A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden Érkeztetık és iktatók részére Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 209-4748 E-mail: info@sdakft.hu Web: http://www.sdakft.hu/
1. Poszeidon program általános felépítése Ez a késıbbi magyarázat során fontos információ, mert mindig ezekre történik a hivatkozás. Poszeidon felépítése 2. Poszeidon általános bemutatójában elmondott fontosabb funkció: Oszlopszerkesztés: ennek segítségével lehetséges az adatlistában oszlopokat tetszılegesen megjeleníteni. Használata: adatlistán jobb egérgombbal kattintunk az egérrel, majd a megjelenı menüpontok közül az Oszlopszerkesztés -t válasszuk. A megjelenı ablakban a mezık mellett található jelölınégyzetek között bepipáljuk azokat, mely mezıket szeretnénk megjeleníteni, majd OK gomb. Ezek után ezek az oszlopok is megjelennek az adatlistában. Ez azért fontos funkció, mert a késıbbiekben csak arra az adatra tudunk keresni, melyet oszlopszerkesztéssel megjelenítettünk. Keresések: Egyszerő keresés: szőrıpanel bal szélén látható; ki kell választani a legördülı listában, hogy mire szeretnénk keresni (ha nincs az a mezı, amire szeretnénk keresni, akkor oszlopszerkesztéssel meg kell jeleníteni azt), majd a mellett lévı mezıbe írjuk be a keresett szöveget, végül nyomjuk meg az Enter billentyőt, vagy a Keresés gombot. Pl.: -Tudjuk egy irat iktatási számát. Keressünk rá az irat fıszámára. A legördülı listában válasszuk ki a Fıszám lehetıséget, majd a mellette lévı mezıbe írjuk be az iktatási számból csak a fıszámot, majd Keresés gombot nyomjuk meg. Ekkor a program kilistázza az összes keresett fıszámú iratot. -Tudjuk egy irat tárgyának egy részét, (monogram volt oktatáson, nézzük azt) és keressünk rá egy szövegrészre. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy kiválasszuk a legördülı listában a Tárgy lehetıségét, majd a mellette lévı mezıbe írjuk: %monogram% 2
Keresés gombot nyomjuk meg. Ekkor a program kilistázza nekünk az összes olyan iratot, melyben ez a monogram szerepel. Összetett keresés: Szőrıpanelen található, a Keresés gomb mellett a hárompontos összerendelı gomb, melynek segítségével egyszerre több feltételre tudunk keresni. A keresett mezık mellé beírjuk a keresett értékeket, majd megnyomjuk az OK gombot. Egyszerő keresés Összetett keresés Szőrések 3. A menüponton a következı módon tudjuk tölteni a mezık értékeit: FONTOS! A zöld színő mezık töltése minden esetben kötelezı tölteni; a fehéreket szabadon tölthetjük, de ajánlott a késıbbi keresés miatt; míg a szürke színő mezıket a program automatikusan tölti. összerendelı gomb ( ): abban az esetben, ha egy mezı mellett szerepel az összerendelı gomb, akkor csak listából tudjuk a mezıt kitölteni, úgy, hogy megnyomjuk az összerendelı gombot, és a megjelenı választólistában kiválasszuk a keresett tételt. A mezı értékét az összerendelı gomb mellett található X gomb segítségével törölhetjük. kódtételes listák: azokat a mezıket, melyeknél egy fordított háromszög található, azokat kódtételes listáknak nevezzük. Ezeket a mezıket a belsı adminisztrátori szerepkörrel rendelkezı felhasználók tudják csak bıvíteni. Kattintsunk a fordított háromszögre, majd a listában keressük ki a megfelelı tételt. Ha például egy p kezdıbetős tételt keresünk, akkor nyomjuk meg a p betőt, és ekkor a program automatikusan a p kezdıbetős tételekhez navigál minket. Szabad karakteres mezık: azokat mezıket, melyek mögött nem található semmilyen egyéb gomb, vagy csak egy <, vagy + gomb, azokat billentyőzetünk segítségével is tudjuk tölteni. 3
Naptárnavigátor: a dátum megadására szolgáló mezıket, melyeknél egy 15 gomb található, azokat akár billentyőzetünk segítségével is tölthetjük, vagy a 15 gombra kattintva akár naptár segítségével is. Itt a sima háromszögekkel a hónapok között tudunk navigálni, míg a dupla háromszögek segítségével az évek között navigálhatunk. Naptárnavigátor Évek között navigálhatunk Hónapok között navigálhatunk 4. Irattári hely létrehozása: A Poszeidon programban le tudjuk képezni azokat a helyeket, ahová eddig elhelyeztük iratainkat irattárban. Pl. Saját szekrényünk polcait, dossziéit képezhetjük le. Ezt a programban a Saját / Szervezeti egységek / Irattári helyek menüponton tudjuk megtenni. A menüpontra lépve új irattári helyet az Új gomb segítségével tudunk létrehozni. A gomb megnyomásakor aktívvá válik a felület, szabadon tölthetjük a mezıket. A zöld mezıket kötelezı kitöltenünk, a fehéreket ajánlott tölteni, míg a szürke mezıket a program automatikusan tölti. Nézzük melyik mezı mit jelent: Befoglaló hely : itt az az irattári hely jelenik meg, mely az adatlistában ki van jelölve. Ha ebben a mezıben szerepel érték, akkor a program ez alá az irattári hely alá fogja létrehozni a most rögzíteni kívánt irattári helyet. Ha szeretnénk egy másik irattári helyet kiválasztani, akkor a mezı mellett található összerendelı gombra kattintsunk, majd a megjelenı listában válasszuk ki a megfelelı irattári helyet, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ha egy teljesen független irattári helyet szeretnénk létrehozni, akkor kattintsunk a mezı mellett található X gombra, és így törlıdik a mezı értéke. Elnevezés : ide írjuk be a létrehozni kívánt irattári hely nevét szükséges mezık kitöltése után nyomjuk meg a Mentés gombot, és így létrejön az irattári helyünk 4
Új irattári hely létrehozása 5. Egyéncsoport létrehozása Egyéncsoportokat azért ajánlott definiálni, hogy a késıbbiek során, ha rögzítünk egy új iratot, akkor ne egyesével kelljen megadnunk, hogy melyek azok a személyek, akik láthatják, hanem csak egy csoportot rendelünk az irathoz, és így a csoport összes tagja látni fogja az általunk rögzített tételt. Egyéncsoportot a Saját / Egyéncsoportok menüponton tudunk létrehozni. Itt fontos felhívnom a figyelmet az alapértelmezett egyéncsoportra, mely megkönnyíti munkákat. Abban az esetben, ha létrehozunk alapértelmezett egyéncsoportot, akkor a benne lévı alkalmazottakat a program automatikusan megadja hozzáférınek az általunk rögzített iratokhoz. Így nekünk nem kell kiválasztanunk pl. a kollégáinkat, akik láthatják az iratainkat mindig, hanem egybıl ık látni fogják az általunk rögzített összes iratot. Alapértelmezett csoport létrehozása: Nyomjuk meg az Alapértelmezett gombot. Ekkor a program automatikusan tölti a Csoport neve mezıt. Ezek után meg kell határoznunk, hogy melyek azok a személyek, akik láthatják mindig az én általam rögzített iratokat. Ezt a Csoport tagjai fülön tudjuk megtenni. Itt nyomjuk meg a Hozzáad gombot. A megjelenı listában válasszuk ki azokat az alkalmazottakat, melyeket szeretnénk elhelyezni az alapértelmezett csoportban, majd nyomjuk meg az OK gombot. Miután sikerült minden személyt hozzáadnunk a csoporthoz, akkor pedig mentsük az adatokat a Mentés gomb segítségével. 5
Egyéncsoport létrehozása Új egyéncsoport létrehozása: Ha szeretnénk az alapértelmezett csoporton kívül még más csoportokat is definiálni, akkor nyomjuk meg az Új gombot. Az Egyéncsoport jellemzıi fülön a Csoport neve mezıbe írjuk be a csoport nevét. Pl.: gazdasági, majd az elızıekben leírtak alapján adjuk meg a csoport tagjait a Csoport tagjai fülön. 6. Bejövı irat rögzítése Gyorsiktatás menüpont segítségével 6.1. Gyorsiktatás menüpont 6.2. Típus kiválasztása ( Papíralapú (akkor, ha kötegelt szkennerrel történik a digitalizálás, valamint ha csak a fizikai példányt akarjuk rögzíteni a programban), Digitális (csak elektronikus példányt szeretnénk rögzíteni, pl. egy e-mail, vagy fájl, ami papíralapon nincs meg nekünk), vagy Vegyes (papíralapú példányt is rögzítjük a rendszerben, és az elektronikus fájlt is)) 6.3. Irány megadása: Bejövı 6.4. Új érkezés résznél tudjuk megadni, hogy milyen úton érkezett a küldemény intézményünkbe (általában a Postai -t kell kiválasztanunk) 6.5. Feladó / Átadó szervezet : akkor töltjük a mezıt, ha szervezettıl érkezett a küldemény, Töltése: Kattintsunk a mezı mellett található összerendelı gombra ( ), majd a megjelenı listában keressünk rá a szervezet nevére a bal felsı sorban található egyszerő keresés segítségével. (A legördülı listában válasszuk ki a Szervezet neve opciót, majd a mellette lévı mezıbe írjuk be a szervezet nevét, majd nyomjuk meg a Keresés gombot) Ekkor az adatlistában megjelennek azok a szervezetek, akik ilyen névvel szerepelnek a rendszerben. Válasszuk ki a megfelelıt, majd nyomjuk meg az OK gombot. Abban az esetben, ha a keresés eredménytelen, akkor nyomjuk meg a Hozzáad gombot. Ekkor a megjelenı ablakban az Elnevezés mezıbe írjuk be a szervezeti egység nevét, a Kód mezıbe a szervezet kódját, és adjuk meg a szervezet típusát a 6
Típus lista segítségével. Ezek után lépjünk át a Címek fülre, és adjuk meg a szervezethez tartozó elérhetıségeket is. Pl. Postai cím rögzítéséhez válasszuk ki a Postai címek fület, és töltsük ki a következı mezıket: Irányítószámok, Település, Ország, Régió, Cím, és Típus. Az irányítószám megadása után (ha nem budapesti irányítószámról van szó) nyomjuk meg a TAB gombot billentyőzetünkön, és akkor a program tölti az ország, és régió mezıket. Új partner szervezeti egység rögzítése Miután kitöltöttünk minden szükséges mezıt, akkor nyomjuk meg a Mentés gombot. Ekkor a következı ablakban már csak az újonnan rögzített szervezeti egység jelenik meg. Itt nyomjuk meg az OK gombot. Ekkor a programban megjelenik a Feladó/átadó szervezet neve mezıben a szervezet neve, és a hozzá tartozó cím is a Postai cím mezıben. 6.6. Feladó / Átadó személy : akkor töltjük a mezıt, ha személytıl érkezett a küldemény, vagy az elıbb kiválasztott feladó szervezet egyik alkalmazottjától A mezıt hasonlóan töltjük, mint a feladó szervezetét. 6.7. Feladó iktatási száma : mezınél tudjuk megadni a borítékon, vagy iraton található külsı iktatási számot 6.8. Címzett szervezet : ezt a mezıt a program automatikusan tölti annak a szervezetnek a nevével, amivel épp be vagyunk jelentkezve. Abban az esetben, ha mégsem ez a szervezet lenne a címzett szervezet, akkor a mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva válasszuk ki a megfelelıt. 6.9. Címzett személy : abban az esetben, ha a borítékon szerepel címzett személy, akkor ezt itt adhatjuk meg. 7
6.10. Ügyintézı szervezet : abban az esetben, ha a címzett szervezet, és az, aki az irattal dolgozni fog eltér, akkor az ügyintézı szervezet mezınél megadott szervezetnek a program automatikusan elpostázza a feladott tételt. Abban az esetben, ha az ügyintézı szervezet megegyezik azzal a szervezettel, amelyikkel épp dolgozunk, akkor a program nem postázza el az iratot. Pl.: van egy bejövı pályázati anyagunk, amit a Gazdasági Osztálynak címeztek, de tudjuk, hogy ezzel nem a Gazdasági osztály foglalkozik, hanem a Stratégiai Osztály, akkor megadhatjuk a Stratégiai Osztályt ügyintézı szervezetnek, és így elpostázza a program a Stratégiai Osztálynak az anyagot. 6.11. Ügyintézı személy : abban az esetben, ha szeretnénk jelölni, hogy ki lesz a késıbbiekben az irat ügyintézıje, akkor ezt ebben a mezıben megtehetjük. Ez késıbb az Iratok menüponton az Oszlopszerkesztés funkció segítségével megjeleníthetjük az oszlopok között. 6.12. Átvétel/átadás ideje : ebben a mezıben adhatjuk meg, hogy mikor kaptuk kézhez a küldeményt. A program automatikusan tölti a mezı értékét a rögzítés idejével. Abban az esetben, ha mégsem ha a kézhezvétel ideje és a programban rögzítés ideje eltér, akkor ez szabadon módosítható. Ezt akár billentyőzetünk segítségével tölthetjük, vagy akár a naptárnavigátor segítségével. Naptárnavigátor Évek között navigálhatunk Hónapok között navigálhatunk 6.13. Felbontó személy : azt a személyt tudjuk megjelölni, aki a borítékot felbontotta. 6.14. Tárgy : az irat tárgyát tudjuk megadni billentyőzetünk segítségével. A mezı mellett található < gomb segítségével lehetıségünk van a már elmentett irataink tárgyai közül választani. A + gomb segítségével a belsı adminisztrátor által elmentett tárgy sablonok közül tudunk választani. 6.15. Fajta : kódtételes lista segítségével adhatjuk meg az irat fajtáját. 6.16. Mellékletek száma : a mezıben megadhatjuk, hogy iratunkhoz mennyi melléklet tartozik 6.17. Másodlatok száma : a mezıben megadhatjuk, hogy hány darab másodlati példány érkezett az irattal (ezt a mezıt pl. szerzıdések esetén érdemes kitölteni, mikor több példányban megküldenek nekünk egy iratot). Ha a mezı értékének megadunk pl. 2-t, akkor a program mentést követıen létrehoz egy darab eredeti materiális (azaz fizikai) példányt, és két darab másodlati példányt, amit a késıbbiekben az Iratok / Materiális példányok menüponton tekinthetünk meg. 6.18. Iktatókönyv : a mezınél azt tudjuk megadni, hogy melyik iktatókönyvbe szeretnénk iktatni az iratunkat. A program automatikusan azt az iktatókönyvet jeleníti meg, ami annál a szervezeti egységnél van nyitva, amivel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ezt az iktatókönyvet szeretnénk használni, akkor az összerendelı gombra ( ) kattintva lehetıségünk van másikat kiválasztani. 6.19. Fıszám : abban az esetben, ha a Fıszám mezı mellett található jelölınégyzetben egy pipa található, akkor fıszámosan iktatjuk az iratot. 8
Ha a Fıszám mellett található jelölınégyzetbıl kivesszük a pipát, akkor ugyanebben a sorban megjelenik egy zöld színő mezı. Itt kattintsunk az összerendelı gombra ( ), és a választólistában keressük meg azt az iratot, mely alá alszámosan szeretnénk iktatni az iratot. Rákereshetünk egyszerő kereséssel akár az irat tárgyára, vagy fıszámára. 6.20. Típusszám : abban az esetben, ha az iktatási számban szeretnénk még megjeleníteni egyéb jellemzıket, akkor ezt ennek a mezınek a segítségével tudjuk megtenni. 6.21. Birtokló szervezet : ebben a mezıben azt tudjuk megadni, hogy éppen melyik szervezeti egység birtokolja a fizikai, azaz materiális példányt. A program automatikusan tölti a mezı értékét annak a szervezeti egységnek a nevével, amelyikkel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ez a szervezet birtokolná a példányt, akkor kattintsunk a mezı mellett található összerendelı gombra ( ), és módosítsuk a megfelelıre. A választólistában azok a szervezeti egységek jelennek meg, melyhez mi hozzá vagyunk rendelve, vagy szerepkörrel rendelkezünk. 6.22. Biztonsági minısítés : kódtételes lista segítségével adhatjuk meg, hogy milyen módon, mennyire bizalmasan kell az iratunkat kezelni. 6.23. Vonalkód : vonalkódok segítségével egyedileg be lehet azonosítani egy-egy iratot, ugyanis egy vonalkód csak egy irathoz tartozhat. Abban az esetben, ha kétszer ugyanazt a vonalkódot szeretnénk megadni, akkor figyelmeztet a program minket, hogy vonalkód egyezés történt. Vonalkódot elsısorban kötegelt szkennerrel történı digitalizálás esetén fontos megadnunk, ugyanis ekkor a szkenner a vonalkód alapján fogja szétválogatni az iratokat, és ez alapján csatolja a programba az iratot. Az iratra ragasztott vonalkód értékét kell megadnunk a mezıben vonalkód-leolvasó, vagy billentyőzetünk segítségével. 6.24. Irattári tételszám : segítségével meghatározhatjuk, hogy egy iratot meddig kell megıriznünk, és a megırzési idı letelte után mi lesz az irat sorsa. 6.25. Irattári hely : abban az esetben, ha a késıbbiekben nincs további teendınk az irattal, akkor a programban rögzítést követıen egybıl elhelyezhetjük irattárban az iratot. Itt azok közül az irattári helyek körül tudunk választani, amit a Saját / Szervezeti egységek / Irattári helyek menüponton találhatunk. 6.26. Fájlnév : (a mezı csak Vegyes típusú irat rögzítésekor aktív) a mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével tudjuk betölteni a korábban beszkennelt, és gépünkre lementett elektronikus példányt. Itt keressük ki azt a példányt, amit szeretnénk a betölteni a programba, majd nyomjuk meg a Megnyitás gombot. (ha kötegelt szkennerrel történik a digitalizálás, akkor nem kell a mezıt töltenünk, mert akkor vonalkód alapján a scanner automatikusan csatolja a programba a beszkennelt példányt. Ebben az esetben Papíralapú típust kell kiválasztanunk) 9
Elektronikus példány betöltése 6.27. Határidı : a mezınél megadhatjuk azt a dátumot, ameddig el kell intéznünk az irattal a teendıket. A mezınél megadott dátum lejártakor a program figyelmeztet minket e-mailben (ha van belsı értesítési e-mail címünk rögzítve a programban), vagy belépéskor az Összesített információk menüponton, hogy az iratnak lejár a határideje. A késıbbiekben az itt megadott határidı az Iratok menüponton a Tényleges határidı, és Figyelmeztetı határidı mezık értéke is lesz. 6.28. Ügyirat : a mezınél lehetıségünk van az iratunkat ügyiratban elhelyezni. Az ügyiratokat úgy kell elképzelni, mint egy dossziét, melyben összetartozó iratokat helyezünk csak. Ügyiratoknál mindig egy fıszámos irat található, és a többi irat pedig alszámosan kapcsolódik az elsı irathoz. Új ügyirat : abban az esetben, ha bepipáljuk a jelölınégyzetet, akkor a program automatikusan létrehoz egy új ügyiratot, melynek neve ugyanaz lesz, mint az irat tárgya. Ebben az esetben a most rögzített irat lesz az ügyirat kezdı irata (ez fıszámosan iktatjuk), és a késıbbiekben az ügyiratba elhelyezni kívánt iratok alszámosan fognak belekerülni az ügyiratba. A mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével iratunkat egy már meglévı ügyiratba helyezhetjük el (ebben az esetben alszámosan kerül iktatásra az irat). Új ügyirat létrehozásakor, illetve meglévı ügyiratba elhelyezéskor a program rákérdez (abban az esetben, ha Vegyes típusú iratot rögzítünk), hogy melyik példányt szeretnénk ügyiratba elhelyezni, az elektronikusat, vagy a materiálisat. Ha a materiálist helyezzük ügyiratba, akkor a késıbbiekben postázni az iratot csak ügyirattal együtt tudjuk. Példány elhelyezésére vonatkozó kérdés 10
6.29. Számlaszám : lehetıségünk van az iraton szereplı számlaszám rögzítésére 6.30. Kulcsszavak : iratunkat tetszıleges számú kulcsszóval láthatjuk el, melynek segítségével bármikor egyszerően visszakereshetjük az iratot. Adjuk meg a Kulcsszó mezıbe a kívánt kulcsszót, majd nyomjuk meg az Enter billentyőt, vagy a zöld pluszjelet. 6.31. Hozzáférık : hozzáférık segítségével határozhatjuk meg, hogy ki az a személy, vagy kik azok a személyek, akik láthatják az általunk rögzített iratokat. Az Alapért. csoport tagjai és Iktatókönyv hozzáférıi résznél a jelölınégyzetben lévı pipa azt jelöli, hogy az alapértelmezett csoport tagjai, és iktatókönyv alapértelmezett tagjai automatikusan bekerülnek hozzáférınek a rögzített irathoz. A mezıkre kattintva a program meg is jeleníti nekünk egy ablakban, hogy kik tartoznak ebbe a csoportba. Ha szeretnénk további hozzáférıket megadni, akkor a mezı mellett található gombok segítségével megadhatunk további hozzáférıket. Nézzük sorba, mik is találhatóak itt: : a gomb segítségével szervezeti egységet adhatunk meg hozzáférınek. Ebben az esetben a szervezeti egység összes alkalmazottja látni fogja az általunk rögzített iratot. : személyeket tudunk megadni hozzáférınek : egyéncsoportot tudunk megadni hozzáférınek. Azok közül a csoportok közül tudunk választani, amelyeket mi hoztunk létre a Saját / Egyéncsoportok menüponton. : ha tévesen adtunk meg egy személyt hozzáférınek, akkor jelöljük ki a hozzáférık listájában, majd nyomjuk meg a gombot : a gomb megnyomásával a program kitörli az összes megadott hozzáférıt (kivétel az alapértelmezett csoport tagjai, és az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférıi) 6.32. Felelıs személy : lehetıségünk van itt megadni, hogy ki lesz az iratért a felelıs a késıbbiekben. Az itt megadott személy a késıbbiekben az Iratok menüpont Kapcsolatok fülön fog megjelenni, mint felelıs. 6.33. Megjegyzés : abban az esetben, ha egyéb jellemzıket szeretnénk megadni az irathoz, akkor azt a megjegyzés részben tehetjük meg. 6.34. Miután sikerült minden szükséges mezıt kitöltenünk, akkor a Mentés gomb segítségével mentsük az adatokat. Ekkor a program egy ablakban informál minket, hogy milyen iktatási számmal mentette el az iratot, és a késıbbiekben az Iratok menüponton tudjuk az adatokat szerkeszteni, megtekinteni. Információs ablak 6.35. Abban az esetben, ha egy borítékban két irat is érkezett, akkor az információs ablakban az Érkeztetési sorszám mellett található számjegyet jelöljük ki, majd nyomjuk meg a CTRL és C billentyőket egyszerre, így kimásoljuk az érkeztetési sorszámot. Majd nyomjuk meg az OK gombot. 11
Érkeztetési sorszám másolása 6.36. Ezek után a program meghagyja nekünk az elıbb rögzített irat adatait, így már csak módosítanunk kell a szükséges mezıket. Lépjünk a Korábbi érkeztetés mezıhöz, és kattintsunk a mezı mellett található összerendelı gombra ( ), majd egyszerő keresés segítségével keressünk rá a sorszámra. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy kiválasztjuk a legördülı listában a Sorszám lehetıséget (ha nincs ilyen, akkor Oszlopszerkesztéssel jelenítsük meg), majd a mellet lévı mezıbe kattintsunk, és nyomjuk meg egyszerre a CTRL és V billentyőket, majd a Keresés gombot. Végül az OK gombbal rendeljük a tételt az irathoz. Így a felsı részben lévı címzési adatok szürkévé válnak, így jelzi nekünk a program, hogy ezt még egyszer nem menti el, hanem a korábban megadott címzési adatokat fogja használni. 6.37. A továbbiakban módosítsuk a szükséges mezıket (Tárgy, alszámos iktatás, vonalkód, stb.), majd mentsük az adatokat. 7. Tájékoztatás küldése 7.1. Az Iratok menüpont 7.2. Keressük ki azt az iratot, melyhez szeretnénk tájékoztatást kiírni, azaz feladatot szignálni (irat tárgya, fıszáma alapján kereshetünk) 7.3. ha megtaláltuk az iratot, akkor lépjünk a Tájékoztatások fülre, majd nyomjuk meg a Szerkeszt gombot 7.4. Az így aktívvá váló munkapanelen nyomjuk meg a Tájékoztatás gombot 7.5. a Tájékoztatás mezıbe írjuk be, hogy mit szeretnénk végrehajtatni az irattal. Pl.: nézd át az iratot. 7.6. ezek után határozzuk meg, hogy ki, vagy kik hajtsák végre az irattal a teendıket. Ezt a Kiosztás gombra kattintva tudjuk megtenni. 7.7. Ekkor a program egy kérdést tesz fel, hogy csoportosan szeretnénk-e megadni a tájékoztatottakat. Az Igen gombra kattintva az egyéncsoportjaink közül tudunk megadni csoportokat, és így a csoport tagjainak kell végrehajtani a feladatot. A Nem gombra kattintva megjelenik a szervezeti egységünk összes alkalmazottja, és közülük tudjuk kiválasztani azt, vagy azokat a dolgozókat, akiknek a feladatot végre kell hajtania. Kérdés feladatkiosztásra 12
7.8. Miután kiválasztottuk a megfelelı személyeket, akkor kattintsunk az OK gombra. 7.9. Abban az esetben, ha a kiválasztott személyek között van olyan, akinek nincs belsı értesítési e-mail címe, akkor erre figyelmeztet a program, és megkérdezi, hogy így is szeretnénk-e hozzáadni a személyeket. Itt kattintsunk az Igen gombra. Figyelmeztetı üzenet 7.10. Végül az adatokat a Mentés gombbal rögzítsük. Így a program elküldi a kiválasztott személynek, vagy személyeknek a feladatot, azaz tájékoztatást. Ezek után a tájékoztatott személy e-mailben értesül róla, hogy tájékoztatást írtak ki részére, amennyiben pedig nincs belsı értesítési e-mail címe rögzítve a programban, akkor pedig belépéskor az Összesített információk menüponton láthatja, hogy egy új tájékoztatás lett kiírva részére. 8. Tájékoztatás lezárása 8.1. Abban az esetben, ha e-mailben értesültünk róla, hogy tájékoztatást írtak ki részünkre, vagy belépéskor az Összesített információk menüpontban látjuk, hogy új tájékoztatást kaptunk, akkor vagy kattintsunk a mezı mellett lévı piros nyílra, és így odanavigál minket a megfelelı menüpontra, azaz a Tájékoztatás / Kapott menüpontra. 8.2. A menüpontra lépve, láthatjuk, hogy az Aktív tájékoztatások szőrı alapértelmezetten megjelenik, azaz az adatlistában csak azok a tájékoztatások láthatóak, amikkel még feladatom van. 8.3. A Tájékoztatás résznél láthatjuk, hogy milyen feladatot kaptunk. 8.4. A felsı sorban az Irat letöltése és Irat megnyitása gombra kattintva lehetıségünk van a tájékoztatáshoz kiírt iratot letölteni illetve megnyitna, amennyiben feltöltöttek hozzá elektronikus példányt is. 8.5. Lezár gomb: abban az esetben, ha a kiírt feladatot elvégeztük, akkor a gomb segítségével lezárhatjuk a tájékoztatást. A gombra kattintva aktívvá válik a felület, írjuk az Értékelés részbe, hogy milyen eredménnyel hajtottuk végre a feladatot, majd a Mentés gomb segítségével mentsük el a változtatásokat. Ennek eredményeképpen a feladat, azaz tájékoztatás eltőnik az adatlistánról. 8.6. Visszautasít gomb: abban az esetben, ha nem nekünk van a feladattal dolgunk, akkor a gomb segítségével visszautasíthatjuk azt. 8.7. Továbbít gomb: ha nem nekünk van a feladattal dolgunk, viszont tudjuk, hogy kinek a feladata lenne ezt végrehajtani, akkor a gomb segítségével továbbíthatjuk ezt. 8.8. Kioszt gomb: abban az esetben, ha szeretnénk még további feladatvégzıket megjelölni, akkor kattintsunk a gombra, majd a Mentés gombra, és a megjelenı listából válasszuk ki a megfelelı személyeket. 13
Irat letöltése, és Irat megnyitása gombok Aktív tájékoztatások 9. Kimenı irat rögzítése Nem részletezzük a mezık töltését, mert hasonlóan mőködik, mint a bejövı irat rögzítése! 9.1. Gyorsiktatás (1801900) menüpont 9.2. Típus kiválasztása (amennyiben iratunknak nem csak a fizikai, hanem a digitális változatát is létre akarjuk hozni, akkor Vegyes típust válasszunk) 9.3. Irány megadása (ez esetben Kimenı ) 9.4. Szükséges mezık kitöltése: Címzett szervezet, és/vagy Címzett személy, Tárgy, Mellékletek száma, Másodlatok száma (a zöld színő mezık töltése ez esetben is kötelezı) 9.5. Iktatókönyv kiválasztása Iktatókönyv mezınél 9.6. Fıszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, és a Fıszám mezı melletti Automatikus jelölınégyzet bepipálása 9.7. Alszámos iktatás esetén iktatókönyv kiválasztása, a Fıszám mezı melletti Automatikus jelölınégyzetbıl a pipa kivétele, majd a megjelenı összerendelı gomb segítségével a megfelelı irat kiválasztása (amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az új iratot) 9.8. Amennyiben a kimenı irat késıbb kerül digitalizálásra (pl. a kinyomtatott példányt még alá kell íratni), akkor az iratra kötelezı vonalkódot ragasztani, majd azt a Vonalkód mezıbe is rögzíteni (ez alapján kerül késıbb digitalizálásra) 9.9. Amennyiben az iratot nem szükséges aláíratni, a digitális példány feltöltése a Fájlnév mezınél ( Vegyes típusú irat esetén) 9.10. Kulcsszavak megadása a Kulcsszó mezınél ( Enter vagy + gombbal hozzá kell adni, hogy bekerüljön a Kulcsszavak ablakba 9.11. Irat hozzáférıinek megadása (az Alapértelmezett egyéncsoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférıit automatikusan hozzá rendeli) 9.12. Az adatok rögzítéséhez Mentés gomb 14
9.13. Eredménye: az irat iktatásra kerül, az információs ablakban a rendszer tájékoztat az irat iktatási számáról. A továbbiakban az iratot az Iratok (1820800) felületen áll módunkban szerkeszteni, illetve megtekinteni annak részletesebb adatait. 10. Postalap nyomtatása Abban az esetben, ha kimenı iratunkhoz szeretnénk postalapot is nyomtatni, akkor ezt a következı menüponton tudjuk megtenni: 10.1. Szervezeti egység postái (1801800) / Postalap (1812800) menüpont 10.2. Postalapot a feladott tételek nyugtázása / átvétele elıtt áll módunkban nyomtatni 10.3. Nyomtatáshoz lépjünk a Postalap felületre, majd a megfelelı sorok kijelölése után nyomjuk meg a Postalap gombot 10.4. A postalap iktatásához válasszuk ki a megfelelı Szervezeti egység -et, illetve Iktatókönyv -et, majd válasszuk a Nyomtat gombot 10.5. A rendszer a nyomtatást követıen rákérdez, hogy akarjuk-e iktatással rögzíteni az iratot, ekkor válasszuk az Igen gombot, majd az ezután megjelenı ablakban az OK gombot 10.6. Eredmény: A lista nyomtatásra kerül, a postalap pedig iktatásra kerül a kiválasztott iktatókönyvbe. A kinyomtatott postalapot az Iratok (1820800) menüponton tekinthetjük meg. A postalap Iratkapcsolatai között a rajta szereplı iratok is megtekinthetıek. 11. Átmenı iratok kezelése (továbbpostázás) Abban az esetben használjuk ezt a funkciót, ha egy korábban rögzített iratot szeretnénk házon belül, vagy egy külsı szervezetnek, vagy személynek elpostázni. 11.1. Iratok menüponton a megfelelı irat kiválasztása / kikeresése 11.2. Az Iratok menüpontot alábontva válasszuk a Materiális példányok menüpontot 11.3. Új materiális példány rögzítéséhez (másolat, másodlat készítéséhez) kattintsunk az Új gombra, majd a szükséges adatok kitöltése után a Mentés gombra 11.4. A meglévı, vagy az új materiális példány kipostázásához lépjünk a Postázás fülre és válasszuk a Postáz gombot 11.5. A Postázás fülön a kötelezı (zöld színő) mezık kitöltése ( Címzett szervezet, vagy Címzett személy, Postai cím, Kézbesítés módja, Átvétel módja ) 11.6. A postázás rögzítése a Mentés gombbal. 11.7. Eredmény: A címzett személy (ha a belsı értesítési e-mailcíme rögzítve van) e-mail értesítıt kap a postázás tényérıl. A címzett a Személyes postáim (1811200) / Várható materiális példányok (1813200) menüponton az Átvesz gombra kattintva veheti át a küldeményt. Amennyiben a címzett személy nem rendelkezik Poszeidonnal, úgy a postát a Személyes postáim (1811200) / Feladott materiális példányok (1811600) menüponton a Nyugtáz gomb megnyomásával áll módunkban nyugtázni a címzett helyett. 12. Téves iktatás jelölése 12.1. Iratok menüpont Iktatási számok fülén Iktat gomb 12.2. Téves iktatás miatt kerül újra iktatásra jelölınégyzet bepipálása 12.3. Új iktatókönyv kiválasztása az Iktatókönyv mezı melletti összerendelı gomb segítségével 12.4. Alszámos átiktatás esetén az Automatikus fıszám jelölınégyzetbıl a pipa kivétele és a megfelelı irat kiválasztása a listából (amely alá alszámosan iktatni szeretnénk az iratot) 12.5. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb 15
12.6. Eredménye: az irat aktuális iktatási száma az új iktatási szám lesz, a régi iktatási számot az Iktatási számok fülön tekinthetjük meg (az Iktatókönyvek (1801350) felületen keresni is tudunk a régi iktatási szám alapján) 13. Ügyirat létrehozása 13.1. Ügyiratok (1801950) menüpont Új gomb 13.2. Ha elektronikus példánnyal akarjuk indítani az ügyiratot, akkor az Új gomb megnyomása után megjelenı felületen válasszuk az Elektronikus példányból lehetıséget, ha materiális példánnyal szeretnénk indítani, akkor válasszuk a Materiális példányból opciót, vagy ha még nem hoztuk létre az ügyiratindító példányt, akkor válasszuk a Feljegyzéssel opciót. 13.3. A megjelenı listából válasszuk ki azt a példányt, amellyel az adott ügyiratot indítani szeretnénk, majd OK gomb. 13.4. Ezt követıen az Ügyirat fülön töltsük ki a további szükséges adatokat. 13.5. Az ügyirat rögzítéséhez Mentés gomb. 13.6. Eredménye: Létrejön az új ügyirat (más néven dosszié), melynek segítségével csoportosíthatjuk iratainkat, valamint munkafolyamatot is rendelhetünk hozzá. 16