U Beszerzési szabályzat

Átírás

1 Tartalomjegyzék 1. Az utasítás tárgya Vonatkozó szabályozások Fogalom meghatározások Felelősségek, hatáskörök Folyamatábra A tevékenység leírása Beszerzések lebonyolítása Beszerzési értékhatárok Beszerzés folyamata Bontás Pályázat értékelés Megrendelés és szerződéskötés Tervezés Beszerzések dokumentálása Zöld beszerzés Felelősségi szabályok Ellenőrzés, ellenőrzési pontok Kapcsolódó dokumentumok Keletkező bizonylatok Mellékletek verzió Oldalszám: 1/16 Érvényes április 25-től

2 1. Az utasítás tárgya Jelen utasítás célja, hogy a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. beszerzési folyamatait meghatározza és egységes irányelv rendszert teremtsen a társaság számára, továbbá meghatározza a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011.évi CCIX törvényben és annak végrehajtási rendeletében foglalat kötelezettségeiből eredő eljárásrendet. Az utasításban foglaltak minden beszerzési folyamatban részt vevő TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. alkalmazásában lévő munkavállalóra számára kötelező érvényűek. 2. Vonatkozó szabályozások jogszabály gyűjtemény, különösen: VK 4/2013 sz. MEKH ajánlás évi CXLIII. törvény a közbeszerzésekről évi CCIX. törvény a víziközmű-szolgáltatásról 58/2013. (II. 27.) Korm. rendelet a víziközmű-szolgáltatásról szóló évi CCIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról Magyarország mindenkor érvényes éves központi költségvetéséről szóló törvény szabvány gyűjtemény 瀐 Ӣ 3. Fogalom meghatározások Beszerzés alatt értjük mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összességét, kezdve a szükséglet meghatározástól, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag- és eszközellátást, szolgáltatások biztosítását jelentik. Beszerző: a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. beszerzési tevékenységének lebonyolításával megbízott munkatársa. Anyag: olyan vásárolt készlet, amelyet a társaság termék előállításához vagy szolgáltatásnyújtásához való felhasználás céljából szerez be. Tárgyi eszköz: olyan anyagi eszköz, amely közvetve vagy közvetlenül, tartósan szolgálja a vállalat tevékenységét. Szolgáltatás: a szerződés vagy megrendelés alapján megbízott vállalkozó által, ellenérték fejében végzett munka. Gyártó-fogyó eszköz: minden olyan eszköz, berendezési és felszerelési tárgy, szerszám, munka- és védőruha stb., amelyet a vonatkozó jogszabály elhasználódási idő és beszerzési ár alapján fogyóeszköznek nyilvánít. Havária: Olyan természeti csapás vagy emberi tevékenység okozta hirtelen esemény (robbanás, közúti baleset stb.), mely a lakosságot és a környezetet veszélyeztető szükségállapot kialakulását eredményezi. Víziközmű-rendszerek esetén kifejezetten ilyenek 1.verzió Oldalszám: 2/16 Érvényes április 25-től

3 a jelentősnek minősülő csőtörés, a vízbázist előre nem látható módon veszélyeztető áradás, a vízbázis szennyeződésének lehetősége, stb. Előzetes piackutatás: a beszerzési érték meghatározásához a piaci szereplők közvetlen vagy honlapon keresztül történő megkeresés során gyűjtött információ. MEKH: Magyar Energetikai és Közmű-Szabályozási Hivatal CPV kód: a közös közbeszerzési szójegyzék a közbeszerzésre vonatkozó egységes osztályozási rendszert hoz létre, amelynek célja az ajánlatkérők által a közbeszerzési szerződések tárgyát képező cikkekre, illetve szolgáltatásokra vonatkozóan használt hivatkozási számok szabványosítása. Kizárólagosság: kizárólagos az a gazdasági szereplő, amely tevékenységét kizárólagos feltétel alapján végzi. A felmerült beszerzési igényt, amely lehet anyag, tárgyi eszköz vagy szolgáltatás, csak egy gazdasági szereplő tudja teljesíteni, például a már meglévő szerződésben szereplő kizárólagosság, műszaki specifikusság, homogén rendszer fenntartásából eredő okból. 4. Felelősségek, hatáskörök D döntés a végrehajtásról, a feladat elrendelése V a feladat végrehajtása E a feladat megoldásában való kötelező együttműködés ӣ T a feladatról kötelező tájékoztatást kap F felügyelet Munkakörök Feladatok beszerző anyaggazdálkodási csoportvezető logisztikai osztályvezető igénylő szakterületi vezető igénylő sajtóreferens jogi képviselet környezetvédelmi megbízott műszaki igazgató szakterületi igazgató gazdasági igazgató vezérigazgató 6.1. Beszerzések lebonyolítása V V - - T Nyílt eljárás V - - T T E Meghívásos eljárás V - - T T Közvetlen ajánlatkérés V Speciális esetek havária, V V D D,E - - E,V - T - T T kivételek kezelése 6.3. Beszerzés folyamata V E V V V V - V 6.4. Bontás V E Pályázat értékelés V V V,E T,V,E T E E D 6.6.Megrendelés és szerződéskötés V - - E E Tervezés - - V - - E Beszerzések dokumentálása V E Zöld beszerzés - V verzió Oldalszám: 3/16 Érvényes április 25-től

4 5. Folyamatábra ᢀӴ 1.verzió Oldalszám: 4/16 Érvényes április 25-től

5 6. A tevékenység leírása 6.1. Beszerzések lebonyolítása TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. beszerzéseinek ügyintézésére kizárólag az anyaggazdálkodási csoport jogosult. A beszerzések során törekedni kell a lehető legnagyobb megtakarítás elérésére a legjobb árérték arány megtartásával. Beszerzés során érvényesülő alapelvek: - átláthatóság elve - nyilvánosság elve - ellátásbiztonság elve - legkisebb költség elve - piaci verseny érvényesülésének elve - ajánlatok összehasonlíthatóságának elve - viziközmű szolgáltatás hosszú távú fenntarthatóságának elve - törvényesség elve - likviditási megfelelőség elve Tilos az értékhatárok szerinti eljárásrend megkerülése céljából a beszerzést részekre bontani. A részekre bontás tilalmának megsértése jelen szabályzat pontjában részletezett felelősségre vonást von maga után. A társasági pályáztatás, illetve a közvetlen ajánlatkérés során az egyes tevékenységekre előírt határidők az alábbiak: Feladat elvégzésének ideje, Feladat elvégzéséért felelős Tevékenység megnevezése munkanap szervezet Beszerzési igény bejelentése 0 igénylő szervezet Beszerzési igény felülvizsgálata 2 anyaggazdálkodási csoport Hiánypótlás 3 igénylő szervezet Nyílt eljárás, meghívásos Meghívásos eljárás 15 anyaggazdálkodási csoport Közvetlen ajánlatkérés 10 anyaggazdálkodási csoport Pályázatértékelési jegyzőkönyv elkészítése 2 anyaggazdálkodási csoport Szerződés véglegesítés, megrendelés 5 anyaggazdálkodási csoport A beszerzési eljárás során előírt határidők betartása kötelező, azonban az eljárások során felmerülő, előre nem tervezhető csúszások esetén az igénylő szervezet és a beszerző közötti egyeztetés, írásos tájékoztatás (elektronikus) alapvető követelmény. 1.verzió Oldalszám: 5/16 Érvényes április 25-től

6 6.2. Beszerzési értékhatárok Közbeszerzések A közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések lebonyolítása minden esetben az érvényes U Közbeszerzési szabályzat szerint kell, hogy történjen, mely jelen U Beszerzési szabályzat elválaszthatatlan része. A közbeszerzési értékhatárokat az U Közbeszerzési szabályzat 1.számú melléklete tartalmazza. A fenti közbeszerzési értékhatárok alatt az alábbi beszerzési eljárásokat kell alkalmazni: 8 millió forint felett és a közbeszerzési értékhatár között nyílt beszerzési eljárás 0,5 millió forint és 8 millió forint között meghívásos eljárás 0,5 millió forint alatt közvetlen ajánlatkérés Nyílt beszerzési eljárás Az 8 millió Forintot meghaladó, de a közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetén az alábbi eljárásrend betartása kötelező az anyaggazdálkodási csoport számára: az adott feladattal megbízott beszerző felkutatja a potenciális partnereket, az FO Pályázati felhívást és a felhíváshoz nélkülözhetetlen dokumentumokat a beszerző összeállítja, majd írásban minimum 3 ajánlatot kér, az ajánlati anyag kiküldésével párhuzamosan a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. saját honlapján is feltünteti a beszerzési felhívást. Ehhez a beszerző megküldi a felhívást a sajtóreferens részére, aki mielőbb gondoskodik annak honlapon való megjelenítéséről, a pályázat kiírásáról és annak tartalmáról a beszerző tájékoztatja az igénylő szervezet osztályvezetőjét és/vagy csoportvezetőjét, a vonatkozó ajánlattételi határidőket úgy javasolt megállapítani, hogy lehetőség szerint minél többen tudjanak ajánlatot tenni, úgy, hogy egy esetleges késedelem ne veszélyeztesse a feladat végrehajtását. Az elbírálási határidőket úgy javasolt megállapítani, hogy megalapozott döntés születhessen, ennek határidejét az ajánlatkérésben fel kell tüntetni, az ajánlatokat lezárt borítékban kell benyújtani és azt a bontásra kitűzött időpontig nem szabad felbontani. Az ajánlatok felbontásánál biztosítani kell a nyilvánosság alapelvének érvényesülését. A bontásra legkorábban az ajánlatok beérkezésére szabott határidőt követő napon, legkésőbb az azt követő második munkanapon kerül sor. a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. törvényi tiltás hiányában - fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőkkel a beszerzési eljárás bármely szakaszában tárgyaljon a beszerzés mennyiségéről, értékéről, a feltételeket érdemben megváltoztassa, alternatív ajánlatokat kérjen be, vagy bármely más olyan dologban egyeztessen valamennyi ajánlattevővel. E 1.verzió Oldalszám: 6/16 Érvényes április 25-től

7 tárgyalásokra a verseny tisztaságának biztosítása érdekében minden érvényes ajánlattevőt meg kell hívni, és a meghívásra megjelentekkel együtt lehet tárgyalni. A tárgyalásról a beszerzőnek FO Jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt minden ajánlattevőnek meg kell küldeni -en 2 munkanapon belül, függetlenül attól, részt vett-e a tárgyaláson, a nyílt beszerzési eljárást lezáró döntést követően részletes írásos szerződés megkötése a nyertes ajánlattevővel kötelező, az U Szerződéskötés rendje c. utasítás alapján, a beszerzésről szóló döntés meghozatalát követően a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. tájékoztatót tesz közzé a honlapján a beszerzés eredményéről. Ehhez az anyaggazdálkodási csoportvezető megküldi a tájékoztatást a sajtóreferensnek, aki gondoskodik a megküldött dokumentáció honlapon való mielőbbi megjelenítéséről, a nyílt eljárás lefolytatásának valamennyi okmányát minimum 3 évig a vállalkozás székhelyén meg kell őrizni, az U Iratkezelési szabályzatban rögzítetteknek megfelelően Meghívásos eljárás 0,5 millió forint és a nyílt beszerzés eljárás közé eső beszerzések esetén az anyaggazdálkodási csoport számára alábbi eljárásrend betartása kötelező: az adott feladattal megbízott beszerző felkutatja a potenciális partnereket, a FO Pályázati felhívást és a felhíváshoz nélkülözhetetlen dokumentumokat a beszerző összeállítja, majd írásban minimum 3 ajánlatot kér, az ajánlatadók az ajánlatokat elektronikusan formátumban nyújtják be. Az anyaggazdálkodási csoportvezető dönthet zárt borítékos lebonyolításról, ez esetben az ajánlatokat lezárt borítékban kell benyújtani és azt a bontásra kitűzött időpontig nem szabad felbontani. A bontásra legkorábban az ajánlatok beérkezésére szabott határidőt követő napon, legkésőbb az azt követő második munkanapon kerül sor. a pályázat kiírásáról és annak tartalmáról a beszerző tájékoztatja az igénylő szervezet osztályvezetőjét és/vagy csoportvezetőjét, a meghívásos eljárást lezáró döntést követően részletes írásos szerződés megkötése a nyertes ajánlattevővel kötelező, az U Szerződéskötés rendje c. utasítás alapján, a 3 árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárás során a határidőket úgy kell megállapítani, hogy az biztosítsa az érdemi ajánlattétel lehetőségét, és a teljesítési határidő elegendő időt nyújtson a szakmai feladatteljesítésre, 1.verzió Oldalszám: 7/16 Érvényes április 25-től

8 a meghívásos eljárás lefolytatásának valamennyi okmányát minimum 3 évig a vállalkozás székhelyén meg kell őrizni, az U Iratkezelési szabályzatban rögzítetteknek megfelelően Közvetlen ajánlatkérés 500 ezer Forintot el nem érő beszerzések esetén a beszállítóktól közvetlen ajánlatot kér a beszerző. A közvetlen ajánlatkérés feltétele, hogy legalább három egymástól független tulajdonosi körtől származó írásos, cégszerű ajánlat rendelkezésre álljon. Az ajánlatkérés során az anyagazdálkodó írásban minimum 3 ajánlatot kér az ajánlatadási határidő megjelelősével. Az ajánlatadók az ajánlatokat elektronikusan formátumban nyújtják be Speciális esetek havaria, kivételek kezelése Kizárólagossság: A kizárólagosság alapulhat jogszabályon vagy következhet a piaci körülményekből, valamit korábban megkötött versenyeztetési eljárást lezáró szerződésből eredő követelményekből. A jogszabályon alapuló kizárólagosságot csak meghivatkozni szükséges, melynek tényét a beszerző a FO Pályázatértékelési jegyzőkönyvben rögzít. A kizárólagosságot csak a piaci körülmények esetén kell igazolni. A kizárólagosságra a beszállítótól a beszerzőnek nyilatkozatot kell bekérnie. Az eljárásban tárgyalni lehet, akár több fordulóban is. Havária: A gazdasági és műszaki igazgató, szükség esetén a vezérigazgató azonnali tájékoztatása mellett, a haváriahelyzet, valamint életveszély és jelentős mértékű anyagi kárveszély elhárítására irányuló árubeszerzést, szolgáltatás megrendelést, valamint építési beruházást az elhárításért felelős egység vezetője és a logisztikai osztályvezető együttesen rendelhet el, mely alapján a beszerző a beszerzést lefolytatja. Kiszervezés: Az 58/2013. (II.27.) kormányrendeletben (vhr.) meghatározott kiszervezésre irányuló beszerzések esetén a kiszervezés tényét az alábbiak szerint dokumentálni kell és a víziközműszolgáltatásról szóló törvény, valamint vonatkozó végrehajtási rendeletei szerint kell eljárni. A víziközmű-szolgáltatásról szóló jogszabályok szerint, az ott meghatározott tartalommal és formában víziközmű-üzemeltetés meghatározott részeinek kiszervezéséről a MEKH-et tájékoztatni szükséges vagy a kiszervezéshez előzetes engedélyét kell beszerezni. Kiszervezett tevékenységet kizárólag a nemzeti vagyonról szóló törvény szerinti átlátható gazdálkodó szervezet végezhet. Ezen feltétel teljesülését a beszerzés során a logisztikai osztály a jogi képviselet közreműködésével biztosítani köteles, a pályázati kiírásokban, ajánlatkérésekben ajánlattételi feltételként szerepeltetni kell. A MEKH előzetes engedélyének hiányában a végrehajtási rendelet hatálya alá tartozó körben a jóváhagyói döntés nem hozható meg, a beszerzési eljárásra nem kerülhet sor. 1.verzió Oldalszám: 8/16 Érvényes április 25-től

9 A MEKH tájékoztatásokról és a kiszervezésekre vonatkozó szerződésekről az anyaggazdálkodási csoport olyan elkülönült, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő nyilvántartást vezet (FO Kiszervezett tevékenységek nyilvántartása), melyből mindenkor megállapítható a kiszervezésekre vonatkozó korlátok betartása. Az FO Kiszervezett tevékenységek nyilvántartása bizonylat naprakész vezetése az anyaggazdálkodási csoportvezető feladata. A beszerzések elindítása előtt az igénylő szakterületi vezető a feladata a kiszervezett tevékenységekre irányuló vizsgálat elvégzése. Szükség esetén elkészíti a kiszervezés engedélyeztetéséhez szükséges dokumentációt, amit megküld a jogi képviselet számára, aki ellenőrzi és elküldi azt a MEKH felé, a szükséges engedélyek beszerzése céljából. Ezzel egy időben a jogi képviselet írásban tájékoztatja az anyaggazdálkodási csoportvezetőt a kiszervezés megindításáról, aki ennek tényét nyilvántartásba veszi az FO Kiszervezett tevékenységek nyilvántartása bizonylaton. A tájékoztatás köteles kiszervezések esetén a szerződés megkötését követően az anyaggazdálkodási csoportvezető tájékoztatja a jogi képviseletet, aki a kiszervezés tényéről a jogszabályi követelményeknek megfelelően jár el a MEKH irányában, valamint a tájékoztatási kötelezettséggel érintett tevékenységet nyilvántartásba veszi az FO Kiszervezett tevékenységek nyilvántartása bizonylaton Beszerzés folyamata Az FO Beszerzés igénylő nyomtatvány kitöltése és az aláírási rend szerinti engedélyeztetése belső feljegyzésként OpAL dokumentumkezelő rendszerben kötelező tárgyi eszköz, szolgáltatás és az előre tervezhető anyagrendelések esetén, függetlenül attól, hogy a közbeszerzési értékhatárt meghaladja a becsült beszerzési értéke vagy sem. A beszerzések igénylése minden esetben a szakterület által megfogalmazott pontos egyértelmű meghatározással indul. Új beszerzési igény felmerülésekor a beszerző piackutatást végez a beszerzés értékének megállapítása végett. Az FO Beszerzés igénylő OpAL útvonalába a jóváhagyó(ka)t követően az anyaggazdálkodási csoportvezetőt szükséges beállítani, aki továbbítja az igényt a beszerzéssel megbízott beszerzőnek. A nem megfelelően, vagy hiányosan kitöltött beszerzés igénylőt az anyaggazdálkodási csoportvezető minden esetben visszaküldi hiánypótlásra a beszerzést indító kollégának. Anyagbeszerzés esetén a raktári anyagok megrendelése a társaságunk LiBRA vállalatirányitási rendszerén keresztül történik. A jóváhagyott belső igénylések alapján az értékhatár szerinti eljárás rendnek megfelelően a beszerző gondoskodik az anyagok beszerzéséről. A LiBRA-ban korábban nem rögzített anyagok esetén OpAL dokumentumkezelő rendszerben az igénylő által elindított minden 1.verzió Oldalszám: 9/16 Érvényes április 25-től

10 adatot tartalmazó FO Új anyag felvételi kérelem alapján a beszerző a kérésnek megfelelően rögzíti a rendszerben az anyagot. Szolgáltatás beszerzését az igénylő szakterület OpAL dokumentumkezelő rendszerben indított FO Beszerzés igénylő kitöltésével kezdeményezi. A beszerzés jellegétől függően csatolni kell az OpAL-ban belső feljegyzésként indított FO Beszerzés igénylő mellé az alábbi dokumentumokat: FO Pályázati felhívás tervezet műszaki leírás és tervdokumentáció árazatlan költségvetés szerződés tervezet az U Szerződéskötés rendje utasításnak megfelelően egyéb a beszerzéshez nélkülözhetetlen dokumentumok. Az FO Beszerzés igénylő OpAL útvonalába a jóváhagyó(ka)t követően a logisztikai osztályvezetőt szükséges beállítani, aki továbbítja az igényt az anyaggazdálkodási csoportvezetőnek, aki kiosztja a feladatot a beszerzéssel megbízott beszerzőnek. A nem megfelelően, vagy hiányosan kitöltött beszerzés igénylőt a logisztikai osztályvezető minden esetben visszaküldi hiánypótlásra a beszerzést indító kollégának Bontás Nyílt eljárás esetén, illetve zárt boritokban bekért pályázatok átvétele FO Pályázati dokumentáció átadás-átvétele dokumentum kitöltésével történik. A bontási eljárás során az FO Bontási jegyzőkönyv dokumentum kitöltése kötelező, mely legalább az alábbiakat tartalmazza: jegyzőkönyv felvételének adatai (hely, időpont, beszerzés tárgya), a jelenléti ív, annak bizonyítása, hogy a zárt pályázatok (borítékok, csomagok) sértetlenek és érintetlenek, azokat illetéktelen személyek nem tekinthették meg, a benyújtási sorrendben a határidő lejártáig benyújtott és átvett pályázatok egyenkénti felbontásának megtörténte, A bontás során a részvétel kötelező a lebonyolító anyagbeszerzőnek, az anyaggazdálkodási csoportvezetőnek, az igénylő szakterület képviselőjének. A bontási eljárás kizárólag a jogi képviselet jelenlétében történhet. Az FO Bontási jegyzőkönyv kitöltése minden esetben az eljárást lebonyolító beszerző feladata. 1.verzió Oldalszám: 10/16 Érvényes április 25-től

11 Az ajánlatok felbontásánál biztosítani kell a nyilvánosság alapelvének érvényesülését. Az aláírt és beszkennelt FO Bontási jegyzőkönyvet minden ajánlattevőnek meg kell küldeni a bontást követő 2 munkanapon belül, függetlenül attól, részt vett-e a bontási eljáráson Pályázat értékelés Az FO Pályázat értékelési jegyzőkönyv kitöltése minden beszerzési értékhatár szerinti eljárás esetén kötelező, az eljárást lebonyolító beszerző feladata. A bontás, illetve a pályázatok beérkezése után a beszerző megvizsgálja azt, hogy az ajánlatok megfelelnek-e a kiírási feltételeknek, értékelhetőek-e. A vizsgálat eredményétől függően kitűzi az ajánlatok bírálati időpontját, illetve az ajánlatok nem megfelelősége estén hiánypótlást kér be az illetékesektől. Az érvényes ajánlatokat a bírálatra a beszerző kiértékeli, az adott beszerzés tartalmától függő tartalommal összeállított összehasonlító táblázatot és FO Pályázatértékelési jegyzőkönyvet készít és előterjeszti a bírálatra. Az összehasonlító táblázatot és az ajánlatokat a bírálati időpont kihirdetésekor az igénylő szervezet számára elektronikus úton biztosítani kell. A kihirdetett bírálaton a részvétel kötelező az értékelési bizottság számára, melynek tagjai: igénylő szervezet vezetője anyaggazdálkodási csoportvezető beszerző Szükség esetén további bíráló bizottsági tagokat a logisztikai osztályvezető jelölhet ki. Az értékelő bizottság jegyzőkönyvvezetője az értékelés során FO Pályázatértékelési jegyzőkönyvet vesz fel. A jegyzőkönyvben rögzíti az ajánlattevőt, pályázót, az értékelés indokait, a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés, illetve megrendelés alapvető adatait (ár, határidő, fizetési feltételek, garancia). Az értékelő bizottság döntési javaslatát a beszerző az igénylő szakterület vezetője és igazgatója, valamint a logisztikai osztályvezető és a gazdasági igazgató aláírását követően a vezérigazgató elé terjeszti jóváhagyás céljából, aki dönt az ajánlat elfogadásáról, elutasításáról vagy új eljárás lefolytatásáról. Az összességében legjobb ajánlatot nyújtó ajánlattevőt kell nyertesnek nyilvánítani, tekintettel a pályázati kiírásban szereplő értékelési szempontokra is. A beszerző mind a nyertes, mind pedig a vesztes ajánlattevőket értesíti elektronikus úton 2 munkanapon belül. 1.verzió Oldalszám: 11/16 Érvényes április 25-től

12 6.6. Megrendelés és szerződéskötés Az FO Pályázatértékelési jegyzőkönyv elfogadott döntési javaslata alapján a megrendelést a beszerző elkészíti. Értékhatártól függően a megrendelés mellé a beszerző véglegesíti a szerződést és megküldi nyertes ajánlatadónak. A szerződések véglegesítése, OpAL szerződéstervezetként történő elindítása a beszerző feladata. A szerződéstervezethez előiratként" csatolni szükséges a jóváhagyott beszerzés igénylőt. A megrendelés átvételéről minden esetben -es visszaigazolást kér. Valamennyi, jelen szabályzat alapján lefolytatott beszerzési eljárás szerződésének előkészítését, TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt-n belüli véleményeztetését, jóváhagyását, aláírattatását, nyilvántartásba vételét, kezelését, esetleges módosítását az U Szerződéskötés rendje tárgyú vezérigazgatói utasításban meghatározottak szerint kell végrehajtani. A szerződés teljesítésének nyomon követése az érintett szervezeti egység feladata Tervezés A szakterületek beszerzési igényeiről elkészített tervek (karbantartási terv, rekonstrukciós terv, beruházási terv, gördülő fejlesztési terv) logisztikai osztályvezető részére történő leadási határideje tárgyév január 31., amely alapján a logisztikai osztályvezető március 31-ig elkészíti az FO Beszerzési tervet. Az FO Beszerzési terv két részre oszlik: - 1. rész. Közbeszerzési értékhatár feletti beszerzések. A közbeszerzési értékhatár feletti beszerzésekről, a mindenkori közbeszerzési törvényben és az U Közbeszerzési szabályzatban foglalt szabályok alapján a logisztikai osztályvezető FO Közbeszerzési tervet készít és a Közbeszerzési Hatóságnak megküldi, legkésőbb március 31. napjáig. A FO Közbeszerzési terv tartalmazza a beszerzés: tárgyát; mennyiségét; CPV kód; az irányadó eljárási rendet; a tervezett eljárási típust; a beszerzések tervezett időbeli ütemezését; előzetes összesített tájékoztató közzétételének tényét; valamint szolgáltatás esetén ajánlott feltüntetni a szolgáltatási kategória számát is 1.verzió Oldalszám: 12/16 Érvényes április 25-től

13 - 2. rész A terv második részében az FO Beszerzési terv bizonylaton fel kell tüntetni a nemzeti értékhatár 30 százalékát meghaladó beszerzéseket, továbbá az eljárás lefolytatásának tervezett ütemezését. FO Beszerzési terv tartalmazza a beszerzés: tárgyát mennyiségét, annak alapvető tartalmának meghatározását a beszerzés indoklását a beszerzés becsült értékét a szerződéskötés tervezett időpontját, teljesítés tervezett időpontját, a beszerzéssel érintett víziközmű-rendszerek és/vagy települések megnevezését. A mindenkor hatályos, MEKH által jóváhagyott jelen ot és a FO Közbeszerzési tervet a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. a honlapján szerepelteti. A logisztikai osztályvezető tájékoztatása alapján a sajtóreferens gondoskodik ezen dokumentum honlapon történő mielőbbi megjelenítéséről. Előre nem látható okból előállt beszerzési igény vagy egyéb, a tervben szükséges változtatás esetén a FO Beszerzési tervet módosítani kell. A beszerzések tervezése során külön figyelmet kell fordítani az előírt, a Magyar Energetikai és Közműszabályozási Hivatal által jóváhagyott Gördülő fejlesztési terv megalapozására. Ennek során gondoskodni kell róla, hogy: a Gördülő fejlesztési tervben meghatározott fejlesztési kötelezettségek az FO Beszerzési tervben, illetve a tárgyévi költségek között tervezésre kerüljenek; az FO Beszerzési terv szerinti időbeli ütemezés legyen összehangolva a Gördülő fejlesztési terv szerinti ütemezéssel; legyen érvényes keretszerződés a tartalékképzési kötelezettséggel érintett eszközök, készletek pótlására, a felhasználási ütemezés szerint előírt lehívható mennyiségekkel, illetve legyen felkészülve a Vállalkozás az esetleges ellátási vészhelyzetek soron kívüli megoldására, akár saját erőforrások képzésével, akár megfelelő rendelkezésre állási szerződések megkötésével. Fentiek megvalósításáért a gazdasági igazgató, ellenőrzéséért a logisztikai osztályvezető, vezető kontroller és a műszaki osztályvezető felelnek. 1.verzió Oldalszám: 13/16 Érvényes április 25-től

14 6.8. Beszerzések dokumentálása A beszerzési eljárások során keletkezett dokumentumok, a levelezések, szerződések, megrendelések anyagát az anyaggazdálkodási csoport évente 1-től kezdődő számozással látja el, és beszerzésenként külön tárolja. Ezzel párhuzamosan a beszerzések anyaga a logisztikai osztály számára biztosított hálózati helyen, szerveren is tárolásra kerül azonosító számmal ellátva, továbbá nyilvántartásukat a beszerzők beszerzésenként az FO Beszerzések nyilvántartása megnevezésű bizonylaton naprakészen vezetik Zöld beszerzés TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. beszerzései során figyelembe veszi a kiválasztott anyagok, eszközök és szolgáltatások környezetre gyakorolt hatását. A zöld beszerzés lényege, hogy olyan termékeket részesít előnyben, melyek kisebb káros hatással vannak a környezetre és az emberi egészségre életciklusuk során például hulladéktermelés, káros anyag kibocsátás terén. A beszerzések során törekedni kell hosszú élettartamú, környezetbarát, biológiailag lebomló anyagból készült, újrahasznosítható, újrahasznosított anyagokból készített, (például újrahasznosított másolópapír, boríték, füzet) a jelenleg használt eszközökhöz, anyagokhoz képest energiát megtakarító a fentieknek megfelelő csomagolású termékek és eszközök beszerzésére. Fenti szempontok beszerzések során történő figyelembe vétele az anyaggazdálkodási csoportvezető feladata, a környezetvédelmi megbízott együttműködésével Felelősségi szabályok Jelen utasításban foglalt tevékenységekben érintett minden munkavállaló fegyelmi, kártérítési munkajogi és büntetőjogi felelősséggel tartozik. Az utasítás rendelkezéseinek megsértése fegyelmi vétségnek minősül és a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. Kollektív Szerződésében részletezett fegyelmi eljárás megindítását vonja maga után. 1.verzió Oldalszám: 14/16 Érvényes április 25-től

15 7. Ellenőrzés, ellenőrzési pontok Logisztikai osztályvezető: a keletkezett dokumentumok folyamatos ellenőrzése Anyaggazdálkodási csoportvezető: a beszerzők munkájának, a beszerzések állapotának, a nyilvántartásoknak a folyamatos ellenőrzése. Szakterületi vezető: ellenőrzi, hogy az FO Beszerzés igénylő nyomtatványon a beszerzés meghatározására vonatkozó megfogalmazás pontos, egyértelmű és teljes körű legyen. 8. Kapcsolódó dokumentumok U Közbeszerzési szabályzat U Iratkezelési szabályzat U Aláírási és utalványozási szabályzat U Szerződéskötés rendje Összehasonlító táblázat Beruházási terv Karbantartási terv Rekonstrukciós terv Gördülő fejlesztési terv Kollektív szerződés 9. Keletkező bizonylatok FO Közbeszerzési terv FO Új anyag felvételi kérelem FO Beszerzés igénylő FO Pályázati felhívás FO Bontási jegyzőkönyv FO Pályázatértékelési jegyzőkönyv 1.verzió Oldalszám: 15/16 Érvényes április 25-től

16 FO Kiszervezett tevékenységek nyilvántartása FO Beszerzések nyilvántartása FO Beszerzési terv FO Pályázati dokumentáció átadás-átvétele 10. Mellékletek Az utasításhoz nem kapcsolódik melléklet. 1.verzió Oldalszám: 16/16 Érvényes április 25-től