A civil szervezetek pénzügyi szabályozása

Átírás

1 Imecs Veronka László Edit A civil szervezetek pénzügyi szabályozása A civil szervezet alapvetően nem sorolható be a klasszikusan vett gazdálkodó szervezetek körébe, mert nem a gazdálkodás a fő funkciója, de céljai elérése, feladatai teljesítése, fennmaradása érdekében pénzügyi-anyagi gazdálkodásra kényszerül. Ahogy a gazdasági élet többi szereplőjének is számos jogszabályból kell merítenie saját tevékenységének törvényes működtetéséhez, úgy a nonprofit szervezetek gazdálkodását és pénzügyeit is számos törvény, rendelet szabályozza, melyeket minden alapítvány vagy egyesület törvényes képviselőjének, ügyvezetőjének kötelezően ismernie és alkalmaznia kell. A legfontosabb ismeretek az alábbi kötelezettségek köré csoportosíthatók. 1. Számviteli nyilvántartás kötelezettsége Az 1991/82-es számú Törvény (az utólagos módosításokat is figyelembe véve) értelmében minden jogi személyiség számára kötelező a számviteli nyilvántartás. A Pénzügyminisztérium minden egyes gazdasági terület számára kettős könyvelést és sajátos számlakeret használatát írja elő, tehát az 1924/21-es Törvény és a 2000/26-os kormányrendelet szerint bíróságilag bejegyzett nonprofit szervezetek számviteli nyilvántartásukban a civil szférára sajátos számlakeretet kötelesek használni (a 2007/1969 sz. rendelet szabályozza). A kettős könyvvitel azt jelenti, hogy a szervezet a tulajdonában, kezelésében vagy használatában levő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan nyilvántartást vezet, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, áttekinthetően mutatja. A számviteli nyilvántartás román nyelven és román pénznemben történik. Valutában végrehajtott pénzügyi műveletek számvitelét lejben és valutában is kötelesek vezetni. A számviteli nyilvántartásnak tükröznie kell az állóalapokat, leltári tárgyakat, más anyagi értékeket, ügyfeleket, szállítókat, a működés folyamatában keletkezett költségtételeket és a bevételeket, jellegük szerint. Ha az alapítvány (egyesület) keretein belül gazdasági tevékenységet is folytatunk, a könyvviteli szabályozások szükségessé teszik a kétféle (a nonprofit és a kereskedelmi) tevékenység szétválasztását. Erre az érvényes számlakeret csak részben nyújt lehetőséget, ugyanis míg külön-külön csoport áll rendelkezésünkre a non-profit és a gazdasági tevékenységből származó jövedelmek könyvelésére, a költség oldalon ránk hárul az a feladat, hogy meghatározzuk a kétféle tevékenység költségvonzatát és analitikus számlák segítségével elkülönítsük azokat. A számviteli politika célja, hogy a szervezetnél olyan számviteli rendszer működjön, amelynek alapján megbízható és valós információt tartalmazó éves beszámoló állítható össze, amely kiindulópontját képezi a következő év stratégiájának és költségvetésének. 2. Mérlegkészítés kötelezettsége A civil szféra jogilag bejegyzett intézményei, szervezetei kötelesek évente az illetékes megyei pénzügyi igazgatósághoz benyújtani számviteli mérlegüket, a határidőt a Pénzügyminisztérium évente határozza meg (általában az évkezdéstől számított 120 nap). A mérleg elkészítéséhez kötelező a szak- 1

2 minisztériumi űrlapok használata. Más településeken vagy megyékben működő, jogi személyiséggel nem rendelkező fiók-egységek számára tilos saját mérleget a pénzügyi hatóságokhoz eljuttatni, évi pénzügyi tevékenységüket és vagyonállományukat tükröző adatokat az anyaintézet vagy szervezet mérlege tartalmazza. A fiókok saját mérlegének letétele akkor lehetséges, ha a fiókszervezetet a helyi bíróságnál bejegyezték, adószámmal és saját bankszámlával rendelkeznek. Azok az alapítványok, egyesületek, melyek a tárgyévben nem folytattak vállalkozási tevékenységet, egyszerűsített mérleget (bilanț prescurtat) készítenek, míg az alaptevékenységüket gazdasági tevékenységgel kiegészítő civil szervezetek bővített mérleg leadására kötelesek. Mindkét esetben az éves jelentés része a mérlegen kívül az eredmény kimutatás és a tájékoztató adatokat tartalmazó beszámoló (note exlicative). A mérleghez csatolni kell a cenzor vagy a cenzori bizottság jelentését. Ha az alapszabályzat nem írja elő cenzor kinevezését vagy arról későbbi időpontban döntenek, a szervezet törvényes képviselőjének erről nyilatkoznia kell. A mérleg a civil szervezet mérleg-fordulónapi eszközeit és forrásait mutatja. Az eszközöket befektetett eszközök (immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök) és forgóeszközök (készletek, követelések, értékpapírok, pénzügyi eszközök) bontásában tartalmazza, a forrásokat a kötelezettségek, a céltartalékok, a tartalékok valamint a saját tőke adja. A jelenlegi szabályozások értelmében a 2500 lejes vagy ennél nagyobb értékű eszközöket befektetett eszközként kell kezelni, az ennél kisebb áron beszerzett tárgyak forgóeszközként, a leltári tárgyak kategóriájához tartoznak. A már régebben 2500 lej alatt vásárolt és befektetett eszközként kezelt tárgyak továbbra is mint állóalapok maradnak a pénzügyi nyilvántartásban. A nonprofit intézmények és szervezetek állóalapjainak újraértékelése nem kötelező, mégis ajánlatos, mivel azt beszerzési áron tartani vagyonfelszámolás, lopás vagy bármely kártalanítás esetében anyagi veszteséget okozhat a szervezetnek, mert nincs reális értéke. Az épületek helyi költségvetésbe befizetendő adója is attól függően változik, hogy az utóbbi három évben megtörtént-e vagy sem az épületek újraértékelése. Ha három éven belül elmulasztjuk a szervezet tulajdonában levő épület újraértékelését, az ingatlan könyvviteli értékének nagyobb százalékát kell adóként befizetnünk. A felértékelést kötelezően hiteles értékelő végzi. Az 1969-es rendelet értelmében a mérleg elkészítése és aláírása a nonprofit szervezet alkalmazásában levő gazdasági igazgató vagy főkönyvelő feladata. Ha a civil szervezetnek ilyen munkakörben nincs alkalmazottja, köteles szerződést kötni olyan magán- vagy jogi személlyel, aki tagja a Romániai Könyvvizsgálók és Mérlegképes Könyvelők Szaktestületének. A fenti követelmények betartásáért a szervezet törvényes képviselője a felelős. A letett mérleget utólag nem lehet módosítani, az esetleges hibát csak a következő év mérlegében lehet javítani. 3. Az adatok és iratok nyilvántartásának kötelezettsége Az 1996/16. számú Törvény minden jogi személy számára kötelezővé teszi saját irattár létrehozását, valamint az iratok és pénzügyi dokumentumok megőrzésének módozatait, amelyre a törvény előírásai szerint az illető intézmény saját belső szabályzatot készít. Az 1996/15-ös számú kormányrendelet minden jogi személy számára előírja azt a kötelezettséget, hogy minden számviteli iratot, pénzügyi dokumentumot, a kötelező főkönyveket a bejegyzett székhelyen kell tartson. Itt soroljuk fel azokat a főkönyveket és nyomtatványokat, amelyek használatának elhanyagolása komoly pénzügyi bírságot von maga után: egységes ellenőrzési főkönyv (registru unic de control); naplófőkönyv (registru jurnal); leltári főkönyv (registru inventar); profitadó-nyilvántartási könyv (registru de evidenţă fiscală, csak kereskedelmi tevékenységet is folytató civil szervezetek számára); 2

3 pénztárkönyv (registru de casă); az alkalmazottak elektronikus nyilvántartásának naplója (registru electronic de evidenţă a salariaţilor); nyugtatömb (chitanţier). 4. Az adófizetés kötelezettsége A 2000-ben megjelent 26-os számú Kormányrendelet, mely az alapítványok és egyesületek bejegyzését és működését szabályozza, VII. fejezetében megjelöli a civil szervezetek jövedelemforrásait, s ezek közé sorolja az alapítványok és egyesületek saját gazdasági tevékenységéből származó jövedelmét. A rendelet 48. számú cikkelye kimondja, hogy a végzett gazdasági tevékenység kiegészítő jellegű és szorosan kapcsolódik a szervezet alapvető célkitűzéseihez. Az Adótörvénykönyv (2003/571-es Törvény) 15. cikkelyének értelmében a gazdasági tevékenységet is folytató civil szervezetek profitadó mentességet élveznek, ha gazdasági jövedelmük nem haladja meg a eurót és a nonprofit tevékenységből származó jövedelem 10%-át. Csak az ezen felüli gazdasági jövedelemnek megfelelő nyereség után kell 16%-os adót befizetni az állami költségvetésbe. A nyereségadó kiszámításának érdekében szükséges a gazdasági és nonprofit tevékenységek szigorúan elkülönített könyvviteli nyilvántartása. A nyereségadót évente, a következő év február 25-ig adóbevallási űrlap kitöltésével be kell jelenteni és befizetni az adóhivatalnak. Amennyiben egy nonprofit intézmény gazdasági tevékenységből származó jövedelme meghaladja az 65 ezer eurót, köteles számláinak kibocsátásakor 9 vagy 24 %-os hozzáadott értékadót (ÁFÁ-t) számítani és azt 100 ezer euró éves forgalom felett havonta, 100 ezer euró éves forgalom alatt negyedévenként az adóhivatalnak bejelenteni és befizetni. A nonprofit szervezetek más adók és illetékek kifizetésére is kötelesek, mint: ingatlanadó, gépkocsiadó, közterületre elhelyezett plakátok, hirdetmények, reklámok illetménye, rendezvények (sorszámozott) belépőjegyeire kulturális adó, stb. A civil szervezetek az Adótörvénykönyv (2003/571-es Törvény) értelmében a következő jövedelmekre adómentességet élveznek: tagdíjak, szimpatizánsok pénzügyi és természetbeni hozzájárulása, adományok, szponzoroktól származó jövedelem, közalapokból, vissza nem térítendő támogatásból származó jövedelem, a nonprofit tevékenységből származó kamat és osztalék, a befektetett eszközök értékesítéséből származó jövedelem, a kulturális adó befizetésére köteles jövedelem, az állampolgárok személyi jövedelem adójának 2%-os felajánlásából befolyó jövedelem, alkalmi rendezvények bevételeiből származó jövedelem és biztosítási társaságok által nyújtott kártérítés. Tisztázandó, hogy ha az alapítvány nem véletlenszerűen akar gazdálkodni, hanem állandó jellegű vállalkozói tevékenységet folytat, a legcélszerűbb megoldás önálló kereskedelmi társaság bejegyzése, melynek egyedüli tulajdonosa a civil szervezet. A kereskedelmi társaságok bejegyzését és működését az évi 31. számú Törvény szabályozza. A vállalkozói tevékenységet is folytató civil szervezek számára a legmegfelelőbb vállalkozási forma a korlátolt felelősségű társaság (közismert nevén KFT), mely egyben a legkedveltebb és legelterjedtebb vállalkozási forma Romániában. Népszerűségét elsősorban annak köszönheti, hogy létrehozása egyszerű, az előírt törzstőke szintje alacsony, a társult tagok felelőssége korlátolt. A KFT vagyona társasági részekre oszlik, egyszemélyes KFT esetén valamennyi társasági rész az egyetlen társult tag tulajdonát képezi. Ilyen egyszemélyes KFT-t működtethetnének a folyamatos üzleti tevékenységet végző alapítványok és egyesületek. Ebben az esetben a vállalkozás bármilyen tevékenységet folytathat (termelés vagy szolgáltatás), nem kell kötődjön a tulajdonos civil szervezet alaptevékenységéhez. Egyetlen kikötés: ha a Közgyűlés határozata alapján a nyereség nem marad a KFT-nél saját erőforrásainak gyarapítá- 3

4 sára, hanem osztalék formájában átkerül a tulajdonos civil szervezethez, azt az alapítvány vagy egyesület célkitűzéseivel összhangban köteles felhasználni. 5. Munkaadói kötelezettségek A civil szféra szervezeteinek jogukban áll alkalmazottakkal dolgozni, de rájuk is ugyanolyan munkaadói kötelezettségek hárulnak, mint bármely gazdasági vállalkozásra vagy állami intézményre. Az alkalmazottakkal kötelezően szerződést kell kötni, ezek a szerződések lehetnek teljes vagy részmunkaidős, meghatározott vagy meghatározatlan időre kötött szerződések. A 2011 májusában életbe lépett új Munkatörvénykönyv kötelezi a munkaadót, hogy a szerződést az alkalmazást megelőző munkanapon kösse meg és iktassa az alkalmazottak nyilvántartási naplójába. Nagyon fontos, hogy az új alkalmazott rendelkezzen alkalmasságát igazoló orvosi papírral, ennek hiánya a szerződés érvénytelenítését vonja maga után. Az alkalmazott bruttó bére nem lehet kevesebb az országos minimálbérnél, mely 2014.január 1-től 850 lej. Az alkalmazott személyek után az illető jogi személy köteles a jövedelemadó, társadalombiztosítási illeték, az egészségügyi-biztosítási illeték és munkanélküli alapok képzésére szolgáló illeték kifizetésére. Ezeknek az illetékeknek a befizetési határideje a következő hónap 25-e. A nem állandó jellegű feladatok elvégzésére megkötött szerződés, melyet civil szerződésnek nevezünk, kevesebb kötelezettséget hárít a munkáltatóra. Civil szerződések esetén a munkáltató jövedelemadót és egészségügyi-biztosítási illetéket fizet a szerződésben rögzített jövedelem után. Ha a szerződő félnek nincs munkaviszonya a munkáltató köteles a társadalombiztosítási illetéket is befizetni. Szerzői jogokért kifizetett összegekre, ha a szerződő fél a nyugdíjrendszer biztosítottja, a munkáltató csak a jövedelemadó befizetésére köteles, ellenkező esetben társadalombiztosítási illetéket és egészségügyi-biztosítási illetéket is fizet. Ajánlatos kihasználni a végzős tanulók és egyetemisták alkalmazásával járó kedvezményt, mely a 2008/76-os Törvény 80-as szakasza egyéves állami szubvencióként ír elő. A szubvenciót a Foglalkoztatási Ügynökségtől kell igényelni, végzős egyetemisták alkalmazása esetén a szervezet havonta 750 lej juttatást kap. 6. Pénzkezelési kötelezettségek Elsősorban a bankügyletekre és a pénztárügyletek fegyelmére vonatkozik. A civil szervezeteknek jogukban áll egy vagy több banknál számlát nyitni, külföldi bankszámla is nyitható, úgyszintén bankszámla nyitható azokban a városokban, ahol fiók vagy kirendeltség van. A pénztárnapló vezetésével kapcsolatos szabályozás, mint bármely gazdálkodónál, a pénzügyi műveletek naprakész nyilvántartására kötelez. A pénztárból az egynapi készpénz kifizetések összege nem haladhatja meg a lejt, azonban egy jogi személynek 5000 lejnél nagyobb összeget csak banki átutalással lehet kifizetni. Ott ahol a személyi feltételek megengedik, a civilszféra menedzselésében is alapvető kérdésnek tekinthető a működtetésben szereplő személyek hatásköreinek szétválasztása, ajánlatos elválasztani a pénz- és anyagkezelési tevékenységet a számvitel vezetésétől, a pénz és anyagkezelést a kifizetések és bankátutalások jóváhagyásától, és mindezektől a belső pénzügyi ellenőrzést vagy a cenzori tevékenységet. 4

5 7. Támogatásokkal járó kötelezettségek Mivel az 1994/32-es Törvény értelmében bármely nonprofit jogi személy támogatást kaphat gazdasági szereplőktől (szponzorizálás), ez különleges figyelmet igényel a szervezet működtetői részéről. Az Adótörvénykönyv (2003/571-es Törvény) értelmében a kereskedelmi társaságok profitadójukból leírhatják a civil szervezeteknek nyújtott támogatást, de ez az összeg nem haladhatja meg évi forgalmuk 3 ezrelékét és profitadójuk 20%-át január 1-től érvényes az a szabályozás (102. sz. Rendelet), mely lehetővé teszi, hogy a tárgyévben le nem írható szponzori támogatás leírható a következő évek profitadójából. A szponzorizálásból származó összegekre vagy anyagi javakra a szponzor és a haszonélvező köteles szerződést kötni, amelyben feltüntetik a támogatás tárgyát, értékét, a határidőket, a kötelezettségeket. A civil szervezet a kapott összeget köteles feltüntetni saját számviteli nyilvántartásában. A 2003/571-es számú adóügyi törvény (2004/138-as sz. Hivatalos Közlöny.) 84. cikkelyének 2. bekezdése nagyobb forráslehetőséget biztosít a civil szervezetek számára, mely a tagság, illetve a szimpatizánsok hozzájárulásán alapszik. E törvényt kihasználva, bármely adóköteles személy hozzájárulhat valamely civil szervezet évi tevékenységének megvalósításához, ugyanis a törvény alapján minden személy saját maga rendelkezhet évi jövedelemadójának 2%-áról, melyet a nonprofit szervezetek támogatására fordíthat. Az összeg kiszámítása, levonása és átutalása az illetékes pénzügyi szerv kötelessége. Ma már a civil szervezetek menedzselői munkájához tartozik a szimpatizálók felkeresése és bevonása ebbe a támogatási rendszerbe, különben hasznavehetetlen lesz ez a támogatási mód. A felajánlás határideje a következő év május 25-e. 8. Valutakezelési kötelezettségek Romániában a nonprofit jellegű, hivatalosan bejegyzett szervezetek bármely bankban nyithatnak valutaszámlát, melynek feltöltése vagy külföldi átutalás vagy a valuta eredetét igazoló befizetés formájában történhet. A valutaszámláról készpénzben valutát felvenni vagy átutalni romániai jogi vagy természetes személy számára tilos. Kivétel csupán a külföldi kiszállási költségek valuta készpénzbeli kifizetése. Külföldi vásárlások lebonyolítására szerződés alapján lehetséges valutát átutalni. A pénzmosás és terrorizmus finanszírozásának megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény előírásainak be nem tartása már több civil szervezetnek okozott komoly károkat. A 2008/53-as sz. Sürgősségi Kormányrendelet megváltoztatja ás kibővíti a 2002/656-os törvényt. A törvény értelmében az alapítványok és egyesületek kötelezettségei közé tartozik annak a nyilatkozatnak az eljuttatása a Pénzmosás Elleni Országos Hivatalhoz, melyben közlik a valutaügyletek lebonyolításáért felelős személy adatait. Ugyanakkor a euró vagy ezt meghaladó bevételek esetében kötelesek vagyunk nyilatkozni a valuta eredetéről. 9. ÁFA kötelezettségek A nonprofit szervezetek alaptevékenysége nem ÁFA köteles. Amint a 4. pontban jeleztem, ha a szervezet gazdasági tevékenységet is végez és az ebből származó éves forgalom meghaladja a eurót (rögzített árfolyamon számolva lejt), az illető civil szervezet köteles ÁFAfizetőként bejegyeztetni magát. Ha a nonprofit szervezet eurót (rögzített árfolyamon 5

6 számolva lejt) meghaladó értékű anyagi javak uniós országokból történő behozatalára készül, behozatal előtt jelentkezzen az Adóhivatalnál és érdeklődje meg, hogy milyen ÁFA kötelezettségei vannak. Hasonlóan kell eljárni, ha a civil szervezet, értékhatártól függetlenül, szolgáltatásokat nyújt uniós országok vállalkozásainak, intézményeinek, illetve szolgáltatásokban részesül uniós országokból. Fontos, hogy a civil szervezetek ne ijedjenek meg a fentiekben kilenc pontban összefoglalt adminisztratív-pénzügyi szabályozások, teendők sokaságától, ezek betartásával, folyamatos odafigyeléssel, örömmel és hatékonyan végezzék önként vállalt tevékenységüket, képesek legyenek hasznosítani a civil társadalomban rejlő különleges erőt: a benne levő kezdeményezőkészséget, szakmaiságot, rugalmasságot és lényeglátást. 6