Microsoft Office 2016

Átírás

1

2 Dr. Pétery Kristóf Microsoft Mercator Stúdió 2016.

3 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf Borítófotó: Dr. Pétery Kristóf ISBN Dr. Pétery Kristóf PhD, 2016 Mercator Stúdió, 2016 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F:

4 4 TARTALOM TARTALOM TARTALOM... 4 ELŐSZÓ A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK as MS Office újdonságok os MS Office újdonságok WORD SZÖVEGSZERKESZTÉS A 2013-as verziótól érhető el a Wordben A 2016-os verziótól érhető el a Wordben Közös szerkesztés valós időben Szabadkézi egyenletek Továbbfejlesztett verzióelőzmények Gyorsabb alakzatformázás Első lépések A program indítása A program indítási kapcsolói A Word szerkesztőablaka Gesztusok Összefoglalás Fájlkezelés Új állomány létrehozása Office fájlok megnyitása és mentése Meglévő dokumentum megnyitása Állomány lezárása, verziókezelés Az összes fájl bezárása A dokumentum tárolása Változatok kezelése Állományok törlése Állományok tulajdonságai Állományok csoportos nyomtatása Állományok átnevezése Állományok postázása és másolása A munka befejezése Megszakítás nélküli programfuttatás

5 TARTALOM 5 Összefoglalás A segítség Súgó tartalom A súgó kezelése Keresés a súgóban Elérhetőség és egyebek Összefoglalás Alapvető beállítások Nézetmód változtatása Piszkozat nézet Webes elrendezés nézet Nyomtatási elrendezés nézet Navigációs munkaablak Vázlat nézet Nyomtatási kép üzemmód Olvasás nézet Az ablak felosztása Feladat Feladat Az eszköztárak módosítása Feladat A billentyűzet beállítása Beépülők beállításai Biztonság beállításai Más, fontos beállítások Feladat Összefoglalás Alapvető műveletek Szövegbevitel és módosítás Feladat Összefoglalás Formázás Lap- és margóbeállítás Margók beállítása Feladat A beállítások érvényessége A papírméret beállítása A nyomtató papíradagolása

6 6 TARTALOM A laptördelés szabályozása Hasábok beállítása Feladat Töréspontok beszúrása Feladat Az oldalak elrendezése Feladat Feladat Szöveg formázása Betűtípusok Betűformázás párbeszédpanel segítségével Feladat Feladat Feladat Betűformázás billentyűparanccsal Feladat Betűformázás eszköztárral Feladat Betűformázás a helyi menüről Betűformázás a minipulttal Színek használata Szövegeffektusok Bekezdések formázása Igazítás és sorkizárás Szabályozott szóelválasztás Behúzás Feladat Feladat Feladat Feladat Sortáv és térköz szabályozása Feladat Formátum másolása Feladat Feladat Általános formázás Tabulátorok használata Feladat

7 TARTALOM 7 Feladat Feladat Feladat Feladat Feladat Szegélyek alkalmazása Feladat Feladat Listák kialakítása Feladat Feladat Sablonok Sablonállományok alkalmazása A sablonállomány módosítása A sablonállomány kinyomtatása Feladat Feladat Feladat Feladat Feladat Feladat Feladat Összefoglalás Dokumentum-finomítás Stílusok és oldalszámozás Meglévő stílusok alkalmazása Feladat Feladat Feladat Stílusalkalmazás minta alapján Feladat Feladat Stílusalkalmazás billentyűvel Új stílus létrehozása Stílus létrehozása szerkesztés előtt Feladat Feladat Feladat

8 8 TARTALOM Feladat Meglévő stílusok módosítása Feladat Stílusok törlése Oldalszámozás Feladat Fejlécek és láblécek Feladat Fejléc és lábléc formázása Helyesírás és nyelvtani ellenőrzés Helyesírás-ellenőrzés Elválasztás Nyelvhelyesség-ellenőrzés Szinonimaszótár Fordítás Összefoglalás Nyomtatás A dokumentum előkészítése nyomtatásra Általános beállítások A nyomtató beállítása A szöveg kinyomtatása Feladat Összefoglalás Emelt szintű műveletek Táblázatok Táblázatok létrehozása Feladat Feladat Mozgás a táblázatokban Feladat Kiválasztás a táblázatokban Feladat Kész táblázatok formázása Feladat Feladat Feladat Feladat

9 TARTALOM 9 Táblázatkonverziók Cellaműveletek Feladat Feladat Feladat Számolási műveletek a cellákban Kép és grafika kezelése ClipArt kép beszúrása Feladat Kép beszúrása fájlból Képernyőképek beillesztése Feladat Alakzatok beszúrása Feladat Objektumok importálása Új objektum létrehozása Feladat Meglévő objektum beillesztése Feladat Körlevelezés Körlevelek elemi részei Adatdokumentum kialakítása Adatdokumentum létrehozása Meglévő adatállomány felhasználása Feladat Törzsdokumentum kialakítása Feladat Összefésülés Feladat Feladat Feladat Feladat Szűrések Feladat Különleges utasítások ASK (KÉRDÉS) utasítás FILL-IN (ÉRTÉK) utasítás IF (HA) utasítás

10 10 TARTALOM MERGEREC (KÖRLEVREKORD) utasítás MERGESEQ (KÖRLEVSORSZÁM) NEXT (KÖVREKORD) utasítás NEXTIF (KÖVREKORDHA) utasítás SET utasítás SKIPIF (KIHAGYÁSHA) utasítás Feladat Összefoglalás EXCEL TÁBLÁZATKEZELÉS Az Excel használata Fogalmak magyarázata A táblázatkezelés első lépései A program indítási kapcsolói Feladat A munka befejezése Az Excel munkaablak Feladat Új munkafüzet létrehozása Munkafüzet mentése Feltöltés webkiszolgálóra Feladat Állomány lezárása, verziókezelés Az összes fájl bezárása Exportálás-importálás Feladat Feladat Beállítások Nézetmód változtatása Normál nézet Oldaltörés megtekintése Oldalelrendezés nézet Nyomtatási kép nézet Egyéni nézetek Szalagméret csökkentése Feladat Ablakok kezelése Feladat

11 TARTALOM 11 Az eszköztár módosítása A menüszalag testre szabása Az alkalmazás beállításainak megváltoztatása Összefoglalás Cellák Adatok bevitele Számok bevitele cellába Feladat Szöveg bevitele cellába Speciális karakterek/jelek beillesztése egy cellába Dátum bevitele Adatok kijelölése Cella, összefüggő és nem összefüggő tartomány kijelölése Feladatok Kijelölés egérrel Feladat Sor és oszlop kijelölése Cellák beszúrása Feladat Adatok szerkesztése Feladat A Visszavonás parancs használata Feladat Másolás, mozgatás Másolás és beillesztés Feladat Vágás és áthelyezés Feladat Cellák törlése Cellatartalom vagy formátum törlése Feladat Az adatbevitel gyorsítása Adatbevitel automatikus kiegészítéssel Feladat Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával Feladat Cellabevitel csoportos kitöltéssel

12 12 TARTALOM Feladat Kitöltés egyéni lista elemeivel Feladat Feladat Cellák automatikus feltöltése sorozattal Sorozatkitöltés a kitöltőjel húzásával Villámkitöltés Feladat Nevek szétválasztása Feladat Nevek átalakítása Sorok és oszlopok Sorok és oszlopok beszúrása Oszlopszélesség és sormagasság módosítása Feladat Kijelölt sorok és oszlopok törlése Keresés és csere Egy adott cellatartalom megkeresése Meghatározott cellatartalom lecserélése Feladat Adatok rendezése Szám szerint növekvő vagy csökkenő sorba rendezés Növekvő vagy csökkenő ábécé-rend Rendezés a feltételesen formázott cellák szerint A rendezés végrehajtása Feladat Összefoglalás Munkafüzetek Munkalap műveletek Feladat Új munkalap beillesztése Munkalap átnevezése Munkalap törlése Munkalapok mozgatása, másolása Mozgatás, másolás, másik munkafüzetbe Feladat Egyéb munkalap parancsok Feladat Összefoglalás

13 TARTALOM 13 Képletek, függvények Számolás képletekkel A képletek kiértékelése és a pontosság Aritmetikai és logikai képletek Feladat Hivatkozások és nevek Feladat Nevek használata a képletekben Feladat A nevek megadásának másik módja Feladat Tartománynevek használata Munkafüzet és munkalap hivatkozások A képletek alkalmazása A képletek szintaxisa A képletek használatával kapcsolatos hibaüzenetek A relatív cellahivatkozás használata Az abszolút cellahivatkozás használata A vegyes cellahivatkozás használata Feladat Tömbképletek, tömbállandók Függvények használata A függvény beírása Függvény beillesztése gombmenüből Függvény beillesztése párbeszédpanelről A leggyakoribb függvények Feladat Feladat Matematikai függvények Feladat Feladat Feladat Feladat Dátum- és időműveletek Feladat Pénzügyi számítások Feladat Logikai műveletek

14 14 TARTALOM Feladat Feladat Egyéni függvények Feladat Feladat Feltételes összegzés függvénnyel Listában keresés függvénnyel Összefoglalás Formázás Beépített táblázatstílusok Cellaformázás Feladat Számformátumok Dátum formátumok Pénznem formátumok Százalék formátumok Cellaformázás szöveg Betűméret és típus, félkövér, dőlt stílus Cellatartalom elforgatása Feladat Cellaformázás tartomány Igazítások Cellatartomány szegélyezése, mintázata Feladat Cellaméretek Formátummásolás, törlés Feladat Automatikus formázás Cellastílusok Stílusok egyesítése Helyesírás-ellenőrzés Összefoglalás Diagramok és grafikonok Értékgörbék használata Értékgörbe létrehozása Értékgörbe formázása Diagram létrehozása

15 TARTALOM 15 Diagramkészítés Diagram nem szomszédos kijelölésből Többszintű kategóriák és adatsorok Diagramadatok módosítása Diagramformázás Automatikus formázási minták A diagram kiegészítése új elemekkel Diagramelemek formázása Összefoglalás D térképek Térképműveletek Adatműveletek Egyéb rétegműveletek Nyomtatás Nyomtatási beállítások A lap formázása Az oldal beállítása Margók beállítása Fej- és lábléc megadása Nyomtatási beállítások Oldaltörések ellenőrzése Diagramok nyomtatása Kimutatás nyomtatása Látvány nyomtatása Súgótémakör nyomtatása A nyomtatási kép bemutatása A nyomtatás végrehajtása A nyomtatás gyorsítása Több munkafüzet nyomtatása egyszerre Nyomtatás fájlba Összefoglalás Emelt szintű műveletek Adatérvényesítés Egyéni korlátozások Figyelmeztető üzenetek beállítása Hibajelzés beállítása Irányított beillesztés

16 16 TARTALOM Feladat Feltételes formázás Adatsávok beállítása Színskálák alkalmazása Ikonkészletek használata Formázás speciális cellatartalom alapján Formázás rangsor alapján Új formázási szabály készítése Formázási szabály másolása, törlése A formázási szabályok kezelése Objektumok importálása Feladat Adatbázis-kezelés Adatbázis-kezelő függvények Feladat Kereső- és hivatkozási függvények Az INDEX függvény Feladat A HOL.VAN függvény Az FKERES függvény Feladat A VÁLASZT függvény A VKERES függvény Összefoglalás Listakezelés Alapismeretek Adatűrlapok Táblázat vagy lista A táblázat átméretezése Táblázat bővítése az Excel 2016-ban Rekordok keresése a táblázatban Szűrt táblázatok Táblázatszűrés tartalom szerint Szövegszűrők Dátumszűrők Számszűrők Táblázatszűrés szín szerint

17 TARTALOM 17 Irányított szűrés Ismétlődő rekordok kiszűrése Helyezettek szűrése Listaelemek összegzése Az összegzés végrehajtása Összefoglalás ACCESS ADATBÁZIS KEZELÉS Az Access használata Fogalmak magyarázata Adatbázis Adatmodell A relációs adatmodell alapfogalmai Az adatbázis táblái közötti kapcsolatok célja Szabályok definiálása Adatbázisok tervezése lépés: Követelményelemzés lépés: Entitások, táblák meghatározása lépés: Attribútumok, mezők megadása lépés: Azonosítók meghatározása lépés: Kapcsolatok definiálása lépés: Teszt lépés: Analizálás Accessben lépés: Adatbevitel és más objektumok Első lépések az adatbázis-kezelésben Indítás A program indítása Az Access alkalmazásablaka Feladat Létező adatbázis megnyitása Feladat Feladat A bejelentkező panel használata A navigációs munkaablak kezelése Az adatbázis ablak kezelése Létező adatbázis rekordjának módosítása Feladat Adatbázis mentése lemezre

18 18 TARTALOM Objektum mentése és exportálása Feladat Adatbázis-kezelő alkalmazás bezárása A beállítások módosítása A népszerű elemek beállítása A szerkesztett adatbázis beállítása Az adatlapokon megjelenítendő elemek A tervezés beállításai Nyelvi ellenőrzés beállításai Automatikus javítás beállításai Nyelvi beállítások Speciális beállítások A billentyűzet alapvető beállításai Nézetmódok közti váltás Összefoglalás Táblák Adatbázis elvi és gyakorlati tervezése A táblákról részletesebben Tábla létrehozása Adattábla létrehozása adott mezőkkel és attribútumokkal Feladat Feladat Feladat Tábla készítése mezősablonnal Tábla létrehozása táblasablon segítségével Táblakészítés importálással vagy csatolással Tábla létrehozása SharePoint-lista alapján SharePoint lista létrehozása sablonból Mozgás az adattáblán belül Adatok bevitele az adattáblába Feladat Kulcsok definiálása Elsődleges kulcs meghatározása Index beállítása Feladat Kapcsolatok Összefoglalás Adattábla módosítása

19 TARTALOM 19 Táblaszerkezet módosítása Adattábla formai jellemzői Új mezők létrehozása és mezők törlése Mező attribútumok (tulajdonságok) beállítása Mezőtulajdonságok beállítása Adatbázis karbantartása Adattábla adatainak módosítása Adattábla adatainak törlése Rekordok bevitele Összefoglalás Űrlapok Űrlap létrehozása Űrlapok létrehozása AutoŰrlap alkalmazása Osztott űrlap létrehozása Feladat Feladat Több rekordot megjelenítő űrlap létrehozása Űrlap létrehozása varázslóval Több táblát kezelő űrlap Segédűrlap hozzáadása létező űrlaphoz Feladat Nézetek Tervező nézet Űrlap nézet Adatlap nézet Elrendezési nézet Űrlaptervezés Elemek elhelyezése Vezérlőelemek Kötött vezérlőelem létrehozása Kötetlen vezérlőelem létrehozása Számított vezérlőelem létrehozása Vezérlőelem mezőhöz kapcsolása Vezérlőelem formázása Vezérlőelem áthelyezése Vezérlőelem méretezése Vezérlőelem igazítása

20 20 TARTALOM Adattal kapcsolatos tulajdonságok Eseményekkel kapcsolatos tulajdonságok A vezérlőelem egyéb tulajdonságai Címkék és beviteli mezők Jelölőnégyzet, választókapcsoló, váltógomb Vezérlőelem csoportok Feladat Lista és kombinált lista Feladat Parancsgomb Segédűrlap Diagramok Kép és más objektumok Embléma beillesztése Bejárási sorrend Több karton kialakítása Ablakkezelő ikonok Léptetőgombok Görgetősáv Szakaszok Szakasz-osztóvonal elrejtése űrlapon Egy vezérlőelem vagy szakasz színei, hatásai Beépített formátumok Előugró űrlapok Nem modális előugró űrlap Egyéni párbeszédpanel létrehozása Összefoglalás Információ-lekérdezés Alapvető műveletek Létező adatbázis megnyitása vagy bejelentkezés egy adatbázisba Adott feltételeknek megfelelő rekord megkeresése Egy érték előfordulásainak megkeresése Adatkeresés értéklistával Adatkeresés szűrővel Szűrő használata táblán, lekérdezésben, űrlapon Rekordkeresés a rekordszámmal Rekordok rendezése táblában

21 TARTALOM 21 Rekordok rendezése űrlapon Egyszerű lekérdezés létrehozása Lekérdezéstípusok Választó lekérdezések Paraméteres lekérdezések Kereszttáblás lekérdezések Módosító lekérdezések Azonos rekordok megkeresése Azonos rekordok automatikus törlése Összefoglalás Jelentések A jelentések felépítése Jelentés létrehozása Feladat Jelentés módosítása Fejléc és lábléc létrehozása, egyéniesítése Címkék készítése Részleges vagy teljes jelentés nyomtatása NYOMTATÁS Összefoglalás POWERPOINT BEMUTATÓ KÉSZÍTÉS A prezentáció készítés első lépései A prezentáció-készítő program indítása Feladat Bemutató-parancsikonok A PowerPoint képernyő elemei Verziók kezelése Bemutatók mentése Új prezentáció létrehozása és mentése Új létrehozása meglévő bemutatóból Feladat Alapvető beállítások elvégzése Általános kategória Szövegszerkesztési beállítások Mentés beállításai Nyelvi beállítások Kibővített beállítások

22 22 TARTALOM A menüszalag testre szabása A gyorselérési eszköztár testre szabása Biztonsági beállítások Feladat Alapanyagok mérete, tájolása Megjelenítési üzemmódok és nagyítás Normál nézet Feladat Diaminta nézet Feladat Vázlat nézet Feladat Emlékeztetőminta nézet Jegyzetoldal és Jegyzetminta nézet Diarendező nézet Feladat Olvasási nézet Alapértelmezett nézet Export-import Feladat Összefoglalás Alapvető műveletek Prezentáció létrehozása Üres bemutató létrehozása Feladat Bemutató létrehozása vázlat nézetben Feladat Új dia beszúrása Feladat Dia-elrendezés kiválasztása Feladat A beépített dia-elrendezés módosítása Szöveg bevitele Kurzormozgatás Szövegírás, javítás Feladat Szövegkijelölés Vágás és áthelyezés

23 TARTALOM 23 Feladat Feladat Keresés a szövegben Szövegrészek cseréje Feladat Szerkesztőparancs visszavonása Feladat Műveletek képekkel ClipArt kép beszúrása Kép beszúrása fájlból Fényképalbum készítése Képernyőképek beillesztése Alakzatok beszúrása Médiaklipek beillesztése Online videó beillesztése Hang beszúrása Hangalámondás rögzítése Képernyőfelvétel beillesztése Képek és klipek másolása, mozgatása és törlése Dia másolása, mozgatása és törlése Összefoglalás A bemutató formázása Szöveg formázása Feladat Betűtípuscsere Feladat Kisbetű nagybetű váltás Bekezdések igazítása Feladat Sorköz beállítása Feladat Felsorolásjelek módosítása Feladat Objektumok formázása Objektumok igazítása Árnyékok az objektumok körül Feladat Egyéb hatások

24 24 TARTALOM Színek és vonaltípusok módosítása Feladat Objektumok forgatása és tükrözése Keretek, helyőrzők kezelése, elrendezések Szakaszok kezelése Stílusok másolása Feladat Sablonhasználat, stílusmódosítás Feladat Feladat Összefoglalás Grafika, diagram beillesztése Rajzolt objektumok Beépített alakzatok kezelése Feladat Objektumok beillesztése Beágyazott objektum szerkesztése Csatolt objektum szerkesztése Feladat Objektum konvertálása Táblázatok beépítése Kész táblázatok formázása Cellaműveletek Feladat WordArt objektumok beillesztése Listák készítése Folyamatok rögzítése Ciklusok ábrázolása Szervezeti sémák készítése Kapcsolatok, viszonyok ábrái Mátrix és piramis diagramok A SmartArt diagramok formázása Feladat Diagram, grafikon beillesztése Adatok módosítása Grafikonszerkesztés A diagramok formázása Összefoglalás

25 TARTALOM 25 Diavetítési effektusok Beépített animációk Beépített animációk alkalmazása Beépített animációs effektusok módosítása Áttűnések Egyéb, lejátszási beállítások Összefoglalás NYOMTATÁS, BEMUTATÁS- ELŐKÉSZÍTÉS Dia beállítások Bemutatás előkészítése Diák sorszámozása Diák kiegészítése előadói jegyzetekkel Helyesírás-ellenőrzés On-line korrektúrázás Nyomtatás Nyomtatási kép Diák nyomtatása különböző nézetekben Összefoglalás Prezentáció vetítése Prezentáció bemutatása A vetítés előkészítése PowerPointban A vetítés előkészítése PowerPoint nélküli gépre Előkészítés CD-hez szolgáltatás A bemutató levetítése külön programmal A vetítés indítása Prezentáció indítása bármely diáról Vetítés közbeni navigációs lehetőségek Előadói nézet Feladat Feladat Összefoglalás OUTLOOK LEVELEZÉS Fogalmak és szakkifejezések Az cím felépítése és szerkezete POP3 és SMTP Az elektronikus levelező rendszerek előnyei Az internetes etikett ( netikett )

26 26 TARTALOM Biztonsági megfontolások A kéretlen levelek érkezésének lehetősége fejléc ellenőrzése A digitális aláírás fogalma Első lépések az elektronikus levelezésben A levelező szoftver megnyitása és bezárása A levelezőprogram ablaka Mappaműveletek Egy és több üzenet megnyitása A beérkezett üzenetek adatai Az üzenetfej megtekintése Melléklettel végezhető műveletek A levéllel végezhető műveletek Váltás megnyitott üzenetek között üzenet bezárása A Súgó funkcióinak használata Üzenetek kiválasztása Üzenetek szűrése Üzenetek keresése A beállítások megváltoztatása A beérkezett üzenetek mezőinek beállítása Üzenetküldés Címjegyzék kezelése Névjegyzék kezelése Új levél küldése Másolás, mozgatás és törlés Csatolmányok Aláírás és egyéni levélpapír készítése Névjegykártya küldése Küldött levél beállításai Levél továbbítása Válasz érkezett levélre Piszkozatok Szabályok alkalmazása Redundáns elemek törlése Levélszemét kezelés Levélszemétszűrő listák A levélszemétszűrő védelmi szintjének beállítása

27 TARTALOM 27 Egyéb működési beállítások Adott feladótól érkező üzenetek tiltása Adott ország- vagy régiókódú üzenetek tiltása Ismeretlen ábécét használó üzenetek tiltása A megbízható feladók letiltásának megakadályozása A levélszemét mappa áttekintése A levélszemét mappa kiürítése Szabályok alkalmazása Szabály létrehozása Szabály módosítása Szabály futtatása Feladatok szervezése Teendők kezelése az üzenetek mellett Emlékeztetők beállítása Teendők kezelése a feladatlista ablakban Új feladat felvétele A naptár kezelése Megbeszélések, találkozók kezelése Időpontok, naptárak egyeztetése Archiválás IRODALOM

28 28 ELŐSZÓ ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak munkacsoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük, hanem levelezhetünk is. Ez a négy program az Office Standard csomagjának hagyományos összetevői. A professzionális Office csomag része az Access adatbázis-kezelő program is. Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az önálló alkalmazás InfoPath és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekttervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt és a csoportmunka-lehetőségeket, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része. Mivel nyújt többet az Office 2013-as változata a megelőzőnél, azaz az Office 2010-nél? Még könnyebben, kevesebb kattintással kezelhető, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A 2007-es változatban megjelent szalagok most már egységesen jelennek meg a programcsomag öszszes eleménél. Teljesen azonos módon indíthatók a programok, működik a súgó, az ablakok és a grafika kezelése. Ezért általában ezeket első előfordulásuk helyén (azaz kötetünkben a Word szövegszerkesztőnél) mutatjuk be. Az első látásra egyszerű Fájl menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként paranccsal menthetünk a Word formátuma mellett PDF, XPS vagy az új opendocument formátumba is. A PDF az Adobe

29 ELŐSZÓ 29 hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak. Az Előkészítés almenü viszont már a 2010-es verzióban megszűnt. A fájlinformációkkal kapcsolatos parancs átkerült az új Információ almenübe. Teljesen megváltozott a nyomtatás beállítása is. Látszólag megszűnt a nyomtatási kép, mint a nyomtatás előtti utolsó ellenőrzési lehetőség. Valójában ezt most a Nézet szalag Nyomtatási elrendezés nézetével oldhatjuk meg úgy, hogy közben a dokumentum szerkeszthető marad. A korábbi Közzététel helyett megjelent Mentés és küldés almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük. A korábbi funkciók általában elérhetők. A legtöbb művelethez most a menük helyett a szalagokon elérhető vezérlőelemeket használjuk. Például a legtöbb (leggyakrabban használt) formázási lehetőség elérhető a Kezdőlap és az egyes objektumok beszúrása után megjelenő Formátum szalagokról. A beállításokat ráadásul általában minták alapján végezzük. Ezeket a mintákat galériákban helyezték el, amelyek közös jellegzetessége, hogy a bennük szereplő minta fölé mozgatott kurzor hatására a mintának megfelelő formázás megjelenik az aktuális vagy kijelölt szövegrészen. Ha valakinek ennél részletesebb beállításra van szüksége, akkor a szalagról megjeleníthető a szokásos beállító párbeszédpanel is. A 2013-as változatban az újdonságokból következtethetünk az új trendre, amikor is a szoftvereket szolgáltatásként kívánják nyújtani, mint az infrastruktúrát. Ennek megfelelően megváltozott a programok

30 30 ELŐSZÓ forgalmazása, telepítése is. Háttérbe szorulnak a kézzel fogható telepítő médiák (CD, DVD), a telepítő anyag többnyire letöltéssel érkezik, az alapértelmezett tárolóhely a felhő (interneten keresztül elérhető távoli tárhely), amelyen keresztül könnyen megoszthatjuk dokumentumainkat azokkal, akiket erre felhatalmazunk. Általában szebb, gyorsabb lett a programcsomag, olyan helyeken is animált megjelenést alkalmaznak, ahol korábban nem. Sok párbeszédpanel helyett a parancsok paraméterezését a szerkesztőablakok jobb oldalán megjelenő panelben kell megoldanunk. A Windows 7 operációs rendszernek is köszönhetően megváltozott a korábban megnyitott dokumentumok újbóli betöltése a Dokumentumok menüből, a tálcáról és a Start menüből egyaránt. Ugyancsak a Windows 7 hozta magával a fájlkeresés új módját, amelyet megtehetünk a Megnyitás párbeszédpanelről, az Intézőből vagy a Start menüből. A Megnyitás párbeszédpanelen módosultak a fájlok szűrésére, tulajdonságaik megjelenítésére, rendezésére vonatkozó utasítások. Aki ezzel a programcsomaggal oldja meg mindennapos feladatait, egy olyan számítógép felhasználói csoport tagjaként végezheti munkáját, hogy biztos lehet abban, hogy az irodai programcsomagok területén 80-90%-os piaci részesedést elért Microsoft alkalmazása szinte szabvány, az e programokkal készített állományok használata során minimálisra csökkennek a kompatibilitási problémák. Az új programcsomaggal új, sokkal tetszetősebb sablonok, interaktív szerkesztőeszközök jelentek meg. Módosítottak a képszerkesztésen, a videófelvételek beillesztésén (amelyeknek tetszőleges szegélyt adhatunk és rajtuk különleges effektusokat érvényesíthetünk), közvetlenül beilleszthetünk képernyőképeket és azok részleteit. Az Excel 2013-ban megjelent néhány új, és módosult mintegy 70 függvény. Az Excel 2016-ban csak tucatnyi függvény jelent meg, viszont több új grafikontípussal, előrejelzési és megosztási móddal ismerkedhettünk meg. Az Rendszer legelső, szembeötlő újdonsága a telepítés gyorsasága, mely körülbelül tíz percet vesz igénybe. A másik ilyen feltűnő újdonság a lapfülek végén megjelent újabb fül, ahol a Mondja el, mit szeretne tenni szöveget felülírva megadhatjuk akár szöveges kívánságainkat is, de jobban járunk, ha valamely ismert parancsot adunk meg, például: nyomtatás vagy táblázat beszúrása (ez

31 ELŐSZÓ 31 a lehetőség a Publisherből kimaradt). A begépelést néhány példa felajánlásával és automatikus szövegkiegészítéssel is támogatja az Office. Így a nyomtatás szóból is elegendő az ny betűket begépelni, máris választhatunk a felajánlott lehetőségek közül. Ezt követően az Excel igyekszik teljesíteni kívánságunkat. A súgó is keresés alapján működik vagy nem. Ez arra vonatkozik, hogy a hagyományos, tartalomjegyzékes, szószedetes segítség helyett most a kulcsszót, kifejezést begépeléssel kell megadnunk, aztán vagy kapunk, vagy sem találatokat. Megvallom, én jobban szerettem a régit Az kezeli az OpenDocument (ODF) formátumokat is. Ugyanakkor a hagyományos Office Open XML-formátumok egyelőre több szolgáltatást nyújtanak. A telepítés végén választhatunk, hogy melyik formátumot tekintsük alapértelmezettnek. Természetesen döntésünktől függetlenül beolvasható és menthető később is a másik formátum, azonban az OpenDocument (ODF) formátumokba mentve az Office néhány szolgáltatásáról le kell mondanunk. A felhasználói felület ismét átalakításra került. Most több Office beállítási téma közül választhatunk, amelyek közt találunk szemkímélőbbeket is. A menüszalag végén megjelent Megosztás gombbal könnyen, egyszerűen megoszthatjuk a szerkesztett dokumentumot. Beállíthatjuk a felhasználók jogosultságát a dokumentum eléréséhez, sőt láthatjuk azt is, kik dolgoznak a dokumentumon. Továbbfejlesztették a verzióelőzményeket, amelyekre hivatkozhatunk is, ha közösen szerkesztünk egy dokumentumot. A Word, Excel, PowerPoint 2016 programokban hat új diagramtípus (Dobozos ábra, Fatérkép, Többszintű gyűrűdiagram, Hisztogram valamint a Hisztogram beállítási között a Pareto, illetve Vízesés) jelent meg. A Bing keresőből töltődő Háttérismeretek (Insights) munkaablak a helyi menüből megjelenített Okos keresés paranccsal indítva a kurzor alatti szóhoz vagy kijelölt kifejezéshez kapcsolódó tartalmakat mutat meg. Az intelligens keresés indítható a Véleményezés szalagról is. A program első, 1983-as változata óta jelentős átalakulásnak lettünk tanúi. A legújabb változat, mint irodai mindenes, önmagában, de

32 32 ELŐSZÓ az Office rendszer 2016 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az önálló alkalmazás InfoPath és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekttervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt és a csoportmunka-lehetőségeket, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része. A Word 2016-ban vagy az online Wordben (Word 365) a OneDriveon vagy a SharePointban tárolt dokumentumok közösen, egy időben szerkeszthetők. A szerkesztés közben a dokumentumban követhetjük munkatársaink módosításait. A könyv szerkezete segít az titkainak mind mélyebb megismerésében. A fejezetek fokozatosan vezetnek be a programok használatába. Rendszerint az egyes programok indításával, általános beállításaival, a súgó használatával, az alapvető funkciók elérésével kezdjük a fejezeteket. Az alapvető ismeretek után a mindennapos használat, majd az emelt szintű ismeretek műveletei következnek. Ezek már feltételeznek bizonyos a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további az Office programcsomag tagjaival foglalkozó fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, amelyeket az adott, általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. A fejezetek általában feladatmeghatározó célkitűzéssel kezdődnek és az ismereteket összefoglaló résszel záródnak (a témához kapcsolódó ECDL könyveinknek megfelelően, amelyekből e kötet negy része felépül). A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 8.0 vagy az Acrobat e-book Reader, Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó

33 ELŐSZÓ 33 ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A programok eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Az ismétlődéseket igyekeztünk kerülni, ezért például a fájl- és súgókezelést az első alkalmazás (Word) bemutatásánál tárgyaljuk. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. A feladatok megoldását általában lépésről-lépésre mutatjuk be. Könyvünkben az Office 2016 számos lehetőségét igyekeztünk ismertetni, több esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését, valamint az egyes programokról szóló igazán kimerítő kézikönyveinket (például az Excel 2016 Bibliát, amely maga 2150 oldal, és több száz kidolgozott mintapéldát is tartalmaz). A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 7-10 operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, bemutatóikat, táblázataikat, feladataikat és kapcsolataikat jól nyomon követhető formában kívánják rögzíteni amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, február Köszönettel a szerző.

34 34 A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK 2013-as MS Office újdonságok A 2013-as változatban az újdonságokból következtethetünk az új trendre, amikor is a szoftvereket szolgáltatásként kívánják nyújtani, mint az infrastruktúrát. Ennek megfelelően megváltozott a programok forgalmazása, telepítése is. Háttérbe szorulnak a kézzel fogható telepítő médiák (CD, DVD), a telepítő anyag többnyire letöltéssel érkezik, az alapértelmezett tárolóhely a felhő (interneten keresztül elérhető távoli tárhely), amelyen keresztül könnyen megoszthatjuk dokumentumainkat azokkal, akiket erre felhatalmazunk. Általában szebb, gyorsabb lett a programcsomag, olyan helyeken is animált megjelenést alkalmaznak, ahol korábban nem. Sok párbeszédpanel helyett a parancsok paraméterezését a szerkesztőablakok jobb oldalán megjelenő panelben, munkaablakban kell elvégezni os MS Office újdonságok Az Office csomagban újdonságnak tekinthető az új telepítési mód és némileg átalakított felhasználói felület. A Fájl lapfül, majd a Fiók lap választása után állíthatjuk be az Office témát. Most három Office beállítási téma közül választhatunk, amelyek közt találunk szemkímélőbbet (Sötétszürke) is. A hagyományos megjelenéshez a Fehér témát válasszuk! Új a legtöbb Office programban elérhető keresőmező, amely a lapfülek után jelenik meg. A lapfülek végén, ahol a Mondja el, mit szeretne tenni szöveget felülírva megadhatjuk akár szöveges kívánságainkat is, de jobban járunk, ha valamely ismert parancsot adunk meg, például: nyomtatás vagy táblázat beszúrása. A begépelést néhány példa felajánlásával és automatikus szövegkiegészítéssel is támogatja az Office. Így a nyomtatás szóból is elegendő az ny betűket begépelni, máris választhatunk a felajánlott lehetőségek közül (lásd az ábrát). Ezt követően az Excel igyekszik teljesíteni kívánságunkat.

35 2016-os MS Office újdonságok 35 A találati listán akár olyan menüpont is megjelenhet, amelynek almenüje is használható, mint az ábrán a Nyomtatási kép és nyomtatás sor. A keresőmező szókiegészítéssel működik A súgó is keresés alapján működik vagy nem. Ez arra vonatkozik, hogy a hagyományos, tartalomjegyzékes, szószedetes segítség helyett most a kulcsszót, kifejezést begépeléssel kell megadnunk, aztán vagy kapunk, vagy sem találatokat. Megvallom, én jobban szerettem a régit Az alapértelmezett fájltípus beállítása Az kezeli az OpenDocument (ODF) formátumokat is. Ugyanakkor a hagyományos Office Open XML-formátumok egyelőre több szolgáltatást nyújtanak. A telepítés végén választhatunk, hogy melyik formátumot tekintsük alapértelmezettnek (lásd az ábrát). Ter-

36 36 A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK mészetesen döntésünktől függetlenül beolvasható és menthető később is a másik formátum, azonban az OpenDocument (ODF) formátumokba mentve az Office néhány szolgáltatásáról le kell mondanunk. A menüszalag végén megjelent Megosztás gombbal könnyen, egyszerűen megoszthatjuk a szerkesztett dokumentumot. Tulajdonképpen ez a szolgáltatás már működött az előző verzióban is, most csak új megjelenést adtak a felhőbe mentésnek. Ez rögtön látszik is, vagyis előbb megjelenik egy munkaablak, majd ott a Mentés a felhőbe gombra kattintva már az ismert Mentés másként ablakot hozzuk az előtérbe (lásd az ábrát). A megosztás a felhőbe mentés révén oldható meg A Mentés másként ablakban előbb a OneDrive meghajtóra kattintsunk kettősen és lépjünk be a OneDrive fiókunkba (ha még nem lettünk volna bejelentkezve). Ezt követően kiválaszthatjuk a gépünkön tárolt, a felhővel (OneDrive mappánkkal) szinkronizálható mappáink közül a fájl tárolási helyét, végül kattintsunk a Mentés gombra! Az ilyen mappába rögzített fájlokat automatikusan szinkronizálja a távoli mappatartalommal a OneDrive rendszer. Ha offline dolgozunk, akkor is megtaláljuk ezeket a mappáinkat, tárolhatunk is ide, de a következő internetkapcsolat létrejöttekor a szinkronizálás végbemegy, vagyis a távoli mappák tartalma frissül és frissül a mi offline mappánk tartalma is, ha a távoli mappa tartalmát máshonnan módosították. A frissítendő mappákat egyébként a szintén az telepítésével, a Start menüben megjelent Microsoft OneDrive alkalmazással állítjuk be.

37 2016-os MS Office újdonságok 37 A mentés után már az Office alkalmazásból is beállíthatjuk a felhasználók jogosultságát a dokumentum eléréséhez, sőt láthatjuk azt is, kik dolgoznak a dokumentumon. Korábban ezt csak a webböngészőben, a OneDrive fiókba ( ) bejelentkezve tehettük meg. A meghívottak számára megnyitási (olvasási) vagy szerkesztési jogot állíthatunk be, végül írhatunk egy kísérőlevelet is, majd kattintsunk a Megosztás gombra! Jogosultság beállítása és meghívás A Megosztási hivatkozás létrehozása paranccsal egy újabb munkaablakot jeleníthetünk meg, amelyben létrehozhatjuk a szerkesztésre vagy olvasásra szolgáló hivatkozásokat. Ezeket a Másolás gombbal a vágólapra másolhatjuk és beilleszthetjük egy levél szövegébe, melyet már nem korlátoz semmi. Azaz a Megosztás munkaablakban rendelkezésre álló kísérőleveli mezővel szemben tetszőleges levelezőprogramba bemásolhatók, ahol nagyobb címjegyzék-tárból vehetünk fel címzetteket, és a levélbe illeszthetünk másféle objektumokat is (grafikát), illetve további fájlokat csatolhatunk. A Megosztás parancs kiadható a Fájl szalagfülről is. Viszont a hagyományos ablakvezérlő ikon eltűnt (a bal fölső sarokból).

38 38 A LEGUTÓBBI OFFICE ÚJDONSÁGOK Az Office szóra vonatkozó háttérinformációk A fontosabb Office programokból (Word, Excel, PowerPoint) a helyi menüben, illetve a Véleményezés szalagról elérhető az Okos keresés funkció, amellyel a kurzor alatti szóhoz, vagy kijelölt kifejezéshez jeleníthetünk meg, az internetről (Bing keresőből) származó információkat egy új (Háttérismeretek) munkaablakban. Új diagramtípusok A Word, Excel, PowerPoint 2016 programokban hat új diagramtípus (Dobozos ábra, Fatérkép, Többszintű gyűrűdiagram, Hisztogram valamint a Hisztogram beállítási között a Pareto, illetve Vízesés) jelent meg.