Levelezés vázlat A hivatalos levél formai követelményei:

Átírás

1 Levelezés vázlat A levél a közvetlen érintkezést pótolja, az élőszót helyettesíti = írásban való társalgás. Úgy írjuk, ahogy művelt ember módjára beszélünk, meg kell felelnie anyanyelvünk szabályainak. Fogalmazzunk választékosan, tárgyilagos hangnemben, tömören, de közérthetően és udvariasan. Törekedjünk hibátlan helyesírásra, tiszta, hibamentes gépelésre, mondandónk esztétikus formába öntésére. Van magánlevél és hivatalos (üzleti) levél. A hatósági, vállalati, vállalkozási és egyéb szervezetekhez, valamint az intézményekhez érkező vagy azok által készített hivatalos levelet és más művajú iratot (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, elismervény) összefoglalóan ügyiratnak nevezzük. Az adminisztráció szó ügyintézést, ügykezelést jelent. A szóban létrejött megállapodásokat, az esetleges jogvita elkerülése végett, általában írásban is megerősítik. Írásbeli kapcsolatfelvétel oka lehet: földrajzi távolság, áru vagy szolgáltatás megrendelése stb. A hivatalos levél a szervek, intézmények, vállalatok, vállalkozások és a velük hivatalos kapcsolatba került magányszemélyek között a személyes, a közvetlen kapcsolatot helyettesíti. A hivatalos levelezés szervezetek, intézmények, vállalatok egymással és magánszemélyekkel tartott írásbeli kapcsolatát jelenti. Van belső levelezés (a gazdasági egységen belül) és külső levelezés (a gazdasági egységen kívüli írásbeli kapcsolatok). A levelezésre az A/4-es, az A/5-ös és az A/6-os postai levelezőlapot alkalmazzuk. A papírok általában 500, 250 és 100 íves csomagolásban kaphatóak. Az irodai papír grammsúlya meghatározza a vastagságát. Minél nagyobb a grammsúly, annál vastagabb a papír. Minőségét az alapanyag-tartalmuk szerint osztályozzuk: famentes, félfamentes, fatartalmú. Az irodai levelezésben a 70, 80 és 90 grammsúlyú papír a legmegfelelőbb. Magánlevelezésünkre a személyes kapcsolat, az egyéni kifejezésmód, az érzelmi megnyilatkozás és a formai kötetlenség a jellemző. A hivatalos levelekben az egyéni hangvételt háttérbe szorítják a megszabott formai szabályok. A hivatalos levél formai követelményei: Alaki szempontból három fő szerkezeti részt különböztetünk meg: 1. Fejrész: - feladó és a címzett adatai - (postai utasítások) - keltezés - irattározási adatok 2. Főrész: - a levél tárgymegjelölése - az esetleges megszólítás - a levél szövege 3. Zárórész: - üdvözlés - aláírás A levél fejrésze tartalmazza a feladó (a küldő szervezet) pontos nevét, címét, ami általában előre nyomott (ún. fejléces) levélpapíron, nyomtatott formában található. A cégfelirat egyúttal reklámjellegű is, ezért általában a cég emblémája (logója) is rajta van. Ezután következnek két sornyi távolság kihagyásával a címzett adatai. Ha a címzett megnevezése hosszú, akkor címét két-három sorban is írhatjuk, értelmileg összefüggő választással. A feladó és a címzett megnevezése után egy sor kihagyásával a postacím vagy a közigazgatási cím következik. A postacímben először a helységnevet írjuk aláhúzottan, majd alája a postafiókszámot írjuk. A postafiók száma után nem teszünk pontot. A postafiók megjelölése alatt sorkihagyás nélkül az irányítószámot írjuk. Az irányítószámot aláhúzni és a végére pontot tenni nem szabad. A közigazgatási címben egymás alá először a helységnevet írjuk, majd az utca megnevezését és a házszámot, végül pedig az irányítószámot. A helységnevet aláhúzzuk. A postai utasításokat (ha vannak) a címzés alatt egy sor kihagyásával írjuk, majd aláhúzzuk.

2 A keltezést a levélpapír jobb felső részbe írjuk. Először a helységnevet, majd az évet, a hónapot és a napot írjuk. A helység neve után vesszőt, az évszám és a nap megjelölése után pontot teszünk. A hivatalos levelek keltezésben ne rövidítsünk, vitás esetekben ugyanis a keltezés nagyon fontos. Az iktatási és a hivatkozási adatok kitöltésére nagyon ügyeljünk, mert a pontos kitöltés feltétele a jó ügyintézésnek. A levél főrésze a tárgy megjelölésével kezdődik, a címzés után egy sor üresen hagyásával, a bal margónál. A Tárgy: szót aláhúzzuk, a tárgy megjelölését azonban nem. A tárgy megjelölése címnek számít, tehát utána nem teszünk pontot, a jobb margóig írható. Hivatalos levelekben megszólítást ritkán alkalmazunk. Ha van, akkor a tárgy alatt két sort üresen hagyunk, és a harmadik sorban, bal margótól kezdve írjuk a megszólítást. Utána felkiáltójelet teszünk. A megszólításban minden szót nagy kezdőbetűvel írunk. A megszólítás után egy sor üresen hagyásával kezdjük levél szövegét. Ha nincs megszólítás, akkor a szöveget a tárgy alatt a harmadik sorban kezdjük. A levél szövegében röviden, érthetően közöljük a mondanivalónkat. A kiemelendő fontosabb részeket és az új bekezdéseket egy-egy sor kihagyásával gépeljük. Egyes (szimpla) sortávolságot használunk. A word szövegszerkesztő alapértelmezett margóit használjuk, ami 2,5 cm-re van beállítva. Ha a levél több oldalas beállítjuk az oldalszámozást, ha egy oldalas nem kell oldalszám. Levelünk végén üdvözöljük a címzettet, a megfelelő üdvözlő formulával (pl. Üdvözlettel, Tisztelettel). Az üdvözlést követően három üres sor kihagyással írjuk a feladó nevét. A szerv gépelt neve alatt három sor üresen hagyásával az aláírási joggal megbízott nevét és alatt sorkihagyás nélkül munkaköri beosztását gépeljük. A nevet nem tesszük zárójelbe. A beosztást kis kezdőbetűvel írjuk. A cégbélyegzőt zárható helyet kell tartani, mert az illetéktelen használata súlyos jogi következményekkel járhat. A bélyegzőt a levére csak a cégszerű aláírás megtörténte után nyomjuk rá. Az aláírás elengedhetetlen része a hivatali levélnek. Az az alkalmazott írhat alá, akit erre a feladatra kijelöltek, ugyanis az aláíró a levélben foglaltak helyességéért felelősséget, kötelezettséget vállal. Levelünk akkor válik hivatalossá, ha az aláírásra jogosult aláírta, és lebélyegeztük. A cégen belül meghatározzák, hogy ki, milyen ügyben kivel írhat alá első, illetőleg második helyen. Az elsősorban aláírásra jogosult bal oldalon utoljára írja alá a levelet azért, mert ezáltal meggyőződhet az ügyintézés helyességéről és teljességéről. Olyan esetben, amikor nem az ír alá, akinek a nevét odagépeltük, az aláíró a géppel írt név után h (helyett) betűvel jelzi az eltérést. Ha több példányban készül a levél, az aláírás helyett s. k. (saját kezével) jelzést gépelünk. Az aláíró ilyenkor csak azt a példányt írja alá, amelyen felsoroltuk a sokszorosított levél címzettjeit. Amennyiben a levélhez melléklet is tartozik, azt a levélen fel kell tüntetni. A melléklet megnevezését az aláírás után egy sor kihagyásával a lapszéltől kezdve írjuk, majd aláhúzzuk. A mellékleteket darabszámmal (pl. Melléklet: 5 db), vagy külön-külön felsorolva is gépelhetjük. Két-három melléklet esetében általában a mellékletek mindegyikét külön sorba írjuk. Ennél több mellékletet rendszerint csak darabszámként tüntetünk fel. A hivatalos levél szövege tartalmi szempontból három fő részre tagolható: bevezetés, tárgyalás, befejezés. A bevezető részben célunk a kapcsolatteremtés. Általában megindokoljuk miért vált szükségessé a levélírás. Hivatkozhatunk korábbi előzményre, kapcsolatunkra. Van amikor már a bevezetésben tömören megfogalmazzuk milyen céllal írjuk levelünket (Pl. Hivatkozással... számú... levelükre / telefonbeszélgetésünkre / hirdetésükre / korábbi üzleti kapcsolatainkra; Ajánlatkérésükre közöljük stb.) A levél tárgyaló része a levél lényege, a tárgy kifejtése. Sikeres megírása nem csupán fogalmazási feladat, mert megszövegezése olyan szakembert kíván, aki a tárgykört jól ismer, és azt a levelezés szabályainak megfelelően világosa, tehát félreérthetetlenül ki is tudja fejteni. A kifejtés időbeli sorrendiséget kövessen: mit tettünk a szóban forgó üggyel kapcsolatosan, mit szándékozunk tenni, illetőleg, mit kérünk a címzettől. A levél befejező részében röviden összefoglalhatjuk a tárgyalásban leírtakat, és egyben jelezzük a kapcsolat fenntartásának igényét, módját (pl. Várjuk gyors intézkedésüket! Köszönjük szíves észrevételeit. Ügyintézésüket előre is köszönjük. Várjuk mielőbbi megrendelésüket. Reméljük, hogy munkánkkal elégedettek lesznek, és a jövőben is számíthatunk megrendelésükre. Stb.) Hivatalos nyelvünkben, stílusunkban törekedjünk az egyszerűségre, közérthetőségre, a közéleti nyelvhez igazodó stílusra. Hivatalos nyelvezetünkön sajnos még ma is sokszor érezhető az idegen nyelvi hatás, a nehézkesség, körülményeskedés és a köznyelvből ma már kiirtott archaizmus régies szóhasználat -, ahogy

3 arról olvashatunk Móra Ferenc Mihály folyamatba tétele című ironikus elbeszélésében, amelyben a főhős, az alföldi szegény ember italmérési engedélyt kap, de nemsokára felszólítja a hatóság: fölszólíttatik, hogy magyar állampolgárságát hat hét alatt igazolja, különben folyamatba tétetik az eljárás a föltételesen megadott italmérési engedély megvonása iránt. Ennek elolvasása után Mihály négy hétig nem tudott aludni, félt a szégyentől, mert azt már mégse tűrheti, hogy őt folyamatba, mármint a Tiszába mártogassák. Amikor Móra Ferenc megmagyarázta Mihálynak a fenyegetés értelmét ha maga hat hét alatt be nem bizonyítja az állampolgárságát, akkor visszaveszik az engedélyt -, így fakadt ki: Így mög löhet érteni, de hát akkor mért nem így írják? Tartózkodjunk hát a nyakatekert fogalmazástól. A jó stílus szabatos, világos és szép. A hivatalos stílusnak is megvan a maga stílusa és terminológiája azaz szakszókincse. Szabatos a kifejezésünk akkor, ha gondolatainkat, mondanivalónkat a legkifejezőbb szavakkal fogalmazzuk meg. Ehhez szükséges a szakma, a tárgykör ismerete, így nélkülözhetetlen a szaktudás. Világos az írásunk, ha első olvasásra megértjük, és nincs szükségünk magyarázatra. Kerüljük a kétértelmű, homályos, a pongyola fogalmazást. A pontosan, egyértelműen, tárgyiasan és tárgyilagosan írott hivatalos irat nem lehet a megértést nehezítően szűkszavú, de feleslegesen terjengős sem. A hivatalos levelek nem tartalmazhatnak érzelmi megnyilvánulásokat. Kifejezetten értelmi jellegűek, céljuk a tájékoztatás, ezért a hivatali nyelv hangneme objektív, érvelése logikus, így lesz kellő tekintélye, hiszen mögötte egy szervezet áll. Összefoglalva tehát fogalmazásunk legyen: - szakszerű, világos, egyértelmű, - tömör, közérthető, - feleljen meg a magyar nyelvi szabályoknak. Egyszerű ügyiratok: A szöveg terjedelmétől függően A/5 vagy A/4-es papírra írjuk. Felírjuk a címet (öt leütésig ritkított írással), egy sor kihagyással kezdjük a szöveget, a tartalmi tagolást egy sor üresen hagyásával jelöljük, és mindent a margónál kezdünk írni. A keltezést a szöveg befejeztével egy sor kihagyásával írjuk, ezután három üres sor kihagyásával gépeljük az aláírást. A feliratok után nem teszünk pontot (Nyugta, Elismervény). A számjegyekkel feltüntetett pénzösszegek értékét betűkkel is kiírjuk. A számjegyek betűírását nagy kezdőbetűvel írjuk és mindig teljesen egybeírjuk, a száz, ezer, millió elé kiírjuk az egy számot (pl. egyszáz), a két száz stb. helyett kettőt írunk, hogy ne tévesszük össze a héttel (pl. kettőszáz). - Nyugta (pénzösszeg átadása, a pénz átvevője írja alá; részei: megnevezés, pénzösszeg, betűvel is kiírva, átadó neve, összeg rendeltetése, keltezés, átvevő neve, aláírás) - Ellennyugta (pénzösszeg átvétele, aláíró a pénz átadója; részei: megnevezés, pénzösszeg, betűvel is kiírva, átvevő neve, keltezés, átadó neve, aláírás) - Elismervény (akkor írjuk, ha valakinek valamit átadunk kivéve pénzt -, ez az átvétel bizonyítéka, aláírója az átvevő; részei: megnevezés, az átvett tárgy megjelölése mi, hány darab -, átadó neve, keltezés, átvevő aláírása; része lehet még: milyen célra/ időtartamra, milyen állapotban) - Kötelezvény (kölcsönkapott pénzösszeg vagy dolog átvételének elismerése, kötelezettségvállalás visszaadására; a pénzösszegről szólót adóslevélnek nevezzük; részei: megnevezés, szolgáltatást nyújtó neve, címe, kölcsön összege/szolgáltatás tárgya, a vállalás elmulasztásának jogi következményei, két tanú aláírása, címe, személyi igazolvány száma, kötelezettséget vállaló aláírása, címe, személyi igazolvány száma) - Meghatalmazás (feljogosít, hogy valaki helyett, a nevében valamilyen ügyben eljárjon, meghatalmazó és meghatalmazott írja alá; részei: megnevezés, meghatalmazott neve, az ügy amiben eljárhat, mely időtartamban, meghatározott aláírása, címe, szig. sz., keltezés meghatalmazó aláírása, cím, szig. sz., két tanú aláírása, címe, szig. száma) - Nyilatkozat (valamivel kapcsolatos álláspont kifejtése, pl. tiltakozás, tagadás, elhatárolódás, hozzájárulás) - Végrendelet (rendelkezés személyes tulajdonról, halála után hozzák nyilvánosságra, ha nem kézírással készül két tanú aláírása szükséges, legbiztonságosabb ha letétbe helyezik közjegyzőnél)

4 Magánszemélyek levelei intézményekhez: - Önéletrajz (tömör, lényegretörő legyen, életrajzi adatok, tanulmányi, munkaköri adatok, képességek) - Kérvény, kérelem (részei: kérelmező neve, címe, munkahelye, beosztása, a kérés pontos megfogalmazása, az indokok meggyőző előadása, a kérvény záradéka: a kérelem tömör megismétlése) - Fellebbezés (valamilyen döntés, határozat módosításáért, érvénytelenítésért, általában határidőhöz kötött) - Panasz (kellemetlenség, hiányosság, kárt okozó zavarok észrevétele, a probléma tényszerű ismertetése, intézkedés kérése) - Bejelentés (valakinek tudtára adunk, nyilvánosságra hozunk valamit) - Javaslat (kívánatosnak tartott intézkedés meghozatalára) Intézmények levelei magánszemélyekhez és cégen belüli ügyiratok: - Értesítés (tájékoztat, tudat valamit) - Meghívó (mikor, hova, milyen eseményre) - Határozat (rendelkezés, indoklás) - Igazolás (valamilyen tényállás elismerése) - Engedély - Munkaszerződés - Jegyzőkönyv (felvétel helye, ideje, szervezet neve, címe, jelenlevők, tárgymegjelölés, vitaindító, hozzászólások, határozatok, utalás a keltezésre, aláírások) - Emlékeztető (emlékeztet feladatra, határidőre, felelősre) - Feljegyzés (tájékoztat tényről, intézkedéséről, feladatteljesítésről) - Jelentés (közlés valamiről, pl. napi rendszeres vagy különleges) - Körlevél (általános elvek és azok gyakorlati megvalósítására vonatkozó utasítások több személynek, vagy munkaközösségnek a cégen belül) Üzleti levelezés: - Ajánlat (hivatkozás az eddig üzleti kapcsolatra, a szerzett információkra, áruajánlat, árjegyzék, termékismertetés, megrendelés kérése, áruszállítás pontos teljesítésének ígérete) - Ajánlatkérés (hivatkozás hirdetésre, korábbi üzleti összeköttetésre, tájékoztatás vagy árjegyzék kérése, az áru megjelölése, a megrendelni kívánt mennyiség közlése, érdeklődés a szállítási határidőről) - Megrendelés (hivatkozás az eladó ajánlatára, hirdetésre, személyes tárgyalásra, a megrendelt áru pontos megnevezése, az áru mennyisége, a megrendelt termék egységára, a szállítás határideje, különleges megállapodásokat, ha vannak, fuvardíj elszámolásának és a szállítás módjának meghatározása, a kiegyenlítés módja és határideje) - Megrendelés visszaigazolása (az eladó kötelezettséget vállal a megrendelés szerinti szállításra) - Teljesítőlevél (hivatkozás a megrendelésre, az áru szállításának bejelentése, a számla melléklése, utalás a számla megállapodás szerinti kiegyenlítésére) - Reklamáció (kifogásaink szakszerű leírása, csereigény bejelentése, határidő, esetleges engedménykérés a hibás teljesítés miatt) - Szállítólevél (az áru átvételének elismerése) Kérdések: 1. Írja le röviden milyen legyen a hivatalos levél stílusa. 2. Írja le a hivatalos levél tartalmi követelményeit. 3. Íjra le az egyszerű ügyirat formai követelményeit. 4. Melyek az aláírásra vonatkozó előírások a hivatalos levelezésben? 5. Hogyan kell írni a hivatalos levelezésben a pénzösszeget?

5