Munkahelyi kommunikáció ÖSSZEFOGLALÁS

Átírás

1 Munkahelyi kommunikáció ÖSSZEFOGLALÁS

2 Irattípusok Üzleti/Hivatalos levél Szerződés Kérvény Adásvételi Meghatalmazás Szállítási Határozat Bérleti Fellebbezés Ajánlat Együttműködési megállapodás Megrendelés Munkaviszony Szállítási értesítés Munkaszerződés Visszaigazolás Reklamáció, panasz Megbízási szerződés Vállalkozási szerződés Jegyzőkönyv Jelentés

3 Üzleti vagy hivatalos levél formáját, alakját szabványok írják elő, tartalmát tekintve bizonyító okiratként is szolgálhat. A hivatalos levél szerkezeti részei: Fejléc: feladó neve, címe, címzett (személy, cég, szervezet) neve és címe levél tárgya melléklet keltezés (iktatószám, ügyintéző) Főrész: megszólítás a levél szövege Zárórész: elköszönő formula aláírás, bélyegző

4 Üzleti vagy hivatalos levél Fogalmazási és stílus követelmények. rövid, lényegre törő fogalmazás személy szóljon a személyhez kötelező az udvariasság, nyelvhelyesség a magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan használjuk egy gondolat-egy bekezdés a fő gondolatok a bekezdés elején szerepeljenek fölösleges mondatrészek, hibás szókapcsolatok kerülése a megszólítás/elköszönés udvarias legyen

5 Kérvény Valamilyen kéréssel, igénnyel fordulunk a címzetthez, egy személy, vagy egy intézmény Egyértelmű tárgy (mire vonatkozik) Tisztázni kell a kérvény megírásának okát és körülményeit (indoklás) A végén érdemes még egyszer visszatérni az eredeti kéréshez (hangsúly) Tipikus formula: Azzal a kéréssel fordulok

6 Meghatalmazás a meghatalmazás megnevezést, a meghatalmazott nevét, az ügyet, amelyben eljárhat, milyen időtartamra szól a meghatalmazás, a meghatalmazott aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát, a keltezést, a meghatalmazó aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát, a tanúk aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát.

7 Határozat Meghatározott címzettekhez szól Konkrét ügyekre vonatkozik Kötelez Az ügyfelek kérelmére, panaszaira, egyéb beadványaira válaszolva vagy a nélkül döntenek, engedélyeznek, elutasítanak, jóváhagynak, vagyis határoznak. A határozat tartalma: a címzett és a küldő szerv adatai indoklást, a döntés során alkalmazott jogszabály(oka)t, lehet-e fellebbezni vagy nem, fellebbezési lehetőség esetén annak közlését, hogy hova kell eljuttatni a fellebbezést, milyen határidőn belül, tartalmazza továbbá az illetékes aláírását, a keltezést, az iktatószámot, és azt is, hogy kiknek küldték el a határozatot.

8 Fellebbezés Fellebbezést akkor ír a szervezet vagy magánszemély, ha a határozat megváltoztatása, megítélése szerint indokolt Nem minden határozat ellen lehet fellebbezni Tartalma az ügyfél és/vagy képviselőjének a neve (megnevezése) lakcím (székhely, telephely) eljárási illeték befizetésének hiteles igazolása meg lehet adni a hivatalos célokra használható elektronikus levélcímet vagy távközlési úton való elérhetőséget. A fellebbezésben új tényekre és bizonyítékokra is lehet hivatkozni.

9 Együttműködési megállapodás KÖLCSÖNÖS Elvárásokat tartalmazó megállapodás, az eredményes gazdálkodás érdekében. A felek milyen módon kívánnak együttműködni, és az együttműködés keretében mit várnak el egymástól, milyen kötelezettségeket vállalnak az eredményes gazdálkodás elősegítése érdekében. A felek milyen jogokat kívánnak biztosítani maguknak gazdasági céljaik eléréséhez Példák Cégalapítás Közös projekt Tartós együttműködés

10 Munkaszerződés A munkavégzés létesítésével kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket rögzítő megállapodás. A szerződő felek megjelölése Személyi alapbér (Mindig BRUTTÓ) Órabér Napibér Havibér Munkakör (kapcs. Munkaköri leírás ) Munkavégzés helye Kiegészítő juttatások

11 Megbízási szerződés Két alanya a megbízó, aki az utasításokat adja, és a megbízott, aki köteles az ügyet a megbízó utasításai szerint és a megbízó érdekében ellátni. A megbízott nem feltétlenül természetes személy Lehet ingyenes is!!!! Jelzálog jog a megbízó felé a díj és költségek erejéig

12 Vállalkozási szerződés ún. Eredménykötelem olyan szerződés, amely alapján a vállalkozó valamely dolog tervezésére, elkészítésére, feldolgozására, átalakítására, üzembe helyezésére, megjavítására vagy munkával elérhető más eredmény létrehozására, a megrendelő pedig a szolgáltatás átvételére és díj fizetésére köteles Tartalma: a szolgáltatás tárgya, annak mennyisége és minősége figyelembevételével. egy műszaki leírásban rögzítik a fontosabb adatokat, mely általában a szerződés melléklete. a felek a szolgáltatást műszaki tervekre és költségvetésre utalással is meghatározhatják. meg kell határozni a vállalkozói díj összegét, valamint a teljesítési és a kifizetési határidőket

13 Adásvételi szerződés eladó köteles a dolog tulajdonát a vevőre átruházni és a dolgot a vevő birtokába bocsátani, a vevő pedig köteles a vételárat megfizetni és a dolgot átvenni tárgya lehet minden dolog, ami nem forgalomképtelen tájékoztatási kötelezettség Szavatosság Ingóság estében szóban is megköthető

14 Szállítási szerződés halasztott adásvételi szerződés, a dolog átadása egy meghatározott későbbi időpontban történik Pl. Rendszeres beszállítókkal Konkrét projekt, túl nagy volumen az egyszeri megrendeléshez

15 Bérleti szerződés A bérbe adó átmenetileg birtokba adja tulajdonát, ezért jogilag szavatolja a szerződésben foglaltakat a bérlőnek. A bérlő értelemszerűen bért fizet A bérleti szerződés tartalmazza: A bérbeadó és a bérlő megnevezését (a szükséges személyi adatokkal) A bérbevétel tárgyát (annak pontos leírását) A bérleti díj összegét A határidők feltüntetését A szerződés életbe léptetésének (érvényességének) kezdetét és lejártának határidejét A szerződés felbonthatóságának határidejét A bérbeadó egyéb kikötéseit a használattal, továbbadásával (albérletbe), karbantartással és más dologgal kapcsolatban A vitás kérdésekben döntésre illetékes szerv (személy) megnevezését A bérleménnyel kapcsolatos, hivatalos adók illetékek befizetőjét

16 Ajánlat Ajánlat kérés A tényleges kereskedelmi ügylet kezdete vásárolni szándékozó a kiválasztott áru szállítási feltételeiről, a szolgáltatás elvégzésének körülményeiről szeretne bővebb, részletesebb és konkrét információkat megtudni nem terheli vásárlási kötelezettség Vázlata Előzmények: hirdetés, szóbeli megbeszélés, üzleti esemény Az áru/szolgáltatás pontos megadása, a vásárolni kívánt mennyiséggel Elvárások: szállítási feltételek, határidők, csomagolás Az igénybe venni kívánt szolgáltatás paraméterei Ajánlat Általában megkeresésre adott válaszként, de lehet önálló kezdeményezés is. Lehet kötött, vagy kötelezettség vállalás nélkül: Kötelezettségvállalás nélkül Kötelező érvényű lejárat megjelöléssel Kötelező érvényű lejárat nélkül Tartalma: az áru (szolgáltatás) pontos megnevezése, az áru minőségének és mennyiségének meghatározása, illetőleg a szolgáltatás részletes leírása, az eladási (szolgáltatási) ár, szállítási feltételek és a határidő, fizetési mód és fizetési feltételek, a csomagolás módja, kapcsolódó egyéb szolgáltatások stb.

17 Megrendelés Ki kell térni az adásvételi ügylet minden részletére Jogi kapcsolat a megrendelés visszaigazolásával keletkezik Bevezetés: hivatkozunk az előzményre (az eladó ajánlatára, hirdetésére, a személyes megbeszélésre, ismerőstől kapott információra stb.) A megrendelt áru pontos megnevezése (típus, méret, márka stb.); mennyiség Fizetési feltételek: Közöljük az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét; kitérünk az ár pontos részletezésére (nettó ár, áfa, bruttó ár) Szállítási feltételek: Meghatározzuk a szállítás idejét, eszközét, esetleg a részszállítások ütemét; közöljük az átvétel helyét, módját Egyéb feltételek: terméktől függően tartalmazhatja levelünk a csomagolással kapcsolatos kikötést, az ígért garanciavállalást Befejezés: kérjük a megrendelésünk visszaigazolását Megrendelőlap (formanyomtatvány); gyakori megrendelések esetén

18 Visszaigazolás Ebben a levélben az eladó kötelezettséget vállal a megrendelés szerinti szállításra, a vevő pedig követelheti a teljesítést. A megrendelés visszaigazolása lényegében ugyanazt tartalmazza mint a megrendelőlevél. Tartalma Hivatkozás az eladó ajánlatára, hirdetésére, a személyes tárgyalásra. A megrendelt áru pontos megnevezését. Az áru mennyiségét. A megrendelt termék egységárát. A szállítás határidejét, az esetleges részszállítások mennyiségét és határidejének pontos megjelölését. Ha van ilyen, a különleges megállapodásokat (például: műszaki rajzok küldése). A fuvardíj elszámolásának és a szállítás módjának a meghatározását. A kiegyenlítés módját és határidejét.

19 Szállítási értesítés Az áru szállításáról a fuvarozó kellő időben értesíti a vevőt - szállítási értesítést küld annak érdekében, hogy az előkészüljön az áru fogadására. Erre különösen akkor van szükség, ha adott időben nagy mennyiségű áru szállítása történik, vagy ha részszállításra kerül sor. A felek előzetesen abban is megállapodnak, hogy az eladó a szállítás előtt mikor értesíti a vevőt az áru érkezéséről A szállítási értesítés (avizó) vázlata: Bevezetés: hivatkozás a megrendelésre vagy a szállítási szerződésre Értesítés a szállításról: a szállítás pontos ideje a szállítás módja, útvonala a szállítmány pontos megnevezése, mennyisége (csomagolás módja) Utalás a számlára esetleg a fizetési módra Egyéb megjegyzések (vám, biztosítás) Befejezés: udvariassági formula

20 Reklamáció, panasz történhet: szóban írásban telefonon interneten hivatalos jegyzőkönyvbe kell foglalni fogyasztó, reklamáló neve, címe a hiba/kifogás leírása a kívánt igényt a pontos időpontot a kifogás rendezésének módját, indokát

21 Jegyzőkönyv törvény előtt bizonyító erejű okirat Gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában Szerkezete Fejrész: A felvétel helye, ideje; A szervezet neve, címe; A jelenlevők; A tárgy megjelölése; jegyzőkönyvvezető neve Főrész Előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató Felszólalások, hozzászólások, javaslatok (indítványok) Zárórész: Határozat(ok); Utalás a keltezésre (K. m. f.); Aláírások (hitelesítés)

22 Jelentés Beosztott -> főnöknek, vállalat->hivatalnak Tárgya lehet Statisztikai (pl.: Pénzügyi, Féléves, Éves, Létszám, Termelés ) Útijelentés Ellenőri Gyakoriságát tekintve Alkalmi Napi Heti Havi Negyedéves Féléves Éves