DOROG VÁROS POLGÁRMESTERE 2510 DOROG BÉCSI ÚT DOROG PF.:43. TF.: FAX.: PMESTER@DOROG.

Átírás

1 DOROG VÁROS POLGÁRMESTERE 2510 DOROG BÉCSI ÚT DOROG PF.:43. TF.: FAX.: PMESTER@DOROG.HU E l ő t e r j e s z t é s a Képviselő-testület május 30-i ülésére Tárgy: Dorog Város Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása Tisztelt Képviselő-testület! A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását két körülmény indokolja: 1. Az önkormányzat gazdálkodási rendszerének évi átfogó ellenőrzéséről készült számvevői jelentésben foglaltak szerint a képviselő-testület 45/2008. (III.28.) számú határozatával fogadta el az Intézkedési Terv - et. A számvevői jelentés kezdeményezte az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) számú kormányrendelet 17.. (4) bekezdése szerint a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását, mivel nem tartotta teljes körűnek abban a gazdasági szervezet felépítésének és feladatainak meghatározását. A belső ellenőrzésre vonatkozóan is tartalmaz feladatokat a számvevői jelentés, így a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) kormányrendelet 4.. (2) bekezdésében foglaltak szerint az SZMSZ 10. sz. mellékletében kerültek meghatározásra a belső ellenőrzéssel kapcsolatos célok és feladatok. 2. A közoktatási rendszert érintő jogi környezet a közelmúltban jelentős változáson esett át, mely az önkormányzatokat új kihívások elé állította. Ez maga után vonja a város közoktatási intézményrendszerének markáns átalakítását. Ennek előkészítése érdekében a 34/2008. (II.29.) számú képviselő-testületi határozattal létrehozott munkacsoport megkezdte az oktatási koncepció és az intézkedési terv kidolgozását. A közoktatási intézményrendszer átalakítása, valamint a közművelődési intézményhálózat fejlesztése, városi ünnepeink új arculatának kialakítása a polgármesteri hivatal ezirányú tevékenységének újragondolását igényli. Ennek megoldására a jegyző javaslatával egyetértve javaslom a T. Képviselő-testületnek, hogy a közoktatási, közművelődési referensi munkakör a jövőben kerüljön ki a közigazgatási osztály tevékenységi köréből és a jegyzőnek közvetlen alárendelt munkakörként jelenjen meg a hivatal szervezeti és működési szabályzatában. Fentiek alapján az alábbi határozati javaslatot terjesztem a T. Képviselő-testületnek elfogadásra. Határozati javaslat Dorog Város Képviselő-testülete a Dorog Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzatát tartalmazó 57/2005. (IV.29.) számú képviselő-testületi határozatát az alábbiak szerint módosítja. 1. Az SZMSZ 6. számú mellékletét módosítja a Pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatköre felsorolásával kiegészíti. 2. Az SZMSZ-t új 10. számú melléklettel egészíti ki, mely a Belső Ellenőrzés célja, feladatköre -it tartalmazza. 3. A Szervezeti és Működési Szabályzat 3. sz. mellékletében a jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör a közoktatási-közművelődési referens -sel kiegészül. 4. Dorog Város Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal belső tagolódásáról szóló 57/2000. (III.31.) számú határozat 1. pontját az alábbiakkal kiegészíti Jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör: belső ellenőr közoktatási-közművelődési referens Dorog, május 14. dr. Tittmann János sk.

2 3. sz. melléklet Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és működésének rendszere 1. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése, struktúrája: Dorog Város Önkormányzata 57/2000. (III.31.) sz. határozatával a Polgármesteri Hivatal tagozódását az alábbiakban határozta meg: Közigazgatási Osztály Műszaki Osztály Pénzügyi Osztály Szervezési Osztály Városi Gyámhivatal Ügyfélszolgálati és Okmányiroda A Polgármesteri Hivatalt a képviselő-testület által határozatlan időre kinevezett jegyző vezeti. Jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör: belső ellenőr közoktatási és közművelődési referens

3 Dorog Város Polgármesteri Hivatala SZMSZ-ének 6. sz. melléklete Pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatköre Pénzügyi osztályvezető Feladata a költségvetési koncepció elkészítése. Elkészíti a költségvetési rendelet-tervezetet. A költségvetés végrehajtásáról szóló beszámoló elkészítése. A normatív költségvetési hozzájárulások elszámolása a zárszámadás keretében. Gondoskodik a képviselő-testület, valamint a szakmai szervek részére szükséges beszámolók, előterjesztések, javaslatok, a jogszabályokban előírt információs adatszolgáltatások elkészítéséről. Kialakítja a hivatali és az intézményi számviteli rendet. Javaslatot tesz banki szolgáltatások igénybevételére, így a számlavezetésre, hitelfelvételre, kötvénykibocsátásra, pénzügyi befektetésekre. Felelős az osztály feladatkörébe tartozó feladatok előkészítéséért és határidőben történő végrehajtásáért. Pénzügyi előadó I. Az önkormányzat és intézményei költségvetésének figyelemmel kísérése, elemzések, előkészíti a költségvetési rendelet módosítását. Előkészíti a polgármesteri hivatal költségvetését, ellenőrzi az önálló intézmények költségvetésének készítését. Ellátja az egyeztetési feladatot az intézményekkel és a Kincstárral. Figyelemmel kíséri az előirányzatok alakulását, módosítását, a szükséges nyilvántartások vezetését. Adatot szolgáltat a Magyar Államkincstár által vezetett törzsadattári nyilvántartásba. A normatív állami támogatási igény intézményi felmérése, ellenőrzése, összesítése és elszámolása az intézményi adatszolgáltatás alapján. Az önkormányzat pályázatainak pénzügyi előkészítése, megvalósítás esetén a pályázat pénzügyi elszámolásának előkészítése. Folyamatba épített ellenőrzés: MÁK felé benyújtott igénylések Munkaügyi Hivatalhoz benyújtott igénylések (közhasznú támogatás) Földművelésügyi Minisztérium, APEH, BM számára benyújtott igénylések, jelentések ellenőrzése lakossági közműfejlesztési támogatás igénylésének ellenőrzése Pénzügyi előadó II. Jelentést ad, igényléseket készít a Kincstár, a megyei önkormányzat, Belügyminisztérium, Földművelésügyi Minisztérium, Munkaügyi Hivatal, APEH stb. számára. Vezeti az egyéb bevételek analitikus nyilvántartását: tartásdíj megelőlegezés és visszafizetés előírásai nevelési díjak helyszíni bírságok Vezeti a munkáltatói kölcsönök bevételeiről és a kölcsöntörlesztésekről a nyilvántartásokat. Figyeli a lakásalap számla fizetőképességét a törlesztések folyamatosságát. Vezeti az analitikus nyilvántartásokat a munkáltatói kölcsönökről. Közműfejlesztési hozzájárulás név szerinti lista átadása kiutalásra negyedévente.

4 Folyamatba épített ellenőrzés: A feladatmutatóhoz kötött normatív állami támogatások igénylésének, pótigénylésének, lemondásának és elszámolásának ellenőrzése. Civil szervezeteknek adott támogatások pénzügyi elszámolásának ellenőrzése. A tartásdíj megelőlegezések listáját kiutalást megelőzően ellenőrzi. Pénzügyi előadó III. A hivatal számláinak figyelemmel kísérése, költségvetést, adót érintő átutalások teljesítése. Az ÁFA és rehabilitációs hozzájárulás nyilvántartásának vezetése, a bevallások időben történő, pontos megtétele. Beérkező számlák iktatása, kontírozása, utalvány készítése, aláírást követően, utalásra jelölés és kiutalás. Letéti pénzeszközök analitikus nyilvántartásának vezetése. A felhasználások negyedévenkénti elszámolása, ellenőrzése. Vezeti a szükséges nyilvántartásokat, hátralékosokat felszólítja, szükség esetén beidézi és végrehajtást kezdeményez. Kiegyenlítést követően jelzálogjog törléséhez szükséges intézkedést megteszi. Adásvételi, tervezői, vállalkozói szerződések előírása, vezetése, szállítói számlák szerződésről történő kiegyenlítése. Folyamatba épített ellenőrzés: Ellenőrzi a beérkező bizonylatok tartalmi és formai helyességét. A Közigazgatási Osztály által feladott átutalási megbízásokat számszakilag ellenőrzi. Ellenőrzi az átutalás igazoltságát, az összeg helyességét. késedelmi kamat jogosságának ellenőrzése. Pénzügyi előadó IV. Negyedéves, féléves és éves költségvetési beszámolót készít a Kincstár számára. A számlarend és számlatükör elkészítése, aktualizálása, a kontírozási munka szakmai irányítása, ellenőrzése. Eredeti és módosított előirányzatok főkönyvi könyvelése, végrehajtja az év végi zárlati és év eleji nyitási munkákat. A gazdálkodásról negyedéves pénzforgalmi mérlegjelentés önkormányzat szintű öszszeállítása és a Kincstárhoz való továbbítása. Az előző évi pénzmaradvány felosztása, intézményi pénzmaradvány felülvizsgálata. Könyvelések gépi feldolgozása GORDIUS és a TATIGAZD könyvelési rendszerben. Folyamatba épített ellenőrzés: A főkönyvi egyeztetésekhez szükséges analitikák (gépi) ellenőrzése. Az intézményi beszámolók számszaki összefüggéseinek egyeztetése, ellenőrzése. Számlák, készpénzfizetési bizonylatok érvényesítése, ellenőrzése. A beérkező banki és pénztári számlák rögzítésének szakfeladat és főkönyvi számla ellenőrzése. Pénztáros I. Személyi jellegű kifizetés esetén vizsgálja annak szabályszerűségét, elvégzi számfejtését, eleget tesz az ezzel kapcsolatos jelentési kötelezettségnek. Kezeli a házipénztár ellátmányát és annak terhére kiadási pénztárbizonylat, illetve bevételi pénztárbizonylat alapján kifizetéseket, befizetéseket teljesít.

5 Elvégzi a kisebbségek pénztárával kapcsolatos teendőket. Kifizetés, illetve befizetés esetén ellenőrzi a kiadási, bevételi pénztárbizonylatokon, hogy az utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő a bizonylatot kézjegyével ellátta-e. Vezeti a napi pénztárjelentést szoros számsorrendben és naponta pénztári zárlatot készít. Vezeti az alábbi nyilvántartásokat: előlegek nyilvántartása (üzemanyag, vásárlási fizetési előleg) értékcikkek (étkezési jegy, értékpapír, kárpótlási jegy), szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása készpénzcsekk nyilvántartása. Pénztáros II. Ellátja a költségvetések, beszámolók, testületi, bizottsági előterjesztések gépelési feladatait. A Pénzügyi Bizottság üléseinek jegyzőkönyveit vezeti és írásban rögzíti Munkavégzése során önálló felelősséggel tartozik a kézbesítendő anyagoknak a megadott címre, illetve névre történő eljuttatásáért, valamint a bizalmas anyagok kézbesítéséért. Egyedi és szerződéses számlák kibocsátása. A pénztáros I. munkakört betöltő távolléte esetén ellátja annak helyettesítését.

6 Dorog Város Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatának 10. sz. melléklete A belső ellenőrzés az államháztartásról szóló évi XXXIII. törvény 121/A.. (1) bekezdésében meghatározott tevékenység. A polgármesteri Hivatal belső ellenőrzésének kialakításáról, működtetésének forrásáról a jegyzőnek kell gondoskodnia. A jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör: belső ellenőr. A munkakör célja: a.) vizsgálni és értékelni a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, b.) vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, c.) vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát, d.) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a költségvetési szerv vezetője számára a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, e.) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében, f.) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseke. A belső ellenőr feladatai: A belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése. A belső ellenőrzési kézikönyv folyamatos aktualizálása. A kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai ellenőrzési tervek összeállítása, és továbbítása a jegyző felé. Éves ellenőrzési tervek összeállítása és továbbítása a jegyző számára. Az éves ellenőrzési terv képviselő-testületi jóváhagyása után a terv végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése. A belső ellenőrzési tevékenység megszervezése, az ellenőrzések lebonyolítása. Az ellenőrzési tervben szereplő ellenőrzések időbeli, szakmai összehangolása. Megbízásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról köteles haladéktalanul jelentést tenni a jegyzőnek, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik. Amennyiben az ellenőrzés során büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel a haladéktalan tájékoztatás és javaslattétellel a megfelelő eljárások megindítására. Az ellenőrzés lezárását követően az ellenőrzési jelentést a Polgármesteri Hivatalnak, illetve az Önkormányzat által felügyelt és ellenőrzött szerv számára megküldi. Az éves ellenőrzési jelentés, illetve az összefoglaló ellenőrzési jelentés jogszabály és jelen kézikönyvben meghatározottak szerinti összeállítása. Gondoskodik arról, hogy a belső ellenőrzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárások és érvényesüljenek a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók.

7 Gondoskodik az ellenőrzések nyilvántartásától, valamint az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról. Évente értékeli a belső ellenőrzés tárgyi, személyi feltételeit és javaslatot tesz a költségvetési szerv vezetőjének, a feltételeknek az éves tervvel történő összehangolásáról. A jegyzőt az éves ellenőrzési terv megvalósításáról, és attól való eltérésekről tájékoztatja. Nyomon követi az intézkedési tervek végrehajtását a jegyző tájékoztatása alapján. A belső ellenőr aktuális munkaköri leírását a köztisztviselő személyi anyagában található.