EDINA OLCSÓN TAKARÍTÁS KFT. KAPCSOLATTARTÓ TAKARÍTÁS GONDNOKSÁG PUCHER GYÖRGY OKL. VILLAMOSMÉRNÖK SZAKKÉPZETT TÁRSASHÁZKEZELŐ KORREKT PARTNER KFT.-ÜGYVEZETŐ TÁRSASHÁZI BIZTOSÍTÁS BÁNYAI FERENCZ KOMFORT GENERÁL KFT. ÜGYVEZETŐ GYORSSZOLGÁLAT - HIBAELHÁRÍTÁS Kiadja: VIKTÓRIA KFT. Székhely: 1082 Budapest, Corvin köz 4. Tel: ; SCHENK JÓZSEF OLCSÓN TAKARÍTÁS KFT. ÜGYVEZETŐ TÁRSASHÁZI TERMÉKEK FORGALMAZÁSA shop.olcsontakaritas.hu TÖRÖK ANDOR ETISOL-INNOVA KFT. UTÓLAGOS VÍZ ELLENI FALSZIGETELÉS Jelen dokumentum teljes tartalma szerzői jogi védelem alatt áll, a felhasználó számára csak információforrásként szolgál. Minden jog a Viktória Tanácsadó, Szolgáltató Kft. és a Dr. Tóth T. Zoltán Ügyvédi Iroda tulajdonát képezi. A dokumentumot, illetve annak részeit tilos reprodukálni, vagy bármilyen módon másolni, adatrendszerben tárolni, bármely formában, vagy eszközzel a jogtulajdonos írásos engedélye nélkül felhasználni, közölni, átruházni, terjeszteni. Az e műben fellelhető információkat a VIKTÓRIA TÁRSASHÁZ RENDSZER (VTR), mint társasház-kezelési modell tapasztalatainak, dokumentációinak felhasználásával dolgoztuk fel. A VTR és a szolgáltatások, annak tartalma, vagy bármely részlete szerzői jogvédelem alá esnek, melyet a felhasználási jogosultságot szerzett Felhasználó elismer. A szerzői jogi szabályokkal és a kézikönyv használatával kapcsolatos további rendelkezéseket, részletszabályokat a weblapon elérhető mindenkori Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) tartalmazzák, melyet a felhasználó a megrendeléskor tudomásul vesz és elfogad. A dokumentációban fellelhető információk a kiadás időpontjában meglévő, a gyakorlat és jogalkalmazás nem egységes volta miatt szavatosság nélkül, de legjobb tudás szerint kerültek értelmezésre, feldolgozásra. A rendszer dokumentációk fejlesztése folyamatos és a dokumentumok a mindenkori fejlesztési stádiumot tükrözi.

3 . SZ. TÁRSASHÁZ 3 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETŐ A VIKTÓRIA TÁRSASHÁZ RENDSZER (a továbbiakban: VTR) modell lényege A VTR alapja a szabályozás A társasházi működés VTR modellje A TÁRSASHÁZ szabályozási rendjének kialakítása, működésének megszervezése A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) A TÁRSASHÁZ operatív belső működésének szabályozása (szakmai szabályzatok) A TÁRSASHÁZ tűzvédelmi házirendje szabályzata A TÁRSASHÁZ adatkezelési szabályzata A TÁRSASHÁZ számviteli szabályzata (ügyrendje) A SZOFTVER A tájékoztatási rendszer a TÁRSASHÁZBAN 8. sz. kézikönyv A társasházkezelés VTR modellje A VTR rendszerjegyei és értékei A VTR tudástár kézikönyvek (menedzselési útmutatók mintákkal) Lásd A TÁRSASHÁZI KISKÖNYVTÁR SOROZAT KÖNYVEK lásd honlap A TÁRSASHÁZI KISKÖNYVTÁR SOROZAT SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYVEK SZ. SZMSZ KÉZIKÖNYVEK SZ. TŰZVÉDELMI HÁZIREND SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYV SZ. ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYV SZ. SZÁMVITELI SZABÁLYZAT (ÜGYREND) KÉZIKÖNYVEK A TÁRSASHÁZI KISKÖNYVTÁR SOROZAT MENEDZSELÉSI ÚTMUTATÓK ÉS MINTÁK KÉZIKÖNYVEK Az 5.1. sz. kézikönyv. AZ ELSZÁMOLÓ TERVEZŐ KÖZGYŰLÉS Az 5.2. sz. kézikönyv. A RENDKÍVÜLI, ILLETVE A SÜRGŐS OKBÓL ÖSSZEHÍVOTT KÖZGYŰLÉS A 6. sz. kézikönyv: AZ ÍRÁSBELI SZAVAZÁS A 7. sz. kézikönyv: A KÖZGYŰLÉSI HATÁROZATOK KÖNYVE (KHK) A 8. sz. kézikönyv. A TÁJÉKOZTATÁS RENDSZERE A TÁRSASHÁZBAN A 9. sz. kézikönyv. A KÖZÖS KÉPVISELET VÁLTÁS VÁLASZTÁS A 10. sz. kézikönyv. A GAZDASÁGI ELLENŐRZÉST SEGÍTŐ SZEMÉLY (GESZ) tevékenysége a gyakorlatban A 11. sz. kézikönyv. A REZSICSÖKKENTÉSRŐL TÁJÉKOZTATÁS ÉS ELSZÁMOLÁS A TÁRSASHÁZBAN A 12. sz. kézikönyv. TÁRSASHÁZI IRATMINTÁK MINTATÁR a hatékony, szak és jogszerű működés eszközei A kamerarendszer létesítése, üzemeltetése a társasházban A kézikönyv az MNS Védelem kft. hozzájárulásával alkalmazható A TÁRSASHÁZI KISKÖNYVTÁR SOROZAT JOGI KÉZIKÖNYVEK A 13. sz. Kézikönyv: A TÁRSASHÁZI TÖRVÉNY MÓDOSÍTÁSAI, INDOKOLÁSOKKAL A 14. sz. Kézikönyv: A HATÁLYOS THT. A MÓDOSÍTÁSOK JELÖLÉSÉVEL Kiadvány: A HATÁLYOS THT. A MÓDOSÍTÁSOK JELÖLÉSÉVEL a napi gyakorlati alkalmazáshoz A Társasházi jogtár A szakmai és szolgáltató háttér biztosítása A VTR szervezeti kerete A FRANCHISE RENDSZER ÉS HÁLÓZAT A FRANCHISE LÉNYEGE, ALAPELVEI A VTR-hez való csatlakozás módjai A VTR FRANCHISE RENDSZERHEZ való csatlakozás előnyei SZERVEZETI ELŐNYÖK MŰKÖDÉSI ADMINISZTRATÍV ELŐNYÖK PÉNZÜGYI ELŐNYÖK A FRANCHISE PARTNERSZERZŐDÉS A VTR FRANCHISE RENDSZERHEZ csatlakozás szándéknyilatkozata Az ÁTADÓ szolgáltatásai, jogai Az ÁTVEVŐ jogai, kötelezettségei A díjazás, fizetési feltételek A belépési díj A rendszerhasználati (royalti) díj Az átvevő egyedi igényei szerinti szolgáltatások díjai A díjak kifizetésével kapcsolatos eljárások A VTR FRANCHISE PARTNERSZERZŐDÉS időtartama, felmondási lehetőségek és következményei A VTR bevezetésében a fokozatosság elvének alkalmazása... 19

4 4. SZ. TÁRSASHÁZ BEVEZETŐ Jelen, a Viktória Társasház Rendszert (a továbbiakban: VTR), mint társasházkezelési modellt és franchise hálózatot röviden bemutató kézikönyv célja és feladata, hogy a VTR-hez csatlakozni kívánó társasházaknak, a franchise átvevőknek alapos és hiteles tájékoztatást adjon a társasházkezelési modellről, a franchise rendszerről, a csatlakozás feltételeiről, előnyeiről. A lakások és üzlethelyiségek eladásával dominánssá válnak a társasházak, mint a lakóépületek üzemeltetési- működtetési formája. A társasházak korszerű és hatékony működtetésében azonban különböző okok miatt még ma is nagyon sok tudni és tennivaló van, tanulni kell ezt tulajdonosnak, de a társasházak közös képviselőinek is. Ezen a területen is érvényes, hogy milyen szervezet keretei között, hogyan lehet egyesíteni magunk és mások energiáit, lehetőségeit és törekvéseit a legsikeresebb működés érdekében. A VTR, és a franchise hálózat szervezése ezekre a kérdésekre adja meg a helyes válaszokat, megoldásokat. A VTR-t, mint társasházkezelési és társasház működtetési modellt a Viktória Tanácsadó, Szolgáltató Kft. (továbbiakban Viktória Kft.) dolgozta ki és vezette be évtől kezdődően. A tapasztalatokat, a változásokat, az igényeket figyelembe véve a VTR-t folyamatosan fejlesztve, hasznosítva készültek, készülnek a dokumentációk. Összefoglalóan a VTR rendszerjegyei, alapelemei: A VTR-ben, mint szervezeti egységek: Alapegysége a társasház, mint önálló szervezet működését meg kell tervezni, szervezni. Kezelési egysége a közös képviselet működését meg kell tervezni, szervezni, a vállalkozás formájától függően tevékenységét be kell illeszteni a társasház szervezetébe. A jogszerű (szabályos), a szakszerű és hatékony társasházi működés feltétele megfelelő szabályozás, szabályzatok a társasházaknak: Szervezeti-működési szabályzat (SZMSZ) és házirend. Tűzvédelmi házirend szabályzat. Adatkezelési szabályzat. Számviteli szabályzat ügyrend. A közös képviselet (és a számvizsgáló, tulajdonosok) számára a tudás, szakértelem, hatékonyság biztosításának eszközei: Dokumentum minták. Tudástár: kézikönyvek, kiadványok, szoftver. Igénybe vehetők a VTR társasházi szakértői és stratégiai partnerei társasházul gondolkodnak, mely alapvető a hatékony és megbízható működéshez. A VTR fejlődésének útja, szervezeti kerete, vállalkozási formája a franchise rendszer, mely ötvözi a rendszergazda tapasztalatait és a franchise átvevő személyes motiváltságát a társasházkezelés területén. A franchise lényege: A VTR a társasházkezelés feladatának sikeres megoldására szolgáló szervezeti- vállalkozási modellt kínál, mely korszerű vezetési, szervezési elveken alapul, épít a franchise hálózatokra jellemző alapgondolatokra: Sokkal olcsóbb és hatékonyabb az, ha az egyszer kigondolt (megtervezett), kipróbált rendszert többször alkalmazzák, mintha sokszor tervezik meg, és csak egyszer vezetik be. ÖNÁLLÓAN, DE NEM EGYEDÜL : a feladatokat önállóan, de nem egyedül végzik azok a csatlakozó társasházak és tisztségviselőik. A franchise keretében a rendszer átadó és az átvevő, mint két önálló szervezet között olyan üzleti kapcsolat jön létre, amely hosszú távon alkalmas egy sikeres társasházkezelési rendszer gyors elterjesztésére és az ezzel járó előnyök hatékony kihasználására. Ésszerű munkamegosztás: Az ÁTADÓ a Viktória Kft., mint rendszergazda: Az ÁTADÓ folyamatosan biztosítja, megadja a társasházak működtetéséhez szükséges ismereteket, eljárásokat és segítő szolgáltatásokat. Háttértámogatás információbiztosítás a társasházaknak, tisztségviselőknek problémáik megoldásához: Napi kapcsolat. Rendszeres találkozók, továbbképzések. Az ÁTVEVŐ a társasház és/vagy közös képviselet (társasházkezelő): Az ÁTVEVŐ társasház sikeres és hatékony működtetésre, a napi operatív feladatok megoldására koncentrálhat. Bármilyen probléma esetén a rendszergazdához fordulhat. Végül összefoglalóan a VTR missziója: 1. Hozzájárulni a "társasházi kultúra" színvonalának emeléséhez. 2. Elősegíteni a társasházak hatékony, szakszerű és jogszerű működését. 3. Elterjeszteni e területen egy új szervezeti- vállalkozási formát, a FRANCHISE-t. Budapest, szeptember hó Mile Bálint Társasházi tanácsadó Okl. mérnök-közgazdász Vezetési-szervezési szakember VIKTÓRIA Kft Ügyvezető igazgató

5 . SZ. TÁRSASHÁZ 5 1. A VIKTÓRIA TÁRSASHÁZ RENDSZER (a továbbiakban: VTR) modell lényege A VTR alapelve, hogy a társasházi, társasházkezelői működést meg kell tervezni és szervezni A VTR alapja a szabályozás A szabályzatok elkészítését sok esetben muszály feladatnak tekintik, mert elő van írva, nem végig gondoltak, fő szempont, hogy minél kevesebbe kerüljön. A napi gyakorlatban jelentkeznek olyan jellegű problémák, amikor az derül ki, hogy nincs megfelelő szabályozás, ezért nem lehet a problémát azonnal orvosolni. Viszont, ha van egy jó szabályzat, akkor meg már nem tűnik ki (fel) annyira a jósága. Az alábbiakban néhány megtörtént eset alapján, konkrét példával illusztrálhatóak az esetek: A. A jegyzőkönyv tulajdonosoknak történő megküldése ennek szabályozási szükséglete az SZMSZ-ben: Egy SZVB elnök azt mondta, hogy nagyon jó SZMSZ-ük van, és szóba került, hogy náluk a jegyzőkönyvet automatikusan kapják kézhez a tulajdonosok. Arra a kérdésre, hogy ez szerepel-e az SZMSZ-ben, a válasz az volt, hogy nem, mi ebben a probléma? A probléma akkor keletkezik, ha egy vagy több tulajdonos támadni fogja a közös képviselőt azzal, hogy felesleges másolási költséget okoz, mivel a Tht. csak a határozatok kifüggesztését írja elő. A vita elkerülése érdekében indokolt ennek a kérdésnek a szabályozása az SZMSZ-ben. Az SZMSZ-einkben nem véletlenül szerepel a generál szabály: minden olyan esetet szabályozni kell, ami vitára adhat okot. Minden egyes szabály konkrétan felmerült probléma alapján került kidolgozásra. B. Írásos előterjesztés készítése közgyűlésre döntés előkészítés hatékonyság növelés Alapvető követelmény, hogy nem elég csak a meghívót kiküldeni, olyan írásos előterjesztést kell készíteni, ami megfelelően előkészített, és tulajdonosok számára a döntéshez elegendő információkat tartalmaz. Ez a követelmény jelent meg a Tht.-ben [34. (2)], mely tól hatályos. Sem a társasházak, sem a közös képviselők nem értékelték megfelelően ezt, a hatálybalépést követően sem, ezért általában nem jók az előterjesztések, adott esetbe nem felelnek meg a jogszabályi előírásnak sem. A honlapon az 5.1. és az 5.2. sz. kézikönyv bemutatja részletes tartalomjegyzékkel, hogy mit kell figyelembe venni, továbbá a hatásokat (előnyök hátrányok) is. a. Társasház esetében az előnyök rövid összefoglalása (menedzselési módszerek): A VTR-ben (és az SZMSZ-ben szabályozattak) szerint eljárva az SZVB tevékenyen részt tud venni az előkészítésben, ezért az előterjesztést sajátjuknak is tekintik. Az SZVB-nek nem kell külön írniuk, az előterjesztés megfelelően tartalmazza az SZVB állásfoglalását, az írásbeli előterjesztést az SZVB elnöke is aláírja. A döntéshez szükséges információkat és a határozati javaslatokat tartalmazó előterjesztés a közgyűlés hatékonyságát segíti elő (egy értekezlet olyan hosszú ideig tart, amennyire rosszul van előkészítve). b. Közös képviselet előnyeinek rövid összefoglalása (menedzselési módszerek): A VTR szerinti előkészítés ugyan több időt igényel, de a szabályzatok szerint is kidolgozott minta alapján csak egyszer kell szerkeszteni, ezt követően minden évben átmentve az előző évit csak aktualizálni kell az írásos előterjesztést. A munka hatékonyságát segíti elő az a megoldásunk, hogy az F9-es gomb lenyomásával a meghívó és az írásbeli előterjesztés szavazásra előterjesztett napirendi pontjai automatikusan íródnak be, nem kell külön szerkeszteni. A közgyűlésen nem nagyon kell szóbeli kiegészítés, rögtön a tulajdonosok véleménye kérhető, gyorsan megtartható a közgyűlés. A közgyűlésre előkészített jegyzőkönyv tervezetbe sok esetben csak a leadott szavazatokat kell beírni. C. A szabályzatok gyakorlati alkalmazása Mélységében és összefüggéseiben nyilvánvalóan az ismeri a szabályzatokban foglaltakat, aki készítette, illetve naponta foglalkozik vele a felmerült esetek kapcsán. Azoknál a társasházaknál, ahol az általunk készített SZMSZ-t alkalmazzák, gyakori, hogy a közös képviselő egy felmerült probléma kapcsán azt kérdezi, hogy erre van-e szabályozás az SZMSZ-ben. Ritkán fordult elő, hogy nem volt megfelelő szabályozás, így a problémára megfelelően és gyorsan tudott reagálni. A franchise szerződésben lévő az a mondat, miszerint a közös képviselőt, a társasházat nem terhelik azok a feladatok, amelyek a specializálódás magas fokát követelik meg, e mögött például ez az eset is szerepel A társasházi működés VTR modellje A VTR-ben a társasházkezelés alapegysége értelemszerűen maga a TÁRSASHÁZ, amelynél az első feladat, az adott társasház sajátosságait is figyelembe véve a működés, a működtetés és szervezetének megtervezése (eszköze: szabályzatok), megszervezése. A VTR-ben egy társasház kezelése, működési rendje, szervezete a társasház természetéből, lényegéből kiindulva került kialakításra, melyek alapelvei többek között a következők: A társasházkezelésben a legfontosabb tényező a "szervezet" működése, döntően az emberek együttműködésének a biztosítása. A társasház, mint működő szervezet alapvetően olyan megközelítést igényel, mint bármely más önálló gazdálkodó szervezet. A társasház ugyanolyan szervezetnek minősül, mint bármely más és alkalmazható (alkalmazni kell) minden olyan fogalmi kategóriát és módszertant, mely más típusú szervezetekre is általában érvényesek. Ugyanakkor a társasházi működés sajátosságait figyelembe kell venni és minden társasházat egyedinek kell tekinteni. A társasház fenntartása (működtetése, üzemeltetése, karbantartása) komplex szakértelmet és ismereteket igényel, ezért ésszerű munkamegosztást és szervezetet kell kialakítani a társasház működtetésére.

6 6. SZ. TÁRSASHÁZ A társasház eredményes működtetésének egyik alapfeltétele, hogy minden érdekelt és közreműködő tisztában legyen a társasház működésének lényeges jellemzőivel, ismerje az alapvető "fogalmi" kategóriákat, azok jelentéseit. A közös képviselő alapfunkciója, hogy a társasházközösség megbízásából igazi gazdája legyen a társasháznak. A jó gazda funkciója azt jelenti, hogy a közös képviselő a napi operatív feladatok ellátása (ügyintézése) mellett gondol a hosszútávra kiható kérdésekre, a célok meghatározására és az optimális megvalósítási lehetőségek kimunkálására. A közös képviselőnek az érdekegyeztetési feladatok ellátása mellett az ügyintézést, az ügyvitelt (ügykezelést) nem egyszerű végrehajtóként kell megoldania, hanem inkább menedzselési feladatként. Az adatrögzítési-, nyilvántartási-, elszámolási-, tervezési, ill. gazdálkodási rend, az ügyfélszolgálati tevékenység kialakítása tükrözze a társasházi működés sajátosságait A TÁRSASHÁZ szabályozási rendjének kialakítása, működésének megszervezése Minden szervezet, így a társasház működésének alapja, hogy megfelelően kidolgozott szabályozása, szabályozási rendje legyen. Ennek alapjait a társasház esetében is a jogszabályok határozzák meg. A jogszabályi előírások, de a társasházak sok szempontból egyedi jellege azt kívánja, hogy a társasházkezelési rendszer a társasházra épüljön, abból induljon ki, ennek megfelelően kerüljön kialakításra. Az elsődleges a jogiszervezeti struktúra (értelmezése az SZMSZ-ekben) gyakorlati megtervezése a társasházban, ezt követően kell a tágan értelmezett munkaszervezeti struktúrát (értelmezése az SZMSZ-ekben) kialakítani. A munkaszervezeti struktúrának nemcsak az üzemeltetésben, működtetésben közvetlenül résztvevőnek kell tartalmaznia, hanem az úgynevezett infrastrukturális hátteret is. A szabályzatok megfelelőségét törvényességi felügyeleti szerv és a bíróságok ellenőrizhetik, akár bejelentés alapján, és ha hiányosságot állapítanak meg, akkor akár bírságolhatnak is. A kötelezően előírt szabályzatok elkészítése alapvetően vezetési-szervezési képzettséget, tudást igényel, ezt egészíti ki a jogi, számviteli, tűzvédelmi, műszaki, stb. képzettséget és ismeretek birtokló szakemberek munkája. A mai SZMSZ készítési gyakorlatot nem ez jellemzi A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) Az SZMSZ-ben foglaltak alapozzák meg a társasház hatékony, eredményes, jog és szakszerű működését, melynek elkészítésénél nem elegendő csak a társasházi törvényben foglaltak figyelembe vétele. Az SZMSZ elkészítése a VTR-ben a következő főbb tapasztalatokon, alapelveken nyugszik: 1994 óta készítünk SZMSZ-t, illetve módosításokkal egységes szerkezetű SZMSZ-t és ennek során, valamint a tanácsadói tevékenységünk kapcsán mintegy ezer, különböző sajátosságú társasháznál gyűjtöttük gyűjtjük szisztematikusan a szabályozandó eseteket, dolgozzuk ki a szükséges szabályokat, valós eseményeken alapulnak (nem íróasztal jellegűek). Az SZMSZ megalkotásának célja, hogy biztosítsa a társasház biztonságos, szabályos, szakszerű, eredményes és költségtakarékos működésének szabályozási feltételeit, a tulajdonosok érdekeinek érvényesítését, az együttélés szabályainak betartását, betartatását, kiterjedjen minden olyan szabályozandó esetre, amely várhatóan a működés során előfordulhat. A HÁZIREND az SZMSZ melléklete, célja, hogy rögzítse a ház, mint lakóépület rendeltetésszerű használatára, állagának védelmére szolgáló szabályokat, követelményeket, valamint meghatározza a társas együttéléshez nélkülözhetetlen alapvető szabályokat, a lakók egymás iránti - kötelezően előírt - magatartását. Az SZMSZ komplex szabályzat, melynek rendelkezései szerint készülnek el más jogszabályok által kötelezően előirt (belső, szakmai) szabályzatok is. Az SZMSZ szerkezete, rendszere, sok esetben tartalma időtállóak. A szükséges módosítások egyszerűen, gyorsan elvégezhetők, azaz, ha az eddigi 20 alkalom után újabb társasházi törvénymódosítás lesz, vagy ha teljesen új társasházi törvény születik, már nem kell új SZMSZ készítésére költeni (vis major esetét kivéve). Ezt azzal értük el, hogy bevezettük az utaló szabályozást, ennek is köszönhetően a társasház döntési hatáskörébe tartozó szabályozás aránya növekedett, ugyanakkor az SZMSZ terjedelmében csökkent a kötelezően előírt belső szakmai (tűzvédelmi, illetve számviteli) szabályzatok megfelelő alkalmazása révén. A óta elkészített több mint 500 SZMSZ tartalmának elemzése alapján állítható, hogy átlagosan 70% körüli arányban azonosak a szabályozandó esetek a társasházaknál. Tehát a feladat az, hogy egyrészt az adott társasháznál ki kell dolgozni a 30% egyedi szabályozást (ez sem kis feladat), másrészt a társasháznak el kell döntenie, hogy a 70% étlapból mit tart meg. Ez utóbbit adott esetben értékelni kell abból a szempontból, hogy elhagyásának milyen következményei lehetnek. A különböző jogszabályok keretei között a VTR-ben kidolgozott szabály rendszer a gyakorlatban bevált, a felmerült esetekre, preventív módon, túlnyomórészt megfelelő szabályozást ad, ritkán fordult elő, hogy olyan kérdés merült volna fel, melyre az SZMSZ-ben nem lehet megfelelő rendelkezést találni. Több mint 25 éves tapasztalat, hogy egy jó szabályozással jobb megelőzni a felmerülő problémákat, mint akkor keresni a megoldást, amikor már ég ház. Az SZMSZ készítésnél alapvető figyelembe venni az egymásra épültség elvét, melynek lényege az, hogy először a közös képviselő, majd az SZVB, ezt követően a tulajdonosok véleményezik a tervezeteket, a javaslatok feldolgozásra és döntés szerint bedolgozásra kerülve történik meg az SZMSZ elfogadása. Végül: az SZMSZ készítésénél a terjedelem nem lehet fő szempont, hanem inkább az, hogy tartalmazza a szükséges, releváns, indokolt szabályozásokat. A hiányos szabályozás legalább olyan hiba, mint a rossz, nem megfelelő szabályozás. Arról, hogy TELJES KÖRŰ szabályozás vagy terjedelmi okok miatt egy rövidebb, REDUKÁLT SZMSZ készüljön, az előterjesztő tisztségviselőknek, és a tulajdonosoknak kell dönteni. Az SZMSZ-t készítő álláspontunk szerint akkor jár el felelősen, ha a már tudott vitás esetekre vonatkozóan előterjeszti a megfelelően kidolgozott, javasolt szabályokat ( étlap ). A döntés joga és felelőssége a társasházé A TÁRSASHÁZ operatív belső működésének szabályozása (szakmai szabályzatok) A társasháznál jogszabályi rendelkezések alapján, a közös képviselet feladataként meghatározva a következő belső szakmai szabályzatokat kell elkészíteni: A tűzvédelmi házirendet (szabályzatot) a 30/1996 (XII.6) BM rendelet BM rendelet 4/A. (1) bekezdése alapján.

7 . SZ. TÁRSASHÁZ 7 Az adatkezelési szabályzatot az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (GDPR), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.) alapján. A számviteli politikát (számviteli szabályzatot-ügyrend) a számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 14. (12) bekezdése alapján. A VTR-ben a belső szabályzatok a munkaszervezetek operatív működésére vonatkoznak, ezért külön eljárási szabályok szerint kell kezelni, melynek főbb indokai: Az SZMSZ-t be kell adni a földhivatalba, az összes tulajdoni hányad több mint felének kell elfogadni, ezért a hosszútávra szóló szabályokat célszerű szerepeltetni benne. nem szabad a szakmai szabályzatokat az SZMSZ mellékleteként kezelni, mert akkor erre is vonatkozik a jóváhagyási szabály. A szakmai szabályzatokat nem kell beadni sehová. Az SZMSZ ugyanakkor rendelkezik a szakmai szabályzatok készítéséről, tartalmi követelményeiről (adott esetben a szabályozott esethez kapcsolódóan). Az SZMSZ-ben a jóváhagyásra a számvizsgáló bizottság kaphat felhatalmazást, mert ez a döntési jogkör az ellenőrzési funkcióhoz kapcsolódik. Szakmai szabályzat, ezért a szakmaiság és a társasházi sajátosságok biztosítása miatt a szabályzatot készítő két szakember is aláírja a szabályzatot. A szabályzatok rugalmasabban módosíthatók, a jogszabályi változásokat gyorsabban tudja követni A TÁRSASHÁZ tűzvédelmi házirendje szabályzata A tűzvédelmi szabályzatban a tűzvédelemmel kapcsolatosan kerülnek meghatározásra a társasház hatékony, eredményes, jog és szakszerű működésére vonatkozó szabályok. A tűzvédelmi szabályzat elkészítése a VTR-ben a következő tapasztalatokon, alapelveken nyugszik: A tűzvédelmi szabályzatot társasházul kell elkészíteni. Ha a tűzvédelmi szakértő nem ismeri a társasházi működés sajátosságait, bele értve a szervezeti felépítést, határköröket, akkor ipariul készítik el azt. A felelősséget egyértelműen rögzíteni kell a szabályzatban. A szabályzat végrehajtásáért valamennyi tulajdonos és használó anyagilag, és büntetőjogilag felelős. Ezt a felelősséget a szabályzatban megfelelő módon rögzíteni kell, ezáltal csökken a közös képviselet felelőssége. A szabályzatban foglaltak végre nem hajtása szabálysértési, vagy büntetőeljárást vonhat maga után. A közös képviselő tehermentesítését szolgálja egyrészt a tűzvédelemmel kapcsolatos tájékoztatási rendszer alkalmazása a társasháznál, másrészt, hogy a jóváhagyott tűzvédelmi szabályzat 1 példánya minden lakásba, illetve tulajdonoshoz eljuttatásra kerül A TÁRSASHÁZ adatkezelési szabályzata Az adatkezelési szabályzatban az adatvédelemmel kapcsolatosan kerülnek meghatározásra a társasház hatékony, eredményes, jog és szakszerű működésére vonatkozó szabályok. Az adatkezelési szabályzat elkészítése a VTR-ben a következő tapasztalatokon, alapelveken nyugszik: Az adatkezelési szabályzatot társasházul kell elkészíteni. A felelősséget egyértelműen rögzíteni kell a szabályzatban A TÁRSASHÁZ számviteli szabályzata (ügyrendje) A számviteli szabályzatban foglaltak alapozzák meg a társasházi munkaszervezet hatékony, eredményes, jog és szakszerű működését. A számviteli szabályzat elkészítése a VTR-ben a következő tapasztalatokon, alapelveken nyugszik és az alábbi főbb problémák megoldásra ad választ: Gyakori probléma és vita tárgya, hogy ki mikor milyen információkat kell, hogy kapjon. Az SZMSZ alapvetésein és felhatalmazása alapján ezt konkrétan rögzíteni kell a szabályzatban. A fentieket is figyelembe véve a számviteli szabályzatnak ügyrendnek kell részletezni az SZMSZ-ben foglalt gazdálkodási és ellenőrzési szabályokat, feladatokat, a működési-, ügykezelési és egyéb eljárási szabályokat, tartalmaznia kell a számviteli politikát és annak keretében a leltárkészítési és leltározási-, az értékelési- és a pénzkezelési szabályzatot, valamint a nyilvántartás, az adatkezelés, iratkezelés selejtezés szabályait, a közös képviselő, és a számvizsgáló bizottság munkarendjét. A társasház számviteli szabályzatát az SZMSZ felhatalmazása alapján az ellenőrzési jogkörhöz kapcsolódóan a számvizsgáló bizottság vagy a közgyűlés hagyhatja jóvá A SZOFTVER A társasházi működést leíró szabályzatok gyakorlati végrehajtását, megvalósíthatóságát egy megfelelően elkészített szoftver nagymértékben segíthet elő. A VTR-ben a későbbiekben ez is megoldásra kerül úgy, hogy társasházanként egyedileg rögzített módon kerül kialakításra a szoftver használata, tehát a közös képviseletnek / társasházkezelőnek nem kell külön odafigyelni a sajátosságokra. A szoftver megfelelő kialakítását a szabályzatok alapozzák meg. Jelenleg a szoftver elkészítése folyamatban van. A szoftver adatai társasházanként elérhetőek lesznek az interneten keresztül is A tájékoztatási rendszer a TÁRSASHÁZBAN 8. sz. kézikönyv A társasházi működés szervezettségét alapvetően elősegíti, ha a tulajdonosok, a társasház működtetésében részt vevők megfelelő információkat kapnak. A készülő 8. sz. kézikönyv erről szól, melyben leírásra kerül, hogy a tulajdonosok milyen tájékoztatást kapjanak a társasházi üzemeltetésről (pl. hibaelhárítás, biztosítási ügyintézés, kamera felvétel-adatvédelem, stb.), továbbá milyen tájékoztatókat kötelező és indokolt a társasház területén elhelyezni (pl. tűzvédelem, házirend, kamera felvétel-adatvédelem, stb.).

8 8. SZ. TÁRSASHÁZ 1.3. A társasházkezelés VTR modellje A sikeres társasházkezelés alapfeltétele, hogy a közös képviseletnek legyen stratégiája, filozófiája, melyből kiindulva, abból levezetve határozza meg a társasházkezelő (közös képviselő) funkcióját, alapfeladatait, a menedzselés elveit és eszközeit, valamint magas színvonalú, szakszerű, jogszerű, hatékony és eredményes munkát végez. Ezt biztosítja a VTR. A társasház működésének megszervezése, a szabályozás kialakítása (lásd 1.1. pontban írtakat) az egyik alapfeltétel a tisztségviselők hatékony, eredményes működésének. Ugyanakkor megfelelő és a jogszabályi környezet változásait ismerő tudás anyaggal, a hatékony munkavégzéshez szükséges ismeretekkel (menedzselési) és eszközökkel (dokumentumtár mintaanyagok) is rendelkeznie kell a tisztségviselőknek. Ezt biztosítja a VTR. A VTR keretében a tisztségviselők az adott társasházak működtetésére (az operatív feladatok elvégzésére) koncentrálhat, és nem kell például a jogszabályi környezet változásaival, a hatékony működést biztosító feltételekkel foglalkoznia. "Egyedül" ez mind anyagilag, mind fizikailag, szellemileg nehezen megvalósítható feladat A VTR rendszerjegyei és értékei A VTR, mint társasházkezelési modell főbb rendszerjegyei és értékei, a sikeres társasházkezelés alapfeltételei a következők: A tisztségviselőknek rendelkeznie kell stratégiával, mely a VTR-ben a társasház biztonságos működési feltételeinek megteremtését jelenti. (a részleteket lásd előzőekben, illetve a társasházi kiskönyvtár sorozat 1. sz. kötetében: A társasházkezelés filozófiája: háttér munkavégzéssel tartós eredmények elérése. Minőség orientáció, melynek alapja a valós igényekhez, a társasházműködés természetéhez való igazodás a valós érdekek feltárásával. A közös képviselő funkciója a gazda szerepének betöltése, alapfeladata az érdekegyeztetés és az ügyvitel - menedzselés. Jól szabályozott működés biztosítása, amelynek megfelelően a tisztségviselők szervezetét be kell illeszteni a társasház működésébe, szervezetébe. A VTR-ben a társasház működésének (teljesítményének) minőségi jelzője van, ez pedig az eredményesség. A társasházkezelési teljesítmény mércéje a sikeresség, mely akkor következik be, ha a társasház eredményesen működik és a tulajdonosok elégedettek a tisztségviselők által nyújtott szolgáltatással. A társasházkezelési tevékenység elsősorban szellemi szolgáltató tevékenység. Az állandóságra való törekvés, amely nemcsak a közvetlen üzemeltetésben résztvevő személyekre, hanem az infrastrukturális háttérre is igaz. A társasházi működés lényegét tükröző adatrögzítési-, nyilvántartási-, elszámolási-, tervezési, illetve gazdálkodási rend kialakítása, mely alapvetően az ennek megfelelő számítógépes feldolgozást jelent (szoftver). A feladatok menedzselése, és nem az eseményekkel való sodródás. Pontos, gyors és folyamatos információ-szolgáltatás A VTR tudástár kézikönyvek (menedzselési útmutatók mintákkal) Lásd A VTR folyamatosan biztosítja azt a tudást, amelyik szükséges a hatékony, eredményes és versenyképes társasházkezelői tevékenységhez. Ezek alapvetően kézikönyvek és dokumentumtár minták formájában jelennek meg, interneten keresztül hasznosíthatóak. Az internetes kézikönyvek a Társasházi Kiskönyvtár sorozat részeként készültek készülnek. A kézikönyvek célja, hogy a működtetésben résztvevőket gyorsan és hatékonyan segítse eligazodni a jogszabályok alkalmazásában, megfelelő tapasztalatok birtokában felajánlva az ismereteket, a kidolgozott és kipróbált eljárásokat dokumentumokat mintákat. A kézikönyvek egyúttal tananyagként felkészítési, továbbképzési célokat is szolgálnak. A VTR tudástár dokumentumai az alábbiakban kerülnek ismertetésre A TÁRSASHÁZI KISKÖNYVTÁR SOROZAT KÖNYVEK Lásd honlap A ban megjelent, papíralapon kiadott könyveket a honlap baloldalára is feltettük, tekintettel arra, hogy a könyvek elfogytak. A 3. sz. és a 4. sz. könyvekben foglaltak (SZMSZ, házirend, tűzvédelmi szabályzat) már idejét múltak, de olyan szempontból érdekes lehet, hogy azóta milyen fejlesztéseket végeztünk el. A többi kötet tartalmaz ma is érvényes megállapításokat, aktualizálásuk az internetes kézikönyvekben és a szabályzatokban valósulnak meg A TÁRSASHÁZI KISKÖNYVTÁR SOROZAT SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYVEK Az alkalmazásra javasolt, megfelelő ismereteket biztosító KÉZIKÖNYVEK KIADVÁNYOK MINTÁK kidolgozásával és az igénylők részére való bocsátásával követjük a franchise hálózatokra jellemző alapgondolatot: Sokkal olcsóbb és hatékonyabb az, ha az egyszer kigondolt (megtervezett), kipróbált rendszert többször alkalmazzák, mintha sokszor tervezik meg, és csak egyszer vezetik be. A közös képviselők a napi operatív feladatokra koncentrálhatnak, mert rendelkezésükre áll a munkájukat alapvetően segítő társasházkezelési rendszer. A jogszabályi előírások alkalmazhatóságát is jól érzékeltetik a kidolgozott dokumentumok, a jogszabályok módosítási kezdeményezésénél ezt is figyelembe vehetjük, mint egyfajta hatásvizsgálatot. A társasházi működés tematikusan szerkesztett információit, dokumentumait tartalmazzák a KÉZIKÖNYVEK, melyek a társasházi kiskönyvtár sorozat folytatásai, internetes formában. Ezek a kiadványok továbbképzést is szolgálnak.

9 . SZ. TÁRSASHÁZ SZ. SZMSZ KÉZIKÖNYVEK A Tht.-ben meghatározott alapvető szervezeti struktúra alapján készültek készülnek az SZMSZ, a számviteli szabályzat (ügyrend) és a tűzvédelmi szabályzat kézikönyvek. Az SZMSZ kézikönyvek lényeges vonása, hogy szerkezete azonos a társasházaknál készült SZMSZ-ek szerkezetével. A tartalomjegyzék tematikus és kellő részletezettségű, így megkönnyítve azt, hogy egy felmerülő kérdés esetén gyorsan meg lehessen keresni a szabályozást. Az SZMSZ kézikönyvek fő anyagába azok a szabályok kerültek beírásra, amelyeket a társasházak jellemzően beépítettek az SZMSZ-ükbe. Az egyedi szabályozásokat és az egyes problémákra a másképp meghatározott szabályokat a kézikönyvekben alternatív szabályként jelöljük (A/2. ), és a fő anyagban 2 jelölés alapján a lábjegyzetbe ( 2 ) helyeztük el. A lábjegyzetek tartalmazzák az eddig felmerült felvetések, észrevételek, vélemények alapján, illetőleg a megtörtént esetekhez kapcsolódóan az adott szabályra vonatkozó indokolást is. Ez elősegítheti az értelmezést és a gyakorlati alkalmazást. Az indokolás nem teljes körű, ezért amennyiben felmerülnek kérdések, akkor folyamatosan pótoljuk az indokolás részeket is. Ugyancsak a lábjegyzetbe helyeztük el az eltérő álláspontokat, a használatot elősegítő, útmutató jellegű kommentárokat, a szakmai és jogi jellegű állásfoglalásunkat, a bírósági, és a törvényességi felügyeleti eljárásokkal (JTF.) kapcsolatos tapasztalatainkat, a társasházi szakirodalomban fellelhető álláspontokat, a kapcsolódó jogszabályi helyeket. A kézikönyveket hasznosíthatják mindazok, akik érintettek, vagy valamilyen formában a társasházakkal foglalkoznak. A kézikönyveket a használati jogosultságot megszerzőknek elektronikus úton, Pdf olvasható és nyomtatható formátumban biztosítjuk. Ennek a megoldásnak a hagyományos, papíralapú könyvekkel szemben az a nagy előnye, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerülnek, mindig az aktuális kézikönyv állhat rendelkezésre. A használat feltételeit az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) tartalmazzák. Az elkészült és tervezett SZMSZ KÉZIKÖNYVEK: 1./1. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: közös képviselő, számvizsgáló bizottság (SZVB) 1./2. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: közös képviselő, számvizsgáló 1./2. /R. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: közös képviselő, számvizsgáló 1./3. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: közös képviselő, számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés 1. 1./3. /R. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: közös képviselő, számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés 1. 1./4. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: közös képviselő, számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés 2. 1./4. /R. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: közös képviselő, számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés 2. 1./5. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló bizottság (SZVB) 1./5. /R. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló bizottság (SZVB) 1./6. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló 1./6. /R. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló 1./7. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés 1. 1./7. /R. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés 1. 1./8. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, kommentárral; SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés 2. 1./8. /R. A TÁRSASHÁZ SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (SZMSZ) a gyakorlatban, SZERVEZETI ALAPSTRUKTÚRA: intézőbizottság (IB), számvizsgáló bizottság (SZVB), részközgyűlés SZ. TŰZVÉDELMI HÁZIREND SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYV A Tht.-ben meghatározott alapvető szervezeti struktúra alapján készül a TŰZVÉDELMI HÁZIREND SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYV: 2. A TÁRSASHÁZ TŰZVÉDELMI HÁZIRENDJE - SZABÁLYZATA a gyakorlatban, a Tht.-ben meghatározott alapvető szervezeti struktúrák alapján, kommentárral SZ. ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYV A Tht.-ben meghatározott alapvető szervezeti struktúra alapján készül az ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT KÉZIKÖNYV: 3. A TÁRSASHÁZ ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA a gyakorlatban, a Tht.-ben meghatározott alapvető szervezeti struktúrák alapján, kommentárral

10 10. SZ. TÁRSASHÁZ SZ. SZÁMVITELI SZABÁLYZAT (ÜGYREND) KÉZIKÖNYVEK A Tht.-ben meghatározott alapvető szervezeti struktúra alapján készül a SZÁMVITELI SZABÁLYZAT ÜGYREND) KÉZIKÖNYV. 3. A TÁRSASHÁZ SZÁMVITELI SZABÁLYZATA (ÜGYRENDJE) a gyakorlatban, a Tht.-ben meghatározott alapvető szervezeti struktúrák alapján, kommentárral A TÁRSASHÁZI KISKÖNYVTÁR SOROZAT MENEDZSELÉSI ÚTMUTATÓK ÉS MINTÁK KÉZIKÖNYVEK Nem elég "elméletileg" meghatározni valamit, azt tudni kell megfelelően alkalmazni, vagyis a puding próbája, ha megeszik, ezt oldja meg a VTR Az 5.1. sz. kézikönyv. AZ ELSZÁMOLÓ TERVEZŐ KÖZGYŰLÉS Az elszámoló tervező közgyűlés kézikönyv elkészítését az alábbiak indokolták: A társasházi törvény rendelkezéseit sok esetben félreértelmezik és ennek megfelelően, helytelenül alkalmazzák (pl. napirendi pontok meghatározása, az írásbeli előterjesztés és mellékleteinek tartalma). Gyakran tapasztalható, hogy a közgyűlésre csak a meghívót küldik ki, elszámoló-tervező közgyűlés esetén adott esetben mellékelnek valamilyen táblázatokat. Ez az eljárás álláspontunk szerint egyrészt nem felel meg a társasházi törvény előírásainak, másrészt nem segíti elő az érdemi és hatékony döntéshozatalhoz szükséges felkészülést, sem a közös képviselőnek, sem a tulajdonosoknak. A közgyűléseken sokszor alakulnak ki parttalan viták, melynek megelőzésére dolgoztuk ki az úgynevezett döntés előkészítő jegyzőkönyv tervezetet. Így a tulajdonosok látják a közgyűlés levezetésének tervezett forgatókönyvét, másrészt a felvett jegyzőkönyvben foglaltakat - például a közgyűlésen részt venni nem tudó tulajdonosok - adott esetben egybe tudják vetni az előterjesztéssel, megállapíthatják az esetleges változásokat. Az előkészítés során először a napirendi pontok megtervezéséhez szükséges információkat indokolt összegyűjteni. A napirendi pontok összeállítását követően a rendelkezésre álló információk alapján célszerű a számvizsgáló bizottság részére összeállítani a döntés-előkészítő jegyzőkönyv tervezetét és annak mellékleteit, mindezeket egyeztetni kell a számvizsgáló bizottsággal. Ez a módszer biztosíthatja leginkább a megalapozott döntéshozatalt és az érdemi és hatékony közgyűlést. A felesleges papírmunka elkerülése érdekében alkalmazható az a módszer, hogy egyrészt minden határozati javaslat előtt jelezni lehet a számvizsgáló bizottság egyetértő véleményét (adott esetben az elutasító véleményét is), és indokolt, hogy az írásbeli előterjesztést az SZVB elnöke is írja alá a közös képviselővel együtt. Ezzel a módszerrel eleget teszünk a társasházi törvény előírásainak, ugyanakkor nem válik szükségessé, hogy pl. az SZVB külön írásos előterjesztést készítsen. Az éves elszámolásra költségvetésre készült készülő táblázatok közös képviselő és program függőek, azaz ahány ház, annyi szokás érvényesül. Gyakran tapasztalható, hogy az így készült elszámoló - tervező táblázatok szerkezete és tartalma csak részben felel meg a társasházi és a számviteli törvényben előírtaknak. A társasháznak célszerű előre és hosszabb távra vonatkozóan eldönteni, hogy az elszámolást költségvetést tartalmazó táblázatok közül melyeket indokolt a tulajdonostársaknak megküldeni. Amennyiben ez nincs rögzítve (pl.: SZMSZ-ben, vagy számviteli szabályzatban), akkor ezt a kérdést az SZVB-vel egyeztetve szükséges minden évben eldönteni. Ezt azért érdemes végiggondolni, mert ha az SZVB tételes és átfogó ellenőrzést végzett, akkor nem szabad adott esetben rengeteg és a lényeges kérdésektől a figyelmet elvonó többlet információkkal terhelni a tulajdonosokat. A társasházi törvény előírja, hogy a tulajdonosi kötelezettségeket és befizetéseket tartalmazó táblázatot a tulajdonosoknak az elszámolás részeként meg kell küldeni. Tévhit az, hogy ezzel személyiségi jogokat sértünk, hiszen a tulajdonosoknak joguk van tudni, hogy ki hogyan tett eleget kötelezettségeinek, adott esetben ezen információk alapján tudnak közgyűlési döntést hozni. Ugyanakkor rögzíteni szükséges, hogy csak tulajdonos kaphatja meg ezt a táblázatot, és nem lehet például kifüggeszteni a faliújságra. Gyakran elkövetett hiba, hogy az előző évhez képest egy átlagos inflációt figyelembe véve kerül a közös költség hozzájárulás megállapításra, figyelmen kívül hagyva a tárgyévi tervezett bevételeket és költségeket. Ha bármilyen okból alultervezés történik mind a bevételeknél, mind a költségeknél, akkor a társasház nem fogja tudni kifizetni az aktuális számlákat sem. Újszerű meghatalmazás mintát célszerű használni, mivel sokszor kifogásolják a nagyszámú meghatalmazást. Ennek lényege, hogy megfelelő feltételek biztosításával, a tulajdonos távolléte esetén írásban tud szavazni a közgyűlésen Az 5.2. sz. kézikönyv. A RENDKÍVÜLI, ILLETVE A SÜRGŐS OKBÓL ÖSSZEHÍVOTT KÖZGYŰLÉS előkészítés alatt A kézikönyv elkészítését az alábbiak indokolták: Tapasztalat, hogy keverik a rendkívüli közgyűlés és a sürgős okból összehívandó közgyűlést, ezért indokolt definiálni a rendkívüli közgyűlés fogalmát. Rendkívüli közgyűlés az, hogy ha a rendes évi közgyűlésen kívül is össze kell hívni közgyűlést [lásd pl. 35. (2)], és a sürgős esetet kivéve be kell tartani a Tht. 33. (2) bekezdésben előírt szabályt, miszerint az írásbeli meghívót legkésőbb a közgyűlés időpontja előtt nyolc nappal meg kell küldeni.

11 . SZ. TÁRSASHÁZ 11 A sürgős okból összehívott közgyűlés is rendkívüli, de ebben az esetben a meghívóba be kell írni egyrészt azt, hogy sürgős okból kerül a rendkívüli közgyűlés összehívásra, másrészt a konkrét sürgős okot is. Ebben az esetben lehet rövidebb idő alatt összehívni a közgyűlést és nem elegendő csak a rendkívüli jelző használata. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a meghívóban csak rendkívüli közgyűlést jelölnek meg, nem tartják be a 8 napot, és úgy gondolják, hogy ez megfelel a sürgősség kritériumának. Ez azonban nem helytálló, ebben az ügyben, ilyen értelemben van már bírósági ítélet is A 6. sz. kézikönyv: AZ ÍRÁSBELI SZAVAZÁS Az írásbeli szavazás alap (általános) esetét mutatja be a honlapon közzétett dokumentum, tekintettel arra, hogy különböző esetek vannak a Tht.-ben szabályozva. Az alapeset feldolgozása a következőket jelenti: Az írásbeli szavazáskor a határozatképességet a tulajdoni hányad szerint számított több mint felének leadott szavazata jelenti. A határozati javaslat elfogadásánál az általános szavazási szabályt kell alkalmazni, ami azt jelenti, hogy a leadott szavazatok több mint felének igenlő szavazata szükséges az elfogadáshoz. A különböző alap esetek feldolgozása a döntés előkészítésben, a határozati javaslatok megfogalmazásában térnek el. A 6. sz. kézikönyv többi füzetei a minősített szavazást igénylő esetekkel foglakoznak majd (pl. SZMSZ; funkcióváltás), a VTR-ben az írásbeli szavazás eseteinek feldolgozása folyamatos, a későbbi, tematikusan készülő füzetek tartalmazzák ezeket, alkalmazása a VTR-hez csatlakozó partnerek részére térítésmentesen biztosított. Az írásbeli szavazás kézikönyv elkészítését az alábbiak indokolták: A társasházi törvény előírása szerint csak akkor lehet írásbeli szavazást alkalmazni, ha az SZMSZ tartalmazza annak részletes szabályait. A tapasztalatok azt mutatják, hogy sokszor az SZMSZ nem tartalmazza az írásbeli szavazás szabályait. Ebben az esetben nem is alkalmazhatja a társasház az írásbeli szavazást, mint döntéshozatali módszert, így lemond a társasház egy gyors és eredményes döntéshez szükséges eszköz alkalmazhatóságáról. Vannak olyan SZMSZ-ek, amelyekben pontatlanok a szabályok, és ez azzal a következménnyel járhat, hogy az ennek alapján lebonyolított írásbeli szavazás támadhatóvá válik. A társasházi törvény lehetővé teszi, hogy az SZMSZ t a társasház írásbeli szavazás útján fogadja el, és ennek lebonyolításához tartalmazza az alapvető rendelkezéseket. Tévhit, hogy az SZMSZ-t nem lehet írásbeli szavazás útján elfogadni. A bemutatott mintaanyagok érzékeltetik az írásbeli szavazás előkészítésének és lebonyolításának feladatait, valamint azt, hogy az utólagos viták elkerülése érdekében milyen tartalommal és formában kell lebonyolítani. A menedzselési útmutatók a hatékony és szakszerű írásbeli szavazás lebonyolítását segítik elő A 7. sz. kézikönyv: A KÖZGYŰLÉSI HATÁROZATOK KÖNYVE (KHK) A Közgyűlési Határozatok Könyve (a továbbiakban: KHK) kézikönyv elkészítését az alábbiak indokolták: A társasházi törvény a közgyűlési határozatokról és a határozatok végrehajtásáról szóló nyilvántartás vezetésének elrendelésével feltételezhetően azt a hiányosságot akarja kiküszöbölni, miszerint a közös képviseleteknél gyakran nincs megfelelő nyilvántartás és szakszerű irattárózás a közgyűlési döntésekről, határozatokról, egyszóval nem jó az iratkezelési rendszer, és az elvégzett munka nyilvántartása. A társasházi törvény lényegében bevezetett egy új nyilvántartási elemet a KHK vezetésével, de a részleteket nem írja elő. A hitelesített közgyűlési jegyzőkönyvet eddig is őrizni kellett, és jellemző módon ezt küldte meg a közös képviselő a tulajdonosoknak. A törvény nem határozza meg a dokumentum alakját, formáját, vezetésének módját, a hitelesítését, részletesebben a tartalmát mind a határozatok, mind a végrehajtás vezetése kapcsán. A közös képviselőknek a társasházi törvény előírásai szerint kell vezetniük a határozatok könyvét, azonban tisztázni szükséges, hogy az előírásoknak hogyan lehet értelmes módon megfelelni, illetőleg szükséges annak a kérdésnek a taglalása is, hogy miért van - lenne értelme nyilvántartani a leadott szavazatokat név szerint, illetőleg ezt hogyan lehet hatékonyan vezetni. A KHK vezetésének kötelezettsége olyan nyilvántartási rendszer kialakítását teszi lehetővé a társasházaknál, amellyel a határozatok áttekinthető módon, jól dokumentálhatók a tulajdonosok, az SZVB felé, jobban ellenőrizhetővé válik a végrehajtás, szükség esetén megfelelő információkat biztosít. Mindezt indokolt SZÁMÍTÓGÉPEN és PAPÍRALAPON is megoldani. Álláspontunk szerint alapkérdés, hogy a közös képviseletnek csak olyan mértékű adminisztrációs nyilvántartási tevékenységet szabad végeznie, ami a társasház működési biztonságát és hatékonyságát biztosítja. Ha túl sok az adminisztrációs kötelezettség, ráadásul nincs hatékonyan megszervezve, akkor az elvonhatja más fontos területről a figyelmet és az energiákat. A közös képviseleteket gyakran eddig is az a vád érte, hogy csak adminisztrálnak, és mást nem csinálnak. El kell tehát dönteni, hogy mit fontos (mert van funkciója) és hogyan nyilvántartani, és minek nincs értelme. Ráadásul mindezen feladatokat hatékonyan, korszerű módon indokolt megoldani, nem kőkorszaki módon.