ÜGYKEZELÉSI ÉS TITOKTARTÁSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ÜGYKEZELÉSI ÉS TITOKTARTÁSI SZABÁLYZAT

2 KÉSZÍTETTE : Urbánné Reisz Petra MÓDOSÍTÁSRA KÖTELEZETT : IGEN/NEM VERZIÓ : 1 PÉLDÁNY : 1 ÁLLAPOT : Végleges DOKUMENTUM DÁTUMA : május 02. OLDALAK SZÁMA : 18 oldal JÓVÁHAGYVA : Juhász Sándor

3 Elkészültének ideje: május 02. Érvényességi ideje: Megalkotója: Elfogadója: A cég minőségbiztosítási szabályai szerinti előírások alapján, illetve jogszabályi előírások érvényességéig Urbánné Reisz Petra Juhász Sándor Felhasznált jogszabályi háttérrel: 111/2010. (IV.9.) a szakmai vizsgaszervezésre vonatkozó engedély kiadásának és a vizsgaszervezési tevékenység ellenőrzésének részletes szabályairól szóló Kormány rendelet 20/2007. (V.21.) a szakmai vizsgáztatás általános szabályairól s eljárási rendjéről szóló SZMM rendelet 335/2005. (XII.29.) a közfeladatokat ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló Kormány rendelet 100/1997. (VI.13.) az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló Kormány rendelet 11/1994. (VI.8.) a nevelési- oktatási intézmények működéséről szóló MKM rendelet évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról 86/1996. (VI.14.) a biztonsági okmányok védelmének rendjéről szóló Kormány rendelet

4 1. A szabályozás célja A szabályozás célja, hogy biztosítsa az hallgatók számára a megfelelő szintű tájékoztatást, a képzés folyamatának jogszerűségét. Biztosítja a oktatásszervezés és képzés során jelentkező feladatok végzése során munkatársainak a törvényi előírásoknak megfelelő munkavégzését. 2. Vonatkozási terület A szabályozás a LEM-TRÉNER Kft. oktatásszervezési és oktatási tevékenységére vonatkozik. Az ügykezelés és titoktartás rendje kiterjed a személyes, internetes, telefonos és kihelyezett ügyfélszolgálati feladatok végrehajtására. 3. Fogalom meghatározások 1. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik 2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3. beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; 4. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; 5. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 6. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; 7. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét; 8. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; 9. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; 10. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele;

5 11. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz 12. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően; 13. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 14. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; 15. iratkölcsönzés: az irat vissza hozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; 16. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 17. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; 18. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre; 19. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; 20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; 21. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; 22. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; 23. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 24. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 27. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 28. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható; 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

6 30. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; 31. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; 32. szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása; 33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; 34. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; 35. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; 36. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; 37. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja; 38. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata; 39. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz; 40. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón; 41. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy. 4. Felelősség A tevékenység előírásának betartatásáért a képzési vezető a felelős 5. Szabályozás 5.1. Személyes információs és ügyfélszolgálati rend Nyitva tartás: Kedd: óráig Csütörtök: óráig

7 Személyi feltételek: Az ügyfélszolgálat működtetéséért felelős a képzési vezető. Az ügyfélszolgálatnak ismernie kell a a felnőttképzési szolgáltatásokat, az oktatásszervezéshez, az oktatáshoz kapcsolódó feladatokat, avval kapcsolatos közokiratokat. Tárgyi feltételek: Az ügyfélszolgálati iroda rendelkezik vonalas telefon- és faxszámmal, valamint internetes elérhetőséggel. Rendelkezésre áll az iratok tárolásához szükséges polcok, zárható szekrények, közokiratok tárolására alkalmas páncélszekrény. Az ügyfélszolgálaton működtetett eszközök, berendezések: internetes elérhetőséggel rendelkező számítógép nagyteljesítményű fénymásoló- nyomtató vonalas telefon és fax szkenner ruhafogas szemétgyűjtő Információs anyagok: Az ügyfélszolgálaton bárki számára elérhető táblán az alábbi információ található meg: Felnőttképzési nyilvántartási szám Nyitva tartás Minőségpolitika Ügykezelési és titoktartási rend Panaszkezelési rend Kérés esetén személyes betekintést adunk: Képzési program Képzési tájékoztató Tananyag

8 5.2. Vonalas telefonos információs és ügyfélszolgálati rend A vonalas telefonhívást a nyitva tartási idő alatt minden esetben fogadnia kell az ügyfélszolgálatnak, akadályoztatásuk esetén egymás helyettesítésével, ugyanis a hívó fél nem láthatja, hogy el vagyunk foglalva vagy sem. Amennyiben nem lehetséges a beszélgetés folytatása, akkor visszahívást kell ígérni a név és a telefonszám elkérésével. A telefonköltségek minimalizálása érdekében amennyiben az érdeklődő rendelkezik internetes lehetőséggel fel kell hívni a figyelmet a honlap létezésére és az ott elhelyezett információra. A feltett kérdéseket jól érthetően, ugyanakkor lényegre törően kell megválaszolni. Amennyiben az ügyfélszolgálat bizonyos kérdésekben nem kompetens vagy nem jogosult a válaszadásra, át kell adni a hívást az arra megfelelő személynek (cégvezető) vagy későbbi időpontban telefonon vagy egyéb módon kell választ adni a kérdésekre Internetes információs és ügyfélszolgálati rend Az internetes oldal karbantartása a cég egyik megbízottjának közreműködésével történik. Az előírásoknak és a marketing céloknak megfelelő tartalom feltöltéséért az ügyvezető a felelős. Az oldal felnőttképzésre vonatkozó tartalmát havonta ellenőrizni a cégvezető. Kötelező minimális szakmai és marketing tartalmak: Felnőttképzési nyilvántartási szám és egyéb azonosítók Általános tájékoztató felnőttképzési üzletágunkról Minőségpolitika Felnőttképzési szolgáltatások és díjazásuk Képzések kínálata (legalább) és tájékoztatója Jelentkezés módja Egyéb felvilágosítás Vonalas telefon

9 6. A szakmai vizsga előkészítésének lépéseinek ügykezelése 6.1. Beérkező adatok kezelése A beérkező adatokat tartalmuknak megfelelően az ügyfélszolgálat munkatársai a vonatkozó jogszabályi háttér szerint kezelik. A beérkező adatok mindig iktatásra kerülnek, az ügykör és az intéző szerinti bontásban, dátummal ellátva. Majd a beérkezett adat feldolgozásra kerül A beérkező adatok feldolgozása Bármely irat beérkezésének kezeléséhez a 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet III. és IV. fejezete az irányadó. A szakmai vizsgára jelentkezéseket koordináló, és vizsgák előkészítését folytató kollégák a megfelelő szakképzés dossziéjába fűzik az iktatott anyagot, illetve elektronikusan rögzítik azok tartalmát. Az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról. A személyes adatokat a évi LXIII. törvény alapján kell kezelni. A szakmai vizsgára jelentkezéskor a hallgató/vizsgázó köteles bemutatni a személyazonosító igazolványát vagy a személyazonosság igazolására alkalmas más hatósági igazolványt. A szakképesítéshez előírt iskolai tanulmányok elvégzését tanúsító bizonyítványt (okiratot), vagy a bemeneti kompetenciák méréséről és megfelelő szintjéről szóló, 20/2007.(V.21.) SZMM rendelet melléklete szerinti igazolást, a korábban megszerzett szakmai bizonyítványt vagy azok hiteles másolatát, továbbá a szakmai és vizsgakövetelményről szóló rendeletben meghatározott egyéb feltételek teljesítését igazoló okiratot. Ekkor kell a szakmai vizsgára vonatkozó kérelmeket (pl.: felmentés) is leadnia a hallgatónak/vizsgázónak. Amennyiben a hallgató/vizsgázó javító- vagy pótlóvizsgára jelentkezik, akkor be kell mutatnia a szakmai vizsga törzslapkivonatának hiteles másolatát A beérkező adatok, nyomtatványok tárolása Minden tervezett vizsga külön dossziéban kerül iktatásra. Ebben a dossziéban kerül lefűzésre: - a szakmai vizsgára való jelentkezési lap - a szakképesítéshez előírt iskolai tanulmányok elvégzését tanúsító bizonyítvány/okirat hiteles másolatát - az SZVK által meghatározott feltételek teljesítéséről szóló okiratok hitelesített másolatát (modulzáró igazolás, képzés záró igazolás, gyakorlat teljesítéséről szóló igazolás) - a szakmai vizsgára vonatkozó esetleges kérelmeket és ezek alátámasztásául szolgáló iratot

10 - amennyiben javító- vagy pótlóvizsgára való jelentkezés van a szakmai vizsga törzslapkivonatának hiteles másolata A beérkezett nyomtatványok, iratok hozzáférhetőségét a 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet V. fejezete határozza meg. A vizsgaszervező központ a szakmai vizsga első vizsgatevékenységének időpontja előtt legalább harminc nappal jelentést küld a szakmai vizsga előkészítéséről a szakképesítésért felelős miniszternek. Ezzel egyidejűleg a jelentés másolatát tájékoztatásul megküldi a vizsgaszervező székhelye szerint illetékes megyei (fővárosi) önkormányzat főjegyzőjének (a továbbiakban: székhelye szerint illetékes főjegyző). Mely tartalmazza a szakképzés megnevezését, az OKJ azonosítót, szakképesítés-elágazás megszerzését célzó vizsga esetén a megszerezhető rész-szakképesítés megnevezését és OKJ azonosítóját, a FEOR számot, a képzés indító dátumát, a szakképző intézmény adatait, a vizsgaszervező intézmény adatait, a vizsgázók számát, a szakmai vizsga, vizsgarészek, vizsgatevékenységek helyét és időpontját. A vizsgaszervező központ a szakképesítésért felelős miniszternek küldött jelentéssel egyidejűleg írásban kéri fel a vizsgabizottsági tag kijelölésére a szakképesítés szerint illetékes területi gazdasági kamarát, vagy amennyiben a szakképesítés nem tartozik egyik gazdasági kamara hatáskörébe sem, a szakképesítésért felelős miniszter által a szakképesítés szakmai és vizsgakövetelményében a szakmai vizsgabizottságban való részvételre kijelölt szakmai szervezetet, illetve az ágazat egészében érdekelt szakmai kamarát. A felkéréshez csatolni kell a fenti jelentés másolatát Törzslap és bizonyítvány kezelése A törzslap és a bizonyítvány közokirat. A törzslap (külív, belív) és a bizonyítvány nyomtatvány használata a szakmai vizsgán kötelező. A nyomtatványok megrendelésére és átvételére csak a vizsgaszervező jogosult. A sorozatjellel és sorszámmal ellátott bizonyítvány, valamint a törzslap a biztonsági okmányok védelmének rendjéről szóló 86/1996. (VI. 14.) Korm. rendelet alapján a B védelmi kategória szerint gyártott és forgalmazott nyomtatvány, amely szoros elszámolási kötelezettség alá esik. Az üres bizonyítványnyomtatványokat köteles zárt helyen elhelyezni oly módon, hogy ahhoz csak ügyvezető vagy az általa megbízott személy férjen hozzá. Nyilvántartás kell vezetni az üres bizonyítvány- nyomtatványokról, a kiállított és kiadott bizonyítvány- nyomtatványokról, és az elrontott és megsémisített bizonyítványokról. A vizsgázóról a szakmai vizsga megkezdése előtt két példányban a 20/2007 (V.21.) SZMM rendelet 1. számú melléklete szerinti törzslapot kell kiállítani. A törzslap A/4 formátumú.

11 A törzslapra az adatokat eredeti okiratok, illetőleg igazolások alapján a nyomtatvány kitöltési utasításának megfelelően kell bejegyezni. A Közotv. 2. számú melléklete szerinti tanulói azonosító számot is fel kell tüntetni. Amennyiben az irat burkolata sérült vagy felbontottan érkezett, az adatkezelő rávezeti a sérülten érkezett, illetőleg a felbontva érkezett megjegyzést, az érkezés keltezését, és aláírja. Az egyéb itt nem részletezet kérdésekben a 100/1997. (IV.13.) az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló Korm. rendelet, és a 11/1994. (VI.8.) a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló MKM rendelet 4. számú melléklete az irányadó Írásbeli vagy interaktív vizsgafeladatok kezelése A zárt, biztonságos csomagolásban érkező feladatlapokat a megérkezéskor a vizsgaszervező központ munkatársa átveszi, az átvételről jegyzőkönyvet készít, melyben rögzíti a megérkezett feladatlapok (borítékok) számát, sértetlenségüket. Majd elhelyezi ezen feladatlapokat a páncél szekrénybe. A feladatlapokat a vizsga megkezdésekor a vizsga szervezési és lebonyolítási szabályzatban ezzel megbízott vizsgabizottsági tagnak jegyzőkönyvvel átadja. Az elektronikusan érkező feladatlapok esetében ezen rendszerhez hozzáférni csak az intézmény azonosító kódját és jelszavát ismerő kolléga tud. A feladatlap letöltése után, megfelelő körülmények között a vizsgázók számának megfelelően és egy tartalék példányt másol. Ezeket pecséttel, nyitást azonnal észrevehető módon, aláírással borítékba zárja. A borítékra kerül a boríték tartalmát jelző lap (modul azonosítója, neve, a borítékban lévő feladatlapok száma, a vizsgarész pontos helyszínét, és boríték nyitásának pontos idejét (óra, perc is!)). Majd ezeket a páncél szekrénybe zárja. A feladatlapokat a vizsga megkezdésekor a vizsga szervezési és lebonyolítási szabályzatban ezzel megbízott vizsgabizottsági tagnak jegyzőkönyvvel átadja. 7. A szakmai vizsga lépéseinek ügykezelése Minden vizsgára el kell készíteni a vizsgaszervezési központnak a kötelezően kitöltendő formanyomtatványokat a vizsga problémamentes lefolytatásához. Így a V3 programban az adott szakképzésnek megfelelően rögzíteni kell az alapadatokat (mind a képző, mind a vizsgaszervező intézményre, illetve magára a szakképzésre vonatkozóan). Ebben a rendszerben kerül rögzítésre a korában beadott szakmai vizsgára jelentkezések alapján a vizsgázók nyilvántartása. A

12 vizsgarendet, a vizsgaszervezési és lebonyolítási szabályzatot, a vizsgaprogramot, a vizsgázóknak kiadható tájékoztatót a vizsga pontos menetéről és a helyszínekről, az osztályzóíveket modulonként, illetve ezek összesítőjét, a törzslapok kül- és belív adatokat. A vizsgabizottságnak aláírásával kell ellátnia a vizsgaszabályzatot, a vizsgaprogramot, és a törzslapokat. Az első vizsgatevékenység megkezdése előtt legalább tíz nappal a vizsgaszervezési központ a szakmai vizsga helyéről, időpontjáról, a vizsgarendről és a szakmai vizsgával kapcsolatos tudnivalókról tájékoztatja a vizsgabizottság elnökét és tagjait, a vizsgázókat, a vizsga szervezésében érdekelt gazdálkodó szervezetet, valamint a szakmai vizsga lebonyolításában közreműködő személyeket. A vizsgatevékenységek helyét a vizsgaszervező jelöli ki. A vizsgaszervező a tájékoztatással egyidejűleg megküldi a jóváhagyásra javasolt gyakorlati feladatokat a vizsgabizottság elnökének és a vizsgabizottsági tagnak. A zárt, biztonságos csomagolásban érkező feladatlapok kibontása a csomagon megjelölt időpontban az írásbeli, illetve az interaktív vizsgatevékenység zavartalan lebonyolítását felügyelő személy és a vizsgaszervezési és lebonyolítási szabályzatban meghatározott vizsgabizottsági tag előtt történik. A felbontás időpontját, a csomag (sértetlen vagy sérült, felbontott), illetve a jelenlévők nevét jegyzőkönyvben rögzíteni kell. A jegyzőkönyvet a kijavított dolgozatokkal együtt kell kezelni. A vizsga helyszínén biztosítani kell a vizsgázók ülésrendjének rögzítéséhez szükséges jegyzőkönyvet. A vizsgafeladat kidolgozásához a szakképzés folytató intézmény, illetőleg a vizsgaszervező bélyegzőjével ellátott lapokat kell biztosítani. Ha a vizsgázó befejezte a vizsgafeladat kidolgozását, vagy a rendelkezésre álló idő letelt, dolgozatát, feladatlapját, elektronikus adathordozóját átadja a felügyelőnek, aki közvetlenül az átvételt követően ráírja a beadás időpontját és ellátja kézjegyével, továbbá dolgozat, feladatlap esetén az üresen hagyott helyeket és oldalakat - az utólagos kiegészítések lehetőségének kiküszöbölése érdekében - színes tollal, áthúzással érvényteleníti. Az interaktív feladatok eredményét tartalmazó fájlokat lezárt, utólag nem módosítható elektronikus adathordozón kell beadni, amelyre a vizsgázó kézírással írja rá a nevét, a szakképesítés megnevezését, a vizsgafeladat sorszámát és címét, továbbá a vizsga napjának a keltét, valamint aláírja. (Ha az írásbeli, illetve az interaktív vizsgatevékenység alatt a vizsgázónak el kell hagynia a vizsgatermet, engedélyt kér a felügyelőtől, és egyidejűleg részére átadja a dolgozatát. A vizsgázó távozásának és visszaérkezésének idejét rá kell vezetni a dolgozatra, és be kell írni az ülésrendet tartalmazó jegyzőkönyvbe. Ha a felügyelő az írásbeli, illetőleg az interaktív vizsgatevékenység közben szabálytalanságot észlel, elveszi a vizsgázó dolgozatát, illetve a feladatlapját, ráírja az elvétel pontos idejét, a szabálytalanság jellegét, aláírja és visszaadja a vizsgázónak, aki folytathatja a vizsgát. A felügyelő azonnal értesíti a vizsgaszervező

13 képviselőjét. A vizsgaszervező képviselője az írásbeli vagy az interaktív vizsga befejezését követően haladéktalanul kivizsgálja a szabálytalanság elkövetésével kapcsolatos bejelentést. A szabálytalanságról és a hozott döntésről jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell minden olyan adatot és eseményt, amely lehetővé teszi a szabálytalanság tényének és körülményének megállapítását, az érintett vizsgázó és felügyelő nyilatkozatát, továbbá azt, hogy a vizsgázót tájékoztatták a szabálytalanság elbírálásával kapcsolatos eljárásról és a bebizonyított szabálytalanság következményeiről. A jegyzőkönyvet a szabálytalanságot észlelő felügyelő, a vizsgázó, a vizsgabizottság tagjai és az elnök írja alá. A vizsgázó észrevételének a jegyzőkönyvbe történő rögzítését kérheti. A gyakorlati vizsga előtt a vizsgázóknak munka-, tűz- és balesetvédelmi oktatásban kell részesülniük. Erről jegyzőkönyvet kell készíteni, mely a vizsgadokumentáció részét képezi. A gyakorlati vizsgákhoz el kell készíteni a vizsga elnöke és a vizsgabizottság tagja által jóváhagyott tételsorból a vizsgafeladat húzásához alkalmas nyomtatványt. A vizsgatevékenység értékeléséhez szükséges értékelő lapokat, melyből az adott szakképzés kompetenciái is mérhetők/értékelhetők. A szóbeli vizsgatevékenység során a vizsgázó a szakképesítésért felelős miniszter által meghatározott vizsgafeladatokat tartalmazó feladatlapok közül, a vizsgázó által véletlenszerűen kiválasztott feladatlap alapján ad számot felkészültségéről. Ezen választható feladatlapokat el kell készíteni, a modul azonosítóját és nevét a borítékon feltüntetve elhelyezni. Továbbá biztosítani kell a vizsgafelelet vázlatának rögzítéséhez a szakképzést folytató intézmény, vagy a vizsgaszervező intézmény bélyegzőjével ellátott papírt. A vizsgatevékenység értékeléséhez szükséges értékelő lapokat, melyből az adott szakképzés kompetenciái is mérhetők/értékelhetők. A különböző vizsgarészek eredményét a V3 programban kell rögzíteni az adott vizsgarész befejezésekor. A kész osztályzóíveket, és az osztályzóív összesítőt a vizsgabizottságnak és a szakértőknek aláírásukkal kell ellátni. A törzslapon az egyes vizsgarészek teljesítmény-százalékait külön-külön kell rögzíteni. A törzslapra rá kell vezetni a vizsgázóra vonatkozóan a vizsgabizottsági jegyzőkönyv 20/2007. (V.21.) SZMM rendelet 3. melléklete szerinti záradékot. A záradékot a vizsgaszervező képviselője írja alá és az intézmény körbélyegzőjével hitelesíti. A törzslappal egyező tartalmú törzslapkivonatot kérésre ki kell adni a vizsgázónak. Sikertelen vizsga esetén a törzslapkivonatot kérés nélkül ki kell adni.

14 A törzslapot (a külív első oldalán) a vizsgabizottság elnöke, tagjai, a jegyző, a vizsgabizottság munkáját segítő szakértők, valamint a vizsgaszervező vezetője írja alá. Amennyiben a vizsgázó eredményes szakmai vizsgát tett a Magyar Köztársaság címerével ellátott, a 20/2007. (V.21.) SZMM rendelet 2. számú melléklete alapján készült, szakképesítés, szakképesítés-elágazás, rész-szakképesítés, szakképesítés-ráépülés megszerzését igazoló bizonyítványt (a továbbiakban: bizonyítvány) kap. A bizonyítványban meg kell jelölni a szakképesítés körét (szakképesítés, szakképesítéselágazás, rész-szakképesítés, szakképesítés-ráépülés). A vizsgabizottság jegyzője a törzslap alapján - a törzslapon szereplő adatokkal egyezően - kiállítja a bizonyítványt, mely a szakmai és vizsgakövetelményről szóló rendeletben meghatározott vizsgarészek teljesítmény-százalékait is tartalmazza. A szakmai vizsgabizottság körbélyegzőjének lenyomatával ellátott bizonyítványt a vizsgabizottság elnöke és a vizsgaszervező vezetője írja alá. Az elrontott és nem helyesbíthető, illetve a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet kell készíteni, és az elrontott példányokat a selejtezést követően meg kell semmisíteni. A kitöltetlen, elveszett bizonyítványok érvénytelenítéséről és az érvénytelenített bizonyítványok közzétételéről a szakképzésért felelős miniszter gondoskodik. A törzslap egy példányát a vizsgaszervezőnek meg kell küldenie a székhelye szerint illetékes főjegyzőnek a szakmai vizsga befejezését követő 30 napon belül. 8. Iratkezelés és selejtezés Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv feladat- és hatáskörében bekövetkezett változást vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. A szervezet vezetője határozza meg az iratkezelés rendjét, a feladat és hatásköröket, illetve a felügyeletét ellátó személyt. Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani. Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően. (ld. melléklet)

15 A törzslap egy példányát a vizsgaszervező irattárában, egy példányát pedig a főjegyzői hivatal irattárában kell elhelyezni. A törzslap nem selejtezhető, folyamatos sorszámozással kell ellátni, és a tárgyév végén bekötve irattárazni. A vizsgaszervező irattárában elhelyezésre kerülő szakmai vizsgaösszesítő adatlapok elláthatók folyamatos sorszámozással, és a tárgyév végén bekötve irattárazhatóak. A szakmai vizsgával kapcsolatos levelek, iratok és egyéb küldemények iratkezelésére, irattárba helyezésére, selejtezésére, levéltári átadására, továbbá a törzslapon és a bizonyítványon a hibás bejegyzések javítására, illetőleg a névváltozás esetén alkalmazandó eljárásra a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletet és az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló 100/1997. (VI. 13.) Korm. rendelet erre vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. 9. Feljegyzések kezelése Formanyomtatvány megnevezése Azonosítása Megőrzési ideje Tárolási helye Irattári terv IT1 nem selejtezhető ügyfélszolgálat

16 Irattári terv (a 11/1994. (VI.8.) MKM rendelet 4. sz. mellékletének megfelelően) Irattári Ügykör megnevezése tételszám Vezetési, igazgatási és személyi ügyek Őrzési idő (év) 1. Intézménylétesítés-, átszervezés-, fejlesztés nem selejtezhető 2. Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető 3. Személyzeti, bér- és munkaügy Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, baleseti jegyzőkönyvek 5. Fenntartói irányítás Szakmai ellenőrzés Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek Belső szabályzatok Polgári védelem Munkatervek, jelentések, statisztikák Panaszügyek 5 Nevelési- oktatási ügyek 12. Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók nem selejtezhető 13. Felvétel, átvétel Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek Naplók Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások 17. Gyakorlati képzés szervezés Vizsgajegyzőkönyvek Tantárgyfelosztás Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai Szakmai vizsga dolgozatai 1 Gazdasági ügyek 22. Ingatlan- nyilvántartás, - kezelés,- fenntartás, épülettervrajzok. helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek 10 5 határidő nélkül 23. Társadalombiztosítás Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés 25. Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, 5 könyvelési bizonylatok 26. A tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak A tanműhely, tankórterem, demonstrációs terem üzemeltetése 10 5