Szabályozási főcsoport:3-1 Azonosító: T01-01 v6. I02-01 N03v2 BESZERZÉS. Változatszám: v6. Hatályos: Egyedi szám:

Átírás

1 I02-01 N03v2 Szabályozási főcsoport:3-1 Azonosító: T01-01 v6 BESZERZÉS Változatszám: v6 Hatályos: Egyedi szám:

2 Technikai oldal Ez a szabályzat a DRV Zrt. szellemi terméke, a évi V. törvény, a Polgári Törvénykönyvről, a 2:55. alapján a készítő hozzájárulása nélkül más szervezetre nem alkalmazható. Változások átvezetésére kötelezett példány! Oldalszám: 30 Felelős szervezeti egység: Beszerzési osztály Jóváhagyó illetékes szakterületi vezető: Kiadás-elosztás: osztályvezető elektronikus elérhetőség biztosított Elektronikus változat elérhető: DRV Zrt. Belső Információs Portál Eredeti példány megtalálható: Minőségirányítási csoport Jóváhagyó Minőségirányítási csoport: minőségirányítási csoportvezető Hatályba helyezéssel egy időben érvénytelen: v5 változat A szabályzatot a v6 változatszámú tartalomjegyzék szerint hatályba helyezem: Arday Zoltán gazdasági és pénzügyi igazgató Oldalszám: 2/30

3 Tartalomjegyzék Tartalom Oldalszám Címlap 1 Technikai oldal... 2 Tartalomjegyzék... 3 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ A szabályozás célja Érvényesség, a szabályzat személyi hatálya A szabályzat tárgya Fogalom-meghatározások... 5 II. FOLYAMATLEÍRÁS, FELELŐSSÉG Éves keretterv elkészítése és karbantartása Pályáztatási és köz terv elkészítése Pályáztatási és köz terv módosítása Standard anyagok operatív beszerzése Szolgáltatások operatív beszerzése Tárgyi eszközök operatív beszerzése Beszerzés üzemzavar és havária helyzet esetén Pályáztatás Pályáztatás társasági Pályáztatás Közbeszerzés Utókövetés Beszerzési szerződéskötés III. HIVATKOZÁSOK IV. MELLÉKLETEK Oldalszám: 3/30

4 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A szabályozás célja A szabályozás célja, hogy meghatározza és előírja az ellátási lánchoz kapcsolódó feladatokat, jogosultságokat, meghatározza azokat az egységes irányelveket, amelyek alapján az érintett munkakörök az egyes beszerzéseket lebonyolíthatják. Az ellátási lánc szereplőinek célja, hogy a vállalaton belül felmerülő szükségletek teljesítéséhez mindenben megfelelő anyagi javak és szolgáltatások beszerzése az igényelt minőségben, a kért mennyiségben, az elvárt helyen és határidőben valósuljon meg, a költségoptimumra való törekvés mellett, továbbá, hogy a piacon folyamatos versenyhelyzetet tartsanak fenn azért, hogy a vállalat számára a legkedvezőbb feltételek mellett történhessenek meg a beszerzések. A szabályzat tartalmazza az ellátási folyamat egyes tárgyainak (anyag, tárgyi eszköz, szolgáltatások) beszerzésének szabályait, illetve az ellátási folyamat alanyaira vonatkozó előírásokat, felelősségeket. 2. Érvényesség, a szabályzat személyi hatálya A szabályzat tárgya minden anyag, tárgyi eszköz és szolgáltatás, amely a társaság működéséhez, a tervezett fejlesztések megvalósításához, valamint az általa végzett bármely tevékenységhez szükséges. A jelen szabályzat hatálya alá nem tartoznak: munkavállalói szerződések, hatósági és tagsági díjak, banki ügyletek, ingatlan vásárlások, terület kezelési jogának megszerzése, kisajátítása, szolgalmi jog alapítása, kártalanítás megbízási szerződések jóléti célú szolgáltatások igénybe vétele a közbeszerzésekről szóló 2011.évi CVIII. törvény 9. -ban szereplő valamennyi kivétel víziközmű-üzemeltetési szerződések részvény-adásvételi szerződések mindazon szerződések, melyeket jogszabály alapján a DRV Zrt. kizárólag meghatározott szerződő féllel, vagy a szerződő fél kizárólag a DRV Zrt-vel köthet. A szabályzat előírásai a DRV Zrt.-nél az ellátási láncban résztvevő és valamely formában érintett munkavállalójára, kezdeményező, ügyintéző, jóváhagyó, döntésekért felelős munkavállalóra érvényesek. Jelen szabályzat előírásai alkalmazandók minden esetben, amikor a DRV Zrt. bármely szervezeti egysége, illetve bármely munkavállalója pénzügyi kötelezettséggel járó, beszerzés jellegű tranzakciót indít el vállalata nevében. Társasági és köz pályáztatások előkészítése, lebonyolítása során szerződéses megbízás alapján külső tanácsadó közreműködik a folyamatok törvényi előírásokkal történő Oldalszám: 4/30

5 megfeleltetésében (Felelősségi rend SZ-32 F09). A szabályzat előírásait a Köz Törvénnyel összhangban kell alkalmazni lásd még: Köz szabályzat. 3. A szabályzat tárgya DRV Zrt. tevékenységének szabályozása 4. Fogalom-meghatározások BESZERZÉS Beszerzés alatt értjük mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összességét, kezdve a szükséglet meghatározástól, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag- és eszközellátást, szolgáltatások biztosítását jelentik. A BESZERZÉS magába foglalja továbbá a szállítói piac folyamatos elemzését, a pályáztatás komplett rendszerét, a megrendelések kibocsátását, szállítási és vállalkozási szerződések megkötését, az üzleti tárgyalásokat, a rendelés-nyilvántartást, a teljesítések nyomon követését, a hiányos teljesítésből eredő reklamációk ügyintézését, garanciális jogok érvényesítését és mindezekkel együtt járó egyéb adminisztrációs tevékenységeket. Összességében tehát a BESZERZÉS az a folyamat, mely során szervezetek meghatározzák anyagok, tárgyi eszközök, szolgáltatások iránti igényeiket, azonosítják és értékelik azokat, választanak alternatív szállítók, megoldási lehetőségek között és lebonyolítják, illetve értékelik a vásárlást. OPERATÍV BESZERZÉS Operatív beszerzés alatt a megrendelések kibocsátását, a rendelés-nyilvántartást, a teljesítések nyomon követését, a hiányos teljesítésből eredő reklamációs ügyintézést, és a mindezekkel együtt járó egyéb adminisztrációs tevékenységeket értjük. STRATÉGIAI BESZERZÉS Stratégiai beszerzés alatt a piacelemzések elvégzését, a pályáztatások kiírását és lebonyolításának menedzselését, ezen belül a tárgyalások lefolytatását, a szerződések, keretmegállapodások megkötését és azokkal összefüggő garanciális jogok érvényesítését értjük. TERMÉK Termék alatt az anyagokat, tárgyi eszközöket és szolgáltatásokat értjük. HÁLÓZATI ANYAG Hálózati anyag alatt értjük azon anyagok összességét, melyek akár az ivóvíz, akár a szennyvíz hálózatba beépülésre kerül. VEGYSZER technológiai vegyszer, melyeket az alapszolgáltatásunk ellátásánál használunk fel jellemzően nagy mennyiségben (ivóvíz, ipari víz és szennyvíz kezelése, tisztítása céljából) laboratóriumi vegyszerek: azok a vegyszerek, amelyeket laboratóriumi vizsgálatok során használunk fel, jellemzően kis mennyiségben MŰKÖDÉSHEZ SZÜKSÉGES ANYAG Működéshez szükséges anyag alatt értjük az összes nem hálózati anyagot, amelyek a társaság működéséhez szükségesek (pl. irodaszerek, PR anyagok, stb.) Oldalszám: 5/30

6 WEBSHOP ANYAG Webshop anyag alatt értjük azon raktári és nem raktári anyagok összességét, melyeket a társaság szervezeti egységei internetes WEBSHOP-on keresztül külső szállítótól a vele kötött megállapodás alapján közvetlenül rendelhetnek meg. TÁRGYIESZKÖZ Tárgyi eszköz alatt értjük azokat a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett anyagi eszközöket, amelyek tartósan közvetlenül vagy közvetett módon szolgálják a társaság tevékenységét, továbbá ezen eszközök beszerzésére (a beruházásokra) adott előlegek és beruházások. SZOLGÁLTATÁS Szolgáltatás alatt értjük a vállalkozó/megbízott által a társaság számára, visszterhes megállapodás (szerződés, megrendelés) formájában ellenérték fejében történő munka végzését. KERETMEGÁLLAPODÁS Keretmegállapodás alatt az a megállapodás értendő, melynek keretében egy vagy több anyag, tárgyi eszköz vagy szolgáltatás feltételeit rögzítik meghatározott időre, és melyből fizetési kötelezettsége nem keletkezik a társaságnak. A konkrét igény kielégítését a keretmegállapodás alapján elkészített megrendelés teljesítése jelenti. ÜZEMZAVAR Üzemzavar alatt értjük azt a hibát, amikor az ivóvíz, illetve szennyvíz rendszer és tartozékai, technológiai berendezései, illetve a Társaság nem alaptevékenységéhez tartozó eszközök, berendezések jelentős mértékben meghibásodnak, a folyamatos üzemelés tartalék eszközökkel nem váltható ki, vagy más módon nem hidalható át, így nem fenntartható. HAVÁRIA Minden olyan a vízellátás szolgáltatásban, valamint a szennyvízelvezetési és szennyvíztisztítási szolgáltatásban előforduló - váratlan esemény vagy helyzet, amelyet az üzemeltetető a közvetlen közelében lévő saját helyi erőforrásainak felhasználásával nem képes elhárítani, illetve amely a szolgáltatás minőségét, mennyiségét vagy folyamatosságát, valamint az emberi egészséget vagy életet, továbbá az épített és természetes környezetet veszélyezteti. IGÉNYLÉS Igénylés alatt értjük a bármely szervezeti egység részéről pontosan meghatározott és kellően részletezett elvárást, amely szükségleteinek kielégítésére irányul. Beszélhetünk anyagok, tárgyi eszközök és szolgáltatások igényléséről. AJÁNLATKÉRÉS Ajánlatkérés alatt azt a folyamatot értjük, amikor a Beszerzési Osztály az igény kielégítésére vonatkozó ajánlatot kér potenciális partnerektől, 10 millió Ft értékhatárig. PÁLYÁZTATÁS Pályáztatás kiírása abban az esetben történik, ha az igény várható értéke meghaladja a 10 millió Ft-ot. A pályáztatás részei: ajánlatadás feltételei, szerződéses feltételek, specifikáció, várható volumen. A pályázati kiírás minden esetben tartalmazza a pályázat elbírálásának feltételeit. A pályázati kiírást minden esetben írásban, a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint aláírással hitelesítve kell kiküldeni. Oldalszám: 6/30

7 BESZERZÉSI DÖNTÉS Beszerzési döntés alatt azt értjük, amikor a rendelkezésre álló piaci információk, az ajánlatkérés és a pályáztatás eredménye alapján az arra feljogosított személyek eldöntik, hogy mely partnerrel kössön Társaságunk egy adott igény kielégítésére vonatkozó megállapodást. A döntést 10 MFt felett minden esetben bírálati jegyzőkönyvvel dokumentálni szükséges. MEGÁLLAPODÁS Megállapodás alatt értjük a keretmegállapodást, a szerződést vagy a megrendelést, mely az üzleti partnerek akaratának kinyilvánítása arra vonatkozóan, hogy anyagokat, tárgyi eszközöket és szolgáltatásokat milyen feltételek mellett kötelesek teljesíteni, illetve milyen feltételek mellett vesznek át és fizetnek ki. KULCSANYAG, KULCSESZKÖZ Kulcsanyag, kulcseszköz alatt értjük a víziközmű szolgáltatás minőségét lényegesen befolyásoló anyagokat, alkatrészeket, gépeket és gépalkatrészeket. Az érintett anyagcsoportok listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Kulcsanyag- és kulcseszköz csoportok jegyzéke tartalmazza. A konkrét kulcsanyagokat/eszközök listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Társasági kulcsanyag- és kulcseszköz katalógus tartalmazza. A katalógusban szereplő anyagokat és eszközöket lehetőség szerint elsősorban a katalógusba felvett, minősített szállítóktól lehet beszerezni. KIEMELT SZOLGÁLTATÁS Kiemelt szolgáltatás alatt értjük a víziközmű szolgáltatás minőségének fenntartásával kapcsolatos, a tevékenységek, szolgáltatások minőségét jelentősen befolyásoló, külső vállalkozóra bízott tevékenységet. Az érintett szolgáltatás csoportok listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Kiemelt szolgáltatások jegyzéke tartalmazza. A konkrét kiemelt szolgáltatások listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Társasági kiemelt szolgáltatók katalógus tartalmazza. A Társasági kiemelt szolgáltatók katalógusában felsorolt szolgáltatásokat a Társaság minden szervezeti egysége lehetőség szerint elsősorban az ebben a katalógusban feltüntetett minősített szállítóktól szerezheti be. BESZERZÉSI ÉRTÉK Beszerzési értéken beszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, ill. kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatás. AJÁNLATI FELHÍVÁS (AF), valamint RÉSZVÉTELI FELHÍVÁS (RF) Az a dokumentum, mely alapján az ajánlattevők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehetnek. Köz eljárásban az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetményt külön jogszabályban (92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet), a köz és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről, továbbá az Európai Bizottság 842/2011/EU végrehajtási rendelete) meghatározott minta szerint kell elkészíteni. AJÁNLATI DOKUMENTÁCIÓ (AD), valamint RÉSZVÉTELI DOKUMENTÁCIÓ (RD) Az ajánlatkérő által összeállított, a beszerzés tárgyára vonatkozó részletes szakmai és műszaki leírások, minőségi követelmények, részletes szerződési feltételek, valamint egyéb adatok, Oldalszám: 7/30

8 információk összessége. (Ha külön nem készül ilyen, akkor a leírásokat, feltételeket az ajánlati felhívásnak kell tartalmaznia.) BÍRÁLÓ BIZOTTSÁG A beérkezett ajánlatok bírálatáért felelős szakmai kollégák, valamint kolléga/ák által alkotott team. Feladatuk a beérkezett ajánlatok bírálata, az eljárás bírálati javaslatának elkészítése. Kijelölésükre az éves igények bekérésekor egyidejűleg kerül sor. KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTŐ A Köz Hatóság hivatalos lapja. TED Tender Electronic Kiegészítés az Európai Unió Hivatalos Lapjához A tevékenység alapelvei A Beszerzési Osztály, felelős a DRV Zrt. ellátási rendszerének hatékony működtetéséért. A teljes folyamatban a kölcsönös információáramlás elvének érvényesülnie kell azaz az érdekelt felek egymást kölcsönösen tájékoztatni kötelesek az ellátási lánc valamennyi fázisában. A Beszerzési Osztály az ellátási lánc folyamatainak felelőseként gondoskodik azok minőségéről, karbantartásáról, végrehajtásáról és szabályozásáról. A Beszerzési Osztály az igénylő szakterületekkel, üzemvezetőségekkel együttesen, felelős a beszerzések határidőben, a megállapodott mennyiségben, minőségben és helyen, társaság szintű költség optimumon való végrehajtásáért. A folyamat minden résztvevőjére vonatkozó általános szabály, hogy a nemzetközi standardokat, úgymint a négy szem elv (azaz az igénylő szakterület és a szakterület közös döntési javaslata, döntése, és a szerződés mindkét fél részéről történő aláírása), stb. és minden fontos lépés írásbeli rögzítésének elvét betartsa. A Beszerzési Osztály az egyetlen kommunikációs csatorna a folyamat során az ajánlatkéréstől a szerződéskötés, ill. megrendelés teljesüléséig. Az ellátási folyamat minden szereplője egységes, a jelen szabályzatban meghatározott elvek és szabályok mentén jár el. Az ellátási folyamat minden lépését dokumentálják az abban részt vevő felek. A Társaság érdekeinek maradéktalan érvényesíthetősége miatt a stratégiai beszerzés kizárólag központosítva, a Beszerzési Osztály által kerül végrehajtásra. A társaságra vonatkozó, beszerzés jellegű keret-megállapodások, szerződések megkötése, illetve megrendelések ügyében a Beszerzési Osztály jogosult eljárni a DRV Zrt. nevében. A DRV Zrt. a Beszerzési Osztály közreműködésével a legkorszerűbb eljárások és termékek beszerzésével járul hozzá ahhoz, hogy a társaság folyamatos és jó minőségű szolgáltatást nyújtson ügyfeleinek. Összetartozó beszerzést, akár anyagról, tárgyi eszközről vagy szolgáltatásról legyen szó, részekre bontani tilos. Összetartozó beszerzéseknek számítanak a beszerzendő termékek becsült értékének összeszámítása során mindazon beszerzések, melyek beszerzésére egy költségvetési évben kerül sor (kivéve a több év alatt megvalósuló építési beruházások esetében) és beszerzésére egy ajánlattevővel lehet szerződést kötni, Oldalszám: 8/30

9 amelyek tárgya és rendeltetésük azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. A eljárás alapbizonylata a Beszerzési Osztályra eljuttatott, EDIR-ben engedélyezett igénylés, valamint specifikáció, pályáztatás és közbeszerzés esetén az aláírt eljárásindító lap, e nélkül eljárás nem indulhat. A beszerzés tárgyának pontos, szakmailag szabatos meghatározása minden esetben az Igénylő feladata. Az igénylő szakterület felel továbbá azért, hogy a Beszerzési Osztályt az igény felmerülésének pillanatától bevonja a folyamatba. Ezzel garantálja, hogy a Társaság döntéseit optimális szakmai és üzleti feltételek mellett hozza meg. A Beszerzési Osztály jogosult átdolgozásra visszaadni minden olyan műszaki specifikációt, amely korlátozásai kizárólag egy termék vagy egy szállító, gyártó ill. szolgáltató kiválasztását engedi meg, valamint nem elégségesek a megadott paraméterek a eljárás lebonyolításához. Társaságunk szervezeti egységei, piackutatással folyamatosan bővítik adatbázisukat, mind új termékek, üzleti megoldások, mind új partnerek vonatkozásában. A piackutatással vagy egyéb módon (konferencián, szakmai egyeztetéseken, stb.) szerzett piaci információt a szakterület és a társaság szervezeti egységei megosztják egymással. A folyamatban a külső partnerek számára a válaszadási határidőket minden esetben a szakmai normáknak megfelelően kell megadni úgy, hogy értékelhető és szakmailag legkedvezőbb tartalmú válaszokat, illetve ajánlatokat kapjunk tőlük. Ezzel is biztosítható a valós piaci verseny. Közbeszerzés esetén a fentieket a köz törvény szabályozza, mely eljárásfajtától függően eltérő lehet. A beszerzéssel ajánlatkérésekkel, pályáztatásokkal vagy azok előkészítésével kapcsolatos, külső partnerekkel folytatott kommunikációt minden esetben dokumentálni szükséges. A pályázatokat (ajánlatkéréseket és tenderfelhívásokat) minden esetben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása című szabályzatban meghatározott felelős munkakörök általi aláírással hitelesítve is szükséges kiküldeni a partnerek számára. Az ajánlatkérésben, pályázati dokumentációban minden esetben szükséges előre rögzíteni az ajánlat elbírálásának szakmai és üzleti kritériumait, melynek objektívnek és mérhetőnek kell lennie. Az ajánlatkérést minimum három ajánlattevőnek kell megküldeni, ettől csak a szakterület által megadott műszaki/szakmai indoklással lehet eltérni. Az ajánlatok beérkezésének helye egyes, az ajánlati felhívásban nevesített esetek kivételével a Beszerzési Osztály Pályáztatás Portálja. A Beszerzési Osztály, felelős ezt követően az ajánlatok szakmai értékelőhöz történő eljuttatásáért. Az ajánlatok kiértékelését az igénylő szakterület és a Beszerzési Osztály külön-külön, majd együttesen végzi és dokumentálja bírálati jegyzőkönyv készítésével 10 MFt felett minden esetben. A pályáztatás akkor is bírálható, ha a felhívásra csak egy vagy két ajánlattevő nyújtott be ajánlatot. Az ezt követő esetleges tárgyalásokon a partnerekkel meg kell egyezni minden kérdéses szakmai és üzleti feltételben, különös tekintettel az árra/díjra, a teljesítés körülményeire, valamint a fizetési feltételekre vonatkozóan. A tárgyalásokat minden esetben dokumentálni kell, mely dokumentációt minden, a tárgyaláson részt vevőnek alá kell írnia, amennyiben a tárgyalás személyesen történt. Faxon, en történt tárgyalások esetén a megküldött megkeresést, valamint a válaszokat a pályázati anyaghoz iktatni Oldalszám: 9/30

10 kell. Amennyiben szakmailag egyenértékűek az ajánlatok, úgy az üzleti feltételek szerint a döntési javaslatot a Beszerzési Osztály készíti el, közösen az igénylővel. Az ügyben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint a szerződés vagy megrendelés aláírására illetékes vezetők döntenek. Az igénylő szervezet köteles specifikációit, illetve az ajánlatok kiértékelését üzleti információk nélkül is, írásos formában biztosítani. A Bíráló bizottság tagjai (mely tagok a pályáztatási igények bekérésénél kerülnek nevesítésre) az ajánlatokat közösen értékelik, az értékelés során konszenzusra törekednek. Az ajánlatok értékelésénél az eljárás: az igénylő szakterület szakmai/műszaki szempontból, a szakterület (szükség szerint egyeztetve a jogi, pénzügyi területtel) gazdasági-kereskedelmi szempontok szerint értékeli az ajánlatokat, majd közös egyeztetés alapján, konszenzusra törekedve meghozzák a döntési javaslatukat. A Beszerzési Osztály kezeli a külső vállalkozások és vállalkozóik igénybevételét. Társaságunk támogatja a best practice (legjobb gyakorlat) elvét. Társaságunk a Beszerzési Osztály közreműködésével hozzájárul a piaci verseny fenntartásához, valamint az aktuális piaci információk megszerzéséhez. Olyan esetekben, amikor a feladat teljesítési határidejéhez képest a beszerzéssel kapcsolatos ügyintézési átfutási idő túl hosszú és a beszerzés indokolt, a szervezeti egység vezetője kérheti az anyagok, szolgáltatások, tárgyi eszközök azonnali beszerzését. Az igénylést EDIR-en keresztül kell benyújtani és mellékleten külön indokolni a beszerzés rendkívüli szükségességét (pl. havária, üzemzavar), amely nem eredhet az igénylő hibájából. Ebben az esetben is a folyamatos működés biztosításához minimálisan szükséges beszerzés engedélyezhető, a teljes helyreállításhoz szükséges beszerzés a szabályzatnak megfelelően történik. Nem elfogadható ok, ha előre látható igény esetén kérnek engedélyt rendkívüli beszerzésre. Amennyiben engedélyezett Bmig (SAP-ban Beszerzési megrendelési igény) elkészítésére lehetőség van, úgy abban a formában kell megküldeni, amennyiben nincs, akkor az EDIR / Általános ügykezelés felületen kell megküldeni. II. FOLYAMATLEÍRÁS, FELELŐSSÉG 1.1 Éves keretterv elkészítése és karbantartása Az eljárás célja: A beszerzés során érvényesíthető mennyiségi kedvezmények, valamint a törvényi szabályozásoknak (pl. közbeszerzés) történő megfelelés érdekében a várható éves szükségleteket meg kell becsülni. A szervezeti egységek éves igényt állítanak össze a szakterületükre vonatkozóan, melyet megküldenek a Beszerzési osztályra. A igényeket a Beszerzési osztály felülvizsgálja, szükség esetén pontosítja az érintett szakterülettel, majd ezekből az igényekből elkészíti a Társaság tervét. A tervet, a tárgyév folyamán a Beszerzési osztály szakterületi igények alapján folyamatosan karbantartja. Oldalszám: 10/30

11 Beszerzési igények fogadása Tevékenység A Beszerzési Osztály emlékeztetőt küld szeptember első hetében a szakosztályokhoz az éves terv összeállítására. A szervezeti egységek éves igényt állítanak össze. A igényeket a szervezeti egységeknek a Beszerzési Osztályhoz minden év szeptember 30-ig meg kell küldeniük. Az igények megfogalmazása során az elvárható részletezettség (a gondos tervezést alapul véve) a mennyiségi és becsült érték adatok megadását jelenti: anyag-, és árubeszerzés vonatkozásában legalább anyagcsoportonkénti bontásban (de lehetséges anyag mélységben is, ha ismert) a szolgáltatások vonatkozásában tételesen, de minimum a szolgáltatás elvárt tartalmi elemei alapján annak jellege szerint az egy vállalkozó által is teljesíthető kategóriánként megbontva Beszerzési igény jelzések fogadása A szakosztályok a igényeiket szeptember 30-ig megküldik a Beszerzési osztálynak elektronikus formában. Beszerzési igények felülvizsgálata A beérkezett igényeket a Beszerzési osztály felülvizsgálja A Felülvizsgált igények egyeztetése az érintett szakosztályokkal A beérkezett igények felülvizsgálata során felmerült kérdések egyeztetése. Kiegészítés esetén a javítási igényt a Beszerzési osztály megküldi az érintett szakterület részére Beszerzési terv összeállítása A beérkezett, leegyeztetett igények alapján összeállításra kerül a Társasági terv. Beszerzési terv szükség szerinti karbantartása év közben felmerülő igények alapján az elfogadott pályáztatási terv alapján Felelős osztályvezető-helyettes osztályvezető-helyettes osztályvezető-helyettes osztályvezető-helyettes osztályvezető osztályvezető-helyettes 1.2 Pályáztatási és köz terv elkészítése Az eljárás célja: A terv, valamint a tárgyév folyamán felmerülő igények alapján az egybeszámítási elvek figyelembevételével, valamint a vonatkozó törvények, jogszabályok betartásával a Beszerzési osztály elkészíti a pályáztatási és köz tervet. Tevékenység Pályáztatási igények csoportosítása Az elkészített tervben szereplő tételek csoportosítása az egybeszámítási elv figyelembevételével. Felelős osztályvezető-helyettes Oldalszám: 11/30

12 Becsült érték felülvizsgálata A csoportosítás alapján a szakterületek által leadott becsült érték felülvizsgálata. Ütemezési javaslat összeállítása A társasági tervben szereplő pályáztatások ütemezésének összeállítása. Ütemezési javaslat egyeztetése az igénylő szakterülettel Az elkészített javaslat egyeztetése a szakterülettel. Módosítás esetén a módosítást át kell vezetni a tervben. Az egyeztetett pályáztatási és köz terv megküldésre jóváhagyásra. A Beszerzési osztályvezető megküldi az egyeztetett pályáztatási és köz tervet a gazdasági és pénzügyi igazgatónak. Abban az esetben, ha a gazdasági és pénzügyi igazgató elfogadta, akkor a pályáztatási és köz tervet jóváhagyásra meg kell küldeni a menedzsmentnek. Abban az esetben, ha a gazdasági és pénzügyi igazgató nem fogadja el, akkor a pályáztatási és köz terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet. A pályáztatási és köz terv megküldése jóváhagyásra a menedzsment részére Abban az esetben, ha a menedzsment elfogadta, akkor a pályáztatási terv megküldésre kerül aláíratásra, míg a köz terv megküldésre kerül az Üzleti terv részeként a Felügyelő Bizottság (továbbiakban FEB) részére jóváhagyásra Abban az esetben, ha a menedzsment nem fogadja el, akkor a pályáztatási és köz terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a pályáztatási és köz tervet. A köz terv megküldése jóváhagyásra a FEB részére A menedzsment által jóváhagyott tervet meg kell küldeni az FEB részére jóváhagyásra. Abban az esetben, ha a FEB elfogadta, akkor a köz terv az Üzleti terv részeként megküldésre kerül a Közgyűlés részére jóváhagyásra. Abban az esetben, ha a FEB nem fogadja el, akkor a köz terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a köz tervet. A köz terv megküldése jóváhagyásra a Közgyűlés részére A FEB által jóváhagyott, az Üzleti terv részét képező osztályvezető osztályvezető osztályvezető, szakterületi vezető osztályvezető, gazdasági és pénzügyi igazgató osztályvezető osztályvezető osztályvezető Oldalszám: 12/30

13 köz tervet meg kell küldeni a Közgyűlés részére jóváhagyásra. Abban az esetben, ha a Közgyűlés elfogadta, akkor a köz terv megküldésre kerül aláíratásra Abban az esetben, ha a Közgyűlés nem fogadja el, akkor a köz terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a köz tervet. A pályáztatási és köz terv aláírása osztályvezető-helyettes osztályvezető gazdasági és pénzügyi igazgató vezérigazgató A jóváhagyott pályáztatási és köz terv közzététele Az aláírt pályáztatási és köz terv megküldése az érintett szakterületeknek elektronikus formában, valamint felhelyezése a BIP tudástárba. Team tagok kijelölés, megbízólevelek, felelősségi rend elkészítése Köz eljárások esetén ki kell tölteni a megbízó levelet, felelősségi rendet, pénzügyi nyilatkozatot valamint adott esetben titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot Köz szabályzat mellékletei -, melyet a vezérigazgató úrral alá kell íratni. osztályvezető osztályvezető-helyettes team vezető osztályvezető 1.3. Pályáztatási és köz terv módosítása Az eljárás célja: A tárgyévben felmerülő, az elfogadott pályáztatási és köz terven felüli, valamint megszűnt pályáztatási igények kezelése Tevékenység A pályáztatási és köz terv módosítási lehetőségeinek vizsgálata A Beszerzési osztályvezető a beérkezett igényt megvizsgálja és összeveti a tervvel Igény megszűnése Köz pályázat esetén a törlést jóvá kell hagyatni a vezérigazgatóval, majd törölni kell a köz tervből Ha nem közbeszerzést érint, akkor a szakterületi vezető javaslata alapján törölni kell a pályáztatási tervből Új igény A Beszerzési osztályvezető a bejövő igényt egyezteti a szakterületi vezetővel Pályáztatási terv módosítása Az egyeztetett igény alapján megtörténik a pályáztatási terv Felelős osztályvezető osztályvezető osztályvezető osztályvezető Oldalszám: 13/30

14 módosítása Köz terv módosítása A köz terv módosításának folyamata megegyezik a köz terv jóváhagyatásának lépéseivel osztályvezető 1.4. Standard anyagok operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során rendszeresen felmerülő anyagok (hálózati anyagok, működéshez szükséges anyagok, stb.), beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Beszerzési igények fogadása Tevékenység SAP MM modulon keresztül - Bmig abban az esetben, ha Bmig nem készíthető, akkor az EDIR / Általános ügykezelő felületen létrehozott új igény megérkezik a Beszerzés vezetőhöz. Beszerzési igények témafelelőshöz szignálása A beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott témailletékes beszerzőhöz rendeli az igényt. Beszerzési igény vizsgálata A ellenőrzi az adattartalommal ellátott igénylési felületet, hogy megfelelően van-e kitöltve. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Beszerzési forrás ellenőrzése A ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől az anyagokat be tudjuk szerezni. Abban az esetben, ha van, akkor a következő folyamatlépés a megrendelés készítése. Abban az esetben, ha nincs, akkor ajánlatkérés, vagy pályáztatás szükséges a Pályáztatás Portál felületen keresztül. Ezt követően a nyertes ajánlattevő részére elkészíthető a megrendelő. Megrendelés készítése Meglévő forrás esetén a elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában Megrendelés kiadása Az elkészített megrendelést a Társasági képviseleti és aláírási szabályok alapján alá kell íratni, majd megküldeni a partnernek Igénylő és a értesítése Az aláírt megrendelőt a partnernek történő megküldéssel azonos időben, az igénylőnek és a nek is meg kell küldeni. Felelős beszerzés vezetői szerepkörrel megbízottak beszerzés vezetői szerepkörrel megbízottak Oldalszám: 14/30

15 Megrendelés visszaigazolásának fogadása Abban az esetben, ha egy napon túl nem érkezik visszaigazolás, akkor elfogadottnak tekintjük a kiadott megrendelést Visszaigazolás esetén ellenőrzés Visszaigazolás ellenőrzése: Abban az esetben, ha nincs visszajelzés illetve a visszajelzésben szállítónak/vállalkozónak nincs véleményeltérése, akkor nincs teendő Abban az esetben, ha van szállítónak/vállalkozónak véleményeltérése, akkor azt vizsgálni kell, szükség esetén igénylővel fel kell venni a kapcsolatot. A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése Abban az esetben, ha az eltérés az igénylővel egyeztetetten elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd a szállítónak/vállalkozónak és az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést. Nem elfogadható eltérés kezelése Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt anyagra, akkor a egyeztet a szállítóval. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, majd az igénylőt értesítjük. Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincs szükség a megrendelt anyagra, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új ajánlatkérés szükséges.,, A Webshopon keresztül beszerezhető standard anyagok (pl. irodaszerek) esetében nem kell külön igényt megadni a közzétett és a Webshopban beállított anyagok a megállapodás érvényessége alatt a megállapodásban rögzített feltételekkel, és módon a Webshopban közvetlenül rendelhetők, amennyiben az igénylő a Webshopon levő, számára megjelenő anyaglistából az igényelt terméket ki tudja választani. Ellenkező esetben a fent leírt folyamat érvényes. A szerződés(ek)ben rögzítjük a szállító WEBSHOP-jában történő rendelés és a teljesítés helyszínre szállítással történő lehetőségét a költséggazdák határozzák meg a rendelésre feljogosított dolgozókat. Anyag- és szolgáltatás beszerzést, indokolt esetben (pl. havaria helyzet elhárítása) bankkártyás-, vagy készpénzfizetéssel bonyolíthat az üzemvezető, a gondnokság vezető, vagy az általa megbízott személy ,- Ft értékhatárig önállóan, ,- Ft értékhatár között az illetékes szakterületi főmérnök előzetes írásos engedélyével. A felhasználásról a lehető legrövidebb időn belül értesíteni kell a logisztikai és anyaggazdálkodási, valamint osztályvezetőket. Anyagok és szolgáltatások utólagos megrendelésének kezelése Ezen beszerzésekre nem kell igénylési lapot kitölteni. Anyag esetében az igénylőnek a számla alapján SAP BMIG-et kell létrehozni elkülönítetten, amit a nek Oldalszám: 15/30

16 kell a számlamásolattal együtt megküldeni. A beszerző elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában. Az elkészített BMR-számot megküldi az igénylőnek, akinek intézkednie kell az anyag készletre vételéről, és a BMR-szám feltüntetésével kell beküldeni azt a Pénzügyi Osztályra, illetve az oda érkező számlákat készletre vételezetten kell igazolni. Szolgáltatás esetében az igénylő a igényt EDIR/szolgáltatási igénylési lapon - megjelölve az utólagos státuszt számla másolattal v. árajánlattal, továbbá a költségobjektumok megadásával (költséghely, rendelésszám) megadásával küldi meg a Beszerzési Osztálynak. A elkészíti az utólagos megrendelést a SAP MM moduljában. Az elkészített BMR-számot megküldi az igénylőnek, aki a BMR-szám feltüntetésével beküldi a Pénzügyi Osztályra illetve az odaérkező számlákat a költségterhelésre alkalmas módon kell igazolni Szolgáltatások operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során felmerülő szolgáltatások beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Beszerzési igények fogadása Tevékenység Az EDIR / Általános ügykezelő felületen létrehozott új igény költséggazdai jóváhagyást követően - megérkezik a Beszerzés vezetőhöz. Beszerzési igények témafelelőshöz szignálása A beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott témailletékes beszerzőhöz rendeli az igényt. A igény vizsgálata A ellenőrzi az adattartalommal ellátott igénylési felületet, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Beszerzési forrás ellenőrzése A ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől a szolgáltatást be tudjuk szerezni. Abban az esetben, ha van, akkor a következő folyamatlépés a megrendelés készítése. Abban az esetben, ha nincs, akkor ajánlatkérés vagy pályáztatás szükséges a Pályáztatás Portál felületen keresztül. Ezt követően a nyertes ajánlattevő részére elkészíthető a megrendelő Megrendelés készítése Meglévő forrás esetén a elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában Megrendelés kiadása Felelős beszerzés vezetői szerepkörrel megbízottak beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott Oldalszám: 16/30

17 Az elkészített megrendelést a Társasági képviseleti és aláírási szabályok alapján alá kell íratni, majd megküldeni a partnernek Igénylő és a értesítése Az aláírt megrendelőt a partnernek történő megküldéssel azonos időben, az igénylőnek és a nek is meg kell küldeni. Megrendelés visszaigazolásának fogadása Abban az esetben, ha egy napon túl nem érkezik visszaigazolás, akkor elfogadottnak tekintjük a kiadott megrendelést Visszaigazolás esetén ellenőrzés Visszaigazolás ellenőrzése: Abban az esetben, ha nincs visszajelzés illetve a visszajelzésben szállítónak/vállalkozónak nincs véleményeltérése, akkor nincs teendő Abban az esetben, ha van szállítónak/vállalkozónak véleményeltérése, akkor azt vizsgálni kell, szükség esetén igénylővel fel kell venni a kapcsolatot. A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése Abban az esetben, ha az igénylővel lefolytatott egyeztetést követően az eltérés elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést, majd vizsgálni kell a teljesítést Nem elfogadható eltérés kezelése Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt szolgáltatásra, akkor a egyeztet a partnerrel. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, az igénylőt értesítjük, majd vizsgálni kell a teljesítést Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincs szükség a megrendelt szolgáltatásra, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új pályáztatás szükséges,, 1.6. Tárgyi eszközök operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során felmerülő tárgyi eszközök beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Tevékenység Felelős Beszerzési igények fogadása Az EDIR / Általános ügykezelő felületen létrehozott új igény költséggazdai jóváhagyást követően - megérkezik a Beszerzés vezetőhöz. Beszerzési igények témafelelőshöz szignálása beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott beszerzés vezetői Oldalszám: 17/30

18 A beszerzés vezetői szerepkörrel beszerzőhöz rendeli az igényt. megbízott témailletékes A igény vizsgálata A ellenőrzi az adattartalommal ellátott igénylési felületet, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve. Információkérés az árról. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Engedélyezve van e az igény? Abban az esetben, ha igen, akkor tovább kell vizsgálni, hogy kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz Abban az esetben, ha nem, akkor meg kell küldeni en a Beruházási osztály kijelölt kollégája részére. A jóváhagyott igényt tovább kell vizsgálni, hogy kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz. Az elutasított igényről az igénylő szervezetet értesíteni kell. Kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz Vizsgálni szükséges, hogy az igény kis értékű, vagy nagy értékűe, valamint hogy van-e forrás Beszerzési forrás ellenőrzése A ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől a szolgáltatást be tudjuk szerezni. Abban az esetben, ha van, akkor a következő folyamatlépés a megrendelés készítése. Abban az esetben, ha nincs, akkor ajánlatkérés vagy pályáztatás szükséges a Pályáztatás Portál felületen keresztül. Ezt követően a nyertes ajánlattevő részére elkészíthető a megrendelés. Megrendelés készítése Meglévő forrás esetén a elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában Megrendelés kiadása Az elkészített megrendelést a Társasági képviseleti és aláírási szabályok alapján alá kell íratni, majd megküldeni a partnernek Igénylő és a értesítése Az aláírt megrendelőt a partnernek történő megküldéssel azonos időben, az igénylőnek és a nek is meg kell küldeni. Megrendelés visszaigazolásának fogadása Abban az esetben, ha egy napon túl nem érkezik visszaigazolás, akkor elfogadottnak tekintjük a kiadott megrendelést szerepkörrel megbízott Oldalszám: 18/30

19 Visszaigazolás esetén ellenőrzés Visszaigazolás ellenőrzése Abban az esetben, ha nincs eltérés, akkor vizsgálni kell majd a szolgáltatás teljesítését Abban az esetben, ha van eltérés, akkor azt vizsgálni kell A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése Abban az esetben, ha az igénylővel lefolytatott egyeztetést követően az eltérés elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést, majd vizsgálni kell a teljesítést Nem elfogadható eltérés kezelése Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt tárgyi eszközre, akkor a egyeztet a partnerrel. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, az igénylőt értesítjük, majd vizsgálni kell a teljesítést, valamint az eszközszámot is módosítatni kell Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincs szükség a megrendelt tárgyi eszközre, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új pályáztatás szükséges, valamint az eszközszámot töröltetni kell,, 1.7. Beszerzés üzemzavar és havária helyzet esetén Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a beszerzes@drv.hu címre, a eljárásokat egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása minél hamarabb megtörténjen. A eljárások megindításáról a havaria team vezető dönt. Az eljárás célja: Beszerzés üzemzavar és havária helyzet esetén Tevékenység Rendkívüli beszerzés Abban az esetben, ha nincs az anyag raktár készleten, akkor az adott üzemvezetőségen rendkívüli beszerzést kell lebonyolítani. Beszerzési igény utólagos írásos pótlása A igényt EDIR/anyagigénylési lapon utólag, írásban küldik meg a Beszerzési Osztálynak a következő munkanapon. Utólagos kontírozott megrendelés készítése A elkészíti az utólagos megrendelést az SAP MM moduljában Igénylő értesítése Az igénylő értesítése telefonon keresztül történik Felelős üzemvezető üzemvezető Oldalszám: 19/30

20 1.8. Pályáztatás Pályáztatás társasági Az eljárás célja: A köz törvény figyelembevételével, Társaságunk alaptevékenységének ellátásához szükséges szolgáltatások, anyagok és eszközök beszerzésére a lehetséges gazdasági partnerek racionális szempontok szerinti megválasztásával, a kapcsolatot szerződéses alapokra helyezve, tartós, szabályozott együttműködést alakítson ki a rendszeresen visszatérő igényeinek kielégítésére. Tevékenység Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció elkészítése A szakterületi felelős elkészíti a jóváhagyott (aláírt) eljárásindító adatlapot Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és a mellékletét képező műszaki specifikációt, és megküldi az EDIR / Általános ügykezelő felületen az elfogadott társasági tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző 30. napig. Beszerzési igények fogadása: Az EDIR / Általános ügykezelő felületen létrehozott új igény költséggazdai jóváhagyást követően - megérkezik a Beszerzés vezetőhöz. Az igényléshez jóváhagyott (aláírt és szkennelt) eljárásindító adatlapot, valamint a mellékletét képező műszaki specifikációt is csatol az igénylő szakterület. Beszerzési igények témafelelőshöz szignálása A beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott a témailletékes beszerzőhöz rendeli az igényt. Emlékeztető küldése a szakterület részére Amennyiben határidőre (az elfogadott pályáztatási tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző 30. napig.) nem érkezik meg a igény, valamint a csatolandó eljárásindító lap - Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és a mellékletét képező műszaki specifikáció, a emlékeztetőt küld az illetékes szakterület részére azok elkészítésére. Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció vizsgálata A megvizsgálja a beérkezett igényt. Abban az esetben, ha hiányos, nem megfelelő, akkor visszaküldi pontosításra Abban az esetben, ha megfelelő, akkor ellenőrzi az eljárásfajtát. Egyszerű ajánlatkérés Minimum 3 ajánlat bekérése a pályáztatás portálon keresztül amennyiben a piaci szereplők száma lehetővé teszi beérkezett ajánlatok kiértékelése megrendelés elkészítése. Felelős szakterületi vezető beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott ügyintéző Változik-e az eljárás fajtája Abban az esetben, ha változik, akkor: a Pályáztatási és a szakterületi vezető Oldalszám: 20/30

21 köz tervet módosítani szükséges. A terv módosítását, a szakterületi vezető kérésére a Beszerzési osztályvezető végzi el a vezérigazgató jóváhagyása után Abban az esetben, ha nem változik, akkor az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítése következik Az ajánlathoz szükséges dokumentációk vizsgálata Az AF+AD összeállításához szükséges dokumentumok és a szerződéstervezet vizsgálata AF+AD összeállítása A vizsgált adatok alapján az Ajánlati felhívás és az ajánlati dokumentáció összeállítása AF+AD véleményezése Az elkészített AF+AD megküldése az EDIR / Szerződésvéleményezés felületén szakterületi, jogi és pénzügyi véleményezésre. A vélemények kezelése A véleményezett AF+AD aktualizálása és a javítások átvezetése. A végleges AF+AD megküldése a partnereknek Az elfogadott, jóváhagyott ajánlati felhívás és dokumentáció megküldése elektronikusan az ajánlattevőknek a pályáztatás portálon keresztül, valamint az igénylő szakterületnek. Kiegészítő kérdések kezelése Az ajánlattevőktől érkezett kérdések megválaszolása és megküldése, a pályáztatás portálon keresztül. Az ajánlatok fogadása A beérkezett ajánlatokat a Beszerzési osztály fogadja a pályáztatás portálon keresztül. Az ajánlatok megküldése az igénylő szakterületnek A beérkezett ajánlatokat elektronikus formában meg kell küldeni a szakterületnek Műszaki bírálat elkészítése A témafelelős szakterület elkészíti az ajánlatok műszaki, szakmai értékelését a bírálati szempontok, és/vagy az előírt műszaki szempontok figyelembevételével, és szükség esetén javaslatot tesz hiánypótlásra. Megküldi a Beszerzési osztályra, a palyaztatas@drv.hu címre. Hiánypótlás A műszaki és gazdasági értékelést követően szükség esetén hiánypótlás megküldése az érintett Ajánlattevők részére elektronikusan a pályáztatás portálon keresztül. ügyintéző ügyintéző ügyintéző szakterületi vezető ügyintéző Döntés az eljárás visszavonásáról A pályázatok elbírálását követően - gazdasági és szakmai kritériumok alapján - döntés születik a pályázatok visszavonásáról osztályvezető szakterületi vezető Oldalszám: 21/30

22 Visszavonás esetén pályázók értesítése. Döntés az ajánlatokról Az érvényes ajánlatok elbírálása után döntés születik a nyertes ajánlatról. A 10 millió Ft-ot meghaladó ajánlatok esetében mindig Bírálati jegyzőkönyv T01-01 F05 készül. A Bírálati jegyzőkönyv aláírása a Képviseleti és aláírási jogok szabályzata alapján történik. Az eredmény megküldése az ajánlattevőknek Az eredményről az igénylő szakterületi vezető és a osztályvezető által aláírt értesítő levél küldése az ajánlattevőknek. Abban az esetben, ha az eredményt nem támadják meg akkor szerződés kötése a nyertes ajánlattevővel. ügyintéző osztályvezető szakterületi vezető ügyintéző ügyintéző Pályáztatás Közbeszerzés Az eljárás célja: A köz törvény figyelembevételével, Társaságunk alaptevékenységének ellátásához szükséges szolgáltatások, anyagok és eszközök beszerzésére a lehetséges gazdasági partnerek racionális szempontok szerinti megválasztásával, a kapcsolatot szerződéses alapokra helyezve, tartós, szabályozott együttműködést alakítson ki a rendszeresen visszatérő igényeinek kielégítésére. Tevékenység Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció elkészítése A pályáztatás szakterületi felelőse a pályázat összeállításáért felelős műszaki munkatársakkal elkészíti az AF+AD/RF+RD összeállítására alkalmas eljárásindító adatlapot (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és műszaki dokumentációt. A jóváhagyott (aláírt) eljárásindító lapot és a mellékletét képező műszaki specifikációt az EDIR / Általános ügykezelő felületen megküldi, az elfogadott köz tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző legkésőbb 30. napig. Az egyeztetés lefolytatása A műszaki specifikáció köz tervben meghatározott átadási határidejéig a köz tanácsadóval az egyeztetést le kell folytatni. Beszerzési igények fogadása: Az EDIR / Általános ügykezelő felületen létrehozott új igény költséggazdai jóváhagyást követően - megérkezik a Beszerzés vezetőhöz. Az igényléshez jóváhagyott (aláírt és szkennelt) eljárásindító adatlapot, valamint a mellékletét képező műszaki specifikációt is csatol az igénylő szakterület. Beszerzési igények témafelelőshöz szignálása A beszerzés vezetői szerepkörrel megbízott a témailletékes Felelős szakterületi vezető beszerzés vezető beszerzés vezetői szerepkörrel Oldalszám: 22/30

23 beszerzőhöz rendeli az igényt. Emlékeztető küldése a szakterület részére Amennyiben határidőre (az elfogadott köz tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző legkésőbb 30. napig) nem érkezik meg a igény, valamint a csatolandó eljárásindító lap (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és a mellékletét képező műszaki specifikáció, a emlékeztetőt küld az illetékes szakterület részére azok elkészítésére. AF+AD/RF+RD összeállításához szükséges dokumentumok megküldése a köz tanácsadónak A Beszerzési osztály témailletékes je megküldi a köz tanácsadónak az eljárás megindításához szükséges dokumentumokat (eljárásindító lap, műszaki specifikáció, pénzügyi nyilatkozat, megbízólevél, felelősségi rend) AF+AD/RF+RD megküldése véleményezésre A köz tanácsadó által megküldött AF+AD/RF+RD-t az EDIR / Szerződésvéleményezés felületén szakterületi, jogi és pénzügyi véleményezésre kell küldeni. Az esetleges észrevételek kezelése Abban az esetben, ha van észrevétel, akkor azt a team megvizsgálja és reagál rá, majd a Beszerzési osztály témailletékes je megküldi a korrektúrázott anyagot a köz tanácsadó részére. A köz tanácsadó, ha rendben találja köz szempontból az észrevételeket, módosításokat, megküldi a végleges AF+AD/RF+RD-t A köz tanácsadó, ha nem találja rendben köz szempontból az észrevételeket, módosításokat akkor a az észrevételeket megküldi a véleményező osztály részére az EDIR / Szerződésvéleményezés felületen. Végleges AF+AD/RF+RD megküldése szignálásra A végleges AF+AD/RF+RD-t a véleményező kollégák az EDIR / Szerződésvéleményezés felületén keresztül a jóváhagyásukkal egyúttal elektronikusan szignózzák is. Előbbieken felül az AF+AD/RF+RD-t le kell szignálnia a team vezetőnek, az illetékes szakterületi felsővezetőnek, valamint vezérigazgató úrnak. A szignálás után a pályázati anyagot a Beszerzési osztály témailletékes je megküldi a köz tanácsadó részére.pdf és.doc formátumban is. A köz tanácsadó jelzése szerkesztési díjról A megkapja elektronikusan az AF/RF szerkesztési díjának összegét Átutalási kérelem megküldése a Pénzügyi osztály részére A megküldi a Pénzügyi osztály részére a megbízott team vezető team vezető Oldalszám: 23/30

24 szerkesztési díjról szóló átutalási kérelmet Átutalás A szerkesztési díj átutalása MÁK számlájára, az átutalási bizonylat megküldése a Beszerzési osztályra elektronikusan. Átutalási bizonylat kezelése A Pénzügyi osztály által megküldött bizonylatot a Beszerzési osztály témailletékes je továbbítja a köz tanácsadó részére Hirdetmény megjelentetése a TED-en, vagy a Köz értesítőben A köz tanácsadó feladata Dokumentáció átadása azoknak az Ajánlattevőknek, akik befizették a dokumentációk díját A köz tanácsadó feladata Dokumentációt megvásárlók listájának megküldése a Beszerzési osztály részére A köz tanácsadó elektronikus formában tájékoztatásul megküldi a Beszerzési osztályra a dokumentációt megvásárlók listáját a kozbeszerzes@drv.hu címre A dokumentációt megvásárlók listájának megküldése a Pénzügyi osztály részére A listát a küldi meg a Pénzügyi osztály részére, mely alapján az adó és pénzforgalmi csoport munkatársa: A beérkező Ajánlati biztosítékot elkülöníteni a számlánkon (abban az esetben, ha ez feltétele az ajánlattételnek) A köz tanácsadó által fogadott kérdések kezelése A beérkezett kérdéseket, melyek a műszaki tartalomra vonatkoznak a megküldi a team vezetőnek, a team megválaszolja a kérdéseket és a közreműködésével a leszignált dokumentumot a Beszerzési osztály témailletékes szakértője megküldi a köz tanácsadónak Ajánlatok fogadása és bontása A köz tanácsadó fogadja az ajánlatokat, majd a határidőre beérkezett ajánlatokat felbontja. Elkészíti a bontási jegyzőkönyvet, melyet megküld az Ajánlattevőknek és a Beszerzési osztálynak. Az ajánlatok másolati példányát megküldi a Beszerzési osztálynak. Ajánlatok megküldése a Bíráló Bizottsági tagoknak. A beérkezett ajánlatokat a témailletékes megküldi a Bíráló Bizottság tagjainak. Bírálat A beérkezett ajánlatokat a Bíráló Bizottság tagjai műszakilag értékelik, majd a köz tanácsadó javaslatával összhangban elkészítik a döntési javaslatot, melyet beterjesztenek a vezérigazgató adó és pénzforgalmi csoportvezető Köz tanácsadó Köz tanácsadó Köz tanácsadó adó és pénzforgalmi csoportvezető team vezető Köz tanácsadó Oldalszám: 24/30