Az elektronikus számlázás jogszabályi háttere

Az elektronikus számlázás jogszabályi háttere

Tartalomjegyzék MINISZTERELNÖKI HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 2/44 1. Dokumentum célja... 3 2. Releváns jogszabályok... 3 2.1.2007. évi cxxvii törvény az általános forgalmi adóról... 3 2.1.1. A számla kötelező adattartalma...3 2.1.2. A számla megjelenési formája...4 2.1.3. Az elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó jogszabályok...4 2.2.2000. évi C. törvény a számvitelről... 4 2.2.1. A bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei...4 2.2.2. A bizonylatok megőrzése...5 2.3.24/1995. (XI.22.) Pm rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról... 6 2.4.13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól... 9 2.5.114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól... 11 2.6.46/2007. (XII.29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről... 13 2.7.2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról... 19 2.8.MeH ITB 17. ajánlás... 41 2.8.1. Az EDI...41 2.8.2. Az EDI sajátosságai...41 2.8.3. Az elektronikus adatcsere definíciója...43 2.8.4. Hol célszerű EDI-t alkalmazni?...43

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 3/44 1. Dokumentum célja Jelen dokumentum célja az elektronikus számlázásra vonatkozó legfontosabb jogszabályrészek ismertetése. 2. Releváns jogszabályok 2.1. 2007. ÉVI CXXVII TÖRVÉNY AZ ÁLTALÁNOS FORGALMI ADÓRÓL 2.1.1. A számla kötelező adattartalma 169. A számla kötelező adattartalma a következő: a) a számla kibocsátásának kelte; b) a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja; c) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette; d) a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt a 89. -ban meghatározott termékértékesítést részére teljesítették; e) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe; f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége, illetőleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető; g) a 163. (1) bekezdésének a) és b) pontjában említett időpont, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől; h) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; i) az alkalmazott adó mértéke; j) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja; k) adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása ka) mentes az adó alól, vagy kb) után a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett; l) új közlekedési eszköz 89. -ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, a 259. 25. pontjában meghatározott adatok;

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 4/44 m) utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a XV. fejezetben meghatározott különös szabályokat alkalmazták; n) használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a XVI. fejezet 2. vagy 3. alfejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták; o) pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma. 2.1.2. A számla megjelenési formája 174. (1) Számla papíron vagy elektronikus úton egyaránt kibocsátható. (2) Nyugta kizárólag papíron bocsátható ki. 2.1.3. Az elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó jogszabályok 175. (1) Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. (2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlát a) az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni; vagy b) az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani. (3) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazásának feltétele, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról. (4) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazása esetében a számlakibocsátásra kötelezett köteles gondoskodni arról is, hogy havi rendszerességgel az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentés készüljön, és azt a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője megkapja. (5) Külön jogszabály az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat. 2.2. 2000. ÉVI C. TÖRVÉNY A SZÁMVITELRŐL 2.2.1. A bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei 167. (1) A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása;

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 5/44 d) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; e) a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai; f) külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; g) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; i) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; j) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (2) A számlával, az egyszerűsített számlával kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. (3) A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága - ha az más módon nem biztosítható - a gazdálkodó képviseletére jogosult személy (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerinti képviseletet is), vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható. (4) (5) Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus aláírásról szóló törvény szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel e törvény előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja. (6) Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, b) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. (7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti bizonylathoz egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva csatolja. 2.2.2. A bizonylatok megőrzése 169. (1) A gazdálkodó az üzleti évrol készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, fokönyvi kivonatot, továbbá a naplófokönyvet, valamint más, e törvény követelményeinek megfelelo nyilvántartást, az egyszerusített beszámolót alátámasztó leltárt és a részletezo nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működoképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megorizni. (2) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a fokönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletezo nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a köny-

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 6/44 velési feljegyzések hivatkozása alapján visszakeresheto módon megorizni. A folyószámláknál az elévülési ido a folyószámla megszunésének idopontjával kezdodik. (3) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a (2) bekezdés szerinti megorzési kötelezettség. (4) A megorzési idon belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszunést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az (1), illetve (2) bekezdés szerinti bizonylatok megorzésérol a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. 2.3. 24/1995. (XI.22.) PM RENDELET A SZÁMLA, EGYSZERŰSÍTETT SZÁMLA ÉS NYUGTA ADÓIGAZGATÁSI AZONOSÍTÁSÁRÓL, VALAMINT A NYUGTA ADÁSÁT BIZTOSÍTÓ PÉNZTÁRGÉP ÉS TAXAMÉTER ALKALMAZÁSÁRÓL Az adózás rendjéről szóló 1990. évi XCI. törvény (a továbbiakban: Art.) 96. -ának (3) bekezdésében, valamint az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény (a továbbiakban: Áfa-tv.) 71. -ának (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a következőket rendelem el: Nyomtatványként nyomdai úton előre előállított számla, nyugta adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai 1. Nyomtatványként nyomdai úton előre előállított számla, nyugta (ezen alcím alkalmazásában a továbbiakban együtt: nyomtatvány) abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha a) a nyomtatvány előállítása az 1/A. -ban meghatározott követelmények szerint történik, b) a nyomtatvány beszerzője rendelkezik az 1/C. (3) bekezdés szerinti tartalommal kibocsátott számlával, továbbá c) a nyomtatványt az 1/D. szerint szigorú számadású nyomtatványként kezelik. 1/A. (1) A nyomtatvány nyomdai úton történő előállítása az állami adóhatóság által a nyomtatvány előállítója részére előre kijelölt sorszámtartományban folyamatosan, az adott sorszámtartományba illeszkedő sorszám kihagyás és ismétlés nélküli felhasználásával történik. (2) A sorszámtartományt az állami adóhatóság a nyomtatvány előállítójának írásos kérelmére jelöli ki. (3) Az állami adóhatóság a kijelölt sorszámtartományokat időszakos rendszerességgel - nyomtatványelőállítónkénti és nyomtatványfajtánkénti bontásban - honlapján közzéteszi. 1/B. (1) A nyomtatvány előállítója, illetőleg forgalmazója - a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel - kizárólag az 1/A. -ban meghatározott követelményeknek megfelelő nyomtatványt értékesíthet. (2) Ha a nyomdai úton előre előállított nyugtanyomtatvány bemutatása egyúttal az abban megjelölt szolgáltatás igénybevételére is jogosítja annak bemutatóját, a nyomtatvány előállítója, illetőleg forgalmazója mentesül az 1/A. -ban meghatározott követelmények teljesítése alól. 1/C. (1) A nyomtatvány előállítója, illetőleg forgalmazója köteles a) e tevékenységét az állami adóhatóságnak előzetesen bejelenteni, továbbá

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 7/44 b) az általa értékesített nyomtatványt - a nyomtatvány értékesítéséről kibocsátott számla tőpéldánya alapján - sorszám szerint nyilvántartani. (2) A nyomtatványt előállítóként, illetőleg forgalmazóként értékesítő, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 5. szerinti adóalany a nyomtatványt kizárólag adóalanyi minőségben eljáró személynek, szervezetnek értékesítheti, aki (amely) köteles e minőségét az értékesítéskor előzetesen igazolni (aláírási címpéldány, cégbírósági végzés bemutatásával stb.). (3) A nyomtatványt előállítóként, illetőleg forgalmazóként értékesítő adóalany köteles a nyomtatvány értékesítéséről kibocsátott számlán feltüntetni a) az értékesített nyomtatvány megnevezése mellett annak sorszámtartományát is, az első sorszám (-tól) és az utolsó sorszám (-ig) megjelölésével, b) a nyomtatvány beszerzőjének adószámát [Áfa tv. 258. (3) bekezdés]. 1/D. A nyomtatványt számlaként, nyugtaként felhasználó adóalany a nyomtatványt szigorú számadás alá vonja. Ennek keretében olyan nyilvántartást vezet, amely nyomtatványfajtánként külön-külön tartalmazza: a) a nyomtatvány sorszámtartományát, az első sorszám (-tól) és az utolsó sorszám (-ig) megjelölésével, b) a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszámát, c) a nyomtatvány beszerzésének keltét, d) a nyomtatvány felhasználásának időtartamát, az első felhasználás keltétől az utolsó felhasználás keltéig, e) a nyomtatvány kiselejtezésének keltét. Számítástechnikai eszköz útján, papírra nyomtatott számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai 1/E. (1) Számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása úgy valósul meg, hogy a) a számla kibocsátására szolgáló számítástechnikai program (a továbbiakban: számlázó program) - a (4)-(6) bekezdésben meghatározott eltérésekkel - kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást, továbbá b) a számlapéldányok hiánytalan elszámolása az 1/F. és az 1/H. szerint biztosított. (2) A számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amely biztosítja a program működésének ellenőrizhetőségét. A dokumentáció tartalmazza a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. (3) A számlázó program a hiányos, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzíti. (4) A számlázó program az adóalany nem magyarországi adószámán [Áfa tv. 258. (3) bekezdés b) és c) pont] történő számlakibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt határoz meg. (5) A sorszámozás folyamatossága nem sérül, ha a) a csoportos adóalanyiságban [Áfa tv. 8. ] részt vevő tagok belső, egymás közötti kapcsolataiban a számlának nem minősülő egyéb számviteli bizonylat kibocsátása, illetőleg

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 8/44 b) a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok külső, harmadik személlyel szembeni kapcsolataiban a számla kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik. (6) A sorszámozás folyamatossága nem sérül akkor sem, ha a számla és az Áfa tv. 165. (1) bekezdés a) pontjában meghatározott számviteli bizonylat kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik. 1/F. (1) A számlázó programnak a számla adattartalmának papírra való nyomtatása során biztosítania kell a) az összes számlapéldány sorszámozását, ha az előállítás az egyes számlapéldányok egymás utáni nyomtatásával történik, illetőleg b) annak feltüntetését, hogy a számla összesen hány példányban készül, ha az előállítás több példányos, összeszerelt és előnyomás nélküli papírra történik. (2) A számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya - nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a nyomtatott változattal mindenben megegyező számlaképet az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (a továbbiakban: Eat.) szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látják el, és az okirat megőrzésére kötelezett [Áfa tv. 179. (1) bekezdés] teljesíti a külön jogszabályban meghatározott feltételeket. (3) A (2) bekezdés szerint megőrzött adatállomány a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla elektronikus változata, amely nem minősül elektronikus úton kibocsátott számlának [Áfa tv. 175. ]. Elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai 1/G. Az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla adóigazgatási azonosítására az 1/E. (1) bekezdés a) pontot, az 1/E. (2)-(3) bekezdést, valamint az 1/H. -t kell megfelelően alkalmazni. A számítástechnikai eszköz útján, papírra nyomtatott számla és az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának közös szabályai 1/H. (1) Az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla és az 1/F. (2) bekezdés szerint megőrzött számla helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság részére a) biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket, b) rendelkezésre kell bocsátani az a) pontban említett eszközök használatára vonatkozó dokumentációt, továbbá c) meg kell adni az a) pontban említett eszközök használatához szükséges felvilágosítást. (2) Az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója - próbajelleggel - állít ki számlát.

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 9/44 2.4. 13/2005. (X.27.) IHM RENDELET A PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMOKRÓL ELEKTRONIKUS ÚTON TÖRTÉNŐ MÁSOLAT KÉSZÍTÉSÉNEK SZABÁLYAIRÓL Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény 27. -a (2) bekezdésének d) pontjában kapott felhatalmazás alapján - a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterrel, a belügyminiszterrel, az igazságügyminiszterrel és a nemzeti kulturális örökség miniszterével egyetértésben - a papíralapú dokumentumokról joghatás kiváltására alkalmas elektronikus úton történő másolatkészítés jogszabályi kereteinek megteremtése érdekében - az alábbiakat rendelem el: 1. E rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére. 2. E rendelet alkalmazásában a) papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett; b) papíralapú közokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény (a továbbiakban: Pp.) 195. (1) bekezdése szerinti közokirat; c) papíralapú, teljes bizonyító erejű magánokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a Pp. 196. (1) bekezdése szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat; d) papíralapú számviteli bizonylat: papíralapú dokumentumba foglalt, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166. -ának (1) bekezdése szerinti számviteli bizonylat; e) elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest; f) képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum - joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét; g) másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese; h) tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papíralapú dokumentum - a joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést. 3. A Pp. által meghatározott szerv, illetőleg személy által az e rendelet szabályai szerint készített elektronikus másolathoz az abban meghatározott joghatások fűződnek. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés általános szabályai 4. (1) A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett - módosítás érzékelhető legyen. (2) Papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolat készítése során a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd a (3) bekezdésben meghatározott metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot hite-

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 10/44 lesítési záradékkal ( Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező ) és a (4) bekezdésben meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látja el. (3) Az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni: a) a papíralapú dokumentum megnevezése; b) a papíralapú dokumentum fizikai méretei; c) a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve; d) a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma; e) a másolatkészítés ideje; f) érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott. (4) A másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítésszolgáltató kizárja az álnév használatát, és az álnév használatának kizárása céljából biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név. (5) Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők. (6) Az aláírónak külön jogszabályban meghatározott követelmények szerint gondoskodnia kell az elhelyezett aláírás érvényességének érvényességi időn belüli - ha az érvényességi idő nem meghatározott, úgy korlátlan ideig történő - folyamatos megállapíthatóságáról. (7) A másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személy, személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni. (8) A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő személy külön jogszabályban meghatározott hozzájárulásával, amelyben a másolatkészítő személy e -ban meghatározott személyes adatainak a másolatkészítés céljára történő kezelését engedélyezi. (9) A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben e rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással. Elektronikus másolatkészítés a közokirat kiállítására jogosult által 5. (1) A papíralapú közokiratról vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról a közokirat kiállítására jogosult általi másolatkészítés esetén az elektronikus másolatot olyan formátumban kell létrehozni, amelyből a külön jogszabály által meghatározott formátumok valamelyike információvesztés nélkül előállítható. (2) Papíralapú közokiratról vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról történő elektronikus másolat készítése során a közokirat kiállítására jogosult a 4. rendelkezéseit azzal az eltéréssel alkalmazza, hogy a) az elektronikus másolatot olyan minősített elektronikus aláírással látja el, amelyből egyértelműen meghatározható közokirat kiállítására jogosulti minősége, és az aláírás megfelel a külön jogszabályban a hivatali aláírással szemben megállapított követelményeknek; b) közigazgatási szerv esetében az aláíró kiadmányozásra jogosult személy.

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 11/44 (3) Az elhelyezett aláírás mellett időbélyegzőt vagy a közokirat kiállítására jogosult saját időforrásán alapuló, elektronikus aláírásával hitelesített időjelzését kell elhelyezni. Elektronikus másolatkészítés gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról 6. (1) Ha a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot a gazdálkodó szervezet állította ki, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi vagy tartalmi megfelelést kell biztosítania. Másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja. (2) Ha a papíralapú közokiratot vagy a más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot a gazdálkodó szervezet őrzi, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi megfelelést kell biztosítania. Másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja. Gazdálkodó szervezet által számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítés 7. (1) Papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítésre abban az esetben is ezt a -t kell alkalmazni, ha az papíralapú közokiratnak vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül. (2) A papíralapú számviteli bizonylatról az azt kiállító vagy őrző gazdálkodó szervezet által készített elektronikus másolat esetén biztosítani kell a papíralapú dokumentumnak történő képi megfelelést. Másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja. 8. Ez a rendelet 2005. november 1-jén lép hatályba. Záró rendelkezések 2.5. 114/2007. (XII.29.) GKM RENDELET A DIGITÁLIS ARCHIVÁLÁS SZABÁLYAIRÓL Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény 17. -a (2) bekezdésének b) pontjában kapott felhatalmazás alapján, a gazdasági és közlekedési miniszter feladat- és hatásköréről szóló 163/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. -ának h) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva a következőket rendelem el: 1. (1) Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint lehet teljesíteni. (2) E rendelet hatálya nem terjed ki az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra.

HIVATAL JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY 12/44 2. (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. (2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) - a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. 3. A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. -ban foglalt követelményeket: a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. szerinti megőrzésével, b) az 5. -ban meghatározott zárt rendszer alkalmazásával, c) a 6. -ban meghatározott esetben elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével. 4. (1) Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltatót is megbízhat. Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltató útján gondoskodik, akkor az e - ban foglaltak szerint kell eljárnia a 2. (1) bekezdés szerinti utólagos módosítás lehetőségének kizárása érdekében. (2) Ha több elektronikus dokumentumon helyeztek el egyetlen, az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor ezeket a dokumentumokat a megőrzés során együtt kell kezelni. (3) A megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd - ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve - az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán. (4) Ha a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint az elektronikus aláírás elhelyezésétől számított 11 év, a megőrzésre kötelezett a) gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk (az érvényességi lánc) beszerzéséről és megőrzéséről; b) az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt helyeztet el az érvényességi láncon; c) a b) pontban meghatározott időbélyegzést megismétli akkor, ha a b) pont szerint korábban elhelyezett időbélyegző kriptográfiai algoritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztonságos. 5. (1) Amennyiben az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum megőrzése nem a 6. szerint történik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. (1) bekezdésében foglalt követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával). (2) Az akkreditált tanúsító szervezet az (1) bekezdés szerinti tanúsítványt külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével, valamely - informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó - szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki.