HIVATALOS/ÜZLETI LEVÉL Hivatalos levelezés. Levelek, megkeresések, kérelmek és e-levelezés. Tartalmi, stiláris és formai szabályok. Öt alapvetõ cél: 1. Informálni akarunk. 2. Megmagyarázni valamit (magyarázkodni). 3. Meggyõzni, rábeszélni a címzettet. 4. Elutasítani a címzett javaslatát. 5. Udvariasságból fordulunk a címzetthez. Három érdemi rész: Cikkek, könyvek, elõadások mellett egyéb kommunikációs feladatok is fontosak. Üzleti/hivatalos levelezés (meghívólevelek, pályázatok stb.) 1. Üzenet, amiért a levél megszületett. 2. Megvilágítjuk, alátámaszjuk, kifejtjük a levél érdemi mondanivalóját. 3. Alkalmas formulákkal történõ lezárás. + Kimondatlan üzenetek sokasága! A szó elszáll, az írás megmarad.
A hivatalos levél nem csak a feladó és a címzett ügye! Meg kell fontolnunk, hogy mit és hogyan írunk le: - Önvédelmi okokból. - Tárgyilagos közlés a cél. - A dokumentumok üzleti viták tárgyává válhatnak. Úgy járj el másokkal szemben, ahogy szeretnéd, hogy mások is eljárjanak veled szemben! 4. A levél formai elemei: A feladó címe: bal oldalon, de akár 2-3 sor is. A fejléc jobb felsõ sarkában az ügyintézõ neve, telefonszáma és tárgymegjelölés. Az elõre nyomtatott fejléc nagyon hasznos! A dátumsor: jobbra fent vagy a fõ szöveg után. A belsõ címzés a bal oldalon, a címzett rangjával. A megszólítás középen. A szöveg, az udvarias zárás és az aláírás. Ne majmoljuk az angol formai elemeket! A hivatalos/üzleti levél tartalmi és formai köveleményei 12 pontban: 1. Pontosan, egyértelmûen, szabatosan fogalmazzunk. 2. Legyen rövid és célratörõ a levél. 3. Felépítése: üzenet (az elsõ 1-2 mondatban váljon egyértelmûvé), megvilágítás, lezárás. 5. Ügyeljünk a címzés (rang!) pontosságára! 6. Megszólítás: Tisztelt vagy kedves, név vagy rang. 7. Kerüljük a személytelen, általános megszólításokat. 8. Negatív tartalmú leveleinket is kezdjük egy pozitív vagy legalább semleges tartalmú közléssel. 9. Ne mentegetõzzünk, de ha indokolt kérjünk bocsánatot mielõbb, tárgyszerûen és udvariasan.
10. Az udvarias zárás az oldal közepén, új bekezdésben. Mindig tartalmazzon együttmûködési készséget kifejezõ mondatot. 11. Mindig kézzel írjuk alá a levelet. 12. Minél hamarabb válaszoljuk meg a kapott leveleket. A kész levelet mindig olvassuk el újra. Ügyeljünk a papír, a boríték, a gépelés, az írás minõségére! Ne ezen spóroljunk. AZ E-MAILEK TIZENÖT SZABÁLYA: 1. Gyõzõdjünk meg róla, hogy a levél nekünk szól-e és tõlünk várnak-e rá választ. 2. Készítsünk névjegyet és használjuk minden esetben. 3. Tisztázzuk, hogy kinek írjuk a levelet. 4. Továbbküldés esetében óvatosan járjunk el és értesítsük a feladót. 5. Használjunk egyértelmû és informatív tárgymegjelölést. A leggyakoribb hibák: Ne írjunk többcélú levelet. Ne írjunk bonyodalmas, bürokratikus, körülményes leveleket. Számok és nevek írásakor különös gonddal járjunk el. Ne sikkasszuk el a személyeket. Levelünk utolsó olvasói mindig mi magunk legyünk. 6. Minnél rövidebb legyen, de tartalmazza a szükséges elemeket. 7. Jelezzük a levélen, ha mégis hosszúra sikerült. 8. Az e-mailt tekintsük nyílt levélnek. 9. Olyan formában fogalmazzuk meg, mintha szemtõlszembe kellene elmondanunk. 10. Itt is fontos a helyesírás. 11. Óvakodjunk az állandó kiemelésektõl.
12. Az e-mail sem nélkülözheti az üdvözlõ sorokat és az aláírást. 13. Körültekintõen fogalmazzunk és olvassuk át a levelet. 14. Kerüljük az azonnali választ. 15. Ha e-mailre válaszolunk idezzük azt. Mikor ne használjunk e-mailt? Idõsebb emberekkel való kapcsolatfelvételkor. Hivatalos beadványoknál, leveleknél. Bizalmas, személyes ügyek intézésekor. Mikor használjunk e-mailt? Ha gyorsan akarunk fontos információhoz jutni. Ha gyors levélváltásra van szükség. Könnyed hangvételû levelek írásához. Ha üdvözölni akarunk valakit. Ha hosszabb dokumentumokat akarunk továbbítani. NETIKETT A hálazaton tegezõdünk. Konzervatív feladó, liberális címzett. A továbbküldéshez engedély az írójától. Ne továbbítsunk láncleveleket. A durva tréfa tiltott. Tájékoztatásul: smiley-k. A csupa nagybetû kiabálásnak számít, kerüljük.
Levelezõ csoportok és csevegõ szobák Klub, tele ismerõs és ismeretlen emberekkel. Belépéskor illik köszönni. Tartsd tiszteletben mások személyiségét! Sértésekre nem kell válaszolni. Reklámozásra illetlenség használni. Ha kidobnak annak oka volt, gondolkozz el rajta. Az ascii rajzok nem mindenhol olvashatóak.