A "levél" és más iratok formai jegyei

Átírás

1 A "levél" és más iratok formai jegyei Scriba manent verba volant Horatius A magyar nyelv Értelmező Kéziszótára szerint "a levél egy távollévő személyhez intézett, papírra írt, rendszerint borítékba zárt, leragasztott vagy lepecsételt s főleg postán továbbított értesítés, tudósítás, közlés. A levél mint az írás egy műfaja két alaptípusra osztható: magánlevél és hivatalos levél. Más írásos műfajba tartoznak a hatósági, vállalati és egyéb szervezeteknél, intézményeknél használatos ügyiratok, például a jegyzőkönyv, feljegyzés, bizonyítvány, elismervény, nyugta, kötelezvény, szerződés. A papírformátumok Az irodai gyakorlatban az "A" szabványméret-sorozatot alkalmazzák. A sorozat tagjai az előző méret felezésével adódnak. Az alábbi táblázat a méreteket és a használatos borítékok méreteit adja meg. Szabvány megnevezés méret mm-ben Borítékméret mm A/0 négyszeres ív 841x1189 A/1 kétszeres ív 594x841 A/2 ív 420x594 A/3 félív 297x420 A/4 negyedív 210x x322 A/5 nyolcadív 148x x228 A/6 tizenhatodív 105x x160 Levelezésre az A/4, A/5-ös lapot és az A/6-os levelezőlapot alkalmazzuk. Sok helyen a hivatalos levelek előnyomott fejléccel rendelkeznek, amely megkönnyíti a fejléc kitöltését, emellett reklámhordozó szerepe is van. A boríték kitöltése A borítékok felülete három részre osztható az alábbi ábra szerint:

2 Az 1-es mezőbe a bélyegek, bérmentesítésre szolgáló bélyegzőlenyomatok és jelölések kerülnek. A 2-es mező a feladó adatait tartalmazza, míg a címzett adatai a 3-as mezőben foglalnak helyet. A címzett valamennyi adatát a bal széltől egyforma távolságra kell kezdenünk úgy, hogy a címzés lehetőleg a boríték középvonalánál kezdődjön. A címzett neve és postacíme között két sort üresen kell hagyni. A küldemény kezelésére, továbbítására szolgáló utasításokat (expressz, ajánlott, stb) is a 3-as mezőbe, a címzettel egy sorban, a bal széltől legalább 10 mm-re kell írnunk. Az irányítószám ritkított írással is írható. A külföldi irányítószámok elé kötőjellel a címzett ország betűjelét is fel kell tüntetni, ezesetben a címzés alatt egy nagy X-szet írunk a levélosztályozó automata számára. Feladó: Rácz Balambér Pécs, Fehér utca 9/C COMPUTERV Szövetkezet Nagy László elnök PÉCS Petőfi u

3 A levél típusú dokumentum A magánlevél A magánlevélre a személyes kapcsolat, egyéni (szubjektív) kifejezésmód, az érzelmi megnyilatkozás és a formai kötetlenség jellemző. Ennek megfelelően a szövegszerkesztővel készített magánlevél az olvashatóság fenntartása mellett sok olyan lehetőséget rejt, amely tükrözi a levélíró esztétikai igényességét és a szövegszerkesztő program használatában szerzett gyakorlatát. A hivatalos levél A hivatalos levélben az egyéni hangvételt háttérbe szorítják a formai kötöttségek, szabályok. A géppel írt levél formai előírásait a Magyar Szabványügyi Hivatal MI 3495/2-86. számú szabványa tartalmazza. A hivatalos levelekben alaki szempontból három fő részt különböztetünk meg: A fejrész a feladó és a címzett adatait, a postai utasítás(ok)at, a keltezést és az irattározási adatokat; a főrész a tárgymegjelölést, a megszólítást és a levél szövegét; a zárórész az üdvözlést és az aláírás(ok)at tartalmazza. 3

4 20-25 mm min. 10mm mm A feladó neve Helységnév, utca, házszám, irányítószám Telefon: Szolgálati használatra A címzett neve Helységnév Utca, házszám Irányítószám Expressz! Ajánlott! Keltezés Iktatószám: Ügyintézőnk: Hivatkozási szám: Ügyintézőjük: Tárgy: sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss Megszólítás! A levél szövege ssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss Sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss Sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss. Elköszönő, üdvözlő szavak Az intézmény neve, címe (bélyegző) Aláírás beosztás Melléklet(ek): 20-25mm 4

5 Az írógéppel vagy szövegszerkesztővel készült iratokon a fenti ábra az irányadó, az előnyomott (cégjelzéses) levélpapírokon azonban az egyes rovatokat a kijelölt mezőkbe kell írni. Megengedett, hogy szükség esetén egyes rovatok (pl. az iratkezelési adatok vagy a postai utasítások) elmaradjanak. A fejléc adatai A feladó adatai között lehetőleg a megnevezés, a közigazgatási cím, a telefon-, telefax- és a telex-szám, a postai cím és a pénzforgalmi jelzőszám is szerepeljen. A címzett adatai a feladó adatai alatt két sor kihagyásával a bal szélen kezdődjenek, először a cég neve, alatta az esetleges kisebb szervezeti egység neve, majd (ha személyre szóló a levél) a személy neve és beosztása szerepeljen. Egy sor kihagyásával következik a címzett (postafiókra utaló) postai vagy (utca, házszámot tartalmazó) közigazgatási címe, mindkettőnél az első sorban csak az aláhúzott helységnév áll, alatta a cím fennmaradó része következik. A postai utasításokat (expressz, ajánlott, stb.) a címzés alatt, egy sor kihagyásával a bal széltől kezdve aláhúzottan kell írni. A keltezésben először a helységnév, majd az év, hónap és nap következik. Az iratkezelésre és az ügyintézésre vonatkozó utalásokat a levél jobb felső részébe, közvetlenül a keltezés alatt, jól látható módon kell elhelyezni. A levél főrésze A főrészt a tárgy megjelölésével kezdjük. A Tárgy szót a bal szélen kezdjük és aláhúzást alkalmazunk, de a tárgymegjelölést már nem húzzuk alá. A hivatalos levelekben megszólítást ritkán alkalmazunk. Ha mégis, azt a tárgy alatt két sorral, a bal széltől írjuk, a végére pedig felkiáltójelet teszünk. Ha van megszólítás, akkor a levél szövegét egy sor kihagyásával kezdjük írni, míg a megszólítás nélküli levelekben a tárgy sora alatt két üres sor kihagyásával a harmadikban kezdhetjük. A levél zárórésze A levél zárórésze egy-két szavas elköszönéssel (Üdvözlettel, Tisztelettel, Sporttársi üdvözlettel, Jószerencsét, stb.) kezdődhet a levél szövege alatt egy sor kihagyásával a bal szélen. Ha a levél írója nem kívánja az elköszönést, el is maradhat. Ez után három sor kihagyásával következik a levelet író szerv neve, majd újabb három sor kihagyásával az aláírási joggal rendelkező személyek nevei, a nevek alatt pedig a beosztásuk (igazgató, osztályvezető, stb.). A levél attól a pillanattól válik hivatalossá, amikor a jogosultak aláírták és a cég hivatalos pecsétje is rákerült a levélre. 5

6 A nyugta és az ellennyugta Pénz átadásakor és átvételekor kiadott iratokról van szó, legtöbbször pénztári nyomtatványon. A nyugtát a pénz átvevője írj alá és az átadó tárolja, ellennyugtát pedig fordítva, a pénz átadója írja alá. 1. A nyugta tartalmazza a következő adatokat: a Nyugta megnevezést a pénzösszeget számmal és betűvel is a pénz átadójának nevét az összeg rendeltetését az összeg átvevőjének nevét és aláírását 2. Az ellennyugta tartalma: az Ellennyugta megnevezést a pénzösszeget számmal és betűvel is a pénz átvevőjének nevét az összeg átadójának nevét és aláírását A nyugtatípus igen egyszerű kivitelű dokumentum. Az alábbi példa teljesen megfelel a célnak: Nyugta 2000 Ft-ról, azaz Kettőezer forintról. Az összeget Kovács Zoltántól, az Abszolútjó Gimnázium 2.A osztályos tanulójától a menzai díj befizetése címén a mai napon felvettem. Pécs, május 3. Hajdú Béla 2.A osztályos tanuló 6

7 Az elismervény Elismervényt írunk, ha valakinek valamit (pénzen kívül bármi mást) átadunk. Az írja alá, aki a tárgyat átvette. Az elismervény tartalma: az Elismervény megnevezést az átvett tárgy megnevezését az átadó nevét az összeg átvevő nevét és aláírását további, nem kötelező tartalmi elemek: cél időtartam a tárgy állapota Elismervény Elismerem, hogy az ENTERAKTIV Rt-től (Pécs, Napfényes körtér 1.) a mai napon 1 darab Panasonic videomagnót kifogástalan állapotban két napi használatra átvettem. Pécs, május 3. Hajdú Béla 2.A osztályos tanuló A kötelezvény A kötelezvény olyan okirat, amelynek a kiállítója (aláírója) elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy tárgynak az átvételét és kötelezettséget vállal a pénzösszeg, tárgy vagy szolgáltatás visszaadására, visszaszolgáltatására. A jog szerint bizonyító erejű kötelezvényt két tanú is hitelesíti az aláírásával. A kötelezvény tartalma: a Kötelezvény megnevezést a hitelező, a szolgáltatást nyújtó nevét, lakcímét a kölcsön összegét, a szolgáltatás tárgyát, módját, időpontját a vállalás elmulasztásának jogi következményeit a két tanú nevét, címét, személyi igazolványának számát és aláírását az összeg átvevő nevét és aláírását a kötelezettséget vállaló aláírását, címét, személyi igazolványának számát 7

8 Kötelezvény Kötelezem magam, hogy az Abszolútjó Gimnáziumtól (Pécs, Abszolút körút 1.) kapott számítógép konfigurációt az iskolával való munkaviszonyom megszűnésekor az iskola rendelkezésére visszaszolgáltatom. Pécs, május 3. Németh Tibor technikus Pécs, Rókus u. 3/a. Szem. ig. sz.: AB-II Tanúk: Papp Kázmér tanár Pécs, Alkony u. 19. Szem. ig. sz.: RH-II Berta Vilmosné adminisztrátor Kozármisleny, Fő u. 2. Szem. ig. sz.: GK-I A meghatalmazás Ilyen okiratot készítünk, ha fel akarunk jogosítani egy meghatalmazottat, hogy helyettünk, a nevünkben a megjelölt ügyben vagy ügyekben eljárjon (pénz, postai küldemények átvételére, bírósági tárgyaláson való képviseletre, stb.). A meghatalmazás tartalma: a Meghatalmazás megnevezést a meghatalmazott nevét az ügyet, amelyben eljárhat a meghatalmazás időtartamát a meghatalmazott aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát a meghatalmazó aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát a jelenlévő két tanú aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát 8

9 Meghatalmazás Meghatalmazzuk dr. Dörzsölt Vilma alkalmazottunkat, hogy az május 13-án a Pécsi Abszolútjó Gimnázium (Pécs, Abszolút körút 1.) ellen a 33/1996 számú kötbér ügyében indított perünkben iskolánkat képviselje. A tárgyaláson helyettünk és nevünkben jognyilatkozatot tehet.... dr. Dörzsölt Vilma A meghatalmazott aláírása Állandó lakása: Pécs, Vörösmarty u. 73. Szem. ig. sz.: AG-V Pécs, május 3. Abszolútjó Gimnázium Pécs Beleva Lóránt igazgató A nyilatkozat Írásbeli nyilatkozatot számtalan dologgal kapcsolatban tehetünk. Kifejtjük benne hivatalos álláspontunkat, véleményünket. Jogi vonatkozásai lehetnek, így tanúkkal is hitelesíteni szokták. A nyilatkozat tartalma: a Nyilatkozat megnevezést a nyilatkozó aláírását, azonosító adatait a jelenlévő tanúk aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát Nyilatkozat Tiltakozom dr. Dörzsölt Vilmos képviselő Úrnak a napokban megjelent, engem személyesen támadó írása ellen. Szeretném pontról pontra megcáfolni vádjait: 1. Nem igaz, hogy a kutyám megharapta volna a postást. 2. Az sem igaz, hogy én haraptam volna meg őt. 3. Nincs is kutyám. Pécs, február Ló Elemér Pécs, Vörösmarty u. 73. Szem. ig. sz.: AG-V