1. A szabályzat célja A TÜV Rheinland InterCert Kft. Rendszertanúsító-helye és tanúsítási kirendeltségei által lefolytatott menedzsment rendszer auditjának és tanúsításának folyamata. A tanúsító szervezet célja, hogy az általa kiállított tanúsítvány vagy igazolás a tanúsítási eljárás folyamán rögzített tényeken alapuljon, megállapításai a valóságnak megfelelőek legyenek. A Megbízó egy harmadik fél számára hitelt érdemlően igazolni tudja vállalt kötelezettségei teljesítését. 2. Alkalmazási terület A szabályzat hatálya a TÜV Rheinland InterCert Kft-re és tanúsítási kirendeltségeire, mint tanúsító szervezetre valamint a tanúsító szervezettel kapcsolatban álló Megbízóra terjed ki, aki a tanúsító szervezet szolgáltatásait abból a célból veszi igénybe, hogy a tanúsító szervezet tanúsítványával illetve igazolásával harmadik fél számára igazolja menedzsment rendszerének megfelelő működését, a vonatkozó szabványoknak való megfelelőségét. Jelen szabályzat együtt érvényes a felek között kötött megbízási szerződésben foglaltakkal. A tanúsító szervezet szolgáltatásait megbízási szerződésben rögzített keretek között, díjazás ellenében végzi. A szolgáltatás ellentételezésének megállapításakor figyelembe veszi a Megbízó menedzsment rendszerének adottságait, az alapul vett követelményrendszert, valamint a tanúsító szervezet működésére vonatkozó szabványokat (MSZ EN ISO/IEC 17021:2011) és akkreditálási előírásokat. 3. Fogalom meghatározások Jelen szabályzatban használt fogalmak az ISO 9000:2005 szabványban foglaltak szerint értendők. További fogalmak, illetve kifejezések használata az ISO/IEC 17021:2011 szabvány alapján történik. 4. A tanúsító szervezet szolgáltatásai, a rendszertanúsítás folyamata 4.1. Mintavételes eljárás A szabványos menedzsmentrendszerek független harmadik fél általi auditálása mintavételes eljárással történik, ezért a rendszerekben más/több hiba is előfordulhat, mint amit az auditorok megállapítottak. 4.2. Időpont egyeztetés, tájékoztatás Egyéb megállapodás hiányában Megbízó az auditok időpontját a tanúsító szervezet által kijelölt auditvezetővel egyezteti úgy, hogy az a tanúsító szervezetek tevékenységét szabályozó előírások (továbbiakban előírások) követelményeinek megfeleljen. Az auditvezető gondoskodik más érintett személyek értesítéséről, a folyamatba történő bevonásáról, a tanúsító szervezet tájékoztatásáról. 4.3. Előaudit Amennyiben Megbízó igényli, a tanúsítási audit előtt a tanúsító szervezet előauditot folytathat le. Az előaudit célja a rendszerben megmutatkozó gyenge pontok, hibák, szabványtól való eltérések feltárása. A vizsgálatot a rendszertanúsítással megbízott auditor csoport egyik tagja, többnyire az auditvezető végzi. Az előaudit RTSZ_5_0 1 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
eredményéről Megbízó a helyszínen szóbeli tájékoztatást, az auditot követően előaudit jelentést kap, mely tartalmazza a további szükséges lépéseket a tanúsítási eljárás sikeres lefolytatása érdekében. Az előauditra fordított idő nem számítható be a tanúsítási auditra előírt helyszíni audit időnek. 4.4. A benyújtott rendszerdokumentáció értékelése Megbízó legalább 4 héttel a tanúsítási vagy megújítási audit tervezett helyszíni időpontja előtt eljuttatja a tanúsító szervezet kijelölt auditvezetőjének az aktuális rendszer dokumentációját (kézikönyv, folyamatleírások, eljárás utasítások, valamint az auditvezető kérésére további dokumentumokat). A dokumentációt az auditorok átvizsgálják és értékelik. Az értékelés pozitív eredménye előfeltétel a tanúsítási eljárás további lefolytatásához. Ha a dokumentáció nem elégíti ki a vonatkozó szabvány követelményeit, tanúsítási auditot csak az eltérések, tisztázatlan részek rendezése után lehet lefolytatni. A Megbízó egy teljes körű dokumentált belső auditot szabvány valamennyi követelményére kiterjedően és egy átfogó, dokumentált vezetői értékelést köteles lefolytatni. A tanúsítási auditot csak akkor lehet végrehajtani, ha a vezetői felülvizsgálat pozitív eredménnyel zárult, a rendszer a Megbízó saját értékelése szerint a vonatkozó szabvány valamennyi követelményét kielégíti. 4.5. Helyszíni tanúsítási audit A Megbízónál végrehajtott helyszíni audit keretében a bevezetett menedzsment rendszer működését és megfelelőségét értékelik. A rendszernek ki kell elégítenie az alapul vett szabvány, előírás, valamint minőségirányítási rendszer esetében a termékekre vonatkozó - jogszabályban rögzített követelményeket, környezetközpontú irányítási rendszerek esetében a hatályos környezet, munka-és egészségvédelmi menedzsment rendszerek tanúsítása esetén a munkavédelmi-, munkaegészségügyi jogszabályi követelményeket. Élelmiszerbiztonsági rendszerek esetében a termékek és termék-előállítási folyamatoknak a higiéniai követelményeit is ki kell elégítenie. A menedzsment rendszerek első kezdeti tanúsítási auditja két szakaszban történik. 4.5.1. A tanúsítási audit 1. szakasza Az tanúsítási audit 1. szakaszának helyszíni végrehajtására az auditvezető audit tervet küld a Megbízónak az audit előtt. Az első szakasz során az auditorok a következő tevékenységeket végzik: A Megbízó dokumentációs rendszerének összevetése a gyakorlati alkalmazással. Helyszínen tanulmányozható dokumentáció vizsgálata. Információt gyűjtenek az irányítási rendszer alkalmazási területéről, folyamatairól, helyszíneiről, a vonatkozó jogszabályi szempontokról, és ezek teljesüléséről (beleértve az esetleges kizárások tényleges jogosságát). A tervezett és végrehajtott, dokumentált belső auditok, vezetőségi átvizsgálás ellenőrzése, a felső vezetés értékelésének megbeszélése az irányítási rendszer felkészültségét illetően a tanúsításra. Az audit első szakaszáról az auditorok auditjelentést készítenek. Ebben rögzítik a menedzsment RTSZ_5_0 2 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
rendszer érvényességi területét, igazolják az esetleges kizárások jogosságát, és szabványpontonként felsorolják az audit 1. szakasza során észlelt olyan eltéréseket, melyek az audit 2. szakaszáig kijavításra kell, hogy kerüljenek a sikeres tanúsítás érdekében. Az auditorok az 1. szakasz keretében ellenőrzik az ajánlatkérőn feltüntetett adatok valóság tartalmát. Amennyiben a menedzsmentrendszer érvényességi területére (tevékenységre), létszámra, telephely(ek)re vonatkozóan a korábbi adatokhoz képest eltérést észlelnek, a tanúsító szervezet újra vizsgálja a tanúsításra vonatkozó ráfordítás szükségletét, és szükség esetén szerződésmódosítást kezdeményez. Az audit vezetője megállapodik a Megbízó képviselőjével az észlelt hiányosságok megszüntetésére szükséges időráfordításról. Meghatározzák az audit 2. szakaszának reális időpontját, ami nem lehet távolabbi időpont, mint az 1. szakasz utolsó helyszíni napjától számított 3 hónap. 4.5.2. A tanúsítási audit 2. szakasza A tanúsítási audit 2. szakasza során az auditorok a Megbízó menedzsment rendszerének a szabvány valamennyi követelményének való megfelelőségét vizsgálják. A vonatkozó követelmények be nem tartása esetén az eltéréseket az auditorok a helyszínen eltérésjelentésekben rögzítik. A Megbízónak jogában áll az eltéréseket elfogadni, és a jelentés(eke)t aláírni, vagy eltérő véleménye esetén álláspontját szintén írásban közölni. Az audit végén záró megbeszélés keretében az auditorok számot adnak az audit eredményéről és ismertetik álláspontjukat a tanúsítási eljárás eredményét illetően. Amennyiben az audit során eltéréseket találtak, Megbízó köteles ezen eltéréseket megszüntetni, és intézkedéseket hozni annak érdekében, hogy hasonló eltérések a jövőben ne fordulhassanak elő. Az intézkedések hatékonyságát Megbízónak az auditorok felé igazolnia kell, amit megfelelő dokumentumok benyújtásával, vagy az auditorok ismételt helyszíni látogatása során az intézkedések bemutatásával tud megtenni. Utóaudit szükségességéről az auditvezető dönt. Az auditvezető döntését a tanúsító szervezet felülbírálhatja. Megbízónak a javító intézkedéseket legkésőbb a tanúsítási audit utolsó helyszíni napját követő 3 hónapon belül kell igazolnia. Amennyiben erre három hónapon belül nem kerül sor, akkor a javító intézkedések hatékonyságát minden esetben utóaudit keretében kell ellenőrizni. Utóauditra a tanúsítási auditot követő hat hónapon belül kerülhet sor. A határidő letelte után a tanúsítási auditot, mint sikertelen eljárást le kell zárni. Nem jelentős szabálytalanságok esetében az auditorok észrevételt tesznek, melyet szintén az eltérésjelentésben dokumentálnak. Megbízó ebben az esetben köteles egy intézkedési tervet készíteni és az auditornak bemutatni. A javító intézkedések tényleges bevezetésének ellenőrzésére a felügyeleti auditon kerül sor. A tanúsítási audit, illetőleg az utóaudit lefolytatását követően az auditorok auditjelentést készítenek, amit átadnak a Megbízónak. RTSZ_5_0 3 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
Az eltérésekre vonatkozó javító intézkedések ellenőrzését követően az auditvezető az audit dokumentációt jóváhagyásra és a tanúsítási döntés meghozatala végett benyújtja a tanúsító szervezetnek. 4.6. A tanúsítvány kiállítása és kiadása A tanúsító szervezet döntéséről a Megbízót írásban értesíti. Az audit eredményeinek illetve a javító intézkedések elfogadása esetén a tanúsító szervezet egy tanúsítványt, illetve bizonyos követelmény rendszerek esetében megfelelőségi igazolást állít ki a Megbízó nevére, címére és az irányítási rendszer hatálya alá tartozó szakmai területre. A tanúsítvány a Megbízó igényének megfelelően különböző nyelveken kerül kiállításra. A tanúsítvány regisztrálása érdekében az érvényességi területet magyar, német és angol nyelven is meg kell adni. A tanúsítvány három évig érvényes az előírásoknak megfelelően végrehajtott rendszerfelügyeletek esetén. A tanúsítvány átadására Megbízó fizetési kötelezettségeinek teljesítését követően kerül sor. Amennyiben a Megbízó nem tesz eleget a rendszerfelügyeletre vonatkozó fizetési kötelezettségének, a tanúsítvány érvényességének felfüggesztését, majd végleges visszavonását eredményezheti. 4.7. A tanúsított rendszer felügyelete A felügyeleti auditot a tanúsítási auditot követő egy illetve két év múlva kell végrehajtani úgy, hogy a felügyeleti audit helyszíni vizsgálatára és az esetleges eltérések kijavítására és annak igazolására a tanúsítási audit 2. szakasz utolsó napjáig sor kell, hogy kerüljön. Célszerű a felügyeleti auditot a tanúsítási audit 2. szakaszának utolsó napjához képest 3 hónapon belül időzíteni. A tanúsítási auditot követő 2. felügyeleti, valamint a megújító auditokat követő felügyeleti auditok (1. és 2.) végrehajtásának időintervalluma -3 hónaptól +1 hónapig terjed. A felügyeleti audit fenti határidőn belüli végre nem hajtása a tanúsítvány érvényességének felfüggesztését eredményezi. A tanúsítvány érvényessége ezek után már csak rendkívüli audit keretében állítható vissza. A rendkívüli audit határidejének elmulasztása a tanúsítvány érvényességének megszüntetését eredményezi. Felügyeleti audit előtt Megbízó köteles tájékoztatni a tanúsító szervezetet a szervezeti felépítésében, tevékenységi körében, a foglalkoztatottak számában, illetőleg a rendszer dokumentációjában végrehajtott változtatásokról. Amennyiben a felügyeleti audit során megállapítható, hogy a korábban hozott javító intézkedések végrehajtására nem került sor, vagy azok hatékonysága nem megfelelő, újabb eltéréslapot kell kiállítani. A tanúsítvány érvényessége megszűnik, ha a vonatkozó intézkedések a felügyeleti audit lezárásának időpontjáig nem kerülnek bevezetésre. 4.8. Rendkívüli felügyeleti audit Rendkívüli felügyeleti auditra kerülhet sor abban az esetben, ha a felügyeleti auditok lezárására a megadott határidőn belül nem kerül sor és ezért a tanúsítvány érvényességét a tanúsító szervezet felfüggeszti. Ettől az időponttól számított további négy hónapon belül rendkívüli felügyeleti helyszíni audit keretében lehet a felfüggesztett érvényességű tanúsítvány érvényességét visszaállítani. Amennyiben ez a helyszíni audit nem RTSZ_5_0 4 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
történik meg, ezt követően a tanúsítvány érvényessége 1 hónap múlva megszűnik. A rendkívüli felügyeleti audit díja ebben az esetben a szokásos felügyeleti audit díjától eltérhet. Megbízó menedzsment rendszerével kapcsolatban harmadik fél megalapozott panasszal él a tanúsító szervezet felé úgy, hogy a rendszer szabvány követelményeknek való megfelelése megkérdőjeleződik. Amennyiben a kérdést más úton nem lehet tisztázni, rendkívüli felügyeleti auditot kell végrehajtani. 4.9. Kibővítő audit Amennyiben a Megbízó a tanúsítványa érvényességi területét kívánja módosítani, a rendszer hatálya alá vont telephelyeinek számát kívánja bővíteni, vagy jelentős létszámváltozás történt, kibővítő audit lefolytatására van lehetőség. A kibővítő audit mértékét és díjazását a tanúsító szervezet és Megbízó egy külön megállapodás keretében rögzíti. 4.10. Megújító audit A kiállított tanúsítvány a tanúsítási döntéstől számítva három évig érvényes, ezt követően érvényességét automatikusan elveszíti. A tanúsítvány érvényességének fenntartása érdekében megújító auditot kell végrehajtani. A megújító auditra az érvényben lévő tanúsítvány érvényességi ideje alatt kerülhet sor. Amennyiben a tanúsítvány érvényessége lejárt, ezt követően csak teljes körű tanúsítási eljárás lefolytatása után lehet egy új tanúsítványt kiállítani. 5. A tanúsítvány használata, a használati jog terjedelme 5.1.Szerzői jog A tanúsítványra vonatkozó szerzői jog a tanúsító szervezet tulajdona. Megbízó a kiadott tanúsítványra kizárólag annak érvényességi területén és érvényességi idejére szerez használati jogot. Az érvényesség felfüggesztése vagy visszavonása esetén a használati jog szünetel, illetve megszűnik. 5.2. Érvényességi terület A tanúsítvány kizárólag a Megbízó tanúsított szervezeti egységére, tevékenységi körére, illetve a tanúsítványon feltüntetett telephelyére érvényes. A tanúsítvány használata a Megbízó más, nem tanúsított szervezeti egységei, illetve telephelyei számára nem megengedett. Megbízó a tanúsítvány jogosultságának megfelelő használatáért felelősséggel tartozik. 5.3. A tanúsítvány jogosulatlan használata miatti követelések a tanúsítóval szemben Amennyiben termékfelelősség, jótállás vagy szavatossági előírások alapján, vagy a tanúsítvány ezen szabályozásban rögzítettekkel ellentétes használata miatt a tanúsító szervezettel szemben követeléseket támasztanak, úgy Megbízó kötelessége, hogy a tanúsító szervezetet harmadik féllel szembeni mindenfajta kötelezettség alól mentesítse. Ugyanez érvényes olyan esetekre is, amikor harmadik fél a Megbízó által végzett megtévesztő vagy félrevezető reklámtevékenységek miatt a tanúsító szervezettel szemben követeléseket támaszt. RTSZ_5_0 5 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
5.4. A tanúsítvány módosítása Megbízó nem jogosult a tanúsítványon semminemű változtatást végezni, a tanúsítvány alakját vagy tartalmát indokolt esetben a csak az azt kiadmányozó tanúsító szervezet változtathatja meg. Ha a tanúsítványon bármely okból változtatás szükséges, akkor Megbízó köteles a változtatás érdekében a tanúsító szervezetet írásban megkeresni. A megkeresés indokolásában meg kell adni a változtatás okát és célját. A tanúsító szervezet meghatározza a tanúsítvány megváltoztatása érdekében szükséges lépéseket. (például rendkívüli audit végrehajtása a telephelyek számának bővítése miatt.) A változtatáshoz szükséges lépések végrehajtásáról és díjazásáról a Megbízóval külön megállapodást kell kötni. A szükséges lépések végrehajtása és sikeres lezárását követően lehet a tanúsítványon a kért változtatást átvezetni. 5.5. A tanúsítvány használati joga Megbízó tanúsítvány használati joga azonnali hatállyal megszűnik, ha: Megbízó a tanúsítás szempontjából meghatározó változásokról a tanúsító szervezetet haladéktalanul nem értesíti; visszaélnek a tanúsítvánnyal, Megbízó a tanúsítványt szerződésszegő módon használja; a felügyeleti audit eredményei nem igazolják a rendszer előírásszerű működését; a felügyeleti auditot Megbízó hibájára visszavezethetően nem lehet elvégezni; Megbízó vagyona terhére felszámolási eljárás folyik vagy Megbízó csődeljárási kezdeményezését a bíróság vagyon hiányában elutasította; a tanúsítási eljárással kapcsolatosan kiállított számla kiegyenlítése a megbízási szerződésben rögzített határidőn belül nem történt meg és a Megbízó a Megbízott póthatáridőt tartalmazó írásbeli fizetési felszólítása ellenére sem tesz eleget fizetési kötelezettségének; eljárásjogilag vagy bírósági határozat alapján a tanúsítvány érvényben tartását megtiltják; Megbízó a Megbízási szerződést egyoldalúan felbontja, vagy szerződési kötelezettségeit egyéb módon megsérti. 5.6. A tanúsítvány érvényességnek felfüggesztése, megszüntetése A tanúsító szervezetnek jogában áll a fent felsorolt indokok alapján a tanúsítvány érvényességét felfüggeszteni illetve, megszüntetni. A felfüggesztett érvényességű tanúsítvány ismételt érvényesítése a 4.8. az érvénytelenített tanúsítvány ismételt érvényesítése a 4.10 pontok alapján lehetséges. Amennyiben ismételt érvényesítésre a megadott határidőn belül nem kerül sor, a megszűnt érvényességű tanúsítványt Megbízó köteles a tanúsító szervezetnek visszajuttatni a tanúsítványról készült másolatokat visszavonni, megsemmisíteni. Felfüggesztett, illetve érvénytelenített tanúsítvány esetében Megbízó nem hivatkozhat többé tanúsított voltára, nem használhatja az erre utaló jeleket, feliratokat, logókat. Amennyiben Megbízó a felfüggesztett, illetve érvénytelenített tanúsítványt, mint érvényes tanúsítványt használja, annak visszaküldését megtagadja, vagy egyéb módon nem tesz eleget e szabályzatban foglaltaknak, a tanúsító szervezetnek jogában áll jogainak érvényesítése érdekében bírósághoz fordulni. Amennyiben a tanúsító szervezet a tanúsítvány jogtalan használatából adódóan anyagi vagy erkölcsi kárt szenved, a tanúsítvány jogtalan használójával szemben kártérítési követeléssel élhet. RTSZ_5_0 6 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
6. A tanúsító szervezet felelőssége A tanúsító szervezet felelősséget vállal a hibás teljesítésből eredő összes kárra a tanúsító szervezet munkatársainak szándékos vagy súlyos gondatlansággal elkövetett hibás teljesítése esetén a szerződés összegének tízszereséig, hanyag gondatlanságból (figyelmetlenségből) elkövetett hibás teljesítés esetén a szerződési összeg kétszereséig, beleértve a személyi, dologi és anyagi károkat; a megbízásából dolgozó munkatársaiért, auditoraiért, de a felelősségnek a tanúsító szervezet tekintetében történő korlátozása azonos módon érvényes a tanúsító szervezet munkatársai, vezető tisztségviselői és egyéb közreműködői tekintetében is. A tanúsító szervezet nem vállal felelősséget azzal kapcsolatban, hogy az általa kiállított tanúsítvány alapján más szervek (pl. hatóságok, a vizsgáló hivatalok, egyéb műszaki ellenőrző intézmények) Megbízó szervezetéről vagy termékeiről pozitív véleményt fognak alkotni, vagy engedélyeket fognak kiadni; a jogszabályok állandóságáért, hatályosságáért, a valóságban történő érvényesülésükért vagy a joghézagokért; azért, hogy a tanúsítványt a piaci versenyben korlátozás nélkül lehet használni; a tanúsítvány használatából eredő károkra. 7. A kiadott tanúsítvány regisztrálása az interneten A TÜV Rheinland által tanúsított vállalatokról az interneten elérhető portálon keresztül közvetlen információhoz juthat minden érdeklődő. A szolgáltatás neve: Certipedia. Az internet elérhetősége: www.certipedia.com. A tanúsítást követően a Megbízó egyedi azonosító számot, úgynevezett ID számot kap. Az azonosítószám alapján a TÜV Rheinland által működtetett adatbázisban megtalálható a tanúsításra és Megbízóra vonatkozó minden fontos információ. 8. A TÜV Rheinland logó használata 8.1. A TÜV Rheinland logó használati joga Sikeres tanúsítás esetén Megbízó jogot szerez a TÜV Rheinland logó használatára az alábbi formában: A jogosultság feltétele érvényes megbízási szerződés a Megbízó és a tanúsító szervezet között, a hivatkozott tanúsítvány érvényessége és a szerződésben rögzített kötelezettségek betartása. RTSZ_5_0 7 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
8.2. A TÜV Rheinland logó jelentése A logó önmagában igazolja a hivatkozott menedzsment rendszer tanúsítottságát, a szabvány követelményeinek való megfelelést. Használata kizárólag a hivatkozott menedzsment rendszer tanúsítvány érvényességi ideje alatt, érvényességi területén, tanúsított telephelyeire engedélyezett. A logó a tanúsító szervezet tulajdona, Megbízó csak az adott logóhoz kapcsolódó rendszer tanúsított állapotának idejére szerez használati jogot. Megbízó a használati jogot harmadik félre át nem ruházhatja. Megbízó a logó jogosultságának megfelelő használatáért felelősséggel tartozik. 8.3. A TÜV Rheinland logó használatának feltételei, alkalmazási köre A logót a Megbízónak, és kizárólag a Megbízó cégnevével vagy cégjelével közvetlen kapcsolatban szabad használni. A logót tilos a Megbízó termékén, a termék csomagolásán, vizsgálati jegyzőkönyvön vagy bármely egyéb helyen, oly módon elhelyezni, hogy harmadik személy a logó használatából arra a téves következtetésre jusson, hogy a tanúsított állapot a Megbízó termékére vonatkozik. A Megbízó a logót nem használhatja fel a hirdetései során félrevezető módon. Megbízónak gondoskodnia kell arról, hogy ne keltse annak érzetét, hogy a tanúsítás hatósági felülvizsgálat illetve jóváhagyás lenne. A jel (logó) az arányok megtartásával, a kívánt méretben használható fel. A jel tartalmazza a tanúsítási szerv emblémáját, a tanúsítás / igazolás alapjául szolgáló szabvány számát. Megbízó nem jogosult a logót megváltoztatni. Ha a logót bármely okból meg kell változtatni, akkor Megbízó köteles a változtatás érdekében a tanúsító szervezetet írásban megkeresni. A megkeresés indoklásában meg kell adni a változtatás okát és célját. A tanúsító szervezet a megkeresés alapján jogos igény esetén teljesíti a logón kért változtatásokat. A logó megváltoztatásával kapcsolatos költségeket a Megbízó viseli. 8.4. A TÜV Rheinland logó használatának felügyelete A logó alkalmazásának felülvizsgálata üzleti levélpapíron, hirdetési szóróanyagon, vagy bármely egyéb helyen a felügyeleti audit keretében, illetve a piac megfigyelésével történik. 8.5. A logó jogosulatlan használata miatti követelések a tanúsítóval szemben Amennyiben termékfelelősség, jótállás vagy szavatossági előírások alapján, vagy a logó ezen szabályozásban rögzítetteknek nem megfelelő használata miatt a tanúsító szervezettel szemben követeléseket támasztanak, úgy a Megbízó kötelessége, hogy a tanúsító szervezetet harmadik féllel szembeni mindenfajta kötelezettség alól mentesítse. Ugyanez érvényes olyan esetekre is, amikor harmadik fél a Megbízó által végzett megtévesztő vagy félrevezető reklámtevékenységek miatt a tanúsító szervezettel szemben követeléseket támaszt. 8.6. A logóhasználati jog megszűnése A Megbízó logó használati joga megszűnik, ha a logó használat alapjául szolgáló rendszer tanúsított állapota az érvényesség lejártával megszűnik és az érvényesség meghosszabbítását a Megbízó a tanúsító szervezetnél nem kezdeményezte; a tanúsító szervezet a tanúsítvány érvényességét felfüggeszti, vagy megszünteti; RTSZ_5_0 8 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
a tanúsító szervezet vagy a Megbízó a tanúsítási eljárás lefolytatására és a tanúsítvány használatára vonatkozó szerződést felmondja. Abban az esetben, ha a Megbízó a Megbízási szerződés, a TÜV Rheinland InterCert Kft. Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF), valamint a jelen szabályzatban rögzített előírásokat megsérti, és ezzel a tanúsító szervezetnek anyagi vagy erkölcsi kárt okoz, a tanúsító szervezet fenntartja a jogát a logó használatának visszavonására, az esetleges kártérítési igényének érvényesítésére. 9. Jogok és kötelezettségek 9.1. A tanúsító szervezet jogai A tanúsító szervezet joga, hogy a tanúsítási folyamatot végrehajtó auditorokat kijelölje, szükség esetén külső szakértőt vonjon be a vizsgálatba; a megbízási szerződésben rögzített díjakat és költségeket a szolgáltatás végrehajtását követően a szerződés fizetési feltételei szerint Megbízó felé kiszámlázza; a kiadott árajánlat érvényességi idejét meghatározza; az árajánlatban, illetőleg a szerződésben rögzített árakat a Megbízóval folytatott előzetes egyeztetést követően a szolgáltatás tényleges mértékéhez igazítsa, amennyiben a hibás kalkuláció a Megbízó hibás adatközlésére vagy az időközben beállt jelentősebb változásokra vezethető vissza; a megbízási szerződést egyoldalúan felmondja és a tanúsítási eljárást lezárja, az esetleges korábban kiállított tanúsítványt érvénytelenítse és visszavonja, amennyiben a Megbízó a szerződésben vállalt kötelezettségeinek póthatáridőt is tartalmazó írásbeli felszólítás ellenére nem tesz eleget, vagy a szerződésben rögzített árak a Megbízó hibás adatszolgáltatása vagy az időközben beállt változások miatt nincsenek összhangban a tényleges indokolt, szükséges és a tanúsító szervezet által tételesen igazolt ráfordításokkal és a Megbízó a szerződés módosítását megfelelő indok nélkül megtagadja. 9.2. A tanúsító szervezet kötelezettségei A tanúsító szervezet és a tanúsító auditorok kötelessége, hogy a kapott információkat bizalmasan kezeljék, harmadik félnek tovább nem adják; az eljárást a tanúsító szervezet előírásai alapján folytassák le; a tanúsító szervezet a tanúsítási eljárást arra megfelelő jogosultsággal és szakmai felkészültséggel rendelkező auditorokkal hajtassa végre, a tanúsításban részt vevő személyekről (auditvezető, auditorok, szakértők, esetleg tolmács) a tanúsító szervezet szakmai önéletrajzot küld a Megbízónak; az auditon részt vevő auditor gyakornokok (traineek) személyét előzetesen a Megbízó tudomására hozzák, hogy részvételüket az auditon engedélyezze; akkreditáló szervezet részvételi szándékát az auditon előre jelezzék, ehhez Megbízó jóváhagyását megkérjék; az audit során és azt követően készített jelentések tartalma a valóságnak megfeleljen; RTSZ_5_0 9 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
az audit időpontok meghatározásánál Megbízó kéréseit, adottságait figyelembe vegyék; a tanúsítási eljárás változásáról a Megbízó felé időben tájékoztatást adjon, szükség esetén a vonatkozó szerződés módosítását kezdeményezze; a kiadott tanúsítványokról, azok érvényességéről feljegyzést vezessen, ahhoz a nyilvánosság számára hozzáférést biztosítson; Megbízó részéről a tanúsítási eljárással szemben felmerülő panaszokat rögzítse, és érdemben kezelje; Megbízó részéről a tanúsítási eljárással kapcsolatos észrevételeket kezelje, és indokolt esetben intézkedéseket hozzon. 9.3. A Megbízó jogai A Megbízó joga, hogy: az előaudit, a tanúsítási audit, az utóaudit valamint a felügyeleti auditok időpontjára a szerződésben megállapodott időtartamokon belül, a vonatkozó akkreditálási előírások betartása mellett a vezető auditorral történő egyeztetés után javaslatot tegyen, a tanúsító szervezet által kijelölt auditorok személye ellen indokolt esetben előzetesen írásban kifogással éljen, a kifogásait azonban köteles indokolni, a megbízási szerződéstől elálljon, a tanúsítási folyamatot megszakítsa, amennyiben valamennyi, az elállás vagy a megszakítás pillanatáig esedékes fizetési kötelezettségének eleget tett, döntését azonban köteles írásban indokolni, az auditorok esetleges szakszerűtlen tevékenysége, az auditjelentésben rögzített valótlanságok miatt a tanúsító szervezet vezetője felé panasszal éljen, vagy a tanúsító szervezettől független irányító testülethez forduljon. 9.4. A Megbízó kötelezettségei A Megbízó kötelezettsége, hogy a megbízási szerződésben rögzített kötelezettségeit mindenkor betartsa, a vezető auditorral történő egyeztetés alapján a szükséges dokumentációt (kézikönyv, eljárás utasítások), a kitöltött tanúsíthatóság vizsgálatát szolgáló kérdőívet (csak új tanúsítás esetében) a mellékleteivel együtt legalább 4 héttel a tanúsítási audit előtt a tanúsító szervezethez vagy a kijelölt auditvezetőhöz eljuttassa, a tanúsítási auditot végző auditorok munkáját segítse, a tanúsításhoz szükséges és a valóságnak megfelelő információt közöljön, az auditorok számára a menedzsment rendszerrel kapcsolatos dokumentációkba, feljegyzésekbe és a munkafolyamatokba betekintést engedélyezzen, valamennyi érintett terület megtekintését és illetékes személlyel történő találkozást lehetővé tegye, az egyes munkafázisok elvégzését a teljesítés igazolás aláírásával elismerje, RTSZ_5_0 10 / 11 (rev. 2015.06.04-től)
a fizetési feltételekben rögzített fizetési kötelezettségének a tanúsítási audit eredményétől függetlenül eleget tegyen, az auditok díjait, költségeit, a tanúsítvány kiállításának és regisztrálásának díját, utazási és szállásköltségeket a fizetési feltételeknek megfelelően megfizesse, tanúsításával ne éljen vissza, ne közöljön hamis, a tanúsítási eljárással vagy a tanúsító szervezettel kapcsolatban félrevezető információkat, a tanúsítás felfüggesztése, visszavonása vagy lejárta esetén hagyjon fel a tanúsításának reklámozásával, és küldje vissza a tanúsító szervezet által követelt tanúsítványokat, valamennyi a tanúsított rendszerre vonatkozó panaszt valamint az ezekre hozott intézkedéseket feljegyezze és a tanúsító szervezet auditorainak bemutassa, a tanúsító szervezetet a tanúsítvány kiadását követő időszakban beálló, a rendszer működését befolyásoló változásról, a vállalat szervezetének átalakításáról, jelentősebb létszámváltozásról tájékoztassa. TÜV Rheinland InterCert Kft. H-1132 Budapest, Váci út 48/A-B. telefon +36-1-461-1200 telefax: +36-1-4611-199 e-mail: tuv@hu.tuv.com www.tuv.hu RTSZ_5_0 11 / 11 (rev. 2015.06.04-től)