DMS One - Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 DMS One - Felhasználói kézikönyv

2 This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.

3 Contents I. Bevezető 1 1. A rendszer bevezetésének előnyei Használhatóság Egységes rendszer központi tartalomkezelés Teljeskörű dokumentumkezelés... 2 I. A Rendszer bemutatása 5 1. A program indítása A kezdőfelület bemutatása Kezelő- és egyéb elemek bemutatása... 8 Naptár gomb... 8 Rádiógombok... 9 Kereső gombok... 9 Keresési eredmény szűkítése... 9 Rács frissítése gomb... 9 Összes kiválasztása Legördülő listák Tool tip Autocomplete funkció Kijelentkezés gomb Kötelezően kitöltendő mezők Adatmódosítások rögzítése és megszakítása Tallózás indítása Exportálás excel munkafüzetbe Nyomtatás Egységes funkciók a rendszer felületein Csoportos kijelölés a feladatlistában Betűméret nagyítása és kicsinyítése Iratok és ügyiratok adatlapja Törlés a rendszerben Átadások és átvételek Következő feladatvégző kijelölése Változtatások jóváhagyása és elvetése Csatolmányok Szkennelés Ügyirat adatok I. Első lépések Jelszóváltoztatás Egyéni beállítások I. Visszaigazolandó küldemények Átadás Ügyirat átadása Átvétel DMS One - Felhasználói kézikönyv Contents iii

4 1. Átvételre vár Visszavétel - Továbbküldés I. Érkeztetés Érkeztetés Új érkeztetés ablak fülei és mezői Új érkeztetés-bontás ablak fülei és mezői Elektronikus formában beérkezett küldemények érkeztetése Bontás Dokumentumok Bontása Nem iktatandó bejövő irat Szignálásra előkészítés Szignálásra előkészítés elvégzése I. Szignálás Szignálandó Adatok fül Lássák még fül Csatolmányok fül Feladat fül Olvasandó Iratok olvasása Új kimenő és új belső iktatás I. Iktatás Iktatás Új Iktatás indítása Iktatás Főszámon Iktatás Alszámon Csoportos iktatás Excelből Kimenő dokumentum betöltése I. Ügyintézés Irataim Irat átadása portálnak Átszignálás Új iktatási kérelem Új kimenő és új belső iktatás Elintézés Dokumentumsablon előállítása Dokumentum létrehozás Jóváhagyás/Véleményezés Új dokumentum létrehozása Módosítás Dokumentum lezárása Ügyirataim Határidőbe helyezés Ügyirat lezárása Új kimenő és új belső iktatás Felfüggesztés Megosztott irataim Iratok megosztás Ügyiratok megosztása Kiadmányozás Adatok fül Postai szolgáltatások fül Csatolmányok fül iv Contents DMS One - Felhasználói kézikönyv

5 Feladat fül Expediálás Adatok lapfül Csatolmányok lapfül Feladat fül I. Irattárazás Határidő nyilvántartás Ügyirat visszaadása határidőből Irattárazás Irattárazás fül Egyéb adatok fül Iratkiadás Nem kölcsönözhető E-másolat készítése I. Eseti feladatok Dokumentumtár Új dokumentum feltöltése Adatlap kitöltés Iratkikérés Irattári előkészítés Központi irattárba helyezés Selejtezés Selejtezésre kijelöl Kijelölés megszüntetése Felülvizsgálat Selejtezési jegyzőkönyv Selejtezés Levéltári átadás Levéltári átadásra kijelöl Kijelölés megszüntetése Felülvizsgálat Levéltárazási jegyzőkönyv Levéltári átadás E-másolat kérése I. postázás modul Kiadmányozás és expediálás Postai és elektronikus kézbesítés Postai kézbesítés Elektronikus kézbesítés Postakönyvek kezelése Új postakönyv felvétele Postakönyv lezárása Postakönyvek nyomtatása/letöltése Vevények kezelése Új tértivevény rögzítése I. Listák Visszaigazolandó küldemények Átadások-Átvételek Irat helye Összes Átadás-Átvétel Érkeztetés Érkeztetések Bontások DMS One - Felhasználói kézikönyv Contents v

6 Szignálásra előkészítések Nem iktatandók Érkeztetés lista Érkeztetések-iktatások Szignálás Szignálások Olvasott iratok Megosztott iratok Iktatás Alszámok Főszámok Ügyintézés Kiadmányozások Expediálások Ügyek állapota Jóváhagyás/Véleményezés Felfüggesztések Kitöltött adatlapok Irattárazás Irattárazások Iratkiadások Selejtezések Levéltárazások E-Másolatok Eseménynapló Eseménynapló megtekintése I. Nyomtatványok Formanyomtatványok Érkeztetőkönyv Iktatókönyv Előadói ív Irattári terv Ügyiratpótló lap Kölcsönzési napló Postakönyv Boríték Etikett Iktatás adatai Jegyzőkönyvek Átadás-átvételi jegyzőkönyv Selejtezési jegyzőkönyv Levéltárazási jegyzőkönyv Elszámoltatási jegyzőkönyv Statisztikák Ügyiratforgalmi statisztika Államigazgatási hatósági statisztika Önkormányzati hatósági statisztika OSAP 2143 statisztika I. Fogalommagyarázat 229 Index 233 vi Contents DMS One - Felhasználói kézikönyv

7 I.Bevezető 1. A rendszer bevezetésének előnyei Tapasztalatunk szerint ügyfeleink a következő előnyöket realizálják a DMSone iratkezelő rendszerünk bevezetésével: A hatékonyság javulása A legtöbb vállalat esetében jelentős - akár a munkaidő 30%-át kitevő - ráfordítást igényel az iratok rendszerezése, visszakeresése és mindez nem csak az adminisztratív munkaerőt, hanem számos más területet is érint a gyártástól a logisztikáig, a kereskedelemtől a különféle szolgáltatásokig egyaránt. A DMSone iratkezelő rendszer használatával az eddig ráfordított idő -és munka- töredékével juthatunk az eddigieknél sokkal pontosabb, megbízhatóbb adatokhoz a dokumentumkezelésünket illetően. Pontos információk Egy projekt, megbízás teljesítése során, de akár az ajánlattételig bezárólag is számos dokumentum, irat keletkezik, melyek hatást gyakorolnak a teljes profittermelő folyamatra. Az egyes partnerektől érkezett, valamint a válaszként küldött levelek, ek, faxok csak ritkán kerülnek egységes rendszerben tárolásra, így visszakeresésükhöz egy adott projekt, vagy megrendelés teljesítésének nyomon követéséhez gyakran több kolléga levelező programjából, az irattárból és a kollégák asztaláról kell összeszedni a szükséges információkat. A DMSone iratkezelő rendszerben rögzített dokumentumainkat szabadon rendezhetjük, visszakeresésük néhány másodperc alatt megoldható. A dokumentum bármelyik leíró adatára, illetve azok kombinációira is szűrhetünk. Reagálási idő csökkenése Különböző tartalmú és formájú dokumentumaink egységes rendszerben történő kezelése nagyban felgyorsítja az információáramlást a szervezeten belül, mely létfontosságú szempont, ha gyorsan szeretnénk egy ügyfél problémájára, vagy egy felmerülő lehetőségre reagálni. A DMSone iratkezelő rendszer bevezetésével lehetőség nyílik arra, hogy az egyes dokumentumokat formátumtól függetlenül legyen szó szkennelt papír alapú dokumentumokról, ekről, faxokról, képekről és videófelvételekről, vagy akár elektronikus űrlapokról azonnal elérhetővé és visszakereshetővé tegyük minden arra jogosult felhasználó számára, idő és térbeli korlátozás nélkül. Mindezzel elkerülhető, hogy ügyfeleink napokat várakozzanak egy ajánlatra, szerződéstervezetre, vagy egy számla megküldésére. Üzleti folyamataink felgyorsulnak, mely természetesen a bevétel nagyságában, valamint a likviditási helyzet javulásában is megmutatkozik. Határidő kezelés Napjainkban már a kisebb vállalkozások és szervezetek esetében is összetettek a feladatok. Egy ajánlattételhez, egy tenderen vagy pályázaton való induláshoz is sok esetben több kolléga együttműködése szükséges (pl. gyártás - kereskedelem - pénzügy stb.). Gyakori jelenség, hogy sok esetben az egyes ajánlatok, pályázatok, közbeszerzési tenderek az utolsó pillanatban készülnek el, kockáztatva azt, hogy a vállalat egy jelentős üzleti lehetőségtől esik el. Ez a probléma a DMSone iratkezelő rendszerrel kiküszöbölhető, hiszen az egyes részfeladatok határideje, valamint az egyes feladatok, dokumentumok egymáshoz való viszonya, kapcsolata könnyen nyomon követhető. Döntés előkészítés, jelentések, statisztikák Vállalatunk, szervezetünk tevékenységének nyomon követése, a szűk keresztmetszetek, gyenge pontok megszüntetése csak pontos, gyorsan előkereshető információk DMS One - Felhasználói kézikönyv Bevezető 1

8 birtokában képzelhető el. A DMSone iratkezelő rendszer segítségével az eddig hosszú órákat, akár napokat igénybe vevő jelentések, statisztikák elkészítése akár gombnyomásra elvégezhető. 2. Használhatóság A használhatóság fogalma nem csak a szoftver felhasználóbarát mivoltát, hanem a szervezeti szintű használhatóságot is jelenti azaz célszerű megvizsgálnunk mennyire rugalmasan alakítható a szoftver a szervezeti dokumentumkezelési folyamathoz. Rendszerünk részletesen paraméterezhető. Egyedi adatmezők rögzíthetők az adminisztrátor felületről, alapértelmezések beállításával definiálhatjuk a dokumentumokhoz kapcsolódó ügymenet-folyamatokat, jogosultságokat állíthatunk be dokumentumokra és felhasználókra vonatkozóan egyaránt. 3. Egységes rendszer központi tartalomkezelés A rendszer lehetőséget ad bármilyen méretű és formátumú dokumentum fogadására tárolására és kezelésére, legyen az: hagyományos papír alapú dokumentum; csatolt fájlokat, esetleg elektronikus aláírást is tartalmazó ; portálról, weboldalról, ügyfélkapuról érkező dokumentum, kitöltött elektronikus űrlap; fax szerverről jövő dokumentum; személyesen, ügyfélszolgálaton átvett papíralapú vagy elektronikus adathordozón tárolt dokumentum; A dokumentumok központi, egységes rendszerben történő tárolása lehetővé teszi, hogy projektjeinkkel, teljesített vagy folyamatban lévő megrendeléseinkkel kapcsolatos összes dokumentumot mérettől, formátumtól függetlenül nyilvántartsuk, szükség esetén azonnal visszakeressük. 1. Teljeskörű dokumentumkezelés A DMSone iratkezelő rendszer képes a dokumentumok teljes életciklusának nyomon követésére, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan. A rendszer moduláris felépítéséből adódóan a szervezet méretétől, a felhasználók számától valamint a beérkező és keletkező dokumentumok mennyiségétől függően rugalmasan testre szabható. A főt foglalkoztató kisebb vállalkozásoktól, a több telephellyel és több száz felhasználóval rendelkező nagyvállalatok, intézmények igényeit egyaránt képes kielégíteni. Az DMSone iratkezelő rendszer a hagyományos iratkezelési feladatok mellet (érkeztetés, bontás, szignálásfeladatkiosztás, iktatás, irattárazás, kiadmányozás, expediálás, postázás, selejtezés, levéltárazás) lehetőséget ad a kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére, mint: téves címzés vagy bontás s.k. küldemények minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése dokumentumok verziókezelése (pl. egy szerződésterv esetében) helyettesítések kezelése stb. iratbetekintés ( Lássák még funkció) A DMSone iratkezelő rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az elektronikus aláírás segítségével a DMSone iratkezelő rendszerben az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni. 2 Bevezető DMS One - Felhasználói kézikönyv

9 aláírás, időbélyegzés és ellenjegyzés készítés elektronikus tértivevény készítés és ellenőrzés többszintű aláírás ellenőrzés az elektronikus dokumentumok aktákba szervezhetők a dokumentumok formátumának ellenőrzése beadványsémák támogatása (pl. e-cégeljárás) teljes mértékű megfelelés az ETSI TS XML Advanced-nek (XML alapú elektronikus aláírásokkal kapcsolatos követelmények) DMS One - Felhasználói kézikönyv Bevezető 3

10

11 I.A Rendszer bemutatása A következő fejezetek célja a DMSOne iratkezelő rendszer bemutatása. A Felhasználói Kézikönyvben található képernyőképek Windows 8.1 angol nyelvű operációs rendszer alatt készültek. Amennyiben más operációs rendszert használ, a felületek kis mértékben eltérhetnek a Kézikönyvben látottaktól. A programban egy jól megtervezett fa struktúra segítségével azonnal áttekinthető a dokumentumkezelési folyamat. Könnyen megtalálhatók az elvégzendő feladatok. Az áttekinthetőség és a tetszetős design a rendszer egészére jellemző. A program használatához alapfokú számítástechnikai ismeretek elegendőek, a kezelés elsajátítása nem jelenthet gondot. Jelen Felhasználói Kézikönyvben a különböző felületeken elérhető, azonos működéssel bíró funkciókat csak egyszer mutatjuk be (pl.: Téves érkeztetés funkció). 1. A program indítása A programot az asztalon található parancsikonnal indíthatjuk el. Az egérrel duplán kattintva az ikonra egy előugró ablakban elindul a program. A számítógépen engedélyezni kell az előugró ablakok futtatását. Internet Explorer 7 alatt ez az Eszközök menü - előugró ablakok blokkolása pontban állítható be. Ezt követően megjelenik a bejelentkezési képernyő: 1. ábra: Bejelentkezési képernyő A bejelentkezési képernyőn szükséges megadnunk a bejelentkezési adatokat: Szervezeti egység: a felhasználó szervezeti egysége Név: a felhasználó bejelentkezési neve DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 5

12 Jelszó: a felhasználó jelszava A Szervezeti egység legördülő listából alá és fölé rendelt egységek egy jól átlátható fa struktúrában jelennek meg, ezek közül a gördítő sáv segítségével tudunk választani. A bejelentkező ablakban miután megadtuk a szervezeti egységünket és az ahhoz tartozó felhasználónevünket, valamint jelszavunkat a Belépés gombbal tudunk bejelentkezni a rendszerbe. A bejelentkezési ablak a rendszer minden indításakor az előző belépéskor megadott szervezeti egységgel és felhasználói névvel alapértelmezetten ki van töltve. Tipp: A szervezeti egység kiválasztásánál betű lenyomásra a megfelelő sorra ugrik a kurzor, így gyorsan megtalálható nagyobb szervezetnél is a keresett szervezeti egység. Fontos: A felhasználónév és a jelszó megadásakor ékezetes karakter nem használható. A Caps Lock-kal írt nagybetűket nem támogatja a program. A felhasználónév és jelszó csak betűkből és számokból állhat. 1. A kezdőfelület bemutatása A bejelentkezést követően a lenti képen látható felület jelenik meg. 2. ábra: Kezdőfelület A kezdőfelület felső részén (Menüsor) a leggyakrabban használatos gombokat és egyéb információkat helyeztünk el (rendre balról jobbra haladva): A Menüsor bal oldala o o o o o o o o Érkeztetés gomb Bejövő irat iktatása gomb Kimenő irat iktatása gomb Belső irat iktatása gomb Új partner felvétele gomb Bejövő gyorsiktató gomb Kimenő gyorsiktató gomb Hírek gomb A Menüsor középső része 6 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

13 o o o Szervezet neve Ugrás a kezdőlapra gomb Feladatkezelő aktív/inaktív gomb (opcionális) A Menüsor jobb oldala o o o Bejelentkezett/helyettesített felhasználó neve és szervezeti egysége Kijelentkezés gomb Jelszóváltoztatás gomb A Menüsor alatti szürke sáv a Navigációs sáv. A Navigációs sáv mindig jelzi, hogy a menürendszer épp melyik részében vagyunk (például Feladatok/Érkeztetés). A Navigációs sáv alatt attól függően, hogy a menü melyik részében vagyunk láthatóak a szűrő- és keresőmezők, amely alatt a Hírfolyam jelenik meg. A Hírfolyam mutatja listanézetben az aktuális feladatainkat. 3. ábra: Munka felülete A szűrő- és keresőmezők alatt a Munkaterület helyezkedik el. A Munkaterület felső részén az adott menühöz tartozó funkciógombok helyezkednek el, amelyek alatt a feladatlistát láthatjuk. A feladatlista a munkaterületen megjelenő iratok listája. Az új iratok kivastagítva jelennek meg a listában, az elvégzettek vagy eltűnnek a listából, vagy halványan jelennek meg. Ez az adott menütől függ. Ha a kivastagított feladatra rákattintottunk, az azt jelenti, hogy megtekintettük, tehát a kivastagítás megszűnik és normál betűtípussal szerepel a továbbiakban. A feladatlistában megjelenő elemeket lehetőségünk van sorba rendezni a felületen megjelenő oszlopok szerint növekvő vagy csökkenő sorrendben. A sorba rendezéshez annak az oszlopnak a fejlécére kell kattintani, amelyik szerint a sorba rendezést el kívánjuk végezni. Első kattintásra növekvő, míg második kattintásra csökkenő sorrendbe rendeződnek az elemek. Az oszlopok szélességét igény szerint lehet állítani. Az adott oszlop fejlécének a szélére kattintva és a bal egérgombot lenyomva tartva tudjuk szélesíteni vagy keskenyíteni az adott oszlopot. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. Amennyiben több elemet tartalmaz az adott lista, mint amit egy lapon meg tud jeleníteni a szoftver, úgy a munkaterület jobb alsó sarkában található nyilakkal tudunk váltani az oldalak között. A munkaterület bal oldalán lent a Funkciópanel, felette a Navigációs panel található. A Funkciópanel négy fő kategória szerint csoportosítja a rendszer funkcióit: 1. Feladatok: azok a tevékenységek, amelyeket az ügyiratokkal végezhetünk. 2. Listák: a Navigációs panelen megjelenő tevékenységek közül választva megtekinthető a dokumentált iratok listája. DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 7

14 3. Nyomtatványok: a Navigációs panelen az adott tevékenységet kiválasztva formanyomtatványok, jegyzőkönyvek és statisztikák nyomtathatók. 4. Rendszer: a program testreszabásához kapcsolódó menüpontokat tartalmazza. A Navigációs panel jeleníti meg azokat a menüpontokat, amelyek az egyes funkciókhoz tartoznak, pl. a Feladatok funkciócsoportot kiválasztva a Navigációs panelen megjelenik az Érkeztetés, Iktatás stb. menüpont. A menüpontok neve mellett zárójelben láthatjuk, hogy mennyi iratunk, valamint mennyi új még meg nem tekintett iratunk van a listában. Ha új feladatot kaptunk, a megfelelő menü kivastagításra kerül. Valamennyi feladathoz gyorskeresési funkció társul, amely nagyban megkönnyíti az elvégzendő munkát. A rendszer átgondoltságát mutatja, hogy a felhasználók által igényelt keresések túlnyomó többsége gyorskeresésekkel megoldható. A szoftver használata során a könnyű kezelhetőség mellett a gyors adatbeviteli lehetőség kritériuma is érvényesül. Számos kényelmi funkció segíti a felhasználót abban, hogy az adatrögzítési munkáját a lehető leggyorsabban elvégezhesse, csak néhányat említve: Adatot csak egyszer szükséges rögzíteni. Az autocomplete funkció segítségével többek között pl. a partnertörzsbe már felvitt adatokat gombnyomásra felajánlja a rendszer. A gyorskeresések mellett a felhasználó által is konfigurálható összetett keresések nagyban megkönnyítik a jelentések, statisztikák és lekérdezések elkészítését. Az egyes műveletek csoportosan is elvégezhetők, így például már néhány száz dokumentum esetében is akár egy egész napi munkát igénylő irattárazás néhány kattintással elvégezhető. További hasznos funkció, hogy gombnyomásra elkészíthetők a leggyakrabban használt nyomtatványok, mint például Átadás-átvételi jegyzőkönyvek, iratpótló lapok, előadói ívek, postakönyvek, ajánlószelvények stb. 1. Kezelő- és egyéb elemek bemutatása Naptár gomb A Naptár gomb használatával a dátumok megadása könnyíthető meg. Erre kattintva előugrik egy Naptár ablak, ami alapesetben mindig a mai nap dátumát mutatja. A Naptár gomb a program számos funkciójában használatos. 4. ábra: Naptár 8 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

15 Az ablak legfelső sorában a hónapok közt válthatunk, a nyilak segítségével. A dátum kiválasztása a kívánt napra kattintással érhető el. Az évre kattintva a napok helyén listázva jelennek meg a hónapok. Ebben a nézetben a nyilak segítségével az évek közt válthatunk. Rádiógombok 5. ábra: Rádiógombok A Rádiógombok választási lehetőséget tesznek lehetővé oly módon, hogy egymást kizáró lehetőségek közül tudunk segítségükkel pontosan egyet kiválasztani. Mindig pontosan egy Rádiógomb lehet aktív (az ábrán egy iktatási művelet során használt rádiógombos választás látható). Kereső gombok 6. ábra: Kereső gombok A Keresés gombra kattintva a megadott feltételeknek megfelelő keresési folyamat indítható el. A Mappa ikonra kattintva egy korábban elmentett keresési feltételt tölthetünk be. A Lemez ikonra kattintva a gyakran ismételt keresési feltételek menthetők el. Az Üres lap ikonra kattintva a keresőmezők alap állapotba állíthatók. A Kiterjesztett szűrők gombra kattintva kiterjesztett keresési mezők jelennek meg. A keresési feltételeket különféle mezők segítségével adhatjuk meg. A legördülő listás és Naptár gombos keresések használata egyértelmű. A szöveges keresőmezők használata speciális, mert ide tulajdonképpen azt írunk, amit akarunk. Sok más programtól eltérően, a DMSone iratkezelő rendszerben nincs szükség helyettesítő karakterek (%, *,?) használatára. Ha egy olyan alszámra keresünk rá, aminek tárgyában a beadvány szó szerepel, a kereső mezőbe elég beírni annyit, hogy: dv. Ennek hatására a listában látszódni fog valamennyi alszám, amiben a dv megtalálható. Ha túl nagy az eredményhalmaz, további szűkítésre lehet szükség. Keresési eredmény szűkítése 7. ábra: Keresési eredmény szűkítése ABC alapján Szűkíthetjük a keresési eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. A feladatlistán az aktuális oszlop vonatkozásában lesz éles a betűrendezés, pl.: ha Beküldő szerint van rendezve a lista, és alul a C betűre kattintunk, akkor a listában csak azok a sorok maradnak meg, amelyeknél a Beküldő neve C betűvel kezdődik. Rács frissítése gomb A Rács frissítése gombra kattintva a munkaterület frissítésre kerül. Az adott funkciótól függő, a feladatlistába kerülhető valamennyi elem feltöltésre kerül a hálóban. Fontos: Nagyméretű adatbázisnál javasolt a Keresés funkció használata. DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 9

16 Összes kiválasztása Az Összes kiválasztása gomb a feladatlistákban szereplő tételek mindegyikét kiválasztja. Egyes műveletek esetén (pl.: Átadásnál vagy Átvételnél) több kijelölt feladatot egyszerre, egy gombnyomásra is elvégezhetünk. Az Összes kiválasztása gomb a feladatlista bal felső sarkában található. Legördülő listák Legördülő listák segítik az adatbevitelt a gyakran előforduló adminisztrációs feladatok során. A kitöltendő mezők közül a legördülő listák felismerhetők a mező végén található kis háromszög jelölésből. A listára kattintva a legördülő választási lehetőségek közül jelölhetjük ki a számunkra megfelelőt. A lista tartalma adminisztrátori jogokkal szerkeszthető a Rendszer funkciógombra kattintva, a Törzsadatok menüpontban. A legördülő lista egy elemére a kezdőbetű lenyomásával gyorsan ráugorhatunk, így a hosszú listákban gyorsabban megtalálhatjuk a keresett adatot. 8. ábra: Legördülő listák A legördülő listák tartalma abc sorrendben jelenik meg. Tool tip Valamennyi legördülő listában, a lista egy elemén állva, tool tipben is megjelenik a tartalom. Ez azokban az esetekben lehet különösen fontos, amikor annyira hosszú az adott sor, hogy nem fér ki a rendelkezésére álló területen teljes egészében. Tool tip egyéb helyeken is megjelenhet, például a munkaterület soraira, egyes ikonjaira irányítva az egérkurzort. 9. ábra: Tool tip Autocomplete funkció 10. ábra: Autocomplete Szövegmezők kitöltésekor már az első karakter megadásával a program megjeleníti a bevitt karakternek megfelelően a rendszerben tárolt adatok listáját, így gyorsítva a gyakran előforduló adatok adminisztrálását. A beviteli mező alatt a program 10 találatot jelenít meg legördülő listában, ahonnan kiválasztható a kívánt adat. A beviteli mezőben további karaktereket megadva szűkíthető az autocomplete által hozott találati lista. A megfelelő találatot kiválasztva a beviteli mezőben megjelenik a kiválasztott adat. A listában megjelenő adat módosítható (adminisztrátori jogokkal) a Rendszer funkciógombra kattintva a Törzsadatok/Ügyfelek menüpont alatt. 10 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

17 Az autocomplete funkciót használó szűrőmezők esetén a * gombbal szórészletre is lehetőség nyílik keresni, pl.: tudjuk, hogy Kovács a neve az ügyfélnek, akinek az egyik ügyiratát keressük, de nem tudjuk mi a keresztneve. Ekkor a Kovács* keresés eredménylistájában láthatóvá válik valamennyi Kovács, nem csak az első 10. A listában található egyéb adatokból gyorsabban rátalálhatunk arra, amit, vagy akit keresünk. Új érkeztetéskor, illetve iktatáskor az ügyfél kiválasztása során az autocomplete funkció (amennyiben létezik) a partner idegen kódját is kiírja. Kijelentkezés gomb Kijelentkezni a jobb felső sarokban található felhasználónévre duplán kattintva, illetve a felhasználónévtől jobbra található Kijelentkezés gombra kattintva lehet. Helyettesítés esetén csak ez utóbbi szimbólum használható, mivel ilyenkor átalakul a bejelentkezett felhasználó nevének állapota (helyettesítéskor legördülő listából választható ki, hogy épp kinek a nevében dolgozunk). A helyettesítés technikai részeiről a Rendszerüzemeltetői Kézikönyvben lehet olvasni. A jobb felső sarok aktív helyettesítés esetén: 11. ábra: Aktív helyettesítés A jobb felső sarok normál bejelentkezés esetén: 12. ábra: Nincs helyettesítés Kötelezően kitöltendő mezők Az egyes dialógusablakokban (pl.: érkeztetés) kötelezően kitöltendő adatbeviteli mezők is szerepelhetnek. Amíg ezek nem kerülnek kitöltésre, addig nem végezhető el az adott művelet. A könnyű megkülönböztethetőség végett ezek a mezők félkövéren vannak szedve és *-gal vannak jelölve. 13. ábra: Kötelezően kitöltendő mezők Adatmódosítások rögzítése és megszakítása 14. ábra: Adatmódosítások rögzítése és megszakítása DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 11

18 Az adminisztráció folyamán kitöltésre kerülő űrlapok adatai rögzíthetők a Rendben gombra való kattintással. Az adatbevitel megszakítható és az ablak bezárható a Mégsem gombra való kattintással. A Windowsban megszokott ablak bezárása a jobb felső sarokban található X gombbal is elvégezhető, a gomb funkciója egyenértékű a Mégsem gombra való kattintással. Tallózás indítása 15. ábra: Tallózás A Tallóz (Browse ) gombra kattintva a Windows különféle verzióiban már ismert és megszokott fájlválasztó ablak jelenik meg. Az ablakban a Windows rendszerekben ismert módon navigálhatunk. A keresett fájl kijelölése után a megnyitás gombra kattintva választható ki az állomány. Az iktatóprogramban tallózási folyamat például fájl csatolásakor indul. Exportálás excel munkafüzetbe A feladatlistában megjelenő iratok adatai exportálhatók Excel munkafüzetbe az Exportálás gombra való kattintással. A megjelenő Fájl letöltése ablakban három választási lehetőségünk van: Megnyitás (Open) Mentés (Save) Mégsem (Cancel) 16. ábra: Exportálás excel munkafüzetbe A Mentés (Save) gombra kattintva a megadott könyvtárba menthető a táblázat. A Megnyitás (Open) gombra kattintva az Excel táblázatkezelő programban nyílik meg az iratok listája. A Mégsem (Cancel) gombra kattintva az exportálás megszakítható. Fontos: Mindig csak a listában szereplő elemek exportálhatóak. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelő elemek kerülnek be a csv fájlba. Nyomtatás A feladatlistában megjelenő iratok listája részletes adatokkal nyomtatható a Nyomtatás gombra kattintva. Az iratok listája egy előugró ablakban jelenik meg, a nyomtatási beállítások ablak ezzel egy időben automatikusan felugrik, ahol a Windows operációs rendszerből már jól ismert beállítások elvégzésére van lehetőségünk. 12 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

19 17. ábra: Nyomtatás ablak Fontos: A Nyomtatványok funkcióban szereplő menük kivételével a listában szereplő dokumentumok nyomtatódnak ki. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelők kerülnek nyomtatásra. A Nyomtatványok funkcióban pár kivételtől eltekintve általában csak a kijelölt sorok kerülnek nyomtatásra. 1. Egységes funkciók a rendszer felületein Csoportos kijelölés a feladatlistában Ha a feladatlistában több elemet kell kijelölnünk, akkor a szoftverben használható a Windowsban már jól ismert Ctrl és Shift billentyűk segítségével történő kijelölés: A Ctrl gomb nyomva tartásával és az egér bal gombjának használatával jelölhetünk ki több, akár nem egymás alatt elhelyezkedő sorokat. Amelyik sorra rákattintunk az kijelölésre kerül (a Ctrl billentyű mindvégig maradjon lenyomva). A Shift billentyű lenyomásával egy tartományt választhatunk ki. Először bal egérgombbal kattintsunk a kijelölni kívánt tartomány első elemére, majd nyomjuk le a Shift gombot és a nyomva tartása mellett a bal egérgombbal jelöljük ki az utolsó elemet. A két kattintás közötti sorok kijelölésre kerülnek. Tipp: A két kijelölési forma kombinálható. A következő képen látható a fenti kijelölések kombinálása. DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 13

20 18. ábra: Kijelölések kombinálása Betűméret nagyítása és kicsinyítése Az iktatóprogram böngésző alapú, így a jól ismert nagyító-kicsinyítő (Ctrl+Scroll up/down, vagy Ctrl és +/- gombok együttes lenyomása) funkciókat használhatjuk a felületen. Nagyítás o o Kicsinyítés o o Ctrl és + gomb Ctrl és felfelé görgetés az egérrel Ctrl és gomb Ctrl és lefelé görgetés az egérrel Iratok és ügyiratok adatlapja Az egyes menüpontokban a listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelenik az adott irat vagy ügyirat adatlapja. Az adatlapon megjelenő adatok függnek az adott menüponttól. Az adatlap tartalmának egy részét a menüponttól függően akár módosítani is tudjuk: A módosítást a mező értékének átírásával, vagy legördülő lista esetén a listából más érték kiválasztásával kezdhetjük el és a Rendben gombbal hagyhatjuk jóvá. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett. Törlés a rendszerben Az iratkezelő rendszerben mivel megfelel a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletnek rögzített tételeket és partnereket csak logikailag lehet törölni (sztornózni). A rendszer a sztornózott tételt, illetve törölt partnert a papír alapú iktatókönyvben ismert gyakorlat szerint egy vízszintes vonallal áthúzza. Átadások és átvételek Az iratkezelő szoftverben a Feladatok / Visszaigazolandó küldemények menüpont alatt található Átadás, Átvétel, Visszavétel Továbbküldés pontok működése a rendszerbeállításoktól függnek. 14 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

21 Hagyományos átadás Hagyományos átadás esetén az átadónak jóvá kell hagynia az irat/ügyirat átadását az Átadás menüpontban. Automatikus átadás Automatikus átadás esetén az átadást követően nincs szükség az átadás megerősítésére. Következő feladatvégző kijelölése Az iratkezelő szoftverben az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges lehet kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. 19. ábra: Következő feladatvégző kijelölése A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. Következő feladatvégzőnek csak olyan személy választható ki, akinek van jogosultsága a következő feladat elvégzésére. Ha jogosulatlan személyt adtunk meg, azt a szoftver hibaüzenetben közli. 20. ábra: A következő feladatra kijelölt felhasználónak nincs jogosultsága a feladat elvégzéséhez Változtatások jóváhagyása és elvetése Az iratkezelő program minden felületén a Rendben gombbal véglegesíthetjük a változtatásokat, módosításokat és a Mégsem gombbal vethetjük el azokat. Csatolmányok Az iratkezelő szoftverben a Csatolmányok felület számos menüpontban elérhető. Az aktuális menütől/feladattól függően van lehetőség a csatolmányok módosítására. A Csatolmányok felületen (a feladattól függően) az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új: Új csatolmány feltöltése. Szerkesztés: Kijelölt csatolmány szerkesztése (Client Suite modul megléte szükséges, a bővebb leírást az Üzemeltetői Kézikönyv tartalmazza). ZIP letöltése: Kijelölt csatolmány(ok) ZIP formátumban történő letöltése. Átnevezés: Kijelölt csatolmány átnevezése. Törlés: Kijelölt csatolmány törlése. Legyen ez a csatolmány az irat képe DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 15

22 Megosztás: Kijelölt csatolmány hírként történő megosztása a Hírfolyamon. küldése: kijelölt csatolmány ben küldése. Szkennelés: új csatolmány szkennerrel történő rögzítése. Új másolat kérés: E-másolat készítési feladat kiadása. Vonalkód Új mappa Szkennelés Szkennelni az Iratkezelő szoftverben különböző feladatok végzése közben is lehetőségünk van, például: Bontási feladat elvégzésekor, Gyorsiktató használatakor, Ügyintézés feladatlistában található iratokhoz utólag. A Szkennelés gomb lenyomását követően a Szkennelés ablakban elolvasható az irat fő adatai és a Szkennelés gombra kattintva elindítható a folyamat. 21. ábra: Szkennelés indítása az Ügyintézés pontból A szkennelés folyamatáról egy felugró ablak tájékoztat minket. 16 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

23 22. ábra: Szkennelés folyamata A szkennelés végeztével egy felugró ablakban tudjuk elnevezni a szkennelt állományt. 23. ábra: Szkennelt csatolmány elnevezése A szkennelés végeredménye egy PDF dokumentum lesz. Ha a lapolvasónk több oldal beolvasására képes, akkor egy több oldalas PDF lesz a végeredmény. A rendszer egy gemkapocs ikonnal jelzi a csatolmányt is tartalmazó iratokat. 24. ábra: Szkennelt irat a feladatlistában Az ügyirat adatlapon is jelzi a rendszer, ha a kiválasztott alszám csatolmánnyal rendelkezik. DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 17

24 Az ügyirat adatlapon lehetőségünk van további csatolmányokat is szkennelni, továbbá a saját meghajtónkra lementeni a már korábban rögzített csatolmányokat. A szkenneléssel kapcsolatos beállítások (képtípus, felbontás) a Rendszer / Egyéni beállítások menüben adhatók meg. Ezek a beállítások csak az adott felhasználóra vonatkoznak. A szkennelés funkció működésének előfeltétele a setup67_client.exe futtatása. Ennek segítségével lehet a megfelelő beállításokat megadni (pl.: szerver gép IP címe). 25. ábra: setup67_client.exe futtatása Alapértelmezett esetben a 6700-as portot használja a rendszer. A szerver gép IP címét a rendszergazdától lehet beszerezni. Ha ezt a beállítást elmulasztjuk, a következő hibaüzenet adhatja a rendszer a szkennelés indításakor: 18 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

25 26. ábra: Nincs megfelelően beállítva a szkenner 1. Ügyirat adatok Az Ügyirat adatok ablak az iratkezelő rendszerben több menüpontban is elérhető: Ügyintézés o Irataim o Ügyirataim o Megosztott irataim Listák o Alszámok o Főszámok 27. ábra: Ügyirat adatok Az Ügyirattérkép segítségével válthatunk az egyes alszámok között. Az alszámok adatai és tulajdonságai az ügyirattérkép melletti füleken jelennek meg. A felső szekcióban a Főszám adatai tekinthetők meg. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett. A főszámon végzett módosításokat a Főszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük. Az alszámok adatait módosíthatjuk az iktatás létrehozásakor tárgyalt mezők szerint. Az alszámon végzett módosításokat az Alszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük. Az Ügyirattérképen a zölddel jelölt szimbólum arra utal, hogy elintézett alszámról van szó. DMS One - Felhasználói kézikönyv A Rendszer bemutatása 19

26 A módosítások rögzítésének sikerességéről egy ablak tájékoztat bennünket. A szükséges módosítások elvégzése és rögzítése után bezárhatjuk az ügyirat adatok ablakot és folytathatjuk további teendőinket. 28. ábra: Alszám/Főszám módosítása sikeres 20 A Rendszer bemutatása DMS One - Felhasználói kézikönyv

27 I.Első lépések A fejezetben bemutatjuk azokat a beállításokat, amiket érdemes elvégezni az első bejelentkezést követően. 1. Jelszóváltoztatás A bejelentkezést követően változtassuk meg az alapértelmezett jelszavunkat. Ehhez kattintsunk a rendszer Menüsorának jobb oldalán levő Jelszóváltoztatás gombra. 26. ábra: Jelszóváltoztatás A jelszóváltoztatáshoz szükséges megadnunk a jelenlegi jelszavunkat, majd kétszer az új jelszót. Jelszónak az abc kis- és nagybetűi, számok és különleges karakterek is megadhatók. A gépelés elkezdése után aktívvá válik a betekintő funkció is, vagyis a jelszó mező jobb oldalán megjelenő ikont lenyomva tartva ellenőrizhetjük a megadott jelszavainkat. Ha a kétszer begépelt új jelszó nem egyezik, a rendszer figyelmeztetést küld. 27. ábra: Nem egyező új jelszavak 2. Egyéni beállítások A jelszóváltoztatást követően minden felhasználó egyedileg beállíthat bizonyos funkciókat a Rendszer/Egyéni beállítások pontban. Az egyes értékek megváltoztatásához kattintsunk duplán az adott sorra, ahol egy felugró DMS One - Felhasználói kézikönyv Első lépések 21

28 ablakban tudjuk megadni vagy kiválasztani a számunkra megfelelő értéket. A beállítások változtatása után szükséges ki- majd újból bejelentkezni a programba a változtatások érvényesítéséhez. 28. ábra: Egyéni beállítások Az Ablakgörgetés funkció alapértelmezett módon ki van kapcsolva, ezt mindenképp érdemes engedélyezni. Az ablakgörgetés megkönnyíti és felgyorsítja a felületen történő navigálást. A Grid: sorok laponként beállítás értéke határozza meg, hogy a munkafelület milyen mennyiségű tételt jelenítsen meg. Érdemes jól megválasztani ezt az értéket, mivel a túl kis érték esetén kevés adatot látunk egyszerre, túl nagy érték esetén viszont megnő a felület betöltésének az ideje, ami lelassíthatja a munkavégzést. A Hírfolyam megjelenítése alapértelmezett módon ki van kapcsolva. A megjelenítés engedélyezése után a bejelentkezést követően az iktatóprogram meg fogja jeleníteni az aktuális feladatainkat. 22 Első lépések DMS One - Felhasználói kézikönyv

29 I.Visszaigazolandó küldemények 1. Átadás Az Átadás menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: Átadás: Kijelölt irat/ügyirat átadásának megerősítése. Módosítás: Átadás címzettjének és/vagy feladatának módosítása. Csatolmányok Nyomtatás Export 29. ábra: Feladatok - Visszaigazolandó küldemények - Átadás Az Átadás gomb segítségével a feladatlistában egy kijelölt iratot lehetőség van átadni egy másik felhasználónak. A gombra való kattintás után megjelenő előugró ablakban a legördülő listák segítségével kiválasztható a címzett és az átadni kívánt feladat típusa. Átadni csak az aktuális munkafolyamatot lehet. Az Átadás funkcióval átadott iratok esetében az adott feladat nem lesz elvégezve. DMS One - Felhasználói kézikönyv Visszaigazolandó küldemények 23

30 30. ábra: Irat átadása beállításai ablak Ha bepipáljuk a Jóváhagyás lezárója módosuljon az átvevőre jelölőnégyzetet, úgy a jóváhagyás lezárója a címzett lesz. A Módosítás gomb lenyomásával lehetőségünk van a kiválasztott, átadni kívánt irat címzettjét és/vagy az elvégzendő feladat típusát módosítani (az iratkezelési folyamatok egymásutániságát vizsgálja a program, tehát pl.: bontási feladat helyett irattárazási feladatot nem lehet kiválasztani). 31. ábra: Irat/ügyirat átadás módosítása ablak A Csatolmányok gomb megnyomását követően egy felugró ablakban lehetőségünk van megtekinteni az adott irathoz rögzített csatolmányokat és továbbiakat felvenni. 32. ábra: Átadás Csatolmányok 24 Visszaigazolandó küldemények DMS One - Felhasználói kézikönyv

31 Ügyirat átadása Az Ügyirataim menüpontből az Átadás gomb segítségével a feladatlistában kijelölt ügyiratot lehetőség van átadni egy másik felhasználónak. 33. ábra: Ügyirat átadás megerősítése Ha bepipáljuk a Főszám ügyintézője módosuljon az átvevőre jelölőnégyzetet, úgy a főszám ügyintézője a címzett lesz. Ha bepipáljuk a Jóváhagyás lezárója módosuljon az átvevőre jelölőnégyzetet, úgy a jóváhagyás lezárója a címzett lesz. Az átadások-átvételek nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az Átadások-Átvételek menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Visszaigazolandó küldemények/átadások- Átvételek fejezetben található. 1. Átvétel Az Átvétel menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: Átvétel/Visszaküldés: Kijelölt irat/ügyirat átvétele vagy visszaküldése a feladóhoz. Csoportos átvétel/visszaküldés: Kijelölt iratok/ügyiratok átvétele vagy visszaküldése a feladóhoz. Nyomtatás Export Az átadások-átvételek nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az Átadások-Átvételek menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Visszaigazolandó küldemények/átadások- Átvételek fejezetben található. 1. Átvételre vár Az Átvételre vár menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: Nyomtatás Export 1. Visszavétel - Továbbküldés A Visszavétel-Továbbküldés menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: Visszavétel-Továbbküldés DMS One - Felhasználói kézikönyv Visszaigazolandó küldemények 25

32 Nyomtatás Export 26 Visszaigazolandó küldemények DMS One - Felhasználói kézikönyv

33 I.Érkeztetés A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Érkeztetés menüpontot kiválasztva, a Munkaterületen az Érkeztetés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az érkeztetésre váró iratok listáját. 34. ábra: Érkeztetés feladatlista Az Érkeztetés feladatlistánál az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új érkeztetés: Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó) Új érkeztetés-bontás: Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó) érkeztetése és bontása. (Amennyiben a szervezeti beállítások lehetőséget kínálnak erre.) Érkeztetés: Elektronikus formában beérkezett küldemények. Részletek: Elektronikus aláírások megjelenítése. Dokumentumok fogadása: A gombbal tudunk külső rendszerből ( kiszolgáló) elektronikus leveleket fogadni. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 27

34 Gyorsiktató: Új bejövő irat iktatása. Érkeztetendő törlése: Érkeztetendő irat törlése a feladatlistából. Nyomtatás Export 1. Érkeztetés Az Új érkeztetés gombra kattintva felugrik az Érkeztetés ablak. Új érkeztetés ablak fülei és mezői 35. ábra: Érkeztetés ablak (teljes) Az Érkeztetés ablak két lapfülből áll: Adatok Feladat Az Adatok fülön számos mezőt találunk, amelyet a megrendelő igényei szerint megjeleníthetünk/elrejthetünk és kötelezően/opcionálisan kitölthetőre állíthatunk: 28 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

35 36. ábra: Érkeztető ablak (testreszabási példa) Adatok fül Az Érkeztető ablak Adatok fülén található mezők és jelentésük: Beérkezés időpontja: Automatikusan kitöltődik, de módosítható, így előző napi küldeményt is lehet érkeztetni. A beérkezés időpontja órára és percre pontosan beállítható. Beérkezés módja: Legördülő listából válasszunk értéket! Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Kézbesítés prioritás: Legördülő listából válasszunk értéket. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Adathordozó típusa: Legördülő listából kiválaszthatjuk az adathordozó típusát. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Irattípus: Irattípus kiválasztása. Érkeztetés helye: Legördülő listából megadhatjuk az érkeztetés helyét, amennyiben több helyiségben, vagy épületben történik érkeztetés. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Érkeztető: Automatikusan kitöltésre kerül, nem módosítható, mindig a funkciót használó felhasználó neve jelenik meg. Küldő neve: A mezőben autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti Új partner ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a gombra történő kattintással választható ki, adható meg. Küldő címe: Automatikusan kitöltődik a Küldő neve mező kitöltésével. Kapcsolattartó: Cég esetén a kapcsolattartó személy választható ki legördülő listából. Új kapcsolattartó a mező melletti Új partner ( ) gomb segítségével vihető fel. Érintett fél: Az adott ügyben érintett további fél adható meg ebben a mezőben. Belső címzett: Legördülő listából lehet kiválasztani a szervezeti egységet, majd a címzettet. Címzett választásakor csak azokat ajánlja fel, akik az előzőleg kiválasztott szervezeti egységhez tartoznak. Téves címzés: Akkor kell bejelölni a négyzetet, ha a küldemény címzettje egyértelműen meghatározhatóan téves. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 29

36 Sérült: akkor kell bejelölni a négyzetet, ha szabad szemmel is látható sérülések vannak a küldeményen. Küldő iktatószáma: a küldő iktatószámát rögzíthetjük a mezőbe. Címkék: címkékkel jelölhetjük meg az iratot. Megjegyzés: Sérült és Téves címzés megadása esetén megjegyzés írása kötelező akkor, ha szemmel láthatóan rossz helyre lett címezve az irat (pl.: ügyintézőhöz kellene kerülni, de s. k., hivatalvezetőnek, cégvezetőnek címezték) Fájl érkeztetésekor is kötelező megjegyzés írása. Átvételi elismervényt: Ha kiválasztjuk a jelölőnégyzetet, akkor PDF állományban az érkeztetés lezárásakor a nyomtatvány Acrobat Readerben nyomtatásra megnyílik. Természetesen el is menthetjük gépünkre a nyomtatványt. Ragszám: Ha van a küldeményen postai ragszám, akkor töltendő ki ez a mező. Ügykezelés módja: Listából lehet választani. Alapértelmezetten, a Rendszer / Program menüpontban megadott értékkel töltődik ki a mező. Illeték: az illeték mértékét adhatjuk meg. Fontos: Beérkezés módja mezőben választható könyvelt postai küldemény, más néven ajánlott levél esetén a ragszám mező kitöltése kötelező. Fontos: Ha Beérkezés módja Adathordozó párosításokat definiált a rendszergazda, akkor az érkeztetés során a szoftver figyelmeztet a helytelen adatbevitelre. Új partner felvitele Ha olyan küldeményt kívánunk érkeztetni, amely feladója még nem szerepel az iktatórendszerben, lehetőségünk van az Érkeztető ablakból felvenni az új partnert az ügyféltörzsbe, nincs szükség kilépni a felületről. A gombra való kattintás hatására előugró ablakban az új partner adatai vihetők fel. A legújabb verziójában átalakításra került a Partnertörzs az új partnerkarbantartó felület. Az ablakban első lépésként az új partner típusát határozzuk meg, ezt követően a partnertípustól függően újabb mezők jelennek meg a felületen. Négy ügyféltípus választható ki: Belső ügyfél Egyedi ügyfél Közület ügyfél Magán ügyfél A közös adatok rész egységes, az ügyfél típusától függetlenül ugyanazok a mezők állnak rendelkezésünkre. A közös adatok kitöltése nem kötelező, azonban a Cím adatok kitöltése ajánlott. 30 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

37 Az Alapadatok fülön a Közös adatok blokkban található mezők változtak a korábbi verziókhoz képest. Az Azonosító adatok lapon van lehetőségünk adószám, statisztikai szám és cégjegyzékszám rögzítésére. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 31

38 Az új partner felvételét a Rendben gombbal hagyhatjuk jóvá. A már meglévő partnerekre duplán kattintva a partnerkarbantartó ablak további lapfülekkel bővül: 32 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

39 Az Alapadatok és Azonosító adatok füleken azon információk találhatók, amelyeket a partner rögzítésekor felvettünk. A Cím és elérhetőségi adatok fülön van lehetőségünk további állandó/levelezési címek felvételére az adott ügyfélhez: DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 33

40 Az Új gombra kattintva az alábbi ablakban van lehetőségünk új cím rögzítésére: 34 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

41 A További adatok fülön tudunk új elérhetőségi és egyéb adatokat felvenni, a megfelelő Új gombra kattintva: DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 35

42 A Kapcsolattartók fülön van lehetőségünk a kapcsolattartói adatok rögzítésére az Új gomb lenyomását követően. A partnerkódok fülön a külső rendszerekhez tartozó kódokat tudjuk adminisztrálni, amennyiben azok szerkesztése engedélyezve van: 36 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

43 Fontos: A korábban felvett partnerek adatai kiegészíthetők, módosíthatók. A Rendszer funkciógombra kattintva a megjelenő navigációs panelen az Ügyfelek menüpontot kiválasztva megjelenik a rendszerben rögzített partnerek listája (a menüpont láthatósága jogosultságfüggő). A listában egy partnert kiválasztva és arra duplán kattintás után előugrik az ügyfél adatait tartalmazó (az Új partner felvitele ablakkal megegyező) ablak. A módosítás előtt tárolásra került iratokban a változtatások nem jelennek meg a hatályos jogszabályok szerint. Például egy korábban leiktatott iratban szereplő partner adatainak módosítása nincs hatással a tárolt iratra. Partner keresése A rendszer autocomplete funkciójának köszönhetően amint elkezdjük a Beküldő neve mezőben gépelni a partner nevét, a rendszer a partnertörzset folyamatosan szűri és megjeleníti a begépelt karaktereket tartalmazó ügyfelek neveit. 42. ábra: Érkeztetés autocomplete Fontos: Az iktatóprogram név eleji egyezést vizsgál, a fenti példa esetében a zsol karakterekre nem ad ki találatot. A keresésnél a % jelet alkalmazva tudunk szövegbeli keresést alkalmazni (pl. %zsol ). DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 37

44 43. ábra: Érkeztetés - autocomplete "%" Sok ügyféllel rendelkező szervezetek esetében azonban előfordulhat, hogy az autocomplete találati listája is túl sok elemet tartalmaz. Ilyen esetekben a Küldő neve mező melletti gombra való kattintás hatására előugró ablakban részletes keresésre van lehetőségünk. 44. ábra: Érkeztetés - részletes partnerkereső A megjelenő adatok rendezhetők: Név, Megye, Irányítószám, Város, Cím / Szervezet, Idegen kód, Rögzítő, értesítő, Anyja neve, Születési dátum, Adószám. A következő menüpontok szerint kereshetünk: Név, Cím / Szervezet, 38 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

45 Levelezési cím, További címek, Irányítószám, Születési dátum, Anyja neve, Idegen kód, Törölt, Adószám, Kapcsolattartó, értesítő, További adatok (igazolványszám, cégjegyzékszám, helyrajzi szám, bankszámla szám, megjegyzés). A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A feladatlistában egy sorra duplán kattintva feljön az Új partner felvitele során bemutatott Partnerkarbantartás ablak. Az Új gombra kattintás esetén szintén a Partnerkarbantartás ablak jön fel. Segítségével új partnert vehetünk fel az adatbázisba. A Kiválasztás gombra történő kattintás hatására a kijelölt partnerrel töltődik ki a főablak (Érkeztetés / Adatok fül) Küldő neve, vagy Érintett fél mezője (attól függően, hogy melyik mező melletti kattintottunk). gombra Fontos: A lista valamennyi, többek között a már törölt partnereket is tartalmazza. Törölt partner nem választható ki, jelenlétüknek pusztán információtartama van. A törölt felhasználók áthúzva jelennek meg. Feladat fül A Feladat fülön az alábbi mezők találhatók: Következő feladat Elvégző dolgozó Kijelöltem a következő feladatvégzőt 45. ábra: Érkeztető ablak - Feladat fül Új érkeztetés esetén a következő feladat minden esetben a bontás. Fontos: Az érkeztetett ügyirat, amennyiben mindent helyesen kitöltöttünk, bontásra továbbítódik. A program előugró ablakban tájékoztat az érkeztetés sikerességéről, és kiírja az irat érkeztetési azonosítóját. A küldemény későbbi azonosításához az előugró ablakban megjelenő azonosítót fel kell vezetni a fizikai iratra. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 39

46 46. ábra: Sikeres érkeztetés ablak Érkeztetés végén Átvételi elismervény nyomtatási képe Acrobat Reader programban nyílik meg, ha az érkeztetési adatlapon be volt jelölve az Átvételi elismervény jelölőnégyzet. A nyomtatvány megjelenítéshez legalább Adobe Acrobat Reader 5.x verzió szükséges. A nyomtatvány fejléce tartalmazza az intézmény adatait, és a szervezeti egységet. Lehetőségünk van az átvételi elismervény kinyomtatására vagy a merevlemezre történő mentésére is. 47. ábra: Érkeztetés utáni átvételi elismervény Átvételi elismervény nyomtatásával az ügyfélnek igazolás adható az átvételről, érkeztetésről. A program a felvitt azonosító adatokkal kitölti az elismervényt, így külön adminisztráció nem szükséges. Fájl érkeztetésekor kísérőlap nyomtatására nyílik lehetőség. A kísérőlap táblázatos formában tartalmazza a csatolt fájlok nevét, és fontosabb tulajdonságait, az átvételi elismervényhez hasonlóan PDF formátumban. Új érkeztetés-bontás ablak fülei és mezői Az gomb segítségével bizonyos feltételek teljesülése esetén az érkeztetés és a bontás egyszerre elvégezhető. Feltételek: Rendszer / Program menüben legyen bekapcsolva az Érkeztetés bontás egyben opció. A felhasználónak érkeztetésre, és bontásra is legyen jogosultsága. (Rendszer / Szervezet felhasználó) 40 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

47 Ez esetben két további füllel (Bontás, Csatolmányok) bővül a szokásos érkeztetés ablak, és a Feladatok fülön a Következő feladat lenyíló választóban három opció közül választhatunk már. 48. ábra: Érkeztetés-bontás egyben ablak Bontás fül Az Érkeztető ablak Bontás fülén található mezők és jelentésük: Bontható: eldönthetjük, hogy bontható-e az adott küldemény. Indoklás (ha nem bontható): indoklás megadása kötelező, ha nem bonthatónak jelöltük meg a küldeményt. Minősítés: a rendszerbe rögzített minősítések közül választhatunk. Küldemény bontója: a felhasználó, aki bontja a küldeményt. Bontás időpontja. Küldő iktatószáma: rögzíthetjük a mezőbe a küldő iktatószámát. Mellékletek száma DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 41

48 Küldemény elemeinek száma Melléklet típus: a melléklet típusát választhatjuk ki. Tárgy Vonalkód: vonalkódot rögzíthetünk a küldeményhez. Szignálásra kötelezett: szignálásra kötelezettség tényét jelölhetjük meg. Téves bontás: téves bontás tényét jelölhetjük meg. Megjegyzés Nem iktatandó: nem iktatandónak jelölhetjük meg a küldeményt. 49. ábra: Érkeztetés ablak - Bontás fül Csatolmányok fül A Csatolmányok fülön két funkciógomb és a Új fájl Szkennelés (Szkennelés) gomb található: Megjegyzés: A és gombok funkciója megegyezik. 42 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

49 50. ábra: Érkeztetés ablak - Csatolmányok fül Elektronikus formában beérkezett küldemények érkeztetése A feladatlistában csak elektronikusan vagy Webservice-en keresztül érkezett iratok találhatók. Ezek érkeztetése hajtható végre az Érkeztetés gomb segítségével. Csoportos érkeztetésre nincs lehetőség. A funkció működése megegyezik a nem elektronikusan érkezett irat érkeztetésének módjával. A feljövő dialógusablak annyiban különbözik, hogy a Beérkezés módja és az Adathordozó típusa mezők értéke nem módosítható. Fontos: Ha a Rendszer/Program menüben a Webservice rendszertípus érkeztetés-irattárazás egyben opció be van kapcsolva, akkor a Webservice rendszertípussal rendelkező iratokkal az Érkeztetés gomb lenyomására érkeztetéstől irattárazásig egy felületen végezhető el minden feladat, hasonlóan, mint a Bejövő gyorsiktató esetében (később kerül bemutatásra). Dokumentumok fogadása A Dokumentumok fogadása gombbal tudjuk elektronikus úton érkezett iratok (nem csak levelek, hanem egyéb, portálon, ügyfélkapun keresztül érkezett elektronikus beadványok is) érkeztetését a beállított fiók(ok)ról elvégezni. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 43

50 51. ábra: Lekérdezendő fiókok kiválasztása A Dokumentumok fogadása gombra való kattintás után a megjelenő Dokumentumok fogadása ablakban kiválasztható, hogy melyik fiókról történjen a levelek lekérdezése. A Rendben gombra való kattintással kezdhetjük meg a dokumentumok fogadását. A fogadott dokumentumok a munkaterületen található feladatlistában jelennek meg. Új fiók hozzáadására, illetve meglévő fiókhoz letöltési jogosultság adásáért kérje meg a rendszergazdát. Új fiók hozzáadásának menetét, valamint a letöltési jogosultság kiosztását a rendszerüzemeltetői kézikönyv tartalmazza. Tipp: A dokumentumok fogadását érdemes reggel vagy meghatározott időben elindítani, így elkerülhető a sok dokumentumot tartalmazó rendszerek lekérdezésével járó időkiesés. A letöltés sebessége függ a kapcsolat sebességétől és a beérkező levelek mennyiségétől. Fontos: A letöltött leveleket csak az a felhasználó látja, aki a levelet letöltötte, továbbá csak az a felhasználó tölthet le t, aki a megfelelő fiókhoz jogosultsággal rendelkező csoport tagja. Fontos: A letöltött, de nem érkeztetendő (Pl. SPAM) leveleket automatikus eseménynaplóbeli rögzítéssel a ikonnal törölhetjük a listából. Érkeztetéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a szűrő- és keresőmezőkben: Beküldő, Tárgy, Beérkezés időpontja, Rendszertípus és vonalkód. Az érkeztetések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az Érkeztetések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Érkeztetések fejezetben található. 1. Bontás A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Bontás menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Bontás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a bontásra váró iratok listáját. A menüpontban az alábbi funkciógombok állnak rendelkezésünkre: Bontás: A feladatlistában kijelölt irat(ok) bontása Téves érkeztetés: Tévesen érkeztetett iratok eltávolítása Nem iktatandó: Nem iktatandó iratok eltávolítása Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Szkennelés: A feladatlistában található irathoz szkennelhetünk dokumentumot asztali szkennerünkkel. Bejövő gyorsiktató: a kiválasztott irat érkeztetési adataival új iratot iktathatunk. 44 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

51 Nyomtatás Export 52. ábra: Bontás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Beküldő, Címzett, Kézbesítés prioritása, Érkeztető, Vonalkód. Bontáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés (beküldő keresése részleges egyezést vizsgálva), Kézbesítés prioritása, Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Beküldő (szó eleji egyezést vizsgálva), Címzett, Irattípus, Egyedi adat, Vonalkód. Tipp: A Keresés mező és a Beküldő mező is a beküldőre keres. A különbség, hogy a Beküldő mezőbe történő kereséskor a partnertörzset folyamatosan szűri a szoftver szó eleji egyezést keresve, és felajánlja az egyező partnereket (autocomplete). A Keresés mezőben történő kereséskor nincs autocomplete funkció és a beküldő nevében nem csak szó eleji egyezőséget vizsgál a szoftver. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 45

52 Csoportos kijelöléssel egyszerre több érkeztetett küldeményt is ki tudunk bontani. A bontáskor megadott műveletek, valamennyi bontandó elemre érvényesek lesznek, pl.: valamennyihez ugyanazt a fájt csatolhatjuk, vagy ugyanazt a tárgyat adhatjuk meg. A korábbi egyedi beállítások csoportos bontás esetén is megmaradnak. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthetők az érkeztetés során felvitt adatok. 53. ábra: Bontandó irat adatlapja Dokumentumok Bontása A Bontás gombra kattintva a feladatlistában kijelölt dokumentum(ok) bontása indítható el. A Bontás ablak 3 lapfülből áll: Adatok Csatolmányok Feladat Adatok fül A bontási ablak az alábbi adatokat tartalmazza: Érkeztetési azonosító Bontható: Ha például egy irat átvételre került, de kiderül, hogy sk küldemény, és nem bontható, vagy a bontónak felülbírálási joga van a bontással kapcsolatban, akkor a nem rádiógombot kell kiválasztani. Nem választása esetén indoklás megadása kötelező! Ha az igen opciót választjuk, az indoklás legördülő lista beszürkül. Tárgy Indoklás (ha nem bontható): Nem bontható küldemény esetén indoklás megadása kötelező. Minősítés: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Irattípus: az irat típusát választhatjuk ki. Küldemény bontója: Automatikusan kitöltésre kerül, nem módosítható, mindig a funkciót használó felhasználó neve jelenik meg. Bontás időpontja: A mezőbe beírással vagy a naptárgomb segítségével adjuk meg a bontás dátumát. Alapesetben ki van töltve a mező a jelenlegi dátummal, idővel. Belső Címzett: Legördülő listából lehet kiválasztani a szervezeti egységet, majd a címzettet. Címzett választásakor csak azokat ajánlja fel, akik az előzőleg kiválasztott szervezeti egységhez tartoznak. Küldő iktatószáma: Ebbe a mezőbe célszerű felvezetni a küldő által küldött iktatószámot. Szabad szöveges mező. Később lehet rá keresni. Mellékletek száma: Mellékletek száma írható ebbe a mezőbe. 46 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

53 Küldemény elemeinek száma Melléklet típus Címkék Vonalkód: Ha szerepel a küldeményen vonalkód, az ide beírható kézzel, illetve hosszabb vonalkód esetén sokkal kényelmesebben, a vonalkód olvasó segítségével is. Szignálásra kötelezett: Ha bepipáljuk, csak szignálás után kerülhet ügyintézésre az irat. A szignálás művelete nem hagyható ki. Téves bontás: Ha felbontás után szembesülünk vele, hogy nem lett volna szabad felbontanunk, be kell pipálni a mezőt. Megjegyzés írása kötelező! Bepipálása nem jár a későbbiekben működésbeli következménnyel, pusztán informális jellegű. Megjegyzés ablak: Téves bontás esetén megjegyzés írása kötelező. Nem iktatandó: Ha felbontás után derül csak ki, hogy az irat nem iktatandó, akkor a jelölőnégyzet bepipálásával nem iktatandóvá állíthatjuk az iratot. Visszavonhatatlan művelet! Utólag nem dönthetünk úgy, hogy mégis iktatni szeretnénk. 54. ábra: Bontás ablak Adatok fül Csatolmányok fül A Csatolmányok fülön van lehetőségünk újabb csatolmányok rögzítésére, vagy a korábbiak (logikai) törlésére. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 47

54 55. ábra: Bontás adatok - Csatolmányok fül Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt: Szignálásra előkészítés Szignálás Iktatás 56. ábra: Bontás ablak - Feladat fül A bontások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Bontások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Bontások fejezetben található. Nem iktatandó bejövő irat A Nem iktatandó gomb segítségével azokat a bejövő iratokat, amiket nem kívánunk iktatni, az irat kijelölése után lehetőségünk van a listából eltávolítani ábra: Nem iktatandó irat eltávolítása a feladatlistából Fontos: A listából eltávolított irat mozgása visszakereshető a Listák funkciógombra kattintva, az Érkeztetés, Bontás menüpontok alatt, illetve szignált irat esetén a Szignálás menüpontban is. Visszavonhatatlan művelet! Utólag nem dönthetünk úgy, hogy mégis iktatni kellene az adott iratot. 48 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

55 A nem iktatandó iratok nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Nem iktatandók menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Nem iktatandók fejezetben található. 1. Szignálásra előkészítés Kétlépcsős szignálási rendszer: szignálásra előkészítésnél az előkészítő kijelölheti az irat ügyintézőjét, de ezt a későbbiekben a tényleges szignáló felülbírálhatja. Ez a folyamat elhagyható és küldhető azonnali szignálásra az irat, hacsak erről másképp nem rendelkeznek. A funkció gyakorlatilag egy döntés előkészítése. A szignálás vezetői feladat, melyet csak az arra jogosult felhasználó végezhet el. A vezetői asszisztensek gyakran végeznek döntés előkészítési funkciót papír alapú iratkezelés esetén is. A funkció segítségével a programban tökéletesen dokumentálható a döntési előkészítés folyamata. A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Szignálásra előkészítés menüpontot kiválasztva a munkaterületen a Szignálásra előkészítés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a szignálási előkészítésre váró iratok listáját. A Szignálásra előkészítés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Szignálásra előkészítés: A feladatlistában kijelölt irat(ok) szignálásra előkészítése Nem iktatandó: Nem iktatandóvá jelölhető az irat Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Nyomtatás Export 58. ábra: Szignálásra előkészítés ablak A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Címzett, Beküldő, Érkeztetőszám, Tárgy, Bontó. Szignálásra előkészítéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Irattípus, Prioritás, Tárgy, Beérkezés időpontja, DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 49

56 Beküldő, Egyedi adat, Érkeztetőszám, Címzett. Csoportos kijelöléssel egyszerre több irat szignálásra előkészítése is elvégezhető. A szignálás előkészítési műveletek, valamennyi elemre érvényesek lesznek. A korábbi egyedi beállítások továbbra is megmaradnak. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthetők a korábbi műveletek során felvitt adatok. 59. ábra: Irat adatlapja - Szignálásra előkészítés feladatlistában A Szignálásra előkészítés gombra kattintva a listában kijelölt elem(ek) szignálásra előkészítése indítható. A Szignálásra előkészítés ablak 4 lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza az előkészítés fő adatait. Lássák még a listába felvett felhasználó olvashatja az adott iratot. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. 50 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

57 Szignálásra előkészítés elvégzése Adatok fül 60. ábra: Szignálásra előkészítés - Adatok fül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: Beérkezés időpontja Érkeztetési azonosító Bontás helye Beküldő Kézbesítés prioritása: normál vagy sürgős. Javasolt ügykör: A szignálásra előkészítő által javasolt ügykör a legördülő listából választható ki. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A gombra kattintva másik év ügyköreit kérhetjük le. Javasolt irattípus Javasolt szervezet/ügyintéző: A szervezeti egység megadása után, a kijelölt szervezetben lévő felhasználók között tallózhatunk. Javasolt szervezet/felelős vezető: A szervezeti egység megadása után, a kijelölt szervezetben lévő felhasználók között tallózhatunk. Szignálási javaslat: A mezőbe írjuk be az előszignálással kapcsolatos megjegyzést. Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával iktatáskor a főszám ügyintézője felülíródik ezen alszám ügyintézőjével. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 51

58 Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a Napok száma alapján a határidőt. Napok száma: A határidőt az itt beírt érték alapján számítja. Intézési határidő: A program által számolt ügyintézési határidő. Fontos: A mezők tartalmának módosítása után a Rendben gomb lenyomása előtt nyomjuk meg a Határidő számítás gombot! Az intézési határidő csak így frissül. Lássák még fül Szervezet kiválasztása után, a megadott felhasználók olvashatják az adott iratot. 61. ábra: Szignálásra előkészítés - Lássák még fül A listába az Új gomb megnyomását követően tudunk új dolgozót felvenni. 62. ábra: Szignálásra előkészítés - Lássák még fülön új dolgozó hozzáadása A felvétel után a megadott felhasználók a Feladatok lista Olvasásra vár menüpontja alatt az iratot, annak életútját megtekinthetik. Alszámra iktathat jelölőnégyzetet bekapcsolva az irathoz alszámon iktathatnak a kijelölt felhasználók. Tipp: Akkor használjuk ezt a funkciót, ha a felelős mellett szeretnénk, hogy más ügyintézők, szakértők is betekinthessenek az iratba. Ha egy adott ügy több szervezeti egységet is érint, akkor az alszámra iktathat jelölőnégyzettel jogot adhatunk a listában szereplő felhasználóknak, hogy az adott ügyben alszámra iktassanak. Csatolmányok fül Megtekinthetők a korábban csatolt fájlok. Továbbiak hozzáadására, illetve meglévők törlésére nincs lehetőség. Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt. 52 Érkeztetés DMS One - Felhasználói kézikönyv

59 Fontos: A szignálásra előkészítést minden esetben a szignálás feladat követi, a Következő feladat lenyíló listában nincs más választási opció. 63. ábra: Szignálásra előkészítés - Feladat fül A szignálásra előkészítések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Szignálásra előkészítések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Szignálásra előkészítések fejezetben található. DMS One - Felhasználói kézikönyv Érkeztetés 53

60

61 I.Szignálás A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Szignálandó menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Szignálandó feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a szignálásra váró iratok listáját. A Szignálandó feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Szignálás: A feladatlistában kijelölt irat szignálása. Nem iktatandó: Nem iktatandóvá jelölhető az irat. Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása. Nyomtatás Export 64. ábra: Szignálandó feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Iktatószám, Irattípus, Címzett, Beküldő/Címzett, Érkeztetőszám, Bontó, Ügyintéző, Tárgy, Hivatkozási szám. DMS One - Felhasználói kézikönyv Szignálás 55

62 A Szignálandó iratok közt a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Szignálásra előkészítve, Beküldő/Címzett, Iktatószám, Irattípus, Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Tárgy, Egyedi adat, Hivatkozási szám. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthetők a korábbi műveletek során felvitt adatok. Az adatlap átolvasás után, a mégse gombra kattintva bezárható. 65. ábra: Szignálandó iratok adatlap 1. Szignálandó A Szignálás gomb segítségével megkezdhetjük a feladatlistában kiválasztott tétel(ek) szignálását. Az Szignálás ablak 4 lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza az előkészítés fő adatait. Lássák még a listába felvett felhasználó olvashatja az adott iratot. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. 56 Szignálás DMS One - Felhasználói kézikönyv

63 Adatok fül 66. ábra: Szignálás Adatok fül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: Beérkezés időpontja Érkeztetési azonosító Iktatókönyv Iktatószám Tárgy: A szignálandó tétel tárgyát vehetjük itt fel. Feladó/Címzett Előző szignáló Kézbesítés prioritása Hivatkozási szám DMS One - Felhasználói kézikönyv Szignálás 57

64 Ügykör: A dokumentum ügykörét határozhatjuk meg itt. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A Irattípus gombra kattintva másik év ügyköreit kérhetjük le. Szervezet/Ügyintéző: Szervezeti egység és azon belül egy ügyintéző kijelölése. Szervezet/Felelős vezető: Az előzőekben kijelölt ügyintéző felettes vezetőjének szervezete és neve. Szignálási megjegyzés: Bárminemű észrevétel itt fűzhető hozzá a szignáláshoz. Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával iktatáskor a főszám ügyintézője felülíródik ezen alszám ügyintézőjével. Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a Napok száma alapján a határidőt. Napok száma: A határidőt az itt beírt érték alapján számítja. Intézési határidő: A program által számolt ügyintézési határidő. Érintett fél Fontos: A mezők tartalmának módosítása után a Rendben gomb lenyomása előtt nyomjuk meg a Határidő számítás gombot! Az intézési határidő csak így frissül. Lássák még fül A Lássák még fül funkcionalitása megegyezik a Szignálásra előkészítés Lássák még fül pontban bemutatottal. Csatolmányok fül A Csatolmányok fül funkcionalitása megegyezik a Szigánlásra előkészítés Csatolmány fül pontban bemutatottakkal. Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt: Iktatás Ügyintézés Szignálás 67. ábra: Szignálás ablak - Feladat fül A szignálások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Szignálások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Szignálás/Szignálások fejezetben található. 58 Szignálás DMS One - Felhasználói kézikönyv

65 1. Olvasandó A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Olvasandó menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Olvasandó feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az olvasásra váró iratok listáját. Az Olvasandó feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Olvasva: Már megtekintett iratokat eltávolíthatjuk a listából. Új kimenő: Az ügyirathoz kimenő iratot iktathatunk Új belső: Az ügyirathoz belső iratot iktathatunk Továbbít: Új felhasználók jelölhetők meg, akikkel megosztanánk az iratot. Nyomtatás Export 68. ábra: Olvasandó feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Belső címzett, Ügyfél, Érkeztetőszám, Iktatószám, Ügyintéző, Tárgy, Irattípus, Olvasás dátum. Olvasáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, DMS One - Felhasználói kézikönyv Szignálás 59

66 Érkeztetőszám, Ügyfél, Egyedi adat, Beérkezés időpontja, Iktatószám, Irattípus, Tárgy. Fontos: A jelzéssel ellátott ügyirathoz jogunk van alszámon iktatni. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az olvasásra küldött irat adatai. 69. ábra: Olvasandó irat adatlapja Az adatlap 2 lapfülből áll: Iratok olvasása Adatok fül tartalmazza az olvasásra érkezett irat fő adatait. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni. Az Olvasva gombra kattintva a már megtekintett iratokat eltávolíthatjuk a listából. A listából történő eltávolítást meg kell erősíteni. 60 Szignálás DMS One - Felhasználói kézikönyv

67 70. ábra: Irat elolvasásának megerősítése Új kimenő és új belső iktatás Az Új kimenő és az Új belső gombok segítségével a kijelölt irat főszáma alá további alszámokat iktathatunk. A lenyomott gombtól függ, hogy kimenő, vagy belső alszám lesz-e. Az ablak működése és kinézete teljesen megegyezik a programból indítható, bármely funkció alszámra iktatásával. Az olvasott iratok nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Olvasott iratok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Szignálás/Olvasott iratok fejezetben található. DMS One - Felhasználói kézikönyv Szignálás 61

68

69 I.Iktatás A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Iktatás menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Iktatás feladatlista megjelenik. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az iktatásra váró iratok listáját. 1. Iktatás Az Iktatás menüpont feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új bejövő: Új bejövő irat iktatása Új kimenő: Új kimenő irat iktatása Új belső: Új belső irat iktatása Kijelölt iktatása: A listában található iratok iktatása. Nem iktatandó: Nem iktatandóvá jelölhető az irat. Átadás: A feladatlistában szereplő iktatandó iratok átadása. Szkennelés: A feladatlistában található irathoz szkennelhetünk dokumentumot asztali szkennerünkkel. Csoportos iktatás Excelből Bejövő gyorsiktató Kimenő gyorsiktató Kimenő iktatása Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 63

70 71. ábra: Iktatás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Ügyfél, Érkeztetőszám, Tárgy, Kézbesítés prioritása, Ügyintéző, Irány, Határidő, Vonalkód. Iktatáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Érkeztetőszám, Ügyfél, Ügyintéző, Beérkezés időpontja, Prioritás, Tárgy, Egyedi adat, Irattípus, Vonalkód. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az iktatásra váró irat adatai. 64 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

71 72. ábra: Iktatás feladatlista irat adatlap Az ablak 2 lapfülből áll. Új Iktatás indítása Adatok fül tartalmazza az irat fő adatait. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni. A program két fajta iktatási formát kínál fel az információ forrásának megfelelően. Az Új bejövő, az Új kimenő, valamint az Új belső gomb segítségével hivatalból indított, esetleg belső levelezésben szereplő iktatandó iratot lehet rögzíteni. el. Kijelölt iktatása gomb segítségével a listában szereplő kimenő vagy bejövő irat iktatása végezhető Mindkét iktatási forma esetén lehetőség van főszámra, illetve alszámra is iktatni. A megjelenő varázslóban kiválaszthatjuk az iktatás típusát. A Következő gombra kattintva a kiválasztott iktatási formának megfelelő adatlap jelenik meg. 73. ábra: Új irat iktatása varázsló (1) Főszám: A funkció segítségével az aktuális iktatókönyvünkben kérhetünk egy új főszámmal rendelkező adatlapot, főszámos iktatás adatainak beviteléhez. A rendszerben korlátlan számú főszám és alszám kérhető. A funkció kiválasztásakor az Iktatás adatlap jelenik meg. Alszám: már létező főszámot kell megjelölnünk (keresés), és az alá iktathatunk. Tipp: Ha nem vagyunk biztosak, hogy a kijelölt irat főszám vagy alszámként kerüljön iktatásra, az alszámos iktatást választva, az iktatási ablakban lehetőségünk van rákeresni a korábbi iktatásokra. DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 65

72 Mindkét iktatási típushoz hasonló adatlap tartozik. Az eltérés mindössze annyi, hogy alszámra iktatás előtt keresőablak segítségével főszámot kereshetünk, ami alá az alszámot beiktathatjuk. Iktatás Főszámon Az Iktatás ablak 7 lapfülből áll. Főszám adatok fül tartalmazza az iktatni kívánt ügyirat főszámának adatait. Alszám adatok lapfülön az alszámra vonatkozó információk állíthatók be. Irat kapcsolatok: Iratok csatolása, kapcsolása végezhető el. o Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása. o Kapcsolás: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Szignálás: Iktatás utáni szignálás adatait adhatjuk itt meg. Lássák még: a listába felvett felhasználó olvashatja az adott iratot. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet rögzíteni. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. 74. ábra: Iktatás főszámon - Főszám adatok fül Főszám adatok fül A Főszám adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: 66 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

73 Iktatószám:? szerepel, mivel előfordulhat, hogy egy időben többen iktatnak a kiválasztott iktatókönyvbe. Aki először befejezi az iktatást, annak az ügyirata kapja meg a sorban következő iktatószámot. Ezzel elkerülhető, hogy ugyanarra az iktatószámra történjen két irat iktatása. Iktatás dátuma Iktató Iktatókönyv: Kiválasztható melyik iktatókönyvbe történjen az iktatás. Iktatókönyveket a rendszergazda hozhatja létre, és adhat meg hozzájuk jogosultságokat az adattörzsekben. Ha a bejelentkezett felhasználó csak egy iktatókönyvbe iktathat, akkor a mező automatikusan kitöltődik. Ellenkező esetben ki kell választani az iktatókönyvet. Ügyfél: A mezőben autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti Új partner ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a gombra történő kattintással választható ki, adható meg. Tárgy: Ebbe a mezőbe írjuk be az irat tárgyát. Ha már létezik a beírttal megegyező tárgy, a program kiegészíti azt. Ha az irat a korábbi műveletek során már kapott tárgyat, akkor az szerepel ebben a mezőben. Természetesen átírható, ha más tárgyat szeretnénk megadni. Tárgyszavak: A mezőbe beírhatjuk a megfelelő tárgyszavakat. Később ezek alapján is kereshetünk iratot. A szavakat bármivel elválaszthatjuk egymástól (Szóköz, vessző, stb.). Ügykör: Legördülő listából válasszuk ki az ügykört. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A gombra kattintva másik év ügyköreit kérhetjük le. Irattári tétel: Legördülő listából válasszuk ki az irattári tétet. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Előirat: A gombra kattintva kiválaszthatjuk az aktuális iktatáshoz tartozó előiratot. Kereső ablak segítségével kereshetjük meg az előiratot. Ugyanaz a keresőablak jön fel, ami alszámra történő iktatáskor. (Lásd: Iktatás alszámon című rész) Utóirat: A gombra kattintva kiválaszthatjuk az aktuális iktatáshoz tartozó utóiratot. Kereső ablak segítségével kereshetjük meg az utóiratot. o Ez utóbbi két mezőnek, akkor van jelentősége, ha egy ügyhöz több iktatás tartozik, és a két iktatás különböző évben (iktatókönyvben) történik. Külső előirat: Nem elektronikus előirat csatolása. Egyéb adat 1-2: További egyéni adatok adhatók meg. Munkanapos? Napok száma Ügy kezdete Határidő Ügyintéző Felelős Fontos: Az Előirat, és az Utóirat mezők melletti Szerelés jelölőnégyzet bekapcsolásával véglegesen a főszámhoz csatoljuk (azaz szereljük) az elő-, illetve utóiratot. Ha nem jelöljük be, akkor az ügyirat lezárásakor megkérdezi a szoftver, hogy a csatolásokat szeretnénk-e véglegesíteni. Alszám adatok fül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: Iktató Irány DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 67

74 Beküldő / Címzett / Dolgozó: A mezőben autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti Új partner ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a gombra történő kattintással választható ki, adható meg. Kapcsolattartó: Cég választása esetén kapcsolattartó megadása szükséges. Legördülő listából választható ki a már rendszerben lévő kapcsolattartó. Új kapcsolattartó a mező melletti Új kapcsolattartó ( ) gomb segítségével vihető fel. Érintett fél: Az ügyben még érintett fél vehető fel ebben a mezőben. Autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti Új partner ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a gombra történő kattintással választható ki, adható meg. be ide. Irattípus: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Adathordozó típusa: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Prioritás: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Mellékletek: Nem elektronikus melléklet(ek) csatolása. Küldő iktatószáma: Saját rendszerünkben nem szereplő, a küldeményen szereplő iktatószám írható Iktatás állapota: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Tárgy: Ebbe a mezőbe írjuk be az irat tárgyát. Ha már létezik a beírttal megegyező tárgy, a program kiegészíti azt. Ha az irat a korábbi műveletek során már kapott tárgyat, akkor az szerepel ebben a mezőben. Természetesen átírható, ha más tárgyat szeretnénk megadni. Címkék Tárgyszó Cím Kezelési feljegyzések: Az irat kezelésével kapcsolatos tudnivalókat írhatja ide az iktatást végző. Ügykezelő azonosító: Az ügykezelő azonosítója írandó a mezőbe. Helyrajzi szám: Tértivevény: Listából lehet választani. Papír példány helye Megjegyzés: Bárminemű megjegyzést írhat ide az üggyel kapcsolatban az iktató. Az ide beírt megjegyzés, az irat későbbi életútjánál (ügyirattérképen) külön fülön szerepel. Vonalkód: Ha a bontás során már meg lett adva vonalkód, a mező ki van töltve. Ha nem lett megadva vonalkód, itt is megadható. Iratjellemző: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Ügykezelés módja: Listából lehet választani. Ha van előzménye az iratnak (érkeztetéskor megadott ügykezelés mód, főszám ügykezelés módja, stb.) akkor azzal lesz kitöltve alapértelmezetten, ha nincs, akkor a Rendszer / Program menüpontban megadott értékkel. Belső címzett Ragszám: Csak bejövő irat esetén tölthető ki. Költséghely Workflow sablon 68 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

75 75. ábra: Iktatás főszámom - Alszám adatok fül Iratkapcsolatok fül Az iratkapcsolat fül az alábbi mezőket tartalmazza: Csatolt irat: Iratok átmeneti jellegű összekapcsolása. Más főszám alá iktatott irat logikai kapcsolata a csatolt alszámmal így jelezhető. Kapcsolatos irat: Ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. 76. ábra: Iktatás főszámon - Iratkapcsolatok fül Mindkét iratkapcsolás esetén Hozzáad gombra kattintva előugró ablakban megnyíló Alszám választás ablakban kikereshető a kapcsolni kívánt irat. Ugyanaz a keresőablak jön fel, ami alszámra történő iktatáskor. A különbség annyi, hogy itt az alszámokra, míg alszámra történő iktatásnál főszámokra kereshetünk. DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 69

76 77. ábra: Alszám választás ablak Tipp: Az iratkapcsolatok a Listák funkciógombra kattintva az Iktatás menüpontban tekinthetők meg (Alszámok és Főszámok menüpont alatt egyaránt.) Iratot kiválasztva majd duplán klikkelve az Ügyirat adatok ablak jelenik meg. Ügyirattérkép segítségével megtekinthető az adott főszámon található összes irat, valamint azok kapcsolatai más főszámok irataival. Szignálás fül Ha még nem történt meg az irattal kapcsolatos szignálás, azt itt is meg lehet tenni, ha van szignálási jogosultsága az iktatónak. Ha nincs, és még nem volt szignálva, a Feladatok fülön jelölhetjük ki a szignálót, és továbbíthatjuk szignálásra az iktatott iratot. Ha már megtörtént a szignálás, a megfelelő mezők kitöltve jelennek meg. A Szignálás fülön az alábbi mezők találhatóak: Ügykör: A dokumentum ügykörét határozhatjuk meg itt. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A gombra kattintva másik év ügyköreit kérhetjük le. Szervezet/Ügyintéző: Szervezeti egység és azon belül egy ügyintéző kijelölése. Szervezet/Felelős vezető: Az előzőekben kijelölt ügyintéző felettes vezetőjének szervezete és neve. Szignálási megjegyzés: Bárminemű észrevétel itt fűzhető hozzá a szignáláshoz. Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával iktatáskor a főszám ügyintézője felülíródik ezen alszám ügyintézőjével. Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a Napok száma alapján a határidőt. Napok száma: A határidőt az itt beírt érték alapján számítja. Intézési határidő: A program által számolt ügyintézési határidő. 70 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

77 78. ábra: Iktatás főszámon - Szignálás ablak Fontos: A mezők tartalmának módosítása után, Rendben gomb lenyomása előtt nyomjuk meg a Határidő számítás gombot! Az intézési határidő csak így frissül. Lássák még lapfül 79. ábra: Iktatás főszámon - Lássák még fül Szervezet kiválasztása után, a megadott felhasználók olvashatják az adott iratot. A listába való felvétel után a megadott felhasználó a Feladatok lista Olvasásra vár menüpontja alatt az iratot, annak életútját megtekintheti. Alszámra iktathat jelölőnégyzetet bekapcsolva az irathoz alszámon iktathat. DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 71

78 Tipp: Akkor használjuk, ha a felelős mellett szeretnénk, hogy más ügyintézők, szakértők is betekinthessenek az iratba. Ha egy adott ügy több szervezeti egységet is érint, alszámra iktathat jelölőnégyzettel, jogot adhatunk a listában szereplő felhasználóknak, hogy az adott ügyben alszámra iktassanak. További címzettek lapfül Ez a fül csak kimenő iratok iktatásakor jelenik meg. A fül az alábbi mezőket tartalmazza: Partner: A partnertörzsből autocomplete segítségével választható ki egy partner. Elküldre kattintva bekerül a címzettek listába a partner. Elosztólista: A Rendszergazda létrehozhat úgynevezett elosztólistákat valamilyen kritérium alapján. Az elosztólista korlátlan számú partnert tartalmazhat. A példán látható, hogy a cs betűs partnerek nevű elosztólistát választottuk ki, aminek hatására a cs kezdőbetűvel rendelkező partnerek kerültek a listába. További címzettek Excelből: Működése megegyezik a csoportos partner felvitelével, amit a rendszergazda hajthat végre a Rendszer / Ügyfelek menüből. Kérje meg a rendszergazdát, hogy adjon egy Excel fájlt (a Rendszer / Ügyfelek menüből tölthető le), amit ha kitölt, felveheti a további címzetteket. Ezek a címzettek bekerülnek az ügyféladatbázisba is! További részletekről a rendszergazdánál érdeklődjön. 80. ábra: Iktatás főszámon - További címzettek fül Tipp: A Nyomtatványok/Postakönyv menüt választva az itt megadott címzetteknek készít a szoftver automatikusan Postakönyvet, Belföldi tértivevényt, Könyvelt küldemény feladóvevényét. Egyszerre akár több 100 címzettnek is nyomtathatunk gyorsan a felsoroltakból. Csatolmányok lapfül Új fájl gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása lehetséges. A megjelenő Tallózás gombbal kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik. Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása. Szkennelés gombra kattintva lehet az éppen iktatandó iratot szkennelni. A továbbiakban a szkennelt állomány csatolmányként működik és jelenik meg a rendszerben. 72 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

79 81. ábra: Iktatás főszámon - Csatolmányok fül Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt: Ügyintézés Szignálás 82. ábra: Iktatás főszámon - Feladat fül A program előugró ablakban tájékoztat minket az iktatás sikerességéről és kiírja az irat iktatószámát. 83. ábra: Sikeres iktatás főszámon Az iktatószámot rögzíteni kell a fizikai iraton is. Iktatás végén előadói ív nyomtatása indítható. DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 73

80 84. ábra: Iktatás után előadói ív nyomtatása A nyomtatás indításához kattintson az OK gombra, kihagyáshoz a Mégse gombra. A nyomtatványok menüpontból később újra indítható az előadói ív nyomtatása. A főszámra iktatások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen a Főszámok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Iktatás/Főszámok fejezetben található. Iktatás Alszámon Az alszámos iktatás kereső oldallal nyílik meg. Itt jelölhetjük ki a már meglévő főszámot, ami alá szeretnénk iktatni. A keresőfelületen számos feltétel szerint szűkíthetjük a találati listát. A Keresés gombra kattintva a Keresési eredmény találati lista jelenik meg. 85. ábra: Iktatás alszámon - Előzménykeresés ablak Duplán kattintva a keresési eredmény egyik főszámán megjelenik a kiválasztott főszám Ügyirattérképe. Az ablakban megtekinthető minden fontos információ a főszámról, valamint annak alszámairól. Erre akkor lehet szükség, ha a keresési feltételek megadása után több főszámunk marad, és nem tudjuk eldönteni melyikbe kell iktatni alszámon. 74 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

81 86. ábra: Ügyirattérkép A számunkra megfelelő főszám kikeresése után a Következő gombra kattintva, új alszámot iktathatunk a már meglévő főszámhoz, melynek folyamata a főszámos iktatással megegyező. Egyes alszámos mezők öröklik a kiválasztott főszámban kitöltött mezőket, melyek iktatáskor szabadon módosíthatók. DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 75

82 87. ábra: Iktatás alszámon Az Iktatás alszámon ablak elemei megegyeznek az Iktatás főszámon ablakkal, kivéve, hogy alszámra iktatásnál a felületen nem érhető el a Főszám adatok fül. Fontos: Iktatás után az irat ügyintézésre, szignálásra vagy kiadmányozásra megy át a következő feladat kijelölésének megfelelően. A Feladatok funkció Irataim menüje alatt az alszámok, Ügyirataim menüje alatt a főszámok tekinthetők meg. Az alszámra iktatások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Alszámok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Iktatás/Alszámok fejezetben található. Csoportos iktatás Excelből A gomb segítségével Excel fájlból van lehetőség csoportos iktatásra. A gomb megnyomását követően a Csoportos iktatás ablak jelenik meg. 76 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

83 88. ábra: Csoportos iktatás ablak Csoportos iktatás template A Csoportos iktatáshoz excel template letöltése gomb hatására egy excel fájl letöltése indítható. 89. ábra: Csoportos iktatás sablon letöltése A fájl tartalma az adatbázis függvényében fog kialakulni. Tehát kötött formájú excel fájlból lehet csak tömeges iktatást végezni. A letöltött template két munkalapból áll: Work Data Work munkalap A Work munkalap oszlopai a rendszerbe rögzíthető metaadatokat tartalmazza. DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 77

84 A munkalapon a Hibaüzenet és Iktatószám oszlopokat a rendszer tölti majd ki. Ha valami oknál fogva hibára fut a csoportos iktatás, a hiba okát a visszaadott excel fájl Hibaüzenet mezőjébe rögzíti a rendszer. Ha az iktatás sikeres, a beiktatott tételek iktatószámát az Iktatószám oszlopba rögzíti a rendszer. 90. ábra: Csoportos iktatás template Work munkalap A sárgával jelölt mezők kitöltése kötelező, nagyrészt legördülő listákból kell a megfelelő értéket választani. A legördülő listák tartalma az iktatóprogram aktuális adatbázisból alakul ki. A többi mező kitöltése opcionális. Pl.: ha főszám mezőt kitöltjük, akkor a megadott iktatókönyv megadott főszáma alá történik az iktatás. Ha a főszám mező nincs kitöltve, akkor a következő még nem használt főszámra történik az iktatás. Fontos: A makrók használatát engedélyezni kell a helyes működéshez! Tipp: Ha a kijelölt cella jobb alsó sarkára kattint, és lenyomott egérgomb mellett elkezdi lefelé húzni az egeret, akkor az eredeti cella másolódik. Mivel itt adatbázis van az egyes mezők mögött, ez a fajta cellamásolás hibákhoz vezet (növeli az id. értéket). Viszont ha lenyomja és nyomva tartja a CTRL billentyűt a műveletsor alatt, akkor helyes lesz a cellamásolás eredménye. Data munkalap A Data munkalap tartalmazza az iktatóprogramunk adatbázisát. 78 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

85 91. ábra: Csoportos iktatás template Data munkalap A Work munkalap kitöltése során (ha nem a lenyíló választókkal, hanem gépelve töltjük a táblázatot) a Data munkalapon található adatokkal szükséges dolgoznunk. Csoportos iktatás feltöltése Az excel fájl elkészülte után az Új fájl gombra kattintva tölthető az fel. Egyszerre több fájl is feltölthető. 92. ábra: Csoportos iktatás fájl feltöltése Az ablak alján található Rendben gombbal indítható el az iktatás. Ha nincs hiba a csatolt fájlban, az iktatás megtörténik. 93. ábra: Sikeres csoportos iktatás Ha hiba van, a szoftver üzenetben értesít róla. A hiba kijavítása után újra feltölthető a teljes fájl. Ez azt is jelenti, hogy a többi, nem hibás sor se kerül iktatásra. 94. ábra: Sikertelen csoportos iktatás Iktatási hibák Ha hibásan töltöttük ki a csoportos iktatás sablont, a fenti hibaüzenetet követően lehetőségünk van letölteni azt, amelybe a rendszer feltünteti, hogy melyik sorban milyen hibát talált. A letöltést az Excel letöltése gombra kattintva indíthatjuk el. DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 79

86 95. ábra: Csoportos iktatás hibaüzenet A fenti példában a csoportos iktatás sablonban olyan főszámokat adtunk meg, amelyek már lezártak, irattárban vannak, így a rendszer nem engedte, hogy újabb alszámokat iktassunk azokra. Fontos: A programból letöltött xls kiterjesztést ne módosítsa, ne mentse el xlsx (ez a 2007-es Excel kiterjesztése.) formátumúra! Csak a hagyományos xls kiterjesztés használható. Az iktatás időpontja az aktuális rendszeridő, az iktató pedig a bejelentkezett felhasználó. Ez az irat tulajdonságainál lehet fontos a későbbiekben. Tipp: Ha nem működik a csoportos iktatás, kérjen segítséget a rendszergazdától. A helyes működéshez beállításokat kell eszközölnie. Kimenő dokumentum betöltése A Kimenő dokumentum betöltése gomb segítségével kimenő ek iktatására nyílik lehetőség. Kimenő elküldésekor a másolatot a szervezet egyik címére kell elküldeni. Ezt az címet a Rendszer / Külső rendszer menüpontban kell felvennie, beállítania a rendszergazdának. Amennyiben a címzett címe szerepel a Partner adatbázisban, abban az esetben iktatás során a címzett mező automatikusan kitöltődik. 96. ábra: Dokumentumok fogadása ablak A levelek letöltése pontosan úgy zajlik, mint érkeztetés során a bejövő -ek letöltése: A gombra való kattintás után a megjelenő Dokumentumok fogadása ablakban kiválasztható mely fiókról történjen a levelek lekérdezése. Rendben gombra való kattintással kezdhetjük meg a dokumentumok fogadását. A fogadott dokumentumok a munkaterületen található feladatlistában jelennek meg, Kijelölt irat iktatása gombbal - a többi irathoz hasonló módon - iktathatók. 80 Iktatás DMS One - Felhasználói kézikönyv

87 Új fiók hozzáadására kérje meg a rendszergazdát. Új fiók hozzáadásának menetét a rendszerüzemeltetői kézikönyv tartalmazza. A dokumentumok fogadását érdemes reggel vagy meghatározott időben elindítani, így elkerülhető a sok dokumentumot tartalmazó rendszerek lekérdezésével járó időkiesés. A letöltés sebessége függ a kapcsolat sebességétől és a beérkező levelek mennyiségétől. A feladatlistán duplán kattintva az egyik kimenő re a feljövő ablak csatolmányok fülén, továbbá Iktatás során a Csatolmányok fülön megtekinthető, elolvasható az eredeti ábra: Kimenő dokumentum betöltése - Csatolmányok DMS One - Felhasználói kézikönyv Iktatás 81

88

89 I.Ügyintézés 1. Irataim A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Irataim menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Irataim feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az elintézésre váró iratok alszámos listáját. Az Irataim feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Átszignálás: Alszám átszignálása Új:iktatás kérése: Új iktatási kérelem indítása Új kimenő: Az ügyirathoz kimenő iratot iktathatunk Új belső: Az ügyirathoz belső iratot iktathatunk Elintézés: Irat elintézetté tétele Lássák még Megosztás Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Szkennelés: A feladatlistában található irathoz szkennelhetünk dokumentumot asztali szkennerünkkel. Vonalkód Megosztás Átadás portálnak Adatlapkitöltés Bejövő gyorsiktató Kimenő gyorsiktató Dokumentum létrehozása sablon alapján Dokumentum létrehozás indítás Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 83

90 1. ábra: Ügyintézés - Irataim feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Jóváhagyás, Iktatószám, Irattípus, Határidő, Irány, Ügyfél, Tárgy, Ügyintéző, Szervezeti egység. Elintézésre váró iratok közt a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Irattípus, Beérkezés időpontja, Ügyfél, Egyedi adat, Állapot, Iktatószám, Intézési határidő, Iktatás dátuma, Tárgy, Címkék, Helyrajzi szám. 84 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

91 Fontos: A munkaterületen megjelenő listában normál, vagy vastagon szedett betűkkel szerepelnek az ügyirataink minden elintézésre váró alszámai. Az iktatószám előtti jel arra figyelmeztet, hogy az intézési határidő lejárt. A jel arra utal, hogy az alszám az intézési határidő lejárta után lett elintézve. A jel azt szimbolizálja, hogy az alszám valamilyen idegen rendszernek lett átadva (Pl. Webservice funkciók segítségével.). A jel arra figyelmeztet, hogy idegen rendszernek át lett átadva az alszám, és az intézési határideje lejárt. Az elintézett alszámok halványan jelennek meg a munkaterületen. Mindaddig itt maradnak, amíg nem kerülnek irattárba. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat iktatási adatlapja. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett. 2. ábra: Ügyirattérkép Irat átadása portálnak Az Átadás portálnak gombra kattintva az iratkezelőrendszerhez kapcsolódó egyéb programoknak lehet adatokat továbbítani, majd visszaérkező adatokat fogadni. Egyéni szerződések igénybevételekor használható funkció, alap esetben hibaüzenetet láthatunk a gomb lenyomásakor, ami jelzi számunkra, hogy nincs külső portál csatlakoztatva. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 85

92 3. ábra: Nincs portál hibaüzenet Átszignálás Az Átszignálás gombra kattintva visszaadhatjuk az alszámot szignálásra. Rendszerint akkor lehet szükség a funkcióra, ha rossz ügyintézőnek lett kiszignálva az ügy. Ekkor vissza kell adni egy szignálási joggal rendelkező felhasználónak az ügyiratot, aki majd újra elvégzi a szignálást. 4. ábra: Irataim - átszignálás A mezők jelentése: Következő feladat: Jelzi a szoftver, mely feladatra fog átkerülni az alszám Rendben lenyomására. Csak tájékoztató jellegű kiírásról van szó, módosítási lehetőség nincs. Elvégző dolgozó: A következő szignálást elvégző dolgozó, valamint annak szervezeti egysége választható ki. A teljes ügyiratot átadom a kijelölt alszámmal jelölőnégyzet kiválasztásával valamennyi alszám átkerül a kiválasztott felhasználóhoz szignálásra. Új iktatási kérelem Új iktatási kérelem indításával iktatószámot lehet kérni egy iktatási joggal rendelkező felhasználótól. Az új gombra kattintva kimenő\belső irat iktatását kérelmezhetünk. Az Új dokumentum ablak 3 lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza az előkészítés fő adatait Csatolmányok lapfülön lehet a fájl melléklete(ke)t rögzíteni. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. 86 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

93 5. ábra: Új iktatás kérése Adatok fül Adatok lapfül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: Irány: Belső, vagy kimenő irat iktatási kérelmét lehet itt megadni. Adathordozó típusa: Az iktatni kívánt irat formájának, adathordozójának kiválasztása. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. Címzett/Dolgozó: Az irat címzettjének megadása. (Autocomplete funkció segítségével.) Kapcsolattartó: Ha a címzett / dolgozó rendelkezik kapcsolattartóval, kiválaszthatjuk a legördülő listából. Érintett fél: Érintett fél választható ki. (Autocomplete funkció segítségével.) Hivatkozási szám: Hivatkozási szám adható meg. Vonalkód: Vonalkód adható meg. Prioritás: Legördülő listából kell választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja. Mellékletek: Nem elektronikus melléklet(ek) csatolása. Küldemény elemeinek száma: Melléklet típus: Ügykezelés módja: Legördülő listából kell választani. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 87

94 Papír példány helye: Legördülő listából kell választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja. Tárgy: Az iktatandó irat tárgya adható meg. Irat típusa: Legördülő listából kell választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja. Szervezet/ügyintéző: Az ügyintéző személyét kell kiválasztani a listából. Szervezet/felelős vezető: A felelős vezető adható meg. Megjegyzés: Megjegyzés írható be. Iratjellemző: Legördülő listából lehet választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja. Főszám: Ha megadunk főszámot, akkor az iktatási parancs kiadásával automatikusan alszámra iktatás fog történni, méghozzá az itt megadott főszám alá. Ügykör: Legördülő listából választható ki az ügykör. Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával az itt megadott ügyintéző lesz a megadott főszám ügyintézője. Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a Napok száma alapján a határidőt. Napok száma: A határidőt az itt beírt érték alapján számítja. Intézési határidő: Intézési határidő adható meg. Természetesen az itt magadott értékekkel fel lesznek töltve a megfelelő mezők iktatáskor. Csatolmányok lapfül 6. ábra: Új iktatás kérése - Csatolmányok fül Az Új fájl gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik. Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása. Feladat fül Sikeres kérelem indításához kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. Következő feladatvégző megjelölésekor a szervezet kiválasztása után, csak azok az ügyintézők jelennek meg a listában, akik a megadott szervezeti egységhez tartoznak. 88 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

95 7. ábra: Új iktatás kérése - Feladat fül A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. Az iktatási kérelem elindítható a Rendben gombra való kattintással. Fontos: Iktatási kérelem indítása után az irat iktatásra megy át. Új kimenő és új belső iktatás Az Új kimenő és az Új belső gombok segítségével a kijelölt irat főszáma alá további alszámokat iktathatunk. A lenyomott gombtól függ, hogy kimenő, vagy belső alszám lesz-e. Az ablak működése, és kinézete teljesen megegyezik a programból indítható, bármely funkció alszámra iktatásával. Elintézés Az Elintézés gombra kattintva a kiválasztott iratot elintézetté tehetjük, ezáltal az elintézésre váró iratok listájából eltűnik. A program előugró ablakban közli az elintézés időpontját, amit a gombok segítségével módosíthatunk. Belső, illetve bejövő irat esetén csak a Dokumentum elintézése füllel jelenik meg az ablak. 8. ábra: Bejövő, illetve belső irat elintézése A kimenő irat esetén két füle van az ablaknak: Dokumentum elintézése és Feladat. 9. ábra: Irat elintézése DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 89

96 Az dokumentum elintézetté tehető a Rendben gombra való kattintással. Kimenő irat esetén a sikeres elintézéshez kötelező a Feladat fülön kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. Csak olyan személy választható ki kiadmányozásra, akinek van kiadmányozási műveletre joga. A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. A dokumentum elintézetté tehető a Rendben gombra való kattintással. Tipp: Egyszerre több irat is elintézetté tehető. Ennek feltétele, hogy a gomb lenyomásakor azonos típusú iratok legyenek kijelölve, pl.: kimenő típusúak. Tipp: Amennyiben elintézett iraton áll a kurzor, az Elintézés nyomógomb inaktívvá válik. Tipp: A kimenő ek elintézése után nem szükséges a kiadmányozás és expediálás műveletek elvégezni. Amennyiben A kimenő iktatás utáni lezárása rendszer beállítást bekapcsoljuk. Fontos: A kimenő elintézett irat továbbítódik kiadmányozásra, a következő feladat kiválasztásának megfelelően. A bejövő és belső irat elintézés hatására szintén eltűnik a listából, későbbiekben az Ügyirattérképen meg lehet tekinteni az adatait. Dokumentumsablon előállítása A funkcióval korábban létrehozott dokumentumsablon alapján az aktuális ügyirathoz egy.docx dokumentum állítható elő. A dokumentumsablont a rendszergazda hozhatja létre. Ezt a folyamatot a rendszerüzemeltetői kézikönyv tárgyalja. Dokumentumsablon A következő sablont hozta létre korábban a rendszergazda (Csak előzőleg létrehozott és elmentett sablonokat lehet felhasználni): A dokumentum előállítása A Dokumentum előállítása gombra kattintva a feljövő ablakban van lehetőségünk kiválasztani, hogy melyik dokumentumsablont szeretnénk használni. Ezt egy legördülő listából választhatjuk ki. 90 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

97 10. ábra: Dokumentumsablon kiválasztása A Sablon csatolása jelölőnégyzet bekapcsolásával a létrejött dokumentum az irat csatolmányává válik. A többi mező az iktatás során megadottakat tartalmazza, értékük ebben az ablakban nem módosítható. A Rendben gomb lenyomását követően létrejön a dokumentum, amit elmenthetünk és kinyomtathatunk. Fontos: Csak.docx fájl hozható létre és csatolható a programhoz. Dokumentum létrehozás A Dokumentum létrehozás indítás gomb segítségével indítható a folyamat. 11. ábra: Dokumentum létrehozás indítása A funkció segítségével az éppen aktuális alszámhoz készíthetünk egy dokumentumot jóváhagyás, véleményezés céljából. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 91

98 A Rendben gombra kattintva az alábbi ablak ugrik fel: 12. ábra: Jóváhagyás indítása Mezők jelentése Adatok o Dokumentum száma: o Irattípus o Tárgy o Létrehozó o Létrehozás időpontja o Határidő o Ügyfél o Megjegyzés o Irány o Iktatószám o Adathordozó típusa o Prioritás o Ügykezelés módja Csatolmányok Workflow 92 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

99 o o o Sablon Vélemények Kommentek Folyamat szerkesztése Folyamat állapota A dokumentum a Feladatok Jóváhagyás/Véleményezés menübe kerül. 1. Jóváhagyás/Véleményezés A feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő navigációs panelen a Jóváhagyás/Véleményezés menüpontot választva, a munkaterületen a Jóváhagyás/Véleményezés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a véleményezésre, jóváhagyásra küldött, illetve küldendő dokumentumok listáját. A felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új dokumentum létrehozása Jóváhagyás/Véleményezés: A feladatlistában kijelölt dokumentum véleményezésre, illetve jóváhagyásra küldése Vége: A feladatlistában kijelölt dokumentumot következő feladatra lehet elküldeni Nyomtatás Export 13. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Szám, Név, Tárgy, Ügyfél, DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 93

100 Irattípus, Adathordozó, Létrehozó ügyintéző, Létrehozás dátuma, Határidő, Módosító ügyintéző, Utolsó módosítás időpontja, Első csatolt fájl neve, Jóváhagyás. A Jóváhagyás/véleményezés menüben a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Határidő, Név, Tárgy, Irattípus, Létrehozó, Utolsó módosító, Feladat, Ügyfél, Iktatószám. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető a jóváhagyásra váró dokumentum adatai. 94 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

101 14. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés Dokumentum adatlap Az ablak a következő ablakrészekből áll. Adatok ablakrészen lehet beállítani a dokumentumra vonatkozó fő adatokat. Csatolmányok ablakrészen lehet a fájl mellékletet csatolni, törölni, megosztani, megtekinteni. Workflow ablakrészen lehet beállítani a jóváhagyás/véleményezés folyamatát Vélemények ablakrészen az egyes felhasználóknak küldött vélemények, jóváhagyások állapotai láthatóak. Kommentek ablakrészen jogosultság függvényében lehet véleményeket hozzáfűzni Az adatlap átolvasás után, a Bezár gombra kattintva bezárható. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 95

102 15. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Adatok ablakrész 16. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Csatolmányok ablakrész A dokumentum sablonok használatát az Ügyintézés/Irataim/Dokumentumsablon előállítása fejezetben bemutattuk. 17. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Workflow ablakrész 18. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Vélemények ablakrész A szimbólum azt jelzi, hogy a felhasználó véleményezési jogosultságán túl jóváhagyási jogosultsággal is rendelkezik. 96 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

103 A szimbólum azt jelzi, hogy a felhasználó jóváhagyta a dokumentumot. A szimbólum azt jelzi, hogy a felhasználó elutasította a dokumentumot. Ezeken túlmenően látható többek között a véleményezés / jóváhagyás, valamint ezek nyugtázásának időpontjai és egyéb fontos tulajdonságai. Új dokumentum létrehozása Az Új gombra kattintva új jóváhagyandó, véleményezendő dokumentum hozható létre. Ez a dokumentum létrehozási folyamat eltér az Irataim menüben található folyamattól. Míg az Irataim menüből már leiktatott alszámhoz lehet új dokumentumot előállítani, itt ebben a menüben iktatástól függetlenül. Később, szükség esetén iktatásra küldhető az ebben a menüben létrehozott, majd a véleményezési folyamaton átesett dokumentum. Fontos: Az Irataimban létrehozott dokumentum is ebben a feladatlistában jelenik meg. Megkülönböztetni úgy lehet a kettőt, hogy duplán kattintunk az egérrel a feladatlistán, és a felbukkanó ablakban megnézzük, hogy ki van-e töltve az iktatószám mező. Ha ki van töltve, akkor az Irataim menüből indult a folyamat. 19. ábra: Új dokumentum létrehozása A mezők jelentése: Dokumentum száma Irattípus: Legördülő listából kell értéket választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 97

104 Tárgy: A dokumentum tárgya adható meg. Később, ha iktatásra kerül a dokumentum, ezt a tárgyat fogja kapni a létrejövő alszám (vagy főszám). Létrehozó Létrehozás időpontja Határidő: A véleményezés határideje adható meg. Ügyfél Megjegyzés Irány Iktatószám Adathordozó típusa: Legördülő listából választhatunk. Tartalmát a rendszergazda állíthatja be. Prioritás: Legördülő listából választhatunk. Tartalmát a rendszergazda állíthatja be. Ügykezelés módja: Legördülő listából választhatunk. Tartalmát a rendszergazda állíthatja be. Az Új fájl gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik. Abban az esetben, ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása. Sablon Folyamat szerkesztése Folyamat állapota Fontos: A véleményezésre, jóváhagyásra küldött dokumentumok láthatóvá válnak a felhasználók számára a Feladatok / Jóváhagyás/Véleményezés menüben. Módosítás Adott sorra duplán kattintva ugyanaz az ablak jön fel, ami az Új gombra kattintáskor. Amelyik mező nincs kiszürkítve, azoknak a tartalma módosítható. Dokumentum lezárása A jóváhagyási folyamat akkor teljes, ha a visszaérkezett eredmények nyugtázásra kerülnek. Ezt a Vége gombra feljövő ablakon tehetjük meg. 98 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

105 20. ábra: Dokumentum lezárása A Dokumentum lezárása ablak az alábbi mezőket tartalmazhatja: Nem iktatandó Dokumentumsablon Sablon megnyitása Sablon csatolása Következő feladat Elvégző dolgozó Kijelöltem a következő feladatvégzőt Itt dönthető el egy adott dokumentumról, hogy iktatásra kerül vagy sem. Amennyiben az adott dokumentum nem iktatandó azt a jelölőnégyzetben jelölni kell. Ha iktatni kell akkor a még nem iktatott dokumentum sikeres lezárásához kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. A következő feladat legördülő listából csak az iktatás választható ki. A dokumentum jóváhagyási folyamat befejezhető a Vélemények fülről a Dokumentum lezárása gombra való kattintással. 1. Ügyirataim A Feladatok funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen az Ügyirataim menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Ügyirataim feladatlista (főszámos lista) jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az elintézésre váró iratok listáját. Az Ügyirataim menüpontban az alábbi funkciógombok állnak a rendelkezésünkre: Határidőbe helyez: Az adott ügyirat határidőbe helyezése Lezárás: Ügyiratot zárhatunk le Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Megosztás DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 99

106 Új kimenő iktatás: Az ügyirathoz kimenő iratot iktathatunk Új belső iktatás: Az ügyirathoz belső iratot iktathatunk Felfüggesztés: Az ügyirat felfüggesztése kezdeményezhető Felfüggesztés vége: Az ügyirat felfüggesztésének megszakítása Kimenő gyorsiktató Nyomtatás Export 21. ábra: Ügyintézés - Ügyirataim feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Ügyfél, Tárgy, Tárgyszavak, Ügykör, Előirat, Utóirat, Eltelt napok száma, Felfüggesztve, Határidő, Munkanapos, Ügyintézés kezdete. Ügyirataim menüpont alatt a következők szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Iktatószám, 100 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

107 Iktatás dátuma, Ügyfél, Tárgy, Egyedi adat, Helyrajzi szám. Fontos: A jelöléssel ellátott iratok irattárból történő kiadás alatt vannak. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat iktatási adatlapja. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett (az iktatási adatlap az Irataim menü bemutatása során tárgyalásra került már). Határidőbe helyezés A Határidőbe helyez gombra kattintva határidőbe helyezhető az ügyirat. Az Ügyirat határidőbe helyezése ablak 2 lapfülből áll. Adatok fül Adatok fül tartalmazza a határidőbe helyezés fő adatait. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. Iktatószám Tárgy Partner Irattári tétel Határidőbe helyezés Határidő lejár: itt állíthatjuk be, hogy meddig kívánjuk határidőbe helyezni az ügyiratot Indoklás: ebbe a mezőbe röviden indoklást adhatunk meg arról, hogy miért lett határidőbe helyezve az irat. 22. ábra: Határidőbe helyezés - Adatok fül Feladat fül Sikeres határidőbe helyezéshez kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt, és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 101

108 23. ábra: Határidőbe helyezés - Feladat fül Csak olyan személy választható ki határidőbe helyezésre, akinek van ügyintézői jogosultsága. A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. A határidőbe helyezés befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Fontos: Határidőbe helyezés után az irat az Irattárazás - Határidő nyilvántartás menüpontja alá kerül. Ügyirat lezárása A Lezárás gomb segítségével ügyiratot zárhatunk le, minek követelménye hogy az összes benne foglalt irat elintézett legyen. Lezárás előtt az irat ügyköre megváltoztatható. A lezáráshoz ki kell jelölni az irattárazást elvégző személyt. Az Ügyirat lezárása ablak két fülből áll: Irattári tétel Feladat Irattári tétel fül 24. ábra: Dokumentum lezárása - Irattári tétel fül A mezők jelentés: Ügykör: Az iktatás során kiválasztott ügykörrel van feltöltve a mező alapesetben. Ez a legördülő lista segítségével módosítható. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A gombra kattintva másik év ügyköreit kérhetjük le. Irattári tétel: A kiválasztott ügykörhöz tartozó irattári tételek közül választhatunk a legördülő listából. 102 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

109 Feladat fül Sikeres záráshoz kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt, és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. 25. ábra: Dokumentum lezárása - Feladat fül Csak olyan személy választható ki irattárazásra, akinek van irattárazási műveletre joga. A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. A dokumentum zárása befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Fontos: Lezárás után az irat irattárazásra megy át. Az ügyirat addig nem zárható le, amíg nincs minden alszáma elintézve. Új kimenő és új belső iktatás Az Új kimenő iktatás és az Új belső iktatás gombok segítségével a kijelölt ügyirathoz további alszámokat iktathatunk. A lenyomott gombtól függ, hogy kimenő, vagy belső alszám lesz-e. Az ablak működése, és kinézete teljesen megegyezik a programból indítható, bármely funkció alszámra iktatásával. Felfüggesztés A Felfüggesztés és a Felfüggesztés vége gombok segítségével lehet az ügyiratokat felfüggeszteni, illetve a felfüggesztést megszűntetni. Fontos: Az ügyirat elintézési határideje a felfüggesztésben töltött napok számával emelkedik. A gombok lenyomására a következő ablak jön fel: 26. ábra: Dokumentum felfüggesztése A mezők jelentése: Felfüggesztés kezdete: A jelenlegi dátummal töltődik ki a mező, felülírása nem lehetséges. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 103

110 Felfüggesztés tervezett vége: Tervezett felfüggesztés vége írható a mezőbe. Felfüggesztés oka: Felfüggesztés okát kell kiválasztani a legördülő listából. Tartalmát a rendszergazda tarja karban. Munkanapos: A jelölőnégyzet bepipálásával adható meg, hogy a felfüggesztésben lévő napok számát munkanapokban vagy naptári napokban számolja. A felfüggesztések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen a Felfüggesztések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Felfüggesztések fejezetben található. 1. Megosztott irataim Iratok és ügyiratok megosztását a Feladatok menüpontból indíthatjuk. A Megosztott irataim feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: Csatolmányok Olvasva Bejövő gyorsiktató Kimenő gyorsiktató Új belső Dokumentum előállítás Dokumentum létrehozás indítás Export Iratok megosztás Iratok megosztását a Feladatok/Ügyintézés/Irataim pontból tudunk indítani. A megosztandó irat során állva a Megosztás gombbal kezdeményezhetjük az irat megosztását. 27. ábra: Irat megosztása 104 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

111 Iratok megosztásánál lehetőségünk van adott felhasználóval megosztani a kiválasztott iratot, de teljes szervezeti egységet is kiválaszthatunk. Az Irat megosztás ablak két részből áll: Az ablak fenti részében lehetőségünk van kiválasztani azt a felhasználót, akivel az iratot meg kívánjuk osztani. Az ablak alsó része mutatja azokat a felhasználókat és szervezeti egységeket, akikkel megosztottuk az iratot. Elérhető funkciógombok: o o o Mezők jelentése: Felhasználó Szervezet megosztás Sablon tárolás Sablon betöltés Alszámra iktathat Ügyirat megosztás Ügyiratok megosztása Ügyiratok megosztását a Feladatok/Ügyintézés/Ügyirataim pontból tudunk indítani. A megosztandó ügyirat során állva a Megosztás gombbal kezdeményezhetjük az irat megosztását. Az Ügyirat megosztása ablak annyiban különbözik az Irat megosztása ablaktól, hogy az Ügyirat megosztása jelölőnégyzet nem jelenik meg a felületen. Az iratmegosztások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Megosztott iratok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Szignálás/Megosztott iratok fejezetben található. 1. Kiadmányozás A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Kiadmányozás menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Kiadmányozás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a kiküldésre váró iratok listáját. A Kiadmányozás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Kiadmányozás: Iratkiküldés engedélyezési folyamatát indíthatjuk el Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Lássák még Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 105

112 28. ábra: Kiadmányozás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatás dátuma, Iktatószám, Ügyintéző, Címzett, Tárgy, Ügykezelésmód. Kiadmányozáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Dátum, Iktatószám, Ügyintéző, Irattípus, Egyedi adat. A Kiadmányozás gombra kattintva iratkiküldés engedélyezési folyamatát indíthatjuk el. A Kiadmányozás ablak négy lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza a kiadmányozni kívánt irat fő adatait. Postai Szolgáltatások fülön választhatók ki az irathoz kért postai szolgáltatások. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni, rögzíteni. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. 106 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

113 29. ábra: Kiadmányozás ablak Adatok fül Adatok fül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: Iktatószám Címzett Irattári tétel Ügyintéző Kiadmányozó: A kiadmányozást végző szervezeti egysége és neve. Kiadmányozás dátuma: A kiadmányozás elvégzésének pontos ideje adható itt meg. Küldemény típusa: A küldemény feladásának módját állíthatjuk be. Irattípus Vonalkód Súly: A küldemény súlya írható a mezőbe. Kezelési utasítás: A küldeményre vonatkozó kezelési utasítást lehet itt megadni. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben módosíthatja, bővítheti. Kezelési feljegyzés DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 107

114 Egyéb aláíró: Ha a kiadmányozást egyéb személy is aláírta itt választható ki a neve. Egyéb aláírás dátuma: Egyéb aláíró esetén az aláírás dátuma vihető fel itt. Nem postázandó Tipp: Amennyiben a Kimenő folyamat vége rendszerbeállítás értéke Postázás úgy egy Nem postázandó jelölőnégyzet jelenik meg a Kiadmányozás ablak alján. Ha ezt kiválasztjuk, akkor az adott irat elintézettként visszakerül az Irataim listába, nem kell az expediálás és postázás műveleteket végrehajtani. Postai szolgáltatások fül A Postai szolgáltatások fülön az alábbi ikonokat láthatjuk: 30. ábra: Kiadmányozás ablak - Postai szolgáltatások fül A fülön a kívánt postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak későbbi folyamatok során még módosíthatók. Csatolmányok fül Az Új gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik. Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása. Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt. Fontos: A kiadmányozott irat továbbítódik expediálásra a következő feladat kiválasztásának megfelelően. 108 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

115 31. ábra: Kiadmányozás - Feladat fül A kiadmányozások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Kiadmányozások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Kiadmányozások fejezetben található. 1. Expediálás A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Expediálás menüpontot választva, a munkaterületen az Expediálás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az expediálásra engedélyt kapott iratok listáját. Az expediálás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Expediálás: A feladatlistában kijelölt ügyirat expediálása Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Nyomtatás Export 32. ábra: Expediálás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Dátum, DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 109

116 Iktatószám, Kiadmányozó, Címzett, Tárgy, Ügyintéző, Ügykezelésmód. Expediáláskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Iktatás dátuma, Kiadmányozás dátuma, Iktatószám, Ügyintéző. Az Expediálás gombra kattintva a feladatlistában kijelölt elem expediálása indítható. Az Expediálás ablak négy lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza az expediálás fő adatait. Postai szolgáltatások fülön választhatók ki az irathoz kért postai szolgáltatások. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékleteket megtekinteni. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni. Adatok lapfül Iktatószám Címzett Irattári tétel Ügyintéző Kiadmányozó Kezelési utasítás Expediálás dátuma: Az irat expediálásának dátuma. Expediálás módja: Az irat feladásának módja. A lista tartalmát a rendszergazda testre szabhatja az adattörzsek részben. Expediáló: Az expediálást végző szervezeti egysége és neve. Elküldés időpontja: Az irat elküldésének időpontja adható meg. Küldemény típusa: Küldemény típusa választható ki legördülő listából. Súly: A küldemény súlya írható a mezőbe. Vonalkód Nem postázandó 110 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

117 33. ábra: Expediálás - Adatok lap Tipp: Amennyiben a Kimenő folyamat vége rendszerbeállítás értéke Postázás, úgy egy Nem postázandó jelölőnégyzet jelenik meg az Expediálás ablak alján. Ha ezt kiválasztjuk akkor az adott irat elintézettként visszakerül az Irataim listába, nem kell a postázás műveletet végrehajtani. A megfelelő postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak később még módosíthatók. Csatolmányok lapfül Megtekinthetők a korábban csatolt fájlok. Továbbiak hozzáadására, illetve meglévők törlésére nincs lehetőség. Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt. Fontos: Expediálás után az irat postázásra megy át. DMS One - Felhasználói kézikönyv Ügyintézés 111

118 34. ábra: Expediálás - Feladat fül Az expediálások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Expediálások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Expediálások fejezetben található. 112 Ügyintézés DMS One - Felhasználói kézikönyv

119 I.Irattárazás 1. Határidő nyilvántartás A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Határidő nyilvántartás menüpontot választva, a munkaterületen a Határidő nyilvántartás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a határidőbe helyezett iratok listáját. Az Ügyirataim menüpontban lévő Határidőbe helyez funkció használatával került ebbe a menüpontba az ügyirat. A Határidő nyilvántartás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Visszaadás: Az ügyirat visszaadása ügyintézésre Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Nyomtatás Export 132. ábra: Határidő nyilvántartás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Ügyintéző, Határidőbe helyezve, Határidő lejár, Ügyfél, Tárgy, Határidőbe helyezés indoklás. Határidőbe helyezéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: DMS One - Felhasználói kézikönyv Irattárazás 113

120 Iktatószám, Ügyintéző, Határidőbe helyezve, Határidő lejár, Ügyfél, Tárgy, Indoklás. Fontos: A határidőbe helyezett ügyiratok bal szélén egy kis sárga felkiáltójel figyelmezet minket a határidő lejártára. Az irat automatikusan ügyintézésre kerül vissza lejárt határidő esetén. Ügyirat visszaadása határidőből A Visszaadás gombra kattintva a feladatlistában kijelölt irat határidőből visszaadható. Az Ügyirat visszaadása határidőből ablak 2 lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza az irat fő adatait. Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni ábra: Ügyirat visszaadása határidőből Adatok fül Az Adatok fülön nincs módosítási, beírási lehetőségünk. Az adott ügyirathoz kapcsolódó néhány információ tekinthető meg a fülön. Az ügyirat visszaadása határidőből befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Sikeres visszaadáshoz kötelező a Feladat fülön kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. Következő feladatvégző megjelölésekor a szervezet kiválasztása után, csak azok az ügyintézők jelennek meg a listában, akik a megadott szervezeti egységhez tartoznak. 114 Irattárazás DMS One - Felhasználói kézikönyv

121 134. ábra: Ügyirat visszaadása határidőből - Feladat fül Csak olyan személy választható ki ügyintézésre, akinek van ügyintézésre jogosultsága. 1. Irattárazás A Feladatok funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen az Irattárazás menüpontot választva, a munkaterületen az Irattárazás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az Irattárazásra váró lezárt iratok listáját. Az irattárazás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: Irattárazás: A feladatlistában kijelölt irat irattárba adása Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása Nyomtatás Export 135. ábra: Irattárazás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Irattári tétel, DMS One - Felhasználói kézikönyv Irattárazás 115

122 Ügyintéző, Ügyfél, Tárgy, Ügy keletkezése, Előirat, Utóirat, Irattár. Az irattárazásra váró iratok közt a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Dátum, Iktatószám, Irattári tétel, Ügyintéző, Ügyfél, Irattár. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva táblázatos formában megtekinthetők az ügyirat, valamint alszámainak tulajdonságai ábra: Irattárazás - Ügyirat adatlap Az Irattárazás gomb segítségével kezdhetjük meg az irattárba adás folyamatát. A gombra kattintva az Irattárazás előugró ablak jelenik meg. 116 Irattárazás DMS One - Felhasználói kézikönyv

123 Irattárazás fül 137. ábra: Irattárazás - Irattárazás fül Irattár: Itt választhatjuk ki az irattári helyét a dokumentumnak. Központi és átmeneti irattár(ak) közül választhatunk. A listát a rendszergazda az adattörzsek részben töltheti fel. A Rendszer / Program menü Irattárhoz tartozó szervezeti egység figyelése opciójának bekapcsolásával csak olyan átmeneti irattár választható ki, amely irattár engedélyezve van az aktuális felhasználó szervezeti egységének. Egyéb átmeneti irattár nem választható ki. Iratkezelésért felelős: Az irat további kezelésért felelős személy választható ki a listából. Irattári átvevő: Kitöltött mező, értéke nem változtatható. Az irattárazást végző nevével van kitöltve. Irattárba helyezés: Az irattárba helyezés dátuma. Irattári tétel: A korábban megadott irattári tétel látható. Az irattári tétel utolsó módosítási lehetősége. Selejtezhetőség dátuma: Az irat selejtezhetőségének dátuma adható meg a naptár gomb segítségével. Az irattári tétel beállításaiban szereplő selejtezési időt figyeli a program, ennek figyelembevételével alapértelmezett dátummal tölti ki a szoftver a mezőt. Egyéb adatok fül 138. ábra: Irattárazás - Egyéb adatok fül A mezők jelentése: Az irat pontos helye adható meg a mezők kitöltésével. Az irattárazás befejezhető a Rendben gombra való kattintással. DMS One - Felhasználói kézikönyv Irattárazás 117

124 Fontos: Szerelt iratokat csak egyszerre lehet irattárba helyezni ugyanazzal az ügykörrel és irattári tétellel. A leghosszabb idejű megőrzési idővel rendelkező irattári tétel fog vonatkozni valamennyi főszámra. Az irattárazások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Irattárazások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Irattárazások fejezetben található. 1. Iratkiadás A Feladatok funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen az Iratkiadás menüpontot választva, a munkaterületen az Iratkiadás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablakban az iratkikérésben felvett iratok listája jelenik meg. Iratkiadás: A feladatlistában kijelölt irat kiadása Nem kölcsönözhető: A feladatlistában található irat kiadásának megtagadása Nyomtatás Export 139. ábra: Iratkiadás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Irattár kelte, Kölcsönző, Tárgy, Kölcsönzés célja, Irattár. A felületen a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Iktatószám, Irattárba helyezés dátuma, Kölcsönző, Kölcsönzés célok, Irattár, Tárgy. 118 Irattárazás DMS One - Felhasználói kézikönyv

125 Az Iratkiadás gombra kattintás után a feladatlistában kijelölt irat kiadása indítható. A gombra kattintva a Kölcsönzés előugró ablak jelenik meg ábra: Kölcsönzés ablak A mezők jelentése: Kölcsönzés célja Kölcsönző Irattár Engedélyező: Az irat kiadását engedélyező személy neve választható ki a listából. Határidő: A dokumentum kölcsönzési határideje. Megjegyzés: Rövid megjegyzés irható a kölcsönzésről. Ügyiratpótló lap: A jelölőnégyzet kiválasztásával ügyiratpótló lap nyomtatható. Az iratkiadás befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Az ügyiratpótló lap automatikusan megnyílik, ha ki volt pipálva a jelölőnégyzet. Nyomtatása a megjelenő ablakból indítható. DMS One - Felhasználói kézikönyv Irattárazás 119

126 141. ábra: Iratpótló lap Fontos: Az ügyirat kiadása után visszakerül az Ügyintézés / Ügyirataim menübe, ahol a kiadott tételek sora mellett az iratkiadás ikon jelenik meg. Nem kölcsönözhető A Nem kölcsönözhető gombra kattintás után a feladatlistában kijelölt irat kiadása tagadható meg. A gombra kattintva a Kölcsönzés előugró ablak jelenik meg ábra: Nem kölcsönözhető felugró ablak Az iratkiadás megtagadása befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Az irat visszakerül az irattárba. 120 Irattárazás DMS One - Felhasználói kézikönyv

127 Az iratkiadások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Iratkiadások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Iratkiadások fejezetben található. 1. E-másolat készítése Az E-Másolat készítése feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: Szkennelés Csatolmányok Vonalkód Kész Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Irattárazás 121

128

129 I.Eseti feladatok 1. Dokumentumtár A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Dokumentumtár menüpontot választva, a munkaterületen a Dokumentumtár lista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a feltöltött dokumentumok listáját. A Dokumentumtár listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új Módosítás Törlés Nyomtatás Export 1. ábra: Dokumentumtár feladatlista DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 123

130 Új dokumentum feltöltése Az Új gombot lenyomva új dokumentumot tölthetünk fel a Dokumentumtárba. 2. ábra: Új dokumentum feltöltése a Dokumentumtárba A Rendben gombot lenyomva véglegesíthetjük a kiválasztott dokumentum feltöltését, a Mégse gombbal elvethetjük a változtatásokat. Nem megfelelő fájlformátum kiválasztása esetén az alábbi hibaüzenetet írja ki a rendszer: 3. ábra: Új dokumentum feltöltése a Dokumentumtárba - nem megfelelő fájlformátum 1. Adatlap kitöltés A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Adatlap kitöltés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Adatlap kitöltés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak a hatósági statisztika elvégzésére szolgál. Ebből kifolyólag a listába csak a hatóságilag indított ügyek kerülnek. Az Adatlapkitöltés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Kitöltés Nyomtatás Export 4. ábra: Adatlap kitöltés feladatlista 124 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

131 A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Irattári tétel, Ügyintéző, Címzett, Iktatókönyv neve, Tárgy, Irattípus. Adatlap kitöltéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Keresés, Tárgy, Iktatószám, Irattári tétel, Ügyintéző. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat adatlapja. A mezők nem módosíthatók. 5. ábra: Adatlap kitöltés adatlap A Kitöltés gombra kattintva legördülő listák segítségével állíthatjuk be az adott ügy statisztikai paramétereit. Ha van adatlapséma létrehozva (ha nincs, kérje meg a rendszergazdát, hogy hozzon létre), akkor elég a legördülő listából a megfelelő sémát kiválasztani, és valamennyi mező kitöltődik a választásnak megfelelő értékekkel. DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 125

132 6. ábra: Adatlap kitöltés - Adatlap séma Az adatlapkitöltések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Kitöltött adatlapok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Kitöltött adatlapok fejezetben található. 1. Iratkikérés A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Iratkikérés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Iratkikérés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a kölcsönzött iratok listáját. Az Iratkikérés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új kölcsönzés: Iratok kölcsönzése indítható Nyomtatás Export 7. ábra: Iratkikérés feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Ügyintéző, Kölcsönözve, 126 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

133 Kölcsönzés állapota, Kölcsönzés célja. A felületen a következő menüpontok szerint kereshetünk: Kölcsönzés dátuma, Iktatószám, Kölcsönző, Ügyintéző, Irattár. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat kölcsönzési adatlapja. A mezők nem módosíthatók. Az ablak informál, hogy az adott ügyiratot kinek továbbítottuk iratkiadásra. A Kölcsönzés adatai ablak 2 lapfülből áll. Kölcsönzés adatai fül tartalmazza az ügyirat iktatókönyvét, főszámát, valamint a kölcsönzés célját. Feladat lapfülön tekinthetjük meg a kijelölt következő feladatvégzőt. 8. ábra: Iratkikérés Iratadatlap Kölcsönzés adatai fül 9. ábra: Iratkikérés Iratadatlap Feladat fül Az Új gombra való kattintáskor új kölcsönzés indítható. A megjelenő ablakba a kikérni kívánt irat főszámát, a betekintés célját kell megadni. A jelölőnégyzet bepipálásával szerelt ügyirat esetén a teljes akta kikölcsönözhető. Az Új kölcsönzés létrehozása ablak ugyanúgy néz ki, mint a Kölcsönzés adatai ablak. A különbség annyi, hogy minden mező tartalmát mi adhatjuk meg. Az Iratválasztás gombra a már megszokott főszám kereső ablak jelenik meg. Itt kell kiválasztani a kikérendő ügyiratot. A kölcsönzés célját legördülő listából kell kiválasztani, a Feladat fülön pedig a megfelelő személy számára iratkiadásra továbbítani. Fontos: A kikérési folyamat elvégzése után az irat az Irattárazás / Iratkiadás menüpontjából adható ki. Abban az esetben, ha az iratot más személynek kérjük ki, addig marad az Iratkikérés listában átadásra vár kölcsönzési állapottal, míg a kikérő fél át nem veszi azt, a saját felhasználói felületéről az Átvétel menüpont alól. DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 127

134 1. Irattári előkészítés A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Irattári előkészítés menüpontot választva, a munkaterületen az Irattári előkészítés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az irattári előkészítésre kijelölt ügyiratok listáját. Az Irattári előkészítés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Átadás Visszanyitás Nyomtatás Export 10. ábra: Irattári előkészítés feladatlista Az Átadás gombra kattintva továbbíthatjuk a kiválasztott ügyiratot egy másik felhasználónak irattárazási előkészítés, irattárazás vagy ügyintézés feladatra. 11. ábra: Irattári előkészítés Átadás A Visszanyitás gombra kattintva a kiválasztott ügyirat visszakerül az Ügyintézés feladatlistába. 128 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

135 12. ábra: Irattári előkészítés - Visszanyitás 1. Központi irattárba helyezés A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Központi irattárba helyezés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Központi irattárba helyezés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a központi irattárazásra váró iratok listáját. Fontos: A feladatlistában azok az ügyiratok szerepelnek, amelyek jelenleg valamely átmeneti irattárban vannak. A szoftver nem figyeli az átmeneti irattárazás lejárati idejét (mivel ilyen opció nem adható meg). Ebből kifolyólag a felhasználó feladata (erről a felületről) központi irattárba helyezni az ügyiratot. A Központi irattárba helyezés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Központi irattárba helyezés: Iratok központi irattárba helyezése indítható Nyomtatás Export 13. ábra: Központi irattárba helyezés - feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Irattári tétel, Ügyfél, Tárgy, Ügy keletkezése, Irattár, Terem, Sor, Polc, Oszlop. Központi irattárba helyezéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 129

136 Dátum, Iktatószám, Irattári tétel, Irattár, Ügyfél, Vonalkód, Terem, Sor, Polc, Oszlop. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat adatlapja. A mezők nem módosíthatók. 14. ábra: Központi irattárba helyezés - Ügyirat adatlap Központi irattárba helyezés gombra való kattintáskor az ügyirat Központi irattárba helyezése indítható. A megjelenő ablakba az irattárazás tulajdonságait adhatjuk meg. A Központi irattárba helyezés ablak 2 lapfülből áll. Irattárazás fül tartalmazza az irattárazás fő adatait. Egyéb adatok lapfülön az irattárazás helyével kapcsolatos egyéb opciókat adhatjuk meg. 15. ábra: Központi irattárba helyezés - Irattárazás fül A mezők jelentése: Irattár: Csak a központi irattár választható ki. Iratkezelésért felelős: Iratkezelésért felelős személy kiválasztása. 130 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

137 Irattári átvevő: A mező nem módosítható, a funkciót éppen használó neve jelenik meg. Irattárba helyezés: Irattárba helyezés napja választható ki. Alapértelmezetten a mai nappal van kitöltve. Jegyzőkönyv nyomtatása: A jelölőnégyzet kiválasztásával a központi irattárba helyezésről jegyzőkönyv készül. Fontos: A központi irattárba helyezés folyamatának elvégzése után az irat központi irattárba kerül, és mindaddig ott marad, amíg a korábban megadott selejtezési (levéltárazási) időt el nem érjük. Ekkor bekerül az ügyirat a Selejtezés (Levéltári átadás) menübe. Itt eldönthető a további sorsa az iratnak. Tipp: A központi irattárba helyezett iratok is megtalálhatók a Listák / Irattárazások menüben. 1. Selejtezés A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Selejtezés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Selejtezés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a selejtezendő iratok listáját. A Selejtezés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Selejtezésre kijelöl: Iratok selejtezésre jelölése. Kijelölés megszüntetése: Selejtezésre jelölés visszavonása. Felülvizsgálat: Felülvizsgálat indítása. Jegyzőkönyv: Selejtezési jegyzőkönyv készítése. Selejtezés: A jegyzőkönyvben lévők selejtezése. Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 131

138 16. ábra: Selejtezés feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Selejtezhető, Iktatószám, Irattári tétel, Irattárbavétel dátuma. Selejtezéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Iktatószám, Irattári tétel, Dátum. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat selejtezési adatlapja. A mezők nem módosíthatók. 17. ábra: Selejtezés feladatlista Ügyirat adatlap Selejtezésre kijelöl A Selejtezésre kijelöl gombra történő kattintással selejtezendőnek jelölhetünk. A megjelenő ablak a selejtezésre jelölés megerősítését kéri. A Rendben gomb választásával selejtezésre jelölésre kerül. A listában a selejtezésre kijelölt iratok jelöléssel szerepelnek. 132 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

139 18. ábra: Selejtezés feladatlista - Selejtezésre kijelölt iratok Ha egy ügyirat csatolt dokumentumokat tartalmaz, figyelmeztet a rendszer, hogy először felülvizsgálaton kell átesnie a selejtezni kívánt iratnak. 19. ábra: Selejtezésre kijelölés - Figyelmeztetés csatolt iratok esetén Kijelölés megszüntetése A Kijelölés megszüntetése gombbal a selejtezésre jelölt iratot állíthatjuk vissza. A megjelenő ablakban a selejtezésre jelölés visszavonását lehet megerősíteni a Rendben gombbal. 20. ábra: Selejtezés - Selejtezésre kijelölés megszüntetése Felülvizsgálat A Felülvizsgálat gombra történő kattintással tudjuk a selejtezésben lévő iratokat felülvizsgálni. Valóban selejtezésre kerüljenek, vagy legyenek visszavéve az irattárba. A megjelenő ablakban a felülvizsgálatot a Rendben gombbal zárhatjuk le. Az ablak tartalma: Főszám adatok: A főszám tulajdonságai láthatók, módosítási lehetőség nincs. DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 133

140 o Iktatószám o Tárgy o Ügyfél o Irattári tétel o Előirat / Utóirat o Irattárba vétel Kapcsolódó iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat kapcsoltunk, azok itt láthatók. Csatolt iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat csatoltunk, azok itt láthatók. Bejegyzések Felülvizsgálat: A szekció tartalma: o Felülvizsgálati döntés: Itt dönthetünk, hogy selejtezésre kerül az irat, vagy vissza irattárba. o Felülvizsgálati döntés oka: Felülvizsgálati döntés oka írandó a mezőbe. o Módosított megőrzési idő: Ha visszaküldjük irattárba az ügyiratot, itt adható meg, hogy meddig kell irattárban tárolni. o Felülvizsgáló: A felülvizsgálást végző személy választható ki a legördülő listából. 21. ábra: Selejtezés - Felülvizsgálat 134 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

141 Megjegyzés: Több irat kiválasztásakor kapcsolódó- és csatolt iratok nélkül jelenik meg az ablak. Selejtezési jegyzőkönyv A Jegyzőkönyv gombra kattintva, a korábban selejtezésre jelölt iratokról készül selejtezési jegyzőkönyv. A megjelenő jegyzőkönyvben a selejtezésre jelölt ( jelöléssel ellátott) ügyiratok tekinthetők meg. 22. ábra: Selejtezés - Selejtezési jegyzőkönyv Fontos: A jegyzőkönyv elkészülte után a munkaterület kézi frissítést igényel. Frissítés után eltűnnek a listából a jegyzőkönyvezett tételek. DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 135

142 23. ábra: Selejtezés - Selejtezési jegyzőkönyv 24. ábra: Selejtezési jegyzőkönyv - Iratjegyzék Selejtezés A Selejtezés gomb választásával a Selejtezés ablak ugrik fel. Az előző lépésben a Jegyzőkönyv gombbal létrehoztunk egy selejtezési jegyzőkönyvet. Ez a jegyzőkönyv látható itt, aminek a tartalmát dupla egérkattintással hozhatjuk elő. 136 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

143 25. ábra: Dokumentum selejtezése Dupla egérkattintásra feljövő ablakban látszanak iktatószámmal a selejtezendő ügyiratok. A kipipált ügyiratok Rendben gombra történő kattintással a rendszerben selejtezésre kerülnek. Pipa kiszedésével visszakerülnek az irattárba (illetve a Selejtezés menübe). 26. ábra: Selejtezendő ügyiratok listája Fontos: A leselejtezett dokumentumok nem tűnnek el a rendszerből. A szoftverben a Listák között továbbra is megtalálhatjuk őket megfelelő lekérdezések megadásával. A selejtezések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Selejtezések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Selejtezések fejezetben található. DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 137

144 1. Levéltári átadás A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Levéltári átadás menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Levéltári átadás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a levéltárazás előtt álló iratok listáját. A funkció működése nagyon hasonlít a selejtezés működéséhez. A Levéltári átadás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: Levéltári átadásra kijelöl: Iratok levéltári átadásra jelölése. Kijelölés megszüntetése: Levéltári átadásra jelölés visszavonása. Felülvizsgálat: Felülvizsgálat indítása. Jegyzőkönyv: Levéltári átadásra történő jegyzőkönyv készítése. Levéltári átadás: A jegyzőkönyvben lévők levéltári átadása. Nyomtatás Export 27. ábra: Levéltári átadás feladatlista A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Levéltárnak átadható, Iktatószám, Irattári tétel, Irattárba vétel dátuma. Levéltári átadáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: Iktatószám, Irattári tétel, Dátum. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat levéltárazási adatlapja. A mezők nem módosíthatók. 28. ábra: Levéltárba adás - Ügyirat adatlap 138 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

145 Levéltári átadásra kijelöl A Levéltári átadásra kijelöl gombra történő kattintással levéltárazásra jelölhetünk. A megjelenő ablak a levéltárazás megerősítését kéri. A Rendben gomb választásával levéltárazandó jelölést kap. A listában a levéltárazandónak jelölt iratok jelöléssel szerepelnek. Ha egy ügyirat csatolt dokumentumokat tartalmaz, figyelmeztet a rendszer, hogy először felülvizsgálaton kell átesnie a levéltárazandó iratnak. 29. ábra: Levéltárba adásra kijelölés - Figyelmeztetés csatolt iratok esetén Kijelölés megszüntetése A Kijelölés megszüntetése gombbal a levéltárazásra jelölt iratot állíthatjuk vissza. A megjelenő ablakban a levéltárazandó jelölés visszavonását lehet megerősíteni Rendben gombbal. Felülvizsgálat A Felülvizsgálat gombra történő kattintással tudjuk a levéltárazásra átadandó iratokat felülvizsgálni. Valóban levéltárazásra kerüljenek, vagy legyenek visszavéve az irattárba. A megjelenő ablakban a felülvizsgálatot a Rendben gombbal zárhatjuk le. 30. ábra: Levéltárba adás - Felülvizsgálat ablak DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 139

146 Az ablak tartalma Főszám adatok: A főszám tulajdonságai láthatók, módosítási lehetőség nincs. o o o o o o Iktatószám Tárgy Ügyfél Irattári tétel Előirat / Utóirat Irattárba vétel Kapcsolódó iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat kapcsoltunk, azok itt láthatók. Csatolt iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat csatoltunk, azok itt láthatók. Bejegyzések Felülvizsgálat: A szekció tartalma: o Felülvizsgálati döntés: Itt dönthetünk, hogy selejtezésre kerül az irat, vagy vissza irattárba. o Felülvizsgálati döntés oka: Felülvizsgálati döntés oka írandó a mezőbe. o Módosított megőrzési idő: Ha visszaküldjük irattárba az ügyiratot, itt adható meg, hogy meddig kell irattárban tárolni. o Felülvizsgáló: A felülvizsgálást végző személy választható ki a legördülő listából. Megjegyzés: Több irat kiválasztásakor kapcsolódó- és csatolt iratok nélkül jelenik meg az ablak. Levéltárazási jegyzőkönyv A Jegyzőkönyv gombra kattintva, a korábban levéltárazásra jelölt iratokról készül levéltárazási jegyzőkönyv. A megjelenő jegyzőkönyvben a levéltárazásra jelölt ( jelöléssel ellátott) ügyiratok tekinthetők meg. A jegyzőkönyv elkészülte után a munkaterület kézi frissítést igényel. Frissítés után eltűnnek a listából a jegyzőkönyvezett tételek. 31. ábra: Levéltári átadási jegyzőkönyv 140 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

147 32. ábra: Levéltári jegyzőkönyv - átadási jegyzék Levéltári átadás A Levéltári átadás gomb választásával a Levéltárba adás ablak ugrik fel. Az előző lépésben a Jegyzőkönyv gombbal létrehoztunk egy levéltárazási jegyzőkönyvet. Ez a jegyzőkönyv látható itt, aminek a tartalmát dupla egérkattintással hozhatjuk elő. 33. ábra: Levéltárba adás Dupla egérkattintásra feljövő ablakban látszanak iktatószámmal a levéltárazandó ügyiratok. A kipipált ügyiratok Rendben gombra történő kattintással a rendszerben levéltárazásra kerülnek. Pipa kiszedésével visszakerülnek az irattárba (illetve a Levéltári átadás menübe). DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 141

148 34. ábra: Levéltárba adás Fontos: A levéltárazásra átadott dokumentumok nem tűnnek el a rendszerből. A szoftverben a Listák között továbbra is megtalálhatjuk őket megfelelő lekérdezések megadásával. A levéltárazások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Levéltárazások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Levéltárazások fejezetben található. 1. E-másolat kérése Az E-Másolat kérése feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új Elrejtés Visszavonás Csatolmányok Nyomtatás Export 142 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

149 35. ábra: E-másolat kérése Az Új gomb lenyomásával Új E-másolat kérése feladatot adhatunk a kijelölt felhasználónak. 36. ábra: Új E-másolat kérése A Hozzáad gombbal választhatjuk ki az alszámot, amelyhez új e-másolatot kívánunk kérni. A gomb megnyomását követően felugrik egy keresőablak, ahol a szűrőmezők segítségével kereshetjük meg a kívánt alszámot. DMS One - Felhasználói kézikönyv Eseti feladatok 143

150 37. ábra: E-másolat kérése - alszám keresés Ha megtaláltuk a keresett alszámot, a Rendben gombbal tudjuk kiválasztani azt. Az Elvégző dolgozó és a Határidő megadása kötelező. Ezt követően az elvégző dolgozó Irattárazás / E-másolat készítése menüpontjában megjelenik a feladat. Az E-Másolatok nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az E-Másolatok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/E-Másolatok fejezetben található. 144 Eseti feladatok DMS One - Felhasználói kézikönyv

151 I.postázás modul Az új postázás modulban a Kiadmányozás és expediálás ablakokban megjelenik az Iratpéldányok fül. A kimenő iktatás során a További címzettek fülön megjelölt ügyfelenként egy-egy új iratpéldányt hoz létre az iratkezelő program, amelyeket az Iratpéldányok fülön tudunk megtekinteni. DMS One - Felhasználói kézikönyv postázás modul 145

152 1. Kiadmányozás és expediálás 146 postázás modul DMS One - Felhasználói kézikönyv

153 Az Expediálás ablakban az Expediálás módja listából kiválaszthatóvá válik a KÉR és KÉR Postai hibrid expediálási mód is. DMS One - Felhasználói kézikönyv postázás modul 147

154 Az Expediálás ablak Iratpéldányok fülén példányonként meghatározható az expediálás módja. 2. Postai és elektronikus kézbesítés Az iratkezelő rendszer az expediálás módjától függően a Postai kézbesítés, illetve elektronikus kézbesítés menüpontokba sorolja az expediált iratpéldányokat. 148 postázás modul DMS One - Felhasználói kézikönyv

155 3. Postai kézbesítés A Postai kézbesítés menüpontban az alábbi funkciógombok érhetőek el: Postázás: kijelölt példány postázása Csoportos postázás: kijelölt példányok postázása Új küldemény: nem iktatott, de postázandó küldemény felvétele új küldeményként a kijelölt postázandó iratpéldány mellé Expediálás módosítása: expediálási mód módosítása Átadás: postázás feladat átadása másik felhasználónak Az új küldemény gombra kattintva megjelenik az Új küldemény ablak A Postázás gombra kattintva megjelenik a Postázás ablak: DMS One - Felhasználói kézikönyv postázás modul 149

156 A másik küldeményhez gombra kattintással tudjuk az iratpéldányt másik küldeményhez csatolni. Az expediálás módosítása gombra kattintva az alábbi ablakban van lehetőségünk az expediálási mód módosítására: 150 postázás modul DMS One - Felhasználói kézikönyv

157 A Csoportos postázás gombra az alábbi ablakban lehetőségünk az egyes iratpéldányokhoz tartozó postázási adatok megadására: A felület felső részén megadott adatok az összes küldeményre érvényesíthetőek a Csoportos módosítás gomb lenyomásával. 1. Elektronikus kézbesítés Az Elektronikus kézbesítés menüpontban az alábbi funkciógombok érhetőek el: Kézbesítés Átadás Expediálás módosítása A Kézbesítés gombra kattintva az alábbi ablakban végezhetjük el a kézbesítést: DMS One - Felhasználói kézikönyv postázás modul 151

158 1. Postakönyvek kezelése A Postakönyvek kezelése menüpontban tudjuk a postakönyvekkel kapcsolatos feladatainkat elvégezni. A menüpontban az alábbi funkciógombok érhetőek el: Új postakönyv Postakönyv lezárása 152 postázás modul DMS One - Felhasználói kézikönyv

159 Nyomtatás/Letöltés Új postakönyv felvétele Az Új postakönyv gombra kattintva van lehetőségünk új postakönyvet felvenni. Postakönyv lezárása Amennyiben nem kívánunk több küldeményt felvenni egy adott postakönyvre, új a postakönyvet kijelölve, majd a Postakönyv lezárása gombra kattintva zárhatjuk le a postakönyvet. Postakönyvek nyomtatása/letöltése A hagyományos postakönyveket PDF formátumba tudjuk letölteni, de akár közvetlenül nyomtathatjuk is azokat a Nyomtatás/Letöltés gombra kattintva. DMS One - Felhasználói kézikönyv postázás modul 153

160 Az elektronikus postakönyveket XML formátumban tudjuk letölteni: 1. Vevények kezelése A vevények kezelése menüpontban tudjuk a tértivevényekkel kapcsolatos adatokat, információkat rögzíteni az egyes küldeményekhez. 154 postázás modul DMS One - Felhasználói kézikönyv

161 Új tértivevény rögzítése A megfelelő küldeményt kiválasztva aktívvá válik az Új rögzítés gomb, amely lenyomását követően tudjuk megadni a tértivevény adatokat a kiválasztott küldeményhez. DMS One - Felhasználói kézikönyv postázás modul 155

162 156 postázás modul DMS One - Felhasználói kézikönyv

163 I.Listák A Listák főmenü célja elsősorban az iratok visszakereshetőségének a biztosítása. A keresések mellett számos egyéb funkciót is elvégezhetünk a menüből, például átiktathatunk alszámot másik ügyhöz, vagy eltávolíthatjuk a szerelt ügyiratokat egymástól. 1. Visszaigazolandó küldemények Átadások-Átvételek Az Átadások-Átvételek listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 1. ábra: Listák - Átadások-Átvételek A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Készült, Jegyzőkönyv sorszáma, DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 157

164 Átadó felhasználó, Átadó szerv, Átvevő felhasználó, Átvevő szerv, Átadás állapot, Feladat, Iktatószám. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Dátum, Átadó fehasználó, Átadó szervezeti egység, Átvevő felhasználó, Átvevő szervezeti egység, Érkeztetőszám, Iktatószám, Átadás állapot, Feladat, Vonalkód. Irat helye Az Irat helye listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Átadás Nyomtatás Export 158 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

165 2. ábra: Listák - Irat helye A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Érkeztetőszám, Iktatószám, Átadó szerv, Átadó, Átvevő szerv, Átvevő, Feladatról, Feladatra. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Érkeztetőszám, Alszám, Főszám, Átadó szerv, Átadó, Átvevő szerv, Átvevő, Ügyfél, Ragszám, Cím / Szervezet, OCR, Iktatás dátuma, DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 159

166 Vonalkód. Összes Átadás-Átvétel Az Összes Átadás-Átvétel listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 3. ábra: Listák - Összes Átadás-Átvétel A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Készült, Jegyzőkönyv sorszáma, Átadó felhasználó, Átadó szerv, Átvevő felhasználó, Átvevő szerv, Átadás állapot, Feladat, Iktatószám. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Dátum, Átadó felhasználó, Átadó szervezeti egység, Átvevő felhasználó, Átvevő szervezeti egység, Érkeztetőszám, 160 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

167 Iktatószám, Átadás állapot, Feladat. 1. Érkeztetés Érkeztetések Az Érkeztetések listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Téves érkeztetés Nyomtatás Export 4. ábra: Érkeztetések lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Beküldő, Címzett, Adathordozó, Kézbesítés prioritása, Érkeztető, Iktatás státusza, Érkeztetés időpontja, Ragszám, Megjegyzés, Küldő iktatószáma. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 161

168 Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Adathordozó típusa, Prioritás, Beküldő, Iktatás státusza, Ragszám, Irattípus, Egyedi adat, Vonalkód, Téves érkeztetés, Megjegyzés, Címzett, Küldő iktatószáma, Érkeztető. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi érkeztetések. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. Téves érkeztetés A gombra kattintva tévesen érkeztetettnek tudunk jelölni iratokat. A tévesen érkeztetett dokumentumokat áthúzással jelzi a szoftver. Ezeket később már nem tudjuk bontani (nem kerülnek be a Feladatok/Bontás menü feladatlistájába). 5. ábra: Téves érkeztetés ablak Téves érkeztetés gombra kattintva megjelenik a Téves érkeztetés ablak. A Rendben gombra kattintva tévesen érkeztetettnek lesz jelölve a feladatlistában. 162 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

169 6. ábra: Érkeztetések lista - Téves érkeztetések Fontos: A tévesen érkeztetettnek jelölés folyamata visszafordíthatatlan! Győződjön meg róla, hogy a megfelelő sor lett kiválasztva a feladatlistában! Érkeztetési adatok módosítása Az Érkeztetések listában egy érkeztetett tételre, ha duplán kattintunk, megjelenik az irat adatlapja. 7. ábra: Érkeztetett irat adatlapja Az adatlapon lehetőségünk van bizonyos adatok módosítására: DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 163

170 Az Adatok fülön azok az adatok módosítható, amelyek nincsenek szürkével elhalványítva (pl.: Adathordozó típusa). A Csatolmányok fülön lehetőségünk van a már rögzített csatolmányok törlésére (logikai) vagy új csatolmányok rögzítésére. Fontos: A tévesen érkeztetett, illetve a téves címzéssel jelölt érkeztetéseket nem lehet módosítani. Bontások A Bontások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 8. ábra: Bontások lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Tárgy, Beküldő, Címzett, Adathordozó, Kézbesítés prioritása, Iktatás státusza, Bontó. Bontást a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Bontás időpontja, Beküldő, Hivatkozási szám, Egyedi adat, 164 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

171 Érkeztetőszám, Tárgy, Megjegyzés, Irattípus, Egyedi adat, Vonalkód, Iktatás státusz. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi bontások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott irat bontási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett. 9. ábra: Bontott irat adatlapja Fontos: A már iktatáson átesett iratok bontásai nem módosíthatók. Szignálásra előkészítések A Szignálásra előkészítések listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 165

172 10. ábra: Szignálásra előkészítés lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Beküldő, Érkeztetőszám, Kézbesítés prioritása, Ügykör, Ügyintéző, Felelős, Határidő, Előszignáló, Tárgy. Előszignált iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Ügyintéző, Beküldő, Tárgy, Megjegyzés, Határidő, Érkeztetőszám, Hivatkozási szám, Irattípus, Egyedi adat. 166 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

173 Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi előszignálások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat előszignálási paraméterei. Ha még nem lett az irat szignálva, egyes mezők módosíthatók, ellenkező esetben egy sem. 11. ábra: Irat adatlap - Szignálásra előkészítés lista Nem iktatandók A Nem iktatandók listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 12. ábra: Listák - Nem iktatandók A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 167

174 Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Tárgy, Beküldő, Címzett, Adathordozó, Kézbesítés prioritása, Irány, Iktatás státusza, Bontó. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Bontás időpontja, Érkeztetőszám, Beküldő, Tárgy, Hivatkozási szám, Megjegyzés, Irattípus, Egyedi adat, Irány, Vonalkód. A listában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megjelenik a kiválasztott tételhez tartozó adatlap, amelyen lehetőségünk van bizonyos módosítások elvégzésére. 13. ábra: Nem iktatandó irat adatlapja Érkeztetés lista Az Érkeztetés listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 168 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

175 Téves érkeztetés Érkeztetési lista nyomtatvány Nyomtatás Export 14. ábra: Listák - Érkeztetés A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Beérkezés módja, Érkeztetőszám, Beküldő, Megjegyzés, Osztály, Érkeztető, Iktatókönyv, Iktatószám, Iktatási megjegyzés. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Beérkezés időpontja, Érkeztetőszám, Beérkezés módja, Beküldő, Megjegyzés, Osztály, DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 169

176 Érkeztető, Iktatókönyv, Iktatószám. Az Érkeztetés lista nyomtatvány gombra kattintva megjelenik az érkeztetéseket tartalmazó lista nyomtatási képe. 15. ábra: Érkeztetés lista nyomtatvány Érkeztetések-iktatások Az Érkeztetések-iktatások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 170 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

177 16. ábra: Listák - Érkeztetések-iktatások A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Érkeztetés időpontja, Érkeztetést végző dolgozó, Érkeztetőszám, Bontás ideje, Bontást végző dolgozó, Beérkezett irat küldője, Beérkezett irat tárgya, Iktatószám, Iktatásra átadás időpontja, Iktató. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Érkeztetés ideje, Érkeztető, Érkeztetőszám, Bontás időpontja, Bontó, Irat küldője, Irat tárgya, Iktatószám, Iktatásra átadás időpontja, Iktató. DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 171

178 1. Szignálás Szignálások A Szignálások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 17. ábra: Szignálások lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Beküldő/Címzett, Kézbesítés prioritása, Ügykör, Ügyintéző, Felelős, Határidő, Érkeztetőszám, Tárgy, Szignáló, Hivatkozási szám, Iktatószám, Állapot. Szignált iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Határidő, Érkeztetőszám, Ügyintéző, Egyedi adat, 172 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

179 Beküldő/Címzett, Tárgy, Szignáló, Vonalkód, Iktatószám, Állapot, Hivatkozási szám szerint is. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi szignálások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat szignálási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók. 18. ábra: Irat adatlap - Szignálások lista Ha még nem lett az irat lezárva, egyes mezők módosíthatók, ellenkező esetben egy sem. Olvasott iratok Az Olvasott iratok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 173

180 19. ábra: Olvasandó iratok lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Beérkezés időpontja, Címzett, Ügyfél, Érkeztetőszám, Iktatószám, Tárgy, Látta még, Szervezeti egység, Olvasás dátuma. Olvasott iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Keresés, Érkeztetőszám, Ügyfél, Ügyintéző, Irattípus, Olvasás állapot, Beérkezés időpontja, Iktatószám, Tárgy, Egyedi adat, OCR. 174 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

181 Tipp: A listából visszakereshetők az olvasott, illetve az olvasásra váró iratok. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat paraméterei. Az adatlap két fülből áll: Adatok fül tartalmazza az olvasott irat fő adatait. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni. 20. ábra: Olvasandó lista irat adatlap Megosztott iratok A Megosztott iratok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Csatolmány Megosztás módosítás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 175

182 21. ábra: Listák - Megosztott iratok A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Jóváhagyás, Iktatószám, Irattípus, Határidő, Irány, Ügyfél, Tárgy, Ügyintéző, Szervezeti egység, Vonalkód, Olvasás dátum. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Ügyfél, Beérkezés időpontja, Megosztó, Irattípus, Iktatás dátuma, Olvasás dátuma, Iktatószám, Expediálás dátuma, Csatolmánnyal ellátott, Tárgy, Jóváhagyó, Dokumentum állapot, Vonalkód, Iktató, Irány, Ügyintéző, Szignáló, Olvasott iratok. A Megosztás módosítása gombra kattintva módosíthatjuk a kiválasztott irathoz hozzárendelt felhasználókat, illetve újabb felhasználókkal oszthatjuk meg az iratot. 176 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

183 22. ábra: Irat megosztása 1. Iktatás A Főszámok és az Alszámok is külön menüpontban érhetők el. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthető az összes iktatott irat. A sztornózásra került iratok a listából nem törlődnek, áthúzva továbbra is a láthatóak. Alszámok Az Alszámok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Átiktatás Sztornó Határidő módosítás Új másolat kérés Lássák még XML export Csatolmányok Változás követés Előadói ív Vonalkód Dokumentum előállítás Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 177

184 23. ábra: Iktatás lista - Alszámok A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Év, Iktatókönyv, Iktatószám, Tárgy, Ügyintéző, Ügyfél, Érkeztetőszám, Iktatás dátuma, Sztornózás dátuma, Hivatkozási szám, Irány, Jóváhagyás, Iratjellemző. Iktatást a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Iktatás dátuma, Érkeztetőszám, Irattári tétel, Iktatószám, Ügyintéző, Tárgy, Beérkezés időpontja, Ügyfél, Érintett fél, Ügykör szám, Egyedi adat, Hivatkozási szám, Irattípus, 178 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

185 OCR, Irány, További címzettek, Ügykezelés módja, Expediálás dátuma, Megjegyzés, Ügykezelő azonosító, Mellékletek, Csatolmánnyal ellátott, Költséghely, Helyrajzi szám. A gomb segítségével további szűrők érhetők el: Szervezeti egység, Adathordozó típusa, Prioritás, Érkeztető, Szignáló, Iktató, Felelős, Elintézési dátum, Iratjellemző, Iratállapot, Határidő, Vonalkód, Ragszám, Cím/Szervezet, Dokumentum név, Dokumentum szám, Tárgyszavak, Csatolmány név, Címkék, Kezelési feljegyzések, Sztornózva. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi iktatások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. Az Év oszlop előtt esetlegesen megjelenő jel arra figyelmeztet, hogy az intézési határidő lejárt. A jel arra utal, hogy az alszám az intézési határidő lejárta után lett elintézve. DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 179

186 A jel azt szimbolizálja, hogy az alszám valamilyen idegen rendszernek lett átadva (Pl. Webservice funkciók segítségével.). A jel arra figyelmeztet, hogy idegen rendszernek át lett átadva az alszám, és az intézési határideje lejárt. Átiktatás A találati listában az átiktatás gombra kattintva van lehetőségünk a kiválasztott alszám átiktatására egy másik alszámra, vagy egy új főszámra. 24. ábra: Átiktatás Alszámot Főszámra: akkor használjuk, ha az adott irat önálló ügyet indít, viszont korábban alszámként került iktatásra. Ilyenkor a már meglévő alszámot új főszámra iktathatjuk át, akár másik iktatókönyvbe is. Alszámot Alszámra: akkor használjuk, ha az adott irat másik ügyhöz tartozik és korábban tévesen lett iktatva. Sztornó A Sztornó gombra kattintva a kiválasztott iktatást tudjuk sztornózni. A program előugró ablakban megerősítést kér. 25. ábra: Sztornózás A sztornózás végrehajtásához kattintson a Rendben gombra, megszakításához a Mégsem gombra. A sztornózásra került iratok a listából nem törlődnek, hanem áthúzva továbbra is a megmaradnak. A sztornózott iktatószámot a hatályos jogszabályoknak megfelelően a rendszer nem adja ki még egyszer. 180 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

187 26. ábra: Listák - Sztornózott iratok Alszám sztornózásakor megjegyzés is írható. Ez később bármikor megtekinthető az ügyirat adatok ablakban az alszám Megjegyzés fülén. Határidő módosítása A Határidő módosítása gombra kattintva lehetőségünk van (jogosultságtól függően) módosítani a kiválasztott alszám intézési határidejét. 27. ábra: Határidő módosítása Új másolat kérés Az Új másolat kérése gombra kattintva új e-másolat kérés feladatot adhatunk a kiválasztott felhasználónak. DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 181

188 28. ábra: Új másolat kérése Lássák még A Lássák még gombra kattintva új felhasználókkal oszthatjuk meg a kiválasztott iratot. 29. ábra: Lássák még XML export Az XML export gombra kattintva XML formátumba exportálhatjuk a kiválasztott iratot. 182 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

189 30. ábra: XML export részlet Csatolmányok A Csatolmányok gombra kattintva új csatolmányokat rögzíthetünk a kiválasztott irathoz és megtekinthetjük a már korábban rögzítetteket. Változás követés A Változás követés gombra kattintva megtekinthetjük a kiválasztott alszám eseményeit. 31. ábra: Változás követés Előadói ív Az Előadói ív gombra kattintva nyomtathatunk előadói ívet a kiválasztott alszámhoz. Vonalkód A Vonalkód gombra kattintva rögzíthetünk vonalkódot a kiválasztott alszámhoz. DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 183

190 32. ábra: Vonalkód Dokumentum előállítás A Dokumentum előállítás gombra kattintva állíthatunk elő dokumentumot a kiválasztott alszám adataival feltöltve a rendszerbe rögzített dokumentumsablonok alapján. 33. ábra: Dokumentum előállítás Nyomtatás A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a lista nézet nyomtatási képe. Export Az Export gombra kattintva exportálhatjuk táblázatszerkesztő szoftverrel megnyitható formátumba a listát. Főszámok A Főszámok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Átadás portálnak Átiktatás Sztornó Szerelés eltávolítása Ügyintéző módosítás XML export Nyomtatás 184 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

191 Export 34. ábra: Iktatás lista - Főszámok A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatás dátuma, Iktatószám, Ügyfél, Tárgy, Tárgyszavak, Ügykör, Iktató, Ügyintéző, Előirat, Utóirat, Ügy kezdete, Felfüggesztve, Munkanapos, Eltelt napok száma, Határidő. Iktatást a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Iktatás dátuma, Tárgy, Irattári tétel, Iktatószám, Tárgyszavak, Ügyfél, DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 185

192 A Ügykör szám, Egyedi adat, OCR, Ügykezelés módja, Egyéb adat, Ügyintéző, Szervezeti egység, Főszám állapot, Ügyintézés kezdete, Határidő, Eltelt napok száma, Munkanapos, Irattár, Vonalkód, Egyéb adat 1, Egyéb adat 2, Helyrajzi szám. gomb segítségével további szűrő érhető el: Sztornózva. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi iktatások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. Átadás portálnak Az Átadás portálnak gombra kattintva a DMSone Iratkezelő rendszerhez kapcsolódó egyéb programoknak lehet adatokat továbbítani, majd visszaérkező adatokat fogadni. Egyéni szerződések igénybevételekor használható funkció, alap esetben hibaüzenetet láthatunk a gomb lenyomásakor, ami jelzi számunkra, hogy nincs külső portál csatlakoztatva. Átiktatás Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal, annyi különbséggel, hogy főszámot tudunk másik főszamra, vagy alszámra átiktatni. Főszámot Főszámra: akkor használjuk, ha rossz iktatókönyvbe iktattunk. Főszámot Alszámra: akkor használjuk, ha az adott irat nem indít önálló ügyet, hanem egy még le nem zárt ügy része, ezért egy másik főszám alá kell átiktatnunk. Az átiktatás másik könyvbe is történhet. Sztornó Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal. Szerelés eltávolítása A Szerelés eltávolítása gombra kattintva a kiválasztott iktatás szerelését tudjuk eltávolítani. A program előugró ablakban megerősítést kér. A szerelés törléséhez kattintson a Rendben gombra, megszakításához a Mégsem gombra. Ügyintéző módosítás Az Ügyintéző módosítása gombbal módosíthatjuk a kiválasztott ügyirat ügyintézőjét és felelősét. 186 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

193 35. ábra: Ügyintéző módosítása XML export Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal. Nyomtatás Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal. Export Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal. 1. Ügyintézés Kiadmányozások A Kiadmányozások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Lássák még Nyomtatás Export 36. ábra: Kiadmányozások lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 187

194 Iktatószám, Kiadmányozó, Kiadmányozás dátuma, Küldemény típusa, Egyéb aláíró, Egyéb aláírás dátuma. Kiadmányozott iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Iktatószám, Kiadmányozás dátuma, Küldemény típusa, Egyéb aláírás dátuma, Kiadmányozó, Irattípus, Egyedi adat, Vonalkód. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi kiadmányozások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott irat kiadmányozási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén a mezők módosíthatók. Módosítás után kattintson a gombra. Az adatok megtekintése után a A Kiadmányozás adatok ablak 3 lapfülből áll. Adatok fül tartalmazza a kiadmányozni kívánt irat fő adatait. gombra kattintva az ablak bezárható. Postai szolgáltatások fülön választhatók ki az irathoz kért postai szolgáltatások. Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet rögzíteni, korábban rögzítetteket megtekinteni. 188 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

195 37. ábra: Kiadmányozás adatok Adatok fül Kiadmányozó: A kiadmányozást végző szervezeti egysége és neve. Kiadmányozás dátuma: A kiadmányozás elvégzésének pontos ideje módosítható. Küldemény típusa: A küldemény feladásának módját módosíthatjuk. Irattípus Vonalkód Súly: A küldemény súlya írható a mezőbe. Kezelési utasítás: A küldeményre vonatkozó kezelési utasítást lehet itt megadni. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben módosíthatja, bővítheti. Kezelési feljegyzés Egyéb aláíró: Ha a kiadmányozást egyéb személy is aláírta itt választható ki a neve. Egyéb aláírás dátuma: Egyéb aláíró esetén az aláírás dátuma vihető fel itt. DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 189

196 Postai szolgáltatások fül 38. ábra: Kiadmányozások - Postai szolgáltatások fül A megfelelő postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak későbbi folyamatok során még módosíthatók. Csatolmányok fül gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik. Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása. Fontos: Ha már megtörtént az expediálás, semmi se módosítható a Kiadmányozás ablakban. Expediálások Az Expediálások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 190 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

197 39. ábra: Expediálások lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Címzett, Expediálás dátuma, Expediálás módja, Expediáló, Elküldés dátuma. Expediált iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Iktatószám, Expediálás dátuma, Elküldés dátuma, Vonalkód. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi expediálások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat expediálási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén a mezők módosíthatók. DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 191

198 40. ábra: Expediálás lista - Adatok fül Adatok lapfül Expediálás dátuma: Az irat expediálásának dátuma. Expediálás módja: Az irat feladásának módja. Expediáló: Az expediálást végző szervezeti egysége és neve. Elküldés időpontja: Az irat elküldésének időpontja adható meg. Küldemény típusa: Küldemény típusa választható ki legördülő listából. Súly: A küldemény súlya írható a mezőbe. Vonalkód Postai szolgáltatások lapfül 41. ábra: Expediálások - Postai szolgáltatások fül 192 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

199 A megfelelő postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak később még módosíthatók. Csatolmányok lapfül Megtekinthetők a korábban csatolt fájlok. Továbbiak hozzáadására, illetve meglévők törlésére nincs lehetőség. Fontos: Ha már megtörtént a postázás, semmi se módosítható az Expediálás adatok ablakban. Ügyek állapota Az Ügyek állapota listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 42. ábra: Listák - Ügyek állapota A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Beérkezés időpontja, Intézési határidő, Elintézés időpontja, Ügyfél, Tárgy, Ügyintéző, Irat felelős, Szervezeti egység, DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 193

200 Állapot, Irattípus. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Iktatószám, Beérkezés időpontja, Elintézés időpontja, Ügyfél, Ügyintéző, Szignáló, Irat felelős, Szervezeti egység, Állapot, Irattípus. Jóváhagyás/Véleményezés A dokumentum jóváhagyási folyamat nyomon követhető, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen a Jóváhagyás/Véleményezés menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthető az összes jóváhagyás szempontjából érintett dokumentum. A felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: Dokumentum módosítás Továbbít Vége Sztornó Nyomtatás Export 194 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

201 43. ábra: Listák - Jóváhagyás/Véleményezés A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Szám, Ügyfél, Tárgy, Irattípus, Iktatószám, Utolsó vélemény, Workflow sablon, Létrehozó ügyintéző, Létrehozás dátuma, Határidő, Módosító ügyintéző, Utolsó módosítás időpontja, Első csatolt fájl neve, Vonalkód. Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Jóváhagyó, Határidő, Név, Tárgy, Irattípus, Létrehozó, DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 195

202 Utolsó módósító, Dokumentum állapot, Iktatószám, Ügyfél, Vélemény, Dokumentum szám, Vonalkód, Workflow sablon. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott dokumentum véleményezési paraméterei. 44. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés adatlap Felfüggesztések A Felfüggesztések listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 196 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

203 45. ábra: Felfüggesztések lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Felfüggesztés kezdete, Felfüggesztés tervezett vége, Felfüggesztés vége, Felfüggesztés oka, Munkanapos, Ügyintéző. Felfüggesztést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Tárgy, Ügyfél, Felfüggesztés állapota, Felfüggesztés kezdete, Felfüggesztés oka, Felfüggesztés vége, Iktatószám, Ügyintéző. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi felfüggesztések. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. Kitöltött adatlapok A Kitöltött adatlapok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 197

204 46. ábra: Listák - Kitöltött adatlapok A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Irattári tétel, Ügyintéző, Címzett, Iktatókönyv neve, Tárgy. A következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Keresés, Irattári tétel, Iktatószám, Ügyintéző, Tárgy. Egy sort kijelölve és arra duplán kattintva megjelennek a kiválasztott alszám adatai. 198 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

205 47. ábra: Kitöltött adatlapok lista adatok 1. Irattárazás Irattárazások Az Irattárazások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: Nyomtatás Export 48. ábra: Irattárazások lista A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: Iktatószám, Irattári tétel, Ügyfél, Tárgy, Ügy keletkezése, DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 199

206 Irattárba vétel dátuma, Irattár. Irattárba vett iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: Irattár, Iratkezelésért felelős, Irattári tétel, Iktatószám, Tárgy, Terem, Sor, Polc, Oszlop, Irattárba helyezés dátuma, OCR, Vonalkód, Ügyintéző, Selejtezés időpontja, Levéltárba adás időpontja. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi irattárazások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve előugró ablakban megjelenik az adott irat irattárazási paraméterei. Az adatok megtekintése után a Mégsem gombra kattintva az ablak bezárható. Az Irattári mozgások ablak 3 lapfülből áll. Irattárazás fül Irattárazás fül tartalmazza az irat fő adatait. A lapon módosításra nincs lehetőség. 200 Listák DMS One - Felhasználói kézikönyv

207 49. ábra: Irattárazások lista - iratmozgások - Irattárazás fül Egyéb adatok fül Egyéb adatok lapfülön az elhelyezéssel kapcsolatos információk adhatók meg. 50. ábra: Irattárazás lista - Iratmozgások - egyéb adatok fül DMS One - Felhasználói kézikönyv Listák 201