FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV KONTROLLER2

Átírás

1 FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV KONTROLLER2 1

2 2

3 TARTALOMJEGYZÉK Bevezető... 8 A Rendszer bevezetésének előnyei... 8 Használhatóság... 8 Egységes rendszer központi tartalomkezelés... 8 Teljeskörű dokumentumkezelés... 9 A Rendszer rövid bemutatása... 9 Kezelőelemek, egyéb elemek A program indítása A program menürendszere Visszaigazolandó küldemények Átadás Át kell adnom Átadás Módosítás Átvétel Át kell vennem Átvétel / Visszaküldés Átadások Átvételek lista Átvételre vár Visszavétel Továbbküldés Visszavétel - Továbbküldés Felső menüsor Gyorsiktató Kimenő gyorsiktató Érkeztetés Dokumentumok fogadása Iratok érkeztetése Érkeztetések lista Bontás Dokumentumok Bontása Téves Érkeztetés Nem iktatandó bejövő irat Bontás Átadása Szkennelés Bontások lista Szignálásra előkészítés Szignálásra előkészítés Nem iktatandó bejövő irat Szignálásra előkészítés Átadása

4 Szignálásra előkészítések lista Szignálásra vár Szignálás Nem iktatandó bejövő irat Szignálás Átadása Szignálások lista Olvasásra vár Iratok olvasása Új kimenő és új belső iktatás Olvasott iratok lista Iktatás Új Iktatás indítása Iktatás Főszámon Iktatás Alszámon Nem iktatandó irat Iktatás Átadása Szkennelés Csoportos iktatás Excelből Kimenő dokumentum betöltése Iktatás Lista Alszámok Főszámok Alszámok és Főszámok listák működése Ügyintézés Irataim Irat átadása portálnak Átszignálás Új iktatási kérelem Új kimenő és új belső iktatás Elintézés Irat Átadása Szkennelés Dokumentumsablon előállítása Dokumentum létrehozás Ügyirataim Határidőbe helyezés Dokumentum lezárása Ügyirat Átadása

5 Új kimenő és új belső iktatás Felfüggesztés Felfüggesztések lista Kiadmányozás Kiadmányozás Irat Átadása Kiadmányozások lista Expediálás Expediálás Átadás Expediálások lista Dokumentum létrehozás... Hiba! A könyvjelző nem létezik. Új dokumentum létrehozása Véleményezésre küldés Módosítás Jóváhagyás nyugtázása... Hiba! A könyvjelző nem létezik. Dokumentum listázása lista Dokumentum véleményezése Véleményezés Véleményezésre küldés Postázás Postázás Átadás Postázások lista Irattárazás Határidő nyilvántartás Ügyirat visszaadása határidőből Átadás Irattárazás Irattárazás Átadás Irattárazások lista Iratkiadás Iratkiadás Nem kölcsönözhető Iratkiadások lista Adatlap kitöltés Iratkikérés

6 Központi irattárba helyezés Selejtezés Selejtezésre kijelöl Kijelölés megszüntetése Felülvizsgálat Selejtezési jegyzőkönyv Selejtezés Selejtezések lista Levéltári átadás Levéltári átadásra kijelöl Kijelölés megszüntetése Felülvizsgálat Levéltárazási jegyzőkönyv Levéltári átadás levéltárazások lista Tértivevény rögzítés Tértivevény rögzítése Postakönyv előállítás Postakönyv előállítás Nem kerül postakönyvbe Irat helye lista Összes Átadás-Átvétel lista Ügyek állapota lista Eseménynapló Nyomtatványok funkció Érkeztetőkönyv Iktatókönyv Előadói ív Irattári terv KET Adatlap Ügyiratpótló lap Kölcsönzési napló Postakönyv Postakönyv Belföldi tértivevény Iktatás adatai Átadás-átvételi jegyzőkönyv Selejtezési jegyzőkönyv

7 Levéltárazási jegyzőkönyv Elszámoltatási jegyzőkönyv Ügyiratforgalmi statisztika Államigazgatási hatósági statisztika Önkormányzati hatósági statisztika Fogalommagyarázat Értelmező rendelkezések

8 BEVEZETŐ A RENDSZER BEVEZETÉSÉNEK ELŐNYEI Tapasztalatunk szerint ügyfeleink a következő előnyöket realizálják a Kontroller2 dokumentumkezelő rendszerünk bevezetésével: A hatékonyság javulása A legtöbb vállalat esetében jelentős - akár a munkaidő 30%-át kitevő - ráfordítást igényel az iratok rendszerezése, visszakeresése és mindez nem csak az adminisztratív munkaerőt, hanem számos más területet is érint a gyártástól a logisztikáig, a kereskedelemtől a különféle szolgáltatásokig egyaránt. A Kontroller2 használatával az eddig ráfordított idő -és munka- töredékével juthatunk az eddigieknél sokkal pontosabb, megbízhatóbb adatokhoz a dokumentumkezelésünket illetően. Pontos információk Egy projekt, megbízás teljesítése során, de akár az ajánlattételig bezárólag is számos dokumentum, irat keletkezik, melyek hatást gyakorolnak a teljes profittermelő folyamatra. Az egyes partnerektől érkezett, valamint a válaszként küldött levelek, ek, faxok csak ritkán kerülnek egységes rendszerben tárolásra, így visszakeresésükhöz egy adott projekt, vagy megrendelés teljesítésének nyomon követéséhez gyakran több kolléga levelező programjából, az irattárból és a kollégák asztaláról kell összeszedni a szükséges információkat. A Kontroller2 rendszerben rögzített dokumentumainkat szabadon rendezhetjük, visszakeresésük néhány másodperc alatt megoldható. A dokumentum bármelyik leíró adatára, illetve azok kombinációira is szűrhetünk. Reagálási idő csökkenése Különböző tartalmú és formájú dokumentumaink egységes rendszerben történő kezelése nagyban felgyorsítja az információáramlást a szervezeten belül, mely létfontosságú szempont, ha gyorsan szeretnénk egy ügyfél problémájára, vagy egy felmerülő lehetőségre reagálni. A Kontroller2 komplex dokumentumkezelő rendszer bevezetésével lehetőség nyílik arra, hogy az egyes dokumentumokat formátumtól függetlenül legyen szó szkennelt papír alapú dokumentumokról, e- mailekről, faxokról, képekről és videó-felvételekről, vagy akár elektronikus űrlapokról azonnal elérhetővé és visszakereshetővé tegyük minden arra jogosult felhasználó számára, idő és térbeli korlátozás nélkül. Mindezzel elkerülhető, hogy ügyfeleink napokat várakozzanak egy ajánlatra, szerződéstervezetre, vagy egy számla megküldésére. Üzleti folyamataink felgyorsulnak, mely természetesen a bevétel nagyságában, valamint a likviditási helyzet javulásában is megmutatkozik. Határidő kezelés Napjainkban már a kisebb vállalkozások és szervezetek esetében is összetettek a feladatok. Egy ajánlattételhez, egy tenderen vagy pályázaton való induláshoz is sok esetben több kolléga együttműködése szükséges (pl. gyártás - kereskedelem - pénzügy stb.). Gyakori jelenség, hogy sok esetben az egyes ajánlatok, pályázatok, közbeszerzési tenderek az utolsó pillanatban készülnek el, kockáztatva azt, hogy a vállalat egy jelentős üzleti lehetőségtől esik el. Ez a probléma a Kontroller2 dokumentumkezelő rendszerrel kiküszöbölhető, hiszen az egyes részfeladatok határideje, valamint az egyes feladatok, dokumentumok egymáshoz való viszonya, kapcsolata könnyen nyomon követhető. Döntés előkészítés, jelentések, statisztikák Vállalatunk, szervezetünk tevékenységének nyomon követése, a szűk keresztmetszetek, gyenge pontok megszüntetése csak pontos, gyorsan előkereshető információk birtokában képzelhető el. A Kontroller2 segítségével az eddig hosszú órákat, akár napokat igénybe vevő jelentések, statisztikák elkészítése akár gombnyomásra elvégezhető. HASZNÁLHATÓSÁG A használhatóság fogalma nem csak a szoftver felhasználóbarát mivoltát, hanem a szervezeti szintű használhatóságot is jelenti azaz célszerű megvizsgálnunk mennyire rugalmasan alakítható a szoftver a szervezeti dokumentumkezelési folyamathoz. Rendszerünk részletesen paraméterezhető. Egyedi adatmezők rögzíthetők az adminisztrátor felületről, alapértelmezések beállításával definiálhatjuk a dokumentumokhoz kapcsolódó ügymenet-folyamatokat, jogosultságokat állíthatunk be dokumentumokra és felhasználókra vonatkozóan egyaránt. EGYSÉGES RENDSZER KÖZPONTI TARTALOMKEZELÉS A rendszer lehetőséget ad bármilyen méretű és formátumú dokumentum fogadására tárolására és kezelésére, legyen az: hagyományos papír alapú dokumentum; csatolt fájlokat, esetleg elektronikus aláírást is tartalmazó ; portálról, weboldalról, ügyfélkapuról érkező dokumentum, kitöltött elektronikus űrlap; fax szerverről jövő dokumentum; személyesen, ügyfélszolgálaton átvett papíralapú vagy elektronikus adathordozón tárolt dokumentum; A dokumentumok központi, egységes rendszerben történő tárolása lehetővé teszi, hogy projektjeinkkel, teljesített vagy folyamatban lévő megrendeléseinkkel kapcsolatos összes dokumentumot mérettől, formátumtól függetlenül nyilvántartsuk, szükség esetén azonnal visszakeressük. 8

9 TELJESKÖRŰ DOKUMENTUMKEZELÉS A Kontroller2 képes a dokumentumok teljes életciklusának nyomon követésére, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan. A rendszer moduláris felépítéséből adódóan a szervezet méretétől, a felhasználók számától valamint a beérkező és keletkező dokumentumok mennyiségétől függően rugalmasan testre szabható. A főt foglalkoztató kisebb vállalkozásoktól, a több telephellyel és több száz felhasználóval rendelkező nagyvállalatok, intézmények igényeit egyaránt képes kielégíteni. Az Kontroller2 a hagyományos iratkezelési feladatok mellet (érkeztetés, bontás, szignálás-feladatkiosztás, iktatás, irattárazás, kiadmányozás, expediálás, postázás, selejtezés, levéltárazás) lehetőséget ad a kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére, mint: téves címzés vagy bontás s.k. küldemények minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése dokumentumok verziókezelése (pl. egy szerződésterv esetében) helyettesítések kezelése stb. iratbetekintés ( Lássák még funkció) A Kontroller2 támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az elektronikus aláírás segítségével a Kontroller2 rendszerben az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni. aláírás, időbélyegzés és ellenjegyzés készítés elektronikus tértivevény készítés és ellenőrzés többszintű aláírás ellenőrzés az elektronikus dokumentumok aktákba szervezhetők a dokumentumok formátumának ellenőrzése beadványsémák támogatása (pl. e-cégeljárás) teljes mértékű megfelelés az ETSI TS XML Advanced-nek (XML alapú elektronikus aláírásokkal kapcsolatos követelmények) A RENDSZER RÖVID BEMUTATÁSA A programban egy jól megtervezett fa struktúra segítségével azonnal áttekinthető a dokumentumkezelési folyamat. Könnyen megtalálhatók az elvégzendő feladatok. Az áttekinthetőség és a tetszetős design a rendszer egészére jellemző. A program használatához alapfokú számítástechnikai ismeretek elegendőek, a kezelés elsajátítása nem jelent gondot. Navigációs panel tartalmazza a menüpontokat Szűrő- és Keresőmezők Feladatlista az iratokat tartalmazza Valamennyi feladathoz gyorskeresési funkció társul, mely nagyban megkönnyíti az elvégzendő munkát. A rendszer átgondoltságát mutatja, hogy a felhasználók által igényelt keresések túlnyomó többsége gyorskeresésekkel megoldható. A szoftver használata során a könnyű kezelhetőség mellett, a gyors adatbeviteli lehetőség kritériuma is érvényesül. Funkciópanel Munkaterület 9

10 Számos kényelmi funkció segíti a felhasználót abban, hogy adatrögzítési munkáját a lehető leggyorsabban elvégezhesse, csak néhányat említve: Adatot csak egyszer szükséges rögzíteni. Az autocomplete funkció segítségével többek között pl. a partnertörzsbe már felvitt adatokat gombnyomásra felajánlja a rendszer. A gyorskeresések mellett, a felhasználó által is konfigurálható összetett keresések nagyban megkönnyítik a jelentések, statisztikák, lekérdezések elkészítését. Az egyes műveletek csoportosan is elvégezhetők, így például már néhány száz dokumentum esetében is akár egy egész napi munkát igénylő irattárazás néhány kattintással elvégezhető. További hasznos funkció, hogy gombnyomásra elkészíthetők a leggyakrabban használt nyomtatványok, mint például átadás-átvétel jegyzőkönyvek, iratpótló lapok, előadói ívek, postakönyvek, ajánlószelvények stb. Bejelentkezés után a rendszer fő képernyője jelenik meg. A jobb felső sarokban látjuk a bejelentkezett felhasználó nevét. A név mellett (az aktuálisan bejelentkezett felhasználó) változtathatja meg jelszavát a szimbólumra kattintva. Bal alsó sarokban a funkciópanelt, felette az ahhoz tartozó navigációs panelt találjuk. A navigációs panelen található menüpontok az ügyintézés menetének megfelelően vannak kategorizálva. Valamennyi menüpont tartalma a munkaterületen jelenik meg. A munkaterület felett elhelyezkedő szűrő- és keresőmezők segítik és felgyorsítják az ügyintézés menetét. A keresőmezők felett található a munkaterület elnevezése, ez megegyezik a navigációs panelen lévő funkció elnevezésével. A funkciópanel, a funkcióválasztó gombok, a bal alsó sarokban találhatók. Négy funkciógomb közül választhatunk, melynek részletei a navigációs panelen nyílnak meg. A Feladatok funkciógombra kattintva a navigációs panelen megjelennek azok a tevékenységek melyeket az ügyiratokkal végezhetünk. A Listák funkciógombra kattintva a navigációs panelen megjelenő tevékenységek közül választva megtekinthető a dokumentált iratok listája. A Nyomtatványok funkciógombra kattintva, a navigációs panelen az adott tevékenységet kiválasztva formanyomtatványok, jegyzőkönyvek és statisztikák nyomtathatók. A Rendszer funkciógombra kattintva a program testreszabható. A testreszabás részleteit a rendszerüzemeltetői kézikönyv taglalja. Navigációs panel a baloldalon: Itt a funkciópanelen kiválasztott feladatkörnek megfelelő tevékenységek listája tekinthető meg. A menü neve mellett zárójelben láthatjuk, hogy mennyi iratunk, valamint mennyi új még meg nem tekintett iratunk van a listában. Ha új feladatot kaptunk, a megfelelő menü kivastagításra kerül. Rákattintás után a kivastagítás megszűnik. Munkaterület középén: Itt kereshetjük ki és végezhetjük el a számunkra szükséges feladatokat. Feladatlista: A munkaterületen megjelenő iratok listája. Az új iratok kivastagítva jelennek meg a listában, az elvégzettek vagy eltűnnek a listából, vagy halványan jelennek meg. Ez az adott menütől függ. Ha a kivastagítottra rákattintottunk, az azt jelenti, hogy megtekintettük, tehát a kivastagítás megszűnik. Normál betűtípussal szerepel a továbbiakban. Találati lista: A beállított szűrési paramétereknek megfelelő iratok listája. Szűrő- és Keresőmezők: Az itt beállított kritériumoknak megfelelő feladatlista állítható össze. KEZELŐELEMEK, EGYÉB ELEMEK. Naptár gomb Használatával a dátumok megadása könnyíthető meg. Erre kattintva előugrik egy naptár ablak, ami alapesetben mindig a mai nap dátumát mutatja. A naptár gomb a program számos funkciójában használatos. Az ablak legfelső sorában a hónapok közt válthatunk, a nyilak segítségével. A dátum kiválasztása a kívánt napra kattintással érhető el. Az évre kattintva a napok helyén listázva jelennek meg a hónapok. Ebben a nézetben a nyilak segítségével az évek közt válthatunk. 10

11 Rádiógombok használata A rádiógombok választási lehetőséget tesznek lehetővé oly módon, hogy egymást kizáró lehetőségek közül tudunk segítségükkel pontosan egyet kiválasztani. Mindig pontosan egy rádiógomb lehet aktív, (azaz ki van választva) több egyszerre egy időben nem lehet. (Az ábrán egy iktatási művelet során használt rádiógombos választás látható.) Keresési beállítások Keresés gombra kattintva a megadott feltételeknek megfelelő keresési folyamat indítható el. Mappa ikonra kattintva egy korábban elmentett keresési feltételt tölthetünk be. Lemez ikonra kattintva a gyakran ismételt keresési feltételek menthetők el. Üres lap ikonra kattintva a keresőmezők alap állapotba állíthatók. A kör alakú ikonra kattintva kiterjesztett keresési mezők jelennek meg. A keresési feltételeket különféle mezők segítségével adhatjuk meg. A legördülő listás, naptár gombos keresések használata egyértelmű. A szöveges keresőmezők használata speciális, mert ide tulajdonképpen azt írunk, amit akarunk. Sok más programtól eltérően, a Kontroller2-ben nincs szükség helyettesítő karakterek (%, *,?) használatára. Ha pl. egy olyan alszámra keresünk rá, aminek tárgyában a beadvány szó szerepel, a kereső mezőbe elég beírni annyit, hogy: dv. Ennek hatására a listában látszódni fog valamennyi alszám, amiben a dv megtalálható. Ha túl nagy az eredményhalmaz, további szűkítésre lehet szükség. Keresési eredmény szűkítése a munkaterület alján található betűk segítségével Szűkíthetjük a keresési eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. A feladatlistán, amelyik rendező oszlop az aktuális annak az oszlopnak a vonatkozásában lesz éles a betűrendezés. Pl. Ha Beküldő szerint van rendezve a lista, és alul a C betűre kattintunk, akkor a listában csak azok a sorok maradnak meg, amelyeknél a Beküldő neve C betűvel kezdődik. Rács frissítése Rács frissítése gombra kattintva a munkaterület frissítésre kerül. Az adott funkciótól függő, a feladatlistába kerülhető valamennyi elem feltöltésre kerül a hálóban. F O N T O S Nagyméretű adatbázisnál javasolt a keresés funkciók használata. Összes kiválasztása Összes kiválasztása gomb a feladatlistákban szereplő tételek mindegyikét kiválasztja. Egyes műveletek esetén (Pl. átadásnál, átvételnél) több kijelölt feladatot egyszerre, egy gombnyomásra is elvégezhetünk. A feladatlista bal felső sarkában található. Csoportos kijelölés a feladatlistában Ha a feladatlistában több elemet kell kijelölnünk, de nem az összest, akkor a szoftverben használható a Windows-ban már jól ismert CTRL és SHIFT billentyű segítségével történő kijelölés: CTRL nyomva tartásával és az egér bal egérgombjának használatával jelölhetünk ki sorokat. Amelyikre rákattintunk, kijelölésre kerül. F O N T O S A CTRL billentyű mindvégig maradjon lenyomva. SHIFT billentyű lenyomásával egy tartományt választhatunk ki. Először bal egérgombbal rákattintunk a kijelölni kívánt tartomány első elemére, majd lenyomjuk a SHIFT gombot és nyomva tartása mellett a bal egérgombbal kijelöljük az utolsó elemet. A két kattintás közötti sorok kijelölésre kerülnek. 11

12 A következő képen látható, hogy két elem ki van jelölve, a harmadik nem. T I P P A két kijelölési forma kombinálható. Legördülő listák Legördülő listák segítik az adatbevitelt a gyakran előforduló adminisztrációs feladatok során. A kitöltendő mezők közül a legördülő listák felismerhetők a mező végén található kis háromszög jelölésből. A listára kattintva legördülő választási lehetőségek közül jelölhetjük ki a számunkra megfelelőt. A lista tartalma adminisztrátori jogokkal szerkeszthető a Rendszer funkciógombra kattintva, a Törzsadatok menüpontban. A legördülő lista egy elemére a kezdőbetű lenyomásával gyorsan ráugorhatunk. Hosszú listában így gyorsabban megtalálhatjuk a keresett adatot. A legördülő listák tartalma abc sorrendben jelennek meg. Tool tip Valamennyi legördülő listában, a lista egy elemén állva, tool tip-ben is megjelenik a tartalom. Ez azokban az esetekben lehet különösen fontos, amikor annyira hosszú az adott sor, hogy nem fér ki a rendelkezésére álló területen teljes egészében. Tool tip egyéb helyeken is megjelenhet, például a munkaterület soraira, egyes ikonjaira irányítva az egérkurzort. Autocomplete funkció Szövegmező kitöltésekor, már az első karakter megadásával a program megjeleníti a bevitt karakternek megfelelően rendszerben tárolt adatok listáját, így gyorsítva a gyakran előforduló adatok adminisztrálását. A beviteli mező alatt a program 10 találatot jelenít meg legördülő listában. Innen kiválasztható a kívánt adat. A beviteli mezőben további karaktereket megadva szűkíthető az autocomplete által hozott találati lista. A megfelelő találatot kiválasztva, a beviteli mezőben megjelenik a kiválasztott adat. A listában megjelenő adat módosítható (adminisztrátori jogokkal) a Rendszer funkciógombra kattintva, a Törzsadatok Ügyfelek menüpont alatt. 12

13 Autocomplete funkciót használó szűrőmezők esetén a * gombbal szórészletre is lehetőség nyílik keresni. Például tudjuk, hogy Kovács a neve az ügyfélnek, akinek az egyik ügyiratát keressük, de nem tudjuk mi a keresztneve. Ekkor a Kovács* keresés eredménylistájában láthatóvá válik valamennyi Kovács, nem csak az első 10. A listában található egyéb adatokból gyorsabban rátalálhatunk arra, amit, vagy akit keresünk. Új érkeztetéskor, illetve iktatáskor az ügyfél kiválasztása során az autocomplete funkció (amennyiben létezik) a partner idegen kódját is kiírja. Kijelentkezés Kijelentkezni a jobb felső sarokban található felhasználónévre duplán kattintva, illetve a névtől jobbra található szimbólumra kattintva lehet. Helyettesítés esetén csak ez utóbbi szimbólum használható, mivel ilyenkor átalakul a bejelentkezett felhasználó nevének állapota, mivel helyettesítéskor legördülő listából választható ki, hogy épp kinek a nevében dolgozunk. A helyettesítés technikai részeiről a rendszerüzemeltető kézikönyvben lehet olvasni. A jobb felső sarok aktív helyettesítés esetén Kötelezően kitöltendő mezők A jobb felső sarok normál bejelentkezés esetén. Az egyes dialógusablakokon (Pl. érkeztetés) kötelezően kitöltendő adatbeviteli mezők szerepelnek. Amíg ezek nem kerülnek kitöltésre nem végezhető el az adott művelet. A könnyű megkülönböztethetőség végett ezek a mezők *-gal vannak jelölve. Adatmódosítások rögzítése, megszakítása Az adminisztráció folyamán kitöltésre kerülő űrlapok adatai rögzíthetők a gombra való kattintással. Az adatbevitel megszakítható, az ablak bezárható a kattintással. gombra való A Windows-ban megszokott ablak bezárása gomb egyenértékű a gombra való kattintással. 13

14 Tallózás indítása A gombra kattintva, a Windows különféle verzióiban már ismert és megszokott fájlválasztó ablak jelenik meg. Az ablak fejlécében található legördülő listával vagy a baloldalon található kedvenc hivatkozások segítségével mozoghatunk a könytárszerkezetben. A könyvtárak tartalma az ablak közepén tekinthető meg. A keresett fájl kijelölése után a megnyitás gombra kattintva választható ki az állomány. A programban tallózási folyamat például fájl csatolásakor indul. (A képen a Windows Vista fájlválasztó ablaka látható.) Exportálás excel munkafüzetbe A feladatlistában megjelenő iratok adatai exportálhatók Excel munkafüzetbe az gombra való kattintással. A megjelenő Fájl letöltése ablakban három választási lehetőségünk van. Mentés gombra kattintva megadott könyvtárba menthető a táblázat. Megnyitás gombra állva Excel táblázatkezelő programban nyílik meg az iratok listája. Mégsem gombra kattintva az exportálás megszakítható. F O N T O S Mindig csak a listában szereplők exportálhatóak. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelők kerülnek be a csv fájlba. Nyomtatás A feladatlistában megjelenő iratok listája részletes adatokkal nyomtatható a gombra kattintva. Az iratok listája egy előugró ablakban jelenik meg. A nyomtatási beállítások ablak (ábránkon) ezzel egy időben automatikusan megjelenik. A nyomtató kiválasztása után megadható intervallumos nyomtatás illetve példányszám is. 14

15 F O N T O S A nyomtatványok funkcióban szereplő menük kivételével a listában szereplő dokumentumok nyomtatódnak ki. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelők kerülnek nyomtatásra. A nyomtatványok funkcióban pár kivételtől eltekintve, általában csak a kijelölt sorok kerülnek nyomtatásra! A Windowsban már megszokott CTRL, illetve SHIFT billentyűkombinációk használatát javasoljuk. Jelszóváltoztatás A szimbólumra kattintva a bejelentkezett felhasználó neve mellett (jobb felső sarokban), a feljövő Jelszóváltoztatás ablakban nyílik lehetőség az aktuális jelszó módosítására. A jelszóváltoztatáshoz be kell írni a jelenlegi jelszót, a jövőben használni kívánt jelszót, valamint annak megerősítését. Számok és betűk adhatók meg, kis- és nagy betűkre érzékeny a rendszer. Rendben gombbal menthető el az új jelszó. Amennyiben az új jelszó, és megerősítése nem egyezik, a szoftver figyelmeztet. Mégsem gombra kattintva megszakítható a jelszóváltoztatás folyamata. A régi jelszónk lesz továbbra is aktuális. 15

16 A PROGRAM INDÍTÁSA A programot az asztalon található parancsikonnal indíthatjuk el. Az egérrel duplán kattintva az ikonra egy előugró ablakban elindul a program. A számítógépen engedélyezni kell az előugró ablakok futtatását. Internet Explorer 7 alatt ez az eszközök menü - előugró ablakok blokkolása pontban állítható be. Megjelenik a bejelentkező képernyő. A Szervezeti egység legördülő listából alá és fölé rendelt egységek egy jól átlátható fa struktúrában jelennek meg, ezek közül a gördítő sáv segítségével tudunk választani. A bejelentkező ablakban miután megadtuk a szervezeti egységünket, és az ahhoz tartozó felhasználónevünket valamint jelszavunkat, válasszuk a belépés gombot. Az ablak az utolsó belépéskor megadott szervezeti egységgel és névvel alapértelmezetten ki van töltve. T I P P Szervezeti egység kiválasztásnál betű lenyomásra a megfelelő sorra ugrik a kurzor, így gyorsan megtalálható nagyobb szervezetnél is a keresett szervezeti egység. F O N T O S A felhasználónév és a jelszó megadásakor ékezetes karakter nem használható. Caps lock-al írt nagybetűket nem támogatja a program. A felhasználónév és jelszó csak betűkből és számokból állhat. 16

17 A PROGRAM MENÜRENDSZERE VISSZAIGAZOLANDÓ KÜLDEMÉNYEK Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. ÁTADÁS ÁT KELL ADNOM A feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő navigációs panelen az Átadás Át kell adnom menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Átadás Át kell adnom feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablakban találhatók azok az iratok amiket másik ügyintézőnek adtunk át. T I P P A listában egyszerre több iratot is kijelölhetünk átadásra, de csak egy feladatfajtára irányulóan. A CTRL gomb nyomva tartásával, egyesével adhatunk hozzá elemeket az eddig kijelöltekhez, SHIFT gomb nyomva tartásával intervallumos kijelölés oldható meg. (Windowsban megszokott kijelölési módszerek.) Az átadásra küldött iratokkal két fő művelet végezhető: A feladatlistában kijelölt irat átadása A feladatlistában kijelölt átadási opciók módosítása A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Átvevő, Következő feladat, Érkeztetőszám, Iktatószám, Ügyfél, Címzett, Irány, Adathordozó és Tárgy szerint is. A rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A feladatlistában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül megjelenítésre. Szűkíthetjük az eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. Átadáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Érkeztetőszám, Ügyfél, Beérkezés időpontja, Iktatószám, Feladat és Adathordozó típusa szerint is. Több keresési szempont megadásával a lista szűkíthető. A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A gyakran ismételt keresések elmenthetők, későbbi használatkor visszatölthetők. A szűrő és keresőmezők alaphelyzetbe állíthatók a keresés gomb alatti üres lap ikonra kattintva. F O N T O S A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthetők az átadás adatai, valamint az esetlegesen csatolt fájl(ok). Az adatlap átolvasás után, a Bezár gombra kattintva bezárható. 17

18 ÁTADÁS gombra kattintva a feladatlistában kijelölt dokumentum(ok) átadása indítható. A program előugró ablakban megerősítést kér. A mezők jelentése: Kijelölt tételek száma: egyszerre több (akár az összes) átadásra váró tételt is el lehet küldeni, melyek számát itt láthatjuk. Címzettek száma: itt megtekinthetjük, hogy az átadásra kiválasztott tételek hány különböző felhasználóhoz irányulnak. Indoklás: ebbe a mezőbe megadhatjuk az átadás indokát. Kitöltése nem kötelező. Kíván átadási jegyzőkönyvet nyomtatni?: A jelölőnégyzet bepipálásával Átadás-átvételi jegyzőkönyv készül az ismert adatok kitöltésével. Szervezetnek történő átadás során csak a szervezet jelenik meg a jegyzőkönyvön. Ilyen esetben, ha átvétel során is kérünk jegyzőkönyvet, akkor ott már az átvevő neve is felkerül a dokumentumra. Az irat(ok) átadása befejezhető az Igen gombra való kattintással. Átadás után munkatársunk az Átvétel Át kell vennem menüben veheti át ténylegesen az iratokat. MÓDOSÍTÁS gombra kattintva változtathatjuk meg a kijelölt átadás vagy a kijelölt átadások címzettjét, abban az esetben, ha ezt tévesen adtuk volna meg az előzőekben. A megjelenő Továbbítás megerősítése ablakban szervezeti egység kiválasztása után, csak azok az ügyintézők jelennek meg a listában, akik a kiválasztott szervezeti egység tagjai. Ha jogosulatlan felhasználónak szeretnénk továbbítani, a szoftver figyelmeztet. A feladat legördülő listából az eredeti kiválasztás, és az ügyirat jelenlegi állapotából adódó feladatokból választhatunk. 18

19 A mezők jelentése: Címzett: Az új címzett szervezeti egységének és nevének megadása. Feladat: A címzett feladatának megadása. T I P P Ha nem vagyunk biztosak, hogy ki legyen a következő feladatvégző, szervezeti egységet kiválasztva, dolgozó mezőt üresen hagyva, az adott szervezeti egység valamennyi ügyintézője - aki rendelkezik megfelelő jogosultsággal - átveheti azt. Átadás után a megadott szervezeti egységben található valamennyi, a feltételnek megfelelő ügyintézőnél láthatóvá válik az irat, az Átadás Át kell vennem menüpont alatt. 19

20 ÁTVÉTEL ÁT KELL VENNEM A feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő navigációs panelen az Átvétel Át kell vennem menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Átvétel Át kell vennem feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablakban találhatók azok az iratok, amit más felhasználók számunkra adtak át feldolgozásra. A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Sorszám, Év, Dátum, és Átadó szerint is. A rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A feladatlistában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül megjelenítésre. Szűkíthetjük az eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. Átvételkor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Átadás időpontja, Átadás sorszám, Ügyintéző, Érkeztetőszám és Iktatószám szerint is. Több keresési szempont megadásával a lista szűkíthető. A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A gyakran ismételt keresések elmenthetők, későbbi használatkor visszatölthetők. A szűrő és keresőmezők alaphelyzetbe állíthatók a keresés gomb alatti üres lap ikonra kattintva. F O N T O S A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott irat átadási jegyzőkönyve. Az adatok megtekintése után a Mégsem gombra kattintva az ablak bezárható. Az átadási jegyzőkönyv listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve az Átadás adatai ablak jelenik meg. Az adatok megtekintése után a Mégsem gombra kattintva bezárható. 20

21 A Csatolmányok fülön amennyiben vannak - a fájl mellékletek tekinthetők meg. ÁTVÉTEL / VISSZAKÜLDÉS gombra kattintva, megtekinthetjük az átvételre váró tétel részletes adatait és átvehetjük vagy visszaküldhetjük a feladónak. A gombra kattintva az Átvétel előugró ablak jelenik meg. Az átvétel visszautasítható a rádiógombok segítségével minden egyes iratra külön-külön, valamint visszaküldés indoklásával. A mezők jelentése: Átvétel/Visszaküldés: A rádiógomb választásától függően lehet átvenni, illetve visszaküldeni a feladónak az iratot. Alapértelmezetten az Átvétel rádiógomb van bejelölve. Visszaküldés indoklása: A tétel visszaküldése esetén itt kell megadni az indokot. Az irat átvételéhez vagy visszaküldéséhez kattintson a Rendben gombra. Az irat előtt található szimbólum azt jelenti, hogy csatolmányt is tartalmaz az irat. A szimbólumra kattintva megjelenik az irat adatlapja, ahol a csatolmányt is megtekinthetjük. 21

22 CSOPORTOS ÁTVÉTEL / VISSZAKÜLDÉS gombra kattintva, megtekinthetjük az átvételre váró tételek részletes adatait és átvehetjük vagy visszaküldhetjük a feladónak. A gombra kattintva az Átvétel előugró ablak jelenik meg azzal a különbséggel az Átvétel/Visszaküldés nyomógombhoz képest, hogy ebben az ablakban az összes kijelölt átadáshoz tartozó irat megjelenik viszont az Átadókönyv adatai nem. Az átvétel visszautasítható a rádiógombok segítségével minden egyes iratra különkülön, valamint visszaküldés indoklásával. 22

23 ÁTADÁSOK ÁTVÉTELEK LISTA Az átadás - átvétel művelete nyomon követhető, ha a funkciópanelen a listák funkciógombra kattintva a megjelenő navigációs panelen az Átadások-Átvételek menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthető az összes átadott-átvett irat. A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Készült, Jegyzőkönyv sorszáma, Átadó szerv, Átadó felhasználó, Átvevő szerv, Átvevő felhasználó és Átadás állapot szerint is. A rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A találati listában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül megjelenítésre. Szűkíthetjük az eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. Átadások-Átvételeket a következő menüpontok szerint kereshetjük a találati listában: Dátum, Átadó szervezeti egység, Átvevő szervezeti egység, Iktatószám, Átadó felhasználó, Átvevő felhasználó, Érkeztetőszám és Átadás állapot szerint is. Több keresési szempont megadásával a lista szűkíthető. A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A gyakran ismételt keresések elmenthetők, későbbi használatkor visszatölthetők. A szűrő és keresőmezők alaphelyzetbe állíthatók a keresés gomb alatti üres lap ikonra kattintva. T I P P A listában visszakereshetők a korábbi átadások-átvételek. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. F O N T O S A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott irat átadási adatai. Módosításra nincs lehetőségünk, az ablaknak csak információtartalma van. 23

24 ÁTVÉTELRE VÁR A feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő navigációs panelen az Átvételre vár menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Átvételre vár feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza azokat az átadásokat, melyeket még nem vett át senki. A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Sorszám, Év, Dátum, és Átvevő szerint is. A rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A feladatlistában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül megjelenítésre. Szűkíthetjük az eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. Átvételre vár feladatban a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Átadás sorszám, Átadás időpontja, Érkeztetőszám és Iktatószám. A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A szűrő és keresőmezők alaphelyzetbe állíthatók a keresés gomb alatti üres lap ikonra kattintva. F O N T O S A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott átadás átadási jegyzőkönyve. Az adatok megtekintése után a Mégsem gombra kattintva bezárható. 24

25 VISSZAVÉTEL TOVÁBBKÜLDÉS A feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő navigációs panelen a Visszavétel - Továbbküldés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Visszavétel - Továbbküldés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablakban találhatók azok az iratok melyeket másoknak adtunk át, de ezt ők visszautasították. A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Sorszám, Év, Dátum, Visszaküldő és Indoklás szerint is. A rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A feladatlistában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül megjelenítésre. Szűkíthetjük az eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. Visszavétel - Továbbküldéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Átadás sorszám, Év, Visszaküldés dátuma, Megjegyzés, Visszaküldő, Érkeztetőszám és Iktatószám szerint is. Több keresési szempont megadásával a lista szűkíthető. A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A gyakran ismételt keresések elmenthetők, későbbi használatkor visszatölthetők. A szűrő és keresőmezők alaphelyzetbe állíthatók a keresés gomb alatti üres lap kattintva. ikonra F O N T O S A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott átadási jegyzőkönyv tartalma. Az adatok megtekintése után a Mégsem gombra kattintva az ablak bezárható. VISSZAVÉTEL - TOVÁBBKÜLDÉS visszaküldött tételt. gombra kattintva visszavehetjük, illetve más felhasználónak továbbíthatjuk a A megjelenő Visszavétel-Továbbküldés ablakban szervezeti egység kiválasztása után, csak azok az ügyintézők jelennek meg a listában, akik a megadott szervezeti egységhez tartoznak. A feladat legördülő listából csak az adott folyamat illetve az azután következő folyamatok választhatók ki. T I P P Ha nem vagyunk biztosak, hogy ki legyen a következő feladatvégző, szervezeti egységet kiválasztva, dolgozó mezőt üresen hagyva, az adott szervezeti egység valamennyi ügyintézője - aki rendelkezik megfelelő jogosultsággal - átveheti azt. Átadás után a megadott szervezeti egységben található valamennyi, a feltételnek megfelelő ügyintézőnél láthatóvá válik az irat, az Átadás Át kell vennem menüpont alatt. A mezők jelentése: 25

26 Címzett: o Szervezeti egység: az iratot megkapó felhasználó szervezeti egysége. o Felhasználó: az iratot megkapó felhasználó neve. Feladat: a visszavételre / továbbküldésre váró tétel következő feladatának kijelölése. Az irat továbbküldéséhez kattintson a Továbbküldés gombra. Az irat előtt található szimbólum azt jelenti, hogy csatolmányt is tartalmaz az irat. A szimbólumra kattintva megjelenik az irat adatlapja, ahol a csatolmányt is megtekinthetjük. 26

27 FELSŐ MENÜSOR A szoftver bal felső sarkában található ikonokkal a leggyakrabban végzett műveleteket lehet gyorsan elérni. Az egyes ikonokkal elérhető funkciókat a kézikönyv későbbi részén ismertetjük. Ez alól a két gyorsiktató ikon a kivétel, mivel ezeket csak innen lehet elérni. Érkeztetés Bejövő iktatás Kimenő iktatás Belső iktatás Új ügyfél felvétele (Új ügyfél felviteléről a Rendszerüzemeltetői kézikönyv tartalmaz információkat.) Bejövő gyorsiktató Kimenő gyorsiktató GYORSIKTATÓ A program bal felső sarkában található ikonra kattintva érhető el a gyorsiktató felület. Segítségével egy ablakból végezhető el az érkeztetés, bontás, iktatás. A gyorsiktató felület célja, hogy a normál kezelésű bejövő iratok érkeztetését, bontását valamint iktatását egy lépésben, gyorsan végre lehessen hajtani átadások nélkül. A dialógusablak felépítését, a benne elhelyezett beviteli mezőket a rendszergazdának van jogosultsága testreszabni, grafikusan az ablak kívánt helyén elhelyezni. Ez egyes műveleteknél (érkeztetés, bontás, iktatás) kötelezően kitöltendő mezők itt is kötelezőek, az ablakban mindenképp megjelennek. A következő esetek / iratok kezelése csak a hagyományos módszerekkel lehetséges: Sk iratok, Téves érkeztetés, Téves bontás, Téves iktatás, Téves címzés, Nem iktatandó iratok, Elektronikus úton érkezett iratok, Átvételi elismervény nyomtatása, Kísérőlap nyomtatása, Egyedi adatmezők rögzítése, Iktatás funkcióban csatolt és kapcsolatos iratok. 27

28 F O N T O S A képen látható példa dialógusablak nem tartalmaz valamennyi felhelyezhető mezőt! F O N T O S elvégezni! A szkennelést a Rendben gomb lenyomása előtt (azaz az iktatás megtörténte előtt) kell Az egyes beviteli mezők használata a kézikönyv későbbi részein részletesen le vannak írva a megfelelő funkcióknál. Előírat választása pl. az iktatás feladatnál, Beküldő az érkeztetés feladatnál, stb. A gyorsiktató használatakor is természetesen érvényesek a rendszerbeállítások. Pl. Szignálási adatok megjegyzése, intézési határidő automatikus kiszámolása, stb. Az adatok kitöltése után nem záródik be az ablak. A mezők beszürkülnek, és a bal alsó sarokban elolvashatjuk a keletkezett irat érkeztető- valamint iktatószámát. További iktatásokat végezhetünk az Új rögzítés gomb lenyomásával, előadói ívet nyomtathatunk, illetve Mégsem gombbal befejezhetjük a gyorskitöltő funkció használatát. T I P P Ha további beviteli mező(k)re van szüksége, kérje meg a rendszergazdát, hogy helyezze fel a gyorsiktató felületre a használni kívánt mező(ke)t! KIMENŐ GYORSIKTATÓ A program bal felső sarkában található ikonra kattintva érhető el a kimenő gyorsiktató felület. Segítségével egy ablakból végezhető el az iktatás, kiadmányozás, expediálás. A kimenő gyorsiktató felület célja, hogy a normál kezelésű kimenő iratok iktatását, kiadmányozását valamint expediálását egy lépésben, gyorsan végre lehessen hajtani átadások nélkül. A dialógusablak felépítését, a benne elhelyezett beviteli mezőket a rendszergazdának van jogosultsága testreszabni, grafikusan az ablak kívánt helyén elhelyezni. Ez egyes műveleteknél (iktatás, kiadmányozás, expediálás) kötelezően kitöltendő mezők itt is kötelezőek, az ablakban mindenképp megjelennek. A következő esetek / iratok kezelése csak a hagyományos módszerekkel lehetséges: Iktatásnál kimenő elektronikus dokumentum betöltése Dokumentum előállítás 28

29 Átszignálás Egyedi adatmezők rögzítése Iktatás funkcióban csatolt és kapcsolatos iratok F O N T O S A képen látható példa dialógusablak nem tartalmaz valamennyi felhelyezhető mezőt! F O N T O S elvégezni! A szkennelést a Rendben gomb lenyomása előtt (azaz az iktatás megtörténte előtt) kell Az egyes beviteli mezők használata a kézikönyv későbbi részein részletesen le vannak írva a megfelelő funkcióknál. Főszám választása pl. az iktatás feladatnál, Expediálás módja az expediálás feladatnál, stb. A kimenő gyorsiktató használatakor is természetesen érvényesek a rendszerbeállítások. Pl. Szignálási adatok megjegyzése, intézési határidő automatikus kiszámolása, stb. Az adatok kitöltése után nem záródik be az ablak. A mezők beszürkülnek, és a bal alsó sarokban elolvashatjuk a keletkezett irat iktatószámát. További iktatásokat végezhetünk az Új rögzítés gomb lenyomásával, előadói ívet nyomtathatunk, illetve Mégsem gombbal befejezhetjük a kimenő gyorsiktató funkció használatát. T I P P Ha további beviteli mező(k)re van szüksége, kérje meg a rendszergazdát, hogy helyezze fel a gyorsiktató felületre a használni kívánt mező(ke)t! 29

30 ÉRKEZTETÉS Érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben; 27. A szervhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy c) a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagy d) automatikusan az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer bonthatja fel. A feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő navigációs panelen az Érkeztetés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Érkeztetés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az érkeztetésre váró iratok listáját. Az érkeztetni kívánt iratokat három részre osztottuk: Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó) Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó) érkeztetése és bontása. (Amennyiben a szervezeti beállítások lehetőséget kínálnak erre.) Elektronikus formában beérkezett küldemények. A feladatlistában a gombbal, az kiszolgálóról letöltött elektronikus levelek találhatók. A megjelenő adatok rendezhetők, Rendszer típusa, Rendszerbeérkezés dátuma, Beküldő, Tárgy és Címzett szerint is. A rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A feladatlistában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül megjelenítésre. Szűkíthetjük az eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. Érkeztetéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Beküldő, Tárgy, Beérkezés időpontja és Rendszertípus szerint is. Több keresési szempont megadásával a lista szűkíthető. A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A gyakran ismételt keresések elmenthetők, későbbi használatkor visszatölthetők. A szűrő és keresőmezők alaphelyzetbe állíthatók a keresés gomb alatti üres lap ikonra kattintva. F O N T O S szimbólummal történik: Elektronikus aláírással rendelkező iratok megjelenítése a feladatlistában a következő 30 Az ikonra kattintva előugró ablakban megtekinthetők az aláírás adatai. Az adatlap átolvasás után, a Mégsem gombra kattintva bezárható. A program a MICROSEC e-szignó 3.1 elektronikus aláíró programot használja, mely segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az e-szignó 3.1 segítségével Windows Vista, XP és Windows 2000/2003 rendszeren az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni.

31 DOKUMENTUMOK FOGADÁSA gomb: elektronikus úton érkezett levelek, beadványok érkeztetése (nem csak levelek, hanem egyéb, portálon, ügyfélkapun keresztül érkezett elektronikus beadványok is) beállított fiók(ok)ról. A gombra való kattintás után a megjelenő Dokumentumok fogadása ablakban kiválasztható mely fiókról történjen a levelek lekérdezése. Rendben gombra való kattintással kezdhetjük meg a dokumentumok fogadását. A fogadott dokumentumok a munkaterületen található feladatlistában jelennek meg. Új fiók hozzáadására, illetve meglévő fiókhoz letöltési jogosultság adásáért kérje meg a rendszergazdát. Új fiók hozzáadásának menetét, valamint a letöltési jogosultság kiosztását a rendszerüzemeltetői kézikönyv tartalmazza. T I P P A dokumentumok fogadását érdemes reggel vagy meghatározott időben elindítani, így elkerülhető a sok dokumentumot tartalmazó rendszerek lekérdezésével járó időkiesés. A letöltés sebessége függ a kapcsolat sebességétől és a beérkező levelek mennyiségétől. F O N T O S A letöltött leveleket csak az a felhasználó látja, aki a levelet letöltötte, továbbá csak az a felhasználó tölthet le t, aki a megfelelő fiókhoz jogosultsággal rendelkező csoport tagja. F O N T O S rögzítéssel a piros kereszt ( IRATOK ÉRKEZTETÉSE A letöltött, de nem érkeztetendő (Pl. SPAM) leveleket automatikus eseménynaplóbeli ) ikonnal törölhetjük a listából. A program három fajta érkeztetési formát kínál fel, az információ forrásának, valamint annak kezelésének megfelelően. Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó) Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó) érkeztetése és bontása. (Amennyiben a szervezeti beállítások lehetőséget kínálnak erre.) Elektronikus formában beérkezett küldemények. Új érkeztetés : gombra az új küldemény érkezetés varázslóban kiválaszthatjuk a nem elektronikusan érkezett irat típusát. A következő gombra kattintva a kiválasztott érkeztetési formának megfelelő adatlap jelenik meg. Mégsem gombra kattintva az érkeztetés művelete megszakítható. Fájl: fizikai adathordozón (cd, floppy) érkezett elektronikus adat érkeztetése. Papír: papír alapon érkezett irat érkeztetése. Mindkét érkeztetési típushoz hasonló adatlap tartozik. Az eltérés mindössze annyi hogy fájl érkeztetés esetén, a csatolmány lapfülön lehet a fájl mellékletet rögzíteni. 31

32 Az Érkeztetés ablak 3 lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza az érkeztetett irat fő adatait. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet rögzíteni. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. A mezők jelentése: Adatok lapfül: Beérkezés időpontja: Automatikusan kitöltődik, de módosítható, így előző napi küldeményt is lehet érkeztetni. A beérkezés időpontja órára és percre pontosan beállítható. Beérkezés módja: Legördülő listából válasszunk értéket! Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Kézbesítés prioritás: Legördülő listából válasszunk értéket. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Adathordozó típusa: Legördülő listából kiválaszthatjuk az adathordozó típusát. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Érkeztetés helye: Legördülő listából megadhatjuk az érkeztetés helyét, amennyiben több helyiségben, vagy épületben történik érkeztetés. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Érkeztető: Automatikusan kitöltésre kerül, nem módosítható, mindig a funkciót használó felhasználó neve jelenik meg. Küldő neve: A mezőben autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti Új partner ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a gombra történő kattintással választható ki, adható meg. Küldő címe: Automatikusan kitöltődik a Küldő neve mező kitöltésével. Kapcsolattartó: Cég esetén a kapcsolattartó személy választható ki legördülő listából. Új kapcsolattartó a mező melletti Új partner ( 32 ) gomb segítségével vihető fel.