Rendszerüzemeltetői kézikönyv

Átírás

1 ASP Iratkezelő Szakrendszer Rendszerüzemeltetői kézikönyv DMS One Zrt Budapest, Infopark sétány 1. "I" épület

2

3 Tartalom Bevezetés...8 Architektúra... 8 Több adatbázis használata esetén fontos információ... 9 Rendszerkövetelmények... 9 Kliens oldal... 9 Szerver oldal... 9 Hálózat... 9 Szoftver általános ismertetője A rendszer bevezetésének előnyei...11 Használhatóság...12 Egységes rendszer központi tartalomkezelés...12 Teljeskörű dokumentumkezelés...13 A program indítása...14 Szoftver felületének felépítése...16 Kezdőlap...16 Navigációs panel...18 Kezelő- és egyéb elemek bemutatása...20 Egységes funkciók a rendszer felületein...27 Felhasználók...38 Új felhasználó létrehozása...39 Felhasználó adatainak módosítása...44 Felhasználó törlése...44 Felhasználók szinkronizálása...46 Szervezeti egységek...47 Új szervezeti egyeség létrehozása...47 Szervezeti egység adatainak módosítása...49 Szervezeti egység törlése...50 Érkeztetőhely hozzárendelése szervezeti egységhez...51 Iktatóhely hozzárendelése szervezeti egységhez...52 Érkeztető helyek...52 Új érkeztetőhely létrehozása...53 Érkeztetőhely törlése...54 Iktatóhelyek...54 Új iktatóhely létrehozása...55 Iktatóhely törlése...56 Felhasználói csoportok Felhasználói csoport létrehozása...57 Felhasználói csoport módosítása, jogosultságok karbantartása...60 Szervezet-felhasználó...68 Külső rendszer/felhasználó-szerv összerendelés...75 Külső rendszer...76 Helyettesítés...80 Feladatkezelő /222

4 Windows feladatütemező beállítása...85 Egyedi bat fájl létrehozása...88 Dokumentumtár...89 Modulok bekapcsolása...94 Gyorskitöltő mezői...96 Érkeztetőkönyvek...98 Iktatókönyvek Ügykörök Ügykör csoportok Irattári terv Irattári jel megjelenése Irattári tételek Irattári tételek létrehozása Irattári tétel csoportok Iktatókönyv - tétel Egység - tétel Szervezeti egységhez rendelt irattári tételek Ágazatok Ügykörök rendszerezése Iktatás sablon Partnertörzs Címtár Partnercím felvétel Cím típusok Partnerfelvételnél címtípus bővítés Elosztólista Partnercsoportosítás Helyrajzi számok Utcanév nélküli címzés Kapcsolattartó típusok Ügyfélkapcsolattípus lehetőségek Közterület típusok Magyarországon használatos közterület típusok Országok Megyék Települések Megyékhez tartozó települések Ügyfél kategóriák Speciális partnerek megkülönböztetése Ügyfél típusok Partnerfelvételkor kiválasztható kategóriák Ügyfél adat típusok Bővíthető elérési címek Ügyfelek Partnerrögzítési lehetőségek Törzsadatok /222

5 Adathordozó típusa Adathordozó - beérkezés Iktatáskor sablon felvétel Adatlapséma Adatlap típus Önkormányzati és államigazgatási adatlapok hatósági statisztikához Beérkezés módja Beosztások Belső ügyfélhez tartozó metaadat Dokumentum címkék Címkék felvétele dokumentumok (alszámok) számára szövegek küldési lehetőség feladat érkezéséről E-másolat határidők Elektronikus iratok elvégzéséről szóló másolatkérés Etikett sablonok Borítékhoz és egyéb címkézéshez használt sablonok felvitele Expediálás módja Feladatok Alapértelmezett következő feladat kiválasztása Felfüggesztés okok Főszám felfüggesztése Hírek karbantartása Kézi feladatküldés a hírfolyam felületen Irat állapota További mezőelnevezések az irat állapotára vonatkozóan Irat jellemzők További adatok megadása iratok jellemzésére Irattárak Irattárak felvétele Irat típusa Irattípus bővítés Kezelési utasítás Kézbesítés prioritása Kölcsönzés célja Irattárban lévő főszám kölcsönzési célja Küldeménytípusok/Postai díjszabás A Magyar Posta Zrt. által előírt küldeménytípusok Levéltári átvevő Levéltári ügyintéző felvétele Levéltári kódok Gyári levéltári kódok Melléklet fajták Rögzíthető melléklet fajták Melléklet típusok Bővíthető melléklet típusok /222

6 Minősítések Minősítés rögzítése Naptárak Évváltáskor szükséges menüpont használata Postai megállapodások Postakönyvön szereplő vevőazonosító rögzítése Postázási ragszámok Selejtezési kódok Selejtezési kódok felvitele SK indoklás Saját kezűleg felbontatandó levelekre vonatkozó indoklás Tárgyak Tárgy mezőérték felvétele Tárgyszavak Tárgyszavak felvitele és használata Tárgyszó csoportok Tárgyszavak rendszerezése Etikett és Tértivevény nyomtatás Feladó rögzítése Tértivevény és etikett sablonok karbantartása Etikett címke Etikett címke címsorral Etikett címke Belföldi tértivevényhez Tértivevény Belföldi irathoz Tértivevény Hivatalos irathoz Tértivevény Belföldi irathoz ragszámmal Tértivevény Hivatalos irathoz ragszámmal Tértivevény Nemzetközi küldeményhez Etikett és tértivevény nyomtatása Etikett címke nyomtatása postázás feladaton Postázás, etikett és vagy tértivevény nyomtatás Csoportos postázás, etikett és vagy tértivevény nyomtatás Etikett címke vagy tértivevény utólagos nyomtatása Biztonság Adatbázis mentés Adatbázis visszaállítás Javasolt feladatok Modulok Dokumentum megosztás modul Dokumentumtérkép Egyedi adatmezők Irattípus adatmezők Lássák még Touch (mobil felület) Webservice Index /222

7 7/222

8 Bevezetés Jelen dokumentum célja a konkrét rendszer üzemeltetéséhez szükséges információk tömör összefoglalása. Jelen kézikönyv azon üzemeltetési feladatokra koncentrál, amelyek a konkrét rendszer egyedi beállításaiból következnek, és esetlegesen kivonatoltan, tömören ismerteti azon feladatokat, amelyek a napi üzemeltetésben is mindenképpen végrehajtandóak. A szabályzat tehát ismerteti a kötelező napi teendőket, a rendszer normális működésének ellenőrzési lehetőségeit és mindazon jelentésmintákat, amelyek segítségével az üzemeltetés az elvárásoknak megfelelően végezhető, felügyelhető és dokumentálható. FONTOS: A felhasználói kézikönyv Bevezető című pontjában írtak ismerete nélkülözhetetlen rendszerüzemeltetőknek, adminisztrátoroknak is. Architektúra A DMSONE Ultimate Iratkezelő rendszerben böngésző alapú kliensek kapcsolódnak (TCP/IP) a DMSONE Ultimate Iratkezelő rendszerwebserver kiszolgálóhoz. A DMSONE Ultimate Iratkezelő rendszer webservere kapcsolódik az MS-SQL adatbázis szerverhez (TCP/IP). A szerver, illetve a kliens gépekkel szemben támasztott alapvető követelmények: Támogatott operációs rendszerek: Windows XP Pro, Vista, Windows Server 2000, 2003 Támogatott adatbázis kezelők: MSSQL 2000 (SP4) (SP3) (MSDE, Express) 1024*768 minimum felbontás Adobe Acrobat Reader (lehetőleg a legfrissebb verzió) Internet Explorer 7 Billentyűzet, egér A rendszer intranetes alkalmazást, böngésző programot használ futtatási környezetként. Technikai paramétereiből adódóan alacsony szintű hardverigény jellemzi. Nincs szükség kliens oldali telepítésre. A rendszer platformfüggetlen, ezért kiválóan alkalmazható akár vegyes hálózati klienskörnyezetben is. Mivel az adat és az információ a kiszolgálón tárolódik, egy megfelelő jogosultságpolitika felállításával nagyon magas fokú adatbiztonság érhető el. Szabványos SQL adatbázis kezelő rendszerek szolgálnak az alkalmazás alapjául, ez lehetővé teszi az adatok későbbi, bármilyen célú konvertálását. 8/222

9 Több adatbázis használata esetén fontos információ A CONNECTION és DBNAME paramétereket együttesen kell használni. Új URL beírásakor, ha lemarad a DBNAME paraméter, akkor az előző esetben megadott DBNAME-t fogja figyelembe venni, és nem azt, ami a CONNECTION-nél megadott beállításnál van. Rendszerkövetelmények Kliens oldal A kliens telepítése a setup_client.exe (parancsikont hoz létre, szerver IP cím beállítása szükséges) fájl segítségével történik (a rendszer átadásakor külön telepítőn átadásra került). A rendszer futtatásához minimum IE 7.0 böngésző szükséges. A kliens a szerverhez a 6700-as porton kapcsolódik http hivatkozással. A portot az Apache config fájljaiban lehet módosítani. Az alkalmazás használatához Kliens oldalon az Internet Explorer 7.0 vagy újabb böngésző megléte szükséges. A kliens telepítővel a helyi gépről történő szkenneléshez szükséges programok is feltelepíthetőek. 1. táblázat: Kliens konfiguráció Minimum számítógép konfiguráció: 1,7 Ghz Processzor 512 MB Ram Operációs rendszer környezet: Windows XP(SP2)/Vista/7 Internet Explorer 7, JAVA támogatás Adobe Acrobat Reader 7.0 Szerver oldal 2. táblázat: Szerver konfiguráció Minimum számítógép konfiguráció: 3,0 Ghz Processzor 2GB Ram Operációs rendszer környezet: Windows /2003/XP/Vista/7 Hálózat A hálózat beállításainál nincs szükség speciális beállításokra. A szerver a kliensekkel egymás között TCP/IP protokollon keresztül kommunikál. 9/222

10 Hálózati beállítások után ellenőrizni kell a hálózati forgalmat és a szerverek elérhetőségét az operációs rendszer eszközeivel. 3. táblázat: Hálózat konfiguráció Kiszolgáló: Apache, IIS Hálózat: Bármely TCP/IP alapú hálózat Adatbázis MS SQL 2005(SP3), 2008 FONTOS: Az indexek és statisztikák frissítését legalább hetente egyszer el kell végeznie a helyi adatbázis rendszergazdának! 10/222

11 Szoftver általános ismertetője A rendszer bevezetésének előnyei Tapasztalatunk szerint ügyfeleink a következő előnyöket realizálják a DMSONE Ultimate PE rendszerünk bevezetésével: Hatékonyság javulása A legtöbb vállalat esetében jelentős - akár a munkaidő 30%-át kitevő - ráfordítást igényel az iratok rendszerezése, visszakeresése és mindez nem csak az adminisztratív munkaerőt, hanem számos más területet is érint a gyártástól a logisztikáig, a kereskedelemtől a különféle szolgáltatásokig egyaránt. A DMSONE Ultimate Iratkezelő rendszerhasználatával az eddig ráfordított idő -és munka- töredékével juthatunk az eddigieknél sokkal pontosabb, megbízhatóbb adatokhoz a dokumentumkezelésünket illetően. Pontos információk Egy projekt, megbízás teljesítése során, de akár az ajánlattételig bezárólag is számos dokumentum, irat keletkezik, melyek hatást gyakorolnak a teljes profittermelő folyamatra. Az egyes partnerektől érkezett, valamint a válaszként küldött levelek, ek, faxok csak ritkán kerülnek egységes rendszerben tárolásra, így visszakeresésükhöz egy adott projekt, vagy megrendelés teljesítésének nyomon követéséhez gyakran több kolléga levelező programjából, az irattárból és a kollégák asztaláról kell összeszedni a szükséges információkat. A DMSONE Ultimate PE rendszerben rögzített dokumentumainkat szabadon rendezhetjük, visszakeresésük néhány másodperc alatt megoldható. A dokumentum bármelyik leíró adatára, illetve azok kombinációira is szűrhetünk. Reagálási idő csökkenése Különböző tartalmú és formájú dokumentumaink egységes rendszerben történő kezelése nagyban felgyorsítja az információáramlást a szervezeten belül, mely létfontosságú szempont, ha gyorsan szeretnénk egy ügyfél problémájára, vagy egy felmerülő lehetőségre reagálni. A DMSONE Ultimate PE rendszer bevezetésével lehetőség nyílik arra, hogy az egyes dokumentumokat formátumtól függetlenül legyen szó szkennelt papír alapú dokumentumokról, ekről, faxokról, képekről és videó-felvételekről, vagy akár elektronikus űrlapokról azonnal elérhetővé és visszakereshetővé tegyük minden arra jogosult felhasználó számára, idő és térbeli korlátozás nélkül. Mindezzel elkerülhető, hogy ügyfeleink napokat várakozzanak egy ajánlatra, szerződéstervezetre, vagy egy számla 11/222

12 megküldésére. Üzleti folyamataink felgyorsulnak, mely természetesen a bevétel nagyságában, valamint a likviditási helyzet javulásában is megmutatkozik. Határidő kezelés Napjainkban már a kisebb vállalkozások és szervezetek esetében is összetettek a feladatok. Egy ajánlattételhez, egy tenderen vagy pályázaton való induláshoz is sok esetben több kolléga együttműködése szükséges (pl. gyártás - kereskedelem - pénzügy stb.). Gyakori jelenség, hogy sok esetben az egyes ajánlatok, pályázatok, közbeszerzési tenderek az utolsó pillanatban készülnek el, kockáztatva azt, hogy a vállalat egy jelentős üzleti lehetőségtől esik el. Ez a probléma a DMSONE Ultimate PE rendszerrel kiküszöbölhető, hiszen az egyes részfeladatok határideje, valamint az egyes feladatok, dokumentumok egymáshoz való viszonya, kapcsolata könnyen nyomon követhető. Döntés előkészítés, jelentések, statisztikák Vállalatunk, szervezetünk tevékenységének nyomon követése, a szűk keresztmetszetek, gyenge pontok megszüntetése csak pontos, gyorsan előkereshető információk birtokában képzelhető el. A DMSONE Ultimate PE rendszer segítségével az eddig hosszú órákat, akár napokat igénybe vevő jelentések, statisztikák elkészítése akár gombnyomásra elvégezhető. Használhatóság A használhatóság fogalma nem csak a szoftver felhasználóbarát mivoltát, hanem a szervezeti szintű használhatóságot is jelenti azaz célszerű megvizsgálnunk mennyire rugalmasan alakítható a szoftver a szervezeti dokumentumkezelési folyamathoz. Rendszerünk részletesen paraméterezhető. Egyedi adatmezők rögzíthetők az adminisztrátor felületről, alapértelmezések beállításával definiálhatjuk a dokumentumokhoz kapcsolódó ügymenetfolyamatokat, jogosultságokat állíthatunk be dokumentumokra és felhasználókra vonatkozóan egyaránt. Egységes rendszer központi tartalomkezelés A rendszer lehetőséget ad bármilyen méretű és formátumú dokumentum fogadására tárolására és kezelésére, legyen az: 12/222

13 hagyományos papír alapú dokumentum; csatolt fájlokat, esetleg elektronikus aláírást is tartalmazó ; portálról, weboldalról, ügyfélkapuról érkező dokumentum, kitöltött elektronikus űrlap; fax szerverről érkező dokumentum; személyesen, ügyfélszolgálaton átvett papíralapú vagy elektronikus adathordozón tárolt dokumentum; A dokumentumok központi, egységes rendszerben történő tárolása lehetővé teszi, hogy projektjeinkkel, teljesített vagy folyamatban lévő megrendeléseinkkel kapcsolatos összes dokumentumot mérettől, formátumtól függetlenül nyilvántartsuk, szükség esetén azonnal visszakeressük. Teljeskörű dokumentumkezelés A DMSONE Ultimate PE rendszer képes a dokumentumok teljes életciklusának nyomon követésére, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan. A rendszer moduláris felépítéséből adódóan a szervezet méretétől, a felhasználók számától valamint a beérkező és keletkező dokumentumok mennyiségétől függően rugalmasan testre szabható. A főt foglalkoztató kisebb vállalkozásoktól, a több telephellyel és több száz felhasználóval rendelkező nagyvállalatok, intézmények igényeit egyaránt képes kielégíteni. Az DMSONE Ultimate PE rendszer a hagyományos iratkezelési feladatok mellet (érkeztetés, bontás, szignálás-feladatkiosztás, iktatás, irattárazás, kiadmányozás, expediálás, postázás, selejtezés, levéltárazás) lehetőséget ad a kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére, mint: téves címzés vagy bontás s.k. küldemények minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése dokumentumok verziókezelése (pl. egy szerződésterv esetében) helyettesítések kezelése stb. iratbetekintés ( Lássák még funkció) 13/222

14 A DMSONE Ultimate PE rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az elektronikus aláírás segítségével a DMSONE Ultimate PE rendszerben az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni. aláírás, időbélyegzés és ellenjegyzés készítés elektronikus tértivevény készítés és ellenőrzés többszintű aláírás ellenőrzés az elektronikus dokumentumok aktákba szervezhetők a dokumentumok formátumának ellenőrzése beadványsémák támogatása (pl. e-cégeljárás) teljes mértékű megfelelés az ETSI TS XML Advanced-nek (XML alapú elektronikus aláírásokkal kapcsolatos követelmények) A program indítása A DMSONE Ultimate PE elérése böngészőn keresztül lehetséges. A program indítását az asztalon található DMSONE Ultimate PE ikonra való dupla kattintással végezhetjük el. A program indítását követően az alábbi felugró ablak jelenik meg: 1. ábra: Bejelentkező képernyő 14/222

15 A felugró ablakban az alábbi adatok kitöltése szükséges: Szervezeti egység: a felhasználó szervezeti egysége Név: a felhasználó bejelentkezési neve (nem összetévesztendő a teljes névvel!) Jelszó: a felhasználó belépéshez szükséges jelszava A szervezeti egység mező autocomplete funkcióval működik, tehát a beírt szövegrészt automatikusan kiegészíti (pl. a "Su" szövegrész beírása esetén automatikusan felajánlja a "Su"-val kezdődő szervezeti egységeket). Ha elkezdjük gépelni a szervezeti egységünk nevét, akkor a rendszer automatikusan fel fogja ajánlani. A szervezeti egységet a "TAB" billentyű megnyomásával, vagy a szervezeti egységre bal egérgombbal kattintással választhatjuk ki. A név és jelszó mezők szabadszöveges mezők, melyekben saját bejelentkezési nevünket és jelszavunkat kell megadnunk a bejelentkezéshez. A megadott adatokat az "enter" gomb megnyomásával, vagy a "belépés" gombra való kattintással véglegesíthetjük. LDAP modul (Windows authentikáció) használata esetén a bejelentkező képernyőn a "belépés" gomb mellett egy windows logó jelenik meg, ebben az esetben bejelentkezési névnek windows-os felhasználó nevünket, ill. windowsos jelszavunkat kell megadnunk. 2. ábra: Bejelentkező képernyő LDAP modul esetén 15/222

16 Ha elfelejtettük a szervezeti egységünket, célszerű a rendszergazdához fordulni, aki a Rendszer\Beállítások\Szervezet-felhasználó menüpont segítségével könnyedén visszakeresheti, hogy ki melyik szervezeti egységhez tartozik. A program indításához engedélyezni kell az előugró ablakokat az Internet Explorerben, továbbá célszerű a szervergép címét az Internet Explorer megbízható helyeihez hozzáadni. A beállítások elvégzéséhez forduljon a rendszergazdához, a beállításokról részletesebben az üzemeltetői kézikönyvben olvashat. Szoftver felületének felépítése Kezdőlap A bejelentkezést követően az alábbi felület jelenik meg: 1. ábra: Kezdőlap 16/222

17 Felhívjuk figyelmét, hogy a felületen megjelenő gombok, menüpontok, valamint azok elnevezései eltérhetnek a felhasználói jogosultságok, aktivált modulok, ill. a rendszer testreszabásának függvényében. A kezdőfelület 3 fő részre osztható fel: Menüsor Menüpontok, főmenük Hírfolyam (helyét későbbiekben a navigációs panel veszi át) A menüsor funkciója, hogy a leggyakrabban használt funkciókat gyorsan, kényelmesen elérhessük, továbbá más hasznos információkhoz férhessünk hozzá. A menüsoron az alábbi funkciógombokat érhetjük el: A menüsor bal oldalán: Új érkeztetés funkciógomb Új bejövő iktatás funkciógomb Új belső iktatás funkciógomb Új ügyfél funkciógomb Bejövő gyorsiktató funckiógomb Belső gyorsiktató funkciógomb Kimenő gyorsiktató funkciógomb Vezetői szignálás funkciógomb Hírek funkciógomb A menüsor közepén: Kezdőlap gomb Feladatütemező állapotjelző A menüsor jobb oldalán: Kijelentkezés gomb Jelszóváltoztatás gomb A menüsor bal oldalán található funkciógombok részletes leírásáról később fogunk szót ejteni. A menüsor közepén a rendszer nevét tekinthetjük meg, a feladatütemező állapotjelző az feladatütemező állapotát mutatja (a rendszerüzemeltetői felhasználók számára lényeges információ). A Kezdőlap ikonra való kattintással a későbbiekben visszanavigálhatunk a hírfolyamra. A felhasználónevünk mellett található Kijelentkezés gombbal kiléphetünk a rendszerből, a mellette lévő Jelszóváltoztatás gombbal pedig megváltoztathatjuk a jelszavunkat. 17/222

18 LDAP modul (windows authentikáció) esetén nincs lehetőség a rendszerből történő jelszó változtatásra, ezért a "jelszóváltoztatás" gomb sem érhető el. A kezdőlap bal oldalán találhatóak a főmenük, ill. az alájuk tartozó menüpontok. Az alábbi főmenük közül választhatunk: Feladatok: a dokumentumokkal kapcsolatos feladatvégzésre szolgáló menüpontokat érhetjük el. Listák: a dokumentumok, ill. egyéb, a rendszerben tárolt információk visszakeresésére szolgáló menüpontok találhatóak itt. Nyomtatványok: a rendszerből kinyomtatható formanyomtatványok (pl. előadói ív) érhetőek el a főmenü alól. Rendszer: a rendszer működésével, üzemeltetésével kapcsolatos menüpontokat tartalmazza. Az egyes feladat alapú menüpontok mellett lévő számok a feladatszámlálót jelképezik: 2. ábra: Feladatszámláló Az adott menüpont kivastagítva jelenik meg abban az esetben, ha van új feladatunk az adott menüponton belül. A bal oldali szám az új feladatok számát jelöli, a jobb oldali szám pedig a menüponton belül található összes feladatunkat. Navigációs panel Ha a főmenü kiválasztását követően rákattintunk egy menüpontra, akkor az alábbi navigációs panel jelenik meg (minden menüponton belül azonos a felépítése): 18/222

19 3. ábra: Navigációs panel A navigációs panel két részre osztható: szűrő- és keresőmezőkre, valamint feladati / találati listára (attól függően, hogy a Feladatok/Listák főmenüből választjuk ki az egyes menüpontokat). A szűrő- és keresőmezők segítségével az adott feladat / találati lista elemeire szűrhetünk. A feladat lista (Feladat főmenü alatti menüpontok esetén) a bejelentkezett felhasználó adott menüponttal kapcsolatos feladatait jeleníti meg, míg a találati listák (a Listák főmenü alatti menüpontok esetén) az adott menüpont alatti keresés eredményeit jeleníti meg. 4. ábra: Feladat lista A feladat listában megjelenő új feladat rekordok kivastagítva jelennek meg. Ha rákattintunk a kivastagított feladat rekordra, akkor megszűnik a kivastagítás. 19/222

20 Kezelő- és egyéb elemek bemutatása Naptár gomb A Naptár gomb használatával a dátum mezők megadása könnyíthető meg. Erre kattintva előugrik egy Naptár ablak, ami alapesetben mindig a mai nap dátumát mutatja. A Naptár gomb a program számos funkciójában használatos. 5. ábra: Naptár Az ablak legfelső sorában a hónapok közt válthatunk, a nyilak segítségével. A dátum kiválasztása a kívánt napra kattintással érhető el. Az évre kattintva a napok helyén listázva jelennek meg a hónapok. Ebben a nézetben a nyilak segítségével az évek közt válthatunk. Rádiógombok 6. ábra: Rádiógombok A Rádiógombok választási lehetőséget tesznek lehetővé oly módon, hogy egymást kizáró lehetőségek közül tudunk segítségükkel pontosan egyet kiválasztani. Mindig pontosan egy Rádiógomb lehet aktív (az ábrán egy iktatási művelet során használt rádiógombos választás látható). 20/222

21 Kereső gombok 7. ábra: Kereső gombok A Keresés gombra kattintva a megadott feltételeknek megfelelő keresési folyamat indítható el. A Mappa ikonra kattintva egy korábban elmentett keresési feltételt tölthetünk be. A Lemez ikonra kattintva a gyakran ismételt keresési feltételek menthetők el. Az Üres lap ikonra kattintva a keresőmezők alap állapotba állíthatók. A Kiterjesztett szűrők gombra kattintva kiterjesztett keresési mezők jelennek meg. A keresési feltételeket különféle mezők segítségével adhatjuk meg. A legördülő listás és Naptár gombos keresések használata egyértelmű. A szöveges keresőmezők használata speciális, mert ide tulajdonképpen azt írunk, amit akarunk. Sok más programtól eltérően, a DMSONE Iratkezelő rendszerben nincs szükség helyettesítő karakterek (%, *,?) használatára. Ha egy olyan alszámra keresünk rá, aminek tárgyában a beadvány szó szerepel, a kereső mezőbe elég beírni annyit, hogy: dv. Ennek hatására a listában látszódni fog valamennyi alszám, amiben a dv megtalálható. Ha túl nagy az eredményhalmaz, további szűkítésre lehet szükség. Keresési eredmény szűkítése 8. ábra: Keresési eredmény szűkítése ABC alapján Szűkíthetjük a keresési eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. A feladatlistán az aktuális oszlop vonatkozásában lesz éles a betűrendezés, pl.: ha Beküldő szerint van rendezve a lista, és alul a C betűre kattintunk, akkor a listában csak azok a sorok maradnak meg, amelyeknél a Beküldő neve C betűvel kezdődik. Rács frissítése gomb A Rács frissítése gombra kattintva a munkaterület frissítésre kerül. Az adott funkciótól függő, a feladatlistába kerülhető valamennyi elem feltöltésre kerül a hálóban. 21/222

22 Fontos: Nagyméretű adatbázisnál javasolt a Keresés funkció használata. Összes kiválasztása Az Összes kiválasztása gomb a feladatlistákban szereplő tételek mindegyikét kiválasztja. Egyes műveletek esetén (pl.: Átadásnál vagy Átvételnél) több kijelölt feladatot egyszerre, egy gombnyomásra is elvégezhetünk. Az Összes kiválasztása gomb a feladatlista bal felső sarkában található. Lenyíló listás mezők A lenyíló listás mezők segítik az adatbevitelt a gyakran előforduló adminisztrációs feladatok során. A kitöltendő mezők közül a lenyíló listás mezők felismerhetők a mező végén található kis háromszög jelölésből. A listára kattintva a lenyíló választási lehetőségek közül jelölhetjük ki a számunkra megfelelőt. A lista tartalma adminisztrátori jogokkal szerkeszthető a Rendszer funkciógombra kattintva, a Törzsadatok menüpontban. A lenyíló lista egy elemére a kezdőbetű lenyomásával gyorsan ráugorhatunk, így a hosszú listákban gyorsabban megtalálhatjuk a keresett adatot. 9. ábra: Lenyíló listás mező A lenyíló listás mezők tartalma abc sorrendben jelenik meg. Tool tip Valamennyi lenyíló listás mezőben, a lista egy elemén állva, tool tipben is megjelenik a tartalom. Ez azokban az esetekben lehet különösen fontos, amikor annyira hosszú az adott sor, hogy nem fér ki a rendelkezésére álló területen teljes egészében. Tool tip egyéb helyeken is megjelenhet, például a munkaterület soraira, egyes ikonjaira irányítva az egérkurzort. 22/222

23 10. ábra: Tool tip Autocomplete funkció 11. ábra: Autocomplete mező Szövegmezők kitöltésekor már az első karakter megadásával a program megjeleníti a bevitt karakternek megfelelően a rendszerben tárolt adatok listáját, így gyorsítva a gyakran előforduló adatok adminisztrálását. A beviteli mező alatt a program 10 találatot jelenít meg legördülő listában, ahonnan kiválasztható a kívánt adat. A beviteli mezőben további karaktereket megadva szűkíthető az autocomplete által hozott találati lista. A megfelelő találatot kiválasztva a beviteli mezőben megjelenik a kiválasztott adat. A listában megjelenő adat módosítható (adminisztrátori jogokkal) a Rendszer főmenüre kattintva a Törzsadatok/Ügyfelek menüpont alatt. Az autocomplete funkciót használó szűrőmezők esetén a * gombbal szórészletre is lehetőség nyílik keresni, pl.: tudjuk, hogy Kovács a neve az ügyfélnek, akinek az egyik ügyiratát keressük, de nem tudjuk mi a keresztneve. Ekkor a Kovács* keresés eredménylistájában láthatóvá válik valamennyi Kovács, nem csak az első 10. A listában található egyéb adatokból gyorsabban rátalálhatunk arra, amit, vagy akit keresünk. Új érkeztetéskor, illetve iktatáskor az ügyfél kiválasztása során az autocomplete funkció (amennyiben létezik) a partner idegen kódját is kiírja. 23/222

24 Kijelentkezés gomb Kijelentkezni a jobb felső sarokban található felhasználónévre duplán kattintva, illetve a felhasználónévtől jobbra található Kijelentkezés gombra kattintva lehet. Helyettesítés esetén csak ez utóbbi szimbólum használható, mivel ilyenkor átalakul a bejelentkezett felhasználó nevének állapota (helyettesítéskor legördülő listából választható ki, hogy épp kinek a nevében dolgozunk). Helyettesítés A helyettesítés technikai részeiről a Rendszerüzemeltetői Kézikönyvben lehet olvasni. A jobb felső sarok aktív helyettesítés esetén: 12. ábra: Aktív helyettesítés A jobb felső sarok normál bejelentkezés esetén: 13. ábra: Nincs helyettesítés Kötelezően kitöltendő mezők Az egyes űrlapokon (pl.: érkeztetés) kötelezően kitöltendő adatbeviteli mezők is szerepelhetnek. Amíg ezek nem kerülnek kitöltésre, addig nem végezhető el az adott művelet. A könnyű megkülönböztethetőség végett ezek a mezők félkövéren vannak szedve és *-gal vannak jelölve. 14. ábra: Kötelezően kitöltendő mezők 24/222

25 Adatmódosítások rögzítése és megszakítása 15. ábra: Adatmódosítások rögzítése és megszakítása Az adminisztráció folyamán kitöltésre kerülő űrlapok adatai rögzíthetők a Rendben gombra való kattintással. Az adatbevitel megszakítható és az ablak bezárható a Mégsem gombra való kattintással. A Windowsban megszokott ablak bezárása a jobb felső sarokban található X gombbal is elvégezhető, a gomb funkciója egyenértékű a Mégsem gombra való kattintással. Tallózás indítása 16. ábra: Tallózás A Tallóz (Browse ) gombra kattintva a Windows különféle verzióiban már ismert és megszokott fájlválasztó ablak jelenik meg. Az ablakban a Windows rendszerekben ismert módon navigálhatunk. A keresett fájl kijelölése után a megnyitás gombra kattintva választható ki az állomány. Az iktatóprogramban tallózási folyamat például fájl csatolásakor indul. Exportálás excel munkafüzetbe A feladatlistában megjelenő iratok adatai exportálhatók Excel munkafüzetbe az Exportálás gombra való kattintással. A megjelenő Fájl letöltése ablakban három választási lehetőségünk van: 25/222

26 Megnyitás (Open) Mentés (Save) Mégsem (Cancel) 17. ábra: Exportálás excel munkafüzetbe A Mentés (Save) gombra kattintva a megadott könyvtárba menthető a táblázat. A Megnyitás (Open) gombra kattintva az Excel táblázatkezelő programban nyílik meg az iratok listája. A Mégsem (Cancel) gombra kattintva az exportálás megszakítható. Fontos:Mindig csak a listában szereplő elemek exportálhatóak. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelő elemek kerülnek be a csv fájlba. Nyomtatás A feladatlistában megjelenő iratok listája részletes adatokkal nyomtatható a Nyomtatás gombra kattintva. Az iratok listája egy előugró ablakban jelenik meg, a nyomtatási beállítások ablak ezzel egy időben automatikusan felugrik, ahol a Windows operációs rendszerből már jól ismert beállítások elvégzésére van lehetőségünk. 18. ábra: Nyomtatás ablak 26/222

27 Fontos: A Nyomtatványok funkcióban szereplő menük kivételével a listában szereplő dokumentumok nyomtatódnak ki. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelők kerülnek nyomtatásra. A Nyomtatványok funkcióban pár kivételtől eltekintve általában csak a kijelölt sorok kerülnek nyomtatásra. Egységes funkciók a rendszer felületein Csoportos kijelölés a feladatlistában Ha a feladatlistában több elemet kell kijelölnünk, akkor a szoftverben használható a Windowsban már jól ismert Ctrl és Shift billentyűk segítségével történő kijelölés: A Ctrl gomb nyomva tartásával és az egér bal gombjának használatával jelölhetünk ki több, akár nem egymás alatt elhelyezkedő sorokat. Amelyik sorra rákattintunk az kijelölésre kerül (a Ctrl billentyű mindvégig maradjon lenyomva). A Shift billentyű lenyomásával egy tartományt választhatunk ki. Először bal egérgombbal kattintsunk a kijelölni kívánt tartomány első elemére, majd nyomjuk le a Shift gombot és a nyomva tartása mellett a bal egérgombbal jelöljük ki az utolsó elemet. A két kattintás közötti sorok kijelölésre kerülnek. Tipp: A két kijelölési forma kombinálható. A következő képen látható a fenti kijelölések kombinálása: 27/222

28 19. ábra: Kijelölések kombinálása Betűméret nagyítása és kicsinyítése Az iktatóprogram böngésző alapú, így a jól ismert nagyító-kicsinyítő (Ctrl+Scroll up/down, vagy Ctrl és +/- gombok együttes lenyomása) funkciókat használhatjuk a felületen. Nagyítás Ctrl és + gomb Ctrl és felfelé görgetés az egérrel Kicsinyítés Ctrl és gomb Ctrl és lefelé görgetés az egérrel Fontos! A felületek kicsinyítése/nagyítása bizonyos menüelemek nem megfelelő megjelenését eredményezheti. Ha hasonlót tapasztal, akkor javasoljuk, hogy állítsa alaphelyzetbe a méretezést a Ctrl + * (csillag) billentyűkombinációval. 28/222

29 Iratok és ügyiratok adatlapja Az egyes menüpontokban a listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelenik az adott irat vagy ügyirat adatlapja. Az adatlapon megjelenő adatok függnek az adott menüponttól. Az adatlap tartalmának egy részét a menüponttól függően akár módosítani is tudjuk: A módosítást a mező értékének átírásával, vagy legördülő lista esetén a listából más érték kiválasztásával kezdhetjük el és a Rendben gombbal hagyhatjuk jóvá. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett. Törlés a rendszerben Az iratkezelő rendszerben mivel megfelel a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletnek rögzített tételeket és partnereket csak logikailag lehet törölni (sztornózni). A rendszer a sztornózott tételt, illetve törölt partnert a papír alapú iktatókönyvben ismert gyakorlat szerint egy vízszintes vonallal áthúzza. Átadások és átvételek Az iratkezelő szoftverben a Feladatok / Visszaigazolandó küldemények menüpont alatt található Átadás, Átvétel, Visszavétel Továbbküldés menüpontok működése a rendszerbeállításoktól függnek. Hagyományos átadás Hagyományos átadás esetén az átadónak jóvá kell hagynia az irat/ügyirat átadását az Átadás menüpontban. Automatikus átadás Automatikus átadás esetén az átadást követően nincs szükség az átadás megerősítésére. Következő feladatvégző kijelölése Az iratkezelő szoftverben az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges lehet kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. 29/222

30 20. ábra: Következő feladatvégző kijelölése A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. Következő feladatvégzőnek csak olyan személy választható ki, akinek van jogosultsága a következő feladat elvégzésére. Ha jogosulatlan személyt adtunk meg, azt a szoftver hibaüzenetben közli. 21. ábra: A következő feladat elvégzésére kijelölt felhasználónak nincs joga a feladat elvégzésére Változtatások jóváhagyása és elvetése Az iratkezelő program minden felületén a Rendben gombbal véglegesíthetjük a változtatásokat, módosításokat és a Mégsem gombbal vethetjük el azokat. Csatolmányok Az iratkezelő szoftverben a Csatolmányok felület számos menüpontban elérhető. Az aktuális menütől/feladattól függően van lehetőség a csatolmányok módosítására. A Csatolmányok felületen (a feladattól függően) az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új: Új csatolmány feltöltése. Szerkesztés: Kijelölt csatolmány szerkesztése (Client Suite modul megléte szükséges, a bővebb leírást az Üzemeltetői Kézikönyv tartalmazza). ZIP letöltése: Kijelölt csatolmány(ok) ZIP formátumban történő letöltése. 30/222

31 Átnevezés: Kijelölt csatolmány átnevezése. Törlés: Kijelölt csatolmány törlése. Legyen ez a csatolmány az irat képe Megosztás: Kijelölt csatolmány hírként történő megosztása a Hírfolyamon. küldése: kijelölt csatolmány ben küldése. Szkennelés: új csatolmány szkennerrel történő rögzítése. Új másolat kérés: E-másolat készítési feladat kiadása. Vonalkód Új mappa Szkennelés Szkennelni az Iratkezelő szoftverben különböző feladatok végzése közben is lehetőségünk van, például: Bontási feladat elvégzésekor, Gyorsiktató használatakor, Ügyintézés feladatlistában található iratokhoz utólag. A Szkennelés gomb lenyomását követően a Szkennelés ablakban elolvasható az irat fő adatai és a Szkennelés gombra kattintva elindítható a folyamat: 22. ábra: Szkennelés indítása ügyintézés menüpontból A szkennelés folyamatáról egy felugró ablak tájékoztat minket: 31/222

32 23. ábra: Szkennelés folyamata A szkennelés végeztével egy felugró ablakban tudjuk elnevezni a szkennelt állományt. 24. ábra: Szkennelt csatolmány elnevezése A szkennelés végeredménye egy PDF dokumentum lesz. Ha a lapolvasónk több oldal beolvasására képes, akkor egy több oldalas PDF lesz a végeredmény. A rendszer egy gemkapocs ikonnal jelzi a csatolmányt is tartalmazó iratokat. 25. ábra: Szkennelt irat a feladatlistában 32/222

33 Az ügyirat adatlapon is jelzi a rendszer, ha a kiválasztott alszám csatolmánnyal rendelkezik. 26. ábra: Csatolmánnyal rendelkező ügyirat Az ügyirat adatlapon lehetőségünk van további csatolmányokat is szkennelni, továbbá a saját meghajtónkra lementeni a már korábban rögzített csatolmányokat. A szkenneléssel kapcsolatos beállítások (képtípus, felbontás) a Rendszer / Egyéni beállítások menüben adhatók meg. Ezek a beállítások csak az adott felhasználóra vonatkoznak. A szkennelés funkció működésének előfeltétele a futtatása. Ennek segítségével lehet a megfelelő beállításokat megadni (pl.: szerver gép IP címe). 33/222

34 Alapértelmezett port 27. ábra: futtatása Alapértelmezett esetben a 6700-as portot használja a rendszer. A szerver gép IP címét a rendszergazdától lehet beszerezni. Ha ezt a beállítást elmulasztjuk, a következő hibaüzenet adhatja a rendszer a szkennelés indításakor: Ügyirat adatok 28. ábra: Nincs megfelelően beállítva a szkenner Az Ügyirat adatok ablak az iratkezelő rendszerben több menüpontban is elérhető: Ügyintézés Irataim Ügyirataim Megosztott irataim Listák Alszámok Főszámok 34/222

35 29. ábra: Ügyirat adatok Az Ügyirattérkép segítségével válthatunk az egyes alszámok között. Az alszámok adatai és tulajdonságai az ügyirattérkép melletti füleken jelennek meg. A felső szekcióban a Főszám adatai tekinthetők meg. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett. A főszámon végzett módosításokat a Főszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük. Az alszámok adatait módosíthatjuk az iktatás létrehozásakor tárgyalt mezők szerint. Az alszámon végzett módosításokat az Alszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük. Az Ügyirattérképen a zölddel jelölt alszámról van szó. szimbólum arra utal, hogy elintézett A módosítások rögzítésének sikerességéről egy ablak tájékoztat bennünket. A szükséges módosítások elvégzése és rögzítése után bezárhatjuk az ügyirat adatok ablakot és folytathatjuk további teendőinket. 35/222

36 30. ábra: Alszám / főszám módosítása sikeres Egyéni beállítások A felhasználóknak lehetőségük van arra, hogy az egyes menüpontokat saját felületükön testre szabhatják. Ablak görgetés: Ha egyes felugró ablakok tartalma túlmegy a fix ablakméret keretén, kapcsoljuk be a görgetés funkciót, majd ki- és belépve ugyanezen ablak margóval is rendelkezni fog. Különösen fontos funkció lehet a gyorsiktató felületén. Alapértelmezett etikett sablon: A Rendszer/Etikett menüben felvitt sablont alapértelmezetten beállíthatjuk. Automatikus vonalkód nyomtatás érkeztetéskor: Az elnevezett funkció értelemszerű használata Automatikus vonalkód nyomtatás iktatáskor: Az elnevezett funkció értelemszerű használata Érkeztetés - bontás egyben: A beállítás egyénileg (tehát felhasználónként) felülírja a hasonló elnevezésű "Érkeztetés-bontás egyben" globális programbeállítást. "Igen" esetén az "Új érkeztetés" gomb lenyomásakor is az érkeztetés-bontás egyben művelet kerül elvégzésre, "Nem" ill. üres érték esetén az Új érkeztetés gomb lenyomásakor csak az érkeztetés (tehát a bontás már nem!) lesz elvégezve. Feladatok fülön következő feladat elvégzés alapértelmezett: Alapértelmezett feladat kiválasztási lehetőség az irat irányától függően. Ha kiválasztunk egy feladatvégzést, iktatáskor a Feladatfülön mindig ugyanaz a feladat lesz alapértelmezetten kiválasztva. Grid: sorok laponként: a találati lista laponkénti megjelenítési sorát állíthatjuk be. 36/222

37 Hírfolyam megjelenítése: kezdő oldalon lévő személyes feladatlista, melyre a fejlécen található 'házikó' ikonra kattintva bármikor visszaléphetünk. Ikonmegnevezések kikapcsolása: alapesetben, ha a kurzort az ikonokon hagyjuk, kiírja azok elnevezéseit. Jóváhagyás ablakon PDF automatikus megnyitása: Jóváhagyás használata esetén az ahhoz tartozó.pdf automatikusan megnyílik. Jóváhagyásnál Libra 6 számla ablak automatikus: Libra integráció esetén használható funkció számla rögzítést követően. Jóváhagyások megjelenítésének sorrendje növekvő: Jóváhagyás számának sorrendje alapján történő listázás Kimenő iktatás típusa: K2O plugin (outlookos iktatás) megléte esetén alapértelmezett feladat beállítási lehetőség (iktatás, kiadmányozás és expediálás) Következő feladat végrehajtója: Alapértelmezett ügyintéző kiválasztási lehetőség az irat irányától függően. Ha kiválasztunk egy feladatvégzést, iktatáskor a Feladatfülön mindig ugyanaz az ügyintéző lesz alapértelmezetten kiválasztva. Következő feladatvégző megjegyzése szignálásnál: Megjegyzési lehetőségbeállítása szignáláskor a következő feladatvégző felhasználónak/ügyintézőnek. Libra 6 számla ablakban automatikus számlakép: Libra integráció eseténlehetősség van arra, hogy a számlarögzítéskor a számlakép azonnal megjelenjen. Menü szélesség: Karakterszám beírással (alapértelmezetten 160) szélesíthetjük a bal oldali menüsort. Metaform: Metaadat ablak automatikus megjelenése Rendben esetén, ha lehetséges: Metaform integráció esetén aktiválható funkció Nem aktív jóváhagyások megjelenítése: Azon jóváhagyások megjelenítése a Feladatok/Jóváhagyások menüben, amelyek folyamata már véget ért. Olvasandó iktatása esetén iktató hozzáadása lássák méghez: értelemszerű PDF megnyitása új ablakban: értelemszerű 37/222

38 Szervezet/Felhasználó kiválasztás módja: Két felhasználói kiválasztási mód létezik: az egyik az un. legördülős (Normál) kiválasztás, ahol külön kell a szervezeti egységet és a felhasználót kiválasztani. A másik az auto complete-s módszer (Automatikus kiegészítés), ahol a mezőbe elkezdjük beírni az adott felhasználó nevét, és a találatok közül kiválasztom a megfelelőt. Szkennelés felbontása: alapértelmezett képi felbontás beállítási lehetőség szkenneléskor Szkennelés képtípusa: Fekete-fehér, szürkeárnyalat vagy színes papírszkennelési színbeállítási lehetőség Vonalkód nyomtató: Alapértelmezett vonalkód nyomtató beállítása Szoftver gyakori használati esetei rövid leírásban tevékenység szinten tömören megfogalmazva Irat átadás-átvétel folyamat alapú, mikor van átadás, miért kell, van 2 fajta, mindkettőről 2 db rövid ismertető Itt kellene írni egy kicsit az iratkezelés céljáról is, illetve az iratok teljes életciklusának nyomon követéséről a keletkezéstől a selejtezésig Felhasználók A felhasználók menüponton belül a rendszer felhasználóinak fiókjait menedzselhetjük. Lehetőségünk van új felhasználó létrehozására, meglévő felhasználók adatainak módosítására, ill. felhasználói fiókok inaktiválására és törlésére. 38/222

39 1. ábra: Beállítások\Felhasználók menüpont Új felhasználó létrehozása Új felhasználó létrehozásához kattintsunk a találati lista felett található Új funkciógombra. A gomb lenyomására az alábbi űrlap jelenik meg: 39/222

40 2. ábra: Új felhasználó létrehozása űrlap, "alapadatok" fül Az űrlap alapadatok fülén megadhatjuk a felhasználó főbb adatait: Felhasználó teljes neve: Ez a név jelenik meg a rendszer felületén. Bejelentkezési név: A felhasználónak bejelentekezéskor ezt a nevet kell megadnia. Egyéb azonosító: Bizonyos integrációk esetén töltendő mező (amennyiben töltendő, arra az integráció egyedi leírásában kitérünk). Beosztás: A felhasználó beosztását adhatjuk meg (metaadat, mely ez alatt a menüpont alatt tekinthető meg). Jelszó / Jelszó még egyszer: A felhasználó bejelentkezéskor megadandó jelszava, a megerősítéshez a Jelszó még egyszer mezőt is ki kell tölteni. Beléphet? : Ha a jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor a felhasználó beléphet a rendszerbe. A felhasználói fiókot passziválhatjuk, ha kivesszük a pipát. A felhasználó fiókja, melyre a rendszer értesítést küld (külön beállítás szükséges, melyet a későbbiekben fogunk részeltezni), továbbá a Csatolmány küldése ben funkció használatakor a felhasználó saját jéről fogja elküldeni a rendszert a csatolmány. 40/222

41 Telefonszám: A felhasználó telefonszáma, amely ebben a menüpontban tekinthető meg. Alapértelmezett partner: Jelszó lejárata: Megadhatjuk a felhasználó jelszavának lejárati dátumát. A lejáratot követően a felhasználónak meg kell változtatnia a jelszavát. értesítést fogad?: A jelölőnégyzet bepipálása értesítés fogadásához szükséges. A tagság fülön az Új gomb segítségével hozzáadhatjuk a felhasználót a nem gyári felhasználói csoportokhoz (ezeket a csoportokat a Rendszer főmenü, Beállítások\Felhasználói csoportok menüpontban rögzíthetjük): 3. ábra: Új felhasználó létrehozása űrlap, "Tagság" fül A gomb lenyomására felugró ablakban megjelennek a nem gyári felhasználói csoportok (egyszerre több csoport is kijelölhető): 41/222

42 4. ábra: "Új" funkciógomb felhasználó csoporthoz rendelésekor 42/222

43 5. ábra: Felhasználó csoporthoz rendelése A Rendben gomb lenyomására a csoportok beemelődnek a találati listába: 6. ábra: Felhasználó csoporthoz rendelésének eredménye Ha végeztünk az alapadatok és tagságok rögzítésével, akkor a felhasználó felvitelét a Rendben gombbal véglegesíthetjük. 43/222

44 Felhasználó adatainak módosítása Egy felhasználó adatainak módosításához kattintsunk duplán a találati listában a felhasználó nevére. A dupla kattintás hatására megjelenik a felhasználó rögzítéskor korábban bemutatott űrlap: 7. ábra: Felhasználó rögzítés űrlap, "alapadatok" fül létező felhasználó módosítása esetén A felületen módosíthatjuk a korábban megadott adatokat, majd a módosításokat a Rendben gomb lenyomásával nyugtázhatjuk. Felhasználó törlése A felhasználók törlését a találati lista felett található Törlés funkciógombbal végezhetjük el. 44/222

45 8. ábra: "Törlés" gomb Válasszuk ki a törölni kívánt felhasználót, majd kattintsunk a gombra, melynek hatására a rendszer megerősítést kér a felhasználó törléséről: 9. ábra: Megerősítés felhasználó törlésekor A törlést követően a felhasználó neve áthúzva fog megjelenni a találati listában: 45/222

46 10. ábra: Törölt felhasználó A tévesen törölt felhasználót a felhasználó módosításával, majd a Rendben gomb ismételt megnyomásával újra aktiválhatjuk. Ebben az esetben a felhasználó- csoport és szervezeti egység hozzárendeléseit újra rögzítenünk kell. Felhasználók szinkronizálása Bizonyos integrációk esetén lehetőség nyílik felhasználók szinkronizálására egy másik rendszerből. Bővebb leírást a szinkronizációhoz tartozó egyedi leírásban olvashat. Amennyiben Önöknél nem található felhasználói szinkronizáció, kérlük Ügyfélszolgálatunknál érdeklődjön a szinkronizációs lehetőségekről. A szinkront a Szinkronizálás gomb segítségével végezhetjük el: 11. ábra: "Szinkronizálás" funkciógomb A gomb lenyomására a rendszer megerősítést kér a szinkronizáció megkezdéséhez: 46/222

47 12. ábra: Megerősítés felhasználók szinkronizálásakor A Rendben gomb lenyomására a rendszer elvégzi a felhasználók szinkronizálását. Szervezeti egységek A Szervezeti egységek menüponton belül szervezetünk felépítését tarthatjuk karban: új szervezeti egységet hozhatunk létre, a meglévő szervezeti egységeket-módosíthatjuk, törölhetjük, valamint érkeztető- és iktatóhelyeket rendelhetünk hozzájuk. 1. ábra: Beállítások\Szervezeti egységek menüpont Új szervezeti egyeség létrehozása Új szervezeti egység létrehozásához kattintsunk a találati lista felett található Új gombra: 2. ábra: "Új" szervezeti egység létrehozása funkciógomb 47/222

48 A gomb lenyomására megjelenik a "szervezeti egységek" űrlap: 3. ábra: Új szervezeti egység rögzítése űrlap Az űrlapon az alábbi adatok megadása lehetséges: Felettes szerv: Ha egy alárendelt szervezeti egységet szeretnénk létrehozni, akkor megadhatjuk, hogy a létrehozni kívánt szervezeti egység mely meglévő szervezeti egységnek legyen alárendelve Kód: A szervezeti egység egyedi kódja, a rendszer működését nem befolyásolja. Név: A szervezeti egység megnevezése, amely meg fog jelenni a program felületén. Érkeztetőhely: A szervezeti egységhez tartozó érkeztetőhelyet választhatjuk ki. Bejövő irat érkeztetésekor a rendszer érkeztetőhely alapján az érkeztetőhelyhez tartozó érkeztetőkönyvbe fog érkeztetni (melyet a Rendszer főmenü Iktatás\Érkeztetőkönyvek menüpont alatt kezelhetünk) Iktatóhely: A szervezeti egységhez tartozó iktatóhelyet választhatjuk ki. A postai úton kézbesítendő iratok postázásakor a rendszer a felhasználó szervezeti egységéhez rendelt iktatóhely alapján jeleníti meg az iktatóhelyhez tartozó, postázandó iratokat. Vezető: A szervezeti egység vezetőjét választhatjuk ki. A fennmaradó mezők (Település, Irányítószám, Utca, Közterület típusa, Házszám) kitöltésével a szervezeti egység címét adhatjuk meg. A szervezeti egység rögzítését a "Rendben" gomb lenyomásával véglegesíthetjük. 48/222

49 Szervezeti egység adatainak módosítása Egy kiválasztott szervezeti egység adatainak módosításához kattintsunk duplán a módosítani kívánt szervezeti egységre a találati listában. A dupla kattintást követően megjelenik a "szervezeti egységek" űrlap, immáron a kiválasztott szervezeti egység adataival: 4. ábra: Szervezeti egység adatainak módosítása Az űrlapon a szervezeti egység adatait szabadon módosíthatjuk, a módosításokat a "Rendben" gomb lenyomásával nyugtázhatjuk. Figyelem! A felettes szerv módosításakor legyünk körültekintőek, a szervezeti egység struktúra módosítása kihathat a felhasználók hozzáférési jogosultságaira. (Pl. Ha egy alárendelt szervezeti egységet önálló szervezeti egységre módosítunk - tehát nincs felettes szerve -, akkor a korábbi felettes szervhez rendelt, saját és alárendelt szerv hozzáférési jogosultsággal rendelkező felhasználók már nem fogják látni a módosított szervezeti egységben iktatott iratokat.) 49/222

50 Ha egy szervezeti egység átszervezés / megszűnés alatt van, akkor a "Passzív?" jelölőnégyzet bepipálásával passziválhatjuk. A passzív szervezeti egységbe már nem tudnak belépni a felhasználók, ill. új feladatot nem tudunk kiosztani / szignálni a szervezeti egység részére. A folyamatban lévő feladatokat a felhasználók helyettesítésével tudjuk elvégezni. Szervezeti egység törlése A szervezeti egységek törlését a találati lista felett található "Törlés" funkciógombbal végezhetjük el: 5. ábra: "Törlés" funkciógomb A gomb lenyomását követően a rendszer megerősítést kér a kijelölt szervezeti egységek törléséhez: 6. ábra: Megerősítés szervezeti egység törlése esetén 50/222

51 A "Rendben" gomb lenyomásával a rendszer törli a kijelölt szervezeti egységeket. Figyelem! Szervezeti egység törlése esetén a szervezeti egység alatt iktatott iratokhoz nem fognak tudni hozzáférni a felhasználók! Amennyiben mód van rá, nevezzük át a szervezeti egységet annak utódjára, hogy az új szervezeti egység alatti felhasználók örököljék az iratokhoz való hozzáférési jogosultságot. A törölt szervezeti egységeket visszaállíthatjuk, ha a "szervezeti egységek" űrlapon a "Törölt" jelölőnégyzetből kivesszük a jelölést. Érkeztetőhely hozzárendelése szervezeti egységhez Ha a Rendszer főmenü Beállítások\Érkeztetőhelyek menüpontjában rögzítettük szervezetünk érkeztetőhelyeit, akkor a találati lista felett található "Érkeztetőhely" funkciógombbal rendelhetjük azt az egyes szervezeti egységekhez (egyszerre több szervezeti egység kijelölése is lehetséges): 7. ábra: Érkeztetőhely funkciógomb A gomb lenyomására megjelenik a "Szervezeti egység - érkeztetőhely összerendelés" űrlap, melyen egy lenyíló listás mezőből választhatjuk ki az elérhető érkeztetőhelyeket: 51/222

52 8. ábra: Szervezeti egység - érkeztetőhely összerendelés űrlap Az érkeztetőhely kiválasztását követően a "Rendben" gomb lenyomásával rendelhetjük az érkeztetőhelyet a szervezeti egységhez. Iktatóhely hozzárendelése szervezeti egységhez Ha a Rendszer főmenü Beállítások\Iktatóhelyek menüpontjában rögzítettük szervezetünk iktatóhelyeit, akkor a találati lista felett található "Iktatóhely" funkciógombbal rendelhetjük azt az egyes szervezeti egységekhez (egyszerre több szervezeti egység kijelölése is lehetséges): 9. ábra: Iktatóhely funkciógomb A gomb lenyomására megjelenik a "Szervezeti egység - iktatóhely összerendelés" űrlap, melyen egy lenyíló listás mezőből választhatjuk ki az elérhető iktatóhelyeket: 9. ábra: Szervezeti egység - iktatóhely összerendelés űrlap Az iktatóhely kiválasztását követően a "Rendben" gomb lenyomásával rendelhetjük az iktatóhelyet a szervezeti egységhez. Érkeztető helyek 52/222

53 Az Érkeztető helyek menüponton belül a szervezetünk érkeztetőhelyeit rögzíthetjük. A bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége alapján dönti el, hogy mely érkeztetőhelyhez tartozó érkeztetőkönyvbe rögzíti az érkeztetett iratot. (Az érkeztetőhelyet a Beállítások\Szervezeti egységek menüpont alatt rendelhetjük szervezeti egységhez, az érkeztetőhelyet pedig a későbbiekben, az Iktatás\Érkeztetőkönyvek alatt rendelhetjük majd érkeztetőkönyvhöz.) 1. ábra: Érkeztető helyek menüpont Új érkeztetőhely létrehozása Új érkeztetőhelyet a találati lista felett található "Új" gombbal hozhatunk létre: 2. ábra: "Új" funkciógomb A gomb lenyomását követően a felugró "Érkeztető helyek karbantartása" űrlapon megadhatjuk az érkeztetőhely alapvető adatait. A "Név" mezőben megadott érték fog megjelenni azon felületeken, ahol érkeztetőhelyet választhatunk, a "Kód" az érkeztetőhelyek egyedi azonosítására szolgál, kitöltésük nem kötelező, a program működését nem befolyásolja. 53/222

54 3. ábra: Érkeztető helyek karbantartása űlrap A "Rendben" gomb lenyomásával rögzíhetjük az érkeztető helyet. (A korábban megszokott módon a találati listában dupla kattintásra a kiválasztott érkeztetőhely adatait módosíthatjuk.) Érkeztetőhely törlése A korábban létrehozott érkeztető helyeket a találati lista felett található "Törlés" funkciógombbal törölhetjük: 4. ábra: "Törlés" funkciógomb A gomb lenyomására a rendszer megerősítést kér a kijelölt érkeztető hely törléséről: 5. ábra: Érkeztető hely törlés megerősítése A törölt érkeztető helyek szürkén áthúzva jelennek meg a találati listában. A törölt érkeztetőhelyet dupla kattintással, majd a "Törölt" jelölőnégyzetből a pipa eltávolításával újra aktiválhatjuk. Iktatóhelyek Az Iktatóhelyek menüponton belül a szervezetünk iktatóhelyeit rögzíthetjük. A Feladatok főmenü Kézbesítés\Postai kézbesítés menüpont alatt a Postázás 54/222

55 gomb megnyomásakor a rendszer a bejelentkezett felhasználó szervezeti egységéhez rendelt iktatóhely alapján dönti el, hogy mely postázandó iratokat jeleníti meg. (Az iktatóhelyet a Beállítások\Szervezeti egységek menüpont alatt rendelhetjük szervezeti egységekhez.) 1. ábra: Iktatóhelyek menüpont Új iktatóhely létrehozása Új iktatóhelyet a találati lista felett található "Új" gombbal hozhatunk létre: 2. ábra: "Új" funkciógomb A gomb lenyomását követően a felugró "Iktatóhelyek karbantartása" űrlapon megadhatjuk az iktatóhely alapvető adatait. A "Név" mezőben megadott érték fog megjelenni azon felületeken, ahol iktatóhelyet választhatunk, a "Kód" az iktatóhelyek egyedi azonosítására szolgál, kitöltésük nem kötelező, a program működését nem befolyásolja. 3. ábra: Iktatóhelyek karbantartása űlrap 55/222

56 A "Rendben" gomb lenyomásával rögzíhetjük az iktatóhelyet. (A korábban megszokott módon a találati listában dupla kattintásra a kiválasztott iktatóhely adatait módosíthatjuk.) Iktatóhely törlése A korábban létrehozott iktatóhelyeket a találati lista felett található "Törlés" funkciógombbal törölhetjük: 4. ábra: "Törlés" funkciógomb A gomb lenyomására a rendszer megerősítést kér a kijelölt érkeztető hely törléséről: 5. ábra: Érkeztető hely törlés megerősítése A törölt iktatóhelyek szürkén áthúzva jelennek meg a találati listában. A törölt iktatóhelyet dupla kattintással, majd a "Törölt" jelölőnégyzetből a pipa eltávolításával újra aktiválhatjuk. 56/222

57 Felhasználói csoportok A felhasználói csoportok menüpont alatt kezelhetjük a felhasználók csoport tagságait, menü-, iktatókönyv-, külső rendszer- és irattár jogosultságait. A találati listában a gyári- és kézzel rögzített felhasználói csoportok egyaránt megjelennek: 1. ábra: Beállítások\Felhasználói csoportok menüpont A gyári felhasználói csoportokhoz ez alatt a menüpont alatt nem tudunk új tagokat rögzíteni, ezekhez a csoportokhoz a felhasználók a Beállítások\Szervezet-felhasználó menüpont alatt rendelődnek hozzá, ha az adott gyári csoporthoz tartozó szerepkörrel ruházzuk fel őket. A gyári felhasználói csoportok az alábbiak: Adminisztrátor Bontó Dokumentum jóváhagyása Dokumentum létrehozása Dokumentum véleményezése Expediáló Érkeztető Iktató Irattáros K2O Kiadmányozó Lekérdező Postázó Szignálásra előkészítő Szignáló Ügyintéző Felhasználói csoport létrehozása 57/222

58 Felhasználói csoport létrehozásához kattintsunk a találati lista felett található "Új" funkciógombra: 2.ábra: "Új" funkciógomb A funkciógomb lenyomására felugrik a "Felhasználói csoport" űrlap. 3. ábra: Felhasználói csoport űrlap, alapadatok fül Az "Alapadatok" fülön a felhasználói csoport nevét határozhatjuk meg, ami a találati listában fog megjelenni. 58/222

59 4. ábra: Felhasználói csoportok űrlap, Tagok fül A "Tagok" fülön a felhasználói csoport tagjait adhatjuk hozzá a csoporthoz. 59/222

60 5. ábra: Felhasználó hozzáadása csoporthoz A "Tagok" fülön az "Új" gomb lenyomására megjelenik a "Felhasználó hozzáadása" űrlap, ahol kijelölhetjük a hozzáadandó felhasználókat (egyszerre több is kijelölhető), majd a "Rendben" gombbal rögzíthetjük őket. Ha végeztünk az alapadatok megadásával, ill. a felhasználók hozzáadásával, akkor a "Rendben" gomb lenyomásával hozhatjuk létre a csoportot. Felhasználói csoport módosítása, jogosultságok karbantartása Egy meglévő felhasználói csoport szerkesztéséhez kattintsunk duplán a kiválasztott csoportra a találati listában. 60/222

61 6. ábra: Felhasználói csoport szerkesztése A korábbi füleken kívül 4 új füllel találkozhatunk. A "Menü" fülön az egyes felhasználói jogosultságokat biztosíthatjuk a kiválasztott felhasználói csoport számára: 61/222

62 7. ábra: Felhasználói csoport szerkesztése, "Menü" fül A találati lista felett található keresőmezővel az egyes menüjogok között kereshetünk. Az egyes menüjogok elnevezése jellemzően megegyezik a felületen található menü/funkciógomb elnevezésével. A keresőmezővel egyaránt kereshetünk a jogosultság elnevezésének szótöredékére, illetve a jogosultság kódjára. 62/222

63 8. ábra: Keresés menüjog elnevezés és kód alapján A jogosultság biztosításához duplán kell kattintanunk a kiválasztott menüjogra, majd a felugró ablakban be kell pipálni az "olvasás", "létrehozás", "módosítás", "törlés" jelölőnégyzeteket: 63/222

64 9. ábra: Jogosultságok biztosítása A jogosultságot a "Rendben" gomb lenyomásával rögzíthetjük. A "Csoportos jogadás" funkciógomb segítségével egyszerre több jogosultságot is megadhatunk a csoport számára. A megszokott módon jelöljünk ki egyszerre több listaelemet, majd a funkciógomb lenyomásával felugrik a jogosultság biztosító ablak, melyben ha bepipáljuk a jelölőnégyzeteket, majd a "Rendben" gombra kattintunk, akkor az összes kiválasztott jogosultságra érvényesítjük a módosítást. Az "Iktatókönyvek" fülön a Rendszer\Iktatás\Iktatókönyvek menüpont alatt rögzített iktatókönyvekre biztosíthatunk jogosultságot: 64/222

65 10. ábra: Iktatókönyvek fül A jogosultságokat a "Menü" fülön leírtaknak megfelelően szerkeszthetjük annyi különbséggel, hogy itt a rendszer megkülönböztet "Létrehozás", "Olvasás", "Csak alszámra iktathat" jogosultságokat. Az egyes jogosultságok az alábbiakat jelentik: Létrehozás: A felhasználó iktathat főszámot (A jogosultság az "Olvasás" joggal együtt használható") Olvasás: A felhasználó olvashatja az iktatókönyvbe iktatott iratokat (Önmagában is használható) Csak alszámra iktathat: A felhasználó iktathat a kiválasztott iktatókönyvbe, de csak alszámot (A jogosultság a "Létrehozás" és "Olvasás" joggal együtt használható) A "Menü" fülön leírtak alapján egyszerre több iktatókönyvre is biztosíthatunk jogosultságokat. A "Külső rendszer" fülön a Rendszer\Beállítások\Külső rendszer menüpont alatt rögzített külső rendszerekre biztosíthatunk jogosultságot. 65/222

66 11. ábra: Külső rendszer fül A külső rendszer jogosultságok befolyásolják, hogy a felhasználók tudnak-e üzeneteket fogadni az egyes külső rendszerekből (ez a funkció csak bizonyos külső rendszereknél érhető el), ill. látják-e a megfelelő menüpontokban (Feladatok\Érkeztetés\Érkeztetés és Feladatok\Iktatás\Iktatás) az adott külső rendszerekből fogadott üzeneteket. Az "Irattárak" fülön a Rendszer\Törzsadatok\Irattárak menüpont alatt rögzített irattárakra biztosíthatunk jogosultságot: 66/222

67 12. ábra: Irattárak fül A "Menü" fülön leírtak alapján a dupla kattintásra felugró ablakban biztosíthatunk jogot az egyes irattárakra. A jogosultság befolyásolja, hogy a felhasználó irattárazás funkciók elvégzésekor (irattárazás és központi irattárba helyezés) ki tudja-e választani az egyes irattárakat, valamint iktatáskor a "papír példány helye" mezőben milyen értékeket tud kiválasztani (ebben a mezőben az irattárak választhatóak ki). A jogosultság azt is befolyásolja, hogy a felhasználó a Listák\Irattárazás\Irattározások menüpont alatt mely irattárba irattárazott iratokat keresheti vissza. A felhasználói csoporton elvégzett módosításokat a "Rendben" gomb lenyomásával végelgesíthetjük. Ha egy felhasználó jelzi, hogy nincs jogosultsága egy funkcióhoz/iktatókönyvhöz, akkor legegyszerűbben a találati lista felett található szűrőkkel bizonyosodhatunk meg a jogosultságok meglétéről. A 67/222

68 felhasználó mezőbe írjuk be a felhasználó nevét, majd a jogosultság legördülő listás mezőben válasszuk ki az említett jogosultságot és kattintsunk a "Keresés" gombra. Ha a találati lista nem hoz eredményt, akkor az azt jelenti, hogy a felhasználó nem tagja olyan csoportnak, amely rendelkezik a megadott jogosultsággal. Ennek hiányát úgy pótolhatjuk, hogy felvesszük a felhasználót egy csoportba, amely rendelkezik a megfelelő jogosultsággal, vagy biztosítjuk a jogosultságot egy olyan csoportnak, amelynek tagja a felhasználó. Szervezet-felhasználó A szervezet-felhasználó menüpont alatt az egyes felhasználók szervezeti egységhez való hozzárendelését, hozzáférési szintjét, valamint felhasználói szerepköreit módosíthatjuk. 1. ábra: Szervezet-felhasználó menüpont A találati listában láthatjuk, hogy az egyes felhasználók mely szervezeti egységhez vannak hozzárendelve. Amennyiben új szervezeti egységhez szeretnénk rendelni a felhasználót, kattintsunk duplán a nevére a találati listában, ennek hatására az alábbi ablaknak kell megjelennie: 68/222

69 2. ábra: Szervezet-felhasználó összerendelő ablak A felugró ablakban vastagított jelöléssel jelennek meg azok a szervezeti egységek, melyekhez a felhasználó már hozzá van rendelve. A szervezeti egységek felett található keresővel kereshetünk a szervezeti egységek között. Új hozzárendelés rögzítéséhez először bal egérgombbal rá kell kattintanunk a hozzárendelendő szervezeti egységre, melynek hatására sárgává vált a kijelölt szervezeti egység. Ezt követően kell kiválasztanunk a beállítani kívánt hozzáférési szintet, valamint szerepköröket. A hozzáférési szint azt határozza meg, hogy a felhasználó az adott szervezeti egységbe belépve mely szervezeti egységben iktatott iratokat láthatja (részletesebb leírást a hozzáférési szintekről a Felhasználói kézikönyv "Szoftver jogosultsági rendszere" c. fejezetében olvashat). A hozzáférési szintek alatt található felhasználói szerepkörök 69/222

70 bepipálásával biztosíthatjuk az egyes szerepköröket a felhasználó számára. A jelölőnégyzet bepipálásával a felhasználó automatikusan tagja lesz a szerepkörrel azonos elnevezésű, gyári felhasználói csoportnak. 3. ábra: Szervezet felhasználó összrendelés Miután minden adatot kitöltöttünk, a "Rendben" gombbal véglegesíthetjük a hozzárendelést. A találati lista felett található "Szerepkör hozzárendelés" funkciógomb csak több felhasználó kijelölése esetén válik aktívvá, egyszerre több felhasználó szerepköreinek módosítását teszi lehetővé. Jelöljünk ki két felhasználót, majd kattintsunk a "Szerepkör hozzárendelés" funkciógombra, melynek hatására felugrik a "Szervezet-felhasználó - szerepkör hozzárendelés" ablak: 70/222

71 4. ábra: Szervezet-felhasználó - szerepkör hozzárendelés ablak A funkcióval több felhasználót is rendelhetünk egy új szervezeti egységhez, ebben az esetben ki kell jelölnünk a szervezeti egységet és a hozzáférési szintet a 3. ábra alapján, majd be kell pipálnunk a használni kívánt szerepkörök "Jog" és "Mod" oszlopait. A rendszer csak azoknak a szerepköröknek a módosítását, hozzárendelését fogja figyelembe venni, ahol bepipáltuk a "Mod" oszlopot is. Tehát ha egy szerepkört meg akarunk adni, akkor be kell pipálnunk a "Jog" és "Mod" oszlopokat is, ha egy szerepkört meg akarunk vonni, akkor csak a "Mod" oszlopot kell bepipálnunk, ha pedig nem kívánunk semmit tenni az adott szerepkörrel, akkor mindkét jelölőnégyzetet üresen kell hagynunk. A "Kiválasztott felhasználók összes szervezetét módosítsa" jelölőnégyzet bepipálásával nem a kiválasztott szervezeti egységben, hanem a 71/222

72 felhasználókhoz hozzárendelt szervezeti egységekben hajtja végre a módosításokat a rendszer. A módosításokat a "Rendben" gombbal rögzíthetjük. Figyelem! Csak olyan szerepköröket vonhatunk meg a felhasználóktól, amelyekhez nem tartozik feladatuk a kiválasztott szervezeti egység alatt. Például ha még van iktatásra váró feladata és megkíséreljük az "Iktató" szerepkör megvonását, akkor a rendszer egy hibaüzenettel fog figyelmeztetni. A szerepkör megvonását csak akkor fogjuk tudni elvégezni, ha a felhasználó átadta a feladatokat, vagy elvégezte azokat. A találati lista felett található "Szerepkörök listázása" funkció segítségével a találati listában kijelölt felhasználók szervezeti egység hozzárendeléseit, hozzáférési szintjeit, ill. szerepköreit listázhatjuk ki: 5. ábra: Szerepkörök listázása funkciógomb A funkciógomb lenyomására felugró ablakban jelennek meg az említett információk: 72/222

73 6. ábra: Felhasználó-szerepkör lista ablak Szükség esetén a többi felülethez hasonlóan csv formátumban exportálhatjuk a találati lista tartalmát. A találati lista felett található "Szerepkörök másolása" funkciógombbal a kijelölt felhasználót ruházhatjuk fel egy másik felhasználó jogosultságaival: 7. ábra: Szerepkörök másolása funkciógomb Miután kijelöltük a felhasználót, akit fel szeretnénk ruházni egy másik felhasználó jogosultságaival, kattintsunk a funkciógombra, melynek hatására felugrik a "Felhasználó-szerepkör másolás" ablak. 8. ábra: Felhasználó-szerepkör másolás ablak A "Dolgozó" mezőben kiválaszthatjuk, hogy mely felhasználó jogait szeretnénk lemásolni a kijelölt felhasználóhoz, a "Felhasználói csoportok" jelölőnégyzet segítségével pedig nem csak a szerepköröket, de a kézzel rögzített felhasználói csoportok tagságait is másolhatjuk. A szervezeti egység mező kitöltése nem kötelező, ezt abban az esetben töltsük, ha a jogokat le szeretnénk másolni, de 73/222

74 nem a "Dolgozó" mezőben kiválasztott felhasználó szervezeti egysége alá. A "Rendben" gomb lenyomásával véglegesíthetjük a másolást. Figyelem! A szerepkör másolás megszűnteti a felhasználó korábbi szervezeti egységekhez való hozzárendelését! Kérjük ügyeljen rá, hogy ezt a funkciót új felhasználó rögzítését követően végezze el, vagy a másolás előtt a felhasználó adja át feladatait egy másik felhasználónak! A találati lista felett található "Szervezet/ügyintéző váltás" funkciógomb segítségével egy felhasználó összes feladatát adhatjuk át egy másik felhasználónak. Ez a funkció egyaránt alkalmazható abban az esetben, ha a felhasználó átkerül egy másik szervezeti egységhez, vagy távozik a szervezettől és át kell adni a feladatait az utódjának. 9. ábra: Szervezet/ügyintéző váltás funkciógomb A funkciógomb lenyomásával felugrik a "Szervezet/ügyintéző váltás" ablak, melyben elvégezhetjük a műveletet: 10. ábra: Szervezet/ügyintéző váltás ablak A "Forrás felhasználó" mezőbe azt a felhasználót kell megadnunk, akitől át szeretnénk helyezni az iratokat, a "Cél felhasználó" mezőbe pedig azt a felhasználót, akihez át szeretnénk őket helyezni. Szükség esetén az átadásra kerülő főszámok átszignálását is elvégezhetjük az "Ügyintéző felhasználó" és a 74/222

75 "Felelős felhasználó" mezők kitöltésével. Az átadást a "Rendben" gombbal véglegesíthetjük. Külső rendszer/felhasználó-szerv összerendelés A "Külső rendszer/felhasználó-szerv összerendelés" menüpont alatt beállíthatjuk, hogy ha egy felhasználó több szervezeti egységhez van rendelve, akkor a külső rendszernek mely szervezeti egységet jelenítse meg alapértelmezetten. A menüpontban csak a több szervezeti egységhez tartozó felhasználók jelennek meg: 1. ábra: Külső rendszer/felhasználó-szerv összerendelés menüpont Ha duplán kattintunk a találati listában a felhasználó nevére, akkor a felugró ablakban külső rendszerenként meghatározhatjuk az alapértelmezett szervezeti egységet: 75/222

76 2. ábra: Külső rendszer/felhasználó-szerv összerendelés ablak A szervezeti egység kiválasztását követően a "Rendben" gomb lenyomásával rögzíthetjük a beállítást. Külső rendszer A külső rendszer menüpontban rögzíthetünk olyan külső rendszereket, melyek szoros kapcsolatban állnak az DMSONE Ultimate PE rendszerrel. 76/222

77 1. ábra: Külső rendszer menüpont Az "Új" funkciógombra kattintva rögzíthetünk új külső rendszert, a különböző típusú külső rendszereket a továbbiakban részletesen bemutatjuk. 2. ábra: Új külső rendszer rögzítése A "Hivatali kapu", "Libra3s integráció", "Ügyfélkapu", "Webservice integráció" külső rendszerek rögzítése kapcsán kérjük olvassa el az adott integrációhoz tartozó egyedi leírásunkat! A leírások elérhetősége kapcsán kérjük forduljon ügyfélszolgálatunkhoz. 77/222

78 Az típusú külső rendszer felvételével bejövő fiókot rögzíthetünk, melyből a felhasználók a Feladatok\Érkeztetés\Érkeztetés menüpont alatt fogadhatnak eket a dokumentum fogadás funkcióval (miután biztosítottuk a jogosultságot a Rendszer\Beállítások\Felhasználói csoportok menüpont alatt a megfelelő csoportnak). típusú külső rendszer rögzítésekor az alábbi adatok megadása szükséges: 3. ábra: típusú külső rendszer, adatok fül Protokol: Az fiók által használt protokol (pop3 és imap választható) Szerver: Az fiók levelező szerverének címe cím: Itt az címet kell megadnunk Felhasználó: Az fiók hitelesítéséhez szükséges felhasználónév 78/222

79 Jelszó: Az fiók hitelesítéséhez szükséges jelszó számla fiók: Törlés a postafiókból: A jelölőnégyzet bepipálásával a letöltött ek törlésre kerülnek a postafiókból. IMAP SSL: A jelölőnégyzet bepipálásával SSL hitelesítést használhatunk IMAP protokol esetén. IMAP Port: A levelezőszerver által használt portot adhatjuk meg. Miután az adatokat rögzítettük a "Rendben" gombbal, új sorban megjelenik a rögzített fiók: 4. ábra: Új fiók külső rendszer Ha duplán kattintunk az újonnan rögzített fiókra, akkor a felugró ablakban módosíthatjuk az adatokat, ill. megjelenik egy "Teszt" funkciógomb, mellyel ellenőrizhetjük, hogy a megadott beállításokkal eléri-e az DMSONE Ultimate PE a levelezőszervert (a gomb lenyomására "Teszt sikeres" üzenetet kell kapnunk, egyéb esetben ellenőrizzük, hogy helyesen adtuk-e meg az adatokat, ill. azt, hogy eléri-e a szerver a megadott címet, pl. telnet klienssel). Az küldés típusú külső rendszer lehetővé teszi, hogy a rendszer értesítőket küldjön a felhasználóknak (erről részletesebben majd a Rendszer\Törzsadatok\ szövegek menüpontot bemutató fejezet alatt olvashat). küldés típusú külső rendszer esetén az alábbi adatok megadása szükséges: 79/222

80 5. ábra: " küldés" típusú külső rendszer Protokol: Jelen esetben csak "smtp" protokolt választhatunk Szerver: Az SMTP szerver címe Felhasználó: A hitelesítéshez szükséges felhasználónév Jelszó: A hitelesítéshez szükséges jelszó A "Teszt" funkciógomb csak a külső rendszer rögzítését követően válik elérhetővé, a bejelentkezett felhasználó címére kísérel meg t küldeni (ehhez a Rendszer\Beállítások\Felhasználók menüpontban be kell állítani magunknak egy címet, ill. be kell pipálnunk az " értesítést fogad?" jelölőnégyzetet). A kimenő fiók típusú külső rendszer megegyezik az fiók típusú külső rendszerrel, csupán annyi a különbség, hogy ezeket az eket a felhasználók a Feladatok\Iktatás\Iktatás menüpontban tudják fogadni és kimenő iratként tudják iktatni őket. Helyettesítés A helyettesítés funkció lehetővé teszi, hogy egy megadott időintervallum erejéig a rendszer egy felhasználója helyettesíthessen egy másik felhasználót, ez idő alatt elérhetővé válnak számára a helyettesített felhasználó iratait, ill. feladatokat végezhet el a nevében. A menüpontban az aktív helyettesítések jelennek meg: 80/222

81 1. ábra: Rendszer\Beállítások\Helyettesítés menüpont A találati lista felett található "Új" funkciógomb lenyomásával rögzíthetünk új helyettesítést. A funkciógomb lenyomására felugrik a "Helyettesítés beállítása" ablak: 2. ábra: Helyettesítés beállítása ablak A felugró ablakban az alábbi adatokat adhatjuk meg: Helyettesítendő: A felhasználó, akit a "Helyettesítő" mezőben megadott felhasználó helyettesíteni fog Helyettesítő: A felhasználó, aki jogosultságot fog kapni a "Helyettesítendő" mezőben megadott felhasználó helyettesítésére a "Helyettesítés kezdete" és "Helyettesítés vége" mezőben megadott időpontok közötti időtartamra Helyettesítés kezdete: Ettől a dátumtól fogva lesz érvényes a rögzített helyettesítés Helyettesítés vége: Eddig a dátumig lesz érvényes a rögzített helyettesítés (ha üresen hagyjuk, akkor a helyettesítés soha nem fog lejárni) Az adatok megadását követően a "Rendben" gomb lenyomásával rögzíthetjük a helyettesítést, melynek hatására az megjelenik a találati listában. A rögzített helyettesítések automatikusan eltűnnek a listából az érvényességük 81/222

82 lejártát követően, ill. törölhetjük is őket a találati lista felett található "Törlés" funkciógombbal: 3. ábra: Törlés funkciógomb A lejárt helyettesítéseket a Listák\Rendszer\Helyettesítés menüpont alatt kereshetjük vissza. Feladatkezelő Ebben a menüpontban rögzíthetünk olyan ütemezett feladatokat, amely együttműködve a windows feladatütemezőjével megadott időközönként képes előre paraméterezett karbantartási műveletek elvégzésére. A menüpontba lépve a találati listában láthatjuk a már korábban rögzített ütemezett feladatokat: 1. ábra: Rendszer\Beállítások\Feladatkezelő menüpont A találati lista felett található "Új" funkciógomb lenyomásával kezdeményezhetjük az új ütemezett feladat felvételét. A rögzített ütemezett feladatok futásához a C:\netTeam\www\alkalmazasok\67\ mappában található runjobs.bat fájl ütemezett futtatása szükséges (ehhez a windows feladatütemezőjét ajánljuk). A felugró ablakban az alábbi adatok megadása szükséges: 82/222

83 2. ábra: Feladat ablak Futtatási paraméterek: Ebben a mezőben kell megadni a futtatni kívánt ütemezett feladatot. A mező mellett található fogaskerék segítségével további paramétereket állíthatunk be, de ez a funkció nem minden ütemezett feladat esetében elérhető. Az alábbi ütemezett feladatok közül választhatunk: o job: hataridoelott/: A feladat automatikus t küld a megadott gyakoriságnak megfelelően azon ügyintézők részére azon iratokkal kapcsolatban, amelyeknek lejárt, vagy a közeljövőben lejár az ügyintézési határidejük. Az értesítő modul bekapcsolása, valamint a Rendszer / szövegek menüben a Határidő előtti figyelmeztetés küldésének bekapcsolása előfeltétele a feladat működésének. o HataridoUpdate: Célszerű naponta futtatni valamikor a hajnali órákban, amikor még senki se dolgozik. A rendszer helyes határidő számításának céljából szükséges a feladat napi futtatása. o IktatoszamFajlCsatolas: A Rendszer/Beállítások/Program menüben található Dokumentum jóváhagyáshoz tartozó beállításokkal paraméterezhetjük a job futtatását. Az itt megadott érték szerint fog a feladat t küldeni azoknak a felhasználóknak akiknek a dokumentumot elküldtük véleményezésre, jóváhagyásra. Illetve beállítható, hogy az adott szervezeti egység vezetője is kapjon figyelmeztetést a határidő lejárata előtt illetve után. o JobLogCleaner: Az adatbázis joblogs tábláját törli. o LogCleaner: A feladat automatizálja az elévült logok törlését a programból. A törlendő log fájlok életkora alapesetben 1 hónap. Eltérő beállítás a futási paraméter megfelelő paraméterezésével érhető el. (Pl.: job:logcleaner/?age=1 week) Gyakoriság: A feladat futásának gyakoriságát adhatjuk meg. A megadható értékek a továbbiak: sec (másodperc), min (perc), hour (óra). A runjobs.bat futásakor a rendszer ellenőrzi, hogy a mezőben megadott 83/222

84 idő eltelt-e már az utolsó futtatás ideje óta, amennyiben igen, lefuttatja a feladatot (amennyiben engedélyezve van). Utolsó futás ideje: Nem tölthető mező, futtatáskor automatikusan töltődik. Következő futás ideje: Nem tölthető mező, futtatáskor automatikusan töltődik. Az adatok megadását követően az ütemezett feladatot a "Rendben" gombbal rögzíthetjük. A rögzített feladatokat a találati lista felett található "Futtatás" funkciógombbal futtathatjuk manuálisan: 3. ábra: Futtatás funkciógomb A funkciógomb lenyomásakor a kiválasztott feladatot futtatja a rendszer, majd egy felugró ablakban tájékozódhatunk a futás sikerességéről (ebben az esetben a "status" nodeok között "success" érték található): 4. ábra: Futtatás eredményablak Amennyiben egy meglévő ütemezett feladatot törölni akarunk, azt a találati lista felett található törlés funkciógombbal tehetjük meg: 5. ábra: Törlés funkciógomb 84/222

85 Windows feladatütemező beállítása A c:\netteam\kontroller2\www\alkalmazasok\67\runjobs.bat elérési úton található runjobs.bat fájl a Rendszer\Beállítások\Feladatkezelő menüpontban rögzített ütemezett feladatok futtatásáért felelős. Futtatásakor lefutnak mindazok az ütemezett feladatok, melyek utolsó futtatásától számítva eltelt a gyakoriságnál megadott idő (ill. nem futott még korábban). A runjobs.bat futtatásának ütemezését lehetőség szerint mindig próbáljuk a leghosszabb ideig futó ütemezett feladat futási idejéhez igazítani, ellenkező esetben előfordulhat, hogy egymásra futnak az ütemezett feladatok, ami azt eredményezheti, hogy nem fut le az ütemezett feladat. A runjobs.bat futtatásának ütemezésére alkalmas a windows feladatümezője. A feladatütemező futtatására javasoljuk egy service user létrehozását, aki teljes hozzáféréssel rendelkezik a.67.properties-ben megadott elérési utakra, ill. az Ultimate által kezelt csatolmányok elérési útjára (alapértelmezetten a c:\netteam\kontroller2\.data\files\, hacsak a.67.properties [CONTENTMANAGER_FILESYSTEM] bejegyzése alatt a root paraméterértéke nem máshova mutat). Ügyeljünk rá, hogy a service user jelszava ne járjon le (máskülönben a jelszó lejárta után nem fogja tudni futtatni az ütemezettfeladatokat). Íme egy példa a runjobs.bat feladatütemezővel történő futtatására: 85/222

86 6. ábra: Ütemezett feladat létrehozása 86/222

87 7. ábra: Ütemezett feladat létrehozása 2 87/222

88 8. ábra: Ütemezett feladat létrehozása 3 A többi fülön az alapértelmezett beállításokat használjuk. Egyedi bat fájl létrehozása Ha gondot okoz számunkra, hogy minden futtatni kívánt ütemezett feladatnak a legnagyobb gyakoriságú ütemezett feladathoz kell igazodnia, akkor ütemezett feladatonként létrehozhatunk egyedi bat fájlokat ( ebben az esetben ne használjuk a runjobs.bat-ot! ). Az egyedi bat fájlt az alábbi tartalommal töltsük off set phpexe="c:\netteam\kontroller2\php\php.exe" set runphp="c:\netteam\kontroller2\www\alkalmazasok\67\htdocs\run.php" set server= set port=6700 set job=scan %phpexe% %runphp% DEBUG=0 PLAIN=1 SERVER_NAME=%server% SERVER_PORT=%port% PATH_INFO=/job:%job%/ A használható paraméterek az alábbiak: 88/222

89 server: az alkalmazás szerver IP címe (ha a szerverről futtatjuk elegendő a /localhost alkalmazása port: az alkalmazás portja (alapértelmezetten 6700) job: a futtatandó ütemezett feladat job: utáni része A létrehozott bat fájlt célszerű a c:\netteam\kontroller2\www\alkalmazasok\67\ mappába menteni, az adott job elnevezésével (pl. scan.bat). A létrehozott bat fájloknak a runjobs.bat bekezdésben leírtak alapján külön ütemezett feladatot kell létrehozni, melyeknek gyakorisága igazodjon az Ultimateben megadott ütemezett feladat gyakoriságához. Ha minden beállítást megfelelően végeztünk el, akkor a runjobs.bat/egyedi bat fájl futtatását követően az Ultimate rendszerben a feladatütemező futásának sikerességéről a zöld ikon tájékoztat. Dokumentumtár 9. ábra: Feladatütemező állapotjelző A dokumentumtár menüpontban a dokumentumsablon előállítás funkció során alkalmazható sablonokat, ill. a közzétett dokumentumokat tekinthetjük meg. A dokumentumok feltöltését rendszergazdai jogosultsággal rendelkező felhasználó végezheti el, míg sablonokat azok a felhasználók is feltölthetnek, akiknek van jogosultságuk az Eseti feladatok\dokumentumtár menüpontra (a felhasználók által feltöltött sablont csak a feltöltő felhasználó láthatja, míg a rendszergazdai felhasználó által feltöltött sablonok - a sablon beállított jogosultságaitól függően - minden felhasználó számára elérhetőek). 89/222

90 1. ábra: Dokumentumtár menüpont Ebben a menüpontban kizárólag a saját felhasználói fiókunk alatt rögzített sablonokat módosíthatjuk. A rendszergazdai felhasználók által közzétett sablonokat, dokumentumokat csak megtekinteni tudjuk a találati listában lévő sorokra történő dupla kattintással. 90/222

91 2. ábra: Dokumentum megnyitása Saját sablon feltöltését az "Új" gombra való kattintással kezdeményezhetünk. 3. ábra: "Új" funkciógomb (Dokumentum sablon létrehozása) A felugró ablakban megadhatjuk a sablon alapvető adatait (név, kód), valamint feltölthetjük a használni kívánt dokumentumsablont az "Új fájl..." gombra való kattintással. 91/222

92 4. ábra: Saját sablon feltöltés A saját sablon feltöltése előtt létre kell hoznunk a dokumentum sablonunkat. Rendszerünk a doc, docx, rtf fájlformátumokat támogatja, melyek előállításához a windows beépített WordPad alkalmazását, ill. az Office programcsomag Word alkalmazását (emelett természetesen más olyan alkalmazást is használhatnak, amely képes az említett fájlformátumokat előállítani). Figyelem! Word alkalmazás használata esetén a sablon létrehozásának idejéig kapcsolja ki a Word helyesírás ellenőrzését a Fájl\Beállítások\Nyelvi ellenőrzés menüpont alatt! A beállítás elmulasztása a sablon nem megfelelő működését eredményezheti! 92/222

93 Az említett alkalmazások egyikével hozzuk létre a sablont. A felhasználható változókat (makrókat) Feladatok főmenü Ügyintézés\Irataim menüpontja alatt tekinthetjük meg a "Dokumentum előállítás" gombra való kattintással. 5. Dokumentum sablon példa 93/222

94 A sablon mentését követően válasszuk ki a feltölteni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Rendben gombra. Ennek eredményeként megjelenik a feltöltött, saját sablonunk. 6. Példa felhasználó által feltötött sablonra Saját sablonaink módosítását a későbbiekben a "Módosít" gomb segítségével végezhetjük el. Modulok bekapcsolása Ebben a menüpontban az opcionálisan megvásárolt modulokat kapcsolhatjuk be. A találati listában a korábban aktivált modulok jelennek meg: 94/222

95 1. ábra: Modulok bekapcsolása menüpont A találati lista feletti "Új" funkciógombbal kezdhetjük meg az opcionálisan vásárolt modul aktiválását: 2. ábra: Modul aktiválás ablak A modul név legördülő mezőben választhatjuk ki az aktiválni kívánt modult. A modulokkal kapcsolatos részletesebb tájékoztatásért kérjük forduljon ügyfélszolgálatunkhoz! A szervezet kód mező tartalma fix, itt jellemzően az ügyfélazonosítónkat találhatjuk. A modul kiválasztásakor a "Modul kulcs" mező kitöltődik, az itt lévő értéket kell a munkatársának telefonon bediktálni vagy e- 95/222

96 mailben elküldeni. A kulcs megadását követően a munkatársa egy kódot generál, amit az "Érvényesítő kód" mezőbe kell beírni az aktiváláshoz. Az aktiválást a "Rendben" gomb lenyomásával véglegesíthetjük. Az egyes modulokat a találati lista felett található törlés gombbal törölhetjük. Kérjük, hogy egy modul törlését csak indokolt esetben tegye, előtte mindenképp vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal! A modul törléséből fakadó rendellenes működésért nem vállalunk felelősséget. Gyorskitöltő mezői A gyorskitöltő mezői menüpontban a gyorsiktató funkciók (bejövő-, kimenő-, belső gyorsiktató) felületén megjelenő mezőket, azok sorrendjét, ill. kötelezőségét szabhatjuk testre a menüpont alatt: 1. ábra: Gyorskitöltő mezői menüpont A találati listában láthatjuk az egyes mezők rekordjait, melyek megjelenhetnek a gyorsiktatókon. A találati lista elemeire duplán kattintva a felugró ablakban módosíthatjuk a mező megjelenítésére vonatkozó adatokat, melyek az alábbiak: 96/222

97 2. ábra: Mező beállítások ablak Form azonosító: Ez az azonosító határozza meg, hogy az adott mező melyik gyorsiktatón jelenik meg. Lehetséges értékek: incomingreg (bejövő gyorsiktató), outgoingreg (kimenő gyorsiktató), internalreg (belső gyorsiktató) Mező azonosító: A mező egyedi azonosítója. A mező elnevezését a találati listában tekinthetjük meg. Kötelező: A jelölőnégyzet bepipálásával kötelezővé tehetjük a mező kitöltését gyorsiktatáskor. Megjelenik: A jelölőnégyzet bepipálásával meg fog jelenni a mező a gyorsiktató. Ha üresen hagyjuk, akkor a mező rejtve marad. Sorrend: Szám beírásával megadhatjuk, hogy a gyorsiktató felületen hányadik mezőként jelenjen meg a kiválasztott mező. Fül: A mező kitöltésével az adott gyorsiktató felületén egy új fül fog megjelenni, a mező pedig alapértelmezetten erre a fülre fog kerülni. A beállítások rögzítését a "Rendben" gomb lenyomásával véglegesíthetjük. Az alapértelmezetten kötelező mezők esetében nincs lehetőségünk a "Kötelező" jelölőnégyzet tartalmának módosítására. Amennyiben az egyik konkrét gyorsiktató felületét szeretnénk módosítani, javasoljuk, hogy használja a találati lista felett található "Form azonosító" szűrőfeltételt. 97/222

98 Érkeztetőkönyvek Ebben a menüpontban a rendszer által használt érkeztetőkönyveket tarthatjuk karban (rögzíthetünk újat, módosíthatunk, folytathatunk, zárhatunk le ill. nyithatunk meg). A rendszer az érkeztetőszámokat sorfolytonosan osztja érkeztetőhelyenként (melyeket a Rendszer\Beállítások\Érkeztető helyek menüpont alatt rögzíthetünk, ill. a Rendszer\Beállítások\Szervezeti egységek menüpont alatt rendelhetünk szervezeti egységhez). A bejövő irányú iratok kezelésének (érkeztetésének, bontásának, iktatásának) előfeltétele, hogy a felhasználó szervezeti egységéhez tartozó érkeztetőhelyhez tartozzon nyitott érkeztetőkönyv az adott évben. 1. ábra: Érkeztetőkönyvek menüpont Új érkeztetőkönyv rögzítését a találati lista felett található "Új" funkciógomb lenyomásával kezdeményezhetjük: 2. ábra: "Új" funkciógomb A felugró ablakban megadhatjuk az érkeztetőkönyvre vonatkozó adatokat: 98/222

99 3. ábra: "Érkeztetőkönyv" ablak Érkeztetőkönyv neve: Az érkeztetőkönyv elnevezése. Az elnevezés kizárólag az érkeztetőkönyvek menüpont alatt jelenik meg, a rendszer működését nem befolyásolja. Érkeztetőkönyv 99/222

100 Iktatókönyvek A Rendszer\Iktatás\Iktatókönyvek menüpont iktatókönyvek létrehozására, folytatására, megnyitására vagy lezárására szolgál. Választására megjelenik az Iktatókönyvek munkaterület. A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Osztott iktatóhely azonosító, Név, Év, Utótag és Szervezeti egység, létrehozás, zárás dátuma szerint is. A rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A feladatlistában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül megjelenítésre. A listában egy iktatókönyvre duplán kattintva megjelenik az Iktatókönyv karbantartása ablak. 100/222

101 A beszürkített mezők módosítására nincs lehetőség. Az iktatókönyv állapotától függ, hogy melyik mezők módosíthatók. Pl. ha még nem történt iktatás az adott iktatókönyvbe, akkor a Kezdete mező módosítható. Ha már volt iktatás, a mező beszürkül. Új iktatókönyv létrehozása A Rendszer/Iktatókönyvek menüpontban az Új ikonra kattintva tudjuk létrehozni, ill. paraméterezni az iktatókönyv leendő jellemzőit. 101/222

102 Osztott iktatóhely azonosító: több, azonos évben létrehozott iktatókönyv esetében célszerű un. előtaggal ellátni az iktatókönyveket, hogy a későbbiekben meg lehessen különböztetni az azonos azonosítóval rendelkező iktatószámokat. Iktatókönyv neve: adjuk meg az iktatókönyv nevét. Év: válasszuk ki az évet, amely a leendő iktatószámok utolsó azonosítóját képezi. Kezdete: Alapértelmezetten az 1 -es szám van megadva, de megadhatunk más kezdőszámot is. Különösen olyan esetekben, amikor a közigazgatási és/vagy magánszférában történik változás, és az addigi aktuális iktatókönyve(ke)t le kell zárni. Hogy ne kelljen elölről, más osztott azonosítóval rendelkező könyvet létrehozni, a lezárt könyv utolsó iktatószáma alapján adjuk meg a következő főszám számát. Vége: Legtöbbször a mező üresen van, mivel az iktatókönyvek utolsó főszámát mint korlátot nem szokták megadni. Ennek ellenére lehetőség van ennek szabályozására. Utótag: Az osztott iktatóhely azonosítóhoz hasonlóan utótagot is megadhatunk, ami az iktatószám tárgyéve után következik. 102/222

103 Szervezeti egység: Megadhatjuk az iktatókönyvet felügyelő szervezeti egységet Előző iktatókönyv: Szerelni kívánt ügyiratok esetében állítsuk be Megjegyzés: Iktatókönyvhöz tartozó egyéb információkat is közölhetünk Migrálás lezárva: Alapvetően a rubrikát hagyjuk üresen, kizárólag migrálás esetén kell a lezárást bekapcsolni, de akkor is csak a már meglévő migrált könyv esetében. Irattárazás: Mindenképpen pipáljuk ki a rubrikát abban az esetben, ha alapértelmezetten nincs kiválasztva, máskülönben a főszámokat nem tudjuk irattárazni! Meglévő iktatókönyv folytatása Évváltáskor célszerű az iktatókönyv folytatása gombra kattintani, mivel a csoportjogok bepipálásával a felhasználók - a korábbi könyv alapján - automatikusan jogot kapnak az új könyvre. Így, az új iktatókönyv létrehozásával ellentétben, nem kell külön az irattári tervet, és más jogosultságokat beállítani a felhasználóknak, kivéve az irattári tételek összerendelését 103/222

104 A 'folytatás' itt nem az előző könyv iktatószámának folytatását jelenti, hanem az előző évi könyv jellemzőit. Történetesen a felhasználók jogait, irattári tervet, és irattárazási tulajdonságokat. 104/222

105 Ügykörök A közigazgatási és magánszféra intézményein belül irattári terv tartozik az irattárazandó ügyiratokhoz. Az előbbi esetében kormányrendelet rendelkezik erről, utóbbi esetében pedig saját irattári tervet hoznak létre. A tervnek két fő része van: az ügykör, és az irattári tétel. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. Az ügykörök tulajdonképpen az irattári tételek csoportos összefoglalóját képezik, melyek alá azonos ügykörjelzésű (legtöbbször betű, de lehet szám is), de eltérő selejtezési vagy levéltárazási idejéről az irattári tételben kaphatunk pontosabb útmutatást. Új ügykör felvétele Kattintsunk az 'Új' ikonra és az alábbi kép mezőértékeit töltsük ki, majd a Rendben gomb segítségével hozzuk létre az ügykört: Az ügykör száma és megnevezése kötelezően kitöltendő mezők. Ügykörcsoport kiválasztásával kapcsolatban az 'Ügykör csoportok' fejezet foglalkozik. Workflow sablon: Rendelhetünk jóváhagyási folyamathoz is ügykört, amennyiben használják a funkciót. Máskülönben hagyjuk üresen. 105/222

106 Év: Az év mező évváltáskor nem változik (másolódnak az ügykörök), tehát ha beírjuk az adott tárgyi évet, évváltáskor is ugyanazt fogja iktatáskor zárójelben mutatni a következő tárgyi évben. Ha viszont jövőre változik az ügykör utólagosan is ki lehet tölteni az év mezőt vagy létrehozáskor is beírhatjuk azt. Ügykör módosítása Ügykör módosítására, törlésére csak addig van lehetőség, amíg nem történt iktatás arra az ügykörre. Kattintsunk kétszer a meglévő ügykörre, és módosítsunk a fenti kitöltött mezők valamelyikén. 106/222

107 Ügykör csoportok A funkció segítségével Ügykörhöz társítható csoportokat tudunk létrehozni, amikhez előre megadott határidőket adhatunk meg, akár munkaidő alapján is. Egy ügykörhöz egy ügykörcsoport kapcsolható. Szignáláskor (rendszer szintű határidő számítástól függetlenül) az ügykör választásával automatikusan ki fog töltődni az Intézési határidő mező, amennyiben ügykör csoport van hozzárendelve. Az automatikus kitöltéskor a napok számán túlmenően a határidő számítás mikéntjét is figyelembe veszi. A két határidő mező közül csak az egyik tölthető ki értelemszerűen. A választónégyzet bepipálásával dől el melyik mező írható. Új ügykör csoport Az Új gombra történő kattintással hozható létre új ügykörcsoport. Az adatokat a Rendben gombbal rögzíthetjük. Az X ikonnal a listából törölhetünk. 107/222

108 Irattári terv A Rendszer\Iktatás\Irattári terv menüpont az iktatáskor használt irattári tervek megjelenítésére szolgál. A felületen a meglévő irattári tervek adatait ellenőrizhetjük, módosíthatjuk, új irattári terveket hozhatunk létre (amennyiben szervezetünk év közben új irattári tervet vezet be, vagy évváltáskor létrehozzuk az új tárgyévre vonatkozó irattári tervet), ill. megváltoztathatjuk az irattári tervek irattári jeleinek megjelenését. Az 'Új' gombra kattintva vegyük fel az idei irattári tervet. A kövér betűvel és csillaggal ellátott mezők kitöltése értelemszerűen kötelező. Évváltáskor erősen javasolt az 'Irattári tételek másolása' rubrikát kipipálni abban az esetben, ha nem változik az ügykör és a tétel lista az új évben. Ezzel időt spórolunk meg, hiszen nem kell még egyszer felvinni őket. Ugyanez vonatkozik az 'Iktatókönyv hozzárendelések másolása' rubrikára is, mivel így a Rendszer/Iktatókönyv-tétel menüpontban csak a tételek melletti rubrikákat kell kipipálni. Ha végeztünk a terv létrehozásával, fontos, hogy a korábbi tervek lehetőleg inaktívak legyenek, ugyanúgy, mint a korábbi könyvek írási jogának megszűntetése évváltáskor. 108/222

109 Irattári jel megjelenése Egy irattári tervre való dupla kattintást követően a felugró ablakban módosíthatjuk az irattári jelek felépítését. Az irattári jel megjelenése mezőben kell felsorolnunk a használni kívánt építőelemeket melyek listája a mező alatt található. Amennyiben módosítani kívánjuk a felépítést, adjuk meg az újonnan használni kívánt építőelemeket, majd kattintsunk a Rendben gombra. 109/222

110 Irattári tételek Irattári tételek létrehozása Az irattári terven belül, az ügykörök leágazásai az irattári tételek, amikkel rendszerezni tudjuk ügyiratainkat (főszámokat) az irat tárgya vagy az ügy jellegénél fogva. A "Rendszer" főmenü, "Irattári tételek" menüpont alatt, az "Új" funkciógomb megnyomása után vehetünk fel új irattári tételt. Ezután kötelező mezőként ki kell töltenünk az irattári tervet, ügykört, levéltárba adhatóságot, irattári tétel kódot, érvényességet, valamint választható lehetőségként megadhatunk opcionális adatokat is. A "Rendben" gomb megnyomása után megjelenik a listában az újonnan felvett irattári tétel. 110/222

111 Ha évváltáskor nem történik változás az irattári tételeket átmásolhatjuk a következő évi iktatókönyvbe. Erről bővebben az Irattári terv című fejezetben olvashatunk. A fenti képen az irattári jel oszlopban lévő megjelenítési sorrenden szintén az Irattári terv menüpontban változtathatunk (lásd: irattári jel makrók), ami iktatáskor is ugyanabban a sorrendben jelenik meg. Irattári tételek könnyebb átláthatósága érdekében lehetőség van Csoporthoz való rendeléshez is (lásd: Irattári tétel csoportok) 111/222

112 Irattári tétel csoportok Ügykörökön felül lehetőségünk van irattári tétel csoportok felvételére is. Ezzel az ügykörökön felül is van lehetőség a rendszerezésre. Az Új gombra kattintva hozzuk létre az irattári tétel csoportot. Írjuk be a csoport nevét, és adjunk meg egy kódot hozzá. A létrehozott csoportnak alcsoportot is hozhatunk létre a már előzően felvitt kiválasztásával a Csoportja legördülőben. 112/222

113 Iktatókönyv - tétel A funkció azt a célt szolgálja, hogy az adott iktatókönyv kiválasztásakor mely tételek jelenjenek meg a mezőbe való gépeléskor. Alapvetően mindent tételt ki szoktak jelölni, de ha egy könyvhöz a tételek egy szűkebb körét szeretnénk rendelni, akkor azt itt megtehetjük. A menüpontra kattintva a már előzően felvett iktatókönyvre kattintsunk kétszer, és pipáljuk ki a hozzárendelendő irattári tételeket. Az összerendelést mindenképpen el kell végezni (főleg évváltáskor), még ha csak egy irattári tétel is van, máskülönben az iktatás felületen nem tudjuk az iktatási folyamatokat befejezni, és nem kapunk iktatószámot. Hasonló a helyzet új irattári tétel esetén: az összerendelést mindenképpen el kell végezni ahhoz, hogy a kiválasztott iktatókönyv alá a többi tétel közül is ki lehessen választani. 113/222

114 Egység - tétel Szervezeti egységhez rendelt irattári tételek Lehetőségünk van külön a szervezeti egység alá rendelni irattári tételeket, így, ha iktatáskor az adott tétellel iktatunk, az irat megosztásra kerül a hozzárendelt szervezeti egység alatt lévő felhasználók felé. Ahhoz, hogy az iratmegosztás működjön, a Rendszer/Modulok 'Dokumentum megosztás' funkciót Ügyfélszolgálati oldalunk segítségével be kell kapcsolni. Bővebben: Modulok című fejezet. 114/222

115 Ágazatok Ügykörök rendszerezése A DMSONE Ultimate PE rendszere alapértelmezetten a közigazgatási (közszférán belüli) intézmények egységes irattári tervének a 78/2012. (XII. 28.) BM rendelethez tartozó Különös rész című fejezet mellékletét tartalmazza. Tulajdonképpen az ügykörök betűvel helyettesített, un. ágazati jelölését tűnteti fel. Amennyiben a belső iratkezelési szabályzat eltér a közigazgatási rendelet előírásától, úgy vegyünk fel újat, és adjuk meg az ágazat elnevezését és kódját, vagy módosítsuk a meglévő ágazati elnevezéseket dupla kattintással a meglévő ágazatra. 115/222

116 Iktatás sablon Amennyiben sokszor ugyanazokat a mezőértékeket kell kitöltenünk, érdemes iktatási sablont felvenni, amit új gyors iktatás esetén be tudunk tölteni. A képen látható értékeket lehet a sablonhoz felvenni: Természetesen több sablont is felvehetünk, amik közül válasszuk ki a legmegfelelőbbet a gyorsiktató felületen található Betöltés gomb segítségével. 116/222

117 A következő lépésben válasszuk ki az iktatási sablonunkat, hogy betöltsük a korábban felvitt értékeket. 117/222

118 Partnertörzs A Rendszer\Partnertörzs kategória alá tartozó menüpontokban a DMSONE Ultimate partner adatbázisához tartozó törzsadatokat tarthatjuk karban. Címtár Partnercím felvétel Bővíthetjük címtárunkat, ha külön felveszünk címeket, melyeket partnerfelvételnél tudunk használni mint törzsadatot. Ha a képen látható kötelező mezőket kitöltjük, egy új partner rögzítése esetén a beírt irányítószám segítségével az ország és a település is automatikusan kitöltődik. Cím típusok Partnerfelvételnél címtípus bővítés 118/222

119 Partnerfelvételkor alapvetően két un. "gyári" címtípust találhatunk: az egyik az állandó, a másik a levelezési cím. Amennyiben szeretnénk több típust felvenni, kattintsunk az Új gombra és töltsük ki a név- és kódmezőket. Az újonnan felvett típusok azonban már nem gyáriak lesznek, de alapértelmezett címként beállíthatjuk a kívánt partnernél. 119/222

120 Elosztólista Partnercsoportosítás Lehetőség van ún. többes fél felvitelre is, ha az elosztólistában felveszünk egy nevet egy megadott kóddal, majd a felvett névhez hozzáadjuk a kívánt partnereket. Ennek a segítségével hagyományos kimenő iktatásnál lehetőségünk van több címzettet kiválasztani az alábbi módon: Kattintsunk a fejlécen lévő kimenő iktatás gombra, majd válasszuk ki, hogy főszámra vagy alszámra szeretnénk iktatni. Az kitöltendő mezők fülein a további címzetteken belül az elosztólistában válasszuk ki a korábban felvett elosztólistánkat. 120/222

121 Helyrajzi számok Utcanév nélküli címzés A funkció a rendszerben nyilvántartott helyrajzi számok karbantartására, illetve új helyrajzi számok felvitelére használható. A Városhoz tartozó Törzsszámot (helyrajzi számot) vegyük fel, mint kötelező elem. Amennyiben a szám megkívánja, egészítsük ki az alábbi paraméterekkel: - Alátörés: A földrészletek helyrajzi száma eredendően egész szám. Ha egy földrészletet megosztanak több felé, a helyrajzi szám alátörést kap. Pl. az 1234 hrsz. 3 felé oszlik, akkor 1234/1, 1234/2 és 1234/3 hrsz. lesz belőle. - Épület: A társas ingatlanoknál van egy speciális helyrajzi szám is: a lakások helyrajzi száma. Ez nem önálló helyrajzi szám, hanem egy főszámhoz tartozó alszám. Minden lakásnak van egy ilyen száma. Ennél a főszám a földrészlet helyrajzi száma, amelyen az épület(ek) áll(nak). Az épületeknek nagy betűkkel vannak megkülönböztetve (A, B, C...), azon belül pedig minden lakásnak van száma, a társasház alapító okiratban foglaltak szerint. Pl. 1245/5/B/28 a hrsz. - Albetét: Ha egy társasházban több lakás van, akkor a Hrsz-nak ún. albetétjei is lehetnek, amelyek tulajdonképpen az egyes lakásokat jelentik. Ezeknek egyesével albetétesített Hrsz-t adnak. 121/222

122 Kapcsolattartó típusok Ügyfélkapcsolattípus lehetőségek A funkció kapcsolattartó típusok felvételére szolgál, az alábbi kép alapján Alapvetően két típus létezik: a belső és a külső kapcsolattartó. Leginkább egyedi fejlesztésnél, un. metaform megléte esetén szokás használni, mellyel szabályozni lehet az egyes hivatalos iratok kiküldését. A partnereknél rögzített kapcsolattartó, amennyiben az belső, minden esetben az iktatóprogramot használó szervezet kollégáit jelenti. A külső kapcsolattartó az adott partnerhez tartozó konkrét személyt jelöli. 122/222

123 Közterület típusok Magyarországon használatos közterület típusok A Központi Statisztikai Hivatal által közzétett Módszertani dokumentáció / osztályozások összes közterülettípus törzsadatként szerepel az iktatóprogramban. Amennyiben módosul a án közzétett lista, az Új ikonra kattintva vegyük fel a létrehozandó típust. 123/222

124 Országok Mind a hazai, mind a nemzetközi címek felvitelét, országbesorolása határozza meg. Amennyiben mégsem szerepel a kívánt címhez tartozó ország, az 'Új' ikonra kattintva rögzítsük, beleértve annak kódját és ISO kódját is. 124/222

125 Megyék A menüpont tartalmazza az összes magyarországi megyét, beleértve azok kódját. Amennyiben szükséges a lista bővítése, az "Új" funkciógombbal lehetőség van további megyék felvételére. 125/222

126 Települések Megyékhez tartozó települések Amennyiben nem találjuk meg a kívánt települést, az 'Új' gombra kattintva rögzítsük, a hozzá tartozó megyével együtt. 126/222

127 Ügyfél kategóriák Speciális partnerek megkülönböztetése A funkciót kivételes esetben, külön ügyfélkérésre hoztuk létre, tehát használata specifikus. 127/222

128 Ügyfél típusok Partnerfelvételkor kiválasztható kategóriák Az ügyféltípusok nem módosíthatóak; értelemszerűen magánszemély esetén a 'Magánt', cég és egyéb intézménynél a 'Közületet', a szoftvert használó intézményen belül felvitt partner esetén pedig a 'Belső ügyfelet' válasszuk ki. Az 'Egyedi' és a többi ügyfél típus tartalmát az Ügyfelek résznél részletezzük. 128/222

129 Ügyfél adat típusok Bővíthető elérési címek Az Egyéb vagy Elérhetőségi adatoknál vehetünk fel plusz elérhetőségeket. 129/222

130 Ügyfelek Partnerrögzítési lehetőségek Partnerfelvétel Belső ügyfél Kattintsunk az 'Új' gombra. Az alábbi lehetőségek közül választhatunk: 130/222

131 A Belső ügyfél adatoknál töltsük ki a megfelelő mezőket. Ami megkülönbözteti a többi ügyféltípustól a belső ügyfelet, az a Szervezet legördülő, mely kötelező kitölteni, ezért válasszuk ki az intézményen belül dolgozó kolléga szervezeti egységét (hogy mely egység alá van beosztva a szervezeten belül). Mindegyik partnertípus esetében a 'közös adatok' rész azonos. A 'Cím típus' lehet állandó vagy levelezési cím; ha beírjuk az irányítószámot, a megye, a település és az ország mezők automatikusan kitöltődnek. Külső küldés beállítása esetén küldhetünk t a felvitt ügyfélnek, amennyiben az értesítést fogad rubrikát kipipáljuk és rögzítünk címet. 131/222

132 A Globális partnertörzsbe mentés rész tulajdonképpen az Ügyfél kategóriában lévő speciális ügyféltípusnak felel meg. Amennyiben használni szeretné a funkciót, kérjük érdeklődjön Ügyfélszolgálati oldalunkon! A kiválasztott ügyféltípus alapján az Azonosító adatok fül is akként módosul: a belső ügyfél esetében a fenti képen látható mezőket tölthetjük ki. Közület/Egyedi A Belső ügyféllel ellentétben a Közület/Egyedi kiválasztásakor módosul a rögzítő felület, illetve az Azonosító adatok fül tartalma. Szervezet/Cégnév mező jelenik meg, továbbá megadhatunk rövidített nevet is. Magán Magánszemély felvétele majdnem megegyezik a Belső ügyféllel, azzal a kivétellel, hogy nem szerepel Szervezet és Beosztás a Magánszemély adatoknál. Rögzítés után aktívvá váló fülek Amennyiben rögzítjük a kívánt ügyfelet, az alábbi fülek aktiválódnak: A korábban (lásd:fent) leírt azonosító adatok mellett a Cím és elérhetőségi adatok fül is megjelenik, ahova további címeket vihetünk fel, elsősorban levelezési címet. A korábban rögzített állandó cím már rögzítve van. A További adatok fülön az alábbi mezőkkel lehet bővíteni a partneradatokat: Elérhetőségi adatok esetében: 132/222

133 Egyéb adatok esetében: A Kapcsolattartó fülön külső vagy belső partnert tudunk hozzárendelni: 133/222

134 Végezetül a Partnerkódok között ellenőrizhetjük, hogy esetleges külső rendszerből (Libra, EcoStat, ÖNKADÓ, stb.) származó partnerszinkronizáció esetén milyen idegenkóddal (a külső rendszerben rögzített kóddal) van a partner ellátva. Ezen idegenkódok közül az alábbi típusok fordulhatnak elő: Saját vagy egyedi partnerintegráció esetén a "kapcsolt rendszer 1 és 2" lesz a meghatározó, az összes többi kormányzati hálózati rendszerhez köthető, melyeket az Octopus szoftver kapcsol össze a DMSONE Ultimate-tal. 134/222

135 A különböző kapcsolt rendszerekhez külön menüpontok is tartoznak, amihez külön testreszabási konfiguráció esetén aktíválódnak. 135/222

136 Törzsadatok 136/222

137 Adathordozó típusa A menüpontban az adathordozó legördülő mezőben kiválasztható adathordozókat rögzíthetjük, módosíthatjuk, törölhetjük. Új adathordozó létrehozása a gyári meglévők mellett az alábbiak szerint rögzíthető: Név: Az adathordozó elnevezése, amely meg fog jelenni a legördülő mezőben. Kód: Az adathordozó egyedi azonosítója. (Az adathordozó megkülönböztethetőségét szolgálja, a program működését nem befolyásolja.) Kimenő folyamat: A jelölőnégyzet bepipálásával a kiválasztott adathordozó végig fog menni a teljes kimenő folyamaton (kiadmányozás, expediálás, postázás). Amennyiben nem pipáljuk a jelölőnégyzetet, akkor a kiválasztott adathordozóval ellátott iratok kimenő iktatás esetén automatikusan elintézett státuszúvá válnak. Ha a kimenő gyorsiktatón kimenő folyamatot nem kezelő adathordozót választunk, akkor a kimenő folyamattal kapcsolatos adatmezők eltűnnek a felületről. Elektronikus: A jelölőnégyzet bepipálásával jelezhetjük, hogy az adathordozó elektronikus jellegű. Nem befolyásolja a program működését. Az alábbi képen az alapértelmezetten felvitt gyári adathordozó típusok és azok elektronikus vagy kimenő folyamat tulajdonságait láthatjuk. Ha szükséges, módosíthatunk rajtuk. 137/222

138 138/222

139 Adathordozó - beérkezés Iktatáskor sablon felvétel /* Amennyiben szeretnénk állandó adathordozó és beérkezésmódot felvinni, azaz az iktatáskor szabályozni, hogy melyik adathordozóhoz tartozzon beérkezésmód, az alábbi kép alapján vegyünk fel különféle párosításokat.*/ Állandó adathordozó és beérkezési mód párosítása az alábbiak szerint rögzíthető: Adathordozó: Az Adathordozó típusa menüpontban rögzített adathordozók választhatók ki a legördülő menüben. Beérkezés módja: A Beérkezés módja menüpontban rögzített adatok választhatók ki a legördülő menüben, ami így az egyes adathordozókhoz rendelődik. Ha a beállítás sikeres, iktatáskor csak a felvitt kombinációkat lehet használni, máskülönben a program az alábbi üzenettel figyelmeztet: 139/222

140 140/222

141 Adatlapséma A funkciót önkormányzatoknak célszerű használni, a hatósági statisztika kitöltését segíti. Előre paraméterezett adatlapsémák felvételére van itt lehetőség, amelyek a hatósági adatlapok kitöltésekor használhatók. Ezáltal a gyakran használt kombinációkat nem kell kézzel felvinni, a rendszer automatikusan ki fogja tölteni a sémához rendelt, előre definiált értékeket. 141/222

142 Adatlap típus Önkormányzati és államigazgatási adatlapok hatósági statisztikához Közigazgatási intézmények (önkormányzatok) kötelessége minden félévben hatósági statisztikát készíteniük a 288/2009. (XII. 15.) "Korm. rendelet az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és adatátvételeiről", valamint a 37/2015. (XII. 28.) NGM rendelet "az önkormányzati adóhatóság hatáskörébe tartozó adók és adók módjára behajtandó köztartozások nyilvántartásának, kezelésének, elszámolásának, valamint az önkormányzati adóhatóság adatszolgáltatási eljárásának szabályairól" jogszabályok alapján. A leadási időszakot megelőzően ezen ügyfelek külön telepítőfájlt kapnak, mely tartalmazza az aktuális statisztikához szükséges formanyomtatványokat, hogy az ügyiratforgalmi, az önkormányzati, és az államigazgatási statisztika generálását sikeresen elvégezhessék. Az adatlapok kitöltését az 'adatlap' irattípus tartalmazza, mely iktatószám rögzítést követően az irattípushoz tartozó előugró ablakban fog megjelenni. Figyelem! A menüpont kizárólag fejlesztői használatra van létrehozva! 142/222

143 Beérkezés módja A Rendszer\Törzsadatok\Beérkezés módja menüpontban a rendszerben használható gyári beérkezés módokon felül rögzíthetünk egyedi beérkezés módokat, melyeket a későbbiekben új irat érkeztetésekor használhatunk fel. Új beérkezés mód rögzítéséhez kattintsunk az Új funkciógombra, majd a felugró ablakban adjuk meg a beérkezés mód elnevezését és kódját. A rögzítéshez az adatok kitöltését követően kattintsunk a Rendben gombra. 143/222

144 Beosztások Belső ügyfélhez tartozó metaadat Belső ügyfél rögzítésekor (ami a Rendszer/Partnertörzs-Ügyfelek menüpontban található) megadhatunk beosztási értéket is az alábbi kép alapján: Így kiegészíthetjük a belső ügyfelünket plusz beosztási információval. 144/222

145 Dokumentum címkék Címkék felvétele dokumentumok (alszámok) számára Ahogy a papír alapú dokumentumok esetében is, az elektronikus iratkezelésen belül is címkézhetünk fel iratokat. Ehhez az alábbi kép alapján végezzük el a szükséges rögzítéseket: Általában a címkéket színnevekkel szokták ellátni, de természetesen lehet más típusú elnevezéseket is alkalmazni. Fontos, hogy a Címkék mezőérték aktív legyen a gyorsiktató felületen, amit a Rendszer/Gyorskitöltő mezőin belül tudunk láthatóvá tenni. 145/222

146 szövegek küldési lehetőség feladat érkezéséről /* Ha szeretnénk, hogy az adott felhasználó -es értesítést kapjon egyes feladatokról, a menüben az alábbi lehetőségeket tudjuk beállítani: */ A rendszer alkalmas automatikus értesítések küldésére az egyes feladatokról a felhasználók részére. Ezen feladatok listája a Rendszer menükategória Törzsadatok/Feladatok menüpontban található, ugyanitt módosítható egyenként az Alapértelmezett következő feladat és a Feladatról küldés. /* Első körben ellenőrizzük a Rendszer/Felhasználó menüpontban, hogy a felhasználó beléphet-e és van-e cím hozzárendelve, amiről értesítést is kap. Ezen kívül a Rendszer/Program menüpontban ellenőrizzük le, hogy az E- mail küldés 'igen'-re van állítva. */ 146/222

147 Az alábbi feltételek szükségesek az értesítő működéséhez: 1. A Rendszer/Felhasználók menüpontban adott felhasználó beléphet a rendszerbe, értesítést fogad, és van hozzárendelve érvényes e- mail cím. 2. Rendszer\Beállítások\Program menüpont alatt az küldés programbeállítás értéke Igen legyen 3. Felkonfigurált küldés típusú külső rendszer, ami a Rendszer\Beállítások\Külső rendszer menüpont alatt található. Itt szükséges megadni egy működő smtp szerver beállításait és a hitelesítési adatokat. 4. A megfelelő szövegnél a Küldés? jelölőnégyzet legyen bepipálva és legyen kitöltve az szövege. Programbeállítás függvénye, hogy központi címről küldjük az t, vagy az értesítő felhasználó nevében (utóbbi esetben SEND AS jogot kell adnunk az összes felhasználó mail fiókjára). Mindezek után beállíthatunk szöveget az adott gyári feladatról a kép szerinti lista alapján az Átvételre vártól a Változásig bezárólag. Az szövegében fogalmazzuk meg a küldendő levél tartalmát; célszerű a jobb oldalon látható makrókat is használni, ha automatikusan szeretnénk kiegészíteni a levél tartalmát az irat adataival. A makró beillesztésekor ne felejtsük el a '{{' kapcsos zárójeleket is beilleszteni! /* A felhasználható makrók listája fentről-lefelé sorrendben: */ 147/222

148 148/222

149 E-másolat határidők Elektronikus iratok elvégzéséről szóló másolatkérés Ha szeretnénk egy fizikai adathordozó alapú iratról szkennelt csatolmányt készíttetni egy kollégával, hogy az adott irat szerepeljen az általunk beiktatott irat alatt, kérhetünk erről határidővel ellátott e-másolatot. 1. Az alábbi kép alapján vegyünk fel óraszámban megadott határidőt: 2. A Rendszer/Felhasználói csoport menüben a megfelelő csoporto(kat)t kiválasztva keressük meg az 'e-másolat kérése' és az 'e-másolat készítése' menüjogot, majd agyuk hozzá a megfelelő csoport(ok)hoz. Akinél az e-másolat kérése van, az alábbi módon adhatja meg a kérést: 149/222

150 Ki kell választani először az iratot, majd a korábban beállított határidőt. A 'Rendben' gomb megnyomása után, a megkért felhasználónál megjelenik az irat. Tehát, akinél az e-másolat készítés jog van, ő a megbízott fél. A jog megadása után, és kilépés, belépés után a menüpont megjelenik a Feladatok/Irattárazás menüben (lásd: fent a képen), ahol a kérés elküldése után a megjelenő iratnál elkészítheti a szkennelt csatolmányokat a kérő számára. 150/222

151 Etikett sablonok Borítékhoz és egyéb címkézéshez használt sablonok felvitele Az alábbi kép alapján rögzíthetünk valós etikett méreteket. Nevezzük el őket, és vegyük fel az adataikat, köztük a legördülőben megadható típusok közül a legmegfelelőbbet. 151/222

152 Fontos, hogy valós etikett méretet állítsunk be, mert minden egyes rosszul megadott mezőadat esetében figyelmeztető jelzést kapunk! A szöveg mező tartalmazza az etiketten lévő szöveget, amit kötelező igazítani a nyomtatás előtt. Feltüntethetjük az iktatószámot is, továbbá a címsorban és a szövegben használható makrókat, de legtöbb esetben ezekre nincsen szükség. Lehetőleg a Bekezdés igazítása alatti mezőértékeket hagyjuk üresen. 152/222

153 Expediálás módja A kimenő iratok expediálásakor kiválasztható expediálás módokat rögzíthetjük a menüpont alatt. Az új postázás modulnak egy elég lényeges, sok változáson átesett törzsadata, az expediálás mód határozza meg, hogy a kimenő folyamat végén mely kézbesítés menüpontba (postai kézbesítés, elektronikus kézbesítés, külön kézbesítés) fog kerülni a küldemény. Név: Az expediálás mód elnevezése, ami meg fog jelenni az expediálás mód legördülő mezőben. Kód: Az expediálás mód egyedi azonosítója. (Az expediálás mód megkülönböztethetőségét szolgálja, a program működését nem befolyásolja.) Automatikus kézbesítés: A jelölőnégyzet bepipálásával az adott expediálás móddal ellátott iratok automatikusan kézbesítésre kerülnek. Fizikai küldési mód: Ez a paraméter határozza meg, hogy a kiválasztott expediálás móddal expediált küldemények melyik kézbesítés menüpontba fognak kerülni. A fizikai küldés módjától függően az alábbi menüpontokba kerülhetnek a küldemények. 153/222

154 A KÉR kézbesítés, illetve a KÉR Postai Hibrid kézbesítés modult alapértelmezetten nem tartalmazza rendszert. Amennyiben érdeklődnek a modul iránt, kérem, vegyék fel a kapcsolatot a DMS One Zrt. ügyfélszolgálatával. Alapértelmezett adathordozó : Itt hozzárendelhetünk egy szabadon választott adathordozót az expediálás módjához. Kimenő iktatás esetén miután kiválasztottuk az expediálás módját, automatikusan ez az adathordozó fog bekerülni az adathordozó típusa mezőbe. Kérjük, ügyeljen arra, hogy ha kézbesíteni szeretné a kiválasztott expediálás móddal ellátott iratokat, akkor ne válasszon olyan adathordozót, ami nem kezel kimenő folyamatot ( Kimenő folyamat jelölőnégyzet). Rendszer típusa : Elektronikus kézbesítés fizikai küldés móddal ellátott iratok esetén kiválaszthatjuk, hogy melyik külső rendszert használja a program a kimenő folyamat esetén. Jelenleg kizárólag a KÉR külső rendszer használata lehetséges. Paraméterek : A kiválasztott expediálás módot további egyedi beállításokkal szabhatjuk testre. Az egyedi paramétereket a Paraméterek gomb lenyomásával rögzíthetjük. A paraméterezés funkció kizárólag Postai kézbesítés, KÉR Postai hibrid kézbesítés fizikai küldés módoknál alkalmazható. 154/222

155 Az alábbi paramétereket adhatjuk meg: Küldemény típus: A kiválasztott expediálás módnál alapértelmezetten kiválasztásra kerülő küldemény típus. Súly / Formátum: A kiválasztott expediálás módnál alapértelmezetten kiválasztásra kerülő súly / formátum. Postai szolgáltatások: A mező mellett található ceruza ikonra kattintva kiválaszthatjuk, hogy az adott expediálás móddal expediált iratok milyen postai szolgáltatásokkal kerüljenek postázásra. Postakönyvet kezel: A jelölőnégyzet bepipálásával beállíthatjuk, hogy az adott expediálás móddal expediált iratok kerüljenek-e postakönyvbe. Postai megállapodás azonosító: Kiválaszthatjuk, hogy az adott expediálás módhoz mely postai megállapodás tartozik. A paraméterezést követően az egyes beállítások a Paraméterek ablakrészben kerülnek rögzítésre. 155/222

156 Feladatok Alapértelmezett következő feladat kiválasztása Egyes esetekben a gyárilag rögzített következő feladatokat iktatáskor bizonyos esetekben módosítani lehet. A kiválasztási lehetőség azonban korlátozott és nem terjed ki minden feladatra, különösen, amihez nincsen rendelve semmi. Ahogy a képen is látszik, a 'dokumentum lezárásánál' alapértelmezetten 'irattárazás' van kiválasztva, de lehetőség van 'irattári előkészítést' is beállítani. 'Dokumentum véleményezése' esetén például nincs lehetőség semmilyen alapértelmezett következő feladat elvégzésének kiválasztására, mivel a véleményezés nem szerves része az iktatási folyamatnak. A következő feladatról t is küldhetünk; az értesítők beállításáról a korábbi fejezetekben olvashat. Figyelem! Alapértelmezett következő feladat módosítását csak és kizárólag alaposan megfontolt indokkal lehetséges! Lehetőség szerint módosításokat ne végezzenek el a menüpontban! 156/222

157 Felfüggesztés okok Főszám felfüggesztése Amennyiben szükséges egy főszám felfüggesztése, annak indoklása kötelező megadni. Ennek megadását a Felfüggesztés menüpontban tudjuk megadni az alábbi kép alapján: 157/222

158 Hírek karbantartása Kézi feladatküldés a hírfolyam felületen A hírfolyam felületén automatikusan megjelenő híreken kívül új hírfolyamot is generálhatunk az alábbi mezők segítségével: Válasszuk ki a szervezeti egységet, töltsük ki a tárgy, és a megjegyzés mezőket, valamint adjuk meg az érvényességi időt. 158/222

159 Irat állapota További mezőelnevezések az irat állapotára vonatkozóan A különféle következő feladatok, illetve az irat helyénél (Listák/Irat helye) meghatározott állapotokat az Irat állapota menüpontban is kiegészíthetjük az egyes iratok esetében. Vegyünk fel állapotelnevezéseket, mint például 'felfüggesztve', stb. elnevezésekkel, amit később az ügyirattérképen is ki tudunk választani, majd rögzíteni. A felvitt állapotot a dokumentumtérképen tudjuk kiválasztani, és rögzíteni. 159/222

160 160/222

161 Irat jellemzők További adatok megadása iratok jellemzésére Hasonlóan az irat állapotára vonatkozóan, az irat jellemző esetében is plusz információt rögzíthetünk, ami szintén az irat állapotának megfelelően rögzíthetünk az adott alszám jellemzőin belül a dokumentumtérképen. 161/222

162 162/222

163 Irattárak Irattárak felvétele A meglévő gyári 'központi irattár' mellett egyéb átmeneti irattárakat is felvehetünk az alábbi kép segítségével: Amennyiben ezen az irattárakat választjuk, akkor a Feladatok\Eseti feladatok\központi irattárba helyezés menüpontba fognak érkezni az iratok. Innen később központi irattárba tudják helyezni, vagy továbbadni irattárazási feladatra. Felhívjuk figyelmét, programbeállítás befolyásolja, hogy átadja irattárazási feladatra, vagy közvetlenül a központi irattárba helyezi-e a rendszer. Figyelem! Végső irattárazáskor mindenképpen a központi irattárat kell megadni, illetve áthelyezni az átmeneti irattárakból a főszámokat, mert a selejtezés vagy levéltárazás idejét csak a központi irattár követi! 163/222

164 Irat típusa Irattípus bővítés A meglévő irat típusokon kívül lehetőségünk van újabb irat típusokat felvenni az 'Új' gombra kattintva: 164/222

165 Kezelési utasítás Kiadmányozás feladat elvégzésekor a Kezelési utasítás legördülő mezőben megjelenő értékeket bővíthetjük, módosíthatjuk, törölhetjük. Új kezelési utasítás létrehozása a gyári meglévők mellett az alábbiak szerint rögzíthető: Név: A kezelési utasítás neve, ami a legördülő mezőben megjelenik. Kód: A kezelési utasítás egyedi azonosítója. (A program működését nem befolyásolja.) 165/222

166 Kézbesítés prioritása /* A gyári beállítások mellett, ha szeretnénk a postai kézbesítések prioritását kiegészíteni, nyomjunk az 'Új' gombra. */ A funkció a postai kézbesítések prioritásának gyári beállításai kiegészítésére szolgál. 166/222

167 Kölcsönzés célja Irattárban lévő főszám kölcsönzési célja Az irat irattárból való kivételekor kettő lehetőség van: - közvetlen iratkiadás (Feladatok / Iratkiadás / Új), - iratkikérés (Feladatok / Iratkikérés /Új). Utóbbi esetben az iratkiadás menüpontba kerül az irat, ahol külön ki kell adni az iratot. Mindkét esetben kötelező megadni az iratkikérés célját. Betekintés: Iratkiadás menüben indított betekintési folyamat az Iratkiadás menüben lévő listába fogja az iratot rakni (tehát nem kerül az adott user Ügyirataim menüjébe). Ezt a betekintést az Iratkiadás / Betekintés engedélyezése gombbal kezelhető. Ennek a gombnak csak akkor kell aktívnak lennie, ha az iratkikérés vagy 167/222

168 iratkiadás célja betekintés volt (emellett az Iratkiadás / Iratkiadás gomb inaktív). Ellenkező esetben pedig pont fordítva kell a két gombnak funkcionálnia. A betekintés engedélyezése csak naplózza a betekintés tényét, majd visszahelyezi az irattárba az ügyiratot. Kölcsönzés: Az ügyintézéstől eltérően itt nincs visszanyitva az ügyirat, így nincs lehetőség lezárásra sem. Minden ügyirattérképen csak olvashatóak az ügyirat adatai. Iratkiadás / Iratkiadás gomb hatására az adott felhasználó Ügyirataihoz kerül a kölcsönzött ügyirat. A Feladatok / Ügyirataim / Lezárás gomb ennél a típusnál inaktív, helyette a Visszaadás gomb lesz aktív, ahol ki kell választani az irattározó felhasználót. Az irattározó felhasználónál a Feladatok / Irattárazás menüpontban az iratra az Irattárazás gombnak inaktívnak kell lennie, ugyanekkor a Visszavétel gombnak aktívnak. A Visszavétel gomb hatására lezáródik a kölcsönzési folyamat és az irat visszakerül az irattárba. Ügyintézés: Hagyományos folyamatok érvényesek rá, az ügyirat az Ügyirataim menüpontba kerül, alszámaival együtt az Irataimba. Szerelés: Egyenértékű az Ügyintézés funkcióval. Utólagos szerelés az Ügyirataimból végezhetünk. 168/222

169 Küldeménytípusok/Postai díjszabás A Magyar Posta Zrt. által előírt küldeménytípusok A küldeménytípusok menüpontban lényegében már nem tudunk dolgozni, mivel amúgy is azok vannak érvényben, amit a Magyar Posta előír. Viszont a postázáshoz szükséges postai díjtételek segítségével a küldeménytípusok jellemzőin tudunk módosítani. Ehhez kapcsoljuk be a Rendszer / Felhasználói csoport menüponton belül egy kulcs csoportra kattintva (ha más nem az Adminisztrátor csoportra) és keressük meg a postai díjtétel jogot a 'Menü' fülön. Nyomjunk a 'Rendben' gombra, lépjünk ki, majd vissza a programba, és az alábbi menüpontot kell, hogy lássuk: 169/222

170 Ahhoz, hogy a postai díjtételeket fel tudjuk tölteni, először létre kell hozni egy névvel ellátott, lehetőleg alapértelmezett sort, ezt követően duplán kattintva a Feltöltés gombra tudjuk a táblázatot integrálni. A postai díjtételek minden esetben megegyeznek az aktuális Magyar Posta Zrt. által közzétett díjszabással. A díjszabás táblázatát évváltáskor szíveskedjen igényelni a DMS ONe Zrt. Ügyfélszolgálatán! Köszönjük. 170/222

171 Levéltári átvevő Levéltári ügyintéző felvétele Egyes irattárban lévő ügyiratok levéltárazási idejének eljövetelekor szükséges levéltári átvevő ügyintézőt rögzíteni. Ehhez az alábbi módon vegyünk fel levéltári átvevőt a megadható felhasználók közül: 171/222

172 Levéltári kódok Gyári levéltári kódok Alapvető esetben az irattári tervhez tartozó gyári levéltári kódokat ne változtassuk meg, kivéve, ha az arra jogosult intézmény irattári terve másképpen rendelkezik. Ha kiegészítésre szorul a levéltári kód, vegyünk fel újat. Figyelem! A korábbi évek irattári tervének levéltári kódjait is módosíthatja, ha a gyári kódokon utólagosan változtatni szeretne. Ez ügyben Bevezetéskor és egyéb konzultációkor kérdezze meg munkatársunkat! Köszönjük. 172/222

173 Melléklet fajták Rögzíthető melléklet fajták A gyárilag rögzített melléklet fajtákat az alábbi módon van lehetőség kiegészíteni: Az adott melléklet fajtát Bontáskor tudjuk megadni. 173/222

174 Melléklet típusok Bővíthető melléklet típusok A gyárilag rögzített melléklet típusokat alábbi módon lehet kiegészíteni: Kattintsunk az 'Új' gombra, majd rögzítsük fel az új típust név és kód megadásával. 174/222

175 Minősítések Minősítés rögzítése Bontáskor az irat minősítésére vonatkozó szabályzatnak megfelelően kell az adott minősítést rögzíteni az alábbi kép alapján: 175/222

176 Naptárak Évváltáskor szükséges menüpont használata Évváltáskor szükséges lépés az új naptár felvétele. Kattintsunk az 'Új' gombra, majd írjuk be az új, aktuális évet. FIGYELEM! Az év vége felé közeledve érdemes a következő évi naptárak rögzítését elvégezni, ugyanis ha iktatáskor az irat határideje már a következő évre nyúlik és nem rendelkezünk az adott évre naptárral, akkor a program hibaüzenettel fogja azt a felhasználóknak jelezni. 176/222

177 Postai megállapodások Postakönyvön szereplő vevőazonosító rögzítése Egy postakönyvhöz mindig tartozik egy megállapodás azonosító, amit a postakönyv megnyitásakor kell kiválasztani. A postai megállapodás azonosító pedig iktatóhelyhez van kötve, így csak azok közül a megállapodás azonosítók jöhetnek fel, amelyek az adott iktatóhelyhez kapcsolódnak. Ezen a felületen vihetünk fel új, illetve módosíthatunk meglévő postai megállapodásokat. ÚJ létrehozása: Kötelező mező: Kód, Név és Iktatóhely Kód: Egyéni azonosító, a program működését nem befolyásolja. Név: Postakönyv létrehozásakor a Postai megállapodások legördülő mezőben fog megjelenni. Iktatóhely: Itt megadhatjuk az általunk szabadon kiválasztott iktatóhelyet. 177/222

178 Postázási ragszámok A menüpont alatt ragszám tartományokat hozhatunk létre az egyes postai megállapodásokhoz, ill. módosíthatjuk, törölhetjük azokat. A ragszám képzés az alábbiaknak megfelelően változik attól függően, hogy belföldi vagy külföldi ragszámot választunk: Belföldi RAG szám képzése: [elotag][posta hely][sorszam][cdv] pl: RL Nemztetközi RAG szám képzése: [elotag][sorszam][cdv][elotag] pl: RR HU A két típus teljesen eltér egymástól, illetve a CDV generálás algoritmusa is más. A belföldi sorszáma az 9 db számjegyből áll és egy CDV számjegyből, a nemzetközié pedig 8 db számjegyből és egy CDV számjegytől. Tehát más a hossza is, és különböző számú nullákkal kell feltölteni az értéket balról. Új postázási ragszám tartomány létrehozása: 178/222

179 Név: A ragszám tartomány elnevezése. Kód: A ragszám tartomány egyedi azonosítója. (A program működését nem befolyásolja.) Típus: Kiválaszthatjuk, hogy belföldi, vagy külföldi ragszám tartományt szeretnénk-e rögzíteni. Postai megállapodás: A postai megállapodás, amelyhez rendelni szeretnénk a ragszámot. Küldeménytípusok: Azokat a küldeménytípusokat választhatjuk ki, amelyeknél használni szeretnénk az adott ragszám tartományt. Értelem szerűen a szoftver a ragszám kiosztásnál a küldemény típusának megfelelő legkisebb sorszámú és nyitott RAG szám tartományból fogja venni a következő RAG számot. (Ha a legkisebb sorrendű tartományban nincs megadva postai küldemény típus, akkor abból kell vennie a sorszámot, hiába lehet egy magasabb sorrendű tartomány, ahol meg van adva az adott küldemény típus). Ha nem választunk ki semmit, akkor minden küldeménynél használható lesz a ragszám tartomány, amennyiben kiválasztunk egy küldeménytípust is, onnantól kezdve csak a kiválasztott küldeménytípusokra korlátozódik a használhatósága. 179/222

180 Sorrend: A ragszám sorrendje. Ha egy postai megállapodáshoz több ragszám tartomány van rendelve, akkor a sorrend alapján használja fel őket a rendszer. Előtag: A kiosztandó ragszámok előtagja. Postai felvevőhely: A felvevő posta irányítószáma. Kezdő sorszám: A ragszám tartomány kezdő sorszáma. Záró sorszám: A ragszám tartomány záró sorszáma. Aktuális sorszám: Az aktuális szabad (még ki nem osztott) sorszám. 180/222

181 Selejtezési kódok Selejtezési kódok felvitele A gyári selejtezés kódok mellett lehetőségünk van új selejtezési kódokat rögzíteni az Új funkciógomb segítségével: Kattintsunk az 'Új' gombra, majd töltsük ki a 'kód' és 'év' mezőket. Figyelem! A korábbi évek irattári tervének selejtezési kódjait is módosíthatja, ha a gyári kódokon utólagosan változtatni szeretnénk. Ez 181/222

182 ügyben Bevezetéskor és egyéb konzultációkor kérdezze meg munkatársunkat! Köszönjük. 182/222

183 SK indoklás Saját kezűleg felbontatandó levelekre vonatkozó indoklás Kimenő iratok postázásakor a gyári SK indoklásokat a menüpont segítségével az alábbi módon tudjuk bővíteni: 183/222

184 Tárgyak Tárgy mezőérték felvétele Iktatáskor a kötelezően kitöltendő tárgymezőben rögzített értékek minden esetben automatikusan elmentődnek iktatáskor. Tehát, egy következő iktatás esetén a már korábban kitöltött tárgyat is feldobja az auto complete mező. Ennek ellenére, azonban lehetőségünk van előre felvitt tárgyakat is rögzíteni a Rendszer / Tárgyak menüpontban: Olyan korlátozott felhasználású tárgyakat is tudunk rögzíteni, amik kizárólag a kiválasztott iktatókönyv és a szervezeti egység esetében ugranak fel, máskülönben minden egyéb tárgy mellett megjelennek, mint választási lehetőségek. 184/222

185 Tárgyszavak Tárgyszavak felvitele és használata A tárgyak kiegészítése céljából tárgyszavakat is vihetünk fel, melyek közül szabályozni tudjuk, hogy milyen irányú folyamatok esetében jelenjenek be, továbbá melyik tárgyszó csoportba soroljuk őket. Bár nem kötelező, de határidővel is elláthatjuk a felvitt tárgyszavakat, bár a határidő működéséhez külön specifikáció szükséges. Ez ügyben kérjük keressék ügyfélszolgálati munkatársainkat! 185/222

186 Tárgyszó csoportok Tárgyszavak rendszerezése A tárgyszavak rögzítésekor rendezhetjük őket tárgyszó csoportok szerint, amiket külön az alábbi módon vehetünk fel. Ne felejtsük el, hogy a tárgyszó csoportokat minden évben újra létre kell hozni! 186/222

187 Etikett és Tértivevény nyomtatás Feladó rögzítése Ahhoz, hogy nyomtatáskor a tértivevényen megjelenjenek a feladó adatai, szükséges kitölteni a szervezet-re vonatkozó cím és elérhetőségi adatokat a Rendszer\Beállítások\Program menüpontban. Ennek meglétét ellenőrizzük, szükség esetén pótoljuk. Kattintsunk a Szervezet adatai gombra-ra. 187/222

188 Szükség esetén adjuk meg vagy módosítsuk az adatokat. Tértivevény és etikett sablonok karbantartása A Rendszer\Törzsadatok\Etikett és térti sablonok menüpontban van lehetőségünk rögzíteni a tértivevényeket, etikett sablonokat. Kattintsunk a fejlécen található gomb-ra. A tértivevény rögzítésnél, először adjunk meg egy szabadon választott nevet és ezután határozzuk meg a tértivevény típusát a lehetséges címke típusok közül. 188/222

189 Etikett címke Etikett címke nyomtatására szolgál, előre meghatározott makrókat rögzíthetünk, amik megjelennek a címkén. Ha ezt a típust választjuk szükséges megadni a többi kötelező paramétert is (pld. Lap magaság, sorok, oszlopok száma). Példa: 27db-os etikett címke paraméterezéséhez. Etikett címke címsorral Etikett címke nyomtatására szolgál, megegyezik a sima etikettel, egy címsorral kiegészítve, amelyhez szintén makrókat adhatunk meg. Ha ezt a típust választjuk szükséges megadni a többi kötelező paramétert is (pld. Lap magaság, sorok, oszlopok száma). 189/222

190 Példa: 27db-os címsoros etikett címke paraméterezéséhez + címsorba a név. Etikett címke Belföldi tértivevényhez Etikett címke nyomtatására szolgál, megfelelő paraméterek beállítása esetén a tértivevényre vagy a levélre ragaszthatjuk az elkészült matricát. A Posta ajánlása alapján minimum 10-es betűméretet használjuk. Tértivevény Belföldi irathoz A Posta által biztosított, belföldi küldeményhez tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat, a feladó nevét és címét, címzett nevét és címét. Lehetőség van az irat tárgyát a tértivevény Ügyfélazonosító mezőjébe, és vagy az irat iktatószámát a tértivevény Az ügyfél saját jelzése mezőbe nyomtatni, ha az űrlapon kipipáljuk a megfelelő jelölőnégyzetet. A sablon rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján). 190/222

191 Példa: Belföldi irat tértivevény rögzítésére, az iktatószám és tárgy megjelenítésével a tértivevényen. Tértivevény Hivatalos irathoz A Posta által biztosított, hivatalos irathoz tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat, a feladó nevét és címét (+ visszaküldési címet, ami megegyezik a feladóval), a címzett nevét és címét, és alapértelmezetten az iktatószámot. Ezt a sablon típust abban az esetben válasszuk, ha rendelkezünk, ragszám tekercsel, mert a program a ragszámot nem nyomtatja a tértivevényre. A sablon rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján). Ha nem szükséges számunkra az iktatószám megjelenítése a tértivevényen, a sablonon távolítsuk el a pipát az iktatószám jelölőnégyzetből. A hivatalos tértivevénynél nincs lehetőség az irat tárgyának megjelenítésére, ezért inaktív az a jelölőnégyzet. 191/222

192 Példa: Hivatalos irat tértivevény sablon rögzítéséhez, iktatószám megjelenítésével. Alapértelmezetten aktív az Iktatószám megjelenítése jelölőnégyzet. Tértivevény Belföldi irathoz ragszámmal A Posta által biztosított, belföldi küldeményhez tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat, a feladó nevét és címét, címzett nevét és címét. Lehetőség van az irat tárgyát a tértivevény Ügyfélazonosító mezőjébe, és vagy az irat iktatószámát a tértivevény Az ügyfél saját jelzése mezőbe nyomtatni, ha az űrlapon kipipáljuk a megfelelő jelölőnégyzetet. Ezt a sablon típust abban az esetben válasszuk, ha azt szeretnénk, hogy a ragszámot a program tértivevényre nyomtassa. A sablon rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján). 192/222

193 Tértivevény Hivatalos irathoz ragszámmal A Posta által biztosított, hivatalos irathoz tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat, a feladó nevét és címét (+ visszaküldési címet, ami megegyezik a feladóval), a címzett nevét és címét, és alapértelmezetten az iktatószámot. Ezt a sablon típust abban az esetben válasszuk, ha azt szeretnénk, hogy a ragszámot a program tértivevényre nyomtassa. A sablon rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján). A hivatalos tértivevénynél nincs lehetőség az irat tárgyának megjelenítésére. Tértivevény Nemzetközi küldeményhez A Posta által biztosított, nemzetközi küldeményhez tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat, a feladó nevét és címét, címzett nevét és címét. A sablon rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján). Etikett és tértivevény nyomtatása A nyomtatást az előre rögzített sablonok alapján tudjuk elvégezni, postázás során vagy akár utólag a nyomtatványok menüpontból. Etikett címke nyomtatása postázás feladaton Az etikett címke nyomtatásra már postázás feladat elvégzése előtt van lehetőségünk. A Feladatok/Postai kézbesítés menüpontban jelöljük ki a küldeményt vagy küldeményeket és kattintsunk a fejlécen található gombra. 193/222

194 Itt válasszuk ki az általunk létrehozott etikett címke sablont és kattintsunk a Rendben gombra. Postázás, etikett és vagy tértivevény nyomtatás A -nál miután meghatároztuk a küldemény típust és a hozzá tartozó postai szolgáltatásokat, lehetőségünk van tértivevény és vagy etikett címke nyomtatására. Postázás elvégzése után nem záródik be az ablak, ekkor kattinthatunk a gombra. 194/222

195 Válasszuk ki a megfelelő sablont és kattintsunk a Rendben gombra, ekkor a program a sablon alapján legenerálja és nyomtathatjuk. Csoportos postázás, etikett és vagy tértivevény nyomtatás A -nál miután meghatároztuk a küldemény típust és a hozzá tartozó postai szolgáltatásokat, lehetőségünk van tértivevény és vagy etikett címke nyomtatására. Postázás elvégzése után nem záródik be az ablak, ekkor kattinthatunk a gombra. 195/222

196 Válasszuk ki a megfelelő sablont és kattintsunk a Rendben gombra, ekkor a program a sablon alapján legenerálja és nyomtathatjuk. Etikett címke vagy tértivevény utólagos nyomtatása Ha utólag szeretnénk kinyomtatni a tértivevényt vagy az etikett címkéket, akkor a Nyomtatványok\Formanyomtatványok\ Etikett és tértivevény menüpontban keresünk rá az iktatószámra (iktatószámokra) és válaszuk a fejlécen található gombot. 196/222

197 Válasszuk ki a megfelelő sablont és kattintsunk a Rendben gombra, ekkor a program a sablon alapján legenerálja és nyomtathatjuk. 197/222

198 Biztonság A biztonságos munkamenethez nagyon fontos az alábbi menüpontokban írtak betartása. Természetesen a szervezetek egyéni adatbiztonsági, archiválási megoldásait nem helyettesítik a következőkben leírtak, továbbá más módszerek is hatékony védelmet nyújthatnak az adatok védelmének érdekében. A DMS One Zrt. nem vállal felelősséget a nem megfelelő adatbiztonsági politika miatt bekövetkező esetleges adatvesztésekért! Jelen dokumentáció nem tőzte ki célul, hogy az SQL adatbázisokban szereplő adatok védelméről, archiválási-, adat-visszaállítási lehetőségeiről teljes körű betekintést nyújtson. Az alábbiakban egy lehetséges adatmentést taglalunk. Adatbázis mentés Mentés helyi merevlemezre: A parancs futtatása előtt a C: meghajtón a következő könyvtárszerkezetet kell létrehozni: C:\Data\backups\ Az adatbázis lementéséhez a C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\sql\ könyvtárban állva a következő parancsot adjuk ki: nmake -f makefile.prod backup <SERVER=.\<instance név>> Mentés külső adathordozóra: A külső adathordozóra történő mentést javasolt heti rendszerességgel megtenni. Fontos hogy az adathordozón ellenőrizzük a felirt adatok helyességét. Adatbázis visszaállítás A parancs futtatása előtt a C: meghajtón a következő könyvtárstruktúrát kell létrehozni. C:\Data\backups\ A backup fájlnak a C:\Data\backups\ könyvtárban kell lennie a következő kiterjesztéssel: backup. Az adatbázis visszatöltéséhez a C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\sql\ könyvtárban állva a következő parancsot adjuk ki: nmake -f makefile.prod restore <SERVER=.\<instance név>> F O N T O S Mentést visszaállítani ezen a módon csak ugyanazon verziójú DMSone Ultimate PE 3 -ba lehet, mint ahonnan a mentést készítettük! 198/222

199 Javasolt feladatok Havi rendszerességgel célszerű ellenőrizni az operációs rendszer eseménynaplóját, hogy nem kerültek-e rögzítésre SQL-el, vagy Apache-al kapcsolatos hibajelentések. Ha vannak, azokat ellenőrizni kell és szükség esetén a DMS One Zrt. munkatársaival is kapcsolatba kell lépni. 199/222

200 Modulok Dokumentum megosztás modul A dokumentum megosztás funkció lehetőséget biztosít olyan iratok, ügyiratok megosztására más kollégákkal, szervezeti, amelyekre alapvetően nem lenne hozzáférési jogosultságuk. A modul aktiválásához kérjük forduljon a DMS One Zrt. ügyfélszolgálatához. A funkció működésének teljesebb megértéséhez kérjük olvassa el a modul felhasználói leírását. A modul aktiválását követően funkció teljeskörű használatához felhasználói jogosultságok beállítása szükséges. A jogosultságok beállítását a Rendszer főmenü Felhasználói csoportok menüpontja alatt tudjuk elvégezni. 1. ábra: Felhasználói jogosultságok beállítása Mindenképp célszerű egy új felhasználói csoportot létrehozni a modul használatához, természetesen meglévő csoporthoz is hozzáadhatjuk a szükséges jogosultságokat. Kattintsunk duplán a kiválasztott felhasználói csoportra, majd navigáljunk a "Menü" fülre: 200/222

201 2. ábra: Dokumentum megosztás jogosultságok A dokumentum megosztás csoportnak a 2. ábrán látható jogosultságokat kell biztosítani, hogy teljeskörűen használni tudják a megosztás modult. Javasoljuk, hogy a megosztás végrehajtásához szükséges jogosultságokat csak olyan felhasználóknak biztosítsák, akik jogosultak az általuk hozzáférhető iratok megosztására más szervezeti egységekkel / felhasználókkal. Az alábbiakban bemutatjuk az egyes jogosultságokat, továbbá jelöljük, hogy melyekkel lehet tényleges megosztást / feladatvégzést végrehajtani, és melyek szükségesek a megosztott iratok olvasásához: Dokumentum megosztás (1544): A Feladatok\Ügyintézés\Irataim, Feladatok\Ügyintézés\Ügyirataim, ill. a gyorsiktató felületeken lévő "Megosztás" gombra ad jogosultságot, ami a dokumentumok felhasználókkal történő megosztására ad lehetőséget. Megosztott irataim (1545): A Feladatok\Ügyintézés\Megosztott irataim menüpontot teszi elérhetővé, ebben a menüpontban tekinthetik meg a felhasználók a velük megosztott iratokat (Csak olvasási jogosultság) Megosztott irat olvasás (1546): A Feladatok\Ügyintézés\Megosztott irataim menüponton belül az "Olvasva" gombra ad jogosultságot, 201/222

202 amivel a felhasználó visszajelezhet az dokumentum olvasásának tényéről. (Csak olvasási jogosultság) Megosztott iratok (2303): A Listák\Szignálás\Megosztott iratok menüpontra ad jogosultságot. Itt látható az összes olyan irat, ami másokkal lett megosztva. Csak kulcsfelhasználóknak / rendszergazdáknak / megosztási jogosultsággal rendelkező felhasználóknak ajánljuk. Dokumentum megosztás szervezettel (12007): A dokumentum megosztásakor felugró "Irat megosztás" űrlapon biztosít jogosultságot a "Szervezet megosztás" gombra, aminek segítségével szervezeti egységekkel oszthatunk meg dokumentumokat. Megosztás sablon létrehozás (12008): A dokumentum megosztásakor felugró "Irat megosztás" űrlapon biztosít jogosultságot a "Sablon tárolás" gombra, amellyel irat megosztás sablonokat hozhat létre a felhasználó. Megosztás sablon betöltés (12009): A dokumentum megosztásakor felugró "Irat megosztás" űrlapon biztosít jogosultságot a "Sablon betöltés" gombra, amellyel a létrehozott irat megosztás sablonokat töltheti be a felhasználó iratok megosztásakor. Figyelem! Az alábbi jogosultságok birtokában a felhasználók megoszthatnak minden olyan iratot más felhasználókkal, amelyekre alapvetően nem lenne jogosultságuk! Dokumentum megosztás (1544), Megosztott iratok (2303), Dokumentum megosztás szervezettel (12007), Megosztás sablon létrehozás (12008), Megosztás sablon betöltés (12009) Az említett jogosultságok beállítására kiemelt figyelmet fordítsanak a jogosulatlan hozzáférések elkerülése érdekében. Dokumentumtérkép A dokumentumtérkép modul a dokumentumokhoz csatolt, a modul által támogatott fájlformátumú csatolmányokat, illetve azok tartalmát jeleníti meg egy felületen. A modul bekapcsolásához külön aktiválás szükséges. Az aktiváláshoz vegye fel a kapcsolatba DMS One Zrt. ügyfélszolgálatával. A modul aktiválását követően az alábbi előfeltételek szükségesek: Adobe Reader telepítése a szerveren Microsoft Office telepítése a szerveren A dokumentumtérkép modul az alábbi fájlformátumokmegnyitását támogatja: 202/222

203 .XML.WPD.RTF.ODT Extensible Markup Language Word Perfect Rich Text Format Open Document, OpenOffice Word Document Format.MHT /.MHTML MIME HTML, web page archive format, combined resources into a single file.htm /.HTML HyperText Markup Language.DOC Microsoft Word Document.DOCM Microsoft Word Macro-Enabled Document.DOCX Microsoft Word OpenXML Document.DOT Microsoft Word Document Template.DOTM Microsoft Word Macro-Enabled Document Template.DOTX Microsoft Word OpenXML Document Template.PDF Adobe Portable Document Format 203/222

204 .PS Adobe PostScript file.ps2 Adobe PostScript 2 file.eps /.EPSF Adobe Encapsulated PostScript file.epsi Adobe Encapsulated PostScript interchange format.xlw Microsoft Excel Workspace.XLM Microsoft Excel Macro.XLA /.XLL Microsoft Excel Add-In.XLT Microsoft Excel Template.XLS Microsoft Excel Spreadsheet.XL /.XLSX Microsoft Excel OpenXML Spreadsheet.XLTX Microsoft Excel OpenXML Spreadsheet Template.XLTM Microsoft Excel OpenXML Macro- Enabled Spreadsheet Template.XLB Microsoft Excel Toolbars 204/222

205 .XLAM Microsoft Excel OpenXML Macro- Enabled Add-In.XLSB Microsoft Excel Binary Spreadsheet.XLSM Microsoft Excel OpenXML Macro- Enabled Spreadsheet.UDL Microsoft Universal Data Link file.slk Symbolic Link file.rqy Microsoft MS Excel OLE DB Query file.prn Printable file.oqy Microsoft Excel OLAP Query file.ods OpenOffice OpenDocument Spreadsheet.ODC Data sources.mdb Microsoft Access Database.MDE Microsoft Access Database file.iqy Microsoft Excel Web Query.DQY Microsoft Excel ODBC Qury file 205/222

206 .DSN ODBC Data Source.DIF Data Interchange Format.DBF dbase Database Format.DBC Microsoft Visual Foxpro Database Container.CSV Comma-Separated Variables.CUB Microsoft Analysis Services Cube File.ATOM /.ATOMSVC Adobe Authorware Atom Syndication file format.accde Microsoft Access Execute Only Database.ACCDB Microsoft Access 2007 Database File.TIF /.TIFF Tagged Image File.PCX Paintbrush Bitmap Image File.FAX Fax Document A modul aktiválását követően másoljuk az DMS One Zrt. ügyfélszolgálata által biztosított fájlokat (docconvert.exe és gsdll32.dll) az alábbi mappába: C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\php\classes\DocConvert 206/222

207 A fájlok másolását követően a C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\phpmappában található.67.properties fájlt az alábbi bejegyzéssel, ill. sorokkal bővítsük: [DOCCONVERT] driver=dms path_to_executable=c:\netteam\kontroller2\www\alkalmazasok\67\php\classes\docconver t\docconvert.exe page_digits=-0000 digits_first=4 cache_dir=c:/netteam/kontroller2/.temp/docconvert basket_cache_dir=c:/netteam/kontroller2/.temp/basket basket_cache_temp_dir=c:/netteam/kontroller2/www/alkalmazasok/67/nextgen.htdocs/.im ages/basket cache_lifetime=0 conversion_string="<input>"<output> capatibility=tif,pdf,doc,docx,txt,xls,xlsx,ppt,pptx,jpg,jpeg A capability paraméternél vesszővel elválasztva megadhatjuk a használni kívánt fájlformátumokat. Ügyeljünk rá, hogy a paramétereknél megadott elérési utak mappáira teljes hozzáféréssel rendelkezzen a webservert(alapértelmezetten Kontroller2Webserver nevezetű szolgáltatás) futtató felhasználó (ha nem változtatjuk meg az elérési utakat, akkor erre nincs szükség). A módosítások elvégzését követően indítsuk újra a Kontroller2WebServer szolgáltatást. A modul használatához a felhasználók számára biztosítanunk kell a 1420-as kódú, Dokumentumtérkép elnevezésű menüjogot, melyet a Rendszer/főmenü/Felhasználói csoportok menüpontjában biztosíthatunk a felhasználók számára. A jogosultság alapértelmezetten a Szignáló csoport számára van biztosítva. Egyedi adatmezők Irattípus adatmezők Az irattípus adatmezők modul lehetővé teszi, hogy az iratok irattípusának kiválasztását követően további metaadatokat rögzíthessünk az adott irathoz, továbbá a későbbiekben visszakereshessük az iratokat a rögzített metaadatok alapján. A modul bekapcsolásához (amennyiben még nincs aktiválva az Önök rendszerében a Rendszer főmenü Beállítások\Modulok bekapcsolása menüpontja alatt), kérjük vegye fel a kapcsolatot a ügyfélszolgálatával. A modul aktiválását követően biztosítsunk jogosultságot az irattípus adatmezők karbantartásához a megfelelő felhasználói csoportnak. A menüpont 207/222

208 használatához az "Irattípus adatmezők" (8121-es kód) jogosultságra lesz szükségünk. A jogosultság biztosítását követően a legközelebbi belépést követően elérhetővé válik a Rendszer főmenü alatt a Beállítások\Irattípus adatmezők menüpont. 1. ábra: Irattípus adatmezők menüpont Az adatmezők rögzítését az "Új" gombra való kattintással kezdhetjük meg, a gomb lenyomására az alábbi űrlap ugrik fel: 208/222

209 2. ábra: Irattípus adatmező rögzítése Az űrlapon az alábbi adatok kitöltése lehetséges: Irattípus: A választólistában megadhatjuk, hogy mely irattípusoknál szeretnénk használni. Egy irat esetén bal egérgombbal szimplán kattintsunk az irattípusra, több irattípus esetén a ctrl+ bal egérgomb, ill. a shift+irány billentyűk segítségével is kijelölhetünk egyszerre több irattípust. Típus: A mező az irattípus adatmező típusát határozza meg. Az alábbi lehetőségek közül választhatunk Check: Jelölőnégyzet típusú mező Date: Naptár gomb, azaz dátum típusú mező Money: Szám típusú mező, mely ezres tagolást használ Number: Szám típusú mező (nem használ tagolást) Option: Lenyíló listás mező, választható értékeit az "Alapérték" mezőből veszi. A választható értékeket pontosvesszővel elválasztva kell megadni az "Alapérték" mezőben (pl. Piros;Kék;Zöld értékek megadása esetén a felsorolt három értékből fogunk tudni választani) Text: Szabadszöveges mező Alapérték: A mező kitöltése esetén az irattípus egyedi adatmező alapértelmezetten felveszi a mezőbe írt értéket. "Date" típusú mező esetén ügyeljünk a pontos formátumra (év-hónap-nap), "Option" típusú 209/222

210 mező esetén pedig pontosvesszővel elválasztva adhatjuk meg a választható értékeket (ebben az esetben az elsőként megadott érték lesz az alapértelmezett) Név: A mező megnevezése, amely alapján a felületen beazonosítható lesz. Sorrend: Meghatározhatjuk, hogy az irattípus adatmezők kitöltésekor felugró űrlapon milyen sorrendben jelenjenek meg a mezők. A sorrendet számok megadásával alakíthatjuk ki. Kötelező: A jelölőnégyzet bepipálása esetén a mező kötelezően kitöltendő lesz (addig nem kattinthat a felhasználó a "Rendben" gombra, ameddig ki nem tölti azt). Kód: A mező kitöltésével a későbbiekben sablonokban is felhasználhatjuk a mezőt. (A dokumentumsablonokról részletesebben az üzemeltetői kézikönyv "Dokumentumtár" fejezetében olvashat.) Paraméterek: Bizonyos egyedi fejlesztések esetén szükségessé válhat a mező kitöltése (pl. jóváhagyás lezárásakor bizonyos irattípusnál egyedi pdf sablon használatakor), ilyen esetekben a külön értesíteni fogja, hogy milyen értékkel töltse ki a mezőt. Egyéb esetben hagyjuk üresen. Nézzünk egy példát irattípus adatmező rögzítésére: 3. ábra: Irattípus adatmező példa 210/222

211 A fenti példán egy legördülő típusú, "Fizetési mód" elnevezésű mezőt rögzítünk, amely kitöltése kötelező, az 5. sorban fog megjelenni, továbbá csak a számla irattípushoz van hozzárendelve. A "Rendben" gombra kattintással rögzíthető a mező, a felhasználók az alábbi módon tudják a rögzítést követően megtekinteni: 4. ábra: Irattípus adatmező megjelenése a felhasználók felületén A fenti példán egy számla irattípusú mező ügyirattérképe látható, melynek egyedi adatmező űrlapját megnyitottuk a mező mellett található egyedi adatmező gomb segítségével. A megjelenő "egyedi adatmezők" űrlapon látható a mező, melyet korábban rögzítettünk. Lássák még A Lássák még funkció lehetővé teszi, hogy a felhasználók egy-egy dokumentum lényegesebb metaadatait, csatolmányait osszák meg egymással, továbbá a dokumentum olvasásáról visszajelzést küldjenek a megosztófelhasználónak. A modul bekapcsolásához kérjük vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálatával. A funkció az alábbi felületen érhető el: Gyorsiktató (belső, bejövő, kimenő) felületeken Hagyományos iktatás (belső, bejövő, kimenő) felületeken Ügyirattérképen 211/222