SAVARIA EGYETEMI KÖZPONT KÖNYVTÁR ÉS LEVÉLTÁR

Átírás

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM SAVARIA EGYETEMI KÖZPONT KÖNYVTÁR ÉS LEVÉLTÁR ÜGYREND SZOMBATHELY 2015 Hatályos: március 15-től

2 TARTALOMJEGYZÉK I. FEJEZET... 3 Általános rész... 3 A Könyvtár és Levéltár elnevezése, székhelye, címe... 3 A Könyvtár és Levéltár fenntartása és felügyelete... 4 A Könyvtár és Levéltár szervezete, vezetése és... 4 a munkáltatói jogkör gyakorlásának rendje... 4 A Könyvtár és Levéltár gazdálkodása... 5 Tanácsadó testület... 5 II. FEJEZET A NymE SEK Könyvtár és Levéltár könyvtári egysége... 6 A könyvtár szervezete... 6 A könyvtár vezetése... 7 A könyvtár feladatai... 9 A könyvtár gyűjtőköre és az állomány alakítása A könyvtári állomány nyilvántartása és védelme A könyvtár szolgáltatásai és a szolgáltatások igénybe vétele Minőségmenedzsment III. FEJEZET A NymE SEK Könyvtár és Levéltár levéltári egysége A levéltár elnevezése, székhelye, címe A levéltár működési feltételeinek biztosítása A levéltár szervezete és vezetése A levéltár gyűjteményének gyarapítása A levéltári anyag őrzése Az iratanyag levéltári feldolgozása, az állomány nyilvántartása Az iratkezelés levéltári felügyelete Kutatási és ügyfélszolgálati tevékenység Minőségmenedzsment Záró rendelkezések

3 PREAMBULUM (1) A Nyugat-magyarországi Egyetem közgyűjteményeket könyvtárakat, levéltárakat, szak(ma)- és oktatástörténeti gyűjteményeket/múzeumokat - tart fenn. (2) A Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Könyvtára jogutóda a december 31-én megszűnt Berzsenyi Dániel Főiskola Könyvtárának. Az intézmény integrálódott a november 1-től megszűntetett Vas Megyei Pedagógiai Intézet, továbbá 2012-ben az Európai Dokumentációs Központ és Könyvtár könyvtári állományával és szolgáltatásaival. (3) A Berzsenyi Dániel Főiskola, mint a Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ jogelődje december 17-én megtartott BDF tanácsülése 83/2007. (XII.17.) számú határozatával elfogadta az intézmény Levéltárának megalakulását. (4) A Berzsenyi Dániel Főiskola Könyvtára január 1-étől, a Nyugat-magyarországi Egyetemmel történt integráció után a NymE Savaria Egyetemi Könyvtára néven - mint jogutód könyvtár folytatja tevékenységét. (5) A Savaria Egyetemi Központ - a NymE évi január 23-i szenátusi döntése értelmében február 1-től Könyvtár és Levéltár szolgáltató szervezeti egységet tart fenn és működtet. I. FEJEZET Általános rész A Könyvtár és Levéltár elnevezése, székhelye, címe 1. (1) A könyvtár és levéltár neve: Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Könyvtár és Levéltár Rövidített neve: NymE SEK Könyvtár és Levéltár Angol nyelvű neve: Library and Archives of Savaria Campus of University of West Hungary (Szombathely), Hungary Német nyelvű neve: Bibliothek und Archiv des Savaria Campus der Westungarischen Universität, (Szombathely), Ungarn (2) A könyvtár és levéltár székhelye és címe: H Szombathely, Károlyi Gáspár tér 4. (3) Postacím: H Szombathely, Pf.: 170. (4) Telefon/Fax: (94) , Fax: (94) (5) kolcsonzo@sek.nyme.hu (6) Körbélyegzője: Nyugat-magyarországi Egyetem 3

4 Savaria Egyetemi Központ Könyvtár és Levéltár H-9700 Szombathely, Károlyi Gáspár tér 4. (7) Téglalap alakú bélyegzője: Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Könyvtár és Levéltár H-9700 Szombathely, Károlyi Gáspár tér 4. (8) A Könyvtár és Levéltár létesítésének időpontja: február 1. A Könyvtár és Levéltár fenntartása és felügyelete 2. (1) A NymE SEK Könyvtár és Levéltár fenntartója a Nyugat-magyarországi Egyetem, működését a Savaria Egyetemi Központ - együttműködve SEK két karával ( Berzsenyi Dániel Pedagógusképző Kar, Természettudományi és Műszaki Kar) - biztosítja. (2) A Könyvtár és Levéltár fenntartója biztosítja a korszerűen szervezett könyvtári és levéltári tevékenységhez szükséges infrastruktúrát, elhelyezési, tárgyi, működési és személyi feltételeket. (3) A Könyvtár és Levéltár személyzetének szakmai képzését, továbbképzését, tapasztalatcserében való részvételét a fenntartó intézmény biztosítja. (4) A Könyvtár és Levéltár felett a munkáltatói jogokat a Nyugat-magyarországi Egyetem kancellárja által átruházott jogkörrel a Savaria Egyetemi Központ igazgatója látja el. Közvetlen szakmai felügyeletét a SEK-en működő két kar dékánjai látják el. Az intézmény szakmailag együttműködik a NymE Központi Könyvtár és Levéltárral valamint a Közgyűjteményi Bizottsággal. (5) A Könyvtár és Levéltár ágazati szakmai és törvényességi felügyeletét szakfelügyeleti rendszerén keresztül az Emberi Erőforrások Minisztériuma látja el. A Könyvtár és Levéltár szervezete, vezetése és a munkáltatói jogkör gyakorlásának rendje 3. (1) A NymE Savaria Egyetemi Központ Könyvtár és Levéltár önálló szolgáltató szervezeti egység, amely a könyvtárakra és a levéltárakra vonatkozó jogszabályokban meghatározott szakmai feladatok alapján két egységre, könyvtárra és levéltárra tagolódik. (2) A könyvtár nyilvános jelleggel működő, a SEK két (BDPK, TTMK) karán folyó képzés irányainak megfelelő tudományterületek szakirodalmi és információs központja. Pedagógiai szakkönyvtári funkciókat, Európai Dokumentációs Központ és Könyvtári szolgáltatásokat lát el, regionális szerepkörű könyvtári szolgáltatásokat biztosít. (3) A levéltár feladata az illetékességi körébe tartozó irattári és levéltári anyagok jogszabályok szerinti szakszerű őrzése, kezelése, nyilvántartása, hozzáférhetővé és alkalmassá tétele 4

5 tudományos és más kutatók számára, a közokiratok kezelésének ellenőrzése, levéltárba adásának felügyelete a hatályos jogszabályi rendelkezések valamint az egyetem iratkezelési szabályzata alapján. (4) A NymE SEK Könyvtár és Levéltár vezetését vezetői megbízással az igazgató látja el, akit nyilvános pályázat útján a Könyvtár és Levéltár munkatársai, a BDPK és TTMK dékánok és a Központi Könyvtár és Levéltár főigazgatója véleményének kikérésével a kancellár által átadott munkáltatói jogkörben a SEK igazgatója nevez ki. (5) A SEK Könyvtár és Levéltár igazgatója felett a munkáltatói jogkört a SEK igazgató, a szakmai irányítói jogkört a BDPK és TTMK dékánok gyakorolják. (6) A Könyvtár és Levéltár igazgatója a BDPK és a TTMK tanácsának tanácskozási joggal rendelkező állandó meghívottja. (7) A SEK Könyvtár és Levéltárban dolgozó közalkalmazottak felett a munkáltatói jogkört a SEK igazgató, a szakmai irányítói jogkört a SEK Könyvtár és Levéltár igazgató gyakorolja. A Könyvtár és Levéltár gazdálkodása 4. (1) A SEK Könyvtár és Levéltár működésének forrását a Központi Könyvtár és Levéltár költségvetésének keretében kell megtervezni. A működéshez, szolgáltatásokhoz szükséges összeg jóváhagyott intézményi költségvetésben év elején kerül megállapításra. (2) A Könyvtár és Levéltár a Gazdálkodási Szabályzat alapján köteles megbízható módon belső pénzügyi nyilvántartást vezetni, amelynek tartalmaznia kell az intézményi és egyéb költségvetésből rendelkezésre álló és felhasznált kereteket. (3) Az előirányzat szakszerű és tervszerű felhasználásáért a Könyvtár és Levéltár igazgatója felelős. (4) A gazdálkodással kapcsolatos feladatokat a Savaria Egyetemi Központ végzi, a Gazdálkodási Szabályzatban foglaltak szerint. Tanácsadó testület 5. (1) A Savaria Egyetemi Központ Könyvtár és Levéltára munkájának valamint a SEK-en működő karok oktató, tudományos és kutatómunkájának összehangolására, továbbá az igazgató stratégiai jellegű döntéseinek támogatására Könyvtári Bizottságot működtet. (2) A Könyvtári Bizottság a Könyvtár és Levéltár vezetésének legfőbb véleményező és javaslattévő szervezete. Elnöke a Könyvtár és Levéltár igazgatója, aki évente hívja össze a tes- 5

6 tületet. Tagjai a Savaria Egyetemi Központ igazgatója, egy csoportvezetője, a levéltárvezető továbbá 1-1 fővel a karok képviselői, valamint a HÖK képviselője. A bizottság fő feladata: az állománygyarapítás összehangolása, a források racionális felhasználása, új igények közvetítése, javaslatok megfogalmazása a szolgáltatások fejlesztésére. (3) A testület ügyrendjét a bizottság saját hatáskörében készíti el. II. FEJEZET A NymE SEK Könyvtár és Levéltár könyvtári egysége A könyvtár elnevezése, székhelye, címe 6. (1) A könyvtár neve: Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Könyvtára Rövidített neve: NymE Savaria Egyetemi Központ Könyvtára Angol nyelvű neve: Library of Savaria Campus of University of West Hungary (Szombathely), Hungary Német nyelvű neve: Bibliothek des Savaria Campus der Westungarischen Universität, (Szombathely), Ungarn (2) A könyvtár székhelye és címe: H Szombathely, Károlyi Gáspár tér 4. (3) Postacím: H Szombathely, Pf.: 170 (4) Telefon/Fax: (94) ; ; ; ; Fax: (94) (5) kolcsonzo@sek.nyme.hu; (6) URL: (7) Téglalap alakú bélyegzője: Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Könyvtára 9700 Szombathely, Károlyi Gáspár tér 4. (8) Ellipszis alakú tulajdonbélyegzője: NymE Savaria Egyetemi Központ Könyvtárának tulajdona Szombathely (9) A könyvtár alapításának ideje: szeptember 1. A könyvtár szervezete 7. 6

7 (1) A Savaria Egyetemi Központ Könyvtára a Nyugat-magyarországi Egyetem közgyűjteményi hálózatának meghatározó tagkönyvtára, tevékenysége során szorosan együttműködik Központi Könyvtár és Levéltárral. (2) A NymE Savaria Egyetemi Központ Könyvtára két telephelyen működik: központi könyvtár (Károlyi Gáspár tér 4.), Idegennyelvi Könyvtár (Berzsenyi tér 2.). (3) A Savaria Egyetemi Központ Könyvtára szervezi a Savaria Egyetemi Központban működő karok könyvtári és információs ellátását elsősorban a központi könyvtárban, részben pedig a tanszékeken/intézetekben lévő letéti könyvtárakban. Ezek a kihelyezett egységek szerves részei a könyvtár információs rendszerének és szolgáltatásainak, személyi állományuk nincs. A dokumentumok beszerzése, azok nyilvántartásba vétele, visszakereshetővé tétele a központi könyvtárban történik. A könyvtári rendszer dokumentum-beszerzési költségeinek meghatározott részét a fenntartó biztosítja, felhasználását illetően a karok igényei a meghatározók. (4) Új könyvtári egység(ek) létrehozása, illetve működő egység(ek) megszűntetése, átnevezése a felek (a könyvtár és más intézményi egység) közötti egyeztetés és megállapodás alapján történik. (5) A könyvtár feladatainak ellátása céljából szervezeti egységekre tagolódik. (6) A szervezeti egységek feladatait, a munkafolyamatok szervezését az igazgató által elkészített szabályzatok és munkaköri leírások tartalmazzák. (7) Az intézmény könyvtári hálózatába tartozó oktatási és egyéb szervezeti egységek könyvtárainak feladatkörét és a működésük leírását a szervezeti egység igazgatója készíti el, és azt a könyvtár Ügyrendjének melléklete tartalmazza. (8) A könyvtár szervezeti egységei: a) Könyvtárigazgatás b) Gyűjteményszervezési és fejlesztési csoport c) Olvasószolgálati és tájékoztató csoport A könyvtár vezetése 8. (1) A könyvtár munkáját a Könyvtár és Levéltár igazgatója irányítja. Az SzMSz Foglalkoztatási követelményrendszere alapján a Könyvtár és Levéltár igazgató vezető beosztás, a kancellár által kiírt pályázat útján tölthető be. (2) Az igazgató felelős a könyvtár feladatainak maradéktalan ellátásáért, a költséghatékony gazdálkodásért, a könyvtári munkának az intézmény igényeit szem előtt tartó szervezéséért, fejlesztéséért, a soproni NymE Központi Könyvtár és Levéltárral való szakmai együttműködésért. (3) Az igazgató feladat- és hatásköre (a) képviseli a könyvtárat, 7

8 (b) javaslatot tesz a Savaria Egyetemi Központ igazgatójának, a kancellárnak, a könyvtár működésére és fejlesztésére vonatkozóan, (c) javaslatot tesz a Savaria Egyetemi Központ igazgatójának a könyvtár személyi állományát érintő kérdésekben, úgymint alkalmazás, áthelyezés, átsorolás, kitüntetés stb. (d) aláírási jogkört és szakmai irányítói jogkört gyakorol a Savaria Egyetemi Központ igazgatója által átruházott hatáskörben, (e) az érvényes jogszabályok, rendelkezések alapján irányítja és ellenőrzi a könyvtár feladatkörébe utalt, az éves és távlati munkatervekben rögzített feladatokat, (f) elkészíti a könyvtár munkatervét, fejlesztési terveit, beszámolóit, jelentéseit, statisztikáit, (g) kidolgozza és szükség szerint módosítja a könyvtár belső szabályzatait, s biztosítja a szabályzatokban foglaltak maradéktalan betartását, (h) biztosítja a könyvtár gazdálkodásának rendjét, a könyvtári vagyon megőrzését, a könyvtár rendelkezésére bocsátott pénzügyi keretek rendeltetésszerű felhasználását, (i) figyeli a könyvtár fejlesztését elősegítő pályázati lehetőségeket, (j) minőségirányítási rendszert működtet, (k) korszerű vezetési elvek figyelembe vételével kialakítja a könyvtár szervezetét, belső munkarendjét, elkészíti a könyvtár dolgozóinak munkaköri leírását, (l) kapcsolatot tart mindazokkal a szervezeti egységekkel, amelyekhez a könyvtár munkája kapcsolódik, (m) kezdeményezi és irányítja a könyvtár munkatársainak szakmai képzését, továbbképzését, (n) javaslatot tesz a könyvtár munkatársainak kitüntetésére, munkájuk egyéb elismerésére, (o) gondoskodik a könyvtárban a munka-, a baleset- és a tűzvédelem vonatkozó szabályainak betartásáról, (p) részt vesz szakmai közösségek munkájában, tevékenységével elősegíti azok hatékony működését, (q) munkakapcsolatot tart a Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Könyvtárával és annak tagkönyvtáraival, (r) részt vesz a Nyugat-magyarországi Egyetem Közgyűjteményi Bizottságának valamint a SEK Könyvtári Bizottságának munkájában. (4) A Könyvtár és Levéltár igazgatójának helyettesítésével megbízott csoportvezető megbízása a SEK igazgatójának jóváhagyásával történik. (5) A könyvtár szervezeti egységei élén csoportvezetők állnak, akik az alábbi feladatokat látják el: a) tervezik, irányítják és ellenőrzik a szervezeti egység munkáját és beszámolnak a tevékenység eredményeiről, b) javaslatot tesznek a csoportot, szervezeti egységet érintő személyi kérdésekben, c) elősegítik az egységükben dolgozó munkatársak szakmai továbbfejlődését, értékelik és hasznosítják a tőlük kapott javaslatokat, d) kidolgozzák és jóváhagyásra előterjesztik az egységüket érintő szabályzatokat. (6) A könyvtár különböző szintjein folyó munkát a szintfelelősök biztosítják, akik rendszerességgel tájékoztatást adnak a) az előttük álló hét munkafeladatairól, a szolgáltató helyek személyzetének megfelelő biztosításáról, b) az eltelt időszak értékeléséről, a tapasztalatokról, a visszajelzésekről, 8

9 c) a működésben jelentkező zavarokról, hiányosságokról, d) irányítják és szervezik a napi munkát, e) javaslatot tesznek a hatékonyabb munkavégzés, a szolgáltatások fejlesztése érdekében. (7) A könyvtári rendszer általános szakmai irányításában, a szakmai stratégia tervezésében, a feladatok megvalósításának irányításában, az eredmények elemzésében a könyvtárigazgató munkáját a Vezetői értekezlet támogatja. Tagjai az igazgatón túl a helyettesítését végző könyvtáros, az egyes szinteken kijelölt felelősök valamint a csoportok koordinálására, irányítására kijelölt személyek. (8) A vezetői információs rendszer hatékony működtetését az igazgató blog alkalmazásával is biztosítja. A könyvtár feladatai 9. (1) A könyvtár nyilvános felsőoktatási szakkönyvtár megyei/regionális pedagógiai szakkönyvtári és európai dokumentációs szakkönyvtári funkciókkal. Regionális szerepkörű gyűjteményeket tart fenn. Rendeltetése, feladatai, szolgáltatásai révén új típusú könyvtárként, forrás/tudásközpontként működik. (2) A könyvtár legfőbb feladata az általános intézményi célok, az oktatási, kutatási tevékenység támogatása, az intézményi ranghoz méltó könyvtári szolgáltatások biztosítása. (3) A könyvtár információs rendszerével, gyűjteményeivel, szolgáltatás-centrikus személyi állományával, fejlett infrastruktúrájával biztosítja a hallgatók tanulmányaihoz, önképzéséhez, művelődéséhez, valamint az oktatók, kutatók munkájához szükséges szakirodalmi tartalomszolgáltatást és könyvtári információellátást a hagyományos és elektronikus dokumentumok beszerzése, gyűjtése, szakszerű feltárása, visszakereshetővé tétele és szolgáltatása révén. (4) A könyvtár a munkafolyamatok teljes automatizációját az Aleph integrált könyvtári rendszer keretében biztosítja. (5) A könyvtárhasználók számára egyenlő esélyt adó korszerű hozzáférést biztosít saját állományához, a belső és külső információforrásokhoz. (6) A könyvtár szolgáltatást nyújt a pedagógusképzés és a pedagógus-továbbképzés szaktudományi, tanulmányi és kutatási szakirodalmi igényei teljesítéséhez. Támogatja a Pedagógusképző Központ tevékenységét. Tanügyigazgatási és pedagógiai tájékoztatást végez a közoktatás egész vertikumában, figyelmet fordítva az adott oktatáspolitikai tendenciákra. (7) Országos tartalomszolgáltatásban vesz részt (MATARKA, MTMT, MOKKA, ODR, Videotorium). (8) A könyvtár együttműködik az elektronikus tananyagok létrehozásában, gyűjtésében, feldolgozásában, digitális tananyag-tárba szervezésében, amelyeket a használók számára 9

10 szolgáltat. Adminisztratív feladatokat lát el a SEK-hez kapcsolódó Moodle oktatástámogató rendszerben. Szakmai segítséget nyújt a SEK intézményeiben elhangzott előadások rögzítéséhez, a felvételeket digitalizálja és szolgáltatja. (9) A könyvtártudomány és könyvtár-informatika terén részt vesz a tudományos kutatómunkában, illetve a kutatások gyakorlati megvalósításának kimunkálásában. (10) Részt vesz az informatikus könyvtáros képzésben, a hallgatók számára a gyakorlati oktatást segítő képzési helyként működik. (11) Oktatja a hallgatók számára a Könyvtári információszerzés technikája c. kurzust. Közreműködik a használók képzésében, segítséget nyújt az információs kultúra elsajátításában. (12) Gyűjti, visszakereshetővé teszi és szolgáltatja az oktatói publikációkat, a SEK-re és jogelődjére vonatkozó dokumentumokat, biztosítja az MTMT adatbázis építéséhez kapcsolódó kari koordinátori feladatokat. (13) Pályázati tevékenységet folytat és valósít meg, együttműködik más pályázatok megvalósításában. (14) Végzi a megyében a könyvtáros-tanárok szaktanácsadását, továbbképzését. (15) A könyvtár együttműködik Szombathely város, Vas megye, a Nyugat-dunántúli régió valamint a felsőoktatás továbbá a Magyarországi Aleph Csoport könyvtáraival, konzorciumi együttműködésben tartalomszolgáltatást végez. Szoros szakmai együttműködésben és kapcsolatban áll a NymE Regionális Pedagógiai Szolgáltató és Kutató Központjával, a Pedagógusképző Központtal. (16) Könyvtári eszközökkel részt vesz az intézményben folyó közművelődési munkában, együttműködve mindazon szervezetekkel, testületekkel, amelyek ezt a munkát szervezik, irányítják. (17) Részt vesz a szakmai szervezetek (Magyar Könyvtárosok Egyesülete, Informatikai és Könyvtári Szövetség, MOKKA Egyesület, Egyetemi Könyvtárigazgatók Kollégiuma) munkájában. (18) Olyan szakembereket alkalmaz, akik felkészültek és elkötelezettek a könyvtár feladatainak teljesítésére, a fejlesztések megvalósítására. (19) A könyvtár a jelen szabályzatban rögzítetteken túl egyéb feladatokkal csak az egyetem rektorának és/vagy a Savaria Egyetemi Központ igazgatójának hozzájárulásával bízható meg. Az új feladatok a könyvtár rendeltetésszerű működését nem akadályozhatják. A könyvtár gyűjtőköre és az állomány alakítása

11 (1) Az egyes tudományterületek szakirodalmának gyűjtési alapelveit és arányait az intézményben folyó oktató és tudományos munka, valamint a képzési stratégia határozza meg az anyagi lehetőségek függvényében. (2) A könyvtár gyűjtőkörét, az állománygyarapítás és megőrzés elveit a könyvtár Gyűjtőköri Szabályzata tartalmazza. A könyvtári gyűjtemény építése a könyvtári rendszer tagjainak állományát és szolgáltatását összehangolva a racionális és költségtakarékos működést szem előtt tartva történik. (3) A könyvtár tervszerűen, a rendszer egészére kiterjedően összehangolva gyarapítja állományát, és gondoskodik annak védelméről. Állományában a hagyományos, a nem hagyományos és a digitális dokumentumok egyaránt megtalálhatók. (4) A könyvtár gyűjti az intézményben megvédett szakdolgozatokat, azokat könyvtári katalógusában feltárja, 2003-tól online elérhető adatbázisba szervezi, tartalomvédelemmel ellátja és intraneten illetve a Tudástárban szolgáltatja. A szakdolgozatok feltöltéséhez plágiumkereső szolgáltatást biztosít. (5) A könyvtár kötelespéldányként gyűjti az intézmény oktatóinak, kutatóinak szakirodalmi publikációit, az oktatók által megvédett doktori disszertációkat. (6) A könyvtár gyűjti és az archívum számára megőrzi a Savaria Egyetemi Központ egységei által kiadott/közzétett és a könyvtár számára kötelespéldányként átadott kiadványok 1-1 példányát. (7) A könyvtár állománya vétel, csere, ajándék, kötelespéldány és saját előállítás útján gyarapodik. (8) Az intézményben bármely pénzügyi forrásból beszerzett és bármely szervezeti egységben elhelyezett szakirodalom részét képezi a könyvtár gyűjteményének. A könyvtári állomány nyilvántartása és védelme 11. (1) A könyvtár az állományát pénzügyi és statisztikai szempontból megbízhatóan nyilvántartja, azt megfelelően tárolja és megőrzését biztosítja. (2) Az állomány nyilvántartásával és védelmével kapcsolatos kérdésekben a hatályos jogszabályok szerint jár el. (3) Az állomány nyilvántartásával és védelmével összefüggő eljárási szabályokat, feladatokat a könyvtár ügyviteli szabályzata tartalmazza. (4) A könyvtár állományának formai és tartalmi feltárását, az állomány nyilvántartását az Aleph integrált könyvtári rendszer alkalmazásával biztosítja. Az egyedi nyilvántartás a könyvtári rendszerből leválogatással kerül kinyomtatásra. (5) Állományát a jogszabályban meghatározott módon és adott időszakonként ellenőrzi. 11

12 A könyvtár szolgáltatásai és a szolgáltatások igénybe vétele 12. (1) A könyvtár szolgáltatásait a Savaria Egyetemi Központ könyvtári hálózati rendszerén keresztül biztosítja. (2) Egységes szolgáltatási rendszert működtet, amelynek igénybevételi módját a jelen szabályzat mellékletét képező Könyvtárhasználati szabályzat tartalmazza. (3) A könyvtár ingyenes alapszolgáltatásai a) tájékoztatás egyének és csoportok számára a könyvtárról, a használat feltételeiről, az állomány elhelyezéséről és az állományban való eligazodás eszközeiről, b) a kijelölt részlegek állományának helyben használata, c) a könyvtári állományfeltáró eszközök (katalógusok) használata. (4) Beiratkozáshoz/regisztrációhoz kötött szolgáltatások: a) Gyűjtemények helyben használata: aa) Angoltanári Továbbképző Központ és Könyvtár ab) Devecseri Gábor Klasszika-filológiai Könyvtár ac) Hadrovics László Könyvtár ad) Mikrofilm gyűjtemény af) Pedagógiai Múzeum ag) Pungor Ernő Analitikai Kémiai Könyvtár ah) Osztrák Könyvtár ai) Radó György könyvtári gyűjtemény aj) Szakdolgozati gyűjtemény al) Uralisztikai gyűjtemény am) Kárándy Sándor Sportkönyvtár an) Tóth György Csillagászati Könyvtár ao) Európai Dokumentációs Központ Könyvtára b) Kölcsönzés c) Könyvtárközi kölcsönzés magyarországi könyvtárakból d) Irodalomkutatás és forrástájékoztatás e) Elektronikus információszolgáltatás f) CD-ROM adatbázis szolgáltatás g) Oktatás, használóképzés h) Online jogszabály, pályázat és szaksajtó figyelése i) E-könyvtár j) Számítógép használat k) CD-re, DVD-re írás önállóan. (5) Beiratkozáshoz/regisztrációhoz kötött térítéses szolgáltatások a) Dokumentumok előjegyzése b) Könyvtárközi kölcsönzés külföldi könyvtárakból, illetve másolatkérés c) Fénymásolás, nyomtatás, szkennelés 12

13 d) Médiatári másolatszolgáltatások (hanghordozók részleteinek másolása, kizárólag oktatási célra a SEK oktatói és hallgatói számára) e) CD-re, DVD-re írás könyvtári személyzet által f) Kulturális turizmus (6) A könyvtár szolgáltatásait, igénybevételének módját, használóinak körét a Könyvtárhasználati szabályzat tartalmazza. Minőségmenedzsment 13. (1) A Savaria Egyetemi Központ Könyvtárának minőségbiztosítási rendszere beépül az egyetem minőségbiztosítási rendszerébe. (2) A könyvtár birtokosa az EMMI által 2014 januárjában átadott Minősített Könyvtár címnek, melyet a Könyvtárak Közös Értékelési Keretrendszere alapján benyújtott pályázat alapján nyert el. (3) A pályázat részeként Minőségirányítási kézikönyv készült, amely meghatározza a könyvtár minőségbiztosítási tevékenységét, használóközpontú szolgáltatásait. (4) A könyvtár a Könyvtárak Közös Értékelési Keretrendszere alapján rendszeresen önértékelést végez. 13

14 III. FEJEZET A NymE SEK Könyvtár és Levéltár levéltári egysége A levéltár elnevezése, székhelye, címe 14. (1) A levéltár neve: Nyugat-Magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára Rövidített név: NymE SEK Levéltára Angol nyelvű neve: Archives of Savaria Campus of University of West Hungary (Szombathely), Hungary Német nyelvű neve: Archiv des Savaria Campus der Westungarischen Universität (Szombathely), Ungarn (5) A levéltár székhelye és címe: H Szombathely, Károlyi Gáspár tér 4. (3) Postacím: 9701 Szombathely, Pf (4) Telefon: (94) ; (5) leveltar@sek.nyme.hu (6) URL: (7) A levéltár létesítésének időpontja: BDF tanácsa 83/2007. (XII.17.) sz. határozata alapján. A levéltár működési feltételeinek biztosítása 15. (1) A levéltári tevékenység végzéséhez szükséges működési feltételeket a Könyvtár és Levéltár fenntartója biztosítja. A levéltárfenntartó a levéltári tevékenység személyi és technikai feltételeinek biztosításakor, valamint a levéltári anyag szakszerű és biztonságos megőrzéséhez szükséges raktárak kialakításakor, a levéltár pedig egyes feladatainak megtervezése, illetve végrehajtása során a vonatkozó jogszabályok alapján, valamint a szakmai, Levéltári Állományvédelmi Ajánlásban foglaltakat is figyelembe véve jár el. (2) A levéltár legfontosabb működési feltételei a következők: a) az iratanyag gyarapításával, rendezésével, kutathatóvá tételével kapcsolatos teendőket elvégző, szakmailag képzett, megfelelő létszámú személyzet, b) a működéshez szükséges korszerű felszerelések, gépek, a szolgáltatások teljesítéséhez szükséges szakmai eszközök, c) a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra nem használatos, a szakszerű őrzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktár, kutatóterem és a működéshez szükséges egyéb tárgyi feltételek. 14

15 A levéltár szervezete és vezetése 16. (1) A levéltár a SEK Könyvtár és Levéltár keretén belül működő szolgáltató egység, a Nyugat-magyarországi Egyetem levéltári hálózatának tagja, egyben taglevéltára. Munkáját szakmai és módszertani szempontból a NymE Központi Levéltára támogatja. A levéltárhoz tartozik a Központi Irattár. (2) A levéltár munkáját levéltárvezető irányítja, akit a SEK igazgatója nevez ki. A levéltári levéltárvezető feladata: a) Elvégzi a szakmai tevékenységgel összefüggő tervezési és beszámolási feladatokat; rövid- és hosszú távú munkatervet, fejlesztési tervet készít. A levéltár éves munkáját rendeletben meghatározott követelmények, a tevékenységhez kapcsolódó fejlesztési programok, az országos és helyi igények, szakmai ajánlások felhasználásával, továbbá a szakfelügyelői jelentésben foglaltak figyelembevételével tervezi meg, és éves munkájáról beszámolót készít. b) Kialakítja a levéltár belső munkarendjét, javaslatot tesz a Levéltár és a Központi Irattár dolgozóinak munkaköri leírására. A dolgozók a munkaterv alapján meghatározott egyéni feladatuktól csak a levéltárvezető utasítására, vagy engedélyével térhetnek el. c) Kapcsolatot tart mindazokkal a szervezeti egységekkel, amelyek tevékenységéhez a levéltár munkája kapcsolódik. d) Levéltári ügyekben ellátja a levéltár képviseletét. e) Javaslatot tesz a Könyvtár és Levéltár igazgatójának a levéltár működésére és fejlesztésére vonatkozóan, illetve személyi állományát érintő kérdésekben. f) Részt vesz a szakmai közösségek munkájában, kapcsolatot tart a NymE levéltári hálózatával, levéltáros egyesületekkel, levéltárakkal. A levéltár gyűjteményének gyarapítása 17. (1) A levéltár gyűjtőkörébe tartozik az illetékességi körébe tartozó iratképző szervnél keletkezett nem selejtezhető okirat, a SEK történetére vonatkozó bármilyen adathordozón rögzített irat, kép- és hangfelvétel, tárgyi forrás. (2) A levéltár illetékességi köre kiterjed a SEK ügyrendjében felsorolt szervezeti egységek: a SEK és karai, intézetei, intézeti tanszékei, a központi hivatalok és az azokhoz kapcsolódó egységek, a tudományos, az oktatási, a gazdasági, a szociális és a kulturális szervezeti egységek, azok valamennyi jogelődjének, valamint bármely jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység működése során keletkezett maradandó értékű irataira. (3) A levéltár gyűjti az egyetem oktatóinak, dolgozóinak rendelkezése alapján a személyi hagyatékokat és az egyedi adományokat. (4) A levéltár gyarapításának egyéb módjai: A levéltár gyűjtőmunkája részeként az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékeinek gazdagítása céljából: a) megvásárolhatja a gyűjtőkörébe tartozó maradandó értékű magániratot, 15

16 b) a más tulajdonában vagy birtokában lévő levéltári anyagról másolatot (mikrofilmet, fényképet vagy bármely más - a tartós levéltári megőrzést lehetővé tévő technikával készült reprodukciót) készíthet vagy készíttethet, s azt állományába veheti, c) iratállományát ajándékozás (öröklés) címén is gyarapíthatja. A levéltári anyag őrzése 18. (1) A levéltár a levéltári anyagot az erre a célra kialakított és megfelelően felszerelt helyisében, levéltári raktárban őrzi. (2) Levéltári raktárt az Ltv a (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott követelmények érvényesítésével és a Levéltári Állományvédelmi Ajánlásban foglaltak figyelembevételével kell kialakítani. (3) Ha a raktárban őrzött levéltári anyag épségét vagy biztonságát bármilyen veszély fenyegeti, ennek megszüntetéséről az észlelés után azonnal gondoskodni kell. Abban az esetben, ha a károkozó jelenség megszüntetése a levéltár saját eszközeivel nem lehetséges, a levéltár köteles - a szakfelügyelő egyidejű értesítése mellett - a fenntartó segítségét kérni a veszély elhárításában. (4) A levéltár feladata az illetékességi körébe tartozó levéltári és irattári anyagok védelme, a megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyag konzerválása és restaurálása, ezekről biztonsági másolatok készítése, vagy készíttetése. Az iratanyag levéltári feldolgozása, az állomány nyilvántartása 19. (1) A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek alapján feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi. (2) A levéltár köteles az őrizetében lévő iratokat megbízhatóan nyilvántartani, szakszerűen kezelni, azt megfelelő raktári rendben tárolni, megőrzéséről megfelelően gondoskodni. A levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében a dokumentumok fellelhetőségét is szolgáló, belső használatra készült nyilvántartásokat vezet. Az iratkezelés levéltári felügyelete 20. (1) Az iratkezelés szakmai felügyeletét a SEK illetékességi körében a NymE SEK Könyvtár és Levéltár levéltári egysége látja el. A levéltár a szakmai felügyelet gyakorlása során részt vesz az illetékességi körébe tartozó szerv iratkezelési szabályzata módosításának előkészítésében. (2) A levéltár a nem selejtezhető irattári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében az illetékességi körébe tartozó szervezeti egységek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét az egyetem Iratkezelési Szabályzata alapján rendszeresen illetve szúrópróbaszerű- 16

17 en ellenőrzi. A rendszeres ellenőrzést éves ellenőrzési tervében meghatározott ütemben és sorrendben, a szervezeti egységekkel egyeztetve végzi. (3) Az iratkezelés szakmai felügyelete kiterjed a levéltár illetékességi körébe tartozó szervek iratselejtezésének ellenőrzésére. (4) A levéltár feladata a köziratok levéltárba adásának felügyelete a jogszabályi rendelkezések, valamint a NymE Iratkezelési Szabályzatában és Irattári Tervében foglaltak alapján. Kutatási és ügyfélszolgálati tevékenység 21. (1) A levéltár a már rendezett és feldolgozott iratanyagában a jogszabályokban előírt módon és időtartamban, az állományvédelmi és adatvédelmi rendelkezéseket betartva kutatási lehetőséget biztosít. Ennek során az őrizetében lévő levéltári anyagot oktatási, tudományos célú kutatások számára alkalmassá és hozzáférhetővé teszi, közművelődési célú felhasználását elősegíti. (2) A levéltári kutatás megfelelő feltételeinek biztosítása érdekében: a) A levéltári anyagot célszerűen kialakított külön helyiségben (a továbbiakban: kutatóterem) ingyenesen bocsátja a kutatók rendelkezésére, és lehetőséget teremt arra, hogy a kutató a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot kérjen. b) A kutatók tájékoztatását szolgáló, a levéltári anyag használatát segítő, a levéltári kutatások könnyítését szolgáló tájékoztatási célú segédleteket készít. A segédleteket papír alapú kiadvány formájában, vagy elektronikus úton teszi hozzáférhetővé. (3) A levéltár feladata az ügyfélszolgálat ellátása. A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot, vagy tartalmi kivonatot ad ki a hatályos egyetemi, állományvédelmi és adatvédelmi szabályok figyelembevételével. A levéltár anyagában történő kutatás feltételeit és rendjét a Kutatótermi Szabályzat rögzíti, amely az ügyrend mellékletét alkotja. Minőségmenedzsment 22. (1) A Savaria Egyetemi Központ Könyvtár és Levéltár levéltárának minőségbiztosítási rendszere beépül a Nyugat-magyarországi Egyetem minőségbiztosítási rendszerébe. Záró rendelkezések 23. (1) Jelen Ügyrendet a NymE Szenátusa az 54/2015. (III. 11.) sz. határozatával fogadta el. (2) Az Ügyrend március 15. napján lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a NymE SEK Könyvtár és Levéltár 12/2013. (VI. 24.) számú határozattal elfogadott Ügyrendje hatályát veszíti. 17

18 (3) Az Ügyrendet módosítani kell, ha a Könyvtár és Levéltár feladataiban, szervezetében, fenntartásában változás történik. (4) Jelen szabályzat hatályba lépésétől számított 46 napon belül a SEK igazgató és a SEK Könyvtár és Levéltár igazgató köteles a SEK Könyvtár és Levéltárban dolgozó közalkalmazottak kinevezését, vezetői megbízását, munkaköri leírását felülvizsgálni, és ahol szükséges, az ügyrend szerinti módosításokat május 1. napi hatályba lépéssel megtenni. Sopron-Szombathely, március 11. Könyvtári mellékletek 1) Gyűjtőköri szabályzat 2) Könyvtárhasználati szabályzat 3) A könyvtári rendszer egységeinek kezelési szabályzata 4) Ügyviteli szabályzat 5) Könyvtárközi kölcsönzési szabályzat Levéltári mellékletek 1) Kutatótermi szabályzat 2) NymE iratkezelési szabályzat Dr. Dinnyés Álmos Nyugat-magyarországi Egyetem kancellár Keszeiné Barki Katalin NymE SEK Könyvtár és Levéltár igazgató 18