Martfű Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának ÜGYRENDJE

Átírás

1 Martfű Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának ÜGYRENDJE Martfű Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított évi LXV. törvény 38. -a alapján az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására létrehozta a Polgármesteri Hivatalt. I. fejezet Bevezető rész 1. Jelen szabályozás a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított évi LXV. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998.(XII.30.) Korm. számú rendelet alapján készült. 2. Az Ügyrend a Polgármesteri Hivatal, valamint a Mezőhék szervezeti felépítését, működési rendjét, a külső és belső kapcsolattartás módját, valamint a Szolnoki Kistérség Többcélú Társulása (továbbiakban: Társulás) hivatalt érintő feladatait tartalmazza. 3. Az Ügyrend hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatal, valamint a Mezőhéki Kirendeltsége valamennyi alkalmazottjára, dolgozójára.

2 2 II. fejezet A Polgármesteri Hivatal szervezete 1. A költségvetési szerv neve: Polgármesteri Hivatal Címe: 5435 Martfű, Szent István tér 1. Pf.: Működési területe: A Polgármesteri Hivatal illetékessége és hatásköre az a.)-f.) pontokban foglalt eltérésekkel Martfű város közigazgatási területének egészére kiterjed. a.) b.) c.) d.) e.) f.) A Városi Gyámhivatal illetékessége a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról szóló 331/2006.(XII.23.) Korm. rendelet 1. számú mellékletében meghatározottak szerint Rákócziújfalu településre is kiterjed. Az építésügyi hatósági jogkör a módosított 220/1997.(XII.05.) Korm. rendelet 1. és 2. számú melléklete alapján kiterjed Rákócziújfalu településre is. Az Okmányiroda illetékessége a d.) pontban meghatározott feladatok kivételével, az okmányirodák kijelöléséről és illetékességi területéről szóló 256/2000.(XII.26.) Korm. rendelet melléklete alapján Rákócziújfalu településre is kiterjed. Az Okmányiroda a c.) pontban idézett jogszabály alapján az ország egész területére kiterjedő illetékességgel látja el a személyazonosítás céljára szolgáló, illetőleg a járművezetésre jogosító okmányok kiállításával kapcsolatos, hatáskörébe utalt feladatokat. Külön megállapodás szerint Mezőhék község közigazgatási területén ellátja a hivatal a körjegyzőségből adódó feladatokat. Társulási megállapodásban megállapított működési területre kiterjedően ellátja a hivatal a társulásból adódó feladatokat. 3. Kirendeltsége: Martfű Polgármesteri Hivatal Mezőhéki Kirendeltsége (a továbbiakban: Mezőhéki Kirendeltség)

3 3 Címe: 5453 Mezőhék, Felszabadulás út 1. Telefon/Fax: 56/ Működési területe: Mezőhék község közigazgatási területe 4. A Polgármesteri Hivatal jogállása: A Polgármesteri Hivatal jogi személy, Martfű Város Önkormányzata Képviselőtestületének szerve (egységes hivatala), melyet az alapító Képviselő-testület az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való szakszerű előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására hozott létre. A hivatal Alapító Okirata az Ügyrend 1. számú függeléke. 5. A Polgármesteri Hivatal felügyeleti szerve: A Polgármesteri Hivatal a.) általános felügyeleti szerve: Martfű Város Önkormányzata Képviselőtestülete b.) törvényességi felügyeleti szerve: Észak-Alföldi Regionális Közigazgatási Hivatal, Debrecen és annak Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Kirendeltsége, Szolnok. 6. A Polgármesteri Hivatal képviselete: A Polgármesteri Hivatal a Képviselő-testület által kinevezett jegyző vagy a jegyző által megbízott személy képviseli. III. fejezet A Polgármesteri Hivatal gazdálkodása és alapvető feladatai 1. A Polgármesteri Hivatal gazdálkodása a.) A Polgármesteri Hivatal a helyi önkormányzat gazdálkodásának végrehajtó szerve, önálló gazdálkodási jogkörrel rendelkező költségvetési szerv.

4 b.) A Polgármesteri Hivatal gazdálkodási tevékenységét maradvány-érdekeltségi rendszerben végzi. c.) A gazdálkodást: 4 az Állami Számvevőszék, és a Belső ellenőr, a Polgármesteri Hivatal belső pénzügyi-gazdasági ellenőrzésre jogosult személyei, a Képviselő-testület Pénzügyi Bizottsága, valamint az önkormányzat könyvvizsgálója jogosultak ellenőrizni. d.) A Polgármesteri Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos szabályokat az alábbi mindenkor hatályos szabályzatok, utasítások tartalmazzák: - Számlarend, - Számviteli politika, - Pénzkezelési szabályzat, - A kötelezettségvállalási, érvényesítési és utalványozási szabályzat, - Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, - Leltárkészítési és leltározási szabályzat, - Ellenőrzési szabályzat, - Eszközök és források értékelési szabályzata, - Részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervekkel megkötött együttműködési megállapodások, - A körjegyzőség működésére kötött megállapodások. e.) A feladatellátás (végrehajtás) szervezeti, személyi, pénzügyi, gazdasági feltételeit a fenntartó, felügyeleti szerv biztosítja. A képviselő-testület biztosítja, bocsátja rendelkezésre az önkormányzat tulajdonában lévő feladatvégzéshez szükséges vagyonés pénzeszközt. f.) A pénzügyi gazdasági feladatokat a Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezete, a Pénzügyi és Adóügyi Iroda látja el. g.) A Pénzügyi és Adóügyi Iroda ellátja a Polgármesteri Hivatalhoz hozzárendelt részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek pénzügyi-gazdasági feladatait. h.) Feladatmegosztás, felelősségvállalás rendje: Az önállóan gazdálkodó és a részben önálló gazdálkodó költségvetési szervek között a feladatmegosztás és a felelősségvállalás rendjét külön Megállapodás tartalmazza, amely az Ügyrend mellékletét képezi. i.) A Polgármesteri Hivatal az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából: teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv.

5 5 j.) A feladatellátás forrásai: - normatív állami hozzájárulás, - átvett pénzeszközök, - saját bevételek. k.) Költségvetés, költségvetési előirányzatok: - Az önkormányzat éves költségvetési rendelete magába foglalja a Polgármesteri Hivatal és a kirendeltsége elkülönített költségvetési előirányzatait. - a Polgármesteri Hivatal a jóváhagyott költségvetési előirányzat keretein belül gazdálkodik az államháztartási törvényben, a végrehajtására kiadott kormányrendeletben, az önkormányzati törvényben meghatározott feltételek mellett, a gazdasági-pénzügyi szabályzatokban, a fenntartó, felügyeleti szerv döntéseiben foglaltak szerint. l.) A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások: - A költségvetés tervezésére, a jóváhagyott költségvetési előirányzatok felhasználására, a költségvetés végrehajtására, beszámolására vonatkozóan a külön utasítások és szabályzatok rendelkezései irányadók. - Létszám és személyi juttatás előirányzat: - A hivatal a létszám és személyi juttatások előirányzatával a létszám- és illetmény előirányzat keretei között önállóan gazdálkodik. - A létszám- és illetménygazdálkodásra a vonatkozó központi (Áht., Ámr.) jogszabályokban, az éves költségvetési rendeletben, a külön szabályzatokban foglaltak irányadók. m.) Operatív gazdálkodás, költségvetés végrehajtásának folyamata: - A kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés és az érvényesítés rendjét az erre vonatkozó külön szabályzatok, ill. eseti felhatalmazások tartalmazzák. - Felelősségi szabályok: az államháztartási törvényben és az államháztartás működési rendjét szabályozó kormányrendeletben meghatározott a költségvetés végrehajtásával összefüggő alapvető felelősségi szabályok, valamint a külön szabályzatok az irányadók. - Gazdálkodási jogosultságok, rendelkezési jogkörök: - A gazdálkodás vitelével összefüggő jogosítványok, egyes gazdálkodási jogosultságok gyakorlására a külön szabályzatokban meghatározottak, a munkaköri leírásban foglaltak vonatkoznak, ill. esetenként névre szólóan kiadott megbízásokban, felhatalmazásokban rögzítettek szerint gyakorolhatók. - A pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének és munkakörének részletes meghatározását munkaköri leírás tartalmazza. A munkaköri leírások az Ügyrend függelékét képezik.

6 6 n.) A költségvetési szerv általános forgalmi adó alanyisága: ÁFA körbe tartozó adóalany tárgyi adómentességet élvez. o.) Az Ügyrendhez kapcsolódó függelékek, belső szabályzatok, egyéb dokumentumok naprakész vezetéséről, a jogszabályoknak megfelelő hatályban tartásáról a jegyző gondoskodik. 2. Vagyon, vagyonnal való gazdálkodás A vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni. Ingatlanvagyon: - Az önkormányzat vagyonának gazdálkodási szabályairól szóló rendeletben a törzsvagyon körében elkülönített ingatlan vagyontárgyakat a költségvetési szerv ingyenes használatába adja. - A vagyon kezelésére, használatára, hasznosítására, értékesítésére az önkormányzat külön rendeletében foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni. - A használatba adott ingatlan vagyonnal való rendelkezési jog gyakorlására a vagyonrendelet szabályai irányadók. Ingóvagyon: - A könyvviteli nyilvántartásban, valamint az éves vagyonleltárban szereplő ingó vagyontárgyak tekintetében az ingyenes használati jog illeti meg. - Az ingó vagyon feletti rendelkezési jog gyakorlására az önkormányzat vagyonrendeletébe foglalt szabályok vonatkoznak. 3. A Polgármesteri Hivatal és a Kirendeltsége alapvető feladatai a.) A Polgármesteri Hivatal és a Kirendeltsége alapvető feladatai az önkormányzat működésével kapcsolatban: - ellátja a Képviselő-testület és bizottságai működéséhez kapcsolódó szervezési és adminisztrációs feladatokat, - tájékoztatással és ügyviteli közreműködéssel segíti az önkormányzati képviselők, a bizottságok és a Képviselő-testület munkáját, - közreműködik a testületi szervek által tárgyalandó írásos előterjesztések elkészítésében, - előkészíti és végrehajtja a Képviselő-testület és bizottságai döntéseit, (határozatok és rendeletek) a polgármester és a jegyző operatív vezetésével.

7 7 b.) A Polgármesteri Hivatal és a Kirendeltsége alapvető feladata az államigazgatási ügyek ellátása, az államigazgatási ügyek döntésre való szakszerű előkészítésével, valamint a végrehajtásával kapcsolatos feladatok végrehajtása. c.) A Polgármesteri Hivatal és a Kirendeltsége feladatainak ellátása során együttműködik az önkormányzat más intézményeivel-szerveivel, a társhatóságokkal- és szervekkel, valamint a közszolgáltatást végző szervekkel. d.) A Polgármesteri Hivatal és a Kirendeltsége működésére és az államigazgatási ügyekkel kapcsolatos feladataira vonatkozó belső szabályokat az alábbi szabályzatok, utasítások tartalmazzák: - Iratkezelési Szabályzat, - Kiadmányozási jog szabályozása, - Munkavédelmi szabályzat, Kockázatértékelés - Tűzvédelmi szabályzat, - Informatikai szabályzat, - Egységes Közszolgálati Szabályzat - Polgármesteri keret felhasználásáról, - Polgármesteri és jegyzői utasítások, IV. fejezet A Polgármesteri Hivatal irányítása, vezetői és munkatársai, a működésére vonatkozó alapvető szabályok, a munkáltatói jogok gyakorlása és belső szervezete 1. POLGÁRMESTER A polgármester feladatát és hatáskörét a jogszabályok, valamint a képviselő-testület határozza meg. A polgármester főbb feladatai a Hivatal működésével kapcsolatban: a) a jegyző útján irányítja a Hivatalt, irányítási, működési jogkörében hetente megbeszélést tart a jegyző, az aljegyző és a szervezeti egységek vezetői részvételével, b) meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában, c) külön utasítás szerinti egyetértési jogot gyakorol a jegyzői munkáltatói döntéseknél.

8 8 d) dönt a jogszabály által a hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja, e) a jegyző kezdeményezésére javaslatot tesz a Hivatal belső szervezeti tagozódására, a Hivatal munkarendjére, az ügyfélfogadás rendjére, f) saját feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjét, g) a képviselő-testület döntéseivel összhangban irányítja az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos gazdálkodást, h) összehangolja mindazon feladatokat, amelyek a képviselő-testület és a bizottságok munkájával összefüggnek, részt vesz a szakmai egyeztetésekben, figyelemmel kíséri és segíti valamint ellenőrzi a bizottságok döntéseinek végrehajtását. A polgármester saját feladatai: Közvetlen irányítja: - a város fejlesztésével kapcsolatos operatív feladatok (pályázatok előkészítése, bonyolítása, közbeszerzési eljárás lefolytatása, kivitelezés előkészítése, műszaki ellenőrzés biztosítása stb.) ellátását végző köztisztviselő munkáját, - az önkormányzat költségvetési gazdálkodását, - a városfejlesztés finanszírozását, - a testvérvárosi kapcsolatok ápolásával, az önkormányzati rendezvények szervezésével összefüggő feladatokat ellátó osztály, illetve köztisztviselő tevékenységét, - a város fejlesztésével kapcsolatos célkitűzések, elképzelések meghatározását. 2. JEGYZŐ, ALJEGYZŐ A jegyző a Hivatal vezetője, aki szakmailag felelős a Hivatal működéséért. Tevékenysége során felelős a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelő, szakszerű, pártatlan és igazságos, a színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelő ellátásáért. A jegyző feladatai a jogszabályokban meghatározottakon túlmenően különösen a következők: a) a testület működésével kapcsolatban: aa) összehangolja az előkészítő munkát, gondoskodik a törvényességről, a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, határozatok rendelkezéseinek betartásáról, ab) figyelemmel kíséri az előterjesztések, döntési tervezetek előzetes bizottsági megtárgyalását, ac) figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét törvényességi szempontból, ad) gondoskodik a jegyzőkönyvek pontos vezetéséről, a döntések eljuttatásáról az érintettek részére. b) a Hivatal működésével kapcsolatban:

9 9 ba) a Hivatal belső szervezeti egységei útján, a jogszabály által a hatáskörébe utalt hatósági jogköröket ellátja, bb) a Hivatal belső szervezeti tagozódására, munkarendjére és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a polgármesternek, bc) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét, bd) gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal dolgozói tekintetében, be) irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat, bf) irányítja a dolgozók szakképzését, bg) vezeti, összehangolja és ellenőrzi a Hivatal belső szervezeti egységeiben folyó munkát, bh) elkészíti a Hivatal tevékenységéről szóló beszámolót, bi) irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét, bj) gondoskodik a törvényességi ellenőrzést szolgáló, az önkormányzatot és szerveit érintő dokumentumoknak a közigazgatási hivatalhoz történő felterjesztéséről. bk) a Hivatalhoz érkező ügyiratokat szignálja, bl) vezeti az apparátusi értekezletet, bm) közvetlenül elszámoltatja az osztályvezetőket az osztályok napi feladatainak végrehajtásáról, bn) közvetlenül irányítja a belső ellenőrzési vezetőt. Az aljegyző saját feladatai: - ellátja az önkormányzat lakásgazdálkodási feladatait, - figyelemmel kíséri a pályázati lehetőségeket és koordinálja a pályázatkészítés feladatainak végrehajtását. 3. A munkarend és az ügyfélfogadás rendje a.) A Polgármesteri Hivatal dolgozóinak napi munkaideje hétfő csütörtök 7,30 órától 16 óráig, pénteken pedig 7,30 órától 13,30 óráig tart. b.) A Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendje: Nap Hétfő Kedd Szerda Csütörtök Péntek Idő 7,30-16,00 óráig 7,30-16,00 óráig 7,30-16,00 óráig 7,30-16,00 óráig 7,30-12,00 óráig

10 10 c.) Az Okmányiroda ügyfélfogadási rendje: Nap Hétfő Kedd Szerda Csütörtök Péntek Idő 7,30-16,00 óráig 7,30-12,00 óráig 7,30-16,00 óráig 7,30-16,00 óráig Nincs ügyfélfogadás d.) A pénztár nyitvatartási rendje: Nap Hétfő Kedd Szerda Csütörtök Péntek Idő 14,00-15,00 óráig Nincs 14,00-15,00 óráig Nincs 09,00-10,00 óráig e.) A Mezőhéki Kirendeltség ügyfélfogadása: Nap Hétfő Kedd Szerda Csütörtök Péntek Idő 9-11 és óráig 9-11 és óráig 9-11 és óráig 9-11 és óráig 9-12 óráig A jegyző (vagy megbízottja) minden héten kedden és csütörtökön fogadóórát tart.

11 11 4. A működés általános szabályai a.) A Polgármesteri Hivatal működése: - A Polgármesteri Hivatal folyamatos működésére vonatkozó és azt biztosító szabályokat a hatályos jogszabályok, a hivatal Ügyrendje, egyes kérdésekre vonatozóan önkormányzati rendeletek és határozatok valamint az irányítás sajátos jogi eszközei (például belső utasítások, szabályzatok) tartalmazzák. - A Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek általános feladatait a jelen Ügyrend, konkrét feladatait pedig munkaköri leírásuk tartalmazza. A munkaköri leírás tartalmazza az ellátandó tevékenységi kört, az adott munkakörre vonatkozó speciális előírásokat. - A jegyző szükség szerint, de havonta legalább egy alkalommal vezetői értekezletet tart, amelyen: az aljegyző, az oktatási és közművelődési referens az irodavezetők, a gyámhivatal vezető valamint téma szerint a csoportvezetők vagy önálló ügyintézők vesznek részt. - A jegyző a hivatal dolgozói részére szükség szerint apparátusi értekezletet tart, ahol az aktuális feladatokon túl, tájékoztatást ad a Képviselő-testület döntéseiről is. - A jegyző a Képviselő-testület munkaterve szerint írásban beszámol a Polgármesteri Hivatal munkájáról. - A jegyző gondoskodik a Polgármesteri Hivatalban folyó munka törvényességének folyamatos vizsgálatáról. - A hivatalos bélyegző leírása, használata: A hivatalos bélyegző leírása: A Magyar Köztársaság címerével ellátott kör alakú bélyegző, melynek szövege: - Martfű Város Képviselő-testület Polgármesteri Hivatal középen: Magyar Köztársaság címere (alatta: arab sorszám) A Polgármesteri Hivatal hivatalos bélyegző lenyomatát a kiadmányozási jog gyakorlására jogosult aláírásával ellátott iratokon, kiadmányokon lehet használni.

12 12 A bélyegzőkről számozottan az aljegyző nyilvántartást vezet és névre szólóan kiadja a kiadmányozási joggal rendelkező vezetőnek, ill. köztisztviselőnek. A bélyegző használatáért, biztonságos őrzéséért a bélyegző használója felelős. - A szervezeti egységek vezetői kötelesek folyamatosan ellenőrizni az ügyintézés és az ügyvitel szakszerűségét, a hatályos jogszabályok és belső utasítások, illetve szabályzatok, valamint az önkormányzati rendeletekben és Képviselő-testületi határozatokban foglaltak betartását. b.) A Kirendeltség működése: - Mezőhék polgármestere saját Képviselő-testülete döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Kirendeltséget. - A Kirendeltségen foglalkoztatottak esetében az egyetértési jogot Mezőhék polgármestere gyakorolja. - A jegyző (a jegyzőre előírt képesítési előírásoknak megfelelő végzettségű, kirendeltség-vezető útján koordinálja a Kirendeltség munkáját. A Kirendeltség-vezető elkészíti a kirendeltséghez tartozó dolgozók munkaköri leírását, szabályozza a helyettesítési rendet; szervezi a kirendeltség munkáját; a kiadmányozási szabályzat szerint gyakorolja a kiadmányozás jogát; gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat (a polgármesteri egyetértési jog szabályozásának megfelelően) a kirendeltség dolgozói tekintetében; gondoskodik a kirendeltségi dolgozók rendszeres továbbképzéséről; rendszeresen tájékoztatja a polgármestert a kirendeltség munkájáról.

13 13 5. A Polgármesteri Hivatal belső szervezete A Polgármesteri Hivatal irodákra tagozódó egységes szervezet, feladatait a Képviselőtestület által meghatározott létszámmal látja el. A Hivatal felépítése: Polgármester Jegyző Aljegyző Oktatási és Közművelődési Referens Irodavezető Hatósági Iroda - Ügyviteli Csoport - Igazgatási és Műszaki Csoport - Népjóléti és Szociális Csoport - Okmányiroda Irodavezető Pénzügyi és Adóügyi Iroda - Pénzügyi Csoport - Adóügyi csoport - Informatikus Városi Gyámhivatal 6. A Mezőhéki Kirendeltség szervezete - igazgatási előadó 1 fő - pénzügyi előadó 2 fő

14 14 V. fejezet A Polgármesteri Hivatal feladatai 1. JEGYZŐ: 1.1. Képviselő-testület [és bizottságok] működéséhez kapcsolódó feladtok: A Képviselő-testület és a bizottságok munkájának előkészítése. A Képviselő-testületi ülések és a bizottsági ülések meghívójának összeállítása a munkaterv, testületi, bizottsági határozatok és egyéb előterjesztések és indítványok alapján. Írásos tájékoztatás adása az ülések időpontjáról a tervezett napirendekről. Az ülések meghívóinak elkészítése Testületei, bizottsági anyagok sokszorosítása és kiküldése. Az ülések technikai feltételeinek biztosítása Az üléseken jegyzőkönyv vezetése, hiteles jegyzőkönyv- és határozatkivonatok elkészítése Az ülést követő 15 napon belül a jegyzőkönyvek az Észak-Alföldi Regionális Közigazgatási Hivatal Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Kirendeltségébe történő továbbítása. Önkormányzati rendeletek kihirdetése a hirdető táblán történő kifüggesztéssel. [Rendeleteknek a város honlapján történő közzététele Képviselők részére leírási és egyéb adminisztrációs feladatok ellátása. A Képviselő-testület és bizottságok anyagainak archiválása. Az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátása. Képviselő-testületi előterjesztések elkészítése. Rendeletalkotás, felülvizsgálat és hatályon kívül helyezés kezdeményezése, előkészítése. Képviselő-testületi határozatok, helyi rendeletek nyilvántartása, a rendeletek egységes szerkezetbe foglalása Közbiztonsági feladatok: A helyi védelmi tervek elkészítése, a helyi védelmi feladatok végrehajtásának előkészítése, szervezése, lebonyolításában való részvétel. A közbiztonság javítása és a bűnmegelőzés érdekében kapcsolattartás a polgárőrséggel, rendőrséggel.

15 Munkáltatói jogokhoz kapcsolódó feladatok: Közszolgálati jogviszonyt érintő előkészítő feladatok ellátása. Szabadság-nyilvántartás vezetése hivatali dolgozók és intézményvezetők vonatkozásában. Köztisztviselői jogviszony létesítéssel, megszűnéssel kapcsolatos iratkezelés, nyilvántartás. 1.4.Fejlesztési, karbantartási és műszaki feladatok: Önkormányzat és intézményei közbeszerzési eljárásainak előkészítése. Építési tevékenységgel is járó közterület használat engedélyének kiadása. Helyi közút nem közlekedési célú igénybevételének engedélyezése, útkezelői hozzájárulások, kiadása. Önkormányzat tulajdonosi hozzájárulását igénylő ügyek előkészítése. A közlekedéssel, közlekedésszervezéssel és forgalomtechnikai változtatásokkal kapcsolatos feladatok ellátásnak szervezése. 1.5.Egyéb feladatok: Közreműködés az önkormányzati rendezvények előkészítésében, szervezésében és lebonyolításában. Önkormányzati vagyon hasznosításhoz kapcsolódó testületi döntések előkészítése. Törvényben vagy kormányrendeletben előírt államigazgatási feladatok, hatósági hatáskörök ellátásának biztosítása. A Polgármesteri Hivatal munkájának megszervezése, irányítása. Kiadmányozás rendjének szabályozása. Köztisztviselők és intézményvezetők személyi anyagának kezelése, közszolgálati nyilvántartás vezetése. Költségvetési koncepció, éves költségvetés, költségvetés módosítás, féléves és éves költségvetési beszámoló testületi előterjesztésének elkészítése. Kötelezettségvállalás, utalványozás ellátása szabályzat szerint. Gazdálkodással kapcsolatos munkafolyamatba épített ellenőrzési feladtok ellátása. A polgárvédelmi és katonai mozgósítással kapcsolatos feladatok irányítása. Gyermekek szakértői vizsgálatának elrendelése. Tanügy-igazgatási dokumentumok megfelelőségének, tantárgyfelosztásnak a tanügy-igazgatási fegyelem megtartásának törvényességi ellenőrzése. Intézményvezetői álláshelyek pályáztatási eljárásának lebonyolítása. Intézmények alapító okiratainak kezelése.

16 1.6. Ügykezelési iktatáshoz, postázáshoz kapcsolódó feladatok: 16 Beérkező posta átvétele, szignálásra való előkészítése. Szignált ügyiratok iratkezelési szabályzat és helyi irattári terv alapján történő iktatása, az iktatott iratok Irodák részére történő átadása. Ügyiratok kezelésének, irattárózásának és selejtezésének elvégzése. Együttműködés a Levéltárral. A kiküldendő napi postáról postakönyv vezetése. Hivatal gépelési feladatainak ellátása. 2. ALJEGYZŐ - Koordinálja az önkormányzati testületek munkájának előkészítésével kapcsolatos feladatok ellátását, valamint a hozott döntések végrehajtását és annak ellenőrzését. - Közreműködik a képviselő-testület szervezeti és működési szabályzata, a hivatal ügyrendje összeállításában, vizsgálja hatályosulásukat. - Ellátja a képviselők vagyonnyilatkozat tételével kapcsolatos feladatokat. - Közreműködik a képviselő-testület és a tisztségviselők által tartandó rendezvények előkészítésében, lebonyolításában. - Figyelemmel kíséri a hazai és az EU-s pályázati lehetőségeket, koordinálja a pályázatok elkészítésének munkálatait. - Ellátja a lakásügyi és helyiséggazdálkodási ügyintézés feladatait. - Végzi az idegenforgalommal és turisztikával kapcsolatos feladatokat. - Ellátja az ügyviteli csoport működésének felügyeletét. - Ellátja a közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatokat. - Felügyeli az adatvédelmi szabályok betartását. - Végzi a bírósági ülnökök megválasztásával kapcsolatos feladatokat. - Távolléte esetén helyettesíti a jegyzőt.

17 17 3. Hatósági Iroda a.) Irodavezető: - Ellátja az intézményvezetők és a hivatali dolgozók személyzeti és munkaügyeit. - Közreműködik a munkanélküliség kezelésére irányuló feladatok végrehajtásában. - Ellátja a szabálysértési és a birtokvitás ügyek intézését. - Közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatok végzése. - A személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok ellátása. b.) Ügyviteli csoport: - Gondoskodik a képviselő-testület, a bizottsági működési feltételeiről. - Ellátja a képviselői munka segítésére irányuló adminisztrációs feladatokat. - Közreműködik a testületi előterjesztések elkészítésében. - Gondoskodik a testületi döntések végrehajtásának megszervezéséhez és a végrehajtási határidők betartásához szükséges vezetői intézkedések előkészítéséről. - Elkészíti a testületi ülések jegyzőkönyveit, a döntési kivonatokat. - Ellátja a tisztségviselők napi munkavégzéséhez kapcsolódó feladatokat. - Ellátja az ügyfélirányítással és a telefonközpont kezelésével kapcsolatos feladatokat. - Közreműködik a választások, népszavazás, népi kezdeményezés lebonyolításában.

18 - Megszervezeti az ügyiratkezelést, biztosítja az ügyirat-kezelési, irattározási feladatok ellátását. - Ellátja a talált dolgokkal kapcsolatos feladatokat. - Közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatok végzése A személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok ellátása. c.) Igazgatási és Műszaki Csoport: - Ellátja az üzletek működésével, ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat. - Kiadja a telepengedélyeket, ellenőrzi a működő telephelyeket. - Ellátja a mezőgazdasággal, állategészségüggyel és a növényvédelemmel kapcsolatos feladatokat. - Ellátja a honvédelmi igazgatással kapcsolatos feladatokat. - Vezeti a személyi adat- és lakcímnyilvántartást. - Közreműködik a választások, népszavazás, népi kezdeményezés lebonyolításában. - Ellátja a hatósági bizonyítványok, igazolványok kiadásával kapcsolatos feladatokat. Kiemelt építésügyi igazgatási ügyekben körzetközponti illetékességgel: - Ellátja az elvi telekalakítási, elvi építési, bontási, használatbavételi és fennmaradási engedélyezési, továbbá az ezekkel összefüggő ellenőrzési és kötelezési ügyekkel kapcsolatos feladatokat. - Építésügyi bírságot állapít meg a szabálytalanul végzett építési munkák esetében, szükség esetén intézkedik annak behajtására. - Az országos településrendezési követelményekben meghatározott előírásoktól, kérelemre az érintett szakhatóságok hozzájárulásával, eltérő megoldást engedélyez. - Elrendeli az életet, egészséget, köz- és vagyonbiztonságot veszélyeztetető építmény használatának, hibáinak, hiányosságainak megszüntetését, valamint a

19 jó karbantartására vonatkozó kötelezettség teljesítését, illetőleg szükség szerinti felülvizsgálatát, átalakítását, felújítását, helyreállítását vagy lebontását. - Közreműködik a katasztrófák elhárításában, a károk felmérésében, helyreállításának szervezésében. - Vezeti az építésügyi hatóság műszaki nyilvántartását. Ellátja a jogszabályban előírt statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségét. - Javaslatot tesz rendezési terv készítésére, módosítására, véleményezi a rendezési terv, tervmódosítás tervezetét. - Kérelemre beépítési előírást ad ki. 19 Városi illetékességgel: - Ellátja a rendeltetés módosítással kapcsolatos építésigazgatási, ellenőrzési és kötelezési feladatokat. - Szakhatóságként közreműködik más hatóságok engedélyezési hatáskörébe tartozó ügyekben. - Nyomvonalas létesítmények építésének engedélyezéséhez terület-felhasználási hozzájárulást ad. - Önkormányzati rendelettel elrendelt tilalmat, vagy annak megszüntetését az érintettekkel, határozattal közli. - A helyi építési szabályzat által megállapított településrendezési kötelezések elrendeléséről gondoskodik. - Elrendeli jogszabályban meghatározott esetekben a telek bekerítését. - Ellátja az ingatlanok házszámozásával kapcsolatos feladatokat. - Ellátja a képviselő-testület által meghatározott önkormányzati fejlesztések megvalósításával kapcsolatos beruházói feladatokat. - Részt vesz a beruházások megvalósításának szervezésében, koordinálásában, ellenőrzésében. - A közbeszerzési törvényből adódóan ellátja az önkormányzat és a hivatal közbeszerzési eljárással megvalósítandó beruházással, fejlesztéssel, felújítással és árubeszerzéssel összefüggő feladatait. E körben kapcsolatot tart a Pénzügyi és Adóügyi Irodával.

20 20 - Gondoskodik az egyéb versenyeztetési feladatok lebonyolításáról. - Ellátja az energiaellátási, környezet- és természetvédelmi, zaj- és rezgésvédelmi, levegőtisztaság védelmi, vízügyi, településtisztasági, útügyi és a temetkezéssel kapcsolatos igazgatási és hatósági feladatokat. - Ellátja a közterület-foglalással, közterület-felbontással kapcsolatos feladatokat. - Közreműködik az út, járda hálózat fejlesztés, parkfelújítás, játszótér felújítás, közműhálózat fejlesztés, építés, felújítás dokumentációinak előkészítésében. - Végzi a közműépítési, felújítási munkákkal kapcsolatos feladatok koordinálását a városban lévő közművek üzemeltetését végző szolgáltatókkal. - Ellátja a közterület-felügyelettel kapcsolatos feladatokat. - Végzi az önkormányzati vagyon hasznosításával kapcsolatos előkészítő, koordináló és végrehajtó feladatokat. - Vezeti az önkormányzati vagyonkatasztert, gondoskodik a naprakész karbantartásáról. - Biztosítja a vagyonkataszter pontosításával kapcsolatos főosztályok közötti koordinációt. - Közreműködik az önkormányzati pályázatok elkészítésében. - Ellátja az Ipari Park működésével kapcsolatos feladatokat. - Ellátja a tűzvédelmi, munkavédelmi, valamint a katasztrófa elhárítási feladatokat. - Közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatok végzése. - A személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok ellátása.

21 d.) Népjóléti és Szociális Csoport: 21 - Gondoskodik a szociális, gyermekvédelmi feladatok ellátásáról. - Ellátja a személyes gondoskodást nyújtó szociális és gyermekjóléti, gyermekvédelmi személyes gondoskodást nyújtó intézmények működési engedélyezésével kapcsolatos feladatokat. - Ellátja a személyes gondoskodást nyújtó bentlakásos intézményekbe történő beutalással, és a rehabilitációs bizottság működésével kapcsolatos feladatokat. - Feladatkörében kapcsolatot tart a civil szervezetekkel. - Ellátja az önkormányzati és államigazgatási hatósági segélyezési, támogatási feladatokat. - Szervezi a munkanélküliek közcélú és közhasznú foglalkoztatását. - Kapcsolatot tart a területileg illetékes Munkaügyi Központtal. - Ellátja a jegyző gyermekvédelmi és gyámhatósági feladatait. - Közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatok végzése. - A személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok ellátása. e.) Okmányiroda - Körzetközponti illetékességgel ellátja a személyazonosító igazolvány kiadásával, útlevél ügyintézéssel, közlekedésigazgatással, vállalkozói igazolvány kiadásával és az üzletek működésével kapcsolatos feladatokat. - Közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatok végzése. - A személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok ellátása.

22 22 4. Pénzügyi és Adóügyi Iroda - Szervezi és összehangolja az önkormányzat gazdasági programjának kidolgozását. - Ellátja és koordinálja az önkormányzat éves költségvetésének elkészítésével, annak évközi módosításával kapcsolatos feladatokat, beleértve a költségvetési koncepció összeállítását is. - Átfogó és részletes elemzéseket készít a költségvetési gazdálkodásról, annak egyes részleteiről. - Információkat szolgáltat a (MÁK-on keresztül) az önkormányzat költségvetéséről és annak végrehajtásáról. - Szolgáltatja a minisztérium részére küldendő gazdálkodásra vonatkozó beszámolókat, jelentéseket és pályázatokat. - Elkészíti a költségvetés működésével kapcsolatos gazdasági, pénzügyi terveket, biztosítja a polgármesteri hivatal gazdálkodásához kapcsolódó pénzügyi információkat. - Gondoskodik az önkormányzat által jóváhagyott hitelek felvételéről, az átmenetileg szabad pénzeszközök lekötéséről. - Vezeti a hivatal bér- és létszámgazdálkodással kapcsolatos nyilvántartásait, ezzel összefüggésben eleget tesz adatszolgáltatási kötelezettségeinek. - Ellátja a kincstár működésével kapcsolatos feladatokat. - Szakmai szempontokat ad a kincstár és az intézmények számára a költségvetés végrehajtásához. - Koordinálja az önkormányzati intézmények és a kincstár gazdálkodási tevékenységével kapcsolatos operatív feladatokat, iránymutatásokat ad. - Ellátja a pénzügyi irányítás és szakmai segítségnyújtás feladatait. - A jóváhagyott éves költségvetési rendelet alapján végzi az operatív gazdálkodást. - Biztosítja a pénzügyi információk továbbítását az önkormányzat és az intézmények között, a költségvetési előirányzatokat érintő testületi döntésekről értesíti a kincstárt és a részben önálló intézményeket.

23 23 - Közreműködik a közbeszerzési eljárásokban. - Biztosítja az elfogadott éves tervekben szereplő feladatok megvalósításához szükséges pénzügyi fedezetet. - Folyamatosan és teljes körűen vezeti a mérlegadatokat alátámasztó analitikus pénzügyi és számviteli nyilvántartásokat, biztosítja az analitikus és szintetikus nyilvántartások összhangját. - Elkészíti az önkormányzat költségvetési beszámolóját, a zárszámadási rendelet tervezetét. Feladatkörében biztosítja az államháztartási információs rendszer szerinti pénzügyi információkat. Összesíti és egységesíti az önkormányzat részben önálló intézményeinek anyagait. - Kezeli az önkormányzat pénzügyeit, biztosítja és összehangolja az intézmények pénzellátását. - Gondoskodik az önkormányzat gazdasági, pénzügyi, számviteli rendjének betartásáról és betartatásáról. - A vagyonkataszterből, valamint a számviteli nyilvántartásokból nyert információk alapján összeállítja az éves zárszámadáshoz csatolt vagyonállapotot bemutató leltárt. - Ellenőrzi az önkormányzati, költségvetési intézmények gazdálkodásának, pénzügyi tevékenységének hatékonyságát és szabályszerűségét, melynek során kiemelt figyelmet fordít a komplex intézményi vagyongazdálkodási tevékenységre. - Ellátja az informatikai feladatokat. - Ellátja a helyi és a gépjárműadó kivetésével, nyilvántartásával és beszedésével kapcsolatos feladatokat. - Adóellenőrzést végez. - Közreműködik a köztartozások, közmű-érdekeltségi hozzájárulások beszedésében. - Ellátja a jegyzői hatáskörbe tartozó adók módjára behajtandó követelések behajtásával kapcsolatos feladatokat. - Végrehajtja az egyéb adóigazgatási feladatokat.

24 - Közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatok végzése A személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok ellátása. 5. Városi Gyámhivatal Jogszabályban meghatározott illetékességi területén: - Gondoskodik a gyermekek védelme érdekében szükséges intézkedések megtételéről. - Ellátja a gyermekek családi jogállásának rendezése ügyében a hatáskörébe tartozó feladatokat. - Ellátja az örökbefogadással kapcsolatos feladatokat. - Ellátja a szülői-felügyeleti joggal kapcsolatos feladatokat. - Ellátja a gyámsággal, gondnoksággal kapcsolatos, valamint a gyámi, gondnoki tisztség ellátásával kapcsolatos feladatokat. - Ellátja a kiskorúak és gondnokoltak vagyonának kezelésével kapcsolatos feladatokat. - Dönt az otthonteremtési támogatás megállapításáról, valamint a gyermektartásdíj megelőzéséről. - Peres eljárást kezdeményez a jogszabályban meghatározott esetekben. - Ellátja a jogszabállyal hatáskörébe utalt ügyeket. - Közreműködik az ifjúságpolitikai feladatok ellátásában. - Közreműködik a drog-prevenciós tevékenységben. - Közérdekű bejelentésekkel, panaszokkal kapcsolatos feladatok végzése. - A személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok ellátása

25 25 6. Oktatási és Közművelődési Referens - Ellátja a közművelődési, nevelési, közoktatási és szakképzési feladatokat. - Gondoskodik az egészségügyi feladatok ellátásáról. - Ellátja az ifjúságpolitikai feladatokat. - Előkészíti a sportfeladatokkal kapcsolatos önkormányzati döntéseket és szervezi azok végrehajtását. - Kapcsolatot tart az ifjúsági és sport szervezetekkel. - Gondoskodik az anyakönyvvezetéssel, névváltoztatással és állampolgársággal kapcsolatos feladatok ellátásáról. - Ellátja a családi események szervezésével kapcsolatos feladatokat. - Végzi a hagyatéki eljárással kapcsolatos feladatokat. - Közreműködik a városi ünnepségek, kulturális, tudományos rendezvények előkészítésében, lebonyolításában. - Kapcsolatot tart a civil szervezetekkel. - Ellátja a sajtóreferensi feladatokat. - Elősegíti, szervezi a város nemzetközi, testvérvárosi kapcsolatainak fenntartását, fejlesztését. V. fejezet Záró rendelkezések Jelen Ügyrend május 1-jén lép hatályba. Dr. Bakonyi Péter polgármester Balogh Edit címzetes főjegyző

26 26 Az Ügyrend függelékei: 1. számú: A Polgármesteri Hivatal Alapító Okirata 2. számú: A dolgozók munkaköri leírása 3. számú: Iratkezelési Szabályzat 4. számú: Közszolgálati és Adatvédelmi Szabályzat Az Ügyrend Mezőhéki Kirendeltségre vonatkozó rendelkezéseit Mezőhék Község Képviselő-testülete /..(..) határozatával véleményezte. Fórizs Ágnes polgármester Az Ügyrendet Martfű Város Önkormányzata Képviselő-testülete a../2008.(..) rendeletével jóváhagyta. Dr. Bakonyi Péter polgármester