Nemesvámos-Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége. Ügyrend (B-14)

Átírás

1 Nemesvámos-Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége Ügyrend (B-14) Jóváhagyta Nemesvámos Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata./2012. /2012. /2012. szám alatt.

2 Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és annak végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet alapján Nemesvámos és Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége gazdasági szervezetének ügyrendjét a következők szerint határozom meg: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Nemesvámos Község Önkormányzata és Veszprémfajsz Község Önkormányzata a közös alapítású Körjegyzőséget az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény 10. (3) bekezdése értelmében önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervként hozta létre. Az alapítók az általuk alapított többi költségvetési szervet mint önállóan működő intézményt alapította és alapítja azzal, hogy gazdálkodással kapcsolatos feladataikat a Körjegyzőség gazdasági szervezet látja el. A feladat megosztást a két költségvetési szerv között létrejövő megállapodásban kell rögzíteni, melyet az alapító önkormányzatok hagynak jóvá. II. A GAZDASÁGI SZERVEZET ÉS KAPCSOLATRENDSZERE Nemesvámos és Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége gazdasági szervezetében egy fő gazdasági vezető és 3 fő pénzügyi-gazdasági ügyintéző dolgozik. Munkáltatói jogkör gyakorlója: valamennyi dolgozó felett a körjegyző. Irányítási jog: a gazdasági vezető irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet. Kapcsolattartás: A gazdasági vezető külső kapcsolatai: bankok, könyvvizsgáló, belső ellenőr, valamint a többi költségvetési szerv vezetője és azok gazdálkodási feladatokkal kapcsolatos adatszolgáltatást ellátó dolgozója. A pénzügyi-gazdasági ügyintéző munkakörben dolgozók külső kapcsolatai: a többi költségvetési szerv gazdálkodási feladatokkal kapcsolatos adatszolgáltatást ellátó dolgozója. Sajtóval való külső kapcsolattartásra a gazdasági szervezet egyik dolgozója sem jogosult. A fentiektől eltérő külső kapcsolattartás csak a körjegyző előzetes engedélyével történhet. Helyettesítés rendje: 1.) a gazdasági vezető és a pénzügyi-gazdasági ügyintéző I. munkakör egymást helyettesíti távollét alkalmával. 2.) a pénzügyi-gazdasági ügyintéző II. és a pénzügyi-gazdasági ügyintéző III. munkakör egymást helyettesíti távollét alkalmával. 1. oldal, összesen: 8

3 A gazdasági vezető feladatai: III. A GAZDASÁGI SZERVEZET FELADAT ELLÁTÁSA 1. Közreműködik az önkormányzat gazdasági programjának elkészítésében. 2. Elkészíti az önkormányzat költségvetési koncepciójára, éves költségvetésére, ezek módosítására vonatkozó előterjesztéseket. 3. Az intézmények vezetőivel együtt összeállítja az óvoda, iskola és a körjegyzőség éves költségvetési javaslatát, továbbá a költségvetés módosítására vonatkozó javaslatot. 4. Elkészíti az éves, féléves és háromnegyed éves költségvetési beszámolókat a képviselő-testület felé. 5. Részt vesz a pénzügyi bizottság ülésein. 6. A gazdasági témájú napirendek tárgyalása esetén részt vesz a testületi üléseken. 7. Közreműködik a negyedéves költségvetési és mérlegjelentések, féléves éves beszámoló elkészítésében. 8. Kapcsolatot tart fenn az önkormányzat által megbízott könyvvizsgálóval, belső ellenőrrel. 9. Közreműködik az éves egyszerűsített beszámoló készítésében és megküldi a könyvvizsgáló részére. A könyvvizsgálói jelentést és egyszerűsített beszámolót megküldi az ÁSZ részére, gondoskodik azok közzétételéről. 10. Negyedévente felülvizsgálja a normatív állami támogatások mértékét, információt készít a MÁK részére az esetleges lemondásokról, valamint a pótlólagos igénylésről. Ezek ellátásához felméri az intézményi adatok változását. Nyilvántartást vezet a normatívákról, azok lemondásáról és pótlólagos igényléséről. 11. Felelős a pénzügyi szabályzatok aktualizálásáért. 12. Előkészíti a leltározást, leltározási ütemtervet készít, ellátja a leltárellenőri feladatokat, közreműködik a leltár kiértékelésében, az önkormányzatok és intézményeik mérlegének összeállításában, előkészíti a selejtezéseket. 13. A pénzügyi tartalmú statisztikai jelentésekhez adatot szolgáltat. 14. Feladata a számviteli alapbizonylatok kontírozása, a kötelezettségvállalások és utalványozások ellenjegyzése. 15. A felvett hitelekről, kölcsönökről nyilvántartást vezet, kapcsolatot tart fenn az önkormányzat számláit vezetői pénzintézettel. 16. Figyelemmel kíséri a gazdálkodásra, számvitelre vonatkozó jogszabályokat, a változásokat ismerteti a gazdasági szervezetben dolgozókkal. 17. Ellátja a NAV felé történő adóbevallási feladatokat. A pénzügyi-gazdasági ügyintéző I. munkakör feladatai: 1. Közreműködik az önkormányzat költségvetési koncepciójának, éves költségvetésének, ezek módosítását tartalmazó előterjesztések előkészítésében. 2. oldal, összesen: 8

4 2. Közreműködik az éves, a féléves és a háromnegyed éves költségvetési beszámoló összeállításában (képviselő-testület, MÁK felé). 3. Közreműködik a negyedéves költségvetési és mérlegjelentések összeállításában. 4. Vezeti az ingatlan vagyonnyilvántartást, elkészíti az éves statisztikai jelentést. 5. Közreműködik a pénzügyi tárgyú szabályzatok aktualizálásában. 6. Közreműködik az éves leltározási munkákban, azok értékelésében, illetve a selejtezésben. 7. Ellenőrzi az önkormányzatok és intézmények házipénztárát, az óvoda és iskola rovatelszámolását. 8. Ellenőrzi az intézményi étkeztetéshez kapcsolódó, az általuk megküldött nyilvántartásokat, azokról feladást készít a költségvetési beszámolóhoz, negyedéves mérlegjelentésekhez. 9. Kiállítja a kimenő számlákat. 10. Vezeti az előirányzat nyilvántartást. 11. Feladata az aktív és passzív elszámolások analitikus nyilvántartása, azok egyeztetése a főkönyvi könyveléssel. 12. Negyedévente elszámolja a befektetett eszközök értékcsökkenését, arról feladást készít a főkönyvi könyvelés részére. 13. Nyilvántartja az önkormányzatok által biztosított szociális ellátásokat, fedezetüket igényli a MÁK útján. 14. Bonyolítja a közhasznú és közcélú foglalkoztatottakkal kapcsolatos levelezést, igényli az ellátások fedezetét a MÁK útján. A pénzügyi-gazdasági ügyintéző II. munkakör feladatai: 1. Közreműködik az önkormányzatok és intézményeik költségvetési javaslatának, a költségvetési beszámolók (éves, féléves, háromnegyed éves) előkészítésében, azokhoz adatot szolgáltat 2. Részt vesz az éves leltározási munkákban, a leltárok értékelésében és a selejtezésekben 3. Gondoskodik a költségvetési szervek pénzellátásáról, (bankszámlák vonatozásában) vezeti a beérkező számlák nyilvántartását 4. Érvényesíti az önkormányzatok és az intézmények számviteli bizonylatait 5. Szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján kiegyenlíti a beérkezett számlákat, egyéb kifizetéseket, segélyeket 6. Vezeti a követelések nyilvántartását, a beszedett bevételekről (bérleti díjak, stb.) nyilvántartást vezet 7. Számfejti a nem rendszeres bérjellegű kifizetéseket, ezekről jelentést küld a MÁK részére 8. Ellátja a havi illetmény-fizetésekkel kapcsolatos feladatokat, bérszámfejtéssel kapcsolatos levelezéseket 9. Végzi a dolgozók adóbevallásaival kapcsolatos feladatokat, levelezéseket 10. Feladást készít a követelésekről, kötelezettségekről a negyedéves, féléves és éves beszámoló, illetve mérlegjelentések elkészítéséhez 11. Vezeti a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását 12. Gyűjti a gazdálkodásra vonatkozó testületi határozatokat, szerződéseket, vezeti ez alapján a kötelezettség vállalások nyilvántartását. 3. oldal, összesen: 8

5 13. Vezeti a létszám és béralap nyilvántartást. A pénzügyi-gazdasági ügyintéző III. munkakör feladatai: 1. Közreműködik az önkormányzatok és intézményeik költségvetési javaslatának, a költségvetési beszámolók (éves, féléves, háromnegyed éves) előkészítésében. 2. Részt vesz az éves leltározási munkákban, a leltárak értékelésében és a selejtezésekben. 3. Vezeti az önkormányzatok és intézmények házipénztárát, a pénzkezelési szabályzat előírásai alapján anyagi felelősséggel. 4. Az önkormányzatok és intézmények működéséhez szükséges pénzkészletet biztosítja. 5. Kiállítja a tárgyi eszközök állományba vételi bizonylatát az intézmények vonatkozásában. 6. Ellátja a TATIGAZD program kezelésével kapcsolatos feladatokat, az adatrögzítést a könyveli azokat és havonta összesítő kimutatást készít az intézmények gazdálkodásáról. 7. Közreműködik az év végi, félévi és háromnegyed éves beszámolók, a negyedéves költségvetési- és mérlegjelentések TATIGAZD programmal való előállításában, főkönyvi kivonat elkészítésében, számlalapok kinyomtatásában. 8. Vezeti a dolgozók részére biztosított munkaruhák nyilvántartását. 9. Kifizetés, illetve befizetés esetén ellenőrzi a kiadási, bevételi pénztárbizonylatokon, hogy az utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő a bizonylatot kézjegyével ellátta-e. IV. A GAZDÁLKODÁS SZABÁLYAI Nemesvámos Község Önkormányzata és Veszprémfajsz Község Önkormányzata, mint alapítók, úgy döntöttek, hogy a gazdálkodás szabályait a Körjegyzőség, mint a gazdasági feladatokat ellátó költségvetési szerv egységesen adja ki az Önkormányzatok, valamint az önállóan működő költségvetési szervek vonatkozásában. A gazdasági szabályzatok kiadásához az alapító Önkormányzatok előzetes hozzájárulása szükséges. A számvitelről szóló többször módosított évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet, az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és annak végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet alapján a következő szabályzatok kiadásában szabályozzuk a gazdasági feladat ellátást: 1.) Számviteli politika 2.) Bizonylati szabályzat 3.) Eszközök és források értékelési szabályzata 4. oldal, összesen: 8

6 4.) Leltározási és leltárkészítési szabályzat 5.) Pénzkezelési szabályzat 6.) Feuve szabályzat 7.) Kötelezettségvállalási szabályzat 8.) Beszerzések szabályozása 9.) Közérdekű adatok kérelmének eljárásrendje 10.) Gépjármű és eszközhasználat szabályozása 11.) Kiküldetési szabályzat 12.) Informatikai biztonsági szabályzat 13.) Ügyrend A szabályozások nem tartalmazzák a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásainak szabályait, mert az alapító Önkormányzatok döntése értelmében ilyen célra kiadás nem tervezhető. 1) Fogalmak V. REPREZENTÁCIÓ Reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.) azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. Üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott, a minimálbér 25 százalékának megfelelő egyedi értéket meg nem haladó ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány). 2) A reprezentáció esetei A reprezentáció konkrét esetei: a) a belső értekezletekhez, szakmai megbeszélésekhez kapcsolódó vendéglátás keretében ital biztosítása, b) nem csak a költségvetési szerv dolgozói részvételével tartott tárgyaláshoz, egyeztetéshez kapcsolódó vendéglátás, c) vezetői beosztással kapcsolatos vendéglátás, d) sajtótájékoztatóval kapcsolatos vendéglátás, e) a vendéglátáshoz kapcsolódó utazás és szállás, valamint az egyéb szabadidős program, f) kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása. 5. oldal, összesen: 8

7 3) Az ajándékozás esetei Az ajándékozás jellemző esetei belföldi, illetve külföldi vendégek számára történő ajándékozás. Az ajándékozással kapcsolatos korlátozások: - külföldi vendég számára magyar termék adható ajándékba, - belföldi vendég részére szeszes ital nem ajándékozható, - az egyes ajándékoknál a költségvetési szerv egyedi sajátosságát kihangsúlyozó, megjelenítő ajándékot kell választani. 4) A reprezentációra felhasználható kiadások Az adott évben reprezentációra felhasználható kiadásokat a költségvetési szerv, illetve az önkormányzat költségvetése tartalmazza. A költségvetésben meghatározott összeg reprezentációs célú felhasználásának megoszlását a az előirányzat felhasználási tervben kell rögzíteni. 5) A reprezentáció kiadás keret felhasználása A reprezentációs kiadás keret felhasználása a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása keretében történhet a hatályos pénzgazdálkodási (a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés szakmai igazolása) szabályzat szerint. Amennyiben az elsődleges kötelezettségvállaló (utalványozó) a hivatkozott szabályzatban adott felhatalmazást más részére, és a reprezentációs kiadásokat a felhatalmazásban nem korlátozta, a felhatalmazott (a felhatalmazás szerint) jogosult reprezentációs kiadásokat kezdeményezni, illetve ilyen kiadásokat utalványozni. A kötelezettségvállaló jelen szabályzat mellékletében is adhat felhatalmazást egyes reprezentációs kiadások teljesítésére. Az érintett felhatalmazást a pénzgazdálkodási szabályzathoz is csatolni kell. 6) A költségtakarékosság Jelen szabályzat szerint gondoskodni kell a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos költségtakarékos gazdálkodásról. A reprezentációs kiadásokról, valamint a reprezentációt terhelő adó és járulék terhekről nyilvántartást kell vezetni. Az elszámolások esetén figyelembe kell venni az SzJA törvény előírásait is. 6. oldal, összesen: 8

8 VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen ügyrend a körjegyzőség belső Szabályzatát képezi. A szabályzat módosításait a dokumentumok kezelésre vonatkozó eljárás alapján kell elvégezni. A szabályzatot az érintett munkavállalókkal ismertetni kell, s ennek tényét a 1.sz.melléklet-ben (Megismerési és tudomásulvételi nyilatkozat) rögzíteni kell. Jelen rendelkezés 20..-tól lép hatályba. Sári Judit körjegyző 7. oldal, összesen: 8

9 1.számú melléklet MEGISMERÉSI ÉS TUDOMÁSULVÉTELI NYILATKOZAT A szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. név beosztás kelt aláírás 8. oldal, összesen: 8