Tanulmány az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztéséről

Átírás

1 Tanulmány az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztéséről

2 ELTERJESZTÉSÉRŐL 2/47 Tartalomjegyzék 1. Vezetői összefoglaló Dokumentum célja és háttere Fogalomtár Az elektronikus számlázás jelenlegi helyzete Magyarországi helyzetkép A kérdőívek értékelése Európai helyzetkép Piaci trendek Jogszabályi háttér összefoglalása A számla fogalma Az elektronikus számla fogalma Az elektronikus számla és a számítógéppel kiállított számla közti különbség Az elektronikus számlázás folyamata A számlakibocsátói folyamatok releváns jogszabályai Az elektronikus számla elkészítése A számla kibocsátása Elektronikus aláírással hitelesített elektronikus számla Zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott elektronikus számla (EDI számla) Elektronikus számla formátuma A számla kibocsátó oldali tárolása Befogadó oldali számlajóváhagyás Az elektronikus számla kézbesítési csatornái A számlabefogadói folyamatok releváns jogszabályai A számla befogadása Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítése A számla befogadó oldali kontírozása A számla befogadó oldali tárolása Az elektronikus számla ellenőrzése és használata igazolási eljárás során (APEH) Az elektronikus számlázás előnyei Előnyök a számlakibocsátók számára Előnyök a számlabefogadók számára Az elektronikus számlázás előnyei a B2B szektor számára Az elektronikus számlázás előnyei a B2C szektor számára Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató tényezők Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató szabályozási tényezők... 36

3 ELTERJESZTÉSÉRŐL 3/ Az elektronikus számla könyvelésére vonatkozó jogszabály Az elektronikus számla hosszú távú tárolása Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítése Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató tágabb jogszabályi tényezők Elektronikus számláról papír alapú hiteles másolat kiállítása Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató adminisztratív tényezők Sárga csekkes fizetés költségei Infrastruktúra hiánya Elektronikus számla mindennapi felhasználása Állam szerepvállalása Számlákhoz tartozó egyéb dokumentumok kezelése Internet penetráció Bizalmatlanság Az elektronikus számlázással kapcsolatos félreértések Javaslat az elektronikus számlázás népszerűsítésére Források Mellékletek... 47

4 ELTERJESZTÉSÉRŐL 4/47 1. Vezetői összefoglaló A tanulmány készítése során azonosításra kerültek azok a jogszabályi és adminisztratív hátráltató tényezők, amelyek akadályozzák az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését, az alábbi módszertan mentén: Elemzés Egyeztetés Javaslattétel Jogszabályi háttér részletes elemzése Benchmarking elemzés Tágabb jogszabályi környezet elemzése Egyeztetés piaci szereplőkkel Egyeztetés államigazgatási szereplőkkel Workshopok tartása Javaslattétel a jogszabályi akadályok elhárítására Javaslattétel az elektronikus számlázás népszerűsítésére 1. ábra: Tanulmány készítésének módszertani elemei Az alábbi táblázat összefoglalja az elektronikus számlázás terjedését hátráltató akadályokat, azok mértékét és a javasolt kezelésüket. SSZ. PROBLÉMA MEGNEVEZÉSE PROBLÉMA MÉRTÉKE JAVASLAT A PROBLÉMA KEZELÉSÉRE i APEH közle- 1. Az elektronikus számla könyvelése/kontírozása: könyvelésre vonatkozó információk számlához csatolása Jelentős mény visszavonása és új állásfoglalás kiadása (változás: a i APEH közlemény kiadásával a probléma elhárult) Állásfoglalás kiadása, amely ismerteti az elektronikus számlák hosszú távú 2. Az elektronikus számla hosszú távú tárolásával kapcsolatos félreértések Jelentős tárolási alternatíváit (változás: A i APEH közlemény ismerteti az elektronikus számlák hosszú távú tárolásának lehetséges megoldásait)

5 ELTERJESZTÉSÉRŐL 5/47 SSZ. PROBLÉMA MEGNEVEZÉSE PROBLÉMA MÉRTÉKE JAVASLAT A PROBLÉMA KEZELÉSÉRE 3. Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítésével kapcsolatos jogszabályi ellentmondások Jelentős A Polgári Perrendtartásról szóló tv. és a 13/2005. IHM rendelet összhangba hozása 4. Állami szerepvállalás alacsony mértéke Jelentős Állami szerepvállalás növelése 5. Elektronikus számláról papír alapú hiteles másolat kiállítása Közepes Bíróságok felkészítése elektronikus számla befogadására 6. Sárga csekkes fizetés költségviselése Közepes Kedvezmények biztosítása az elektronikus számlát igénylő ügyfeleknek 7. Számlakibocsátáshoz szükséges infrastruktúra hiánya (KKV szektor) Közepes Könyvelőszoftverek fejlesztése 8. Számlákhoz tartozó egyéb dokumentumok kezelése Közepes Könyvelőszoftverek fejlesztése 9. Az elektronikus számlázással kapcsolatos félreértések Közepes Tájékoztató anyagok kiadása, továbbképzések, oktatások szervezése 10. A könyvelők ellenállása Közepes Könyvelők továbbképzése, tájékoztató anyagok könyvelők számára 11. Alacsony internet penetráció Alacsony Internet-kultúra fejlesztése Az elektronikus számlázással szembeni 12. bizalmatlanság Alacsony Tájékoztató anyagok kiadása, továbbképzések, oktatások szervezése Elektronikus számla mindennapi 13. felhasználási gyakorlatának hiánya Alacsony Egyedi számlák továbbítása mobil készülékekre és e- mailben 1. Táblázat: Az elektronikus számlázás elterjedésének hátráltató tényezői

6 ELTERJESZTÉSÉRŐL 6/47 A lebonyolított interjúk tapasztalatai és a szakértői konszenzus alapján az alábbiak állapíthatóak meg: A lakossági elektronikus számlabefogadás (B2C) számossága évről évre dinamikusan növekszik. A direkt és a szolgáltatói elektronikus számlakézbesítési modellre is találunk példát a piacon. A hátráltató tényezők kis része érinti a lakossági számlabefogadást. A vállalatok közötti elektronikus számlázás még kevésbé elterjedt. A jogszabályi akadályok és félreértések jelentős része a vállalati számlabefogadás folyamataival kapcsolatos. A számlabefogadói oldal még nincs felkészülve a számlák elektronikus úton történő befogadására. Amint ez a magatartás megváltozik, a versenyképesség megőrzése érdekében a KKV szektor is törekedni fog a számlák elektronikus úton történő kibocsátásának lehetővé tételére. Még mindig sok a félreértés és előítélet az elektronikus számlázással kapcsolatban. Az előrejelzések szerint az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedése már nem várat magára sokáig. Azonban, hogy ez mikor következik be, nagyban függ a jelen tanulmány során azonosított hátráltató tényezők felszámolásától. A tanulmány elkészítését követő hónapban jelent meg az APEH közleménye az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről. A közlemény véglegesítése során a jelen tanulmány megállapításai már ismertek voltak, és részben ennek is köszönhető. hogy a tanulmány készítése során feltárt hátráltató tényezők egy részét az új APEH közlemény elhárította.

7 ELTERJESZTÉSÉRŐL 7/47 2. Dokumentum célja és háttere Annak ellenére, hogy az elektronikus számlázást lehetővé tevő jogszabályokat 2004-ben Magyarországon is megalkották, az elektronikusan kibocsátott számlák száma az európai átlag alatt maradt. A 2007-ben lezajlott eszámlázás és elektronikus archiválás projekt céljai az elektronikus számlázás, digitális archiválás területén felmerülő jogi és adminisztratív jellegű problémák azonosítása és a jogszabályi környezet egyszerűsítése voltak. A projekt eredményeként az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvényben (a továbbiakban: Áfa törvény) megújultak az elektronikus számlázás szabályai, amelynek egyik eredménye, hogy megszűnt az a korlát, amely szerint elektronikus számlát csak a vevővel, megrendelővel történt előzetes megállapodás alapján lehet kibocsátani. A 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet helyébe a 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet lépett, módosult a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet, továbbá az elektronikus archiválás területén a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet váltotta fel a 7/2005. (VII. 18.) IHM rendeletet. Az elektronikus számlázás elterjesztésében a 2007-ben lezajlott projekt csak az első lépés volt. A tágabb jogszabályi és adminisztratív környezetben továbbra is több olyan akadályozó tényező van, amely hátráltatja az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését. Az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztését a Miniszterelnöki Hivatal (a továbbiakban: MeH) az alábbi feladatok elvégzésével kívánja elérni: Az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését hátráltató jogszabályi és egyéb adminisztratív akadályok azonosítása és felszámolása Tájékoztató anyagok készítése a számlakibocsátói és számlabefogadói oldal részére egyaránt Interaktív döntéstámogató alkalmazás készítése az elektronikus számlázás népszerűsítése céljából Jelen dokumentum céljai az alábbiak: A jelenleg hatályos, elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályok áttekintése az elektronikus számlázás folyamata mentén. Az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését gátló szabályozási és adminisztratív tényezők feltárása Megoldási javaslatok ismertetése az akadályozó tényezők felszámolására.

8 ELTERJESZTÉSÉRŐL 8/47 3. Fogalomtár EDI: Az EDI egy elektronikus ügyviteli (nem technológiai) szabvány, amely nagytömegű adatok informatikai rendszerek közti cseréjének egy lehetséges eszköze. Elektronikus archiválási szolgáltató: Az elektronikus archiválási szolgáltató elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválását biztosítja. Elektronikus aláírás: Elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (a továbbiakban: Eat.) 2. 6.pont). Elektronikus számla: Az Áfa törvényben meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki és amely, vagy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyeggel rendelkezik, vagy az elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) elektronikus adatként lett létrehozva és továbbítva (Áfa törvény 175 (1), (2) ). E-számla: Lásd elektronikus számla Elektronikus másodpéldány: A 24/1995 (XI.22.) PM rendelet 1/F (2) bekezdése alapján a számítógéppel előállított papír alapú számlák másodpéldányát a számlakibocsátó elektronikusan is tárolhatja, amennyiben azt ellátja legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: Az aláíró azonosítására alkalmas elektronikus aláírás, amely egyedülállóan az aláíróhoz köthető. Olyan eszközökkel hozták létre, amely egyedül az aláíró befolyása alatt áll, és a dokumentumhoz oly módon kacsoldóik, hogy minden módosítás érzékelhető. (Eat pont) Időbélyegző: Elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. (Eat.: 2. ) Konszolidátor: Olyan szolgáltató, amely az elektronikus számla kézbesítésével és megjelenítésével bízható meg, ezáltal a számlázással kapcsolatos szolgáltatásokat a számlakibocsátó és az ügyfél között elhelyezkedő szereplő végzi el. Minősített elektronikus aláírás: Olyan fokozott biztonságú aláírás, amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. (Eat pont) Minősített archiválási szolgáltató: Az elektronikus aláírási törvény és a hozza kapcsolódó rendeletek szabályai szerint minősített szolgáltatóként nyilvántartásba vett, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató.

9 ELTERJESZTÉSÉRŐL 9/47 4. Az elektronikus számlázás jelenlegi helyzete 4.1. MAGYARORSZÁGI HELYZETKÉP Az elektronikus számlázás magyarországi helyzetképének feltérképezése céljából május-június hónapokban az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesülete kérdőíves anyaggyűjtést végzett. Jelen fejezet a kérdőívek értékelését és a levont következtetéseket ismerteti A kérdőívek értékelése Általános információk Kitöltött kérdőívet a következő vállalatoktól kaptunk: Magyar Telekom Nyrt. Tigáz Zrt. MÁV Informatika Zrt. Fővárosi gázművek Zrt. Díjbeszedő Zrt. Vodafone Magyarország Zrt. E.ON Hungária Zrt. A válaszadók közül jelenleg hárman bocsátanak ki elektronikus számlát az ügyfeleknek, és mindössze egy vállalat fogad elektronikus számlát a szállítóitól. A következő két évben egy válaszadó kivételével mindenki tervez elektronikus számla befogadására és kibocsátására irányuló fejlesztést: Elektronikus számla befogadására irányuló fejlesztést tervező vállalatok száma: 4 db Elektronikus számla kibocsátására irányuló fejlesztést tervező vállalatok száma: 2 db Nem lett besorolva: 1 db Az elektronikus számla kibocsátására vonatkozó válaszok értékelése A következő táblázat ismerteti, hogy az elmúlt három évben a válaszadók összesen hány darab elektronikus számlát bocsátottak ki, valamint azt, hogy véleményük szerint az elkövetkezendő három évben hány darab elektronikus számlát fognak összesen kibocsátani. ÉV ELEKTRONIKUSAN KIBOCSÁTOTT SZÁMLÁK SZÁMA db db db

10 ELTERJESZTÉSÉRŐL 10/47 ÉV ELEKTRONIKUSAN KIBOCSÁTOTT SZÁMLÁK SZÁMA db db db 2. Táblázat: Az elektronikusan kibocsátott számlák száma A ig terjedő időszakban az elektronikusan kibocsátott számlák aránya mindegyik vállalat tekintetében 1% alatt maradt re ez az arány a legtöbb vállalatnál 1-5 % körül alakul, de vannak olyan vállalatok is, amelyek sokkal nagyobb arányban szeretnék növelni az elektronikus számlák arányát. A használt számlázórendszerek az alábbiak: SAP IS-U DKONTO SAP IS-U OSS TANGO JAZZ A kibocsátott elektronikus számlák formátumai PDF és XML (nagyobb része PDF), a számla aláírására két kibocsátó a saját aláírását használja, kettő pedig más szolgáltatót vesz igénybe. Egy kibocsátó saját időbélyegzővel látja el a számlákat, három pedig az időbélyegzőt szolgáltatóval helyezteti el a számlára. Nem kaptunk egyetlen választ sem a tekintetben, hogy milyen jogszabályi és egyéb adminisztratív körülmények gátolják az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését. A válaszadók közül mindössze egy rendelkezik EDI kapcsolattal Az elektronikus számla befogadására vonatkozó válaszok értékelése A következő három évben a számlakibocsátók az elektronikus számlát a következő rendszerekkel tervezik befogadni: SAP Saját rendszerek A számla kiegyenlítésére vonatkozó válaszok értékelése A fizetési módok tekintetében nagy különbségek vannak az egyes számlakibocsátók között. A következő táblázat a fizetési megoldásokra vonatkozó válaszokat ismerteti:

11 ELTERJESZTÉSÉRŐL 11/47 VÁLASZADÓ CSEKK ÁTUTALÁS WEBEN KERESZTÜLI BANKKÁRTYÁS FIZETÉS CSOPORTOS BESZEDÉSI MEGBÍZÁS EGYÉB Válaszadó 1 58% 10% 0% 22% 10% Válaszadó 2 77,22% 5,16% 0,33% 15,01% 2,27% Válaszadó 3 86,84% 1,84% 0% 11,31% 0,01% Válaszadó 4 0% 99% 0% 0% 1% Válaszadó 5 75,80% 7,56% N/A 3,66% 12,98% 3. Táblázat: Számlakiegyenlítési megoldások megoszlása Az elektronikus számla hosszú távú megőrzésére vonatkozó válaszok értékelése A bejövő elektronikus számlákat egy kibocsátó archiválja (a kérdőívben külön hangsúlyoztuk, hogy a hosszú távú tárolást nem a jogszabály szerinti archiválásnak tekintjük). A bejövő számlákat két számlakibocsátó kizárólag papír alapon őrzi meg, három számlakibocsátó pedig a bejövő számlák egy részét papír alapon, míg a másik részét elektronikus formában tárolja. Az elkövetkezendő két évben egy vállalat tervezi, hogy áttér az elektronikus megőrzésre. Minden számlakibocsátónál szkenneléssel történik a papír alapú számlák konvertálása A piaci trendre vonatkozó válaszok értékelése A jövőre vonatkozó előrejelzések között nagy a szórás. Egyesek szerin 2015-ret a kibocsátott B2C számlák közül mindössze 5% lesz elektronikus, míg mások szerint ez a szám 70%. Hasonló eltérések figyelhetőek meg a 2015-re kibocsátott B2B elektronikus számlák aránya tekintetében. A válaszok között található 1% és 85% is. A válaszadók szerint 2015-re a befogadott számlák 35%-a lesz elektronikus EURÓPAI HELYZETKÉP Az elektronikus számlázás elterjedésének fontosabb mérföldkövei: Jogszabályi háttér megteremtése Az Európai Unió kiadja az elektronikus számlázás szabályait tartalmazó direktívát (2001/115/EK), amely szerint január 1-től minden tagállamban az irányelveknek megfelelően létrehozott jogszabályi keretek között kell tudni kezelni az elektronikus számlákat január 1-től a 2001/115/EK irányelvet felváltja a közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló 2006/112/EK irányelv.

12 ELTERJESZTÉSÉRŐL 12/47 A direktívák eltérő implementálásából adódóan az elektronikus számla kibocsátására országspecifikus szabályozások és technológiai különbségek jönnek létre. A következő példák ezeket az eltéréseket ismertetik 1 : Míg az elektronikus számla kibocsátásához Nagy-Britanniában nincs szükség elektronikus aláírásra, addig Németországban ehhez minősített elektronikus aláírás szükséges 2. Eltérések vannak az elektronikus számlák hosszú távú tárolási időtartama tekintetében, amely az Európai Unióban 3-tól (pl.: Franciaország) 10 évig (pl.: Németország) változik decemberében megalakul az EU Informal Task Force on e-invoicing, azzal a céllal, hogy az elektronikus számlátást szélesebb körben elterjessze, és létrejöjjön egy európai szintű közös szabályozás júliusában publikálták ajánlásukat, amely tartalmaz egy koncepciót az európai elektronikus számlázás keretrendszerének megteremtésére Az EU Informal Task Force on e-invoicing által megfogalmazott ajánlásnak megfelelően 2008 januárjában megalakult egy 30 fős szakértői csoport. A szakértői csoportba az összes fontosabb stakeholder delegált képviselőket végére készítik el ajánlásukat az elektronikus számlázás területének további fejlesztése témakörében. Céljuk többek közt az egységes szabályozás megteremtése Piaci trendek Évente körülbelül 28 milliárd számla készül Európában, amelyből mindössze 490 millió elektronikus. Az egyes tagállamok penetrációi között nagy eltérések vannak. A penetráció 2 és 12% között váltakozik. A B2B és B2C szektor közti megoszlás hozzávetőleg azonos (50%-50%), azonban az egyes iparágak között nagy különbségek találhatóak. A következő táblázat az egyes iparágak elektronikus számla használatát ismerteti: SSZ. IPARÁG MEGNEVEZÉSE IPARÁGON BELÜLI PENETRÁCIÓ 1. IT szolgáltatások 10-15% 2. Légiközlekedés 8-12% 3. Turizmus 5-10% 4. Gyógyszeripar 5-8% 5. Texti ipar 4-8% 4. Táblázat: Elektronikus számla használatának iparági megoszlása 1 Adolfo Tunon The reality of e-invoicing 2 European Commission Informal Task Force on e-invoicing: Final report 2007

13 ELTERJESZTÉSÉRŐL 13/47 Az élen járó országok közé tartozik Dánia, Svédország, Finnország és Spanyolország. A következő bekezdés röviden ismerteti, hogy az említett országok hogyan érték el, hogy vezető szerepet töltsenek be az elektronikus számlázás területén: Dánia: Dánia volt az első európai ország, amely az állami szektor számára kizárólagossá tette az elektronikus számla használatát 2005 februárjában. Egy rövid átmeneti időszakban engedélyezték, hogy a papír alapú számlákról elektronikus másolatot készítsenek. Ez az átmeneti időszak mára megszűnt. A hozzávetőleg évi 15 millió tranzakció digitális útra terelése a számítások szerint három év alatt 100 millió euró megtakarítást jelentett az államnak. A Dán nemzeti IT és Telecom Ügynökség (NITA) valamennyi dán kisvállalkozás számára lehetővé tette, hogy elektronikus dokumentumokat (számlákat) bocsásson ki a közszféra számára. A NemHandel rendszer egy könnyű és biztonságos csatornát teremt az elektronikus dokumentumok továbbítására. A program sikerességét bizonyítja, hogy 2009 májusában közel számlát nyújtottak be a rendszer segítségével. Svédország: 2008 júliusától az állami szektornak kötelező az elektronikus számlákat befogadnia, de a dán példával ellentétben a papír alapú számlákat még nem vonták ki a forgalomból. Finnország: 2009 végétől amennyiben bármelyik államigazgatási szerv papír alapú számlát kap, visszaküldi azt a kibocsátnak. Így 2010 elejétől Dániához hasonlóan, az állami szektor Finnországban is csak elektronikus számlát fogadhat be. Spanyolország: 2009 szeptemberétől a legtöbb spanyolországi minisztérium csak az elektronikusan benyújtott számlákat egyenlíti ki. Hozzávetőleg 10 európai uniós ország készül az állami szektor számára kötelezővé tenni az elektronikus számla befogadását.

14 ELTERJESZTÉSÉRŐL 14/47 5. Jogszabályi háttér összefoglalása A magyarországi elektronikus számlázás jogszabályi háttere a 2001/115/EK és a 2006/112/EK Európai Uniós direktívák előírásait figyelembe véve készült, így az európai uniós követelményeknek teljes mértékben eleget tesz. Az alábbi táblázat az elektronikus számlázásra vonatkozó legfontosabb jogszabályokat és a jogszabályok által szabályozott területek közül azokat ismerteti, amelyek az elektronikus számlázás folyamata szempontjából relevánsak. SSZ. 1. JOGSZABÁLY évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (a továbbiakban: Áfa törvény) évi C. törvény a számvitelről /1995. (XI.22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 46/2007. (XII.29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről APEH Közlemény az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről ( ) évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (a továbbiakban: Eat.) ÉRINTETT TERÜLET Elektronikus számla fogalma és kötelező tartalmi elemei E-számla kontírozása; Elektronikus számlázás ellenőrzése, az adóigazgatási azonosításra való alkalmasság kellékei, elektronikus másodpéldány szabályai Elektronikus számla konverziója Elektronikus számlák tárolása Elektronikus számla kibocsátása, EDI mintaszerződés Elektronikus számla formátuma, elektronikus számla adattartalma, külföld hitelesítés - szolgáltató, elektronikus számlák megőrzése, elektronikus számlák kontírozása Elektronikus aláírás, időbélyegzés, elektronikus archiválás 9. MeH ITB 17. ajánlás EDI rendszer 5. Táblázat: Jogszabályi háttér összefoglalása

15 ELTERJESZTÉSÉRŐL 15/47 6. A számla fogalma A évi CXXVII. törvény 174. (1) bekezdése kimondja, hogy számla papíron, vagy elektronikus úton egyaránt kibocsátható..a 168. (1) bekezdése alapján számlának nevezünk minden olyan okiratot, amely megfelel az Áfa törvényben meghatározott feltételeknek. A számla kötelező tartalmi elemeit az Áfa törvény a ismerteti. A következő táblázat a számlák előállításuk és megjelenési formájuk alapján történő csoportosítást tartalmazza: PAPÍR ALAPON ELŐÁLLÍTOTT SZÁMLA SZÁMÍTÓGÉPPEL SZÁMLA KIÁLLÍTOTT PAPÍR ALAPON BEMUTATOTT SZÁMLA Számlatömbben kézzel kiállított számla Számítógéppel előállított és kinyomtatott számla ELEKTRONIKUSAN BEMUTATOTT SZÁMLA Nincs ilyen Elektronikus számla 6. Táblázat: A számla megjelenési formái 6.1. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA FOGALMA Az elektronikus számla kibocsátásával szemben támasztott alapvető követelményt, miszerint Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. Az Áfa törvény 175. (1) bekezdése határozza meg. Az adattartalom sértetlenségét és eredetiségének hitelességét a kibocsátó kétféleképpen tudja biztosítani az Áfa törvény 175. (2) bekezdése alapján: Az elektronikus számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el Az elektronikus számlát elektronikus adatcsere rendszerben (EDI rendszer) hozza létre elektronikus adatként Az elektronikus számla tartalmi követelményei megegyeznek a papír alapú számlával szemben támasztott követelményekkel. A számlakibocsátás két lehetséges megoldását a tanulmány későbbi fejezetei részletezik. Az elektronikus számla fontosabb jellemzői: Jogi szempontból teljesen egyenértékű a papír alapú számlával Minden példány eredeti példány A digitálisan aláírt és időbélyegzett elektronikus számla a papír számlához képest függetlenül a tárolás módjától már önmagában is: biztonságosabb, hitelessége kevésbé kérdőjelezhető meg akár bírósági eljárásokban is,

16 ELTERJESZTÉSÉRŐL 16/47 lényegesen egyszerűbb és olcsóbban tárolható, kezelhető AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA ÉS A SZÁMÍTÓGÉPPEL KIÁLLÍTOTT SZÁMLA KÖZTI KÜLÖNBSÉG A számítógéppel előállított, de fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel nem rendelkező számla nem elektronikus számla. A piacon többször fedezhető fel az a számlázási gyakorlat, amely szerint a számítógéppel előállított számlát egyszerűen ben továbbítják az ügyfél részére. Az APEH a kérdések tisztázása érdekében állásfoglalást adott ki (az állásfoglalás elérhetősége: amely szerint: A számítógéppel kiállított számla papír alapú előállításától eltekinteni semmilyen esetben nem lehet A számítógépen előállított számla minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni Jelenleg nincs lehetőség arra, hogy a számítógéppel előállított számlát a vevőnek pusztán elektronikus formában továbbítsák A fentiekből következik, hogy az elektronikus úton továbbított, és a kibocsátó helyett a befogadó által kinyomtatott számlák adóigazgatási célra nem alkalmasak Tehát amennyiben az elektronikusan előállított számla nem lett fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel hitelesítve, úgy az nem tekinthető elektronikus számlának.

17 ELTERJESZTÉSÉRŐL 17/47 7. Az elektronikus számlázás folyamata Az elektronikus számlázás használati eset diagramja : Számlát készít Számlát fogad Iktat Kibocsát Számlát ellenőriz Jóváhagy Tárol Könyvel Reklamál Számlakibocsátó Megsemmisít Számlabefogadó Tárol Helyesbít, jóváír, sztorníroz Elveszít, új példányt kér Másolati példányt kiad Megsemmisít Ellenőrzi a számla meglétét APEH Ellenőrzi a kontírozási folyamatot Eljáráshoz dokumentumot kér Bíróság Számlafizetés igazolását kéri Hitelintézet 2. ábra: Az elektronikus számla használati eset diagramja

18 ELTERJESZTÉSÉRŐL 18/47 Az elektronikus számlázás folyamatábrája az alábbi: Számlakibocsátó Számlát készít Ügyfél Ellenőrző hatóság (pl: APEH, bíróságok) Számlát bemutat Kibocsát Saját bemutatás Jóváhagy? Szolgáltatói igénybevétel Igen Tárol Nem Számlát befogad Megsemmisít Könyvel Ellenőriz Sztorníroz, helyesbít, jóváír Igen Jóváhagy? Reklamál Tárol Nem Elutasít Megsemmisít Újrakiad Számlát újrakér Tárolt számla bemutatása Számlát kér Tárolt számlát bemutat 3. ábra: Az elektronikus számlázás folyamatábrája A fenti folyamatábra az elektronikus számlázás három legfontosabb szereplője szemszögéből ismerteti az elektronikus számlázás folyamatát. A tanulmány további része a folyamatábra alapján mutatja be az egyes eseményekhez tartozó fontosabb jogszabályokat.

19 ELTERJESZTÉSÉRŐL 19/47 8. A számlakibocsátói folyamatok releváns jogszabályai Jelen fejezet a számlakibocsátói folyamatra releváns jogszabályokat ismerteti AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA ELKÉSZÍTÉSE Az elektronikus számla elkészítésének legfontosabb lépései az alábbiak: A számlaadat elkészítése: A számla kibocsátója a számlázással kapcsolatos információk alapján elkészíti a számlát A számlakészítő program a számlázási adatokat összerendezi A törvényileg előírt kötelező tartalmat hozzáadják a számlához A kibocsátó egyéb tartalommal látja el a számlát (pl.: marketing anyagok) A számlaadat aláírása fokozott biztonságú elektronikus aláírással A számlaadat időbélyegzése, minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel 8.2. A SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA Papír alapú számla esetén A számlázó programban elkészül a papír alapú számla számlaképe A számlát kinyomtatják A számlát borítékolják A számlát postázzák az ügyfél részére A számla további példányait lefűzik Elektronikus számla esetén A folyamatleírás az elektronikus aláírással történő számlakibocsátás folyamatát ismerteti. Az EDI rendszeren keresztüli számlázást a fejezet ismerteti: Az elkészült számlát az e-számla program fokozott biztonságú elektronikus aláírással látja el Az e-számla program minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el a számlát A számla készen áll, hogy továbbítsák az ügyfél számára A számla egy hiteles példánya tárolásra kerül

20 ELTERJESZTÉSÉRŐL 20/47 SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése Az elektronikus számla kibocsátásával szemben támasztott követelményeket a 46/2007 (XII.29) PM rendelet, valamint a évi CXXVII. tv. az általános forgalmi adóról fogalmazza meg. Az Áfa törvény 175. (1) bekezdése alapján számlát elektronikus úton kibocsátani abban az esetben lehet, amennyiben a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. A paragrafus (2) bekezdése határozza meg azt a két lehetőséget, amellyel eleget lehet tenni az (1) bekezdésben támasztott követelménynek. A (2) bekezdés alapján elektronikus számlát kibocsátani az alábbi két módon lehet: Az elektronikus számlát az Eat. rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. Az elektronikus számla kibocsátható elektronikus adatcsere rendszer (EDI) alkalmazásával létrehozott elektronikus adat formájában is. (Az EDI rendszerben történő számlázás követelményeinek részletes ismertetését a fejezet tartalmazza.) 7. Táblázat: A számla kibocsátása Elektronikus aláírással hitelesített elektronikus számla Az előző fejezetben található folyamatleírás ismertette az elektronikus számlakibocsátás egyik lehetséges megoldását, amelyhez fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző szükséges. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: A fokozott biztonságú elektronikus aláírás az aláíró azonosítására alkalmas elektronikus aláírás, amely egyedülállóan az aláíróhoz köthető. Olyan eszközzel hozták létre, amely egyedül az aláíró befolyása alatt áll, és a dokumentumhoz oly módon kacsoldóik, hogy minden módosítás érzékelhető. Az elektronikus aláírás alapját képező tanúsítvány kibocsátására engedéllyel rendelkező szolgáltatók az alábbiak: SZOLGÁLTATÓ WEBOLDAL SZOLGÁLTATÁSI ÁRAK Microsec Kft. NetLock Kft. MÁV Informatika Zrt. Magyar Telekom Nyrt Táblázat: Elektronikus aláírást kibocsátó szolgáltatók Minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző: A minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző az elektronikus dokumentumhoz kapcsolt adathalmaz, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában mit

21 ELTERJESZTÉSÉRŐL 21/47 tartalmazott. Az elektronikus időbélyegzőt az elektronikus számlán az elektronikus aláírást követően helyezik el, és azt bizonyítja, hogy az adott dokumentum az adott időpontban már létezett. Az elektronikus időbélyegzés legtöbbször az aláírással együtt, csomagban vásárolható meg Zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott elektronikus számla (EDI számla) Az EDI rendszer segítségével az egymással kapcsolatban álló vállalatok képesek szabványos elektronikus adatok továbbítására. Az EDI egy elektronikus ügyviteli (nem technológiai) szabvány, amely nagytömegű adatok informatikai rendszerek közti cseréjének egy lehetséges eszköze. Amennyiben az elektronikus számla az EDI rendszerben kerül kibocsátásra, úgy nem szükséges a számlát fokozott biztonsági elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel ellátni. A évi CXXVII. számú törvény 175 (3) és (4) bekezdése két követelményt támaszt az EDI rendszerben előállított elektronikus számlákkal szemben: A számlakibocsátó, valamint a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője között előzetes szerződés megkötése szükséges, amelynek keretében megállapodnak az EDI használatáról. Az EDI alkalmazására és használatára vonatkozó mintaszerződést a 46/2007. (XII.29.) PM rendelet melléklete tartalmazza. A számlakibocsátó köteles minden hónapban, az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentést készíteni, amit a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője számára továbbítania kell. A havonta elkészítendő papír alapú jelentés tartalmát a 46/2007. (XII.29.) PM rendelet 2. -a ismerteti WebEDI Az EDI azon vállalatok részére, amelyek kisszámú elektronikus számlát bocsátanak ki, nem gazdaságos megoldás. A WebEDI segítségével azok a vállalatok is ki tudják használni az EDI előnyeit, amelyek nem bonyolítanak le nagyszámú tranzakciót. A normál EDI szolgáltatáshoz hasonlóan a vállalatok a WebEDI-n keresztül is előre rögzített formátumú dokumentumokat tudnak küldeni egymásnak 8.3. ELEKTRONIKUS SZÁMLA FORMÁTUMA Az elektronikus számla formátumát a jogszabályok nem szabályozzák, de a 46/2007 (XII.29.) PM rendelet 3. szerint: Elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az adózás rendjéről szóló évi XCII. törvény 47. -ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levő - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - formátumnak megfelelő adatok átadásával kell eleget tenni. Tehát az elektronikus számlát bármilyen formátumban ki lehet bocsátani, de valamely előírt formátumban is be kell tudni mutatni. Ezt a számlakibocsátó többféleképpen is megoldhatja: A számlakibocsátó csak az APEH által elfogadott fájlformátumban bocsátja ki a számlát A számlakibocsátó a számlát eleve két formátumban állítja elő

22 ELTERJESZTÉSÉRŐL 22/47 A számlakibocsátó amennyiben szükséges átkonvertálja a számlákat az APEH által előírt formátumok egyikére A án megjelent, az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről szóló APEH közlemény ( bővítette az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok körét. Ennek alapján jelenleg az alábbi fájlformátumok szerepelnek a közleményben: Text fájl (.txt formátum) Bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban a soremelésen és az oldalkezelt jelzésén kívül utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik).csv fájlformátum.dbf fájlformátum.mdb fájlformátum.xls (Excel) fájlformátum.xml fájlformátum 8.4. A SZÁMLA KIBOCSÁTÓ OLDALI TÁROLÁSA SZÁMLA KIBOCSÁTÓ OLDALI TÁROLÁSA Papír alapú számla Az eredeti számlát a kibocsátó kézbesíti az ügyfél részére A számla másolata a kibocsátónál marad, ez kerül tárolásra A papír alapú számla tárolása eltérhet számítógéppel kiállított papír alapú számla és a számlatömbben készült számla esetén: Számítógéppel kiállított számla: A jogszabály (24/1995 PM rendelet) lehetővé teszi, hogy a számlakibocsátó a számla nála maradó példányát elektronikus formában tárolja (de ez nem elektronikus számla). Elektronikus számla Amennyiben a kibocsátó több elektronikus számlán helyezett el egyetlen legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor a későbbiekben ezeket a dokumentumokat együtt kell kezelni. A kibocsátó ellenőrzi a megőrzési kötelezettség időtartamát: Amennyiben a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint 11 év, a kibocsátó gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk beszerzéséről és megőrzéséről. Számlatömbben készült számla: A számla másolatait a kibocsátó papír alapon tárolja (lefűzi egy mappába).

23 ELTERJESZTÉSÉRŐL 23/47 SZÁMLA KIBOCSÁTÓ OLDALI TÁROLÁSA Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése Az elektronikus számlák archiválására vonatkozó szabályokat a 114/2007 (XII.29.) GKM rendelet tartalmazza. Az elektronikus számlák archiválása kizárólag elektronikus úton történhet, tehát nincs mód az elektronikus számla papír alapon történő archiválására. A rendelet 3. -a kimondja, hogy az elektronikus számla megőrzése az alábbi módon végezhető el: Az Eat.-ben meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. szerinti megőrzésével, amelyet elvégezhet maga a kibocsátó (a folyamatleírás ezt a megoldást ismerteti), vagy gondoskodhat róla archiválási szolgáltató útján is EDI számlák esetében a megőrzés történhet az EDI rendszer igénybevételével 9. Táblázat: Számla kibocsátó oldali tárolása 8.5. BEFOGADÓ OLDALI SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS A számla befogadását megelőzően, a számlabefogadónak meg kell győződnie arról, hogy a számlán helyes adatok szerepelnek-e. Amennyiben a számlán helyes adatok szerepelnek, a számlát az ügyfél befogadja. Előfordulhat azonban, hogy a számlán nem megfelelő adatok szerepelnek, és az ügyfél visszaküldi a számlát a kibocsátónak, hogy az kijavítsa a hibát. SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS Papír alapú számla Az ügyfél ellenőrzi, hogy a számlán a megfelelő adatok szerepelnek-e Amennyiben a számlán hibát talál, jelzi azt a kibocsátónak, és visszajuttatja neki a hibás számlát A számlakibocsátó az Áfa törvényben előírtaknak megfelelően kiállítja az új számlát Elektronikus számla Az ügyfél ellenőrzi, hogy a számlán a megfelelő adatok szerepelnek-e Amennyiben a számlán hibát talál, jelzi azt a kibocsátónak A számlakibocsátó az Áfa törvényben előírtaknak megfelelően kiállítja az új számlát

24 ELTERJESZTÉSÉRŐL 24/47 SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése Az LXXIV. törvény az általános forgalmi adóról értelmezte a sztornó, helyesbítő és jóváíró számla fogalmát, addig a jelenleg hatályos Áfa törvény (2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról) szerint számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely megfelel a ban meghatározott feltételeknek, amelyek az alábbiak: Az okirat kibocsátásának kelte Az okirat sorszáma Hivatkozás a módosítani kívánt számlára: Az új sorszámmal rendelkező számlának hivatkoznia kell az eredeti számlára. Ellenőrzés során mind a két számlát be kell tudni mutatni. A módosítás természete és számszerű hatása Számla módosítására az alábbi két alkalommal kerülhet sor: A számla kibocsátója a kiküldés előtt rájön, hogy a számla módosítást igényel: A számlakibocsátó sem az eredeti, sem a módosító számlát nem küldi meg a vevő részére. A vevő gyakorlatilag nem is érzékeli, hogy készült hibás számla is. A számla kibocsátója elküldte a hibás számlát, és a befogadó jelzi, hogy a számla módosítást igényel: A kibocsátó az új, már helyes adatokat tartalmazó számlát megküldi a számlabefogadónak. A számlamódosítás mindkét fél könyvvitelében, áfa analitikájában és bevallásában szerepel. 10. Táblázat: A számlajóváhagyás folyamata

25 ELTERJESZTÉSÉRŐL 25/47 9. Az elektronikus számla kézbesítési csatornái Az elektronikus számla kibocsátását követően a kibocsátó továbbítja a számlát az ügyfél részére. Míg ez a folyamat papír alapú számla esetén a legtöbb esetben postai úton történik, addig elektronikus számla esetén a kibocsátó több kézbesítési csatorna közül is választhat. Az elektronikus számla kézbesítési megoldásait az alábbi két csoportba sorolhatjuk: Pull modell : A modell az ügyfelek proaktivitását feltételezi, mivel az ügyfél nem kap tájékoztatást, ha új számlája érkezik. Push modell : Az ügyfél az előre megadott csatornán (pl.: , sms) kapja meg a számlát, vagy a tájékoztatást arról, hogy új számlája érkezett. Az elektronikus számla kézbesítési megoldásait csoportosíthatjuk az elektronikus számla ügyfélhez való kézbesítésének módja szerint is: a kibocsátó maga gondoskodik a számla ügyfélhez való eljuttatásáról. ben történő elektronikus számlakézbesítés: ben történő kézbesítés esetén a számlakibocsátó az elektronikus számlát csatolmányként küldi meg az ügyfél részére. Az ben történő számlakézbesítés előnyei és hátrányai az alábbiak: Előnyök: A legegyszerűbb megoldás az elektronikus számla kézbesítésére Az elektronikus levelezés már elterjedt és nagyon kevés ember idegenkedik tőle Kevesebb beruházást igényel, mint a biller direct modell, vagy a szolgáltatóval történő számlakézbesítés Lehetővé teszi a one-to-one marketing eszközök használatát Hátrányok: Nagy számú számlakibocsátás esetén a számlázás menedzselése (pl.: címek karbantartása) gondot okozhat A számlakibocsátó nem tudja ellenőrizni és ezáltal bizonyítani, hogy az ügyfél valóban megkapta-e a számlát ben történő elektronikus számlatovábbítást nem ajánljuk olyan vállalkozásoknak, akik rendszeres nagy tömegben bocsátanak ki számlát. Olyan vállalkozások elsősorban KKV-k számára jelent hatékony megoldást, akik kevés számlát bocsátanak ki elektronikusan. Biller Direct (direkt modell): Direkt modell esetén a számlakibocsátó saját honlapján teszi közzé a számlát. Az ügyfél en értesítést kap az új számla érkezéséről, amelyet a honlapra való bejelentkezést követően tekinthet meg. A direkt modell hátránya, hogy az ügyfélnek minden egyes honlapra be kell jelentkeznie, ahova számlája érkezett.

26 ELTERJESZTÉSÉRŐL 26/47 4. ábra: Biller direct modell Szolgáltatói igénybevétel: A direkt modellnél elterjedtebb az a megoldás, amely szerint a számlakibocsátók egy szolgáltatót bíznak meg az elektronikus számla kézbesítésével. A számlázással kapcsolatos szolgáltatásokat a számlakibocsátó és az ügyfél között elhelyezkedő szereplő végzi el. Az ügyfél regisztrál a szolgáltató honlapján, ahol az összes elektronikus számláját egy helyen tekintheti meg és egyenlítheti ki. A két legnagyobb magyarországi konszolidátor a Díjnet és a Távszámla. Szolgáltató Számla küldése Kibocsátó 1 Ügyfél 1 tárhely Értesítő Bejelentkezés Számla küldése Ügyfél 1 Kibocsátó 2 Számla küldése Ügyfél 2 tárhely Értesítő Bejelentkezés Ügyfél 2 Kibocsátó 3 5. ábra: Szolgáltatói modell

27 ELTERJESZTÉSÉRŐL 27/47 Az alábbi táblázat a két legnagyobb magyarországi konszolidátort mutatja be: DÍJNET TÁVSZÁMLA Szolgáltatásindítás kezdete Szerződött partnerek Díjbeszedő Holding Zrt. UPC Magyarország Kft. ELMŰ Nyrt. ÉMÁSZ Nyrt. T-Home T-Systems T-Mobile E.ON Tigáz Zrt. 11. Táblázat: Magyarországi konszolidátorok

28 ELTERJESZTÉSÉRŐL 28/ A számlabefogadói folyamatok releváns jogszabályai A SZÁMLA BEFOGADÁSA A számla a kézbesítést követően bekerül a számlabefogadó számlabefogadási és feldolgozási folyamatába. Attól függően, hogy papír alapú számlát, vagy elektronikus számlát kap a számlabefogadó, illetve, hogy a befogadás és feldolgozás folyamata papír alapú (a főkönyvet papíron vezetik), vagy elektronikusan támogatott, az ábrán felvázolt négy eset lehetséges: PAPÍR ALAPÚ FELDOLGOZÁS IT TÁMOGATOTT FELDOLGOZÁS PAPÍR SZÁMLA Hagyományos papír alapú könyvelés A papír alapú számlát digitalizálni kell a feldolgozáshoz, könyveléshez ELEKTRONIKUS SZÁMLA Nincs ilyen Elektronikus számlafeldolgozás 12. Táblázat: Az elektronikus számla befogadása A számlabefogadás és feldolgozás folyamata az egyes esetekben az alábbi: Papír számla érkezik papír alapú workflow-val rendelkező befogadóhoz: A számla beérkezik a számlabefogadóhoz (pl.: postai úton) A számlát jóváhagyják A számlát iktatják A kontírozási információkat a könyvelő ráírja a számlára A könyvelő lekönyveli a számlát A számlát lefűzik egy mappába Papír számla érkezik IT támogatott workflow-val rendelkező befogadóhoz: A papír alapú számlát elektronikus formába kell konvertálni annak érdekében, hogy fel lehessen dolgozni. A konverziót követően a számla könyvelése megegyezik a negyedik pontban bemutatott folyamattal. A számlabefogadó az alábbi három megoldás közül választhat: A számla számlaképét a számlabefogadó bescanneli (image file készül az elektronikus számláról). A vállalat további folyamataiban ezt az image file-t használják. A számla papír alapú eredetijét tárolják, és egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során a papír alapú változatot mutatják be. A számla adattartalmát a számlabefogadó felviszi a szükséges informatikai rendszerekbe. A számla papír alapú eredetijét tárolják, és egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során a papír alapú változatot mutatják be. A számlabefogadó a papír alapú számláról hiteles elektronikus másolatot készít, amelynek szabályait a fejezet ismerteti. Elektronikus számla érkezik papír alapú workflow-val rendelkező befogadóhoz: Nincs ilyen Elektronikus számla érkezik IT támogatott workflow-val rendelkező befogadóhoz: Az elektronikus számla beérkezik a befogadóhoz

29 ELTERJESZTÉSÉRŐL 29/47 A számlát jóváhagyják A kontírozási adatokat egyértelműen hozzárendelik a számlához A számlát lekönyvelik Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítése A papír alapú számláról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet szabályozza. A papír alapú számviteli bizonylat konverziója során az alábbi tevékenységeket kell végrehajtani, és az alábbi előírásoknak kell megfelelni: Az elektronikus másolat készítése során a papír bizonylatnak történő képi megfelelést kell biztosítani A képi megfelelés fogalmát a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet szabályozza, amely szerint a képi megfelelés az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét; A másolatkészítő a konverziót követően megállapítja az elektronikus másolat képi megfelelését, hitelesítési záradékkal látja el, és elhelyezi rajta az alábbi metaadatokat: Papír alapú bizonylat megnevezése A bizonylat fizikai méretei A másolatkészítő szervezet megnevezése A másolatkészítő személy neve A másolatkészítő rendszer megnevezése és verziószáma A másolatkészítés ideje Az érvényességi idő A felsorolt metaadatokat a papír alapú bizonylathoz egyértelműen hozzárendelve kell létrehozni. Az elektronikus másolatot fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. A belső szabályzatban meg kell határozni a konverziója jogosult személy(ek) nevét/neveit.

30 ELTERJESZTÉSÉRŐL 30/ A SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI KONTÍROZÁSA SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI KONTÍROZÁSA Papír alapú számla A papír alapú számlát a számlabefogadó könyvelheti papír alapon, vagy a könyvelés támogatására használhat könyvelési szoftvert Elektronikus számla A számlabefogadónak a könyvelésre vonatkozó információkat az elektronikus számlához kell rendelnie, amelyre egy lehetséges (és APEH által javasolt) megoldás az alábbi: A számlabefogadó a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt mellékletben az elektronikus számlához rendeli egy arra alkalmas szoftver segítségével, majd az egészet fokozott biztonságú elektronikus aláírással, valamint minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése A kontírozáshoz szükséges bizonylat általános alaki és tartalmi kellékeit a évi C. törvény (számviteli törvény) 167. (1) bekezdése tartalmazza. A felsorolás h) és i) pontja szerint hivatkozni kell a könyvelés módjára és az érintett könyvviteli számlákra. A könyvelés módjára és az érintett könyvviteli számlákra való hivatkozási kötelezettségnek a számviteli törvény 167. (7) bekezdése alapján - a könyvelő úgy is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti bizonylathoz egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, utólagos módosítás lehetőségét kizárva csatolja. Az elektronikus számla esetén a számlát kibocsátó vállalat az említett információk nélkül látja el a számlát fokozott biztonságú elektronikus aláírással, tehát a számlabefogadónak kell a könyvelésre vonatkozó információkat mellékelni a számlához. A melléklet csatolására vonatkozó kötelező technikai előírás nincs, azt a vállalat szabályozza a belső működési rendjében. Az elektronikus számlák csak elektronikus formában őrizhetőek meg, ezért a könyvelési információkat is csak elektronikus formában lehet az adott számlához rendelni. 13. Táblázat: Számla befogadó oldali könyvelése

31 ELTERJESZTÉSÉRŐL 31/ A SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI TÁROLÁSA SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI TÁROLÁSA Papír alapú számla A papír alapú számlát a számlabefogató tárolja, úgy, hogy a megőrzés egész időtartama alatt folyamatosan biztosítja a számla és az abban szereplő adattartalom sértetlenségét, eredetiségének hitelességét és olvashatóságát. Elektronikus számla Amennyiben a számlakibocsátó több elektronikus számlán helyezett el egyetlen legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor a későbbiekben ezeket a számlákat együtt kell kezelni A befogadó ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét A befogadó ellenőrzi a megőrzési kötelezettség időtartamát: Amennyiben a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint 11 év, a befogadó gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk beszerzéséről és megőrzéséről Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése Az elektronikus számlák archiválására vonatkozó szabályokat a 114/2007 (XII.29.) GKM rendelet tartalmazza. Az elektronikus számlák archiválása kizárólag elektronikus úton történhet, tehát nincs mód az elektronikus számla papír alapon történő archiválására. A rendelet 3. -a kimondja, hogy az elektronikus számla megőrzése az alábbi módon végezhető el: Az Eat.-ben meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. szerinti megőrzésével, amelyet elvégezhet maga a kibocsátó (a folyamatleírás ezt a megoldást ismerteti), vagy gondoskodhat róla archiválási szolgáltató útján is EDI számlák esetében a megőrzés történhet az EDI rendszer igénybevételével 14. Táblázat: A számla befogadó oldali tárolása