ÚTMUTATÓ Munkaidő nyilvántartó rendszer Szoftver használata A szoftvert is rendszergazdaként futtassa! Indítás után a következő kezdőképernyő látható: Telepítés FONTOS! Ha már van a számítógépen bármilyen ZK szoftver, akkor a telepítés előtt le kell állítani a háttér folyamatokat. Ezt a CTRL+ALT+DEL gombok megnyomására előhozható Feladatkezelő -> Szolgáltatások fülön teheteti meg : Fő funkciók A telepítő fájlt (setup.exe) mindenképpen rendszergazdaként futtassa (jobb klikk). A szoftver telepítése ezen kívül a szokásos módon történik. A telepítés során ki kell választani, hogy az ujjlenyomatolvasó driver is települjön. Ezután újra kell indítani a számítógépet, és a szoftver használatra kész. Az eszköz helyi hálózaton kommunikál a számítógéppel TCP/IP alapon, ezért ugyanabban a tartományban kell lennie a címüknek. A következő beállításokat kell elvégezni: Vezérlőpult-> Hálózat és Internet-> Hálózati és megosztási központ. Itt a bal oldalsó sávban az Adapter beállítások módosítása menüre kattintva megjelenik egy kisebb ablak. Itt nyomjon a Tulajdonságokra, majd válassza ki a TCP/IPv4-t. Ez után állítsa át fix IP címre, ez a következő legyen: 192.168.1.8, alhálózati maszk: 255.255.255.0. (Természetesen eltérő hálózati beállítások mellett más cím megadása lehet szükséges.) Data Initialize System: A szoftver visszaállítása az alapértelmezett beállításokra. Clear Obsolate Data: Régebbi adatok törlése. Backup Database: Adatbázis betöltése a szoftverbe. Import/Export AC Data: Eseménynapló menthető le a számítógépre vagy tölthető vissza onnan. Usb Disk Manage: kiegészítő funkció; külső USB kezelés. Change User: Felhasználó váltása. Exit: Kilépés a programból. 1/9
Attendance Device Management Employee Leaving on Business/Asking for Leave: A dolgozók távolléte esetén itt be lehet állítani, hogy mikortól meddig van távol, és milyen okból. Ezt el lehet menteni excel fájlként, valamint nyomtatható formában is le lehet tölteni. Forgetting to Clock in/out: Amennyiben egy dolgozó elfelejtett ki/becsekkolni, ezt ezen a menüponton keresztül lehet utólag pótolni. Coming Late Collectively: Amennyiben néhány dolgozóról, esetleg egész osztályról tudjuk, hogy később fog jönni valamilyen okból, vagy előbb távozik, itt beállítható a ki- és becsekkolási időpont. Search/Print Attendance Record: Eseménynaplót lehet lekérdezni, adott időpontról. Current Employess s On-Duty Status: Megtekinthetjük, a dolgozók jelenlegi állapotát (bent vannak/nincsenek bent). Connect: Eszköz csatlakoztatása Disconnect: Eszköz kapcsolat bontása Download attendance logs: Letölti az eszközről az eseményeket Upload user info and FP: Felhasználói adatokat feltölti az eszközre Download user info and FP: Letölti az eszközről a felhasználói adatokat Delete AC log: Az eseményeket kitörli a programból. AC manage: Itt lehet megtekinteni az eszköz információkat, a kommunikációs beállításokat. Ezen felül az Advanced Function menüben lehet időt szinkronizálni, kikapcsolni/újraindítani az eszközt, az admin jogokat törölni és inícializálni az eszközt. Upload AD picture: Itt tud képet feltölteni majd felhasználóhoz rendelni. Synch Time: Idő szinkronizálása. Help Attendance Calculating and Reports: Jelentések, statisztikák kérhetőek le, számolhatóak ki. Help Contest: Súgó, F1 billentyűvel előhozhatja. System operate log: A rendszeren végzett műveleteket listázza ki. Maintenance/Options Department List: Osztályok Employee Maintenance: Személyzet Administrator: Adminisztrátorok Maintenance Timetables: Időtáblák Maintenance Shift Schedules: Műszakok Employee Schedule: Személyzet munkarendje Holiday list: Itt tud beállítani szünetnapokat. Attendance Rule: Nyilvántartás beállítások. Leave Class: Távollét beállítások. Check New Version: Ellenőrzi, hogy a szoftver legfrisebb verziója van-e fönt a gépen, esetleg lehet-e frissíteni. About: A program adatait láthatja Database Option: Adatbázis beállítások. 2/9 System option: A program beállításai.
Fő ablak részei 1 - Gyors elérési sáv. A leggyakrabban használt funkciók érhetőek el. 2 - A legfontosabb beállítások, opciók listája, a könnyebb elérhetőség miatt. 3 - A hozzáadott eszközök és azok információnak listája. 4 - Valós időben láthatók ezen a felületen az eszközön történő azonosítások (pl. kártya lehúzás) és azok adatai. 5 - A csatlakoztatott eszköz állapot változásai, műveleteinek listája. 3/9
Eszköz hozzáadása Osztályok hozzáadása A programhoz csatlakoztathatók különféle kommunikáción keresztül eszközök. Ehhez kattintson a Device fülre a gyorselérési sávon, majd nyomjon az Add New Device gombra. Itt meglehet adni az eszköz nevét, azonosító számát (mindegyik eszköznek egyedi azonosítójának kell lennie; ez az eszközben megadható), a kommunikáció típusát (és esetleges jelszót). 2 féle kommunikáció lehetséges az eszköz és a számítógép között. A legcélszerűbb az Ethernet kapcsolat kiválasztása. TCP/IP csatlakozás esetén meg kell adni az eszköz IP címét (ezt a saját menü rendszerében lehet módosítani), valamint a portot (biztonságtechnikai eszközök portja: 4370). Fontos, hogy az eszköz és a számítógép címe azonosos tartományban legyen. Tehát, ha a számítógép címe 192.168.1.8, akkor például az eszközé legyen 192.168.1.201. RS485 kapcsolat esetén be kell állítani a COM portot valamint az átviteli sebességet. Ezt a számítógép-kezelésben az eszközkezelő felületen tudja megnézni. Válassza ki az eszközt, a port beállításoknál meg tudja nézni az átviteli sebességet (bit/másodperc). Az RS485 kapcsolat létrehozásához szükség lehet egy RS485-USB átalakítóra. Az Edit Current Device menüpontban a kiválasztott eszközt tudja módosítani, az Edit All Device menüpontban pedig a felugró ablak bal oldalán tudja kiválasztani az eszközöket. Törölni a Del Device gomb segítségével tud. Ha hozzáadta az eszközöket jelölje ki, majd kattintson a Connect gombra. A jobb alsó sarokban lévő ablakban láthatja a kapcsolódás folyamatát. Sikeres csatlakozás esetén az eszköz Connected státuszba kerül. A programban létre lehet hozni osztályokat, amikhez később a személyzetet tudja hozzárendelni. Ezzel átláthatóbbá tudja tenni a személyzet kezelését. Kétféleképpen tud belépni az osztályok menüpontba; vagy kattintson az Employees gombra, majd ott a felugró ablak bal felső részén a Department management gombra kattintva, vagy pedig a Maintenance/Options legördülő menüben az első, Department List opcióra kattintva. Itt az Add gombbal új osztályt tud hozzáadni, a Rename gombbal át tudja nevezni a már meglévőt. Hozzáadás közben mindig az alatta lévő ablakban kijelölt osztály alá sorolja be az új osztályt. Lehetőség van átvinni a személyzetet egyik osztályból a másikba. Ehhez nyomjon az Employed gombra. Itt a kiválasztott osztály személyzetét látja a jobb oldalon, a baloldalon az osztály nélküli személyzetet. Az Add gombbal be tudja sorolni az osztályba, a Remove gombbal pedig ki tudja onnan venni. Egy osztályból a másikba csak úgy tudja áttenni a személyzetet, ha az elsőből már kivette. Tehát először ki kell venni az egyik osztályból, átlépni a másikba, majd betenni az új osztályba. 4/9
Személyzet hozzáadása Adminisztrátor hozzáadása A személyzet hozzáadásához lépjen be az Employees menüpontba. A bal oldali kis sávban az osztályokat, mellette a kiválasztott osztályokban lévő személyzetet látja. Alatta a kiválasztott személyzet adatait tudja módosítani. Amit mindenképp meg kell adni a felhasználónak: AC No. (Azonosító szám) valamint a Name (Név). CardNumber menüponthoz kell beírni a kártyaszámot (kártyán szereplő sorszám első 10 számjegye). Ezen kívül a többit értelemszerűen töltse ki, így el tudja tárolni a személyzet adatait. A felső sorban a T betűvel jelölt gombbal tudja átvinni az egyik osztályból a másikba a személyzetet, az L betűvel jelölt gombbal pedig kiveszi a jelenlegi osztályából. Az Add, gomb segítségével új személyzetet lehet hozzáadni, a Save gombbal pedig el lehet menteni. Delete gomb a törlésre szolgál, a Cancel pedig a módosítások visszaállítására. A Batch gomb segítségével több felhasználót lehet hozzáadni. A Search gomb a keresésre szolgál, az Import menüvel pedig egy meglévő személyzet adatbázist (pl. excel lista) lehet betölteni a programba. Ha megvan az egész személyzet térjen vissza a kezdő képernyőre és a felső sávban görgesse le a Device Management opciót, majd az Upload User Info and FP gomb segítségével töltse föl az eszközbe az adatokat. Amennyiben az eszköz már regisztrált személyzetét szeretné használni, kattintson a Download User Info and FP gombra, ekkor az Employees -nél láthatja ezeket a felhasználókat. Miután hozzáadta a személyzetet, ezek közül ki lehet jelölni adminisztrátorokat. Ehhez a Maintenance/Options menüben menjen az Administrator opcióra. Kattintson az Administrator gombra, majd a legördülő menüben válassza ki az adminisztrátor típusát. A Cancel Administrator gombbal törölni tudja az adminisztrátort. Miután kiválasztotta a típust, lehetősége adódik megadni az adminisztrátori jogokat. Ha ezt később szeretné megtenni az Operation Purview gombbal tudja utólag beállítani. Ezen kívűl jelszót is rendelni kell az adott adminisztrátorhoz. Automatikusan az adminisztrátor felhasználó, azonosító száma (AC No.) lesz a jelszó. Ha adminisztrátort ad meg, a szoftver a következő indításkor kéri a felhasználónevet és jelszót, ezért mindenképpen adjon meg jelszót. Időtáblák beállítása Időtábla beállításához kattintson a Maintenance Timetable gombra. Itt tudja beállítani, hogy mettől meddig tart a munkaidő, hány percet vegyen a rendszer késésnek vagy korai távozásnak, mettől meddig lehessen be- és kicsekkolni. További időtáblákat tud hozzáadni az Add gomb segítségével. Ekkor a bal oldali sávban ki kell tölteni az adatokat, majd a Post gomb megnyomásával véglegesíteni kell. 5/9
Műszakok létrehozása Miután létrehozta az időtáblákat, elkészítheti a műszakokat, amiket hozzá tud majd rendelni az osztályokhoz/személyzethez. Ehhez válassza ki a Shift Management opciót. Itt az Add gomb segítségével adhat hozzá műszakot, a bal oldali felsorolásban kell beírni a műszak nevét, érvényességének kezdetét, valamint az ismétlődés számát és egységét (a példában a műszak hetente ismétlődik). Az Add Time gomb segítségével lehet kijelölni az időtáblát, valamint, hogy melyik napokon legyen érvényes az adott időtábla. (Természetesen lehet váltott műszakot is létrehozni, ilyenkor be kell írni az egyik hétre az egyik műszakot, majd a következőre a másikat.) Személyzet műszakhoz rendelése Válassza ki az Employee Schedule opciót. Itt a bal oldali ablakban tudja kijelölni az osztályt, a jobb oldaliban pedig a személyzetet. Az alatta lévő ablakban a kijelölt dolgozó (ha több dolgozó munkaidejét szeretné állítani, akkor Shift vagy Ctrl segítségével jelölje ki a személyzetet, ha az osztály minden dolgozóját ki szeretné jelölni kattintson a jobb felső sarokban lévő pipára.) jelenlegi munkaidejét, ha van. A teljes műszak beállításához kattintson az Arrange Shift gombra. Tegye be a Used timetable részhez azokat az időtáblákat amiket a kijelölt dolgozók műszakjaihoz használni szeretne. Ezután az Assigned Schedules list résznél a + gombra kattintva lehet beállítani a műszakokat és az időpontokat. 6/9
Ünnepek hozzáadása Meghatározhatóak munkaszüneti napok névvel, kezdési időponttal és időtartammal. A beállított műszakok bármikor megváltoztathatóak egy adott személynél, ehhez kattintson a Temporay Shifts gombra. A jobb szélső gomb segítségével minden egyes napról tudja törölni az összes műszakot a kijelölt időpontokban. Ezt a Time Range résznél tudja állítani. Ezután a + ikonnal adhat hozzá új műszakokat, valamint a - gombbal törölhet. Ez után nyomjon az Ok gombra. Ez után látható, hogy a kijelölt időpontokban ez a műszak fog érvényesülni. A változtatások elmentéséhez nyomja meg a Save gombot. Ezzel csak bizonyos időszakokra tudja beállítani a dolgozó munkaidejét. Nyilvántartási szabályok beállítása Kattintson az Attendance Rule menüpontra, itt több haladó beállítási lehetőség található. A Basic Settings -ben olyanokat lehet beállítani, hogy mi az eszköz neve, melyik naptól kezdődik a hét, valamint az időzónák hosszát. A Calculation menüpontban a számítási beállításokat lehet módosítani (munkanap hossza, túlóra hossza stb.). A Statistic Items -nél lehet beállítani, hogy a statisztikák milyen adatokat figyeljenek. Ilyen például a késés vagy a túlóra. A Weekend Set -ben lehet beállítani, hogy a hét melyik napját számítsa a rendszer hétvégének. 7/9
Jelentések lekérdezése Valós-idejű megfigyelés: A kezdőképernyő alsó ablakában látható, itt időponttal együtt kerül kiírásra, hogy ki és melyik eszközt használta. A jelentések lekérdezése előtt töltse le az adatokat az eszközről a Download attendance log opcióval! Az AC Log ikonnal hozható elő a személyzet be- és kilépési idejének és helyének listája. Állítsa be a vizsgálni kívánt osztályt, személyzetet és időpontot. Ez után a Search gomb segítségével ki tudja listázni a beállított időpontok közti eseményeket. Advenced Export és Export segítségével el tudja menteni az adatokat, a Preview gomb segítségével pedig nyomtatható formában írja ki azokat. Simple Calc fülre való váltással le tudja egyszerüsíteni a listát, ekkor csak azt látja, hogy a személyzet mikor húzta le a kártyát az eszközön. Clock In/Out Log Exceptions : Ezen az oldalon lehet kiíratni az egyes dolgózók kártya használatát. Shift Exception : Itt látható a személyzet műszakjainak részletes kiértékelése, minden fontos adattal. Misc Exceptions : Itt tudja megnézni a dolgozók hiányzásának okát. Ennek segítségével pontosabb kiértékelést és statisztikai jelentést lehet készíteni. Calculated Items : Itt láthatja az összegzést. Ebben található a megadott időben a dolgozó késése, korán érkezése, túlórája, munkaideje, hiányzása, stb. OTReports : Túlóra jelentést láthatja itt. NoShiftUserAtt : Ez a menüpont megkönnyíti a menedzser számára a nem betervezett munkavállalók megtekintését és ütemezését. A Calculate gomb segítségével tudja betölteni a képernyőre az adatokat, az Export Data gomb segítségével pedig el tudja menteni a táblázatot excel fájlként. A Report gomb megnyomásával különféle formátumban lehet lekérdezni ezeket az adatokat, így elősegítve az átláthatóságot és a használatot. 8/9 A Report ikonnal hozható elő a részletes munkaidő nyilvántartás. Állítsa be az osztályt, a személyzetet és az időt. Ez után a Calculate gombra kattintva láthatja a személyzet munkaidejét napokra lebontva. Látni lehet a késéseket, a korai beérkezéseket, a munkaidőt. Az átláthatóságot színekkel segíti a program, ezek jelentését oldalt a Change color gomb segítségével tudja átállítani. A Change filter gombok segítségével tudja szűkíteni a keresést események és műszakok alapján. A Maintenance AL/BL menüpontban lehet megadni egyes dolgozók hiányzásának okát (beteg/szabadság). Amennyiben egy dolgozó elfelejtett becsekkolni, ezt a programban lehet pótolni. Kattintson rá az Append Clock In/Out Log gombra, majd állítsa be a dolgozó adatait, valamint, hogy mikor érkezett meg.
Rugalmas munkaidejű dolgozó Kiegészítő funkciók Nem kötelező fix műszakot rendelni egy adott személyhez. Ettől függetlenül a szoftver nyilvántartja a ki- és belépéseit. A jelentésekben a NoShiftUserAtt opció alatt tudja nyomon követni az ilyen rugalmas munkaidővel rendelkező dolgozó teljes ledolgozott idejét. A szoftver 5 ilyen be- és kilépést fog számolni (ezen túl nem írja felül a meglévőket). A System Options menüpont alatt a Function option fülnél kiválasztható az Access control és USB Manage funkciók, ekkor új lehetőségek jelennek meg a programban. Belépés vezérlés (Access Control) Adatbázis kezelés Biztonsági mentés: A program képes biztonsági mentéseket létrehozni a jelenlegi adatbázisból, majd ezeket később visszatölteni, ha szükség van rá. A biztonsági mentés helyének beállításához kattintson a Database Option menüre. Itt tudja beállítani a biztonsági mentés helyét. Ez után hozza létre a Backup Database opcióval. Ha ezt a mentést nem ide szeretné tenni, megteheti, hiszen tallózás segítségével tudja elmenteni, így bármikor megváltoztathatja a biztonsági mentés helyét. A mentés Microsoft Access Database típusú lesz. Eseménynapló elmentése, betöltése: Ezt az Import/Export AC Data gombok segítségével teheti meg. A bal oldali sávban a door manage fül alatt jelenik meg a beléptetés vezérlés lehetősége. Lehetőség van beállítani időzónákat ( Timezone ), hogy mely napokon mikor nyitható az ajtó, majd csoportok alakíthatóak ki ( Group) és ezekhez rendelhető a személyzet. Nyitási kombinációk adhatóak meg ( Unlock Combination ). Beállítható, hogy adott személy mikor léphet be ( Access Control Privilege ). Miután végzett a beállításokkal, töltse fel az eszközre az Upload Options gombbal. Pendrive kezelés (USB Disk Manage) A Data fül alatt az Usb Disk Manage opcióval érhető el. Itt felhasználói és belépési adatok menthetőek le USB adathordozóra vagy tölthetőek le onnan. Ezt megtehető egyaránt a szoftverből vagy közvetlenül az eszközön keresztül. 9/9