Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. EDULINE FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ 2014. március 20.
TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezető... 3 1.1. A dokumentum tárgya... 3 2. EDULINE feladata... 4 2.1. Bejelenthető feladat típusok... 4 3. Igény bejelentésének folyamata... 5 4. EDULINE használata... 6 4.1. Belépés... 6 4.1.1. Hibás jelszó többszöri megadása... 6 4.1.2. Jelszó módosítása... 6 4.2. Főoldal és funkciói... 7 4.3. Feladat létrehozása... 8 4.4. A feladat adatlapja... 9 4.4.1. Kommunikáció... 11 4.4.2. Lezárás és újranyitás... 13 4.5. Állományok csatolása... 14 4.5.1. Képernyőkép... 14 4.5.2. Fájl csatolása... 15 5. Értesítések... 17 2
1. BEVEZETŐ 1.1. A dokumentum tárgya A dokumentum az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. (továbbiakban Educatio) által üzemeltetett EDULINE Educatio Online Igénykezelő Rendszer (továbbiakban EDULINE) használatának leírását tartalmazza. A dokumentum nem tartalmazza az EDULINE mögött található JIRA folyamatok ismertetését, hibáinak feltárásához szükséges leírásokat. 3
2. EDULINE FELADATA Az EDULINE lehetővé teszi különböző hibajegyek, kérések felvételét és annak automatikus továbbítását a Service Desk (SD) felé. A bejelentőnek esetlegesen plusz információt kell megadnia, amennyiben kérik. Ha a bejelentett feladatot megoldották, akkor lehetőség van azt elfogadni, azaz lezárni, vagy újra kérni annak megoldását, azaz újranyitni. 2.1. Bejelenthető feladat típusok A felhasználó a következő típusú feladatokat hozhatja létre a felületen keresztül: Változáskérés: A Változáskérés olyan előre jóváhagyott változtatás, amelynek alacsony a kockázata, viszonylag tipikus, és valamilyen ismert eljárást vagy munkautasítást követ. Adatszolgáltatás: Adatszolgáltatás során megkülönböztetünk egyedi, illetve ismétlődő feladatokat. Az adatszolgáltatás Egyedi adatszolgáltatásnak minősül például: eseti/egyedi listák, statisztikák, lekérdezések készítése, mely nem von maga után fejlesztési tevékenységet. Incidens/Hiba: Tervezési hiányosság vagy helytelen működés, amely a jelen szerződésben, vagy a szerződésben hivatkozott dokumentumokban meghatározott működéstől eltérő működést okoz - egy vagy több rendszerelemben, és/vagy szolgáltatásban. Új funkcionalitás kérése vagy változáskérelem (Változáskérés) nem számít hibának. Kérés: Egy felhasználótól származó, információra, tanácsra, szokásos változtatásra vagy ITszolgáltatáshoz történő hozzáférésre vonatkozó kérés, mely nem minősül Változáskérésnek. Például jelszó visszaállítása vagy standard IT-szolgáltatások nyújtása egy új felhasználó számára, szoftverkomponens elindítása, leállítása, fejlesztés nélkül végrehajtható adatbetöltés, stb. Bug/Tesztelési hiba: A tesztelés folyamán fellépő hibák, működési rendellenességek csoportja. Az éles rendszerek rendeltetésszerűen történő használatakor fellépő hibák nem tartoznak ide, azok az Incidensek. Fontos, hogy mindig a megfelelő típusú legyen a feladat, mivel annak megoldási útvonala a szervezeten belül a típustól is függ. 4
3. IGÉNY BEJELENTÉSÉNEK FOLYAMATA A https://eduline.educatio.hu/ oldalon belépve van lehetőség feladatokat létrehozni. A bejelentőnek tisztában kell lennie azzal, hogy melyik feladat típust milyen probléma esetében kell választani. Ez azért is fontos, mert más-más folyamaton keresztül történik azok megoldása. A feladathoz annak létrehozója fájlokat (maximum 10 MByte méretben fájlonként), illetve képernyőképeket csatolhat. Amennyiben a megoldónak ezek az információk sem elegendőek a megoldáshoz, akkor információt kérhet be a feladat létrehozójától. Létrehozáskor a feladat Új állapotba kerül, ekkor érdemi feldolgozása még nem kezdődött meg. Nyitott státuszában a feladatot az Educatio átvette. Már ekkor is lehet szükség további információra, így előfordulhat, hogy Információhiány-ba kerül a bejelentés. A megoldás kezdetével Folyamatban lesz a feladat. Mint a nyitott esetben itt is lehet szükség további információra a korrektmegoldáshoz. A Megoldott állapotban lévő feladatot megoldották, azonban annak még ellenőrzése nem történt meg. A felhasználónak a korábbi állapotokban az Információhiány kivételével nem kell beavatkozni a munka menetébe. Ellenőrzött megoldás esetén a feladat Befejezett lesz. A megoldást a bejelentő elfogadhatja, azaz lezárhatja, vagy elégtelen megoldás esetén újranyithatja a jegyet. 5
4. EDULINE HASZNÁLATA Az EDULINE használatához felhasználónév és jelszó szükséges. Ezt az sd@educatio.hu e- mail címen kell igényelni, amennyiben még nincs. 4.1. Belépés A https://eduline.educatio.hu/ oldalon lehet belépni. Hibás felhasználónév, vagy jelszó megadása esetén hibaüzenettel figyelmeztet az alkalmazás. 4.1.1. Hibás jelszó többszöri megadása Jelszó háromszori elrontása esetén a rendszer kitiltja a felhasználót. Ilyen esetben a következő üzenet látható: Hiba történt a feldolgozás során!. A felhasználót újraaktiválni az sd@educatio.hu címre küldött Zárolt EDULINE felhasználó tárgyú e-mail-el lehet. 4.1.2. Jelszó módosítása Jelszó módosítása a https://posta.educatio.hu/ oldalon lehetséges, amennyiben létezik EDUCATIO tartományban a felhasználó. A bejövő oldalon ki kell választani, hogy jelszóváltoztatást szeretnénk, majd a következő oldalon meg kell adni a régi jelszót, valamint az újat kétszer. Ezt követően a Change Password gombra kattintva nyugtázhatjuk a változtatást. 6
4.2. Főoldal és funkciói Sikeres belépést követően a főoldalra kerül a felhasználó, ami 3 fő részre bontható: 1. Menüsor: A menüsor tartalmazza a FŐOLDAL, BEJELENTÉSEK, Kilépés és Keres gombokat. A FŐOLDAL mindenkor a belépés utáni kezdőoldalra visz. A BEJELENTÉSEK segítségével lehet feladatokat felvenni, míg a keresés funkció a feladatok összefoglalásában, leírásában és megjegyzéseiben keresi a megadott szórészletet. 7
2. Nekem kijelölt feladatok : Itt azok a feladatok jelennek meg, amelyekkel a bejelentkezett felhasználónak feladata van. Ez lehet lezárás, információ megadás, vagy újranyitás. A táblázat mellett található előredefiniált szűrők segítségével lehet a különböző állapotokban lévő feladatokat nyomon követni. Alapértelmezettként az összes állapotú feladat megjelenik, de leginkább a Befejezett és Információhiány állapotok a fontosak, mivel itt van szükség felhasználói beavatkozásra. 3. Projektek: Ebben a táblázatban szerepelnek azok a projektek, amelyekben a bejelentkezett felhasználó részt vesz. Rájuk kattintva megjelennek a benne szereplő feladatok. 4.3. Feladat létrehozása A BEJELENTÉSEK gombra kattintva jelenik meg a Feladat létrehozása ablak. Itt ki kell választani azt, hogy melyik projektbe szeretnénk az új feladatot létrehozni. Utána a korábban leírtakat figyelembe véve kiválasztani, hogy milyen típusú feladatról van szó. Ebben segítségre van a legördülő menü mellett található leírás is. Típustól függetlenül kell összefoglalást, leírást, esetleg esedékesség idejét megadni. A kiválasztott feladattípustól függően változhat a felület: Változáskérés: nincs változás a felületen Adatszolgáltatás: adatszolgáltatás típusa mező (egyedi, állandó, egyik sem) Incidens/Hiba: prioritás adható meg. Kritikus esetben a létrehozott feladat prioritása Kritikus lesz, egyéb esetben Magas. 8
Kérés: nincs változás a felületen Bug/Tesztelési hiba: nincs változás a felületen Létrehozást követően a feladat adatlapja kell, hogy megjelenjen. Itt lehet megjegyzést és csatolmányt / képernyőképet hozzáadni. Incidens/Hiba esetén a Hiba kategória jelenik meg. Adatszolgáltatás esetén a gyakoriságot kell kitölteni. 4.4. A feladat adatlapja Az adatlap közvetlenül létrehozás után jelenik meg, illetve, ha egy feladatra kattint a felhasználó. Ezt megteheti a Nekem kijelölt feladatok -nál, illetve a lenyitott projekteknél is. 9
Az adatlapon lehetőség van megjegyzés hozzáfűzéséhez a Megjegyzés gomb segítségével. Képernyőképet, vagy fájlt is lehet csatolni. 4.4.1. Szerkesztés funkciók Amennyiben a felhasználónak joga van szerkeszteni a feladatot, akkor megjelenik a Szerkesztés gomb. A Szerkesztés gomb alatt megjelenő menü a feladat státuszától függ. 10
4.4.1.1. Feladat kiosztása A Feladat kiosztása gombra kattintva megjelenik egy ablak, amiben ki lehet választani a feladatra kijelölt személyt. A kiosztás során megjegyzés is megadható. Ha felhasználó magát szeretné kijelölni a feladat megoldására, akkor a Kiosztás nekem gyorslinkre kattintással megteheti. 4.4.1.2. Információ szükséges Amennyiben a feladat megoldásához kérdések merülnek, fel az Információ szükséges gombbal nyílik meg az az ablak ahol kérdéseket lehet feltenni. Az információ megadása a 4.4.2. pont szerint lehetséges. 4.4.1.3. Munka elkezdése A feladat megoldásának a kezdetét a Munka elkezdése gombbal lehet jelezni. 11
4.4.1.4. Feladat megoldása A feladat befejezését a Feladat megoldása gombra nyíló ablakban lehet megtenni. Itt kell megadni a feladat bejelentője felé a megoldásához szükséges információkat. 12
4.4.2. Kommunikáció A kommunikáció megjegyzések és információ megadása formájában történhet. FONTOS: Amennyiben a feladat Információ szükséges / Információhiány állapotban van, azaz a bejelentőtől további pontosítás szükséges a feladat elvégzéséhez, az Információ megadása gombra kattintva kell a fölé írt választ elküldeni. Egyéb esetben használható a Megjegyzés funkció. 4.4.3. Lezárás és újranyitás A bejelentő az általa létrehozott feladatot lezárhatja az adatlapon található Feladat lezárása gombbal, amennyiben az Befejezett állapotban van és elégedett a megoldással. Ha nem fogadja el a megoldást, akkor a feladatot újranyithatja a Feladat újranyitása gombbal. Incidens esetében meg kell adni a megoldás értékelését is, ami függhet annak gyorsaságától, illetve minőségétől. 13
4.5. Állományok csatolása 4.5.1.Képernyőkép Csatolmány hozzáadása gombra kattintva a feltöltő úrlapnak kell megjelennie, ahol be lehet illeszteni a képernyőképet, illetve megjegyzést hozzáadni. A feltöltés eredményéről (sikeres/nem sikeres) a felhasználó értesítést kap, a feltöltött fájl pedig a feladat adatlapján kell, hogy megjelenjen link formájában. A funkció használatához friss java verzió szükséges (Letölthető: http://java.com/en/download/index.jsp), valamint a java futtatását engedélyezni kell (java frissítéshez a munkaállomáson rendszergazdai jogosultság szükséges). 14
4.5.2.Fájl csatolása Fájlok csatolása gombra kattintva a feltöltő úrlapnak kell megjelennie, ahol ki lehet választani a feltöltendő fájlt, illetve megjegyzést lehet hozzáfűzni. A feltöltés eredményéről (sikeres/nem sikeres) a felhasználó értesítést kap, a feltöltött fájl pedig a feladat adatlapján kell, hogy megjelenjen link formájában. 15
16
5. ÉRTESÍTÉSEK A felhasználó az általa bejelentett feladatokról akkor kap értesítést, ha azt megoldották, vagy a megoldáshoz további információra van szükség. Egyéb esetben nem. Az értesítés a lenti képen látható információkat tartalmazza. 17