SÁRMELLÉK ÉS SZENTGYÖRGYVÁR KÖZSÉGEK K Ö R J E G Y Z Ő S É G E ÜGYRENDI SZABÁLYZAT. 1. A Körjegyzőség szervezete

Átírás

1 SÁRMELLÉK ÉS SZENTGYÖRGYVÁR KÖZSÉGEK K Ö R J E G Y Z Ő S É G E ÜGYRENDI SZABÁLYZAT 1. A Körjegyzőség szervezete /1/ a./ A Körjegyzőség szervezeti felépítése Vezetője a Körjegyzőség és azt létrehozó képviselőtestületek által határozatlan időre kinevezett körjegyző. Hivatal állománya: 8 fő ügyintéző, szeptember 19-től 9 fő ügyintéző (1 fő határozott időre) 1 fő ügyvitelt ellátó ezen belül: igazgatási ügyintéző: 3 fő, szeptember 19-től 4 fő (1 fő határozott időre) gazdálkodási ügyintéző: 4 fő adó ügyintéző: 1 fő ügyvitelt ellátó: 1 fő b./ A Hivatalon belül működik a költségvetési, pénzügyi és adócsoport, melybe az adó és gazdálkodási ügyintézők tartoznak. A csoport vezetője csoportvezetői feladatokat lát el, de nem vezetői megbízatással. /2/ A körjegyzőt rövidebb ideig távolléte esetén a körjegyzőség igazgatási előadója helyettesíti. /3/ A körjegyzőség alkalmazottainak munkaköri leírását az ügyrendi szabályzat melléklete tartalmazza. 2. Körjegyzőség munkarendje /1/ a./ A hivatali munkaidő minden munkanapon órakor kezdődik, hétfőtől csütörtökig óráig, pénteken óráig tart. b./ A Körjegyzőség dolgozói részére a rugalmas munkaidő szervezés vagy csúsztatható munkakezdés lehetősége biztosított. c./ A Körjegyzőség dolgozói továbbképzéséhez a munkaidő kedvezmény biztosított, amennyiben a tanultakat a munkahelyén kamatoztatni tudja. /2/ Az ügyfélfogadás ideje: a./ Sármellék községben: hétfőtől csütörtökig óráig pénteken ügyfélfogadási szünet b./ Szentgyörgyvár községben: csütörtökön óráig

2 2 A Körjegyzőség hivatalát rendkívüli esetben, a polgármesterek egyetértésével ügyfélfogadási időben be lehet zárni. A hivatal bezárásáról a lakosságot értesíteni kell. /3/ A körjegyző Szentgyörgyvár községben minden hónap 1. hét csütörtöki napján óráig tart ügyfélfogadást. A körjegyzőt akadályoztatása esetén megbizottja helyettesíti az ügyfélfogadás idejében. /4/ Házasságkötést a Munka Törvénykönyvében meghatározott munkaszüneti napok kivételével lehet lebonyolítani Munkaidőn kívűl, illetve a heti szabad és pihenőnapokon el lehet látni a következő szolgáltatásokat: névadóünnepség polgári temetés /5/ Kiküldetés teljesítése csak a Körjegyzőség utasítása illetőleg engedélye alapján történhet. /6/ A dolgozók kiküldetése során felmerülő költségek - utazási és szállásköltség, napidíj elszámolása utólag történik. Utiszámlákat a körjegyző esetében a körjegyzőséget létrehozó települések polgármesterének valamelyike, a körjegyzőség más dolgozói esetében a körjegyző igazolása után lehet számfejteni. 3. Munkaértekezletek tartása /1/ A körjegyző szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal hivatali munkaértekezletet tart a hivatal teljes állománya részére. A munkaértekezleten értékelni kell a hivatal tevékenységét, meg kell határozni a következő időszak fontosabb feladatait, tennivalóit. /2/ A munkaértekezletre a körjegyzőséget létrehozó önkormányzatok polgármestereit meg kell hívni. 4. Pénzügyi, számviteli rend /1/ Az önkormányzatok által elfogadott költségvetésben meghatározott kötelezettségvállalásra az érintett önkormányzatok polgármesterei, vagy az általuk, illetve a költségvetési szervek vezető testületei által írásban megbízott személy jogosultak, mely kötelezettségvállalásokat a körjegyző távollétében az érintett önkormányzat gazdálkodási feladatait ellátó előadó ellenjegyzi. Az ellenjegyzés során vizsgálni kell, hogy a vállalt kötelezettség kiegyenlítésére van-e fedezet az önkormányzat számláján, a kötelezettségvállalás szabályszerűnek itélhető-e. /2/ A körjegyzőség gazdálkodási pénzeszközei terhére kötelezettséget a körjegyző, vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat, amit a gazdálkodási előadó ellenjegyez. /3/ A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e.

3 3 /4/ Érvényesítést a gazdasági szervezet vezetője, illetve a körjegyző által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet. /5/ A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére érvényesített okmány alapján /a továbbiakban: utalványozás/ - törvényben meghatározott és a /6/ bekezdés szerinti kivétellel az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, illetve önállóan működő költségvetési szerv vezetője vagy az általa, illetve a költségvetési szerv vezető testülete által írásban felhatalmazott személy jogosult. /6/ A helyi önkormányzati hivatalnál utalványozásra a polgármester vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. A körjegyzőség mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv esetében utalványozásra a körjegyző vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. /7/ Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel /a továbbiakban: utalvány/ lehet. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését. /8/ Az utalvány ellenjegyzésére törvényben meghatározott és a /9/ bekezdés szerinti kivétellel a költségvetési szerv gazdasági vezetője, illetőleg az általa írásban kijelölt személy jogosult. /9/ Helyi önkormányzati hivatalnál az utalvány ellenjegyzésére a körjegyző vagy az általa írásban felhatalmazott személy, körjegyzőség esetében pedig a pénzügyi, gazdasági ügyintéző jogosult. /10/ Az utalvány ellenjegyzése során az /1/ bekezdésben az ellenjegyzésre vonatkozók értelemszerű alkalmazásával kell eljárni, továbbá meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént e. /11/ Az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt, ha nem ért vele egyet, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre az utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az okmányt az utalványozás ellenjegyzése utasításra történt záradékkal kell ellátni, s erről a /8/ bekezdés szerinti esetben központi költségvetési szerv esetén a felügyeleti szervet, egyéb költségvetési szerv esetén a pénzellátást végző költségvetési szervet, a /9/ bekezdés szerinti esetben a helyi önkormányzat képviselőtestületét 3 munkanapon belül értesítenie kell. A felügyeleti szerv és a pénzellátást végző költségvetési szerv a /10/ bekezdés szerinti jelentés kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül, a képviselőtestület pedig a soron következő ülésén köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. /12/ A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel.

4 4 Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója /a Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény ának b./ pontja/, vagy a maga javára látná el. Kötelezettségvállalásra és utalványozásra a polgármesteri és az alpolgármesteri tisztség egyidejű betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatásuk esetén a helyi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában a testület összehívására és vezetésére kijelölt testületi tag jogosult. /13/ A gazdálkodást, könyvelést végző előadó feladata a házi pénztári szabályzat, a bizonylati szabályzat, a leltározási szabályzat és a selejtezési szabályzat szerinti munkák elvégzése. 5. Ügyiratkezelés speciális szabályai /1/ A Körjegyzőség címére érkező küldeményeket a körjegyző bontja. Az iratot érkeztető bélyegzővel kell ellátni. /2/ Felbontás nélkül a polgármesterhez kell tobábbitani az érintett képviselőtestületnek, illetve polgármesternek cimzett küldeményeket. /3/ Felbontás nélkül a cimzettnek kell továbbitani a névreszóló küldeményeket, az érintett ügyintéző távollétében a névreszóló, de egyértelműen hivatali küldeményt a körjegyző bonthatja fel. 6. /1/ A felbontott hivatali küldeményeket a körjegyzőnek kell átadni, aki érkeztet és az érintett ügyintézőre szignálja a küldeményt. /2/ A hivatalos küldeményeket a körjegyző irányításával az ügyiratkezelő iktatja, akit távolléte esetén a körjegyző által kijelölt dolgozó helyettesít. /3/ Az iktatást végző dolgozó, az iktatott, tárgymutatózott ügyiratot az érintett ügyintézőnek átadja, mely átadással egyidejűleg gondoskodik annak előadói munkakönyvbe történő bejegyzéséről. /4/ Amennyiben az ügyfél személyesen nyújtja be, vagy jegyzőkönyvbe mondja kérelmét, illetve a körjegyzőséghez tartozó más községből az ott ügyfélfogadást tartó hozza be az ügyiratot, úgy azt a körjegyzőnek kell átadni. 7. Kiadmányozás rendje /1/ Az egyedi ügyekben hozott határozatokat a felettes hatósághoz, és más társhatóságokhoz küldött ügyiratokat, átiratokat és jelentéseket, azok ügyintéző általi elkészítését követően a körjegyző kiadmányozza. Úgyszintén a körjegyző kiadmányozza az egyébb hatósági ügyiratokat is. /2/ Adóügyi előadó jogosult az adóívek és különböző fizetési felszólítások aláírására.

5 5 8. Záró rendelkezések A körjegyzőség ügyrendje Sármellék és Szentgyörgyvár községek önkormányzatai szervezeti és működési szabályzataival egyidejűleg a képviselőtestületek jóváhagyása után lép hatályba. Sármellék, szeptember 16. Hetesi Krisztina körjegyző