TARTALOMJEGYZÉK. Az összeállítás a Kórház Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint az EU szempontrendszere figyelembevételével készült.

Átírás

1

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az osztály adatai 1.2. Szervezeti felépítés 1.3. Az osztály feladatai 2. SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK Tárgyi feltételek 2.2. Személyi feltételek 3. AZ OSZTÁLY MŰKÖDÉSI RENDJE Munkarend 3.2. Szolgálati út 3.3. Üzleti/szolgálati titok 3.4. Képviseleti és aláírási jog 4. A SZOLGÁLTATÁS/GAZDASÁGI TEVÉKENYSÉG MINŐSÉGE Jogszabályok/irányadó rendelkezések 4.2. Eljárási- és munkautasítások 4.3. Az osztály minőségügyi rendszere 5. A SZOLGÁLTATÁST IGÉNYBE VEVŐ(K)/BESZÁLLÍTÓK TÁJÉKOZTATÁSA/ FELVILÁGOSÍTÁSA 6. DOKUMENTÁCIÓS REND Ügyviteli teendők 6.2. A dokumentumok kezelésének rendje 6.3. Kötelezően vezetendő osztályos feljegyzések 7. KOMMUNIKÁCIÓS REND Együttműködési és kapcsolattartási rend 8. PANASZKEZELÉS RENDJE 7 9. SZEMÉLYZET OKTATÁSA MUNKAVÁLLALÓK EGÉSZSÉGÉNEK, BIZTONSÁGÁNAK VÉDELME SZEMÉLYZET TESTI ÉPSÉGÉNEK VÉDELME KUTATÁS/FEJLESZTÉS OSZTÁLYOS RENDJE A VÉGZETT TEVÉKENYSÉG(EK) ELLENŐRZÉSÉNEK ÉS ÉRTÉKELÉSÉNEK RENDJE Rutin ellenőrzési pontok Tevékenység belső ellenőrzése Felülvizsgálati szervek által végzett felülvizsgálatok 14. MELLÉKLETEK 8 6 Az összeállítás a Kórház Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint az EU szempontrendszere figyelembevételével készült. 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ MR /8

3 1.1.Az osztály adatai Az osztály megnevezése: Markusovszky Egyetemi Oktatókórház Székhelye: 9700 Szombathely, Markusovszky L. u Részlegei: Az osztály irányítója: osztályvezető Szakmai felügyeletet és munkáltatói jogokat gyakorló: - Osztályvezetőt: főigazgató előzetes egyeztetésével a gazdasági igazgató - Beosztottakat: gazdaság igazgató 1.2.Szervezeti felépítését lásd mellékletek tartalomjegyzéke 1.3.Az osztály feladatai: Feladatokhoz kapcsolódó belső szabályozások lásd mellékletek tartalomjegyzéke Feladatok felsorolása Az Osztály feladata: - A kórház Közbeszerzési Szabályzatának elkészítése. - A kórház éves közbeszerzési tervének összeállítása, aktualizálása. - Éves összegzés elkészítése. - A kórház közbeszerzési eljárásainak előkészítése, szervezése, bonyolítása. - Pályázatok előkészítésében történő részvétel - Az Osztály munkáinak megszervezése, irányítása és ellenőrzése. - Az Osztály feladatkörében gondoskodik a Közbeszerzési Törvény hatálya alá tartozó árubeszerzések, szolgáltatások, építő ipari beruházások közbeszerzési eljárásainak jogszabályoknak megfelelő lebonyolításáról. - Az Osztály a feladatait a hatályos jogszabályok, az intézményi SZMSZ és a vonatkozó szabályzatok alapján végzi. - A közbeszerzések központi ellenőrzésének és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III.25.) Korm. rendelettel kapcsolatos információ nyújtás, valamint a fenntartó jogokat gyakorló szervezet felé információ nyújtás Közbeszerzési Osztály tevékenységi folyamatleírása Közbeszerzési eljárás lebonyolítása: Ajánlati felhívások, dokumentációk elkészítése szükség esetén konzultáció lebonyolítása - a Kbt. törvény alapján, az érintett szakterület specifikációját figyelembe véve. Beérkezett ajánlatok bontása, értékelése, a Bíráló Bizottság összehívása, összegezés megküldése, tájékoztatók elkészítése, bonyolítása, tender nyertessel kötendő szerződés előkészítése, a hatályos Kbt.-ben (2011. évi CVII. törvény a közbeszerzésekről, és módosítása) felsorolt információk nyilvánosságának biztosítása. A Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges akkor a szervezet vagy fenntartójának a honlapján kell a Kbtv. 31. (1) bek.- ben foglaltakat közzétenni. Igényfelmérés: Az éves költségvetés részleteinek ismeretében meghatározza a közbeszerzési törvény hatálya alá eső eszköz beszerzéseket, építőipari beruházásokat, valamint az igénybe veendő szolgáltatásokat. MR /8

4 Tervezés: Becsült érték, és az eljárás meghatározása a Kbt. szerint. A becsült érték alátámasztására szolgáló igényfelmérése. Közbeszerzési terv elkészítése, GYEMSZI által történő jóváhagyatása, folyamatos karbantartása. Közbeszerzési eljárások felhívásának, dokumentációjának (szerződéstervezet) összeállítása az érintett szakmai részlegek (Üzemeltetési és Létesítményfenntartási Osztály, Orvosi Műszer- és Gépfenntartási Osztály, Létesítményvédelmi Osztály, Logisztikai Osztály, Gyógyszertár, klinikum) bevonásával. Az eljárást megindító felhívás, dokumentáció jóváhagyatása: A fenntartó jogokat gyakorló szervezet állásfoglalása, a nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása a közbeszerzések megkezdéséhez (a közbeszerzési eljárás lefolytatása érdekében a megindítást megelőzően a szükséges dokumentumok megküldése, kivéve az uniós támogatást tartalmazó eljárásokat). Eljárások lebonyolítása Összegzés jóváhagyása: A közbeszerzési eljárások ajánlati szakaszának meghirdetését megelőzően legalább 5 munkanappal, az összegzés az eljárás eredményéről című dokumentum és a nyertesként kihirdetni tervezet ajánlattevőnek az eljárásban benyújtott valamennyi irata NFM részére történő megküldésével. Összegezés megküldése A közbeszerzési eljárás során az ajánlatok elbírálásának befejezésekor az írásbeli összegzés készítése, kihirdetése. Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató jogszabályban meghatározott minta szerinti közzététele. A közbeszerzési eljárás vagy eredménytelenné nyilvánítással, vagy szerződéskötéssel zárul. A szerződések mindkét fél aláírását követően átadásra kerülnek a megrendelést végző osztályok részére (Üzemeltetési és Létesítményfenntartási Osztály, Orvosi Műszer- és Gépfenntartási Osztály, Létesítményvédelmi Osztály, Logisztikai Osztály, Gyógyszertár, klinikum). A megrendeléseket az előbb felsorolt osztályok végzik a szerződés szerint. Pályázatok: Az Intézményt érintő pályázatok előkészítésében történő részvétel A tevékenység, feladat felelősségi köre, ellenőrzése A közbeszerzési eljárás folyamatainak felelősségét részletesen lásd mellékletek tartalomjegyzéke (FEUVE táblázat). 2. SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK (EU 6-04.) 2.1.Tárgyi feltételek: Megfelelő informatikai eszközrendszer Az adminisztrációs és menedzsment feladatok elvégzéséhez szükséges szoftverek és hardverek Megfelelő adminisztratív eszközrendszer Az adminisztrációs és menedzsment feladatok elvégzéséhez szükséges író és egyéb eszközök Az osztály tevékenységének és személyi állományának megfelelő higiénés eszközök. MR /8

5 2.2.Személyi feltételek: Munkakörök, képesítési előírások Osztályvezető Szakirányú felsőfokú iskolai végzettség, vagy Felsőfokú iskolai képzettség, szakirányú felsőfokú szakképesítéssel Közbeszerzési előadó: felsőfokú szakirányú végzettség, közbeszerzési referens oklevél Munkaköri leírások A munkaköri leírás a Kórházban munkaviszony keretében foglalkoztatott munkavállaló munkaköre keretében ellátandó teendőit, a munkaviszonnyal kapcsolatos jogait, kötelezettségeit, alá- és fölérendeltségi viszonyát, valamint a munkaköréhez tartozó irányítási, utasítási jogait tartalmazza Egyebeket az SZMSZ munkavállalókkal kapcsolatos fejezete tartalmaz A dolgozók munkaköri leírását lásd mellékletek tartalomjegyzéke Fegyelmi és kártérítési felelősségi jogkör gyakorlásának szabályai A jogkör gyakorlására a munkaviszonnyal összefüggő kötelezettségek vétkes megszegése esetén kerül sor. Az osztály dolgozói felett a fegyelmi és kártérítési felelősségi jogkört a főigazgató gyakorolja. 3. AZ OSZTÁLY MŰKÖDÉSI RENDJE 3.1.Munkarend: Munkaidő Az osztály munkarendje: munkaidő: heti 40 óra osztályvezető: munkaidő: heti 40 óra közbeszerzési előadó: munkaidő: heti 40 óra hétfő-csütörtök: péntek: Helyettesítés rendje A helyettesítés szabályait az SZMSZ munkavállalókkal kapcsolatos fejezete tartalmazza. Az osztályvezetőt a közbeszerzési előadók helyettesítik. A közbeszerzési előadók egymást helyettesítik, illetve őket az osztályvezető helyettesíti Szabadság/eltávozás Szabadsággal kapcsolatos szabályokat az évi XXII. törvény (Munka Törvénykönyve) a tartalmazza Eszerint szabadság igénybevételét a szabadság kezdete előtt legkésőbb 15 nappal be kell jelenteni Az évi rendes szabadságot az osztályvezető engedélyezi. Tanulmányi szabadságra azonos eljárás vonatkozik Rendkívüli és fizetés nélküli szabadságot az osztályvezető javaslatára az illetékes igazgató engedélyezhet Szolgálati út: közbeszerzési előadó osztályvezető gazdasági igazgató - főigazgató MR /8

6 A közvetlen felettes távollétében, szükséghelyzetben, vagy panasz esetén a szolgálati úttól el lehet térni. A magasabb szintű vezető köteles legjobb tudása szerint tájékoztatást adni, de a szolgálai út betartásának biztosítása érdekében soron kívül tájékoztatnia kell a közvetlen vezetőt Üzleti/szolgálati titok: A munkavállaló köteles az SZ-03. Adatvédelmi és Adatkezelési Szabályzatban foglalt rendelkezések betartására, különös tekintettel a betegek egészségügyi és személyazonosító adataira, valamint a munkáltatóra vonatkozó üzleti titokra (lásd SZMSZ). Az üzleti/szolgálati titok megszegése súlyos fegyelmi vétségnek minősül Képviseleti és aláírási jog Az irodát külső és belső munkakapcsolataiban, írásban és szóban az osztályvezető képviseli: ügyviteli dokumentumokat (jelenléti ív, anyagigénylés, munkaigénylő, stb.) a kiállító aláírásán túl az osztályvezető is ellátja hitelesítő kézjegyével. Távollétében a helyettesi feladatokat ellátót illeti a képviseleti és aláírási jog. 4. A SZOLGÁLTATÁS/GAZDASÁGI TEVÉKENYSÉG MINŐSÉGE: 4.1. Jogszabályok/irányadó rendelkezések: Törvényi, jogszabályi hivatkozásokat lásd SZMSZ vonatkozó mellékletében, illetve a Kórház Integrált Irányítási Rendszerének dokumentációjában (kézikönyvek, EU-k-, MU-k). Az intézeti Gazdasági Műszaki Tanács (Gazdasági Osztályvezetői Értekezlet) az irányítás legfőbb fóruma Eljárási- és munkautasítások: Az osztály tevékenységi körébe tartozó eljárási- és munkautasítások jegyzékét lásd mellékletek tartalomjegyzéke Az osztály minőségügyi rendszere Az osztály aktívan részt vesz a kórház Integrált Irányítási Rendszerének (IIR) kialakításában és fenntartásában. Az IIR magában foglalja a MIR, KIR, MEBIR és MEES rendszereket Az osztály minőségügyi képviselője a gazdasági egységek minőségügyi koordinátora Valamennyi dolgozó munkaköri kötelessége a megfelelő minőségű munka biztosítása. 5. A SZOLGÁLTATÁST IGÉNYBE VEVŐ(K)/BESZÁLLÍTÓK TÁJÉKOZTATÁSA/FELVILÁGOSÍTÁSA A gazdasági szolgáltatást igénybevevők köre lehet külső és belső. Szolgáltatást igénybe vevő külső partner lehet a beteg, a termék beszállítást végző és szolgáltatásokat ellátó vállalkozó. Tájékoztatásuk szóban és írásban történik az Adatvédelmi és adatkezelési Szabályzat, valamint az SZ-21. Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint. Szolgáltatást igénybevevő belső partner a társosztályok, klinikai osztályok és a kórház alkalmazásában álló dolgozók. Tájékoztatásuk, felvilágosításuk szóban és írásban az Adatvédelmi és adatkezelési Szabályzat, az Iratkezelési Szabályzat valamint a szolgálat útvonal betartásának figyelembevételével történik. A belső tájékoztatás, felvilágosítás MR /8

7 fórumai az osztályos és vezetői színtű megbeszélések, értekezletek, amelyeken a részvételi jogosultságot a munkaköri leírások és az SZMSZ tartalmazza. Az SZMSZ-ben meghatározott intézeti testületek, bizottságok feladatai közé tartozik véleményeivel, tanácsaival, javaslataival a kórház menedzsmentjének és szervezeti egységeinek a munkáját segíteni. 6. DOKUMENTÁCIÓS REND (SZ-21.) 6.1. Ügyviteli teendők: Az intézmény irodájára vonatkozó ügyirat kezelése, megőrzése. A beérkező, illetve kimenő levelek iktatatása, Bizonylati album A dokumentumok kezelésének rendje: Beérkező, kimenő levelek iktatása, okmányok, ügyiratok társosztályról való áthozatala, számlakönyvbe stb. történő írásos nyilvántartása, az intézményi szabályozásnak megfelelő kezelése. Az intézeti Iratkezelési Szabályzat előírásainak figyelembevétele. 6.2.Kötelezően vezetendő osztályos feljegyzések listáját lásd mellékletek tartalomjegyzéke. 7. KOMMUNIKÁCIÓS REND (EU 5-03.) A menedzsment utasításait, az információkat a munkahelyi vezetők kötelesek ismertetni a dolgozókkal. A körleveleket, főigazgatói utasításokat ismertetés után a dolgozóknak szignálniuk kell, ismertetés után meghatározott ideig elérhetővé kell tenni (faliújság, tárgyaló, stb.). A tájékoztatók, ismertetők, meghívók, egyéb információk esetében ismertetés után hasonlóan elérhetővé kell tenni a dolgozók számára Együttműködési és kapcsolattartási rend társosztályokkal telefonon belső levelezéssel en bizonylatok útján személyesen A tevékenységet végző ügyintéző a feladat tartalmának függvényében a fenti felsorolás szerint veszi fel a kapcsolatot a társosztállyal. irodán belül személyesen telefonon Intézményen kívül: telefonon levelezéssel, telefax en személyesen 8. PANASZKEZELÉS RENDJE (SZ-30., EU 5-03., EU 8-05.) Az intézmény SZ-30. Panaszkezelési Szabályzat előírásai alapján. 9. SZEMÉLYZET OKTATÁSA, TOVÁBBKÉPZÉSE (EU 6-01.) MR /8

8 A képzéssel kapcsolatos tevékenységet az intézeti SZMSZ Képzés, továbbképzés című fejezete és az EU eljárási utasítás szabályozza. 10. MUNKAVÁLLALÓK EGÉSZSÉGÉNEK, BIZTONSÁGÁNAK VÉDELME A dolgozók egészsége és biztonsága védelmére tett intézkedéseket a Kórház MEBIR dokumentációja tartalmazza lásd MEB KK 3., 4. sz. mellékletében Alkalmassági és szűrővizsgálatok A 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet alapján a MU-FEÜ-02. utasítás intézkedik a munkaköri és szakmai alkalmassági orvosi és szűrővizsgálatok rendjéről. 11. SZEMÉLYZET TESTI ÉPSÉGÉNEK VÉDELME Az SZ-40. Vagyonvédelmi és Rendészeti Szabályzat szerinti eljárások alkalmazása. A Munka- és Tűzvédelmi Szabályzatok (SZ-27., SZ-38.) szerinti eljárások alkalmazása. A speciális munkavégzések oktatásáról oktatási jegyzőkönyvkészítés. 12. KUTATÁS/FEJLESZTÉS OSZTÁLYOS RENDJE Az SZMSZ-ben foglaltakon kívül külön szabályozást a gazdasági tevékenység nem igényel. 13. A VÉGZETT TEVÉKENYSÉG(EK) ELLENŐRZÉSÉNEK ÉS ÉRTÉKELÉSÉNEK RENDJE Rutin ellenőrzési pontok A munkafolyamatba épített funkcionális ellenőrzések. (SZ-42.) A munkakörhöz kapcsolt ellenőrzési pontok a munkaköri leírásokban találhatók Az osztályos megbeszélések fórumai az elvégzett munka értékelésének Az osztályvezető éves beszámolóval értékeli az osztály munkáját Tevékenység belső ellenőrzése A belső ellenőrzés módját az SZ-07. Belső Ellenőrzési Szabályzat határozza meg, a tevékenység vezérigazgatói hatáskörbe tartozik Felülvizsgálati szervek által végzett felülvizsgálatok A jogszabályok és a szerződések szerinti működés ellenőrzését az illetékes hatóságok a tulajdonosi jogkör gyakorlója illetve annak megbízottja végzik. 14. MELLÉKLETEK A mellékletek külön dokumentumokban találhatók, tartalomjegyzékkel ellátva. A mellékletek dátummal, osztályvezetői aláírással érvényesek, azok bármikor módosíthatók. MR /8