Az e-számlázás bevezetése a DHL Express Magyarországnál

Átírás

1 ÓBUDAI EGYETEM Keleti Károly Gazdasági Kar Vállalkozásmenedzsment Intézet Az e-számlázás bevezetése a DHL Express Magyarországnál OE-KGK Hallgató neve: Braun József Hallgató törzskönyvi száma: KGK-T-NZ

2 SZAKDOLGOZAT FELADATLAP ÓBUDAI EGYETEM Keleti Károly Gazdasági Kar Hallgató neve: Braun József Zoltán Törzskönyvi száma: KGK-T-NZ Neptun kódja: K92M7A Szak, szakirány: Gazdálkodási és menedzsment, üzleti informatika szakirány, nappali Szakdolgozat száma: D 9148 A dolgozat címe: Az e-számlázás bevezetése a DHL Express Magyarországnál A dolgozat címe angolul: E-billing implementation at DHL Express Hungary Feladat: 1. Mutassa be az e-számlázás fogalomkörét, előnyöket-hátrányokat! 2. Ismertesse a jogszabályi környezetet, nemzetközi kitekintéssel! 3. Jellemezze a kibocsátói és az elfogadói oldal szempontrendszerét! 4. Mutassa be és elemezze az e-számlázás bevezetésének folyamatát a DHL Express Magyarország Kft. példáján keresztül! Intézményi konzulens neve: Dr. László Gábor Külső konzulens neve: Müller Birgit Munkahelye: DHL Express Magyarország Kft. A kiadott téma elévülési határideje: december Beadási határidő: december 10. A záróvizsga tárgyai: Egységes üzleti alapozó modul és az alapszak tárgyaiból egy komplex tárgy, Differenciált szakmai modul tárgyaiból egy komplex tárgy A szakdolgozat: nem titkos... Kiadva: Budapest, szeptember 12. PH Intézet igazgató A dolgozatot beadásra alkalmasnak találom:... Intézményi konzulens

3 ÓBUDAI EGYETEM Keleti Károly Gazdasági Kar Vállalkozásmenedzsment Intézet HALLGATÓI NYILATKOZAT Alulírott hallgató kijelentem, hogy a szakdolgozat saját munkám eredménye, a felhasznált szakirodalmat és eszközöket azonosíthatóan közöltem. Az elkészült szakdolgozatban található eredményeket az egyetem és a feladatot kiíró intézmény saját céljára térítés nélkül felhasználhatja, a titkosításra vonatkozó esetleges megkötések mellett. Budapest, hallgató aláírása

4 Tartalmi kivonat Az elektronikus számlázás a mai technikailag rohamosan fejlődő világ egyik találmánya, amely gyorsabb, precízebb, olcsóbb és környezettudatosabb számlázási szokást teremt meg. Témaválasztásomat e-kereskedelem iránti érdeklődés és egy számomra kedvező esemény idézte elő: a DHL Express Magyarországnál idén ősszel került bevezetésre az elektronikus számlázás, ahol szakmai gyakorlatomat töltöttem Véleményem szerint a vállalatok számára ez mindenképp egy nagy előrelépés a környezettudatosság szempontjából, emellett a számla előállítás költségének közel 80%- át meg lehet vele spórolni. Gyakorlatom során rengeteg esetben találkoztam a papír alapú számlázás hátrányaival, amelyeket az e-számlázás tökéletes módon ki tud küszöbölni. Az elektronikus számlázás mindenképpen a jövő számlázási módszere, köszönhetően a technikai fejlődésnek, a digitális átállásnak és a vállalatok környezetvédelemben való részvételének. A téma kifejtése során fontosnak tartottam az elméleti kérdések magas fokú lefedését, így a definíciókon kívül az e-számlázás folyamatának, előnyeinek és hátrányának bemutatására is sor került. A téma megismeréséhez ezek elengedhetetlen dolgok, hiszen a terjedését is nagyrészt az információhiány hátráltatja. Az információk és a törvényi szabályozás bemutatása szinte együtt jár, ezek bemutatására egy teljes fejezetet szenteltem, hiszen az elektronikus számlázás alapjait is a jogszabályok biztosítják. Témaválasztásom egyik indoka a gyakorlati szerepvállalás is ihlette, hiszen a DHL Express Magyarországnál az e-számlázás bevezetési fázisakor dolgoztam, így részt tudtam venni több tréningen is, így a gyakorlati alkalmazás bemutatása nem csak elméleti tudáson alapszik. A dolgozat írását főként idegen nyelvű anyagok biztosították, magyar irodalom javarészt csak az interneten volt található, a Miniszterelnöki Hivatal tanulmányai viszont fontos szerepet játszottak az írásban. Remek, átfogó tanulmányt bocsátottak ki 2009-ben összefoglalva az e-számlázás jelenlegi helyzetét, folyamatát és a jogszabályi hátterét. A gyakorlati rész megírásában személyes tapasztalatom, és a vállalat által dolgozók és ügyfelek számára kibocsátott angol nyelvű anyagok voltak segítségemre. A téma kifejtése során sikerült egy elég pontos képet adnom az elektronikus számlázás előnyeiről és hátrányairól. Véleményem szerint hátrányokról nem is igazán beszélhetünk, inkább csak hátráltató tényezőkről. Ezek a hátráltató tényezők

5 Magyarországon a digitális bizalom hiánya, informatikai infrastruktúra elégtelensége, illetve a legfontosabb az információk hiánya a felhasználók körében. Előnyökről viszont annál inkább beszélhetünk, hiszen az e-számlázás által nyújtott pozitívumok könnyen mérhetőek: A laikusok számára is egyértelmű, hogy az e-számlázás mennyire környezetbarát megoldás, csak bele kell gondolni, hogy papírmentes, és postai kézbesítés sem szükséges. Ezzel rengeteg természeti erőforrást spórolhatunk, továbbá környezetünket sem szennyezzük, sem a papír előállításakor, sem a számlák megsemmisítésekor. A vállalatok számára talán a legfontosabb előny a költségmegtakarítás. A DHL Express Magyarország esetében egy papír alapú számlának a kibocsátási költségének mindössze 18%-a egy elektronikus számla kibocsátásának költsége, leszámítva a bevezetési költségeket, ami tömeges számlakibocsátás esetén viszonylag gyorsan megtérül. A vállalatok számára a költséghatékonyság mellett fontos érv, a megítélés. A piaci verseny során mindenképp a vállalat előnyére válik, ha például egyedüliként bocsát ki elektronikusan számlát, hiszen erre folyamatosan növekszik az igény.

6 Tartalomjegyzék TARTALOMJEGYZÉK... ÁBRAJEGYZÉK... TÁBLÁZATJEGYZÉK... BEVEZETÉS AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA ÉS A SZÁMÍTÓGÉPPEL ELŐÁLLÍTOTT SZÁMLA KÖZÖTTI KÜLÖNBSÉG AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA FOGALMA AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS AZ E-SZÁMLÁZÁS FOLYAMATA Kibocsátás Továbbítás Befogadás Megőrzés AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS ELŐNYEI AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS HÁTRÁNYAI Az elektronikus számlázás kontírozására vonatkozó jogszabályok Az elektronikus számlák hosszú távú tárolása Infrastruktúra hiánya Számlához tartozó egyéb dokumentumok, mellékletek kezelése Internet penetráció Bizalmatlanság AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS JOGSZABÁLYI HÁTTERE NEMZETKÖZI KITEKINTÉSSEL A MAGYAR JOGSZABÁLYOK Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályok általánosságban Az elektronikus aláírás és az arra vonatkozó jogszabályok Az elektronikus számlák megőrzésére vonatkozó jogszabályok Számlamásolatokra vonatkozó jogszabályok NEMZETKÖZI KITEKINTÉS AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS ELEMZÉSE A KIBOCSÁTÓ ÉS BEFOGADÓ OLDAL SZEMSZÖGÉBŐL AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS HELYZETE MAGYARORSZÁGON ÉS EURÓPÁBAN ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS A BEFOGADÓI OLDAL SZEMSZÖGÉBŐL AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS KIBOCSÁTÓI OLDAL SZEMSZÖGÉBŐL AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS BEVEZETÉSE A DHL EXPRESS MAGYARORSZÁG KFT-NÉL AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS HELYZETE A DHL EXPRESS-NÉL EURÓPA-SZERTE AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS BEVEZETÉSE MAGYARORSZÁGON, MINT PROJEKT A projekt terv Egységesítés és a hátráltató tényezők AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS FOLYAMATA A DHL EXPRESS-NÉL AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS KÖLTSÉGVETÉSE ÉS ELŐNYEI AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS ÉS FUNKCIÓI ÖSSZEFOGLALÓ AZ E-SZÁMLÁZÁSRÓL A DHL EXPRESS-NÉL ÖSSZEFOGLALÁS FELHASZNÁLT IRODALOM MELLÉKLETEK... 69

7 Ábrajegyzék 1. ábra Az elektronikus számlázás folyamata ábra Acrobat Reader által elvégzett - érvényes aláírás ellenőrzés ábra E3s kiterjesztésű elektronikus dosszié ellenőrzése a Netlock Mokka által ábra Az internetet kipróbálók és a rendszeresen internetezők arányának változása ábra Egyes tevékenységeket interneten legalább alkalmanként végzők aránya ábra A digitális bizalom megteremtésének lehetséges irányai ábra Az országokra vonatkozó kérdések és válaszok ábra a vállalatok %-a akik e-számlákat bocsátanak ki ábra Az elektronikus számlázás kézbesítési csatornáinak megoszlása ábra A fogyasztókra vonatkozó kézbesítési csatornák megoszlása a jelenben ábra A fogyasztókra vonatkozó kézbesítési csatornák megoszlása a jövőre vonatkozóan ábra Az e-számlázás helyzete Európában a DHL Express-nél ábra 2009/2010-es e-számlákra való áttérés aránya ábra A projekt szervezeti ábrája ábra Az e-számlázás folyamata a DHL-nél ábra Valószínűsíthető e-számla megoldás vállalati profilonként ábra Ügyfél regisztrálása a portálra ábra Az e-számláról küldött ábra Többféle fájlformátum ábra Egy reklamáció regisztrálása ábra Az e-számla képe ábra Összehasonlítás a konkurenciával ábra Az e-számlázást hirdető plakát ábra Áttérési arány országokra bontva Táblázatjegyzék 1. Táblázat: Számlák kibocsátása Táblázat Konszolidátorok Táblázat A papír alapú számla költségei Táblázat Az archiválási módok összehasonlítása Táblázat A szamlazz.hu szolgáltatásainak összehasonlítása Táblázat A projekt mérföldkövei I Táblázat A projekt mérföldkövei II Táblázat Az e-számlázás költségterve... 55

8 Bevezetés Az elektronikus számlázás a mai modern, technológiailag percről-percre fejlődő világunkban egy fontos tényező lehet azon személyek és cégek számára akik számlákat bocsátanak ki. Valószínűleg szinte mindenki, a laikusokat is beleértve, első hallásra is a költséghatékonyságra, praktikusságra és a környezetkímélésre gondolnak e témával kapcsolatban. A témaválasztás azért esett erre, mert szakmai gyakorlatomat egy közismert nemzetközi szállítmányozási cégnél töltöttem, a DHL Express Magyarország Kft-nél, ahol a környezetvédelemnek, folyamatoptimalizálásnak és a költségcsökkentésnek is nagy figyelmet szentelnek. A magyarországi DHL Express-nél idén májusban kezdődtek meg az elektronikus számlázást bevezető intézkedések, mely a mai napon már létező szolgáltatásként szerepel a cég kínálatában. Az ottani munkám során gyakran szembesültem a papír alapú számlázás hátrányaival, és több tréningen is részt vehettem az elektronikus számlázás megismerésével kapcsolatban. Elmondható róluk, hogy egy remek rendszert vezettek be, amely nem csak magát az e-számlázást, hanem még sok egyéb plusz funkciót is magába foglal. Az új rendszer bevezetésével rendkívül sok erőforrást spórol meg a cég, mind magának, mind a Föld számára is, jelentsen ez emberi erőforrást, hiszen rengeteg ember munkájára van szükség egy ekkora vállalat számláinak elkészítésére, illetve természetes erőforrásokat, mivel a számlakibocsátás nem csak fakivágással, de például szemét felhalmozódással és széndioxid-kibocsátással is jár. Ezen kívül az elektronikus számlázás sokkal biztonságosabb, pontosabb és gyorsabb megoldásnak bizonyul. A vállalat szinte az összes európai országban működik, ezek közül már több tagországban sikerült bevezetni az e-számlázást, amely országok száma az idő előre haladtával folyamatosan növekszik. Az eredmények eddig rendkívül pozitívak, így remélhető, hogy a magyarországi bevezetése is hasonlóan sikeres projekt lesz. Továbbá ez a téma véleményem szerint a számlázás jövőjét jelenti, amit érdemes megismerni minél előbb. A dolgozatom rengeteg tanulmány, jogszabály feldolgozásával készülhet el, mivel rendkívül összetett téma ez. Szakdolgozatom megírását azok a kérdések ihlették, amely egy olyan számlázási módszer elméleti és gyakorlati kérdéseit elemzi a 21. században, általánosságban és egy multinacionális vállalat esetében, amely megkönnyítheti és költséghatékonyabbá teheti a számlázást. A munkám a következő kérdések megválaszolására készült: - 1 -

9 Az elektronikus számlázás és a hozzá kapcsolódó definíciók bemutatása Az elektronikus számlázás folyamata Az e-számlázás előnyei-hátrányai A jogszabályi háttér bemutatása Magyarországon, és némi összehasonlítás az Európai Unióval Az e-számlázás helyzete Magyarországon és Európában Az elektronikus számlázás bevezetésének folyamata, megoldása a DHL Express-nél Az e-számlázás folyamata és a webes felület bemutatása - 2 -

10 1. Az elektronikus számlázás 1.1. Az elektronikus számla és a számítógéppel előállított számla közötti különbség A számítógéppel előállított, de fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel nem rendelkező számla nem elektronikus számla. A piacon többször fedezhető fel az a számlázási gyakorlat, amely szerint a számítógéppel előállított számlát egyszerűen ben továbbítják az ügyfél részére, de ez a feltevés, hogy ez hiteles, törvényileg, számvitelileg elfogadott számla legyen, téves. Az APEH a kérdések tisztázása érdekében állásfoglalást 1 adott ki, A számítógéppel kiállított számla vevő felé en történő továbbítása címmel, amely szerint(az elektronikus számlára nem vonatkoznak ezek a pontok): A számítógéppel kiállított számla papír alapú előállításától eltekinteni semmilyen esetben nem lehet A számítógépen előállított számla minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni Jelenleg nincs lehetőség arra, hogy a számítógéppel előállított számlát a vevőnek pusztán elektronikus formában továbbítsák A fentiekből következik, hogy az elektronikus úton továbbított, és a kibocsátó helyett a befogadó által kinyomtatott számlák adóigazgatási célra nem alkalmasak Tehát amennyiben az elektronikusan előállított számla nem lett fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel hitelesítve, úgy az nem tekinthető elektronikus számlának Az elektronikus számla fogalma Az elektronikus számla, más néven e-számla, elektronikus formában kibocsátott számla vagy egyszerűsített számla, amely legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel rendelkezik. Ez a két kritérium nagyon fontos az elektronikus számlával kapcsolatban, hiszen ez teszi hitelessé, törvény által elfogadottá 1 APEH állásfoglalás: A számítógéppel kiállított számla vevő felé en történő továbbítása,

11 a számlát. Az Áfa törvény 175. (1) bekezdésének pontos megfogalmazása szerint: Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. Az elektronikus aláírás természetesen nem a kézzel írott aláírás digitalizált, beszkennelt verzióját jelenti, hanem az aláíró adatait tartalmazó tanúsítványt és a hozzá tartozó bonyolult kódolási eljárást jelenti, amely egyértelműen meghatározza az aláíráshoz tartozó személyt. Az időbélyeg egy olyan adathalmaz, amely bizonyítja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában mit tartalmazott, és kimutatja, ha esetleg a tartalma azóta változott. Fontos megjegyezni az e-számlával kapcsolatos előnyöket, hogy: Jogi szempontból teljesen egyenértékű a papír alapú számlával Minden példány eredeti példány Köszönhetően az elektronikus aláírásnak és az időbélyegzőnek: biztonságosabb, hitelessége kevésbé kérdőjelezhető meg mint a papír alapú számlánál Egyszerűbb, és olcsóbb a kezelése és a tárolása Az e-számlára ezenkívül még sok jogszabály, illetve tartalmi követelmény vonatkozik, ami majd a későbbiekben részletezésre kerül. [APEH közlemény] 1.3. Az elektronikus számlázás Az e-számla jogi szempontból teljes mértékben helyettesíti a papír alapú számlát, ezt az ÁFA törvény biztosítja. A évi CXXVII. számú törvény az általános forgalmi adóról(továbbiakban Áfa törvény) 175. értelmében kétféle módon bocsáthatunk ki számlát elektronikus formában: zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott számla (EDI), illetve elektronikus aláírással ellátott, hiteles számla (PKI). Az EDI ( Electronical Data Interchange/ Elektronikus adatcsere ) nem technológia, hanem elektronikus ügyviteli szabvány, amely vállalatok közti tömeges adatcserét tesz lehetővé, általában komoly informatikai fejlesztést vesz igénybe mindkét vállalatnál, ezért elmondhatjuk, hogy ez egy költséges megoldás, így csak nagy mennyiségű adatcsere mellett éri meg a használóinak. Előnye, hogy ha az elektronikus számla EDI rendszerben kerül kibocsátásra, úgy nem szükséges ellátni fokozott - 4 -

12 biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel, viszont két követelményt is állít erre az Áfa törvény 175 (3) és (4) bekezdése: [APEH közlemény] A számlakibocsátó, valamint a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője között előzetes szerződésmegkötése szükséges, amelynek keretében megállapodnak az EDI használatáról. Az EDI alkalmazására és használatára vonatkozó mintaszerződést a 46/2007. (XII.29.) PM rendelet melléklete tartalmazza. A számlakibocsátó köteles minden hónapban, az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentést készíteni, amit a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője számára továbbítania kell. A havonta elkészítendő papír alapú jelentés tartalmát a rendelet 2. -a ismerteti. [46/2007. (XII. 29.) PM rendelet] (Azon vállalatok részére, amelyek kevesebb elektronikus számlát bocsátanak ki, viszont mégis ki szeretnék használni az EDI előnyeit, ők a WebEDI-n keresztül tudnak előre rögzített formátumú dokumentumokat egymásnak küldeni.) Az elektronikus aláírással hitelesített elektronikus számla (PKI/Public Key Infrastructure) a másik lehetséges módja az elektronikus számlakibocsátásnak, amelyhez fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző szükséges. Magyarországon az elektronikus aláírás alapját képező tanúsítvány kibocsátására engedéllyel rendelkező minősített szolgáltatók a Microsec Kft., Netlock Kft., MÁV INFORMATIKA Kereskedelmi, Szolgáltató és Tanácsadó Zrt., és ehhez hozzá kapcsolódik egy nem minősített, tehát fokozott biztonságú elektronikus aláírásokat kibocsátó szolgáltató(ami elegendő az elektronikus számlák aláírásához), az EDUCATIO Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. Az elektronikus időbélyegzés pedig legtöbbször az aláírással együtt, csomagban vásárolható meg. Az időbélyeg kibocsátására jogosult minősített szolgáltatók Magyarországon a Microsec Kft., Netlock Kft., Máv Informatika Zrt. és a Magyar Telekom Távközlési Zrt..[Elektronikus aláírással kapcsolatos nyilvántartások] Az elektronikus számlának adattartalmi szempontból meg kell egyeznie a papír alapú számláéval, ezt az Áfa törvény 169. szabályozza, ezek alapján egy átlagos szolgáltatás esetén a számla tartalma: a számla kibocsátásának kelte; - 5 -

13 a számla sorszáma; a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma; a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették; a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe; az értékesített termék megnevezése; az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; az alkalmazott adó mértéke; az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja; adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól, vagy utána a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett. [APEH közlemény] A számlakibocsátás további kritériuma a formátum. Jogszabály nem szabályozza, de a 46/2007 (XII.29.) PM rendelet 3. szerint: Elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az adózás rendjéről szóló évi XCII. törvény 47. -ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levő - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - formátumnak megfelelő adatok átadásával kell eleget tenni.. Tehát az elektronikus számlát bármilyen formátumban előállíthatja a kibocsátó fél, de az adóhatóság felé valamelyik előírt formátumban is ki kell állítania a számlát. Ennek két megoldása van: egy formátumban állítja ki, egy olyanban amelyiket az APEH megkövetel; illetve két vagy több formátumban( abban az esetben ha az ügyfeleinek különbözőek az igényei ), de az egyiknek minden esetben egy előírt formátumnak kell lennie. Ezek a formátumok: text fájl (.txt), - 6 -

14 bármilyen más olyan úgynevezett print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban a soremelésen és az oldalkezelt jelzésén kívül utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik).csv fájlformátum.dbf fájlformátum.mdb fájlformátum.xls fájlformátum.xml fájlformátum. [APEH közlemény] 1.4. Az e-számlázás folyamata Az elektronikus számlázás 4 fő folyamatra bontható:kibocsátás->továbbítás- >Befogadás->Megőrzés, amint azt az alábbi ábra is jól szemlélteti. Forrás: Tanulmány az e-számla elterjesztéséről 1. ábra Az elektronikus számlázás folyamata - 7 -

15 Kibocsátás A számla elkészítése fő lépései a számlaadat elkészítése, aláírása fokozott biztonságú elektronikus aláírással, időbélyegzése, minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel. A számlaadat elkészítése során a számla kibocsátója a számlázással kapcsolatos információk alapján elkészíti a számlát, számlakészítő program összerendezi a számlázási adatokat, továbbá hozzáadják a már korábban leírt törvényileg előírt kötelező tartalmat és esetleg más egyéb tartalmat ( például marketing anyagok). A számlák kibocsátásának lépéseit az 1. Táblázat ismerteti. Számla kibocsátása 1. Táblázat: Számlák kibocsátása Papír alapú számla esetén A számlázó programban elkészül a papír alapú számla számlaképe A számlát kinyomtatják A számlát borítékolják A számlát postázzák az ügyfél részére A számla további példányait lefűzik Elektronikus számla esetén A folyamatleírás az elektronikus aláírással történő számlakibocsátás folyamatát ismerteti. Az elkészült számlát az e-számla program fokozott biztonságú elektronikus aláírással látja el Az e-számla program minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el a számlát A számla készen áll, hogy továbbítsák az ügyfél számára A számla egy hiteles példánya tárolásra kerül Forrás: Tanulmány az e-számla elterjesztéséről Továbbítás Az elektronikus számla továbbítása több csatornán is történhet. Legtöbbször a kibocsátó fél ben küldi el ügyfelének a kiállított számlát csatolmányként, ezt - 8 -

16 megelőzően általában szerződésben írják le egymás címüket és egyéb adatokat, mint például a fájlformátumokat, amiben szeretné megkapni az ügyfél a számlát. A következő kézbesítési csatorna a kibocsátó fél honlapja, ahol lehetővé teszi ügyfelei számára a számlák, illetve egyéb mellékletek letöltését. Rendszerint erről e- mailben vagy SMS-ben, függően a szerződésben, megállapodásban leírtaktól, értesítést kap az ügyfél. Természetesen a kibocsátó félnek biztosítania kell minden egyes partnerének, hogy saját számláikhoz csakis ők férhetnek hozzá. A harmadik kézbesítési csatorna hasonlít az előzőekhez, azzal a kivétellel, hogy a kibocsátó nem saját maga küldi el, vagy teszi elérhetővé a számlákat, hanem megbíz egy harmadik félt, úgynevezett konszolidátort ezzel a feladattal. Itt is kaphatnak az ügyfelek értesítést arról, hogy számlájuk érkezett, viszont ebben az esetben nem szerepel a csatolmányban az elektronikus számla, hanem egy link jelzi annak elérhetőségét a konszolidátor által üzemeltetett honlapon, ahol regisztráció vagy megállapodás után saját felhasználóneve és jelszava beütése után megnézheti, letöltheti, rendszerezheti számláit. Magyarországon jelenleg két konszolidátor működik: SZOLGÁLTATÁS ÜZEMELTETŐ WEBOLDAL Díjnet Díjnet Zrt 2. Táblázat Konszolidátorok Távszámla Magyar Telekom Nyrt. A Díjnet Zrt. szolgáltatása: A Díjnet szolgáltatás egy olyan elektronikus számlabemutatási és fizetési rendszer, ahol egyes szolgáltatók által kibocsátott számlákat elektronikus úton kaphatunk és fizethetünk ki. A szolgáltatást egy egyszerű regisztráció után vehetjük igénybe, ahol meg kell adnunk az elérhetőségeinket (cím, telefonszám), majd ki kell választanunk mely vállalatok számláit szeretnénk elektronikus úton megkapni. A regisztráció kétszintű, először a Díjnetrendszerbe az előbb említett módon, majd az érintett számlakibocsátónál kell ügyfélként regisztrálni. Először a számlakibocsátó - 9 -

17 ellenőrzi a bekért adatokat, hogy valóban jogosult-e a kért számlák kezelésére, és ezután már bármikor használhatja is a rendszert. A jelenlegi számlakibocsátók: Díjbeszedő Holding Zrt. Elmű Nyrt. Émász Nyrt. Érv Zrt. Fővárosi Gázművek Zrt. Mvm Partner Energiakereskedelmi Zrt. Szegedi Vízmű Zrt. UPC Magyarország Kft. A szolgáltatás igénybevételéhez minimális technikai feltételek szükségesek, bármelyik ismert operációs rendszer alkalmas rá, internetkapcsolat, és Internet Explorer 7.0 vagy 8.0, Mozilla Firefox 3.x, Opera 9.2x, 10.x vagy Google Chrome 4.x böngésző szükséges hozzá. Fontos megjegyezni, hogy a szolgáltatás igénybevétele után, az adott számlakibocsátótól papír alapú számlát és készpénzutalási megbízást már nem kapnak az érintett szolgáltatásról. Az elektronikus számlákat öt féle módon rendezheti az ügyfél: Csoportos beszedés Egyedi banki utalás Bankkártyás fizetés Fizetés internetbankon keresztül Mobiltelefonos fizetés A szolgáltatás előnyei: Az elektronikus számlákat bármikor és bárhol megtekintheti az interneten, és ki is fizetheti, amelyek az ügyfél rendelkezésére állnak azonnal a kiállításuk után, a számla érkezéséről ben értesítést kap. A számlamegőrzésről 1 évig gondoskodnak, azokat könnyen vissza lehet keresni és rendszerezni.[díjnet szolgáltatásai] Befogadás Az elektronikus számla befogadásakor ugyanazokat a lépéseket és ellenőrzéseket kell végrehajtani, mint a papír alapú számlánál, ami 3 fő részből áll:

18 számlaadat ellenőrzése számla kibocsátójának ellenőrzése kontírozás A számla adatainak ellenőrzésekor a befogadó félnek meg kell róla győződnie, hogy a számla tartalma megfelel-e a jogszabályokban előírtaknak, illetve valós tételeket, teljesítéseket tartalmaz a számla. Az elektronikus számlának a már korábban leírt Áfa törvény 169. tartalmazza az előírt tartalmi követelményeket (lásd feljebb). Az elektronikus számla esetében a kibocsátó személye összetettebb és egyben nagyobb biztonságot nyújtó folyamat keretében vizsgálható és ellenőrizhető, mint a papír alapú számla esetében, ahol a számla kibocsátójának esetlegesen de nem kötelező jelleggel feltüntetett aláírása/bélyegzője az egyetlen ellenőrzési lehetőség arra, hogy valóban a jogosult személy vagy vállalat állította-e ki a számlát. Az elektronikus számla esetében a már korábban említett elektronikus aláírás és időbélyegző biztosítja a számlát kiállító személy, illetve vállalat hitelességét. Az aláírás (tanúsítvány) ellenőrzését nem a felhasználónak kell elvégeznie, azt helyette egy alkalmazás automatikusan, pár másodperc alatt megteszi, és közli, hogy az adott aláírás érvényes vagy sem. Ez az alkalmazás a számla típusától függően lehet egy, a tanúsítvány kibocsátója által fejlesztett szoftver, az Acrobat Reader, vagy más, erre alkalmas program. Igaz az Acrobat Reader alkalmazáshoz előbb telepíteni kell a megfelelő tanúsítványokat

19 2. ábra Acrobat Reader által elvégzett - érvényes aláírás ellenőrzés 3. ábra E3s kiterjesztésű elektronikus dosszié ellenőrzése a Netlock Mokka által Amennyiben a számla adattartalma rendben van, és a számla aláírásának érvényességéről is meggyőződött a befogadó, úgy azt a könyvelés előtt kontírozásra továbbíthatja. A kontírozásról majd a későbbiekben lesz szó

20 Megőrzés Az elektronikus számlákat, számviteli bizonylatokat elektronikus formában kell megőrizni, és ugyancsak, mint a papír alapú számlánál törléstől, megsemmisítéstől, sérüléstől, jogosulatlan használattól és módosítástól védeni kell megőrzése során, továbbá biztosítani, hogy olvashatóak maradjanak a dokumentumok. Mivel a számlákat a számviteli előírások szerint tipikusan 8 évig kell megőrizni, és az elektronikus számlákra már az elkészítésükkor rákerül az elektronikus aláírást és az időbélyegző, a GKM rendelet speciális szabályai az elektronikus számlákat nem érintik, azok tárolása nem jár külön gonddal.[a digitális archiválás szabályairól szóló rendelet] A megőrzés többféle módon is végezhető: saját tárolás; tárolás kiszervezése; tárolás archiválási szolgáltatónál. Az elektronikus számla esetében nincs olyan másodpéldány, mint ami a papírszámla esetében létezik. Az elektronikus számláról bármennyi másolat készíthető, azok ugyanazt az információhalmazt tartalmazzák, azaz ugyanúgy eredeti számlának minősülnek. Az elektronikus archiválásról bővebben az NHH publikációjában találunk ismertetést. [Elektronikus archiválási szolgáltatással kapcsolatos Hatósági tájékoztató] 1.5. Az elektronikus számlázás előnyei Amikor az e-számlázás előnyeiről beszélünk, természetesen mindenkinek a költség- és helymegtakarítás, illetve a környezetvédelem jut eszébe. A következőkben szeretném szemléltetni a költségeket az elektronikus és a papír alapú számla összehasonlításában, az árak becsült, de körülbelül valós értékeket takarnak, kedvezmények nélkül. Számla előállítása: A sárga csekkes papír alapú számla előállítási költsége (nyomtatás) kb. 15 és 30 Ft, a kiállított számla mennyiségétől függően. A sárga csekk befizetésének költsége: Ft-os csekknél 116 Ft, Ft-os csekknél 188 Ft (A sárga csekk befizetésének költségvonzatait a Magyar Posta Pénzforgalmi Szolgáltatásainak Általános Szerződési Feltételei tartalmazza) Számla postai úton való kézbesítése: A kibocsátott számla mennyiségétől függően a postai kézbesítés költsége Ft

21 A számla kibocsátó oldali hosszú távú tárolása: A kiküldött számla kibocsátó oldali tárolása számlánként kb Ft. [Tanulmány az e-számla elterjesztéséről] Papír alapú számla kibocsátási költségeinek összegzése: 3. Táblázat A papír alapú számla költségei Költségtétel Számla előállítási költsége Sárga csekk befizetési költsége Postai úton történő kézbesítés költsége Számla kibocsátó oldali hosszú távú tárolási költsége Összesen Összeg Ft/db Ft/db Ft/db Ft/db Ft/db Forrás: Tanulmány az e-számla elterjesztéséről Az elektronikus számlázás költségei teljes mértékben az adott szerződéstől függően, szolgáltatótól, kibocsátott számlák mennyiségétől függ, de nagy átlagban elmondható, hogy körülbelül % körül mozog az elektronikus számlakibocsátás költségmegtakarítása éves szinten. Tehát az elektronikus számlának nem csak az előállításán takaríthatunk meg sok pénzt, mivel a kezelése, tárolása, célba juttatása is sokkal olcsóbb, mint egy papír-alapú számlának, emellett a számla elkészítésével szinte azonos időpontban célba is ér az adott számla, míg postával több napot is igénybe vehet a procedúra, további napok adódhatnak ehhez, ha az adott vállalatnál elfogadás/jóváhagyás is vár a számlára. Nagyon könnyű elképzelni, hogy nagy mennyiségű számlát mennyivel egyszerűbb és olcsóbb en elküldeni, mint borítékba tenni, megcímezni és postára adni (saját tapasztalat: egy hét számláinak borítékolása a DHL Express Magyarországnál, 2-3 ember igénybevételével egy teljes napot vesz igénybe, és ezen dolgozók munkaköre nem a borítékolás, szóval érdemi munkától veszi el az időt ez a tevékenység), illetve a könyvelési példányokat kezelni és a törvényben meghatározott ideig megtartani. Minél nagyobb a számlaforgalom, természetesen annál nagyobb az elérhető megtakarítás is: Csupor Erik, a Vatera.hu Kft. ügyvezetője a VI. Elektronikus Kereskedelem Konferencián tartott előadásában például elmondta, hogy a cég számlakibocsátással járó költségei az elektronikus számlázás júliusában történt bevezetésekor több mint 93 százalékkal csökkentek! Azaz a júliusi számlázási költségek a júniusinak a 7 százalékát sem érték el![e-számla az e-kerben]

22 A közvetlen költségmegtakarításon felül a számlakibocsátók az alábbi előnyöket élvezhetik: A számlakiegyenlítés ideje csökken, ami egy rendszeresen nagy mennyiségű számlát kibocsátó vállalat számára komoly kamatbevételt jelenthet. A számlakiegyenlítés ideje az alábbi tényező miatt csökkenhet: Elektronikus számlázás esetén, miután a számlakibocsátó a számlaképet ellátta fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel, a számla azonnal továbbítható az ügyfél részére. Papír alapú számlázás esetén a számlakép előállítását követi a nyomtatás, borítékolás, postázás és kézbesítés, amely a számla ügyfélhez való eljutásának idejét 2-3 nappal is megnövelheti. Amennyiben az ügyfél az elektronikus számlát a beérkezést követő 1-3 napban kiegyenlíti, a számlakibocsátó kamatbevételt realizálhat. Ellenőrizhető a kibocsátott számla státusza konszolidátor alkalmazása esetén A hibásan kiállított számlák aránya nagymértékben csökken Elektronikus számla minden példánya hitelesnek minősül Növeli a vállalat tekintélyét Környezetbarát megoldás (a papír felhasználás nagymértékben csökken). A Kulcs-Soft Számítástechnika Nyrt honlapja szerint 5000 db papír alapú számla kiváltása esetén: 6,0 tonnával kevesebb CO 2 -t juttat a levegőbe, (gyártás, nyomtatás, szállítás stb.) 24,0 darab fát ment meg,(papírgyártás) 750,0 literrel kevesebb vizet használ el,(papírgyártás) 780,0 kilogrammal kevesebb szemét keletkezik.(5000 db papír tömege ~ 750 kg, plusz a boríték) [Kulcs-Soft e-számla kalkulátor] Számok alapján is látszik mennyire is megéri a pénztárcánknak és a környezetünknek is az elektronikus számlára való átállás, hisz egy kutatás szerint csak az Európai Unióban körülbelül 30 milliárd számla készül évente, és ebből 2009-ben 1,3 milliárd volt elektronikus számla. Ha azt a 28,7 milliárd papír alapú számlát felszoroznánk az egy számlára jutó költséggel, illetve a környezetünket szennyező kibocsátásokkal, termelésekkel meghökkentő számadatokat kapunk: tonnával kevesebb CO 2 jutna a levegőbe fát mentenénk meg évente literrel kevesebb vizet használnánk

23 kilogrammal kevesebb szemét keletkezne a Földön Az elektronikus számlázás hátrányai Az elektronikus számlázás elterjedésénél legtöbbször jogszabályi és felhasználási félreértések hátráltatják annak elfogadottságát Az elektronikus számlázás kontírozására vonatkozó jogszabályok A számviteli törvény 167. (1) bekezdésének h) és i) pontja szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat alaki és tartalmi kellékei közé tartoznak a könyvelés módjára és az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozások. A törvény 167. (7) bekezdése alapján az elektronikus számlák esetében is lehetőség van a könyvelésre vonatkozó információkat egy mellékletben csatolni a számlához, amennyiben ez a csatolás: egyértelműen hozzárendelhető az elektronikus számlához, a melléklet és a számla elválaszthatatlan egymástól és a csatolás úgy történik, hogy az utólagos módosítást kizárja. Ennek fényében nem megoldható az elektronikus számla sértetlensége, csak úgy, ha a módosítás után újabb elektronikus aláírással és időbélyegzővel látjuk el. Ez természetes újabb költségeket vonzz maga után. Erre a legegyszerűbb megoldás - amit már Magyarországon is a legtöbb vállalkozásnál használnak papír alapú könyvelés helyett, ahol a számlára írják rá a kontírozási információkat számítógépes könyvelési rendszer, amelyben számlaszámhoz tudják rendelni az információkat. Az APEH én közleményt adott ki ezzel kapcsolatban, amit ai újabb közleménye után hatályát vesztette, de a koncepció azonos: A számviteli tv (7) bekezdésében előírt követelmények teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben a bizonylat hozzárendelése a könyveléshez a bizonylat sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A közlemény és javaslat alap koncepciói: A kontírozás eredeti célját, eszméjét nem sérti

24 Az elektronikus könyvelési rendszer egyértelműen hozzá tudja rendelni a könyvelési tételekhez a hozzá tartozó számlákat, ezáltal nincs szükség a hagyományos értelemben vett kontírozásra Az elektronikus számla befogadásának költségei csökkennek A piacon már most is sokan ezt a gyakorlatot követik A 2009-ben kiadott APEH közlemény már több megoldást is feltár az elektronikus számla kontírozásával kapcsolatban, de ezeken kívül alkalmazható más megoldás is, amelyekkel az egyértelmű hozzárendelés és az elválaszthatatlanság biztosítható, illetve az utólagos módosítás lehetősége kizárható. Az APEH ai közlemény három lehetséges módja az elektronikus számla kontírozására: A könyvelésre vonatkozó információkat a számla kiállítója és a számla befogadója is egy csatolt mellékletben rendelheti hozzá az eredeti számlához. A csatolás módjának technikai részletei nincsenek megszabva, a lényeg az, hogy a csatolás egyértelmű és elválaszthatatlan legyen, valamint az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történjen. A kontírozás követelményei teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben az elektronikus számla hozzárendelése a könyveléshez a számla sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A kontírozásra alkalmas lehet egy iktatóprogram, mely a számlához iktatószámot rendel, egyúttal ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ. Az iktatószám alapján tehát mind a számla, mind a könyvelési információ megismerhető, azok egyértelműen egymáshoz rendelhetők, elválaszthatatlanok. Ez esetben is gondoskodni kell az utólagos módosítás lehetőségének megakadályozásáról. [Tanulmány az e-számla elterjesztéséről] Az elektronikus számlák hosszú távú tárolása A Miniszterelnöki Hivatal által elvégzett kutatás, és az általuk kiadott tanulmányból kiderül, hogy a hosszú távú tárolásra vonatkozó félreértések abból

25 adódnak, hogy a piaci szereplők egy része úgy gondolja, hogy az elektronikus számlákat mindenképp minősített archívumban kell tárolni. Az e-számlák tárolására három lehetséges mód létezik: saját tárolás, harmadik félnél való tárolás, illetve minősített archívumban való tárolás. Az saját és a másik két megoldás között egyértelmű a különbség: a saját tárolás olcsóbb, viszont közel sem annyira biztonságos, ha a szervezettség nem megfelelő, akkor könnyen elveszhetnek számlák vagy hosszas munka szükséges a rendszerezéshez, számlák kikereséséhez. Viszont közel sem annyira egyértelmű, hogy mit takar, és milyen előnyei vannak a minősített archívumnak az egyszerű, harmadik félnél történő tárolással szemben. A minősített archívum elektronikusan aláírt dokumentumokat tárol hosszú távra, akár évtizedekre úgy, hogy azok megőrizzék joghatásukat, azaz bizonyító erejüket. A szolgáltató gondoskodik arról, hogy ezen dokumentumok a Nemzeti Hírközlési Hatóság által mindenkor meghirdetett és biztonságosnak nyilvánított aláírási algoritmusokkal aláírva mindenkor védve maradjanak, valamint a megfelelő titkosítási eljárással gondoskodik a dokumentumok tartalmának védelméről is. A minősített archívumban tárolt dokumentumokhoz nem csak a legmagasabb szintű jogi, hanem fizikai védelem is társul. Jogi védelem alatt azt értjük, hogy bármilyen hatósági vagy bírósági vizsgálat során nem ellenőrzik a dokumentumon szereplő elektronikus aláírás eredetiségét, hanem elismeri azok hitelességét. Fizikai védelem alatt a tényleges elkülönítést és titkosítást értjük, még a szolgáltató dolgozói sem ismerhetik a tartalmukat. Viszont ezekhez hozzá társul, hogy ez a legköltségesebb megoldás. A szakemberek ezt a megoldást azoknak a vállalatoknak ajánlják, akik sok elektronikus számlát bocsátanak ki, vagy fogadnak be és a számlákat a kötelező 8 éven túl is meg szándékozzák őriztetni. 4. Táblázat Az archiválási módok összehasonlítása Saját tárolás Tárolás kiszervezése Minősített archívumban történő tárolás A tárolási megoldás ismertetése Az elektronikus számlákat a számlakibocsátó/ számlabefogadó valamilyen adathordozón tárolja (pl. CD, DVD) A számlakibocsátó / számlabefogadó az elektronikus számlák tárolásával egy külső céget bíz meg. A felek szerződésben rögzítik a tárolási díjat és a megőrzéssel kapcsolatos felelősségeket. A számlakibocsátó / számlabefogadó az elektronikus számlákat átadja egy minősített archiválási szolgáltatónak

26 Előnyök KKV-k esetében ez a legegyszerűbb és a legkevesebb beruházást igénylő megoldás A számla tárolásával kapcsolatos kötelezettségek és felelősségek átruházhatóak a tárolást végző cégre Letagadhatatlanság Biztonság Bizonyítási kényszer megfordul Objektív kártérítési felelősség Egyes esetekben nincs szükség párhuzamos tárolásra A dokumentumok hosszú távú hitelessége és bizonyító ereje törvényi szinten biztosított Aláírói technológiaváltás esetén a szolgáltató felülhitelesíti a tárolt dokumentumot Hátrányok Nem megfelelő tárolás esetén (pl: a tárolás folyamata nincs szabályozva, dokumentálva) a számlák könnyen elveszhetnek, vagy csak nagy ráfordítások árán kereshetők újra vissza Költségesebb, mint a saját tárolás A legköltségesebb megoldás Kiknek ajánlják Azoknak a számlakibocsátóknak/ számlabefogadóknak, akik kevés elektronikus számlát bocsátanak ki/fogadnak be. Olyan vállalatok számára, amelyek nagy számú számlát bocsátanak ki, vagy fogadnak be, és a számla tárolásával kapcsolatos feladatokat nem szeretnék saját maguk elvégezni Olyan vállalatok számára, amelyek nagy számú számlát bocsátanak ki, vagy fogadnak be és a számlákat szeretnék hosszabb, a megőrzési kötelezettséget meghaladó időn keresztül megőriztetni. Forrás: Tanulmány az e-számla elterjesztéséről Infrastruktúra hiánya Elsősorban a KKV szektort érinti az elektronikus számlakibocsátás alap infrastruktúrájának hiánya. Mára egyre több kis és közép-vállalkozás már rendelkezik számítógépes könyvelőprogrammal, de az elektronikus számla kibocsátásához szükséges hitelesítő modul a legtöbb könyvelőprogramból hiányzik. Valószínű, hogy ha ebben a szektorban is jobban elterjed az elektronikus számlázás, akkor a programfejlesztők szívesebben egészítenék ki a programokat ezzel a funkcióval. Az infrastruktúra hiányára ma már létezik egy megoldás, köszönhetően a szolgáltató cégek bővülő skálájának, ez a szolgáltatás az interneten keresztül használható számlázó program, amelyet a felhasználónak nem kell telepítenie a saját gépére, hanem webböngészőn keresztül érheti el azt. Igaz, az elektronikus számlakiállítás prémium szolgáltatás, tehát fizetni kell érte, de a KKV szektornak, sőt még a mikrovállalkozások közül is sokaknak jobban megérné így előállítani a számláit. Ilyen szolgáltatók Magyarországon például a Szamlazz.hu és a billzone.eu

27 Számlához tartozó egyéb dokumentumok, mellékletek kezelése A számlázási folyamat során gyakran mellékleteket csatolnak a számlához, mert azokat együtt kell kezelni a számlával, például fuvarlevelek, szerződések, teljesítési igazolások. Papír alapú számlánál ez nem jelent gondot, összetűzik a számlával és úgy tárolják vagy küldik ki az ügyfélnek postán, viszont hasonlóan, mint a kontírozási bizonylatok csatolásánál felvetett probléma, itt is az a gond, hogy az elektronikus számlához melléklet csatolásával sérül a számla sértetlensége, ezért azt újabb elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni, ami újabb költségeket von maga után. Természetesen ez elkerülhető hasonló módon mint a könyvelésnél, ha a számlázó programokat úgy fejlesztik, hogy ezeket a dokumentumokat hozzá tudják csatolni a számlához elkészítésük során Internet penetráció Igaz, a magyar internet-felhasználók száma napról-napra növekszik ( félév: 49%; 2010-re már 55%) még így se éri el a magyarországi internet penetráció az EU 60 % feletti átlagát. Jól szemlélteti a növekedést az alábbi ábra:

28 Forrás: Az NRC 2009 II. féléves gyorsjelentése 4. ábra Az internetet kipróbálók és a rendszeresen internetezők arányának változása Bizalmatlanság Hiába terjed az internet Magyarországon és nagyobb teret nyer az internetes vásárlás a világon, Magyarországon még nagy a bizalmatlanság az online-történő dolgok intézésére (vásárlás, számlabefogadás stb.), a magyar lakosság nagy része még máig is csak böngészésre és ezésre használja az internetet

29 fizetős zenék, videók letöltése blogírás online szerencsejáték fizetős szoftverek letöltése videófeltöltés, -megosztás internetes társkeresés online hivatali ügyintézés online tévénézés online banking blogok olvasása ingyenes online játék wikipédia használat online rádióhallgatás online álláskeresés chat(msn,skype Forrás:Az NRC 2009 II. féléves gyorsjelentése 5. ábra Egyes tevékenységeket interneten legalább alkalmanként végzők aránya Ahogyan a fenti ábrán is látszik az online ügyintézés, mind hivatali, mind pénzügyi, nem igazán elterjedt hazánkban a vizsgált évesek csoportjában. Online banking és az online hivatali ügyintézés mindössze 37, illetve 34%-ban terjedt el az internetet legalább hetente használók körében. A bizalmatlanság kiküszöbölését úgy érheti el a magyar állam a fiatalabb generációk számára, hogy az oktatásban többet tanítanak például az e-kereskedelemről, hiszen ez nem csak az e-számlázást segítené elő, hanem az összes interneten történő kereskedelmi folyamatot, ami nagy valószínűséggel a jövőt jelenti. A Nemzeti Média- és Hírközlési Hivatal egy tanulmányt is kiadott erről, Digitális bizalom címmel, amely szerint a digitális bizalmat három féle módszerrel lehet erősíteni, amelyet E 3 -nak neveznek. Az E 3 alkotó elemei: Educate (oktatni, tanítani) Empower (képessé tenni) Enforce (kényszeríteni) [Digitális Bizalom] Az említett módszerek az alábbi ábra alapján állnak kapcsolatban egymással:

30 6. ábra A digitális bizalom megteremtésének lehetséges irányai Forrás: Digitális Bizalom

31 2. Az elektronikus számlázás jogszabályi háttere nemzetközi kitekintéssel Az elektronikus számlázásra külön, önmagára vonatkozó jogszabályok is léteznek, amik más témaköröket is magába foglalnak, nem csak a számlázást - például elektronikus aláírás, ami más területen is alkalmazásban van - de nagyon sok előírás egységesen kezeli a papír alapú számlázással. Ezeket a rendeleteket is meg kell említeni, mivel csak ezekkel lesz egységes a kép, hogy miként is kell kezelni az elektronikus számlát. Az előző fejezetben már említésre kerültek ezen jogszabályok egy része, most viszont részletesebben is leírásra kerülnek. A jogszabályok ebben a témakörben úgy gondolom, hogy nem csak a szabályzás feladatát látják el, hanem a tisztán látást, tájékoztatást is A magyar jogszabályok A jogszabályokat hivatkozásokkal ellátva, nagyjából egységesen lefedi az első fejezetben említett Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal közleménye az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről. Ebben a közleményben szinte minden érintett pontra kitérnek, kizárólag az e-számlákra vonatkozó, és az egységes szabályokra is. A közleményben találhatunk hivatkozást a számviteli törvényre, digitális archiválásra, elektronikus aláírásra és az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvényre is. Ez a közlemény rendkívül jól összefoglalja az elektronikus számlákra vonatkozó alapelveket, követelményeket, előírásokat. Magára a számlára vonatkozóan a legfontosabb alapelvek Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályok általánosságban Az Áfa törvény 174. első bekezdése alapján a számla, ideértve az egyszerűsített adattartalommal bíró számlát is, elektronikus úton kibocsátható, és törvényileg ezt a befogadói oldalon szabályos számlának kell tekintenie 2007 óta,

32 hiszen azóta nincs megszabva, hogy előzetes megállapodás szükséges a felek között, bár ajánlatos tájékoztatni az ügyfelet, hogy fel legyen készülve elektronikus számla befogadására. Az egyik legfontosabb kritériuma az e-számla kibocsátásakor, befogadásakor és megőrzésekor, hogy a számla és annak adattartalma sértetlen és eredetisége hiteles legyen. A sértetlenség azt jelenti, hogy a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal, a számlára utólag semmiféle változtatást, módosítást nem vezethetnek. Az elektronikus számla eredetiségének hitelessége azt jelenti, hogy a technikai eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy a számlát az az adóalany bocsátotta ki, aki/amely számlakibocsátásra kötelezett. Az Áfa törvény 160. és 161. szerint: a számla kibocsátásában saját maga, vagy az általa kiválasztott meghatalmazott (termék/szolgáltatás igénybevevője vagy harmadik személy) is eljárhat, de a meghatalmazást írásba kell foglalni, ami szólhat 1 ügyletre vagy általános érvényű teljesítésére is, és annak hatálya a meghatalmazásból kell kiderülnie. A számla-kibocsátáshoz fűződő, jogszabályban meghatározott kötelezettségek teljesítéséért a kötelezettel együtt a meghatalmazott egyetemlegesen felelős abban az esetben is, ha a felek a kötelezően előírt írásos megállapodásban másként rendelkeztek. Az ügylethez fűződő számlakibocsátási kötelezettségnek, feltéve, hogy annak nem a kötelezett saját maga tesz eleget, kizárólag egy meghatalmazott tehet eleget, még abban az esetben is, ha a kötelezett egyébként több személy részére is adott meghatalmazást. [Áfa törvény] Elektronikus úton történő számlakibocsátásnak két fő típusa van, ami már az első fejezetben kifejtésre került.: Az elektronikusan előállított számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni, amelyről az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény rendelkezik.(pki számla) az elektronikus adatcsere-rendszerben (EDI) elektronikus adatként előállított és továbbított számla, amiről az Áfa törvény és 4. bekezdése rendelkezik. Az elektronikus számla adattartalmáról is esett már szó az első fejezetben, amire ugyanazon követelmények vonatkoznak, mint a papír alapú számlára, melyet az Áfa

33 törvény 169. részletez. A számla egyszerűsített adattartalommal is kibocsátható az Áfatv bekezdésben lévő feltételek teljesítése esetén, ekkor az Áfatv bekezdése szerinti adatokat kell feltüntetni.[áfa törvény] Az adóigazgatási azonosításra és az adóhatóság részére ellenőrzés céljából több kritériumnak, jogszabálynak is meg kell felelnie. Az elektronikus számla adóigazgatási azonosítása akkor alkalmas, hogy a számla előállítására szolgáló számlázó programban folyamatos sorszámozást biztosított, és abban nem szerepel hiányosság és ismétlés sem. A számlázó programnak a hiányos, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzítenie kell. A számla kibocsátójának rendelkeznie kell a program működésének ellenőrizhetőségét biztosító dokumentációval, amely tartalmazza annak használati és működési leírását, és a program készítőjének írásos nyilatkozatát, hogy az megfelel minden jogszabályi előírásnak. A sorszámozáshoz hozzá tartozik, hogy, mivel nem vonatkozik törvény arra, hogy az adózó milyen módon bocsátja ki számláit, papíron vagy elektronikusan, így a kibocsátó párhuzamosan használhat két rendszert. Így az azonos számlázó programban előállított papír, illetve elektronikus számlák sorszámozása tartozhat ugyanazon sorszámtartományba, két különböző számlázó program használata esetén egy sorszámtartomány vegyes felhasználása nem értelmezhető. A PKI rendszerű elektronikus úton kibocsátott számláknál engedélyezett több számla együttes aláírása, amennyiben a számlák és az azokban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége nem sérül, viszont azokat együttesen kell kezelni, mivel egy aláírás tartozik hozzájuk. Az e-számlák továbbítására vonatkozóan nincsenek előírások, így azt bármilyen módon kézbesítheti az ügyfelének. Az elektronikus számlák adóhatósági ellenőrzése során az adózónak valamilyen elektronikus adathordozón, például DVD-n, floppyn vagy USB-adattárolón kell rendelkezésre bocsátania. Az előírt fájlformátumok már az első fejezetben részletezésre kerültek, viszont még egyszer megemlíteném, hogy a felsorolt formátumok közül egy kiválasztott szükséges az ellenőrzés során, de bármilyen formátumban kibocsáthatóak az e-számlák. Szükséges megjegyezni ugyanakkor, hogy kérésre a fájlok adatszerkezetét is rendelkezésre kell bocsátani, mivel a fájlformátumokon belül is lehetnek eltérések, melyek az ellenőrzés lefolytatását nehezítik. A fájlformátumokról a

34 2003. évi XCII. törvény bekezdése rendelkezik. [Az adózás rendjéről szóló rendelet] Az ellenőrzés során a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/H 1. és 2. bekezdése szerint: Az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla és az 1/F. 2. bekezdés szerint megőrzött számla helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság részére biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket, rendelkezésre kell bocsátani a technikai eszközök használatára vonatkozó dokumentációt, továbbá meg kell adni azok használatához szükséges felvilágosítást. Az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója - próbajelleggel - állít ki számlát. Az APEH az elektronikus számlázás ellenőrzése során az alábbi területekre fordít kiemelt figyelmet: A számlák kötelező tartalmi elemeinek megléte, A vevővel, megrendelővel kötött előzetes írásbeli szerződés, valamint annak tartalma, Az elektronikus számlázás zárt és biztonságos működését biztosító belső szabályozás vizsgálata, Az elektronikus számlázási rendszer és a könyvelési rendszer kapcsolatának ellenőrzése, PKI rendszerű elektronikus számlázás esetén a megfelelő elektronikus aláírás és az időbélyegző megléte, EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén a papír alapú összesítő dokumentum vizsgálata, Véletlenszerűen és célzottan kiválasztott számlák szúrópróbaszerű ellenőrzése. Az elektronikus számlázást alkalmazó cégek adóellenőrzése során az APEH fő szabály szerint a korábbi ellenőrzési gyakorlatot követi, az alábbi kiegészítésekkel: A helyszíni ellenőrzés során a vizsgálattal érintett adózó köteles az adóhatóság részére biztosítani az elektronikus számlák ellenőrzéséhez szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, felvilágosítást,

35 Az adózó köteles az elektronikus számlákról az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az adóhatóság által közzétett formátumban is rendelkezésre bocsátani a kért adatokat, EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén az adózó köteles az elektronikus számlákról havonta kiállítandó, papír alapú összesítő dokumentumokat az ellenőrzés részére átadni, Az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek elektronikus számlákra vonatkozó mellékletei gépi adathordozón - várhatóan floppyn vagy CD-n - kerülnek csatolásra. Az elektronikus számlák vizsgálata során az APEH elsősorban a kapcsolódó informatikai rendszerből (pl. könyvelési, raktárkészlet nyilvántartó, stb.) származó adatokat vonja ellenőrzés alá. Amennyiben azokban az elektronikus számlák hitelességével, valóságtartalmával kapcsolatosan kétely merül fel, úgy az adóhatóság az eredeti, archivált elektronikus számlák állományát is bekérheti. Ebben az esetben a vizsgált vállalatnak az adóhatóság kérésére rendelkezésére kell bocsátania az eredeti formátumú számlákat tartalmazó adatbázist is. A fájlokban lévő titkosított adattartalom esetén a vizsgálat részére biztosítani kell a dekódolt adatokat, amennyiben azok befolyásolják az adózás ellenőrizhetőségét. [APEH közlemény] Az elektronikus aláírás és az arra vonatkozó jogszabályok Az elektronikus számlázást érintő jogszabályok kapcsán, fontos megemlíteni az egyik fő összetevőt, az elektronikus aláírást, hiszen ez az egyik kritériuma, hogy egy számla elektronikusnak vagy csak számítógéppel előállított számlának számít. Papír alapú dokumentumok esetén kézzel írott aláírás teszi hitelessé az adott iratot, az elektronikus dokumentumokat pedig elektronikus aláírással hitelesítjük. Az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény teszi a digitális aláírást elismertté. Az elektronikus aláírás ugyanazt a funkciót tölti be, mint a hagyományos kézzel írt aláírás, dokumentumok elolvasását, írását, vagy azzal való egyetértést takar, amely aláírás csakis az aláíróhoz rendelhető hozzá. Az elektronikus aláírás esetében is egyedi módon mindenkinek saját aláírása van, a tinta alapú aláírásnál saját kézjegyünk gondoskodik erről, amit nehéz lekopírozni, ugyanez a helyzet a digitális formával is, de ebben az esetben egy bonyolult kriptográfiai kódolás teszi egyedivé az adott aláírást. Ez a

36 kódolás egyedi szerkezetűvé teszi az adott dokumentumot, amely bizonyítja, hogy valójában ki is írta alá. Egy aláírás csak egy dokumentumhoz kapcsolódhat, így az aláírás megmutatja azt is, hogy pontosan mely dokumentumot írták vele alá. Akárcsak a papírra vetett aláírás, az elektronikus aláírás is a bíróság előtt felhasználható bizonyíték. Ez alapján két típusa van az elektronikus aláírásnak: Fokozott biztonságú aláírás, amely o alkalmas az aláíró azonosítására o egyedülállóan az aláíróhoz köthető o olyan eszközökkel hoztak létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és o a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett - módosítás érzékelhető. Minősített elektronikus aláírás olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. Törvényi szempontból a kettő abban különbözik, hogy a fokozott biztonságú aláírás az írásba foglalás követelményeinek felel meg, míg a minősített aláírás teljes bizonyító erejű magánokirattá teszi a dokumentumot. Erről a évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról szóló jogszabály bekezdése szól, miszerint: 1.Ha jogszabály a törvény bekezdésében foglaltakon kívüli jogviszonyban írásba foglalást ír elő, e követelménynek eleget tesz az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumba foglalás is, ha az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot fokozott biztonságú elektronikus aláírással írják alá. 2.Ha az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumon minősített elektronikus aláírás szerepel és az aláírás ellenőrzésének eredményéből más nem következik, vélelmezni kell, hogy a dokumentum tartalma az aláírás óta nem változott. 2 A Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvének aiban szereplő, illetve a házasságról, a családról és a gyámságról szóló évi IV. törvény szerinti jogviszonyokban nem lehet az elektronikus formán kívüli dokumentumokat mellőzve, csak elektronikus aláírást felhasználni, illetve elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot készíteni

37 A törvény bekezdése biztosítja az elektronikus aláírás bizonyító, megtagadhatatlan erejét, miszerint: Elektronikus aláírás, illetve dokumentum elfogadását - beleértve a bizonyítási eszközként történő alkalmazást - megtagadni, jognyilatkozat tételére, illetve joghatás kiváltására való alkalmasságát kétségbe vonni - a 2. bekezdés szerinti korlátozással - nem lehet kizárólag amiatt, hogy az aláírás, illetve dokumentum elektronikus formában létezik. A évi XXXV. törvény (Eat. Törvény) továbbá értelmezi a jogszabályban megemlített témához kapcsolódó fogalmakat, amely által így pontos, határozott definíciókat kaphatunk.[eat. törvény] Az elektronikus számlák megőrzésére vonatkozó jogszabályok A következő érintett jogszabályi téma az archiválás, melyet a Digitális archiválásról szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szabályoz. A rendelet 1. és 2. szerint, minden olyan irat vagy okirat, amelynek megőrzését törvény írja elő, azt elektronikus úton e törvény alapján kell tennie, ez alól kivétel az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválás. A megőrzési kötelezettség az adott dokumentumtól függően az előírt időtartamig kell megőrizni, úgy, hogy kizárható legyen az utólagos módosítás és védje a dokumentumot törléstől, megsemmisüléstől és az esetleges jogosulatlan használattól. Továbbá a megőrzéssel megbízottnak biztosítania kell a dokumentum olvashatóságát, értelmezhetőségét és az ehhez szükséges szoftver- és hardverkörnyezetet. A megőrzés módszerei a fentebb említett kritérium alapján három módon történhet: Zárt rendszer alkalmazásával EDI rendszerben történő archiválás Fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentum esetén az Eat. szerinti elektronikus archiválás szolgáltató igénybevételével Zárt rendszer alkalmazása akkor történik, amikor az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, és EDI rendszerben előállított dokumentum megőrzését sem annak szabályai szerint végzik. Ebben a esetben egy erre jogosult akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány

38 igazolja, hogy a megőrzés megfelel a digitális archiválásról szóló törvény bekezdés követelményeinek. Elektronikus adatcsere rendszer (EDI) igénybevételével (elektronikus számla esetében olyan elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével, amely kielégíti a 114/2007. rendelet bekezdés követelményeit, valamint megőrzi az elektronikus számlát mind a számlakibocsátó, mind a számlabefogadó oldalán. Fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentumok megőrzése történhet - a 114/2007. rendelet bekezdés követelményeinek megfelelően, az utólagos módosítás lehetőségének kizárását biztosítva - saját megőrzéssel, vagy az Eat. szerinti elektronikus archiválás szolgáltató igénybevételével.[elektronikus archiválási szolgáltatással kapcsolatos hatósági tájékoztató] A digitális archiválásról szóló törvény előírja, hogy az Eat. szerinti elektronikus archiválásra szánt dokumentum megőrzése előtt a szolgáltatónak, vagy a megőrzés kötelezettjének kötelessége ellenőrizni az elektronikus aláírás érvényességét, majd amennyiben nincs rajta időbélyegző elhelyezve, úgy azt el kell helyeztetnie rajta egy minősített szolgáltató által kibocsátottal. Abban az esetben, ha a megőrzési idő hosszabb mint az elektronikus aláírás elhelyezésétől számított 11 év, úgy a megőrzésre kötelezettnek gondoskodnia kell a hosszú távú megőrzéshez szükséges érvényességi lánc beszerzéséről és megőrzéséről, és azon időbélyegzőt helyeztet el. Ezt a folyamatot meg kell ismételnie a szolgáltatónak, ha az idő előrehaladtával az időbélyegző kriptográfiai algoritmusa az Eat. szerint már elavultnak, nem biztonságosnak számítana Számlamásolatokra vonatkozó jogszabályok Az elektronikus számlákra vonatkozóan két féle mód merül fel a számlamásolatokra vonatkozóan, annak elektronikus és papír alapú másolatának készítése. Az elektronikus számla elektronikus másolata, mint különálló fogalom nem létezik, mert minden példánya eredeti példánynak minősül, természetesen csak akkor, ha ugyanúgy ellátják legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel, illetve az adatok sértetlensége és hitelessége biztosítva marad. Természetesen ez a hiteles másolatra vonatkozik, egy

39 normál másolat kiállítása lehetséges aláírás és időbélyeg nélkül, de az nem minősül hiteles elektronikus számlának. Az elektronikus számláról papír alapú másolatáról jelen pillanatban nem készíthető hiteles verzió, az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény bekezdése szerint a kinyomtatott dokumentum elveszíti bizonyító erejét. A papír alapú hiteles másolatra pedig több esetben is szükség lehet, legyen az bírósági eljárás, hiteligénylés illetve reklamáció, a Miniszterelnöki Hivatal tanulmányában utalást is tesznek rá, mint az elektronikus számlázást hátráltató tényező, mivel például a bíróságok nagy része nem képes az elektronikus számlák feldolgozására. Ebben a tanulmányban javaslatot tesznek a probléma kiküszöbölésére: Az egyik általam tett javaslat az lenne, igaz az csak állami ügyintézés során lenne alkalmas - mint több Európai Uniós országban az állami szervek térjenek át az elektronikus számlák befogadására (példa: Dánia, Spanyolország). A Miniszterelnöki Hivatal közleményében tett javaslat szerint, a cégek számára úgy lehetne ezt a problémát elhárítani, hogy a papír alapú másolaton cégszerű bélyegző és aláírás elhelyezésével a dokumentum minősüljön hiteles másolatnak. Ebben a témakörben meg kell említeni a papír alapú számlák elektronikus másolatát is. Érdekes, hogy a dokumentumok másolatára vonatkozóan két törvény létezik, de azok ellentmondanak egymással. A Polgári Perrendtartásról szóló évi III. törvény ának 2. bekezdése szerint, az elektronikus másolat csak akkor teljes bizonyító erejű, ha azt minősített elektronikus aláírással látták el. Ezzel ellentétben a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet szerint elegendő a fokozott biztonságú elektronikus aláírás elhelyezése is. A Polgári Perrendtartásról szóló törvény viszont tartalmaz egy nehezen értelmezhető mondatrészt, miszerint illetve külön jogszabály által meghatározott eljárás szerint készítette el, így ez utalhat az IHM rendeletre is, de az illetve kötőszó ezen esetben értelmezésre szorul. [Tanulmány az e- számla elterjesztéséről] 2.2. Nemzetközi kitekintés

40 Az Európai Unió Tanácsa november 28-án kiadott A közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló 2006/112/EK irányelvének 3. fejezetében kerül meghatározásra a számlázással és az elektronikus számlázással kapcsolatos tagállamokra vonatkozó irányelvek. [A közös hozzáadottértékadó-rendszer irányelve] Az elektronikus számlázással kapcsolatban annak továbbítására szól egy szakasz, amely szerint az irányelv 3. fejezetének 2. szakaszában 232. cikkében foglalt, rendelkezéseknek megfelelően kiállított számla papíron, illetve a megrendelő beleegyezésétől függően elektronikus úton is kibocsátható. Ez egy irányelv, így nem törvényszerű, hogy ez minden tagállamban így legyen, hiszen a magyar példa is ellentmond ennek óta. A 233. cikk értelmében a tagállamok elfogadják az elektronikus számlát, amennyiben azok eredetének hitelessége és tartalmuk sértetlensége biztosított, ha azok: az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekről szóló, december 13-i 1999/93/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 2. cikkének 2. pontja értelmében fokozott biztonságú elektronikus aláírással az elektronikus adatcsere jogi vonatkozásairól szóló, 1994.október 19-i 1994/820/EK bizottsági ajánlás 2. cikkében meghatározott elektronikus adatcsere (EDI) révén, ha a cserére vonatkozó megállapodás előírja az eredethitelességét és az adatok sértetlenségét biztosító eljárások alkalmazását. A számlákat azonban elektronikus úton is el lehet küldeni vagy rendelkezésre lehet bocsátani más módon, amennyiben azt az érintett tagállam vagy tagállamok elfogadják Eredetileg a 234. cikk szerint a tagállamok nem írhattak elő a számlák elektronikus úton való továbbítására vagy rendelkezésre bocsátására szolgáló rendszer alkalmazásával kapcsolatos további kötelezettségeket vagy alaki követelményeket, de ezt A Tanács 2010/45/EU irányelve ( július 13. ) a közös hozzáadottértékadórendszerről szóló 2006/112/EK irányelvnek a számlázás szabályairól szóló módosításában törölték a cikket. Igazából, mivel ezek csak irányelvek, nem feltétlenül valósulnak meg, de az egyes országokban létező e-számlázás szokások annál inkább érdekesek. A következőkben a CompTIA 2005-ös tanulmánya az Electronic Invoicing Challenges In Europe (Elektronikus számlázás kihívása Európában)[Electronic Invoicing Challenges in Europe] és az Euro Banking Association (EBA) és az Innopay

41 közös 2010-es tanulmánya az E-invoicing 2010 (Elektronikus számlázás 2010)[Einvoicing 2010] szolgál az Európai Unió tagállamainak e-számlázási szokásainak összehasonlítására. Az eltérőség a tagállamok között onnan kezdődött, hogy a számlázásra vonatkozó 1977-es 6. irányelv (77/388/EC) után csak a 2001/115/EK elektronikus számlázás szabályait tartalmazó irányelv változtatta meg. Egészen addig minden tagállam saját rendelkezéseket hozott az e-számlázással kapcsolatban, ami egyes országokban elősegítette annak terjedését, máshol pedig hátráltatta azt. AT BE CY CZ DK FI FR DE EL HU IE IT LV LT MT PL PT SK SL ES SE NL UK 1 2 Forrás: Electronic Invoicing Challenges In Europe 7. ábra Az országokra vonatkozó kérdések és válaszok 1.kérdés: Fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott számlák elfogadása Igen Nem 2.kérdés:Szükséges-e minősített tanúsítvány és biztonságos aláírás-készítő eszköz Igen Nem A táblázatban a felső sorban az országokat láthatjuk, míg az első oszlop a kérdés számára utal, a színek pedig a válaszokat jelentik. Látható, hogy mely országokban szükséges minősített tanúsítvány az elektronikus aláírás kiállításához, sajnos erre egyértelmű bizonyítékot nem minden esetben találtam, illetve az egyes tanulmányok közti értelmezés sok esetben eltér az aláírások típusára vonatkozóan. A táblázat adataiban mindenképp megerősíthető, hogy Lengyelországban valóban nem fogadják el a fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott e-számlákat, továbbá, Németországban, Spanyolországban biztosan szükséges a minősített tanúsítvány. További információkat kapunk a 2006-ban megalakult European Commission Informal Task Force on e-invoicing az Európai Elektronikus Számlázás végső jelentéséből [European Electronic Invoicing Final Report], ahonnan kiderül, hogy

42 Svédországban és Finnországban még elektronikus aláírás sem szükséges az e-számlák kibocsátásához, míg például Németországban és Spanyolországban minősített aláírás szükséges ehhez. Ez egy nemzetközi vagy unión belüli kereskedelemnél nehézséget jelenthet, hisz teljesen más számít egyes országokban e-számlának, de az EU irányelv ezt teszi lehetővé, hogy az egyes tagországok kötelesek a másik tagország szabályozásának megfelelő e-számlát befogadni, például Svédországból érkező e- számlát, ahol nem szükséges elektronikus aláírás és időpecsét sem, egy magyar vállalatnak kötelessége befogadni, és e-számlaként elismernie

43 3. Az elektronikus számlázás elemzése a kibocsátó és befogadó oldal szemszögéből 3.1. Az elektronikus számlázás helyzete Magyarországon és Európában Magyarországon a már korábban említett hátrányok, a bizalmatlanság és az információhiány miatt elég lassan fejlődik az elektronikus számlázás. Az Itella Group (korábbi Finn Posta) e-számlázással foglalkozó leányvállalata felmérést végzett 16 országban az e-számlázással kapcsolatos szokásokról és fejlődési irányokról, melyben Magyarország is a résztvevők között volt. A résztvevő országokban különböző cégeket kerestek meg, nagyobb, közepes és kis vállalatokat is, egyedül a mikrovállalkozásokat hagyták ki a felmérésből, ahol a kimenő és bejövő elektronikus számlák forgalmát vizsgálták, összehasonlítva a papír alapú számlák számával. A kutatásból is kiderült, hogy hiába a legtöbb vizsgált ország tagja az Európai Uniónak, közel sem egységesek a számlázási szokások. A megkérdezett vállalatok kibocsátott számláit 65%-ban másik vállalatnak, 35%-ban pedig ügyfelek részére küldik ki, ez átlagosan 510 számlát, míg a befogadott számlák száma 362 darabot jelent havonta. A 16 ország vállalatai közül minden második cég bocsát ki vagy fogad be legalább egy elektronikus számlát havonta. Ahogyan az a 7.ábrán is látszik, hogy a legnagyobb arányban elektronikus számlákat kibocsátó vállalatok aránya az Egyesült Királyságban a legmagasabb, őt követik a balti államok, Észtország és Dánia, míg a legalacsonyabb részvétel Lengyelországban fedezhető fel. A legelterjedtebb elektronikus számla forma a vizsgált vállalatok körében az ben elküldött számla, ami többszöröse a teljesen elektronikus számláknak, ami a szűk értelmezés szerint az egyetlen igazi típusa az elektronikus számláknak. A felmérést végző vállalat szerint a meglepő adat az volt, hogy az ben történő továbbítás közel sem csak egy kisebb méretű megoldás, amit csak a kis és közép vállalkozások használnak, hanem minden vállalati szektorban széleskörű használat jellemző rá. Az Itella Group szerint, az ben elküldött e-számlák népszerűsége a gyorsaságának és egyszerűségének köszönhető, ami nem követel meg nagy idő- és pénzigényes beruházásokat. Igaz, ez a megoldás nem fedi le az elektronikus számlázás teljes folyamatát, de egyes tranzakciók és tevékenységek felgyorsíthatóak ezzel a móddal

44 8. ábra a vállalatok %-a akik e-számlákat bocsátanak ki Forrás: Itella Information Survey Az elektronikus számlák kézbesítési csatornáira vonatkozóan is megmutatkoznak az előzőleg már taglalt erőviszonyok. A legfejlettebb, legbiztonságosabb módja az elektronikus számlák kibocsátásának a teljesen elektronikus számlák, ezt követi az en továbbított elektronikus számla, majd a papír alapú, de beszkennelt, míg végül maga a papír alapú számla. Ezt a négy típust viszonyították a kibocsátott számlák mennyiségéhez a 16 országban. Az elektronikus számlának tartható teljesen elektronikus számla és az számlák tekintetében az Egyesült Királyság vállalatai vannak az élen, a követői ismét a balti államok, Finnország, Észtország és Norvégia áll, míg ha hozzávesszük a digitalizált papír alapú számlák arányát, az Egyesült Királyság visszacsúszik a 3. helyre

45 Forrás: Itella Information Survey 9. ábra Az elektronikus számlázás kézbesítési csatornáinak megoszlása Ezek az adatok eddig csak a B2B 3 szektorra vonatkoztak, most tekintsük meg, hogy a fogyasztók miként viszonyulnak az elektronikus számlázáshoz a 16 országban. Az elektronikus számlázásnak ez még egy erősen kezdeti fázisban lévő szegmense, mivel nem minden köz- illetve kereskedelmi szolgáltató bocsát ki elektronikus számlákat, így nem feltétlenül csak a fogyasztókon múlik a hajlandóság. Természetesen ez is közrejátszik a témában, hisz egyes országokban, területeken az emberek nincsenek tisztában az elektronikus számlákra vonatkozó szabályokról, de ez főleg a kelet európai országokra igaz. A B2C 4 szektorban minden országban a legtöbb ember még papír alapú számlákat kap, de például Dániában és Észtországban a fogyasztók 20%-a kapja elektronikusan az összes számláját, és 40%-uk kap legalább egy elektronikus számlát havonta, az utóbbi tény a tizenhat országból hatra jellemző. Az Itella Group felmérése szerint a megkérdezett fogyasztók számlákra vonatkozó kézbesítési csatornái a x. ábra szerint alakulnak, amire a vállalat elkészített egy prognózist a jövőre vonatkozóan(10.ábra) 3 B2B:Business To Business kapcsolat, magyarul két vállalat között létrejövő üzleti kapcsolatot jelent 4 B2C:Business To Costumer, magyarul vállalat és felhasználó/vevő közt létrejövő üzleti kapcsolat

46 Forrás: Itella Information Survey 10. ábra A fogyasztókra vonatkozó kézbesítési csatornák megoszlása a jelenben Forrás: Itella Information Survey 11. ábra A fogyasztókra vonatkozó kézbesítési csatornák megoszlása a jövőre vonatkozóan Az előzőekben bemutatott adatok során nem esett szó Magyarország szokásaira vonatkozó adatokról, mert ezeket külön szerettem volna összegezni. A táblázatokat áttanulmányozva elsőre azt láthatjuk, hogy Magyarország le van maradva, de ez a nézet kicsit elfogult lehet, hisz nálunk a technikai fejlődés sokkal később indult be, mint a nyugat, illetve észak európai országokban, viszont, ha a

47 környező országokhoz, szomszédjainkhoz viszonyítjuk a számokat, már nem is állunk olyan rosszul.a havonta legalább egy elektronikus számlát kibocsátó vállalatok között a 16 ország közül a a 9. helyen szerepel, ami nem rossz eredmény, főleg ha azt nézzük, hogy mögöttünk helyezkedik el az összes szomszédunk, kivéve Ausztriát. A többi táblázatból is látszik, hogy a magyar vállalatok elektronikus számlakibocsátása a középmezőnybe tartozik, így ez már nem is olyan rossz eredmény. Egyedül ami negatívumként szembetűnő lehet, a fogyasztói magatartás prognózisa, - valószínű a merev fogyasztói hajlandóság miatt ahol Magyarország nem mutat nagy előrelépést, 80%-ról 76%-ra csökkent, ez azt jelenti, hogy a fogyasztók mindössze 4%-a térne át az elektronikus számlák befogadására. Remélhetőleg ez nem így fog alakulni, hisz az elektronikus számlázásról a legtöbb embernek túl kevés információja van, hogy hajlandó legyen átállni, ha az internet, mobilinternet, interneten történő vásárlás, ügyintézés fejlődésére, terjedésére tekintünk, akkor van rá esély, hogy nagyobb százalékban csökkenjen a kizárólag papír alapú számlát befogadó fogyasztók száma. [Itella Information Survey] 3.2. Elektronikus számlázás a befogadói oldal szemszögéből Az első fejezetben már esett szó a az elektronikus számlák befogadásához kapcsolódó feltételekről, folyamatokról. Magyarországon a jogszabályok óta teszik lehetővé az elektronikus számlázás használatát, de a kibocsátott számlák száma bőven az európai átlag alatt maradtak ben országos szintű projekt után az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvényben leegyszerűsítették az e- számlákra és a digitális archiválásra vonatkozó jogszabályokat, és ettől kezdve szűnt meg az a korlát, ami előírta, hogy az elektronikus számla kibocsátója kizárólag előzetes megegyezés után továbbíthatta elektronikus úton számláit a megrendelője felé. Tehát óta, ha valaki elektronikus számlát kap, azt köteles érvényes számlának tekinteni, persze ha minden kritériumnak megfelel. A befogadónak ugyanazok a feladatai az e- számlával kapcsolatban, mint a papír alapú számlánál: hitelesség, számlaadat ellenőrzése, kontírozás és a hosszú távú tárolás. Ha a technikai részéről közelítjük meg a dolgokat, akkor még az is elmondható egy elektronikus számlával kapcsolatban, hogy sokkal hitelesebb és időt állóbb, mint a papír alapú társa, mivel a papír alapú számlát, még ha számítógépes programmal is állítják elő, bármit oda lehet írni, hogy ki állította

48 elő, milyen bankszámla számra kéretik a pénzt utalni, míg az e-számlánál a számlát kibocsátó cég kiléte megkérdőjelezhetetlen, köszönhetően az elektronikus aláírásnak, ami egy roppant bonyolult logikai kódolást takar, hamisítani szinte lehetetlen. A megőrzése is sokkal biztonságosabb, mint egy papír számláé, hiszen ha azt feltételezzük, hogy valami kár éri a az épületet, ahol tároltuk a számlát, a papír rongálódik, elég stb., míg az elektronikus számlát könnyedén tudjuk több helyen is tárolni. Fontos megemlíteni, hogy egyes vállalatoknál elektronikus számla helyett a számítógéppel előállított számlát, fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített szolgáltató által ellátott időbélyegző nélkül továbbítják az ügyfelüknek, általában tájékoztatási vagy számlaegyenlítési célból. Természetesen ez nem számít e-számlának, de a pénzügyi folyamatokat gyorsabbá teheti, vagy esetleges reklamáció esetén, nem kerül feleslegesen kinyomtatásra az adott számla. Ez két féle módon történhet: a papír alapú számla másolataként, ami nem számít hiteles másolatnak, csupán tájékoztató jellegű, vagy proforma számlaként, amit általában még teljesítés előtt küld a szállító az ügyfélnek, fizetési értesítésként Egyes szolgáltatók a proforma számla alapján várják a számla kiegyenlítését, és csak utána küldik meg a vevőnek a tényleges számlát. Ez a folyamat nagy bizalmat igényel a szolgáltató felé, törvényileg nem várható el az ügyféltől, hogy fizessen egy még nem teljesült szolgáltatásért, de van ahol ez mégis így történik. Igaz, ha biztosak vagyunk a szolgáltató teljesítésében, megbízunk benne, akkor ebből nem is származik gond. A proforma számlát gyakran alkalmazzák export szolgáltatásoknál, ahol már érthetőbb ez a megoldás, hiszen a tényleges teljesítés, kézbesítés akár hetekig is eltarthat, és ehhez még hozzáadódhat a fizetési folyamatok nehézsége is, esetleges rögzítés, jóváhagyás miatt Az elektronikus számlázás kibocsátói oldal szemszögéből Az elektronikus számlakibocsátás kézbesítési megoldásait két csoportra oszthatjuk a befogadó fél aktivitását figyelembe véve: pull-modell, ahol az ügyfél nem kap értesítést arról, hogy számlája érkezett, a saját aktivitása szükséges a számla célba

49 érkezéséhez; push-modell: a befogadó fél rendszerint értesítést kap arról, ha számlája érkezett, történhet ez vagy akár SMS formájában is, vagy akár ilyen úton kapja egyből kézhez a számláját. Egy másik csoportosítás a kézbesítési csatornákra vonatkozik, ahol három lehetséges módon történhet a számlák továbbítása, ahogyan ez az első fejezetben említésre került. Az első, hogy a kibocsátó ben csatolmányként küldi meg az ügyfelének az e-számlát. A második mód (biller direct mód), a kibocsátó fél saját honlapján teszi elérhetővé a számlákat, ahol a befogadó fél megnézheti, letöltheti, rendezheti, illetve esetleges módon egyéb szolgáltatásokat is igénybe vehet, természetesen a kibocsátó féltől függően, például számlareklamáció. A harmadik kézbesítési csatorna, ha a kibocsátó fél egy harmadik felet, úgynevezett konszolidátort bíz meg a számlák továbbításával, elektronikussá tételével. Ebben az esetben a kibocsátó fél a számlaadatot átadja a konszolidátornak, aki a szükséges fájlformátumban előállítja az elektronikus számlát, ellátja fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltatótól származó időbélyegzővel, majd a saját honlapján teszi elérhetővé a kibocsátó fél partnerének, ahol ugyanúgy megtekintheti, letöltheti, rendezheti, illetve egyéb rendelkezésre álló szolgáltatásokat vehet igénybe. Ezen kívül létezik olyan megoldása is az elektronikus, illetve normál, papír alapú számlázásnak, ami hasonlóan a harmadik kézbesítési módhoz, egy szolgáltató vesz igénybe. Ez a szolgáltatás internet alapú, a szolgáltató rendelkezésre bocsát egy felületet, ahol elkészíthetjük a számláinkat, tehát nem kell számlázó programot vásárolni saját rendszerünkhöz, telepíteni, karbantartani azt. Az előnyök, hátrányok, illetve költségvonzatok első ránézésre is szembetűnőek lehetnek.: Az en való továbbítás a legelterjedtebb megoldás, a hétköznapi és az üzleti ezésből adódóan, továbbá ez a legegyszerűbb és legolcsóbb megoldás is, maga a továbbítás gyors is, de az egész folyamat nem feltétlenül. Hátránya, hogy a saját munkaerőnket veszi igénybe a számlák kiállítása, hitelessé tétele, továbbítása, és a kézbesítés folyamatát nem tudjuk ellenőrizni, így nem bizonyítható, hogy az ügyfél valóban megkapta-e az adott számlát. Példaként a Microsec Kft. fokozott biztonságú aláíró csomagját vettem alapul, amelyben minden szükséges szolgáltatás és eszköz megtalálható, a Fokozott Ezüst csomag havidíja 2000 Ft+Áfa és a csomaghoz 50 időbélyeg jár havonta, amit persze túl lehet lépni, darabonként 12 Ft-ért. Az e-számlák ben való továbbítását azon cégeknek ajánlják, akik kevesebb számlát küldenek elektronikus úton, mert különben nehézkes a számlák és az ügyfelek kezelése

50 A Biller Direct (direkt modell) modell esetében a befogadó fél regisztráció után a kibocsátó weboldalán menedzselheti számláit, aminek érkezéséről értesítést kap. Előnye, hogy követhető, hogy mikor nézték meg vagy töltötték le a számlát, illetve, hogy sikeresen megkapta-e az ügyfél az értesítést. Az ügyfél részéről a hátránya az, hogy ha több direkt modellű vállalat bocsát ki neki számlát, akkor minden egyes honlapon el kell játszania ugyanazt a folyamatot, és így lassúvá teszi a folyamatot. Költségei az elektronikus aláírást és időbélyegzést nézve ugyanaz, mint az ben történő továbbítás esetén, csak itt felmerülnek a weboldal üzemeltetésével kapcsolatos költségek is, mint a szerverbérlés vagy üzemeltetés, informatikus, aki feltölti, rendszerezi a számlákat. Konszolidátor igénybevételénél a kibocsátót közvetlenül nem terheli semmilyen költség és feladat az elektronikus számla előállításával kapcsolatosan, csak a számlaadatot kell továbbítania a szolgáltató felé, és egyéni szerződés alapján történik a költségszámítás. A befogadó féllel ezt közölni kell, hogy a számlái egy harmadik fél weboldalán érhetők el, bár rendszerint ugye értesítőt kapnak, ha számlájuk érkezett, és a szövegtörzsben egy link mutatja meg a számláik helyét, amiket itt is egyszeri regisztráció után tekintheti meg, töltheti le és rendszerezheti azokat. Természetesen ez a legköltségesebb megoldás is, de tömeges elektronikus számlakibocsátás esetén ez a legegyszerűbb egy vállalat számára, és mivel a ráfordított munka így kevesebb lesz, az adott munkaerő jelentős munkaidőt spórol meg, és másra fordíthatja az idejét. Szóval ez a legköltségesebb megfogalmazás teljesen szubjektív, függően attól, hogy az adott vállalatnak melyik éri meg. A negyedik mód, igaz, nem mondható teljes mértékben kézbesítési csatornának, de egy olyan számla előállítási mód, mely mégis említést érdemel ennél a résznél. Példaként a Kboss.hu Kft szamlazz.hu szolgáltatását szeretném bemutatni. A szamlazz.hu egy olyan internet alapú számlázó program, amelyet nem kell a saját számítógépünkre feltelepíteni, sőt, az alap szolgáltatásokat ingyenesen és korlátlan mennyiségben vehetjük igénybe, mindössze egy regisztráció szükséges, és már számlázhatunk is a rendszerből. Az alábbi táblázatban a normál papír alapú számlákra vonatkozóan láthatjuk a különbséget az ingyenes és a prémium szolgáltatás között. A prémium csomagra való előfizetés havonta bruttó 1200 Ft tesz ki, ami ha a szolgáltatásokat végignézzük, nem sok pénz érte

51 Funkció 5. Táblázat A szamlazz.hu szolgáltatásainak összehasonlítása Ingyenes alapcsomag Prémium Szolgáltatások Számla készítés Számla stornó Jóváíró számla Számla nyomtatás (PDF) Számlák listázása, keresése Saját adatok módosítása Választás a korábbi számlákon szereplő partnerek közül Választás a korábbi számlákon szereplő tételek közül Vevő törzs kezelése Termék (számla tétel) törzs kezelése Vevő postázási cím kezelése (francia ablakos boríték) Több bankszámlaszám kezelése Számla készítés korábbi számla adatai alapján alapú számlaértesítő küldése (vevő felé) alapú fizetési felszólítás küldése (vevő felé) Számla kifizetettség nyilvántartása Deviza alapú számlázás Angol, német vagy olasz nyelvű számla Alapértelemzett fizetési mód, devizanem és számlanyelv beállítása Céglogó elhelyezése a számlán (egyszeri konfigurációs díj) ÁFA lista Excel által olvasható formátumban (CSV) Forrás:Számlázz.hu szolgáltatásai A szamlazz.hu rendelkezik elektronikus számla kiállító szolgáltatással is, ahol a fokozott biztonságú elektronikus aláírást és a minősített szolgáltatótól származó időbélyegzőt nekünk kell beszerezni, de ha igény van rá díjmentesen segítséget nyújtanak ebben. A szolgáltatás igénybevételekor választhatunk, hogy 20, 40 vagy 80 darabos virtuális számlatömböt szeretnénk-e vásárolni, 20 darabos 1000 Ft+Áfa, a 40 darabos 2000 Ft+Áfa, míg a 80 darabos csomag 3800 Ft+Áfa - vagy havi szolgáltatásra szeretnénk-e előfizetni, melyben 100 darab elektronikus számla előállítására van lehetőségünk havonta, 5000 Ft+Áfáért, további e-számla költsége darabonként 50 Ft+Áfa. Ez a megoldás mindenképp azoknak kedvez, akik nem szeretnének beruházni saját számlázó programra, viszont mégis elektronikus úton szeretnék előállítani a számláikat, ha pedig elektronikus számláról van szó, azok számára előnyös, akik nem sok e-számlát bocsátanak ki. [Számlázz.hu szolgáltatásai] A kibocsátói oldal részéről is fontos megemlíteni a hosszú távú tárolást. Konszolidátor által előállított számlák rendszerint nem tárolódnak hosszú távon,

52 általában hónapon át teszi elérhetővé a szolgáltató a nála előállított számlákat. Ezután gondoskodni kell a tárolásról is, az 1. fejezetben említett 3 mód alapján

53 4. Az elektronikus számlázás bevezetése a DHL Express Magyarország Kft-nél Ebben a fejezetben szeretném kifejteni a személyes tapasztalatot, egy kicsit gyakorlatiasabb részét, valós példával bemutatni az elektronikus számlázást. Ez a példa a DHL Express Magyarország Kft-nél eltöltött gyakorlatomon alapszik, ahol éppen ebben az évben, körülbelül egy hónapja került bevezetésre az elektronikus számlázás Az elektronikus számlázás helyzete a DHL Express-nél Európaszerte Igaz Magyarországon csak ebben az évben kezdődtek meg az intézkedések az elektronikus számlák kibocsátásáról, de Európában már több országban is előbb kezdődött meg az áttérés. A lentebb látható képen is látszik, hogy mely országokban él az elektronikus számlák kibocsátása, hol van bevezetési fázis alatt, illetve, hogy hol lesz a közeljövőben. Forrás: E-billing outbound 12. ábra Az e-számlázás helyzete Európában a DHL Express-nél

54 A DHL Express-nél többféle szolgáltatás létezik az idő függvényében, Day Definite 5 (kevésbé időérzékeny), Same Day 6 (aznapi) és Time Definite 7 (időérzékeny), a következőkben a Time Definite szolgáltatásokra vonatkozó számlákról lesz szó. Az ábrán a zölddel jelölt országokban már elektronikus úton is bocsátanak ki számlákat, kék színnel, köztük Magyarország is, azok az országok vannak jelölve, ahol bevezetési fázis alatt van a projekt, a sárgával jelölt területeken pedig még 2010-ben tervezik az áttérést. Az ábra a júliusi helyzetet ábrázolja, azóta már Magyarországon is vannak ügyfelek akik elektronikus úton kapják számláikat első féléves adatai azt mutatják, hogy januárja óta 272%-kal megnőtt a havonta elektronikus úton kibocsátott számlák száma, re, és további számolgatások és jóslatok alapján, januárjára ez a szám elérheti a et. A vállalat azzal is büszkélkedhet, hogy idén januárban kiküldték az odik elektronikus számlát is! Összességében pedig a cég ügyfeleinek 25%-a Európa szerte már elektronikusan kapja a Time Definite szolgáltatásokra vonatkozó számláit, de ez a szám az Egyesült Királyságban a legmagasabb, a maga 61%-val, ami magáért beszél. Az alábbi táblázat mutatja havi lebontásban az elektronikus számlák kibocsátását, és a papír alapú számlák számához viszonyított arányát júliusától júliusáig. Forrás: E-billing outbound 13. ábra 2009/2010-es e-számlákra való áttérés aránya 5 Day Definite: a DHL Express egyik időre vonatkozó import, export illetve belföldi vonatkozású szolgáltatása, ahol a kézbesítés nem annyira sürgős; belföldi szolgáltatásnál következő munkanap, export illetve import esetén zónatáblában meghatározott szállítási időn belül 6 Same Day: a DHL Express belföldi és export, közutas illetve légi kézbesítési szolgáltatása, ahol 24 órán belül megtörténik a küldemény felvétel és kézbesítés 7 Time Definite: a DHL Express időérzékeny szolgáltatása, import, export illetve belföldi kézbesítésnél, ahol az időpont meg van határozva, szolgáltatástól függően megszabott időpontokra

55 Az 1. számú mellékletben a 24. ábrán ugyanezt az áttérési arányt vehetjük szemügyre, csak országokra, szolgáltatásokra és időszakra lebontva. A táblázatból is jól látszik, hogy folyamatos bővülés tapasztalható az arányban, igaz, a táblázatban nyugati, fejlettebb felfogású országok találhatók, de mindenképpen magukért beszélnek az elért eredmények Az elektronikus számlázás bevezetése Magyarországon, mint projekt A DHL Express, mint globális nagyvállalat, nagy figyelmet fordít a környezet kímélésére, több olyan program is létezik, amivel tenni próbálnak a mai világ egyik legfontosabb problémája ellen. Logisztikai cégről révén szó, járművek szükségesek a mindennapi tevékenységeikhez, ami természetesen nagy mennyiségű természetes erőforrás felhasználásával, széndioxid és egyéb környezetszennyező anyagok kibocsátásával jár, de a jól megszervezett logisztikai folyamatoknak köszönhetően mindezek minimalizálva vannak, költséghatékonyság és környezetkímélés céljából. A technika fejlődésével bekövetkezett a számlák elektronikus úton való kibocsátása, amiben a DHL is látja a jövőt, így már szinte minden európai DHL országban be van vezetve vagy kezdeti fázisban van a projekt. Már korábbi fejezetben szemléltettem az áttérés előnyeit, ami jelen esetünkben, egy nagyvállalatnál még nagyobb, látványosabb eredménnyel jár. A cég szerint a projekt kezdetétől 2010 júniusáig összesen 625 fát mentett meg az elektronikus számlázás globális bevezetése óta A projekt terv Egy ekkora vállalatnál egy ilyen kaliberű projekt véghezvitele természetesen nem kis munkával jár, így komoly előmunkálatok is övezték magát az elektronikus számlakibocsátást. Minden lépés, minden munkafeladat, résztvevő személyek és felelősségük és időpont pontosan meg volt határozva az elsőtől az utolsóig. Így néz ki a projekt szervezeti

56 ábrája: Country Project Board (Projekt Vezetőség) Project Assurance (Projekt Biztos) Project Manager Country (Területi Projekt Menedzser) Project Manager CT (Projekt Menedzser felügyelés) Team Leader M&S (Marketing és Kereskedelem csoport vezetője) Team Leader IT (Informatikai csoport vezetője) Team Leader Accounting (Számlázási csoport vezetője) Forrás:Project Initation Document (saját szerkesztés) 14. ábra A projekt szervezeti ábrája A projekt résztvevők feladatai: Country Project Board (adott ország projektjének vezetősége) o Projekt irányítása és menedzselése o A csapattagok felelősségének meghatározása o A projekt kezdeményező dokumentum elfogadása o Értékeli a projekt haladását o Megoldja a kiterjedt problémákat o Változtatások elfogadása o Felelős a projekt sikerességéért Project Manager (projekt menedzser(ek)) o Felelős a napról napra történő tevékenységekért és a feladatok teljesítésének biztosításáért, támogatásáért o Jelentés a projekt vezetősége felé o Kérdések és kockázatok követése o Sztenderdizálás és a projekt terv figyelemmel kísérése Team Leaders (csoport vezetők) o Felelős a saját tevékenységi köréhez tartozó célok, feladatok megvalósításáért o Jelentés a projekt menedzser felé Project Assurance (projekt biztos)

57 o Felelős a projekt sztenderdeknek való megfelelés elfogadásáért o Biztosítani, hogy a kockázatok jól lettek mérlegelve 6. Táblázat A projekt mérföldkövei I. Mérföldkövek Elkészítés Felelősség dátuma Projekt bevezetési Június 1. Projekt Menedzser dokumentáció elfogadása Tervezet az egységesítésről Június 1. Mindenki elkészítése Költségek és haszon tervezése Június 1. Marketing és Kereskedelem(M&K) Költség és haszonterv kész Június 1. GBS, M&K and IT Teszt fázis indítása Aug. 1. GBS, M&K and IT Teszt fázis vége Aug. 30. Mindenki Elő projekt beindítása Szept. 1 GBS, M&K and IT Projekt vezetőség felé jelentés Okt. 1. M&K Forrás: Project Initation Document A fenti táblázatban láthatóak a projekt terv fontosabb célkitűzései, dátumai. Itt szerepel maga a projekt bevezetési dokumentáció(pid-project Initiation Document), költség és bevétel tervezése, az úgymond teszt fázis kezdete és vége, az éles bevezetés, valamint az első havi jelentés időpontja. 7. Táblázat A projekt mérföldkövei II. Mérföldkövek Elkészítés Felelősség dátuma Elindítva Május 31 Projekt Vezetőség Fordítások Jún. 15. Projekt Menedzser Számlakép elkészítése Júl. 1. Accountis HUB Júl. 1 Accountis Adatfolyam Júl. 1. Helyi Informatika Tréning 210. Aug. 15 Központi csapat Marketing Aug. 15. M&K Támogatás Okt. 1. Országos Projekt Team Forrás: Project Initation Document Amint látszik a táblázatból is, a magyarországi projekt május 31-én lett elindítva, a jövőbeli program, webes felület lefordítása június 15-ére lett kész, majd következett a számlakép elkészítése, a hálózat kialakítása, amiket a még nem említett

58 Accountis nevű cég végzett el, ők a felelősek a webes felületért, az elektronikus számlák továbbításáért stb, róluk majd a későbbiekben lesz szó. Augusztusban megkezdődtek a cégen belüli tréningek és az ügyfelek tájékoztatása, az elektronikus számlázás promóciója Egységesítés és a hátráltató tényezők A DHL Express Európában több országban is jelen van, így nem minden leányvállalatnál oldhatóak meg az egységesítés feltételei. Igaz, sok számítógépes alkalmazás vagy akár fizikai tevékenység egységes minden országban, de van ahol a saját ország törvényei, vagy az adott régióban a hatékonyabb működés érdekében eltérnek a szabványos folyamatok alkalmazásától. Magyarországon, az elektronikus számlázással kapcsolatban is voltak ilyen akadályok. A legfőbb probléma a számlázási rendszer. A probléma onnan adódik, hogy a magyarországi DHL-nél nem a szabványos számlázási rendszert alkalmazzák, mégpedig azért, mert Magyarország nem euroövezeti ország, így több pénznemben kell számlázni: forintban, euróban, illetve amerikai dollárban, amit az egységes rendszer, EIM (European Invoicing Module) nem tesz lehetővé. Az e-számlázás miatt mégis bevezetésre kerül Magyarországon is az EIM, amit eleinte csak az e-számlát befogadó vevők körében, majd a későbbiekben az összes olyan ügyfélre kiterjedően, akiknek egy pénznemben kell számlázni. Sajnos ennek következtében a végleges megoldás megtalálásáig a több pénznemben számlázandó cégeket ki kell zárni az elektronikus számlázásból. Az EIM bevezetése hatással van a teljes bevezetés időtartamára, mivel előfeltétele a sztenderd fejlesztésnek. További hátráltató tényező, hogy a helyi számlázó rendszerből, a LIS-ből (Local Invoicing System) történő adatátvitel a meglévő IV-File (olyan fájl, amely továbbítja a számlázási adatokat az e-számlázás számára) struktúrába nem lehetséges a módosított adatok miatt. Az elektronikus számlázás során az EIM használható megoldás, viszont a helyi számlázó rendszerben felület-, illetve programmódosítás szükséges, hogy ez működjön, mert az érkező adatokat szét kell válogatni. Természetesen ezen hátráltató tényezőkön túl, van aminek megfelel a magyar rendszer, illetve maga az elektronikus számlázás a magyar jogszabályoknak. Az elektronikus számlázás portáljának normál funkcionalitása van, további funkciók plusz költséggel járhatnak

59 Elegendő tudásuk van a helyi számlázó rendszerről és jogszabályokról, hogy bevezessék a projektet technikai, illetve elméleti gondok nélkül Az összes fájlformátumban történő kibocsátás lehetetlen, de így is több formátum rendelkezésre fog állni A felmerült problémákra két megoldás közül döntöttek a projekt résztvevői, 4.3. Az elektronikus számlázás folyamata a DHL Express-nél A számlázás folyamata szinte ugyanaz, mint általánosságban, de ebben az esetben mélyebben is betekintést nyerhetünk a belső folyamatokra. Az elektronikus számlázást a DHL nem technikai kényszerként fogta fel, hanem mint lehetőséget. A mai világban már egyértelmű, hogy a vállalatok rengeteg mindent elektronikus úton csinálnak, mivel sok szempontból takarékos megoldás, gyorsabb és precízebb, továbbá a számlákhoz kapcsolódóan a postai úton való kézbesítés lassú, sokszor pontatlan, amit az új rendszer teljes mértékben ki tud küszöbölni. Emellett még szóba jönnek a vállalat egyedi problémái is, például a sok tagállam különbözőségéből adódóan, a számlázás nem egységes, így az információk se azok. A DHL Express-nél három féle elektronikus számlázási folyamat létezik, ez a három folyamat: Elektronikus számla EDI-rendszerben történő számlázás Cégen belüli számlázás Ezt a három folyamatot egy nagyon fontos tényező köti össze, ami az elektronikus számlázás motorját képezi, egy bizonyos átjáró (e-billing gateway). Azért fontos az átjáró használata, mert egységesíti a rendszert, adatokat fogad és továbbít, illetve dolgozik is azokkal

60 DHL-en belül DHL-en kívül Számlázó rendszer 1 1 külső partner számla igazolás pdf számla készítés e-számla weboldal kisebb ügyfelek számlázó rendszer 2 számlázó rendszer 3 felületi számla adat E-számla átjáró adat transzformáció adat kiegészítés riportolás, jelentés konfiguráció kibocsátás térképezés Nagyobb ügyfelek külső partner számla transzormáció számla igazolás számlázó rendszer x fogadó számlázó rendszer 1 E-számla 2 EDI-számlázás 3 vállalaton belüli számlázás Forrás: E-billing outbound (saját szerkesztés) 15. ábra Az e-számlázás folyamata a DHL-nél Az ábrán is látszik, hogy az átjárónak kulcsfontosságú szerepe van. A folyamat a többféle számlázó rendszerből indul, ahonnan a számlaadat továbbításra kerül az átjáróba, ahol az adatok transzformációja, esetlegesen kiegészítése történik egységes számlaadat létrehozása érdekében. A számlázási rendszerek és az átjáró között csak egyszer kell meghatározni a kapcsolatot, továbbá szinte az összes fájl formátumot és protokollt kezelni tudja. Ezután az átjáró továbbítja a számlát az elektronikus számla típusától függően. Az 1. pontnál látható, hogy külső partnernek továbbítja, aki elkészíti és ellátja elektronikus aláírással és időbélyegzővel a számlát, amit ő továbbít a vállalat kisebb ügyfeleinek ben, illetve egy internetes portálon tesz elérhetővé a számlák képét. Tehát ebből kiderül, hogy a DHL Express konszolidátor alkalmazásával oldotta meg az elektronikus számlázást, ez a cég az Accountis Europe Ltd. A 2-es pontban az EDI számlázást láthatjuk, ahol az átjáróból egyből az ügyfél kapja meg az adatcsomagot. Természetesen a DHL-nél is igaz az elméleti feltevés, hogy EDI-ben csak nagyobb vállalatok, tömeges számlakibocsátásnál éri meg, náluk is a nagyobb ügyfelek kapják itt a számláikat. A 3-as pontban az látszik, ahogy a külső partner a

61 DHL egyes számlázó rendszerei számára küldi el szükséges formátumban az elektronikus számlát. Ügyfél vállalati profilja E-számla megoldás Nagy méretű vállalat Közepes méretű vállalat Alacsony Ügyfelek száma Magas Tranzakciók összege Alacsony EDI WEB / Kisebb vállalat Magas Forrás: E-billing outbound (saját szerkesztés 16. ábra Valószínűsíthető e-számla megoldás vállalati profilonként 4.4. Az elektronikus számlázás költségvetése és előnyei A DHL Express nagyvállalati mivoltából az elektronikus számlázás szinte minden előnyét ki tudja használni. Nagy mennyiségű számlakibocsátás jellemző a cégre, így szinte biztos a projekt sikeressége, ha a cégen múlik. Ebből következik, hogy a cég számára fontos lenne, minél több ügyfélnél elérni az elektronikus számlakibocsátást, hiszen rengeteg költséget spórolhatnának meg ezzel. Az elektronikus számlázás előnyei szavakban, melyek a későbbiekben részletezésre kerülnek: A nyomtatási és postázási költségek csökkentése Gyorsabb számlakézbesítés Számlák biztonságos kézbesítése elektronikus aláírással Egyszerű használat biztosítása az ügyfeleknek Üzletkötőknek egy lehetséges tárgyaló eszköze lehet Reklamációkezelés internet alapú kezelése Számlákhoz tartozó fuvarlevelek csatolása, visszakereshetősége Az ügyfelek részére nagyobb rálátás lehetősége Presztízs Versenyképesség fokozása Környezetbarát megoldás

62 Az előnyök szemléltetésére természetesen a számadatok sem maradhatnak el. A következő táblázatokból is jól látszik, ha minden a tervezettek szerint megy, a magyarországi DHL viszonylag gyorsan elérheti céljait a projekttel kapcsolatban, és a kezdeti költségek után gyorsan profitáló tevékenységgé válhat. Felállítási paraméterek központi erőforrások költsége Nyereségek 8. Táblázat Az e-számlázás költségterve Konvertál ás % Számlák száma Nyereségek Q3 (3.negyedév) 1% 225, költség per nap 550 Accountis(szolgáltató ) költsége Q4 3% 676, költség számlánként 0,18 Összesen 902, Évek összesen Q1 5% 1 127, Q2 10% 2 255, papír pluszköltség(opcionál is) 2 Q3 15% 3 382, Országra vonatkozó adatok Q4 20% 4 510, Átkonvertálási cél 25% Összesen , számlák száma évente Éves összesen költség papír számlánként Q1 25% 5 637, Megtakarítás e- számlánként 0,82 Q2 25% 5 637, Q3 25% 5 637, Q4 25% 5 637, Átlagos konvertálás 1 év alatt a fedezeti pont eléréséért 37,53% Összesen , %-os konvertáláshoz szükséges évek száma 1,5 Évek összesen Forrás: Project Initation Document 1 Euro = 277,5 Forint A fenti táblázatokból is jól látszik, hogy mennyivel költséghatékonyabb megoldás az elektronikus számlázás, a bevezetési költségeket figyelmen kívül hagyva, egy papír alapú számla helyett elektronikusan kibocsátott számla által megtakarított összeg 0,82. Az előrejelzések és tényadatok szerint, éves szinten számlát állítanak elő, amiből 25%, tehát db e-számla a cél, ez a szám 2012-ben teljesíthető először, ahol már az addig kibocsátott e-számlák aránya is eléri a kívánt 25%-os határt

63 4.5. Az elektronikus számlázás és funkciói A DHL Express elektronikus számlakibocsátásáról az Accountis külföldi szolgáltató gondoskodik. Az e-számlákat a portáljukon teszik elérhetővé, aminek érkezéséről az ügyfelek t kapnak, de ezen portálon nem egyszerűen csak a számlák érhetőek el, de rengeteg funkció társul hozzá. Fontos megjegyezni, hogy a szolgáltatás igénybevétele teljesen költségmentes a felhasználó ügyfelek számára, nem szükséges hozzá semmilyen szoftver, persze a számlák megjelenítéséhez szükséges szoftver ajánlott, de az is ingyenesen beszerezhető, rengeteg program alkalmas rá. Belegondolva, az előző fejezetek alapján az ügyfeleknek ebből csak előnyük származhat, gyorsabb, pontosabb, biztonságosabb számlakézbesítés és ehhez adódik hozzá a rengeteg funkció amit a szolgáltatás nyújt. A portált a vállalat ügyfeleinek hozták létre, amelyet a DHL honlapjáról elérve, találnak meg, és itt egy egyszerű regisztráció után vehetnek igénybe. Az igénylés során szükséges megadni a vállalat partnerkódját és nevét - ami azonosítja a vállalatot vagy az azon belüli alvállalatot - a vállalat kapcsolattartóját, és a számlázásra szánt címet, ahova az értesítést fogja kapni az ügyfél, illetve az lesz a bejelentkezési azonosítója is a portálra. A regisztráció után már csak a megerősítést kell várnia az ügyfélnek a DHL részéről, hiszen természetesen megnézik, hogy nem hamis regisztrációról van-e szó. Ezután a DHL alkalmazottai az igénylést saját rendszerükben fogják látni, ahol jóváhagyás után meglévő rendszerükből feltöltik az adott vállalat adatait

64 17. ábra Ügyfél regisztrálása a portálra Forrás: DHL E-számlázás Korábban már említésre került, hogy az ügyfél, ha számlája érkezett, ben kap értesítést. Az tartalmazza csatoltan a számláját.pdf formátumban, a linket, ami a portálra irányítja a felhasználót, az esetleges felmerülő problémák esetén hívandó telefonszámot, instrukciókat a számla megnyitásáról, elektronikus aláírás ellenőrzéséről, és egy marketing célú bannert

65 Csatolt pdf 18. ábra Az e-számláról küldött Forrás: DHL E-számlázás Nagyon fontos funkciója az e-számlázásnak a portálra érve, hogy nem csak egy formátumban töltheti le a vállalat ügyfele, hanem négyben. Az elérhető formátumok közül egyszerűen egy legördülő listában választhat az ügyfél, természetesen mindegyiket letöltheti, ha úgy kívánja. 19. ábra Többféle fájlformátum Forrás: DHL E-számlázás Amint az ábrán is látszik, xml, pdf, csv és ebxml formátumban érhetőek el a számlák, ebből talán a legfontosabbak a pdf és az xml, hiszen a pdf egy papír alapú