Magyar Ügyvédi Kamara 1054 Budapest, Szemere u. 8. Adószám: 19025788-1-41 HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYZAT TARTALOMJEGYZÉK: 1. Általános pénzkezelési szabályok 2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok 3. Házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás 4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések 5. A házipénztár nyitva tartási rendje 6. Pénztári nyilvántartások vezetése 6.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása 6.2. Munkabér-kifizetés 6.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 6.4. Szigorú számadású nyomtatványok 7. A pénzforgalom bankszámlán történő lebonyolításának rendje 8. Rendelkező rész Mellékletek: Meghatalmazás pénzösszeg átvételére Jegyzőkönyv házipénztár átadás-átvételről Jegyzőkönyv hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) visszatartásáról Elismervény hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) átvételéről Jegyzőkönyv pénztáreltérés kivizsgálásáról Pénztári nyilvántartások nyomtatványai Kelt: Budapest, 2010. december 15. Hatályos: 2011. január 1. Dr. Bánáti János elnök
A MÜK házipénztárát úgy kell kialakítani és elhelyezni, hogy a pénzmegőrzés és tárolás az előírt biztonsági követelményeknek megfeleljen, illetve a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok ellátását úgy kell szabályoznunk, hogy a tulajdon védelme teljes körűen biztosítva legyen. A fentiek és a számvitelről szóló jogszabály előírásainak betartása érdekében a házipénztár kezelését az alábbiak szerint szabályozom: 1. (1) A készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja. (2) A pénzkezelői feladatokat a Titkárságvezető, bérszámfejtéssel összefüggő feladatokat megbízott könyvelő látja el. (3) Az utalványozással és ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat a Titkárságvezető és a MÜK főtitkára végzi. (4) A pénzkezelés rendjéért a MÜK mindenkori elnöke felel. A felelősség kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásoknak megfelelő működésére. Általános pénzkezelési szabályok 2. (1) A házipénztárban a MÜK működéséhez szükséges készpénz forgalmának lebonyolítása történik. (2) Idegen pénzt vagy értéket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. 3. (1) A pénztárzárlat után a házipénztár készpénzállománya nem haladhatja meg a 500 000,- (azaz ötszázezer) forintot. (2) A megállapított kereten felüli összeget ha szükséges naponta is be kell fizetni az elszámolási betétszámlára. Fenti pénztárkeretbe nem számítanak bele az előző napon felvett és a következő napon kifizetésre kerülő munkabérek. 4. (1) A pénztári kifizetések legjellemzőbb jogcímei: készpénz befizetése bankszámlára, elszámolásra kiadott összegek kifizetése, készpénzfizetési számlák összegének kifizetése, tulajdonosi kölcsön visszafizetése. (2) A pénztári befizetések jogcímei: készpénz felvétel bankból, elszámolásra kiadott összegek visszafizetése, készpénzfizetési számlák összegének bevételezése, tulajdonosi kölcsön befizetése. 5. (1) A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. (2) Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg. (3) Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. (4) Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen bankjegy esetén fel kell tüntetni annak sorozatát és sorszámát. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a banknak. A bank a lefolytatott vizsgálat eredményéről a társaságot és a befizetőt tájékoztatja. 2
A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok 6. (1) A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. (2) Időszakonként legalább évente egyszer, a hó, valamint az év utolsó napjával a pénztári nyilvántartást le kell zárni, meg kell állapítani a kiadások és a bevételek végösszegét és ezek egyenlegét, a pénztárban lévő címletenkénti pénzállományt, az előző időszaki pénzállomány figyelembevételével a záró pénzkészletet, amelyet össze kell hasonlítani a tényleges pénzkészlettel, az esetleg eltérést tisztázni kell. (3) A házipénztár pénzkezelését rendszeresen, legalább havonta ellenőrizni kell. Meg kell állapítani, hogy pénztár analitikus nyilvántartása egyezik-e a főkönyvi könyveléssel, legalább évente egyszer. 7. (1) Az utalványozó az a személy, aki a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelheti. A MÜK elnöke és főtitkára korlátozás nélkül önállóan utalványoz, a pénztári bizonylatok aláírásával. (2) Az utalványozó felelős: az utalványozás indokoltságáért, az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért, a bizonylat szabályos kitöltéséért. A házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás 8. (1) A házipénztári készpénzkezeléshez nem áll rendelkezésére önálló pénztárhelyiség, a házipénztár a MÜK Titkárságán van elhelyezve. A készpénz tárolására ás biztonságos őrzésére fémkazetta szolgál. (2) A pénztáros a felelős a házipénztárban lévő pénzeszközök és egyéb vagyontárgyak meglétéért. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések 9. (1) A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni: 1 000 000,- Ft-ig 1 fő 1 000 000-5 000 000,- Ft-ig 2 fő 5 000 000,- Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani. (2) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, ill. bankban, vagy a jogosult címzettnek át nem adják. 3
A házipénztár nyitva tartása 10. (1) A pénztár szükség szerint tart nyitva. A bank és a pénztár közötti forgalom napján a pénztárnak nyitva kell lennie. (2) Készpénznek a házipénztárból bankba történő befizetését és a bankból történő készpénz felvételt a házipénztárban azonnal, a készpénzmozgás napján rögzíteni kell. Pénztári nyilvántartások vezetése 11. (1) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztárjelentésbe kell feljegyezni, ezzel egyidejűleg megvalósul az utalványozás ténye is. (2) Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénzállományt, rögzíteni kell a záró pénzkészletet. (3) Ha a záró pénzkészlet könyveléssel történő egyeztetésekor eltérés mutatkozik, fel kell deríteni annak okát, és rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételezni. Mindkét esetben jegyzőkönyvet kell felvenni. 12. (1) Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. (2) A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a pénzt, értékeket, bizonylatokat és nyilvántartásokat át kell adni a pénztáros helyettesnek vagy az új pénztárosnak, aki az átvétel alkalmával azok helyességéről köteles meggyőződni. (3) A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál jegyzőkönyvet kell készíteni. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása 13. (1) A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bevételi illetve kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, melyet előzőleg a MÜK szigorú számadás alá vont. (2) A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni, (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni. (3) A kifizetést a pénztáros aláírásával igazolja. 14. (1) A pénztári bevételeket és kiadásokat a számviteli törvény előírásainak megfelelően a pénzkezelő a felmerülésük sorrendjében és a felmerüléssel megegyező napon a pénztárjelentésbe köteles feljegyezni. A pénztárjelentés szigorú számadás alá vont bizonylat, melynek formája lehet: nyomtatott pénztárjelentés (nyomdai előállítású, előre sorszámozott) számítógéppel vezetett táblázat vagy egyéb kézzel készített nyomtatvány. 15. (1) A pénztáros (a MÜK alkalmazottain kívüli magánszemélyek részére) csak személyazonossági igazolvány felmutatására fizethet, ilyen esetben az átvevőnek a bizonylatot alá kell írnia. 4
(2) Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz, illetve annak hiányában az alapbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni, és a kiadási bizonylat szövegrovatában ennek hiányában az alapbizonylat hátoldalán hivatkozni kell a nyilvántartási számra. Munkabér-kifizetés 16. (1) A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki a dolgozó részére. (2) A pénztáros a nettó munkabéreket közvetlenül az alkalmazottaknak fizeti ki, akik a pénz átvételét bérjegyzéken vagy bérlapon aláírásukkal igazolják. (3) Az átvételi elismervényekkel 48 órán belül a pénztárosnak el kell számolni. 17. (1) Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van és munkabérének felvételére meghatalmazást nem adott, vagy előzetesen munkabérét nem vette fel, a vele történt megállapodás alapján, a részére járó összeget el kell küldeni lakáscímére. A postai feladóvevényt a fizetési jegyzékhez kell csatolni. (2) A bérfizetési jegyzékben, a pénz átvételének elismerésére szolgáló helyen fel kell tüntetni, ha a munkabért postán (postautalványon) küldték el, vagy banki átutalással teljesítették. (3) A dolgozónak járó (nettó) munkabért teljes összegében a bérfizetés napján a pénztárnak kiadásba kell helyeznie. A dolgozók által fel nem vett, illetve a részükre postán el nem küldött munkabéreket a bérfizetés napját követő második munkanapon kell a pénztárosnak a pénztárba visszavételezni. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 18. (1) Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet kiadni: beszerzésre, szolgáltatás igénybevételére, kiküldetési költségre, jóléti elszámolásra, kisebb kiadásokra (reprezentációs költség, postaköltség stb.), vám, illeték kifizetésre, egyéb, nem átutalással történő kötelezettségek teljesítése. (2) Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. (3) Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása, és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. (4) Elszámolásra előleg maximum 30 napra adható. 19. (1) Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kikötött véghatáridő még nem érkezett el. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet, ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó személy igazolja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan tétele nincs. 5
(2) Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia: a pénzt felvevő dolgozó neve, a pénz felvételének időpontja, a kiadási pénztárbizonylat száma, a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyag-költség stb.), az elszámolásra felvett összeg, az elszámolás határideje, az elszámolás tényleges időpontja, a ténylegesen felhasznált összeg, a bevételi bizonylat sorszáma. Szigorú számadású nyomtatványok 20. (1) Az alábbi alapbizonylatokat szigorú számadású nyomtatványként nyilvántartásba kell venni: Kiadási pénztárbizonylat tömbök Bevételi pénztárbizonylat tömbök Időszaki pénztárjelentés (2) A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása a szigorú számadású nyomtatványok beszerzésének nyilvántartása elnevezésű tömb segítségével történik, az abban leírt részletezettséggel. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának vezetése ide értendő a számla és nyugtatömbök szigorú számadás alá vonása is szintén a pénztáros felelőssége. (3) A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a csekk sorszámát, a pénzfelvétel jogcímét (munkabér, vegyes stb.) összegét, az utalványozók aláírását, felvétel dátumát, a banki terhelés keltét és a pénzfelvevő aláírását. (4) Az elrontott bizonylatokat és csekkeket minden esetben át kell húzni és rá kell vezetni RONTOTT feliratot. A pénzforgalom bankszámlán történő lebonyolításának rendje 21. (1) A pénzforgalom bankszámlán történő lebonyolítása során a bankszámla feletti rendelkezés a pénzintézettel kötött megállapodástól függ. A bankszámla felett csak a rendelkezési joggal felhatalmazott személyek rendelkezhetnek. (2) Bankszámla szám: 10900011-00000009-63810001 Rendelkező személyek: a MÜK elnöke, főtitkára és titkárai Rendelkezési forma: kettős aláírás. (3) A bankszámláról készpénzt felvenni csak készpénzfelvételi utalvánnyal lehet. A MÜK nevére szóló bankkártyával kifizetéseket teljesíteni és készpénzt felvenni a MÜK elnökének engedélyével lehet. (4) Elszámolásra kiadott előleget bankszámláról történő felvétellel is lehet közvetlenül biztosítani. Egy személy ugyanarra a célra csak úgy vehet fel ismételten pénzt, ha az előzőleg felvett összeggel elszámolt. Záró rendelkezések 22. A pénzkezelési szabályzat a vállalkozás pénzkezelésének alapdokumentációja. A Pénzkezelési szabályzat előírásai a hatályos számviteli törvényben foglaltakkal összhangban áll. Az itt nem szabályozott kérdésekben a számviteli törvényvonatkozó előírásai szerint kell eljárni. A pénzkezelési szabályzat felülvizsgálat és aktualizálása a jogszabályi változások függvényében történik. 6
7
1. sz. melléklet MEGHATALMAZÁS Alulírott meghatalmazom -t, hogy címen. év hó -n esedékes összeget helyettem felvegye. Meghatalmazó aláírása és adatai aláírás Anyja neve: Személyi ig. száma: Meghatalmazott aláírása és adatai aláírás Állandó lakása: Személyi ig. száma: Tanúk aláírása és adatai aláírás Állandó lakása: Személyi ig. száma: aláírás Állandó lakása: Személyi ig. száma: 8
2. sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV Felvéve a: házipénztárában (cím: ).év hó napján Tárgy: Házipénztár átadás-átvétel Az átadás-átvétel oka: Jelen vannak: átadó átvevő Átadásra kerül: 1. A házipénztár készpénzkészlete címletenként a megszámlált és a könyv (tabló és pénztárjelentés) szerinti eltérést is kimutatva. 2. A pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványok: Készpénzcsekk utolsóként felhasznált sorszám: Elszámolási utalvány utolsóként felhasznált sorszám: Bevételi pénztárbizonylat utolsóként felhasznált sorszám: Kiadási pénztárbizonylat utolsóként felhasznált sorszám: Pénztárjelentés utolsóként felhasznált sorszám: A fenti bizonylatok felhasználatlan tömbjei a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásai szerint kerültek átadásra. Eltérés nincs. (Vagy: Eltérés a következő: ) A fentiek szerint a házipénztárt átadtam, illetve átvettem. K. m. f. átadó átvevő 9
3. sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV Felvéve:. év hó napján a házipénztár helyiségében. Jelen vannak: befizető pénztáros Tárgy: Hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) visszatartása A mai napon megjelent pénztárosunknál (foglalkozása:, lakcíme: város, község u. szám, szem. ig. száma: ), hogy pénzbefizetést teljesítsen. A pénztárosnak feltűnt, hogy a Ft címletű sorozat és sorszámú bankjegy * (érme)* hamis, illetve hamisítványnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet (érmét) év hó -n, nevű egyéntől kapta városban (községben). A fenti bankjegyet (érmét) visszatartottuk, melyről a sorszámú elismervényt adtuk ki a befizető részére. k.m.f. pénztáros befizető * Nem kívánt rész törlendő 1 0
4. sz. melléklet ELISMERVÉNY hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) átvételéről Alulírott elismerem, hogy a mai napon (név) város (község) u. szám alatti lakostól az alábbi hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegyet (érmét) átvettem. A bankjegy Db Címlet Sorozatszáma Sorszáma A fenti bankjegy (érme) MNB részére történő átadására soron kívül intézkedek. Kelt: pénztáros 1 1
5. sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV Felvéve: év hó napján a házipénztár helyiségében. Jelen vannak: pénztáros pénztári ellenőr Tárgy: A pénztári jelentésben megállapított egyenleg és a valóságos készpénzállomány közötti eltérés kivizsgálása. A mai napon pénztárzárlat után Ft, azaz forint többlet *, illetve Ft, azaz forint hiány * keletkezett, melynek okát a kivizsgálás során nem sikerült megállapítani. Fentiek miatt a pénztáros - a többletet a számú bizonylaton bevételezte *, illetve - a hiányt a számú bizonylaton befizette * a házipénztárba. k.m.f....... pénztári ellenőr pénztáros * Nem kívánt rész törlendő 1 2
Pénztári nyilvántartások nyomtatványai Bevételi pénztárbizonylat Bevételi pénztárbizonylat Kiadási pénztárbizonylat Kiadási pénztárbizonylat Meghatalmazás egyszeri alkalomra Meghatalmazás többszöri alkalomra Címletjegyzék 1 3